Phân tích trách nhiệm của thư kí văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp xây dựng một bộ tài liệu về hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng,

Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP.. Trách nhiệm Thư ký văn phong trong vi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QU ẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH TRÁCH NHI ỆM CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG CHU ẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU VỀ HỘI NGH Ị TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2021 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM

V Ụ CÔNG TÁC NĂM 2022 TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN

BÀI T ẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

H ọc phần: Nghiệp vụ thư ký văn phòng

Mã phách:………

Hà N ội – 2021

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “ Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn

bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên”.Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệm về thông tin tôi sử dụng trong bài của mình

Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021

L ỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá

Trong quá trình làm đề tài, do kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021

DANH SÁCH CH Ữ VIẾT TẮT

M ỤC LỤC

L ỜI CAM ĐOAN - 2

L ỜI CÁM ƠN - 2

DANH SÁCH CH Ữ VIẾT TẮT - 3

PH ẦN MỞ ĐẦU - 6

PH ẦN NỘI DUNG - 9

Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP VÀ TRÁCH NHI ỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CH ỨC HỘI HỌP - 9

1.1 Một số khái niệm liên quan: - 9

1.1.1 Khái niệm “ Thư ký văn phòng” - 9

1.1.2 Khái niệm “ Hội họp ”: - 9

1.2 Mục đích của việc tổ chức hội họp: - 10

1.3 Các loại hình, hình thức hội họp: - 10

1.3.1 Các loại hình hội họp: - 10

1.3.2 Các hình thức hội họp: - 10

1.4 Trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp: - 11

1.4.1 Lập kế hoạch tổ chức hội họp: - 11

1.4.2 Xây dựng chương trình nghị sự hội họp và dự toán kinh phí: - 11

1.4.3 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời: - 12

1.4.4 Chuẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp: - 12

1.4.5 Chuẩn bị ghi biên bản hội họp: - 13

1.4.6 Chuẩn bị khác: - 14

1.5 Một số trách nhiệm khác của Thư ký văn phòng trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp: - 14

1.5.1 Trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong khi tiến hành hội họp: - 14

1.5.2.Trách nhiệm của Thư ký văn phòng sau khi tiến hành hội họp: - 14

Chương 2: BỘ TÀI LIỆU MẪU CHO HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2021 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 2022 TẠI

UBND HUY ỆN CẨM XUYÊN - 16

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: - 16

2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý: - 16

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên: - 16

2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên: - 16

2.2 Bộ tài liệu mẫu cho Hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 của UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 17 2.2.1 Kế hoạch Hội nghị: - 17

2.2.2.Giấy mời: - 22

PH ẦN KẾT LUẬN - 25

PH ẦN MỞ ĐẦU

- Lý do chọn đề tài:

Hiện nay khi đất nước ngày càng phát triển và chúng ta đang sống trong thời

kỳ 4.0 vậy nên đã và đang bị công nghệ, máy móc làm cho mất đi một số công

việc Tuy nhiên, Thư ký văn phòng bởi được yêu cầu về các nghiệp vụ ngày càng cao nên không thể máy móc nào thay thế được Đối với ngành quản trị văn phòng việc nắm vững các nghiệp vụ là điều tất yếu, nghiệp vụ thư ký văn phòng là một trong các nghiệp vụ quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của người làm văn phòng

Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức các hoạt động hội họp thường xuyên, định kỳ, bởi đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt Trách nhiệm Thư ký văn phong trong viejc chuẩn bị tổ chức hội họp rất quan trọng, là người đứng sau lãnh đạo, đảm nhận nhiều công việc liên quan giúp cho việc chuẩn bị tổ chức hội họp diễn ra thành công Vì vậy, nghiệp vụ tổ chức hội họp là điều không thiếu đối với ngành

quản trị văn phòng nói chung và bản thân tác giả nói riêng, đây sẽ là trang bị quan

trọng và gắn bó trong quá trình học tập và làm việc sau này

Chính vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “ Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022

tại UBND Huyện Cẩm Xuyên”

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về thời gian: Quá trình hoạt động của UBND Huyện Cẩm Xuyên từ trước đến nay

Phạm vi về không gian: UBND Huyện Cẩm Xuyên

- Nội dung nghiên cứu: Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn

bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên

- Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích: làm rõ và phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Thứ nhất là khái quát về nghiệp vụ chuẩn bị tổ chức hội họp và trách nhiệm

của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp

Thứ hai là bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên”

- Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát, điều tra,

- Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài:

Đối với UBND Huyện Cẩm Xuyên: Góp phần phát triển phát triển nghiệp vụ Thư

ký văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp

Đối với bản thân: Ứng dụng các kiến thức, kỹ năng đã được học vào nghiên cứu

một cơ quan, tổ chức cụ thể, từ đó tích luỹ cho bản thân những kinh nghiệm để phát triển bản thân trong môi trường làm việc tương lai

PH ẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP

VÀ TRÁCH NHI ỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ

CH ỨC HỘI HỌP

1.1 M ột số khái niệm liên quan:

1.1.1 Khái ni ệm “ Thư ký văn phòng”

Theo Giáo trình Nghiệp vụ thư kí, soạn thảo văn bản và quản lý hồ sơ tài liệu của Trường Hành chính Hồ Chí Minh (1994) : “ Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư ký ”

Theo Cuốn Nghiệp vụ thư kí văn phòng ( Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 1997), mặc dù không đưa ra định nghĩa về thư ký văn phòng nhưng qua việc trình bày có thể thấy các tác giả quan niệm rằng, thư ký văn phòng là người giúp việc trực tiếp cho một thủ trưởng ( hoặc lãnh đạo ) của cơ quan

Theo TS Vũ Thị Phụng : “ Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ,

phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ

chức và doanh nghiệp”

1.1.2 Khái ni ệm “ Hội họp ”:

Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người

dự họp đều quan tâm

Ngày 09/11/2018, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Theo đó, họp, hội nghị (gọi chung là

họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực

hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

1.2 M ục đích của việc tổ chức hội họp:

- Th ứ nhất, phổ biến chủ trương, chính sách mới của cơ quan, tổ chức nhằm giúp

cho nhân viên định hướng được nhiệm vụ, mục tiêu của tương lai

- Th ứ hai, tạo sự phối kết hợp chặt chẽ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, nâng

cao tinh thần tập thể, thực hiện quy chế công khai, dân chủ

- Th ứ ba, khai thác trí tuệ tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các cá nhân, tổ

chức khác để xây dựng cơ quan, đơn vị vững mạnh

- Th ứ tư, đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn

nhất định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những khó khăn; bàn bạc, tháo gỡ

những vướng mắc; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.3 Các lo ại hình, hình thức hội họp:

1.3.1 Các lo ại hình hội họp:

Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, trong cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có các loại cuộc họp chính sau:

- Họp tham mưu, tư vấn;

- Họp giải quyết công;

- Họp chuyên môn;

- Họp giao ban;

- Họp điều phối xử lý công việc;

- Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai);

- Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết);

- Họp chuyên đề;

1.3.2 Các hình th ức hội họp:

- Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng

một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp

- Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần

mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn

thấy nhau như đang ở chung một phòng họp

1.4 Trách nhi ệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp:

1.4.1 L ập kế hoạch tổ chức hội họp:

Để có một kế hoạch đầy đủ, chính xác về cuộc họp thì người thư ký cần tìm

hiểu mục đích của cuộc họp sắp diễn ra Việc tìm hiểu sẽ giúp cho người thư ký

nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như vị trí cũng từng cuộc họp, để từ

đó có kế hoạch và biện pháp tổ chức cho phù hợp

Những cuộc họp đơn giản thì kế hoạch tổ chức được người thư ký dự kiến nhanh chóng trong đầu và thực hiện theo tuần tự Tuy nhiên, với các cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì người thư ký phải xây dựng kế hoạch tổ chức và phân công người thực hiện từng phần việc, tránh quên việc dễ dẫn đến sai sót

Chẳng hạn, có những cuộc họp với số lượng đông ( như họp tổng kết cuối năm ) thì cần có kế hoạch tổ chức chi tiết và phải bố trí địa điểm rộng rãi, thoáng

và tiện cho việc đi lại Hay nếu những cuộc họp xét kỷ luật cán bộ, có ít người thì nên có kế hoạch bố phí địa điểm có ít người qua lại, kín đáo

1.4.2 Xây d ựng chương trình nghị sự hội họp và dự toán kinh phí:

Bất kì chương trình hội họp lớn hay nhỏ thì cũng cần phải xây dựng chương trình nghị sự hội họp chi tiết, cụ thể Trong chương trình nghị sự cần xác định:

• Xác định rõ thời gian, địa điểm diễn ra chương trình;

• Các hoạt động sẽ diễn ra trong quá trình tổ chức hội họp;

• Người hoặc bộ phận được giao cho việc phụ trách thực hiện và điều hành

hoạt động ấy trong hội họp

• Thời gian tối thiểu, tối đa giành cho từng hoạt động và thời gian nghỉ giữa các hoạt động

• Những hoạt động dự phòng và các biện pháp xử lý khi có tình huống đột

xuất xảy ra

Công việc dự toán kinh phí tổ chức hội họp là một công việc có liên quan đến tất cả quá trình diễn ra chương trình Để có kinh phí, người thư ký sẽ căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán kinh phí Bản dự toán phải được lập

một cách chi tiết cho từng hoạt động và được thủ trưởng thông qua rồi mới sang phòng tài chính của cơ quan Để chuẩn bị tổ chức hội họp diễn ra xuyên suốt không vướng mắc thì người thư ký cần phải thực hiện dự toán kinh phí nhanh chóng giải quyết tạm ứng chi phí trước Việc sử dụng kinh phí cần có sổ sách theo dõi và người thư ký thu thập đầy đủ các hóa đơn, chứng từ xác nhận để tiện cho

việc thanh toán sau này

1.4.3 L ập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời:

Người thư ký sau khi lập danh sách đại biểu bao gồm thành viên chính và khách mời phải đưa cho thủ trưởng thông qua Sau khi được thông qua danh sách đại biểu, thư ký có trách nhiệm soạn thảo giấy mời đến từng đại biểu Cần lưu ý

việc gửi giấy mời cần phải đến tay người đại biểu trước thời gian diễn ra hội họp được tổ chức để người đại biểu bố trí được công việc Trong trường hợp đặc biệt,

có thể gọi điện mời đại biểu trước sau đó gửi giấy mời sau Việc ghi tên, chức vụ

của đại biểu và thời gian diễn ra hội họp cần chính xác và thận trọng

1.4.4 Chu ẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp:

Việc bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp cần căn cứ vào mục đích, tính chất; căn cứ vào số lượng, đặc điểm, vị trí người tham dự; căn cứ vào

những điều kiện hiện có của cơ quan, tổ chức Khi dự kiến được địa điểm người thư kí cần thông báo với ban quản lý để đặt lịch nhằm tránh chồng chéo lịch Xác định cụ thể địa điểm họp và thông báo cụ thể trên giấy mời đến đại biểu

Tuy nhiên, người thư ký cần dự trù các địa điểm dự phòng khác, để lúc bất

trắc có thể sử dụng địa điểm dự phòng chứ không phải hoãn tổ chức hội họp vì lý

do địa điểm Địa điểm cần trang trí đúng với mục đich của việc tổ chức hội họp, không khoa trương nhưng cũng không sơ sài, đại khái Một số hội họp còn phải trang trí mang tính chất nghi lễ ( băng hoa, khẩu hiệu )

Việc bố trí phương tiện phục vụ tổ chức hội họp là vấn đề mà người thư ký cần lưu

ý Người thư ký phối hợp với bộ phận phụ trách vấn đề này và đề ra các phương án

dự phòng ( ví dụ như chuẩn bị máy phát điện ), bởi lẽ, nếu giữa chừng chương trình bị gián đoạn do mất điện khiến cho mất đi tính chuyên nghiệp

1.4.5 Chu ẩn bị ghi biên bản hội họp:

Đây là nhiệm vụ phổ biến của một người thư ký văn phòng Trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, sẽ có một người thư ký được phân công ghi biên bản hội

họp, còn nếu là hội họp quan trọng mang tính chất mở rộng thì thông thường được phân công một ban thư ký

Để ghi biên bản chính xác thì người thư ký cần nắm vững các yếu tố cơ bản của chương trình hội họp Biên bản cần ghi đầy đủ các thông tin sau:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc;

• Thành phần tham dự và khách mời;

• Số lượng đại biểu vắng mặt và có mặt;

• Chủ tịch đoàn và thư ký đoàn;

• Nội dung và diễn biến hội họp;

• Các ý kiến thảo luận;

• Các kết luận của cuộc họp;

• Quá trình và kết quả bầu cử (nếu có);

• Cuối biên bản phải có chữ ký chủ tọa và thư ký

Trong khi ghi biên bản nhất là phần thảo luận, tùy theo tính chất của cuộc họp, người thư ký có thể áp dụng hai cách ghi sau:

• Ghi tóm tắt và tổng hợp: Cách ghi này đòi hỏi người thư ký phải lắng nghe đầy đủ, chi tiết các ý kiến phát biểu, từ đó, thâu tóm các ý chính để ghi chép vào biên bản

• Ghi nguyên văn: Trong một số trường hợp, có thể ghi nguyên văn các lời phát biểu, họ và tên người đai biểu ấy Tuy nhiên, có một số trường hợp, không phải tất cả các lời nói đều ghi vào biên bản, với những người đại biểu

với tâm lý còn bị kích động, thiếu kiềm chế dùng các lời lẽ kích động và thóa mạ lẫn nhau Lúc này, người thư ký linh hoạt trong việc chọn ngôn ngữ