Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Thiết Kế Quy Trình Bán Hàng Thu Tiền Sau Tại Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Hà Nội.pdf

lOMoARcPSD|38590726 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN BÀI TẬP LỚN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Chủ đề: Thiết kế quy trình bán hàng thu tiền sau tại công ty cổ phần thực phẩm Hà Nội Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thanh Tùng Lớp: MIS01A02 Nhóm: 09 Năm 2021 STT Họ và tên Mã sinh viên Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 trong lớp Trần Huyền Trang – bộ phận bán hàng 20A4060258 73 Phan Diệu Linh – bộ phận giao hàng 20A4020455 35 Lê Linh Anh – kế toán kho 21A4020020 03 Nguyễn Thanh Ngân – kế toán tổng hợp 21A4020400 43 Bùi Thị Thu Trang – thủ quỹ 21A4020577 68 Thành viên nhóm I Thiết kế quy trình bán hàng thu tiền sau của công ty cổ phần thực phẩm Hà Nội: Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 1 Về công ty: Công ty CP thực phẩm Hà Nội là doanh nghiệp thương mại bán buôn và bán lẻ các sản phẩm thuộc nhóm thực phẩm, áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200, tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA để quản lý công việc và hỗ trợ hạch toán Địa chỉ công ty tại: 24-26 Trần Nhật Duật, phường Đồng Xuân, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội 2 Quy trình bán hàng thu tiền sau tại công ty: 2.1 Mô tả chung: Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng tiếp nhận, nhập liệu, kiểm tra thông tin khách hàng và số lượng hàng tồn kho, sau đó ghi nhận và in lệnh bán hàng thành 3 liên: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: kèm với đơn đặt hàng gửi cho kế toán Liên 3: chuyển sang Kế toán Kho Kế toán kho sau khi nhận được lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng sẽ nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin xuất kho, sau đó tính giá xuất kho và in phiếu xuất kho thành 3 liên: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: gửi sang bộ phận giao hàng cùng với hàng hóa, Liên 3: gửi đến cho kế toán tổng hợp Sau khi bộ phận giao hàng nhận được hàng hóa và phiếu xuất kho sẽ tiến hành nhập liệu và in phiếu giao hàng 3 liên: Liên: Lưu theo stt, Liên 2: gửi cho Kế toán tổng hợp, Liên 3: gửi cho khách hàng kèm với hàng hóa Kế toán tổng hợp nhận được đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng thì kiểm tra đối chiếu thông tin, sau đó nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin hóa đơn và chứng từ bán hàng, rồi in hóa đơn GTGT 3 liên: Liên 1: lưu theo stt Liên 2: gửi cho thủ quỹ Liên 3: gửi cho khách hàng Khi thủ quỹ nhận được thông báo trả tiền và tiền từ khách hàng thì kiểm tra đối chiếu với hóa đơn, sau đó nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Thu tiền khách hàng và in phiếu thu thành 3 liên, đóng dấu xác nhận: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: gửi cho kế toán, liên 3 gửi cho khách hàng Sau đó thủ quỹ cập nhật sổ chi tiết tiền mặt Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, Kế toán tổng hợp cập nhật và xuất sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 2.2 Bảng đối tượng công việc hoạt động: Đối tượng Hoạt động Phân loại hoạt động Bộ phận bán - Nhận đơn đặt hàng của Khách hàng -Nhận dữ liệu hàng - Nhập đơn đặt hàng -Xử lý dữ liệu (Trần Huyền - Xét duyệt và lập lệnh bán hàng 3 liên - Xử lý dữ liệu Trang) - Lưu liên 1 theo stt - lưu trữ - Chuyển đơn đặt hàng và liên 2 cho kế toán -Chuyển dữ liệu - Chuyển liên 3 sang kế toán kho -Chuyển dữ liệu Kế toán kho -Nhận lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng -Nhận dữ liệu (Lê Linh -Nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên -Xử lý dữ liệu Anh) phần mềm nhập kho -Tính giá xuất kho và in phiếu xuất kho - Xử lý dữ liệu thành 3 liên -Liên 1 lưu theo stt -Lưu trữ -Liên 2 gửi sang bộ phận giao hàng cùng với -Chuyển dữ liệu hàng hóa -Liên 3 gửi kế toán tổng hợp -Chuyển dữ liệu Bộ phận -Nhận hàng hóa từ kho -Chức năng giao hàng -Nhận liên 2 phiếu xuất kho từ bộ phận kho -Nhận dữ liệu (Phan Diệu -Lập phiếu giao hàng (3 liên) -Xử lí dữ liệu Linh) -Lưu liên 1 phiếu giao hàng tại bộ phận -Lưu trữ (theo STT) -Chuyển liên 2 phiếu giao hàng cho bộ phận -Chuyển dữ liệu kế toán -Chuyển liên 3 cho khách hàng -Chuyển dữ liệu -Giao hàng cho khách hàng -Chức năng Kế toán tổng -Nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng từ bộ -Nhận dữ liệu hợp phận bán hàng (Nguyễn -Nhận phiếu xuất kho từ kế toán kho -Nhận dữ liệu Thanh -Nhận phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng - Nhận dữ liệu Ngân) -Kiểm tra đối chiếu thông tin -Kiểm tra kiểm soát -Nhập liệu và cập nhật truy xuất thông tin -Xử lý dữ liệu lên tập tin hóa đơn và chứng từ bán hàng -Lập hóa đơn GTGT 3 liên -Xử lý dữ liệu -Lưu liên 1 theo STT -Lưu trữ -Gửi liên 2 cho thủ quỹ -Chuyển dữ liệu Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 -Gửi liên 3 cho khách hàng - Chuyển dữ liệu -Nhận phiếu thu liên 2 từ thủ quỹ -Nhận dữ liệu -Cập nhật sổ chi tiết và sổ nhật ký chung -Xử lý dữ liệu Thủ quỹ -Nhận hóa đơn liên 2 của kế toán -Nhận dữ liệu (Bùi Thị Thu -Nhận thông báo trả nợ -Nhận dữ liệu Trang) - Nhận tiền -Chức năng -Lập phiếu thu -Xử lý dữ liệu -Cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin thu -Xử lý dữ liệu tiền khách hàng -Kiểm tra tiền trên phiếu thu -Kiểm tra -Đóng dấu xác nhận -Xử lý dữ liệu -Chuyển phiếu thu liên 2 cho kế toán -Chuyển dữ liệu -Chuyển phiếu thu liên 3 cho khách hàng -Chuyển dữ liệu -Lưu phiếu còn lại theo số thứ tự - Lưu trữ - Cập nhật sổ quỹ -Xử lý dữ liệu 2.3 Sơ đồ dữ liệu DFD cấp 1: -Đối tượng bên ngoài: Khách hàng -Đối tượng bên trong: Bộ phận bán hàng, kế toán kho, bộ phận giao hàng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ -Các hoạt động xử lý: Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 (1.0) Nhập đơn đặt hàng, ghi nhận và in lệnh bán hàng 3 liên.Liên 1: Lưu, Liên 2: kèm với đơn đặt hàng gửi cho kế toán tổng hợp Liên 3: gửi cho kế toán kho (2.0) Nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Xuất kho, sau đó tính giá xuất kho và tiến hành in phiếu xuất kho thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: chuyển cho Bộ phận giao hàng Liên 3: gửi cho Kế toán tổng hợp (3.0) Lập phiếu giao hàng 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: gửi cho kế toán Liên 3: gửi cho khách hàng (4.0) Kiểm tra đối chiếu thông tin và tiến hành nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin hóa đơn và Chứng từ bán hàng, tiến hành in Hoá đơn GTGT thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho Thủ quỹ Liên 3: Chuyển cho khách hàng (5.0) Nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Thu tiền khách hàng và in phiếu thu thành 3 liên, đóng dấu xác nhận: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: gửi cho kế toán tổng hợp, liên 3 gửi cho khách hàng Sau đó thủ quỹ cập nhật sổ chi tiết tiền mặt (6.0) Sau khi nhận phiếu thu, cập nhật sổ chi tiết các tài khoản và sổ nhật ký chung Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 Đơn đặt Đơn Phiêếu xuấết kho 1,Lệnh bán hàng liên 3 hàng đặt liên 1 hàng Lệnh bán hàng liên 1 Lệnh bán hàng liên 3 Khách hàng Phiêuế thuSổ kêế 1.0 2.0 2 toán 6.0 4.0 5.0 3.0 Phiêếu giao hàng 1 VAT 3 1Plhiêiênếu1xuấết kho liên 2 Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 hu 1, Khách ả tênề , hànghàng 2.4 Lưu đồ Kế toán kho Bộ phận giao hàng Kế toán Thủ quỹ Bộ phận bán hàng Lệnh bán A B Khách hàng hàng 3 Hóa đơn Khách hàng 2 Kiểm tra Đơn đặt Phiêếu Phiêuế Phiêếu xuấết Đôếi chiêuế hàng xuấết kho 2 giao hàng 2 kho 3 Lệnh bán Thông báo Nhập đơn Dữ liệu D ữ Đơn đặt hàng 2 trả têền đặt hàng KH, HTK hàng Nhập lệnh liệu Nhập liệu Tập tn Phiêếu Kiểm tra hóa đơn bán hàng HTK xuấết kho 2 đôếi chiêếu và chứng từ Ghi nhận và in Ghi nhận và in In phiêếu giao N Nhập dữ liệu Nhập phiêuế Tập tn lệnh bán hàng phiêếu xuấết kho liên quan thu thu têền hàng Đơn đặt Lệnh bán Lệnh bán Phiêuế xuấết Phiêuế giao Ghi nhận và in S ổ hàng hàng 1 hàng 3 kho 1 hàng 1 phiêuế thu quỹỹ Ghi nhận và in Sổ hóa đơn quỹỹ N N N Bộ chứng Hóa đơn1 Bộ chứng Phiêếu thu1 từ đấều vào từ đấều vào Khách hàng B N N A Khách hàng N Phiêuế thu Khách hàng 2 Nhập dữ liệu Sổ chi liên quan têết, sổ nhật ký Cập nhật truỹ chung xuấết Sổ chi têết, sổ nhật ký chúng Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 II Vận dụng quy trình bán hàng thu tiền sau để xử lý nghiệp vụ bán 2 mặt hàng cho 1 khách hàng: 1.Mã hóa: -Mỗi khách hàng sẽ được mã hóa theo 2 phương pháp là mã gợi nhớ (KH) và mã liên tiếp VD: KH0001 -Mỗi loại hàng hóa sẽ được mã hóa theo mã gợi nhớ VD: Xúc xích: XX_HN, giò lụa: GL_HN Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 2 Vận dụng quy trình: Ngày 1/11/2021 Siêu thị Metro gửi đơn đặt hàng đến cửa hàng của Công ty Cổ phần thực phẩm Hà Nội để đặt mua 500 gói xúc xích HN đơn giá 50.000/gói và 150kg giò lụa HN đơn giá 120.000/kg 2 bên thoả thuận hàng sẽ được giao vào ngày 02/11/2021 và bên mua sẽ thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 05/11/2021 2.1 Quy trình xử lý của bộ phận bán hàng: -Nhân viên bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng số 001 từ Siêu thị Metro-Hoàng Mai, Hà Nội (Mã khách hàng: KH0001) Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 -In phiếu xuất kho thành 3 liên Liên 1: Lưu, Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp, Liên 3 gửi cho khách hàng Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 2.3 Quy trình xử lý của bộ phận giao hàng: Sau khi nhận phiếu xuất kho từ kế toán kho, bộ phận giao hàng tiến hành vận chuyển hàng và lập phiếu giao hàng 3 liên: Liên 2 gửi cho kế toán, liên 3 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa, liên 1 được lưu theo số thứ tự 2.4 Quy trình xử lý của bộ phận kế toán tổng hợp: -Khi nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng, phiếu xuất kho từ kế toán kho, phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu thông tin -Sau đó tiến hành nhập liệu thông tin vào tập tin hóa đơn: Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 -Tiếp theo tại tập tin Chứng từ bán hàng +Ghi nhận giá vốn: Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 +Ghi nhận doanh thu: - In hóa đơn GTGT 3 liên: Liên 1: lưu theo stt Liên 2: gửi cho thủ quỹ Liên 3: gửi cho khách hàng Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P Liên 1: Lưu Số: 00010 Ngày 02 tháng 11 năm 2021 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM HÀ NỘI Địa chỉ: 24-26 Trần Nhật Duật - Phường Đồng Xuân - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Mã số thuế: 0100106803 Điện thoại: .Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Siêu thị Metro Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa chỉ Hoàng Mai, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt/CK Số tài khoản……………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Giò lụa Hà Nội kg 150 120000 18,000,000 2 Xúc Xích Hà Nội gói 500 50000 25,000,000 Cộng tiền hàng: 43,000,000 Thuế suất GTGT: 10 … % , Tiền thuế GTGT: 4,300,000 Tổng cộng tiền thanh toán 47,300,000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng Người lập hóa đơn (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P Liên 2:Giao thủ quỹ Số: 00010 Ngày 02 tháng 11 năm 2021 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM HÀ NỘI Địa chỉ: 24-26 Trần Nhật Duật - Phường Đồng Xuân - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Mã số thuế: 0100106803 Điện thoại: .Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Siêu thị Metro Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa chỉ Hoàng Mai, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt/CK Số tài khoản……………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Giò lụa Hà Nội kg 150 120000 18,000,000 2 Xúc Xích Hà Nội gói 500 50000 25,000,000 Cộng tiền hàng: 43,000,000 Thuế suất GTGT: 10 … % , Tiền thuế GTGT: 4,300,000 Tổng cộng tiền thanh toán 47,300,000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng Người lập hóa đơn (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com) lOMoARcPSD|38590726 Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P Liên 3:Giao khách hàng Số: 00010 Ngày 02 tháng 11 năm 2021 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM HÀ NỘI Địa chỉ: 24-26 Trần Nhật Duật - Phường Đồng Xuân - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Mã số thuế: 0100106803 Điện thoại: .Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Siêu thị Metro Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa chỉ Hoàng Mai, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt/CK Số tài khoản……………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Giò lụa Hà Nội kg 150 120000 18,000,000 2 Xúc Xích Hà Nội gói 500 50000 25,000,000 Cộng tiền hàng: 43,000,000 Thuế suất GTGT: 10 … % , Tiền thuế GTGT: 4,300,000 Tổng cộng tiền thanh toán 47,300,000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng Người lập hóa đơn (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com)