Môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Thiết Kế Quy Trình Bán Hàng Thu Tiền Sau Tại Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Hà Nội.pdf

Địa chỉ công ty tại: 24-26 Trần Nhật Duật, phường Đồng Xuân, quận Hoàn Kiếm, Kế toán kho sau khi nhận được lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng sẽ nhập liệu,cập nhật truy xuất thông tin lên

Trang 1

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN

BÀI TẬP LỚN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Chủ đề: Thiết kế quy trình bán hàng thu tiền sau tại công ty cổ

Downloaded by BINH NGUYEN (tailieuso.15@gmail.com)

Trang 2

trong lớp

Trang 3

1 Về công ty:

Công ty CP thực phẩm Hà Nội là doanh nghiệp thương mại bán buôn và bán lẻcác sản phẩm thuộc nhóm thực phẩm, áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200,tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, tính thuế giá trị gia tăngtheo phương pháp khấu trừ

Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA để quản lý công việc và hỗ trợ hạchtoán

Địa chỉ công ty tại: 24-26 Trần Nhật Duật, phường Đồng Xuân, quận Hoàn Kiếm,

Kế toán kho sau khi nhận được lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng sẽ nhập liệu,cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin xuất kho, sau đó tính giá xuất kho và inphiếu xuất kho thành 3 liên: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: gửi sang bộ phận giaohàng cùng với hàng hóa, Liên 3: gửi đến cho kế toán tổng hợp

Sau khi bộ phận giao hàng nhận được hàng hóa và phiếu xuất kho sẽ tiến hànhnhập liệu và in phiếu giao hàng 3 liên: Liên: Lưu theo stt, Liên 2: gửi cho Kế toántổng hợp, Liên 3: gửi cho khách hàng kèm với hàng hóa

Kế toán tổng hợp nhận được đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếugiao hàng thì kiểm tra đối chiếu thông tin, sau đó nhập liệu, cập nhật truy xuấtthông tin lên tập tin hóa đơn và chứng từ bán hàng, rồi in hóa đơn GTGT 3 liên:Liên 1: lưu theo stt Liên 2: gửi cho thủ quỹ Liên 3: gửi cho khách hàng

Khi thủ quỹ nhận được thông báo trả tiền và tiền từ khách hàng thì kiểm tra đốichiếu với hóa đơn, sau đó nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Thu tiềnkhách hàng và in phiếu thu thành 3 liên, đóng dấu xác nhận: Liên 1: Lưu theo stt,Liên 2: gửi cho kế toán, liên 3 gửi cho khách hàng Sau đó thủ quỹ cập nhật sổ chitiết tiền mặt

Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, Kế toán tổng hợp cập nhật và xuất sổ nhật kýchung và sổ chi tiết tài khoản

Trang 4

2.2 Bảng đối tượng công việc hoạt động:

- Lưu liên 1 theo stt

- Chuyển đơn đặt hàng và liên 2 cho kế toán

- Chuyển liên 3 sang kế toán kho

-Nhận dữ liệu-Xử lý dữ liệu

- Xử lý dữ liệu

- lưu trữ-Chuyển dữ liệu-Chuyển dữ liệu

Kế toán kho

(Lê Linh

Anh)

-Nhận lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng-Nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên phần mềm nhập kho

-Tính giá xuất kho và in phiếu xuất kho thành 3 liên

-Liên 1 lưu theo stt-Liên 2 gửi sang bộ phận giao hàng cùng vớihàng hóa

-Liên 3 gửi kế toán tổng hợp

-Nhận dữ liệu-Xử lý dữ liệu

- Xử lý dữ liệu

-Lưu trữ-Chuyển dữ liệu-Chuyển dữ liệu

-Lưu liên 1 phiếu giao hàng tại bộ phận (theo STT)

-Chuyển liên 2 phiếu giao hàng cho bộ phận

kế toán-Chuyển liên 3 cho khách hàng-Giao hàng cho khách hàng

-Chức năng-Nhận dữ liệu

-Xử lí dữ liệu

-Lưu trữ-Chuyển dữ liệu

-Chuyển dữ liệu-Chức năng

-Nhận phiếu xuất kho từ kế toán kho-Nhận phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng-Kiểm tra đối chiếu thông tin

-Nhập liệu và cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin hóa đơn và chứng từ bán hàng-Lập hóa đơn GTGT 3 liên

-Lưu liên 1 theo STT-Gửi liên 2 cho thủ quỹ

Trang 5

-Gửi liên 3 cho khách hàng-Nhận phiếu thu liên 2 từ thủ quỹ-Cập nhật sổ chi tiết và sổ nhật ký chung

- Chuyển dữ liệu-Nhận dữ liệu-Xử lý dữ liệu

-Kiểm tra tiền trên phiếu thu-Đóng dấu xác nhận

-Chuyển phiếu thu liên 2 cho kế toán-Chuyển phiếu thu liên 3 cho khách hàng-Lưu phiếu còn lại theo số thứ tự

- Cập nhật sổ quỹ

-Nhận dữ liệu-Nhận dữ liệu-Chức năng-Xử lý dữ liệu-Xử lý dữ liệu

-Kiểm tra-Xử lý dữ liệu-Chuyển dữ liệu-Chuyển dữ liệu

- Lưu trữ-Xử lý dữ liệu

2.3 Sơ đồ dữ liệu DFD cấp 1:

-Đối tượng bên ngoài: Khách hàng

-Đối tượng bên trong: Bộ phận bán hàng, kế toán kho, bộ phận giao hàng, kế toántổng hợp, thủ quỹ

-Các hoạt động xử lý:

Trang 6

(1.0)Nhập đơn đặt hàng, ghi nhận và in lệnh bán hàng 3 liên.Liên 1: Lưu, Liên 2:kèm với đơn đặt hàng gửi cho kế toán tổng hợp Liên 3: gửi cho kế toán kho

(2.0) Nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Xuất kho, sau đó tính giáxuất kho và tiến hành in phiếu xuất kho thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: chuyểncho Bộ phận giao hàng Liên 3: gửi cho Kế toán tổng hợp

(3.0)Lập phiếu giao hàng 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: gửi cho kế toán Liên 3: gửicho khách hàng

(4.0)Kiểm tra đối chiếu thông tin và tiến hành nhập liệu, cập nhật truy xuất thôngtin lên tập tin hóa đơn và Chứng từ bán hàng, tiến hành in Hoá đơn GTGT thành 3liên Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho Thủ quỹ Liên 3: Chuyển cho khách hàng

(5.0) Nhập liệu cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin Thu tiền khách hàng và inphiếu thu thành 3 liên, đóng dấu xác nhận: Liên 1: Lưu theo stt, Liên 2: gửi cho kếtoán tổng hợp, liên 3 gửi cho khách hàng Sau đó thủ quỹ cập nhật sổ chi tiết tiềnmặt

(6.0) Sau khi nhận phiếu thu, cập nhật sổ chi tiết các tài khoản và sổ nhật ký chung

Trang 7

6.0

4.0

1.0 Khách hàng

3.0

2.0

Đ n đ t ơ ặhàng

Phiêếu thu 2

S kêế ổ toán

Đ n ơ

đ t ặ hàng

Trang 8

2.4 Lưu đồ

Bộ phận bán hàng Kế toán kho Bộ phận giao hàng Kế toán Thủ quỹ

Khách hànghàng

Ghi nh n và in ậ

l nh bán hàng ệ

Đ n đ t ơ ặ hàng

1

L nh bán ệ hàng

B

1

3 Phiêếu xuấết kho

L nh bán ệ hàng

3

Nh p l nh ậ ệ bán hàng

L nh bán ệ hàng

N

Ghi nh n và in ậ phiêếu xuấết kho

1

2

Phiêếu xuấết kho 2

N

Phiêếu giao hàng

Nh p li u ậ ệ

In phiêếu giao hàng

Phiêếu xuấết kho

Khách hàng N

Ki m tra ể đôếi chiêếu

Nh p d li u ậ ữ ệ liên quan

S chi têết, s ổ ổ

nh t ký ậ chúng

S chi ổ têết, sổ

nh t ký ậ chung

C p nh t truỹ ậ ậ xuấết

Nh p d li u ậ ữ ệ liên quan

và ch ng ứ

t ừ Ghi nh n và in ậ hóa đ n ơ

A

Phiêếu xuấết kho B

2

L nh bán ệ hàng

2

Phiêếu giao hàng

T p tn ậ thu têền

Khách hàng N

1

Phiêếu thu

Ghi nh n và in ậ phiêếu thu Sổ

quỹỹ

B ch ng ộ ứ

t đấều vào ừ

Nh p phiêếu ậ thu

Ki m tra ể Đôếi chiêếu Thông báo

Trang 9

II Vận dụng quy trình bán hàng thu tiền sau để xử lý nghiệp vụ bán 2 mặt hàng cho 1 khách hàng:

Trang 10

2 Vận dụng quy trình:

Ngày 1/11/2021 Siêu thị Metro gửi đơn đặt hàng đến cửa hàng của Công ty Cổphần thực phẩm Hà Nội để đặt mua 500 gói xúc xích HN đơn giá 50.000/gói và150kg giò lụa HN đơn giá 120.000/kg 2 bên thoả thuận hàng sẽ được giao vàongày 02/11/2021 và bên mua sẽ thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 05/11/2021

Trang 11

-Nhân viên của bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra thông tin của khách hàng vànhập đơn của khách hàng:

- Hoạt động phê duyệt đơn đặt hàng của khách hàng: Nhân viên bán hàng tiến

hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho của công ty:

Trang 12

- Đồng thời xem xét khả năng và thái độ thanh toán tiền hàng của KH, giới hạn

nợ của KH, nếu KH đủ điều kiện mua hàng của công ty, trưởng bộ phận (cán bộquản lý của bộ phận kinh doanh) xét duyệt đơn đặt hàng của KH

- Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã xem xét số lượng hàng tồn kho của công ty và

các khoản dư nợ, khả năng trả nợ của khách hàng Hai bên đi thỏa thuận hợpđồng đặt hàng, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ lập lệnh bán hàng 3 liên bán đúngtheo hợp đồng đã thỏa thuận Liên 1 Lưu, Liên 2: kèm với đơn đặt hàng gửi cho

kế toán tỏng hợp Liên 3: chuyển sang cho kế toán Kho

Trang 13

2.2 Quy trình xử lý của kế toán kho:

-Sau khi nhận lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng Nhân viên kế toán kho tiến hành nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin lên tập tin xuất kho, sau đó tính giá xuất kho

Trang 14

-In phiếu xuất kho thành 3 liên Liên 1: Lưu, Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp, Liên

3 gửi cho khách hàng

Trang 15

2.3 Quy trình xử lý của bộ phận giao hàng:

Sau khi nhận phiếu xuất kho từ kế toán kho, bộ phận giao hàng tiến hành vậnchuyển hàng và lập phiếu giao hàng 3 liên: Liên 2 gửi cho kế toán, liên 3 gửicho khách hàng cùng hàng hóa, liên 1 được lưu theo số thứ tự

2.4 Quy trình xử lý của bộ phận kế toán tổng hợp:

-Khi nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng, phiếu xuất kho từ

kế toán kho, phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu thông tin

-Sau đó tiến hành nhập liệu thông tin vào tập tin hóa đơn:

Trang 16

-Tiếp theo tại tập tin Chứng từ bán hàng

+Ghi nhận giá vốn:

Trang 17

+Ghi nhận doanh thu:

- In hóa đơn GTGT 3 liên: Liên 1: lưu theo stt Liên 2: gửi cho thủ quỹ Liên 3: gửicho khách hàng

Trang 18

Mẫu số: 01GTKT3/001

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AA/13P

Liên 1: Lưu Số: 00010

Ngày 02 tháng 11 năm 2021 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM HÀ NỘI Địa chỉ: 24-26 Trần Nhật Duật - Phường Đồng Xuân - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Mã số thuế: 0100106803 Điện thoại: Số tài khoản

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị Siêu thị Metro

Mã số thuế:………

Địa chỉ Hoàng Mai, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt/CK Số tài khoản………

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Giò lụa Hà Nội kg 150 120000 18,000,000 2 Xúc Xích Hà Nội gói 500 50000 25,000,000 Cộng tiền hàng: 43,000,000 Thuế suất GTGT: .10 … % , Tiền thuế GTGT: 4,300,000

Tổng cộng tiền thanh toán 47,300,000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Người lập hóa đơn (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Trang 19

Ký hiệu: AA/13P

Liên 2:Giao thủ quỹ Số: 00010

Người mua hàng

Trang 20

Ký hiệu: AA/13P

Liên 3:Giao khách hàng Số: 00010

Người mua hàng

Trang 21

2.5 Quy trình xử lý của thủ quỹ:

Nhận hóa đơn của kế toán từ bộ phận kế toán tổng hợp, thông báo trả tiền và tiềncủa khách hàng, sau đó tra cứu số hóa đơn và mã khách hàng trên phần mềm nhằmđối chiếu kiểm tra Sau đó nhập liệu, cập nhật truy xuất thông tin vào tập tin Thutiền khách hàng chọn mã khách hàng và lấy dữ liệu

Trang 22

Thủ quỹ tiến hành in phiếu thu thành 3 liên: liên 1 lưu lại, liên 2 gửi cho bộ phận kếtoán, liên 3 gửi khách hàng Sau đó, thủ quỹ cập nhật sổ quỹ tiền mặt.

Trang 23

Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, Kế toán tổng hợp cập nhật và xuất sổ nhật kýchung và sổ chi tiết tài khoản

Trang 24

III, Một sổ biện pháp kiểm soát:

1.Tại bộ phận bán hàng:

-Mục tiêu kiểm soát: Để ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong chu trình doanhthu cần thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát cụthể sau:

+Bán kịp thời: Tất cả hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địađiểm theo sự thỏa thuận giữa hai bên

+Bán đúng, đủ: giao đến đúng khách hàng, đúng sản phẩm và số lượng, chất lượngđược đặt hàng

+Kiểm duyệt nghiêm ngặt: Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi các cấp

có thẩm quyền

+ Ghi nhận kịp thời: Tất cả những khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời,chính xác và đầy đủ

-Rủi ro có thể xảy ra:

+Công ty chưa ban hành mẫu đơn đặt hàng thống nhất nên KH đặt hàng theo mẫucủa mình bằng văn bản, fax, hay email

+Đơn đặt hàng của KH gửi đến chưa được đánh số thứ tự, gây khó khăn cho quátrình quản lý và kiểm tra …

+Thu tiền bằng tiền mặt cần hết sức cẩn trọng trong quá trình thu tiền của KH

-Các biện pháp kiểm soát:

+Xem xét số lượng hàng hóa của doanh nghiệp xem có khả năng đáp ứng được nhucầu về sản phẩm của khách hàng

+Xem xét khả năng của khách hàng đối với điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của công tynhư khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về pháp luật

Trang 25

+Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay khôngchấp thuận yêu cầu của khách hàng Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạtđộng tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện.

2.Tại bộ phận kế toán kho:

Các biện pháp kiểm soát tránh rủi ro:

- Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho và đúng hướng dẫncủa nhà sản xuất, đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

- Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng haylưu chuyển hàng hóa theo quy định

- Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đảm bảo tất cả hànghóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu

- Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến độngcủa số lượng hàng xuất nhập kho

- Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho

- Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt…

3.Tại bộ phận giao hàng:

-Mục tiêu kiểm soát:

+Thực hiện giao hàng kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợpđồng kinh tế

+Đảm bảo hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển, tránh va đập, thất lạc

-Rủi ro có thê xảy ra:

Tiêu đề	Thiết kế quy trình bán hàng thu tiền sau tại công ty cổ phần thực phẩm Hà Nội
Tác giả	Trần Huyền Trang, Phan Diệu Linh, Lê Linh Anh, Nguyễn Thanh Ngân, Bùi Thị Thu Trang
Người hướng dẫn	PTS. Nguyễn Thanh Tùng
Trường học	Học Viện Ngân Hàng
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Thể loại	Bài Tập Lớn
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	28
Dung lượng	2,11 MB