Các Phần Mềm Ứng Dụng Trong Doanh Nghiệp Đề Tài Tư Vấn Triển Khai Phần Mềm Erp Cyber Enterprise 9.0 Cho Toyota Láng Hạ.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP

Đề tài: Tư vấn triển khai phần mềm ERP CYBER ENTERPRISE 9.0

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài thảo luận này, ngoài sự đóng góp ý kiến và nỗ lực hết mình của tất cả các thành viên trong nhóm, chúng em còn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của TS Lê Việt Hà – giảng viên học phần Các phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp Nhóm 2 chúng em xin chân thành cảm ơn cô vì những kiến thức quý báu mà cô đã truyền dạy cho chúng em cũng như giúp đỡ nhóm hoàn thành đề tài thảo luận Chúng em chúc thầy luôn mạnh khỏe và thành công trong sự nghiệp trồng người

Vì điều kiện thời gian và kiến thức chuyên môn còn hạn chế, bài thảo luận của nhóm không thể tránh khỏi những sai sót Nhóm 2 rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn trong lớp để bài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn Nhóm 2 xin chân thành cảm ơn!

2

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 5

Phần 1: Tổng quát về phần mềm ERP và giới thiệu công ty triển khai 6

1.1 Vai trò của phần mề m ERP đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số 6

1.1.1 Đặc điểm của phần mềm ERP 6

1.1.2 Các phân hệ chức năng trong ERP 7

1.1.3 Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP 10

1.1.4 Vai trò của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyể n đổi số 11

1.2 Kinh nghiệm triển khai của công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT) 12

Phần 2: Giới thiệu phần mềm CYBER ENTERPRISE 9.0 13

2.1 Mô tả chi tiết về phần mềm CYBER ENTERPRISE 9.0 13

2.1.1 Phân hệ phần mềm quản lý tài chính kế toán - CYBER ACCOUNTING 13 2.1.2 Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng - CYBER SALES MANAGEMENT

3.1 Mô hình kiến trúc nghiệp vụ tổng thể và giải pháp nghiệp vụ cho các phân hệ

triển khai 19

3.1.1 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý tài chính - kế toán 19

3.1.2 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý bán hàng 22

3.1.3 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý mua hàng 26

3.1.4 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý tồn kho 30

3.2 Khuyến nghị đối với doanh nghiệp khi triển khai phần mềm 33

3.3 Demo chương trình phần mềm với bài toán cụ thể của doanh nghiệp 34

3.3.1 Tổng quan phần mềm CYBER ERP cho các đơn vị chuyên về kinh doanh, phân phối và dịch vụ ô tô 34

MỞ ĐẦU

Trong kỷ nguyên 4.0, khoa học công nghệ Việt Na m ngày càng phát triển và khẳng định vị thế của mình, hòa nhập với sự phát triển của khoa học tiến tiến trên toàn thế giới Công nghệ thông tin dần trở nên quen thuộc và phổ biến trong tất cả các khía cạnh của đời sống xã hội, ngày càng được ứng dụng nhiều hơn trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Một doanh nghiệp, công ty sẽ phát triển nếu hiểu rõ vai trò quan trọng của việc hoạch định nguồn Cùng với sự phát triển của các phần mềm tin học được ứng dụng trong doanh nghiệp, phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) được ra đời để phục vụ mục đích đó Những ưu điểm phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp bao gồm: tính toàn diện, tính linh hoạt, tính tiết kiệm, tính thông tin, tính bảo mật Phần mềm ERP là một công cụ quản lý toàn diện và linh hoạt cho các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm thiểu chi phí Với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu của thị trường Phần mềm ERP đang trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp hiện đại.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm ERP với đa dạng tính năng phù hợp với từng mô hình kinh doanh Trong đó nhóm 4 đã lựa chọn đề tài “Tư vấn triển khai phần mềm ERP CYBER ENTERPRISE 9.0 cho TOYOTA Láng Hạ” để tìm hiểu và nghiên cứu về những tiện ích mà phần mềm mang lại cũng như tư vấn triển khai phần mềm cho doanh nghiệp.

5

Phần 1:

Tổng quát về phần mềm ERP và giới thiệu công ty triển khai

1.1 Vai trò của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổisố

1.1.1 Đặc điểm của phần mềm ERP

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều giải pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau, bạn có thể phân biệt chúng với phần mềm ERP thông qua 4 đặc điểm chính như sau:

- Phần mềm ERP được thiết kế theo từng phân hệ chức năng khác nhau Phần mềm ERP được hình thành từ sự kết nối của nhiều phân hệ khác nhau như: Kế toán, tài chính, sản xuất, bán hàng,… Mỗi phân hệ lại đảm nhận một số chức năng chuyên biệt theo từng phòng ban, bộ phận Ngoài ra, những phân hệ này sẽ xử lý nghiệp vụ của các phòng ban được tích hợp trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP.

- Giải pháp tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực.

Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động từ các phòng ban mà sẽ tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả cũng như tiến độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó, ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đa việc quản lý hệ thống đánh giá việc sản xuất kinh doanh Đồng thời, giải pháp cũng hỗ trợ nhà quản lý đưa ra chiến lược mới phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.

- Cấu trúc thiết kế linh hoạt.

Mỗi doanh nghiệp đều phải thay đổi liên tục để phù hợp với nhu cầu kinh doanh, nhu cầu thị trường Do vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cũng được thiết kế linh hoạt, đáp ứng những thay đổi và điều chỉnh tổ chức không c hỉ 1 lần mà rất nhiều lần.

Hệ thống ERP có thiết kế mở, cho phép công ty thêm vào những phân hệ cần thiết hoặc bỏ đi phân hệ không cần thiế t mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác.

6

- Mô -t cơ s0 d2 liê -u duy nhất, tránh viê -c tr7ng lă -p dư thừa thông tin.

Tất c ả dữ liệu như dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng,… đều được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của toàn bộ doanh nghiệp Toàn bộ dữ liệu chỉ cần nhập vào một lần sẽ được lưu hành cho tất cả phòng ban cùng sử dụng Đặc trưng này giúp dữ liệu của tổ chức luôn thống nhất, dễ kiểm soát, không bị phân tán, trùng lặp hoặc dư thừa dữ liệu.

1.1.2 Các phân hệ chức năng trong ERP

Mặc dù trong hệ thống có rất nhiều phân hệ được tích hợp với nhau Tuy nhiên, các phân hệ cơ bản & không thể thiếu trong hệ thống ERP là:

1 Quản lý tài chính – kế toán 8 Quản lý chuỗi cung ứng 1.1.2.1 Phân hệ Tài chính – kế toán

Phân hệ tài chính & kế toán được xem là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP, cho phép các doanh nghiệp nắm được tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai Một phân hệ kế toán trong phần mềm ERP có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC Tính năng chính của phân hệ này bao gồm theo dõi các thu chi trong doanh nghiệp (Account Payable – Account Receivable), quản lý sổ cái chung (General Ledger), tạo và lưu trữ các tài liệu tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và báo cáo thuế.

7

Phân hệ quản lý tài chính – kế toán có thể tự động hóa các công việc liên quan đến xuất hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý tiền mặt và đối chiếu tài khoản, giúp bộ phận kế toán khóa sổ kịp thời Với phân hệ này, nhân viên lập kế hoạch và phân tích tài chính sẽ có đầy đủ các dữ liệu cần thiết để chuẩn bị các báo cáo quan trọng như báo cáo lãi và lỗ (P&L), báo cáo hội đồng quản trị và đưa ra giải pháp phù hợp.

1.1.2.2 Phân hệ quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng của hệ thống ERP bao gồm các nghiệp vụ bán hàng, sau bán hàng, nhân viên, khách hàng và quản lý Marketing Phân hệ này đồng thời giúp nhà quản lý nắ m bắt được tình hình bán hàng theo thời gian thực, hỗ trợ cho việc nắm bắt và ra quyết định kịp thời.

Phân hệ bán hàng có thể quản lý tốt các chiế n dịch Marketing như: chiến lược, chi phí, chiết khấu, lợi ích thu lại,… Về bán hàng, phần mềm giúp quản lý đội ngũ bán hàng, hàng tồn kho, thông tin khách hàng, năng suất lao động, các mặt hàng bán chạy, ….Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ đối với các dịch vụ sau bán hàng như: chăm sóc khách hàng, nhắc nhở hỏi thăm định kỳ, tư vấn trực tuyến,…

1.1.2.3 Phân hệ quản lý sản xuất

Có thể nói, phân hệ quản lý sản xuất là phiên bản đầu tiên của hệ thống ERP hiện nay, được thiết kế cho các nhà sản xuất Do đó, quản lý sản xuất vẫn là một phần cực kỳ quan trọng của ERP.

Ngày nay, hệ thống ERP thường có hệ thống quản lý sản xuất hoặc thực thi sản xuất (MES), giúp các nhà sản xuất lập kế hoạch, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đầy đủ mọi thứ cần cho hoạt động theo kế hoạch (nguyên vật liệu, công suất máy móc,…) Trong quá trình sản xuất, phân hệ này sẽ cập nhật trạng thái của hàng hóa và giúp nhà quản trị theo dõi sản lượng thực tế so với sản lượng đã được dự báo trước đó Nó cũng có thể cung cấp hình ảnh khu vực sản xuất theo thời gian thực, giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin về các sản phẩm đang được hoàn thiện và sản phẩm đã hoàn

8

thành Từ những dữ liệu này, phần mềm sẽ tính toá n thời gian trung bình để sản xuấ t một sản phẩm, so sánh cung và cầu dự báo để lập kế hoạch sản xuất phù hợp.

1.1.2.4 Phân hệ quản lý nguồn nhân lực

Phân hệ quản lý nguồn nhân lực (HRM) bao gồm tất cả các tính năng thường thấy của ứng dụng quản lý nhân lực và các tính năng bổ sung khác HRM có thể được xem như là CRM dành cho nhân viên, sở hữu toàn bộ chi tiết về tất cả nhân viê n cũng như lưu trữ các tài liệu như đánh giá hiệu suất, mô tả công việc và thư mời làm việc Phân hệ này không chỉ theo dõi số giờ làm việc của từng người mà còn theo dõi được thời gian nghỉ được trả lương (PTO), ngày ốm, và thông tin phúc lợi.

1.1.2.5 Phân hệ quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho bằng cách theo dõi số lượng, vị trí, đơn vị lưu kho (SKU) riêng lẻ Khi sử dụng mô-đun này, nhà quản trị sẽ thấy được một bức tranh tổng thể, không c hỉ số lượng hàng hóa đang được lưu kho mà còn cả hàng tồn kho sắp đến (thông qua tích hợp với công cụ mua sắm).

Phân hệ này sẽ giúp nhà quản trị quản lý triệt để chi phí hàng tồn kho, đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa trong kho mà vẫn đảm bảo cân bằng phí lưu trữ Ngoài ra, mô-đun này cũng sẽ giúp nhà quản trị biết được xu hướng mua hàng so với sản phẩm có sẵn, nhằm đưa ra giải pháp kịp thời, ngăn chặn tình trạng hết hàng khi sản phẩm đang được săn đón.

Nếu doanh nghiệp sử dụng ERP nhưng lại thiếu đi phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) cũng có thể sử dụng phân hệ này thay thế để xử lý các đơn đặt hàng, đơn bán hàng và vận chuyển

1.1.2.6 Phân hệ quản lý tài sản, thiết bị

Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý việc cấp phát, thu hồi tài sản từng phòng ban một cách chính xác nhất Đồng thời, phân hệ này cũng giúp doanh nghiệp quản lý được hoạt động bảo trì máy móc, ghi lại các hoạt động bảo trì, quản lý các

9

nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc bảo trì và theo dõi hiệu suất của phòng ban này.

1.1.2.7 Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, bao gồm cả khách hàng tiềm năng Nói một cách dễ hiểu, phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ lịch sử giao tiếp của công ty với khách hàng, như các cuộc gọi, email, tin nhắn hay thậm chí là lịc h sử mua hàng của họ Với CRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng bởi nhân viên có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin họ cần khi làm việc với khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng phân hệ CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và từ đó tìm ra chiế n lược phù hợp Dựa trên các dữ liệu có sẵn trên hệ thống, phân hệ này sẽ đưa ra những đề xuất khác nhau để có được cơ hội tiếp cận khách hàng một cách tốt hơn Một số mô-đun CRM được thiết kế tốt có thể hỗ trợ phân chia hành trình khách hàng theo từng giai đoạn phễu, báo cáo, phân tích và quản lý nâng cao hơn 1.1.2.8 Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng

Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hỗ trợ nhà quản trị theo dõi hành trình di chuyển của vật tư hàng hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng: đơn vị cung cấp phụ, đơn vị cung cấp chính, đơn vị sản xuất, đơn vị phân phối, đơn vị bán lẻ hoặc người tiêu dùng Các sản phẩm được trả lại để hoàn tiền hoặc thay thế cũng có thể được theo dõi bởi phân hệ này.

Như đã nói trên, phân hệ quản lý chuỗi cung ứng là sự liên kết bở i các phân hệ khác như mua sắm, quản lý hàng tồn kho, sản xuất, quản lý đơn hàng Tuy nhiê n, bên trong phân hệ này còn có thêm các chức năng khác mà các phân hệ trên không có 1.1.3 Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP

- Các hê • thống thông tin được hợp nhất 10

- Hỗ trợ điều phố giữa các bô • phâ •n với nhau

- Dữ liê •u hợp nhất; dữ liê •u các ngữ ngh•a nhất quán sử dụng giữa các bô • phâ •n - Các hê • thống được bảo trì đồng loạt, những thay đổi tạo hiê •u ứng lên toàn hê •

- Mô •t gia diê •n đồng nhất cho toàn bô • hê • thống - Thông tin chính xác và đồng nhất

- Hạ tầng hê • thống tùy thuô •c vào cấu hình của máy chủ của khách hàng - Các quy trình công viê •c tương thích dựa trên mô •t mô hình thông tin duy nhất - Thời gian phản hồi thông tin nhanh hơn

- Tăng tính tương tác trong toàn doanh nghiê •p - Cải thiê •n các quy trình đă •t hàng/ quản lý đơn hàng - Giảm chu trình kết thúc tài chính

- Cải thiê •n tính tương tác với khách hàng - Cải thiê •n viê •c giao hàng đúng giờ - Cải thiê •n tính tương tác với nhà cung ứng - Giảm chi phí vâ •n hành trực tiếp - Giảm lưu kho

1.1.4 Vai trò của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu một cách hiệu quả, đồng nhất, tránh trùng lặp và kịp thời, nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản trị tổng thể

Hệ thống ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bả o cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên

11

ngoài Trong giai đoạn chuyển đổi số, ERP giúp số hóa, quy trình hóa và kết nối mọi hoạt động trong doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp chưa ứng dụng hệ thống ERP, việc xác định một chiến lược về bản đồ quy hoạch nền tảng CNTT là cần thiết Trong đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các hệ thống lõi sẽ đưa vào sử dụng phù hợp với chiến lược ngắn hạn và trung hạn của mình.

1.2 Kinh nghiệm triển khai của công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trịdoanh nghiệp (CYBERSOFT)

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT) là doanh nghiệp chuyên sâu về l•nh vực sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm quản lý tài c hính kế toán, giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP Hiện tại CYB ERSOFT có trên 2.000 khách hàng trong cả nước với nhiều loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động cũng như hình thức sở hữu khác nhau đang sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty này Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn dà nh được giải thưởng Sao Khuê của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam – VINASA.

Website: http://cybersoft.com.vn/

12

Phần 2:

Giới thiệu phần mềm CYBER ENTERPRISE 9.02.1 Mô tả chi tiết về phần mềm CYBER ENTERPRISE 9.0

BỘ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP ERP:CYBER ENTERPRISE 9.0

Giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp "CYBER ERP - CYBER ENTERPRISE", CYBER ENTERPRISE là một bộ phần mềm bao gồm các phân hệ phần mềm sau:

Quản lý tài chính kế toán CYBER ACCOUNTING Quản lý bán hàng CYBER SALES MANAGEMENT

13

Các phân hệ chức năng trong ERP:

2.1.1 Phân hệ phần mềm quản lý tài chính kế toán - CYBER ACCOUNTING Phân hệ phần mềm quản lý tài chính CYBER ACCOUNTING với vai trò là trung tâm lưu trữ thông tin về tà i chính kế toán của bộ giải pháp ERP, quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến kế toán, từ dòng lưu chuyển tiền, kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính đến tài sản cố định, tính giá thành sản xuất Giúp cho doanh nghiệp giảm bớt các công đoạn nhập liệu, tính toán và tập hợp số liệu, dùng nhiều thời gian hơn để phân tích số liệu tài chính, lập kế hoạch tài chính, hoạch định các chiến lược tài chính góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Phân hệ phần mềm quản lý tài chính CYBER ACCOUNTING với đầy đủ nhất về các Module và nghiê •p vụ kế toá n như: Module Kế toán tổng hợ p, Module kế toán tiền mă •t tiền gửi, Module kế toán bán hàng và công nợ phải thu, Module kế toán mua hàng và công nợ phải trả, Module kế toán hàng tồn kho, Module kế toán chi phí và tính giá thành, Module kế toán tài sản cố định, Module kế toán công cụ dụng cụ, Module kế toán chủ đầu tư, hê • thống báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Với đầy đủ các đầu vào chứng từ của các nghiê •p vụ khác nhau như: Phiếu kế toán, phiếu kế toán định kỳ, bút toán kết chuyển - phân bổ, Phiếu thu - chi, báo nợ - báo có, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, hoá đơn dịch vụ, chứng từ bù trừ công nợ, phiếu xuất nhâ •p kho, phiếu điều chuyển kho, phiếu xuất hàng bán trả lại nhà cung cấp, phiếu nhâ •p hàng bán trả lại, phiếu nhập xuất công cụ dụng cụ,

14

2.1.2 Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng - CYBER SALES MANAGEMENT Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng nhằm tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuấ t hoá đơn Người sử dụng có thể thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hoặc tự khai báo các bước thực hiện tắt theo đặc thù riêng Phân hệ này giúp hoạt động bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các công đoạn và thao tác xử lý thủ công, ngoài ra việc thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời hạn sẽ làm khách hàng hài lòng đồng thời giảm bớt việc phải sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng bán hàng.

Phân hệ này còn có nhiều chức năng như: Quản lý hàng bán bị trả lại, hàng thay thế và điều chỉnh công nợ, theo dõi hạn mức tín dụng, bảo lãnh thanh toán Việc tính giá và chiết khấu cũng được thực hiện theo nhiều cách (khách hàng, nhóm khách hàng, địa bàn tiêu thụ, mặt hàng, nhóm mặt hàng ) nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý phương án giá khác nhau.

2.1.3 Phân hệ phần mềm quản lý mua hàng - CYBER PURCHASING MANAGEMENT

Phân hệ phần mềm quản lý mua hàng tự động hoá mọi nghiệp vụ mua hàng như: Từ lập kế hoạc h mua hàng (kế hoạch dự trữ, kế hoạch năm, kế hoạch quý …), đến quản lý đơn hàng mua hàng, theo dõi việc giao hàng của nhà cung cấp, phân hệ này cũng theo dõi việc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liên quan đến hoạt động mua hàng.

2.1.4 Phân hệ phần mềm quản lý vật tư - CYBER INVENTORY MANAGEMENT Phân hệ phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp các thông tin tức thời thông tin tồn kho các hàng hoá vật tư của doanh nghiệp Quản lý tất cả các nghiệ p vụ nhập xuất, điều chuyển hàng hoá, quản lý chi tiết từng hàng hoá vật tư đến từng vị trí cất giữ Chu trình kiểm tra đầy đủ chặt chẽ tránh sai sót, đảm bảo số dư hàng tồn kho thực tế đúng với sổ sách Ngoài ra, phân hệ phần mềm này còn cho phép quản lý cách tính giá vốn hàng tồn kho, tự động hạch toán kế toán chuyển vào sổ cái cho phân hệ quản lý tài chính Tự động tạo lập các báo cáo quản trị phân tích chi tiết, tổng hợp về hàng

15

hoá vật tư tồn kho nhằm tối ưu hóa vòng luân chuyển hàng hóa cũng như lượng hàng tồn kho dự trữ hiệu quả hơn.

2.1.5 Các yếu tố kỹ thuật

Công nghệ, môi trường tương thích:

- Công cụ lập trình: Microsoft Visual Studio Net (Vb.Net, C#, ASP.Net) - Hệ quản trị CSDL: SQL Server 2005/2008/2010/2012

- Mô hình triển khai: Khách - chủ, 3 lớp (Client-server; 3 layer) - Font: Unicode tiêu chuẩn Việt nam TCVN 6909:2001

- Tương thích với môi trường Windows từ XP trở lên, và các trình duyệt Web - Vận hành trong môi trường nhiều người sử dụng, không giới hạn người sử

dụng Về báo cáo:

- Hỗ trợ import từ dữ liệu Excel

- Cho phép Export ra các file theo đúng mẫu: Excel (xls,xlsx), Word; Pdf, Text - Hệ thống báo cáo chạy trên nền Winform, Webform

- Hệ thống báo cáo phân tích theo nhiều chiều thông tin quản lý khác nhau - Hệ thống báo cáo phân tích dựa trên các đồ thị

- Cho phép xem trước lúc in báo cáo

- Cho phép người sử dụng tự động tương tác hiệu chỉnh báo cáo theo yêu cầu Về giao diện:

- Việt/Anh: Có thể hiệu chỉnh Menu và cho phép kết nối với các ứng dụng khác - Rõ ràng, tiện lợi cho việc nhập liệu cũng như lê n các báo cáo, phím tắt theo

chuẩn Window Về số liệu:

16

- Quản lý số liệu liên năm, đa ngoại tệ, quản lý nhiều bộ s ố liệu trên một cơ sở dữ liệu, tự động sao lưu (backup) số liệu.

- Tích hợp các phòng ban: Luân chuyển thông tin nghiê •p vụ giữa các phòng ban kịp thời và chính xác, phối hợp các nghiê •p vụ liên quan đến nhiều phòng ban mô •t cách nhịp nhàng và hiê •u quả, giảm thiểu sử dụng và luân chuyển thủ công các loại giấy tờ.

- Tâ •p trung và chia sẻ thông tin: Các dữ liê •u về tất cả các yếu tố phục vụ sản xuất kinh doa nh (thư viê •n thông tin) chỉ cần nhâ •p mô •t lần và được chia sẻ cho tất cả các phòng ban chức năng của công ty.

- Khả năng t ạo ra các báo cáo tức thời và tin câ •y về tình hình doanh nghiê •p, loại bỏ sự mâu thuẫn về số liê •u thường tồn tại trong những hê • thống phân tán - Có cơ chế kiểm soát công viê •c: Tiến trình công viê •c được ki ểm soát mô •t cách

hợp lý, với kh ả năng phân định trách nhiê •m rõ ràng Cơ chế kiểm soát công viê •c, mô •t mă •t tăng khả năng phân quyền của lã nh đạo đối vớ i cấp dưới, mă •t khác nâng cao tính giám sát của lãnh đạo cấp cao đối với mọi hoạt đô •ng của công ty.

- Đảm bả o tính minh bạ ch và kiể m soát được, có sự phân quyền về quản lý và hạch toán, có sự kiểm soát và lưu lại dấu vết kiểm soát.

2.2 Lộ trình triển khai phần mềm

Khách hàng của Cybersoft sẽ được cam kết một dịch vụ triển khai với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và có sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ kinh tế theo các ngành nghề sản xuất kinh doanh của từng loại hình khách hàng.

Dịch vụ triển khai bao gồm: - Dịch vụ khảo sát

- Dịch vụ tư vấn (Tư vấn quy trình, tư vấn mã hóa thông tin) - Dịch vụ hiệu chỉnh phần mềm theo đặc thù quản lý - Dịch vụ cài đặt, đào tạo sử dụng phần mềm

17

- Dịch vụ chuyển đổi số liệ u từ hệ thống phần mềm cũ, từ các tệp Excel sang hệ thống phần mềm mới

- Dịch vụ hỗ trợ lên báo cáo quý

- Dịch vụ hiệu chỉnh theo yêu cầu phát sinh trong quá trình chuyển giao Trong quá trình cung cấp và chuyển giao phần mềm, dịch vụ triển khai được thể hiện từ bước 1 đến bước 7 (theo sơ đồ dưới) trong quy trình thực hiện cung cấp sản phẩm dịch vụ phần mềm cho khách hàng.

18

Phần 3:

Tư vấn triển khai phần mềm cho doanh nghiệp

3.1 Mô hình kiến trúc nghiệp vụ tổng thể và giải pháp nghiệp vụ cho các phân hệtriển khai

Mô hình kiến trúc nghiệp vụ tổng thể:

3.1.1 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý tài chính - kế toán Mô hình kiến trúc nghiệp vụ Phân hệ phần mềm quản lý tài chính – kế toán:

19

Các chức năng trong phân hệ phần mềm quản lý tài chính – kế toán:

Báo cáo a) Báo cáo kế toán

- Cho phép người sử dụng lên các báo cáo tài chính theo thông tư, quyết định mới nhất do bộ tài chính ban hành, hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức “Nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật ký sổ cái”, hệ thống báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáo khấu hao TSCĐ, báo cáo phân bổ CCDC, hệ thống báo giá giá thành…

b) Báo cáo thuế

- Cho phép lên các báo c áo thuế như: Tờ khai thuế, bảng kê thuế GTGT đầu ra, đầu vào, sổ chi tiết thuế…, tự động chuyển dữ liệu kê thuế sang phần mềm kê khai thuế do tổng cục thuế ban hành.

c) Báo cáo quản trị và phân tích

- Cho phép quản lý và cung cấp hệ thống báo cáo quản trị về Doanh thu - Chi phí - Lợi nhuâ •n với phân lớp theo nhiều chiều khác nhau như; Theo trung tâm lợi nhuận, theo trung tâm chi phí, theo bộ phận - nhân viên, khoản m ục phí, công trình, hạng mục công trình, vụ việc, sản phẩm, nhóm sản phầm, đơn vị thành viên, nhân viên, phòng ban.

- Cho phép quản lý và cung cấp hệ thống báo cáo quản trị đa ngoại tê •, báo cáo giá thành sản xuất theo nhiều phương án tính giá thành khác nhau như “Giá thành một bước, nhiều bước: Theo định mức, tập hợp trực tiếp, phân bổ ” Ngoài ra còn cung cấp mô •t loạt các báo c áo thống kê, báo cá o quản trị, báo cáo nhanh phục vụ tốt cho nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.

- Cung cấp nhiều các báo cáo phân tích số liê •u liên năm của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên mô •t bảng nhiều cô •t Số liê •u của mỗi kỳ được in ra ở mô •t c ô •t riêng Người sử dụng có thể lựa chọn số kỳ, so sánh kỳ báo cáo theo ngày, tuần, tháng,

20

quý, năm và số kỳ.

- Cung cấp hê • thống báo cáo quản l ý công n ợ theo hoá đơn, theo hạn thanh toán, theo hợp đồng, theo lê •nh sản xuất hàng… Cung cấp hệ thống báo cáo tức thời về cân đối nhu cầu vật tư

-hàng hóa, nhu cầu sản xuất, cân đối đơn -hàng bán -hàng, đơn hàng mua hàng, theo dõi tình hình bán hàng theo nhiều chỉ tiêu, tiêu thức khác nhau như: Mặt hàng, nhóm mặt hàng, nhân viên/bộ phận bán hàng, địa bàn, loại hình doanh nghiệp - Cung cấp hệ thống báo cáo quản trị về kho như; Phân tích quản

trị tồn kho hàng hóa vật tư chậm luân c huyển, tính toán lượng hàng dữ trữ theo nhiều chỉ tiêu và tiêu thức quản lý khác nhau - Cung cấp hệ thống báo cáo phân tích kế hoạch, thực hiện về bán

hàng, mua hàng, sử dụng vậ t tư, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, và được chi tiết theo từng trung tâm lợi nhuận – trung tâm chi

- Cho phép chuyển đổi, gộp - đổi mã, phân quyền danh mục theo chức năng: Xóa – sửa – tạo mới – đổi mã – In; Phân quyền danh

- Chuyển sổ cái/ sổ kho

- Cho phép khai báo, phân quyền các giao dịch 21

- Cho phép khai báo khuôn dạng chứng từ - Cho phép khai báo tính toán tồn tức thời

- Cho phép thêm các trường trong màn hình nhập liệu để phù hợp với yêu cầu quản lý và phân tích số liệu.

3.1.2 Giải pháp nghiệp vụ cho phân hệ phần mềm quản lý bán hàng Mô hình kiến trúc nghiệp vụ Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng:

Các chức năng quản lý của phân hệ quản lý bán hàng:

Quản lý thông tin khách hàng

- Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý - Lưu giữ các thông tin về khách hàng, phân nhóm khách

hàng theo các chỉ tiêu khác nhau như: Loại hình doanh nghiệp, tỉnh thành, quận huyện, vùng/miền, địa bàn…

Quản lý hạn mức tín dụng, bảo lãnhngân hàng

- Quản lý hạn mức tín dụng và hiệu lực của hạn mức - Quản lý bảo lãnh ngân hà ng và hiệ u lực của bảo lãnh

ngân hàng

Quản lý kế hoạch - Kế hoạch bán hà ng theo nhân viên bán hàng, bộ phận, 22