Một bộ tập tin số liệu bao gồm các tập tin chính với đuôi khác nhau như sau: .QES : dùng để thiết lập tập tin rec . REC : dùng để nhập liệu . CHK : là tập tin thiết lập các điều kiện cho tập tin .rec Sau đây là các bước tạo mới một bộ tập tin số liệu BƯỚC 1: TẠO TẬP TIN .QES • Chọn thẻ 1.Defined Data trên thanh tác vụ (gồm 6 thẻ) • Chọn New .QES File. Các câu hỏi trong bộ câu hỏi giấy sẽ được nhập dưới dạng các trường trong EpiData. Mỗi trường gồm ba thành phần Tên trường chú thích trường định dạng trường
Trang 1CÁC BƯỚC ĐỂ TẠO MỚI MỘT BỘ
TẬP TIN SỐ LIỆU
Một bộ tập tin số liệu bao gồm các tập tin chính với đuôi khác nhau như sau:
.QES : dùng để thiết lập tập tin rec
REC : dùng để nhập liệu
CHK : là tập tin thiết lập các điều kiện cho tập tin rec
Sau đây là các bước tạo mới một bộ tập tin số liệu
BƯỚC 1: TẠO TẬP TIN QES
Chọn thẻ 1.Defined Data trên thanh tác vụ (gồm 6 thẻ)
Chọn New QES File Các câu hỏi trong bộ câu hỏi giấy sẽ được nhập dưới dạng các
trường trong EpiData Mỗi trường gồm ba thành phần
[Tên trường] [chú thích trường] [định dạng trường]
[tên trường]: được đặt tùy ý nhưng cần tuân theo những điều kiện được thiết lập bằng
cách chọn menu File Options chọn thẻ Create Data File Đánh dấu check vào các
mục:
First word in question is field name: chọn từ đầu tiên trong câu hỏi làm tên trường Lower-case: tên trường sẽ được viết thường (cần chọn khi muốn xữ lý được trên stata) Update question to actual file name: sử dụng trong trường hợp tên trường của câu hỏi
trước và tên trường của câu hỏi sau trùng nhau Khi đó, EpiData sẽ chuyển câu hỏi thành tên trường thay vì sử dụng lại tên trường của câu hỏi trước đó
[chú thích trường]: chọn tùy ý sao cho dễ hiễu đối với người nhập liệu
[định dạng trường]: được thiết lập bằng cách chọn Edite Code Writer Khi đó chỉ cần
gõ các mã theo bảng dưới đây để định dạng dữ liệu cho trường
Người dùng phải khai báo độ dài trường
Nhập 5 sẽ được trường số nguyên có độ dài 5 con số (#####).
Nhập 5.2 hay 5,2 sẽ được số lẻ với 5 số thập phân và 2 số lẻ (#####.##) _ ( Shift + - ) Trường chữ.
Người dùng phải khai báo độ dài trường
Người dùng phải khai báo độ dài trường
<A Trường chữ in hoa
Người dùng phải khai báo độ dài trường
<d Chèn ngày theo kiểu Châu Âu <dd/mm/yyyy>
<m Chèn ngày tháng năm theo kiểu Mỹ <mm/dd/yyyy>
<y Chèn trường Boolean <Y> (Yes, No)
<i Chèn số ID tự động
Người dùng phải khai báo độ dài trường
Độ dài mặc định của trường (và cũng là độ dài ngắn nhất) là 5 ký tự
Người dùng phải khai báo độ dài trường
Trang 2 Sau khi nhập liệu xong tất cả các trường (tương đương tất cả các câu hỏi) chúng ta
lưu tập tin dưới dạng QES bằng cách chọn menu File Save
Đóng tập tin QES
BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN SỐ LIỆU REC
Chọn thẻ 2 Make Data File trên thanh tác vụ Tên của tập tin rec mặc định sẽ giống
tên của
BƯỚC 3: TẠO TẬP TIN CHK
Chọn thẻ 3 Checks trên thanh tác vụ Chọn tập tin REC muốn thiết lập điều kiện
Thiết lập các điều kiện cho từng trường dựa trên các mục sau
Value label: tạo chú thích cho các giá trị nhập liệu có hai cách tạo nhãn
Chọn nhãn sẵn có bằng cách click vào mũi tên
Tạo nhãn mới bằng cách click vào dấu + bên phải khoảng trắng nhập liệu
Jumps: xác định trường con trỏ sẽ nhảy đến sau khi nhập liệu tại trường hiện hành
Jumps có các dạng sau đây:
1 > v1: nếu giá trị nhập là 1 thì sẽ nhảy đến trường v1
2> END: nếu giá trị nhập là 2 sẽ nhảy đến trường cuối cùng
3> WRITE: nếu giá trị nhập là 3 sẽ lưu lại bản ghi
AUTOJUMP v1: tự động nhảy đến trường v1 cho dù nhập giá trị bao nhiêu tại
trường hiện hành
Repeat: lập lại giá trị của bản ghi trước tại trường hiện hành
Edit: dùng các câu lệnh để thiết lập điều kiện cho từng trường Các câu lệnh sẽ bắt
đầu bằng tên của trường và kết thúc bằng END Một số ví dụ:
V1
RANGE 130 230
END
B1
COMMENT LEGAL USE nationality
END
LABELBLOCK
LABEL nationality
1 Danish
2 British
3 American
4 "Other Scandinavian countries"
5 "Other European countries"
6 Asian
7 "South American"
8 Other
9 N.a.
END
END
Sau đâymột số câu lệnh thường gặp trong phần Edit:
AFTER ENTRY: cho phép thực thi các câu lệnh trong block after entry sau khi
nhập dữ liệu vào trường hay người dùng chuyển con trỏ sang trường khác Ví dụ:
AFTER ENTRY
<command>
<command>
END
COMMENT LEGAL USE labelname: COMMENT LEGAL có chức năng tương tự như phần LEGAL ở chỗ chỉ cho phép nhập một số giá trị nhất định nhưng
khác ở chỗ nó cho phép người sử dụng biết được các giá trị và các nhãn của giá trị bằng cách nhấn nút + hay F9 chữ USE được sử dụng ở đây với mục
đích tham chiếu đến một nhãn nào đó tên labelname Ví dụ:
COMMENT LEGAL
1 ”Male gender”
2 Female
END
COMMENT LEGAL
1 One
* 2 Two (The * comments out the line)
3 Three
END
COMMENT LEGAL USE [field name] SHOW
COMMENT LEGAL USE [labelname]
TYPE COMMENT
Có thể được sử dụng tại các trường có lệnh COMMENT LEGAL được xác định.Khi một giá trị được nhập vào trường này và khi con trỏ nhảy sang trường khác thì các chữ liên kết với giá trị đó sẽ hiện ra ở bên phải trường hay ở một khác phụ thuộc vào cấu trúc lệnh
Ngoài các lệnh trong phần Edit còn có thể sử dụng các hàm, các toán tử để tính toán
Range: thiết lập phạm vi cho các giá trị của trường Có thể có các dạng sau :
2-6: trường chỉ nhận giá trị nguyên là 2, 3, 4, 5, 6
-INF-5: trường chỉ nhận giá trị nguyên nhỏ hơn hoặc bằng 5
0-INF: trường nhận các giá trị nguyên lớn hơn hoặc bằng 5
Legal: các giá trị được phép nhập vào của trường
Lưu ý: nếu một trường muốn đặt điều kiện range và legal cùng một lúc thì range
phải đứng trước legal value
ví dụ: 2-6, 8: chỉ nhận các giá trị là 2, 3, 4, 5, 6, và 8.
Must enter: nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập liệu tại trường đó
Trang 4BƯỚC 4: NHẬP LIỆU
Chọn thẻ 4 Enter Data trên thanh tác vụ để nhập liệu
Chọn tập tin REC muốn nhập liệu
Để di chuyển giữa các trường
Nhấn Enter
Nhấn [Tab]
Nhấn phím mũi tên xuống
Chọn trường bằng con chuột
Để di chuyển giữa các record: dùng bộ nút điều khiển dưới màn hình nhập liệu
Để xóa tạm thời một record chọn nút X hay nhấn Shift + [Delete]
Trang 5Menu Edit (chỉ có khi đã mở tập tin ques)
auto indent: hàng mới nhập sẽ tự động thụt vào trong một khỏang bằng với các ký tự trắng của hàng trước đó
align field: chỉnh lại trật tự các dòng trong màn hình sọan thảo khi đặt con trỏ vào dòng nhập liệu có chứa trường có vị trí mong muốn chọn align fields sẽ sắp xếp theo trường đó
menu data file
preview data file Xem truớc tập tin nhập liệu nhưng chưa có file chk
Menu Data in/out (chỉ có khi đóng tất cả các cửa sổ)
append/merge: sử dụng để kết hợp hai tập tin lại với nhau
Trang 6Menu Tool (đều có cho dù mở hoặc đóng tập tin)
ques file form rec file: sẽ phục hồi lại file ques từ file rec nếu file ques đã mất đi
revise data file (muốn thực hiện tùy chọn này phải đóng tất cả các cửa sổ): cho phé sau khi chỉnh sửa tập tin ques (thêm xóa trường ) chúng ta vẫn giữa được các bản ghi đã được lưu lại trong tập tin rec trước đó Cách làm
mở tập tin ques muốn chỉnh sửa
sau khi chỉnh sửa sẽ có hai cách thực hiện
cách 1: lưu tập tin ques vừa chỉnh sửa, đóng lại và mở tập tin rec màn hình xuất hiện thông báo có muốn revise tập tin rec hay không Chọn ok tập tin rec đã được chỉnh sửa như tập tin ques
cách 2: chọn revise data file, chọn tập tin ques vừa chỉnh sửa và tập tin rec muốn chỉnh sửa chọn ok Khi đó tập tin rec cũ sẽ được lưu cùng tên nhưng có thêm chử old
rename fields: đổi tên trường của tập tin rec