HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PC1

Khái niệm quản lý tiến độ dự ánTheo Giáo trình Quản lý dự án của PGS.TS Từ Quang Phương: “Quản lý tiến độ dự án là quá trình bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thự

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN

KHOA ĐẦU TƯ

Dé tài:

HOÀN THIEN CÔNG TÁC QUAN LÝ TIEN ĐỘ CÁC DỰ ÁN

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CO PHAN TAP DOAN PCI

Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Thu Trang

MSV > 11185152

Lop : Quan ly du án 60

Giảng viên hướng din: ThS Lương Hương Giang

Hà Nội - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan chuyên đề tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác quản lý tiễn độ

các dự án dau tư xây dựng tại công ty cỗ phan Tập đoàn PC1” là nghiên cứu thựctập của bản thân em và em xin chịu trách nhiệm về lời cam đoạn này

Các số liệu nghiên cứu và nội dung trình bày trong luận văn là trung thực, chưađược sử dụng dé bảo vệ một học vị nào Moi thông tin trích dẫn trong chuyên đề đều

được trích dan nguôn gôc rõ ràng.

Hà Nội, ngày 18 tháng 04 năm 2022

Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Trang

LOI CAM ON

Trong khoảng thời gian hoc tập và nghiên cứu tại trường, em đã nhận được sựhướng dẫn chỉ bảo nhiệt tình từ các thầy cô giảng viên trường Đại học Kinh tế Quốcdân và đặc biệt là các thầy cô tại Khoa Đầu tư

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập tại trường Đại học Kinh té Quécdân Đặc biệt, em xin chân thành cam ơn ThS Luu Hương Giang đã dành rất nhiềuthời gian cũng như tâm huyết để hướng dẫn nghiên cứu cũng như giúp đỡ em tronggiai đoạn thực hiện Chuyên đề tốt nghiệp này

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo công ty cô phần Tập đoàn PC1cùng tập thé các anh chị nhân viên Khối Bat động sản đặc biệt là Phòng Phát triển dự

án đã sẵn lòng giúp đỡ cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình

nghiên cứu và hoàn thành Chuyên đề

MỤC LỤC

Luồi CAM GOAN so 5- <5 << 5< 5 5 9 9 990.90 9 0.0 000.000 095009.509 6040040099680 i LOT CAM ØTn o5 5 55 5 5 9 9 0 09.10.0090 000.000.0909 5009.0009 605909960 ii MUC LUC 7 GG 5G 5 5 9.0 0 0 0 000 000 000009006 000996 ili

Damnh muc tir Viet tat 0000 vii

Danh mục bang Dieu s.sessessessssssessescessssssessessessssssssscssesssssscssessecsucsscssesonsaneeseeses viii

Danh mục Dinh o- 5 G2 6< %4 %4 %9 9 9.9.9 00400490 009800004 8.0 ix

MG đầu w sssssssssssssssssscsssesssssesssssssessssssssssesssssessssssssssssessssessssnscsssnsessssesssssessssneeesssseeses 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài -s-s-s-cs<csscssersersetssesserserserssrsserserssrse 1

1.2 Tổng quan tài liệu -s° 2 ss©ss©ss+ssevssEssEssrsstrserserssrssrrssrssrsee 21.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài -s-s-sssscssssssessessesserssrssrsee 3

1.3.1 Mục ti CRU SH TH HH kg 3

1.3.2 Mục tiêu cụ thể c:25S+ 25t 2Ext 2E 2E 2211 2211.211 31.3.3 Đối tượng và phạm vi NNIEN CÚI cecceccesesssssessessesessesesesesseeseeseesessessesseaes 3

1.3.4 Phương pháp nghién CỨU ch HH kg ky 4

1.3.5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của để tài -:5:©ccSsce+E+EsErEvEsrresrsrs 4

1.3.6 c con hố 4

CHUONG 1: Cơ sở lý luận về quan lý tiến độ dự án đầu tưr 5

1.1 Tông quan quản lý tiến độ các dự án đầu tư -c s5 s<<es 5

1.1.L Khái niệm quản lý tiến độ dt đm - «5c cSs+Se+E‡E+EeEEeEkerkerkerrrerxee 5

1.1.2 Mục tiêu thực hiện quản lý THEN AO ceccescscecesesvesesvsvssesesvsreseseesesssvsveseavsveseaees 5

1.13 Quy trình quan ly THEN AO AUC Gh RRRRRRREEEEESEREEe.aaa 51.2 Nội dung công tác quản lý tiến độ các dự án đầu tư xây dựng công trình

71.2.1 Lập kế hoạch quản lý tien độ - + + 5 St‡E‡E‡EEEEEEEEEEEEEEerkerrrkrree 71.2.2 Xác định các hoạt động CUA AW GN vocceccsccccscccscscessccesecssssessseseseeseseessseesseeees ọ 1.2.3 Xác định trình tự thực hiện các công VIỆC -c«-~ecx+<scxsssesssxss Il

1.2.4 U6c tinh thời gian thực hiện hoạt động - +2 55552 <+x+s<sc+xss2 18

Ễ/, 1 15 o1 ốc 22

1.2.6 Kiem soGt ng 87h nhe 30

1.3 Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả công tác quản lý tiến độ dự án đầu tư xây

1.3.2 Đo lường các biến động về chỉ phí -+- 2+ ©5z+ce+c+£eEtezEzrerserreee 37

1.4 Một số yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 38CHƯƠNG 2 Thực trạng công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xâydựng của Tập đoàn PCI - o5 < 5< 9 9 9 0 000000 0000 41

2.1 Tổng quan về công ty cỗ phần Tập đoàn PCI - 2 5° se s2 41

2.1.1 Thông tin chung VỀ CONG ty cecceccscescessessesvssseseeseesessessessesesssessesseeseesessessess 41

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty PC] Œroup 4I

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Tập đoàn PCÏ -« -«+ 43

2.1.4 Đặc điểm một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty PCI 442.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty PC] + cs+cs+Et+E+EcEEerkerkerkerxereses 462.1.6 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty PCI Group trong 4 năm ganAdy (2018-2021) 777Ẽ7Ẽ7Ề7 — - 502.2 Sự cần thiết phải quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng 54

2.2.1 Đặc điểm cua các dự án dau tư xây dựng được quản lý tại Công ty PCI

34

2.2.2 Sự cân thiết của công tác quản lý tiễn độ dự án dau tư tại PCI 562.2.3 Cơ sở pháp lý thực hiện công tác quản lý tiễn độ dự án 562.3 Thực trạng công tác quán lý tiến độ các dự án đầu tư xây dựng của công

ty cô phân Tập đoàn PC1 5< 5 59 9 1 9 9.9.9.0 09.9.0009 6989 150 57

2.3.1 Quy trình quản lý tiến độ dự GMeescecceccesscescsssessessvessessessesssessessessessesseeseees 57

2.3.2 Công tác tổ chức nhân sự quản lý tiễn độ dự ám -. -5:©5c©52 ó02.3.3 Nội dung quản lý tiễn độ thực hiện dự GN -ccccccccccEsEsrererereseses 61

2.3.4 Đánh giá chung công tác quan lý tiễn độ thực hiện dự án của công ty cổ

phần Tập đoàn PCI giai đoạn 2018 - 202 Ï s-cSSS+ssksseeesseeesrs 65

CHƯƠNG 3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án củaCông ty ÍPC I 2 << << HH I0 0000008050.00000005080 91

3.1 Chiến lược phat trién của công ty -s-scscsscssessesserssessess 91

3.1.1 Chiến lược tổng thể - + Et+E+E+EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErkerkerrree 91

3.1.2 Mục tiêu chiến lược cho các lĩnh vực kinh doanh s©sccs+cccs¿ 023.1.3 Mục tiêu cụ thể của lĩnh vực Đầu tư bắt động SANE «- 933.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ của Công ty 93

3.2.1 Hoàn thiện các giai đoạn quản lý THEN AO eccecsseccsseecssvsrssvsrssssseessseentsenees 93

3.2.2 Nang cao năng lực đội ngũ cán bộ, công nhân VIEN - 101

3.2.3 Nâng cao hiệu suất, hiệu quả tương tác giữa Chủ dau tư, don vị Tư vấn —giám sát và nhà thÂMM - -©5+©525< St EE E2 E E21 2121101111211211.11 11 re 102

Kt AM 106

PHU TỤC 0 <5 < G9 0 T0 0.0000 00060.0 107

VI

DANH MUC TU VIET TAT

STT Ký hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

1 QLDA Quản lý dự án

2 PCI Công ty cô phan Tập đoàn PCI

3 UBND Ủy ban nhân dân

4 PCCC Phòng cháy chữa cháy

5 DAĐT Dự án đầu tư

6 ĐT XDCT Đầu tư xây dựng công trình

DANH MUC BANG BIEU

Bang 1.1: Y nghĩa của chỉ tiêu phan trăm về kế hoạch ¿©2222 s52 36Bang 1.2: Y nghia cac chi số hiệu quả thực hiện tiễn đỘ -¿-sccccecxsxsrerrrsrvrs 36Bang 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của PC1 giai đoạn 2018- 2021 51Bảng 2.2: Cơ cau phân tách công Vi6C cesecssesssesssessssessesssessecssecssessecssecssecseessecsseess 62

Bang 2.3: Xác định công việc trong dự án “Chung cư PCC1 Vĩnh Hưng” 63

Bảng 2.4: Trình tự thực hiện một số công việc chuẩn bị thủ tục đầu tư 67Bang 2.5: Ước tinh thời gian thực hiện của trong giai đoạn chuẩn bị thủ tục đầu tư

— S 71Bảng 2.6: Điều chỉnh tiến độ các dự án -¿- - c©++x+ESEE+E+EvEEEESEEEEEErkerrkrkerrreree 73

Bảng 2.7: Phân phối nguồn lực cho hoạt động chuẩn bị thủ tục đầu tư 74

Bảng 2.8: Quy định báo cáo tiễn độ của công ty -¿ -¿©2+2sz2cxrerxsrresree 78Bang 2.9: Bảng đánh giá tiến độ thực hiện - 2-55 52S2+E22E£EerEerxerxersrree 79Bang 2.10: Điều chỉnh tiến độ thực hiện dự án PCCI Thanh Xuân 82

Bảng 2.11: Danh mục dự án công ty thực hiỆn -. 5 555 *+*sksseeesseesesers 86

Bảng 2.12: Thống kê tiến độ các giai đoạn thực hiện của hai dự án 87Bang 3.1: Các tiêu chí về tiến độ cần đánh giá của dự án - sec s2 97

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Sơ đồ t6 chức của Tập đoàn PC l -¿- 2 s2 ++££+£++E£Eerkerxerxersree 46Hình 2.2: Số lượng nhân viên của PC ¿- ¿2 ©£+2x++Ex+2EEtrx++rxezrxrrresree 49Hình 2.3: Cơ cấu nhân viên PC1 theo độ tuôi và theo trình độ lao động 50Hình 2.4: Quy trình quản lý tiến độ dự án - 2-2 ©E2E2+EE+EEeEEerEzrxerkerkerex 58Hình 2.5: Sơ đồ phân tích tình huống giai đoạn chuẩn bị đầu tư -. 75Hình 2.6: Bản kế hoạch tiến độ dự án PCCI Vinh Hưng -. - 5 5552 52 76Hình 2.7: Bảng kiểm soát tiến độ các dự án ¿- 5¿©c+22++2x+erxzrxrrrecree 82Hình 3.1: Phần mềm SmartCPM trong ứng dụng lập kế hoạch tiến độ 94Hình 3.2: Hệ thống PIMIS 2- 22 +¿+SE+2EE£EEESEE2E1221127112212112711271 21121 crk.96Hình 3.3: Hệ thống kiểm soát tiến 6 - 2-2-5 2 +E£EE£EEEEEEEEEEErErrerrees 100

MỞ DAU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hà Nội là thành phố đông dân thứ hai trong 63 đơn vị hành chính cấp tỉnh củaViệt Nam sau thành phố Hồ Chí Minh với dân số ước tính khoảng 8,25 triệu người(theo Niên giám thống kê 2020) tăng thêm 200 nghìn người so với năm 2019 Do đó,nhu cầu về nhà ở tại Hà Nội vẫn luôn cao Gần đây, các doanh nghiệp có xu hướngđầu tư xây dựng các khu chung cư cùng các dịch vụ tiện ích đi kèm Nhận thấy được

cơ hội, Tập đoàn PCI tích cực tham gia đầu tư dự án chung cư với tư cách chủ đầu

tư mong muốn mang lại những căn hộ chất lượng đến tay khách hàng

Thực tế, lĩnh vực đầu tư xây dựng thường tồn tại nhiều hạn chế liên quan đếnhiệu quả quản lý cũng như chất lượng của các DAĐT chưa được quan tâm để cảithiện Đặc biệt là vấn đề chậm tiến độ trong thực hiện dự án đầu tư, đây là một trongnhững nguyên nhân phô biến ảnh hưởng đến chỉ phí, gây lãng phí, thất thoát nguồnvốn đầu tư Cham tiến độ thực hiện dự án thường ảnh hưởng bởi các nguyên nhânchủ yếu có thê ké đến như cơ cấu tô chức trong dự án chưa được hoàn thiện, quy trìnhquản lý còn lỏng lẻo, đội ngũ cán bộ thực hiện quản lý thiếu chuyên môn, chưa đủchuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu đặt ra

Trong hai năm 2020 và 2021, dịch bệnh Covid 19 bùng phát tạo ra nhiều khó

khăn cho xã hội và cũng có tác động lớn đến lĩnh vực xây dựng khi lệnh giãn cách xãhội được ban hành, người lao động không thê làm việc dẫn đến tình trạng thời gian

thực hiện dự án bi trì hoãn và chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu trong thời gian

này là không nhỏ Tuy van đề mat kiêm soát tiến độ là van đề phô biến tại Việt Namnhưng việc nhìn nhận van đề vẫn luôn mang tính cấp thiết đối với bộ phận quản lý dégia tăng chất lượng và cũng làm giảm chi phí dự án giúp doanh nghiệp tạo ra được

nhiêu lợi nhuận hơn.

Trong thời gian thực tập tại Ban QLDA Bat động sản của công ty cổ phan Tậpđoàn PC1, em nhận thay công tác QLDA nói chung và công tác quan lý tiến độ thựchiện DADT nói riêng là vấn đề cần được chú trọng hoàn thiện để nâng cao chất lượng

và hiệu quả công việc trong dự án.

Chính vì vậy, sau quá trình tiếp nhận kiến thức được từ trường học cùng những

tim tòi khám phá của bản thân, em mong muôn thực hiện dé tài “Hoàn thiện công tác

quản lý tiến độ thực hiện DAĐT xây dựng của công ty cổ phần Tập đoàn PC1” délàm đề tài của mình.

1.2 Tổng quan tài liệu

Tiến độ thực hiện dự án chưa phải là đề tài được khai thác khá nhiều trongcác nghiên cứu cũng như luận văn tại Việt Nam, tuy nhiên bởi tính cấp thiết của

nó đặc biệt trong các dự án của Nhà nước thì đây vẫn là van dé cần được bổ sung

nghiên cứu.

Trong nghiên cứu “Công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án thủy điện sông

Bung 4” của Huỳnh Thị Hồng Vân (2010) cho thấy tình hình thực hiện các giai đoạnlập kế hoạch quản lý, giai đoạn giám sát tiễn độ và công tác kiểm soát tiến độ dự án.Ngoài ra, tác giả còn phân tích các nhân tố tác động đến tiễn độ thực hiện dự án theotừng hoạt động cùng các chủ thé có ảnh hưởng đến nội dung nghiên cứu Từ đó, đưa

ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý tiến độ tại dự án

Năm 2011, tác giả Vũ Tiến Hưng có nghiên cứu tương tự về “Công tác quản

lý tiến độ thực hiện DAĐT xây dựng công trình thủy điện Iagrai 3 tại Gia Lai” Tácgia sử dụng nhiều phương pháp như thu thập, phân tích tng hợp cùng phương phápchuyên gia dé đưa ra các ý nghĩa sâu rộng hơn trong quản lý tiến độ dự án

Nghiên cứu “Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện DAĐT xây dựngcủa công ty cổ phan và xây dựng Xuân Mai” của Nguyễn Văn Tuyên (2015) phân

tích đặc điểm của các dự án dat và chưa đạt tiến độ kế hoạch trong trong quá khứcủa doanh nghiệp để từ đó so sánh và đưa ra các nhân tố tác động đến quá trìnhquản lý tiến độ dự án cũng như nhìn nhận các nhân tố dẫn đến việc chậm tiến độ

thực hiện dự án.

Tác giả Đào Ngọc Dương đã dựa theo tình hình quản lý tiến độ thi công thực

tế nhằm đưa ra các yếu tổ chủ quan và khách quan ảnh hưởng tới công tác quản lýtién độ đi cùng là những biện pháp giải quyết mà Ban QLDA đã thực hiện nhằm làm

giảm nguy co chậm tiến độ dự án trong nghiên cứu “Hoàn thiện công tác quản lý tiến

độ thi công công trình xây dựng tại Ban QLDA Thoát nước và xử lý nước thải thành

phó Thái Nguyên” vào năm 2017

Bên cạnh đó, các nghiên cứu tại Việt Nam còn chưa thực sự đào sâu về vân đê

như nhân tô ảnh hưởng đên tiên độ nên tham khảo các nghiên cứu từ nước ngoài là

cân thiệt.

Theo R Vidhyasri và R Sivagamasundari (2018), nghiên cứu xem xét đến bảynhóm vấn đề có tác động đến tiến độ thực hiện dự án Sau khi tiến hành phân tíchSPSS qua các số liệu thô chọn lọc được từ các bảng hỏi, các kết quả được biểu thịdưới dạng số liệu cũng như biểu đồ thanh và biểu đồ tròn Từ đó, các tác giả đưa racác giải tích khách quan nhất về kết quả thông qua phân tích định lượng Nhóm tácgiả nhận thấy hiệu quả quản lý và việc quan lý nguồn lực là nhân tố quan trọng nhấtđóng góp trong việc hoàn thành dự án Ở mức độ tiếp theo, các nhóm yếu tố bao gồmnăng lực kỹ thuật, quản lý tài chính và hỗ trợ quản lý có ảnh hưởng thấp hơn Và cuối

cùng, các yếu tố liên quan đến xã hội, môi trường và an toàn được coi là ít quan trọng

nhất đối với người tham gia khảo sát

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

1.3.1 Mục tiéu chung

Thực hiện nghiên cứu va ứng dụng cơ sở lý luận về công tác quản lý tiến độ cácDADT của Khối Bắt động san của công ty Xây lắp I

1.3.2 Mục tiêu cụ thể

- _ Nghiên cứu thực trạng quản lý tiến độ DAĐT xây dựng của Khối Bat động

sản của công ty Xây lắp I; nêu ra những điểm mạnh, điểm yếu trong công tácquản lý tiến độ thực hiện của doanh nghiệp

- Duara một số giải pháp đối với Khối Bat động sản nhằm đề xuất phương án

nâng cao hiệu quả công tác quản lý tiến độ thực hiện các DAĐT thuộc tráchnhiệm của Khối

1.3.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác QLDA của Khối Bat động sản đối với tiến độ thực hiện các dự án dưới sự

quản lý của Khối

1.3.3.2 Phạm vi nghiên cứu

a Phạm vi về không gian:

Nghiên cứu các hoạt động quản lý tiễn độ dự án trên địa bàn doanh nghiệp đầu tư chủyếu tại Hà Nội, cụ thể tại quận Thanh Xuân, quận Hoàng Mai, quận Bắc Từ Liêm,huyện Gia Lâm.

b Phạm vi về nội dung

Đề tài thực hiện nghiên cứu và phân tích tập trung vào công tác quản lý tiến

độ các DA ĐT của công ty PCI với các giai đoạn lập kế hoạch quản lý tiễn độ, giám

sát và kiêm soát tiên độ và một sô các yêu tô tác động đên tiên độ thực hiện dự án.

c Pham vi về thời gian:

Bài viêt chủ yêu nghiên cứu và phân tích sô liệu thứ cap được cung cap từ quý

công ty trong giai đoạn 2018-2021.

1.3.4 Phương pháp nghiên cứu

Nhăm hoàn thành các mục đích và nhiệm vụ được nêu trên, các tài liệu có liên quan đên nội dung nghiên cứu của đê tài được thu thập, tông hợp và chọn lọc nhăm

mục dich phân tích, so sánh và đánh giá dé giải quyết nhiệm vụ đã đặt ra

1.3.5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- _ Nghiên cứu, phân tích và đánh giá tình hình thực hiện dé phát hiện ra những

điểm yếu trong cơ chế quản lý tiến độ các DAĐT của Khối Bất động sản, từ

đó đề xuất giải pháp nhằm cải thiện công tác quản lý và tìm hướng giải quyếtcác công việc thường xuyên chậm tiến độ

- Pong góp mới: Xác định các yếu tô có ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án

và mối liên hệ giữa các yếu tố đó với tiễn độ thực hiện dự án; đề xuất giải phápnhằm thúc đây tiến độ dự án, hướng tới tiết kiệm cũng như nâng cao hiệu quả

đầu tư dự án của doanh nghiệp

1.3.6 Kết cấu của đề tàiChương 1: Cơ sở lý luận về quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng công trình

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiễn độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng của

công ty Xây lắp điện I

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án của công ty

Xây lắp điện I

CHUONG 1:

CO SO LY LUAN VE QUAN LY TIEN DO DU AN DAU TU

1.1 Tổng quan quản lý tiến độ các dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm quản lý tiến độ dự ánTheo Giáo trình Quản lý dự án của PGS.TS Từ Quang Phương: “Quản lý tiến

độ dự án là quá trình bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực

hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các côngviệc dự án trên cơ sở các nguôn lực cho phép và những yêu cau về chất lượng đã định.”

1.1.2 Mục tiêu thực hiện quản lý tiến độCác nhà QLDA thực hiện quản lý tiến độ nhằm đảm bảo các dự án và hạngmục thuộc dự án được tiễn hành theo tiễn độ kế hoạch, đảm bao chất lượng theo thiết

kế phê duyệt

1.1.3 Quy trình quản lý tiến độ dự án

Quy trình quản lý tiến độ dự án là một quy trình khép kín, bắt đầu từ thời điểm

chuẩn bị đầu tư xây dựng và kết thúc khi công trình được nghiệm thu, bàn giao, thực

hiện vận hành khai thác Dựa trên bảng phân công công việc toàn diện của dự án, cácnhà quản lý có trách nhiệm thực hiện các công việc theo đúng tiễn độ được đặt ra

Theo nghiên cứu từ PMBOK® Guide phiên bản thứ sáu, quy trình quản lý tiến

độ dự án bao gồm 6 bước:

Xác định công việc của dự án

Xác định trình tự thực hiện công việc

Ước lượng thời gian thực hiện công việc

Phát triển kế hoạch tiến độ

( Kiểm soát tiến độ )

Hình 1.1: Lưu đồ quy trình quản lý tiến độ thực hiện dự án

Nguôn: Tác giả thu thập

Bưóc 2: Xác định công việc cụ thé của dự án

Nhà quản lý chỉ ra các hành động cụ thé thuộc dự án dé tạo ra sản phẩm, dịch

vụ thuộc dự án Đây là quá trình phân tách các gói công việc thành các hoạt động theo

thời gian dé tạo cơ sở cho việc ước tính, lập sơ đồ phân công công việc trong giai đoạn

thực hiện, giám sát và kiêm soát đê có tiên độ làm việc phù hợp và hiệu quả.

Bước 3: Sap xép trình tự thực hiện các công việc

Đây là quá trình hình thành các mối quan hệ giữa các công việc trong dự án,

từ đó sắp xếp thứ tự một cách hợp lý cho các hành động giúp nhà quản lý quan sát dự

án từ tổng quan đến chi tiết bức tranh công việc của dự án rõ ràng hơn Đây là công

việc được thực hiện thường xuyên trong vòng đời của dự án.

Bước 4: U6c tinh thời gian thực hiện công việc

Ước tính khoảng thời gian là hoạt động tính toán các khoảng thời gian công

việc cần thiết cho việc hoàn tất các hoạt động riêng lẻ Nhà quản lý thực hiện ước tínhthời gian hoàn thành từng công việc dựa theo ước tính các nguồn lực được sử dụngvới các phương pháp được áp dụng như tham khảo ý kiến từ chuyên gia, so sánh các

dự án tương đương và ước lượng tham số hóa Parametric estimating

Bước 5: Phát triển kế hoạch tiến độ

Phát triển kế hoạch tiến độ là quá trình phân tích và sắp xếp thứ tự thực hiện

các công việc được nêu ra, thời gian thực hiện, yêu cầu về nguồn lực thực hiện và

ràng buộc về thời gian của dự án Việc xây dựng một kế hoạch rõ ràng giúp các nhàquản lý tổng hợp các thông tin liên quan đến kế hoạch và tiến độ kế hoạch trong mộtkhung tham chiếu quy chuẩn

Bước 6: Kiểm soát tiễn độ thực hiện dự án

Kiểm soát tiễn độ dự án là quá trình dõi theo trạng thái của dự án, phân tích vàđánh giá dự án thực tế cùng giám sát sự thay đổi kế hoạch để quản lý chúng Hoạtđộng kiểm soát tiễn độ nhằm mục đích thực hiện các công việc sát với kế hoạch đượcđặt ra, hạn chế sự chênh lệch so với kế hoạch cũng như tránh được những rủi ro và

nhanh chóng xử lý mọi tình huống bat thường.

1.2 Nội dung công tác quản lý tiến độ các dự án đầu tư xây dựng công

trình12.1 Lập kế hoạch quản lý tiến độ

1.2.1.1 Đầu vào của quá trình lập kế hoạch quản lý tiến độ

- _ Kế hoạch QLDA

Kế hoạch QLDA bao gồm Kế hoạch quản lý phạm vi dự án vạch ra quy môthực hiện dự án cũng như cung cấp thông tin về cách thức triển khai bản kế hoạchtiến độ và Phương pháp phát triển dự án xác định cách tiếp cận lập kế hoạch, kỹ thuậtước tính, công cụ lập, giám sát và kiểm soát tiến độ dự án

- Cac yếu tô môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình lập kếhoạch quản lý tiến độ như văn hóa và cơ cấu tô chức của doanh nghiệp; khả năng sẵn

có nguồn lực cũng như năng lực của các nhà quản lý; phần mềm lập tiến độ; cácnguyên tac và tiêu chí dé điều chỉnh bộ quy trình và thủ tục mẫu của tổ chức nhăm

đáp ứng nhu cầu cụ thể dự án và hệ thống thông tin dữ liệu thương mại được tiêu

chuẩn hóa

- Tai sản quy trình tổ chức

Các nội dung của quy trình tổ chức có thé tác động đến quy trình quản lý tiến

độ với các nội dung như tài liệu về các dự án tương tự của doanh nghiệp hay toàn

ngành và bài học kinh nghiệm; những chính sách, thủ tục liên quan đến quản lý vàkiểm soát, phát triển lịch trình chính thức và không chính thức hiện có; những mẫu

hướng dẫn; những công cụ giám sát.

1.2.1.2 Các công cụ và phương pháp lập kế hoạch tiến độ dự án

- Phương pháp đánh giá chuyên gia

Phương pháp được xem xét từ các cá nhân hay tổ chức có kiến thức chuyên

môn hay được đảo tạo trong các dự án có nội dung tương tự trong quá khứ được yêu

cầu như lập kế hoạch phát triển, quản lý và kiểm soát; phần mềm lập tiến độ và lĩnhvực cụ thé

- _ Phân tích dữ liệu

Kỹ thuật phân tích dit liệu được đề xuất cho quá trình này là phân tích thaythé Day là phương pháp phân tích dựa vào mức độ chỉ tiết của tiễn độ dự án, khoảngthời gian cân thiêt cho từng giai đoạn lập kê hoạch và tân suât cân xem xét và cậpnhật Yêu cần đạt được sự cân bang thích hợp là cần thiết dé quản lý tiến độ

- Cac cuộc họp giữa các bên liên quan

Các nhà QLDA tổ chức các cuộc gặp mặt giữa các bên nhăm mục đích lập kếhoạch phát triển tiến độ dự án Những thành viên có thê tham gia cuộc họp này thường

là nhà QLDA, nhà tài trợ dự án, thành viên dự án, người chịu trách nhiệm lập kếhoạch hoặc thực hiện kế hoạch và các bên liên quan được chọn

1.2.1.3 Đầu ra của quá trình lập kế hoạch tiến độ

Bản kế hoạch quản lý tiến độ - kết quả của quá trình lập kế hoạch là một phầncủa kế hoạch QLDA nhằm thiết lập các tiêu chí và các hoạt động đề phát triển, giámsát và kiểm soát lịch trình Bản kế hoạch quản lý lịch trình có thé được công khai giữacác bên hay thé hiện sự chỉ tiết cao được quy định theo một khung tham chiếu rộngdựa trên nhu cầu sử dụng của các bên tham gia dé tiến hành kiểm soát các hoạt độngphù hợp Kế hoạch quản lý tiễn độ có thể được thiết lập dựa vào các yếu tố sau:

- Nha quản lý sử dụng các phương pháp và công cụ lập kế hoạch dé phát triển

mô hình tiến độ dự án

- _ Thời gian phát hành và độ dài vòng lặp sử dụng khi áp dụng phương pháp

adaptive, time-boxed cho các lần phát hành, vòng lặp

- Nha quản lý xác định mức độ chênh lệch nhăm đưa ra phạm vi dao động trong

ước tính thời lượng thực hiện công việc và chi phí dự phòng cho các biến cố

có thê xảy ra

- Tùng loại nguồn lực được xac định với các đơn vi đo lường riêng

- Nha quản lý sử dung WBS cho phép tạo ra sự nhất quán với các giá trị được

dự tính và tiến độ kết quả

- Báo cáo được quy định dưới nhiều hình thức và tần suất khác nhau

- Phương pháp đánh giá trong kỹ thuật EVM như SV, SPI.

- Quy tắc dé thiết lập phan trăm hoàn thành

1.2.2 Xác định các hoạt động của dự án

Nhà QLDA xác định công việc thực hiện dự án cụ thé, xây dựng biểu đồ chocác nhóm công việc dé phat triển kế hoạch tiễn độ làm việc Xác định các hoạt độngthường được xây dựng theo sơ đồ Câu trúc phân chia công việc (WBS) khi thực hiện

chia nhỏ các đầu mục công việc Ứng dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc WBS giúp

nhà quản lý dự án thực hiện nhanh chóng hơn việc xác định tất cả các đầu mục công

việc và liệt kê chi tiết chúng trong của bản kế hoạch dự án

1.2.2.1 Đầu vào của quá trình xác định các hoạt động

- _ Kế hoạch lập QLDA

Các thành phần của bản kế hoạch QLDA bao gồm kế hoạch quản lý tiến độđược xây dựng bằng phương pháp luận với khoảng thời gian của các giai đoạn dé lập

kế hoạch cùng mức độ chỉ tiết cần thiết kế quản lý công việc; phạm vi cơ sở dự án

mô tả sơ đồ phân công công việc WBS, cách phân phối, ràng buộc cùng các giả địnhđược xem xét một cách rõ ràng.

- _ Các yếu tổ môi trường doanh nghiệp

Các yêu tô tác động đên quá trình xác định các dau mục công việc cân thựchiện bao gồm văn hóa và cơ cau doanh nghiệp; hệ thong thông tin QLDA

- Tai sản quy trình tổ chức

Các nội dung của quá trình tổ chức liên quan đến quá trình xác định hoạt độngbao gồm bài học kinh nghiệm trong các danh sách hoạt động được sử dụng trong các

dự án tương tự; các quy trình được tiêu chuẩn hóa; mẫu có chứa danh sách phân chia

công việc hoặc một phần của danh sách công việc thực hiện từ các dự án trước; cácchính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan đến lập kế hoạch hoạt động chính thức và

không chính thức hiện có được đánh giá trong việc chia nhỏ các đầu mục công việc

1.2.2.2 Các phương pháp và công cụ xác định công việc

- Phương pháp chuyên gia

Phương pháp chuyên gia được xem xét từ các cá nhân hoặc tô chức có kiên

thức chuyên môn từ các dự án đã và đang được thực hiện.

- Phwong pháp phân tích

Phân tích là một kỹ thuật được sử dụng dé phân chia nhỏ phạm vi dự án và

phân phối dự án thành các phần nhỏ hon, dé quản lý Quy trình xác định hoạt độngxác định kết quả đầu ra cuối cùng là các hoạt động thay vì là phân phối như được

thực hiện trong quy trình tạo WBS Các gói công việc trong WBS được phân tích,

chia nhỏ thành các công việc chỉ tiết đủ dé người được giao nhiệm vụ hiểu và hoàn

thành có hiệu quả công việc đó Sự góp mặt của các thành viên trong nhóm vào quá

trình phân chia có thê dẫn đến kết quả tốt hơn và chính xác hơn

- _ Cuộc họp giữa các bên liên quan

Các cuộc họp có thê được tô chức với các thành viên trong nhóm hoặc các chuyên gia vê chủ đê đê xác định các công việc cân thiệt nhăm hoàn thành dự án có hiệu quả.

1.2.2.3 Đầu ra của quá trình xác định công việc

- Danh sách hoạt động của dự án

Danh sách hoạt động bao gồm các hoạt động theo lịch trình được yêu cầu trong

dự án Đối với các dự án sử dụng quy hoạch cuốn chiếu hoặc kỹ thuật nhanh, danhsách hoạt động sẽ được cập nhật định kỳ khi dự án tiễn triển Danh sách bao gồm mãđịnh danh công việc và phạm vi mô tả công việc với nội dung được mô tả đầy đủ, chitiết để đảm bảo rằng các nhà quản lý thuộc nhóm dự án nắm rõ các công việc cầnphải hoàn tat

- _ Thuộc tính hoạt động của dự án

Dựa vào các thành phần có liên hệ với mỗi công việc, thuộc tính hoạt độngcủa chúng đưa ra các mô tả chỉ tiết hơn về các công việc Các thuộc tính này đượcphát triển và bố sung theo thời gian Trong thời gian đầu của dự án, các hoạt độngcần gan mã định danh hoạt động duy nhất, mã hoạt động WBS hoặc nhãn tên Khiviệc lập dự án hoàn tất, các hoạt động chứa nội dung mô tả công việc cụ thể, các công

việc trước và sau nó, mối quan hệ logic và độ trễ của công việc; các yêu cầu về nguồn

lực, thời gian thực hiện, các ràng buộc và giả định về công việc Các nhà quản lý sử

dụng thuộc tính hoạt động như một công cụ dé phat triển tiến độ nhằm chon lọc, sắp

xếp thông tin về các hoạt động theo các cách khác nhau, từ đó tìm ra phương hướngtốt nhất

- Danh sách các cột moc dự án

Một cột mốc quan trọng là một điểm hoặc sự kiện quan trọng trong một dự án.Danh sách cột mốc xác định tất cả các cột mốc trọng yếu của dự án và cho biết cácnhân tổ bắt buộc thuộc các cột mốc như yêu cầu của hợp đồng, các yếu tố dựa trênthông tin các dự án từ trước Các mốc quan trọng không chứa thời gian thực hiện bởi

chúng biểu diễn một điểm hoặc sự kiện quan trọng

- _ Bản kế hoạch QLDA cập nhật

Bat ky thay đôi nào đối với kế hoạch QLDA đều trải qua quá trình kiểm soát

sự thay đổi của tổ chức dựa theo các phương thức thay đổi Các thành phan có théyêu cầu thay đổi đối với kế hoạch QLDA bao gồm:

> Lịch trình cơ sở: Trong suốt dự án, các gói công việc được dần dần chỉ tiết hóa

thành các hoạt động Quá trình này có thê tiết lộ công việc không nằm trong

đường cơ sở lịch trình ban đầu, yêu cầu ngày hoàn thành dự án hoặc các mốclịch trình quan trọng khác năm trong cơ sở lịch trình

> Đường cơ sở chi phí: Những thay đổi đối với đường cơ sở chi phí được kết

hop dé đáp ứng với những thay đổi đã được phê duyệt trong các hoạt động

theo lịch trình.

1.2.3 Xác định trình tự thực hiện các công việc

Khi xác định trình tự thực hiện của các công việc trong dự án, nhà quản lý dự

án quan tâm đến mối quan hệ thông qua các logic về kỹ thuật trong công nghệ tạo rasản phẩm hay mức độ sẵn có của nguồn lực hay quyết định của nhà quản lý dự án

Tắt cả hoạt động ngoại trừ hoạt động đầu tiên và cuối cùng phải được liên hệ

với ít nhất với một hoạt động trước hoặc sau nó tạo ra mỗi quan hệ logic thích hợp.Các mối quan hệ logic nên được thiết kế nhằm xây dựng một lịch trình dự án hợp lý

Có thé áp dụng thời gian dẫn đầu hoặc thời gian trễ giữa các công việc dé đạt đượctiễn độ thực tế so với kế hoạch Việc sắp xếp theo trình tự có thé được thực hiện thôngqua áp dụng phần mềm QLDA hoặc bằng các kỹ thuật thủ công hoặc tự động Quátrình sắp xếp công việc vào việc chuyên đôi các hoạt động của dự án từ một danhsách một sơ đô đề lập đường cơ sở tiên độ.

- Moi quan hệ phụ thuộc về logic thực hiện các công việc

Mối quan hệ về logic thực hiện hay mối quan hệ phụ thuộc cứng là mối quan

hệ quy định trình tự trước sau của từng công việc trong dự án Đây có thể coi là một

môi quan hệ bắt buộc.

- Moi quan hệ phụ thuộc vào mức độ san có của nguồn lực

Trình tự thực hiện các công việc bị thay đôi không còn được tuân thủ theo

logic kỹ thuật ban đầu do yêu cầu quản lý hay hạn chế về nguồn lực thực hiện Cáccông việc có thê chuyền đổi từ tiến hành tuần tự sang tiễn hành đồng thời hoặc ngượclại với việc áp dụng trễ trong xác định mối quan hệ giữa chúng

- Moi quan hệ phụ thuộc vào quyết định của nhóm dự án

Nhóm dự án thực hiện xác lập trình tự thực hiện thông qua kiến thức cũng như

kinh nghiệm từ các dự án đã triển khai Ngoài ra, việc xác định mối quan hệ phụ thuộc

còn có thé dựa trên các khía cạnh hay đặc thù cụ thể của dự án mà được sắp xếp VỚItrình tự ưu tiên Những quyết định từ nhóm dự án liên quan đến việc xác định thờigian dự trữ của công việc cũng như việc phân phối nguồn lực nên cần tiến hành văn

bản hóa và giải trình cụ thê.

- Moi quan hệ phụ thuộc vào mức độ san có của nguồn lực

Trình tự thực hiện công việc dưới sự tác động của nguồn lực có thé thay đôitùy thuộc vào quyết định của nhóm dự án Khi dự án hạn chế về nguồn lực hoặc cácyêu cầu khiến cho nguồn lực trở nên khan hiếm, các công việc của dự án có thêchuyên từ tiễn hành tuần tự sang tién hanh song song hoặc ngược lại, đồng thời, cáccông việc cũng được áp dụng độ trễ khi xác định các mối liên hệ với nhau

1.2.3.1 Đầu vào của quy trình sắp xếp thứ tự công việc

- Kế hoạch QLDA

Kế hoạch QLDA bao gồm bản kế hoạch quản lý tiến độ giúp định hướng

phương pháp được sử dụng cùng mức độ chính xác với các tiêu chí khác cần thiết vàphạm vi cơ sở dự án đưa ra so đồ WBS, các ràng buộc và giả định được phân tích và

đánh giá một cách rõ ràng khi sắp xếp các công việc của dự án

- Tai liệu dự án

Tài liệu dự án bao gồm:

> Các thuộc tính hoạt động mô tả một chuỗi công việc không thé thiếu hoặc các

môi quan hệ logic cũng như độ tré đã xác định giữa các sự kiện với nhau.

> Danh sách công việc chứa nội dung tất cả các công việc theo tiễn độ cần thiết

với thứ tự được sắp xếp Sự phụ thuộc của hoạt động này có thé tác động đếnthứ tự của các hoạt động khác.

> Nhật ký giả định ghi lại các giả định và ràng buộc có thể ảnh hưởng đến cách

sắp xếp các hoạt động, mối quan hệ giữa các hoạt động, nhu cầu về khách hàng

tiềm năng, độ trễ và có thé làm phát sinh ra các rủi ro riêng lẻ tác động tiêucực đến tiễn độ dự án

> Danh sách cột mốc có thé có các ngay đã lên lịch cho các cột mốc cụ thé, có

thể ảnh hưởng đến cách sắp xếp các công việc

- _ Các yếu to môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố có thể tác động đến giai đoạn sắp xếp công việc bao gồm các tiêu

chuẩn của chính phủ hay ngành; cơ sở dữ liệu QLDA của tô chức; công cụ lập tiến

độ và hệ thống ủy quyền công việc của tô chức

- Tai sản quy trình tổ chức

Tài sản quy trình tổ chức bao gồm danh mục đầu tư và các kế hoạch chương

trình cũng như các mỗi quan hệ của dự án; các quy định của doanh nghiệp liên quanđến hoạt động; khung tham chiếu có thé được sử dụng dé xúc tiễn chuẩn bị mạng lướicho các công việc trong dự án và bài học kinh nghiệm giúp tối ưu hóa quy trình

1.2.3.2 Phương pháp và công cụ sắp xếp thứ tự công việc

a Phương pháp sơ đồ mạng PDM

Tắt cả các công việc trong dự án đều có ít nhất một công việc được tiễn hànhtrước và một công việc được tiễn hành sau, trừ công việc đầu tiên và công việc cuốicùng Dựa trên mối quan hệ của các công việc, phương pháp sơ đồ mạng PDM thê

hiện chúng dưới bốn dạng, các mối quan hệ có thể sử dụng độ trễ thể hiện khoảng

thời gian tối thiểu mà một công việc phải chờ dé có thé bắt đầu hoặc kết thúc

- _ Mi quan hệ kết thúc - bắt đầu:

Mối quan hệ kết thúc — bắt đầu được sử dụng phô biến và rộng rãi nhất trongphát triển sơ đồ mạng Công việc trước được hoàn thành thì công việc sau mới có thểđược bắt đầu

- Moi quan hệ kết thúc - kết thúc

Việc hoàn thành của công việc trước quyết định tới sự hoàn thành của công

việc sau Khi hai hoặc nhiều hoạt động cùng kết thúc, mối quan hệ này sẽ đượcthiết lập

- _ Mối quan hệ bắt đầu — bắt đầu

Công việc sau chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước được tiễn hành thực hiện

- Moi quan hệ bắt đầu - hoàn thành

Đây là mối quan hệ ít được sử dụng do tính ứng dụng chưa cao Công việc sau

được hoàn thành phụ thuộc vào sự băt đâu của công việc tiên hành trước.

Giai đoạn xác định trình tự thực hiện các công việc kết thúc khi một sơ đồ

mạng dự án được hoàn thiện thê hiện chỉ tiết các công việc cần thiết cũng như trình

tự logic thực hiện chúng PDM có thé được thực hiện thu công hoặc bằng phần mềm

QLDA Đối với quy mô toàn bộ dự án hay các hạng mục chính trong dự án, PDM cóthé thé hiện chi tiết các công việc với thứ tự thực hiện nhất định Bên cạnh đó, bản

mô tả tóm tắt cùng phương pháp phát triển sơ đồ mạng được đính kèm cùng bản sơ

đồ mạng hoàn thiện cung cấp thông tin về giai đoạn này cho các nhà quản lý cấp cao.

b Sơ đồ mạng PERT (phương pháp đường găng)

e Khái niệm:

Sơ đồ mạng PERT là một biểu đồ mô tả trình tự thực hiện các công việc baogồm mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết

thúc của từng công việc và các công việc năm trên đường găng Tiến độ dự án được

thé hiện thông qua việc xác định mối quan hệ phụ thuộc, trình tự thực hiện cũng như

về thời gian bat dau và kêt thúc của tat cả các công việc.

© Một số ứng dụng của sơ đồ mạng PERT

- Làm cơ sở xác định nguồn lực thực hiện dự án theo từng công việc

- Làm cơ sở dự tính thời gian hoàn thành dự án, lập kế hoạch tài chính cho dự án

- Lam cơ sở xác định các công việc găng ít được thay đổi trong quá trình thực

e Nguyên tắc xây dựng sơ đồ mang

- So đồ mạng PERT được vẽ từ trái sang phải

- TAt cả các công việc trước phải được hoàn thành thực hiện thì hoạt động sau

mới có thé bat đầu

- Cac công việc được kết nói với nhau thông qua các mũi tên thé hiện hướng đi

và trình tự thực hiện.

- Cac công việc cần có một chữ số duy nhất dé xác định

- Domiỗi công việc chỉ có thé thực hiện một lần, các mũi tên chỉ có thé đi thắng

và không quay vòng trở lại.

- Sơđỗ mạng không sử dụng các câu thể hiện giả định về điều kiện thực hiện

- Thời điểm bắt đầu dự án được sử dụng một mốc duy nhất, thời điểm kết thúc

dự án cũng được sử dụng một mốc duy nhất

- _ Sử dụng một mốc thời gian chung cho điểm bắt đầu và điểm kết thúc dự án

©_ Phương pháp xây dựng sơ dé mạng

Theo giáo trình Quản lý dự án:

“Đề xây dựng sơ đồ PERT, nhà quản lý có thé thực hiện theo 2 phương pháp

AOA hoặc AON.

- - Phương pháp AOA

Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm:

Y Công việc

Công việc là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thê cân được thực hiện

của dự án Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí dé hoàn thành

* Sự kiện

Sự kiện là điểm chuyền tiếp, đánh dau các công việc đã hoàn thành và bat đầucủa các công việc kế tiếp

¥ Đường

Đường là sự kêt nôi liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên, tính từ

sự kiện đâu đên sự kiện cuôi.

Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA dựa trên các nguyên tắc:

sử dụng một mũi tên có hướng dé trình bày một công việc, môi công việc được biêu

diễn băng một mũi tên nôi 2 sự kiện; đảm bảo tính logic trên cơ sở xác định trình tự

thực hiện cũng như môi quan hệ g1ữa các công việc.

Mạng công việc là sự kêt nôi liên tục giữa các sự kiện và công việc Xây dựng

mạng công việc theo AOA cho thây các sự kiện và công việc rõ ràng tuy khó thực hiện đôi với các dự án phức tạp

dai thời gian thực hiện công việc.

Thứ hai, các mỗi tên chỉ thuan túy xác định thứ tự trước sau của các công việc.

Thứ ba, tat cả các diém nút, trừ diém cuôi cùng, đêu có ít nhât một diém nút đứng sau Tat cả các điêm, trừ diém nut đâu tiên, đêu có ít nhat một diém nút đứng trước.

Thứ tư, trong sơ đô mạng chỉ có một điêm nút đâu tiên và một điêm nút cuôi

cùng.”

c Phương pháp biểu đồ Gantt

Theo giáo trình Quản lý dự án:

“Biểu đồ hình cột Gantt được sử dụng phô biến trong quá trình quản lý các dự

án Biéu đồ Gantt của dự án được đánh dấu dé biéu diễn rõ tiến triển thực tế tại thời

điểm báo cáo

Biểu đồ Gantt của dự án là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như

kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích củaGantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất dé có thể thực hiện các công việc khác nhaucủa dự án Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và

kỳ hạn phải tuân thủ.

Cấu trúc của biéu đồ bao gồm:

- Cột doc trình bày công việc, thời gian tương ứng dé thực hiện từng công việc,

trình bày trên trục hoành.

- Mỗi đoạn thắng biểu hiện một công việc Độ dài đoạn thắng là độ dài công

việc, vị trí của đoạn thăng thê hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

Biêu đô Gantt được sử dụng phô biên bởi nhiêu ưu diém của nó, như:

- Phuong pháp biéu đồ Gantt dé đọc, dễ nhận biết hiện trang thực tế của từng

nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án.

- Dễ xây dựng do đó được sử dung khá phô biến

- _ Thông qua biểu đồ có thé thấy được tình hình nhanh chậm của các công việc

và tính liên tục của chúng Trên cơ sở đó có biện pháp đây nhanh tiến trình,tái sắp xếp công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lựccho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý

- _ Một số ký hiệu riêng trong biểu đồ Gantt nhắn mạnh những van dé liên quan

đặc biệt đến công việc

- _ Đôi khi sử dụng hai sơ đồ Gantt với thời gian triển khai sớm và thời gian triển

khai muộn.

Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có những hạn chế nhất định Đối với những dự

án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ Gantt không thể

chỉ ra đủ sự tương tác và môi tương quan giữa các loại công việc Trong nhiêu trường

Sơ đồ mạng thê hiện đồ họa của các mối quan hệ logic giữa các công việc của

dự án Sơ đồ mạng tiễn độ được tạo thủ công hoặc bang cach su dung phan mémQLDA Nó có thé bao gồm day đủ thông tin về một hay nhiều hoạt động thuộc dự án

Sơ đồ Gantt có thê được mô tả chỉ tiết hơn cách tiếp cận dé sắp xếp trình tự các hoạt

động thông qua một bản tóm tắt

b Tài liệu dự án cập nhật

Tài liệu dự án cập nhật do thực hiện quá trình này bao gồm thuộc tính hoạt

động; danh sách hoạt động, nhật ký giả định và danh sách cột mốc.

1.2.4 Uốc tính thời gian thực hiện hoạt động

Ước tính thời gian thực hiện công việc là quá trình dự tính các khoảng thời gian

thực hiện cần thiết dé hoàn thành công việc với mức độ sử dụng nguồn lực nhất định

Một số nguyên tắc chung trong ước tính thời gian thực hiện hoạt động:

- Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động

Khi tham gia ước tính thời gian thực hiện công việc, nhóm dự án yêu cầu thành

viên có trách nhiệm thực hiện là người có kiến thức cũng như kinh nghiệm chuyên

sâu trong việc dự tính thời gian thực hiện dự án.

- _ Nhiều thành viên tham gia wéc tính thời gian thực hiện

Các sai lệch mang tính cá nhân được hạn chế nhờ việc sử dụng nhiều ngườithực hiện tính toán từng công việc Sự trao đổi qua lại cũng giúp các thành viên trongnhóm dự án xóa bỏ những con số được ước tính không phản ánh đúng giá trị thực tế

từ đó giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa cũng như tăng hiệu quả tính toán

- _ Uớốc tính thời gian thực hiện trong điều kiện bình thường

Sau khi xem xét cũng như đánh giá về điều kiện bình thường thực hiện các

công việc, nhiệm vụ Các tiêu chí đánh giá bao gồm nguồn lực huy động; phương

pháp, cường độ làm việc; chuyên môn của nguồn nhân lực nguồn lực huy động; thờigian làm trong ngày, trong tuần và các điều kiện khác Đặc biệt, dự án cần sử dụngnhất quán đơn vị đo thời gian khi thực hiện ước tính Trong điều kiện cho phép, nhóm

dự án nên thực hiện độc lập các ước tính giúp việc tính toán được khách quan và

Tài liệu dự án bao gồm thuộc tính hoạt động, danh sách công việc, nhật ký giả

định, bài học kinh nghiệm, danh sách cột mốc, phân công nhóm dự án cau trúc phân

chia nguồn lực, lịch nguồn lực, yêu cầu nguồn lực và số rủi ro

- Cac yếu tố môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thé tác động đến quá trình ước tínhthời gian thực hiện bao gồm dữ liệu tiến độ phân chia công việc và các dữ liệu khác

có liên quan; các chỉ số đánh giá năng suất công việc; các thông tin thương mại được

công khai; vi trí của thành viên trong nhóm.

- Tai sản quy trình tổ chức

Các tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quá trình ước tính thời gian thựchiện bao gồm thông tin dự án trong quá khứ, lịch dự án, các quy định về phân chia,phương pháp lập tiến độ và các tài liệu dự án trong quá khứ

1.2.4.2 Phương pháp ước tính thời gian thực hiện công việc

- U6c tính và đánh giá của các chuyên gia

Các chuyên gia dựa vào kiến thức chuyên môn cùng những kinh nghiệm thựchiện các dự án tương tự dé đưa ra các ước tính về khoảng thời gian thực hiện các công

việc trong dự án mới, từ đó tông hợp lại thành mẫu chung cho từng công việc Đâyđược coi là phương pháp đánh giá cao nhất về độ tin cậy

- Phương pháp so sánh với các dự án tương đương

Khi thực hiện dự án mới, các nhà quản lý có thể lay tài liệu về dự án cũ có tínhtương đương làm cơ sở dé tính toán thời gian thực hiện từng hoạt động cùng nhữngđiều chỉnh dé phù hợp với dự án mới với các khía cạnh như thời gian hoàn thành dự

án, kinh phí thực hiện dự án, quy mô của dự án và mức độ phức tạp Phương phápnày có thé áp dung cho toàn bộ dự án, từng hạng mục dy án va từng công việc cu thể

trong dự án Đây cũng là phương pháp ít tốn kém và tốn ít thời gian hơn các kỹ thuật

khác nhưng nó cũng kém chính xác hơn.

- _ Phương pháp ước lượng tham số (Parametric estimating)

Ước lượng tham số sử dụng thông tin trong quá khứ, đặc điểm khác biệt cùngcác biến trong thông kê toán dé ước tính nguồn lực, thời gian và chi phí hoạt độngđược PMI đưa ra Phương pháp này được đánh giá cao về độ chính xác do các thông

tin đưa vào phân tích đều được thu thập từ các dự án đã hoàn thành trong quá khứhoặc từ các ấn phẩm đáng tin cậy trong ngành

Các nguồn dữ liệu dé ước tính bao gồm:

> Các dự án đã hoàn thành trong doanh nghiệp (thông tin nội bộ) bao gồm chỉ

phí, thời gian và nguồn lực trong dự án đã được hoàn tất giai đoạn thực hiện

dự án và bé sung tư vấn về tỷ lệ tham số ước tinh

> Các dự án đã hoàn thành ngoài doanh nghiệp (thông tin từ bên ngoài) bao

gồm nguồn số liệu thực tế thu thập được từ các tô chức khác

> Các ấn phẩm trong ngành chứa nguồn thông tin đáng tin cậy bởi đây là

những số liệu trung bình từ nhiều dự án đã hoàn thành

Phương pháp này được sử dụng cho một dự án tổng thể hoặc cho các giai đoạncủa dự án cũng như phối hợp thực hiện với các phương pháp khác đề có thể đạt tính

chính xác cao hơn.

- Phương pháp ưóc tính ba điểm

Theo Giáo trình đào tạo từ AED Business Portal:

“Ước tinh thời gian và chi phí thực hiện một công việc có thé chính xác hơn

nếu được tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc Khái niệm ước tính

ba điểm là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định

gần đúng cho thời gian thực hiện một hoạt động

* Thời gian có thê xảy ra nhất (m)

Thời gian có thê xảy ra nhât là thời gian thực hiện công việc trong điêu kiện

bình thường vê phân bô các nguôn lực, năng suat lao động, sự mong đợi vê mức độsẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác

Y Thoi gian thực hiện trong điều kiện tốt nhất (a)

Thời gian thực hiện trong điều kiện tốt nhất là thời gian thực hiện công việctrong điều kiện tốt nhất có thé

Y Thời gian thực hiện trong điều kiện kém thuận lợi nhất (b)

Thời gian thực hiện trong điều kiện kém thuận lợi nhất là thời gian thực hiệntrong tình huống khó khăn nhất

Thời gian trung bình thực hiện công việc tính được băng cách lấy trung bình

có trọng số của ba ước tính trên theo công thức: t = (a+4m+b)/6”

- Phan tích dự phòng

Theo Giáo trình đào tạo từ AED Business Portal:

“Ước tính thời gian thực hiện công việc có thể bao gồm thời gian dự phòng ápdụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc Thời gian dự phòng có

thé xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của thời gian thực hiện công việchoặc theo một phương pháp định lượng thống kê Thời gian dự phòng có thê xác địnhcho cả dự án và cho từng công việc và phải được ghi chép rõ ràng trong tài liệu vềquản lý tiến độ dự án

Việc ước tính thời gian thực hiện dự án có thé tiến hành từ trên xuống hoặc từdưới lên Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chỉ phí và thời gian thực hiện toàn

bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự hay do các nhàquản lý cấp cao tiến hành đưa ra ước tính Ước tính từ trên xuống thường được ápdụng trong những trường hợp như dự án chiến lược quan trọng, dự án có mức độ

không chắc chắn cao, dự án nội bộ nhỏ, dự án có phạm vi hay thay đồi.

Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ yếu t6 chi tiết của dự án như từ các góicông việc trong câu trúc chia nhỏ công việc WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng

dự án phát triển từ phương pháp đường găng dé ước tính các nguồn lực, chi phi, thờigian thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ước tính tông nguồn lực, chi

phí, thời gian thực hiện cả dự án Ước tính từ dưới lên thường được áp dụng trong

các trường hợp như do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án ký kếthợp đồng cần phải ước tính chi tiết do khách hàng yêu cầu phải giải trình chỉ tiết vềthời gian về chỉ phí thực hiện dự án

Một phương pháp ước tính được áp dụng phô biến trong thực tế là kết hợpđồng thời cả ước tính từ trên xuống và ước tính từ dưới lên: đưa ra ước tính sơ bộ từtrên xuống, phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến

độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống và điều chỉnh sự khác

biệt, thống nhất và lay làm ước tính chính thức cuối cùng.”

1.2.4.3 Đầu ra của quá trình ước lượng nguon lực

- U6c tính thời gian thực hiện công việc

Ước tính thời gian là đánh giá định lượng khoảng thời gian có khả năng được

yêu cầu hoàn tất một công việc, một giai đoạn hoặc một dự án Ước tính thời gian có

thể bao gồm một số dấu hiệu về phạm vi kết quả có thể có

- _ Cơ sở dự toán

Ước tính thời gian thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng của dự án từ đó

bổ sung các nguồn hỗ trợ Từ đó nâng cao chất lượng thông tin đến với nhóm dự án,

làm cơ sở cho việc ước tính được chính xác hơn.

- Tai liệu dự an cập nhật

Các tài liệu dự án được cập nhật chứa các nội dung thuộc tính hoạt động: nhật

ký giả định mô tả các giả định được đưa ra khi phát triển thời gian cũng như cơ sở

ước tính các khoảng thời gian đó; bai học kinh nghiệm được cập nhật với kỹ thuật

hiệu quả và sự phát triển trong các nỗ lực ước tính về thời gian

1.2.5 Phát triển tiễn độ

1.2.5.1 Khái niệm và vai trò của phát triển tiễn độ

Theo PMBOK: “Phát triển tiến độ là quá trình thu thập, ghi nhận và báo cáothông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc thực hiện dự án mà người QLDAhay những đối tượng khác muốn xem xét.”

Vai trò của quá trình phát triển là giúp xác định hiệu quả cũng như hiệu suấtcủa dự án, bảo đảm các công việc tiễn hành theo kế hoạch và các nhà quản lý đượcthông báo về các sai lệch phat sinh dé đưa ra các đê xuât điêu chỉnh sớm nhất có thê.

23

1.2.5.2 Đầu vào của quá trình phát triển tiền độ dự án

- Kế hoạch QLDA

Bản kế hoạch QLDA mô tả kế hoạch quản lý tiến độ và phạm vi cơ sở của dự

- Cac tài liệu của dự án

Yêu cầu tài liệu dự án bao gồm thuộc tính hoạt động dự án, danh sách côngviệc, nhật ký giả định với các rủi ro có thé tác động tích cực và tiêu cực đến tiến độcủa dự án, cơ sở ước lượng thời gian thực hiện, báo cáo tiễn độ ước lượng, tài liệu vềcác dự án thực hiện trong quá khứ thông qua các báo cáo, sơ đồ mạng của dự án,nhiệm vụ của nhóm thực hiện dự án, lịch làm việc của các nguồn lực và danh sách

rủi ro có thê xảy ra.

- Cac hợp đồng của dự án

Hop dong với các bên nêu chi tiệt các yêu câu về thời gian thực hiện cũng nhưphương thức thực hiện công việc nhằm đáp ứng cam kết hợp đồng

- _ Các yếu tổ môi trường doanh nghiệp

Các yêu tố bao gồm tiêu chuẩn của ngành và doanh nghiệp; các kênh liên lạc

trong nội bộ doanh nghiệp và với đối tác cùng thực hiện dự án

ưu hóa nguồn lực, kỹ thuật mô hình hóa Phương pháp bao gồm:

- anh giá nhu cầu tông hợp thời gian dự trữ dé giảm xác suất trượt tiễn độ khi

nhiều công việc hội tụ tại một thời điểm hoặc khi nhiều công việc theo sau một

công việc duy nhất trong thời gian

- Ra soát mạng lưới dé xem liệu trong các công việc quan trọng có công việc

b Phương pháp đường gang (CPM)

Đây là phương pháp ước tính khoảng thời gian tối thiểu và xác định mức độlinh hoạt của tiến độ dự án trên các mạng công việc logic trong mô hình tiến độ dự

án Kỹ thuật phân tích mạng lịch trình này tính toán ngày bắt đầu sớm, kết thúc sớm,bắt đầu muộn và kết thúc muộn cho tất cả các công việc khi bỏ qua tất cả các vấn đề

về hạn chế nguồn lực thông qua phân tích theo chiều xuôi (tính toán ngày bắt đầusớm và ngày kết thúc sớm) và theo chiều ngược (tính toán ngày kết thúc muộn vàngày bắt đầu muộn)

c Phân phối nguồn lựcTheo Giáo trình đào tạo từ AED Business Portal:

“Phân phối nguồn lực là một kỹ thuật phân tích sơ đồ mạng áp dụng cho tiến

độ dự án đã được phát triển ra bằng phương pháp đường găng Phân phối nguồn lựcđược áp dụng khi một nguồn lực quan trọng hoặc nguồn lực dùng chung bị giới han

sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định hoặc bị hạn chế về số lượng hoặc phảiđáp ứng yêu cầu nhất định về hiệu quả sử dụng Áp dụng kỹ thuật phân phối nguồnlực có thê làm thay đôi tién độ dự án ban đầu đã được xác định dựa trên phương phápđường găng.”

e Phân phối nguồn lực dé nâng cao hiệu quả sử dụng

“Tiến độ dự án đã phát triển ra từ phương pháp đường găng Thời hạn hoànthành dự án xác định được chính là tổng thời gian dé thực hiện các hoạt động nằmtrên đường găng và thời hạn hoàn thành này không thay đổi Dự án có thé huy động

các nguồn lực cần thiết theo yêu cầu công việc dé đảm bảo hoàn thành đúng thời han.Van dé đặt ra yêu cầu đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn và hiệu quả sử dụng nguồnlực cao nhất có thể

Phân phối nguồn lực trong trường hợp này là việc phân bổ lại tổng thời gian

dự trữ hoặc thời gian dự trữ tự do của các hoạt động dé giam thiéu su bién động trongnhu cau sử dung nguồn lực Về cơ ban, tat cả các kỹ thuật phân phối nguồn lực đều

bắt đầu chậm các hoạt động không nằm trên đường găng bằng cách sử dụng thời gian

dự trữ để giảm nhu cầu về nguồn lực trong thời kỳ cao điểm và điều hòa nguồn lựcvào những thời kỳ nhu cầu thấp Kinh nghiệm thực tế cho thấy răng mức độ sử dụngmột nguồn lực càng ồn định sẽ càng giúp tiết kiệm chi phí hơn do không phải chịu

các chi phí liên quan đến việc phân phối nguồn lực đó từ nơi khác đến dự án và từ dự

án đi nơi khác do nhu cầu sử dụng nguồn lực của dự án không ồn định và biến độngquá mạnh Quy tắc chung của phân phối nguồn lực trong trường hợp này như sau:

- _ Xác định số lượng nguồn lực trung bình sử dụng trong mỗi đơn vị thời gian

trong suốt khoảng thời gian lập kế hoạch

- - Việc phân phối nguồn lực được thực hiện với thời gian bắt đầu sớm nhất và

các hoạt động không nằm trên đường găng Bắt đầu với hoạt động có thời gian

dự trữ lớn nhất, bắt đầu chậm thực hiện một đơn vị thời gian của mỗi hoạtđộng tại mỗi bước Kiểm tra nhu cầu về nguồn lực sau mỗi lần bắt đầu chậmthực hiện Lựa chọn tiễn độ dự án mà nhu cầu sử dụng nguồn lực trong mỗi

đơn vị thời gian càng gân với nhu câu nguôn lực trung bình càng tôt.

Việc phân phối nguồn lực trong các dự án phức tạp thường được thực hiện

thông qua việc áp dụng các phần mềm phân phối phân phối nguồn lực mang lại nhiều

lợi ích như:

- _ Giảm nhu cau sử dụng nguồn lực trong thời kỳ cao điểm

- _ Số lượng nguôn lực sử dụng trong suốt chu kỳ dự án giảm xuống

- Mic độ biên động về nhu câu nguôn lực đã được giảm thiêu

Tuy nhiên việc áp dụng kỹ thuật phân phối nguồn lực cũng tạo ra một số rủi

ro mà nhà QLDA cần phải quan tâm như làm giảm sự linh hoạt trong việc thực hiệncác hoạt động do đã sử dụng thời gian dự trữ của các hoạt động không nằm trên đườnggăng và nhiều hoạt động cũng như nhiều đường đi có thé trở thành hoạt động găng

và đường găng.”

e Phân phối nguôn lực khi bị giới hạn về nguồn lực huy động

“Khi số lượng nhân lực/ thiết bị không thê huy động dé đáp ứng yêu cầu côngviệc trong những thời gian cao điểm thì trong trường hợp này nhà QLDA đối mặt vớitình huống hạn chế về nguồn lực huy động Trong những trường hợp hạn chế vềnguồn lực huy động nhà quản lý phải chấp nhận chậm trễ về thời hạn hoàn thành dự

án nhưng vấn đề đặt ra là phải phân phối như thé nào, hoạt động nào được phân bố

nguồn lực, hoạt động nào chấp nhận chậm trễ do không có đủ nguồn lực để sao choviệc chậm trễ trong thời hạn hoàn thành dự án là ngắn nhất có thể

Phân phối nguồn lực trong những trường hợp thiếu nguồn lực thường áp dụng

các quy tắc xác định thứ tự ưu tiên:

Công việc thực hiện trước cần ưu tiên phân bố nguồn lực trước

- Ưu tiên phân bổ nguồn lực cho công việc có thời gian dự trữ thấp nhất

Uu tiên phân bồ nguồn lực cho công việc có thời gian thực hiện ngắn nhất

- Ưu tiên phân bé nguồn lực cho công việc găng theo sau

Ưu tiên phân bồ nguồn lực cho các công việc có nhiều công việc theo sau kế

cả găng và không găng.

- _ Uu tiên phân bô nguôn lực cho các công việc đòi hỏi mức độ sử dung nguôn

lực lớn.

Có thé áp dụng đồng thời nhiều nguyên tắc phân bổ nguồn lực dé hạn chế được

sự chậm trễ của dự án ở mức độ nhanh nhất.”

d Phân tích kịch ban

Phân tích kịch bản là hoạt động phân tích các tình huống khác nhau trong một

dự án thông qua sơ đồ mạng của dự án đó Kết quả của phân tích kịch bản được dùng

trong quá trình đánh giá tinh kha thi của tiến độ dự án trong các tình huống khác nhau

từ có lợi đến bất lợi, từ đó xác định các biện pháp phòng ngừa trong kế hoạch dự

phòng, đối phó với do xảy ra các rủi ro làm công việc thực hiện khó khăn hay phứctạp cho nhóm dự án Nhà quản lý có thé sử dụng thông tin về phân phối xác suất thời

gian thực hiện dé xác định được phan phối xác suất của tiễn độ hoàn thành cả dự án.

e Đây nhanh tiễn độ thực hiện dự án

Theo Giáo trình đào tạo từ AED Business Portal:

“Đầy nhanh tiến độ thực hiện dự án là việc rút ngắn thời gian thực hiện dự ánnhưng không làm thay đôi phạm vi dự án dé đáp ứng các ràng buộc về tiến độ thựchiện, đáp ứng yêu cầu phải hoàn thành dự án vào một thời điểm nhất định hoặc đáp

ứng các yêu cầu quản lý khác về tiễn độ thực hiện Các kỹ thuật đây nhanh tiến độthực hiện dự án có thé áp dụng trong quá trình lập kế hoạch dự án, bắt đầu thực hiện

dự án hoặc trong quá trình thực hiện dự án tùy theo các yếu tố tác động từ môi trường

bên trong hoặc từ môi trường bên ngoài.

Hai kỹ thuật đây nhanh tiến độ thực hiện dự án thường được áp dụng là rútngắn thời gian thực hiện các hoạt động và thực hiện song song các hoạt động.”

f Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động

Theo Giáo trình đào tạo từ AED Business Portal:

“Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là tiến hành phân tích mối quan

hệ giữa chỉ phí và thời gian thực hiện đề xác định làm thế nào rút ngắn thời gian thựchiện xuống ngăn nhất với chi phí gia tăng ít nhất Tiến độ dự án phụ thuộc vào thời

gian thực hiện tất cả các công việc trên đường găng xác định được từ áp dụng phương

pháp đường găng Thời gian thực hiện dự án sẽ được rút ngăn băng cách rút ngắn thời

gian thực hiện các hoạt động trên đường găng một cách tương ứng.

Một số biện pháp nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án bao gồm bồ trí làm

VIỆC ngoal gid, bé sung thém nguồn lực và đây nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động

trên đường găng.

Kỹ thuật đây nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường găng: Tại mỗibước rút ngắn thời gian thực hiện, chỉ rút ngắn một đơn vi thời gian bang cách xác

định hoạt động nào trên đường găng có chỉ phí gia tăng thấp nhất tính trên một đơn

vị thời gian rút ngắn và tiến hành rút ngắn thời gian thực hiện hoạt động này Lặp lại

quá trình đó cho đến khi thời hạn hoàn thành dự án đã đáp ứng được mục tiêu của

quản lý; không thể tiếp tục rút ngắn thời gian thực hiện ngắn hơn nữa do giới hạn về

công nghệ thực hiện Với các dự án nhỏ có thể thực hiện các tính toán thủ công, tuynhiên đối với các dự án lớn các công việc tính toán thủ công trở nên rất phức tạp nênthường được áp dụng các thuật toán trong các phần mềm QLDA chuyên dụng.”

g Thực hiện đồng thời song song các hoạt động

Một trong những kỹ thuật rút ngắn tiến độ là thực hiện song song các côngviệc cùng lúc, các công việc có thê được luân chuyển giữa các giai đoạn hoặc trình

tự thực hiện từ tuần tự sang song song Khi các nhà quản lý thực hiện luân chuyểncác công việc đề tiễn hành song song cần lưu ý đến sự phối hợp công việc giữa cácthành viên tránh trường hợp phải làm lại do gặp các vấn đề về chất lượng công việc

1.2.5.4 Đầu ra của quá trình phát triển dự án

a Tiên độ cơ sở dự án

Đường cơ Sở tiễn độ là phiên bản được phê duyệt của mô hình tiễn độ chỉ cóthé được thay đổi thông qua quá trình kiểm soát va được sử dung dé so sánh với kếtquả thực tế Trong quá trình giám sát và kiểm soát, tiến độ cơ sở được so sánh dé tínhtoán các phương sai của dự án có xảy ra hay không Đường cơ sở là một phần của kếhoạch QLDA.

- Biểu đỗ cột hay biểu đồ Gantt thé hiện thông tin lịch trình nơi các công việc

được liệt kê trên trục tung, ngay thang được hiển thị trên trục hoành va thờigian hoạt động được hiển thị đưới dạng thanh ngang được đặt theo ngày bắt

đầu và ngày kết thúc

- Biểu đỗ cột mốc: Các biểu đồ này tương tự như biéu đồ cột tuy nhiên xác định

thời gian bắt đầu hoặc hoàn thành theo lịch trình các sản phẩm chính và các

giao diện bên ngoài quan trọng.

- So dé mang: Các công việc được trình bày trên nút thé hiện các công việc và

mỗi quan hệ, không thé hiện thang thời gian trong sơ đồ mạng

e Yêu cầu thay đổi

Đôi với phạm vi dự án hoặc tiên độ dự án, các yêu câu thay đôi này có thê liên

quan đên các yêu câu thay đôi đên phạm vi cơ sở và các bộ phận khác của kê hoạch

QLDA.

f Kế hoạch quản lý dự án cập nhật

Bat kỳ thay đôi nào đối với kế hoạch QLDA đều trải qua quá trình kiểm soátthay đổi của tô chức phụ thuộc yêu cau thay đôi Các thành phan có thể yêu cầu thayđôi kế hoạch QLDA bao gồm:

- Lập kế hoạch cập nhật sự thay đổi trong phương pháp lập và quản lý lịch biểu

- Các thay đổi liên quan đến đường chi phí cơ sở được thực hiện dé đáp ứng yêu

cầu về phạm vi, nguồn lực và ước tính chi phí Trong một số trường hợpnghiêm trọng, đường chi phí cơ sở cần phải sửa đôi dé cung cấp tình hình thực

tế cho việc đo lường hiệu quả hoạt động do sự chênh lệch ngân sách dự án là

quá lớn.

g Tài liệu dự án cập nhật

Các tài liệu dự án có thê được cập nhật bao gồm nhật ký giả định; cơ sở ước

tính; tiền độ dự án; lịch nguồn lực; ghi chép về rủi ro; bài học kinh nghiệm được cậpnhật và dữ liệu quản lý tiến độ

1.2.6 Kiểm soát tiến độ

1.2.6.1 Đầu vào của kiểm soát tiến độ

a Bản kế hoạch tiễn độ dự án

Bản kê hoạch tiên độ dự án là một trong những yêu câu đâu vào quan trọng

của quá trình kiểm soát sự thay đối, nó biểu diễn mỗi quan hệ giữa các hoạt động,

thời gian và trình tự thực hiện của tât cả các công việc.

b Các báo cáo hiệu quả về tiên độ dự án

Một trong những đầu vào của hoạt động kiêm soát tiến độ là các báo cáo hiệuquả về tiễn độ dự án Các báo cáo này sử dụng các chỉ tiêu đo lường thực tế về dự án

dé phân tích và đánh giá nhu cau thay đổi của dự án từ đó chỉ ra cách thức dự án pháttriển và đưa ra các yêu cầu thay đổi Khi một dự án có dấu hiệu vượt khỏi phạm vi,ngân sách, các nhà quản lý cần có các thay đôi dé điều chỉnh sao cho công việc trở

lại với quỹ đạo.

c Các yêu cầu thay đổi tiến độ dự án được đề xuất

Da phan các yêu cau thay đổi là do:

- Sự thay đổi về giá trị gia tăng làm giảm chi phí