Chương 4. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN
4.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thái Nguyên
4.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
4.2.3.1. Tăng cường kiểm soát quá trình chấp hành quy định tài chính trong các đơn vị
Nguồn kinh phí hoạt động của Phòng và tất cả các Trường trực thuộc phòng đều do nguồn NSNN đảm bảo chi thường xuyên. Vì vậy việc kiểm soát chặt chẽ quá trình chấp hành quy định tài chính sẽ góp phần khắc phục được những hạn chế trong quy trình lập dự toán ngân sách, chấp hành ngân sách và quyết toán ngân sách; giúp cho đơn vị bám sát chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo quy định của Nhà nước, của cơ quan tài chính, của UBND thành phố, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, vừa tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao; góp phần quan trọng vào tăng cường kiểm soát và quản lý tài chính trong các đơn vị. Để thực hiện tốt giải pháp này cần tiến hành đồng bộ các biện pháp như sau:
- Đối với công tác lập dự toán ngân sách:
+ Phòng và các đơn vị trực thuộc cần coi trọng công tác lập kế hoạch dự toán NSNN, coi đây là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế hoạch tài chính năm ngân sách.
+ Bên cạnh việc đã xây dựng biểu mẫu dự toán thống nhất và theo định mức xây dựng dự toán chung cho toàn Phòng, Bộ phận kế hoạch tài vụ của Phòng cần tăng cường kiểm tra dự toán đối với các đơn vị trực thuộc. Bộ phận kế hoạch tài vụ cần phối hợp chặt chẽ với Phòng nội vụ để xác định chỉ tiêu biên chế và kế hoạch chỉ tiêu biên chế trong năm để xây dựng kế hoạch chi cho cá nhân được chính xác hơn, bởi một trong những nguyên nhân của việc lập dự toán NSNN đề nghị cấp bổ sung là do sự thay đổi về các khoản chi cho cá nhân (do tăng hệ số lương của cán bộ giáo viên, tăng lương cơ sở, tăng chỉ tiêu biên chế). Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với Phòng kế hoạch tài chính của UBND thành phố, Kho bạc nhà nước Thái Nguyên trong việc chỉ đạo thực hiện cân đối ngân sách cho các đơn vị, đảm bảo hợp lý, tiết kiệm.
- Đối với công tác chấp hành Ngân sách
Cần quản lý giám sát chặt chẽ chi tiêu của các đơn vị theo dự toán được duyệt, có sự so sánh giữa số kế hoạch và số quyết toán.
- Đối với công tác quyết toán ngân sách
Tiếp tục thực hiện nghiêm chế độ báo cáo theo yêu cầu phát sinh của nhà quản lý, theo định kỳ. Thực hiện phê duyệt quyết toán cho các đơn vị trực thuộc trên tinh thần không e ngại, công khai và minh bạch.
Phòng cần xây dựng các biện pháp để việc chấp hành quy định tài chính các đơn vị trực thuộc đi vào nền nếp như:
+ Quy định rõ trách nhiệm đối với người đứng đầu, đối với cán bộ làm công tác tài chính kế toán tại các đơn vị; tăng cường kiểm soát trước khi duyệt kế hoạch dự toán, duyệt quyết toán tại các đơn vị; kiểm soát chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đảm bảo đầy đủ chứng từ gốc theo quy định của pháp luật về chứng từ kế toán.
+ Có những chế tài xử lý kiên quyết đối với các trường hợp vi phạm quy định tài chính như để các khoản thu ngoài sổ sách chứng từ kế toán, chi
tiêu tùy tiện chưa đúng định mức, lập chứng từ kế toán không đúng thực tế, không xây dựng các báo cáo theo yêu cầu và báo cáo định kỳ đúng thời gian quy định.
+ Xử lý hành chính theo các quy định về xử lý vi phạm trong công tác tài chính kế toán.
+ Người duyệt chi sai chế độ quy định phải có trách nhiệm bồi hoàn công quỹ, chịu các hình thức kỷ luật theo mức độ ảnh hưởng của sai phạm.
+ Các khoản thu sai quy định hoặc để ngoài sổ sách kế toán phải bị thu hồi và xử lý.
Cơ quan tài chính của UBND thành phố và bộ phận kế hoạch tài vụ của Phòng cần chủ động phối hợp để thực hiện kiểm tra tài chính thường xuyên nhằm tăng cường công tác quản lý và kiểm soát tài chính, đưa công tác tài chính đi vào nền nếp.
4.2.3.2. Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác tài chính - kế toán.
Phòng cần xây dựng và ban hành các quy trình kế toán áp dụng cho toàn bộ các đơn vị trực thuộc phòng, nhằm tạo ra hệ thống đồng nhất có tính pháp lý cao, thuận lợi trong quá trình thực hiện các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán, phê duyệt quyết toán tại các đơn vị.
- Hoàn thiện quy trình thu học phí: mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong hoạt động chi thường xuyên của đơn vị, tuy nhiên khi quy trình được hoàn thiện sẽ giúp cho hoạt động thu được đầy đủ, không tồn đọng và tránh sai sót trong quá trình thu, xuất hóa đơn trả cho người học và thực hiện nộp vào KBNN đủ, đúng quy định.
- Hoàn thiện quy trình thanh toán tiền lương: Lương là nguồn thu nhập chính của cán bộ giáo viên vì vậy việc đưa ra quy trình tính lương và hướng dẫn cụ thể để cán bộ giáo viên đều biết, áp dụng công khai, nghiêm túc.
- Hoàn thiện quy trình mua sắm, sửa chữa thường xuyên: việc hoàn thiện quy trình sẽ giúp tránh được những rủi ro trong quy trình như: mua sắm không nằm trong kế hoạch làm ảnh hưởng đến ngân sách được duyệt trong
năm, mua không có nhu cầu nhưng vẫn mua, hàng hóa mua không đúng chủng loại yêu cầu, mua hàng không kịp thời...
- Hoàn thiện quy trình thanh toán: hoàn thiện quy trình này sẽ giúp thanh toán đúng đối tượng, đúng chủng loại, tránh các sai sót hoặc có sự gian dối trong quá trình làm thủ tục thanh toán, công khai minh bạch về chế độ kế toán, định mức chi để mọi cán bộ giáo viên nắm vững. Đây cũng là một trong những giải pháp làm tăng cường công tác kiểm soát, quản lý tài chính tại đơn vị. Hàng năm Phòng và các đơn vị trực thuộc cần cập nhật, rà soát, điều chỉnh định mức chi tiêu cho quy chế chi nội bộ theo văn bản quy định mới hoặc theo sự góp ý của cán bộ giáo viên trong đơn vị.