Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại các công ty sữa tại việt nam

Công tác quản trị hàng tồn kho hiện tạiTheo quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin, nhóm tác giả chúng tôi nhận thấy rằng công tác quản trị hàng tồn kho của hầu hết các công ty sữa hiệ

CUỘC THI TÀI NĂNG TRẺ LOGISTICS VIỆT NAM 2022 VÒNG BÁN KẾT

-GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÁC CÔNG TY SỮA TẠI VIỆT NAM

Đội thi: FUTURISTJC

Thành viên: Lê Hoàng Anh Thái Ngọc Phú Nguyễn Thị Sao Mai Phạm Thị Thanh Tuyền

Tháng 10/2022

MỤC LỤC

Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho thành phẩm 6 Bảng 3.1 Kết quả phân tích ABC theo số

liệu giả định

12 – 13

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Tên sơ đồ, bảng, biểu Trang Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu 5 Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho thành phẩm 6 Bảng 3.1 Kết quả phân tích ABC theo số liệu giả định 12 – 13

ii

DANH MỤC HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU

Sau đại dịch thế kỷ Covid – 19, nền kinh tế toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đều rơi vào khủng hoảng trầm trọng Ngành du lịch, vận tải đúng như nghĩa của hai từ “đóng băng”, kể cả giai đoạn tình hình Covid – 19 thuyên giảm rõ rệt nhưng do vẫn bị sức ép từ chính phủ nên cũng không mấy khả quan Nhưng, có một ngoại lệ sau ngành y tế đó là thị trường thực phẩm, dinh dưỡng Không những không giảm mà còn tăng, không chỉ tăng mà còn tăng theo chiều hướng tích cực Theo cổng thông tin điện tử chính phủ Thành phố Hồ Chí Minh về Kinh tế - thị trường thì họ nhận định rằng “Quyết định mua hàng của người tiêu dùng có nhiều thay đổi sau đại dịch như: Quan tâm đến thực phẩm tốt cho sức khỏe hơn; chú ý đa dạng chế độ ăn uống; thân thiện với môi trường”

Về thực phẩm dinh dưỡng mà quen thuộc, gần gũi với xã hội hiện nay chỉ có thể là sản phẩm sữa Đúng vậy, theo Tổng cục Thống kê, sản lượng sữa nước của cả nước năm 2021 ước đạt hơn 1.770 triệu lít, tăng 4,5% so với cùng kỳ năm 2020 Trong hai năm 2020-2021, mặc dù khó khăn vì dịch bệnh, nhưng doanh thu thị trường sữa Việt Nam năm 2020 ước tính đạt 113.700 tỷ đồng và năm 2021 ước đạt 119.300 tỷ đồng Chưa hết, theo Euromonitor tại báo cáo ngành sữa thị trường thực phẩm Việt Nam ước tính đạt 135.000 tỷ đồng trong năm 2022 (tăng 8,3% so với cùng kỳ) Qua đó, ta thấy được ngành sữa và nhu cầu về sữa của xã hội Việt Nam là đang có sự tăng nhanh và chuyển biến tích cực.

Kéo theo đó, các vấn đề liên quan đến chất lượng các sản phẩm sữa của các công ty cũng đang được quan tâm và khiến nhiều doanh nghiệp đau dầu với bài toán đó bởi thị trường vốn đã nhiều biến động, cộng thêm sau dịch thì biến động càng nhiều, mức độ biến động thị trường càng lớn và để lại nhiều hậu quả khó lường Và một trong những yếu tố ảnh hưởng gần như là trực tiếp đến chất lượng các sản phẩm sữa đó là công tác quản lý hàng tồn kho, bởi sữa và các sản phẩm từ sữa đều rất khó bảo quản và không thể lưu trữ dài ngày trong kho, gây ra hiện tượng lên men sữa, làm giảm chất lượng sữa trầm trọng Từ đó ảnh hưởng nặng nề đến khả năng sinh lời của các công ty đang hoạt động trong ngành sữa.

Vậy, đó là các vấn đề gì? Gây hậu quả cụ thể ra sao? Và cách giải quyết chúng như thế nào là hiệu quả nhất và phải thỏa mãn được sự biến động của thị trường thực phẩm và ngành sữa hiện nay?

1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan dự án

Dự án này nhằm giới thiệu sơ lược những biện pháp hỗ trợ tích cực trong việc quản lý hàng tồn kho trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời chia sẻ các kiến thức về hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho và các kiến thức liên quan để bổ trợ cho công tác quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp Nhằm mục đích cuối cùng là để tránh hàng tồn kho có giá trị lớn làm đọng vốn thì doanh nghiệp cần phải tính toán để lượng hàng tồn kho là tối ưu nhất trong từng giai đoạn vận hành chuỗi cung ứng Quản trị hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng vì một khi hoạt động này được quản trị một cách hiệu quả sẽ làm giảm chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, tránh được việc chiếm dụng nhiều chi phí vốn cho tồn kho, các chi phí cho các dịch vụ hàng tồn kho, chi phí kho bãi và chi phí rủi ro Đồng thời giúp doanh nghiệp có đủ lượng nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất cũng như có đủ lượng thành phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Theo đó, báo cáo sẽ trình bày các vấn đề bất cập và biện pháp xử lý vấn đề hàng tồn kho của doanh nghiệp.

1.2 Cơ sở lý luận 1.2.1 Hàng tồn kho: Hàng tồn kho là những tài sản:

Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

1.2.2 Tầm quan trọng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý; Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên các yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;

Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;

Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;

Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý… Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng.

3

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÁC CÔNG TY SỮA TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 2.1 Tình hình tiêu dùng sữa tại Việt Nam hiện nay

Theo Kantar Việt Nam, trước đây người tiêu dùng chọn mua hàng có giá trị phù hợp với giá tiền Còn nay do thu nhập cắt giảm, lạm phát tăng cao và ảnh hưởng tiêu cực dư âm từ đại dịch Covid - 19 nên họ chỉ mua những thứ họ thật sự cần Thực phẩm nhập khẩu và phần lớn nhóm đồ uống dinh dưỡng ghi nhận mức giảm trong chi tiêu hàng tháng

Thói quen mua sắm của người tiêu dùng cũng có sự thay đổi so với cùng kỳ năm trước Tần suất mua hàng tại các kênh truyền thống đang có sự sụt giảm và chuyển đổi mua sắm, sử dụng trực tuyến tăng cao Ngành hàng thực phẩm đóng gói được tiêu thụ online nhiều nhất với 52%, trong đó các sản phẩm ăn vặt đang tăng trưởng rất tốt vào mùa dịch, chủ yếu được thúc đẩy bởi khối lượng tiêu thụ nhiều hơn Điều này mang lại cơ hội lớn cho các nhà sản xuất tiếp nối đà tăng trưởng bằng cách tạo ra và nắm bắt các dịp tiêu dùng mới tại nhà Chính sự thay đổi biến động đến như vậy cũng ảnh hưởng rất nhiều đến độ co giãn của cầu theo giá, từ đó việc dự báo mức tồn kho của doanh nghiệp cũng trở nên khó khăn hơn

Các chuyên gia cho rằng, với những bài học kinh nghiệm đúc kết từ khủng hoảng, cộng đồng doanh nghiệp ngành sẽ buộc phải có những thay đổi trong xu hướng vận hành để thích nghi với bối cảnh hiện nay cũng như có thể phát triển vững mạnh hơn trong tương lai.

2.2 Công tác quản trị hàng tồn kho hiện tại

Theo quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin, nhóm tác giả chúng tôi nhận thấy rằng công tác quản trị hàng tồn kho của hầu hết các công ty sữa hiện nay của Việt Nam đều có 2 quy trình chính là quy trình nhập kho nguyên vật liệu, quy trình chuyển giao nguyên vật liệu nội bộ và quy trình xuất thành phẩm.

Với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, ta có thể nhìn nhận theo hướng tổng quát như sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Với quy trình xuất kho thành phẩm, ta có thể nhìn nhận theo hướng tổng quát như

Đối với công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu: lượng đặt hàng nguyên vật liệu hầu như được dự báo theo kinh nghiệm của các nhân viên thuộc bộ phận sản xuất Trong một số trường hợp, khối lượng đặt hàng nguyên vật liệu còn phụ thuộc một phần vào yêu cầu của nhà quản lý khâu sản xuất khi có những tình huống thiếu hàng

nguyên vật liệu xảy ra trong quá trình sản xuất cũng như phụ thuộc vào các chương trình khuyến mãi ưu đãi của công ty.

Đối với hàng tồn kho là thành phẩm: Tại hệ thống nhà phân phối sẽ thực hiện các công tác tính toán lượng hàng trong kho, nếu thấp hơn mức an toàn thì sẽ gửi yêu cầu mua hàng về cho dịch vụ khách hàng Đồng thời, các hệ thống siêu thị mà công ty đặt sản phẩm sẽ có rất nhiều giảm sát bán hàng (supervisor) và PG tiếp thị Họ sẽ có chức năng theo dõi tình hình bán hàng theo ngày của siêu thị vào báo cáo dự báo đặt hàng sắp tới thông qua việc gửi mail về bộ phận dịch vụ khách hàng của công ty.

Đối với công tác bố trí sắp xếp, phân loại hàng tồn kho trong kho: Hầu hết đều sử dụng phương pháp kiểm soát thông tin về hàng tồn kho qua việc mã hóa hàng tồn kho đối với hàng tồn kho là sản phẩm bằng các kí tự chữ cái và số Phổ biến nhất là việc các sản phẩm sẽ được hóa mã bằng 6 kí tự, lần lượt là: 2 kí tự đầu tiên là thể hiện nhóm mặt hàng, 2 kí tự tiếp theo thể hiện mặt hàng của từng nhóm hàng, 2 kí tự tiếp theo thể hiện những đặc điểm khác nhau cúa các mặt hàng Còn đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu, các công ty thường ghi tên nguyên vật liệu để tránh tình trạng nhớ nhầm mã hiệu sẽ làm sai sót trong quá trình sản xuất ra thành phẩm.

Ngoài ra, hàng tồn kho thành phẩm của các công ty sữa tại Việt Nam hiện nay chia ra thành các khu vực chính để bảo quản các loại sản phẩm khác nhau, thường là có 4 khu vực chính cho 4 loại sản phẩm chính là kem, sữa thanh trùng, sữa chua và sữa bột Và trong nhiều trường hợp lượng tồn kho quá tải, vượt quá sức chứa của kho hàng thì họ sẽ thuê kho bên ngoài.

Hơn nữa, có một số ít công ty sữa có quy mô và thị phần lớn trên thị trường sữa Việt Nam thì quản lý hàng tồn kho dựa trên và kết hợp với các phần mềm hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng Tương ứng với mỗi mã hàng và vị trí thực tế trong kho sẽ có vị trí tương ứng trên phần mềm, vị trí này được hiển thị chi tiết về khu vực, hàng, tầng kệ, số kệ và thứ tự từ trái qua phải,… Và việc cập nhật này được thực hiện thường xuyên để đảm bảo nắm bắt chủ động tình hình của hàng tồn kho, từ đó có các hoạt động xử lý đối với hàng tồn kho kịp thời hơn Nhưng những mô hình và phần mềm hỗ trợ này được rất ít doanh nghiệp thực hiện, hầu hết chỉ là doanh nghiệp lớn, có nguồn lực vững chắc mới thực hiện.

7

2.4 Đánh giá 2.4.1 Thành tựu

Qua tình hình quản trị hàng tồn kho của các công ty sữa tại Việt Nam vào thời điểm hiện tại (số liệu năm 2021) của nhóm tác giả đưa ra, ta có thể nhận thấy rõ ràng rằng: Hầu hết đều có sự phối hợp chặt chẽ và linh động của các phòng ban với phòng sản xuất và điều phối, kiểm soát kho hàng Các quy trình liên quan đến công tác quản lý hàng tồn kho được lập ra rõ ràng và tương đối phù hợp tại thời điểm hiện tại.

Việc sắp xếp, bố trí hàng tồn kho tuy còn thủ công, tốn khá nhiều thời gian nhưng việc mã hóa các thành phẩm trong kho rất thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như công tác ghi chép, theo dõi cũng như đẩy nhanh tốc độ giải phóng kho Từ đó giúp cho việc nắm bắt tình hình hàng tồn kho hiện tại của công ty là rõ ràng và đầy đủ, hạn chế những sai sót trong kiểm tra hàng hóa.

Tuy có rất nhiều ưu điểm và thuận lợi khi đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho của các công ty, nhưng công tâm mà nói, vẫn còn rất nhiều vấn đề hạn chế gặp phải xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như nguồn lực không đảm bảo, công ty chưa sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, nhà quản trị chưa nhận ra các vấn đề mang tính cấp thiết ảnh hưởng đến việc thu lợi nhuận của công ty,…

2.4.2 Hạn chế

Qua phân tích, nhóm tác giả nhận ra các vấn đề gây cản trở quá trình quản lý hàng tồn kho trở nên hiệu quả hơn không những xuất phát từ phía doanh nghiệp, còn xuất phát từ phía thị trường, do doanh nghiệp không kiểm soát, dự báo và điều chỉnh được thị trường Các vấn đề đó lần lượt là:

Khả năng phản ứng kịp thời với sự thay đổi về nhu cầu của thị trường thấp, do sự biến động nhu cầu thị trường thực phẩm tăng cao, đặc biệt là sau khủng hoảng kinh tế do đại dịch covid-19 gây ra Khiến cho công tác liên quan đến quản lý hàng tồn kho bị động, do không có khả năng dự đoán trước về lượng đặt hàng của khách hàng.

Hàng hóa phát sinh các hao mòn vô hình do sản phẩm bị hư hỏng do sữa và các chế phẩm từ sữa là có thời gian bảo quản thấp, yêu cầu về môi trường bảo quản cao.

Việc phân loại hàng hóa chưa tối ưu hóa hiệu quả Cụ thể, hầu hết các công ty thuộc ngành sữa chỉ đơn thuần phân loại hàng hóa theo chuỗi cung ứng như

nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm mà chưa phân loại trong nguyên vật liệu và thành phẩm những loại nào chiếm tỷ trọng cao nhất, tỷ trọng trung bình hoặc tỷ trọng thấp nhất Do đó sẽ dẫn đến những thiếu sót trong việc phân bổ nguồn lực đầu vào hàng tồn kho như những mặt hàng có giá trị cao, như những mặt hàng có số lượng lớn mà lợi nhuận không cao.

Lượng hàng tồn kho chưa hợp lý (Tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản) Tại đây, có rất nhiều vấn đề liên quan mà chính yếu nhất vẫn là lượng hàng tồn kho của từng loại mặt hàng có sự chênh lệch rõ rệt Một số mặt hàng có lượng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường, bộ phận dịch vụ khách hàng cần cắt giảm số lượng bán cho khách hàng, đủ để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trong 7-10 ngày như sữa tươi tiệt trùng.

Chiến lược định giá sản phẩm cho vấn đề, khiến các công ty trong ngành sữa không chủ động điều chỉnh được lượng cầu Khiến cho hàng tồn kho của công ty không đủ đáp ứng lượng cầu thị trường hoặc ngược lại hàng tồn kho của công ty nắm giữ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với lượng cầu của thị trường.

Việc dự báo mức tồn kho của doanh nghiệp khó khăn do ảnh hưởng từ sự biến động xấu của hệ số co giãn của cầu theo giá.

Định mức tồn kho tối thiểu sai, định mức quá thấp làm cho doanh nghiệp không kịp xoay trở khi những tình huống ngoài dự liệu xảy ra Ngược lại, định mức quá cao sẽ gây ra tình trạng lãng phí nguồn vốn của Doanh nghiệp.

Hàng bị hết hạn và không đảm bảo chất lượng không phát hiện kịp, gây ra tình trạng lãng phí, ảnh hưởng doanh thu do sữa và các chế phẩm từ sữa là loại sản phẩm có hạn sử dụng ngắn ngày và khó bảo quản.

9

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 3.1 Giải pháp hoàn thiện và đầu tư áp dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm SAP ERP (System Application Programing – Enterprise Resource Planning) – Đây là phần mềm hoạch địch doanh nghiệp, mang đến cho doanh nghiệp hàng loạt kế hoạch nguồn lực quan trọng như: quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, … Về chức năng quản lý kho, phần mềm SAP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được thời gian và nguồn nhân lực SAP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu quy trình nhập kho, xuất kho của toàn bộ đơn hàng Hơn hết, việc quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá, … cũng sẽ được diễn ra hiệu quả và dễ dàng hơn.

Về mặt hiệu quả, phần mềm SAP giúp doanh nghiệp giảm thời gian tính toán giá bán Khiến cho việc xác định giá bán chính xác, phù hợp và kịp thời cho doanh nghiệp Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định chính xác hơn, nhanh hơn về lượng thay đổi giá, xác định được lượng thay đổi cầu phù hợp dựa trên hệ số co giãn cầu theo giá tối ưu của ngành Bởi, những loại hàng hóa có hàng thay thế gần gũi như sữa tươi thường có cầu co giãn mạnh hơn vì người mua dễ dàng chuyển từ việc sử dụng chúng sang hàng hóa khác Nên việc thay đổi giá và thay đổi giá sao cho phù hợp với sự biến động hiện tại của thị trường là rất quan trọng đối với công tác quản lý hàng tồn kho, nhằm loại bỏ sự sư thừa và thiếu hụt các mă •t hàng được cung cấp ra ngoài thị trường, giúp tối ưu hóa lượng hàng tồn kho mà công ty nắm giữ.

3.2 Giải pháp phân loại hàng hóa trong kho theo kỹ thuật phân tích ABC Đây là kỹ thuật phân tích thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho Qua đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phương pháp phân tích ABC được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số Nói cách khác, nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.

Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:

Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70 80% so với tổng － giá trị hàng hoá dự trữ trong kho Đặc tính của nhóm hàng này:

Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao