Trong nền kinh tế hội nhập ngày nay, Kiểm toàn không còn là hai từ quá xa là đối với chúng ta, kiểm toán dường như đã trở thành nhu cầu tất yếu trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như chất lượng quản lý doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường việc Kiểm toán trở thành một hoạt động không thể thiểu đối với thông tin tài chính của doanh nghiệp, trở thành lĩnh vực được ưu tiền hàng đầu và là nhu cầu tất yếu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Kiểm toàn đã và đang cho thấy vai trò của mình trong nền kinh tế phát triển này, nó đi sâu vào từng doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Có thể nói kiểm toán là một phần vô cùng quan trọng và tất yếu làm cho đất nước tốt hơn và nền kinh tế được cải thiện rõ rệt. Kiểm toán độc lập đã tham gia tích cực vào việc kiểm tra đánh giá độ tin cậy của các thông tin tài chính, góp phần vào sự đổi mới của nền sản xuất cũng như văn minh của nền kinh tế hiện nay. Tại Việt Nam, hoạt động kiểm toán cũng không ngừng phát triển về quy mô, chất lượng cũng như các lĩnh vực được kiểm toán. Số lượng các công ty dịch vụ kiểm toán ngày càng gia tăng nhanh chóng và đang dẫn khẳng định vị thế của mình trong ngành Kiểm toán ở nước ta. Kiểm toán độc lập cũng góp phần thu hút nguồn vốn đầu tư từ nước ngoài, tạo điều kiện phát triển kinh tế cho đất nước Việt Nam. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC em nhận thấy kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng là phần hành quan trọng bởi nó là khoản mục lớn trên BCĐKT của doanh nghiệp, rất dễ xảy ra gian lận và là khoản mục phản ánh tình hình công nợ cũng như chính sách bán hàng của doanh nghiệp. Nhận thức được khoản mục Nợ phải thu khách hàng là khoản mục quan trọng dựa trên kiến thức đã học ở trường và thời gian thực tập thực tế tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC, em đã tìm hiểu và nghiên cửu khoản mục nợ phải thu khách hàng với tên đề tài là: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng tại Công ty CP ABC do Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC. Bài chuyển để gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục Nợ Phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC của Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC. Chương 3: Những kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC của Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC. Em xin được cảm ơn thầy giáo hướng dẫn ThS. Nguyễn Lê Nhân và các anh chỉ trong Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC đã tận tỉnh giúp đỡ em trong thời gian thực tập và hoàn thành chuyện để tốt nghiệp này. Do thời gian thực tập có hạn và kiến thức thực tế chưa nhiều nên bài viết của em khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các anh chị để bài chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI
Khái niệm, đặc điểm, phân loại của khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, “Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết) Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác”.
Doanh nghiệp ghi nhận cá khoản phải thu như là một tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp vì khách hàng phải có nghĩa vụ pháp lý thanh toán các khoản nợ này Hơn nữa, các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản ngắn hạn hay tài sản dài hạn phụ thuộc vào kỳ hạn thu hồi nợ, nghĩa là so với kỳ hạn báo cáo thì thời gian còn lại thu hồi các khoản nợ này là trên 1 năm ha không quá 1 năm Vì vậy, các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp cần được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng về nội dung, kỳ hạn thu hồi nợ để dễ dàng quản lý, đôn đóc thu hồi các khoản nợ sắp hết hạn và trích lập dự phòng hay có biện pháp xóa sổ dối với các khoản nợ khó đòi lâu năm hay các khoản nợ có khả năng không thu hồi được.
Trên BCĐKT, khoản mục nợ phải thu khách hàng được trình bày ở mục
A “Tài sản ngắn hạn” và mục B “Tài sản dài hạn”, khoản phải thu được phản ánh qua tài khoản 131, có liên quan mật thiết với kết quả kinh doanh, trên hết là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Khoản phải thu khách hàng là một tài khoản lưỡng tính, bao gồm số dư Nợ và có thể có số dư Có Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng, số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước theo hợp đồng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên
“Tài sản” và “Nguồn vốn”
Khoản muc Nợ phải thu khách hàng là khoản mục quan trọng trên
BCĐKT của doanh nghiệp vì nó có leien quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp Vì vậy, Nợ phải thu khách hàng mang một số đặc điểm như sau:
Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô
Việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi từ khách hàng thường dựa vào sự ước tính của các nhà quản lý nên rất khó để kiểm tra một cách chính xác
Nhiều người sử dụng báo cáo tài chính thường có khuynh hướng dựa vào mối quan hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh tóan của một doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp có thế cố tình làm sai lệch báo cáo tài chính thông qua viêc ghi tăng khoản Nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm cho khả năng thanh toán của công ty, doanh nghiệp có biểu hiện khác đi
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó nó là đối tượng để sự dụng các thủ thuật thổi phòng doanh thu và lợi nhận cảu đơn vị.
Hầu hết các khoản tiền thu được của doanh nghiệp đều có liên quan đến khoản phải thu khách hàng, do đó gian lận dễ phát sinh từ khoản này
Phân loại theo thời gian (Theo thông tư 200/2014/TT-BTC)
- “Nợ ngắn hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.”
- “Nợ dài hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.”
Phân loại theo hoạt động (Theo thông tư 200/2014/TT-BTC)
- Nợ phải thu từ hoạt động bán hàng: là các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp sẽ thu được sau khi bán hàng hóa cho khách hàng.
- Phải thu về cung cấp dịch vụ là các khoản phải thu mà doanh nghiệp sẽ thu được sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Ngoài ra các khoản thu được tạo ra từ hoạt động tài chính: Khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia.
Nguyên tắc hạch toán các khoản nợ phải thu
Ghi nhận Nợ phải thu khách hàng khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc thu các khoản nợ phải thu và giá trị của các khoản phải thu đó được xác định một cách đáng tin cậy.
Các khoản phải thu cần được hoạch toán, theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu, từng nội dung phải thu, theo kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng khách hàng là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính
Các khoản phải thu liên quan đến giao dịch bằng tiền ngoại tệ thì tuân thủ theo nguyên tắc hoạch toán ngoại tệ Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại.
Khi lập BCTC, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hay ngắn hạn Các chỉ tiêu phải thu của BCĐKT có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở TK 1283 – cho vay, khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 244, khoản tạm ứng ở TK 141, … Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của BCĐKT.
Các khoản nợ phải thu có liên hoan đến vàng bạc, đá quý phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị. Định kỳ tiền hành đối chiếu công nợ, phân loại nợ: Nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không đòi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý các khoản nợ không thu hồi được.
Kế toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
1.1.3.1 Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng đối với nợ phải thu khách hàng
Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng, theo khoản 1 Điều 18
Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác
XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Để theo dõi khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản 229: “Dự phòng tổn thất tài sản”, chi tiết tài khoản 2293: “Dự phòng phải thu khó đòi.”
Chứng từ: Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải thu khách hàng đều được theo dõi qua các chứng từ sau:
Các đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng bàn giao, biên bản nghiệm thu, cho thuê tài sản, khế ước tính dụng…
Các hóa đơn gồm: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển, phiếu giao nhận hàng, …
Các chứng từ đi kèm: Phiếu xuất kho, phiểu thu, giấy báo Có của ngân hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản xác nhận khối lượng & giá trị hàng hóa, các chừng từ phê chuẩn chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại, phiếu kế toán trong trường hợp trích lập dự phòng, các biên bản liên quan đến xóa sổ một khoản nợ khó đòi…
Sổ sách: Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 131,139,111,112, 229 và nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ quỹ tiền mặt, bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, bảng theo dõi tuổi nợ và lập dự phòng.
Đánh giá Nợ phải thu khách hàng
1.1.4.1 Đánh giá lại chênh lệch tỷ giá đối với Nợ phải thu gốc ngoại tệ
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131, kế toàn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giả mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giả ghi số thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước
- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giả thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền đi động các giao dịch của khách nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước
- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giả lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
1.1.4.2 Dự phòng Nợ phải thu khó đòi
Theo Thông tư 200/TT-BTC: “Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi.”
Điều kiện ghi nhân Nợ phải thu khó đòi
Khoản nợ phải thu khó đòi cần phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ
Các khoản mà không dù căn cứ để có thể xác định là nợ phải thu theo quy định này phải được đơn vị xử lý như một khoản tổn thất. Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi có căn cứ:
- Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Phương pháp lập dự phòng
Theo thông tư 48/2019/TT-BTC quy định về việc khi doanh nghiệp nghi ngờ các khoản nợ không có khả năng thu hồi được trong tương lai hay các khoản nợ đã quả hạn thì doanh nghiệp phải lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi này kèm theo các chứng từ chứng minh đầy đủ Doanh nghiệp phải lập bảng kể rõ ràng các khoản nợ phải thu đã được lập dự phòng để dựa vào đó ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Mức trích lập dự phòng cho các khoản phải thu đã quá thời hạn thanh toán như sau:
Giá trị các khoản phải thu Thời gian quá hạn thanh toán
1.1.5 Sơ đồ hạch toán nợ phải thu khách hàng
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán nợ phải thu khách hàng
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán khoản nợ phải thu khó đòi 1.1.6 Các sai phạm tiềm tang đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Những sai phạm có thể xảy ra đói với khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
Nhân viên theo dõi Nợ phải thu không đối chiếu công nợ với các bộ phận liên quan hoặc đối chiếu không đầy đủ tại thời điểm lập BCTC, chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán nhưng chưa giải thích rõ nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường
Phần được tính vào chi phí
Khi các khoản nợ phải thu khó đòi xác định là không thể thu hồi
Số đã lập dự phòng
Hoàn nhập chênh lệch nếu số phải lập dự phòng kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước
Khoản dự phòng phải thu khó đòi sau khi bù đắp tổn thất được hạch toán tăng vốn NN (khi DN 100% vốn nhà nước chuyển thành CTCP)
411 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Phần chênh lệch số phải lập dự phòng kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước
Công ty không có bảng phân tịch tuổi nợ và định kỳ không đối chiếu công nợ với khách hàng.
Có sự chênh lệch giữa sổ sách kế toán và biên bản đối chiếu công nợ nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
Tỷ lệ thư xác nhận phản hồi về thấp.
Công tác theo dõi công nợ:
Đơn vị không theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng
Chưa theo dõi chi tiết nợ phải thu gốc ngoại tệ, không đánh giá hoặc đánh giá sai chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của công nợ có gốc ngoại tệ.
Thực hiện bù trừ công nợ phải thu, phải trả không cùng một đối tượng.
Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
Không khai báo về các khoản Nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ:
Dự phòng Nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúng quy định.
Những khoản công nợ quá hạn trên 3 năm hay có khả năng không thu hồi được nhưng đơn vị chưa có biện pháp xử lý.
Một số sai phạm khác:
Phân loại sai các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ.
Các khoản phải thu phản ánh sai giá trị do bị đem cầm cố, chuyển nhượng hay chiết khấu.
Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu không đúng kỳ
Các sai phạm tiềm tang đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Những sai phạm có thể xảy ra đói với khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
Nhân viên theo dõi Nợ phải thu không đối chiếu công nợ với các bộ phận liên quan hoặc đối chiếu không đầy đủ tại thời điểm lập BCTC, chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán nhưng chưa giải thích rõ nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường
Phần được tính vào chi phí
Khi các khoản nợ phải thu khó đòi xác định là không thể thu hồi
Số đã lập dự phòng
Hoàn nhập chênh lệch nếu số phải lập dự phòng kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước
Khoản dự phòng phải thu khó đòi sau khi bù đắp tổn thất được hạch toán tăng vốn NN (khi DN 100% vốn nhà nước chuyển thành CTCP)
411 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Phần chênh lệch số phải lập dự phòng kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước
Công ty không có bảng phân tịch tuổi nợ và định kỳ không đối chiếu công nợ với khách hàng.
Có sự chênh lệch giữa sổ sách kế toán và biên bản đối chiếu công nợ nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
Tỷ lệ thư xác nhận phản hồi về thấp.
Công tác theo dõi công nợ:
Đơn vị không theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng
Chưa theo dõi chi tiết nợ phải thu gốc ngoại tệ, không đánh giá hoặc đánh giá sai chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của công nợ có gốc ngoại tệ.
Thực hiện bù trừ công nợ phải thu, phải trả không cùng một đối tượng.
Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
Không khai báo về các khoản Nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ:
Dự phòng Nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúng quy định.
Những khoản công nợ quá hạn trên 3 năm hay có khả năng không thu hồi được nhưng đơn vị chưa có biện pháp xử lý.
Một số sai phạm khác:
Phân loại sai các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ.
Các khoản phải thu phản ánh sai giá trị do bị đem cầm cố, chuyển nhượng hay chiết khấu.
Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu không đúng kỳ
KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính
toán Báo cáo tài chính
Mục tiêu của một cuộc kiểm toán tài chính là đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Ngoài ra, kết quả của kiểm toán tài chính còn chỉ ra những hạn chế, tồn tại giúp đơn vị được kiểm toán có biện pháp xử lý, điều chỉnh khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính.
Mục tiêu Nội dung Thủ tục áp dụng
Tính hiện hữu Các khoản phải thu khách hàng, đối tượng, nội dung đều phải có thực, được ghi chép tại thời điểm lập báo cáo Các khoản nợ phải thu đã được ghi nhận thì phải phát sinh trong thực tế Mục tiêu này nhằm phát hiện các khoản phải thu có thể bị ghi khống.
- Gởi thư xác nhận công nợ
- Đối chiếu công nợ (Biên bản các nhận nợ)
- Đối chiếu số liệu trên sổ sách với các chứng từ gốc liên quan
Tính đầy đủ Các khoản phải thu khách hàng phát sinh đều phải được phản ánh trên sổ sách kế toán một cách đầy đủ và đúng niên độ.
- Kiểm tra chứng từ gốc và đối chiếu với số liệu trên sổ sách hàng phải được phản ánh đúng với giá trị thật của nó.
Số liệu phải được tính toán đúng và phù hợp giữa Sổ cái, sổ chi tiết và báo cáo tài chính.
- Đối chiếu chứng từ (Phiếu xuất kho, hợp đồng biên bản bàn giao)
Tính đúng kỳ Các khoản Nợ phải thu phải được ghi đúng kỳ kế toán.
Tính đánh giá và phân bổ
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được tính toán hợp lý để giá trị thuần của nợ phải thu khách hàng gần đúng với giá trị thuần có thể thực hiện được.
Các khoản nợ phải thu khách hàng vào thời điểm lập BCTC đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Trình bày và công bố
Các khoản nợ phải thu khách hàng phải được trình bày đúng đắn cũng như công bố đầy đủ các vấn đề có liên quan.
- Xem xét phân loại tài khoản và nhóm tài khoản
- So sánh mẫu yêu cầu của
Bộ tài chính và các hướng dẫn bổ sung mới nhất vầBCTC
Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong khoản mục nợ phải thu khách hàng Vì vậy, kiểm toán viên cần phải khảo sát kỹ về
HTKSNB để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát của khoản mục này Doanh nghiệp muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thì cần phải nhau phụ trách Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau
Dưới đây là chu trình bán hàng – thu tiền trong thực tế:
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là khâu quan trọng, sẽ ảnh hưởng đến các bước sau này nên cần phải quản lý những sai phạm thật chặt chẽ, thủ tục cần thực hiện: xác minh người mua (trừ khách hàng quen của đơn vị) từ đó các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng để xác định khả năng cung ứng của mình Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt hoặc từ chối bán chịu Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ của đơn vị, vì vậy xây dựng chính sách thích hợp sẽ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Một số chính sách cho việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, khả năng trả nợ, … của khách hàng Nên yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ nếu trong thường hợp môi trường kinh doanh rủi ro cao.
Xuất kho hàng hóa: Phiếu xuất kho được gửi đến cho thủ kho điền vào số lượng thực xuất Thủ kho chỉ được xuất kho khi phiếu xuất kho đã có sự phê duyệt Bộ phận gửi hàng khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng nhận được với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho đã được phê duyệt, lập chứng từ gửi hàng và gửi cho khách hàng Phân ly trách nhiệm vận chuyển hàng với phê duyệt và điền phiếu xuất kho.
Giao hàng: Bộ phận giao hàng lập chứng từ (có thể là lệnh xuất hàng hoặc phiếu xuất kho), chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn Trên chứng từ vận chuyển thường ghi rõ quy cách, số lượng, chủng loại hàng hóa và các dữ liệu có liên quan Ngoài ra, đơn vị nên tách biệt hai bộ phận giao hàng và bộ phận thủ kho để hạn chế sai và gian lận có thể xảy ra.
Lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng ) và giá cả thanh toán Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn khống, khi lập hóa đơn, đơn vị cần căn cứ vào chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển.
Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó Cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết.
Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.
Theo dõi nợ phải thu: Để theo dõi việc thu tiền một cách chặt chẽ, đơn vị liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và gửi thông báo nợ cho khách hàng, điều này sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản nợ phải thu và xác minh, điều chỉnh kịp thời những chênh lệch nếu có giữa số liệu của hai bên Việc thông báo nợ cho khách hàng nếu có thể thực hiện định kỳ hằng tuần, hằng tháng hoặc hằng quý trong năm.
Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi khách hàng không thoả mãn về hàng hoá nhận được hoặc là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó, khách hàng có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận với đơn vị Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Căn cứ vào quá hạn theo tuổi nợ và tỷ lệ trích lập theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành để ghi nhận nợ phải thu khó đòi khi: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Thẩm định và xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót, cần phải thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền.
Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không còn hy vọng thu hồi thì đề nghị cấp thẩm quyền cho phép xóa sổ những khoản nợ này Phân loại nợ phải thu quá hạn theo độ tuổi mà doanh nghiệp quy định và trích lập dự phòng theo tỷ lệ quy định Quy định chặt chẽ đối với thủ tục xét duyệt việc xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Các gian lận và sai sót có thể xảy ra liên quan đến khoản mục nợ phải thu khách hàng…
Khoản mục nợ phải thu khách hàng có ảnh hưởng trọng yếu trên BCTC, nó chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản của đơn vị Bởi lẽ, sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu, điều này làm tăng rủi ro sai phạm ở khoản mục này, vì khoản mục phải thu khách hàng thường bị ghi khống, cao hơn so với thực tế
- Ngày trên hóa đơn phát hành không phù hợp với nghiệp vụ bán hàng phát sinh thực tế
- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán
- Theo dõi cùng một đối tượng nhưng trên nhiều tài khoản khác nhau
- Chưa phát hành hóa đơn để ghi nhận doanh thu và nợ phải thu dù đã giao và bán hàng cho khách hàng
- Chính sách bán chịu của công ty không rõ ràng, không đầy đủ, chặt chẽ.
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng
- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ
- Ghi sai tên khách hàng
- Bù trừ công nợ giữa TK 331 với TK 131 mà không có biên bản xác nhận của hai bên
- Sổ chi tiết không khớp với sổ tổng hợp, BCĐSPS, BCĐKT
- Không trích lập dự phòng hoặc trích lập dự phòng không chính xác theo quy định
- Không kiểm soát được kế hoạch thu đòi công nợ
- Không theo dõi chặt chẽ khoản nợ phải thu dẫn đến mất mát
- Gửi thu xác nhận công nợ cho khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ vào cuối kỳ kế toán
- Ghi sai, ghi trùng hoặc ghi sót số tiền hóa đơn
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kiểm toán, có vai trò quan trọng, chi phối đến hiệu quả và chất lượng của toàn bộ quá trình, nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như những điều kiện cần thiết khác cho việc kiểm toán Phạm vi kế hoạch kiểm toán thay đổi tùy theo quy mô của khách hàng, tính chất phức tạp của công việc và kinh nghiệm của
KTV Quy trình lập kế hoạch kiểm toán ở công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC gồm hai giai đoạn là tiền kế hoạch và lập kế hoạch.
1.3.1.1 Giai đoạn tiền kế hoạch
Trong giai đoạn tiền kế hoạch, KTV sẽ xem xét khả năng nhận lời mời khách hàng, việc quyết định có chấp nhận kiểm toán hay không, tìm hiểu lý do khách hàng có nhu cầu kiểm toán, ký kết hợp đồng kiểm toán và lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện cuộc kiểm toán.
Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng (A100)
Khi nhận được thư mời kiểm toán hay tiếp nhận các mối quan hệ với khách hàng, lãnh đạo công ty hoặc lãnh đạo khối kiểm toán BCTC sẽ nghiên cứu thư mời và trực tiếp liên hệ trao đổi các yêu cầu cụ thể của khách hàng một cách thận trọng tìm hiểu nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp Đánh giá mức độ phức tạp của doanh nghiệp, xem xét giá phí cuộc kiểm toán… Đối với các khách hàng mới, chưa có bất cứ thông tin gì về khách hàng,
KTV sẽ phải thận trọng xem xét kỹ tất cả các mặt về tình hình hoạt động, các điểm đặc biệt, cơ cấu tổ chức của khách hàng từ các thông tin truyền thông hoặc từ các mối quan hệ khác như ngân hàng, pháp lý, … trước khi chấp nhận kiểm toán nhằm tránh mọi rủi ro có thể xảy ra trong và sau cuộc kiểm toán.
Cách thức chủ yếu được áp dụng là quan sát và phỏng vấn (A110) Đối với các khách hàng cũ, thông tin về khách hàng đã được công ty lưu vào hồ sơ kiểm toán thường niên Tuy nhiên, KTV cũng phải lưu ý đến những sự kiện thay đổi có ảnh hưởng đến BCTC trong năm của khách hàng như thanh lý công ty con, hợp nhất kinh doanh, hay việc thay đổi chính sách kế toán… ngoài ra, KTV cũng cần cập nhật, bổ sung thêm các thông tin khách hàng và đánh giá xem liệu có rủi ro nào khiến KTV phải ngừng cung cấp dịch vụ cho họ không? (A120)
Tìm hiểu lý do khách hàng mời kiểm toán Để hiểu rõ hơn về khách hàng và thuận tiện cho công tác kiểm toán, KTV cần tìm hiểu lý do khách hàng mời công ty mình kiểm toán mà không phải là công ty khác để phần nào hiểu được tính chất quan trọng, mục đích của cuộc kiểm toán
Lập hợp đồng kiểm toán và lựa chọn nhóm kiểm toán (A200)
Sau quá trình tiếp cận để thu thập thông tin về các nhu cầu của khách hàng, nếu chấp nhận khách hàng thì hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng kiểm toán và xác định mức phí kiểm toán Hợp đồng kiểm toán là cơ sở pháp lý để
KTV thực hiện các bước tiếp theo của cuộc kiểm toán và có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý của KTV đối với khách hàng, nó đảm bảo cho một cuộc kiểm toán được thực thi.
Dựa vào đặc điểm riêng biệt và lĩnh vực hoạt động của mỗi khách hàng, việc lựa chọn số lượng, kinh nghiệm và năng lực của đoàn kiểm toán là khác nhau Bên cạnh đó, việc lựa chọn các nhân viên kiểm toán đòi hỏi phải có sự cam kết tính độc lập của từng thành viên trong nhóm kiểm toán với khách hàng không có mối quan hệ lợi ích cá nhân hay kinh tế nào có khả năng ảnh hưởng đến tính khách quan, trung thực khi kiểm toán BCTC tại đơn vị khách hàng.
1.3.1.2 Giai đoạn lập kế hoạch
Các công việc trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:
Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động (A300): giúp KTV xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn, qua đó đưa ra cơ sở cho việc thiết kế các thủ tục kiểm toán cho rủi ro sai sót trọng yếu đã đánh giá KTV cần tìm hiểu các vấn đề sau:
- Hiểu biết về môi trường hoạt động và các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến đơn vị khách hàng gồm có môi trường kinh doanh chung, môi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị khách hàng, môi trường pháp lý.
- Hiểu biết về đơn vị khách hàng: gồm các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu, sở hữu, các bên liên quan và mô hình quản lý của đơn vị khách hàng, các thay đổi lớn trong đơn vị khách hàng, hiểu biết về hệ thống kế toán của đơn vị khách hàng két qua kinh doanh của đơn vị khách hàng.
- Qua việc tìm hiểu khách hàng và môi trường kinh doanh, KTV xác định được các rủi ro tiềm tàng (IR) ở cấp độ BCTC, các rủi ro ở cấp độ
BCTC có thể ảnh hưởng đến rủi ro có sai phạm trọng yếu đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng Đối với các rủi ro phát hiện tại giai đoạn lập kế hoạch có ảnh hưởng đến khoản mục nợ phải thu khách hàng
KTV sẽ thiết kế thủ tục kiểm toán đối phó với rủi ro đó Các thủ tục kiểm toán này cần bổ sung vào chương trình kiểm toán cơ bản của khoản mục nợ phải thu khách hàng.
Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng
(A400): Công việc này giúp KTV xác định và đánh giá chính sách kế toán áp dụng cho các giao dịch của chu trình kinh doanh quan trọng, đánh giá việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát của các chu trình này Đối với các khoản phải thu khách hàng, phải theo dõi chi tiết cho từng đôi tượng phải thu và phải trình bày và thuyết minh rõ ràng Do các khoản phải thu phát sinh tại các thời điểm khác nhau và thời hạn thanh toán khác nhau, mặt khác các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dấn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không thể thu hồi ở người mua Cuối cùng là xem xét có nên áp dụng các thử nghiệm kiểm soát cho các chu trình này hay không.
Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm toán là quá trình triển khai một cách chủ động, các KTV tham gia kiểm toán bám sát kế hoạch đã lập để thực hiện, trong quá trình thực hiện có thể điều chỉnh bổ sung kế hoạch cho phù hợp Đó là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán, quá trình triển khai một cách chủ động và tích cực các kế hoạch, chương trình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy.
1.3.2.1 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền (C110)
Nếu KTV khẳng định rằng hệ thống KSNB của khách hàng không hữu hiệu, thì công việc của KTV sẽ triển khai theo hướng sử dụng ngày các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết số dư với số lượng lớn Ngược lại, nếu hệ thống KSNB của khách hàng đáng tin cậy thì KTV sẽ sử dụng kết hợp các thử nghiệm kiểm soát với một số lượng ít hơn các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.
Có 3 khía cạnh quan trọng của hệ thống KSNB mà KTV cần xem xét, kiểm tra kĩ lưỡng Đó là sự tồn tại, sự hiện hữu, sự liên tục của hệ thống
KINH và KTV có thể thực hiện thủ tục này thông qua việc phòng văn, đơn vị, kiểm tra các tài liệu liên quan, quan sát thực hiện hay thực hiện lại các quy trình KSNB Đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng KTV có thể thực hiện thử nghiệm kiểm soát bằng cách chọn mẫu các nghiệp vụ ban chịu trong kỳ kế
- Đối chiếu với đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyển hàng để kiểm tra về sản lượng, giá cả, ngày chuyển hàng, chữ ký các bên liên quan…→ Điều này giúp KTV xác định được nghiệp vụ bán hàng đã xảy ra.
- Kiểm tra các chữ ký xét duyệt bán chịu đơn hàng xem đã hợp lệ hay chưa, cơ sở xét duyệt bản chịu cho khách hàng → Điều này giúp KTV xem xét việc bán chịu có được xét duyệt trước khi bán hàng hay không.
- So sánh giá bán trên hóa đơn với giả được xét duyệt trước khi bản có khớp nhau hay không đồng thời kiểm tra số tổng cộng của các hóa đơn
→ Điều này giúp KTV xác định được doanh nghiệp có bản dùng với giá đã xét duyệt hay không.
- KTV sẽ kiểm tra việc ghi chép nội dung, số tiền, ngày, tháng của các hóa đơn trên sổ sách kế toán → Điều này giúp cho KTV thu thập được bằng chứng các nghiệp vụ bản chịu được ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán.
KTV xem xét sự xét duyệt và ghi chép hàng bản trả lại, hay hàng bán bị hư hỏng, lỗi thời có bằng chứng hợp lý, đầy đủ và được xét duyệt, kỳ bởi người có thẩm quyền hay không.
KTV thực hiện kiểm tra các quy định, chế độ về việc cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng có được trình bày cụ thể dưới dạng văn bản và được kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thực hiện hay không KTV có thể thu thập các tài liệu liên quan đến việc xét duyệt và cấp tín dụng cho khách hàng
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát và điều chỉnh mức độ thực hiện thử nghiệm cơ bản.
Quá trình thực hiện kiểm toán gồm thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thực hiện thử nghiệm cơ bản (bao gồm thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết các nghiệp vụ, số dư). a) Thử nghiệm kiểm soát Để thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV cần liên hệ những rủi ro đã xác định với các sai sót có thể xảy ra qua đó có thể cân nhắc và lựa chọn những thủ tục kiểm toán phù hợp
+ Kiểm toán viên kiểm tra các nhật ký có liên quan căn cứ vào các nghiệp vụ được ghi chép trên sổ cái bằng cách chọn mẫu một số nghiệp vụ trên sổ cái và kiểm tra ngược lại đến nhật ký liên quan
+ Kiểm tra đối chiếu số tổng chộng trên sổ chi tiết và sổ cái xem có khớp đùng không.
+ Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký…
- Đối chiếu với đạm đặt hàng, chứng từ vận chuyển hàng để kiểm tra về số lượng, giá cả, ngày chuyển hàng, chữ kỳ các bên liên quan Điều này giúp
KTV xác định được nghiệp vụ bán hàng đã xảy ra.
- Kiểm tra các chữ ký xét duyệt bản chịu đem hàng xem đã hợp lệ hay chưa cơ sở xét duyệt bản chịu cho khách hàng – Điều này giúp KTV xem xét việc bán chịu có được xét duyệt trước khi bán hàng hay không.
- So sánh giá bán trên hóa đơn với giá được xét duyệt trước khi bán có khớp nhau hay không đồng thời kiểm tra số tổng cộng của các hóa đơn – Điều này giúp KTV xác định được doanh nghiệp có bản đúng với giá đã xét duyệt hay không.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên đầy đủ công ty: Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC
Tên giao dịch bằng tiếng anh: AAC Auditing and Accounting Company
Trụ sở: Lô 78 – 80 đường 30 tháng 4, Phường Hòa Cường Bắc, Quận
Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Website: www.aac.com.vn
Email: aac@dng.vnn.vn
Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC, trước đây là công ty kiểm toán Đà Nẵng - công ty Kiểm toán độc lập trực thuộc Bộ Tài chính được thành lập theo quyết định số 194/TC/TCCB ngày 01 tháng 4 năm 1993 và
Quyết định số 106 TC/TCCB ngày 13 tháng 02 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính, là một trong số rất ít các công ty kiểm toán được thành lập đầu tiên tại Việt Nam Việc thành lập công ty được thực hiện trên cơ sở sát nhập hai chi nhánh của hai công ty hành nghề kiểm toán từ năm 1991, đó là: Chi nhánh
Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO) và Chi nhánh công ty tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) tại khu vực Miền Trung và Tây Nguyên. Để phù hợp với tình hình mới về sự phát triển công ty, Bộ Tài chính đã có quyết định số 139/2000/QĐ-BTC ngày 06/9/2000 về việc đổi tên “Công ty kiểm toán Đà Nẵng – DAC” thành “Công ty Kiểm toán và Kế toán AAC”.
Năm 2007, Công ty chuyển đổi sở hữu từ Doanh nghiệp Nhà nước thành
Công ty TNHH hai thành viên trở lên theo Quyết định phê duyệt phương án chuyển đổi số 1335/QĐ-BTC ngày 02/04/2007 của Bộ Tài chính.
Ngày 6/1/2008, AAC đã được Hội đồng xét trao giải “ Thương mại Dịch vụ - Top Trade Services 2007 ” - Bộ Thương mại bình chọn là một trong 06 công ty kiểm toán được nhận giải/cúp “Thương mại Dịch vụ - Top Trade
Services 2007” Giải thưởng này được trao cho những doanh nghiệp tiêu biểu, hoạt động trong 11 lĩnh vực Thương mại Dịch vụ mà Việt Nam cam kết thực hiện khi gia nhập WTO, đã có những đóng góp vào sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước nói chung và ngành thương mại dịch vụ nói riêng, trong đó có dịch vụ kế toán, kiểm toán Giải thưởng “Top Trade Service 2007” một lần nữa góp phần làm phong phú thêm bảng thành tích mà AAC đã đạt được trong những năm qua, đặc biệt là tăng cường vị thế, uy tín và thương hiệu của
AAC trên thị trường dịch vụ kiểm toán và kế toán
Tháng 9/2008, Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC trở thành thành viên của hãng Kiểm toán quốc tế Prime Global
AAC hoạt động trên phạm vi toàn quốc, được phép kiểm toán tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, kể cả các ngành có quy chế riêng về việc lựa chọn và bổ nhiệm kiểm toán độc lập có điều kiện AAC đã được Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cho phép kiểm toán các tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán, được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cho phép kiểm toán các tổ chức Tín dụng - Ngân hàng hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
Hiện nay AAC là một trong những công ty kiểm toán lớn của Việt Nam, chiếm lĩnh một thị trường khách hàng lớn, có vị thế và uy tín trong ngành kiểm toán Việt Nam.
2.1.2 Mục tiêu hoạt động của công ty
AAC hoạt động theo phương châm: độc lập, khách quan, trung thực và bí mật số liệu khách hàng, và đó cũng là lời cam kết của chúng tôi đối với khách hàng.
Mục tiêu hoạt động của AAC là giúp khách hàng và những người quan tâm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, cung cấp cho họ những thông tin đích thực và cần thiết để tổ chức điều hành hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với thực tiễn Hoạt động của AAC nhằm góp phần phát hiện và ngăn ngừa những rủi ro cho doanh nghiệp được thuận lợi và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
AAC thực hiện kiểm toán theo đúng Nguyên tắc, Chuẩn mực Kiểm toán
Việt Nam và thông lệ kiểm toán quốc tế, phù hợp với những quy định hiện hành về hoạt động kiểm toán của Nhà nước Việt Nam. Đến nay, mọi hoạt động của công ty đã đi vào nề nếp; công ty đã xây dựng và thực hiện đầy đủ các quy trình kiểm toán chuyên ngành và công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán đã được hoàn thiện.
CÁC DỊCH VỤ CÔNG TY CUNG CẤP
+ Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành
+ Kiểm toán BCTC vì mục địch thuế
+ Kiểm tra thông tin tài chính trên cơ sở thủ tục thỏa thuận trước
+ Các dịch vụ khác về kiểm toán
+ Ghi chép và giữ sổ kế toán
+ Tư vấn chuyển đổi BCTC theo IAS, IFRS
+ Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán
+ Tư vấn lựa chọn phương pháp kế toán và hoàn thiện hệ thống kế toán
+ Các dịch vụ về kế toán khác
Tư vấn thuế trọn gói
Soát xét và đánh giá việc tuân thủ nghĩa vụ thuế
Tư vấn kê khai và quyết toán thuế
Tư vấn thực hiện các quy định về tránh đánh thuế hai lần
Lập kế hoạch và cấu trúc thuế
Tư vấn hồ sơ giao dịch liên kết
Hỗ trợ cập nhật các thay đổi về chính sách thuế
Các dịch vụ tư vấn khác về thuế
+ Tư vấn tài chính và đầu tư:
Tư vấn thành lập và quản lý doanh nghiệp
Tư vấn thiết lập cơ chế tài chính nội bộ
Soát xét các BCTC cho mục đích mua bán – sáp nhập
Thẩm định tình hình tài chính và giá trị tài sản trong tranh chấp, tài phán
Tư vấn thủ tục mua bán, giải thể doanh nghiệp
Các dịch vụ tư vấn tài chính và đầu tư khác
- Dịch vụ Thẩm định giá:
+ Thẩm định giá trị BĐS
+ Thẩm định giá trị động sản
+ Thẩm định giá trị dự án đầu tư
+ Thẩm định giá trị doanh nghiệp
- Dịch vụ kiểm toán báo cáo quyết toán dựa án hoàn thành
- Dịch vụ đào tạo & tuyển dụng: Bên cạnh các dịch vụ truyền thống về kiểm toán, kế toán và tư vấn, AAC còn tổ chức các lớp bồi dưỡng kế toán trưởng, lớp thực hành kế toán, lớp chuẩn mực kế toán và kiểm toán, tổ chức lớp kiểm toán nội bộ, tổ chức lớp ôn tập và cấp chứng chỉ hành nghề kế toán và tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức chứng khoán.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC
BAN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
PHÒNG TƯ VẤN ĐÀO TẠO
PHÒNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH THƯ KÝ
P TỔNG GĐ Phụ trách kỹ thuật kiểm toán BCTC
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA TỪNG BỘ PHẬN
Trong nhiều năm qua, công ty đã xây dựng được một đội ngũ KTV và nhân viên chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính - kế toán và luôn xem yếu tố con người là tài sản lớn nhất và quan trọng nhất trong định hướng hoạt động của mình Từng người, từng bộ phận sẽ đảm nhận những chức năng nhiệm vụ riêng của mình:
- Tổng giám đốc: Là người đại diện của công ty, chịu trách nhiệm trước
Bộ tài chính và trước pháp luận về toàn bộ hoạt động của công ty Công việc bao gồm:
+ Đánh giá rủi ro của một hợp đồng kiểm toán liên quan đến hoạt động của công ty.
+ Duy trì mối quan hệ với các cán bộ cao cấp của công ty.
+ Chịu trách nhiệm giải đáp các thắc mắc về kế toán và kiểm toán có tầm quan trọng.
+ Chịu trách nhiệm đánh giá công việc kiểm toán đã được thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm ký báo cáo kiểm toán và thư quản lý.
+ Chịu trách nhiệm tham gia buổi họp với khách hàng sau khi kết thúc cuộc kiểm toán hoặc uỷ quyền lại.
+ Phó giám đốc được phân công uỷ quyền giải quyết cụ thể các vấn đề liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng và các vấn đề về nghiệp vụ
+ Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật Nhà nước về những vấn đề được phân công và uỷ quyền.
- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện công tác kế toán như:
+ Lập báo cáo tài chính
+ Cung cấp số liệu công khai tài chính
+ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán đúng theo đặc điểm kinh doanh của công ty.
+ Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch về tài chính, dự trù ngân sách và các vấn đề khác liên quan đến hệ thống kế toán, quan hệ với ngân hàng, quản lý tiền mặt, tính lương và các vấn đề về thuế
+ Chịu trách nhiệm về chi trả, thanh toán với khách hàng.
+ Kiểm tra bất thường sổ quỹ và số dư tiền mặt hiện có trong quỹ.
- Trưởng phòng kiểm toán: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước tổng
GĐ và đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của công ty, trưởng phòng như cầu nối giữa tổng GĐ, BQL và các nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến: Nhân sự, phối hợp hoạt động và đảm nhận các vấn đề về công việc hành chính
- Phó phòng kiểm toán: Là người tham mưu trực tiếp cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng điều hành toàn bộ công việc trong thời gian trưởng phòng đi vắng và thực hiện các công việc do trưởng phòng ủy quyền
+ Giám sát công việc của các trợ lý
+ Báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách một vụ việc kiểm toán
+ Xem xét giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ đào tạo nhân viên, sắp xếp nhân sự cho các cuộc kiểm toán
+ Kiểm toán viên được ký vào các Báo cáo kiểm toán theo sự phân công của trưởng phòng.
+ Phụ trách chuyên môn nghiệp vụ, nhân sự, hành chính
+ Tổ chức phối hợp công việc giữa các nhóm làm việc trên hai lĩnh vực hoạt động XDCB và BCTC
- Trợ lý kiểm toán viên: Là người tham gia thực hiện công tác kiểm toán nhưng chưa được công nhận trúng tuyển kì thi kiểm toán viên cấp quốc gia.
Tùy thuộc theo năng lực và thâm niên công tác Trợ lý kiểm toán viên cũng được phân loại theo cấp bậc dựa trên kinh nghiệm công tác, theo đó:
+ Trợ lý KTV cấp 1: Sau thời gian làm việc 1 năm
+ Trợ lý KTV cấp 2: Sau khi làm trợ lý KTV cấp 1 được 1 năm
+ Trợ lý KTV cấp 3: Sau khi làm trợ lý KTV cấp 2 được 1 năm
GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC THỰC HIỆN
NHẬN XÉT CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG
THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
AAC được lãnh đạo bởi BGĐ có năng lực chuyên môn giỏi, có đạo đức nghề nghiệp và kỹ năng quản lý tốt Ban lãnh đạo công ty luôn có tầm nhìn rộng và có khả năng hoạch định chiến lược giúp đưa ra những kế hoạch và định hướng cụ thể cho sự phát triển chung của công ty.
Bên cạnh đó, AAC có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và có kiến thức chuyên môn vững vàng Không những vậy, nhân viên ở đây còn rất năng động, nhiệt huyết và chịu được áp lực công việc tốt Trong quá trình làm việc, luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong đoàn để mọi người cùng phát triển.
Vì vậy, trải qua gần 30 năm năm hoạt động và phát triển, công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC ngày càng gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực hoạt động của mình Đồng thời, công ty cũng ngày càng khẳng định được uy tín của mình đối với khách hàng và được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trên cả nước đặc biệt là khách hàng ở khu vực miền Trung Thị trường khách hàng cũng như lĩnh vực hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng, AAC ngày càng kiểm toán trong nhiều lĩnh vực hơn.
Về chương trình kiểm toán và quy trình thực hiện kiểm toán
AAC đã thực hiện và vận dụng theo chương trình kiểm toán mẫu do
VACPA tiến hành xây dựng để tạo nên một chương trình kiểm toán phù hợp với công ty Sự áp dụng đúng đắn và linh hoạt trong suốt quá trình lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán của kiểm toán viên và Công ty AAC như việc thường xuyên thực hiện những xét đoán chuyên môn để đưa ra các thủ tục sửa đổi, bổ sung CTKT mẫu cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của cuộc kiểm toán đã góp phần rất quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện nhất quán các yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán, từ đó cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán, góp phần làm tăng lòng tin của công chúng đối với kết quả kiểm toán do Công ty công bố.
Về qui trình kiểm toán, trình tự thực hiện các bước của một cuộc kiểm toán tại công ty AAC thể hiện theo một nguyên tắc chung đó là tìm hiểu về khách hàng, lập kế hoạch kiểm toán, hợp đồng kiểm toán, chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán, báo cáo kiểm toán và lưu hồ sơ kiểm toán Quy trình thực hiện rất chặt chẽ, cẩn thận giúp hạn chế rủi ro, phát hiện được sai sót, thuận lợi cho kiểm toán viên, được áp dụng đối với mọi khách hàng từ khâu tiếp xúc và tìm hiểu khách hàng đến khâu phát hành báo cáo kiểm toán chính thức Quá trình thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC diễn ra một cách có hệ thống kết hợp với kinh nghiệm, khả năng phán đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên chính giàu năng lực.
Hồ sơ kiểm toán của công ty được tổ chức rõ ràng, khoa học và tiện lợi giúp góp phần trong việc tiết kiệm thời gian, công sức khi cần tham chiếu thông tin liên quan đến khách hàng Việc lưu trữ hồ sơ luôn được chú trọng bởi tính bảo mật của cũng như tầm quan trọng của hồ sơ kiểm toán
Công ty AAC thiết lập bộ máy kiểm soát theo 3 cấp xét duyệt Đầu tiên và trực tiếp nhất là trưởng đoàn kiểm toán, người tham gia và thực hiện kiểm toán cùng với các thành viên trợ lý kiểm toán, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm toán theo chương trình và mục tiêu đã đề ra Kế đến là Ban kiểm soát chất lượng, bộ phận chịu trách nhiệm soát xét chất lượng, nội dung công việc của đoàn kiểm toán Và sau cùng, là sự kiểm tra của Ban Giám Đốc, đảm bảo công việc kiểm toán đã được hoàn thành, báo cáo kiểm toán có chất lượng được phát hành Đây chính là yếu tố mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Về chất lượng các cuộc kiểm toán:
Khi tiến hành kiểm toán, luôn có sự phân công công việc rõ ràng, hợp lý và khoa học Các khoản mục quan trọng luôn được kiểm toán bởi kiểm toán viên chính Các khoản mục có liên quan với nhau thường được kết hợp để kiểm toán nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
Nhóm trưởng luôn là người nắm rõ tình hình nhân sự của nhóm mình để đưa ra những sự phân công hợp lý, phù hợp với năng lực của mỗi thành viên trong nhóm kiểm toán Nhóm trưởng cũng có nhiệm vụ theo dõi, quan sát trong quá trình thực hiện kiểm toán của các thành viên cấp dưới, để có thể điều chỉnh nếu có sai phạm, kiểm tra quá trình thực hiện của kiểm toán viên cấp dưới và các trợ lý kiểm toán viên thông qua việc soát xét giấy làm việc của họ.
Về thủ tục phân tích
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên thường đi thẳng vào thực hiện các thử nghiệm chi tiết mà ít thực hiện thủ tục phân tích mặc dù đây là một thủ tục hữu hiệu để xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán và giảm bớt các thử nghiệm chi tiết giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, giảm thiểu chi phí kiểm toán Hơn nữa, các thủ tục phân tích ở khoản mục này nếu có thì chỉ gồm phương pháp phân tích đơn giản như so sánh số liệu năm nay so với năm trước, phân tích biến động qua các thời kỳ và số liệu phân tích chủ yếu do khách hàng cung cấp
Về việc xác định mức trọng yếu
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV đã thực hiện tính mức trọng yếu cho các khoản mục Tuy nhiên, đối với khoản mục phải thu khách hàng nói riêng cũng như các khoản mục khác nói chung, KTV không sử dụng mức trọng yếu này để xác định sai phạm trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Nguyên nhân có thể là do mô hình xác định này được áp dụng là như nhau cho tất cả các khách hàng trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, chính vì vậy mức trọng yếu dù đã được tính toán nhưng khi áp dụng sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn Do đó, trong quá trình thực hiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV chủ yếu dựa vào xét đoán nghề nghiệp để đưa ra các điều chỉnh đối với sai phạm phát hiện được Điều này có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
Về vấn đề chọn mẫu
Phương pháp chọn mẫu mà AAC thường áp dụng là phương pháp chọn mẫu phi thống kê, mà chủ yếu là chọn mẫu theo giá trị tiền tệ là những mẫu có giá trị lớn Bên cạnh đó thì kiểm toán viên ở AAC còn sử dụng phương pháp chọn mẫu thống kê thông qua kỹ thuật chọn mẫu CMA đối với khoản mục doanh thu xuất khẩu nếu số lượng nghiệp vụ nhiều và nguồn dữ liệu kế toán được kết xuất ra Excel Chọn mẫu theo CMA thì hầu hết các mẫu doanh thu xuất khẩu có giá trị lớn sẽ được chọn Tuy nhiên nếu tổng thể quá phân hóa thì hầu như các nghiệp vụ doanh thu có giá trị tiền tệ lớn sẽ được chọn và các nghiệp vụ có giá trị tiền tệ nhỏ sẽ được bỏ qua, đây cũng chính là hạn chế của chọn mẫu theo CMA vì có khả năng sai sót, gian lận lại tập trung ở các mẫu có nghiệp vụ doanh thu có giá trị tiền tệ nhỏ.
Về hệ thống Kiểm soát nội bộ
Mặc dù công ty đã xây dựng được một bảng đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng rất chi tiết để áp dụng đối với khoản mục phải thu khách hàng.
Tuy nhiên, các câu hỏi được ghi trong bảng hỏi đều có dạng câu hỏi đóng, ngoài các thông tin được hỏi thì KTV không thu được thêm các vấn đề khác. Đặc biệt đối với khoản mục phải thu khách hàng, số lượng các câu hỏi vẫn còn ít và áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp nên đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù Bảng câu hỏi này đôi khi không có tác dụng Ngoài ra, AAC còn chưa có quy định rõ chỉ tiêu đánh giá hệ thống