Mục tiêu đề tài
- Giúp doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của chức năng tổ chức trong doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức một cách hiệu quả nhằm có được cấu trúc tổ chức phù hợp, tối ưu các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp
+ Dữ liệu thứ cấp phục vụ cho nghiên cứu gồm dữ liệu về thực trạng chức năng tổ chức hiện nay tại doanh nghiệp Vinamilk, cơ cấu tổ chức Vinamilk, …
+ Nguồn cung cấp dữ liệu thứ cấp về thực trạng chức năng tổ chức tại doanh nghiệp Vinamilk được công bố trên website của doanh nghiệp Vinamilk,MISA AMIS, các doanh nghiệp khác,
Ý nghĩa và hạn chế của đề tài
+ Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành bại của các nhà quản lý cũng như hệ thống được quản lý Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu lực, hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
+ Giúp doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của chức năng tổ chức trong doanh nghiệp, từ đó xây dựng chức năng tổ chức phù hợp trong quá trình quản lý, điều hành đơn vị để hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+ Giúp nhà quản trị có thêm kinh nghiệm về việc thực hiện chức năng tổ chức từ doanh nghiệp khác.
+ Giúp nhà quản trị có thêm tài liệu tham khảo để thực hiện chức năng tổ chức tốt hơn
- Hạn chế của đề tài:
+ Chỉ nghiên cứu 1 doanh nghiệp do giới hạn về thời gian, dữ liệu tham khảo và nhân lực
+ Phạm vi nghiên cứu trong doanh nghiệp Vinamilk nên chưa mang tính bao quát
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức
Tổ chức là một chức năng quan trọng của quản trị, nếu Hoạch định xác định hướng đích mà tổ chức cần đạt tới, thì Tổ chức tiến hành bố trí các nguồn lực để đạt được cái đích đó Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Thực tế cho thấy, nhiều tổ chức không đạt được mục tiêu đề ra phần lớn là do yếu kém của công tác tổ chức.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định;
Tổ chức là làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất;
Tổ chức chính là làm công tác tổ chức cán bộ;
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Theo Chester I Barnard (1948), tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều hơn người được kết hợp với nhau một cách có ý thức Theo khái niệm này, để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ được kết hợp với nhau một cách có ý thức Ở đây nhấn mạnh đến hai yếu tố là chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (sự kết hợp có ý thức của các chủ thể) khi nhận thức về khái niệm tổ chức.
Theo giáo sư George P Huber và Reuben R McDaniel (1988), “chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn” Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich (1993) thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.
Như vậy, có nhiều quan điểm khác nhau về chức năng tổ chức Tuy nhiên, các quan điểm trên đều thể hiện rõ bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào
Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm về chức năng tổ chức trong quá trình như sau:
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho các hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Như vậy, tổ chức quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu Tổ chức phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu.
1.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức
Tổ chức là chức năng có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị tổ chức, tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng Nền móng đó chính là bộ máy tổ chức bao gồm các cá nhân,các đơn vị, các bộ phận có quan hệ, liên hệ với nhau tạo nên một “khung” cho các hoạt động của tổ chức Chức năng hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cơ cấu tổ chức nhất định, nói cách khác, mọi hoạt động quản trị căn bản đều phải được tổ chức sao cho phù hợp và hiệu quả.
Trên cơ sở mục tiêu đó được xác định từ chức năng hoạch định, tổ chức phân bố, sắp xếp nguồn lực con người và gắn với con người là các nguồn lực khác, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực Tổ chức nhằm có được cơ cấu tổ chức phù hợp, vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đó xác định Cơ cấu tổ chức phù hợp hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho các nhà quản trị.
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường làm việc thích hợp cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiện các nhiệm vụ được tổ chức phân công, từ đó tạo nên văn hóa tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm cơ cấu tổ chức a) Khái niệm
Nhà quản trị vận hành hoạt động của tổ chức thông qua các bộ phận, cá nhân trong tổ chức Các cá nhân, bộ phận trong tổ chức liên kết, phối hợp với nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất, đó chính là cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức b) Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của tổ chức cao và ngược lại.
Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ đan xen, cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.
Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.
1.2.2 Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc 1: Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “Hình thức phải đi sau chức năng”.
Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Cơ cấu tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm bảo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức.
Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế.
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
● Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược.
● Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cơ cấu tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
● Quy mô của tổ chức
Quy mô của tổ chức càng lớn, cơ cấu tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức.
● Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức
Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hoá cao sẽ dẫn đến cơ cấu tổ chức càng đơn giản hơn.
● Môi trường bên ngoài của tổ chức
Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cơ cấu tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức hữu cơ là cần thiết.
● Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cơ cấu tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.
Các mô hình cơ cấu tổ chức
1.3.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản Đặc điểm:
- Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người.
- Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.
- Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. Ưu điểm:
- Chi phí quản lý ít
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng
- Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc nên đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện; hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi theo từng lĩnh vực.
- Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị khi công việc quản trị ngày càng nhiều lên hoặc quy mô tổ chức ngày càng lớn.
1.3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng Đặc điểm
- Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là mộ bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
- Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng.
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng Ưu điểm:
- Phản ánh logic chức năng.
- Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc.
- Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự, không đòi hỏi các nhà quản trị phải có chức kiến thức toàn diện.
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng.
- Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận.
- Tầm nhìn bị hạn chế; các nhà quản trị chức năng nhiều khi chú ý tới mục tiêu chức năng hơn là mục tiêu chung của tổ chức.
- Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhà quản trị với các bộ phận chức năng trong tổ chức.
- Tính hệ thống bị suy giảm.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “nhánh” , mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
- Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. Ưu điểm:
- Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.
- Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới.
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Linh hoạt trong việc đa dạng hóa.
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
1.3.4 Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý.
- Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ thể một vùng địa lý cụ thể. Ưu điểm:
- Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình.
- Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương
- Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng.
- Quan hệ tốt với các đại diện địa phương.
- Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.
- Cần có nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:
1.3.5 Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
- Mỗi đơn vị định hướng theo từng đối tượng khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt.
Mô hình cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng Ưu điểm:
- Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các đối tượng khách hàng khác nhau.
- Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả cuối cùng.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khách hàng khác nhau.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
1.3.6 Cơ cấu tổ chức ma trận Đặc điểm:
- Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng.
- Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.
Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận Ưu điểm:
- Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích.
- Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ.
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Có khả năng ứng phó với sự biến động của môi trường
- Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến , vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc chỉ đạo thực hiện mệnh lệnh.
- Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận
1.3.7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp Đặc điểm
- Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức.
- Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp.
Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp Ưu điểm
- Giải quyết được những tình huống phức tạp.
- Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Cấu trúc tổ chức phức tạp.
- Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột.
Phân quyền trong tổ chức
1.4.1 Khái niệm và các hình thức phân quyền a) Khái niệm
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các bộ phận hay các cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối, bởi lẽ nếu nhà quản trị giao phó hết quyền lực của mình, thì vị trí, vai trò quản trị của học sẽ mất đi, các quyết định quản trị của họ có thể bị vô hiệu hóa, vì thế các mục tiêu quản trị có thể không thực hiện được, hệ thống tổ chức có nguy cơ bị suy giảm.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một tổ chức Nó là cơ sở của việc ủy quyền Phân quyền liên quan chặt chẽ đến việc giao phó quyền lực của nhà quản trị, nó phản ánh quan điểm, đường lối quản trị của nhà quản trị, nhất là của nhà quản trị cấp cao Thực tế cho thấy, trong một tổ chức mức độ phân quyền càng lớn khi:
- Số lượng các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra ngày càng nhiều
- Các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra ngày càng quan trọng.
- Các quyết định do các nhà quản trị ở cấp quản trị thấp hơn đề ra có ảnh hưởng lớn đến các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
- Do đặc điểm công việc không đòi hỏi nhà quản trị phải trực tiếp kiểm tra, giám sát chặt chẽ, nghiêm ngặt. b) Các hình thức phân quyền
Có nhiều hình thức phân quyền khác nhau trong tổ chức Thông thường, phân quyền được chia làm hai hình thức: phân quyền theo chức năng và phân quyền theo chiến lược.
Phân quyền theo chức năng là hình thức phân quyền theo các chức năng,nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự,tài chính
Phân quyền theo chiến lược là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm, c) Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức
Mục đích của phân quyền chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, bộ phận trong tổ chức thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng kịp thời,nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu đặt ra của tổ chức.
Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức còn xuất phát từ những lợ ích khi phân quyền, cụ thể là:
Khi được phân công rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn, nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn;
Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp;
Phân quyền sẽ giúp người thừa hành có khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công việc được nhanh hơn;
Phân công nhiệm vụ trong phân quyền được coi là một trong những hình thức đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc tốt hơn;
Phân quyền làm giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, nhất là đối với nhà quản trị cấp cao, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược;
Phân quyền giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời tạo ra môi trường rèn luyện, đào tạo và thử thách các nhà quản trị cấp trung để họ có những chuẩn bị cần thiết cho sự thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần. Ở bất cứ tổ chức nào, phân quyền rất quan trọng và cần thiết Tuy nhiên, nhà quản trị cũng cần lưu ý một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:
- Một là, sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện không thấy thoải mái.
- Hai là, phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng.
- Ba là, người dưới quyền không đủ năng lực.
- Bốn là, quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm.
Vì vậy, nhà quản trị cần phải phân định và xác định rõ quyền hạn trong tổ chức để quản trị.
1.4.2 Các yêu cầu khi phân quyền Để thực hiện tốt phân quyền, đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện và đáp ứng yêu cầu sau:
1 Phải biết rộng rãi với cấp dưới.
2 Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định.
3 Phải biết tin tưởng cấp dưới.
4 Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn thất bại với họ.
5 Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới.
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ.
Trong quá trình phân quyền, nhà quản trị cần đảm bảo sự cân đối giữa nhiệm vụ và quyền hạn phân cho cấp dưới Nếu nhiệm vụ nhiều mà quyền hạn ít, dẫn đến cấp dưới làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm; Ngược lại, quyền hạn được giao vượt quá nhiệm vụ đặt ra thì cấp dưới sẽ lạm dụng quyền hạn, có thể gây ra tổn thất cho tổ chức Vì vậy, xác định ranh giới quyền hạn,nhiệm vụ một cách rõ ràng là biện pháp tốt nhất đảm bảo hiệu quản của phân quyền trong tổ chức.
Hệ thống tổ chức không chính thức
1.5.1 Khái niệm và đặc điểm a) Khái niệm:
- Hệ thống tổ chức chính thức: Là hệ thống được hình thành nhằm xác định vai trò chính thức của các thành viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ Bao gồm các nhóm chính thức được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức và theo ý muốn ý chủ quan của nhà quản trị
- Hệ thống tổ chức không chính thức: Hanh thành một cách tự nguyện, tự phát, không theo kế hoạch ý muốn của nhà quản trị bao gồm các nhóm và các mối quan hệ không chính thức.
Ví dụ: Hội phụ nữ, câu lạc bộ thể thao, tổ chức tình nguyện, … b) Đặc điểm:
Mục tiêu mang tính tự phát, có kỷ luật, có thủ lĩnh, sự kiểm soát mang tính xã hội, có những yếu tố chống đối những đổi mới.
1.5.2 Tầm quan trọng của việc nghiên cứu Hệ thống tổ chức không chính thức
- Hệ thống tổ chức chính thức có nhiều hạn chế: quan liêu hành chính.
- Hai loại tổ chức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi phối, bổ sung lẫn nhau.
+ Hệ thống tổ chức không chính thức giúp cho Hệ thống tổ chức chính thực đạt được mục tiêu chung.
+ Hệ thống tổ chức chính thức tạo điều kiện và hỗ trợ cho Hệ thống tổ chức không chính thức
THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI VINAMILK
Giới thiệu về doanh nghiệp
Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Công ty được thành lập vào ngày 20/8/1976, dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại, đó là: nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, nhà máy sữa bột Dielac. Đến nay Vinamilk đã trở thành công ty hàng đầu Việt Nam về chế biến và cung cấp các sản phẩm về sữa, được xếp trong Top 10 thương hiệu mạnh của Việt Nam Vinamilk không những chiếm lĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà còn xuất khẩu các sản phẩm của mình ra nhiều nước trên Thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada… Vinamilk còn là thương hiệu tiên phong mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam, với các sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ Công ty Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa và sản phẩm về sữa như: sữa đặc, sữa bột cho trẻ em và người lớn, bột dinh dưỡng, sữa tươi, sữa chua uống, sữa đậu nành, kem, nước ép trái cây, nước tinh khiết, trà….tất cả các sản phẩm đều phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Vinamilk cũng đã thiết lập được hệ thống phân phối sâu và rộng, xem đó là xương sống cho chiến lược kinh doanh dài hạn Hiện nay công ty có trên 240 nhà phân phối, hơn 140.000 điểm bán lẻ phủ rộng khắp toàn quốc Giá cả cạnh tranh cũng là thế mạnh của Vinamilk bởi các sản phẩm cùng loại trên thị trường đều có gia cao hơn của Vinamilk Vì thế, trong bối cảnh có trên 40 doanh nghiệp đang hoạt động, hàng trăm nhãn hiệu sữa các loại, trong đó có nhiều tập đoàn đa quốc gia, cạnh tranh quyết liệt, Vinamilk vẫn đứng vững và khẳng định vị trí dẫn đầu trên thị trường Việt Nam.
Về vùng nguyên liệu: Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng như chăn nuôi bò sữa, sản xuất thức ăn cho gia súc, trồng trọt…Vinamilk rất chú trọng vào việc đầu tư các thiết bị công nghệ, Tất cả hệ thống chuồng trại chăn nuôi, đều được công ty xây dựng theo tiêu chuẩn hiện đại nhất của thế giới Để đảm bảo việc làm chủ được các thiết bị hiện đại, công ty còn thường xuyên đào tạo vào phát triển nguồn nhân lực Các Giám đốc và Trưởng bộ phận đều được công ty cử đi học tập kinh nghiệm thực tế, của các trang trại chăn nuôi bò sữa ở
Sau 45 năm hình thành và phát triển, với tư duy sáng tạo mạnh dạn đổi mới và nỗ lực không ngừng, Vinamilk đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam, đóng góp tích cực cho sự phát triển của đất nước nói chung và ngành sữa nói riêng, đưa thương hiệu Việt vươn lên các vị trí cao trên bản đồ ngành sữa toàn cầu, Và Vinamilk đã đạt được một số thành tích nổi bật ở cả trong nước và quốc tế như:
+ Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam
+ Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững năm 2016
+ Top 3 thương hiệu sữa tiềm năng nhất của ngành sữa thế giới
+ Giải thưởng công ty hướng về cộng đồng nhất Châu Á năm 2021….
Thực trạng thực hiện chức năng tổ chức tại Vinamilk
2.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức
Về cơ cấu tổ chức: Các cấp trong công ty Vinamilk được phân tầng theo thứ tự cấp quản trị tối cao, cấp quản trị trung gian, cấp quản trị cơ sở và công nhân viên Mỗi cấp bậc, phòng ban lại có những nghĩa vụ trách nhiệm khác nhau Việc phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý giúp cho công tyVinamilk hoạt động một cách hiệu quả, giúp các phòng ban phối hợp với nhau một cách chặt chẽ.
2.2.2 Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức của Vinamilk
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức Vinamilk, các cấp trong công ty được phân tầng theo thứ tự sau:
★ Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông của cơ cấu tổ chức Vinamilk là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty bao gồm tất cả cổ đông – những người có quyền biểu quyết từ cổ đông phổ thông đến cổ đông ưu đãi biểu quyết. Đại hội cổ đông sẽ có quyền quyết định phương án kinh doanh và nhiệm vụ đảm bảo sản xuất dựa trên các định hướng phát triển của công ty Ngoài ra, đại hội đồng cổ đông còn có thể quyết định sửa đổi hay bổ sung vào vốn điều lệ của công ty.
Một số quyền hạn khác của hội đồng cổ đông là bầu hoặc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát hay quyết định giải thể, tổ chức lại công ty.
Hội đồng quản trị chính là cơ quan quản lý cao nhất trong cơ cấu tổ chứcVinamilk Vị trí này có toàn quyền nhân danh doanh nghiệp quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị của Vinamilk do đại hội đồng cổ đông bầu ra Hiện tại số lượng thành viên Hội đồng quản là 10 người bao gồm một chủ tịch hội đồng quản trị và chín đại hội đồng cổ đông Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm và nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị phải theo nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị Vinamilk nhiệm kỳ 2022-2026
Từ năm 2015, chức vụ cao nhất của Vinamilk do bà Lê Thị Băng Tâm nắm giữ, tuy nhiên, tháng 4 năm 2022 vừa qua, ông Nguyễn Hạnh Phúc đã chính thức trở thành Chủ tịch hội đồng quản trị mới của nhiệm kỳ năm 2022 đến năm 2026 thay cho bà Lê Thị Băng Tâm.
★ Tổng giám đốc công ty
Giám đốc hay Tổng giám đốc công ty trong cơ cấu tổ chức Vinamilk là người điều hành các công việc kinh doanh của công ty Vị trí này sẽ do hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bổ nhiệm một người trong số hội đồng hoặc tuyển dụng nhân sự mới.
Công Ty có một Tổng Giám đốc và một số Giám đốc Điều hành Hiện nay, Tổng giám đốc của Vinamilk là bà Mai Thị Kiều Liên Bà được xem là người đã giúp đưa thương hiệu Vinamilk lên bản đồ thế giới với nhiều đóng góp cho công ty và xã hội.
Bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Vinamilk
Những chiến lược và quyết định sáng suốt của bà đã giúp Vinamilk ngày càng phát triển, cải tiến hơn, đem lại nhiều sản phẩm chất lượng cho người tiêu dùng trong và ngoài nước.
Ban kiểm soát trong cơ cấu tổ chức Vinamilk bao gồm 4 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của ban kiểm soát được bầu là 5 năm Các thành viên sẽ được bầu lại và số nhiệm kỳ không hạn chế.
Ban kiểm soát có chức năng và nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực, mức độ cẩn trọng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh Các hoạt động kiểm tra, giám sát bao gồm công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích của các cổ đông một cách hợp pháp Đặc biệt, đơn vị này sẽ hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban giám đốc.
Từ sơ đồ trên, ta xác định được cơ cấu tổ chức của công ty Vinamilk thuộc kiểu cơ cấu hỗn hợp, cụ thể là trực tuyến và chức năng. Đối với cơ cấu trực tuyến: ở mỗi cấp trong sơ đồ chỉ có duy nhất một cấp trên trực tiếp Ví dụ Tổng giám đốc chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Ngoài ra, các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn được chỉ đạo và giám sát bởi tổng giám đốc. Đối với cơ cấu chức năng: các phòng ban ở công ty Vinamilk được chia theo từng chức năng riêng biệt, chẳng hạn như phòng hoạch định chiến lược hay phòng công nghệ thông tin.
Sơ đồ tổ chức của Vinamilk đã cho ta thấy được sự chuyên nghiệp và cách phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm cho từng thành viên và phòng ban trong công ty.Từ đó giúp công ty hoạt động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để có thể tạo nên một Vinamilk vững mạnh, phát triển hơn trong tương lai.
Phân tích hình thức phân quyền tại Vinamilk
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định đối với những vấn đề được thảo luận trong cuộc họp.
- Khuyến khích việc thảo luận vấn đề một cách cởi mở trong một bầu không khí thân thiện.
- Tạo cơ hội cho các thành viên bày tỏ quan điểm của mình đối với những vấn đề đang được thảo luận.
- Hướng các thành viên đi tới sự đồng thuận.
❖ Phó giám đốc hành chính nhân sự
- Góp ý kiến về việc đề xuất bổ nhiệm , bãi nhiệm thành viên HĐQT , và thành viên Bộ máy quản lý.
- Đề cử thành viên HĐQT sẽ được bầu lại tại mỗi kỳ Đại hội đại cổ đông thường niên.
- Đề ra các tiêu chí về phẩm chất và năng lực của thành viên HĐQT hoặc
- Định kỳ đánh giá quy mô và thành phần của HĐQT và Bộ máy quản lý , các điều kiện bổ nhiệm và đưa ra kiến nghị liên quan đến những thay đổi cần thiết để trình lên Đại hội đại cổ đông trong kỳ đại hội tiếp theo.
- Chỉ đạo việc chuẩn bị tài liệu về nội quy lao động của Công ty , hợp đồng lao động với Bộ máy quản lý.
- Quyết định tuyển chọn và bổ nhiệm Tổng giám đốc, và Tổng giám đốc thuê ngoài.
- Xây dựng trình tự và thủ tục đề cử, ứng cử thành viên HĐQT.
- Xác định tính độc lập của các thành viên HĐQT không điều hành.
- Xây dựng quy trình đánh giá hoạt động của HĐQT , đề xuất các tiêu chí đánh giá khách quan của HĐQT Đánh giá tính hiệu quả của HĐQT và đóng góp của mỗi thành viên để công bố trong báo cáo thường niên.
- Chủ động xây dựng và đề xuất với HĐQT về kế hoạch phát triển nguồn nhân lực , phát hiện, tuyển chọn , đào tạo, và bồi dưỡng Cán bộ quản lý cấp cao.
- Thực thi những nhiệm vụ khác được HĐQT giao phó liên quan tới chính sách nhân sự của Công ty
❖ Phó giám đốc tài chính - kế toán
- Góp ý kiến về ứng viên cho vị trí Kiểm toán độc lập đối với đề xuất của Ban kiểm soát Góp ý kiến về bản dự thảo hợp đồng sẽ được ký với Kiểm toán độc lập.
- Đánh giá tính độc lập của Kiểm toán độc lập giám sát chức năng của Kiểm toán độc lập Rà soát những điều kiện có thể dẫn đến việc miễn nhiệm Kiểm toán độc lập và đề xuất ý kiến trong những trường hợp như vậy.
- Giám sát việc áp dụng các tiêu chuẩn kế toán trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính Xem xét các vấn đề trọng yếu và các đánh giá trong việc báo cáo tài chính để đảm bảo tính đầy đủ của các báo cáo tài chính và các công bố chính thức liên quan đến báo cáo tài chính của Công ty Xem xét phạm vi và kết quả của kiểm toán và tính hiệu quả về mặt chi phí.
- Giám sát việc áp dụng các tiêu chí tổng hợp báo cáo tài chính của các công ty con.
- Đánh giá mức độ chính xác và mức độ hoàn thiện của những thông tin tài chính trước khi công bố.
- Giám sát quản trị rủi ro của Công ty.
- Xem xét tính đầy đủ và thích đáng của hoạt động kiểm soát nội bộ , bao gồm các mặt tài chính, tuân thủ quy định , quản trị rủi ro.
- Xem xét tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ.
Mục đích của Tiểu ban Kiểm toán là trợ giúp HĐQT giám sát tính liêm chính của các báo cáo tài chính của công ty, sự tuân thủ các quy định pháp luật của công ty, năng lực và tính độc lập của kiểm toán độc lập ,năng lực và tính hiệu quả của kiểm toán nội bộ.
❖ Phó giám đốc dự án
- Xác định các chiến lược phát triển, mục tiêu và kế hoạch cũng như những chỉ tiêu thành tích cơ bản của công ty.
- Xây dựng chính sách cổ tức
- Đánh giá hiệu quả dài hạn các hoạt động của công ty.
Hệ thống tổ chức không chính thức tại Vinamilk
Vinamilk, giống như nhiều tổ chức khác, tuân theo hệ thống tổ chức không chính thức bên cạnh cơ cấu chính thức.
Hệ thống tổ chức không chính thức tại Vinamilk đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết và hiệu quả cho các nhân viên.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về hệ thống tổ chức không chính thức tại Vinamilk:
- Các nhóm cộng đồng của các nhân viên trẻ: Các nhóm này thường được thành lập để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, Các nhóm này đã góp phần tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và gắn kết cho các nhân viên trẻ tại Vinamilk.
- Các câu lạc bộ thể thao: Các câu lạc bộ thể thao là một cách để các nhân viên rèn luyện sức khỏe và giao lưu, kết bạn với nhau Vinamilk hiện có nhiều câu lạc bộ thể thao như bóng đá, bóng chuyền, cầu lông,
- Các đội nhóm dự án: Các đội nhóm dự án được thành lập để thực hiện các dự án cụ thể của công ty Các đội nhóm này thường bao gồm các nhân viên từ các bộ phận khác nhau, giúp họ có cơ hội học hỏi và giao lưu với nhau.
Dưới đây là một số yếu tố của hệ thống không chính thức ở Vinamilk:
- Mạng xã hội : Nhân viên hình thành các mối quan hệ và mạng lưới không chính thức, dựa trên tình bạn cá nhân và lợi ích chung Những mạng lưới này có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp, ra quyết định và cộng tác trong công ty.
- Lãnh đạo không chính thức : Trong bất kỳ tổ chức nào cũng có những cá nhân đương nhiên nổi lên như những nhà lãnh đạo, ngay cả khi họ không giữ các vị trí chính thức Vinamik có thể có những nhân viên được tôn trọng và gây ảnh hưởng thông qua chuyên môn, kinh nghiệm hoặc kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ của họ.
- Truyền thông tin đồn : Các kênh truyền thông không chính thức hay còn gọi là tin đồn đóng vai trò quan trọng trong việc lan truyền thông tin, tin đồn trong nội bộ VNM Đôi khi nó có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn các kênh liên lạc chính thức.
- Chủ nghĩa thiên vị : Các hệ thống không chính thức đôi khi có thể dẫn đến chủ nghĩa thiên vị, trong đó một số nhân viên nhất định được đối xử ưu đãi dựa trên các mối quan hệ cá nhân hoặc mối quan hệ thân thiết Điều này có thể tác động đến động lực của nhóm và tinh thần chung trong tổ chức.
- Chuẩn mực xã hội và giá trị chung : Hệ thống không chính thức tại
VNM có thể bao gồm các quy tắc, chuẩn mực bất thành văn và giá trị chung hướng dẫn hành vi và ra quyết định Những điều này có thể định hình văn hóa công ty và ảnh hưởng đến cách nhân viên tương tác với nhau.
- Các thước đo hiệu quả hoạt động không chính thức : Ngoài việc đánh giá hiệu quả hoạt động chính thức, có thể có những cách thức không chính thức để đánh giá sự đóng góp và hiệu quả hoạt động của nhân viên trong Công ty Những điều này có thể dựa trên danh tiếng, tầm nhìn hoặc phản hồi không chính thức từ đồng nghiệp và cấp trên.
- Tác động của hệ thống tổ chức không chính thức tại Vinamilk:
Tác động của hệ thống tổ chức không chính thức tại Vinamilk có thể là tích cực hoặc tiêu cực, tùy thuộc vào cách thức vận hành của hệ thống này.
- Tạo môi trường kết nối và giao lưu cho các nhân viên: Các nhóm tổ chức không chính thức giúp các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu và kết bạn với nhau Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và gắn kết hơn.
- Phát triển kỹ năng và kiến thức cho các nhân viên: Các nhóm tổ chức không chính thức có thể tạo ra cơ hội để các nhân viên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau Điều này giúp các nhân viên phát triển kỹ năng và kiến thức của bản thân.
- Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo: Các nhóm tổ chức không chính thức có thể là nơi để các nhân viên chia sẻ ý tưởng và giải pháp mới Điều này giúp thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo trong công ty.
- Tạo ra sự phân biệt đối xử: Một nhóm cộng đồng của các nhân viên trẻ tại Vinamilk có thể tạo ra sự phân biệt đối xử đối với các nhân viên lớn tuổi. Điều này có thể dẫn đến những mâu thuẫn và xung đột trong công ty.
Đánh giá việc thực hiện chức năng tổ chức tại Vinamilk
Vinamilk là một trong những doanh nghiệp sữa hàng đầu Việt Nam và khu vực Thành công của Vinamilk không chỉ đến từ chất lượng sản phẩm mà còn từ việc thực hiện tốt các chức năng quản trị, trong đó có chức năng tổ chức.
Vinamilk đã đạt được nhiều thành công trong việc thực hiện chức năng tổ chức, thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học: Cơ cấu tổ chức của Vinamilk được thiết kế theo mô hình tổ chức theo chức năng, với các phòng ban chuyên môn được phân chia rõ ràng, đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty Ngoài ra, Vinamilk cũng đã xây dựng cơ cấu tổ chức theo vùng miền, giúp công ty tiếp cận và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn.
- Quy trình làm việc khoa học, hiệu quả: Vinamilk đã xây dựng hệ thống quy trình làm việc khoa học, rõ ràng, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của công ty Các quy trình làm việc của Vinamilk được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.
- Nhân sự được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp: Vinamilk chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nhân sự Công ty đã xây dựng hệ thống đào tạo bài bản, giúp nhân viên nâng cao kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn.
Những thành công trong việc thực hiện chức năng tổ chức đã góp phần quan trọng vào sự phát triển của Vinamilk Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, như:
- Doanh thu liên tục tăng trưởng trong nhiều năm qua.
- Được vinh danh là một trong những thương hiệu giá trị nhất Việt Nam.
- Xuất khẩu sản phẩm sữa sang hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về thành công của Vinamilk trong việc thực hiện chức năng tổ chức:
- Vinamilk đã thành công trong việc xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực hiệu quả, giúp công ty thu hút và giữ chân nhân tài.
- Vinamilk đã áp dụng thành công công nghệ thông tin trong quản lý, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.
- Vinamilk đã xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc và cống hiến.
- Vinamilk vẫn tiếp tục nỗ lực để hoàn thiện việc thực hiện chức năng tổ chức, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
Việc áp dụng mô hình tổ chức chức năng có những hạn chế như sau:
- Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra mục tiêu hay chi phí chiến lược.
- Thiếu sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng.
- Chuyên môn hóa cao cán bộ nhân viên có tầm nhìn hạn hẹp vì chỉ giỏi chuyên môn của mình, không biết, không quan tâm đến chuyên môn khác.
- Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung.
- Trách nhiệm thực hiện vấn đề mục tiêu chung của tổ chức thường được gán cho cấp lãnh đạo cao - tổng giám đốc
● Đối với quyền hạn trực tuyến
- Dễ dẫn đến mâu thuẫn khi thiết lập mục tiêu và chiến lược chung.
- Trách nhiệm vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thường được gán cho lãnh đạo cấp cao là tổng giám đốc.
- Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ
● Đối với quyền hạn chức năng
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng vẫn còn nhiều khó khăn.
- Giữa các bộ phận trong công ty chưa có nhiều cơ hội tương tác với nhau, khả năng nâng cao nhiệm vụ thấp, kiến thức nghiệp vụ còn hạn chế.
- Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung.
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BÀI HỌC RÚT RA TỪ VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI VINAMILK
Sự chuyên môn hóa trong công tác tổ chức cao:
Vinamilk mặc dù có mặt hàng sữa là trọng tâm chính nhưng vẫn có các phòng ban, phòng nghiên cứu, hỗ trợ nghiên cứu và phát triển thêm các thị trường tiềm năng khác trong khi vẫn không lơ là trong các sản phẩm chính của công ty đòi hỏi sự chuyên môn hóa trong công tác tổ chức cao
Một số sản phẩm sữa của công ty được nghiên cứu và phát triển dành cho các đối tượng đặc biệt ví dụ như: Sữa Cho Mẹ Mang Thai Và Cho Con Bú (Optimum Mama Gold, Dielac Mama Gold); Sữa Cho Bé (YOKOGOLD,
ColosGold, , Optimum Gold, Dielac Alpha Gold, Dielac Grow Plus Sữa Non,
…); Bột Ăn Dặm (Bột ăn dặm RiDielac Gold, Bột ăn dặm Optimum Gold); Sữa Cho Người Cao Tuổi (Kenko Haru, Sure Prevent Gold, Sure Diecerna,
Canxi Pro,…); Sữa Thực Vật (Sữa Đậu Nành, Sữa hạt Super Nut,…).
Bên cạnh đó, Vinamilk đã công bố trên thị trường nhiều loại sản phẩm khác như nước giải khát (nước trái cây Vfresh, trà Vfresh, nước chanh muối,nước dừa tươi, nước tinh khiết), kem, đường, phô mai,… được bày bán trên nhiều cửa hàng khắp cả nước và nhận được các phản hồi tích cực.
Sự quản lí chặt chẽ:
Quy mô doanh nghiệp trải dài cả 3 miền, số lượng lao động thuộc nhiều trình độ, độ tuổi, giới tính… đòi hỏi sự quản lí chặt chẽ.
Trải qua hơn 45 năm hình thành và phát triển, từ 03 nhà máy tiếp quản ban đầu, đến nay Vinamilk đã mở rộng quy mô lên đến 46 đơn vị gồm 1 trụ sở chính, 5chi nhánh, 16 nhà máy, 14 trang trại bò sữa, 2 kho vận và 8 công ty con, công ty liên kết cả trong và ngoài nước.Tính đến nay, công ty có gần 20.000 người lao động làm việc tại hơn 40 đơn vị trong nước và các chi nhánh ở nước ngoài.
Một số công ty con có trụ sở trong nước như:
+ CÔNG TY TNHH MTV BÒ SỮA VIỆT NAM Địa chỉ: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7,Thành phố Hồ Chí Minh + CÔNG TY TNHH MTV BÒ SỮA THỐNG NHẤT THANH HÓA Địa chỉ: Khu phố 1, Thị trấn NT Thống nhất, huyện Yên Định, Tỉnh Thanh Hóa
Một số công ty thành viên có trụ sở nước ngoài như:
+ DRIFTWOOD DAIRY HOLDING CORPORATION Địa chỉ: Số 10724, giao lộ Lower Azusa và El Monte Boulevards, Cali- fornia91731-1390, Mỹ
+ ANGKOR DAIRY PRODUCTS CO., LTD Địa chỉ: Lô P2-096 và P2-097, Đặc khu kinh tế Phnom Penh (PPSEZ), Quốc lộ 4, Khan posenchey, Phnom Penh, Vương Quốc Campuchia
Sản phẩm cơ sở và điều kiện sản xuất của công ty không ngừng hoàn thiện và đổi mới:
Các phòng ban được tổ chức, phân công theo chức năng, nhiệm vụ và có liên hệ với nhau nhằm đáp ứng mọi thị hiếu của người tiêu dùng.
Với gần 20 hệ thống tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng cho chuỗi hoạt động, Vinamilk tự hào là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong chuẩn hóa quá trình hoạt động từ đa dạng khía cạnh Điều kiện sản xuất của công ty ngày càng đổi mới với: hệ thống quản lý chặt chẽ, hiệu quả, trên cơ sở tích hợp và quản lý rủi ro theo chuẩn ISO 31000 xuyên suốt chuỗi hoạt động; sản xuất theo chu trình PDCA; tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện vệ sinh nhà xưởng, môi trường, máy móc thiết bị và vệ sinh theo tiêu chuẩn ngành chế biến thực phẩm; hệ thống lưu trữ, bảo quản và phân phối đạt chuẩn an toàn thực phẩm nhằm đưa những sản phẩm sạch, tươi, ngon nhất đến tay người tiêu dùng.
Chỉ số trách nhiệm sản phẩm năm 2022
Trên thị trường hiện tại có đa dạng các sản phẩm từ sữa, để tạo vị thế cho công ty trên thị trường trong nước và nước ngoài, các ban, phòng ban phải có sự chuyên môn hóa công việc và hoạt động liên kết với nhau để đưa ra phương án tối ưu hóa cho công ty
Ngày 21-9-2022, tại Hà Nội, danh sách Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam đã chính thức được công bố bởi Brand Finance – công ty định giá thương hiệu hàng đầu thế giới của Anh, có văn phòng tại nhiều quốc gia.
Theo kết quả được công bố,Vinamilk được định giá 2,814 tỷ USD, tăng ấn tượng 18% so với năm 2021, tiếp tục là thương hiệu ngành thực phẩm có giá trị nhất Việt Nam theo bảng xếp hạng này Tại lễ công bố năm 2022, Vinamilk cũng vinh dự nhận danh hiệu "Thương hiệu sữa lớn thứ 6 thế giới" Đầu năm