Bai giang Quan tri hoc pdf

Quaỷn trũ hoùc Ch ơng i Đại CơNG Về CôNG ViệC QUảN TRị MụC TiêU CủA Bài Xác định rõ nội dung của hoạt động quản trị. Các chức năng quản trị. Tính phổ biến và ý nghĩa của hoạt động quản trị CáC Nội DUNG CHíNH 1. Quản trị là gì? 2. Nội dung của hoạt động quản trị 3. ý nghĩa của hoạt động quản trị i. QUảN TRị Là Gì? Quản trị là một danh từ khó định nghĩa. Hầu nh mỗi ngời khi nói về quản trị đều có một định nghĩa của riêng mình. Ngay đến các nhà thực hành quản trị mặc dù đã có những kinh nghiệm giống nhau về nội dung quản trị khi đợc yêu cầu định nghĩa quản trị thì cũng phát biểu rất khác nhau. Nhiều nhà quản trị ngời Pháp thích nói: Quản trị là tiên liệu. Các nhà quản trị ngời Mỹ nhấn mạnh đến vấn đề quan hệ con ngời thờng định nghĩa quản trị là đạt mục tiêu thông qua và cùng với ngời khác, trong lúc các nhà quản trị thích áp dụng các công cụ toán học thờng tâm đắc với định nghĩa Quản trị là ra quyết định. Trong giới khoa học và giảng dạy ngời ta cũng không có một sự thống nhất. Koontz và Odonnell trong giáo trình Các nguyên tắc quản trị, định nghĩa: Quản trị là công việc của nhà quản trị nhằm thiết lập và duy trì một khung cảnh nội bộ trong đó mỗi con ngời làm việc chung theo tập thể có thể hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thành đạt mục tiêu chung. Massie trong giáo trình Các vấn đề chính yếu của quản trị cho rằng: Quản trị là một tiến trình theo đó, một tập thể hợp tác với nhau hớng các hoạt động của mình vào những mục tiêu chung. Stoner và Rabbins gần đây đều thống nhất cho rằng quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức, quản trị con ngời, và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị, một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó. Chúng ta có thể căn cứ vào các định nghĩa đó để đa ra định nghĩa sau đây: Quản trị là những hoạt động cần thiết phải đợc thực hiện khi con ngời kết hợp nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung. Với định nghĩa này, chúng ta muốn xác định rằng những hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con ngời kết hợp với nhau thành tập thể. Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động, sống một mình nh Rô-bin-sơn trên hoang đảo, thì không 1 Quaỷn trũ hoùc có hoạt động quản trị. Nhng chỉ cần hai ngời quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung, thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, cha ai có kinh nghiệm. Ví dụ, sự phân công, ngời nào làm việc nào. Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con ngời kết hợp thành tập thể, mà lại còn cần thiết. Bởi vì, nếu không có những hoạt động đó, mọi ngời trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào, hoặc sẽ làm một cách lộn xộn, giống nh hai ngời cùng khiêng một khúc gỗ, thay vì cùng bớc về một hớng thì mỗi ngời lại bớc về mỗi hớng khác nhau. Những hoạt động khiến hai ngời cùng khiêng khúc gỗ đi về một hớng, là những hoạt động quản trị. Trong Bộ T Bản Marx có đa một hình ảnh rất hay về hoạt động quản trị. Đó là những hoạt động của ngời chỉ huy một dàn nhạc. Ngời này không đánh trống, không chơi đàn, chỉ dùng tay chỉ huy mà tạo nên bản giao hởng. ii. Nội DUNG CủA HOạT ĐộNG QUảN TRị Chúng ta vừa nói rằng quản trị là những hoạt động cần thiết phải đợc thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con ngời hoạt động, hớng về mục tiêu chung. Những hoạt động đó có thể tập trung trong một số những công việc chính. Đó là, dự trù các hoạt động mà đơn vị sẽ phải thực hiện, tổ chức bộ máy, quản trị lao động, kiểm tra thành quả v.v Cách nói thông thờng hiện nay là các chức năng quản trị, để chỉ những nội dung của hoạt động quản trị. Có bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra. Hoạch định, hay làm kế hoạch, là những chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị. Công tác này bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức, xây dựng chiến lợc tổng thể nhằm hớng dẫn hành động hớng về mục tiêu, và thiết lập hệ thống các kế hoạch hoạt động cụ thể. Các nhà quản trị cũng phải thiết kế cơ cấu của tổ chức. Công tác này bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai sẽ phải làm việc đó, các công việc sẽ đ- ợc phối hợp với nhau nh thế nào, những bộ phận nào cần phải đợc thành lập, thiết lập mối quan hệ về công việc, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận. Chức năng quản trị thứ ba liên quan đến con ngời trong tổ chức. Đó là việc tuyển chọn, thu dụng, bố trí công việc, bồi dỡng, động viên và kích thích, và lãnh đạo con ngời làm việc. Chức năng cuối cùng của quản trị là kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã đợc xác định và tiến hành các biện pháp sữa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đờng đúng để hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến với mọi nhà quản trị, dù đó là Tổng Giám đốc một công ty lớn, Hiệu trởng một trờng học, trởng một phòng trong cơ quan, hay chỉ là tổ trởng một tổ công nhân trong một xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trờng, xã hội, ngành nghề, qui trình công nghệ v.v riêng, nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phơng pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. iii. ý NGHĩA CủA HOạT ĐộNG QUảN TRị. 2 Quaỷn trũ hoùc Khi con ngời hợp tác với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, ngời ta có thể tự phát làm những việc cần làm, theo cách suy nghĩ riêng của mỗi ngời. Lối làm việc chung nh thế cũng có thể đạt đợc kết quả, hoặc cũng có thể không. Nhng nếu ngời ta biết tổ chức hoạt động và các việc quản trị khác, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn. Đặc biệt quan trọng, không phải chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ còn là ít tốn kém thì giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt đợc với những chi phí đã tốn kém, chúng ta có khái niệm hiệu quả. Hiệu quả cao khi kết quả nhiều hơn so với chi phí; và hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt đợc. Không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt đợc kết quả, nhng nếu xem xét đến chi phí, thì sẽ thấy quá nhiều. Tức là có kết quả, mà không có hiệu quả. Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong một nền kinh tế thị trờng có cạnh tranh, ngời ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn luôn tìm cách gia tăng hiệu quả. Các hoạt động quản trị là cần thiết vì sẽ giúp gia tăng hiệu quả. Có thể nói rằng lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả và chỉ khi nào ngời ta quan tâm đến hiệu quả thì ngời ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị. IV. Quản trị kinh doanh mang tính khoa học, mang tính nghệ thuật và là một nghề. 1. Quản trị (kinh doanh) mang tính khoa học. Tính khoa học của quản trị kinh doanh xuất phát từ tính qui luật của các quan hệ quản trị trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm những quy luật về kinh tế, kinh doanh, kỹ thuật, xã hội. Những quy luật này nếu dợc các nhà quản trị nhận thức và vận dụng trong quá trình quản trị doanh nghiệp, sẽ giúp họ đạt kết quả mong muốn, ngợc lại sẽ gánh chịu những hậu quả khôn lờng. Tính khoa học của quản trị kinh doanh đòi hỏi các nhà quản trị trớc hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đó không chỉ là những quy luật kinh tế và kinh doanh, mà còn hàng loạt những loại quy luật khác nh quy luật tâm lý-xã hội, quy luật kỹ thuật, đặc biệt là những quy luật quản trị v.v Nắm quy luật, thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về kinh doanh và quản trị kinh doanh. Tính khoa học của quản trị kinh doanh còn đòi hỏi các nhà quản trị phải biết vận dụng các phơng pháp đo lờng định lợng hiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật nh các phơng pháp dự đoán, phơng pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý lu trữ, truyền thông: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet v.v 2. Quản trị (kinh doanh) mang tính nghệ thuật. Tính nghệ thuật của quản trị kinh doanh xuất phát từ tính đa dạng, phong phú, tính muôn hình muốn vẻ của các sự vật và hiện tợng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản trị. Không phải mọi hiện tợng đều mang tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều đã nhận thức thành lý luận. Tính nghệ thuật của quản trị kinh doanh còn xuất phát từ bản chất của quản trị kinh doanh, suy đến cùng là tác động tới con ngời với những nhu cầu hết sức đa dạng, phong phú, với những toan tính, tâm t, tình cảm khó có thể cân đo đong đếm đợc. Những mối quan hệ con ngời luôn luôn đòi hỏi nhà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt nhu hay cơng, cứng hay mềm và khó có thể trả lời một cách 3 Quaỷn trũ hoùc chung nhất thế nào là tốt hơn? Tính nghệ thuật của quản trị kinh doanh còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng nhà quản trị, vào cơ may và vận rủi v.v 3. Quản trị (kinh doanh) là một nghề. Nhà quản trị có phải là chuyên nghiệp hay không? Quản trị có phải là một nghề hay không? Từ lâu trong xã hội vẫn coi việc làm của luật s, bác sĩ, giáo viên là những nghề nghiệp. Nhng đối với quản trị thì mặc dù quyền quản trị và quyền sở hữu đã tách khỏi nhau từ những năm đầu thế kỷ 20, các nhà quản trị chỉ là những ngời làm thuê, quản trị vẫn cha coi nh là một cái nghề vì một số lý do sau: Nhà quản trị không nhất thiết phải là ngời đợc đào tạo chính quy. Không có một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thế nào là quản trị viên. Quản trị viên không có khách hàng, họ chỉ phục vụ hoạt động của tổ chức. Cho đến những năm 50 của thế kỷ 20, quản trị đã dần tiến đến tình trạng chuyên nghiệp. Những tri thức cơ bản của quản trị đã đợc đào tạo một cách chính quy trong các trờng đại học, và một hệ thống tiêu chuẩn của chức nghiệp quản trị đã ra đời và nhanh chóng phổ biến khắp thế giới. Ví dụ: ngày nay với tấm bằng cử nhân quản trị kinh doanh, cao học quản trị kinh doanh v.v là những chứng nhận quan trọng cho các nhà quản trị tơng lai khi mới bớc chân vào quản trị. Có thể nói, ngày nay, công việc quản trị và nhà quản trị đã có tính chất chuyên nghiệp, quản trị có mặt trong mọi định chế xã hội. Nghề nghiệp quản trị đã và đang trở thành một nghề nghiệp hấp dẫn và đầy thách đố trong thời đại hiện nay, nhà quản trị muốn đứng vững trên đôi chân của mình thì tối thiểu anh ta phải là những nhà chuyên nghiệp đợc trang bị những kiến thức cơ bản về nghề quản trị bằng những con đờng khác nhau. Câu hỏi ôn tập 1. Mỗi ngời khi tự mình hoạt động, có cần phải làm những công việc quản trị hay không? 2. Tại sao công việc quản trị lại cần thiết cho các tổ chức? 3. Công việc quản trị trong một công ty kinh doanh với công việc quản trị trong một xí nghiệp cơ khí có giống nhau không? 4. Kết quả và hiệu quả khác nhau nh thế nào? 5. Quản trị kinh doanh là khoa học hay nghệ thuật? 6. Quản trị kinh doanh có phải là một nghề hay không? 4 Quaỷn trũ hoùc Ch ơng II Nhà quản trị I. Khái niệm. Tổ chức là một sắp đặt ngời có hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định, chúng có những đặc trng cơ bản: - Chúng đều có mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục tiêu cụ thể. - Mỗi tổ chức bao gồm nhiều ngời. - Các tổ chức đều phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định. Nh vậy, một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có những thành viên và có một cơ cấu có tính hệ thống Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức, nhng không phải bất cứ thành viên nào trong tổ chức cũng là nhà quản trị. Nói chung trong tổ chức có hai loại ngời: những nhà quản trị và những ngời thừa hành. Ngời thừa hành là những ngời trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ không có trách nhiệm trông coi công việc của ngời khác. Ví dụ nh một ngời hầu bàn, một công nhân đứng máy tiện, Trái lại, nhà quản trị là những ngời điều khiển công việc của ngời khác, có những vị trí và trách nhiệm khác nhau. Ví dụ tổ trởng tổ sản xuất, quản đốc một phân xởng hay vị giám đốc, Ta có những định nghĩa khác về nhà quản trị nh sau: Nhà quản trị là những ngời làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của ngời khác và chịu trách nhiệm trớc kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là ngời lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soát những nguồn lực trong tổ chức một cách có hiệu quả để đạt đợc mục tiêu của tổ chức. Nhà quản trị là ngời có quyền sử dụng các loại nguồn lực trong tổ chức đó và chịu trách nhiệm đa tổ chức đó thành đạt mục tiêu chung. II. CấP BậC Và CHứC NăNG CủA NHà QUảN TRị. Ngời ta thờng chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 3 cấp: (1) Các nhà quản trị cấp cơ sở (First-Line Managers) cũng thờng gọi là tổ tr- ởng, đốc công cai thợ v.v (2) Các nhà quản trị trung cấp (Middle Managers) thờng mang chức danh tr- ởng phòng, trởng ban, cửa hàng trởng, đốc công phân xởng, trởng khoa v.v (3) Các quản trị cao cấp ( Top Managers) nh giám đốc, tổng giám đốc, giám đốc điều hành, chủ tịch hội đồng quản trị v.v Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Với t cách là nhà quản trị, nhiệm vụ của họ là hớng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong các công việc hàng ngày để đa đến sự hoàn thành mục tiêu chung của cả tổ chức. Tuy nhiên 5 Quaỷn trũ hoùc nhà quản trị cấp cơ sở cũng thờng là ngời trực tiếp tham gia các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể nh các nhân viên khác dới quyền họ. Nhà quản trị trung cấp là một khái niệm rộng, dùng để chỉ những cấp chỉ huy trung gian, đứng trên các nhà quản trị cấp cơ sở và ở dới các nhà quản trị lãnh đạo. Với cơng vị này, họ vừa quản trị các nhà quản trị cấp cơ sở thuộc quyền, vừa đồng thời điều khiển các nhân viên khác. So với chức năng của nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị trung cấp có chức năng thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc đợc thực hiện nhằm hớng đến sự hoàn thành mục tiêu chung. Nhà quản trị cao cấp là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong tổ chức chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Chức năng của các nhà quản trị cao cấp là xây dựng chiến lợc hành động, duy trì và phát triển tổ chức. Dù là ở cấp bậc nào, tất cả mọi nhà quản trị đều phải thi hành các hoạt động quản trị nh nhau, có thể xếp vào 4 lĩnh vực: hoạch định, tổ chức, quản trị con ngời và kiểm soát. Iii. Các kỹ năng của nhà quản trị. Để có thể hoàn thành các công việc phức tạp và khó khăn của mình, các nhà quản trị phải có những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Các nhà nghiên cứu quản trị cho rằng mỗi nhà quản trị đều cần phải có 3 loại kiến thức và kỹ năng là: (1) Kiến thức chuyên môn kỹ thuật. (2) Kỹ năng về nhân sự. (3) Kỹ năng nhận thức, phân tích sự việc. Kỹ năng kỹ thuật là những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể; hay nói cách khác, là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ: thảo chơng trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh tế, thiết kế máy móc v.v Nhà quản trị có đợc trình độ chuyên môn nghiệp vụ qua việc theo học ở trờng hay các lớp bồi dỡng. Kỹ năng nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển con ngời và tập thể trong xí nghiệp dù những ngời đó là thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với ngời khác để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt hữu hiệu (viết và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến ngời khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi ngời cùng làm việc chung, và biết cách động viên các nhân viên dới quyền. Kỹ năng t duy đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp của hoàn cảnh, và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó đợc. Kỹ năng t duy là cái khó tiếp thu nhất và quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản trị. Trong lúc tất cả các nhà quản trị đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng trên đây, hiển nhiên là tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng tùy theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị. ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng t duy chiến lợc hơn. ở cấp quản trị thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất là nơi mà 6 Quaỷn trũ hoùc tài năng kỹ thuật là đặc biệt quan trọng. Kỹ năng t duy chiến lợc, trái lại, rất cần thiết đối với nhà quản trị cấp cao bởi lẽ những kế hoạch, chính sách, và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực hiểu biết mức độ ảnh hởng của một sự thay đổi trong lãnh vực này, đối với nhiều lãnh vực khác trong tổ chức. Kỹ năng nhân sự, trái lại, là cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp, vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con ngời. iV. VAI TRò CủA NHà QUảN TRị. Trong thực tiễn hoạt động, nhà quản trị phải làm nhiều loại công việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo những cách khác nhau, đối với cấp trên, cấp dới, với khách hàng, với cơ quan chủ quản, với các cổ đông sở hữu cổ phần, với quần chúng và xã hội v.v Henry Mintzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thờng của nhà quản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 loại vai trò khác nhau. Mời loại vai trò đó có thể tập trung trong 3 nhóm lớn là (1) các vai trò quan hệ con ngời, (2) các vai trò thông tin, và (3) các vai trò quyết định. a) Các vai trò quan hệ với con ngời. Vai trò đầu tiên trong loại này là vai trò đại diện, hay tợng trng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Vai trò thứ hai, vai trò của ngời lãnh đạo đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dới quyền. Vai trò thứ ba trong loại vai trò quan hệ với con ngời là vai trò liên lạc, quan hệ với ngời khác, ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc đợc giao cho đơn vị của họ. b) Các vai trò thông tin. Trớc hết, nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và đến hoạt động của đơn vị. Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thờng xuyên xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này đợc thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi ngời. Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là phổ biến những thông tin liên hệ đến ngời có liên quan, có thể là thuộc cấp, ngời đồng cấp hay thợng cấp. Vai trò thông tin sau cùng mà nhà quản trị phải đảm nhiệm là vai trò của ngời thay mặt tổ chức để cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay cho các cơ quan bên ngoài. Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức. c) Các vai trò quyết định. Loai vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm 4 vai trò: vai trò doanh nhân, vai trò ngời giải quyết xáo trộn, vai trò ngời phân phối tài nguyên và vai trò nhà thơng thuyết. Vai trò doanh nhân xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng. 7 Quaỷn trũ hoùc Trong vai trò ngời giải quyết xáo trộn, nhà quản trị là ngời phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đa tổ chức sớm trở lại sự ổn định. Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyên cho ai và với số lợng nh thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tài nguyên. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành,trang bị hay con ngời. Thông thờng khi tài nguyên dồi dào mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì có thể ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổ chức. Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò của một nhà thơng thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Nói tóm lại, với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Và đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của cả nớc. CâU HỏI ôN TậP 1. Nhà quản trị là ai ? Vai trò nhà quản trị ? 2. Trách nhiệm của nhà quản trị trong mỗi tổ chức là gì? Để hoàn thành trách nhiệm đó, họ đợc quyền gì? 3. Có ngời nói rằng Giám đốc một nhà máy cơ khí phải giỏi về cơ khí hơn các kỹ s trong nhà máy đó. Bạn đồng ý hay không đồng ý với ý kiến đó? 4. Bạn hãy giải thích vì sao kỹ năng nhân sự là cần thiết ngang nhau đối với mọi cấp quản trị? 8 Quaỷn trũ hoùc ch ơng III Sự phát triển của lý thuyết quản trị Qua nghiên cứu Chơng I chúng ta đã biết rằng mục đích của hoạt động quản trị là nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Và cũng qua ch- ơng đầu chúng ta thấy rằng mục tiêu của Quản trị học là giúp ta có những kiến thức cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, cũng có thể thấy chính họ quan tâm đến hiệu quả của tổ chức đã đòi hỏi quản trị phát triển một cách có hệ thống nhằm giúp cho hoạt động của các nhà quản trị đợc trang bị những kiến thức khoa học. Có thể nói hoạt động quản trị là hoạt động có từ khi xuất hiện loài ngời trên trái đất, những lý thuyết quản trị lại là sản phẩm của xã hội hiện đại. Kể từ khi các tác phẩm đầu tiên Các nguyên tác quản trị một cách khoa học của F.Taylor ra đời năm 1911 đến nay rất có nhiều lý thuyết khoa học cố gắng giải thích các khía cạnh khác nhau từ công việc quản trị và đề xuất những cơ sở lý thuyết giúp các nhà quản trị sử dụng hợp lý các nguồn lực của tổ chức và các yếu tố của môi trờng. Cho đến nay có thể tạm xếp các lý thuyết ấy theo tiêu thức phân tán và hội nhập nh sau: Giai đoạn phân tán (biệt lập) có ba nhóm nghiên cứu: - Lý thuyết quản trị cổ điển (bao gồm lý thuyết quản trị một cách khoa học và quản trị tổng quát). - Lý thuyết tâm lý xã hội. - Lý thuyết định lợng. Và giai đoạn hội nhập bao gồm các lý thuyết: - Quá trình. - Hệ thống. - Ngẫu nhiên. I. BốI CảNH LịCH Sử. Vấn đề quản trị nh thế nào cho tốt đẹp để hoàn thành đợc mục tiêu chung có thể đã dợc đặt ra từ lúc con ngời biết hợp tác với nhau trong các tổ chức. Ban đầu là những tổ chức để cùng nhau tự vệ trớc những ngời khác, trớc thiên nhiên. Dần dần là những tổ chức chính trị, tôn giáo và sau cùng là kinh tế và các lãnh vực khác của đời sống. ở phơng Tây, những ý kiến và kỹ thuật quản trị áp dụng trong kinh doanh chỉ bắt đầu xuất hiện từ khoảng thế kỷ 16, khi hoạt động thơng mại đã phát triển khá mạnh ở vùng Địa Trung Hải. Trớc đó, trong thời trung cổ, lý thuyết quản trị cha đợc phát triển, vì đơn vị sản xuất kinh doanh vẫn chỉ đóng khung trong phạm vi gia đình. Ngời cha chỉ truyền nghề cho con cái. Mỗi đơn vị gia đình chỉ nổi tiếng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh bằng kỹ năng và thơng hiệu đặc biệt của họ, nhiều tên chung chỉ nghề nghiệp hiện nay đã trở thành họ riêng của gia đình. Dần dần, khi 9 Quaỷn trũ hoùc hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển nhiều hơn, thì nhu cầu về quản trị đầu tiên mà ngời ta nhận thấy là ghi chép các hoạt động giao dịch kinh doanh. Để thoả mãn nhu cầu đó, Paciolo đã đề xuất phơng pháp kế toán kép vào năm 1494. Tuy nhiên, sự quan tâm đến quản trị cũng chỉ dừng lại ở đó. Phải đợi đến thế kỷ 18, là thời kỳ có những phát minh tạo nên cuộc cách mạng công nghiệp trong đó đặc biệt là sự ứng dụng động lực máy hơi nớc, việc sản xuất đợc chuyển từ gia đình đến nhà máy. Đây là là một tổ chức sản xuất có những đặc điểm khác với tổ chức sản xuất tại gia đình. Máy móc nhiều hơn, công nhân đông hơn và không có quan hệ ruột thịt, hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng lớn hơn. Tuy nhiên, hoàn cảnh sản xuất mới cũng cha có tác động lớn đến sự phát triển của lý thuyết quản trị vì là trong giai đoạn đầu của cuộc cách mạng công nghiệp, chủ nhân của nhà máy tự mình đứng ra điều khiển hoạt động sản xuất, và thờng họ không phân biệt chức năng của ngời sở hữu với chức năng của ngời quản trị. Sự chú ý cũng chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất hơn là vào các nội dung của hoạt động quản trị thực chất: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra vì những hoạt động đó chỉ đợc xem là việc bình thờng của ngời chủ sản xuất, không phải là việc đáng quan tâm. Hiện nay chúng ta còn nhận thấy một vài ý kiến đề xuất rất có giá trị trong hoạt động quản trị, những cũng chỉ là trong lĩnh vực quản trị sản xuất. Thí dụ, vào khoảng năm 1800 Eli Whitney và Simoen North đa ra quan niệm về sự thay thế lẫn nhau trong các phần đợc dùng để chế tạo súng. Quan niệm này đã dẫn đến việc làm ra những chi tiết gần giống nhau có thể thay thế cho nhau mà không cần phải điều chỉnh. Cũng khoảng thời gian này, năm1796, Mathew R.boulton và James Watts lập nhà máy Soho trong đó các chi tiết để làm nên sản phẩm đợc tiêu chuẩn hóa, mọi chi tiết đợc ghi chép rõ ràng trong sổ sách và nhờ thế việc quản trị đã đợc cải thiện, nhng sự cải thiện cũng chỉ trong lĩnh vực quản trị sản xuất và kế toán mà thôi. Sự phát triển ngày càng lớn mạnh của hoạt động sản xuất vốn càng ngày càng trở thành một nhu cầu bức thiết. Nhu cầu thu hút nhiều vốn để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất đã đa đến việc áp dụng ngày càng nhiều các hình thức tổ chức công ty kinh doanh, đặc biệt là công ty cổ phần. Đó là một đơn vị có pháp nhân riêng, có thể bán cổ phần cho nhiều ngời để huy động một số vốn lớn. Cho đến khoảng giữa thế kỷ 19 pháp luật các nớc Châu Âu chính thức cho giới kinh doanh sử dụng hình thức này, vào thời kỳ mà những sự phát triển khoa học - kỹ thuật đã thúc đẩy phải gia tăng qui mô của các đơn vị sản xuất vì tình hình vốn trong gia đình không đủ cho chủ sở hữu của nhiều ngời. Do có quá nhiều ngời góp vốn, nhiều chủ sở hữu của vốn đã không thể trực tiếp tham gia quản trị. Đến lúc này, có thể nói rằng sự phân biệt giữa chức năng chủ sở hữu và chức năng của ngời quản trị đã trở nên rõ rệt. Chính sự phân biệt này đã tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu tập trung vào các hoạt động quản trị một cách mạnh mẽ hơn. Cho đến năm 1832 ở Châu Âu, có thể nói rằng có nhiều nhà khoa học và những ngời trực tiếp quản trị các cơ sở sản xuất, dù có t cách chủ sở hữu vốn liếng hay không, cũng đã bắt đầu quan tâm đến việc cải tiến hoạt động quản trị. Sự quan tâm vẫn tập trung nhiều vào khía cạnh kỹ thuật của quản trị sản xuất những đồng thời cũng đã có chú ý đến khía cạnh lao động trong quản trị. Charles Babbage, một thầy giáo toán học, đã viết tác phẩm về kinh tế máy móc và chế tạo (On the Economy of Machinery and Manufactures) trong đó chủ yếu nêu lên việc áp dụng các nguyên tắc toán học vào công tác ở cơ xởng. Tác phẩm này đã nêu lên ý tởng sử dụng các kỹ thuật khoa học vào các hoạt động quản trị. Tại nớc Anh, các nhà cải cách xã hội đã tìm cách thể chế hoá việc sử dụng lao động trong các nhà máy bằng 10 [...]... không đợc quan tâm chú ý Nhận xét về các lý thuyết quản trị khoa học Taylor và những ngời cùng quan điểm với ông đã tạo ra một sự quan tâm mới mẽ vào sự quản trị xí nghiệp vào đầu thế kỷ, khiến nhiều ngời đã gọi lý thuyết quản trị một cách khoa học là một phong trào Họ không phải là những nhà lý thuyết, mà là những kỹ s, những công nhân, có kinh nghiệm làm việc thực tế trong xí nghiệp và quan tâm đến... và tác phong quản trị khi nêu lên tầm quan trọng của quan hệ con ngời, ảnh hởng các tác phong của nhà quản trị, mối quan hệ giữa đồng nghiệp, vai trò tổ chức không chính thức có ảnh hởng đến thái độ và năng suất Điều đó đã thực sự đợc nhận thấy và gây nên một phong trào rầm rộ đợc gọi là phong trào quản trị con ngời trong thập niên 50, không thua gì phong trào quan hệ khoa học của Taylor trớc đây Lý... Định lợng hóa các yếu tố có liên quan, và áp dụng các phơng pháp toán học và hệ thống kê học 5 Quan tâm đến các yếu tố kinh tế và kỹ thuật trong quản trị hơn là các yếu tố tâm lý xã hội 6 Sử dụng máy tính điện tử làm công cụ 7 Đi tìm các quyết định tối u trong một hệ thống khép kín Theo Kast và Rosenweig, lý thuyết định lợng về quản trị có thể đợc xem là sự tri n khai các quan điểm của lý thuyết quản trị... có sự quan tâm khác nhau đối với các yếu tố trên b Các điều kiện chính trị và pháp luật Nó bao gồm hệ thống các quan điểm, đờng lối chính sách của Đảng Nhà nớc, hệ thống luật pháp, các diễn biến chính trị trong nớc, trong khu vực và trên toàn thế giới và quan hệ đối ngoại của một quốc gia Trong xu thế hiện nay chính trị ngày càng gắn chặt với kinh tế nhằm tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế phát tri n... Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, hay còn gọi là lý thuyết tác phong, chủ nghĩa tác phong, hay lý thuyết tơng quan nhân sự, là những quan điểm về quản trị nhấn mạnh đến vai trò yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con ng ời trong công việc Lý thuyết cho rằng hiệu quả của quản trị cũng do năng suất lao động quyết định, những năng suất lao động không... Hawthornes đã mở ra một kỷ nguyên mới trong quản trị học, đợc gọi là phong trào quan hệ con ngời đối lại với phong trào quản trị khoa học của Taylor trớc đó với sự nhấn mạnh đến mối quan hệ con ngời trong quản trị, các nhà quản trị phải tìm cách tăng sự thỏa mãn tâm lý và tinh thần của nhân viên * Douglas Mc Gregor (1909-1964): Phát tri n các kết quả nghiên cứu của Mayo, Mc Gregor đã cho rằng các nhà quản... học lớp Đại học ban đêm ở Viện kỹ thuật Steven Với một ý chí mạnh mẽ và một năng lực quan sát bền bỉ, Taylor đã kiên trì chống lại phơng cách sản xuất mà ông ta gọi là kiểu trại lính Taylor đã quan sát và thấy rằng hầu hết các nhà quản trị cho đến lúc đó đã tích luỹ kinh nghiệm quản trị của họ bằng cách làm sai và sửa (trial and error), và làm theo kinh nghiệm Taylor còn nhận thấy rằng nhiều công tác... nay nhà quản trị hiểu rõ hơn về sự động viên con ngời, về ảnh hởng tập thể đối với tác phong, về mối quan hệ nhân sự trong công việc, cũng nh về ý nghĩa của lao động đối với con ngời Những ý kiến đó đã giúp nhà quản trị quan tâm hơn khi đối xử với nhân viên, phải chọn lựa cách lãnh đạo thích hợp, và phải quan tâm hơn nữa đối với việc sử dụng quyền hành và thông đạt trong tổ chức Tuy nhiên, cũng có nhiều... đối với lý thuyết tác phong và phong trào quan hệ con ngời nói chung với t cách là một phần tử của hệ thống khép kín Thật ra tổ chức không bao giờ là hệ thống kín Mọi tổ chức đều chịu tác động của nhiều yếu tố bên ngoài: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội v.v với t cách là hệ thống mở, quan hệ con ngời trong tổ chức không còn hoàn toàn tùy thuộc vào tơng quan nội bộ giữa các thành phần trong tổ chức,... nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp, đặc biệt là trong công tác tổ chức bộ máy xí nghiệp Hình thức tổ chức tổ chức theo hình nón, nguyên tắc hệ cấp, khái niệm về sự thống nhất điều khiển, sự ủy quyền, tầm hạn quản trị hẹp, sự phân chia và thành lập các đơn vị nhỏ, hiện đang ứng phổ biến trong công tác tổ chức là những đóng góp quan trọng của lý thuyết quản trị hành chính Sự phê phán quan trọng nhất đối . học của Lilian Gilbreth đã không đợc quan tâm chú ý. Nhận xét về các lý thuyết quản trị khoa học. Taylor và những ngời cùng quan điểm với ông đã tạo ra một sự quan tâm mới mẽ vào sự quản trị xí. tác tổ chức là những đóng góp quan trọng của lý thuyết quản trị hành chính. Sự phê phán quan trọng nhất đối với lý thuyết quản trị hành chính là sự cứng rắn trong quan điểm của họ, ít chú ý các. tác phong, chủ nghĩa tác phong, hay lý thuyết tơng quan nhân sự, là những quan điểm về quản trị nhấn mạnh đến vai trò yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con ngời trong công việc. Lý thuyết