LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập nghiên cứu tại khoa Quản trị nguồn nhân lực – Trường đạihọc Lao động-Xã hội, được sự giúp đỡ nhiệt tình từ thầy cô, gia đình, bạn bè và người thân, em
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VÀ BỘ MÁY CHUYÊN TRÁCH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHẬN LỰC
Thông tin chung về đơn vị
- Tên gọi: Công ty cổ phần Unniversal Chemical technology Group
- Địa chỉ: 386 Nguyễn Văn Linh, Phường Sài Đồng,Quận Long Biên, Hà Nội
- Chức năng: Chuyên sản xuất sơn, xây dựng, thiết kế các công trình nhà máy, văn phòng, cơ sở hạ tầng, công nghiệp Các sản phẩm của Hãng sơn Takira luôn được cải tiến không ngừng, luôn là đơn vị tiên phong ứng dụng các kết quả nghiên cứu để tạo ra dòng sản phẩm an toàn cho sức khỏe, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong lĩnh vực Xây dựng, và Sơn Takira đã được công nhận là một trong những hãng sơn tốt nhất Việt Nam
Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần Unniversal Chemical technology Group
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Unniversal Chemical technology Group
Nguồn: Phòng hành chính – Nhân sự
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty như trên, chia thành 2 mảng chính:
Ban Lãnh đạo Công ty gồm:
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc: Là người đại diện theo Pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật để điều hành công việc của Công ty.
- Giám đốc: 3 Chức danh Giám đốc gồm Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Điều hành Sản xuất và Giám đốc Tài chính, có trách nhiệm giúp việc cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực được phân công.
Các Phòng ban nghiệp vụ của Công ty gồm:
- Phòng Kinh doanh: Thực hiện chức năng tìm kiếm khách hàng cho hoạt động sản xuất của Công ty; tư vấn cho Giám đốc Kinh doanh và Tổng Giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm; chủ chì các hoạt động về tuyên truyền, quảng bá; giúp Ban Lãnh đạo Công ty đưa ra các định hướng phát triển dịch vụ của Đông Tai.
- Phòng Hành chính - Nhân sự: Thực hiện chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác kỷ luật; tham mưu về bộ máy tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Công ty; tham mưu và thực hiện việc thu thập, truyền thông tin thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự.
- Phòng Tài chính Kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của Công ty; tổ chức hoạt động hạch toán kế toán đảm bảo nguyên tắc: kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý.
- Phòng Sản xuất: Bao gồm Bộ phận kỹ thuật và Bộ phận sản xuất Trong đó, Bộ phận kỹ thuật thực hiện chức năng về công tác giám sát các quá trình thực hiện sản xuất và kiểm tra chất lượng sản ,triển khai làm sản phẩm mới
Theo bảng tổng hợp thông tin nhân sự dưới đây của phòng Hành chính-Nhân sự qua 3 năm liên tiếp từ 2019,2020 và 2021
Thông tin chung nguồn nhân lực của đơn vị :
Bảng 1.1: Bảng tổng hợp quy mô nhân sự Công ty cổ phần Unniversal Chemical technology Group năm 2019-2021 Đơn vị: người S
Tỷ trọng người) (%) ười) ) gười) (%0
I Theo trình độ lao động
1 Trình độ đại học và trên đại học
2 Trình độ cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp
Theo đối tượng lao động
Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự
Qua bảng trên ta thấy đây là một doanh nghiệp vừa, số trình độ lao động đã qua đào tạo chiếm đa số và con số không có sự thay đổi nhiều qua các năm , đến năm 2021 có sự giảm do ảnh hưởng của dịch covid nhưng không đáng kể Các lao động có trình độ trung cấp, phổ thông có sự thay đổi thất thường nhưng chỉ biến động ở mức độ nhỏ và phù hợp với nhu cầu của công ty Vì là công ty về sản xuất nên bộ phân trực tiếp chiếm đa số tỷ trọng lao động trong công ty.
Bộ máy chuyên trách quản trị nhận lực
- Phòng Hành chính - Nhân sự: Thực hiện chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương,công tác kỷ luật; tham mưu về bộ máy tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Công ty; tham mưu và thực hiện việc thu thập, truyền thông tin thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin liên quan cho các đơn vị,lên kế hoạch, tổ chức tuyển dung, đào tạo nhân viên,
1.2.2.Thông tin năng lực đội ngũ cán bộ chuyên trách
Phòng hành chính – Nhân sự
- Theo bảng dưới đây phòng Hành chính-Nhân sự gồm 3 thành viên: Chức cao nhất là Trường phòng nhân sự, dưới là 1 chuyên viên hành chính và 1 chuyên viên nhân sự.
Bảng 1.2.Bảng thông tin thành viên phòng Hành chính- Nhân sự năm 2022
STT HỌ TÊN NGÀY SINH TRÌNH ĐỘ
15/04/1978 Tốt nghiệp ngành quản trị nhân lực- Đại học Kinh Tế
22/02/1993 Tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng
3 BÙI LỆ HÀ 15/08/1995 Tốt nghệp ngành quản trị nhân sự- Đại học Thương
Mại Nguồn:phòng Hành chính-Nhân sự
1.2.3.Bố trí nhân sự trong bộ máy chuyên trách
Dưới đây là bảng bố trí vị trí tại các phòng và mỗi vị trí đó đều có những nhiệm vụ riêng cụ thể.
Bảng 1.3 Bảng vị trí nhiệm vụ thành viên phòng Hành chính- Nhân sự
STT HỌ TÊN VỊ TRÍ NHIỆM VỤ
-Giám sát công việc của phòng ban và quản lý nhân viên
- Tham mưu cho BTGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
-Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
-Tham mưu đề xuất cho BTGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
-Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
-Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiê ¤p.
- Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
-Làm hâ ¤u cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiê ¤n của công ty.
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp. việc làm để thu hút nguồn bên ngoài, quảng cáo Để có thể thu hút được tốt nhất thông báo gồm những nội dung sau:
-Số lượng lao động cần tuyển
-Yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, kinh nghiệm,
-Các hồ sơ cần thiết
-Mức thù lao ban đầu, cơ hội thăng tiến và điều kiện làm việc tại vị trí đó, Bảng thông báo cần ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn nộp, địa điểm nhận và địa chỉ liên hệ,
Như vậy, công ty đã sử dụng đa dạng các phương pháp để làm tăng khả năng thu hút ứng viên trong quá trình này.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Hành chính- Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ.Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo tiêu chuẩn xét duyệt như sau:
- Xét về tính hợp lệ: Thể hiện rõ vị cần tuyển
-Về mặt hình thức: đầy đủ các giấy tờ cần thiết
- Về mặt nội dung:trình độ chuyên môn,bằng cấp, chứng chỉ
Khi quá trình nhận hồ sơ kết thúc, phòng Hành chính- nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển để lọc những hồ sơ không thích hợp và chọn ra những danh sách ứng viên đáp ứng được yêu cầu cơ bản mà công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng.Sau đó sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách thành viên hội đồng phỏng vấn
Dưới đây là bảng liệt kê số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2019-2021
Bảng 2.1: Tổng hợp hồ sơ đăng ký tuyển dụng tại công ty cổ phần Unniversal
Chemical technology Group giai đoạn 2019-2021 st t
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Hồ sơ nộp Thực tế phỏng vấn
Nguồn:Phòng hành chính-Nhân sự
Qua bảng ta có thể thấy hồ sơ đăng ký ứng tuyển qua các đều có sự tăng giảm, chênh lệch không quá cao Vào năm 2019 số hồ sơ đăng ký là 48 hồ sơ, sang năm
2020 số lượng đã tăng lên là 55 hồ sơ , đến năm 2020 lại giảm còn 45 hồ sơ và vào năm 2021 có sự tăng nhẹ được 50 hồ sơ Điều này chứng tỏ công ty đã thu hút được một nguồn ứng viên ổn định và khẳng định được vị trí của mình trên thị trường nhưng nguồn tuyển dụng của công ty lại hạn chế trong công ty nên công ty bỏ lỡ nhiều cơ hội tuyển dụng những thành viên mới năng động, sáng tạo mới cho công ty.Đồng thời việc ưu tiên sử dụng nguồn nội bộ sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và chí phí tuyển dụng
Bước 4: Phỏng vấn Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp công ty kiểm tra, đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên được đó là: sở trường, mục tiêu, sở thích, phong cách làm việc, nguyện vọng, Đây là những yếu tố quan trọng giúp công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong công việc, Ở bước này phòng Hành chính- Nhân sự sẽ kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn.Hình thức tuyển dụng là sơ bộ hay chuyên sâu còn tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ, công nhân trực tiếp hay cán bộ quản lý
-Đối với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp
Phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ.Và việc phỏng vấn chỉ do nhân viên phụ trách tuyển dụng tiến hành Phương thức tiến hành phỏng vấn là đại diện của phỏng Hành chính- Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng sẽ nói chuyện trực tiếp với ứng viên.
-Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật
Sau khi tiến hành phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sau về trình độ chuyên môn và khả năng làm việc bằng một số bài test trắc nhiệm và lý thuyết Mục đích là để đánh giá trọng tâm vào trình độ nghiệp vụ, chuyên môn, khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của ứng viên Sau khi phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm đánh giá để lựa chọn ứng viên trúng tuyển và phòng Hành chính- Nhân sự sẽ lập quyết định thử việc cho ứng viên được chọn và trình lên giám đốc duyệt.
Bước 5: Ra quyết định thử việc và quyết định tuyển dụng
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên mà nhân viên phụ trách tuyển dụng đã trình lên, giám đốc sẽ ra quyết định nhận hay không nhận ứng viên vào làm việc tại công ty. Cuối cùng phòng Hành chính- Nhân sự có trách nhiệm thông báo cho ứng viên đã trúng tuyển và những người không trúng tuyển biết.Và những người trúng tuyển sẽ qua một giai đoạn thử việc sau đó đi đến quyết định trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Quy trình thực hiện thử việc và ra quyết định thử việc
Phòng Hành chính- Nhân sự( nhân viên phụ trách nhân sự) sẽ chuẩn bị hợp đồng lao động theo mẫu quy định của Nhà nước để người lao động và đơn vị ký kết hợp đồng thử việc. Đơn vị trực tiếp có trách nhiệm phổ biến nội quy lao động, quy trình, quy phạm về kỹ thuật an toàn, bảo hộ lao động, Giao nhiệm vụ và theo dõi đánh giá kết quả thực hiện công việc.Sau khi hết thời hạn , người lao động tự làm báo cáo, tự đánh giá kết quả công việc theo mẫu sau đó gửi cho trưởng bộ phận, Trưởng bộ phận sẽ xem xét và chuyển lên phòng Hành chính- Nhân sự trình Giám đốc công ty.Cuối cùng là Giám đốc công ty sẽ ra ý kiến chỉ đạo ký hợp đồng đối với người được tuyển theo quy định của bộ luật lao động.
Phòng Hành chính- Nhân sự sẽ soạn thảo hợp đồng lao động theo mẫu của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội trên cơ sở chỉ đạo của Giám đốc Hợp đồng lao động sau khi đã có chữ kí của hai bên sẽ lưu lại phòng Hành chính- Nhân sự một bản và người lao động một bản.Và nhân viên nhân sự sẽ hướng dẫn người lao động hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục khác.
Trong 3 năm từ 2019 đến 2021 số lượng ứng viên thử việc ký hợp đồng tai công ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.2:Bảng tổng hợp ứng viên thử việc và ứng viên ký hợp đồng của công ty cổ phần Unniversal Chemical technology Group giai đoạn 2019-2021
Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 ứng viên thử việc ứng viên ký hợp đồng ứng viên thử việc ứng viên ký hợp đồng ứng viên thử việc ứng viên ký hợp đồng
Nguồn : Phòng hành chính-Nhân sự
TUYỂN DỤNG NHAN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN UNNIVERSAL
Đánh giá và đề xuất
- Khi phỏng vấn tuyển dụng công ty đã nêu rõ được quyền lợi và nghĩa vụ của ứng viên khi tham gia làm việc tại công ty, cũng như đãi ngộ và lương thưởng sau khi ký hợp đồng lao động để các ứng viên xem xét vị trí công việc có phù hợp với mình hay không
- Công ty luôn có sự ưu tiên từ tuyển dụng nội bộ, tạo được cơ hội thăng tiến cho nhân viên, tạo thêm sự gắn bó lâu dài với công ty, giảm bớt chi phí trong quá trình tuyển dụng.
-Đã áp dụng linh hoạt hệ thống quy chế, chính sách trong tuyển dụng theo đúng bộ luật của Nhà nước để phù hợp với chính sách của công ty
-Quy trình công ty chưa được hoàn thiện, các bước tuyển dụng đã dừng ngay khi ứng viên được nhận vào làm chưa có sự đánh giá lại quy trình và kết quả đạt được sau đợt tuyển dụng
-Công ty chưa tối ưu hóa đa dạng nguồn tuyển dụng,ngoài ứng viên từ nguồn nội bộ, nguồn tuyển dụng bên ngoài còn hạn chế, chưa mở rộng được quy mô, chưa có sự đầu tư vào các trung tâm giới thiệu việc làm, các hội chợ hay trường học nên việc tuyển dụng chưa mang lại yếu tố khách quan, cũng như bỏ lỡ rất nhiều cơ hội tìm kiếm nhân tài.
- Công ty chưa thường xuyên lập các kế hoạch tuyển dụng, trong nhiều trường hợp khi có công việc phát sinh mới tiến hành tuyển, làm giảm khả năng thu hút nhân viên giỏi.
- Công ty chưa quan tâm và chú trọng thực sự đến quá trình tuyển dụng, còn bị ràng buộc nhiều bởi kinh phí
- Chưa có sự đổi mới công tác tuyển dụng để thu được kết quả tốt nhất như các bài test, trắc nghiệm,
- Công ty chưa có phòng kế hoạch riêng về nhân sự nên hiệu quả công việc chưa cao.
2.2.2 Đề xuất một số giải pháp
Hoàn thiện lại quy trình tuyển dụng của công ty, nên có bước đánh giá lại quy trình , kết quả tuyển dụng để có những kế hoạch thay đổi , sửa đổi những khâu sai sót.
Nên đa dạng hóa nguồn tuyển dụng, nên có sự đầu tư vào nguồn tuyển dụng bên ngoài để thu hút được những ứng viên tiềm năng
Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tuyển dụng , kế hoạch tuyển dụng còn cần phải xác định được tỷ lệ sàng lọc, lựa chọn được các vùng tuyển mộ phù hợp , thu hút ứng viên tiềm năng.
Hoàn thiện bước đánh giá quá trình tuyển dụng, tổ chức các buổi đánh giá quá trình tuyển dụng từ chi phí, tỷ lệ sàng lọc, hiệu quả tuyển dụng so với mục tiêu của tổ chức,