ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG DMAIC CẢI TIẾN QUY TRÌNH KHO CHO DỊCH VỤ HẬU CẦN BÊN THỨ 3 (3PL)

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu DMAIC trong dịch vụ vận tải 3PLHiện nay các ngành sản xuất trong hoạt động kho bãi, đơn vị logistics thứ 3 hoặcchuỗi cung ứng tổng thể đang cạnh tranh mạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO

BÁO CÁO GIỮA KỲ

ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG DMAIC CẢI TIẾN QUY TRÌNH KHO CHO

DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA

Nhóm: 01 – Lớp Quản trị chất lượng - QMAN331606_23_1_03CLC

Tên đề tài: Nghiên cứu sử dụng DMAIC cải tiến quy trình kho cho dịch vụ hậu cần bênthứ 3 (3PL)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

Tp Hồ Chí Minh, ngày … , tháng … , năm 2023

CHỮ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 2

1.1 Giới thiệu DMAIC trong dịch vụ vận tải 3PL 2

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 3

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

2.1 Phương pháp DMAIC 4

2.2 Phương pháp quy trình thống kê (Statistical process control) 5

2.3 Phương pháp VSM 7

2.4 Phương pháp hiệu suất chu trình PCE 9

CHƯƠNG III TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 10

3.1 Bối cảnh nghiên cứu 10

3.2 Tiếp cận phương pháp DMAIC 10

CHƯƠNG IV KẾT LUẬN 27

4.1 Kết quả đạt được 27

4.2 Bài học và hạn chế 27

PHẦN KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DMAIC Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve

(Cải thiện) và Control (Kiểm soát)

LSS Lean Six Sigma

VSM Value Stream Mapping

SCM Supply chain management

PCE Process cycle efficiency

VAT Value added time

NVAT Non value added time

Cpk Process Capability Index

Cp Capacity process

PDCA Plan - lập kế hoạch, Do - thực hiện, Search - nghiên cứu, Do - hành động

PM Process management

WMS Warehouse Management System

FIFO First-in First-out

LIFO Last-in First-out

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.2.1 Hệ thống các câu hỏi SPC 6Bảng 3.2.1 Thống kê 7 loại lãng phí quy trình kho 11Bảng 3.2.3.1 Các vấn đề thường gặp trong quy trình kho, nguyên nhấn và giải pháp cảithiện 17Bảng 3.2.3.2 Tỷ lệ phần trăm kết quả sau cải tiến 20Bảng 3.2.4.1 Khuôn khổ cải tiến kho 26

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.3.1 Các bước thực hiện VSM 8

Hình 3.2.1 Thời gian giá trị gia tăng và không gia tăng của kho 12

Hình 3.2.2 Trung bình các đơn hàng thực hiện trên quy trình mỗi tháng 13

Hình 3.2.3 Khả năng thực hiện quy trình kho 14

Hình 3.2.4 Biểu đồ dòng giá trị VSM hiện tại với lĩnh vực cần cải tiến 15

Hình 3.3.1 Thời gian giá trị gia tăng và không gia tăng của kho sau cải tiến 18

Hình 3.3.2 Trung bình các đơn đặt hàng tăng lên sau cải tiến 18

Hình 3.3.3 Chỉ số khả năng thực hiện quy trình kho tăng 19

PHẦN MỞ ĐẦU

Hiện nay, kho bãi đang là thành phần quan trọng với rất nhiều doanh nghiệp, từ cácdoanh nghiệp bán lẻ, thương mại và sản xuất…Kho bãi, kho hàng là một loại bất độngsản được sử dụng để lưu trữ, bảo quản và xuất nhập các loại hàng hóa Khi doanh nghiệp

sở hữu quy trình vận hành kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việcquản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho,tránh tình trạng thất thoát, nhầm lẫn số lượng Để việc quản lý kho thực sự phát huy tốt,doanh nghiệp cần phải nắm vững và xây dựng cho mình một quy trình thực hiện các hoạtđộng của kho hàng một các chuẩn xác và đồng nhất Đó là lý do mà nhóm chúng tôiquyết định chọn đề tài nghiên cứu cải tiến khuôn khổ quá trình thực hiện kho bằng công

cụ tinh gọn kho DMAIC của tác giả Adeodu và cộng sự dựa trên dữ liệu đánh giá hoạtđộng kho của công ty dịch vụ hậu cần 3PL

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu DMAIC trong dịch vụ vận tải 3PL

Hiện nay các ngành sản xuất trong hoạt động kho bãi, đơn vị logistics thứ 3 hoặcchuỗi cung ứng tổng thể đang cạnh tranh mạnh mẽ, trong đó phương pháp tiếp cận tinhgọn được sử dụng để cải thiện năng suất Đặc thù đối với hoạt động kho bãi đang thựchiện các hoạt động tiếp nhận và vận chuyển Hầu hết các tổ chức trong lĩnh vực hậu cần

và kho bãi đều đang tận dụng tinh gọn để tăng cường hiệu quả Thành tựu của Lean trongmột hệ thống được thể hiện ở việc giảm lãng phí, nhờ đó loại bỏ các hoạt động không cógiá trị hoặc giảm đến mức tối thiểu Nghiên cứu về quản lý chuỗi cung ứng tập trung vàoviệc cải thiện năng suất đã được nhận được sự chú ý trong các lĩnh vực như hậu cần vàchuỗi cung ứng so với kho bãi Bằng chứng đã cho thấy thiếu tài liệu và một số lỗ hổnghợp lý trong nghiên cứu Theo tham chiếu, tinh gọn trong môi trường sản xuất được tìmthấy trong môi trường nhà kho Từ các dữ liệu, những đóng góp cho việc cải thiện hoạtđộng kho bãi là giới hạn ở một số quy trình cụ thể như chiến lược lưu trữ và tiến bộ côngnghệ Ít tác phẩm được báo cáo về việc áp dụng Lean Six Sigma cho các vấn đề về khobãi giống như đánh giá kho hàng thực tiễn và kết luận rằng năng suất của kho có thể đượccải thiện khi triển khai phương pháp Lean Phogat cũng nghiên cứu khả năng ứng dụngcủa Lean vào kho bãi Kết quả cho thấy kho bãi tinh gọn có thể cải thiện khả năng hiểnthị luồng hàng hóa, vật liệu, tổ chức công việc và tiêu chuẩn hóa quy trình Salah và cộng

sự liên kết Lean Six Sigma (LSS) với chuỗi cung ứng quản lý (SCM) trong một nghiêncứu, kết quả cho thấy sự hài lòng về chi phí, chất lượng và giao hàng Quy trình kho bãi

là lao động thâm canh, do đó có rất nhiều quy trình không cần thiết Cách duy nhất đểloại bỏ hoặc ít nhất là giảm thiểu lãng phí trong quy trình thông qua việc triển khai Lean.Thiếu tài liệu về việc đánh giá những lãng phí trong tất cả các quy trình của nhà kho.Nguyên nhân chính là không thể áp dụng trực tiếp các nguyên tắc tinh gọn vào kho bãi dotính phức tạp của kho bãi các quy trình phụ thuộc vào các yếu tố kích thước, bố cục, v.v.Điều này gây khó khăn cho các tổ chức trong việc áp dụng kho bãi tinh gọn do ít hoặc

không có kiến thức về tối ưu hóa và chiến lược triển khai Nghiên cứu đề xuất một cảitiến có cấu trúc mới trong lĩnh vực kho hàng, tích hợp các công cụ tinh gọn khác nhau vàphương pháp tiếp cận sáu sigma DMAIC Tổ chức nghiên cứu trường hợp đơn vịlogistics thứ 3, phải đối mặt với thách thức năng suất kém (hiệu quả chu trình quy trìnhthấp) Kho bãi tinh gọn được đề xuất với mục đích nâng cao hiệu quả chu trình trên toàn

bộ quy trình kho đồng thời loại bỏ những hoạt động lãng phí không tạo ra giá trị cho tổchức

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Cải tiến quy trình thực hiện kho là một trong những mục tiêu quan trọng nhất đối vớibất kỳ doanh nghiệp nào dù nhỏ hay lớn trong thời đại 4.0 ngày nay Việc áp dụngDMAIC vào quy trình cải tiến kho trong bài nghiên cứu đã đem đến những kết quả thànhcông đáng kể Bài nghiên cứu nhằm giúp cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp vừa cóthể tiết kiệm được thời gian, chi phí trong các hoạt động kho Vừa chỉ ra các loại lãng phíthường gặp để kịp thời thay đổi, sửa chữa đem đến môi trường làm việc thoải mái năngđộng cho nhân viên, đưa ra các chiến lược quản lý, phát triển, phân bổ công việc chonhân viên một cách hiệu quả sẽ giúp tăng năng suất làm việc tăng hiệu quả sản phẩm vàđem lại nhiều lợi nhuận cho công ty

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp DMAIC

DMAIC là quá trình cải tiến dựa trên dữ liệu thu thập được sử dụng để cải thiện, tối

ưu hóa và ổn định các quy trình và thiết kế kinh doanh DMAIC (xác định đo lường phân tích - cải tiến - kiểm soát) là phương pháp cải tiến quan trọng nhất Quá trìnhDMAIC này hoạt động tốt như một chiến lược mang tính đột phá Các công ty ở khắpmọi nơi áp dụng phương pháp này vì nó cho thấy sự cải thiện và hiệu quả đáng kể dựatrên sự thay đổi, thời gian chu kì, năng suất, thiết kế 5 giai đoạn của DMAIC được hiểuvới vai trò như sau:

-(1) Define - Xác định (D)

Đây là giai đoạn đầu tiên của phương pháp Lean Six Sigma, có nhiệm vụ chuẩn bị vàxác định, làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án Mục tiêu củamột dự án nên tập trung vào các vấn đề quan trọng liên quan đến chiến lược kinh doanhcủa công ty và yêu cầu của khách hàng

(2) Measure - Đo lường (M)

Mục tiêu của bước đo lường là hiểu rõ mức độ thực hiện hiện tại bằng cách xác địnhcách tốt nhất để đánh giá khả năng hiện tại và bắt đầu quá trình đo lường Hệ thống đolường rất quan trọng, liên quan đến việc xác định và đo lường nguồn gốc sự biến động.(3) Analyze - Phân tích (A)

Trong giai đoạn này, sử dụng các thông số thu thập được trong bước đo lường, phântích để tạo ra các giả thuyết về nguyên nhân của sự biến động trong các thông số được tạo

ra và sau đó được kiểm chứng.Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế đượcchuyển đổi thành các vấn đề thống kê

(4) Improve - Cải tiến (I)

Bước cải tiến tập trung vào việc phát triển các giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhâncủa sự biến động, kiểm chứng và chuẩn hóa các giải pháp để thúc đẩy quy trình thực hiệntrong một tổ chức.

(5) Control - Kiểm soát (C)

Mục tiêu của bước kiểm soát là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kếtquả và khắc phục các vấn đề khi cần thiết, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến hệ thống

đo lường đánh giá, kết quả là tạo ra quy trình mới

Qi Macros được nhúng trong phần mềm Microsoft cung cấp các công cụ và chứcnăng bổ sung để tăng cường khả năng làm việc với Excel Công cụ này cung cấp một loạtcác macro và công cụ tự động hóa để giúp người dùng thực hiện các tác vụ phức tạp mộtcách nhanh chóng và dễ dàng hơn.IQ Macros cung cấp các chức năng như tự động tạobáo cáo, tạo biểu đồ, xử lý dữ liệu, tối ưu hóa công thức và nhiều tính năng khác Nó giúptiết kiệm thời gian thống kê và năng lượng khi làm việc với Excel, đồng thời cung cấpcác công cụ phân tích và thống kê mạnh mẽ giúp cải thiện vấn đề tích tụ lãng phí trongquá trình xử lý đơn hàng, từ đó cải thiện quy trình kho

2.2 Phương pháp quy trình thống kê (Statistical process control)

2.2.1 Giới thiệu

Là một phương pháp giúp giám sát và kiểm soát quy trình thống kê các công cụ đã

sử dụng nhằm giải quyết những vấn đề trong khuôn khổ được xác định để cải thiện nhàkho Cách tiếp cận này được sử dụng để đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi liên quan đến

“tại sao” và “như thế nào” Vấn đề thời gian thực về năng suất kém trong quy trình khohàng đã được xem xét dựa trên dữ liệu được thu thập trên nhà cung cấp, khách hàng vàquan hệ kho hàng bằng cách sử dụng một số công cụ tinh gọn đã được thiết lập có khảnăng chẩn đoán và giải quyết vấn đề lưu kho

2.2.2 Các bước thực hiện và công cụ thực hiện

Theo tác giả Adeodu và cộng sự trong một bài nghiên cứu khác cho biết những câuhỏi được dùng trong hạng mục đo lường và kiểm soát quá trình thống kê như bảng sau:

Xây

SPC 01 Các quy trình trong phân xưởng có được quản lý bằng SPC không?SPC 02 Có sử dụng kỹ thuật thống kê nào để giảm sự khác biệt của quy trình không?SPC 03 Có công cụ trò chuyện nào để đo lường năng xuất tại xưởng không?

SPC 04 Có kỹ thuật giải quyết vấn đề được tiêu chuẩn hóa nào để xác định nguyên

nhân gốc rễ của vấn đề không?

SPC 05 Có nghiên cứu nào về năng lực quy trình trước khi giới thiệu các quy trình hậu

cần mới không?

SPC 06 Trạng thái hiện tại và mong muốn của tất cả các luồng giá trị có được ánh xạ

không?

Bảng 2.2.1 Hệ thống các câu hỏi SPC

Và các công cụ mà phương pháp quy trình thống kê giám sát và kiểm soát như:

WA (phân tích lãng phí): đây là một công cụ tinh gọn nhằm loại bỏ các hoạt độngkhông mang giá trị gia tăng trong các quy trình, hoạt động và tài nguyên

6S được phát triển từ 5s là một phương pháp quản lý sản xuất với mục đích chính làloại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không giá trị gia tăng Gồm

có sàng lọc (Sort), sắp xếp (Straighten), sạch sẽ (Shine), săn sóc (Standardize), sẵn sàng(Sustain) với S6 phát triển đó là an toàn (Safety).

PDCA: plan - do - check - action là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tụcnhằm đạt được được mục tiêu để ra, theo dõi kiểm soát các hoạt động sản xuất kinhdoanh một cách hiệu quả

PM (quản lý quy trình) với 4 yếu tố quan trọng gồm lập kế hoạch chất lượng, đảmbảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng

Việc phân tích thống kê được thực hiện bằng cách sử dụng Statistical Gói Khoa học

xã hội (SPSS) phiên bản 2019

=> Từ việc áp dụng cách tiếp cận này, tác giả đã đưa kết luận rằng:

Phân tích hiệu quả hoạt động của các kho về mặt năng suất cho thấy việc thực hiện tốtvới điểm >80-90%

Phân tích hiệu quả hoạt động của kho về mặt chất lượng cho thấy mức độ triển khaitinh gọn trung bình với mỗi điểm là >= 60-80%

2.3 Phương pháp VSM

2.3.1 Giới thiệu

Theo nghiên cứu của tác giả, đã nêu khái niệm về VSM như sau:

VSM là quá trình lập bản đồ trực quan luồng thông tin và vật liệu khi họ đang chuẩn

bị bản đồ trạng thái trong tương lai bằng các phương pháp và hiệu suất tốt hơn Nó giúptrực quan hóa thời gian chù kỳ trạm, hàng tồn kho ở từng giai đoạn, nhân lực và luồngthông tin trong chuỗi cung ứng Cho phép công ty “nhìn thấy” toàn bộ quy trình ở cảtrạng thái hiện tại và mong muốn trong tương lai, từ đó phát triển lộ trình ưu tiên các dự

án hoặc nhiệm vụ nhằm thu hẹp khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái tương

Bản đồ ᴄhuỗi giá trị ѕẽ là ᴄơ ѕở ᴄho ᴄáᴄ ý tưởng ᴄải tiến nhằm giảm các lãng phítrong quy trình kho và phân loại các hoạt động giá trị gia tăng và không gia tăng.

Việc áp dụng VSM có các phương pháp hỗ trợ thường được sử dụng trong Lean đểphân tích và thiết kế các dòng chảy hệ thống (trên nhiều process) Mặc dù lập VSMthường gắn liền với sản xuất, tuy nhiên nó cũng được sử dụng trong logistics, chuỗi cungứng, các ngành liên quan đến dịch vụ, chăm sóc sức khỏe, phát triển phần mềm, pháttriển sản phẩm, hành chính và các quy trình văn phòng

2.3.2 Các bước thành lập VSM

Để bắt đầu cải thiện năng suất bằng cách xác định lãng phí và sau đó loại bỏ nó bằngcách áp dụng nguyên tắc tinh gọn trong ngành, không có công cụ nào tốt hơn VSM Nóichung VSM có 4 bước chính được đưa ra bởi Rother và Shook (1996) [2]:

Hình 2.3.1 Các bước thực hiện VSM

Và để hiểu rõ hơn về các bước VSM hiện nay áp dụng được nêu ra gồm 7 bước:Bướᴄ 1: Xáᴄ định Sản phẩm hoặᴄ Dịᴄh ᴠụ để lập bản đồ VSM

Bướᴄ 2: Vẽ bản đồ ᴄhuỗi giá trị VSM hiện tại

Bướᴄ 3: Đánh giá Chuỗi giá trị hiện tại

Bướᴄ 4: Vẽ bản đồ ᴄhuỗi giá trị VSM tương lai (mong muốn)

Bướᴄ 5: Lập kế hoạᴄh để đạt đượᴄ ᴄhuỗi giá trị mong muốn

Bướᴄ 6: Thựᴄ hiện Kế hoạᴄh

Bướᴄ 7: Đánh giá Kết quả đạt đượᴄ ᴠà Lặp lại quá trình VSM có thể được thiết kế bằngcách sử dụng Qi Macros được nhúng trong Phần mềm Excel

2.4 Phương pháp hiệu suất chu trình PCE

Hiệu suất chu kỳ quá trình là tỉ lệ giữa thời gian giá trị gia tăng trên tổng thời gianthực hiện Thời gian giá trị gia tăng là thời gian hữu ích để xử lý các đơn hàng trong khotrong khi tổng thời gian giao hàng là sự kết hợp của giá trị gia tăng và giá trị không giatăng Các dữ liệu được sử dụng ước tính PCE đã được thu thập từ hồ sơ trước đây vànghiên cứu công việc được thực hiện trong kho với sự trợ giúp của nhân viên kho

Phương trình :

PCE = ( Thời gian GTGT / Tổng thời gian thực )*100%

trong đó Thời gian thực = VAT (Thời gian giá trị gia tăng) + NVAT (Thời gian khôngtạo ra giá trị gia tăng)

CHƯƠNG III TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 3.1 Bối cảnh nghiên cứu

Bài nghiên cứu này là một trường hợp về kho vận D&S cung cấp dịch vụ vận chuyểnbên thứ ba cho các công ty sản xuất, nằm ở Nigeria và có tổng cộng 250 nhân viên thamgia vào nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm công việc quản trị Hoạt động kho vậnchiếm 70% tổng lực lượng lao động của D&S Kho vận tham gia vào chuỗi cung ứngthông qua việc tiếp nhận và giao hàng hàng ngày

3.2 Tiếp cận phương pháp DMAIC

3.2.1 Giai đoạn Xác định (Define)

Đây là giai đoạn xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, xem xét yêu cầu quy trình.Quy trình thực hiện được đưa ra lần lượt trong bài nghiên cứu: Nhận hàng, cất hàng, lưutrữ, lấy hàng, gói hàng, vận chuyển Đồng thời, từ quy trình trên, tác giả đã chỉ ra nhữngyếu tố lãng phí chính được phân loại như sau:

Hàng tồn

kho

Do sự sản xuất quá mức của những người sản xuất trong chuỗi cung

ứng, dẫn đến việc tích lũy lượng hàng tồn trữ nhiều ở kho, dẫn đến thiếukhông gian lưu trữ và giảm năng suất của người lao động

Ví dụ: Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, khi chưa bán được,

chưa tạo doanh thu

Vận

chuyển

Do việc di chuyển không cần thiết của sản phẩm, công nhân và người

vận hành thiết bị xử lý vật liệu Điều này xảy ra khi các mục sản phẩm

không được lưu trữ một cách logic, làm tăng thời gian tìm kiếm đơn

đầy đủ công suất của tài nguyên.

Ví dụ: Khi các tài xế xe tải xếp hàng cùng lúc tại bãi đỗ xe

Là việc chọn lựa hoặc chuẩn bị đơn đặt hàng mà không được yêu cầu

Ví dụ: Khách hàng yêu cầu một lô hàng, nhưng sản xuất ba lô

Xử lý

quá thừa

Do tích luỹ đơn đặt hàng không cần thiết quanh khu vực lưu trữ

Ví dụ: Việc di chuyển không cần thiết của sản phẩm thông qua lối đi