Kiểm soát nội bộ tại phòng giáo dục và đào tạo thành phố thái nguyên

TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trang 4 LỜI CẢM ƠNKhi thực hiện đề tài luận văn “Kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên” tôi đã nhận được sự giúp đỡ của nhiều cá nhân và

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ THU HÀ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC

VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

NGÀNH: KẾ TOÁN

THÁI NGUYÊN - 2022

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ THU HÀ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC

VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN

Ngành: Kế toán

Mã số: 8.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH TUẤN

THÁI NGUYÊN - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đề tài luận văn “Kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên” do tôi thực hiện dưới sự

hướng dẫn của PGS.TS Trần Đình Tuấn là kết quả nghiên cứu của riêng tôi,

các thông tin, số liệu phục vụ nghiên cứu và kết quả nghiên cứu luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng công bố ở các công trình khác

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Thu Hà

LỜI CẢM ƠN

Khi thực hiện đề tài luận văn “Kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục

và Đào tạo thành phố Thái Nguyên” tôi đã nhận được sự giúp đỡ của nhiều

cá nhân và tổ chức để tôi hoàn thành được luận văn tốt nghiệp của mình Tôi xin được trân trọng cảm ơn mọi sự giúp đỡ đó:

Xin gửi trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, Phòng Đào tạo, các đơn vị có liên quan và các giảng viên của Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành khóa học và nghiên cứu luận văn

Xin được cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Đình Tuấn, người đã tận

tình hướng dẫn cho tôi trong quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn

Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên đã quan tâm, tạo điều kiện cung cấp thông tin và số liệu cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn

Xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo Trường Đại học sư phạm, lãnh đạo

và anh chị em viên chức phòng Kế hoạch Tài chính - Trường Đại học Sư phạm - Đại học Thái Nguyên nơi tôi đang công tác đã tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập của khóa học

Sau cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến những người thân và gia đình đã luôn khuyến khích, hỗ trợ cả về vật chất và tinh thần để tôi hoàn thành nghiên cứu này

Thái Nguyên, tháng 01 năm 2022

Tác giả luận văn

Trần Thị Thu Hà

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

5 Kết cấu của đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 5

1.1 Cơ sở lý luận về về kiểm soát nội bộ 5

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

1.1.2 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo 14

1.1.3 Nội dung tổ chức hệ thống KSNB trong quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo 25

1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống KSNB trong quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo 32

1.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo 35

1.2.1 Kinh nghiệm tổ chức hệ thống KSNB của một số đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo 35

1.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên 37

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 39

2.1 Câu hỏi nghiên cứu 39

2.2 Các phương pháp nghiên cứu cụ thể 39

2.2.1 Phương pháp thu thập thông tin 39

2.2.2 Phương pháp tổng hợp thông tin 40

2.2.3 Phương pháp phân tích thông tin 40

2.3 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 41

2.3.1 Nhóm chỉ tiêu phản ánh về tình hình chung của Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 41

2.3.2 Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình hình quản lý và sử dụng các nguồn thu và khoản chi tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 41

2.3.3 Nhóm chỉ tiêu phản ánh thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 42

Chương 3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 43

3.1 Giới thiệu về phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 43

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 43

3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 45

3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 47

3.2 Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 49

3.2.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ 49

3.2.2 Kiểm soát các văn bản quy định việc thực hiện chế độ, cơ chế, chính sách quản lý tài chính của nhà nước 51

3.2.3 Kiểm soát công tác quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 54

3.2.4 Kiểm soát nội bộ công tác quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 60

3.2.5 Đánh giá về công tác kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên qua kết quả điều tra 64

3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống KSNB trong quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 85

3.4.1 Các nhân tố bên ngoài 85

3.4.2 Các nhân tố bên trong 87

3.5 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Thái Nguyên 90

3.5.1 Những kết quả đạt được 90

3.5.2 Những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 94

Chương 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 97

4.1 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 97

4.1.1 Định hướng hoàn thiện 97

4.1.2 Mục tiêu hoàn thiện 98

4.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 99

4.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 99

4.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro 102

4.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 103

4.2.4 Hoàn thiện công tác giám sát 106

4.2.5 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông 106

4.3 Một số kiến nghị 107

4.3.1 Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 107

4.3.2 Đối với UBND thành phố Thái Nguyên 108

4.3.3 Đối với Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Thái Nguyên 109

KẾT LUẬN 110

TÀI LIỆU THAM KHẢO 112

PHỤ LỤC 116

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ

Bảng:

Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn thu tại Phòng Giáo dục 59

Bảng 3.2 Tình hình thu học phí của các cấp học 59

Bảng 3.3 Tình hình phân bổ và sử dụng ngân sách nhà nước cho các cấp học thuộc Phòng GD&ĐT 62

Bảng 3.4 Cơ cấu các khoản chi đối với khối mầm non 63

Bảng 3.5 Cơ cấu các khoản chi đối với khối Tiểu học 63

Bảng 3.6 Cơ cấu các khoản chi đối với khối Trung học cơ sở 64

Bảng 3.7 Ý kiến đánh giá về việc thành lập các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định 65

Bảng 3.8 Ý kiến đánh giá về kết quả công tác kiểm soát nội bộ trong giai đoạn năm 2018 – 2020 66

Bảng 3.9 Kết quả khảo sát về tính chính trực, sự trung thực và các giá trị đạo đức 68

Bảng 3.10 Kết quả khảo sát về tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ 70

Bảng 3.11 Kết quả khảo sát về các mối quan hệ công việc 71

Bảng 3.12 Kết quả khảo sát về các mối quan hệ công việc 72

Bảng 3.13 Kết quả khảo sát về chính sách nhân sự và phát triển đội ngũ 73

Bảng 3.14 Kết quả khảo sát về nhận diện và phòng ngừa rủi ro 75

Bảng 3.15 Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro 76

Bảng 3.16 Kết quả khảo sát về kiểm soát công tác kế toán 78

Bảng 3.17 Kết quả khảo sát về kiểm soát hoạt động chung 79

Bảng 3.18 Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông cho quản lý 82

Bảng 3.19 Kết quả khảo sát về thông tin kế toán 83

Bảng 3.20 Kết quả khảo sát về công tác giám sát 84

Bảng 3.21 Trình độ cán bộ làm công tác kế toán tại Phòng GD&ĐT 89

Biểu đồ: Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thu học phí các cấp học giai đoạn 2018 – 2020 của Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên 60

Sơ đồ: Sơ đồ 1.1 Cơ cấu kiểm soát nội bộ theo COSO 14

Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức của phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên 49

Sơ đồ 3.2 Hệ thống kiểm soát tài chính của Phòng GD&ĐT thành phố 50

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong đời sống xã hội, Giáo dục và đào tạo (GD&ĐT) là lĩnh vực có vai trò quan trọng đối với mọi quốc gia, dân tộc ở mọi thời đại Tại Việt Nam trong những năm gần đây, các cơ sở GD&ĐT đang đứng trước những thách thức lớn khi được Nhà nước dần giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính cũng như hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn tài chính cho GD&ĐT là một vấn đề phức tạp Cơ chế quản lý Nhà nước đang chuyển đổi từ cấp ngân sách hoàn toàn sang Nhà nước cấp một phần chi phí, dần dần để các đơn vị tự chủ về tài chính theo Nghị định Số: 60/2021/NĐ-CP

có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2021 quy định cơ chế tự chủ tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập

Hiện nay đối với Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên là đơn vị dự toán ngân sách nhà nước cấp I trực thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên, một trong những đơn vị sự nghiệp công hiện vẫn đang sử dụng phần lớn nguồn tài chính từ ngân sách nhà nước (NSNN) cấp Sử dụng nguồn kinh phí từ NSNN dễ gây ra thất thoát, lãng phí

và tham ô, tham nhũng nhất là khi công tác quản lý tài chính có phạm vi quản

lý của Phòng khá phức tạp và đa dạng với 123 đầu mối đơn vị trực thuộc Nhiệm vụ này bao gồm việc kiểm soát và quản lý các nguồn thu, chi ngân sách và quản lý tài sản của các đơn vị trực thuộc Việc kiểm tra, kiểm soát chủ yếu vẫn do lãnh đạo đơn vị, cán bộ quản lý ở các bộ phận thực hiện ở cuối kỳ hoặc khi có kiểm tra của cơ quan tài chính cấp trên và ủy ban kiểm tra các cấp Do vậy bên cạnh những kết quả tích cực, việc tổ chức để hình thành hệ thống KSNB của Phòng GD&ĐT thành phố vẫn còn có những bất cập nhất định như: nhận thức của các đơn vị trực thuộc về công tác tài chính còn nhiều hạn chế do lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phần lớn là giáo viên chuyển sang làm công tác quản lý tài chính; các thủ tục KSNB tại các đơn vị chưa được

hoàn thiện, các quy định hoạt động và KSNB chưa được hoàn chỉnh; việc phân định trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo đơn vị với công tác quản lý tài chính, vai trò kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo các đơn vị đối với công tác tài chính, kế toán còn nhiều hạn chế, chưa hoàn chỉnh được hệ thống KSNB theo như quy định Do đó cần phải có những công cụ để quản lý nguồn thu, chi từ NSNN nói chung và tất cả các nguồn thu, khoản chi của đơn vị

Vì vậy, việc lựa chọn nghiên cứu đề tài luận văn Kiểm soát nội bộ tại

Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên có tính cấp thiết, có ý

nghĩa cả về lý luận và thực tiễn, nhằm giải quyết những vấn đề đặt ra ở trên

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống KSNB tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong việc tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên

- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống KSNB tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên

- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính cho đơn vị trong giai đoạn tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Là việc tổ chức hoạt động của hệ thống KSNB gắn với tăng cường quản

lý tài chính tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: Luận văn nghiên cứu tại Phòng GD&ĐT thành

phố Thái Nguyên

- Phạm vi về thời gian: Thực trạng phương thức tổ chức và vận hành của hệ

thống KSNB tại Phòng GD&ĐT giai đoạn 2018-2020 Các giải pháp hoàn thiện cho giai đoạn 2022-2025 và những năm tiếp theo

- Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm

soát nội bộ trong đơn vị Hành chính sự nghiệp (HCSN) công; Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB theo các nội dung tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB; Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức hệ thống KSNB; Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm tăng cường quản lý tài chính tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

4.1 Về mặt lý luận

Trên cơ sở phân tích cơ sở lý luận về hệ thống KSNB như vai trò, nội dung, nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp để có được luận cứ, chuẩn mực, thước đo cho việc hoàn thiện hệ thống KSNB

4.2 Về mặt thực tiễn

- Thông qua nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Phòng

GD & ĐT thành phố Thái Nguyên để đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống KSNB hiện hành, từ đó chỉ ra những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại và tác động của các nhân tố ảnh hưởng tổ chức hệ thống kiểm soát nội

bộ của Phòng GD & ĐT thành phố Thái Nguyên

- Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, khảo sát và đánh giá luận văn đề xuất những phương hướng, giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Phòng GD&ĐT thành phố Thái Nguyên với mục tiêu quản lý công tác quản lý tài chính của đơn vị ngày càng đi vào nền nếp, góp phần thiết thực, có hiệu quả hơn cho hoạt động tài chính của đơn vị từ lập kế hoạch, thực hiện công tác thu chi tài chính và kiểm tra công tác tài chính theo quy định, phát hiện và giải quyết kịp thời những vi phạm chế độ tài chính của Nhà nước

và cơ quan chủ quản

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo luận văn được chia làm 4 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ đối

với các đơn vị sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Phòng Giáo dục và

Đào tạo thành phố Thái Nguyên

Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1.1 Cơ sở lý luận về về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Kiểm soát và kiểm soát quản lý

Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả (Nguyễn Thị Phương Hoa, 2011) Trong suốt quá trình quản

lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức thực hiện để nắm bắt điều hành hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động

đó Như vậy kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lý

mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý Một cách chung nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý (Nguyễn Quang Quynh, 2008)

Kiểm soát bao gồm những hoạt động chính: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa lại các sai lệch đó Kiểm soát được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản

lý, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời Kiểm soát có tác dụng giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu

Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Tác giả Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất” (Nguyễn Quang Quynh, 2008) Hoạt động quản lý của một tổ chức

có thể chia ra nhiều pha gồm các chức năng: hoạch định, tổ chức, điều hành,

kiểm tra, kiểm soát Để hình thành nên hoạt động quản lý cần xác định các vấn đề: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục đích quản lý, hoạt động này được tiến hành trong một môi trường và điều kiện nhất định nào đó Chủ thể quản lý là một bộ máy quản lý của đơn vị bao gồm lãnh đạo các cấp, các bộ phận cán bộ chuyên môn Đối tượng quản lý là con người vác các sự vận hiện tượng diễn ra trong đơn vị Thực hiện chức năng quản lý có hiệu quả sẽ góp phần đưa đơn vị phát triển Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan nên việc hoạch định, tổ chức điều hành quá trình công tác tại đơn vị nhiều khi xa rời mục tiêu đã được đặt ra hoặc có thể trái ngược với hoạch định ban đầu Hoạt động kiểm soát được thực hiện kịp tời sẽ đảm bảo cho quá trình hoạch định được đúng hướng, chuẩn xác và tác nghiệp được tiến hành theo kế hoạch, điều chỉnh kịp thời các sai lệch so với hoạch định nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó

Hệ thống kiểm soát quản lý (Management Control System): là sự hợp thành một cách logic các phương pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để

ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát, thúc đẩy hành vi của người lao động, và đánh giá việc thực hiện Hệ thống kiểm soát quản lý có các mục tiêu như sau:

- Thông đạt rõ ràng các mục tiêu của tổ chức;

- Đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu đó;

- Thông báo kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức;

- Đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát quản lý thích nghi nhanh chóng với những thay đổi môi trường hoạt động

Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, việc thiết kế cần phải nhận biết có những tồn tại gì, xác định các

trung tâm trách nhiệm, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích, và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu và những nỗ lực quản lý

Một trung tâm trách nhiệm là một hệ thống các hoạt động được phân cho một nhà quản lý, một nhóm quản lý, hay những nhân viên khác Như vậy,

áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm để nhận rõ bộ phận nào trong tổ chức

có trách nhiệm với từng mục tiêu, phát triển các đo lường việc thực hiện và các chỉ tiêu cần đạt được, và thiết kế các báo cáo về các đo lường này ở từng

bộ phận trong tổ chức hoăc từng trung tâm trách nhiệm Các trung tâm trách nhiệm thường có đa mục tiêu mà hệ thống kiểm soát quản lý giám sát Các trung tâm trách nhiệm thường được phân loại theo trách nhiệm tài chính của chúng như các trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, hay trung tâm đầu tư

Trung tâm chi phí là một trung tâm trách nhiệm mà trong đó người quản lý chỉ chịu trách nhiệm về chi phí Trách nhiệm tài chính của nó là kiểm soát và báo cáo chi phí

Trung tâm lợi nhuận có trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí – đó là lợi nhuận Dù tên là trung tâm lợi nhuận nhưng nó tồn tại cả ở những tổ chức phi lợi nhuận khi một trung tâm trách nhiệm có thu phí về dịch vụ mà nó cung cấp (Nguyễn Thị Phương Hoa, 2011)

Trung tâm đầu tư có nội dung lớn hơn một trung tâm lợi nhuận Sự thành công của nó được đo lường không chỉ bởi thu nhập mà còn liên hệ thu nhập với vốn đầu tư Trong thực tế thì thuật ngữ trung tâm đầu tư ít được sử dụng, thay vào đó người ta vẫn dùng thuật ngữ trung tâm lợi nhuận để nói đến các trung tâm có trách nhiệm về doanh thu và chi phí, nhưng có thể hoặc không có trách nhiệm về vốn đầu tư

Hầu hết các trung tâm trách nhiệm có đa mục tiêu, nhưng chỉ có vài mục tiêu là thể hiện nội dung tài chính, như dự toán hoạt động, mục tiêu lợi nhuận, hoặc doanh lợi đầu tư, phụ thuộc vào việc phân loại tài chính của trung tâm (Nguyễn Quang Quynh, 2008)

Một trong những công cụ đắc lực và quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát quản lý là hệ thống kế toán Điều này được thể hiện thông qua hệ thống báo cáo thực hiện Báo cáo thực hiện phải theo đúng với mục tiêu của các nhà quản lý, cung cấp các hướng dẫn cho nhà quản lý, thông đạt mục tiêu

và mức độ đạt được của họ trong toàn bộ tổ chức và cho phép tổ chức có thể tiên liệu và đáp ứng được sự thay đổi theo thời gian

Với ý nghĩa đó kiểm soát có thể hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc biện pháp cụ thể; đơn vị này kiểm tra đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể về quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý Tuy nhiên, thông dụng nhất vẫn là kểm soát nội bộ đơn vị (Nguyễn Thị Phương Hoa, 2011)

1.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Để một đơn vị có thể tồn tại, vận hành một cách ổn định và hiệu quả thì chức năng kiểm tra, kiểm soát phải giữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ

Năm 1929, định nghĩa kiểm soát nội bộ được đề cập trên một công bố của Cục Dự trữ liên bang Hoa Kỳ như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên

Năm 1939, tại một công bố của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa

Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants) đã có định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”

Năm 1953, Tổ chức quốc tế Các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI

- International Organization of Supreme Audit Institution) là một tổ chức tự chủ, bảo trợ cho cộng đồng các Cơ quan kiểm toán tối cao SAIs (Supreme Audit Institution) trên thế giới được thành lập theo sáng kiến của ông Emilio Fernandez Camus - nguyên Chủ tịch SAI Cuba

Kiểm toán nhà nước (KTNN) Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của INTOSAI vào năm 1996 Kể từ đó đến nay, KTNN Việt Nam ngày càng tham gia nhiều hơn vào các hoạt động chuyên môn của INTOSAI; triển khai xây dựng và thực hiện các chuẩn mực, phương pháp kiểm toán theo hướng tuân thủ ISSAI

Tại Chuẩn mực kế toán INTOSAI GOV 9100, Kiểm soát nội bộ tiêu chuẩn cho khu vực công định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá trình toàn vẹn được thực hiện bởi một đơn vị quản lý và nhân sự và được thiết kế để giải quyết rủi ro và cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng để theo đuổi sứ mệnh của đơn vị, các mục tiêu chung sau đang đạt được:

• Thực hiện có trật tự, đạo đức, tiết kiệm, hiệu quả và hiệu quả các hoạt động;

• Hoàn thành các nghĩa vụ giải trình;

• Tuân thủ các luật và quy định hiện hành;

• Bảo vệ các nguồn tài nguyên chống lại mất mát, sử dụng sai mục đích

và thiệt hại

Kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần có liên quan với nhau:

• Môi trường kiểm soát

• Đánh giá rủi ro

• Hoạt động kiểm soát

• Thông tin và giao tiếp

• Giám sát

Kiểm soát nội bộ được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu chung của tổ chức đang đạt được Do đó mục tiêu rõ ràng là điều kiện tiên quyết cho một quá trình kiểm soát nội bộ hiệu quả

Theo Chuẩn mực kiểm toán số 315: Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính, Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì

để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ

Theo tác giả Nguyễn Quang Quynh (2014), kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro

có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiểu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị

Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants – IFAC): “Hệ thống KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm:

• Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng

• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gian lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán

• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không lành mạnh trong hoạt động tài chính

• Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Tránh những lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập với kiểm soát nội bộ”

Luật kế toán 88/2015/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 20 tháng 11 năm

2015 cho rằng “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” Đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để bảo đảm các yêu cầu sau đây:

• Tài sản của đơn vị được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả;

• Các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy

đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý

Kiểm soát nội bộ (KSNB) được nghiên cứu và thiết kế trên 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin truyền thông và giám sát KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ các quy định và pháp luật; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

Thứ nhất, Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình KSNB

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động đơn vị của các nhà quản lý Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong đơn vị Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại đơn vị

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp

lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định triển khai các quyết định đó trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị

- Chính sách nhân sự: Các chính sách liên quan đến hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót Sự phát triển của đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát

- Công tác kế hoạch: Khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa

chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

- Ủy ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

- Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một đơn vị còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ

Thứ hai, Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro chính là việc nhận dạng, phân tích các rủi ro tác động đến mục tiêu, đánh giá khả năng của những rủi ro xảy ra trên cơ sở đó nhà quản lý xác định biện pháp để xử lý rủi ro, quyết định hành động để giải quyết các rủi ro

Rủi ro bên trong đơn vị thường là do các nguyên nhân như mâu thuẫn

về mục đích, các chiến lược hoạt động kinh doanh, dẫn đến sự không thuận lợi trong thực hiện các mục tiêu

Nguyên nhân bên ngoài gây ra rủi ro: Do thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Mục đích của việc thực hiện quá trình đánh giá rủi ro nhằm nhận diện và ứng phó với rủi ro kinh doanh của đơn vị

Thứ ba, Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Bản chất là những chính sách, thủ tục do đơn vị phát triển để bảo vệ tài sản Hoạt động kiểm soát gồm nhiều hoạt động bao quát toàn thể đơn vị Việc xét duyệt, chuẩn y các hoạt động điều tra là hoạt động trong kiểm soát Thông qua các hoạt động kiểm soát mà nhà quản lý sẽ yên tâm tài sản đơn vị được bảo đảm và BCTC là đáng tin cậy Hoạt động kiểm soát bao gồm hai nhóm: Kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa là thiết lập chính sách, thủ tục

mang tính chất chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý, ủy quyền, phê duyệt đúng chức trách Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng báo cáo

Thứ tư, Hệ thống thông tin và truyền thông

Đơn vị có thể thu thập thông tin từ bên ngoài hoặc bên trong, đảm bảo nguồn thông tin đầy đủ, chi tiết, kịp thời thích hợp với yêu cầu đề ra, kiểm tra

và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở chiến lược, sau đó lập thành các bản báo cáo thích hợp trình lên các nhà quản lý để nhà quản lý điều hành và kiểm soát hoạt động

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận bán hàng, để cung cấp thông tin về lao động tiền lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng

tổ chức )

Thứ năm, Giám sát

Giám sát là quá trình theo đuổi và đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi được cải thiện khi có khiếm khuyết Công việc giám sát ví dụ như thường xuyên rà soát, báo cáo chất lượng và hiệu quả của hoạt động kiểm soát, hoặc là theo dõi Ban lãnh đạo cũng như nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực không Thực hiện giám sát thì có giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Giám sát thường xuyên được hiểu là giám sát, quản lý thường xuyên các công việc diễn ra hàng ngày tại đơn vị Giám sát định kỳ được thực hiện tuỳ thuộc vào mức độ rủi ro được kiểm soát Trong tổ chức, thông thường hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để giám sát thường xuyên ở mức độ nhất định, nếu hiệu quả thì giám sát định kỳ sẽ được giảm xuống nhằm giảm khối lượng thủ tục kiểm soát và tiết kiệm chi phí Từ đó ta thấy rằng, giám sát là hoạt động quan trọng trong xây dựng và duy trì KSNB, thực hiện tốt công việc giám sát sẽ xác định được sự phù hợp của hệ thống KSNB, phát hiện ngăn ngừa hay đổi mới để phù hợp với thực tế hơn

Các thành phần của hệ thống KSNB có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo hợp lý cho các mục tiêu kiểm soát đặt ra và hướng tới đối tượng là tất cả các hoạt động, tài sản, con người trong đơn vị

Cơ cấu kiểm soát nội bộ của COSO có thể được mô tả bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu kiểm soát nội bộ theo COSO

Có thể nói kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội

bộ hữu hiệu là chìa khóa thành công cho công tác quản lý (Nguyễn Quang Quynh, 2014)

1.1.2 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo

1.1.2.1 Nội dung chủ yếu của quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định

luật lệ

Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thương binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định

Đơn vị sự nghiệp công lập có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng, thực hiện chức năng phục vụ quản lý nhà nước hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật

Giáo dục và đào tạo là đơn vị hoạt động sự nghiệp do Nhà nước thực hiện nhằm cung cấp dịch vụ có lợi ích chung và lâu dài cho cộng đồng xã hội Hoạt động sự nghiệp không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo của cải vật chất, nhưng nó tác động đến lực lượng sản xuất và xã hội thông qua việc nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng lao động cho nhân dân Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có hiệu quả ảnh hưởng tích cực đến việc cân đối ngân sách nhà nước Việc các đơn vị sự nghiệp đảm bảo được chi phí hoạt động ở mức độ cao thì phần chi của ngân sách nhà nước cho đơn vị sự nghiệp

đó càng nhỏ, lúc này cân đối ngân sách nhà nước sẽ được đảm bảo, có tính bền vững, có thêm ngân sách chi đầu tư phát triển

Quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT là quá trình áp dụng các công cụ và phương pháp quản lý nhằm tạo lập và sử dụng các quỹ tài chính trong các đơn vị sự nghiệp để đạt những mục tiêu đã định Đối tượng quản lý của Quản lý tài chính trong các đơn vị chính là hoạt động tài chính của những đơn vị này Đó là các mối quan hệ kinh tế trong phân phối gắn liền với quá trình hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ trong mỗi đơn vị Cụ thể

là việc quản lý các nguồn tài chính cũng như những khoản chi đầu tư hoặc các khoản chi thường xuyên của các cơ quan, đơn vị

Để Quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT, đơn vị sử dụng nhiều phương pháp cũng như nhiều công cụ quản lý khác nhau nhưng mục đích hướng đến của quản lý tài chính trong các cơ quan, đơn vị cũng là tính hiệu quả trong hoạt động tài chính để nhằm đạt đến những mục tiêu đã định

1.1.2.2 Vai trò của hệ thống KSNB trong quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Thứ nhất, ngân sách - tài sản nhà nước là điều kiện không thể thiếu để

các đơn vị sự nghệp GD&ĐT thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao là cung cấp dịch vụ công; để cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị có đủ điều kiện phục vụ người học, phục vụ nhân dân Qua hoạt động KSNB sẽ giảm thiểu việc ngân sách - tài sản nhà nước có thể bị lãng phí, thất thoát, tồn dư kinh phí do chậm triển khai kế hoạch; hiệu quả kinh tế thấp khi chi phí quá cao cho một nghiệp vụ công do lỗi chủ quan, khách quan

Thứ hai, góp phần loại bỏ rủi ro về thông tin quản lý Khi nền kinh tế

càng phát triển thì thông tin tài chính càng nhiều, cần có sự sàng lọc, cần kiểm soát để loại bỏ các thông tin kém tin cậy

Thứ ba, thông qua hoạt động KSNB để chỉ ra các sai lệch, các vấn đề

kém hiệu lực, hiệu quả trong quản lý và sử dụng các nguồn lực của đơn vị; hướng dẫn nghiệp vụ và làm lành mạnh, minh bạch; đảm bảo tính trung thực, đúng đắn của các số liệu, tài liệu, báo cáo, qua đó góp phần “gia tăng niềm tin cho chính mình và cấp trên, công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý”

KSNB với những vai trò cơ bản:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị;

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên của đơn vị gây ra;

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho đơn vị;

- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách pháp luật của Nhà nước, của ngành, của địa phương và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

- Tạo nên hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, đồng thời làm mạnh nền tài chính, nâng cao tính công khai, minh bạch dân chủ trong việc sử dụng nguồn lực tài chính nói chung và ngân sách nhà nước nói riêng

Thông qua KSNB, nhà quản lý có thể nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời Khi có kiểm soát, nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra

1.1.2.3 Đặc điểm của hệ thống KSNB trong quản tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý

và bảo đảm hiệu quả hoạt động Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; hệ thống thông tin truyền thông, và giám sát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường

ở bên trong và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủ tục kiểm soát Các nhân tố bên trong bao gồm: đặc thù quản lý, cơ cấu

tổ chức, công tác kế hoạch, chính sách nhân sự và ủy ban kiểm soát

Đặc thù quản lý đề cập đến các giá trị đạo đức và quan điểm điều hành của nhà quản lý Đặc thù quản lý có ảnh hưởng chi phối đến việc thiết kế và hoạt động của các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ Nếu các nhà quản

lý coi trọng công tác kiểm soát thì các thủ tục kiểm soát sẽ dễ có xu hướng được thiết kế đầy đủ và hoạt động liên tục và hiệu lực Ngược lại nếu nhà quản lý không đánh giá đúng, coi nhẹ vai trò của kiểm soát thì thủ tục kiểm soát thường được thiết kế nghèo nàn, hoạt động của thủ tục kiểm soát không liên tục và kém hiệu lực

Cơ cấu tổ chức đề cập đến sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các đơn vị trực thuộc, các bộ phận cấu thành trong một đơn vị và sự thiết lập mối liên hệ giữa các đơn vị, bộ phận Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đóng góp tích cực vào kiểm soát các hoạt động thực tế Cơ cấu tổ chức thực hiện phân quyền quản lý và trách nhiệm kiểm soát cho các đơn vị trực thuộc, các bộ phận trong mỗi đơn vị Từ giác độ của nhà quản lý, sự phân quyền quản lý và

trách nhiệm kiểm soát cho các đơn vị trực thuộc sẽ giảm tải trách nhiệm kiểm soát trực tiếp của nhà quản lý đơn vị, khai thác và phát huy tính tự chủ, linh hoạt của nhà quản lý đơn vị trực thuộc Hoạt động kiểm soát nhằm kiểm soát rủi ro của đơn vị, kiểm tra và kiểm soát quyết toán các khoản thu, chi tài chính và quyết toán tài chính, kiểm soát của đơn vị chủ quản với các đơn vị trực thuộc cần được thực hiện theo cách giao nhiệm vụ đầu ra, giao kinh phí hoạt động, đánh giá kết quả và chi tiêu thực tế Công việc kiểm soát này đòi hỏi nhà quản lý đơn vị giáo dục và đào tạo phải hiểu được đặc tính của kết quả hoạt động cả trong công tác GD & ĐT và tài chính để xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động phù hợp cũng như mức chi tiêu hợp lý của đơn vị trực thuộc

Công tác kế hoạch bao gồm việc lập và sử dụng kế hoạch để hướng dẫn

và theo dõi hoạt động thực tế Nếu kế hoạch được lập một cách đầy đủ và đáng tin cậy sẽ tạo cơ sở tốt để theo dõi, điều tiết hoạt động thực tế Các đơn

vị GD&ĐT cần lập kế hoạch chiến lược 5 năm, trên cơ sở đó lập kế hoạch năm và kế hoạch năm này cần được đơn vị chủ quản kiểm tra để bảo đảm sự phù hợp với kế hoạch chiến lược Việc sử dụng kế hoạch để đánh giá kết quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc cũng cần được chú trọng để nâng cao ý thức chấp hành kế hoạch

Chính sách nhân sự bao gồm các chính sách liên quan đến người lao động như chính sách lương, thưởng, đề bạt, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng,… Chính sách nhân sự tốt giúp tuyển dụng và đào tạo người lao động đạt yêu cầu, phát huy tác dụng đòn bẩy khuyến khích người làm công tác kiểm soát nâng cao tính hiệu lực của thủ tục kiểm soát khi vận hành trên thực tế Chính sách nhân sự tốt cũng khích lệ người lao động làm tốt nhiệm

vụ được giao, góp phần hiện thực hóa mục tiêu và kế hoạch của đơn vị Chính sách đãi ngộ cần bảo đảm tương xứng với mức độ mà người lao động đóng góp vào mục tiêu của đơn vị, cần kịp thời và cần phù hợp với mục tiêu của người lao động Trong đơn vị sự nghiệp GD&ĐT, người lao động có mục tiêu chủ yếu là thực hiện nhiệm vụ “trồng người” do đó đãi ngộ nên được thực

hiện chủ yếu theo hình thức vật chất (chi trả thu nhập cao) Có thể kết hợp đãi ngộ trong ngắn hạn với đãi ngộ trong dài hạn để phát huy nỗ lực của người lao động trong dài hạn, giảm thiểu khả năng về các hoạt động có tác dụng tích cực trong ngắn hạn nhưng tiêu cực trong dài hạn

Hệ thống thông tin (trong đó có hệ thống thông tin kế toán) bao gồm các thủ tục ghi chép để ghi nhận, xử lý và báo cáo về các giao dịch phát sinh Trên cơ sở các nghiệp vụ được ghi chép và báo cáo, nhà quản lý có thể nắm bắt được thực tế phát sinh và đưa ra các quyết định điều tiết một cách kịp thời Chất lượng của quyết định, có thể nói, phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của thông tin cung cấp Trong các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT, do đặc điểm qui mô hoạt động lớn, phạm vi hoạt động phân tán bao gồm cả hoạt động GD&ĐT và hoạt động tài chính, việc sử dụng thông tin về thực tế hoạt động để kiểm soát và điều tiết của nhà quản lý nên được xem là cách thức thường xuyên; trên cơ sở kiểm tra thông tin nhà quản lý sẽ kết hợp kiểm soát tại chỗ (tại địa bàn) để bảo đảm tiết kiệm thời gian và kinh phí Với tình hình tin học hoá công tác kế toán và nối mạng internet như hiện nay, việc tạo lập thông tin tài chính nhanh, chi tiết, đáng tin cậy không còn là vấn đề quá khó khăn Bên cạnh hệ thống thông tin kế toán phản ánh tình hình tài chính, nhà quản lý đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cần đến thông tin phi tài chính như chất lượng đầu ra của người học, độ hài lòng của các nhà tuyển dụng (đối với các

hệ đào tạo đại học, cao đẳng, dạy nghề, trung học chuyên nghiệp ) Các thông tin này phản ánh khả năng hoạt động trong dài hạn của từng đơn vị sự nghiệp GD&ĐT nên hữu ích với nhà quản lý và có thể phản ánh thực tế không giống thông tin kế toán phản ánh, đặc biệt khi có các thao tác trong công tác kế toán để phản ánh sai lệch về kết quả hoạt động từ các đơn vị thành viên Vì thế việc sử dụng kết hợp thông tin phi kế toán với thông tin kế toán là rất cần thiết

Hệ thống thông tin hỗ trợ cho quản lý không chỉ thuần tuý cung cấp các thông tin đáng tin cậy, kịp thời về hoạt động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm soát mà còn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý về các chênh

lệch đáng kể trong hoạt động thực tế so với kế hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp và điều chỉnh Như vậy trong việc tổ chức hệ thống thông tin phải

có thiết kế các kế hoạch, dự toán, các định mức hoạt động, mức độ cần được cảnh báo Trên cơ sở các tiêu chuẩn này, số liệu thực tế được ghi nhận và so sánh với các tiêu chuẩn để đánh giá

Các thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục mà nhà quản lý thiết lập nhằm đảm bảo rằng các chủ trương của họ được thực hiện Các thủ tục kiểm soát chủ đạo bao gồm kiểm soát xử lý thông tin, phân chia trách nhiệm, kiểm soát hữu hình và rà soát hoạt động Thông thường, khi thiết kế thủ tục kiểm soát, nhà quản lý hay quan tâm đến việc cân đối giữa chi phí để thiết kế

và vận hành thủ tục kiểm soát với lợi ích (ngăn chặn và phát hiện sai phạm) của thủ tục kiểm soát Trong khi chi phí cho thủ tục kiểm soát có thể xác định một cách rõ ràng, lợi ích của thủ tục kiểm soát thường bị ước tính thấp do nhà quản lý ít khi nhìn nhận hết tác dụng ngăn chặn của thủ tục kiểm soát Vì thế các thủ tục kiểm soát thường không đầy đủ

Kiểm soát các xử lý thông tin cần thiết lập để bảo đảm thông tin cung cấp là đáng tin cậy, bao gồm kiểm soát thông tin đầu vào, kiểm soát quá trình

xử lý dữ liệu, kiểm soát thông tin đầu ra, và an ninh mạng Trong đơn vị sự nghiệp GD&ĐT khi hệ thống thông tin được phát triển để phục vụ quản lý, thủ tục kiểm soát thông tin là một nội dung then chốt

Phân chia trách nhiệm đề cập đến việc tham gia của nhiều bộ phận, nhiều người trong một bộ phận vào việc xử lý một hoạt động, hay nghiệp vụ Điều này tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc và sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các cá nhân với nhau từ đó có thể giảm thiểu khả năng sai phạm nảy sinh và tồn tại Trong đơn vị sự nghiệp GD&ĐT, nguyên tắc phân chia trách nhiệm cần được quán triệt vì qui mô hoạt động lớn, tính chất hoạt động phức tạp đòi hỏi nhân sự nên được chuyên môn hóa cao

Kiểm soát hữu hình là việc kiểm tra trực tiếp đối với tài sản và tài liệu Tài sản trong tập đoàn có thể có nhiều loại với các yêu cầu bảo quản khác nhau, bố trí phân tán, do đó khả năng thất thoát, sử dụng sai mục đích dễ nảy

sinh nếu không có các thủ tục kiểm soát thích đáng Để kiểm soát hữu hình có hiệu lực, định kỳ cần có kiểm kê tài sản và so sánh kết quả kiểm kê với tài liệu Rà soát hoạt động liên quan đến sự tham gia của nhà quản lý vào việc giám sát hoạt động Sự rà soát thường xuyên cho phép nhà quản lý phát hiện các sai sót và điều chỉnh kịp thời Rà soát có thể đối với các báo cáo quyết toán chi hoạt động, so sánh hoạt động thực tế với dự toán, với kỳ trước; phân tích quan hệ giữa dữ liệu tài chính và dữ liệu phi tài chính Như vậy, khi thiết

kế hệ thống thông tin phải tính đến yêu cầu của hoạt động rà soát của đơn vị

ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu Ba là đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê

Tiếp đến là khía cạnh quản lý, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị quản trị nguồn lực tốt hơn: Đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của đơn vị KSNB là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: Nhờ

việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định

sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường hoạt động tốt hơn và nhanh chóng, hiệu quả hơn

Cuối cùng là ở khía cạnh công tác tổ chức, kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích sau:

- Mọi đơn vị trực thuộc sẽ thực hiện tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như các quy định của luật pháp, yêu cầu mỗi

cá nhân, thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như

sự phối hợp, hợp tác giữa các cán bộ trong tổ chức Đáp ứng yêu cầu đổi mới căn bản và toàn diện trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo

- Đáp ứng những đòi hỏi tất yếu của sự phát triển nền kinh tế thị trường cũng như quá trình hội nhập quốc tế, pháp luật về phòng chống tham nhũng hiện nay đang được hoàn thiện theo hướng tiếp cận điều chỉnh đa chiều, mềm dẻo, các quy định của pháp luật có liên quan được hoàn thiện theo hướng tạo

cơ chế cho hoạt động phòng chống tham nhũng tại các tổ chức, đơn vị thực hiện một cách tự chủ, tự chịu trách nhiệm, chủ động và tích cực

1.1.2.5 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB trong quản

lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh để quản lý rủi ro, nâng cao chất lượng GD&ĐT và ngăn ngừa tham nhũng là vấn đề mà mỗi đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cần đặc biệt quan tâm Hệ thống này cần được thiết

kế và vận hành nhằm ngăn ngừa, phát hiện, xử lý gian lận hay sai sót có nguy

cơ xảy ra để đảm bảo các hoạt động của đơn vị tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo các thông tin tài chính được công bố là đáng tin cậy và các hoạt động đảm bảo tính hiệu lực, tính kinh tế, tính hiệu quả, tự phát hiện tham nhũng và tiến hành thủ tục cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích của người học

1.1.2.6 Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cơ bản qua các bước:

Bước 1, Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm soát là bước công

việc đầu tiên và không thể thiếu nhằm tạo ra các tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tổ chức thực hiện KSNB Nội dung cơ bản bao gồm:

+ Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải

Điều đầu tiên để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của đơn vị chính

là việc đề ra hướng đi tốt nhất Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của đơn vị mà

hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau

Vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất với đơn vị Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong đơn vị Hệ thống nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt Đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển của đơn vị

Xác định những rủi ro có thể tới và mức độ trọng yếu với đơn vị trong

hệ thống kiểm soát nội bộ này Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính

là rủi ro về tài chính Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức Những rủi ro này đều để lại hậu quả rất lớn

+ Thu thập thông tin về đối tượng được KSNB, mô hình hóa và phân tích để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì để thực hiện tốt hệ thống

+ Đối chiếu quy tắc quản lý: Khi đã đưa ra các quy định trong quy trình kiểm soát nội bộ cần đối chiếu so sánh xem nó có phù hợp với quy tắc quản lý của đơn vị không Nếu không phù hợp hoặc trái với quy tắc thì cần loại bỏ những quy định đó

+ Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông, xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ KSNB: Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện Để các nhân viên, phòng ban thực hiện đúng theo hệ thống thì cần phải có hướng dẫn cụ thể từng việc

làm Không để bất cứ ai không rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ Một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đến hệ thống của xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ không thể hoàn chỉnh

Bước 2, Tổ chức thực hiện KSNB là quá trình thực hiện đồng bộ các

công việc đã được ấn định trong kế hoạch KSNB, áp dụng các phương pháp phù hợp để thu thập, đánh giá các bằng chứng, phát hiện sai sót để hình thành kết luận, kiến nghị KSNB

Chủ thể thực hiện các thủ tục KSNB tại các đơn vị sự nghiệp chủ yếu là lãnh đạo các đơn vị, cán bộ quản lý, ban thanh tra nhân dân và nhân viên kế toán; việc giám sát của Đảng ủy thông qua hệ thống kiểm toán nội bộ hoặc Ban tự kiểm tra tài chính; giám sát của tổ chức công đoàn thông qua Ban thanh tra nhân dân thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, có báo cáo kết quả tại hội nghị tài chính, hội nghị của cán bộ viên chức tổng kết năm Việc kiểm tra của các cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính các cấp thường được thực hiện theo chương trình kế hoạch công tác hàng năm và thường kiểm tra số liệu năm trước trên các nội dung: việc lãnh đạo, chỉ đạo của Ban lãnh đạo trong quản lý, sử dụng tài chính; việc chi tiêu nguồn kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước và nguồn thu khác; việc thực hiện chế độ kế toán

và báo cáo quyết toán tài chính; tình hình thu, nộp các khoản vào NSNN

Bước 3, Hoàn tất công tác kiểm soát và công bố kết quả kiểm soát: Lập

báo cáo KSNB là sản phẩm cuối cùng của hoạt động KSNB, thể hiện nhận xét

về các nội dung được KSNB Thông qua các báo cáo của hệ thống kiểm toán nội bộ của đơn vị hoặc Ban tự kiểm tra tài chính, báo cáo của Ban thanh tra nhân dân, Biên bản phê duyệt quyết toán của đơn vị cấp trên, Biên bản kiểm tra của Ban kiểm tra các cấp Chất lượng của báo cáo KSNB phụ thuộc chất lượng công việc đã làm trước đó Tuy nhiên, báo cáo KSNB kém chất lượng

có thể làm cho các kết quả công việc trước đó trở nên vô nghĩa

Bước 4, Theo dõi sau KSNB; sau khi có báo cáo KSNB thì công việc

tiếp theo là theo dõi việc chấn chỉnh, sửa chữa của đối tượng được KSNB Công việc này có thể do bộ phận được giao nhiệm vụ KSNB đảm nhận,

nhưng cũng có thể giao cho bộ phận khác đảm nhận, thông thường công việc này hay được giao cho bộ phận được giao nhiệm vụ KSNB đảm nhận để tăng trách nhiệm và có đánh giá sát thực tế trong việc đôn đốc, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm soát nội bộ Trường hợp giao bộ phận khác đảm nhận thì bộ phận này cũng phải được biết các thông tin về kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị KSNB

1.1.3 Nội dung tổ chức hệ thống KSNB trong quản lý tài chính tại đơn vị

sự nghiệp giáo dục và đào tạo

1.1.3.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Do hoạt động KSNB là hoạt động mang tính tự giác cao và hoạt động thường xuyên hơn các loại kiểm soát từ bên ngoài vào và thực chất hoạt động KSNB là một chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế

- xã hội nên có thể tổ chức thành bộ máy KSNB ở một giai đoạn nhất định, ở một số đơn vị sự nghiệp chỉ mang tính tự nguyện, nhưng trong một số đơn vị khi thủ trưởng đơn vị phê duyệt chương trình, kế hoạch KSNB sẽ mang tính bắt buộc Ngày 22 tháng 01 năm 2019 Chính phủ ban hành nghị định số 05/2019/NĐ-CP quy định về công tác kiểm toán nội bộ trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các doanh nghiệp tại Nghị định quy định

rõ đối tượng áp dụng bao gồm:

- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Các đơn vị sự nghiệp công lập;

- Các doanh nghiệp;

- Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ

Do hiệu quả hoạt động KSNB mang lại, nên hoạt động KSNB đang dần khẳng định vị thế tất yếu trong hiện tại và tương lai, vì vậy việc quy định các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT thành lập bộ máy KSNB có thể được thực hiện ở một mức độ hợp lý trên cơ sở tuân thủ các điều kiện và nguyên tắc sau:

Thứ nhất, các điều kiện tổ chức bộ máy KSNB: Hoạt động độc lập và

tuân thủ pháp luật; Bộ máy gọn nhẹ và đơn giản hoá thủ tục KSNB; Phân

định và phân cấp cụ thể giữa các cơ quan, các cấp trong hoạt động KSNB; Tổ chức bộ máy KSNB phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, Phù hợp tình hình kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn; Ứng dụng tối đa các thành tựu khoa học trong quản lý như công nghệ thông tin (CNTT)

Thứ hai, các nguyên tắc tổ chức bộ máy KSNB tại đơn vị sự nghiệp

GD&ĐT: Bộ phận thực hiện hoạt động KSNB của đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cấp trên đối với các đơn vị trực thuộc (thực hiện hoạt động kiểm tra nội bộ, kiểm toán nội bộ) bộ phận này độc lập với các cơ quan, tổ chức, đơn vị và các

bộ phận trực thuộc, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng đơn vị

Thứ ba, trong bộ máy KSNB tại các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cán bộ

được giao nhiệm vụ KSNB phải có một địa vị và quyền hạn tương xứng để chứng tỏ sự hỗ trợ và cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất đảm bảo cho hoạt động của KSNB độc lập

1.1.3.2 Kiểm soát việc thực hiện chế độ, cơ chế, chính sách quản lý tài chính của nhà nước tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Hoạt động KSNB tại các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT đảm bảo theo đúng quy định tại các Luật như: Luật NSNN, Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, Luật Kế toán, Luật Đấu thầu, Luật Đầu tư công, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Kiểm soát việc sử dụng ngân sách và tài sản nhà nước,

cụ thể như sau:

- KSNB về sử dụng ngân sách bao gồm: Lập dự toán (lập dự toán của các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT trực tiếp sử dụng ngân sách); thẩm định, tổng hợp dự toán của các đơn vị cấp trên báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước (QLNN); chấp hành dự toán (phân bổ, giao dự toán cho các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT trực tiếp sử dụng ngân sách, tổ chức thực hiện chi tiêu, sử dụng ngân sách); quyết toán ngân sách (lập quyết toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách), thẩm định, tổng hợp báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp trên báo cáo các cơ quan QLNN

- KSNB về sử dụng tài sản nhà nước, bao gồm: Toàn bộ quá trình hình thành, sử dụng, thanh lý, đến tiêu hủy tài sản trong mối liên quan đến giá trị

của tài sản đó, bao gồm các công việc tiếp nhận tài sản khi hoàn thành mua sắm, đầu tư xây dựng, đăng ký kiểm định, quy chế sử dụng, sửa chữa,chuyển đổi, cho mượn, bán, cho thuê, chuyển nhượng, thanh lý tiêu hủy, tổng hợp báo cáo về tài sản

1.1.3.3 Kiểm soát công tác quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Ngày 21 tháng 6 năm 2021 Chính phủ ban hành Nghị định Số: 60/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2021 quy định cơ chế tự chủ tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập trong đó Phân loại mức tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công như sau:

1 Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư

(sau đây gọi là đơn vị nhóm 1) là đơn vị đáp ứng một trong các điều kiện sau:

a) Đơn vị có mức tự bảo đảm kinh phí chi thường xuyên xác định theo phương án quy định tại Điều 10 Nghị định này bằng hoặc lớn hơn 100%; có mức tự bảo đảm chi đầu tư bằng hoặc lớn hơn mức trích khấu hao và hao mòn tài sản cố định của đơn vị

Mức tự bảo đảm chi đầu tư được xác định bao gồm các nguồn sau:

- Số dự kiến trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp trong năm kế hoạch hoặc của bình quân 05 năm trước liền kề;

- Số thu phí được để lại để chi thường xuyên không giao tự chủ theo quy định

b) Đơn vị cung cấp các dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng ngân sách nhà nước, giá dịch vụ sự nghiệp công xác định theo cơ chế thị trường, có tính đủ khấu hao tài sản cố định và có tích lũy dành chi đầu tư

2 Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên (sau đây gọi là đơn vị nhóm 2) là đơn vị đáp ứng một trong các điều kiện sau:

a) Đơn vị có mức tự bảo đảm kinh phí chi thường xuyên xác định theo phương án quy định tại Điều 10 Nghị định này bằng hoặc lớn hơn 100% và chưa tự bảo đảm chi đầu tư từ nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, nguồn thu phí được để lại chi theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí, các nguồn tài chính hợp pháp khác theo quy định của pháp luật;

b) Đơn vị thực hiện cung cấp dịch vụ sự nghiệp công thuộc danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước, được Nhà nước đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí (không bao gồm khấu hao tài sản cố định)

3 Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (sau đây gọi là đơn vị nhóm 3) là đơn vị có mức tự bảo đảm kinh phí chi thường

xuyên xác định theo phương án quy định tại Điều 10 Nghị định này từ 10% đến dưới 100%, được Nhà nước đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá chưa tính đủ chi phí

4 Đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (sau đây gọi là đơn vị nhóm 4) gồm:

a) Đơn vị sự nghiệp công có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo phương án quy định tại Điều 10 Nghị định này dưới 10%;

b) Đơn vị sự nghiệp công không có nguồn thu sự nghiệp

* Đối với đơn vị sự nghiệp công do ngân sách nhà nước bảm đảm chi thường xuyên (đơn vị nhóm 4) thì Nguồn tài chính của đơn vị được quy định:

+ Nguồn ngân sách nhà nước, gồm:

- Kinh phí cấp chi thường xuyên trên cơ sở nhiệm vụ được Nhà nước giao, số lượng người làm việc và định mức phân bổ dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Kinh phí chi thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ được cơ quan có thẩm quyền tuyển chọn hoặc giao trực tiếp theo quy định của pháp luật về khoa học và công nghệ;

- Kinh phí chi thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ Nhà nước giao quy định tại điểm d khoản 1 Điều 15 Nghị định này (nếu có);

- Vốn đầu tư phát triển của dự án đầu tư xây dựng cơ bản được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật đầu tư công

+ Nguồn thu hoạt động sự nghiệp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp công (nếu có)

+ Nguồn viện trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật

+ Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

* Chi thường xuyên giao tự chủ được quy định chi tiết như sau:

Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính quy định tại điểm a khoản 1, khoản 2, khoản 4 Điều 19 Nghị định này, đơn vị sự nghiệp công được tự chủ quyết định các nội dung chi như sau:

+ Chi tiền lương và các khoản đóng góp theo tiền lương

Thực hiện chế độ tiền lương do Chính phủ quy định theo Nghị quyết số 27-NQ/TW có hiệu lực thi hành, đơn vị sự nghiệp công áp dụng chế độ tiền lương theo vị trí việc làm, chức danh, chức vụ và các khoản đóng góp theo tiền lương theo quy định của Nhà nước đối với đơn vị sự nghiệp công; chi tiền công theo hợp đồng vụ việc (nếu có)

- Về nguồn kinh phí thực hiện cải cách tiền lương

- Chi tiền thưởng: Thực hiện theo chế độ tiền lương do Chính phủ quy định theo Nghị quyết số 27-NQ/TW

+ Chi thuê chuyên gia, nhà khoa học, người có tài năng đặc biệt thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị

+ Chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý

+ Các khoản chi khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

* Phân phối kết quả tài chính trong năm

+ Kết thúc năm tài chính, sau khi hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi phí thường xuyên giao tự chủ, trích khấu hao tài sản cố định, trích lập nguồn cải cách tiền lương theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 20 Nghị định này, nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên giao tự chủ (nếu có) được xác định là kinh phí chi thường xuyên tiết kiệm được

+ Đơn vị sử dụng số kinh phí chi thường xuyên tiết kiệm được theo thứ

tự như sau:

- Bổ sung thu nhập cho viên chức, người lao động

- Chi khen thưởng và phúc lợi

- Khi xét thấy khả năng tiết kiệm kinh phí không ổn định, đơn vị có thể trích lập quỹ dự phòng để ổn định thu nhập cho viên chức, người lao động

Số kinh phí tiết kiệm được, cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng

Như vậy kiểm soát công tác quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp GD&ĐT chính là quá trình kiểm soát hoạt động thu - chi NSNN

1.1.3.4 Kiểm tra và kiểm soát quyết toán các khoản thu, chi tài chính và quyết toán tài chính

Để đảm bảo việc quản lý sử dụng ngân sách nhà nước có hiệu quả, tiết kiệm, thực hiện nghiêm các chế độ, chính sách quản lý thu, chi tài chính các đơn vị sự nghiệp GD&ĐT cần tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các quy định của Luật ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện, chấp hành các chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hiện hành

Kiểm soát về công tác quản lý nguồn thu sự nghiệp

Các đơn vị lập dự toán thu sự nghiệp hàng năm gửi cơ quan tài chính, thuế và cơ quan cấp trên theo đúng mẫu biểu quy định của được cơ quan chức năng hướng dẫn Dự toán thu sự nghiệp bảo đảm phản ánh được đầy đủ chi tiết các nguồn thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động dịch vụ, thu khác phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao, chế độ tài chính quy định

Quá trình tổ chức thu thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp thực hiện theo đúng mức thu, đối tượng thu theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Chính phủ quy định về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập; bảo đảm phản ánh được đầy đủ, kịp thời, chính xác toàn bộ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ vào sổ kế toán, báo cáo tài chính, không được để ngoài sổ kế toán

Hạch toán phản ánh đầy đủ chi phí phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí; chi phí cho các hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh theo quy định của chế độ tài chính hiện hành Trích tạo nguồn thực hiện cải cách tiền lương theo

đúng chế độ quy định (trích tối thiểu 40% số thu được để lại theo chế độ) Nguồn cải cách tiền lương trong năm đơn vị chưa sử dụng hết phải chuyển sang năm sau thực hiện và không được sử dụng cho mục đích khác Xác định chênh lệch thu chi từ hoạt động dịch vụ, sự nghiệp, thực hiện phân phối chênh lệch thu lớn hơn chi theo đúng chế độ tài chính quy định (trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng)

Kiểm soát về quản lý sử dụng kinh phí

Lập và quản lý dự toán chi: Việc lập dự toán được thực hiện trên cơ sở chính sách, chế độ, định mức chi ngân sách nhà nước, dự toán phải bảo đảm chi tiết theo từng nội dung chi, thuyết minh rõ cơ sở căn cứ tính toán từng nội dung chi (chi cho con người, chi hàng hóa dịch vụ, chi cho công tác chuyên môn của từng ngành ) theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định

Quá trình thực hiện chi đơn vị sự nghiệp GD&ĐT sử dụng ngân sách phải thực hiện chi theo đúng dự toán được giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, bảo đảm sử dụng kinh phí hiệu quả, tiết kiệm; kinh phí kinh phí đặc thù cuối năm chi không hết phải hoàn trả lại ngân sách hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền cho phép chuyển sang năm sau chi tiếp theo quy định của chế độ tài chính hiện hành Các đơn

vị sự nghiệp công lập thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính phải tổ chức rà soát lại quy chế chi tiêu nội bộ theo đúng quy định để thực hiện chi tiêu, bảo đảm quy chế phải quy định rõ các nội dung chi theo chế độ, mức chi của từng nội dung chi

Về thực hiện công tác kế toán và quyết toán chi ngân sách nhà nước

Về lập chứng từ kế toán, mở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: Các đơn vị sự nghiệp thực hiện lập chứng từ kế toán bắt buộc theo đúng quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính; ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc đơn vị sự nghiệp được thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế