Cơ sở lý luận và thực tiễn quy trình quản lý thời gian nhằm nâng cao hiệu quảbài tiểu luận kết thúc học phần

Tuy nhiên,mặc dù chúng ta đang hoạt độnghết năng suất,bản thân làm rất nhiều công việc từ trực tiếp đến trực tuyến trên các kênhmạng xã hội để tạo ra một nguồn thu nhập có thể đáp ứng đư

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN QUY TRÌNH QUẢN LÝ

THỜI GIAN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng quản lý thời gian

Hà Nội - 2022

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1.Khái niệm “Quy trình” 3

1.1.2 Khái niệm “Quản lý” 3

1.1.3 Khái niệm “Thời gian” 3

1.1.4 Khái niệm “Quy trình quản lý thời gian” 3

1.2 Vai trò,yêu cầu của quy trình quản lý thời gian và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình quản lý thời gian 4

1.2.1 Vai trò của “Quy trình quản lý thời gian” 4

1.2.2 Yêu cầu của “Quy trình quản lý thời gian” 6

1.2.3 Yếu tố ảnh hưởng đến “Quy trình quản lý thời gian” 8

1.3 Nội dung của “Quy trình quản lý thời gian” 8

1.3.1 Thiết lập mục tiêu phù hợp 9

1.3.2 Các bước thiết lập mục tiêu 11

Tiểu kết chương I 15

Chương II THỰC TIỄN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 16

2.1 Giới thiệu khát quát về bản thân 16

2.1.1 Thông tin cá nhân 16

2.1.2 Đặc điểm 16

2.2 Thực trạng quy trình quản lý thời gian của bản thân 17

2.2.1 Vấn đề 17

2.2.2 Quy trình quản lý thời gian cho việc tăng cân của bản thân 17

2.3 Đánh giá về việc Quản lý thời gian của bản thân 22

2.3.1 Ưu điểm 22

2.3.2 Nhược điểm 23

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế đó 23

Tiểu kết chương II 23

Chương III ĐỊNH HƯỚNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 24

3.1 Mục tiêu và phương hướng 24

3.1.1 Mục tiêu 24

3.1.2 Phương hướng 24

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian của bản thân 24

3.2.1 Giải pháp chung 24

3.2.2 Giải pháp của bản thân 25

Tiểu kết chương III 25

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1 Ma trận Eisenhower

Bảng 1.2 Mô hình Stars

Bảng 2.1 Ma trận Eisenhower kế hoạch tăng cân

Bảng 2.2 Mô hình STARS kế hoạch tăng cân

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý thời gian

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Ngày nay chúng ta đang sống trong thời kì công nghiệp hóa,hiên đại hóa4.0,công nghệ đã và đang phát triển ngày càng lớn mạnh hơn,có thể nói nó là yếu tốtiên quyết và đi đầu trong cuộc sống đổi mới này.Mạng xã hội phát triển giúp cho conngười có nhiều cơ hội tiếp xúc cũng như là hội nhập toàn cầu một cách tốt hơn Đờisống xã hội,kinh tế,mọi thứ đang dần lớn hơn kéo theo đó là các nhu cầu thiết yếu,sựham muốn học hỏi kiến thức của mọi người phải gia tăng hơn nữa mới có thể đáp ứngđược nhu cầu trong đời sống thường ngày

Chính vì nhu cầu con người tăng lên vì thế chúng ta ngày này đang có rất nhiềuhướng đi,hướng phát triển và cần phải tìm hiểu,trau dồi cho bản thân nhiều hơn nữamới có thể theo kịp với xu hướng hiện tại Tuy nhiên,mặc dù chúng ta đang hoạt độnghết năng suất,bản thân làm rất nhiều công việc từ trực tiếp đến trực tuyến trên các kênhmạng xã hội để tạo ra một nguồn thu nhập có thể đáp ứng được với nhu cầu của cánhân nhưng phần lớn mọi người lại đang không biết cách phân bổ,sắp xếp và quản lýthời gian của bản thân sao cho phù hợp và tốt nhất

Vì thế hiệu suất thì hết mức nhưng hiệu quả mang lại cho ta thì chưa đạt đượcmức tối đa mà còn làm cho chúng ta cảm thấy bị áp lực và đôi khi sẽ cảm thấy mệt

mỏi với một cuộc sống như vậy Đây chính là lý do mà tôi chọn đề tài: “Cơ sở lý luận

và thực tiễn quy trình quản lý thời gian nhằm nâng cao hiệu quả” làm đề tài nghiên

cứu trong bài

Tôi muốn nghiên cứu và tìm hiểu về cụm từ khóa “Quản lý thời gian” giúp chobản thân nói riêng và mọi người nói chung có thể hiểu và nắm được cách thức,phươngpháp nhằm nâng cao hiểu quả công việc cũng như mọi lĩnh vực trong đời sống,từ đógiúp mọi người có được một bộ máy vận hành cuộc sống của bản thân tốt hơn và dễdàng đạt được hiểu quả tối đa đối với mục tiêu mà cá nhân mình đề ra

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận và thực tiễn quy trình quản lý thời gian

nhằm nâng cao hiệu quả

*Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian: Từ năm 2021 đến nay

+ Không gian: Hiệu quả của bản thân.

3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

*Mục tiêu nghiên cứu:

Làm rõ và hiểu sâu về vai trò và tầm quan trọng của quy trình quản lý thờigian.Nghiên cứu về cơ sở lý luận và thực tiễn của quy trình quản lý thời gian dựa vàocác buổi giảng bài và các tài liệu,kiến thức trong học phần: “Kỹ năng quản lý thờigian”.Từ đó giúp sinh viên hiểu và vận dụng được những kiến trong đã học vào quytrình quản lý thời của bản thân vào công việc cũng như học tập trong thực tế tốt nhất

có thể

*Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nghiên cứu cơ sở lý luận về kỹ năng quản lý thời gian

Nghiên cứu về thực tiễn của quy trình quản lý thời gian

Trên cơ sở đề ra cơ sở lý luận và thực tiễn quy trình quản lý thời gian,đưa rađịnh hướng nâng cao hiệu quả

4.Phương pháp nghiên cứu

*Phương pháp phân tích,tổng hợp

- Tìm và nghiên cứu các giáo trình từ những trường đại học khác nhau nhưngvẫn bám sát theo bài giảng của thầy cô trong học phần: “kỹ năng Quản lý thời gian”,phân tích chọn lọc sau đó tổng hợp tất mọi thông tin lại thành một bản chính duy nhất

*Phương pháp nghiên cứu các tài liệu

- Nghiên cứu thêm các nguồn tài liệu tham khảo có trên mạng xã,để bài nghiêncứu đạt được chiều sâu nhất về kết quả

Ngoài ra tôi còn sử dụng một số các phương pháp nghiên cứu khác như:Phương pháp logic,phương pháp luận để làm bài tiểu luận

5.Kết cấu bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu,kết luận,danh mục bảng,danh mục tài liệu tham khảo bàitiểu luận bao gồm:

Chương I Cơ sở lý luận về quy trình quản lý thời gian

Chương II Thực tiễn về quy trình quản lý thời gian

Chương III Đưa ra định hướng nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình quản lýthời gian

PHẦN NỘI DUNG

Chương I.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Quy trình”

Khái niệm: Quy trình có thể hiểu là một kế hoạch, phương pháp cụ thể đã đượctính toán và sắp xếp một cách hợp lý nhất để thực hiện một quá trình hay một côngviệc,sự kiện nào đó Thông thường quy trình được thể hiện bằng văn bản rõ ràng,rànhmạch Các đơn vị lập và phát triển các quy trình giúp thực hiện và quản lý được quátrình, phòng tránh được nhiều rủi ro trong giai đoạn thực hiện,đem lại hiệu quả cao.Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại,một quá trình có thểđược kiểm soát bằng nhiều quy trình

1.1.2 Khái niệm “Quản lý”

Khái niệm: Quản lý có thể được hiểu là việc quản trị một tổ chức,doanh nghiệphay một tổ hợp nhiều người gộp lại Nghĩa của hai từ “Quản lý” được cô đọng và dễhiểu nhất thông qua các hoạt động như lên kế hoạch,thiết lập ra một chiến lược của tổchức và điều phối nguồn lực sẵn có như: tài chính,tự nhiên,công nghệ và nhân lực đểđạt được mục tiêu chung đã được đề ra hay một mục tiêu lớn nào đó

1.1.3 Khái niệm “Thời gian”

Khái niệm: Có thể hiểu thời gian là một khái niệm được dùng để chỉ một chuỗiliên tục các sự kiện xảy ra theo một chiều hướng từ quá khứ tới hiện tại và tương lai

+ Vào nhiều thế kỷ trước các nhà vật lý cổ điển như NewTon chỉ ra rằng thờigian là tuyệt đối và nó tồn tại đơn lập không liên quan tới không gian và tồn tại ngay

cả khi vũ trụ trống rỗng Nhưng vào năm 1905 thì thuyết tương đối của Einstein đãlàm chúng ta có chút thay đổi về cách nhìn nhận thời gian: “Khi này thời gian được coi

là chiều thứ 4 cùng với 3 chiều còn lại của không gian”

1.1.4 Khái niệm “Quy trình quản lý thời gian”

Quy trình quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều cần phải làm

và đặt ra nguyên tắc thực hiện thời gian biểu Và khi chúng ta thực hiện thì bắt buộcphải tuân thủ những gì đã đề ra, không được chậm trễ, làm khác đi,gây lãng phí thờigian của mình

Quản lý thời gian cũng chính là việc lập kế hoạch,tổ chức thời gian biểu vớinhững hoạt động,nội dung cụ thể Việc này phụ thuộc vào từng cá nhân mà mức độ chitiết trong khâu quản lý thời gian sẽ khác nhau.Tạo quy trình quản lý thời gian giúp bạntạo giới hạn đối với từng dự định mình muốn làm

1.2 Vai trò,yêu cầu của quy trình quản lý thời gian và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình quản lý thời gian.

1.2.1 Vai trò của “Quy trình quản lý thời gian”

* Trong cuộc sống bộn bề lo toan, xoay quanh có rất nhiều thứ đang chờ đợichúng ta làm Nếu ta cứ chỉ thấy đâu làm đấy không có một kế hoạch cụ thể và sắp xếpchúng thì đến một lúc nào đó bản thân sẽ trở thành những con người bị động, vô thức

và có thể coi là công việc đang sai khiến chúng ta làm chứ không phải là tự ta sẽ chủđộng làm những công việc ấy.Vì thế, “Quy trình quản lý thời gian” xuất hiện là đểgiúp mọi người trở nên tốt hơn khi phải đối diện với rất nhiều việc, vậy “Quy trìnhquản lý thời gian” có vai trò như như thế nào trong đời sống con người:

Nâng cao hiệu suất làm việc

+ Biết cách quản lý thời gian,sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và mức độquan trọng,thực hiện những công việc ở mức độ quan trọng trước sẽ giúp cho mọingười tang hiệu quả công việc Khi hiệu quả công việc tăng sẽ kích thích độ hăng say,

sự nhiệt huyết và làm cho mình thoải mái Cá nhân tăng năng suất lao động kéo theonăng suất của cả nhóm cũng tăng theo

+ Khi làm việc mà không có thời gian biểu cụ thể, tâm lý của chúng ta thườngkhá ì ạch Nguyên do là khối lượng công việc lớn khiến nhiều người phân vân khôngbiết bắt đầu từ đâu Theo tâm lý của con người Việt Nam chúng ta “nước đến chân mớinhảy”, nếu như một công việc mà không có thời gian giới hạn thì sẽ làm cho mọingười lơ là và kéo dài công việc hơn và đang từ thế chủ động đã vô tình đẩy mình vàothế bị động, gấp gáp Từ đó số lượng công việc sẽ hụt hơn so với chỉ tiêu ban đầu đặt

+ Việc quản lý quỹ thời gian sẽ giúp bạn đặt ra giới hạn thời gian trong từngcông việc.Áp lực về thời gian sẽ khiến bạn phải tập trung cao độ và cố gắng hoànthành công việc đúng thời gian hơn Tất nhiên, để làm được việc này thì bạn phải cótinh thần tự giác cao Nhờ vậy, công việc sẽ được hoàn thành đúng thời gian mà vẫnđảm bảo chất lượng Quản lý thời gian tốt giúp bạn không gây lãng phí thời gian vàtiết kiệm năng lượng, công sức vì các công việc đã được sắp xếp một cách khoa học,hoàn thành các công việc nhanh chóng sẽ có những khoảng thời gian rảnh rỗi, từ đótận dụng những khoảng thời gian ấy tập trung vào yếu tố sáng tạo

Làm giảm bớt áp lực

+ Công việc quá nhiều nhưng không biết bắt đầu từ đâu,có thói thường ngày khichơi dài đến sát hạn hoàn thành thì cuống cuồng lên gấp rút làm…tất cả những điều ấyđều tạo nên áp lực với mỗi người Việc áp lực và chỉ cố làm thế nào để hoàn thànhđúng hạn sẽ khiến bạn dễ đưa ra các quyết định sai lầm Nếu kết quả cá nhân nhận lại

mà không tốt,chúng ta cũng dễ bị khiến trách và nản lòng với công việc

+ Mọi áp lực đó xuất phát từ bản thân chưa thể kiểm soát tốt quỹ thời gian màmình có Dường như chúng ta đều lầm tưởng rằng nó là không quan trọng nhưng điềunày lại có tác động rất lớn đến tinh thần làm việc của mỗi người Do đó,để tránh áp lực

từ công việc,luôn vui vẻ khi làm việc thì ngay lúc này mọi người hãy bắt đầu hìnhthành thói quen lập một quy trình quản lý quỹ thời gian từ những bước đơn giản nhất.Nếu kiểm soát thời gian tốt sẽ giảm được áp lực thời hạn hoàn thành của các công việc

từ đó việc đưa ra quyết định trong tình huống hay một vấn để nào đó sẽ sáng suốt hơn.Ngoài ra còn giúp hạn chế các thói quen xấu như trì hoãn công việc,đồng thời là bệphóng tạo sự hứng khởi,động lực để thực hiện các công việc khác nhờ kế hoạch đãđịnh ra với thời gian và mục tiêu rõ ràng

Cân bằng cuộc sống

+ Trong công việc,khi chúng ta đặt bút viết lên một kế hoạch cụ thể,rõ ràng đểthực hiện công việc ấy thì lúc bắt tay vào làm chúng ta không cần mất thời gian để suynghĩ sẽ làm gì tiếp theo,từ đó sẽ tang lượng thời gian riêng tư của bản thân.Khoảngthời gian quý báu đó chúng ta có thể dung để nghỉ ngơi,thư giãn trí não sau khoảngthời gian tập trung làm việc, tăng niềm vui trong công việc.Cân bằng hài hòa giữa làmviệc và giải trí

Xây dựng mục tiêu lâu dài

+ Đối với một người biết cách lên một quy trình quản lý thời gian tốt,hợp lý sẽgiúp cho người ấy dự trù được nhiều việc cho một kế hoạch tương lai.Cả hành tinhnày, thượng đế đều chỉ ban cho mỗi người 24 giờ đồng hồ một ngày để sử dụng vậynên trong cùng một khoảng thời gian giống như những người ngoài kia nếu bạn làngười sắp xếp tốt thì sẽ thực hiện được nhiều công việc hơn.Không những vậy bạn còn

có thời gian trống để suy nghĩ và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn

1.2.2 Yêu cầu của “Quy trình quản lý thời gian”

* Không trì hoãn với công việc được giao và làm cho vấn đề trở lên phức tạphơn

Khi bản thân noi theo tính cách, phẩm chất của Bác Hồ, chúng ta sẽ nói khôngvới sự ì ạch, trì hoãn và mọi công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn Ta sẽ khôngphải chịu áp lực về thời gian, nghĩ xem làm sao để có thể xong việc đúng hạn Khôngnhững thế chúng ta còn cân bằng được giữa công việc và giải trí Những người mà có

xu hướng theo tính trì hoãn thì khi đảm nhận một việc gì đó, những ngày đầu không

để tâm và tập trung ngay vào công việc, mặc kệ cho thời gian trôi qua một cách vônghĩa còn cá nhân thì thảnh thơi tận hưởng cái khoảng thời gian ấy Để rồi đến nhữngngày cuối cùng, sát với thời hạn công việc rồi thì căng não lên làm việc cả ngày lẫnđêm để có thể hoàn thành công việc nhưng hiệu quả công việc sẽ không thể đạt ở mứccao

Thứ hai là việc làm cho vấn đề trở lên phức tạp hóa hơn Khi chúng ta nghĩ vấn

đề nó quá khó so với bản thân và cảm thấy mình không có đủ năng lực để làm, hoànthành công việc được giao thì chính là đang tự tạo ra một áp lực vô hình về tinh thầnlên bản thân Chắc chắn công việc đó sẽ không thể hoàn thành một cách đúng thời hạn

và đem lại hiệu quả cao nhất

* Luôn có kế hoạch và tính tự giác,chủ động trong công việc

Chúng ta có kế hoạch để thực hiện mục tiêu chúng ta sẽ không bao giờ có thể

bỏ sót một công việc nào cũng như khi bắt tay vào thực hiện thì sẽ chẳng bao giờ mấtthời gian để nghĩ xem nên thực hiện như thế nào cho hợp lý vì bước này đã có sẵntrong kế hoạch rồi, giờ cứ vậy mà làm thôi

Trong công việc, sự chủ đông được đặt vào đó Chúng ta có thể làm chủ đối với

mọi tình huống bất ngờ xảy ra từ đó bình tĩnh tìm ra được những phương án giải quyếttối ưu Một người mà có tính chủ động trong khi làm việc, chắc chắn họ là người có tưduy và đủ thời gian cho việc sáng tạo trong công việc Và nghiễm nhiên bản thânchúng ta có tính chủ động, tự giác trong công việc thì khi mọi người xung quanh,đốitác làm việc với một con người chủ động như vậy họ sẽ rất tôn trọng và có cảm hứnglàm việc cao hơn do đó chúng ta sẽ mở rộng được các mối quan hệ xã hội, mở ra nhiều

cơ hội hơn cho chính mình và con đường đi tới thành công sẽ được thu hẹp lại

* Chủ động và phải thật khéo léo để từ chối công việc

Nếu như ở hiện tại chúng ta đang có rất nhiều công việc phải làm và cần hoànthành ngay, nhưng có người lại nhờ bạn làm giúp việc của họ hoặc sau này làm ở mộtcông ty chẳng hạn, bạn chưa hoàn thành xong công việc được giao trước đấy mà sếpcủa bạn lại muốn giao thêm công việc khác cho bạn Nếu bạn mà nhận thì sẽ không cóthời gian hoàn thành các công việc chưa xong Vì vậy hãy từ chối họ một cách thậtkhéo léo và thông minh, cảm ơn họ vì đã tin tưởng và nhờ cậy mình và có thể giớithiệu cho họ một ai đó đang rảnh dỗi, có đủ năng lực để hoàn thành công việc ấy

* Sẵn sàng,chuẩn bị tâm lý cho sự thay đổi

Khi chúng ta là một người luôn sẵn sàng trong thế chủ động và đón nhận nhữngtrường hợp xảy đến bất ngờ thì các công việc sẽ được hoàn thành tốt và đạt hiệu quảcao Ngược lại chúng ta làm việc với một tâm thế làm đến đâu biết đến đấy, trí nãokhông bao giờ ở trong một trạng thái sẵn sàng đón nhận những vấn đề ngoài ý muốnthì bản thân sẽ bị động trong những lúc có sự cố xảy đến Chính vì chẳng bao giờ đặtbản thân vào tâm thế sẵn sàng cho nên sẽ cần một khoảng thời gian nhất định để có thểthích nghi và làm quen với sự thay đổi vì thế gây nên sự lãng phí thời gian không đángcó

* Có quỹ thời gian dự phòng

Trong mọi việc của cuộc sống, đâu phải cứ làm việc gì thì nó sẽ có một quátrình diễn ra suôn sẻ đâu Có lúc công việc thuận lợi đúng với ý mình nhưng cũng cólúc sẽ xảy ra sự cố hoặc chúng ta bị mắc sai lầm trong quá trình làm việc Nếu nhưchúng ta không dự phòng một khoảng thời gian rảnh rỗi nào đó,thì làm sao ta có thểsửa chữa và khắc phục sai phạm được

Quỹ dự phòng để chúng ta sửa chữa sai lầm mắc phải hay khi có sự cố khôngmong muốn xảy ra sẽ được tận dụng nhằm giải quyết sự cố giúp cho quá trình làm việc

của chúng ta luôn suôn sẻ, thuận lợi.

* Ngăn nắp và cẩn thận trong việc lưu trữ mọi thứ

Chúng ta cất giữ mọi thứ thật gọn gàng, dễ kiếm để đến lúc cần sẽ không mấtnhiều thời gian để tìm Sự ngăn nắp, gọn gàng là một yếu tố không nhỏ để tiết kiệmthời gian

* Và một yếu tố cuối cùng là gia tăng nội lực

Đối với một doanh nghiệp, tổ chức thì nội lực chính là tài chính, nhân sự, côngnghệ và những nguồn lực mà doanh nghiệp có thể nhìn thấy và định lượng được Cònđối với những cá nhân chúng ta thì nguồn lực vô giá và quý báu nhất là sức khỏe, tinhthần, năng lực, tâm trạng, và nhiều thứ khác Khi phát huy nội lực thì chúng ta sẽ cómột thể trạng sức khỏe tốt nhất để thực hiên công việc, tinh thần luôn vui vẻ lạc quanthì hiệu quả công việc đem lại sẽ cực kì ấn tượng, tổ chức sẽ được phát triển và vữngmạnh hơn Khi khỏe mạnh thì chúng ta sẽ không phải xin nghỉ phép hoặc hoãn nhữngviệc đang làm để nghỉ ngơi từ đó cũng làm cho thời gian không bị trôi qua một cách

vô nghĩa gây lãng phí thời gian để hoàn thành công việc

1.2.3 Yếu tố ảnh hưởng đến “Quy trình quản lý thời gian”

* “Nếu thời gian là thứ đáng giá nhất, phí phạm thời gian hẳn là sự lãng phíngông cuồng nhất” – Benjamin Franklin Chúng ta đọc, suy ngẫm và sẽ thấy rằng đây

là một câu nói rất đúng và sâu sắc về thời gian Con người có vẽ ra một “Quy trìnhquản lý thời gian” thật chất lượng được hay không thì còn phụ thuộc vào các yếu tốảnh hưởng khác:

Chủ quan

+ Thể chất, sức khỏe và tính cách của bản thân mỗi chúng ta

+ Thói quen chưa phù hợp, tâm lý rất dễ bị những thứ bên ngoài tác động vàgây ra sự phân tâm, xao nhãng, trì trệ, hay ôm đồm và làm chúng trong cùng mộtkhoảng thời gian

+ Sự tư duy trong trí não của mỗi người, mức độ nhẫn nại, kiên nhẫn để hoànthành công việc được giao

Khách quan

+ Xuất hiện rất nhiều ứng dụng, cũng như các công cụ tự động lập được một

“Quy trình quản lý thời gian” Ngày nay, những công nghệ như vậy rất tiện lợi, nhưng

có một số công cụ chúng ta chỉ cần đưa cho nó một bản lịch trình công việc và nó tựđộng sắp xếp các mốc thời gian để làm công việc đó cho mình Như vậy đối với nhữngcông cụ như thế thì nó sẽ làm cho chúng ta không cần phải sử dụng trí não để tự lập ramột quy trình cho bản thân, đồng thời làm theo thời gian mà công cụ ấy đưa ra sẵn đôikhi chính chúng ta đang bị động dựa theo “Quy trình quản lý thời gian” của một ứngdụng mà không phải bản thân tự xếp thời gian biểu của mình.

+ Yếu tố bên ngoài làm chúng ta bị xao nhãng và mất rất nhiều thời gian giảiquyết công việc nếu chúng ta không biết cách né tránh thông minh

1.3 Nội dung của “Quy trình quản lý thời gian”

Bước 2: Thiết lập và phân loại mục tiêu.

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý thời gian

1.3.1 Thiết lập mục tiêu phù hợp

* Tại sao phải xác định mục tiêu phù hợp?

Trong cuộc sống của mỗi con người, dường như vẫn còn tồn tại rất nhiều người

đã từng thấy mình làm việc rất mệt nhọc, học tập luôn chăm chỉ,nỗ lực,phấn đấu mạnh

mẽ, khổ cực nhưng lại có cảm giác rằng bản thân không thấy những thứ mình làm cógiá trị hay không?

Chúng ta hãy dành ra ít phút cuộc đời, sống chậm lại, lắng đọng suy nghĩ vềđiều đó và chắc chắn rằng mọi người sẽ quan tâm, muốn biết tại sao mình lại có nhữngcảm giác như vậy và cách giải quyết tâm lý thế nào để không lặp lại những cảm giác

đó nữa Hơn tất cả, có một lí do lớn nhất khiến bản thân có cảm giác như vậy chính làchúng ta đã không dành nhiều thời gian để suy nghĩ về điều bạn thật sự muốn đạt đượctrong cuộc sống của mình và chưa đặt ra những mục tiêu cơ bản cho bản thân phấnđấu

Đối với thế hệ trẻ chúng ta bây giờ chắc hẳn có rất ít người biết tại sao cần phảithiết lập mục tiêu, tư tưởng lúc nào cũng là: “Việc đến đâu thì biết đến đó, mất thờigian lập ra mục tiêu làm gì xong lại để đấy” Làm ơn hãy dừng ngay suy nghĩ đó lạitrước khi quá muộn! Theo tôi việc xác định cho bản thân mục tiêu rõ ràng là cần thiếtnhất, nó sẽ khiến chúng ta tự tạo cho bản thân một nguồn áp lực tích cực, giúp mìnhkhông bị rơi vào trạng thái mông lung cả ngày không biết làm việc gì ngoài những thứnhư là xem phim hay lên mạng quan tâm chuyện bao đồng của người khác, rồi bìnhluận một cách vô nghĩa chẳng giúp được cho bản thân phát triển và hoàn thiện hơn

Sau đây tôi sẽ chỉ cho mọi người những lợi ích của việc thiết lập mục tiêu, từ đóthấy được tầm quan trọng của nó:

+ Tập trung giải quyết những công việc quan trọng, hạn được sự phân tán vàonhững công việc không quan trọng, không xây đắp được con đường đi tới mục tiêu củabản thân

+ Giúp cuộc sống của bạn rõ ràng và có kế hoạch cụ thể Khi thiết lập ra đượcmục tiêu của bản thân, chúng ta sẽ tư duy và suy nghĩ ra được cách làm thế nào để đạtđược mục tiêu ấy một cách nhanh nhất, biết được mình nên bắt đầu từ đâu và sẽ khôngrơi vào trạng thái mông lung, mất phương hướng không biết việc gì nên làm trước,

việc gì nên làm sau để đạt được kết quả tốt nhất Hầu hết mọi người không thể thựchiện hết những điều mình muốn vì không rõ mục tiêu của mình là gì

+ Tạo động lực phấn đấu cho bạn Chúng ta có dám khẳng định rằng trong ngần

ấy năm cuộc đời, bản thân chưa bao giờ rơi vào tình huống như “ Tôi muốn cái nàyquá, nhưng…” , “ Bạn X đánh piano hay quá tôi cũng muốn chơi piano, nhưng…”.Vấn đề ở đây là nếu người ta đã muốn thì người ta sẽ làm chứ người ta không lấy lí do,

mà để làm được thứ người ta muốn thì trước tiên bản thân phải có động lực “Không”

có động lực chính là thứ cản trở nhất cho mục tiêu của mình Chúng ta luôn lấy ranhững lí do thiếu xác đáng để bao biện cho sự lười nhát của bản thân, chấn an và xoadịu tầm hôn bên trong khi không có đủ động lực để thực hiện hóa một điều gì đó Vìthế việc thiết lập mục tiêu sẽ tạo động lực cho chúng ta càng phải nỗ lực để đạt được

nó và được nhiên khi có thành công thì ai cũng vui Theo đó cảm xúc lạc quan và sự tựtin sẽ giúp cho năng lực của chúng ta lớn dần

+ Mục tiêu sẽ giúp bạn trở thành môt người có trách nhiệm Thay vì suốt ngàymiệng nói : “Tôi muốn…” , muốn hết cái này đến cái khác nhưng đó là sự ham muốntrong suy nghĩ, nó chỉ là vô nghĩa nếu chúng ta không có những hành động cụ thể đểđạt được cái “ Muốn” ấy Vậy nên nhiệm vụ của chúng ta là phải hành động sau khiliệt kê rõ ràng các mục tiêu của bản thân Khi mà bản thân đặt ra mục tiêu thì sẽ cónguồn lực vô hình nào đó khiến mình cảm thấy tội lỗi nếu như không đạt được mụctiêu đề ra Động lực đó sẽ khiến bạn hoàn thành tốt mục tiêu của bản thân

1.3.2 Các bước thiết lập mục tiêu.

* Để thiết lập mục tiêu bước 1: xác định mục tiêu cụ thể theo nguyên tắcSMART

Năm chữ cái S,M,A,R,T chính là đại diện cho từng tiêu chí khi chúng ta đặtmục tiêu cá nhân

Giải Thích

+ Specific( tính cụ thể ): Thông thường khi đặt mục tiêu cá nhân, chúng ta hay

có xu hướng mục tiêu phải thật to lớn, khó hình dung như “ trở thành người thànhđạt” Trong khi ấy mọi người chưa có một khái niệm hay định nghĩa cho bản thânthành đạt là gì? Điều này sẽ hạn chế khả năng đạt được mục tiêu của bạn Mục tiêu củachúng ta cần phải rõ ràng,cụ thể và dễ hiểu Ví dụ, các bạn nam thường muốn có một

thân hình mạnh khỏe, cơ bắp 6 múi Thay vì chỉ nói “ Tôi muốn có một cơ thể đẹp, 6múi” hãy đặt mục tiêu “ Tôi sẽ dành ra 30 phút mỗi ngày chống đẩy và gập bụng” Rấtnhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, mục tiêu càng rõ thì tính khả thi càng cao Khi xác định

rõ mình muốn gì, chúng ta sẽ biết mình cần làm gì để đạt được điều đó

+ Measurable( đo lường ): Khi chúng ta đặt mục tiêu cá nhân, phải biết đượcmục tiêu của mình có đo lường được hay không, chúng ta có cân, đo, đong, đếm đượchay không Một dự án thành công hay không phụ thuộc vào khả năng đo lường Nghĩa

là khi xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART, ta phải đưa mục tiêu gắn với con số

cụ thể Ví dụ, cô X muốn trở thành một người có nhiều tiền, vậy 2 chữ “ Nhiều tiền” làbao nhiêu? 10 tỷ? 100 tỷ? 1000 tỷ? Thế nào là nhiều tiền đối với cô X? Đưa ra nhữngcon sô cụ thể giúp tăng sức nặng, thúc đẩy tinh thần cố gắng

+ Attainable( khả năng thực hiện ): Mục tiêu chúng ta đặt ra cần phải nằm trongkhả năng của mình Dẫu biết khi mục tiêu càng to thì sẽ tạo ra cho bản thân khát vọnglớn, nhưng cũng phải cần chú ý rằng nêu mục tiêu đề ra vượt ra ngoài phạm vi khảnăng mình rất dễ làm cho chúng ta thấy mệt mỏi và chán nản khi không đạt được điềuđó.Vậy nên hãy đặt những mục tiêu có khả năng thực hiện được, ứng với năng lực củabản thân Trở lại với bài toán có cơ thể đẹp, 6 múi, không nên đặt mục tiêu mỗi ngàychống đẩy 300 cái khi chỉ có thể chống được 100 cái Muốn chống được 300 cái thìtrước tiên chúng ta cần chia mục tiêu 300 cái một ngày nhỏ ra, ví dụ hiện tại chốngđược 100 cái rồi, cố gắng trong tuần sau chống lên 120 cái,…cứ thế dần dần chúng ta

sẽ đạt được mục tiêu ban đầu khi hoàn thành các mục tiêu nhỏ

+ Realistic( tính thực tế ) : Mục tiêu của bạn cần phải thực tế, liên quan đếnmục tiêu dài hạn của bạn.Mục tiêu bạn đặt ra phải phù hợp và cùng hướng đến mụctiêu lâu dài của bạn Tinh tế cũng tương đồng với khả năng thực hiện, khi thiết lập ranhững mục tiêu của mình thì không nên quá xa vời so với thực tế Bạn hoàn toàn cóthể áp dụng đủ các nguồn lực của mình để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến

Để làm được điều này chúng ta nên ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, quỹ thờigian, nguồn hỗ trợ, mọi thứ xem có thực hiện được ý định hay không

+Time bound( Cài đặt khung thời gian ): Thời gian thực hiện sẽ ảnh hưởng đếnkhả năng thành công đồng thời là đòn bẩy thúc đẩy sự nỗ lực của chúng ta Dù là mụctiêu lớn hay nhỏ, nhưng hễ là mục tiêu thì phải được định hướng một thời gian cụ thể

để thực hiện Nó tạo cho chúng ta cột mốc định hướng thời điểm mình bước lên đỉnh

chiến thắng.Trong quá trình làm, ta biết được đang đi đến đâu trong cuộc hành trình vàkịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu.

* Bước 2: phân loại mục tiêu

Mục tiêu chính ( mục tiêu rất quan trọng ): là mục tiêu chung mà ban đầu chúng

* Bước 3: phân bổ thời gian và nguồn lực

Chúng ta sẽ phân bổ thời gia và nguồn để hoàn thành mục tiêu đề ra một cáchhiệu quả nhất bằng cách sử dụng công cụ thiết lập độ ưu tiên ma trận Eisenhower

Bảng 1.1 Ma trận Eisenhower Vùng I

Không quan trọng Không khẩn cấp

+ Vùng thứ nhất quan trọng và khẩn cấp là các nhiệm vụ công việc mang tínhkhẩn cấp và quan trọng đòi hỏi chúng ta phải thực hiện càng sớm càng tốt Những việcnày thường có thời hạn, để lại hậu quả sẽ nặng nề nếu chúng ta không thực hiện ngaylập tức

+ Vùng thứ hai quan trọng nhưng không khẩn cấp là những công việc khôngkhẩn cấp nhưng quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu dài của chúng ta Đây lànhững công việc đôi khi không có thời hạn, vì vậy trong lúc thời gian không ngừngchảy trôi, có những lúc chúng ta bỏ quên những nhiệm vụ này để tập trung hơn vàocông việc có tính khẩn cấp cao hơn Tuy vậy những công việc này lại ảnh hưởng lớnđến tính hiệu quả trong các mục tiêu dài hạn của chúng ta

+Vùng thứ ba không quan trọng nhưng khẩn cấp là những công việc có tínhkhẩn cấp phải làm ngay, tuy nhiên công việc này dựa trên kỳ vọng của người khác và