Đề Tài Nghiên Cứu Chức Năng Tổ Chức Tại Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam- Vinamilk.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM- VINAMILK

Nhóm : 9Lớp học phần :

Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Thu Hà

MỤC LỤC

I LỜI MỞ ĐẦU 3II NỘI DUNG 4Phần 1: Lý luận về chức năng tổ chức trong doanh nghiệp 41.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức 4 1.2.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức 5 1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản

1.3.1 Khái niệm và các hình thức phân quyền 13

1.3.2 Quá trình phân quyền, các yêu cầu khi phân quyền 14

1.3.3 Tầm hạn quản trị 14

1.4.Hệ thống tổ chức không chính thức 16

1.4.1 Đặc điểm của hệ thống tổ chức không chính thức 16

1.4.2 Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức 16 1.5.Văn hóa tổ chức 17

1.5.1 Khái niệm 17

1.5.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức 17

Phần 2: Giới thiệu về công ty Vinamilk, phân tích cách thức áp dụng chức năng tổ chức tại doanh nghiệp Vinamilk 19

2.1 Giới thiệu về công ty Vinamilk

2.2 Phân tích cách thức áp dụng chức năng tổ chức tại doanh nghiệp Vinamilk 26

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy 26

2.2.2 Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức 27

2.2.2.1.Các mô hình cơ cấu tổ chức được Vinamilk sử dụng 27 2.2.2.2.Ưu- nhược điểm của các mô hình tổ chức được sử dụng 27 2.2.3 Phân tích cách thức phân quyền, tầm hạn quản trị 28

2.2.4 Văn hóa tổ chức của Vinamilk 30

2 | P a g e

Phần 3: Đề xuất các hoạt động tổ chức để làm tăng hiệu quả quản trị trong hệ thống doanh nghiệp Vinamilk 333.1 Đề xuất cơ cấu tổ chức

I.LỜI MỞ ĐẦU

Bộ môn Quản trị học đã trải qua một quá trình phát triển đầy biến đổi và đa dạng trong những năm qua, trở thành một ngành học quan trọng và tối quan trong trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp và tổ chức Khả năng hiểu và ứng dụng các nguyên lý quản trị hiện đại đã trở thành chìa khóa quyết định cho sự thành công của các tổ chức, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa ngày càng phức tạp Việc nghiên cứu và hiểu rõ cơ cấu và chức năng của tổ chức doanh nghiệp trở nên càng quan trọng, và trong bối cảnh này, Doanh nghiệp Vinamilk - một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam, là một điểm đặc biệt đáng quan tâm

Chủ đề nghiên cứu về "Chức năng tổ chức của Công ty cổ phần sữa Việt Nam- Vinamilk" không chỉ mang tính quan trọng trong việc hiểu rõ sự phát triển của một tập đoàn doanh nghiệp lớn mà còn đặt ra những câu hỏi quan trọng về cách mà quản trị học có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức Vinamilk đã có một hành trình phát triển ấn tượng và là một trong những tên tuổi được biết đến rộng rãi không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế Điều này đặt ra câu hỏi: Tại sao Vinamilk đã thành công? Các yếu tố nào đã đóng góp vào sự phát triển và bền vững của tập đoàn này?

Trong bài thảo luận này, nhóm 9 sẽ tiến hành một cuộc phân tích chi tiết về cơ cấu và chức năng của tổ chức Vinamilk, đồng thời đặt ra những câu hỏi quan trọng về cách mà nguyên lý quản trị học về chức năng tổ chức có thể được áp dụng để giải quyết những thách thức và cơ hội mà Vinamilk đối diện Chúng em hy vọng rằng bài thảo luận này sẽ cung cấp những cái nhìn sâu rộng và sâu sắc về quản trị doanh nghiệp và đóng góp vào sự hiểu biết về cách các tổ chức có thể áp dụng những chiến lược quản trị hiệu quả để thịnh vượng và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh

4 | P a g e

II NỘI DUNG

Phần 1: Lý luận về chức năng tổ chức trong doanhnghiệp

1.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức

1.1.1 Khái niệm

- Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

1.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức

- Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng Nền móng đó chính là bộ máy tổ chức bao gồm các cá nhân, các đơn vị, các bộ phận có quan hệ, liên hệ với nhau tạo nên một “khung” cho các hoạt động của tổ chức.

- Phân bố, sắp xếp nguồn lực, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực.

- Tạo nên một môi trường làm việc thích hợp cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiên các nhiệm vụ được tổ chức phân công, tạo dựng sự phối hợp giữa các bộ phận và thiết lập văn hóa cho tổ chức

1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức.

 Đặc điểm:

5 | P a g e

- Tính tập trung:

 Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.

 Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.

- Tính phức tạp:

 Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức  Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ

đan xen, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại - Tính tiêu chuẩn hóa:

 Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế

 Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tao ra sức mạnh của tổ chức.

1.2.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức đơn giản

- Đặc điểm:

 Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người  Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không

 Nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi theo từng lĩnh vực

 Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị khi công việc quản trị ngày càng nhiều lên hoặc quy mô tổ chức ngày càng lớn 1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức chức năng

- Đặc điểm:

 Chia tổ chức thành các tuyến chức năng (sản xuất, kế toán, marketing, nhân sự,…)

 Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng

- Mô hình

- Ưu điểm:

 Phản ánh logic chức năng

 Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc  Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hóa việc đào tao và huấn luyện nhân sự, không đòi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng

- Nhược điểm:

 Chỉ có cấp quản tri cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận

 Tầm nhìn bị hạn chế, các nhà quản trị chức năng nhiều khi chú ý tới mục tiêu chức năng hơn là mục tiêu chung của tổ chức

 Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhà quản trị với các bộ phận chức năng trong tổ chức

 Tính thống nhất bị suy giảm  Kém linh hoạt

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm:

 Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhân toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định

 Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp đỡ

- Mô hình

- Ưu điểm:

 Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm  Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới  Phối hợp tốt giữa các bộ phận

 Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị  Linh hoạt trong việc đa dang hóa

- Nhược điểm:

 Cần nhiều nhà quản trị tổng họp

 Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau  Khó kiểm soát

 Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực 1.2.2.4.Cơ cấu tổ chức theo địa lý

- Đặc điểm:

 Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhân thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý

 Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

9 | P a g e

là một văn hoá kiểu mẫu mà các doanh nghiệp khác cần học hỏi Vinamilk đã xây dựng văn hoá doanh nghiệp trở thành nguồn sức mạnh nội lực trong kinh doanh, là giải pháp quản trị điều hành, góp phần củng cố uy tín, nâng cao vị thế cả trong nước và quốc tế

Xây dựng văn hoá doanh nghiệp trở thành phẩm chất, đạo đức, nếp sinh hoạt và làm việc của toàn bộ công nhân viên và trở thành truyền thống của Vinamilk Điều đó nhằm củng cố niềm tin bền vững cho khách hàng, chiếm lĩnh thị phần, mở rộng thị trường và nâng cao sức cạnh tranh về chất lượng sản phẩm

Tuy nhiên, bên cạnh những điểm vượt trội trên văn hoá Vinamilk còn một số hạn chế khi đã quá chú trọng văn hoá công ty ở môi trường bên ngoài mà văn hoá nội bộ vẫn chưa thực sự chuẩn mực Đồng thời, Vinamilk là doanh nghiệp cổ phần hoá chưa lâu nên vẫn mang sắc thái văn hoá của doanh nghiệp Nhà nước

Ngoài ra, hiện công ty có hơn 10.000 cán bộ, công nhân viên làm việc tại 30 đơn vị gồm chi nhánh, trang trại và công ty con Vì bộ máy lớn nên dễ dẫn tới các mâu thuẫn giữa các bộ phận để đạt mục tiêu hay chiến lược Không chỉ vậy mà các quản lý thường sẽ chỉ có chuyên môn ở lĩnh vực của mình, do đó thiếu đi sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty.

Để khắc phục hạn chế về việc quá chú trọng vào vănhóa công ty ở môi trường bên ngoài mà văn hóa nội bộ vẫncòn hạn chế, Vinamilk có thể thực hiện các đề xuất sau:

a) Đảm bảo sự đồng nhất giữa văn hóa nội bộ và văn hóa bên ngoài: Vinamilk nên đảm bảo rằng giá trị và nguyên tắc của văn hóa công ty phản ánh trong môi trường làm việc nội bộ và bên ngoài Điều này có thể đảm bảo tính nhất quán trong hành vi và quyết định của công ty Để thực hiện đề xuất này, công ty có thể lựa chọn các biện pháp sau:

- Xác định và công bố giá trị và nguyên tắc cốt lõi: Vinamilk nên xác định rõ ràng giá trị và nguyên tắc cốt lõi của công ty và đảm

43 | P a g e

bảo rằng chúng được thể hiện trong cả văn hóa nội bộ và bên ngoài.

- Tạo ra tài liệu hướng dẫn và đào tạo: Công ty có thể tạo ra tài liệu hướng dẫn và đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ văn hóa công ty và cách thực hiện giá trị và nguyên tắc cốt lõi.

- Tạo cơ hội cho giao tiếp nội bộ và đánh giá phản hồi: Vinamilk nên khuyến khích giao tiếp nội bộ và thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để đảm bảo tính nhất quán và phản ánh đúng giá trị của công ty.

- Xây dựng chuẩn mực quản lý và đánh giá: Vinamilk có thể xây dựng chuẩn mực quản lý và đánh giá hiệu suất dựa trên giá trị và nguyên tắc cốt lõi, và đảm bảo rằng các quyết định và hành vi của nhân viên được đánh giá dựa trên chúng.

- Thúc đẩy ví dụ từ lãnh đạo: Lãnh đạo của Vinamilk nên là người mẫu trong việc thể hiện và tuân theo giá trị và nguyên tắc cốt lõi, để truyền cảm hứng và động viên nhân viên làm theo.

b) Tăng cường giao tiếp nội bộ: Vinamilk nên tạo ra cơ hội cho giao tiếp và phản hồi nội bộ giữa các tầng lớp trong tổ chức Điều này giúp tất cả nhân viên hiểu rõ và tham gia vào văn hóa công ty.

Tăng cường giao tiếp nội bộ là một phần quan trọng để xây dựng tính đồng nhất trong văn hóa công ty Để thực hiện đề xuất này, Vinamilk có thể thực hiện các biện pháp sau:

- Tạo cơ hội giao tiếp định kỳ: Công ty nên tổ chức cuộc họp, buổi nói chuyện hoặc sự kiện giao tiếp định kỳ để nhân viên có cơ hội chia sẻ ý kiến, câu hỏi và phản hồi về văn hóa công ty.

- Sử dụng công cụ và nền tảng giao tiếp: Vinamilk có thể sử dụng công cụ và nền tảng giao tiếp trong tổ chức, như email, tin nhắn nội bộ, và các hệ thống trực tuyến để thúc đẩy giao tiếp trong thời gian thường xuyên.

44 | P a g e

- Khuyến khích trao đổi thông tin: Công ty có thể khuyến khích trao đổi thông tin và thông báo qua các phương tiện như bảng thông báo nội bộ, intranet, hoặc hội nghị trực tuyến.

- Thúc đẩy cuộc trò chuyện: Tạo ra môi trường mà nhân viên có thể tự do trò chuyện về văn hóa công ty, đánh giá các vấn đề và đề xuất ý kiến.

- Tạo môi trường thân thiện: Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự mở cửa và thẳng thắn trong giao tiếp c) Thiết lập quy tắc và nguyên tắc rõ ràng: Vinamilk nên xác định

và công bố rõ ràng các quy tắc và nguyên tắc của văn hóa công ty để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm bắt và tuân theo chúng Dưới đây là cách Vinamilk có thể thực hiện đề xuất này: - Soạn và công bố tài liệu hướng dẫn: Công ty nên soạn tài liệu

hướng dẫn hoặc sách quy tắc nội bộ, trong đó liệt kê chi tiết các quy tắc và nguyên tắc về văn hóa công ty Những tài liệu này nên được công bố và phân phối cho tất cả nhân viên.

- Chia sẻ trực tuyến: Ngoài việc phát hành tài liệu in, Vinamilk có thể công bố quy tắc và nguyên tắc văn hóa trực tuyến, chẳng hạn trên intranet hoặc các hệ thống giao tiếp nội bộ, để dễ dàng truy cập và tham khảo.

- Đào tạo và hướng dẫn: Công ty có thể tổ chức buổi đào tạo hoặc hội thảo để giới thiệu và giải thích quy tắc và nguyên tắc văn hóa cho tất cả nhân viên Điều này giúp họ hiểu rõ và áp dụng chúng trong công việc hàng ngày.

- Tạo môi trường tuân thủ: Vinamilk nên thúc đẩy tính tuân thủ bằng cách tạo ra các cơ chế để theo dõi và đánh giá việc tuân thủ quy tắc và nguyên tắc văn hóa.

- Tạo cơ hội cho phản hồi: Công ty nên tạo một quy trình cho phản hồi và đề xuất từ nhân viên để cải thiện quy tắc và nguyên tắc văn hóa theo thời gian.

d) Đào tạo và phát triển nhân viên: Vinamilk nên cung cấp đào tạo và hỗ trợ để phát triển nhân viên về mặt chuyên môn và về

45 | P a g e

văn hóa công ty Điều này giúp họ nắm bắt giá trị và nguyên tắc của công ty Đào tạo và phát triển nhân viên là một phần quan trọng của việc xây dựng văn hóa công ty đồng thuận và tích cực Để thực hiện đề xuất này, Vinamilk có thể thực hiện các biện pháp sau:

- Xác định nhu cầu đào tạo: Công ty nên xác định rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên dựa trên mục tiêu công ty và sự phát triển cá nhân của họ.

- Tạo kế hoạch đào tạo: Vinamilk có thể tạo ra kế hoạch đào tạo định kỳ cho từng nhân viên, trong đó xác định các khóa học hoặc hoạt động cụ thể để phát triển kỹ năng chuyên môn và hiểu biết về văn hóa công ty.

- Cung cấp đào tạo đa dạng: Công ty có thể cung cấp đào tạo qua các hình thức khác nhau, chẳng hạn đào tạo nội bộ, đào tạo trực tuyến, học tập tự học, và thậm chí học tập thông qua các khóa học ngoại trường.

- Xác định và phát triển lãnh đạo: Vinamilk nên tập trung vào việc đào tạo và phát triển lãnh đạo nội bộ để đảm bảo rằng họ có khả năng dẫn dắt và thúc đẩy văn hóa công ty.

- Đánh giá hiệu suất: Sau khi hoàn thành đào tạo, công ty nên đánh giá hiệu suất của nhân viên để đảm bảo rằng họ đã áp dụng kiến thức và kỹ năng mới vào công việc hàng ngày.

- Thúc đẩy tự học và phát triển liên tục: Vinamilk có thể khuyến khích nhân viên tự học và phát triển liên tục bằng cách cung cấp tài liệu học tập và hỗ trợ cho việc học tập tự chọn.

e) Xây dựng môi trường làm việc thân thiện: Vinamilk có thể tạo ra môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự cộng tác và sáng tạo bên trong tổ chức Điều này sẽ giúp đồng nhân viên tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực và đồng đều Xây dựng môi trường làm việc thân thiện là quan trọng để thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo trong tổ chức Vinamilk có thể thực hiện

46 | P a g e

các biện pháp sau để đảm bảo môi trường làm việc thân thiện và tích cực:

- Khuyến khích giao tiếp mở cửa: Tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy thoải mái để thảo luận, đưa ra ý kiến và góp ý mà không sợ trở thành người ngoại lệ.

- Tạo cơ hội gặp gỡ: Vinamilk có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa, họp mặt, và sự kiện nội bộ để tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ và giao lưu ngoài môi trường làm việc thông thường.

- Khuyến khích sự đa dạng: Đảm bảo rằng môi trường làm việc đa dạng và chấp nhận sự khác biệt trong quan điểm và phong cách làm việc của mọi người.

- Tạo cơ hội cho sáng tạo: Cung cấp không gian và thời gian cho nhân viên phát triển ý tưởng sáng tạo và thúc đẩy sự đổi mới - Khuyến khích sự hỗ trợ và động viên: Tạo môi trường mà nhân

viên động viên lẫn nhau, hỗ trợ nhau trong công việc và phát triển cá nhân.

- Đánh giá và công nhận: Vinamilk có thể tạo các hệ thống đánh giá và công nhận hiệu suất và đóng góp của nhân viên để khuyến khích sự nỗ lực và thành tích.

Để khắc phục sắc thái văn hóa doanh nghiệp Nhà nướcdo Vinamilk vẫn còn giữ, dưới đây là một số đề xuất:

a) Tạo ra môi trường doanh nghiệp cở sở dựa trên tư tưởng thị trường: Vinamilk có thể thúc đẩy tư tưởng thị trường bằng cách đảm bảo quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên hiệu suất, lợi ích của cổ đông và sự cạnh tranh Điều này có thể giúp công ty tránh sự can thiệp quá mức từ phía chính phủ hoặc các cơ quan nhà nước Vinamilk có thể thực hiện các hành động sau:

- Xây dựng chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu và hiệu suất: Vinamilk nên tập trung vào thu thập và phân tích dữ liệu thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh Điều này giúp họ hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh.

47 | P a g e