Bài giữa kỳ nhóm 1 đề tài tổ chức chuyến đi công tác

Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác trong quản trị văn phòng là giúp cho các nhân viên hoặc đại diện của công ty có thể đi đến các địa điểm khác nhau một cách có tổ chức và tiết kiệm thời

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA XÃ H ỘI HỌC - -

BÀI GI ỮA KỲ NHÓM 1

ĐỀ TÀI

THÀNH PH Ố HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2023

Gi ảng viên hướng dẫn Phạm Thị Phi Yến

1 Nguyễn Phước Quế Anh 2156090154

3 Nguyễn Thị Huỳnh Như 2156090216

8 Nguyễn Thị Trúc Lâm 2156090191

9 Ngô Hoàng Minh Thông 2156090107

10 Trần Thị Lưu Phượng 2156090222

11 Ph ạm Hoàng Anh Thư 2156090242

M ỤC LỤC

I Mở đầu 2

II Nội dung 2

1 Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác 2

1.1 Mục đích, phân loại chuyến đi công tác 2

1.2 Hoạch định sắp các chuyến đi công tác 3

1.2.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác 4

1.2.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ 4

1.2.3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn 5

1.2.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc 5

1.2.5 Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu 6

1.2.6 Chuẩn bị kinh phí 6

1.2.7 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà 6

1.2.8 Kiểm tra chuyến đi phút chót 7

2 Trách nhiệm của thư ký và văn phòng trong thời gian thủ trưởng vắng mặt 8 2.1 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trước khi thủ trưởng đi công tác 8

2.2 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong khi thủ tướng đi công tác 8

2.3 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng khi thủ trưởng trở về 10

3 Tổng kết chuyến đi 10

T ài liệu tham khảo 11

I Mở đầu

Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác là một trong những kỹ năng quan trọng trong quản trị văn phòng Mục đích của kỹ năng này là để đảm bảo rằng một chuyến đi công tác được chuẩn bị kỹ càng và được thực hiện một cách suôn sẻ

và hiệu quả nhất có thể

Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác trong quản trị văn phòng là giúp cho các nhân viên hoặc đại diện của công ty có thể đi đến các địa điểm khác nhau một cách có tổ chức và tiết kiệm thời gian, chi phí và tài nguyên Các kỹ năng này còn giúp cho nhân viên quản lý được lịch trình công tác, quản lý được chi phí đi lại, đưa ra quyết định thích hợp về địa điểm, khách sạn, và phương tiện di chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và đảm bảo sự an toàn cho các nhân viên trong khi đi công tác

Việc tổ chức chuyến đi công tác cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa các đơn vị và đối tác của công ty, giúp cho các nhân viên có

cơ hội gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi thêm nhiều kiến thức và kỹ năng mới, và tăng cường tinh thần đoàn kết trong công ty

II Nội dung

1 Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác

1.1 Mục đích, phân loại chuyến đi công tác

Mục đích: Mục đích chuyến đi phải rõ ràng, để tránh không bị chồng

chéo, trùng lặp nhau về mục đích Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

● Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở

● Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước

● Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý

● Đảm bảo tiết kiệm chi phí

Phân loại:

● Chuyến đi công tác thường kỳ

● Chuyến đi công tác đột xuất

● Chuyến đi công tác trong nước

● Chuyến đi công tác ngoài nước

1.2 Hoạch định sắp các chuyến đi công tác

Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng phải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:

- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ

- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Chuẩn bị kinh phí

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Kiểm tra chuyến đi phút chót.11

1.2.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm đến

- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm

- Chuẩn bị lịch trình công tác có hai loại:

+ Lịch trình sắp xếp di chuyển

+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

1.2.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

- Quyết định cử đi công tác

- Giấy giới thiệu

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm (nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh nhân dân

- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị

1.2.3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

- Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn Có thể thực hiện theo các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức

- Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện

- Giá vé

- Độ dài quãng đường

1.2.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc

Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở

Đối với các đợt đi công tác nước ngoài

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan

- Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD - ROM, thẻ nhớ và mang theo máy vi tính xách tay (notebook)

Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet, chat, hội thảo với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến

1.2.5 Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu

+ Giấy tờ mang theo

* Tài liệu nghiên cứu, tham khảo, nội dung công tác

Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn bị sẽ khác nhau:

Ví dụ: nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị Nếu đi dự các hội nghị khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát biểu … Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo

1.2.6 Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn thư ký lập dự trù kinh phí Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

- Tiền ăn, nghỉ

- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)

- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng

1.2.7 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà

- Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp

đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt

1.2.8 Kiểm tra chuyến đi phút chót

- Vé máy bay, tàu thủy, xe bus

- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ

- Hộ chiếu

- Visa

- Xác nhận phòng ngừa y tế

- Thẻ tín dụng

- Thư giới thiệu

- Tính cách những người quan trọng cần gặp

- Các loại bảo hiểm

- Sổ tay địa chỉ

- Giấy phép lái xe quốc tế

- Thông tin chuyến bay hoặc các phương tiện chuyên chở khác

- Toa thuốc

- Phong bì có địa chỉ để gửi thư ký của mình

- Danh sách các nhà cung cấp

- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết

- Bản đồ đi đường

- Địa chỉ khách sạn

- Các tài liệu để đọc

- Lộ trình chuyến đi

2 Trách nhiệm của thư ký và văn phòng trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

Về nguyên tắc, lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo tiến độ công việc của cơ quan diễn ra bình thường Trong trường hợp thư kí không đi công tác thì đảm nhiệm giải quyết các công việc sau

2.1 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trước khi thủ trưởng đi công tác

- Thư ký thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi

- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp phó) Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao cho cấp phó

- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức

độ thẩm quyền giải quyết

2.2 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong khi thủ tướng đi công tác

- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công

- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa

- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như:

+ Hồ sơ khẩn + Hồ sơ những việc cần làm + Hồ sơ để thông báo

Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính bạn giải quyết Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý

Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN… VẮNG MẶT

Ngày tháng Nguồn/ mô tả Hoạt động đã

được thực hiện/

người giải quyết

Hoạt động cần thực hiện/ ngày hết hạn

Ghi chú: mô tả cụ thể thư tín, điện thoại, bản tường trình, hoặc cuộc thăm viếng

Mẫu nhật ký các hoạt động hành chính cần lưu ý

CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý

2.3 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng khi thủ trưởng trở về

- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức

- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng

- Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính

- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

- Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến

đi

- Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi

3 Tổng kết chuyến đi

- Đánh giá kết quả của chuyến đi (mục tiêu và mục đích của việc đi công tác)

- Đánh giá các hoạt động đã được thực hiện trong suốt chuyến đi (Những thuận lợi và khó khăn đã gặp phải và cách giải quyết chúng)

- Đánh giá kết quả đạt được và so sánh chúng với các mục tiêu đã đặt ra ban đầu

- Đưa ra các đề xuất để cải thiện cho những chuyến công tác sau này

- Tổng kết chuyến công tác giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn

về những gì đã đạt được và những điều cần cải thiện trong những chuyến

đi tương lai

T ài liệu tham khảo

Phương Hiền; 2012; Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân

[2] Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext, Hà Nội – 2018, Hoàng Thị

Lệ Thủy

Học Quốc Gia