Tiểu luận học phần giao tiếp và lễ tân ngoại giao

2.1.Rào cản ngôn ngữ Ngôn ngữ và khả năng ngôn ngữ có thể đóng vai trò là rào cản đối với giao tiếp.Tuy nhiên, ngay cả khi giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ được sử dụng trong

HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAMHỌC VIỆN PHỤ NỮ VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên

HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAMHỌC VIỆN PHỤ NỮ VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên

2.2 Rào cản văn hóa 2.3 Rào cản phi ngôn ngữ 2.4 Rào cản sinh lý 2.5 Rào cản vật lý 2.6 Rào cản có hệ thống 2.7 Rào cản thái độ 2.8 Rào cản thông tin

3 Kỹ năng giao tiếp ?

III.Đề xuất một số giải pháp rèn luyện kỹ năng giao tiếp của sinh viên ngành QTDL Học viện Phụ nữ Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại toàn cầu hóa ngày nay, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với sinh viên ngành Quản trị du lịch Việc hiểu và vượt qua những rào cản trong giao tiếp không chỉ là yếu tố quan trọng để thành côngtrong sự nghiệp, mà còn là chìa khóa mở ra cơ hội tiếp cận với đa dạng văn hóa, kỹ năng quản lý và xây dựng mối quan hệ trong ngành du lịch.

Trong bối cảnh môi trường đa văn hóa, sinh viên ngành Quản trị du lịch thường phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc giao tiếp Các rào cản từ ngôn ngữ, sự tự tin, hiểu biết văn hóa cho đến kỹ năng xã hội và sự phát triển của công nghệ đã tạo ra những thách thức đáng kể Tuy nhiên, việc rèn luyện và vượt qua những rào cản này không chỉ là một nhiệm vụ mà còn là cơ hội để sinh viên phát triển kỹ năng giao tiếp toàn diện và linh hoạt Tiểu luận này tập trung vào những rào cản phổ biến trong giao tiếp mà sinh viên ngành Quản trị du lịch thường gặp phải và đề xuất các phương pháp rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, giúp vượt qua những thử thách và phát triển bản thân trong môi trường chuyên ngành và thế giới thực.

B NỘI DUNG

I.Một số vấn đề về rào cản giao tiếp và kỹ năng giao tiếp1 Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể ( có thể là một cá thể

hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.

Giao tiếp không đơn thuần là một hành vi đơn lẻ mà nó nằm trong một chuối các tư duy hay hành vi mang tính hệ thống trong bản thân các bên tham gia giao tiếp hoặc giữa họ với nhau Thành phần các bên tham gia vào quá trình giao tiếp có thể rất đa dạng nếu xét giao tiếp theo nghĩa rộng Tuy nhiên, giao tiếp công vụ mà chúng ta nói ở đây giới hạn vào con người với tư cách là các bên tham gia giao tiếp Bởi giao tiếp là một quá trình, giao tiếp liên quan đến việc chia sẻ thông tin hoặc cảm xúc giữa các bên tham gia Điều này nhấn mạnh rằng giao tiếp không thể mang tính một chiều dù rằng xét bề mặt thì có rất nhiều tình huống cho thấy một bên tham gia giao tiếp hướng tới bên kia một cách “ tuyệt vọng” mà không có hồi âm hay phản hồi.

2 Rào cản trong giao tiếp

- Rào cản giao tiếp là khi một người gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và

chấp nhận thông tin mà người khác sử dụng để truyền tải thông tin, suy nghĩ và ý tưởng của đối phương Rào cản giao tiếp còn giải thích một cahs dễ hiểu là trở ngại khi trao đổi ý tưởng và truyền thông tin giữa bạn và đối phương.

2.1.Rào cản ngôn ngữ

Ngôn ngữ và khả năng ngôn ngữ có thể đóng vai trò là rào cản đối với giao tiếp.

Tuy nhiên, ngay cả khi giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ được sử dụng trong tin nhắn có thể đóng vai trò là rào cản nếu ( những) người nhận không hiểu đầy đủ.

Các cụm từ và cách diễn đạt thông tục trong khu vực có thể bị hiểu sai hoặc thậm chí bị coi là gây khó chịu.

Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khi giao tiếo với người không chuyển

Kiểm tra lại rõ ràng và chắc chắn rằng thông điệp của mình đã được truyền đạt một cách chính xác.

Học cách lắng nghe và hiểu ngôn ngữ và thuật ngữ của người khác để tạo sự hiểu biết chung

2.2.Rào cản tâm lý

Trạng thái tâm lý của người giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến cách gửi, nhận và cảm nhận thông điệp.

Ví dụ: Nếu ai đó đang trong tình trạng căng thẳng, họ có thể không tập trung vào những thông điệp mà họ nhận được và đang lo lắng về những vấn đề cá nhân của mình Điều này có thể làm cho họ không hiểu rõ những gì Điều này có thể làm cho họ không hiểu rõ những gì những gì người khác đang cố gắng truyền tải cho họ.

Tức giận cũng là một rào cản tâm lý khác trong giao tiếp Khi tức giận chúng ta dễ nói những điều mà sau này có thể hối hận và dễ hiểu sai những gì người khác nói.

Nói chung, những người có tự tin thấp có thể ít quyết đoán hơn và không cảm thấy thoải mái trong việc giao tiếp Họ có thể cảm thấy ngại ngùng hoặc xấu hổ khi nói ra cảm giác thực sự của mình hoặc đọc những tin nhắn tiêu cực.

Để vượt qua rào cản này chúng ta có thể:

Tạo môi trường thoải mái và thân thiện để giúp mọi người cảm thấy tự tin và thoải mái khi tham gia vào giao tiếp.

Cải thiện sự tự tin và tăng cường khả năng truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và tự tin.

Quản lý cảm xúc và lắng nghe một cách tập trung để hiểu và đáp ứng một cách hiệu quả.

2.3 Rào cản phi ngôn ngữ

Giao tiếp không chỉ dựa trên ngôn từ mà còn bao gồm cửu chỉ, biểu hiện khuôn mặt, âm thanh và cảm xúc Sự không nhìn vào mắt, cửu chỉ thân thể không phù hợp hoặc sự thiếu

cảm xúc trong giọng điệu có thể tạo ra rào cản non-verbal và làm mất đi sự hiểu biết và tương tác.

Để vượt qua rào cản phi ngôn ngữ chúng ta có thể: Sử dụng biểu đạt cơ thể, cử chỉ, biểu hiện khuôn mặt và âm thanh để truyền đạt ý kiến và thông điệp.

Sử dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc hình vẽ để minh họa ý kiến hoặc thông tin.

Tìm hiểu về ngôn ngữ phi ngôn ngữ của người khác và cố gắng hiểu và tương tác dựa trên các dấu hiệu phi ngôn ngữ.

2.4 Rào cản sinh lý

Các rào cản sinh lý đối với giao tiếp có thể xuất phát từ trạng thái thể chất của người nhận.

Ví dụ: Người nhận bị suy giảm thính lực có thể không nắm bắt đầy đủ nội dung của cuộc trò chuyện được nói, đặc biệt nếu có tiếng ồn xung quanh đáng kể.

Để vượt qua rào cản này chúng ta có thể:

Đảm bảo sức khỏe tốt bằng cách ăn uống lành mạnh, vận động đều đặn và ngủ đủ giấc.

Tập trung vào việc duy trì sự tỉnh táo và năng lượng để tham gia vào giao tiếp một cách tốt nhất.

Tìm hiểu và áp dụng các kỹ thuật thể chất như sự thư giãn, quản lý căng thẳng và thực hành thể dục để giảm thiểu rào cản sinh lý

2.5 Rào cản vật lý

Một ví dụ về rào cản vật lý đối với giao tiếp là khoảng cách địa lý giữa người gửi và người nhận.

Giao tiếp thường dễ dàng hơn trong khoảng cách ngắn hơn vì có nhiều kênh liên lạc hơn và yêu cầu ít công nghệ hơn Giao tiếp lý tưởng là mặt đối mặt.

Mặc dù công nghệ hiện đại thường giúp giảm tác động của các rào cản vật lý, nhưng cần hiểu rõ sự ưu điểm và nhược điểm của từng kênh truyền thông để có thể sử dụng một kênh thích hợp để vượt qua rào cản vật lý.

Để vượt qua rào cản này chúng ta có thể:

Đảm bảo không gian giao tiếp không còn ồn ào, điều này giúp tập trung và lắng nghe tốt hơn

Sử dụng các phương tiện truyền thông và công nghệ hiện đại để giảm thiểu khoảng cách vật lý, như hội thảo trực tuyến hoặc cuộc gọi video.

Đảm bảo sự thuận tiện và tiện nghi cho tất cả các bên tham gia, bao gồm việc cung cấp thiết bị giao tiếp đầy đủ và chất lượng.

2.6 Rào cản có hệ thống

Những rào cản liên quan đến hệ thống có thể xảy ra trong các tổ chức khi có các cấu trúc và kênh truyền thông không hiệu quả hoặc không phù hợp hoặc khi thiếu hiểu biết về vai trò và trách nhiệm đối với truyền thông.

Trong các tổ chức như vậy, người tham gia có thể không rõ ràng về vai trò của họ trong quá trình giao tiếp và do đó không biết được những gì được kỳ vọng ở họ.

Để vượt qua rào cản này chúng ta có thể:

Nắm vững quy tắc và thông lệ giao tiếp của một nhóm hoặc văn hóa cụ thể để tránh vi phạm và gây hiểu lầm.

Hiểu và tôn trọng sự đa dạng văn hóa và quan điểm khác nhau, đồng thời tìm cách tạo ra một môi trường giao tiếp chung và chấp nhận.

Học cách đàm phán và giải quyết xung đột một cách xây dựng và đồng thuận để vượt qua rào cản có hệ thống 2.7 Rào cản thái độ

Rào cản thái độ là những hành vi hoặc nhận thức ngăn cản mọi người giao tiếp hiệu quả.

Các rào cản về thái độ đối với giao tiếp có thể do xung đột về tính cách, quản lý kém, chống lại sự thay đổi hoặc thiếu động lực Để trở thành một người tiếp nhận thông điệp hiệu quả, nên cố gắng vượt qua những rào cản về thái độ của chính mình để giúp đam rbaor việc giao tiếp hiệu quả hơn Để vượt qua rào cản này chúng ta có thể:

Đảm bảo sự tôn trọng và sự đồng thuận với người khác, dựa trên nguyên tắc của sự công bằng và sự chân thành.

Mở lòng và lắng nghe hoàn toàn người khác, không đánh giá tiêu cực hoặc tri hoãn sự đánh giá.

Xây dựng một thái độ tích cực và sẵn lòng chấp nhận những ý kiến và quan điểm khác nhau.

2.8 Rào cản thông tin

Sự thiếu thông tin, thông tin mơ hồ hoặc quá tải thông tin cũng có thể làm rối loạn quá trình truyền đạt thông tin Rào cản thông tin gây ra sự hiểu lầm, mất mát ý nghĩa và làm giảm hiệu quả của giao tiếp.

Để vượt qua rào cản thông tin trong giao tiếp, hãy:

Kiểm tra lại và xác minh thông tin trước khi truyền đạt để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh từ ngữ phức tạp hoặc mưo hồ để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Hỏi và lắng nghe một cách chân thành để đảm bảo hiểu đúng và truyền đạt thông tin chính xác.

3 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) là tập hợp những kỹ b năng cần thiết để truyền đạt thông tin, ý kiến, ý định và cảm xúc một cách hiệu quả và hiệu quả đến người khác Nó bao gồm các yếu tố như ngôn ngữ, lắng nghe, biểu cảm cơ thể, tư duy logic, kiểm soát cảm xúc, tạo quan hệ tốt và đồng cảm.

Kỹ năng giao tiếp được chia thành 5 mức độ khác nhau Cụ thể:

Mức độ 1 – Mức độ kém:bỞ mức độ này, chỉ có khả năng áp dụng một phần nhỏ kỹ năng giao tiếp trong các tình huống cơ bản nhất và luôn cần rất nhiều hướng dẫn từ người khác Ví dụ như có khả năng diễn đạt ý kiến, nhưng không luôn mạch lạc và chính xác.

Mức độ 2 – Mức độ cơ bản: Có khả năng áp dụng kỹ năng giao tiếp trong các tình huống trung bình khó, có thể diễn đạt rành mạch sự việc đến nhiều đối tượng, tuy nhiên ngôn ngữ và giọng điệu trong một số trường hợp có thể chưa chính xác.b

Mức độ 3 – Mức độ khá: Là mức độ cá nhân có khả năng diễn đạt rõ ràng và rành mạch các nội dung cơ bản đến nhiều đối tượng khác nhau.

Mức độ 4 – Mức độ tốt: Ở mức độ này, sẽ có khả khả năng thuyết trình và giải thích một cách rành mạch các khái niệm phức tạp đến nhiều đối tượng khác nhau Đồng thời cũng có khả năng linh hoạt sử dụng ngôn ngữ, nắm vững thông tin cần truyền đạt cho người nghe.

Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc:bThường là người đã tự tin và thành thạo trong việc áp dụng kỹ năng giao tiếp, kể cả trong các tình huống khó khăn và đặc biệt Có thể tự tin truyền đạt kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và linh hoạt trong việc sử dụng ngôn ngữ.

3.1 Kỹ năng lắng nghe

Giao tiếp không đơn thuần là việc truyền tải thông tin, mà còn là một quá trình tương tác và trao đổi giữa hai bên.bVì thế để có một kỹ năng giao tiếp tốt, không chỉ cần biết diễn đạt một cách lôi cuốn mà còn cần có khả năng lắng nghe Lắng nghe không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của người khác, mà còn tạo ra sự kết nối và tin tưởng trong mối quan hệ Bằng cách lắng nghe, bạn tạo điều kiện cho người khác thoải mái chia sẻ, thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ý kiến của họ Điều này không chỉ giúp xây dựng một môi trường giao tiếp tốt mà còn khẳng định vai trò của bạn là người lắng nghe và chia sẻ.

Với khả năng lắng nghe tốt, bạn có thể nhận biết và hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của người khác Điều này tạo ra cơ hội để bạn đáp ứng và đồng hành cùng họ trong công việc và cuộc sống Ngoài ra, khả năng lắng nghe cũng

giúp bạn định hình lại ý kiến và quan điểm của mình, dựa trên sự giao lưu và trao đổi với người khácb

3.2 Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi là một yếu tố quan trọng trong quá trình giao tiếp, giúp bạn thu thập thông tin một cách chủ động Các câu hỏi không chỉ được thể hiện bằng lời nói, mà còn có thể sử dụng các hành động phi ngôn ngữ như nhướng mày, biểu cảm nét mặt để tạo sự tương tác.b

Việc sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi thông minh và khéo léo sẽ giúp bạn tạo ra một môi trường giao tiếp tốt hơn, khám phá thêm thông tin và thúc đẩy sự tương tác Hãy nhớ luôn kiểm soát thời gian, tôn trọng đối tác và biết cách hỏi một cách mở và thu hút để thu thập những thông tin quan trọng và giá trị trong cuộc giao tiếp của bạn.

3.3 Kỹ năng đàm phán

Trong cuộc sống hàng ngày, hay trong công việc không thể tránh khỏi những tình huống mâu thuẫn và xung đột Tuy nhiên, để giải quyết chúng một cách hiệu quả và thoải mái, bạn cần sử dụng kỹ năng thuyết phục và đàm phán Kỹ năng này, khi được áp dụng một cách thuần thục và tinh tế, có thể giúp bạn giải quyết mâu thuẫn một cách nhẹ nhàng, tạo sự hài hòa và thúc đẩy lợi ích cho cả hai bên.

Việc sử dụng kỹ năng thuyết phục và đàm phán không chỉ giúp giải quyết xung đột một cách hiệu quả mà còn đóng góp vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng cường sự hợp tác.bKhi bạn biết cách thuyết phục và đàm phán một cách lịch sự và thông minh, bạn có thể tạo ra sự đồng lòng, tình hữu nghị và sự phát triển bền vững cho cả hai bên.

3.4 Kỹ năng ngôn ngữ cơ thể

Khi giao tiếp với người khác, có ba yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý: ngôn ngữ, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu Mỗi yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp và tạo ấn tượng với người đối diện Ngôn ngữ cơ thể bao gồm các biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, tư thế cơ thể và ánh mắt Ngôn ngữ cơ thể là một công cụ mạnh mẽ để tạo ấn tượng và tạo sự gần gũi trong giao tiếp Việc sử dụng cử chỉ rõ ràng, biểu cảm khuôn mặt phù hợp và tư thế tự tin giúp bạn tạo ra một ấn tượng tích cực và thu hút sự quan tâm từ người đối diện.

3.5 Kỹ năng viết

Kỹ năng viết trong giao tiếp là khả năng truyền đạt ý của bạn trong một văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất nhằm đạt được mục đích của bản thân Nếu như kỹ năng nói dựa vào tông giọng cũng như ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt thông điệp, với kỹ năng viết trong giao tiếp, đó sẽ là việc sử dụng ngôn từ, ngữ pháp cũng như dấu câu.

3.6 Kỹ năng nói

Kỹ năng nói là một dạng kỹ năng mềm giúp mọi người giao tiếp một cách hiệu quả Những kỹ năng này sẽ giúp

người nói truyền tải thông tin một cách thuận lợi, thuyết phục Hơn nữa, việc nói là công cụ giúp người nói không bị hiểu lầm bởi những người nghe Tổng quan lại, nói là kỹ năng sản xuất ở chế độ nói Sức mạnh của lời nói không chỉ dừng lại ở những cuộc nói chuyện với người thân hay bạn bè mà còn là cách ứng xử trong công việc để đem tới hiệu ứng cao nhất.

II Những rào cản trong giao tiếp của sinh viên ngành QTDL Học viện Phụ nữ Việt Nam

Một số rào cản trong giao tiếp mà sinh viên ngành QTDL Học viện Phụ nữ Việt Nam thường gặp :

- Rào cản về tâm lý :

+ Lo lắng và cảm thấy không tự tin: sự lo lắng về việc không thể diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng có thể ảnh hướng đến tự tin trong giao tiếp.

+ Sợ lỗi hoặc bị phê phán: sự sợ hãi về việc mắc lỗi, phê phán hoặc gặp phải phản đối từ người khác có thể làm giảm khả năng tự tin trong giao tiếp.

+ Sự thất vọng khi gặp khó khăn: Sinh viên có thể cảm thấy thất vọng khi gặp khó khăn trong việc giao tiếp, điều này có thể làm mất động lực và tinh thần rèn luyện kỹ năng + Sự lo lắng về đánh giá của người khác: sự lo lắng về việc bị đánh giá hay phê phán từ người khác có thể ảnh hưởng đến khả năng tự tin và sự thoải mái trong giao tiếp.

- Rào cản về ngôn ngữ : sinh viên có thể gặp khó khăn khi

giao tiếp bằng ngôn ngữ nước ngoài, đặc biệt khi tiếng Anh không thành thạo hoặc ngôn ngữ khác thông dụng trong ngành du lịch.

Rào cản về văn hóa: thiếu thông tin về văn hóa, tập quán và

lối sống của đất nước hay đất nước của khách, có thể tạo ra những rào cản trong giao tiếp với người dân địa phương và khách du lịch.

Rào cản về kỹ năng xã hội : khả năng tạo mối quan hệ, kỹ

năng lắng nghe và phản hồi có thể là thách thức, đặc biệt đối với sinh viên ít có kinh nghiệm giao tiếp với người lạ III Đề xuất một số giải pháp rèn luyện kỹ năng giao tiếp của

sinh viên ngành QTDL Học viện Phụ nữ Việt Nam 1 Mục đích

Mục đích cuối cùng của các giải pháp là nâng cao khả năng giao tiếp chuyên môn và giúp sinh viên tự tin, linh hoạt khi tương tác với đối tác, khách hàng trong ngành du lịch, đồng thời tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách du lịch.

2 Một số giải pháp:

Khóa học và đào tạo chuyên sâu: Tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo về kỹ năng giao tiếp, tư duy logic, thuyết trình và kỹ năng xã hội.

Tập trung vào ngôn ngữ: Tham gia lớp học hoặc sử dụng các ứng dụng để nâng cao khả năng giao tiếp bằng ngôn ngữ chuyên ngành và ngoại ngữ ( ví dụ; tiếng Anh)