Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập

+ Sau khi nắm được mong muốn của ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã xác định loại việc công chứng phù hợp nhất với yêu cầu của ông Nguyễn Văn

M ỤC LỤC

M Ở ĐẦU 1

N ỘI DUNG 1

I Tóm tắt nội dung việc công chứng 1

II Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và kết quả các hoạt

động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng 3 2.1 Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ 3

2.2 Kết quả các hoạt động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết hồ

sơ 9

III Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức

h ành nghề công chứng nơi Học viên thực tập 9 3.1 Ưu điểm 9

3.2 Một số vấn đề cần xem xét thêm: 10

IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết

vi ệc công chứng 11

V Ki ến nghị đề xuất về việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật 11

K ẾT LUẬN 15

M Ở ĐẦU

Ủy quyền là một trong những giao dịch phổ biến hiện nay Tại Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 quy định như sau: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo

đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quy ền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.” Như vậy, có

thể thấy, hợp đồng ủy quyền được coi là căn cứ để người đại diện thực hiện các giao dịch cho các cá nhân, tổ chức mà mình làm đại diện

Trong hoạt động hành nghề công chứng, các giao dịch liên quan đến ủy quyền ngày càng nhiều và đa dạng, tuy nhiên cũng tiềm ẩn những rủi ra nhất định Do đó, khi tiếp nhận các hồ sơ công chứng liên quan đế ủy quyền, công chứng viên đòi hỏi phải có kinh nghiệm, kỹ năng hành nghề cũng như am hiểu về pháp luật Vậy, khi tiếp nhận hồ

sơ yêu cầu công chứng liên quan đến Hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần thực

hiện như thế nào, các kỹ năng cần thiết cũng như các đặc điểm cần lưu ý như thế nào?

Em xin chọn và đánh giá hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền để làm báo cáo

thực tập “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác”

I Tóm tắt nội dung việc công chứng

- Ngày 27/01/2022, ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân đã đến Văn phòng công chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang để yêu cầu công chứng Do ông Nguyễn Văn Danh có bận việc trong một thời gian nên không thể tự mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sử dụng đất nên muốn ủy quyền cho ông Nguyễn Minh Luân đại diện và nhân danh mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ này trong một khoảng thời gian nhất định

- Ngày 27/01/2022, hồ sơ những người yêu cầu công chứng cung cấp cho công chứng viên bao gồm những giấy tờ sau:

+ Bản sao: Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu của ông Nguyễn Văn Danh, Nguyễn Minh Luân;

+ Bản sao: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số DD 021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 do Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021

+ Sau khi nắm được mong muốn của ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã xác định loại việc công chứng phù hợp nhất với yêu cầu của ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân cũng như quy định của pháp luật đó là Hợp đồng ủy quyền

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ ban đầu đã xem qua giấy tờ, tài liệu do ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân cung cấp Sau khi kiểm tra giấy tờ cũng như đối chiếu các thông tin thì công chứng viên đã xác định được còn đang thiếu giấy

tờ để chứng minh quyền sử dụng thửa đất được ủy quyền là tài sản riêng của ông Nguyễn Văn Danh Qua khai khác thông tin ông Danh cung cấp thì ông có sống chung như vợ chồng với bà Phan Thị Điển vào năm 1980, và bà Điển đã chết năm 2016, hiện tại ông chưa đăng ký kết hôn với ai Công chứng viên đã hướng dẫn ông Danh xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để xác định những thông tin nêu trên Ông Danh cung cấp thêm thông tin ông đã có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân còn hạn, sẽ cung cấp vào ngày ký kết hợp đồng

- Ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân đề nghị công chứng viên soạn thảo hợp đồng ủy quyền với những nội dung cơ bản như sau:

+ Ông Nguyễn Văn Danh ủy quyền cho ông Nguyễn Minh Luân được toàn quyền đại diện và nhân danh mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sử dụng đất đối

với toàn bộ thửa đất theo Giấy chứng nhận nêu trên;

+ Ông Nguyễn Minh Luân được ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện các nội dung đã được ông Nguyễn Văn Danh ủy quyền;

+ Thời hạn ủy quyền là 20 năm hoặc hết hạn theo quy định của pháp luật;

+ Hợp đồng ủy quyền không có thù lao;

+ Lệ phí công chứng do ông Nguyễn Minh Luân chịu trách nhiệm nộp

- Ngày 28/01/2022, ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân cùng đến văn phòng công chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang và cung cấp các loại giấy tờ: + Phiếu yêu cầu công chứng do ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân

ký tên

+ Bản chính: Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu của ông Nguyễn Văn Danh, Nguyễn Minh Luân;

+ Trích lục khai tử (bản sao) của bà Phan Thị Điển;

+ Bản chính: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số DD 021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 do Sở Tài nguyên

và Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021

+ Bản chính: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của ông Nguyễn Văn Danh Ngoài tất cả các giấy tờ trên, ông Nguyễn Văn Danh và ông Nguyễn Minh Luân không có bản dự thảo văn bản được soạn thảo trước nên đã đề nghị công chứng viên soạn thảo Hợp đồng ủy quyền

- Sau khi soạn thảo xong dự thảo Hợp đồng ủy quyền, những người yêu cầu công chứng đã đọc lại và đồng ý toàn bộ nội dung của dự thảo Hợp đồng ủy quyền;

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã thực hiện trình tự, thủ tục công chứng theo đúng quy định tại Điều 41 Luật công chứng 2014

- Phí công chứng Hợp đồng được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Thù lao công chứng được thu theo bảng thù lao được niêm yết tại Văn phòng công chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang

- Công chứng viên sau khi thực hiện xong các thủ tục công chứng thì bàn giao hợp đồng cho người yêu cầu công chứng và chuyển hợp đồng cho bộ phận Văn thư, lưu trữ theo quy định

II Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và kết quả các hoạt động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng

Đối với hồ sơ nghiên cứu, được sự hướng dẫn của công chứng viên, có thể ghi chép được những vấn đề nghiên cứu liên quan đến việc giải quyết hồ sơ như sau:

2.1 Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ

Công chứng viên đã tiến hành xem xét hồ sơ yêu cầu công chứng trên những phượng diện sau đây:

Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, việc đầu tiên công chứng viên cần xem xét là hồ sơ yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền công chứng của mình hay không?

Nếu thuộc thẩm quyền công chứng thì công chứng viên mới thực hiện việc tiếp nhận hồ

sơ yêu cầu công chứng để nghiên cứu, còn nếu không thuộc thẩm quyền thì công chứng viên cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền để thực hiện thủ tục

Tại Điều 42 Luật công chứng 2014 quy định về phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản như sau:

“Điều 42 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Công ch ứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn

b ản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực

hi ện các quyền đối với bất động sản.”

Như vậy, theo quy định nêu trên thì về nguyên tắc, bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nào thì sẽ do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố thực thuộc trung ương đó thực hiện

Tuy nhiên, pháp luật cũng loại trừ một số trường hợp nhất định không phải tuân thủ phạm vi thẩm quyền theo “địa hạt” này đó là:

- Công chứng di chúc;

- Văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản;

- Văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản; Việc quy định này nhằm tạo sự linh hoạt cho người yêu cầu công chứng trong những trường hợp nhất định Do đó, đối với hợp đồng ủy quyền thì thì việc ủy quyền không bị hạn chế bởi yếu tố thẩm quyền theo “địa hạt”

Ngoài ra, đối với Hợp đồng ủy quyền thì Luật Công chứng cũng quy định về trường hợp các bên không thể đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể, tại khoản 2 Điều 55 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

“Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một

t ổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành ngh ề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn t ất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.”

Theo quy định nêu trên, trong trường hợp mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì tổ chức hành nghề công

chứng chứng nhận tiếp theo sẽ cần phải đáp ứng được điều kiện đó là: “tổ chức hành ngh ề công chứng nơi họ cư trú” Như vậy, đối với trường hợp này, công chứng viên cần

phải xác định tổ chức hành nghề mình đang hành nghề có đáp ứng được điều kiện trên hay không? Đây là vấn đề công chứng viên cần lưu ý

Ngoài ra, công chứng viên tiến hành chứng nhận hồ sơ cũng không thuộc một trong

các trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014, đó là: “Công

ch ứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình

ho ặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha m ẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em

ru ột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;”

Khi áp dụng pháp luật vào tình huống thực tế trong hồ sơ yêu cầu công chứng, có thể thấy, công chứng viên Văn phòng công chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang hoàn toàn có thẩm quyền công chứng Hợp đồng ủy quyền nêu trên

Vấn đề mà công chứng viên cần đặc biệt lưu ý tiếp theo đó chính là chủ thể của Hợp đồng ủy quyền Quan hệ ủy quyền luôn liên quan đến hai bên chủ thể là: Bên ủy quyền và bên được ủy quyền Công chứng viên sẽ xác định chủ thể này trên hai phương diện đó là: Tư cách chủ thể và sự tự nguyện của các chủ thể

* V ề tư cách chủ thể:

Đối với hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp thì công chứng viên sẽ xác định được bên ủy quyền bao gồm: Ông Nguyễn Văn Danh còn bên được ủy quyền là ông Nguyễn Minh Luân Như vậy, cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền đều được xác định là cá nhân

Công chứng đã tiến hành hướng dẫn em xác định tư các chủ thể đối với hồ sơ yêu cầu công chứng như sau:

- Đối với bên ủy quyền: Phải xác định được quyền của ông Nguyễn Văn Danh đối với tài sản cũng như năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật?

Tại khoản 1 Điều 47 Luật Công chứng 2014 quy định như sau: “Người yêu cầu

công ch ứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự” Do đó, để tham gia vào giao

dịch công chứng thì công chứng sẽ phải xác định được người yêu cầu công chứng có đủ năng lực hành vi dân sự Công chứng viên sẽ xem xét giấy chứng minh nhân dân do ông ông Nguyễn Văn Danh cung cấp để xác định độ tuổi, xem ông đã đủ 18 tuổi (tuổi được xác định là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ) và thông qua giao tiếp, khai thác các thông tin để xác định được ông Nguyễn Văn Danh có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật

Tiếp đó, công chứng viên cần xác định, ông Nguyễn Văn Danh có quyền giao cho người khác thay mặt mình sử dụng quyền của mình một cách hợp pháp hay không? Công chứng viên sẽ tiến hành căn cứ vào hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp

để xác định vấn đề này

+ Tài sản liên quan đến công việc ủy quyền là quyền sử dụng đất theo Giấy chứng

nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số DD

021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 do Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021

+ Ông Danh có sống chung như vợ chồng (không đăng ký kết hôn) với bà Phan Thị Điển vào năm 1980, và bà Điển đã chết năm 2016, hiện tại ông chưa đăng ký kết hôn với ai theo Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND xã Tân Thành, huyện Tân Hiệp, tỉnh Kiên Giang cấp ngày 10/12/2021 Như vậy, theo quy định của Luật hôn nhân

và gia đình năm 2014 thì đây được xác định là tài sản riêng của ông Nguyễn Văn Danh

Từ những những nhận định nêu trên, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã xác định được: Ông Nguyễn Văn Danh có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật và có quyền đối với tài sản liên quan đến các công việc được ủy quyền

- Đối với bên được ủy quyền:

Bên được ủy quyền được xác định là ông Nguyễn Minh Luân, cũng được xác định

là cá nhân

Một trong những căn cứ xác lập đại diện đó chính là ủy quyền Do đó, người được

ủy quyền cần đáp ứng được những điều kiện nhất định Tại khoản 1 Điều 134 Bộ luật dân sự 2015 quy định như sau: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung

là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây

g ọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”

Như vậy, có thể thấy, theo quy định của pháp luật, người đại diện có thể là cá nhân hoặc pháp nhân, sẽ nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện xác lập, thực hiện giao dịch dân sự

Tiếp đó, tại khoản 3 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định như sau: “Người từ

đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác l ập, thực hiện.”

Áp dụng các quy định của pháp luật vào trường hợp cụ thể nêu trên, có thể thấy, ông Nguyễn Minh Luân có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật và

đủ điều kiện làm người được ủy quyền theo quy định

* V ề sự tự nguyện của các chủ thể:

Thông qua giao tiếp, công chứng viên cũng xác định được những người yêu cầu công chứng tự nguyện tham giao vào giao dịch, không có sự ép buộc hay đe dọa nào

giữa các chủ thể Đây là giao dịch hoàn toàn tự nguyện căn cứ vào nhu cầu của các bên

chủ thể Các bên tự nguyện thực hiện việc ủy quyền và nhận ủy quyền, các nội dung của

hợp đồng ủy quyền do các bên tự nguyện thỏa thuận Do đó, công chứng viên tiếp nhận

hồ sơ khẳng định đây các chủ thể tham gia vào giao dịch này hoàn toàn tự nguyện

Ủy quyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiện công việc, thực hiện một hoặc một số quyền năng nào đó (thậm chí đối cả nghĩa vụ) Do

đó, khi công chứng hợp đồng ủy quyền nêu trên, công chứng viên hướng dẫn tôi xem xét như sau:

- Đối tượng của hợp đồng ủy quyền ở đây là đơn thuần là công việc phải thực hiện Rất nhiều trường hợp đã có sự nhầm lẫn về đối tượng của Hợp đồng ủy quyền là tài sải liên quan đến công việc ủy quyền Tài sản của bên ủy quyền chỉ là căn cứ để thực hiện các công việc được ủy quyền, do đó, công chứng viên cần hết sức lưu ý để tránh nhầm lẫn về vấn đề này

- Không phải trong bất kỳ trường hợp nào, người có quyền đều được thực hiện việc

ủy quyền cho người khác đại diện và nhân danh mình thực hiện Về nguyên tắc, các công việc hoặc “quyền” được giao cho người được ủy quyền phải đảm bảo được các công việc này sẽ đem lại những quyền và lợi ích nhất định cho người ủy quyền Do đó,

công chứng viên cần phải xem xét nội dung quyền mà ông Nguyễn Văn Danh muốn ủy quyền có phù hợp với quy định của pháp luật cũng như chuẩn mực xã hội hay không? Tại khoản 1 Điều 25 Bộ luật Dân sự 2015 quy định như sau: “Quyền nhân thân

được quy định trong Bộ luật này là quyền dân sự gắn liền với mỗi cá nhân, không thể chuy ển giao cho người khác, trừ trường hợp luật khác có liên quan quy định khác.”

Pháp luật chuyên ngành quy định một số trường hợp không được ủy quyền như việc đăng ký kết hôn, xin cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 hay trường hợp công chứng di chúc thì người lập di chúc không được ủy quyền cho người khác thực hiện thay công việc này Do đó, công chứng viên cần phải hết sức lưu ý xem xét đến các nội dung được ủy quyền

Sau khi công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xem xét các nội dung được ủy quyền thì

đã kết luận đối tượng của hợp đồng ủy quyền phù hợp với các quy định của pháp luật

và được phép thực hiện việc ủy quyền

Vấn đề tiếp theo công chứng viên hướng dẫn em khi tiếp nhận hồ sơ liên quan đến

Hợp đồng ủy quyền đó là tra cứu thông tin liên quan đến giao dịch

- Công chứng viên tiến hành tra cứu thông tin giao dịch trong hệ thống Văn phòng công chứng Huỳnh Kim Thiện để xác định xem ông Nguyễn Văn Danh đã thực hiện

việc ủy quyền cho ai hay chưa? Nếu đã thực hiện việc ủy quyền cho người khác thì công

chứng viên cần phải xem xét việc ủy quyền này như thế nào? Việc ủy quyền trước đó

đã chấm dứt hay chưa hay vẫn đang tồn tại để đưa ra những hướng giải quyết cụ thể Sau khi thực hiện hoạt động tra cứu kết hợp với việc khai thác thông tin từ người yêu

cầu công chứng, công chứng viên kết luận ông Nguyễn Văn Danh chưa thực hiện công

việc ủy quyền này cho ai

- Tiếp đến, công chứng viên tiến hành kiểm tra thông tin, giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp

Công chứng viên đã kiểm tra những giấy tờ tùy thân, những giấy tờ liên quan đến việc tham gia giao dịch do người yêu cầu công chứng cung cấp Đối với chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì công chứng viên đã tiến hành xem xét giấy tờ tùy thân còn hạn hay không, các giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xóa, làm giả gì không? Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân còn hạn và đúng mục đích hay không?

Công chứng viên đặc biệt xem xét về giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản do hiện nay, việc sử dụng giấy chứng nhận giả để giao dịch rất nhiều Công chứng viên xem xét về con dấu, chữ ký cũng như phôi sổ để xác định

Sau khi xem xét các thông tin nêu trên, công chứng viên đã khẳng định được tài sản liên quan đến công việc ủy quyền chưa thực hiện ủy quyền cho ai, các giấy tờ do

người yêu cầu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật, không có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa Do đó, công chứng viên đã tiến hành nghiên cứu các bước tiếp theo

để thực hiện thủ tục công chứng

Công chứng viên đã tiến hành kiểm tra về hình thức và nội dung của hợp đồng theo quy định của pháp luật

- V ề mặt hình thức:

Hình thức của hợp đồng, giao dịch cũng được công chứng viên chú trọng và xem xét Đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định về mặt hình thức mà không đáp ứng được thì sẽ dẫn đến Hợp đồng bị vô hiệu theo quy định của Bộ luật dân

sự Theo đó, công chứng viên cũng sẽ quan tâm đến vấn đề này

Đối với Hợp đồng ủy quyền, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 thì không quy định cụ thể về hình thức, theo đó, có thể hiểu, Hợp đồng ủy quyền có thể được giao kết

bằng miệng, bằng hành vi hoặc bằng văn bản Tuy nhiên, đối với văn bản công chứng thì hình thức bắt buộc được thể hiện đó là bằng văn bản

Như vậy, với Hợp đồng ủy quyền nêu trên thì đã được lập thành văn bản và được

thực hiện thủ tục công chứng theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu về mặt hình thức của Hợp đồng theo quy định

- V ề mặt nội dung:

Nội dung của của đã được soạn thảo theo quy định tại khoản 2 Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 Các nội dung được thể hiện trong Hợp đồng đã phù hợp với quy định của pháp luật cũng như yêu cầu của các bên tham gia vào giao dịch

- Công chứng viên tiến hành giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý phát sinh khi các bên tham gia giao dịch giao kết Hợp đồng Sau khi xác nhận được các bên

đã hiểu và đồng ý thì tiến hành hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký Hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật Công chứng viên hướng dẫn những người tham gia vào giao dịch ký vào từng trang của văn bản, trang cuối ký và ghi rõ họ tên của từng bên tham gia giao dịch

- Sau khi các bên ký kết xong thì công chứng viên kiểm tra lại xem đã đúng và đầy

đủ chữ ký của các bên hay chưa Công chứng viên tiến hành đối chiếu, hỏi xác nhận lại những người tham gia vào giao dịch lần cuối, tiến hành đối chiếu bản chính giấy tờ trước khi ký vào Hợp đồng và chuyển cho các bộ phận khác của văn phòng hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng

2.2 Kết quả các hoạt động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết hồ sơ

Bên cạnh việc nghiên cứu và giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng thì công chứng viên cũng đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện các thủ tục liên quan sau công chứng

Đối với hợp đồng ủy quyền, việc quan trọng là cần phải thông báo cho các bên liên quan biết đến việc ủy quyền này Do đó, công chứng viên đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện việc bàn giao các giấy tờ để thực hiện công việc ủy quyền cũng như thông báo đến các chủ thể liên quan để biết về việc ủy quyền này

Tiếp đó, công chứng viên cũng đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện các thủ tục liên quan đến phối hợp với nhận chuyển nhượng làm các thủ tục liên quan

để có thể đăng ký việc sang tên theo quy định của pháp luật

III Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức

h ành nghề công chứng nơi Học viên thực tập

3.1 Ưu điểm

Trong quá trình giải quyết vụ việc, công chứng viên tại nơi tôi thực tập đã làm theo đúng quy trình công chứng mà pháp luật quy định

- Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên đã trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng và làm rõ được cụ thể là loại việc gì, có thuộc thẩm quyền của Văn phòng công chứng mình không và xác định được đầy đủ quy định pháp luật điều chỉnh quan

hệ được xác lập giữa các bên tham gia giao dịch

- Khi nghiên cứu, xử lý hồ sơ, công chứng viên đã rất cẩn thận đối chiếu các thông tin trong hồ sơ có khớp với nhau giữa các giấy tờ không Phân loại các loại giấy tờ và công chứng viên đã tiến hành ngay việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài

liệu này Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên đã dùng cả biện pháp trao đổi với các bên tham gia giao dịch để làm rõ được ý chí của họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, đối tượng của hợp đồng

- Khi soạn thảo dự thảo hợp đồng, công chứng viên đã nghiên cứu rất cẩn thận nội dung của từng điều khoản, đối chiếu với các quy định pháp luật dẫn chiếu vấn đề liên quan để đánh giá tính chính xác và tính đúng pháp luật nội trong nội dung của từng điều khoản

- Việc thực hiện ký công chứng của công chứng viên đúng theo quy định tại khoản

7 và 8 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014

- Tại văn phòng nơi tôi thực tập ngoài đội ngũ công chứng viên và thư ký nghiệp

vụ, các nhân viên khác như kế toán, văn thư lưu trữ đã làm rất tốt việc hoàn tất thủ tự công chứng, bao gồm: Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68