TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN KHOA MARKETING
KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG TRUYEN THONG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH MATHPRESSO VIỆT NAM
Họ và tên: Vũ Thùy Dương
Mã sinh viên: 11196008
Lớp chuyên ngành: Marketing 61B
Giảng viên hướng dẫn: PSG TS Vũ Trí Dũng
Hà Nội, tháng 04 năm 2023
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Báo cáo tốt nghiệp chuyên ngành Marketing với dé tài “Hoat động truyền thông tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam” là kết quả của quá trình cố
gang không ngừng của ban thân tác giả và đặc biệt là sự giúp đỡ, động viên, khích lệ của các thầy cô, đồng nghiệp, ban lãnh đạo công ty và bạn bè Qua trang viết này tác giả muốn gửi lời cảm ơn đến những người dã đồng hành, giúp đỡ em
trong thời gian học tập, làm khóa luận vừa qua.
Dé hoàn thành khóa luận nay, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Vũ Trí Dũng, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết báo cáo tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý thay, cô trong khoa Marketing của trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đã tận tình truyền đạt kiến thức trong suốt khoảng thời
gian em học tập tại trường Vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học đã cho em một nền tảng vững chắc cho quá trình nghiên cứu khóa luận Đồng thời
cũng là hành trang quý báu dé em bước vào thị trường lao động một cách tự tin
và vững vàng.
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc công ty TNHH Mathpresso Việt Nam đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty.
Cuối cùng, em xin cảm ơn các anh chị phòng kinh doanh của công ty TNHH Mathpresso Việt Nam đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế dé em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Vì kiến thức bản thân còn hạn ché, trong qua trinh thuc tap, hoan thién
chuyên dé này, em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý thầy cô cũng như quý công ty.
Người thực hiện
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Hoat động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam” được tiễn hành công khai, dựa trên sự cố
gang, nỗ lực của mình va sự giúp đỡ không nhỏ từ phía công ty TNHH
Mathpresso Việt Nam cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của PSG TS Vũ Trí Dũng.
Tôi xin cam đoan các số liệu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung
thực và hoàn toàn không sao chép hoặc sử dụng kết quả của dé tài nghiên cứu nao tương tự.
Người cam kết
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIET TAT
DANH MỤC BANG DANH MỤC HÌNH
PHAN MỞ ĐẦUU < %°ee<SE+tEEE+AEE.44E7E44077440 09724197931 022440prrkd 1 CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ THUYET VE TRUYEN THONG NOI BO
TRONG DOANH NGHIỆP << << << 939989 E59 451.1300089 7 6
1.1 Cơ sở lý thuyết về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 6 1.1.1 Định nghĩa về truyền thông nội bộ - 2-22 2 2xzE£+z++zxsred 6
1.2 Những vấn đề cơ bản về truyền thông nội bộ -s s s-ss- 7
1.2.1 Đặc điểm của truyền 0195150100511 — 7 1.2.2 Lợi ích của truyền thông nội bộ eee 8 1.2.3 Các bên liên quan của truyền thông nội bộ - 2-5: 5¿ 10 1.2.4 Mục tiêu của truyền thông nội bộ - 2 2 2+ +x+£x+£xz£x+xszez 12 1.3 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ -s-sssss 14 1.3.1 Các kênh truyền thông nội bộ chính thức - 2 2 z2 s54 14 1.3.2 Các kênh truyền thông nội bộ phi chính thức - 16 1.4 Các nhân tố ảnh hướng đến hoạt động truyền thông nội bộ 18
1.4.1 Các nhân tố bên ngoài - 2-22 2++E+EE+EE2EEEEEeEErEerrkrrkerxee 18 1.4.2 Các nhân tố bên trong 2 + +2++++EE+EE+EE2EEEEESEErrEerrkrrkerxee 18 TIỂU KET CHƯNG -s< s<€v+eseESEEkdeeeorrkeeeorrdreoorrasee 19
CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYÈN
THONG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MATHPRESSO VIỆT NAM 20
2.1 Về công ty TNHH Mathpresso Việt Nam s 5-° 5< se <se<ses<e 20
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triỂn 2-2 2 £+s£x+zx+£s+zzzezez 20
2.1.2 Tầm nhìn — sứ mệnh - giá trị cốt lõi 2-2-2 52222 s+z++zsez 22
2.1.3 Cơ cau tô chức và quản lý -¿- 2 s+2x+2E£+E2EEeEEeEErErrrxerrerxee 23 2.1.4 Thi trường kinh doanh - - 5 5+ 133191 9v vn ng ng nưy 26
2.1.5 Sản phâm kinh đoanh - 2-22 5¿©2++2E++£E2EE2EEerE+erxezrxrrrrers 29
2.2 Nghiên cứu hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Viét Nam co 05G 5G 5s 9 9 0.094.010 04.01000500060000 68 302.2.1 Mục tiêu nghiÊn CỨU - - c1 119 11191111 11 1 1 1H ng ren 30
2.2.2 Phương pháp nghiên CỨU - c2 323112131 31EEEEEExrrrrree 30
Trang 52.2.3 Mẫu nghiên CỨU - ¿2 S2 SE+E#E£EESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrkrrrrrre 31
2.2.4 Kết quả nghiên cứu định lượng - 2-2 2 2 x+£x+£x+£serszrszes 31
2.2.5 Kết quả nghiên cứu định tính 2-2 52+ 22 s+£xe£E£z£z+zxerxersee 47
2.3 Đánh giá về hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty TNHH
Mathpresso Việt ÏNaIm o- œ5 G5 S9 9 9 0 00060996 52
2.3.1 Những kết quả đạt được woecccccecsscessesssesssesssessesssecssesseessecssecsecsessseessees 52 2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 2¿ 2 + x+xzz++zxerxersez 53 2.4 Những thuận lợi, khó khan cho việc triển khai truyền thông nội bộ tại
công ty TNHH Mathpresso Viét Naim o- 7G 5G 55G 55550905 905 9658588995 56ZAL Thuan Loi 562.4.2 Khó khăn: sọ gọn HH Hà HH ng nà 57 TIỂU KET CHƯNG 2 s -s<°ee<2Ek+deESEkkdeeorkkeeeorktreeorrrdee 58 CHƯƠNG 3 - DE XUẤT MOT SO GIẢI PHAP DAY MẠNH HOẠT ĐỘNG TRUYEN THONG NỘI BO TẠI CÔNG TY TNHH MATHPRESSO
VIET NA ÌMH ỏ 5-5< 5< TT 0 0 00 00000040000400014 150 59
3.1 Phương hướng phat triển của công ty TNHH Mathpresso Việt Nam 59 3.1.1 Phương hướng và mục tiêu phát triển chung -: 59 3.1.2 Phương hướng và mục tiêu trong hoạt động truyền thông nội bộ 59 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty
TNHH Mathpresso Việt Nai 0G G5 G 5 S99 9.9.0.9 0.5 0055846996 60 3.2.1 Đề xuất chung: - s52 t+E19EE9EE21121127171121121111 711.1 cre 60 3.2.2 Gidi phap 150 - Ả 61
3.2.3 Gidi phap b6 SUNG ceecccsssesssesssessesssesssecssesssessecssecsuesscssecaseesseesecsses 70
TIỂU KET CHƯNG 3 uusecsssssssssssssssssssnscssscssscnscsnscssccnscenscsnscsscenscsnccssceascenscssss 72 000900077 73 DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO -5- «se ©ssssecssessee 75 PHU LUC 200103.7 76
Trang 6DANH MỤC TU VIET TAT
Trang 7DANH MỤC BANG
Bang 1.1 Ma trận truyền thông nội bộ, - 2 2 2 22E£+E££Ee£EeExerxerszreee 11 Bang 2.1 Giao tiếp thông tin giữa nhân viên và quan lý - 2 +: 36 Bảng 2.2 Mức độ hiéu biết của nhân viên về công ty . ¿-¿-z-: 37
Bảng 2.3 Dòng chảy thông tin trong nội bộ doanh nghiệp 39
Bảng 2.4 Công cụ truyền thông nội bộ -2-2¿ 52 ++2z++2x++zx+rxezreees 40
Bang 2.5 Nỗ lực truyền thông nội bộ 2-2 + £+££+££+E++£EezEzEszrxerxeee 41
Bảng 2.6 Quy trình truyền thông nội bộ tại công ty -5- s55: 42 Bang 2.7 Liên kết tập thé trong nội bộ doanh nghiệp - 2-2 +: 43 Bảng 2.8 Mức độ gắn bó của nhân viên với công †y -¿-szsz-: 45
Trang 8DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1 Mục tiêu của truyền thông nội bộ - 2-2 2 2 s+zx+£xzzxzzszxeez 12 Hình 2.1 Tổng quan về MafthpressO - ¿2-2 s+S++EE+E£+E££E£EEeEEeEEerkrrkrreee 20 Hình 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Mathpresso Việt Nam 21 Hình 2.3 Cơ cau tô chức và quản lý công ty TNHH Mathpresso Việt Nam 23 Hình 2.4 Thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam -<<c<<<<<s+2 26 Hình 2.5 Thống kê giới tính mẫu nghiên cứu 2-2 s2 s2+sz+£z+zx+csz+z 31 Hình 2.6 Thống kê thâm niên làm việc mẫu nghiên cứu -2- 32 Hình 2.7 Thống kê độ tuổi mẫu nghiên cứu - 2-2 2 2+xe£x+£x£++£+zxxzz 33 Hình 2.8 Thống kê hình thức liên lạc chủ yếu -. ¿ 2¿ 2 5+2: 34 Hình 2.9 Thống kê kênh tiếp cận thông tin nội bộ - 2 2 2 s25: 35 Hình 2.10 Hình thức truyền thông nội bộ yêu thích -2- 2 s25: 44 Hình 2.11 Đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ .- 46 Hình 2.12 Vấn đề trong hoạt động truyền thông nội bộ mà Công ty TNHH
Mathpresso đang gặp phải hiện nay 5-5 5+ *+ss+sss2 47
Hình 3.1 Mẫu báo cáo theo ngày ¿- ¿5c St2tcct2EvE2Erkrrkerrerrerrerrerres 63
Hình 3.2 Mẫu báo cáo tuần -¿- 2 ©2+©E++EECSEEE2EEE211271221 21122122 cv 64
Hình 3.3 Mẫu báo cáo chương trình - - 2 5+ 2 E+E£E+EE+EeEErEerxrrrrrrs 64
Hình 3.4 Quy trình thực hiện truyền thông nội bộ ¿2 2 s25: 66 Hình 3.5 Mô hình đo lường hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ 68
Trang 9PHẢN MỞ ĐẦU
1 Lý do lựa chọn đề tài
Một trong những tài sản quý giá nhất của mọi công ty chính là các nhân
viên trong doanh nghiệp Trong báo cáo của Frost & Sullivan, 2010 khi nghiên cứu về sự ảnh hưởng của đội ngũ nhân sự với doanh nghiệp đã chỉ ra "Việc trao quyền cho các nhân viên và sự tham gia thực sự của họ vào các hoạt động của
công ty ảnh hưởng rất lớn đến lợi thế cạnh tranh, cụ thể những công ty này tăng 40% mức độ hài lòng của khách hàng, 30% lợi nhuận và 36% hiệu suất tong thể" Nhu vậy có thé thấy, nguồn nhân lực được xem như là tai sản sống, là yếu tố
nòng cốt cho sự phát triển của doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn phát triển một cách bền vững trên thị trường cần có được sự ồn định và gắn kết của đội ngũ nhân viên Sự 6n định này được xây dựng dựa trên cơ sở niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp và sự gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên trong doanh
nghiệp Có được điều này, nhân viên sẽ coi doanh nghiệp là nơi lý tưởng cho họ phát huy năng lực cũng như gan bó lâu dai với doanh nghiệp Cuối cùng và quan trọng hơn hết, sự 6n định này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tạo được sự tin cậy của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh
Vậy đâu là yếu tố giúp xây dựng được đội ngũ nhân viên gắn kết với tổ
chức? Theo nghiên cứu của Baumruk và cộng sự, 2006; Kahn, 1990; Woodruffe, 2006 họ đã chỉ ra một số yếu tố có thé tăng cường sự trung thành của nhân viên.
Các yêu tố này bao gồm: đào tạo, phát triển nghề nghiệp, sự công nhận, khen
thưởng, sự hai lòng, công việc có ý nghĩa, sự an toàn, điều kiện làm việc, sự quan tâm đến cá nhân người lao động, sự phù hợp về giá trị công ty, và một trong số đó chính là hoạt động truyền thông nội bộ.
Thông thường khi nhắc tới truyền thông, doanh nghiệp thường chỉ tập
trung vào truyền thông tiếp thị ra bên ngoài mà ít chú trọng đến yếu tố truyền
thông nội bộ Tuy nhiên, nếu chỉ chú trọng đến các hoạt động truyền thông bên ngoài mà bỏ qua truyền thông nội bộ thì mới thực hiện được một nửa công tác
truyền thông Bởi theo Philip Kotler "Truyền thông phải được phát triển từ bên trong thì bức tranh toàn cảnh về truyền thông của một doanh nghiệp sẽ có sự thống nhất từ trong ra ngoài" Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng truyền thông nội bộ Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty
có liên quan trực tiép đên nhân viên là những người hiện thực hóa tâm nhìn và sứ
Trang 10mệnh của công ty qua công việc hàng ngày Mỗi nhân viên là một hình ảnh thu
nhỏ của doanh nghiệp, nếu như ngay chính nhân viên của doanh nghiệp cũng chưa hiểu rõ về công ty mình thì hậu quả và việc truyền thông nội bộ và bên ngoài không thể liên kết chặt chẽ với nhau, thông điệp truyền thông không nhất
quán và kém hiệu quả, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
Truyền thông nội bộ nhằm mục tiêu giúp cán bộ, nhân viên cùng chia sẻ hệ thống tôn chỉ, cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi của thương hiệu Hoạt động truyền thông nội bộ là yếu tổ nòng cốt giúp tạo dung được môi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực, từ đó giúp doanh nghiệp thu hút và gìn giữ nhân tài, gắn kết các thành viên trong
doanh nghiệp, khơi gợi niềm tin, tỉnh thần đoàn kết và niềm tự hào về doanh nghiệp Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay
truyền đạt được thông điệp mà còn nhăm đến mục tiêu cao hơn là kết nối mục
tiêu kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng cán bộ, nhân viên Doanh nghiệp
hoạt động tốt trong công tác truyền thông nội bộ sẽ tạo nên sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.
Mathpresso là một trong những công ty Start-up mảng giáo dục trực tuyến (Edtech) nồi tiếng nhất tại Hàn Quốc được thành lập vào năm 2014 và chính thức
thành lập chi nhánh tai thị trường Việt Nam vao năm 2021 Với mục tiêu phát
triển đài hạn và bền vững tại thị trường Việt Nam, Mathpresso Việt Nam luôn coi trọng và đặt yêu tố con người lên hàng đầu, công ty mong muốn xây dựng một nội bộ tô chức đoàn kết, bền vững và trung thành với doanh nghiệp Tuy nhiên, là một công ty khởi nghiệp (start-up) đang ở thời gian đầu phát triển, Mathpresso Việt Nam đã và đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc ôn định cơ cấu tổ chức.
Cu thé là các vấn đề như: cơ cấu nhân sự còn chưa ôn định, các hoạt động vận
hành còn gặp nhiều thiếu sót, hệ thống dòng chảy thông tin trong nội bộ chưa có tổ chức, không tuyển dụng được nhân sự mới gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, các nhân sự lâu năm dan rời bỏ doanh nghiệp Dé có thé khắc phục được những van đề nêu trên, truyền thông nội bộ có thé coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất Tuy nhiên, yếu tố truyền thông nội bộ tại công ty Mathpresso Việt Nam
lại chưa được chú trọng, chưa được đánh giá cao.
Từ những nguyên nhân ké trên cũng như nhận thức được tinh cấp thiết của việc truyền thông nội bộ đối với sự phát triển bền vững của công ty, tác giả lựa chọn đề tài: “Hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso
Việt Nam” dé làm bài luận án tốt nghiệp.
Trang 11Nghiên cứu nhằm đưa ra câu trả lời cho các câu hồi sau:
- Truyền thông nội bộ là gì, có vai trò như thế nào trong tô chức, nhất là
trong thời đại thông tin như hiện nay?
- Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty TNHH Mathpresso
Việt Nam.
- Những giải pháp gì cần thực hiện nhằm đây mạnh hoạt động truyền
thông nội bộ trong công ty Mathpresso Việt Nam.2 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện với mục đích chính là đánh giá được một cách khách quan nhất hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam hiện nay Từ đó đưa ra được các đề xuất phát triển hoạt động truyền thông nội bộ giải quyết vấn đề về nhân sự của công ty Với mục đích chính đó, tác giả triển khai đề tài với ba mục tiêu cu thé sau:
e Lựa chọn cơ sở lý thuyết phù hợp về Truyền thông nội bộ.
ePhân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty TNHH Mathpresso Việt Nam Từ đó đánh giá được góc nhìn thực tế của nhân sự về
công ty, đánh giá về những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn đọng và
nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso
Việt Nam.
eĐề xuất giải pháp đây mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của công ty
TNHH Mathpresso Việt Nam.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH
Mathpresso Việt Nam
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu: Hoạt động truyền thông nội bộ tập trung vào nhân viên (không đề cập tới ban giám đốc).
Khách thể nghiên cứu: Các nhân viên trực thuộc công ty TNHH Mathpresso Việt Nam (58 nhân viên)
Không gian: Công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.Thời gian:
- Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu được sử dụng dựa trên cơ sở thực trạng từ năm 2021-2023 thông qua báo cáo kinh doanh, báo cáo nhân sự, chế độ phúc lợi của
công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
Trang 12- Dữ liệu sơ cấp: Đề tài thực hiện qua việc phát phiếu khảo sát và phỏng vấn sâu tới các nhân sự trong công ty trong giai đoạn từ tháng 1/2023 đến tháng
4 Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Ngoài công ty: Internet; các luận án khoa học với đề tài liên quan, các
bài báo khoa học được đăng trên tạp chí với dé tài liên quan,
+ Trong công ty: Báo cáo tông kết kinh doanh, Báo cáo Marketing, Báo
cáo thương hiệu, báo cáo chế độ phúc lợi nhân vién,
- Thu thập dit liệu sơ cấp: Phong van sâu, phỏng van qua bảng hỏi với các
nhân sự trong công ty.
4.2 Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu định | Phỏng Phỏng vấn trưởng phòng nhân sự và
chuyên gia người hướng dẫn là thầy Nguyễn Trí
Dũng nhằm xác định những vấn đềliên quan đến truyền thông nội bộ và
xác định các yếu tô thuộc bảng hỏi.
Nghiên cứu định | Nghiên cứu A Thu thập câu trả lời thông qua bảng
lượng định lượng qua hỏi từ các nhân viên chính thức của
bảng hỏi công ty Từ dữ liệu thu thập được déđánh giá một cách khách quan nhất
hoạt động truyền thông nội bộ tại
công ty TNHH Mathpresso Việttruyền thông nội bộ tại công ty
TNHH Mathpresso Việt Nam.
Trang 134.3 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
- Dữ liệu định lượng thu được sẽ được xử lý bằng phần mềm xử lý dữ liệu thống kê SPSS nhằm thống kê mô tả đánh giá của nhân viên về các yếu tố truyền thông nội bộ đến các nhân tô sự gắn kết của nhân viên với công ty.
- Với dữ liệu định tính thu được, với cùng một vấn đề, tác giả sẽ phỏng
vấn nhiều người khác nhau sau đó tiến hành loại bỏ những câu trả lời trùng lặp
hoặc không chính sách sau đó tiến hành phân tích dt liệu đã được làm sạch.
5 Cấu trúc của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài lời mở đầu, danh mục tai liệu tham khảo , khóa luận kết cấu gồm 3
Chương 1: Cơ sở ly thuyết về Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH
Mathpresso Việt Nam.
Chương 3: Một sô giải pháp đây mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
Trang 14CHƯƠNG 1 —- CƠ SỞ LY THUYET VE TRUYEN THONG
NOI BO TRONG DOANH N GHIEP
1.1 Co sở lý thuyết về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1 Định nghĩa về truyền thông nội bộ
1.1.1.1 Định nghĩa về truyền thông
Truyền thông là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua trao đồi ý tưởng,
cảm xúc, ý định, thái độ, mong đợi, nhận thức hoặc các lệnh, như ngôn ngữ, cửchỉ phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi Truyền thông còn được định nghĩa như là
một tiến trình mà ở đó mỗi cá nhân chia sẻ, sáng tao và đưa ra những thay đôi về
hành vi kể cả trong và ngoài tổ chức (Dibb et al, 1991).
Trong quy mô một tô chức, truyền thông được chia nhỏ thành truyền thông nội bộ (Internal public relations/ Employee relations/Staff communication)
và truyền thông bên ngoài (External communication)
1.1.1.2 Định nghĩa về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ (Internal communication) là quá trình truyền tải thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tô chức, nhằm mục đích giúp tăng cường hiểu biết, sự đồng thuận và tạo nên một môi trường làm việc tích cực, tạo động lực và đồng thời giúp đảm bảo quyền lợi và nhu cầu của nhân viên Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh
đạo quản lý với nhân viên đề toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn,
một ý chí phát trién Truyén thông nội bộ thường bao gồm các hoạt động như gửi email, tổ chức hội nghị, họp hội đồng, truyền thông qua các kênh nội bộ của tổ
chức như bản tin, trang web nội bộ, các ứng dụng chat nhóm, mạng xã hội nội
bộ, v.v.
Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc giúp các cấp quản lý và nhân viên trong tô chức hiéu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược, chính sách của tổ chức và cũng như nhau cập nhật thông tin về các hoạt động, các dự án va kế hoạch của tô chức Khi truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, nó có thể giúp nâng cao sự tự tin, tương tác, đồng thuận và sự thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức Nó cũng có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đây su sáng tạo va cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Trong luận văn này, truyền thông nội bộ được nghiên cứu như là một biện pháp hiệu quả nhăm tăng năng suất lao động của doanh nghiệp, dựa trên tạo dựng
Trang 15và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên, phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện thực tế tại Mathpresso và xu thế phát triển truyền thông hiện đại.
1.2 Những van đề cơ bản về truyền thông nội bộ
1.2.1 Đặc điểm của truyền thông nội bộ
- Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.
- Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Trong một tỗ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tô chức đó Và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc.
Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:
- Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng Trong một sé trường hợp, tính lan toa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên
dư luận - yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ.
- Tinh gan két: Hoat động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gan bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân
thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như
khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dai với t6 chức, doanh nghiệp.
- Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tô chức,
doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính
xuyên suốt và nhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp
và vì thế nó ít biến động Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam
dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với
nhau để đạt hiệu quả cao hơn.
- Tinh liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tô chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo Hoạt động truyền thông nội bộ gián
đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể.
Một chiến lược truyền thông hiệu quả bao gồm 3 phân cấp: cấp cơ bản,cap chiên lược va cap hành vi:
Trang 16- Cap cơ bản: Với mục tiêu chính là thiết lập “một nền tảng vững chắc về quy trình truyền thông và nguồn thông tin" Hiệu quả của việc truyền thông nội bộ ở cấp này là cung cấp đầy đủ nguồn thông tin cho nhân viên.
- Cấp chiến lược: Thường được sử dụng khi cấp cơ bản đã được thực hiện, và hướng tới “một cách tiếp cận gần hơn, mang tính chiến lược, và liên kết
trực tiếp hơn đến kết quả kinh doanh" Cấp này tập trung vào việc tạo ra những thay đổi, cải tiến liên tục và kết nối nhân viên với các mục tiêu kinh doanh.
- Cấp cuối cùng là cấp hành vi: là cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp Cấp hành vi hướng đến thay đổi hành vi của cấp
quản lý và tạo ra tầm nhìn mà ở đó nhân viên hiểu rõ vai trò của họ đối với thành công của công ty và cống hiến hết mình dé giúp công ty đạt được mục tiêu đó.
1.2.2 Lợi ích của truyền thông nội bộ
Theo Wikipedia, truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt
được mục tiêu đề ra.
Vì vậy, truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thê hiện qua những vấn đề sau:
- Tăng cường sự hiểu biết và đông thuận: Truyền thông nội bộ giúp tăng
cường sự hiểu biết và đồng thuận giữa các thành viên trong tô chức Việc truyền
tải thông tin đầy đủ và chính xác giúp các thành viên hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của tô chức, từ đó đồng thuận về các mục tiêu chung và hướng đến cùng một mục tiêu.
- Tăng cường sự đoàn kết và tinh than làm việc: Truyền thông nội bộ giúp tăng cường sự đoàn kết và tinh thần làm việc trong t6 chức Các thông tin tích cực, giá trị và lời khen có thể được truyền lại giữa các thành viên, giúp tạo ra một
môi trường làm việc tích cực và động lực.
- Tăng cường sự tham gia và góp ý của nhân viên: Truyền thông nội bộ
cũng giúp tăng cường sự tham gia và góp ý của nhân viên trong quá trình ra
quyết định và thực hiện kế hoạch Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và có giá trị hơn khi được cho phép tham gia vào các quyết định và đóng góp ý kiến
của mình.
- Hình thành một môi trường làm việc hiệu quả: Đối với mỗi một tô chức
việc có một môi trường làm việc hiệu quả là một yêu tô vô cùng quan trọng đê
Trang 17tăng năng suất lao động Việc sử dụng hiệu quả công cụ truyền thông nội bộ tức là doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống dòng chảy thông tin chính xác, hiệu quả Từ đó tạo ra sự phối hợp thuận lợi giữa nhân viên với nhân viên, giữa
các phòng ban với nhau và giữa ban quản lý và nhân viên.
- Góp phân xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Khi
các hoạt động truyền thông nội bộ có hiệu quả, nhân viên sẽ thấu hiéu được tôn
chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá tri cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa
của công ty và các chính sách và thủ tục làm việc Từ đó có hành vi ứng xử phù
hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn dé đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công Tat cả thành viên trong tổ chức cùng hợp tác với một mục đích chung và hỗ trợ nhau
làm việc hiệu quả.
- Góp phan thúc đẩy phát triển doanh nghiệp: Cải thiện các hoạt động
giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực đề đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thé hiện qua công việc hàng ngày Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thê hiện tính tương tác hai chiều Mọi doanh
nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại mọi nhân
viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp.
Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh
nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là
một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc) Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyên hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân — điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thé nào dé đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn dé giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày, không tạo điều kiện cho những thông tin sai lệch lan
truyền trong nội bộ doanh nghiệp Đồng thời ngăn chặn được những thông tin sai lệch do đối thủ lan truyền bên ngoai thị trường Nhờ vậy mà “tạo nên sự thống nhất, đoàn kết xuất phát từ trong mỗi con người; làm cho mỗi một người cố gắng
góp phần vào hướng đi chung của tổ chức”.(Ambler and Barrow, 1996).
Trang 18- Góp phan xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng va phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm
tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ tốt góp phan tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán tôn chỉ và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hang, từ đó cải tiễn hiệu quả của doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình
lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Nó giống
như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bat cứ lúc nao.
Tóm lại, truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động và sự phát triển của tổ chức, giúp tăng cường sự hiểu biết, đồng thuận, đoàn kết, sự tham gia và góp ý của nhân viên và tăng cường khả năng hoạt động của tô chức.
1.2.3 Các bên liên quan của truyền thông nội bộ
Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa về “Truyền thông
nội bộ là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ tổ chức, được đưa ra nhằm thúc đây su cam kết với tô chức, sự gắn kết với tổ chức, nhận thức sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát
triển của nó” Như vậy theo định nghĩa trên truyền thông nội bộ có hai nhân tố tham gia chính: các nhà quản lý và các bên liên quan trong nội bộ tổ chức.
Còn theo Freeman's, 1984 “Bất kì nhóm hay các nhân nào ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng bởi việc đạt được mục tiêu mà công ty đề ra là các bên liên quan” Nếu xem truyền thông nội bộ như một yếu tố mang tính chiến lược trong việc quản lý sự tương tác và trao đổi thông tin cũng như là mối quan hệ giữa các
bên liên quan ở các cấp độ khác nhau trong một tổ chức thì các bên liên quan này
cần được làm rõ là những ai Theo đó, các bên liên quan cua truyền thông nội bộ ở các cấp độ khác nhau gồm:
e Tat cả các nhân viên
10
Trang 19e Quản lý chiến lược, nhà quản tri cũng như các chiến lược gia ( CEOs, nhóm nhà quản lý cấp cao)
e Quản lý hằng ngày (day-to-day management), giám sát, quan lý cấp
trung hoặc các nhà quản trị (giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng nhóm, v.v )
e Các nhóm làm việc cô định (phòng ban, bộ phận)
e Các nhóm dự án (nhóm đánh giá thông tin liên lạc nội bộ)
Ma trận truyền thông nội bộ (Internal communication matrix) sẽ làm rõ
vân đê và dê hiéu hơn về các bên liên quan đôi với truyên thông nội bộ,
Trang 201.2.4 Mục tiêu của truyền thông nội bộ
6 mục tiêu hướng đến của truyền thông nội bộ được đưa ra gồm: (1) Chia sẻ tâm nhìn; (2) Sự hài lòng/thỏa mãn của nhân viên; (3) Sự tập trung vào dich
vụ; (4) Nâng quyền hạn; (5) Sự tận tụy của nhân viên; (6) Lòng trung thành Hình 1.1 Mục tiêu của truyền thông nội bộ
(1) Chia sẻ tam nhìn: Môi trường kinh doanh luôn chuyên động, những
mục tiêu trung và đài hạn của tô chức cũng thay đổi dé hướng theo, dat được tam nhìn của nó Chỉ đạo chung từ trên đưa xuống nói chung không phải lúc nào cũng được thông suốt Sự sai lầm trong cách truyền đạt, cách hiểu có thé sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả lâu dài trong t6 chức Đơn giản hơn trong cách trình bày, có thé nói rang tầm nhìn chính là mục đích cao cả mà tô chức hướng đến cuối cùng trong tương lai xa của mình Sự thiếu gan kết trong việc chia sẻ tam nhìn có thé khiến cho tổ chức có một chiến lược không hiệu quả Đồng thời sự hỗ trợ giữa các bộ phận, phòng ban nhằm mục đích đạt được mục tiêu chung trong tô chức sẽ
rời rac và thiếu nhất quán Song song với đó, cá nhân trong tô chức sẽ không định hướng được khả năng đáp ứng với nhu cầu phát triển trong tô chức đề thăng
tiến và thỏa mãn trong công việc Sự không thỏa mãn trong công việc của nhân viên là một trong sáu kết quả đầu ra quan trọng mà tổ chức mong muốn hướng tới để thực hiện mục đích chung Do đó, bat kỳ nỗ lực dé cung cấp thông tin bổ
12
Trang 21sung mà không có một cải tiến trong chất lượng của các mục tiêu trước khi phục vụ chỉ đơn thuần là dé tăng lượng thông tin liên lạc tao ra.
(2) Sự hai lòng/ thỏa mãn của nhân viên: Thông tin liên lạc nội bộ được
coi là ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của nhân viên theo các cách khác nhau Sự hài lòng sẽ xuất hiện khi đảm bảo rằng nhân viên cảm nhận được một liên kết rõ
ràng giữa hiệu suất và tiền nhân viên nhận được là một trong những nhiệm vụ quan trọng của truyền thông nội bộ Thêm vào đó, nhiệm vụ của truyền thông nội
bộ là làm thông suốt tư tưởng cá nhân trong việc đạt được những phần thưởng khác nhau cho các thành tựu khác nhau nhằm đạt được hiệu quả hoạt động của
ngân hàng.
(3) Tập trung vào dịch vụ: Mọi sự thay đôi câu trúc, thủ tục bên trong sẽ tác động lên nhân viên, chính sự tác động nay lại ảnh hưởng đến chất lượng dịch
vụ cung cấp cho khách hàng bên ngoài Vì vậy, mọi sự thay đổi trong tô chức
phải xem xét đến chất lượng dịch vụ, sự thỏa mãn của khách hàng bên ngoài Từ
đó, các nhà quản lý sẽ đặt những ưu tiên trong việc truyền thông nội bộ về việc
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập trung vào khách hàng Khi đề xuất bất kỳ một tiêu chuẩn dịch vụ nào phải được thực hiện và nhận diện ở các cấp độ đề thông
tin được đầy đủ Song song với một quy trình đủ tiêu chuẩn, sự tương tác và tin
tưởng vào đồng nghiệp ở các phòng ban, bộ phận khác cũng là động lực lớn cho sự thay đổi trong việc tập trung vào khách hàng Sự hỗ trợ của truyền thông nội bộ trong việc thúc đây, hỗ trợ và lap đầy mối quan hệ, tinh thần đồng đội trong tô chức Đây được xem như một vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ trong việc gắn kết khách hàng nội bộ.
(4) Trao quyên: Đối với một tô chức việc trao quyền hay nâng quyền han
cho nhân viên là kết qua của sự thay đổi tích cực trong giai đoạn gần đây Và đây chính là kết quả thành công của truyền thông nội bộ Tuy nhiên, sự trao quyền không dé dang đạt được bởi sự khó khăn trong giao tiếp giữa các nhân viên và mỗi quan hệ với người quản lý trực tiếp Sự rõ ràng trong quyền lợi và trách nhiệm chính là yếu t6 quan trong cho việc trao quyền diễn ra đúng phạm vi và nội dung Mức độ cao hơn trong trao quyền là những thỏa thuận ngầm hay sự
hiểu biết sâu sắc trong mối quan hệ và chất lượng mối quan hệ các nhân viên
trong ngân hàng Mức độ cao hơn trong trao quyền được Asif và Sergeant xem xét như là một phan thiết yếu, một yếu tố cần thiết trong hoạt động truyền thông
của ngân hàng trong tương lai, đó là mối quan hệ giữa con người với con người (5) Sự tận tụy của nhân viên: Mức độ cam kết và mức độ thực hiện của
nhân viên trong tô chức có phân câm thì nhân viên câp cao được đánh giá là cam
13
Trang 22kết hơn so với nhân viên cấp cơ sở Trong đó, vai trò của truyền thông nội bộ là quan trọng trong việc xác định các mức độ cam kết của nhân viên Khía cạnh rõ ràng của truyền thông nội bộ là nhằm phát huy tận tụy, cởi mở và trung thực
trong nhân viên.
(6) Lòng trung thành của nhân viên: Long trung thành có một mối liên
quan đến sự tận tụy ở trên Tuy nhiên, lòng trung thành lại được xem xét như một kết quả đầu ra trong truyền thông nội bộ Đây là vấn đề khá khó khăn với truyền
thông nội bộ vì các nhà truyền thông mong muốn sự trung thành ở mức độ toàn tổ chức và đảm bảo rằng nhân viên quan trọng trong sự thành công của tổ chức.
1.3 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ
1.3.1 Các kênh truyền thông nội bộ chính thức
(1) Các văn bản chính thức: là các tài liệu được sử dụng dé truyền tải thông tin quan trọng và quyết định trong tổ chức, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận Những văn bản này thường được soạn thảo một cách cân thận va được phê duyệt bởi các nhân sự chủ chốt trong tổ chức.
Một số ví dụ về các văn bản chính thức trong truyền thông nội bộ bao gồm:
- Chính sách của tổ chức: Đây là các tài liệu mô tả quy định và hướng dẫn cho các hoạt động của tô chức Chính sách của tô chức có thể bao gồm chính sách về lợi ích cho nhân viên, chính sách bảo mật thông tin, chính sách đạo đức và đội ngũ nhân viên và nhiều hơn nữa.
- Quy trình làm việc: Đây là các tài liệu mô tả cách thức thực hiện các công việc và quy trình trong tổ chức Quy trình làm việc được sử dụng để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong các hoạt động của tô chức.
- Báo cáo tài chính: Đây là các báo cáo về tình hình tài chính của tô chức.
Báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo dòng tiền và bảng
cân đối kế toán.
- Hợp đông: Đây là các văn bản pháp lý mô tả các điều khoản và điều kiện của một thỏa thuận hoặc hợp đồng giữa tô chức và một bên thứ ba.
Các văn bản chính thức trong truyền thông nội bộ rất quan trọng để đảm bảo sự thông tin chính xác và đáng tin cậy trong tổ chức, và giúp cho các thành
viên trong tô chức hiêu rõ hơn về các quyêt định và hoạt động của tô chức.
(2) Các cuộc hop nội bộ: là các cuộc họp giữa các thành viên trong một tô chức, công ty hoặc tô chức phi lợi nhuận nhằm trao đổi thông tin, thảo luận về
14
Trang 23các van dé quan trọng va dua ra quyết định cho các hoạt động trong tổ chức Những cuộc họp nay được tô chức trong một không gian nội bộ của tô chức, và thường chỉ mời các thành viên trong tô chức tham gia.
Các cuộc họp trong truyền thông nội bộ có thể được tô chức theo định kỳ, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng, hoặc chỉ khi có những vấn đề quan trọng
cần thảo luận và quyết định Thông thường, các cuộc họp này được chủ trì bởi
một người lãnh đạo trong tô chức, như một giám đốc hoặc trưởng bộ phận.
Mục dich của các cuộc họp trong truyền thông nội bộ là dé giúp các thành viên trong tổ chức tiếp cận thông tin quan trọng, tương tác với nhau, giải quyết các vấn đề và đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động của tô chức Các cuộc hop trong truyền thông nội bộ cũng có thé giúp cải thiện sự hiểu biết của các thành viên trong tô chức về các mục tiêu, chiến lược và hoạt động của tô
chức, giúp tăng cường đội ngũ nhân viên và đạt được sự đồng thuận và hiệu quả trong công việc.
(3) Ban tin nội bộ: Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu
biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tô chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của mình mà có cơ cấu tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài Tuy nhiên hình thức phố biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt
nội dung và vận hành bản tin này Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường
được thể hiện dưới hai hình thức:
- Bản tin nội bộ đưới dang in: Tùy thuộc vào nội dung thông tin của
doanh nghiệp cần truyền tải tới cán bộ nhân viên của mình mà bản tin đó có số lượng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau.
- Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: Đây là một hình thức phô biến và có khả năng tùy biến cao trong thời đại công nghệ số như hiện nay Bản tin điện tử
cho phép chèn hình ảnh, âm thanh, clip sống động hon các bản in Thông điệp
truyền đi tức thời, nhanh chóng, có khả năng phân loại người nhận theo các đặc điểm phòng ban, lứa tuổi, tính chất công việc Các công cụ chủ yếu của hệ thống bản tin điện tử hiện nay đang dùng là hệ thong email nội bộ, các group, hội, nhóm thông qua các ứng dụng liên lạc của bên phát trién thứ 3, các trang mạng xã hội mà trên đó doanh nghiệp chủ động hình thành một kênh truyền thông
riêng biệt cho cán bộ, nhân viên.
15
Trang 24(4) Website nội bộ: Ngoài mục tiêu phục vụ hoạt động kinh doanh,
Website nội bộ của doanh nghiệp còn là nơi lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tô chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lưu, học hỏi Website nội bộ thường tồn tại dưới hình thức phổ biến là diễn đàn hay còn gọi là forum của tổ chức, doanh nghiệp Với nội dung vô cùng phong phú, da
dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi
nổi Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phan nâng cao hiệu qua PR nội bộ trong tô chức, doanh nghiệp.
1.3.2 Các kênh truyền thông nội bộ phi chính thức
(1) Sự kiện nội bộ: Sự kiện là cơ hội dé các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó với nhau, được tổ chức vào những dịp đặc biệt như: ngày lễ, tổng kết cuối năm Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gan kết các thành viên trong nội bộ tô chức, doanh nghiệp lại với nhau Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:
- Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: Là sự kiện tô chức dé nhân viên mới của Công ty được gặp mặt Ban Lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn
về Văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp
- Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tông kết năm SXKD cũ và
chao đón năm mới, nơi CBCNV được Ban Lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ nhữngthành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và cơ hội trongnăm tới
- Hội thao, Hội diễn, Hội thi: Nơi CBCNV được gặp gỡ, giao lưu giữa các bộ phận dé thé hiện tài năng của mình và gan bó đoàn kết hơn trong công việc.
- Chuyén di thuc té, hoc tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chỉ nhánh, đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp: Là địp dé CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi và giao lưu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác dé hợp tác và hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc.
(2) Các hoạt động khác: Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ giao tiếp Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thê lựa
16
Trang 25chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả với mình Việc lựa chọn nảy phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của tô chức Bao gồm:
- Giao tiếp trực tiếp: Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép con người giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhưng giao tiếp trực tiếp
theo cách truyền thống vẫn được đánh giá là cách hiệu quả nhất Bởi vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản
hồi nhanh nhất Gặp gỡ, trao đôi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng dé truyền thông nội bộ Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian dé tất cả lãnh
đạo và nhân viên trực tiếp trao đối với nhau.
- Bang thông báo (notice board, bulletin board): Những bang thông bão
phù hợp với tiêu chuan có thé được đặt tại các nơi thuận tiện dé tat cả nhân viên có thể nhận được cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian Các mục
tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR) Bảng
thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng Để thu hút sự
chú ý của mọi người, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin
cũ, phải được trình bày đ p, gọn gàng và đặt bảng ở nơi đông người qua lại.
Thông báo cần ngăn gon, vi dụ thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật 20 - Băng hình video hay truyền hình: Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ” đã trở thành một phần trong cuộc sống thường ngày của nhiều người Đó là một phương tiện dé có thé truyền tải những thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trước hay phát sóng trực tiếp.
Phương tiện hiện đại này có thể đạt được sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạovà nhân viên hiểu nhau hơn.
- Hộp thư góp ý: Những hộp thư góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét.
- Nói chuyện với nhân viên: Những budi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đ p với nhân viên.
- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí: Việc khuyến khích và tài trợ để phát
huy các sở thích hay hoạt động thé thao và việc cung cấp sân bãi như sân chơi bóng 16 ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên.
- Ngoài ra các phương tiện truyền thông mới như mạng internet, email hay “chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi người giao
tiép với nhau Cân xây dựng thói quen kiêm tra email và đọc bản tin nội bộ
17
Trang 26ngay khi ngồi vào bàn làm việc Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết
lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại
hoặc email đề tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang
tập trung làm việc khác.
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ 1.4.1 Các nhân tô bên ngoài
Đặc tính ngành hoạt động của Doanh nghiệp:
- Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ Ngành kinh doanh thiên về chất lượng dịch vụ và khuyến
khích sáng tạo.
- Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp càng cần phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng.
- Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng: Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn như thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trường.
1.4.2 Các nhân tổ bên trong
Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu quả của nó đó là:
- Quy mô cua công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thi
trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ
bản là giữ người tai, thu hút người tai và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây
dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên.
- Mức độ nhận thức cua Người lãnh đạo : Người lãnh dao quyết định đặt
ra mục tiêu với truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương
thưởng mà Bộ phận nhân sự có thé đảm nhận
- Về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đôi về thương hiệu hoặc định hình về thương hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về
hướng cân triên khai và thực hiện.
18
Trang 27TIỂU KET CHUONG 1
Trong chương nay tác giả đã chỉ ra được khái niệm về truyền thông nội bộ, nêu rõ các đặc điểm, lợi ích, mục tiêu, các bên liên quan, công cụ truyền
thông nội bộ và các yếu tô ảnh hưởng tới hoạt động truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, nó là khuôn khổ dé thực hiện việc trao đôi thông tin nội bộ diễn ra thuận lợi và chính xác Truyền thông nội bộ chính là công tác quản trị nhằm tao dựng và phát triển mối quan hệ
gan bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông
nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong
doanh nghiệp, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí
phát triển.
Bất kỳ doanh nghiệp nao muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất Hoạt động Truyền thông nội bộ của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp Doanh nghiệp có các hoạt động Truyền thông nội bộ hiệu qua hợp lý sẽ thúc day sản xuất kinh doanh phát triển, còn ngược lại thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém thậm chí sẽ dẫn đến doanh nghiệp phá sản Chính vì vậy việc nghiên cứu hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp từ đó đưa ra các hướng đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả là thật sự là cần thiết.
19
Trang 28CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG
TRUYEN THONG NOI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MATHPRESSO VIỆT NAM
2.1 Về công ty TNHH Mathpresso Việt Nam
02/2018 _ App Giáo dục số 1 tại Hàn Quốc 03/2019 App Giáo dục số 1 tại Hàn Quốc
06/2018 Qua vòng gọi vốn đầu tiên 06/2019 Qua vòng gọi vốn thứ hai
07/2019 App Giáo dục số 1 tại Singapore10/2019 App Giáo dục số 1 tại Việt Nam
11/2019 Thành lập văn phòng tại Nhật Bản và Việt Nam
2021 2020
05/2020 Được bầu chọn là Doanh nghiệp phát triển toàn cầu ICT
09/2020 App Giáo dục số 1 tại Thái Lan
Đạt 5 triệu người dùng tích cực hàng tháng
10/2020 Giải quyết hơn 1 tỷ câu hỏi
11/2020 App Giáo dục số 1 tại Indonesia
Ra mắt QANDA Class <4
12/2020 Đạt 20 triệu lượt download app tổng cộng
Đạt 7 triệu người dùng tích cực hàng tháng
01/2021 Giải quyết hơn 1,5 tỷ câu hỏi
05/2021 Đạt 30 triệu lượt download app tổng cộngGiải quyết hơn 2 tỷ câu hỏi
06/2021 Chuẩn bị cho vòng gọi vốn thứ ba
Mathpresso là một công ty trong lĩnh vực giáo dục trực tuyến (Edtech/E-Learning) tại Hàn Quốc thành lập vào năm 2014 Với sử mệnh mang lại nên giáo dục hiệu quả nhất cho tất cả mọi người, Mathpresso sở hữu nên tảng học tập hàng đầu thế giới với ứng dụng học tập dựa trên AI QANDA cho phép học sinh ở mọi cấp độ nhận được dap án tức thì va nhiều nguồn học dựa trên nhu cầu Sản
phẩm dịch vụ chính của công ty - app học tập QANDA - sử dung công nghệ nhận dạng chữ và công thức toán có trong ảnh (OCR - Optical Character Recognition). Thông qua số lượng lớn dữ liệu về giải pháp và công cụ tìm kiếm tự xây dựng,
QANDA có thé tìm kiếm và cung cấp lời giải cho học sinh với độ chính xác cao nhất Từ tháng 6/2018 đến tháng 6/2019 Mathpresso đã trải qua 2 vòng gọi vốn thành công, từ năm 2015, Mathpresso huy động được tổng cộng hơn 105 triệu USD từ nhiều nhà đầu tư bao gồm SoftBank Ventures Asia, Legend Capital,
Mirae Asset Investment, GGV và Goodwater Capital Mathpresso bắt đầu mở rộng thị trường ra các nước khác, bắt đầu với Nhật Bản vào tháng 11/2018, và nhanh chóng đã có mặt tại Mỹ, Singapore, Việt Nam, An Độ, va Indonesia Đến
20
Trang 29tháng 11 năm 2019, Mathpresso có văn phòng chính thức tại Việt Nam Hoạt
động với tư cách pháp nhân là Start up Hàn Quốc mở chỉ nhánh tại Việt Nam từ năm 2019 đến hết năm 2020, công ty Đến tháng 1 năm 2021, công ty chính thức
đăng kí tư cách pháp nhân tại Việt Nam với tên gọi chính thức - Công ty TNHH
Mathpresso Việt Nam - công ty chuyên về lĩnh vực giáo dục, cung cấp các sản phẩm nhằm cải thiện trải nghiệm học tập cho học sinh thông qua các khoá học
trực tuyến và app học tập.
Hình 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Mathpresso Việt Nam
há há Từ tháng 5/2021
-Tháng 1 - 3/2021 -Tháng 3 - 5/2021 hiện tại
R be righ ˆ - Phát triển app học tập
Thang 1/2021 - Phát triển app học tập QANDA - Phát triển app học tập
h „ ` R x - - Biên tập và thiết kế sách
Chính thức thành lập năng giasư - Khóa học Ofline - Biên tập và thiết kế sách
Mathpresso Việt Nam - Biên tập và thiết kế sách lí - Khóa học Online (chủ
đạo) + Offline
Năm 2021, Công ty MathPresso thành lập với vốn điều lệ là 2.300.000.000, ngành nghề kinh doanh chính là Dịch vụ phần mềm (app học tập).
Tại thời điểm bắt đầu công ty chỉ bao gồm 5 nhân sự chính được điều động từ công ty me ở Hàn Quốc về Việt Nam dé phát triển chi nhánh tại đây và sản phâm
chủ yếu vẫn là ứng dụng giải toán QANDA - Giải toán chính xác trong vòng 5 giây (sản phẩm từ công ty mẹ ở Hàn Quốc), Mathpresso Việt Nam đã cố gắng khai thác va phát triển sản phẩm này với việc bổ sung thêm tính năng học
cùng với gia sư Học sinh sẽ nạp tiền để nhận được coin trong app và trả coin cho gia su mỗi khi cần hướng dan học chi tiết Cũng cùng tại thời điểm đó, Mathpresso Việt Nam mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang mảng thiết kế và
biên tập sách cho các bên có nhu cầu - tuy nhiên vẫn chưa nhìn thấy được
những triển vọng xứng đáng.
Vì vậy tháng 3/2021, khi nhận thấy được thói quen và nhu cầu học thêm rat lớn của học sinh Việt Nam, công ty đã có những bước đi đầu tiên dé tham gia vào lĩnh vực Kinh doanh các khóa học Offline Thời gian đầu, Mathpresso Việt Nam liên hệ và hợp tác với các trung tâm/thầy cô có tiếng tại thành phố Hà Nội
21
Trang 30để mời hợp tác với tư cách sẽ trở thành người hỗ trợ, chịu trách nhiệm chính cho hoạt động truyền thông Marketing của thầy cô/trung tâm Bước đi này đã nhận
được những đánh giá cao từ ban lãnh đạo tại trụ sở chính ở Hàn Quốc.
Tuy nhiên thời điểm 2021 lại là một năm mà ngành giáo dục Việt Nam có một biến động vô cùng lớn - sự ảnh hưởng của dịch Covid 19 đã làm thay đổi
thói quen học tập của học sinh Hình thức học trực tuyến trở thành một hình thức học bắt buộc với tất cả mọi người đề thích nghi với đại dịch Vì vậy, Mathpresso
Việt Nam không thể tiếp tục với mảng Offline Mặc dù vậy, cũng tại thời điểm đó, công ty nhận thấy được tiềm năng phát triển vô cùng mạnh mẽ của thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam Vì vậy, Mathpresso Việt Nam đã quyết định đây mạnh phát triển và tiến vào thị trường Ed-Teach & E-Learning - va đây cũng là thị trường hoạt động chính của doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại.
Nhờ tham gia vào thị trường đúng thời điểm cùng những bước đi nhanh
chóng, kịp thời chỉ sau hơn 2 năm phát triển công ty đã có những bước phát triển
quan trọng, cơ cấu công ty thay đổi với sự xuất hiện thêm của 10 bộ phận và
nâng tổng số nhân viên lên 47 người Năm 2022, các nhóm sản phẩm của Mathpresso tăng trưởng ồn định, giữ vững xu hướng phát triển doanh thu và ghi
nhận mức 41.720.925.409đ tăng trưởng 776.08% so với năm 2021 hứa hẹn sẽ
còn tiếp tục bứt phá trong tương lai Năm 2023, công ty định hướng tập trung vào các nhóm sản phẩm các khóa học trực tuyến Đồng thời, đặt mục tiêu phát triển nội bộ tổ chức và kiến tạo văn hoá công vững mạnh trở thành mục tiêu mũi nhọn
hàng đầu.
2.1.2 Tam nhìn — sứ mệnh - giá trị cốt lõi
Tầm nhìn: “Noi moi học sinh đều được hưởng môi trường giáo dục bình dang và hiệu quả”
Sứ mệnh: “Cung cấp các giải pháp giáo dục hiện đại và chất lượng”
- Course: Cung cấp kiến thức và kĩ năng cần thiết cho học sinh thông qua các khoá học trực tuyến chất lượng.
- Community: Tạo lập một cộng đồng học sinh năng động, sang tạo với sự
hướng dẫn của các “giáo viên ngôi sao” - giáo viên trẻ với phương pháp giảng
dạy hiện đại.
- Immediateness: Tận dụng sức mạnh của Internet, phá bỏ những giới han
về không gian, thời gian; kết nối với học sinh thông qua nền tảng trực tuyến giúp học sinh có thé học bất cứ lúc nao, bat cứ hoàn cảnh nao.
- Economic: Cung cấp các khóa học chất lượng với chi phí hợp lý để dem
đên nên giáo dục bình đăng cho mọi tâng lớp, mọi lứa tuôi.
22
Trang 31Giá trị cốt lõi: “Giáo dục hiện đại - Giáo dục hiệu quả - Giáo dục bình đẳng”
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý
Hiện nay, Công ty TNHH Mathpresso Việt nam có tổng cộng 6 phòng ban lớn Sơ đồ cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Mathpresso Việt Nam
được mô tả như hình dưới đây, theo đó chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận cũng được quy định như sau:
Hình 2.3 Cơ cau tổ chức và quản lý công ty TNHH Mathpresso Việt Nam
Ban lãnh dao (Country Mannager) - ông Paek Seung Woo là người lãnh
đạo, chịu trách nhiệm chính về các hoạt động chính của Mathpresso Việt Nam.
Ban Human Resource & Administration (Ban nhân sự và hành chính): Bao gồm 2 nhân viên, các công việc của nhân sự thuộc phòng ban HR&ADM
liên quan tới hoạt động tuyên dụng, lên kế hoạch triển khai các chính sách phù hợp dé duy trì nguồn nhân lực cho công ty và có kế hoạch bồi dưỡng phát triển năng lực các cá nhân, phòng ban dé có thé hoàn thành công việc một cách hiệu
quả nhất.
Ban Finance & Logistics: Bao gồm 2 phòng ban nhỏ Finance (Phòng kế
toán) va Logistics
e Phong ké toan (gom 7 nhân sự): chịu trách nhiệm chính về tất cả
những vấn đề xung quanh liên quan tới tài chính, ngân sách của công ty như quản lý dòng tiền, báo cáo chỉ phí, đối chiếu ngân hàng, xem xét các đề xuất tài chính, quản lý các khía cạnh tài chính, Đồng thời chịu trách nhiệm xây dựng các kế
23
Trang 32hoạch cũng như chiến lược dài hạn nhằm thúc đây sự phát triển của ngân sách
công ty cũng như giúp công ty đạt được hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.
e Phòng Logistic (gồm 3 nhân sự chính): Phòng ban này phụ trách quan
lý và điều phối xử lý các đơn hàng về sách, tài liệu, merchandise cho học sinh.
Ban Operation (Ban chiến lược) với người quản lý chính là Lee Young
Woo Ban bao gồm 3 phòng nhỏ trực thuộc:
e Phòng Quản lý quan hệ khách hàng (Account Manager) - bao gồm 7 nhân sự: chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động liên quan đến việc tạo dựng mối quan hệ với các khách hang của công ty cụ thé là các thầy cô giáo hợp tác cùng Mathpresso Việt Nam Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chính cho mỗi
dự án.
e Phong Truyền thông và Thiết kế (Marketing & Design) - bao gồm
10 nhân sự: chịu trách nhiệm chính trong việc sản xuất các ấn phẩm, nội dung
truyền thông và xây dựng thương hiệu cho các “giáo viên ngôi sao” trực thuộc doanh nghiệp.
e Phòng Chăm sóc khách hàng và Quan lý lớp học (Customer Service & Class Manager) - bao gom 3 nhân sự: chịu trách nhiệm chính trong việc quan
lý các vấn đề liên quan đến lớp học, các vấn đề về nội dung, kỹ thuật và hỗ trợ
các học sinh trong quá trình học.
Ban Product (Ban sản phẩm) gồm 4 nhân sự: Tập trung vào việc phat triển các kênh Website học tập, xử lý các vấn đề về công nghệ, mảng QANDA
Ban Content (Ban nội dung) gôm 6 nhân sự: Chiu trách nhiệm chính trong việc hỗ trợ các thầy cô giáo thiết kế, biên tập và liên hệ với các nhà in dé
xuất bản sách, tài liệu.
Ban Sales (Ban bán hàng) gồm 15 nhân sự: Chiu trách nhiệm chính trong việc tư vấn các khóa học phù hợp cho các học sinh có nhu cầu.
Theo sơ đồ cơ cấu chính thức như trên, công ty Mathpresso Việt Nam có cơ cấu tô chức theo chức năng Cơ cau t6 chức theo chức năng sẽ phân chia công việc va trách nhiệm của các bộ phận trong tô chức, đồng thời xác định quyền trách
và trách nhiệm của từng cá nhân trong tô chức Vì vậy, dòng chảy thông tin trong tổ chức cần phải tuân theo cơ cấu tô chức này dé đảm bảo thông tin được truyền tải đúng người, đúng thời điểm Cụ thể cần đảm bảo một số nguyên tắc sau:
- Từ cấp quản lý cao nhất đến cấp quan lý thấp hơn: Thông tin sẽ được
truyền tải từ các nhà lãnh đạo cao nhất đến các nhà lãnh đạo cấp thấp hơn trong
24
Trang 33tổ chức Đây là cách thường được sử dụng dé truyền tải thông tin liên quan đến
chiến lược, mục tiêu và kế hoạch tổng thé của tô chức.
- Từ các bộ phận chức năng đến cấp quản lý tương ứng: Thông tin sẽ được truyền tải từ các bộ phận chức năng như kế toán, marketing, nhân sự đến các cấp quản lý tương ứng Đây là cách thường được sử dụng để truyền tải thông tin liên quan đến hoạt động và kế hoạch của các bộ phận chức năng.
- Từ cấp quản lý tương ứng đến nhân viên: Thông tin sẽ được truyền tải
từ cấp quản lý tương ứng đến nhân viên trong bộ phận đó Đây là cách thường được sử dung dé truyền tải thông tin liên quan đến công việc và trách nhiệm của
từng nhân viên.
- Từ nhân viên lên cấp quản lý tương ứng: Thông tin sẽ được truyền tải từ nhân viên lên cấp quản lý tương ứng dé báo cáo tiến độ và thông tin liên quan
đến công việc của từng nhân viên.
Tuy nhiên, trên thực tế, công ty Mathpresso lại là công ty đa dự án - mỗi thương hiệu của thầy/cô là một dự án riêng, cần có một đội ngũ riêng và đội ngũ
đó bao gồm một số thành viên của tất cả các phòng ban chức năng Vì vậy, trong
quá trình hoạt động thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty Mathpresso Việt Nam có
sự kết hợp với cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu tô chức ma trận là một cách tổ
chức được sử dụng dé kết hợp các cấu trúc chức năng và theo dự án trong một tô chức, cho phép các nhân viên của các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau dé hoan thành các dự án và nhiệm vụ Bởi vậy, việc tô chức dòng chảy thông tin
trong doanh nghiệp cần tuân theo một số nguyên tắc sau:
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức ma
trận, bao gồm cả vai trò chức năng và vai trò trong dự án Điều này giúp đảm bảo
rõ ràng các kênh truyền thông và phân phối thông tin nội bộ.
- Xây dựng các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả để đảm bảo thông tin được truyền tải đúng người, đúng thời điểm và đúng nội dung Các kênh truyền thông có thể bao gồm email, hội nghị trực tuyến, các cuộc họp tương tac va các
công cụ quản lý dự án trực tuyến.
- Thiết lập các quy trình đánh giá, phê duyệt và theo dõi tiễn độ dự án để
đảm bảo thông tin được truyền tải và xử lý đúng cách Các quy trình này cũng giúp dam bảo rang thông tin được truyền tải đến các bên liên quan trong dự án
đúng thời điểm và cập nhật đầy đủ.
- Tạo ra một môi trường làm việc mở và hỗ trợ việc trao đôi thông tin,
kinh nghiệm, kiên thức giữa các bộ phận và nhân viên trong tô chức ma trận.
25
Trang 34Điều này giúp tăng cường sự tương tac và trao đổi thông tin giữa các bộ phận va
giúp đảm bảo dòng chảy thông tin hiệu quả.
2.1.4 Thị trường kinh doanh
2.1.4.1 Thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam
Thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, đặc biệt là trong bối cảnh địch COVID-19 khi nhu cầu
học trực tuyến được đây mạnh Các nền tảng giáo dục trực tuyến như Edtech.vn,
Topica Native, Hocmai.vn, VnEdu, Viettel Study, Giaoduc.net.vn, và VioEdu,
dang trở thành những thương hiệu quen thuộc đối với người dùng tại Việt Nam Trong cuộc khảo sát tháng 3/2014, Việt Nam là một trong những quốc gia có tốc độ tăng trưởng thị trường giáo dục trực tuyến lớn nhất với 46%, vượt qua Thái Lan, Malaysia, Trung Quốc Theo báo cáo của Vietnam Online Education Association (VOEA), thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam đạt tốc độ tăng trưởng 20-25% mỗi năm, và có thé đạt giá trị 2,5 tỷ USD vào năm 2023.
Hình 2.4 Thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam
Việt Nam được đánh giá là chỉ tiêu cho
một thị trường tiêm năng để : << giáo dục chiếm
tal Viet Nam
Nguồn: Theo nghiên cứu thị trường Taylor Nelson
Sự phát triển “thần kỳ” của loại hình kinh doanh trực tuyến này xuất phát
từ: Trước tiên, người Viét rất quan tâm đến giáo dục đào tạo, theo báo cáo hàng
năm, mức chỉ của chính phủ cho lĩnh vực này tương đương 20% tổng chỉ ngân sách Nhà nước — chiếm 5,8% GDP (theo nghiên cứu thị trường Taylor Nelson).
Thứ hai, theo báo cáo của cục Thương mại điện tử Việt Nam năm 2014, hiện nay
26
Trang 35số lượng người dùng Internet trong nước dao động từ 37 - 40 triệu người (khoảng
60% dân số), trung bình mỗi người dành khoảng 2 giờ mỗi ngày để truy cập Internet (chiếm 31.5% tông thời gian sử dụng các phương tiện truyền thông, tỷ lệ này ngày càng tăng đặc biệt là ở những người trẻ tuổi) Người Việt ngày càng sử dụng Internet nhiều hơn đã tạo cơ hội lớn hơn cho việc phát triển các loại hình
kinh doanh trực tuyến Thi ba, Việt Nam đang trong thời kỳ dân số vàng với 50% tổng dân số nằm trong độ tuổi 15-64 Những người trẻ có tư tưởng tiến bộ,
tiếp thu tiến bộ của nhân loại, sẵn sàng tiếp nhận phương pháp học mới thay thé cách học truyền thống Thứ tw, thực trạng day học cứng nhắc tại hầu hết các trường đại học khiến Việt Nam không bao giờ là môi trường học thu hút với nhiều người Thời gian giảng day hạn chế, môi trường học tập 6n ào, tính thực tiễn không cao, chủ yếu tập trung vào lý luận, tốn quá nhiều thời gian ở trường lớp là những điều người ta thường nhắc tới Thứ năm, Hình thức học trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực như họ có thê học bất cứ nơi đâu, lúc nào với điều kiện chi cần một chiếc máy tính có kết nối Internet, thay vì phải chen chúc trong các lớp học thêm Việc học ngay trong nhà sẽ tiết kiệm được thời gian,
công sức mà hiệu quả đạt được khá lớn Ngoài ra giáo dục trực tuyến còn kết
nối được với những giảng viên giỏi ở khắp mọi nơi dù giờ giấc không trùng nhau, điều này có thé giúp người học tiếp xúc được với những người dạy có chuyên môn giỏi Thêm vào đó người học có thé xem lại video nếu cần nên rat chủ động về mặt thời gian Cuối cing, nguồn lực giảng viên chất lượng cao lớn nhưng chưa được tận dụng hết vì vậy các giảng viên/giáo viên có xu hướng
chuyển sang loại hình dạy Online dé có thé tiếp cận với một môi trường dễ
dàng và nhiều cơ hội hơn.
Điều này cũng đồng nghĩa với việc nhiều doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh
vực giáo dục trực tuyến tại Việt Nam, hứa hẹn sẽ tạo ra nhiều cơ hội việc làm
cho các chuyên gia giáo dục, giảng viên và nhân viên trong lĩnh vực công nghệ
thông tin Tuy nhiên, thị trường giáo dục trực tuyến cũng đang gặp phải nhiều thách thức như chất lượng giáo dục chưa được đảm bảo đầy đủ, sự cạnh tranh khốc liệt giữa các nền tảng giáo dục trực tuyến, và khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn vốn đầu tư lớn dé phát triển hệ thống học trực tuyến chất lượng cao.
Tóm lại, thị trường giáo dục trực tuyến tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển lớn trong tương lai, và đang thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp và nhà đầu tư Tuy nhiên, dé phat trién bén vững, lĩnh vực giáo dục trực tuyến cần đảm bảo chất lượng giáo dục và tìm kiếm các nguồn vốn đầu tư lớn để nâng cao hệ thống học trực tuyến tại Việt Nam.
27
Trang 362.1.4.2 Đối thủ cạnh tranh của Mathpresso Việt Nam
Theo thống kê của website nguyentrihien.com — chuyên về phát triển giáo dục trực tuyến thì hiện nay 3 tên tuổi lớn nhất Việt Nam trong lĩnh vực này lần lượt là ViettelStudy.vn (công nội dung giáo dục trực tuyến), Topica.edu.vn và
IDT-eGame (với website chinhphucvumon.vn) Ngoài ra còn hơn 60 hệ thống website khác phục vụ dạy học trực tuyến như: Rockit.vn, studynet.vn, tienganh123
(mạng giáo dục trực tuyến cho tiếng anh), hocmai.vn, hoc360.vn, zuni.vn va hang chục dự án giáo dục trực tuyến khác chưa công bố ra thị trường.
(1) Viettelstudy.vn: là một trang web giáo dục trực tuyến do Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) phát triển và vận hành Trang web cung cấp nhiều nội dung giáo dục chất lượng, bao gồm các khóa học trực tuyến, các bài giảng và tài liệu học tập, các đề thi và bài tập thực hành, cùng với các công cụ hỗ trợ học tập như tư vấn trực tuyến và kết nối với các giáo viên và sinh viên khác.
Viettelstudy.vn cung cấp các khóa học trực tuyến về nhiều lĩnh vực khác nhau,
bao gồm tiếng Anh, kỹ năng mềm, lập trình, kinh doanh, quản trị mạng, và nhiều lĩnh vực khác Trang web cũng cung cấp các khóa học đào tạo nghề cho các sinh viên và người lao động, giúp họ cập nhật kiến thức và kỹ năng mới để nâng cao
năng lực và cơ hội việc làm.
Ngoài ra, Viettelstudy.vn còn có nhiều tính năng hỗ trợ học tập như tư vấn trực tuyến với giáo viên va sinh viên khác, chia sẻ tai liệu học tập, và các kênh
kết nối xã hội dé thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm học tập Tất cả các nội dung
và khóa học trên trang web đều được thiết kế và phát triển bởi các chuyên gia giáo dục và chuyên viên đào tạo của Viettel, đảm bảo chất lượng và tính ứng dụng cao.
(2) IDT-eGame (với website chỉnhphucvumon.vn): Chinhphucvumon.vn
là một trang web giáo dục trực tuyến tại Việt Nam, cung cấp các khóa học trực tuyến và đào tạo kỹ năng cho các học sinh và sinh viên Trang web tập trung vào việc cung cấp các khóa học liên quan đến các môn học chính trong giáo dục cơ Sở và giáo dục phổ thông, bao gồm toán, vật lý, hóa học, tiếng Anh và nhiều môn
học khác.
Chinhphucvumon.vn được thiết kế dé giúp học sinh và sinh viên cải thiện kỹ năng và kiến thức của mình thông qua các khóa học trực tuyến chất lượng cao và đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp Trang web cung cấp các khóa học linh hoạt với nhiều hình thức học tập khác nhau, bao gồm các khóa học trực tuyến có lịch học cô định, khóa học tự học và các khóa học trực tuyến thời gian thực Ngoài ra,
Chinhphucvumon.vn còn cung cấp các công cụ và tài nguyên hỗ trợ học tập như28
Trang 37bài kiểm tra trực tuyến, tài liệu học tập và các bài giảng trực tuyến Trang web cũng có một cộng đồng trực tuyến dé các học viên có thé kết nối và hỗ trợ nhau
trong quá trình học tập.
Một số điểm mạnh của Chinhphucvumon.vn bao gồm đội ngũ giáo viên
chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, các khóa học linh hoạt và hiệu quả, cộng đồng học tập trực tuyến và các công cụ hỗ trợ học tập đa dạng Tuy nhiên, một sé điểm yếu của Chinhphucvumon.vn có thé bao gồm khóa học không phù hợp cho
một số đối tượng học viên và học phí cao so với một số trang web giáo dục trực tuyến khác.
(3) Hocmai.vn: Hocmai.vn là một trang web giáo dục trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập vào năm 2006 Trang web cung cấp các khóa học trực tuyến và các tài liệu học tập cho học sinh và sinh viên ở các cấp độ khác
nhau trong giáo dục cơ sở và giáo dục phổ thông Hocmai.vn cũng cung cấp các khóa học trực tuyến cho các kỳ thi quan trọng như kỳ thi tốt nghiệp THPT, kỳ thi
đại hoc va các kỳ thi chứng chỉ ngoại ngữ.
Các khóa học trực tuyến trên Hocmai.vn được thiết kế dé cung cấp kiến
thức và kỹ năng chủ yếu trong các môn học như toán, vật lý, hóa học, tiếng Anh, ngữ văn và các môn khác Trang web cũng cung cấp các tài liệu học tập như sách giáo khoa, đề thi, bài giảng và các tài liệu học tập khác để hỗ trợ học tập của các học sinh va sinh viên Một số điểm mạnh của Hocmai.vn bao gồm đội ngũ giáo
viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, các khóa học linh hoạt và hiệu quả, các
tài liệu học tập đa dang và cộng đồng học tập đông đảo Ngoài ra, trang web cũng thường xuyên cập nhật các thông tin về các kỳ thi quan trọng và cung cấp các bài
kiểm tra trực tuyến dé giúp học sinh và sinh viên chuẩn bị tốt cho các ky thi nay.
Tuy nhiên, một số điểm yếu của Hocmai.vn là học phí có thể cao so với một số trang web giáo dục trực tuyến khác và không tất cả các khóa học trực tuyến đều được cập nhật mới nhất Ngoài ra, việc hỗ trợ học tập thường được cung cấp thông qua email hoặc các kênh hỗ trợ trực tuyến khác, không có sự hỗ trợ trực tiếp từ giáo viên.
2.1.5 Sản phẩm kinh doanh
Mathpresso Việt Nam sẽ tìm kiếm và hợp tác với các giáo viên trẻ, các giáo viên có tiềm năng hoặc đã và đang phát triển tại thị trường giáo dục Sau đó tiễn hành dao tạo, xây dựng và định hướng họ trở thành các “giáo viên ngôi sao”-nhận được sự yêu thích của học sinh toàn quốc trên các nén tảng số Kết hợp với các giáo viên tạo ra các khóa học chất lượng với mức chỉ phí hợp lý phù hợp với đa dạng các nhu cầu của học sinh Các khóa học hiện tại của Mathpresso Việt
29
Trang 38Nam đang tập trung vào khối tiểu học và THPT, định hướng phát triển trong tương lai có thê tiến thêm vào thị trường các khóa học ở khối THCS Tất cả các khóa học dé đưa ra thị trường cần phải đảm bảo các tiêu chí:
- Customized (Tùy chỉnh): Cung cấp được những kiến thức phù hợp nhất theo nhu cầu, đặc điểm và mức độ của người học.
- Economic (Tiết kiệm): Mức học phí hợp lý có thé phù hợp với kinh tế của đại đa số gia đình học sinh.
- Immediateness (Ngay lập tức): Không có giới hạn về thời gian hoặc không gian, người học có thé ở bat cứ đâu, bat cứ khi nào.
2.2 Nghiên cứu hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH
Mathpresso Việt Nam.
Dé nghiên cứu về hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam, tác giả tiến hành phỏng vấn định lượng thông qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu trực tiếp với các nhân viên trực thuộc công ty.
2.2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện nhằm tìm hiểu về hoạt động truyền thông nội
bộ của công ty TNHH Mathpresso Việt Nam từ góc nhìn của nhân viên Từ đó
thấy được những điểm mạnh, điểm yếu, thực trạng và những kết quả đạt được của hoạt động truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp Các thông tin này được tác
giả sử dụng làm căn cứ đưa ra các chiến lược, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
2.2.2 Phương pháp nghiên cứu
Đề đạt được các mục tiêu nghiên cứu đã dé ra, tác giả tiến hành cả nghiên
cứu định tính và nghiên cứu định lượng Đề tiến hành nghiên cứu định lượng tác giả tiến hành quá trình phỏng vấn chuyên gia là trưởng phòng nhân sự và thầy giáo hướng dẫn nhằm xác định những vấn đề liên quan đến truyền thông nội bộ và xác định các yếu tô thuộc bảng hỏi Sau khi hoàn thành bảng hỏi, tác giả tiến hành nghiên cứu định lượng được triển khai theo hình thức điền khảo sát trực
tuyến Dữ liệu sau khi được thu thập sẽ được thống kê thông qua công cụ Excel
và là cơ sở dé đưa ra những kết luận bước đầu về hoạt động truyền thông nội bộ
tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
Sau khi đã có kết quả nghiên cứu định lượng, tác giả sẽ tiến hành phân tích kết qua, rút ra một số các van dé tiêu biểu và tiến hành phỏng vấn sâu với
một sô nhân viên tại công ty đê có thê giải thích và luận giải kết quả của nghiên
30
Trang 39cứu định lượng về thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
2.2.3 Mẫu nghiên cứu
Phương pháp chọn mẫu định lượng: Phương pháp chọn mẫu tập trung,
chia tổng thể nhân sự công ty thành 2 phần: Ban lãnh đạo & nhân viên Bài nghiên cứu chỉ tập trung vào các nhân viên tại công ty TNHH Mathpresso Việt
Nam Đối với nghiên cứu định lượng, tác giả tiến hành phỏng van với toàn bộ 58
nhân viên trực thuộc công ty.
Phương pháp chọn mẫu định tính: Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có phân tầng Lựa chọn 6 đáp viên tham gia phỏng vấn dựa trên cơ sở thâm niên
làm việc và phòng ban.
2.2.4 Kết quả nghiên cứu định lượng
2.2.4.1 Thống kê mẫu nghiên cứu
Hình 2.5 Thống kê giới tính mẫu nghiên cứu
Nam10,3%
Theo khảo sát thực tế tại công ty TNHH Mathpresso, hiện tại số lượng
nhân viên tại công ty là 58 thành viên Trong đó 6 thành viên là nam giới và 52 thành viên là nữ giới Như vậy có thể thấy có sự chênh lệch rất lớn về giới tính tại công ty TNHH Mathpresso Việt Nam.
31
Trang 40Hình 2.6 Thống kê thâm niên làm việc mẫu nghiên cứu
Về thâm niên làm việc, vì công ty TNHH Mathpresso Việt Nam mới chính thức đi vào hoạt động từ năm 2019 vì vậy đa số các nhân viên đều có thâm niên làm việc ngắn Cụ thé, trong tổng số 58 nhân viên chính thức có 5 nhân viên có thâm niên dưới 6 tháng (chiếm 8,6%); 12 nhân viên có thời gian làm việc từ 6 - 12 tháng và chiếm tỷ lệ lớn nhất 70,7% là các nhân viên đã gắn bó với công ty
trên | năm.
32