Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiệ dự án đầu tư xây dựng tại ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện hòa bình, tỉnh bạc liêu luận văn thạc sỹ chuyên ngành kinh tế xây dựng

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án Mục tiêu tổng hợp của QLDA là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến đ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

HUỲNH QUỐC PHONG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN HOÀ BÌNH, TỈNH BẠC LIÊU

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP Hồ Chí Minh - 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

HUỲNH QUỐC PHONG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN HOÀ BÌNH, TỈNH BẠC LIÊU

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ XÂY DỰNG

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với Thầy TS.Phạm Phú Cường, người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện Luận văn Tôi xin cảm ơn lãnh đạo Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn !

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Huỳnh Quốc Phong

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đề tài “Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án

đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu” là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác /

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Huỳnh Quốc Phong

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC CÁC HÌNH vii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT viii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 3

1.1 Những nội dung cơ bản về dự án và quản lý dự án 3

1.1.1 Khái quát chung về dự án và quản lý dự án 3

1.1.2 Tổ chức quản lý dự án 8

1.1.3 Nội dung quản lý dự án 18

1.2 Nội dung quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 21

1.2.1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 21 1.2.2 Các nguyên tắc lập tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 22

1.2.3 Trình tự lập tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 25

1.2.4 Phân tách công việc - Công cụ của kế hoạch dự án 26

1.2.5 Các phương pháp lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 29

1.2.6 Các giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN HÒA BÌNH, TỈNH BẠC LIÊU 43

2.1 Tổng quan về Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu 43

2.1.1 Giới thiệu chung về Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình tỉnh Bạc Liêu 43

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ và quyền hạn từng thành viên của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu 44 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng

huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu 48

2.2 Đánh giá thực trạng c ng tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu giai đoạn 2012 - 2016 52

2.2.1 Một số dự án đầu tư do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình đã và đang thực hiện 52

2.2.2 Tình trạng các g i thầu tiêu bi u tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu 56

2.2.3 Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các dự án đầu tư trên địa bàn huyện Hòa Bình 69

2.3 Nguyên nhân chủ yếu của các dự án chậm tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình thực hiện 72 2.3.1 Nguyên nhân từ công tác điều hành 72

2.3.2 Nguyên nhân liên quan đến nguồn vốn đầu tư 74

2.3.3 Nguyên nhân do công tác giải ph ng mặt bằng 74

2.3.4 Nguyên nhân do nhà thầu thi công 76

2.3.5 Một số nguyên nhân khác 77

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN HÒA BÌNH, 81

TỈNH BẠC LIÊU 81

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện c ng tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng c ng trình 81

3.2 Các nguyên tắc đề xuất giải pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng 81

3.2.1 Phù hợp với mục tiêu của dự án 81

3.2.2 Bảo đảm tính hiệu quả của dự án đầu tư 81

3.2.3 Thực hiện đúng pháp luật quy định về đầu tư và xây dựng 82

3.2.4 Đảm bảo thực hiện dự án đúng tiến độ đã đề ra 82

3.2.5 Đảm bảo chất lượng công trình, an toàn lao động và vệ sinh môi trường 82

3.3 Các giải pháp hoàn thiện c ng tác quản lý tiến độ thi c ng 83

3.3.1 Giải pháp về con người 84

3.3.2 Giải pháp về lập kế hoạch thực hiện dự án 87

3.3.3 Giải pháp về nâng cao chất lượng công tác thẩm định, thiết kế 88

3.3.4 Giải pháp về nâng cao chất lượng công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu 89

3.3.5 Giải pháp đẩy nhanh công tác giải ph ng mặt bằng 92

3.3.6 Giải pháp về công nghệ 94

3.3.7 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý thi công 94

3.3.8 Hoàn thiện một số biện pháp ki m tra, giám sát tiến độ thực hiện dự án đầu tư 95

3.3.9 Hoàn thiện công tác giám định thực hiện dự án đ đẩy nhanh tiến độ 101

3.3.10 Tăng cường mối liên hệ giữa các bên tham gia dự án đầu tư xây dựng 104

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 106

TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Các lĩnh vực quản lý dự án 15 Bảng 1.2: Bảng cơ cấu và phương pháp phân tách công việc 27 Bảng 1.3: Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án 29 Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các dự án đầu tư đã tri n khai và đưa vào sử dụng trên địa bàn huyện Hòa Bình 52 Bảng 2.2: Bảng tổng hợp các dự án đầu tư đang tri n khai trên địa bàn huyện Hòa Bình 54 Bảng 2.3: Bảng thống kê các nguyên nhân chậm tiến độ thực hiện dự án 78 Bảng 3.1: Bảng theo dõi tiến độ thực hiện dự án khâu thiết kế của dự án 88 Bảng 3.2: Bảng theo dõi tiến độ thực hiện khâu thiết kế - dự toán của các dự án, các hạng mục công trình 89 Bảng 3.3: Bảng tổng hợp tiến độ thực hiện đấu thầu 90

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án 5

Hình 1.2: Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần: Thời gian, chi phí và kết quả 6

Hình 1.3: Quá trình phát tri n của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án 6 Hình 1.4: Khung tổ chức dự án 8

Hình 1.5: Quản lý dự án liên kết các đối tượng, đối tác với nhau 14

Hình 1.6: Các giai đoạn của chu kỳ phát tri n dự án 17

Hình 1.7: Hoạch định kế hoạch và tiến trình dự án 22

Hình 1.8: Tiến độ cấp vốn theo thời gian, đường vốn tích lũy và lượng vốn đầu tư ứ đọng 24

Hình 1.9: Các bước lập kế hoạch dự án 25

Hình 1.10 Trình tự lập WBS 28

Hình 1.11: Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng 40

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng 45

huyện Hòa Bình 45

Hình 3.1: Sơ đồ các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư 84

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động đầu tư xây dựng chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp phát tri n kinh tế, văn h a, xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, của đất nước Quá trình lập dự án đầu tư, thẩm định dự án đầu tư và quản trị quá trình tri n khai thực hiện dự án đầu tư c tính quyết định đến hiệu quả của hoạt động đầu tư Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều dự án chưa đáp ứng đúng tiến độ đã đề ra, làm cho việc đưa dự án vào khai thác sử dụng chậm trễ, gây ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư của hoạt động đầu tư dự án

Tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu tri n khai nhiều dự án đầu tư và đưa nhiều công trình xây dựng đảm bảo chất lượng vào khai thác g p một phần không nhỏ vào sự phát tri n kinh tế, văn h a, xã hội của địa phương Đơn vị c nhiều kinh nghiệm trong công tác QLDA đầu tư xây dựng công trình Tuy nhiên, công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư vẫn còn nhiều bất cập

Chính vì vậy, việc thực hiện đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ

thực hiện dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu” là thực sự cần thiết Với mong muốn đ ng g p một phần

nhỏ sức trí của bản thân cho công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu được hoàn chỉnh hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống h a cơ sở lý luận về quản lý tiến độ thi công Đánh giá đúng thực trạng công tác quản lý tiến độ các g i thầu tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình và đi sâu phân tích công tác giám sát, ki m soát tiến độ thi công xây dựng công trình, rút ra được các kết quả, các vấn đề đặt ra cần giải quyết và những nguyên nhân

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thi công xây dựng các g i thầu tại Ban quản lý đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình dựa trên kế hoạch thực hiện dự án đã và đang tri n khai

3 Đối tượng nghiên cứu

Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thi công các g i thầu tại Ban Quản lý dự

án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình trên cơ sở phân tích thực trạng quản lý thi công giai đoạn 2012 - 2016

4 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu lý thuyết: trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu, sách giáo khoa và giáo trình; các chủ trương, chính sách của Đảng; pháp luật của nhà nước; các quy định của địa phương

Thu thập thông tin: dựa vào hồ sơ của các dự án đã tri n khai đưa vào sử dụng và các dự án đang tri n khai lập dự án đầu tư xây dựng

Sử dụng kết hợp phương pháp: thống kê, so sánh, phân tích tổng hợp, quy nạp, Nhằm đánh giá kết quả nghiên cứu một cách đầy đủ nhất và đưa ra những giải pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng hợp lý và khoa học

5 Phương pháp nghiên cứu

Với phương pháp luận của ph p duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp nghiên cứu của luận văn là sử dụng kết hợp phương pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp đ đạt mục tiêu nghiên cứu

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, tài liệu tham khảo, luận văn c kết cấu gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây

dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực

hiện dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1 Những nội dung cơ bản về dự án và quản lý dự án

1.1.1 Khái quát chung về dự án và quản lý dự án

1.1.1.1 Dự án

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm

vụ cần phải thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo kế hoạch tiến

độ nhằm tạo ra một thực th mới

Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn đ tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ th , trong khoảng thời gian xác định Những dự án đầu tư phải thông qua hoạt động xây dựng mới thực hiện được mục đích đầu tư được gọi là dự án đầu tư xây dựng Theo Luật số 50 năm 2014 thì [14]:

Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất c liên quan đến việc sử dụng

vốn đ tiến hành hoạt động xây dựng đ xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát tri n, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được th hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng

Đặc trưng cơ bản của dự án là dự án c mục đích, c yêu cầu chặt chẽ về kết

quả, chất lượng, chi phí và thời gian; dự án c vòng đời riêng từ lúc hình thành phát tri n đến khi kết thúc và c thời gian tồn tại hữu hạn; sản phẩm của dự án mang tính chất sáng tạo, đơn chiếc, duy nhất, độc đáo (mới lạ); dự án liên quan đến nhiều bên

và c sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với QLDA; một môi trường hoạt động “va chạm”, phức tạp, bất định và rủi ro; dự án sử dụng các nguồn lực c hạn: Tài chính, nhân lực, vật lực,

1.1.1.2 Quản lý dự án

Quản lý dự án là tác động của chủ th quản lý thông qua quá trình lập kế

hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và quam sát quá trình phát tri n của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ

bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho ph p

N i cách khác quản lý thực hiện dự án là hoạt động quản trị quá trình hình thành, tri n khai và kết thúc dự án, trong môi trường hoạt động nhất định, với không gian và thời gian xác định

Dưới tác động của nhà quản trị, QLDA được tiến hành theo ba giai đoạn chủ yếu Đ là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định Cụ th là:

+ Lập kế hoạch dự án là việc thiết lập xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết đ thực hiện dự án và là quá trình phát tri n kế hoạch hành động theo trình tự lôgic mà c th bi u diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống

+ Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối các nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, máy m c, thiết bị, Đặc biệt là phân phối, quản lý tiến độ theo thời gian cho từng công việc và toàn bộ dự án

+ Thực hiện giám sát các công việc dự án là quá trình theo dõi ki m tra tiến trình dự án, đo lường kết quả, phân tích tình hình hoàn thành so với mục tiêu, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo theo quy định hiện hành

Tập hợp các giai đoạn của quá trình QLDA tạo thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đ qua nhà quản

lý phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án Chu trình này c mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án

Mục tiêu tổng hợp của QLDA là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau

và c th bi u diễn theo công thức sau:

C = f(P,T,S)

Phương trình trên cũng cho thấy mục tiêu tổng hợp của QLDA do 03 mục tiêu thành phần tạo nên, đ là: kết quả mong muốn (số lượng, chất lượng), thời gian, chi phí

Trong quá trình QLDA, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu thành phần đặt ra Tuy nhiên, thực tế không đơn giản Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất các mục tiêu thành phần của QLDA nhằm đạt tới mục tiêu tổng hợp như hình th trong hình 1.2

Kết quả Kết quả

mong

muốn

Mục tiêu Tổng hợp

Chi phí

Thời gian

cho phép

Hình 1.2: Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần:

Thời gian, chi phí và kết quả

Mục tiêu thành phần của QLDA cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất Từ ba mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu) với sự tham gia của các chủ th gồm các CĐT, nhà thầu, nhà tư vấn và đơn vị tham gia quản lý Nhà nước đã được phát tri n thành 4 (tứ giác), thành 5 (ngũ giác) mục tiêu

Hình 1.3: Quá trình phát triển của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án

- Đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng mục tiêu tạo ra sản phẩm và dịch

vụ chất lượng cao hơn

Quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp và QLDA c những khác biệt bắt nguồn từ sự khác nhau giữa hai loại hoạt động này Sự khác biệt th hiện rõ ở 3 vấn đề sau:

+ Quản lý rủi ro một cách thường xuyên: Thực hiện dự án thường phải đối mặt với nhiều rủi ro, bất định trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, Do vây, QLDA nhất thiết phải đặc biệt chú trọng công tác quản lý rủi ro, cần xây dựng các kế hoạch, tri n khai thường xuyên các biện pháp phòng và chống các rủi ro

+ Quản lý sự thay đổi: Nếu như trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp, các nhà quản lý thường xuyên nhìn vào các mục tiêu lâu dài của tổ chức đ áp dụng các phương pháp, kỹ năng quản lý phù hợp, thì trong QLDA, vấn đề được đặc biệt quan tâm là quản lý sự thay đổi Môi trường của

dự án là môi trường biến động Quản lý tốt sự thay đổi g p phần thực hiện tốt mục tiêu của dự án

+ Quản lý nhân sự: Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong QLDA Lựa chọn nhân sự và mô hình tổ chức phù hợp sẽ c tác dụng phân rõ trách nhiệm

và quyền lực trong QLDA Do đó, đảm bảo thực hiện thành công của dự án Giải quyết vấn đề “hậu dự án” cũng là đi m khác biệt giữa QLDA với quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp

- Thông tin về kết quả, thời hạn, chi phí và chất lượng dự án; về khách hàng

- Con người: c kỹ năng, sáng tạo, nhu cầu, kinh nghiệm và khả năng

- Nguồn lực: như vật liệu, thiết bị, tiền của và thời gian

Tổ chức đúng làm cho hoạt động QLDA c nền tảng mạnh và vững chắc Đây là những nền tảng mà người quản lý c th dựa vào đ xây dựng dự án và thực hiện quản lý hoạch định, giám sát và ki m tra Những hoạt động này hỗ trợ và cũng

cố việc thực hiện mục tiêu của dự án Nếu tổ chức sai, những hoạt động này không phối hợp và hợp tác với nhau được, dự án sẽ không chỉ không đem lại kết quả mong muốn mà còn không thực hiện được trong giới hạn chi phí và thời gian cho trước Cách tổ chức dự án cung cấp một khung tổ chức dự án, cơ cấu phối hợp, trong đ các hoạt động diễn ra như minh họa ở hình 1.4

1.1.2.2 Các hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Theo Luật Xây dựng số 50 năm 2014 và Nghị định số 59 năm 2015 về quản

lý dự án đầu tư xây dựng quy định:

Người quyết định đầu tư quyết định áp dụng hình thức tổ chức QLDA theo quy mô, tính chất, nguồn vốn sử dụng và điều kiện thực hiện dự án C th áp dụng một trong những hình thức sau:

* Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực (áp dụng đối với dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước,

dự án theo chuyên ngành sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách của tập đoàn kinh

tế, tổng công ty nhà nước)

- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện, Chủ tịch Hội đồng quản trị tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước quyết định thành lập Ban QLDA đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban QLDA đầu tư xây dựng khu vực (sau đây gọi là Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực) đ thực hiện chức năng CĐT và nhiệm vụ quản lý đồng thời nhiều dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn nhà nước ngoài ngân sách

- Hình thức Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực được áp dụng đối với các trường hợp: quản lý các dự án được thực hiện trong cùng một khu vực hành chính hoặc trên cùng một hướng tuyến; quản lý các dự án đầu tư XDCT thuộc cùng một chuyên ngành; quản lý các dự án sử dụng vốn ODA, vốn vay của cùng một nhà tài trợ c yêu cầu phải quản lý thống nhất về nguồn vốn sử dụng

- Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực do Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện thành lập là tổ chức sự nghiệp công lập; do người đại diện c thẩm quyền của doanh nghiệp nhà nước thành lập là tổ chức thành viên của doanh nghiệp

- Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực c tư cách pháp nhân đầy

đủ, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng thương mại theo quy định; thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của CĐT và trực tiếp tổ chức quản lý thực hiện các dự án được giao; chịu trách nhiệm trước pháp luật và người quyết định đầu tư về các hoạt động của mình; quản

lý vận hành, khai thác sử dụng công trình hoàn thành khi được người quyết định

đầu tư giao

- Căn cứ số lượng dự án cần quản lý, yêu cầu nhiệm vụ quản lý và điều kiện thực hiện cụ th thì cơ cấu tổ chức của Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực c th được sắp xếp theo trình tự quản lý đầu tư xây dựng của dự án hoặc theo từng dự án

- Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực được thực hiện tư vấn QLDA cho các dự án khác trên cơ sở bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ QLDA được giao, c đủ điều kiện về năng lực thực hiện

- Tổ chức hoạt động của ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực: + Người quyết định thành lập Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực quyết định về số lượng, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hoạt động của các Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực

+ Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực được tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, số lượng, quy mô các dự án cần phải quản lý và gồm các bộ phận chủ yếu sau: Ban giám đốc, các giám đốc QLDA và các bộ phận trực thuộc đ giúp Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực thực hiện chức năng làm CĐT và chức năng QLDA; Giám đốc QLDA của các Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực phải c đủ điều kiện năng lực theo quy định; cá nhân đảm nhận các chức danh thuộc các phòng, ban điều hành dự án phải c chuyên môn đào tạo và c chứng chỉ hành nghề phù hợp với công việc do mình đảm nhận

+ Quy chế hoạt động của Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực do người quyết định thành lập phê duyệt, trong đ phải quy định rõ về các quyền, trách nhiệm giữa bộ phận thực hiện chức năng CĐT và bộ phận thực hiện nghiệp vụ QLDA phù hợp với quy định của Luật Xây dựng năm 2014 và pháp luật c liên quan

+ Bộ Xây dựng hướng dẫn chi tiết quy chế hoạt động của Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực [10]

* Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng một dự án (áp dụng đối với dự án sử

dụng vốn nhà nước quy mô nh m A c công trình cấp đặc biệt; c áp dụng công nghệ cao được Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ xác nhận bằng văn bản; dự án

về quốc phòng, an ninh c yêu cầu bí mật nhà nước.)

- CĐT quyết định thành lập Ban QLDA đầu tư xây dựng một dự án đ quản

lý thực hiện dự án quy mô nh m A c công trình xây dựng cấp đặc biệt, dự án áp dụng công nghệ cao được Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ xác nhận bằng văn bản, dự án về quốc phòng, an ninh c yêu cầu bí mật nhà nước, dự án sử dụng vốn khác

- Ban QLDA đầu tư xây dựng một dự án là tổ chức sự nghiệp trực thuộc CĐT, c tư cách pháp nhân độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng thương mại theo quy định đ thực hiện các nhiệm vụ QLDA được CĐT giao; chịu trách nhiệm trước pháp luật và CĐT về hoạt động QLDA của mình

- Ban QLDA đầu tư xây dựng một dự án phải c đủ điều kiện năng lực theo quy định, được ph p thuê tổ chức, cá nhân tư vấn c đủ điều kiện năng lực đ thực hiện một số công việc thuộc nhiệm vụ QLDA của mình

- CĐT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức hoạt động của Ban QLDA đầu tư xây dựng một dự án theo quy định tại Khoản 2 Điều 64 của Luật Xây dựng năm 2014:

+ Ban QLDA đầu tư xây dựng một dự án c con dấu, tài khoản, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền của CĐT

+ Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA gồm Giám đốc, Ph giám đốc và các cán

bộ chuyên môn, nghiệp vụ tùy thuộc yêu cầu, tính chất của dự án Thành viên của Ban QLDA làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm theo quyết định của CĐT

* Thuê tư vấn quản lý dự án (đối với dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài

c đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định này đ thực hiện

- Tổ chức tư vấn QLDA c th đảm nhận thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nội dung QLDA theo hợp đồng ký kết với CĐT

- Tổ chức tư vấn QLDA được lựa chọn phải thành lập văn phòng QLDA tại khu vực thực hiện dự án và phải c văn bản thông báo về nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện và bộ máy trực tiếp QLDA gửi CĐT và các nhà thầu c liên quan

- CĐT c trách nhiệm giám sát việc thực hiện hợp đồng tư vấn QLDA, xử lý các vấn đề c liên quan giữa tổ chức tư vấn QLDA

* Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án (sử dụng bộ máy chuyên

môn trực thuộc c đủ điều kiện năng lực đ quản lý thực hiện dự án cải tạo, sửa chữa quy mô nhỏ, dự án c sự tham gia của cộng đồng)

- CĐT sử dụng tư cách pháp nhân của mình và bộ máy chuyên môn trực thuộc đ trực tiếp quản lý đối với dự án cải tạo, sửa chữa, nâng cấp công trình xây dựng quy mô nhỏ c tổng mức đầu tư dưới 5 (năm) tỷ đồng, dự án c sự tham gia của cộng đồng và dự án c tổng mức đầu tư dưới 2 (hai) tỷ đồng do UBND cấp xã làm CĐT

- Cá nhân tham gia QLDA làm việc theo chế độ kiêm nhiệm và phải c chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với công việc đảm nhận CĐT được thuê tổ chức,

cá nhân c đủ điều kiện năng lực đ giám sát thi công và tham gia nghiệm thu hạng mục, công trình hoàn thành Chi phí thực hiện dự án phải được hạch toán riêng theo quy định của pháp luật

* Quản lý dự án của tổng thầu xây dựng

- Tổng thầu xây dựng thực hiện hợp đồng EPC, hợp đồng chìa kh a trao tay

c trách nhiệm tham gia quản lý thực hiện một phần hoặc toàn bộ dự án theo thỏa thuận hợp đồng với CĐT và phải c đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng theo quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật c liên quan đ thực hiện công việc do mình đảm nhận

- Nội dung tham gia quản lý thực hiện dự án của tổng thầu xây dựng gồm: thành lập Ban điều hành đ thực hiện quản lý theo phạm vi công việc của hợp đồng; quản lý tổng mặt bằng xây dựng công trình; quản lý công tác thiết kế xây dựng, gia công chế tạo và cung cấp vật tư, thiết bị, chuy n giao công nghệ, đào tạo vận hành;

quản lý hoạt động thi công xây dựng, các kết nối với công việc của các nhà thầu phụ; điều phối chung về tiến độ thực hiện, ki m tra, giám sát công tác bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường tại công trường xây dựng; tổ chức nghiệm thu hạng mục, công trình hoàn thành đ bàn giao cho CĐT; quản lý các hoạt động xây dựng khác theo yêu cầu của CĐT

- Tổng thầu xây dựng được hưởng một phần chi phí QLDA theo thỏa thuận với CĐT

1.1.2.3 Cán bộ quản lý dự án

* Cán bộ QLDA giữ một vai trò rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức QLDA Những chức năng cơ bản của cán bộ QLDA là: lập kế hoạch dự án; tổ chức thực hiện dự án; chỉ đạo hướng dẫn; ki m tra giám sát; chức năng thích ứng;

* Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án về cơ bản c th được chia thành ba

nh m lớn Đ là trách nhiệm đối với tổ chức cấp trên, đối với dự án và đối với các thành viên dự án nhằm mục đích đạt được mục tiêu của dự án, đưa dự án tới trạng thái kết quả mong muốn

* Chủ nhiệm dự án cần c những kỹ năng cơ bản sau: kỹ năng lãnh đạo; kỹ năng giao tiếp và thông tin trong QLDA; kỹ năng thương lượng và giải quyết kh khăn vướng mắc; kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng; kỹ năng ra quyết định

Các kỹ năng trên đây giúp cán bộ QLDA thực hiện tốt chức năng của mình

mà cốt lõi nhất là liên kết được tất cả các đối tượng, các nh m đối tác khác nhau đ cùng thực hiện thành công dự án

Lực lượng lao

động trực tiếp

Các nhà thầu xây dựng, cung cấp hang h a…

Cơ quan quản lý

nhà nước liên

quan

Các nhà cung cấp vật tư nguyên liệu

+ Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án: QLDA ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ th của dự án N bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, ki m soát bao gồm nhiều nội dung như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị dự án đến giai đoạn vận hành các kết quả của

dự án Trong từng giai đoạn, tùy đối tượng quản lý cụ th c khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động QLDA là: Thời gian, chi phí và kết quả đạt được Trong phạm vi của quản lý thực hiện dự án, những yếu tố quản lý vi

mô sẽ được quan tâm nhiều hơn

QUẢN LÝ

DỰ ÁN

* Theo đối tượng quản lý, QLDA bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem x t, nghiên cứu Lĩnh vực quản lý dự án x t theo đối tượng quản lý (Theo viện nghiên

cứu quản lý dự án quốc tế PMI)

Tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, chi tiết h a các mục tiêu dự án thành những công việc cụ th và hoạch định một chương trình đ thực hiện các công việc đ nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án được

Xác định, giám sát việc thực hiện các mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc thuộc về dự án cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án

gian

- Xác định các hoạt động, trình tự và ước tính các thời gian thực hiện

- Xây dựng và ki m soát tiến độ

Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Chỉ rõ mối công việc k o dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án khi nào hoàn thành

phí

- Lập kế hoách nguồn lực

lượng

- Lập kế hoạch chất lượng

Tri n khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng trong việc thực hiện dự án,

lực

- Lập kế hoạch nhân lực

thông tin

- Lập kế hoạch quản

lý thông tin

- Cung cấp thông tin

- Báo cáo kết quả

Đảm bảo các thông tin thông suốt chính xác và nhanh nhất giữa các thành viên của dự án và với các câu hỏi: ai cần thông tin, mức độ chi tiết

và báo cáo bằng cách nào

- Quản lý hợp đồng

- Quản lý tiến động cung ứng

Lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, máy m c thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng h a và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ và chất lượng cung cấp

* Theo chu kỳ của dự án

Dự án là một thực th thống nhất, thời gian thực hiện dài, c nhiều rủi ro nên thường được chia thành một số giai đoạn đ quản lý thực hiện Tổng hợp các giai đoạn này tạo nên chu kỳ dự án Chu kỳ dự án được xác định từ thời đi m bắt đầu đến thời đi m kết thúc dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng phần và ai sẽ tham gia thực hiện Tùy theo mục đích nghiên cứu, c th chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau Phổ biến nhất được chia thành 4 giai đoạn như trình bày trong hình dưới đây

Giai đoạn khả thi

Giai đoạn kế hoạch

Danh sách lựa chọn

Các phương pháp quản lý ứng dụng trong quản lý dự án phổ biến nhất được

ứng dụng trong QLDA bao gồm: phân tích hệ thống (hay phân tích mạng); quản lý theo mục tiêu; phương pháp tối thi u hóa chi phí; phương pháp phân bố đều nguồn nhân lực Các phương pháp này sẽ được ứng dụng trong những công việc thích hợp

của toàn bộ quá trình quản lý thực hiện dự án

1.1.3 Nội dung quản lý dự án

1.1.3.1 Quản lý vĩ mô đối v i dự án

Quản lý nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng th các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

Trong quá trình thực hiện tri n khai dự án, Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế sử dụng công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước đ quản lý các dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hi m, tiền lương theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án

đ ng g p tích cực vào sự phát tri n kinh tế xã hội và đạt được mục tiêu quản lý

1.1.3.2 Quản lý vi mô đối v i dự án

Quản lý ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ th của dự án N bao gồm nhiều khâu công việc: như lập kế hoạch, điều phối, ki m soát các hoạt động của dự án QLDA bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, vật

tư, máy m c, thiết bị, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán quá trình QLDA được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ th c khác nhau nhưng đều phải gắn b với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động QLDA là thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

1.1.3.3 Quản lý theo các nội dung của dự án

- Quản lý thời gian (tiến độ): là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến

độ thời gian nhằm đảm bảo tiến độ thời gian hoàn thành dự án N chỉ rõ mỗi công việc k o dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án khi nào hoàn thành, tập trung ở các khâu cụ th như sau: tiến độ khảo sát, lập dự án; tiến độ thẩm định và phê duyệt dự án; tiến độ lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu; tiến độ

GPMB; tiến độ khảo sát và lập thiết kế; tiến độ thi công: Đây là một trong các khâu quan trọng nhất quyết định tới tiến độ chung của toàn bộ dự án

- Quản lý chi phí: là quá trình quản lý các chi phí, giám sát thực hiện các chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí Theo khoản 4, Điều 4 của Nghị định 32/1015/NĐ-CP về quản lý đầu tư xây dựng công trình thì Tổng mức đầu tư xây dựng công trình gồm các chi phí sau [7]:

+ Chi phí xây dựng gồm chi phí phá dỡ các công trình xây dựng, chi phí san lấp mặt bằng xây dựng, chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình, xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công

+ Chi phí thiết bị gồm chi phí mua sắm thiết bị công trình và thiết bị công nghệ; chi phí đào tạo và chuy n giao công nghệ (nếu có); chi phí lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh; chi phí vận chuy n, bảo hi m; thuế và các loại phí, chi phí liên quan khác

+ Chi phí QLDA gồm các chi phí đ tổ chức thực hiện các công việc QLDA

từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng

+ Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng gồm chi phí tư vấn khảo sát, lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có), lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, lập Báo cáo kinh

tế - kỹ thuật, chi phí thiết kế, chi phí TVGS xây dựng công trình và các chi phí tư vấn khác liên quan

+ Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư gồm chi phí bồi thường về đất, nhà, công trình trên đất, các tài sản gắn liền với đất, trên mặt nước và chi phí bồi thường khác theo quy định; các khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phí tái định cư; chi phí tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng (nếu có); chi phí chi trả cho phần hạ tầng kỹ thuật đã được đầu

tư xây dựng (nếu có) và các chi phí có liên quan khác

lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của CĐT, chủ yếu tập trung quản lý chất lượng các khâu sau: chất lượng hồ sơ dự án; chất lượng hồ sơ thiết kế; chất lượng thi công: Đây là một trong các khâu quan trọng nhất quyết định tới chất lượng và thời gian khai thác công trình

- Quản lý nhân lực: Là việc quản lý nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người trong dự án và tận dụng n một cách c hiệu quả nhất N bao gồm việc quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuy n chọn nhân viên và xây dựng các ban dự án

- Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác nhất giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khác nhau

- Quản lý rủi ro: Khi thực hiện dự án sẽ gặp những nhân tố rủi ro mà chúng

ta chưa lường trước được, quản lý rủi ro nhằm tận dụng tối đa những nhân tố c lợi không xác định, giảm thi u tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án

N bao gồm việc nhận biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro

- Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết

bị, dịch vụ cho dự án

- Ngoài ra còn quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường

1.1.3.4 Quản lý theo chu kỳ của dự án

Một dự án thường c một hay một số mục tiêu cần thực hiện, c thời gian dài

và c độ chính xác nhất định nên khi đơn vị quản lý thường chia dự án thành một số giai đoạn thực hiện Mỗi giai đoạn bao gồm một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án Chu kỳ dự án xác định đi m ban đầu, đi m kết thúc dự án, đồng thời cũng xác định công việc nào sẽ được thực hiện

và ai sẽ tham gia thực hiện N cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc hoặc không thuộc phạm vi dự án

Thông qua chu lỳ dự án c th nhận thấy một số đặc đi m: thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ

phát tri n, nhưng giảm nhanh ch ng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công nhất và do đ rủi ro là cao nhất khi bắt đầu dự

án Xác suất thành công khi dự án bước qua các pha sau Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của CĐT tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đ tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tục ở các phần sau

1.2 Nội dung quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng

1.2.1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng

1.2.1.1 Khái niệm

Kế hoạch tiến độ xây dựng công trình là kế hoạch thực hiện các hoạt động xây dựng bằng những công nghệ, kỹ thuật xây dựng và biện pháp tổ chức thích hợp nhằm hoàn thành công trình xây dựng đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của thiết kế

kỹ thuật, trong hạn mức chi phí và thời hạn đề ra, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường

Kế hoạch tiến độ là nội dung chủ yếu của kế hoạch dự án xây dựng công trình N thường được lập sau khi đã xác định được phương pháp tổ chức sản xuất xây dựng và đã thiết kế dây chuyền thi công xây dựng Kế hoạch tiến độ được th hiện dưới dạng sơ đồ (bi u đồ) Tùy theo tính chất của công trình, yêu cầu công nghệ và phương pháp tổ chức sản xuất, tổ chức thi công xây dựng mà hình thức th hiện c th là sơ đồ ngang, sơ đồ xiên hay sơ đồ mạng

1.2.1.2 Vai trò

Lập kế hoạch dự án là hoạt động chi tiết h a, chương trình h a, thực hiện mục tiêu của dự án bằng cách lập tiến độ tổ chức thực hiện dự án theo một trình tự lôgic, xác định mục tiêu thành phần cũng như mục tiêu chung của dự án, dự tính lực những công việc do nhằm hoàn thành tốt công mục tiêu đã xác định của dự án

N i cách khác lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết h a những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ th và hoạch định một chương trình biện pháp đ thực hiện các công việc đ

Kế hoạch cần phải chỉ ra: những công việc cần phải làm? Khi nào những việc này sẽ xảy ra? ai sẽ thực hiện chúng? Các nguồn lực cần thiết nào đ thực hiện công việc đ ?

Nếu kế hoạch không trả lời được những vấn đề đã đặt ra thì không chỉ hạn chế khả năng tạo nên kết quả dự án với chi phí, thời gian, chất lượng mong muốn,

mà còn c th hạn chế khả năng đạt tới kết quả cần c

Hình 1.7: Hoạch định kế hoạch và tiến trình dự án

Tác dụng của kế hoạch dự án th hiện ở các nội dung chủ yếu sau:

- Là cơ sở tuy n dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân lực cho dự án.*

- Là căn cứ đ dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng công việc

1.2.2 Các nguyên tắc lập tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng

Sử dụng nguồn nhân lực hài hòa trong sản xuất:

Bi u đồ nguồn nhân lực được coi là hài hòa khi số công nhân tăng dần trong Quản trị

Điều phối thực hiện Hoạch định,

kế hoạch

Giám sát,

ki m tra

Thực hiện

Hành động gì?

Bằng gì? Ai làm? Khi nào và bao lâu?

Kết quả dự án

thời gian đầu, giảm dần trong thời gian cuối của dự án và không tăng hoặc giảm một cách đột biến Nếu không điều hòa được nhân lực sẽ gây lãng phí trong quá trình thực hiện dự án đầu tư

Khi cần tập trung nhân lực và máy m c thiết bị phải chú ý đến giới hạn tài nguyên và đảm bảo các nguyên tắc hài hòa trong tổ chức

Tùy theo tính chất công nghệ và tình hình cụ th của từng công trình mà người ta chọn thứ tự thi công sao cho hợp lý nhất

Đảm bảo thời hạn thi công:

Kế hoạch tiến độ phải đảm bảo thời hạn thi công, từ đ mới sớm hoàn thành

và đưa công trình vào khai thác sử dụng Kế hoạch tiến độ càng ít thời gian dự trữ thì khả năng điều chỉnh và đối ph với các rủi ro c th xãy ra trong quá trình thi công cũng như khả năng thỏa mãn yêu cầu của CĐT về việc sớm đưa công trình vào khai thác, sử dụng càng thấp

Giải ngân vốn đầu tư một cách hợp lý:

Vốn đầu tư là lượng tiền bỏ vào công trình Đây là loại tài nguyên sử dụng một lần và n chỉ sinh lợi khi dự án đưa vào khai thác Khi công trình chưa đưa vào khai thác nghĩa là tiền vốn đầu tư vào dự án là tiền vốn bị ứ đọng

Kế hoạch tiến độ xây dựng quyết định tiến độ cung cấp vốn Nếu nhà thầu phải ứng vốn của mình ra đ xây dựng công trình thì chi phí vốn do nhà thầu chịu

và chưa được tạm ứng hoặc thanh toán thì nhà thầu còn phải chịu chi phí vốn CĐT

bỏ vốn ra thì CĐT chịu thiệt hại về ứ đọng vốn Tiến độ đưa vốn vào công trình c

3 dạng cơ bản là điều đặn, tăng dần - giảm dần và tương ứng với các tiến độ cấp vốn này ta c vốn đầu tư tích lũy và tổng mức đầu tư vốn bị ứ đọng

V Lượng tiền V Lượng tiền

a Cấp vốn đều đặn Thời gian b Cấp vốn tăng dần Thời gian

V Lượng tiền

- Chú thích:

T - Thời hạn thi công

V - Tổng vốn đầu tư cần thiết Lượng vốn cấp theo thời gian Vốn tích lũy

Hình 1.8: Tiến độ cấp vốn theo thời gian, đường vốn tích lũy và lượng

vốn đầu tư ứ đọng

Qua hình vẽ ta thấy các đại lượng thời hạn thi công T và tổng mức vốn cần đầu tư vào công trình V là không thay đổi trong cả 3 trường hợp a,b và c nhưng tổng mức ứ đọng vốn đầu tư thì ít nhất là trong trường hợp lượng vốn cấp tăng dần theo thời gian Muốn cấp vốn đầu tư theo chế độ tăng dần thì các công việc phải lùi lại phía sau, đặc biệt là các công việc c chi phí lớn Điều này đồng nghĩa với tình hình thi công càng về sau càng căng thẳng và khả năng đối ph với rủi ro và bất trắc giảm

1.2.3 Trình tự lập tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng

Lập kế hoạch dự án là một quá trình gồm những bước chính như sau:

Hình 1.9: Các bước lập kế hoạch dự án

* Xác lập mục tiêu dự án

Lập kế hoạch bắt đầu bằng việc lập mục tiêu cụ th của dự án Những mục tiêu này phản ánh rõ: khi nào dự án bắt đầu và khi nào được hoàn thành; mức chi phí của dự án; các kết quả cần đạt

Đ xác lập chính xác mục tiêu dự án người quản lý cần làm những công việc sau:

Bước đầu tiên trong việc phát tri n kế hoạch là việc xác định và lập danh mục các công việc phải được thực hiện đ hoàn thành dự án, sau đ mã h a các công việc này

Structure)

WBS là việc phân chia các công việc dự án thành những phần nhỏ hơn đ dễ dàng ki m soát và quản lý C th kết hợp nhiều công việc lại thành một nh m tùy theo tính chất của chúng hoặc theo các đơn vị thực hiện dự án

* Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

Sau khi xác định mối quan hệ và thứ tự trước sau giữa các công việc dự án cần thiết lập một sơ đồ kế hoạch đ phản ánh quan hệ lôgic giữa các công việc

C hai phương pháp chủ yếu đ thiết lập sơ đồ kế hoạch là phương pháp sơ

đồ công việc trong các nút (AON - Activities on Nod) và phương pháp lập sơ đồ theo mũi tên (hay AOA - Activities on Arrow)

* Lập lịch trình thực hiện dự án

Lịch trình thực hiện dự án là một kế hoạch tiến độ sơ bộ chỉ rõ thời gian công việc bắt đầu, thời gian kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng Yêu cầu này c th thực hiện bằng cách sử dụng bi u đồ GANTT

* Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch

Thực chất đây là hoạt động lập kế hoạch ngân sách dự án gắn liền với việc lập lịch trình thực hiện dự án trước đ

* Báo cáo thực hiện dự án

Báo cáo tiến độ thời gian, chi phí nhằm ki m soát kế hoạch thời gian cũng như dự toán chi phí Chuẩn bị tốt hệ thống báo cáo, ki m tra giám sát là một trong những khâu cần thiết đ thực hiện thành công kế hoạch dự án

1.2.4 Phân tách công việc - Công cụ của kế hoạch dự án

Trong lĩnh vực kế hoạch dự án c 3 công cụ được dùng đ trình bày hữu hiệu

kế hoạch dự án là phương pháp phân tách công việc WBS, sơ đồ mạng PERT, CPM

và bi u đồ GANTT

1.2.4.1 Khái niệm và phương pháp thực hiện phân tách công việc

Cơ cầu phân tách công việc (phân tách công việc) là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nh m nhiệm vụ và những công việc cụ th ; là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một cây đa

hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án Một sơ đồ phân tách công việc c nhiều cấp bậc Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần th hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất

là những công việc cụ th Số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án

Ba phương pháp chính thường được sử dụng trong phân tách công việc là: phương pháp phân tích hệ thống (phương pháp lôgic), phương pháp phân tách chu

kỳ (theo các giai đoạn hình thành và phát tri n) và phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng) Các nhà QLDA có th sử dụng kết hợp các phương pháp trên dự vào ý nghĩa của từng cấp bậc theo 3 phương pháp:

Bảng 1.2: Bảng cơ cấu và phương pháp phân tách công việc

Cơ cấu phân tách công

Toàn bộ dự án (nh m dự án)

th

Phân tách công việc c tác dụng như là chất liệu gốc, là cơ sở đ thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo của quản lý khác của dự án:

nhiệm, xác định trách nhiệm cụ th của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án WBS làm cho mọi người đều quan tâm hơn đến dự án, làm các nh m dự

án hi u được yêu cầu của nhau

cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM; là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án

dự án trong từng thời kỳ; giúp các nhà QLDA tránh được những sai s t hoặc bỏ quên một số công việc nào đ trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực

Lập danh mục và mã h a các công việc đã phân tách

Trao trách nhiệm, xác định rõ nghĩa vụ, quyền lợi của người chịu

trách nhiệm Xác định các dữ liệu liên quan đến mỗi công việc (khối lượng công

việc, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện, ngân sách,…)

Lập ma trận trách nhiệm

Trong các bước trên, bước lập ma trận trách nhiệm c ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc phối hợp các công việc thực hiện dự án

Ma trận trách nhiệm được lập dưới dạng một bảng quan hệ mô tả quan hệ giữa các công việc/g i công việc dự án với người thực hiện

Trong bảng ma trận trách nhiệm, cột dọc liệt kê danh mục các công việc/gói công việc, hang ngang th hiện nhiệm vụ hay đơn vị thực hiện các công việc c liên quan Nơi nào giao nhau giữa cột và hang là phần tử của ma trận, được số h a theo các trách nhiệm, ví dụ: (1) - Trực tiếp, (2) - Giám sát, (3) - Chỉ đạo, (4) - Phê duyệt, (5) - Tham khảo ý kiến

C th tham khảo ma trận trách nhiệm sau đây:

Bảng 1.3: Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án

Chức vụ Công việc

Cấp trên

Giám đốc

Chủ nhiệ

Tr.Phòn

g thi công

1.2.5 Các phương pháp lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng

1.2.5.1 Những vấn đề chung về phương pháp sơ đồ ngang (GANTT)

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ đi n nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Sơ đồ này được xây dựng vào năm

1915 bởi Henry L Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học

Nội dung của phương pháp Gantt là xác định thứ tự thực hiện các công việc của quá trình sản xuất xây dựng từ công việc chuẩn bị đến công việc hoàn thành kết thúc xây dựng lên bi u đồ dạng sơ đồ ngang tùy thuộc vào: độ dài thời gian của mỗi công việc; các điều kiện c trước của các công việc; các thời hạn cần phải tuân thủ;

khả năng thực hiện và khả năng xử lý những vấn đề (thời gian làm thêm, vốn đầu tư

đã thực hiện)

Sơ đồ Gantt sau khi xây dựng xong sẽ cho ph p chúng ta theo dõi tiến trình thực hiện các công việc trong hoạt động xây dựng, xác định thời gian thực hiện các công việc đ , đồng thời cũng c th biết được khoảng thời gian dự trữ của từng công việc

Kế hoạch tiến độ sản xuất xây dựng được th hiện trên bi u đồ Gantt sẽ làm

cơ sở cho việc điều khi n quá trình thực hiện đ đạt được mục tiêu đề ra Đây là phương pháp đơn giản, dễ hi u, d sử dụng Sơ đồ Gantt là công cụ dễ nhìn, thuận tiện cho quá trình tổ chức điều khi n

Đ sử dụng phương pháp GANTT, chúng ta cần phải tiến hành một số công việc sau: cố định một công trình xây dựng; xác định khối lượng công tác những công việc khác nhau cần phải thực hiện trong khuôn khổ của công trình đ ; xác định độ dài thời gian thực hiện và lực lượng tham gia, nhu cầu nguồn lực cần thiết cho các công việc đ ; xác định mối liên hệ giữa các công việc; xác định thời đi m bắt đầu, thời đi m kết thúc và thời gian dự trữ của mỗi công việc

Thời điểm bắt đầu của mỗi công việc là thời đi m bắt đầu tri n khai thực

hiện công việc đang xem x t mà không làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện của các công việc trước n

) và

)

việc, mà sự bắt đầu tri n khai công việc này không làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện của các công việc trước n

Thời đi m bắt đầu sớm của công việc được xác định trên cơ sở thời hạn kết thúc của các công việc trước n (tính từ thời đi m bắt đầu tri n khai quá trình thi công) và mối quan hệ công nghệ của chúng với sự tri n khai các công việc đang x t

tri n khai thực hiện công việc đang xem x t mà không làm ảnh hưởng đến thời hạn kết thúc thi công công trình