Kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư cho sản xuất tại tổng công ty sông thu

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VẬT TƢ CHO SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP .... Trong khi đó có rất ít nghiên cứu kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ tại

san xu~t tlJi TAng ding ty Song Thu" la cong trinh nghien ciru cua rieng toi diroc thuc hien duoi su huang dfin khoa hoc cua PGS TS Ngo Ha T~n.

Nhfrng dfr lieu, s& lieu, kSt qua trinh bay trong luan van la trung thuc, n9i dung tuan thu thea dung quy dinh va chua duoc cong b&acac cong trinh khac,

Tac gia luin van

Ngo Thi Huong Tra

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

7 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu 3

8 Bố cục luận văn 6

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm hệ thống KSNB 7

1.1.2 Mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB 9

1.1.3 Các yếu tố của hệ thống KSNB 9

1.1.4 Hạn chế của hệ thống KSNB 15

1.2 HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VẬT TƯ, CÁC GIAN LẬN, SAI SÓT VÀ MỤC TIÊU KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT 15

1.2.1 Hoạt động cung ứng vật tư 15

1.2.2 Các gian lận, sai sót thường gặp trong cung ứng vật tư 18

TRONG KIỂM SOÁT CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT 19

1.3.1 Kiểm soát quá trình mua vật tư và thanh toán 19

1.3.2 Kiểm soát quá trình xuất vật tư cho sản xuất 24

1.3.3 Kiểm soát quản lý vật tư nội bộ 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG THU 30

2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY SÔNG THU VÀ MỘT SỐ NỘI DUNG LIÊN QUAN KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở TỔNG CÔNG TY 30

2.1.1 Giới thiệu về Tổng công ty Sông Thu 30

2.1.2 Môi trường kiểm soát liên quan đến cung ứng vật tư cho sản xuất ở Tổng công ty 33

2.1.3 Quy trình nghiệp vụ về cung ứng vật tư cho sản xuất ở Tổng công ty 39

2.2 THỰC TRẠNG KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở TỔNG CÔNG TY SÔNG THU 52

2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư cho sản xuất ở Tổng công ty 52

2.2.2 Kiểm soát quá trình mua vật tư và thanh toán 53

2.2.3 Kiểm soát khâu xuất vật tư cho sản xuất 588

2.2.4 Kiểm soát khâu quản lý vật tư nội bộ 61

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở TỔNG CÔNG TY SÔNG THU 64

2.3.1 Những kết quả đạt được 64

CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở TỔNG CÔNG TY SÔNG THU 69

3.1 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA VẬT TƯ

VÀ THANH TOÁN 69 3.1.1 Kiểm soát quá trình mua vật tư 69 3.1.2 Kiểm soát quá trình thanh toán mua vật tư 77 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XUẤT VẬT

TƯ CHO SẢN XUẤT 78 3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT KHÂU QUẢN LÝ VẬT TƯ NỘI BỘ 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 86

KẾT LUẬN 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI

GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN

KIỂM TRA HÌNH THỨC LUẬN VĂN

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN THẠC SĨ

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2

BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN

DN: Doanh nghiệp KSNB: Kiểm soát nội bộ SX: Sản xuất

TCT: Tổng công ty VT: Vật tƣ

Số ệu Tên sơ đồ Trang

Tổng công ty Sông Thu là đơn vị đóng tàu biển với quy mô lớn tại miền Trung, không chỉ đóng tàu trong nước mà còn đóng tàu xuất khẩu, nên khâu cung ứng vật tư phục vụ đóng và sửa chữa tàu rất phức tạp do số lượng vật tư mua vào lớn, không chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài Với đặc điểm ngành đóng tàu, giá trị vật tư trong giá thành chiếm tỷ trọng lớn, nên khi có biến động về vật tư trên thị trường thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Do vậy, trong quản

lý của Tổng công ty, thực hiện kiểm soát nội bộ đối với cung ứng vật tư cho sản xuất có vai trò rất quan trọng

Thực tế cho thấy, kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư phục vụ sản xuất tại Tổng công ty Sông Thu còn một số hạn chế, như: thời gian đóng tàu dài, vật tư đóng tàu mang tính đặc thù riêng, nhiều loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài do trong nước không có khả năng cung ứng, nên có thể gặp một

số rủi ro về tài chính như tỷ giá thay đổi, lãi suất thay đổi, giá cả vật tư thay đổi so với dự toán ban đầu…, qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của

Tổng công ty Trong khi đó có rất ít nghiên cứu kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ tại các doanh nghiệp đóng tàu nói chung và chƣa có nghiên cứu nào ở Tổng công ty Sông Thu

Thực tế trên đang đặt ra sự cấp thiết cần phải nghiên cứu kiểm soát nội

bộ về cung ứng vật tƣ phục vụ sản xuất tại Tổng công ty, qua đó góp phần giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Tổng

công ty Đó là lý do tác giả chọn đề tài “K ểm soát nộ bộ về ung ứng vật

tƣ o sản xuất tạ Tổng công ty Sông T u”

2 Mụ t êu ng ên ứu

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ cho sản xuất tại Tổng công ty Sông Thu Qua đó, đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ cho sản xuất tại Tổng công ty Sông Thu

3 Câu ỏ ng ên ứu

- Hoạt động kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ cho sản xuất hiện tại ở Tổng công ty Sông Thu nhƣ thế nào? Những tồn tại đang đặt ra cần đƣợc giải quyết là gì?

- Cần có những giải pháp gì để hoàn thiện kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tƣ cho sản xuất hiện tại ở Tổng công ty Sông Thu?

Số liệu phục vụ nghiên cứu và minh họa đƣợc sử dụng trong năm 2022 ở Tổng công ty

5 P ương p áp ng ên ứu

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát, kết hợp với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư cho sản xuất ở Tổng công ty Qua đó, tổng hợp chỉ

ra những hạn chế cần có giải pháp để khắc phục, hoàn thiện

tư cho sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

7 Tổng qu n về tà l ệu ng ên ứu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ về cung ứng (mua hàng, thanh toán) nói riêng Mỗi công trình nghiên cứu thể hiện một góc độ khác nhau, nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu khoa học: “Xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp trước nhu cầu thực tiễn” của tác giả TS Thạch Minh Quân -

ThS Lê Hải Linh (2022) đăng trên Tạp chí Công Thương Dựa theo quan điểm của COSO (1992, 2013) đề tài khái quát những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ, những lợi ích của doanh nghiệp khi xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ

và những điều cần lưu ý với các doanh nghiệp khi xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 Bài viết chỉ ra việc ứng dụng

hệ thống điều hành và quản lý sản xuất MES trong kiểm soát nội bộ: quản trị từ việc lập kế hoạch, mua sắm nguyên liệu, sản xuất, kho bãi,…

Đề tài luận án tiến sĩ: “Nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các công ty cổ phần Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị

Phương Lan (2018) Luận án đã đưa thêm nhân tố văn hóa tổ chức vào mô hình nghiên cứu, đây là nhân tố mới chỉ được chú ý khi xem xét ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát quản lý, chưa được nghiên cứu khi xem xét ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các nghiên cứu trước đây trên thế giới và tại Việt Nam

Luận án tiến sĩ kinh tế: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị

Thanh (2019) Bằng phương pháp định tính kết hợp với phương pháp định lượng, tác giả đã xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam Luận án mang tính bao quát, không đi sâu vào kiểm soát nội bộ từng bộ phận cụ thể tại doanh nghiệp

Đề tài luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung” của tác giả Phan Thị

Ngọc Yến (2012) đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với kiểm soát nội

bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục những tồn tại trong thủ tục kiểm soát nội bộ

và góp phần tăng cường công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng

và thanh toán tại công ty

Luận văn thạc sĩ Kế toán của tác giả Lê Thị Tuyết Nga (2013) với đề tài:

“Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre” Tác giả đã sử dụng

phương pháp phỏng vấn trực tiếp để tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ, trên

cơ sở các câu trả lời, tác giả hệ thống, phân tích, đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố tác động: Môi trường kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi

ro, hoạt động kiểm soát nội bộ, thông tin truyền thông, công tác giám sát Ngoài ra, còn phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố trên

Đề tài luận án tiến sĩ: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thúy Hà

(2019) Dựa trên khuôn khổ báo cáo COSO 2013 kết hợp cơ sở lý thuyết và phân tích định tính, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty hàng hải Việt Nam (Vinalines) Tìm ra thành công và hạn chế, từ đó xây dựng các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Vinalines Tuy nhiên, luận án mới đưa ra đánh giá hệ thống kiểm soát nội

bộ nói chung, không nghiên cứu chi tiết kiểm soát nội bộ của từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp như: kiểm soát nội bộ tài sản cố định, kiểm soát nội

bộ vật tư, kiểm soát nội bộ bán hàng thu tiền, tiền lương,

Qua tìm hiểu các nghiên cứu đã được công bố có liên quan đến đề tài của luận văn, có thể thấy kiểm soát nội bộ là vấn đề luôn được quan tâm tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến kiểm soát nội

bộ về cung ứng vật tư, nhất là trong ngành đóng tàu, khi vật tư mang tính đặc thù và chiếm tỷ trọng lớn Nguồn vật tư như sắt thép, các hệ thống máy phụ, trang thiết bị, vi khí hàng hải vẫn chủ yếu được nhập từ nước ngoài Để hạn chế rủi ro có thể xảy ra thì doanh nghiệp cần đánh giá, xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư nhằm kiểm soát việc sử dụng vật tư hiệu quả, tránh lãng phí trong sản xuất

Trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu đi trước về kiểm soát nội bộ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Sông Thu, tác giả thực hiện đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ về cung ứng vật tư tại Tổng công ty Từ đó, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cung

ứng vật tƣ cho sản xuất tại Tổng công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh ở Tổng Công ty

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 K á n ệm ệ t ống KSNB

Từ những năm cuối thế kỷ 19, các Công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới ra đời cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dưới góc độ quản lý và nhận thức nhiều tổ chức đã nghiên cứu, soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về Kiểm soát nội bộ từ đó dẫn tới nhiều định nghĩa khác nhau: Theo Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin): “Kiểm soát nội bộ là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu của kiểm toán viên”

Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ là các kế hoạch của tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện để bảo vệ tài sản, kiểm tra thông tin và tuân thủ”

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình

bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là

hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý”

Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (Ban hành ngày 06 tháng 12 năm 2012, thông tư số 214/2012/TT-BTC): “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

Theo Luật Kế toán năm 2015: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Như vậy, ở bất cứ tổ chức nào dù khác nhau về quy mô, ngành nghề thì KSNB cũng bao gồm các chính sách, các quy định, thủ tục kiểm soát và các bước thực hiện công việc do lãnh đạo quy định nhằm đạt được các mục tiêu

đã đặt ra, trong đó có ba mục tiêu lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính

Việc thực thi các chính sách, quy định, thủ tục kiểm soát không chỉ ở một thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở mọi cập độ trong toàn đơn vị, tổ chức

Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho hệ thống KSNB hữu hiệu, giám sát tính hữu hiệu của hệ thống này một cách liên tục Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia

1.1.2 Mụ t êu tổng quát ủ ệ t ống KSNB

Theo báo cáo COSO 2013, DN hướng tới 3 nhóm mục tiêu chính:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực Bảo vệ, quản lý sử dụng tài sản và các nguồn lực của đơn vị một cách kinh tế, an toàn và hiệu quả; bảo đảm hiệu quả và an toàn của hoạt động và năng lực quản lý

- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng Bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy

đủ và kịp thời

- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể

là các quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủ pháp luật và các quy trình, quy định nội bộ

1.1.3 Cá yếu tố ủ ệ t ống KSNB

Hệ thống KSNB trong một DN được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản sau:

a Môi trường kiểm soát

Bao gồm các hệ thống chuẩn mực, quy trình, chính sách làm nền tảng

cho hệ thống KSNB được hoạt động hiệu quả Ban lãnh đạo phải tạo điều kiện thuận lợi và thích hợp nhất có thể để hoạt động KSNB diễn ra theo đúng quy định

Đặc thù về quản lý: Ðặc thù về quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và

phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao của tổ chức

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở thuận lợi cho việc

lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động

Chính sách nhân sự: Khi thiếu yếu tố con người thì các thủ tục kiểm

soát dù được thiết kế chặt chẽ đến đâu cũng không thể thực hiện được trong thực tế

Công tác kế hoạch: Một hệ thống kế hoạch phù hợp với tình hình hoạt

động sản xuất kinh doanh của đơn vị sẽ là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện của đơn vị đó

Bộ phận Kiểm toán nội bộ: là một hoạt động đánh giá được lập ra trong

một tổ chức như là một loại dịch vụ cho tổ chức đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát sự thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB

Các nhân tố bên ngoài bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức

năng của nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,…

b Nhận diện và đánh giá rủi ro

 Nhận diện rủi ro

Rủi ro là sự kiện xảy ra tác động tiêu cực đến việc đạt mục tiêu

Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của rủi ro tới DN, rủi ro được phân chia như sau:

- Rủi ro ở mức độ toàn DN: Là những rủi ro phát sinh do những nhân tố bên ngoài hoặc chính những nhân tố bên trong DN làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của DN

Rủi ro phát sinh do những nhân tố bên ngoài thường là bất khả kháng như thảm họa thiên tai; rủi ro pháp lý như các quy định mới của pháp luật có thể buộc DN phải thay đổi chính sách và chiến lược hoạt động; rủi ro thị trường như thay đổi nhu cầu của khách hàng ảnh hưởng đến sự phát triển sản phẩm

Rủi ro bên trong DN là những rủi ro tác động trực tiếp đến hoạt động của DN như rủi ro tổ chức quản lý, rủi ro tài chính, rủi ro nhân lực Nguyên nhân gây ra rủi ro bên trong DN chủ yếu là do năng lực quản lý của người điều hành DN

- Rủi ro ở mức độ hoạt động cụ thể: Là khả năng xảy ra tổn thất ở mức

độ từng hoạt động, từng bộ phận hay từng chức năng kinh doanh chính trong

DN Nhận diện rủi ro phải gắn liền với hoạt động cụ thể, chỉ ra được tất cả các rủi ro có thể xảy ra của hoạt động đó, ví dụ như rủi ro trong hoạt động mua hàng: rủi ro trong việc mua hàng không đúng phẩm cấp/chất lượng, không đúng nhu cầu; rủi ro về giá cả; rủi ro về dịch vụ hỗ trợ,…

Để nhận diện rủi ro, cần :

+ Nhận diện được các mục tiêu, yêu cầu của hoạt động

+ Quy trình (trình tự) và mục tiêu của từng bước, từng giai đoạn thực hiện mục tiêu Nếu các bước thực hiện có trình tự không hợp lý sẽ dẫn đến phát sinh rủi ro

+ Trong mỗi bước cần xem xét vấn đề: con người (ai tham gia? họ làm

gì để trục lợi cho bản thân từ vai trò, vị trí được phân công?), tài sản (đặc điểm của tài sản, ví dụ như xăng dầu có đặc điểm dễ bay hơi, đo lường không chính xác), chứng từ (chứng từ có dễ hợp thức hóa?) Nguồn rủi ro chủ yếu nhất là yếu tố con người, khi phân tích yếu tố con người cần phân tích khả năng thông đồng

 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm việc xem xét cách thức rủi ro được quản lý, đơn vị có thể chấp nhận, né tránh, giảm thiểu hay chia sẻ rủi ro Tiêu chí đánh giá rủi ro:

+ Mức độ tác động tiềm tàng của rủi ro

+ Khả năng phát sinh rủi ro

+ Đã từng xảy ra hay chưa

+ Tương tác giữa các rủi ro

+ Tốc độ tác động: Khi rủi ro xảy ra thì gây ra tác hại tức thì hay một thời gian sau mới gây ra hậu quả?

+ Thời gian tác động

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động, biện pháp cụ thể trực tiếp đối phó rủi ro; đây là các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm giúp bảo đảm các chỉ thị của nhà quản lý trong việc làm giảm rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu được thực hiện

Hoạt động kiểm soát chia làm 2 cấp :

+ Cấp quản lý: soát xét, nhận báo cáo từ cấp dưới, phân tích có sai phạm hay không Phạm vi về không gian và thời gian rộng hơn kiểm soát cấp nghiệp vụ Ví dụ: kiểm soát nội bộ về xí nghiệp van ống trong 1 tháng (không gian: xí nghiệp van ống, thời gian: 1 tháng)

+ Cấp nghiệp vụ: tập trung vào nghiệp vụ phát sinh, đây là cấp kiểm soát then chốt vì mọi mục tiêu của DN suy cho cùng đều thực hiện ở cấp nghiệp vụ, bảo đảm cho việc thực hiện được các mục tiêu của DN

Các loại hoạt động kiểm soát cấp nghiệp vụ:

 Xét duyệt, phê chuẩn: cho phép một nghiệp vụ được thực hiện và trở nên có hiệu lực

 Kiểm tra đối chiếu: kiểm tra một vấn đề, nội dung nghiệp vụ có đúng với quy chuẩn đã thiết lập hay không, đúng thực tế không; đối chiếu để truy xét xem có sự trùng khớp đúng không, ví dụ: hóa đơn có khớp đúng với hợp đồng

 Bất kiêm nghiệm, phân công bất kiêm nhiệm: nếu đã được thực hiện nhưng vẫn vi phạm do thông đồng thì thực hiện biện pháp giảm thông đồng như kiểm tra độc lập và đột xuất, luân chuyển vị trí công tác, giám sát

 Kiểm soát vật chất: các biện pháp được thiết lập để bảo đảm sự toàn vẹn về mặt số lượng và chất lượng của tài sản Ví dụ các biện pháp kiểm soát vật chất như: khóa, bảo vệ, bảo đảm chỉ có người có phận sự tiếp cận đối với tài sản

 Kiểm soát giám sát: đánh giá xem các hoạt động kiểm soát có đang thực hiện đầy đủ, chính xác, và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục đã được thiết lập, đặc biệt là các nghiệp vụ có rủi ro cao

Phân loại các hoạt động kiểm soát:

- Phân loại theo mục đích kiểm soát:

+ Kiểm soát phòng ngừa: bằng biện pháp xét duyệt, phê chuẩn, bất kiêm nhiệm

+ Kiểm soát phát hiện: bằng biện pháp soát xét, kiểm tra đối chiếu, giám sát

+ Kiểm soát khắc phục

- Phân loại theo giai đoạn thực hiện nhiệm vụ: trước, trong và sau Ví dụ: kiểm tra hồ sơ cho vay theo từng giai đoạn trước, trong và sau cho vay

- Phân loại theo bản chất của hoạt động kiểm soát

+ Kiểm soát thủ tục: mang tính quy trình như phê duyệt, kiểm tra

+ Kiểm soát vật chất: kiểm soát sự toàn vẹn về vật chất của tài sản

+ Kiểm soát tự động hóa: ví dụ như hoạt động siêu thị được thiết lập mức hàng tối thiểu sẽ được tự động khởi tạo đơn hàng và nhập hàng

d Thông tin và truyền thông

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin ngày càng có vị trí quan trọng trong các lĩnh vực kinh tế Hệ thống thông tin tốt sẽ làm giảm thiểu những sai sót trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ, giúp nhà quản lý có thể

dễ dàng kiểm soát hơn, có thể quản lý từ xa cùng lúc nhiều hoạt động khác nhau nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả Hệ thống thông tin phải đảm bảo cho nhân viên có thể hiểu và nắm bắt rõ chính sách, nội quy, quy định, của tổ chức Thông tin bên trong nội bộ đơn vị phải được cung cấp, chia sẻ và thu thập một cách liên tục, thường xuyên và phổ biến rộng rãi Để từ đó, nhân viên có thể tiếp nhận và kịp thời báo cáo hoặc góp ý về những sự việc có liên quan

Vì vậy, nhiệm vụ của hoạt động giám sát là phải luôn luôn giám sát, theo dõi

sự thực hiện KSNB của DN một cách hữu hiệu và phát hiện, nhận diện điểm yếu của KSNB

Để đánh giá hệ thống KSNB của DN có tính hữu hiệu là khi DN có các biện pháp kiểm soát làm giảm rủi ro đến mức rủi ro có thể chấp nhận được

Có 2 cách nhận diện điểm yếu của hệ thống KSNB:

+ Nhận diện điểm yếu một cách thụ động: chờ sự việc, sự kiện xảy ra, gây thiệt hại cho DN mới từ đó phân tích, nhận diện điểm yếu của DN

+ Nhận diện điểm yếu một cách chủ động: chủ động giám sát, đánh giá

hệ thống KSNB

Giám sát hệ thống KSNB có thể là:

- Giám sát thường xuyên: trưởng các bộ phận bên cạnh thực hiện hoạt động chuyên môn của bộ phận mình, đồng thời giám sát, đánh giá hệ thống KSNB của mình có hữu hiệu không Nhược điểm của giám sát này là người quản lý có thể không am hiểu KSNB, giám sát phụ thuộc vào tính chủ quan của người quản lý

- Giám sát chuyên biệt: là tách biệt giữa bộ phận giám sát và bộ phận được giám sát Ví dụ trong DN có kiểm toán nội bộ sẽ giám sát hệ thống KSNB của từng bộ phận có hữu hiệu hay không Giám sát này giúp DN giám sát sâu, toàn diện và khách quan hơn, tuy nhiên giám sát này không được thực hiện thường xuyên, có thể không kịp thời phát hiện các sai phạm

1.1.4 Hạn ế ủ ệ t ống KSNB

Ba yếu tố hạn chế tính hữu hiệu của hệ thống KSNB:

- Con người: được chia làm 2 loại

+ Người tốt có hạn chế về trình độ, kinh nghiệm, nhận thức, sức khỏe, tuổi tác, tâm lý, điều này ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát rủi ro trong DN + Người xấu là nguồn rủi ro về gian lận, tham ô, tham nhũng, lạm dụng quyền hạn, trục lợi cá nhân, làm việc vô trách nhiệm, cẩu thả, thờ ơ Ví dụ như: Nhân viên với mức thu nhập thấp sẽ ảnh hưởng đến sự nỗ lực và tinh thần làm việc, thái độ làm việc trở nên thiếu trách nhiệm, hời hợt do họ không thỏa mãn với mức thu nhập nhận được so với công sức bỏ ra Hướng rủi ro có khả năng tăng lên do lương thấp dễ dẫn đến tham ô, biển thủ, thất thoát tài sản, điều này làm suy yếu hệ thống KSNB của DN

Sự lạm quyền của nhà quản lý: hệ thống KSNB là do nhà quản lý thiết lập và điều hành, vì vậy họ có thể thao túng, vô hiệu hóa các quy định của KSNB, bỏ qua quy trình kiểm soát làm hệ thống KSNB suy yếu; lợi dụng chức vụ tham ô, tham nhũng

- Nguồn lực: KSNB không phải miễn phí Mức độ chấp nhận rủi ro thấp

thì biện pháp chống lại rủi ro cao, tốn nhiều chi phí và ngược lại Vì vậy nguồn lực của DN cũng là yếu tố hạn chế việc thiết lập hệ thống KSNB

- Rủi ro: đặc điểm của rủi ro là không bao giờ bị triệt tiêu, khó dự

đoán, luôn thay đổi do những yếu tố bên trong và bên ngoài của DN luôn thay đổi KSNB luôn chạy theo rủi ro, tuy nhiên có thời điểm KSNB không bắt kịp rủi ro

1.2 HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VẬT TƯ, CÁC GIAN LẬN, SAI SÓT

VÀ MỤC TIÊU KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT 1.2.1 Hoạt động ung ứng vật tư

Bao gồm tất cả các hoạt động nhằm bảo đảm vật tư được cung ứng đầy

đủ, kịp thời cho hoạt động SX kinh doanh của DN

Quy trình thực hiện cung ứng vật tư qua các bước:

a Lập kế hoạch mua sắm vật tư

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch cung ứng vật tư theo nhu cầu

Thiết lập các danh mục vật tư cụ thể cần mua trong quá trình thực hiện

dự án sản xuất của doanh nghiệp

Xác định các mốc thời gian mua sắm vật tư

Căn cứ vào tiến độ thực hiện dự án, chỉ định mốc thời gian phải được đặt hàng, ngày giao hàng và khi nào nó sẽ được thực hiện trong vòng đời dự án

b Mua sắm vật tư và thanh toán

 Xử lý các đơn đặt hàng

Khi nhận được yêu cầu mua vật tư của các bộ phận trong DN, bộ phận mua vật tư lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng vật tư mua và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua vật tư đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về vật tư mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng

 Ghi nhận các khoản nợ người bán

Khi nhận được Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán

kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hóa đơn mua vật tư Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin (tên vật tư, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá…) trên Hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng vật tư mua vào; còn hóa đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)

 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các DN thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi

là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán

c Xuất vật tư cho sản xuất

Các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư xuất trình các văn bản yêu cầu xuất kho cho ban giám đốc hoặc bộ phận kế hoạch sản xuất

Sau khi văn bản yêu cầu xuất kho được phê duyệt, kế toán sẽ kiểm tra lại hàng trong kho, nếu không đủ vật tư thì phản hồi lại cho các bộ phận yêu cầu, nếu đủ thì thực hiện lập Phiếu xuất kho và chuyển đến cho bộ phận quản lý kho vật tư trong DN

Thủ kho tiến hành kiểm đếm vật tư theo đúng số lượng, chủng loại trên Phiếu xuất kho và tiến hành bàn giao, ký nhận việc xuất vật tư với bộ phận yêu cầu

d Quản lý vật tư nội bộ

Sau khi vật tư đã được tiếp nhận cần phải tiến hành quản lý vật tư nội bộ

các bộ phận có liên quan Nội dung chủ yếu của quản lý vật tư nội bộ bao gồm: quản lý dự trữ và bảo quản vật tư, quản lý cấp phát vật tư nội bộ và quyết toán tình hình sử dụng vật tư

1.2.2 Cá g n lận, s sót t ường gặp trong ung ứng vật tư

Giai đoạn Các g n lận và s sót t ường gặp

Đề nghị mua vật tư - Người không có thẩm quyền vẫn có thể thực hiện đề

nghị mua vật tư

- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế

- Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả

- Đặt mua vật tư quá trễ hoặc quá sớm

- Đặt mua vật tư kém chất lượng hoặc giá cao

Chọn lựa nhà cung

cấp

- Nhân viên mua vật tư có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại

Nhận vật tư - Vật tư nhập kho có thể sai về số lượng, chất lượng hay

đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần

Bảo quản vật tư - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp do xóa sổ hoặc sửa sổ

hàng tồn kho

- Hàng tồn kho bị hư hỏng, mất phẩm chất

1.2.3 Mụ t êu ểm soát nộ bộ về ung ứng vật tư o sản xuất

Đối với nghiệp vụ mua VT và thanh toán:

- Mua vật tư đúng chất lượng yêu cầu kỹ thuật

- Giá cả và những điều khoản phải được thương thảo ở mức có thể chấp nhận được

- Mở rộng nhà cung cấp, đảm bảo tính cạnh tranh hơn giữa các nhà cung cấp trong việc xác định giá mua VT

Việc ghi nhận, đối chiếu và báo cáo về tình hình mua vật tư và thanh toán phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa

bộ phận mua vật tư và bộ phận kế toán

Đối với nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất:

- Cấp đúng (đúng chủng loại, quy cách/đúng bộ phận)

- Cấp đủ (đủ số lượng theo phê duyệt)

- Cấp kịp thời (theo sự phê duyệt cấp hàng)

Đối với nghiệp vụ quản lý vật tư nội bộ:

- Đảm bảo tính có sẵn của vật tư trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra

- Duy trì mức tồn kho theo định mức tối thiểu của từng kỳ, từng giai đoạn sản xuất

1.3 VẬN DỤNG CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG KIỂM SOÁT CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT

Việc vận dụng các yếu tố KSNB trong kiểm soát cung ứng vật tư cho sản xuất thông thường được tiến hành theo các khâu của quá trình cung ứng vật

tư, với các yếu tố vận dụng ở từng khâu như sau:

1.3.1 K ểm soát quá trìn mu vật tư và t n toán

a Nhận diện các rủi ro phát sinh

+ Đối với các rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngoài

- Nguồn cung cấp vật tư: nhà cung ứng vật tư không cung cấp đủ nguồn hàng, giá đầu vào tăng đột ngột, dẫn đến việc vật tư không được giao đúng hạn hoặc giao thiếu Do đó, gây ra sự gián đoạn trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc của DN

- Thay đổi về số lượng, cơ cấu trong đề nghị mua vật tư: xảy ra khi DN

tính toán sai nhu cầu về sản phẩm khách hàng Khiến việc thu mua vật tư đầu vào gặp tình trạng thiếu hoặc thừa ảnh hưởng đến giá trị vật tư tồn kho cuối

kỳ của DN

- Thay đổi trong chính sách của Nhà nước: các quy định không còn phù hợp trở thành rào cản chung mà các công ty phải vượt qua trong chiến lược quản lý chuỗi cung ứng của mình Thuế, hạn chế thương mại, kiểm soát biên giới và luật lao động là những yếu tố quan trọng mà các nhà hoạch định và quản lý phải giải quyết trong việc xây dựng chiến lược sản xuất và cung ứng

- Sự kiện bất ngờ, bất khả kháng (bão lũ, động đất, đình công, hỏa hoạn, bạo loạn, ) gây ra rủi ro vận hành trong sản xuất của DN

+ Đối với các rủi ro phát sinh từ nhân tố nội bộ

- Việc thay đổi về nguồn nhân lực, nhân sự không có kỹ năng chuyên môn có thể gây ra rủi ro vận hành của DN, không thể đảm bảo tiến độ sản xuất và năng suất làm việc

- Hệ thống thông tin: Thiếu thông tin nội bộ hay hệ thống thông tin của

DN chưa thật sự đảm bảo an ninh nên dễ bị tấn công Dẫn đến việc DN không

xử lý kịp thời những tình huống phát sinh Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ sản xuất, xuất VT,… gây trở ngại cho các hoạt động hiện tại của DN

b Thủ tục kiểm soát

- Kiểm soát quá trình mua vật tư

* Đề nghị mua vật tư: Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua vật

tư, xuất phát từ nhu cầu sử dụng vật tư ở các bộ phận sản xuất Trong thủ tục kiểm soát cần chú ý:

- Tách riêng bộ phận đề nghị mua vật tư với bộ phận đặt mua vật tư Mọi việc mua vật tư chỉ do phòng thu mua vật tư tiến hành Phòng này phải độc lập với các bộ phận khác

- Nhân viên chịu tránh nhiệm đối với việc mua vật tư, vận chuyển, tiếp nhận vật tư và thanh toán phải có đủ năng lực, được đào tạo và giám sát đầy đủ

- Chỉ những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua vật tư

- Giấy đề nghị mua vật tư phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua vật

tư để làm căn cứ đặt hàng)

- Theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua vật tư đã được phê chuẩn để đảm bảo tiến độ cung cấp vật tư ở các bước tiếp theo

* Phê duyệt việc mua vật tư: Đây là khâu quyết định thực thi việc mua

vật tư Để bảo đảm việc phê duyệt được đúng đắn, thủ tục kiểm soát cần phải:

- Tạo ra cơ chế xem xét thường xuyên nhu cầu hàng tồn kho và ước tính được thời gian hợp lý từ lúc đề nghị mua vật tư đến khi thực sự nhận được vật tư

- Mở sổ theo dõi VT nào đã được đặt mua và VT cần đặt thêm để cung cấp thông tin kịp thời cho cấp quản lý có thẩm quyền

- Phân nhiệm rõ việc xét duyệt mua vật tư cho một cá nhân Người ký duyệt đề nghị mua vật tư cần đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn

* Lựa chọn nhà cung cấp: Để bảo đảm có được sự lựa chọn tốt nhất, cần

phải bảo đảm có đủ số lượng nhà cung cấp cần thiết và các nhà cung cấp phải báo giá ngay khi DN có nhu cầu mua vật tư Thủ tục kiểm soát cần chú ý:

- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp: Chức năng xét duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng

- Định kỳ, bộ phận mua vật tư phải xem xét, so sánh giá của nhà cung cấp hiện tại với giá thị trường

* Đặt hàng: ở khâu này, thủ tục kiểm soát phải chú ý:

- Các quy định pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi của đơn vị nếu phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp sau này

- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng

* Nhận vật tư: Khi vật tư được vận chuyển đến địa điểm giao nhận đã

được thỏa thuận, thủ tục kiểm soát việc nhận vật tư phải căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán và Hóa đơn để kiểm tra thực tế vật tư bảo đảm đúng về quy cách, số lượng và chất lượng

Nếu phát hiện vật tư không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, bộ phận nhận vật tư có quyền từ chối và xúc tiến các thủ tục trả lại vật tư Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại vật tư, trong đó nêu rõ lý do trả lại vật tư

và cùng ký xác nhận vào biên bản Biên bản này được lưu để chứng minh là vật tư đặt mua vẫn chưa nhận được

- Kiểm soát quá trình thanh toán mua vật tư

Trọng tâm của việc kiểm soát nghiệp vụ thanh toán mua vật tư là tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt các khoản phải trả, chi trả đúng hạn và đúng số lượng vật tư thực nhận và đúng đơn giá đã thỏa thuận với nhà cung cấp, tránh trả tiền trùng lắp,…Để thực hiện được việc này, DN phải thiết lập các thủ tục kiểm soát:

- Ban hành quy định luân chuyển chứng từ, đảm bảo hồ sơ mua VT (hóa đơn, hợp đồng, ) được chuyển kịp thời đến phòng kế toán Bộ phận mua VT

có nhiệm vụ thông báo cho kế toán về mọi thay đổi trong nghiệp vụ mua VT như thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán,

- Cá nhân có thẩm quyền kiểm tra chứng từ và phê duyệt các khoản thanh toán trong hạn mức chi của mình Đối với những khoản thanh toán vượt quá hạn mức chi của cá nhân/bộ phận hoặc vượt quá một giá trị cụ thể nào đó

thì cần phải được cấp quản lý cao hơn phê duyệt

- Đối chiếu chứng từ mua VT như: hóa đơn so với đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, nhằm đảm bảo giao dịch mua VT hợp lệ, có đầy đủ xét duyệt, VT nhận được đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo đúng thỏa thuận với nhà cung cấp

- Xác nhận công nợ, kiểm tra biên bản thanh lý hợp đồng, ghi chép trên

sổ chi tiết công nợ để thực hiện nghiệp vụ bù trừ công nợ với nhà cung cấp (nếu có)

- Căn cứ vào thời hạn thanh toán, kế toán công nợ lập chứng từ thanh toán Để kiểm soát tốt, DN nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt mà tiến hành thanh toán qua ngân hàng, thông qua các lệnh chi/ủy nhiệm chi có chữ ký phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc Số tài khoản giao dịch của nhà cung cấp được bộ phận kế toán soát xét tính hợp lý và nhất quán

c.Tổ chức thông tin và thực hiện giám sát

+ Tổ chức thông tin

Thông tin trong nội bộ DN phải được cung cấp, chia sẻ và thu thập một cách liên tục, thường xuyên và phổ biến rộng rãi Để từ đó, nhân viên có thể tiếp nhận và kịp thời báo cáo hoặc góp ý về những sự việc có liên quan lên lãnh đạo cấp trên Các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên

về hoạt động cung ứng vật tư cho sản xuất phải được thiết lập Ngoài ra các kênh thông tin ngang giữa các cá nhân hay bộ phận cũng cần được thông suốt như thông tin về số lượng, quy cách, phẩm chất vật tư không chỉ lưu trữ ở bộ phận vật tư mà phải được truyền thông đến các bộ phận khác như phòng kế toán, các khối bổ trợ sản xuất

DN cần thiết lập kênh thông tin để tiếp nhận thông báo về những gian lận của nhân viên mua vật tư, tồn trữ và trả tiền như đường dây nóng, email,…

Xây dựng cơ chế để thu thập thông tin từ bên ngoài liên quan đến việc cung ứng vật tư như: thị trường thay đổi, phản ứng của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp và những thay đổi của nền kinh tế

+ Thực hiện giám sát

- Giám sát thường xuyên thông qua báo cáo hoạt động hằng ngày: báo cáo mua vật tư hàng ngày (bao gồm cả giá mua VT và chi phí mua VT) sẽ phát hiện các chênh lệch nếu có so với dự toán hay kế hoạch, kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục

- Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thêm các thông tin thu thập bên trong Chẳng hạn, việc đối chiếu công nợ, sẽ xác định được khoản thanh toán thực tế đã xảy ra; thu thập thông tin từ các nhà cung cấp để đánh giá sự trung thực của nhân viên mua hàng

- Định kỳ, bộ phận kiểm toán nội bộ của DN kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong quá trình mua vật tư và thanh toán Ví dụ như kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của nghiệp vụ mua VT, đối chiếu số liệu ghi chép về VT nhập kho với số liệu VT thực tế, đảm bảo VT mua đúng, đủ theo đề nghị

1.3.2 K ểm soát quá trìn xuất vật tư o sản xuất

a Nhận diện các rủi ro phát sinh

Nhân viên gian lận, có thể rút bớt vật tư do DN không kiểm soát tốt quá trình xuất kho VT

Tình trạng thừa - thiếu vật tư trong quá trình sản xuất do DN không nắm

rõ vật tư nào được xuất dùng nhiều, vật tư nào được xuất dùng ít Làm chậm tiến độ sản xuất nếu thiếu VT; gây lãng phí, tăng thêm chi phí lưu trữ và xử lý

VT không cần thiết nếu thừa VT

b.Thủ tục kiểm soát quá trình xuất vật tư cho sản xuất

- Phiếu xuất kho, yêu cầu xuất kho phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền

- Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại VT lưu kho nhất định

- Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi nhận được chứng từ hợp lệ, có chữ

ký của người có thẩm quyền

- Khi nhận VT từ kho, bộ phận nhận VT so sánh các mặt hàng VT thực nhận với chứng từ xuất kho nhằm đảm bảo việc thủ kho xuất đúng VT được yêu cầu Nếu VT thực nhận hoàn toàn phù hợp, bộ phận nhận VT sẽ ký vào phía Người nhận trong Phiếu xuất kho

- Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, hạch toán VT và xác định lượng VT tồn kho Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên

c.Tổ chức thông tin và thực hiện giám sát

a Nhận diện các rủi ro phát sinh

- Sự thay đổi kỹ thuật: trong thời đại kỹ thuật số không ngừng được cải tiến, cùng với việc ứng dụng các công nghệ mới vào quy trình sản xuất VT phục vụ cho sản xuất có nguy cơ đối mặt với sự lỗi thời, lạc hậu, đặc biệt là các VT tồn đọng lâu năm; điều này có thể gây lãng phí, ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh của DN

- Tồn trữ vật tư: cần duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa VT nhằm tránh việc lạm dụng vốn, gia tăng nhiều chi phí đi kèm

như chi phí bảo quản, lưu trữ, nhân công, v.v

Việc không phân loại và lưu trữ không đúng cách sẽ khiến cho các VT không được sắp xếp và lưu trữ đúng chủng loại, dễ gây nhầm lẫn và mất mát trong quá trình quản lý

- Quy trình bảo quản vật tư kém cũng khiến nguồn cung ứng VT cho sản xuất bị gián đoạn Do vậy, cần thường xuyên kiểm soát chất lượng VT, bảo đảm VT tốt sẽ góp phần tạo ra sản phẩm chất lượng tốt

b.Thủ tục kiểm soát quản lý vật tư nội bộ

Việc kiểm soát quản lý VT nội bộ hiệu quả sẽ giúp DN tiết kiệm thời

gian tìm kiếm và sử dụng đúng VT cho sản xuất Điều này cũng giúp DN đảm bảo rằng những vật tư DN cần đều có sẵn để sử dụng, giảm thời gian chờ đợi, tăng được năng suất sản xuất

Sau khi VT đã được tiếp nhận, phải tiến hành quản lý VT nội bộ

DN Thủ tục kiểm soát quản lý vật tư nội bộ được thực hiện ở các khâu như sau:

* Bảo quản vật tư

 VT phải được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp ở các kho Kho phải có ổ khóa, camera nhằm bảo quản VT chặt chẽ, tránh bị thất lạc

Giao trách nhiệm bảo quản VT trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân cụ thể (thường là thủ kho) và ban hành quy chế để hạn chế sự tiếp cận

VT đối với người không có nhiệm vụ

Thủ kho phải mở sổ theo dõi chi tiết quá trình nhập - xuất - tồn từng loại VT; có sơ đồ sắp xếp và sử dụng sổ theo dõi để theo dõi tất cả VT trong kho

Xây dựng các thủ tục kiểm soát nhằm phát hiện và hạn chế VT lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng:

- Kiểm tra định kỳ VT để phát hiện các VT lỗi thời, cần xử lý Khi kiểm

tra, cần lập báo cáo, trong đó nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt kê những

VT tồn trữ quá mức cần thiết

-Trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, DN cần soát lại số lượng VT tồn kho, xem có tiếp tục sử dụng trong sản xuất sản phẩm mới được không

- Chuyển các VT lỗi thời vào vị trí riêng biệt nhằm dễ quản lý

Kiểm soát kho VT thông qua hệ thống camera, hạn chế người lạ, không phận sự ra vào khu vực lưu trữ VT tồn kho Cấp thẻ ra vào kho nếu quy mô kho lớn, số lượng nhân viên đông, VT đa dạng, giúp DN kiểm soát khâu bảo quản VT được chặt chẽ

* Kiểm kê kho và kiểm kê vật tư còn lại cuối kỳ ở các bộ phận SX

Để kiểm soát tốt VT tồn kho cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ, kiểm kê đột xuất

- Giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế hoạch kiểm kê được tuân thủ đầy đủ

- Thành lập nhóm tái kiểm, do một nhân viên trong ban giám sát đứng đầu và thực hiện kiểm kê ngẫu nhiên đối với một số phiếu kiểm kê hoặc các phiếu có sự khác biệt lớn so với sổ sách

c.Tổ chức thông tin và thực hiện giám sát

+ Tổ chức thông tin

Các thông tin về VT tồn kho được truyền thông kịp thời cho bộ phận kế toán, kho hàng và nhà quản lý

Lấy ý kiến phản hồi về chất lượng VT từ các bộ phận sản xuất

Thiết lập kênh truyền thông để nhận thông báo những sai phạm về quá trình tồn trữ VT như đường dây nóng, email,

+ Thực hiện giám sát

- Giám sát thường xuyên thông qua việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép

về VT trên sổ sách với số liệu VT thực tế như: so sánh số lượng, chủng loại

VT tồn kho đƣợc kiểm kê định kỳ với số liệu kế toán ghi nhận sẽ giúp phát hiện ra các chênh lệch nếu có

- Định kỳ, DN cần đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệm của nhân viên trong bộ phận cung ứng VT cho sản xuất dựa vào các báo cáo định kỳ của các nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trên cơ sở tài liệu nghiên cứu thu thập được, tác giả đã nêu khái quát về

hệ thống KSNB trong DN, từ đó rút ra lý luận về KSNB đối với hoạt động cung ứng VT cho sản xuất Tiếp đến là trình bày các yếu tố của hệ thống KSNB được vận dụng ở từng khâu cung ứng VT cho sản xuất: Kiểm soát quá trình mua vật tư và thanh toán; kiểm soát quá trình xuất VT cho sản xuất; kiếm soát quản lý vật tư nội bộ

Cơ sở lý luận trên sẽ được vận dụng vào chương 2 để đánh giá thực trạng KSNB đối với hoạt động cung ứng VT cho sản xuất ở TCT Sông Thu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CUNG ỨNG VẬT

TƯ CHO SẢN XUẤT TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG THU

2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY SÔNG THU VÀ MỘT SỐ NỘI DUNG LIÊN QUAN KSNB VỀ CUNG ỨNG VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT

Ở TỔNG CÔNG TY

2.1.1 G ớ t ệu về Tổng công ty Sông Thu

a Ngành nghề và quy mô hoạt động của TCT

TCT Sông Thu là DN quốc phòng an ninh, đóng quân trên địa bàn phường Thọ Quang, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng có tên quân sự là Xí nghiệp liên hợp Sông Thu (Z 124), được thành lập ngày 10/10/1976

Trải qua hơn 40 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, được sự lãnh đạo của Bộ Quốc phòng, Bộ Tư lệnh Quân khu V (trước đây) và Tổng cục CNQP (từ năm 2004 đến nay) cùng với tinh thần đoàn kết thống nhất cao, phát huy sức mạnh trí tuệ tập thể, Đảng ủy - Ban Tổng giám đốc công ty luôn

đề ra mục tiêu, định hướng chiến lược phát triển ngành nghề, sản phẩm dịch

vụ hỗ trợ đắc lực, hiệu quả cho nhiệm vụ chính trị trung tâm của công ty là đóng mới, sửa chữa tàu quân sự, ứng phó sự cố tràn dầu và các ngành nghề được cấp trên giao

Với sự phát triển vững chắc, ổn định, TCT Sông Thu luôn được cấp trên tin tưởng giao nhiệm vụ quan trọng, giúp đỡ, bổ sung lực lượng, tiếp nhận các đơn vị :

- Năm 1998 tiếp nhận công ty vận tải biển 234/Quân khu V sáp nhập vào

- Năm 2008 tiếp nhận Đoàn tiếp nhận vật tư 45/ Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Vạn Xuân/Bộ Quốc Phòng sáp nhập vào

- Năm 2009, hợp nhất Nhà máy X50 (Công ty đóng và sửa chữa tàu Hải

Sơn)/Quân chủng Hải quân vào là một đơn vị thành viên

Theo lộ trình đổi mới và phát triển doanh nghiệp, năm 2012 thành lập công ty Cổ phần cơ khí Sông Thu, sản phẩm xuất khẩu 100% cho Tập đoàn Dafuku Nhật bản (Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 16/7/2012)

- Tên tiếng Việt: Tổng công ty Sông Thu

- Loại hình doanh nghiệp: TCT hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con

- Tên giao dịch quốc tế: Song Thu Corporation

- Sửa chữa lớn động cơ diesel và vũ khí - khí tài trang bị trên tàu quân sự;

- Lắp đặt, hiệu chỉnh hệ thống động lực, vũ khí - khí tài trên các tàu quân sự đóng mới; sản xuất phụ tùng thay thế cho vũ khí trang bị kỹ thuật hải quân;

- Ứng phó sự cố tràn dầu trên biển, sông 10 tỉnh miền Trung từ Quảng Trị

đến Bình Thuận;

- Tiếp nhận, bảo quản vật tư, hàng hóa quân sự theo quyết định của Bộ Quốc Phòng;

+ Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

- Đóng mới và sửa chữa tàu biển, tàu sông vỏ sắt, nhôm, gỗ, vật liệu phi kim loại;

- Sản xuất các sản phẩm bằng kim loại, gia công cơ khí và dịch vụ kỹ thuật;

- Ứng phó sự cố tràn dầu trên biển, trên sông;

- Vận tải biển, dịch vụ cảng, bốc dỡ, đóng gói hàng hóa;

- Cung ứng vận tải, tàu biển;

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ đóng, sửa chữa tàu;

- Vệ sinh làm sạch tàu dầu, xử lý cặn dầu;

- Vận chuyển, lưu giữ chất thải nguy hại

- Chế tạo, lắp đặt, sản xuất cơ khí, thiết bị nâng chuyển và thủy lực;

- Sửa chữa, chống ăn mòn giàn khoan, thiết bị, ống áp lực;

- Sản xuất các sản phẩm, linh kiện cơ khí;

b Kết quả hoạt động SX Kinh Doanh của TCT

Trong năm 2022, TCT Sông Thu đã tiến hành đóng mới 17 tàu (1 tàu quốc phòng, 11 tàu xuất khẩu, 5 tàu trong nước) Trong đó có những sản phẩm nổi bật như: hoàn thành đóng mới và bàn giao 7 tàu (04 tàu MuC 1908,

1 tàu SLAN5912, 1 tàu cá Úc TRAP3009-01, 1 tàu Dung Quất) theo kế hoạch

và được chủ tàu đánh giá cao

Với nhiệm vụ trọng tâm là bảo đảm kỹ thuật sản phẩm quốc phòng, TCT

đã hoàn thành công tác sửa chữa, bàn giao 9 tàu cho Bộ tư lệnh Cảnh sát biển,

Bộ tư lệnh Hải Quân, Kiểm Ngư Ngoài ra còn chủ động tìm kiếm, khai thác sửa chữa cho các tàu kinh tế trong và ngoài nước, trong năm đã tiến hành sửa chữa và bàn giao 19 tàu kinh tế