Đang tải... (xem toàn văn)
Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP.. Trách nhiệm Thư ký văn phong trong vi
lOMoARcPSD|38592384 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU VỀ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2021 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 2022 TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nghiệp vụ thư ký văn phòng Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài “ Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên”.Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệm về thông tin tôi sử dụng trong bài của mình Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021 LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá Trong quá trình làm đề tài, do kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021 2 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viêt đầy đủ 1 UBND Ủy ban nhân dân TM 2 HĐND Thay mặt 3 MTTQ Hội đồng nhân dân 4 Mặt trận Tổ quốc 3 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 2 LỜI CÁM ƠN - 2 DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT - 3 PHẦN MỞ ĐẦU 6 PHẦN NỘI DUNG - 9 Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP. 9 1.1 Một số khái niệm liên quan: - 9 1.1.1 Khái niệm “ Thư ký văn phòng” - 9 1.1.2 Khái niệm “ Hội họp ”: 9 1.2 Mục đích của việc tổ chức hội họp: 10 1.3 Các loại hình, hình thức hội họp: 10 1.3.1 Các loại hình hội họp: - 10 1.3.2 Các hình thức hội họp: - 10 1.4 Trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp: 11 1.4.1 Lập kế hoạch tổ chức hội họp: 11 1.4.2 Xây dựng chương trình nghị sự hội họp và dự toán kinh phí: 11 1.4.3 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời: - 12 1.4.4 Chuẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp: - 12 1.4.5 Chuẩn bị ghi biên bản hội họp: 13 1.4.6 Chuẩn bị khác: -14 1.5 Một số trách nhiệm khác của Thư ký văn phòng trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp: -14 1.5.1 Trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong khi tiến hành hội họp: 14 1.5.2.Trách nhiệm của Thư ký văn phòng sau khi tiến hành hội họp: - 14 4 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Chương 2: BỘ TÀI LIỆU MẪU CHO HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2021 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 2022 TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN 16 2.1 Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: - 16 2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý: - 16 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên: 16 2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên: - 16 2.2 Bộ tài liệu mẫu cho Hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 của UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 17 2.2.1 Kế hoạch Hội nghị: - 17 2.2.2.Giấy mời: - 22 PHẦN KẾT LUẬN - 25 5 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 PHẦN MỞ ĐẦU - Lý do chọn đề tài: Hiện nay khi đất nước ngày càng phát triển và chúng ta đang sống trong thời kỳ 4.0 vậy nên đã và đang bị công nghệ, máy móc làm cho mất đi một số công việc Tuy nhiên, Thư ký văn phòng bởi được yêu cầu về các nghiệp vụ ngày càng cao nên không thể máy móc nào thay thế được Đối với ngành quản trị văn phòng việc nắm vững các nghiệp vụ là điều tất yếu, nghiệp vụ thư ký văn phòng là một trong các nghiệp vụ quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của người làm văn phòng Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức các hoạt động hội họp thường xuyên, định kỳ, bởi đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt Trách nhiệm Thư ký văn phong trong viejc chuẩn bị tổ chức hội họp rất quan trọng, là người đứng sau lãnh đạo, đảm nhận nhiều công việc liên quan giúp cho việc chuẩn bị tổ chức hội họp diễn ra thành công Vì vậy, nghiệp vụ tổ chức hội họp là điều không thiếu đối với ngành quản trị văn phòng nói chung và bản thân tác giả nói riêng, đây sẽ là trang bị quan trọng và gắn bó trong quá trình học tập và làm việc sau này Chính vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “ Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên” - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về thời gian: Quá trình hoạt động của UBND Huyện Cẩm Xuyên từ trước đến nay 6 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Phạm vi về không gian: UBND Huyện Cẩm Xuyên - Nội dung nghiên cứu: Phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên - Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích: làm rõ và phân tích trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức tổ chức hội họp Xây dựng một bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên - Nhiệm vụ nghiên cứu: Thứ nhất là khái quát về nghiệp vụ chuẩn bị tổ chức hội họp và trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp Thứ hai là bộ tài liệu về Hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 tại UBND Huyện Cẩm Xuyên” - Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát, điều tra, - Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài: Đối với UBND Huyện Cẩm Xuyên: Góp phần phát triển phát triển nghiệp vụ Thư ký văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp 7 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Đối với bản thân: Ứng dụng các kiến thức, kỹ năng đã được học vào nghiên cứu một cơ quan, tổ chức cụ thể, từ đó tích luỹ cho bản thân những kinh nghiệm để phát triển bản thân trong môi trường làm việc tương lai 8 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm liên quan: 1.1.1 Khái niệm “ Thư ký văn phòng” Theo Giáo trình Nghiệp vụ thư kí, soạn thảo văn bản và quản lý hồ sơ tài liệu của Trường Hành chính Hồ Chí Minh (1994) : “ Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư ký ” Theo Cuốn Nghiệp vụ thư kí văn phòng ( Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 1997), mặc dù không đưa ra định nghĩa về thư ký văn phòng nhưng qua việc trình bày có thể thấy các tác giả quan niệm rằng, thư ký văn phòng là người giúp việc trực tiếp cho một thủ trưởng ( hoặc lãnh đạo ) của cơ quan Theo TS Vũ Thị Phụng : “ Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp” 1.1.2 Khái niệm “ Hội họp ”: Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm Ngày 09/11/2018, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Theo đó, họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực 9 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật 1.2 Mục đích của việc tổ chức hội họp: - Thứ nhất, phổ biến chủ trương, chính sách mới của cơ quan, tổ chức nhằm giúp cho nhân viên định hướng được nhiệm vụ, mục tiêu của tương lai - Thứ hai, tạo sự phối kết hợp chặt chẽ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, nâng cao tinh thần tập thể, thực hiện quy chế công khai, dân chủ - Thứ ba, khai thác trí tuệ tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các cá nhân, tổ chức khác để xây dựng cơ quan, đơn vị vững mạnh - Thứ tư, đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn nhất định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những khó khăn; bàn bạc, tháo gỡ những vướng mắc; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức 1.3 Các loại hình, hình thức hội họp: 1.3.1 Các loại hình hội họp: Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, trong cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có các loại cuộc họp chính sau: - Họp tham mưu, tư vấn; - Họp giải quyết công; - Họp chuyên môn; - Họp giao ban; - Họp điều phối xử lý công việc; - Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai); - Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết); - Họp chuyên đề; 1.3.2 Các hình thức hội họp: 10 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 • Những hoạt động dự phòng và các biện pháp xử lý khi có tình huống đột xuất xảy ra Công việc dự toán kinh phí tổ chức hội họp là một công việc có liên quan đến tất cả quá trình diễn ra chương trình Để có kinh phí, người thư ký sẽ căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán kinh phí Bản dự toán phải được lập một cách chi tiết cho từng hoạt động và được thủ trưởng thông qua rồi mới sang phòng tài chính của cơ quan Để chuẩn bị tổ chức hội họp diễn ra xuyên suốt không vướng mắc thì người thư ký cần phải thực hiện dự toán kinh phí nhanh chóng giải quyết tạm ứng chi phí trước Việc sử dụng kinh phí cần có sổ sách theo dõi và người thư ký thu thập đầy đủ các hóa đơn, chứng từ xác nhận để tiện cho việc thanh toán sau này 1.4.3 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời: Người thư ký sau khi lập danh sách đại biểu bao gồm thành viên chính và khách mời phải đưa cho thủ trưởng thông qua Sau khi được thông qua danh sách đại biểu, thư ký có trách nhiệm soạn thảo giấy mời đến từng đại biểu Cần lưu ý việc gửi giấy mời cần phải đến tay người đại biểu trước thời gian diễn ra hội họp được tổ chức để người đại biểu bố trí được công việc Trong trường hợp đặc biệt, có thể gọi điện mời đại biểu trước sau đó gửi giấy mời sau Việc ghi tên, chức vụ của đại biểu và thời gian diễn ra hội họp cần chính xác và thận trọng 1.4.4 Chuẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp: Việc bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp cần căn cứ vào mục đích, tính chất; căn cứ vào số lượng, đặc điểm, vị trí người tham dự; căn cứ vào những điều kiện hiện có của cơ quan, tổ chức Khi dự kiến được địa điểm người thư kí cần thông báo với ban quản lý để đặt lịch nhằm tránh chồng chéo lịch Xác định cụ thể địa điểm họp và thông báo cụ thể trên giấy mời đến đại biểu Tuy nhiên, người thư ký cần dự trù các địa điểm dự phòng khác, để lúc bất trắc có thể sử dụng địa điểm dự phòng chứ không phải hoãn tổ chức hội họp vì lý do địa điểm Địa điểm cần trang trí đúng với mục đich của việc tổ chức hội họp, không khoa trương nhưng cũng không sơ sài, đại khái Một số hội họp còn phải trang trí mang tính chất nghi lễ ( băng hoa, khẩu hiệu ) 12 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Việc bố trí phương tiện phục vụ tổ chức hội họp là vấn đề mà người thư ký cần lưu ý Người thư ký phối hợp với bộ phận phụ trách vấn đề này và đề ra các phương án dự phòng ( ví dụ như chuẩn bị máy phát điện ), bởi lẽ, nếu giữa chừng chương trình bị gián đoạn do mất điện khiến cho mất đi tính chuyên nghiệp 1.4.5 Chuẩn bị ghi biên bản hội họp: Đây là nhiệm vụ phổ biến của một người thư ký văn phòng Trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, sẽ có một người thư ký được phân công ghi biên bản hội họp, còn nếu là hội họp quan trọng mang tính chất mở rộng thì thông thường được phân công một ban thư ký Để ghi biên bản chính xác thì người thư ký cần nắm vững các yếu tố cơ bản của chương trình hội họp Biên bản cần ghi đầy đủ các thông tin sau: • Thời gian bắt đầu và kết thúc; • Thành phần tham dự và khách mời; • Số lượng đại biểu vắng mặt và có mặt; • Chủ tịch đoàn và thư ký đoàn; • Nội dung và diễn biến hội họp; • Các ý kiến thảo luận; • Các kết luận của cuộc họp; • Quá trình và kết quả bầu cử (nếu có); • Cuối biên bản phải có chữ ký chủ tọa và thư ký Trong khi ghi biên bản nhất là phần thảo luận, tùy theo tính chất của cuộc họp, người thư ký có thể áp dụng hai cách ghi sau: • Ghi tóm tắt và tổng hợp: Cách ghi này đòi hỏi người thư ký phải lắng nghe đầy đủ, chi tiết các ý kiến phát biểu, từ đó, thâu tóm các ý chính để ghi chép vào biên bản • Ghi nguyên văn: Trong một số trường hợp, có thể ghi nguyên văn các lời phát biểu, họ và tên người đai biểu ấy Tuy nhiên, có một số trường hợp, không phải tất cả các lời nói đều ghi vào biên bản, với những người đại biểu với tâm lý còn bị kích động, thiếu kiềm chế dùng các lời lẽ kích động và thóa mạ lẫn nhau Lúc này, người thư ký linh hoạt trong việc chọn ngôn ngữ 13 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 khi ghi vào biên bản nhằm thể hiện tính căng thẳng của hội họp nhưng cũng không làm mất đi tính khách quan và nghiêm túc cần thiết 1.4.6 Chuẩn bị khác: • Thứ nhất, chuẩn bị các tài liệu, văn bản phục vụ cho hội họp Đối với bất kỳ cuộc họp nào, việc chuẩn bị văn bản và tài liệu là công việc không thể thiếu Tùy vào tính chất, mục đích từng hội họp mà người thư ký sẽ chuẩn bị những văn bản, tài liệu sao cho phù hợp nhất Sau khi chuẩn bị tài liệu, văn bản có liên quan phải chuyển sang bộ phận văn phòng in ấn, sắp xếp đầy đủ trước khi hội họp tiến hành, phải được kiểm tra cẩn thận, chi tiết, tránh thiếu trang hay sai sót trong khẩu in ấn • Thứ hai, phối hợp với các bộ phận chuẩn bị cơ sở vật chất cho tổ chức hội họp Việc chuẩn bị các cơ sở vật chất dù đơn giản nhất ( ví dụ như nước uống ) cũng cần phải chú ý vì đây là vấn đề thiết thực và cụ thể, bởi nếu trong trường hợp để ra sai sót không đáng có sẽ dễ làm phật lòng những người tham dự, từ đó làm giảm uy tín của cơ quan, tổ chức Đối với các cuộc họp khen thưởng, tổng kết cuối năm, lễ kỉ niệm của cơ quan, người thư ký còn phải đề xuất ý kiến chỉ đạo về ván đề khen thưởng và quà tặng Đây là vấn đề tế nhịn, đòi hỏi người thư kí phải chuẩn bị một cách kín đáo và đầy đủ 1.5 Một số trách nhiệm khác của Thư ký văn phòng trong công tác chuẩn bị tổ chức hội họp: 1.5.1 Trách nhiệm của Thư ký văn phòng trong khi tiến hành hội họp: • Đón đại biểu • Điểm danh đại biểu • Công tác lễ tân • Duy trì trật tự thời gian • Ghi biên bản hội họp 1.5.2.Trách nhiệm của Thư ký văn phòng sau khi tiến hành hội họp: • Hoàn thiện thủ tục, giấy tờ liên quan đến hội họp • Giúp thủ trưởng triển khai được nội dung hội họp 14 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 • Lập hồ sơ hội họp • Soạn thảo các văn bản có liên quan TIỂU KẾT Qua chương 1, tác giả đã làm rõ nội dung về khái quát về nghiệp vụ chuẩn bị tổ chức hội họp và trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp Từ đó, làm cơ sở để tác giả tiếp tục nghiên cứu chương 2 về xây dựng bộ tài liệu cho hội nghị 15 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Chương 2: BỘ TÀI LIỆU MẪU CHO HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2021 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 2022 TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN 2.1 Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý: Huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh là huyện được tách ra từ huyện Kỳ Hoa năm 1837 có tên gọi là Hoa Xuyên và đến 1841 đổi tên thành huyện Cẩm Xuyên, huyện nằm giữa khu kinh tế Vũng Áng và Thành phố Hà Tĩnh Có diện tích hơn 635km2; dân số gần 15 vạn người Toàn huyện có 21 xã và 2 Thị trấn có mạng lưới giao thông cơ bản đồng bộ với tuyến đường quốc lộ 1A, quốc lộ 15B, quốc lộ 8C và tuyến đường đường ven biển đi qua Với 938 km đường bộ, 18km bờ biển và 65 km đường sông, cách cảng hàng không Vinh và cảng hàng không Đồng Hới, Quảng Bình chỉ cách từ 70 - 100km, Cẩm Xuyên rất thuận lợi cho giao thương buôn bán Đây cũng chính là một trong những lợi thế, là cầu nối giao thương thuận lợi giữa các miền Nam, Bắc 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên: Lãnh đạo của UBND Huyện Cẩm Xuyên gồm: 1 chủ tịch UBND Huyện, 2 Phó chủ tịch UBND Huyện Các phòng chuyên môn gồm 12 phòng Đơn vị sự nghiệp, tổ chức hội gồm 11 đơn vị UBND cấp Xã gồm 2 thị trấn và 21 xã 2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên: - Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là bộ phận tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND 16 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Giúp UBND huyện xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên.Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa” 2.2 Bộ tài liệu mẫu cho Hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 của UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 2.2.1 Kế hoạch Hội nghị: 17 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN CẨM XUYÊN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số:…/KH-UBND Cẩm Xuyên, ngày … tháng … năm 2021 KẾ HOẠCH Tổ chức Hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2022 của UBND Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh Thực hiện kế hoạch công tác năm 2021 của UBND huyện Cẩm Xuyên và kế hoạch số /KH-UBND ngày tháng năm 2021 của UBND về việc tổ chức tổng kết công tác cuối năm 2021 Nhằm nâng cao công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, bảo đảm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao, UBND huyện Cẩm Xuyên xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị tổng kết công tác năm 2021 và triển khai nhiệm vụ công tác năm 2022 như sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 1 Mục đích − Kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND trong năm 2021; phân tích những kết quả đạt được trong lĩnh vực công tác; những ưu điểm, hạn chế, khó khăn cần được giải quyết; − Xác định mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm và giải pháp thiết thực bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác cho năm tới; − Tuyên dương, khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích công tác xuất sắc trong 2021 2 Yêu cầu Chuẩn bị đầy đủ, kịp thời, có chất lượng các tài liệu liên quan và các điều kiện khác để cuộc họp đạt được kết quả tốt Nội dung trao đổi, thảo luận tại cuộc 18 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 họp phải đúng trọng tâm, thiết thực Hội nghị đảm bảo trang trọng, thiết thực, tránh phô trương hình thức II NỘI DUNG HỘI NGHỊ − Báo cáo tổng kết cuối năm 2021; đánh giá kết quả tình hình công tác của mỗi bộ phận trong cơ quan; − Khen thưởng các cá nhân và tập thể đạt thành tích xuất sắc trong năm 2020; − Xác định nhiệm vụ cần thiết, trọng tâm và cụ thể để hoàn thành tốt chức các chỉ tiêu công tác trong năm tới; − Triển khai phương hướng, nhiệm vụ, phát động thi đua 2022 III THÀNH PHẦN THAM DỰ − Thường trực Huyện ủy; Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; − Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện; − Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND, UBND, Ủy ban MTTQ xã, thị trấn; − Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, các ngành trên địa bàn huyện IV THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM 1 Thời gian: Dự kiến từ 8 giờ 00 phút đến 10 giờ 00 phút, ngày 29 tháng 12 năm 2021 (thứ …) 2 Địa điểm: Hội trường UBND huyện Cẩm Xuyên V TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1 Phòng Nội vụ huyện Chủ trì phối hợp với các ngành có liên quan: − Tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm 2021; − Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận phục vụ hội nghị; − In và phát hành giấy mời, bố trí đoàn tiếp đại biểu; 19 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 − Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị; − Chuẩn bị các Quyết định khen thưởng và phục vụ cho công tác trao thưởng; − Lập dự toán, chuẩn bị kinh phí và thanh toán kinh phí tổ chức hội nghị theo quy định 2 Văn phòng HĐND – UBND huyện Chủ trì phối hợp với các ngành có liên quan: − Phát hành giấy mời; − Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và điều hành chương trình hội nghị; − Chuẩn bị cơ sở, vật chất, bố trí lễ tân, đón tiếp khách phục vụ hội nghị; − Phối hợp với phòng Nội vụ chuẩn bị Báo cáo tổng kết công tác năm 2021; phương hướng nhiệm vụ năm 2022 3 Phòng Văn hóa và Thông tin huyện − Duyệt chương trình văn nghệ phục vụ hội nghị tổng kết; hướng dẫn các cơ quan có liên quan kẻ vẽ các băng biển; − Chỉ đạo Đài truyền thanh các xã, thị trấn tiếp âm trực tiếp hội nghị tổng kết của Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện 4 Trung tâm Văn hóa – Thể thao huyện − Xây dựng, thực hiện chương trình văn nghệ phục vụ hội nghị; − Chuẩn bị cơ sở vật chất, hội trường, ghế ngồi của đại biểu, phòng đón tiếp đạo biểu Trang trí hội trường, phụ trách âm thanh, nước uống, coi xe, hoa để bàn, để bục, bàn ghế phục vụ hội nghị và các vật tư khác phục vụ hội nghị 5 Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện Tổ chức truyền thanh trực tiếp hội nghị tổng kết công tác năm của huyện trên hệ thống đài truyền thanh của huyện; đưa tin, bài trước, trong và sau hội nghị tổng kết công tác năm của huyện 20 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com)