CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC 1.1Các khái niệm 1.1.1Khái niệm về phân tích công việc Thiết kế công việc là quá trình xác định, tổ chức công việc mà một người một nhóm người lao động phải thực hiện Phân tích công việc là quá trình thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và những yêu cầu đối với người thực hiện, cũng như các điều kiện làm việc để thực hiện công việc thành công Quá trình này thường bao gồm các bước sau: Xác định mục tiêu: là một bước quan trọng để đảm bảo rằng quá trình phân tích sẽ đạt được kết quả mong muốn và mang lại giá trị cho tổ chức. Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể có thể được xác định: Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể: Một mục tiêu chính của quá trình phân tích công việc là xác định và mô tả chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm mà một nhân viên phải thực hiện trong vị trí công việc của mình. Điều này giúp tạo ra một sự hiểu biết rõ ràng về các công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu tổ chức. Hiểu rõ về quy trình làm việc: Mục tiêu của việc phân tích công việc cũng là để hiểu rõ các quy trình, phương pháp làm việc và luồng công việc mà nhân viên cần tuân thủ để hoàn thành công việc của mình. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Xác định yêu cầu kỹ năng và năng lực: Phân tích công việc có thể giúp xác định các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này có thể hỗ trợ trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Tối ưu hóa tổ chức và phân phối lao động: Mục tiêu của việc phân tích công việc cũng là để tối ưu hóa tổ chức và phân phối lao động trong tổ chức. Bằng cách hiểu rõ các yêu cầu công việc và nguồn lực có sẵn, tổ chức có thể tối ưu hóa cấu trúc tổ chức và phân phối lao động một cách hiệu quả. Đánh giá hiệu suất và cải thiện liên tục: Cuối cùng, mục tiêu của việc phân tích công việc là cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự cải thiện liên tục trong tổ chức. Điều này có thể đạt được bằng cách đo lường và so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn được xác định. Do đó, xác định mục tiêu của việc phân tích công việc là cung cấp thông tin và hiểu biết để tối ưu hóa tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự phát triển liên tục trong tổ chức. Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về công việc từ nhiều nguồn khác nhau như nhân viên hiện tại, quản lý, tài liệu công việc, và các nguồn thông tin khác. Quan sát trực tiếp: Quan sát trực tiếp các nhân viên hoặc nhóm làm việc trong môi trường làm việc thực tế để hiểu quy trình làm việc, phương pháp và thủ tục hiện tại. Quan sát này giúp thu thập thông tin chính xác và chi tiết về cách mà công việc được thực hiện. Phỏng vấn: Tiến hành cuộc phỏng vấn với nhân viên hoặc nhóm làm việc để thu thập thông tin về kinh nghiệm làm việc, quan điểm, ý kiến và thảo luận về các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Phỏng vấn có thể được thực hiện cá nhân hoặc nhóm, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phạm vi của phân tích. Khảo sát: Tạo các bảng khảo sát hoặc biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên về các khía cạnh cụ thể của công việc, chẳng hạn như mức độ hài lòng với nhiệm vụ, khả năng cung cấp nguồn lực và hỗ trợ, hoặc nhận định về các vấn đề và cơ hội cải thiện. Phân tích tài liệu: Đánh giá và phân tích các tài liệu liên quan như mô tả công việc, hướng dẫn làm việc, quy trình và biểu mẫu công việc. Phân tích tài liệu giúp hiểu rõ các yêu cầu công việc và quy trình làm việc một cách chính xác. Thảo luận nhóm: Tổ chức các cuộc thảo luận nhóm với nhóm làm việc hoặc các bên liên quan để đưa ra ý kiến, đánh giá và các đề xuất về cách thức thực hiện công việc hiệu quả hơn. Thảo luận nhóm có thể tạo ra sự hiểu biết sâu sắc và góp phần tạo ra giải pháp sáng tạo. Ghi chú và phản hồi từ quản lý: Thu thập ghi chú và phản hồi từ quản lý hoặc người giám sát về hiệu suất và quá trình làm việc của nhân viên. Phản hồi từ quản lý có thể cung cấp cái nhìn toàn diện và cấp bách hơn về yếu tố liên quan đến hiệu suất công việc. Kết hợp các phương pháp này có thể cung cấp một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về công việc và cách thức thực hiện nó, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc. Nhật ký công việc: Người lao động có thể tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Điều này được áp dụng ở mọi vị trí công việc chứ không chỉ ở các quản lý cấp cao và trung. Kết hợp các phương pháp này có thể cung cấp một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về công việc và cách thức thực hiện nó, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
CÁC KHÁI NIỆM
Khái niệm về phân tích công việc
Thiết kế công việc là quá trình xác định, tổ chức công việc mà một người/ một nhóm người lao động phải thực hiện
Phân tích công việc là quá trình thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và những yêu cầu đối với người thực hiện, cũng như các điều kiện làm việc để thực hiện công việc thành công
Quá trình này thường bao gồm các bước sau:
Xác định mục tiêu: là một bước quan trọng để đảm bảo rằng quá trình phân tích sẽ đạt được kết quả mong muốn và mang lại giá trị cho tổ chức Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể có thể được xác định:
Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể: Một mục tiêu chính của quá trình phân tích công việc là xác định và mô tả chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm mà một nhân viên phải thực hiện trong vị trí công việc của mình Điều này giúp tạo ra một sự hiểu biết rõ ràng về các công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu tổ chức.
Hiểu rõ về quy trình làm việc: Mục tiêu của việc phân tích công việc cũng là để hiểu rõ các quy trình, phương pháp làm việc và luồng công việc mà nhân viên cần tuân thủ để hoàn thành công việc của mình Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Xác định yêu cầu kỹ năng và năng lực: Phân tích công việc có thể giúp xác định các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả Điều này có thể hỗ trợ trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Tối ưu hóa tổ chức và phân phối lao động: Mục tiêu của việc phân tích công việc cũng là để tối ưu hóa tổ chức và phân phối lao động trong tổ chức Bằng cách hiểu rõ các yêu cầu công việc và nguồn lực có sẵn, tổ chức có thể tối ưu hóa cấu trúc tổ chức và phân phối lao động một cách hiệu quả. Đánh giá hiệu suất và cải thiện liên tục: Cuối cùng, mục tiêu của việc phân tích công việc là cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự cải thiện liên tục trong tổ chức. Điều này có thể đạt được bằng cách đo lường và so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn được xác định.
Do đó, xác định mục tiêu của việc phân tích công việc là cung cấp thông tin và hiểu biết để tối ưu hóa tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự phát triển liên tục trong tổ chức.
Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về công việc từ nhiều nguồn khác nhau như nhân viên hiện tại, quản lý, tài liệu công việc, và các nguồn thông tin khác.
Quan sát trực tiếp: Quan sát trực tiếp các nhân viên hoặc nhóm làm việc trong môi trường làm việc thực tế để hiểu quy trình làm việc, phương pháp và thủ tục hiện tại Quan sát này giúp thu thập thông tin chính xác và chi tiết về cách mà công việc được thực hiện.
Phỏng vấn: Tiến hành cuộc phỏng vấn với nhân viên hoặc nhóm làm việc để thu thập thông tin về kinh nghiệm làm việc, quan điểm, ý kiến và thảo luận về các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ Phỏng vấn có thể được thực hiện cá nhân hoặc nhóm, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phạm vi của phân tích.
Khảo sát: Tạo các bảng khảo sát hoặc biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên về các khía cạnh cụ thể của công việc, chẳng hạn như mức độ hài lòng với nhiệm vụ, khả năng cung cấp nguồn lực và hỗ trợ, hoặc nhận định về các vấn đề và cơ hội cải thiện.
Phân tích tài liệu: Đánh giá và phân tích các tài liệu liên quan như mô tả công việc, hướng dẫn làm việc, quy trình và biểu mẫu công việc Phân tích tài liệu giúp hiểu rõ các yêu cầu công việc và quy trình làm việc một cách chính xác.
Thảo luận nhóm: Tổ chức các cuộc thảo luận nhóm với nhóm làm việc hoặc các bên liên quan để đưa ra ý kiến, đánh giá và các đề xuất về cách thức thực hiện công việc hiệu quả hơn Thảo luận nhóm có thể tạo ra sự hiểu biết sâu sắc và góp phần tạo ra giải pháp sáng tạo.
Ghi chú và phản hồi từ quản lý: Thu thập ghi chú và phản hồi từ quản lý hoặc người giám sát về hiệu suất và quá trình làm việc của nhân viên Phản hồi từ quản lý có thể cung cấp cái nhìn toàn diện và cấp bách hơn về yếu tố liên quan đến hiệu suất công việc.
Kết hợp các phương pháp này có thể cung cấp một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về công việc và cách thức thực hiện nó, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
Khái niệm về đánh giá công việc
Đánh giá công việc là quá trình đánh giá và định giá mức độ hiệu quả và đóng góp của một nhân viên hoặc một nhóm làm việc trong việc thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao trong tổ chức Mục tiêu của đánh giá công việc là cung cấp thông tin về hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp quản lý và nhân viên tự cải thiện và phát triển.
Một số yếu tố quan trọng trong đánh giá công việc bao gồm:
Tiêu chuẩn đánh giá là xác định các tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể mà nhân viên cần đạt được Tiêu chuẩn đánh giá công việc có thể được chia thành hai loại chính: định tính và định lượng Dưới đây là một giải thích về mỗi loại:
Tiêu chuẩn đánh giá công việc định tính
Tiêu chuẩn đánh giá định tính tập trung vào các đặc điểm, phẩm chất hoặc hành vi của nhân viên mà không sử dụng các số liệu cụ thể hoặc đo lường định lượng Ví dụ: Một ví dụ về tiêu chuẩn đánh giá định tính có thể là "Tính sáng tạo" hoặc "Khả năng làm việc nhóm" Trong đánh giá này, nhà quản lý hoặc người đánh giá sẽ đánh giá mức độ mà nhân viên thể hiện sự sáng tạo hoặc khả năng làm việc nhóm dựa trên các quan sát và đánh giá chủ quan của họ. Ưu điểm: Tiêu chuẩn đánh giá định tính có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về các phẩm chất và hành vi của nhân viên mà không cần đo lường cụ thể Nó cũng có thể phù hợp cho các yếu tố mà không dễ dàng đo lường bằng con số.
Hạn chế: Tuy nhiên, việc đánh giá định tính có thể dễ dẫn đến các đánh giá chủ quan và không rõ ràng, do đó cần phải có sự mô tả cụ thể và minh bạch về các tiêu chí được đánh giá.
Tiêu chuẩn đánh giá công việc định lượng
Tiêu chuẩn đánh giá định lượng sử dụng số liệu cụ thể hoặc các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu suất của nhân viên Ví dụ: Một ví dụ về tiêu chuẩn đánh giá định lượng có thể là "Số lượng sản phẩm được sản xuất trong một tháng" hoặc "Tỷ lệ lỗi trong quá trình sản xuất". Những chỉ số này có thể được đo lường một cách chính xác bằng con số. Ưu điểm: Tiêu chuẩn đánh giá định lượng cung cấp thông tin cụ thể và dễ đo lường về hiệu suất công việc Nó cho phép so sánh và theo dõi tiến độ theo thời gian và giữa các nhân viên. Hạn chế: Tuy nhiên, việc sử dụng tiêu chuẩn đánh giá định lượng có thể bỏ qua một số yếu tố quan trọng không thể đo lường bằng con số và dễ dẫn đến sự cảm thấy căng thẳng hoặc áp lực cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Do đó, việc kết hợp cả hai loại tiêu chuẩn đánh giá công việc định tính và định lượng có thể tạo ra một hệ thống đánh giá hiệu suất toàn diện và cân đối.
Công cụ và phương pháp đánh giá: Sử dụng các công cụ và phương pháp đánh giá phù hợp như đánh giá theo mức độ, đánh giá 360 độ, hoặc đánh giá dựa trên mục tiêu. Đánh giá theo mức độ (Rating Scales): Đây là một phương pháp đánh giá cơ bản, trong đó nhà quản lý hoặc người đánh giá đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể Các tiêu chí có thể bao gồm kỹ năng, kiến thức, khả năng làm việc nhóm, sáng tạo, và thái độ làm việc. Đánh giá 360 độ (360-Degree Feedback): Phương pháp này sử dụng phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau như quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng Nhân viên cũng có thể tự đánh giá bản thân Điều này cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về hiệu suất của một cá nhân. Đánh giá dựa trên mục tiêu (Goal-Based Evaluation): Phương pháp này đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt được các mục tiêu cụ thể đã được đặt ra trước đó Các mục tiêu này thường được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch làm việc hàng năm hoặc định kỳ.
Phân tích kết quả (Results-Based Evaluation): Phương pháp này tập trung vào kết quả mà nhân viên đã đạt được trong công việc của họ Đánh giá dựa trên việc đo lường thành tích và đóng góp của nhân viên đối với mục tiêu và kết quả của tổ chức. Đánh giá bài kiểm tra (Assessment Centers): Đây là một phương pháp đánh giá chuyên sâu, trong đó nhân viên được đưa vào các tình huống mô phỏng hoặc trò chơi vai trò để đánh giá các kỹ năng và năng lực của họ.
Hồ sơ hiệu suất (Performance Appraisal Forms): Sử dụng các biểu mẫu đánh giá hiệu suất để ghi lại và đánh giá các thành tích và thất bại của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
Mỗi công cụ và phương pháp đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và sự lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu và yêu cầu của tổ chức.
Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về hiệu suất làm việc của nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau như quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, hoặc tự đánh giá.
Phản hồi từ quản lý: Quản lý trực tiếp của nhân viên thường là người đầu tiên có cái nhìn toàn diện nhất về hiệu suất làm việc của họ Phản hồi từ quản lý có thể được thu thập thông qua cuộc họp định kỳ, cuộc trò chuyện một cách tự nhiên, hoặc qua các hệ thống quản lý hiệu suất.
Phản hồi từ đồng nghiệp: Đồng nghiệp cũng có thể cung cấp cái nhìn đa chiều về hiệu suất làm việc của một nhân viên Điều này có thể được thu thập thông qua các cuộc thảo luận nhóm, khảo sát, hoặc trò chuyện riêng.
Phản hồi từ cấp dưới: Nếu có, phản hồi từ những người làm việc dưới quyền của nhân viên có thể cung cấp thông tin quan trọng về cách nhân viên tương tác với và ủng hộ các thành viên trong nhóm làm việc.
Tự đánh giá: Nhân viên cũng có thể tự đánh giá hiệu suất của mình Điều này có thể thông qua các biểu đánh giá tự đánh giá hoặc các cuộc trò chuyện tự đánh giá.
Kết quả công việc: Thông tin về kết quả công việc, bao gồm cả số liệu, báo cáo, sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra, có thể là một chỉ số quan trọng cho hiệu suất làm việc.
VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Vai trò của phân tích công việc
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và phát triển tổ chức. Đây không chỉ là một quy trình đơn giản để xác định yêu cầu công việc mà còn là một công cụ chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, phát triển nhân viên và định hình chiến lược tổ chức
Xác định yêu cầu công việc: Xác định yêu cầu công việc là quá trình cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo rằng mỗi vị trí làm việc trong tổ chức được điều hành một cách hiệu quả và hiệu suất Bằng cách phân tích công việc, tổ chức có thể hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cần thiết cho mỗi vị trí, cũng như các kỹ năng, kiến thức và đặc điểm cá nhân mà một người làm việc cần phải có để thành công trong vị trí đó.
Quá trình này thường bắt đầu bằng việc chia nhỏ công việc thành các thành phần nhỏ hơn, bao gồm từng nhiệm vụ cụ thể mà người làm việc cần thực hiện hàng ngày Sau đó, các yếu tố như kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm và đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ đó được xác định.
Ví dụ, nếu một vị trí làm việc đòi hỏi thực hiện các nhiệm vụ như quản lý dữ liệu, liên lạc với khách hàng và thực hiện các cuộc họp, các yêu cầu cụ thể có thể bao gồm kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc nhóm.
Kết quả của việc xác định yêu cầu công việc là một danh sách rõ ràng và chi tiết về những gì một người làm việc cần phải đạt được để thực hiện công việc một cách hiệu quả Điều này không chỉ giúp trong quá trình tuyển dụng và đào tạo mà còn đảm bảo rằng tổ chức có nguồn nhân lực phù hợp và đủ năng lực để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phân tích công việc giúp tổ chức hiểu rõ quy trình làm việc hiện tại và tìm cách cải thiện chúng Bằng cách phân rã các nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn, tổ chức có thể nhận ra các khu vực không hiệu quả và áp dụng các biện pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Phân chia nhiệm vụ thành các bước nhỏ: Phân tích công việc bắt đầu bằng việc phân rã các nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn và cụ thể hơn Bằng cách này, tổ chức có thể hiểu rõ hơn về cách mà công việc được thực hiện và nhận ra các khu vực có thể được cải thiện.
Nhận diện các khu vực không hiệu quả: Bằng cách phân tích từng bước của quy trình làm việc, tổ chức có thể nhận ra các khu vực không hiệu quả hoặc các rủi ro tiềm ẩn Điều này có thể bao gồm các bước lặp lại không cần thiết, sự chậm trễ trong truyền thông hoặc các lỗ hổng trong quy trình. Áp dụng các biện pháp tối ưu hóa: Sau khi nhận diện các khu vực không hiệu quả, tổ chức có thể áp dụng các biện pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc Điều này có thể bao gồm sử dụng công nghệ mới để tự động hóa các nhiệm vụ, cải thiện quy trình truyền thông hoặc thực hiện các thay đổi trong cơ cấu tổ chức.
Giảm thiểu thời gian và chi phí: Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, tổ chức có thể giảm thiểu thời gian và chi phí cần thiết để hoàn thành một công việc Điều này không chỉ tăng cường hiệu suất mà còn giúp tăng cường cạnh tranh và lợi nhuận.
Tăng cường chất lượng và độ chính xác: Bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết và tối ưu hóa quy trình làm việc, tổ chức có thể tăng cường chất lượng và độ chính xác của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng Điều này giúp cải thiện hài lòng của khách hàng và uy tín của tổ chức.
Do đó, phân tích công việc không chỉ giúp tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình làm việc hiện tại mà còn cung cấp cơ hội để tối ưu hóa quy trình đó để đạt được hiệu suất và hiệu quả tốt nhất.
Tạo bản mô tả công việc chi tiết: Phân tích công việc cung cấp cơ sở cho việc tạo ra bản mô tả công việc chi tiết và rõ ràng Bản mô tả này không chỉ giúp người lao động hiểu rõ về nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, mà còn là công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất.
Cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc: Phân tích công việc cung cấp cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Bằng cách so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn và yêu cầu công việc đã đề ra, tổ chức có thể đánh giá được sự hiệu quả của nhân viên và cung cấp phản hồi cụ thể để cải thiện hiệu suất.
Phát triển nhân viên: Phân tích công việc cung cấp thông tin quan trọng cho việc phát triển nhân viên Nó giúp xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết để tiến xa trong sự nghiệp, từ đó tổ chức có thể cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp.
Hỗ trợ quyết định chiến lược: Phân tích công việc cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý để hỗ trợ quyết định chiến lược về nhân sự và phát triển tổ chức Nó giúp xác định cơ cấu tổ chức hiệu quả, dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai và phát triển chiến lược nhân sự phù hợp.
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc là không thể phủ nhận trong quản lý nhân sự và phát triển tổ chức Đây là quá trình quan trọng giúp đo lường, đánh giá và cung cấp phản hồi về hiệu suất và đóng góp của nhân viên đối với mục tiêu tổ chức.
Xác định định hình vị trí công việc: Quá trình đánh giá thực hiện công việc giúp xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi vị trí công việc trong tổ chức Điều này giúp định hình và cụ thể hóa các vai trò và trách nhiệm của nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc có cấu trúc và hiệu quả hơn. Đánh giá hiệu suất cá nhân: Đánh giá thực hiện công việc cung cấp cơ hội để đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong tổ chức Qua đó, quản lý có thể nhận biết được những điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và phát triển cá nhân hóa. Định hình mục tiêu và kế hoạch phát triển: Kết quả từ đánh giá hiệu suất có thể được sử dụng để xác định mục tiêu cá nhân và phát triển kế hoạch cho từng nhân viên Điều này giúp tạo ra một hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những gì cần đạt được và những bước cụ thể cần thực hiện để phát triển.
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển: Qua đánh giá hiệu suất, tổ chức có thể nhận biết được những kỹ năng và kiến thức thiếu sót của nhân viên Điều này giúp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển để cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp và nâng cao hiệu suất làm việc.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Bằng cách cung cấp phản hồi và đánh giá công bằng, quá trình đánh giá thực hiện công việc có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và động viên để phát triển.
Tạo sự minh bạch và tin cậy: Đánh giá thực hiện công việc giúp tạo ra một quy trình minh bạch và công bằng, từ đó tăng cường sự tin cậy và công bằng trong tổ chức Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tạo sự cam kết từ phía nhân viên.
Quyết định về thưởng phạt và thăng tiến: Kết quả từ đánh giá hiệu suất cung cấp cơ sở cho quyết định về thưởng phạt và thăng tiến Những nhân viên có hiệu suất làm việc xuất sắc thường được đánh giá cao và có cơ hội nhận thưởng hoặc thăng tiến trong tổ chức. Định hình văn hóa tổ chức: Quá trình đánh giá thực hiện công việc có thể tạo ra một phong cách quản lý và văn hóa tổ chức tích cực, nơi mà việc đánh giá và phát triển hiệu suất được coi là một phần không thể thiếu của quản lý nhân sự.
Xác định nguồn nhân lực xuất sắc: Đánh giá thực hiện công việc giúp xác định và nhận diện nguồn nhân lực xuất sắc trong tổ chức Điều này giúp tổ chức giữ lại và phát triển những nhân viên có hiệu suất làm việc cao, từ đó đảm bảo sự ổn địTạo điều kiện cho phát triển cá nhân: Cuối cùng, đánh giá thực hiện công việc không chỉ giúp xác định hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho phát triển cá nhân của nhân viên Bằng cách cung cấp phản hồi và hỗ trợ cụ thể, tổ chức có thể khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của họ, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và đóng góp tích cực vào mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Có thể thấy vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong quản lý nhân sự và phát triển tổ chức là không thể phủ nhận Nó không chỉ giúp xác định và đo lường hiệu suất làm việc mà còn là công cụ quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển, quyết định về thưởng phạt và thăng tiến, và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân của nhân viên Đồng thời, nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và minh bạch trong tổ chức.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
Phân tích các nghiên cứu liên quan đến “Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích và đánh giá công việc”
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Hệ thống đánh giá kết quả của thực hiện công việc của nhân viên Vietinbank Bình Dương” của tác giả Hà Nam Khánh Giao và Nguyễn
Ngọc Như được đăng trên Tạp chí công thương tháng 9 năm 2020, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau:
Tiến trình thực hiện Mối quan hệ bên trong
Sự chính xác của người đánh giá Những yếu tố thông tin
Thái độ của nhân viên
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Phân tích công việc tại công ty bánh kẹo Hải Hà” của nhóm tác giả tại trường đại học Thương Mại, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau:
Cơ cấu tổ chức Quan điểm của lãnh đạo Cán bộ nhân sự
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại trường cao đẳng thương mại Đà Nẵng” của tác giả Lê Phan Duy Đại năm 2012, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau:
Các tố chất, đặc điểm của nhân viên Các hành vi của nhân viên
Kết quả thực hiện công việc của nhân viên Năng lực của nhân viên
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc của Big C Việt Nam” của nhóm tác giả Phạm Thị Minh Trang năm 1015, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau: Đối thủ cạnh tranh
Xu thế phát triển của công tác quản trị nhân lực Nguồn lực của tổ chức
Văn hóa tổ chức Công tác phân tích công việc Năng lực của cán bộ quản lý
Hệ thống pháp luật Quan hệ lao động
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Phân tích công việc tại Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà” của tác giả đang làm tại doanh nghiệp Hồng Hà, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau:
Cơ cấu tổ chức Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động
Bộ phận phụ trách và các phòng/ban công ty Quy trình hoạt động của tổ chức
Thiết kế công việc Đặc thù hoạt động của công ty
Phân tích các yếu tố trong nghiên cứu “Đánh giá thực hiện công việc tại Cong ty TNHH MVT cơ khí 25 - Bộ Quốc Phòng” của tác giả Vũ Thi Thúy năm 2016, hệ thống đánh giá mà tác giả đưa ra gồm các yếu tố như sau:
Người lao động Lãnh đạo công ty Các chính sách nhân sự Trình độ người đánh giá Nhận thức, thái độ của quản lý và nhân viên Môi trường làm việc Đối thủ cạnh tranh Qua những tài liệu nghiên cứu, quá trình lược khảo “Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích và đánh giá công việc” sẽ được tiến hành để lựa chọn các yếu tố phù hợp
1.3.2 Lược khảo các nghiên cứu liên quan đến “Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích và đánh giá công việc” để lựa chọn yếu tố phù hợp với cuộc nghiên cứu
Bảng 1.1 Lược khảo “Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích và đánh giá công việc”
Cao đẳng thương mại Đà Nẵng
Văn phòng phẩm Hồng Hà
Cơ khí 25-Bộ Quốc Phòng
5 Quan điểm của lãnh đạo x x 2/6
7 Năng lực của cán bộ quản lý x x 2/6
8 Trình độ người đánh giá x x 2/6
9 Trình độ người lao x x 2/6 động
Những yếu tố thông tin x 1/6
Nguồn lực của tổ chức x 1/6
3 Đặc thù hoạt động của công ty x 1/6
Kết quả thực hiện công việc của nhân viên x 1/6
Qua phân tích các bài nghiên cứu trước đó và khảo lược các vấn đề để tìm các yếu tố chung mà các doanh nghiệp hiện nay đang có tác động đến hoạt động và phân tích công việc Nhóm tác giả đã lựa chọn được 9 yếu tố như sau:
5 Quan điểm của lãnh đạo
7 Năng lực của cán bộ quản lý
8 Trình độ người đánh giá
9 Trình độ người lao động
Đánh giá khả năng có thông tin và sự phù hợp với đề tài nghiên cứu
Đánh giá khả năng có thông tin: Có những yếu tố, nhóm nghiên cứu đánh giá là không có thông tin hoặc thông tin cực kỳ hạn chế, các thông tin này không thể đánh giá đúng bản chất của vấn đề Do đó, cần xem xét loại trừ.
Sự phù hợp với đề tài nghiên cứu: Nhóm tác giả có thành viên tham gia làm việc trực tiếp tại công ty với vị trí cấp bậc quản lý nên có thể hiểu rõ một số yếu tố cần nghiên cứu trong đề tài Đây là điểm sáng quan trọng cho cuộc nghiên cứu.
STT TIÊU CHÍ KHẢ NĂNG CÓ
TÍNH PHÙ HỢP VỚI ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1 Tiến trình thực hiện Hạn chế Chưa phù hợp
2 Cơ cấu tổ chức Đầy đủ Phù hợp
3 Quan hệ lao động Không có Không phù hợp
4 Văn hóa tổ chức Đầy đủ Phù hợp
5 Quan điểm của lãnh đạo Không có Không phù hợp
6 Đối thủ cạnh tranh Hạn chế Chưa phù hợp
7 Năng lực của cán bộ quản lý Đầy đủ Phù hợp
8 Trình độ của người đánh giá Đầy đủ Phù hợp
9 Trình độ của người lao động Đầy đủ Phù hợp Đánh giá khả năng có được thông tin và sự phù hợp với đề tài nghiên cứu, nhóm tác giả quyết định lựa chọn 5 yếu tố sau để tiếp tục thực hiện cuộc nghiên cứu:
3 Năng lực của cán bộ quản lý
4 Trình độ người đánh giá
5 Trình độ người lao động
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC TẠI KHỐI VẬN HÀNH CÔNG TY CỔ PHẦN TRẢI NGHIỆM TOÀN CẦU (GLOBAL X)21
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRẢI NGHIỆM TOÀN CẦU (GOLBALX)
Công Ty Cổ Phần Trải Nghiệm Toàn Cầu (Global X) thành lập vào tháng 4 năm 2023, địa chỉ tại: 2 Bis Nguyễn Thị Minh Khai, phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Công Ty Cổ Phần Trải Nghiệm Toàn Cầu (Global X) hoạt động trong lĩnh vực Dịch cụ – Ẩm thực – Giải trí, một thành viên thuộc Nova Service
Với sứ mệnh mang đến những trải nghiệm về văn hóa, nghệ thuật ẩm thực đặc sắc trong nước cũng như các quốc gia trên thế giới, Global X đồng hành cùng Nova Service trên con đường tiên phong phát triển Ngành công nghiệp Dịch vụ – Du lịch – Giải trí tại Việt Nam
Nhận thấy tiềm năng lớn của thị trường Việt Nam, trong 5 năm tới, Global X dự kiến phục vụ 20 triệu khách trong nước và 5 triệu khách quốc tế Global X hoạt động với 4 mảng chính: Nhà hàng, Beer Garden, Convention và Café chủ đề; hiện nay đã ra mắt 20 cửa hàng trong năm 2023, mục tiêu đạt 100 cửa hàng trong năm 2024 tại TP.HCM, Bình Thuận, Lâm Đồng, Đồng Nai và Bà Rịa Vũng Tàu Đặc biệt, Global X là đơn vị tiên phong trong việc phát triển các Tổ hợp ẩm thực vui chơi giải trí với quy mô từ 1 - 5ha, cung cấp đa dạng dịch vụ tại một địa điểm, phù hợp cho mọi lứa tuổi
Nhóm Nhà hàng gồm những brand nổi tiếng như: Dagon Collection, Chillhouse Collection, ốc Garden Collection, Lẩu Garden Collection , Nướng Garden Collection, Secret Garden Collection , Hải cảng Collection
Nhóm Beer Garden gồm những brand như: Yoyo Collection, Lalaland Collection,
Nhóm Café Collection: Nove Dream Collection
Nhóm Convention: Hoàng Thành, Đại thống
Công Ty Cổ Phần Trải Nghiệm Toàn Cầu (Global X) đã nhanh chóng đạt được rất nhiều thành tựu như sau: có tất cả 21 cửa hàng chi nhánh, đã phục vụ được 300.000 lượt khách hàng, 500 khách hàng B2B
Tầm nhìn: Trở thành Công ty hàng đầu trong ngành Dịch vụ – Ẩm thực – Giải trí ở miền Nam, Việt Nam
Sứ mệnh: Mang đến những trải nghiệm về văn hóa, nghệ thuật ẩm thực đặc sắc từ các quốc gia trên thế giới Nầng tầm ngành Du lịch - Vui chơi - Giải trí tại Việt Nam
Giá trị cốt lõi: Hiệu quả – Chính trực – Chuyên nghiệp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức khối vận hành của công ty:
BẾP TRƯỞNG QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
NHÂN VIÊN SẢNH NHÂN VIÊN BẾP
Hình 2.1 Sơ đồ công ty
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự khối vận hành
STT Khoản mục Số lượng (người) Tỉ lệ (%)
Từ bảng này cho thấy số lượng nhân sự được phỏng vấn tuyển dụng là 2.620 người, trong đó số người từ chối sau phỏng vấn chiếm 3%, số người được tuyển dụng vào các vị trí việc làm là 97% , sau quá trình làm thì số lượng nhân sự nghỉ việc chiếm tỉ lệ khá cao so với số người được tuyển dụng, điều đó cho thấy vị trí làm việc, chế độ phúc lợi chưa phù hợp để thỏa mãn người lao động.
Bảng 2.2 Cơ cấu về vị trí việc làm theo thời gian
STT Khoản mục Số lượng (người) Tỉ lệ (%)
Dữ liệu trên cho thấy việc làm toàn thời gian chiếm tỷ lệ lớn đến 86%, điều này thể hiện sự ổn định về nhân sự trong cơ cấu hoạt động của khối vận hành Sự ổn định này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì một lực lượng lao động ổn định trong thời gian dài và giảm bớt chi phí liên quan đến tuyển dụng.
Bảng 2.3 Cơ cấu về giới tính của nhân sự khối vận hành
STT Khoản mục Số lượng (Người) Tỉ lệ (%)
Tỉ lệ nam chiếm 61% và tỉ lệ nữ chiếm 39% Sự không cân bằng này phản ánh việc phân chia giới tính trong lực lượng lao động của khối vận hành, có thể là do sự ưu tiên cho các vai trò cụ thể hoặc vị trí làm việc có sự thu hút đặc biệt đối với nam giới hơn so với nữ giới
Bảng 2.4 Phân bổ nhân sự theo khu vực vận hành
1 Nhân Viên Ngoài Sảnh (FOH) 1106 27%
Dựa trên bảng này, có thể nhận thấy tỉ lệ nhân viên trong khu vực bếp chiếm tỷ lệ khá cao, lên đến 73% Điều này hoàn toàn phản ánh cơ cấu giới tính, với số lượng nam nhiều hơn nữ, do vị trí công việc trong khu vực bếp thường đòi hỏi sức lao động và năng lượng nhiều hơn.
Bảng 2.5 Cơ cấu về trình độ của nhân sự khối vận hành
STT Khoản mục Số lượng (Người) Tỉ lệ (%)
Bảng cơ cấu về trình độ của khối vận hành này cho thấy đa số có trình độ trung cấp, chiếm 43% Điều này cho thấy vị trí việc làm ở khu vực bếp và sảnh không đặt yêu cầu cao về trình độ và bằng cấp
Bảng 2.6 Cơ cấu về thu nhập của nhân sự khối vận hành ST
T Thu Nhập Số lượng (người) Tổng lương (VNĐ) Tỉ lệ (%)
Từ bảng này, có thể nhận thấy mối liên hệ phù hợp giữa thu nhập và trình độ học vấn của nhân sự trong khối vận hành Mức lương từ 6 triệu đến 10 triệu đồng chiếm tới 68% phù hợp với tỉ lệ cơ cấu về trình độ trung cấp chiếm 43%.
THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
2.2.1 Bảng công việc hiện tại khối vận hành của Công ty cổ phần trải nghiệm toàn cầu (Global X):
Một bảng công việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm bản mô tả công việc của 1 chức danh cụ thể và bản tiêu chuẩn công việc để thể hiện đầy đủ nhiệm vụ và các tiêu chuẩn, điều kiện mà người lao động cần phải đáp ứng để phù hợp với tiêu chí công ty đặt ra.
Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một tài liệu mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến một công việc cụ thể, cũng như các điều kiện áp dụng cho người làm công việc đó Mục đích của nó là giúp người lao động hiểu rõ công việc mà họ cần thực hiện, đồng thời xác định mục tiêu và tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc đó, từ đó tránh được xung đột và trùng lặp trong quá trình làm việc.
Mọi lĩnh vực nghề nghiệp đều cần có bản mô tả công việc riêng của mình Tuy nhiên, bản mô tả công việc thường bao gồm các yếu tố chính như:
- Vị trí công tác hoặc chức vụ định danh
- Mô tả những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên
- Trách nhiệm của người nhận việc.
Bản tiêu chuẩn công việc:
Bản tiêu chuẩn công việc là một dạng văn bản được sử dụng để mô tả các yêu cầu từ nhà tuyển dụng đối với ứng viên cho một vị trí công việc cụ thể Nó nhấn mạnh các tiêu chuẩn mà người làm việc cần phải đáp ứng
Thông thường, bản tiêu chuẩn này có thể bao gồm nhiều phần, tùy thuộc vào nhu cầu của người quản lý Tuy nhiên, các điểm chung của các bản tiêu chuẩn công việc hiện nay thường liên quan đến trình độ học vấn và chuyên môn của ứng viên, các nhiệm vụ cụ thể mà họ sẽ thực hiện, cũng như kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc đó Ngoài ra, có thể có những yêu cầu khác tùy thuộc vào vị trí công việc và văn hóa tổ chức của doanh nghiệp.Một vài mẫu bảng công việc tại công ty Global X như sau:
Bảng 2.7 Công việc của Quản lý nhà hàng tại Global X:
(Job title) QUẢN LÝ NHÀ HÀNG Mã chức danh:
(Division) VẬN HÀNH Phòng Ban:
(Part) Báo cáo trực tiếp:
(Employee Reporting Lines) a Trình độ(Education) b Kiến thức:(Knowledge) c.Chứng chỉ nghề nghiệp:(Certificate) d Kinh nghiệm (Experience):
(Management if any) e Kỹ năng:(Skills) f Các yêu cầu khác (Others)
IV Yêu cầu công việc:
Tôt nghiệp đại học trở lên
- Có kiến thức về mô hình nhà hàng
- Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương về mô hình nhà hàng, fine dining
- Xây dựng, phát triển đội ngũ - Phân tích, tổng hợp Tiếng Anh giao tiếp tốt
- Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của nhà hàng về tài sản, con người, chi phí và mọi hoạt động khác để duy trì sự phát triển bền vững của Nhà Hàng.
Nhiệm vụ 3: Quản lý tài sản, hàng hóa
- Thường xuyên theo dõi việc thu mua hàng hóa, đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu cho nhà hàng, điều chỉnh định mức sử dụng cho phù hợp
- Kiểm soát công tác bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các loại máy móc, thiết bị trong nhà hàng và tổ chức sửa chữa khi có hư hỏng phát sinh.
- Chịu trách nhiệm về việc đổi mới, bổ sung các trang thiết bị, máy móc, nội thất, công cụ - dụng cụ… phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhà hàng
Nhiệm vụ 4: Xây dựng đội ngũ nhân sự
- Xây dựng định biên nhân sự, mô tả công việc, cơ cấu lương… cho tất cả các nhân viên trong hệ thống chuỗi nhà hàng phụ trách.
- Xây dựng được một đội ngũ nhân sự mạnh cả về chất và lượng: tham gia tuyển dụng, đào tạo và chủ trì các chương trình phát triển nhân viên Quản lý công tác đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên kế thừa.
Nhiệm vụ 5: Các công việc khác liên quan
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan, tổ chức, chính quyền địa phương… Trực tiếp đại diện nhà hàng giải quyết các vấn đề liên quan trong thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và yêu cầu của Operation Manager.
- Báo cáo công việc định kỳ thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) hoặc đột xuất cho Operation Manager về kết quả hoạt động kinh doanh của nhà hàng.
II Nhiệm vụ chính: III Kết quả mong đợi:
Nhiệm vụ 1: Quản lý các hoạt động kinh doanh tại nhà hàng
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện theo chỉ tiêu về doanh số và lợi nhuận được giao.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện các kế hoạch Marketing, truyền thông cho nhà hàng Triển khai, giám sát việc tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mãi, ưu đãi và việc sử dụng hệ thống nhận diện thương hiệu của nhà hàng.
- Đại diện nhà hàng xử lý các sự cố phát sinh với khách hàng khi nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
- Đại diện cho nhà hàng làm việc, giải quyết mối quan hệ với cơ quan nhà nước, các tổ chức ở địa phương liên quan đến nhà hàng.
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng món ăn – thức uống, quy trình phục vụ, vệ sinh… trong nhà hàng.
- Triển khai kế hoạch hiệu quả, đảm bảo doanh thu được giao
- Đạt KPI về sự hài lòng của khách hàng.
Nhiệm vụ 2: Kiểm soát chi phí, ngân sách
- Tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt, đảm bảo các chỉ tiêu về doanh số và lợi nhuận.
- Nhận báo cáo thu chi hàng ngày từ các bộ phận và theo dõi giám sát các báo cáo đó
- Định kỳ phối hợp bộ phận liên quan thực hiện việc thống kê, lập báo cáo tài chính cho nhà hàng và trình lên cấp trên.
- Quản lý ngân sách hiệu quả trong phạm vi cho phép
- Mức tiêu hao tài sản trong mức cho phép
- Hàng hóa và công cụ luôn đầy đủ
- Thực hiện đúng quy trình
- Xây dựng đội ngũ làm việc, kế thừa hiệu quả
- Báo cáo đầy đủ, theo đúng quy định
- Phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận
CÔNG TY CỔ PHẦN TRẢI NGHIỆM TOÀN CẦU
MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION)
TRƯỞNG PHÒNG VẬN HÀNH TRỢ LÝ QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
Nhiệm vụ chung của Quản lý nhà hàng là quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của nhà hàng về tài sản, con người, chi phí và mọi hoạt động khác để duy trì sự phát triển bền vững của nhà hàng.
Có 5 nhiệm vụ chính mà Quản lý nhà hàng cần phải thực hiện để đảm bảo đạt được kết quả mong đợi mà công ty đề ra:
1 Quản lý các hoạt động kinh doanh tại nhà hàng.
2 Kiểm soát chi phí, ngân sách.
3 Quản lý tài sản, hàng hóa.
4 Xây dựng đội ngũ nhân sự.
5 Các công việc khác liên quan ( như thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc được yêu cầu, báo cáo định kì hoặc đột xuất cho Operation Manager…)
Về tiêu chuẩn, yêu cầu công việc: Quản lý nhà hàng cần phải có trình độ tốt nghiệp Đại học trở lên; có kiến thức về mô hình nhà hàng, am hiểu thị trường F&B, đối thủ cạnh tranh; có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương về mô hình nhà hàng, fine dining; có kỹ năng xây dựng phát triển đội ngũ, kỹ năng phân tích tổng hợp, xử lý xung đột, tác phong nghiêm túc và cần có tiếng anh giao tiếp tốt.
Bảng 2.8 Công việc của Bếp trưởng nhà hàng:
Chức danh: (Job title) Bếp Trưởng Nhà Hàng Mã chức danh: (Job Code) Cấp bậc: (Level)
Khối: (Division) Phòng Ban: (Department) Bộ phận: (Part)
Báo cáo trực tiếp: (Direct Reporting Lines)
Cấp dưới trực tiếp: (Employee Reporting Lines) a Trình độ (Education) b Kiến thức: (Knowledge) c.Chứng chỉ nghề nghiệp: (Certificate) d Kinh nghiệm (Experience):
- Quản lý (nếu cần)(Management if any) e Kỹ năng: (Skills) f Các yêu cầu khác: (Others)
IV Yêu cầu công việc: (Job Requirements)
- Có kiến thức và am hiểu các mô hình ẩm thực, fine dining - Am hiểu thị trường F&B, đối thủ cạnh tranh
- Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương về nhà hàng, fine dining
- Phát triển tổ chức - Phân tích, tổng hợp - Gắn kết nhân viên - Quản lý nhân tài
- Sử dụng tốt vi tính văn phòng
I Tóm tắt nhiệm vụ: (Job Summary)
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM
Trong quá trình hoạt động, Global X được hưởng lợi từ việc có nguồn vốn lớn, điều này cung cấp cho họ một ưu thế vững chắc để đầu tư vào các hoạt động phân tích và đánh giá công việc Sự hỗ trợ từ tập đoàn cũng cung cấp cho Global X cơ hội để sử dụng tối đa các tài nguyên có sẵn, từ nhân lực đến công nghệ, giúp tăng cường khả năng phân tích và đánh giá công việc một cách toàn diện và hiệu quả hơn Điều quan trọng hơn, Global X có một đội ngũ đánh giá chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Food & Beverage (F&B) Sự có mặt của đội ngũ này đảm bảo rằng quá trình phân tích và đánh giá được thực hiện một cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Sự chuyên môn và kinh nghiệm của họ cũng giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc và chi tiết vào các vấn đề cụ thể trong lĩnh vực F&B, từ đó giúp Global X hiểu rõ hơn về nhu cầu và yêu cầu của thị trường Hơn nữa, việc có nhân viên có chuyên môn cao trong tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng công việc
Sự có mặt của họ đảm bảo rằng các công việc được thực hiện với độ chính xác và chất lượng cao, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tiếp tục giữ vững vị thế của Global
X trên thị trường Cuối cùng, sự xuất sắc của cán bộ quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành tổ chức một cách hiệu quả Sự lãnh đạo tốt và khả năng quản lý của họ giúp tối ưu hóa quá trình phân tích và đánh giá công việc, từ đó đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Mặc dù có những ưu điểm nổi bật, nhưng Global X vẫn đối mặt với một số nhược điểm trong quá trình phân tích và đánh giá công việc Cơ cấu tổ chức của họ vẫn còn phức tạp và thay đổi liên tục, điều này có thể gây ra sự mất cân đối và khó khăn trong việc thực hiện quá trình phân tích và đánh giá công việc.
Ngoài ra, văn hóa công ty của Global X vẫn chưa ổn định, điều này có thể ảnh hưởng đến sự thực hiện và hiệu quả của quá trình phân tích và đánh giá công việc Sự không ổn định và bất ổn trong tổ chức có thể làm giảm động lực và cam kết của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức.
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP
CƠ SỞ KIẾN NGHỊ
Tuy chỉ mới thành lập vào tháng 04/2023 nhưng Global X được thừa hưởng quy trình phân tích công việc và đánh giá công việc từ Tập đoàn NovaGroup nên về cơ cấu tổ chức sẽ có sự ổn định nhất định Để nâng cao hiệu quả phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại khối vận hành công ty, các nhà quản trị có thể tham khảo các kiến nghị sau:
Thứ nhất, cần điều chỉnh định kỳ các tiêu chuẩn bằng cách thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng các mục tiêu công việc vẫn đáp ứng được mục tiêu chiến lược của công ty và điều chỉnh hoặc cải thiện nếu cần thiết Đối với ngành F&B các nhà quản trị có thể xem xét đánh giá định kỳ hàng tháng thay vì hàng quý để đảm bảo tính chặt chẽ và thích ứng nhanh chóng với các biến động, thay đổi có thể xảy ra như: nhu cầu khách hàng, thị trường về xu hướng ẩm thực Đồng thời, đánh giá hàng tháng cho phép nhà quản trị theo dõi tiến độ thực hiện công việc và đo lường hiệu suất của nhân viên một cách cụ thể và chi tiết hơn Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và cơ hội cải thiện, từ đó thúc đẩy sự phát triển liên tục trong ngành F&B.
Thứ hai, cần xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất cụ thể và minh bạch cho từng nhân viên trong khối vận hành Đánh giá có thể dựa trên các mục tiêu cụ thể, kỹ năng và các chỉ số chất lượng công việc Hệ thống đánh giá hiệu suất giúp các nhà quản lý và lãnh đạo trong ngành F&B đo lường và đánh giá hiệu suất lao động của nhân viên và bộ phận Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về cơ cấu và chất lượng lao động trong công việc hàng ngày Bên cạnh đó, một hệ thống đánh giá cụ thể còn tạo động lực cho nhân viên để nâng cao hiệu suất, đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành F&B và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, văn minh.
Thứ ba, cần đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên khối vận hành Điều này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc mà còn tạo ra cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp cho nhân viên Tổ chức các khóa đào tạo để cung cấp kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết cho nhân viên trong lĩnh vực F&B như nấu ăn, pha chế, phục vụ, quản lý nhà hàng và quản lý dịch vụ khách hàng Ngoài ra, các khóa đào tạo này còn bao gồm việc giáo dục về văn hóa làm việc, quy trình và quy định về an toàn thực phẩm, kỹ năng phục vụ và giao tiếp với khách hàng Giúp tăng cường chuyên môn và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Tóm lại, công ty cần đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như tối ưu hóa các quy trình đánh giá hiệu suất để đảm bảo rằng họ có thể thích nghi và hoạt động hiệu quả trong môi trường mới của ngành F&B Điều này không chỉ là một nhiệm vụ công việc mà còn là một yêu cầu cần thiết để đảm bảo thành công trong sự thay đổi cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh toàn diện của công ty.
GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
3.2.1 Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chính là cốt lõi quyết định sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động của một tổ chức Do đó, Global X cần tối ưu hóa cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự mạch lạc và hiệu quả trong quá trình phân tích và đánh giá công việc. Để thực hiện điều này, Global X có thể thành lập một nhóm đánh giá cơ cấu tổ chức, gồm các chuyên gia và các nhân viên có kinh nghiệm, nhằm đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức hiện tại và đề xuất các biện pháp cải tiến Đồng thời, họ cũng nên tạo điều kiện cho sự tham gia của tất cả các bộ phận và cá nhân trong việc phát triển và triển khai các giải pháp cải tiến, từ đó tạo ra sự đồng thuận và ủng hộ từ mọi người trong tổ chức.
Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức trong ngành F&B đòi hỏi sự linh hoạt, sự sáng tạo và cam kết với việc cải thiện liên tục Dưới đây là một số biện pháp có thể thực hiện để tối ưu hóa cơ cấu tổ chức:
Phân chia vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Xác định các vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên một cách rõ ràng Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm sao cho phù hợp với khả năng và kỹ năng của mỗi cá nhân Đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và có các tiêu chuẩn hiệu suất cụ thể để đo lường thành công.Tích hợp công nghệ: Sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất Áp dụng các phần mềm quản lý nhà hàng, đặt hàng trực tuyến, quản lý tồn kho, và tính
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Đánh giá và tối ưu hóa các quy trình làm việc để loại bỏ các bước không cần thiết và tăng cường hiệu suất Áp dụng các phương pháp lean management để giảm lãng phí và tăng cường năng suất. Đào tạo và phát triển nhân viên: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao kỹ năng và kiến thức của họ Xây dựng một môi trường làm việc động viên và khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến từ tất cả các nhân viên.
Tạo cơ hội thăng tiến và phát triển: Xây dựng các kế hoạch thăng tiến và cơ hội phát triển cho nhân viên để tăng sự cam kết và giữ chân họ lại với công ty Khuyến khích sự phát triển nội bộ bằng cách tuyển dụng nội bộ cho các vị trí quản lý và lãnh đạo Cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực của nhân viên. Khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động học tập và phát triển cá nhân để phát triển sự nghiệp của họ.
Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo: Khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo trong tổ chức bằng cách tạo ra một môi trường làm việc mở cửa và động viên sự đóng góp ý kiến từ tất cả các cấp bậc Tạo ra các cơ hội để nhân viên thử nghiệm ý tưởng mới và phát triển dự án sáng tạo. Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Liên tục đánh giá hiệu suất và quy trình làm việc để xác định điểm yếu và cơ hội cải thiện Việc đánh giá có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào quy mô, mô hình kinh doanh và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Thực hiện đánh giá mỗi 3 tháng hoặc 6 tháng một lần có thể cung cấp đủ thời gian để thu thập thông tin, đánh giá hiệu suất và các chỉ số kinh doanh quan trọng, đồng thời cũng đủ thường xuyên để điều chỉnh và cải thiện các quy trình và hoạt động nếu cần thiết
Việc tối ưu hóa cơ cấu nhằm tăng cường sự linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức, đồng thời đảm bảo sự mạch lạc và hiệu suất trong quá trình phân tích và đánh giá công việc Điều này không chỉ giúp Global X có thể cải thiện quy trình phục vụ, tối ưu hóa trải nghiệm ẩm thực, tăng sự hài long với khách hàng mà còn giúp công ty quản lý và tối ưu hóa nguồn lực Từ đó thích ứng nhanh chóng với sự biến đổi của nhu cầu thị trường và xu hướng tiêu dùng.
3.2.2 Xây dựng văn hóa công ty ổn định
Văn hóa công ty không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng và cam kết của nhân viên mà còn quyết định đến sự thành công và phát triển của tổ chức Do đó, Global X cần tạo ra một văn hóa công ty ổn định và tích cực. Để thực hiện điều này, Global X có thể tổ chức các sự kiện văn hóa như ngày hội công ty, các buổi gặp gỡ thường kỳ và các hoạt động ngoại khóa khác nhằm tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ, giao lưu và xây dựng mối quan hệ Đồng thời, họ cũng nên tạo ra các kênh giao tiếp mở và tranh luận trong tổ chức để tất cả mọi người đều có cơ hội để chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình Dưới đây là một số giải pháp có thể áp dụng để duy trì và phát triển văn hóa công ty:
Xây dựng giá trị cốt lõi: Xác định các giá trị cốt lõi của công ty, như chất lượng, sự sáng tạo, sự phục vụ tận tâm, và tuân thủ quy tắc đạo đức kinh doanh Tạo ra các chương trình và hoạt động nhằm tôn vinh và thúc đẩy các giá trị này trong môi trường làm việc hàng ngày.
Lãnh đạo mạnh mẽ: Lãnh đạo công ty phải là bản mẫu của văn hóa công ty và phải dẫn dắt bằng các tình huống cụ thể Thúc đẩy một môi trường làm việc mở cửa, động viên sự sáng tạo và khuyến khích sự đóng góp từ tất cả các nhân viên.
Giao tiếp hiệu quả: Xây dựng một chiến lược giao tiếp rõ ràng và hiệu quả để chia sẻ thông tin về giá trị, mục tiêu và nhiệm vụ của công ty Khuyến khích giao tiếp hai chiều và tạo điều kiện cho sự đóng góp ý kiến từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức Tạo ra các cơ hội để mọi người cảm thấy thoải mái để chia sẻ và thảo luận về ý kiến và ý tưởng của họ.
Tôn trọng sự đa dạng: Khuyến khích sự đa dạng và tôn trọng mọi người dù giới tính, dân tộc, ngôn ngữ, và văn hóa khác nhau Xây dựng một môi trường làm việc mà mọi người đều cảm thấy chấp nhận và được đánh giá cao Khen ngợi, công nhận công việc tốt và thành tựu của nhân viên một cách công bằng, thường xuyên và động viên nhân viên làm việc hiệu quả.
Tạo không gian làm việc tích cực: Khuyến khích sự cộng tác và tạo ra không gian làm việc tích cực bằng cách tổ chức các sự kiện, hoạt động team-building, và cuộc thi Thúc đẩy sự hợp tác và tinh thần đồng đội thông qua các dự án và nhiệm vụ chung.