Đề Tài Nghiên Cứu Chức Năng Tổ Chức Tại Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam- Vinamilk.pdf

Khái niệm - Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm vànhững người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ,quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM- VINAMILK

Nhóm : 9 Lớp học phần : Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Thu Hà

MỤC LỤC

I LỜI MỞ ĐẦU 3

II NỘI DUNG 4 Phần 1: Lý luận về chức năng tổ chức trong doanh nghiệp 4 1.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức 4

1.1.1 Khái niệm 41.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức 41.2.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức 51.2.2.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản5

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng6

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm7

1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức theo địa lý8

1.2.2.5 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng9

1.2.2.6 Cơ cấu tổ chức dạng ma trận10

1.2.2.7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp12

1.3 Phân quyền trong tổ chức 13

1 | P a g e

1.3.1 Khái niệm và các hình thức phân quyền 13

1.3.2 Quá trình phân quyền, các yêu cầu khi phân quyền 14

1.3.3 Tầm hạn quản trị 14

1.4.Hệ thống tổ chức không chính thức 16

1.4.1 Đặc điểm của hệ thống tổ chức không chính thức 16

1.4.2 Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức 16 1.5.Văn hóa tổ chức 17

1.5.1 Khái niệm 17

1.5.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức 17

Phần 2: Giới thiệu về công ty Vinamilk, phân tích cách thức áp dụng chức năng tổ chức tại doanh nghiệp Vinamilk 19

2.1 Giới thiệu về công ty Vinamilk 19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 22

2.1.3 Kết quả kinh doanh qua 5 năm gần đây: doanh số, lợi nhuận 23

2.2 Phân tích cách thức áp dụng chức năng tổ chức tại doanh nghiệp Vinamilk 26

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy 26

2.2.2 Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức 27

2.2.2.1.Các mô hình cơ cấu tổ chức được Vinamilk sử dụng 27 2.2.2.2.Ưu- nhược điểm của các mô hình tổ chức được sử dụng 27 2.2.3 Phân tích cách thức phân quyền, tầm hạn quản trị 28

2.2.4 Văn hóa tổ chức của Vinamilk 30

2 | P a g e

Phần 3: Đề xuất các hoạt động tổ chức để làm tăng hiệu quả quản trị trong

hệ thống doanh nghiệp Vinamilk 33 3.1 Đề xuất cơ cấu tổ chức 33

3.2 Đề xuất về phân quyền và tầm hạn quản trị 34

3.3 Đề xuất về hệ thống tổ chức không chính thức 35

3.4 Đề xuất về văn hóa tổ chức 36

III.Lời kết 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

3 | P a g e

I LỜI MỞ ĐẦU

Bộ môn Quản trị học đã trải qua một quá trình phát triển đầybiến đổi và đa dạng trong những năm qua, trở thành một ngành họcquan trọng và tối quan trong trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp và

tổ chức Khả năng hiểu và ứng dụng các nguyên lý quản trị hiện đại

đã trở thành chìa khóa quyết định cho sự thành công của các tổchức, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa ngày càngphức tạp Việc nghiên cứu và hiểu rõ cơ cấu và chức năng của tổchức doanh nghiệp trở nên càng quan trọng, và trong bối cảnh này,Doanh nghiệp Vinamilk - một trong những tập đoàn hàng đầu tạiViệt Nam, là một điểm đặc biệt đáng quan tâm

Chủ đề nghiên cứu về "Chức năng tổ chức của Công ty cổ phầnsữa Việt Nam- Vinamilk" không chỉ mang tính quan trọng trong việchiểu rõ sự phát triển của một tập đoàn doanh nghiệp lớn mà còn đặt

ra những câu hỏi quan trọng về cách mà quản trị học có thể đónggóp vào sự thành công của tổ chức Vinamilk đã có một hành trìnhphát triển ấn tượng và là một trong những tên tuổi được biết đếnrộng rãi không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế Điềunày đặt ra câu hỏi: Tại sao Vinamilk đã thành công? Các yếu tố nào

đã đóng góp vào sự phát triển và bền vững của tập đoàn này? Trong bài thảo luận này, nhóm 9 sẽ tiến hành một cuộc phântích chi tiết về cơ cấu và chức năng của tổ chức Vinamilk, đồng thờiđặt ra những câu hỏi quan trọng về cách mà nguyên lý quản trị học

về chức năng tổ chức có thể được áp dụng để giải quyết nhữngthách thức và cơ hội mà Vinamilk đối diện Chúng em hy vọng rằngbài thảo luận này sẽ cung cấp những cái nhìn sâu rộng và sâu sắc vềquản trị doanh nghiệp và đóng góp vào sự hiểu biết về cách các tổchức có thể áp dụng những chiến lược quản trị hiệu quả để thịnhvượng và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnhtranh

4 | P a g e

II NỘI DUNG

Phần 1: Lý luận về chức năng tổ chức trong doanh nghiệp

1.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức

1.1.1 Khái niệm

- Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm vànhững người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ,quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệgiữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạtđến mục tiêu chung của tổ chức

1.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức

- Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và chohoạt động quản trị nói riêng Nền móng đó chính là bộ máy tổchức bao gồm các cá nhân, các đơn vị, các bộ phận có quan

hệ, liên hệ với nhau tạo nên một “khung” cho các hoạt độngcủa tổ chức

- Phân bố, sắp xếp nguồn lực, sử dụng có hiệu quả các nguồn lựccủa tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực

- Tạo nên một môi trường làm việc thích hợp cho mỗi cá nhân,mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiêncác nhiệm vụ được tổ chức phân công, tạo dựng sự phối hợpgiữa các bộ phận và thiết lập văn hóa cho tổ chức

1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và

cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau,được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyềnhạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đãđược xác định của tổ chức

 Đặc điểm:

5 | P a g e

 Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức

 Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệđan xen, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại

- Tính tiêu chuẩn hóa:

 Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi củamỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục,quy tắc hay các nội quy, quy chế

 Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tao

ra sức mạnh của tổ chức

1.2.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức

1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức đơn giản

- Đặc điểm:

 Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người

 Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên khôngnhiều

 Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý caonhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

- Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản

6 | P a g e

Giám đốc

 Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc

 Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hóa việc đào tao và huấn luyện nhân sự, không đòihỏi các nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng

 Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhàquản trị với các bộ phận chức năng trong tổ chức

 Tính thống nhất bị suy giảm

 Kém linh hoạt

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

- Đặc điểm:

 Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhân toàn

bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩmnhất định

 Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặccác chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giámđốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp đỡ

- Mô hình

- Ưu điểm:

 Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm

 Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới

 Phối hợp tốt giữa các bộ phận

 Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

 Linh hoạt trong việc đa dang hóa

8 | P a g e

Tổng giám đốc

Giám đốc kinh doanh sản phẩm may mặc

Giám độc kinh doanh sản phẩm điện tử

Giám đốc kinh doanh sản phẩm mỹ phẩm

- Nhược điểm:

 Cần nhiều nhà quản trị tổng họp

 Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau

 Khó kiểm soát

 Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.2.2.4.Cơ cấu tổ chức theo địa lý

là một văn hoá kiểu mẫu mà các doanh nghiệp khác cần học hỏi.Vinamilk đã xây dựng văn hoá doanh nghiệp trở thành nguồn sứcmạnh nội lực trong kinh doanh, là giải pháp quản trị điều hành, gópphần củng cố uy tín, nâng cao vị thế cả trong nước và quốc tế Xây dựng văn hoá doanh nghiệp trở thành phẩm chất, đạo đức,nếp sinh hoạt và làm việc của toàn bộ công nhân viên và trở thànhtruyền thống của Vinamilk Điều đó nhằm củng cố niềm tin bền vữngcho khách hàng, chiếm lĩnh thị phần, mở rộng thị trường và nângcao sức cạnh tranh về chất lượng sản phẩm

Tuy nhiên, bên cạnh những điểm vượt trội trên văn hoáVinamilk còn một số hạn chế khi đã quá chú trọng văn hoá công ty ởmôi trường bên ngoài mà văn hoá nội bộ vẫn chưa thực sự chuẩnmực Đồng thời, Vinamilk là doanh nghiệp cổ phần hoá chưa lâu nênvẫn mang sắc thái văn hoá của doanh nghiệp Nhà nước

Ngoài ra, hiện công ty có hơn 10.000 cán bộ, công nhân viênlàm việc tại 30 đơn vị gồm chi nhánh, trang trại và công ty con Vì

bộ máy lớn nên dễ dẫn tới các mâu thuẫn giữa các bộ phận để đạtmục tiêu hay chiến lược Không chỉ vậy mà các quản lý thường sẽchỉ có chuyên môn ở lĩnh vực của mình, do đó thiếu đi sự phối hợpgiữa các phòng ban trong công ty

Để khắc phục hạn chế về việc quá chú trọng vào văn hóa công ty ở môi trường bên ngoài mà văn hóa nội bộ vẫn còn hạn chế, Vinamilk có thể thực hiện các đề xuất sau:

a) Đảm bảo sự đồng nhất giữa văn hóa nội bộ và văn hóa bênngoài: Vinamilk nên đảm bảo rằng giá trị và nguyên tắc củavăn hóa công ty phản ánh trong môi trường làm việc nội bộ vàbên ngoài Điều này có thể đảm bảo tính nhất quán trong hành

vi và quyết định của công ty Để thực hiện đề xuất này, công ty

có thể lựa chọn các biện pháp sau:

- Xác định và công bố giá trị và nguyên tắc cốt lõi: Vinamilk nênxác định rõ ràng giá trị và nguyên tắc cốt lõi của công ty và đảm

43 | P a g e

bảo rằng chúng được thể hiện trong cả văn hóa nội bộ và bênngoài.

- Tạo ra tài liệu hướng dẫn và đào tạo: Công ty có thể tạo ra tài liệuhướng dẫn và đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ văn hóa công ty

và cách thực hiện giá trị và nguyên tắc cốt lõi

- Tạo cơ hội cho giao tiếp nội bộ và đánh giá phản hồi: Vinamilknên khuyến khích giao tiếp nội bộ và thu thập phản hồi từ nhânviên và các bên liên quan để đảm bảo tính nhất quán và phảnánh đúng giá trị của công ty

- Xây dựng chuẩn mực quản lý và đánh giá: Vinamilk có thể xâydựng chuẩn mực quản lý và đánh giá hiệu suất dựa trên giá trị vànguyên tắc cốt lõi, và đảm bảo rằng các quyết định và hành vicủa nhân viên được đánh giá dựa trên chúng

- Thúc đẩy ví dụ từ lãnh đạo: Lãnh đạo của Vinamilk nên là ngườimẫu trong việc thể hiện và tuân theo giá trị và nguyên tắc cốt lõi,

để truyền cảm hứng và động viên nhân viên làm theo

b) Tăng cường giao tiếp nội bộ: Vinamilk nên tạo ra cơ hội chogiao tiếp và phản hồi nội bộ giữa các tầng lớp trong tổ chức.Điều này giúp tất cả nhân viên hiểu rõ và tham gia vào vănhóa công ty

Tăng cường giao tiếp nội bộ là một phần quan trọng để xâydựng tính đồng nhất trong văn hóa công ty Để thực hiện đề xuấtnày, Vinamilk có thể thực hiện các biện pháp sau:

- Tạo cơ hội giao tiếp định kỳ: Công ty nên tổ chức cuộc họp, buổinói chuyện hoặc sự kiện giao tiếp định kỳ để nhân viên có cơ hộichia sẻ ý kiến, câu hỏi và phản hồi về văn hóa công ty

- Sử dụng công cụ và nền tảng giao tiếp: Vinamilk có thể sử dụngcông cụ và nền tảng giao tiếp trong tổ chức, như email, tin nhắnnội bộ, và các hệ thống trực tuyến để thúc đẩy giao tiếp trongthời gian thường xuyên

44 | P a g e

- Khuyến khích trao đổi thông tin: Công ty có thể khuyến khích traođổi thông tin và thông báo qua các phương tiện như bảng thôngbáo nội bộ, intranet, hoặc hội nghị trực tuyến.

- Thúc đẩy cuộc trò chuyện: Tạo ra môi trường mà nhân viên có thể

tự do trò chuyện về văn hóa công ty, đánh giá các vấn đề và đềxuất ý kiến

- Tạo môi trường thân thiện: Tạo ra một môi trường làm việc thânthiện và khuyến khích sự mở cửa và thẳng thắn trong giao tiếp.c) Thiết lập quy tắc và nguyên tắc rõ ràng: Vinamilk nên xác định

và công bố rõ ràng các quy tắc và nguyên tắc của văn hóacông ty để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm bắt và tuân theochúng Dưới đây là cách Vinamilk có thể thực hiện đề xuất này:

- Soạn và công bố tài liệu hướng dẫn: Công ty nên soạn tài liệuhướng dẫn hoặc sách quy tắc nội bộ, trong đó liệt kê chi tiết cácquy tắc và nguyên tắc về văn hóa công ty Những tài liệu này nênđược công bố và phân phối cho tất cả nhân viên

- Chia sẻ trực tuyến: Ngoài việc phát hành tài liệu in, Vinamilk cóthể công bố quy tắc và nguyên tắc văn hóa trực tuyến, chẳng hạntrên intranet hoặc các hệ thống giao tiếp nội bộ, để dễ dàng truycập và tham khảo

- Đào tạo và hướng dẫn: Công ty có thể tổ chức buổi đào tạo hoặchội thảo để giới thiệu và giải thích quy tắc và nguyên tắc văn hóacho tất cả nhân viên Điều này giúp họ hiểu rõ và áp dụng chúngtrong công việc hàng ngày

- Tạo môi trường tuân thủ: Vinamilk nên thúc đẩy tính tuân thủbằng cách tạo ra các cơ chế để theo dõi và đánh giá việc tuân thủquy tắc và nguyên tắc văn hóa

- Tạo cơ hội cho phản hồi: Công ty nên tạo một quy trình cho phảnhồi và đề xuất từ nhân viên để cải thiện quy tắc và nguyên tắcvăn hóa theo thời gian

d) Đào tạo và phát triển nhân viên: Vinamilk nên cung cấp đàotạo và hỗ trợ để phát triển nhân viên về mặt chuyên môn và về

45 | P a g e

văn hóa công ty Điều này giúp họ nắm bắt giá trị và nguyêntắc của công ty Đào tạo và phát triển nhân viên là một phầnquan trọng của việc xây dựng văn hóa công ty đồng thuận vàtích cực Để thực hiện đề xuất này, Vinamilk có thể thực hiệncác biện pháp sau:

- Xác định nhu cầu đào tạo: Công ty nên xác định rõ nhu cầu đàotạo của nhân viên dựa trên mục tiêu công ty và sự phát triển cánhân của họ

- Tạo kế hoạch đào tạo: Vinamilk có thể tạo ra kế hoạch đào tạođịnh kỳ cho từng nhân viên, trong đó xác định các khóa học hoặchoạt động cụ thể để phát triển kỹ năng chuyên môn và hiểu biết

về văn hóa công ty

- Cung cấp đào tạo đa dạng: Công ty có thể cung cấp đào tạo quacác hình thức khác nhau, chẳng hạn đào tạo nội bộ, đào tạo trựctuyến, học tập tự học, và thậm chí học tập thông qua các khóahọc ngoại trường

- Xác định và phát triển lãnh đạo: Vinamilk nên tập trung vào việcđào tạo và phát triển lãnh đạo nội bộ để đảm bảo rằng họ có khảnăng dẫn dắt và thúc đẩy văn hóa công ty

- Đánh giá hiệu suất: Sau khi hoàn thành đào tạo, công ty nênđánh giá hiệu suất của nhân viên để đảm bảo rằng họ đã áp dụngkiến thức và kỹ năng mới vào công việc hàng ngày

- Thúc đẩy tự học và phát triển liên tục: Vinamilk có thể khuyếnkhích nhân viên tự học và phát triển liên tục bằng cách cung cấptài liệu học tập và hỗ trợ cho việc học tập tự chọn

e) Xây dựng môi trường làm việc thân thiện: Vinamilk có thể tạo

ra môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự cộng tác

và sáng tạo bên trong tổ chức Điều này sẽ giúp đồng nhânviên tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực và đồng đều Xâydựng môi trường làm việc thân thiện là quan trọng để thúc đẩy

sự hợp tác và sáng tạo trong tổ chức Vinamilk có thể thực hiện

46 | P a g e

các biện pháp sau để đảm bảo môi trường làm việc thân thiện

và tích cực:

- Khuyến khích giao tiếp mở cửa: Tạo ra một môi trường nơi nhânviên cảm thấy thoải mái để thảo luận, đưa ra ý kiến và góp ý màkhông sợ trở thành người ngoại lệ

- Tạo cơ hội gặp gỡ: Vinamilk có thể tổ chức các hoạt động ngoạikhóa, họp mặt, và sự kiện nội bộ để tạo cơ hội cho nhân viên gặp

gỡ và giao lưu ngoài môi trường làm việc thông thường

- Khuyến khích sự đa dạng: Đảm bảo rằng môi trường làm việc đadạng và chấp nhận sự khác biệt trong quan điểm và phong cáchlàm việc của mọi người

- Tạo cơ hội cho sáng tạo: Cung cấp không gian và thời gian chonhân viên phát triển ý tưởng sáng tạo và thúc đẩy sự đổi mới

- Khuyến khích sự hỗ trợ và động viên: Tạo môi trường mà nhânviên động viên lẫn nhau, hỗ trợ nhau trong công việc và pháttriển cá nhân

- Đánh giá và công nhận: Vinamilk có thể tạo các hệ thống đánhgiá và công nhận hiệu suất và đóng góp của nhân viên để khuyếnkhích sự nỗ lực và thành tích

Để khắc phục sắc thái văn hóa doanh nghiệp Nhà nước

do Vinamilk vẫn còn giữ, dưới đây là một số đề xuất:

a) Tạo ra môi trường doanh nghiệp cở sở dựa trên tư tưởng thịtrường: Vinamilk có thể thúc đẩy tư tưởng thị trường bằng cáchđảm bảo quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên hiệusuất, lợi ích của cổ đông và sự cạnh tranh Điều này có thểgiúp công ty tránh sự can thiệp quá mức từ phía chính phủhoặc các cơ quan nhà nước Vinamilk có thể thực hiện các hànhđộng sau:

- Xây dựng chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu và hiệu suất:Vinamilk nên tập trung vào thu thập và phân tích dữ liệu thịtrường để đưa ra quyết định kinh doanh Điều này giúp họ hiểu rõhơn nhu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh

47 | P a g e