Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập

lOMoARcPSD|38362167 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG .1 I Tóm tắt nội dung việc cơng chứng II Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ kết hoạt động khác liên quan đến q trình tham gia giải việc cơng chứng .3 2.1 Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ 2.2 Kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải hồ sơ III Nhận xét q trình giải việc cơng chứng công chứng viên, Tổ ch́ưc hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập 3.1 Ưu điểm 3.2 Một số vấn đề cần xem xét thêm: 10 IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia q trình giải việc cơng chứng 11 V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật hệ thống pháp luật11 KẾT LUẬN 15 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 MỞ ĐẦU Ủy quyền giao dịch phổ biến Tại Điều 562 Bộ luật dân 2015 quy định sau: “Hợp đồng ủy quyền thỏa thuận bên, theo bên ủy quyền có nghĩa vụ thực cơng việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền phải trả thù lao có thỏa thuận pháp luật có quy định.” Như vậy, thấy, hợp đồng ủy quyền coi để người đại diện thực giao dịch cho cá nhân, tổ chức mà làm đại diện Trong hoạt động hành nghề công chứng, giao dịch liên quan đến ủy quyền ngày nhiều đa dạng, nhiên tiềm ẩn rủi định Do đó, tiếp nhận hồ sơ cơng chứng liên quan đế ủy quyền, cơng chứng viên địi hỏi phải có kinh nghiệm, kỹ hành nghề am hiểu pháp luật Vậy, tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng liên quan đến Hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần thực nào, kỹ cần thiết đặc điểm cần lưu ý nào? Em xin chọn đánh giá hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền để làm báo cáo thực tập “Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng nhóm việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác” NỘI DUNG I Tóm tắt nội dung việc công chứng - Ngày 27/01/2022, ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân đến Văn phịng cơng chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang để yêu cầu công chứng Do ông Nguyễn Văn Danh có bận việc thời gian nên khơng thể tự thực quyền nghĩa vụ chủ sử dụng đất nên muốn ủy quyền cho ông Nguyễn Minh Luân đại diện nhân danh thực quyền nghĩa vụ khoảng thời gian định - Ngày 27/01/2022, hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp cho công chứng viên bao gồm giấy tờ sau: + Bản sao: Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ ông Nguyễn Văn Danh, Nguyễn Minh Luân; + Bản sao: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số DD 021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021 + Sau nắm mong muốn ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xác định loại việc công chứng phù hợp với yêu cầu ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân quy định pháp luật Hợp đồng ủy quyền Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ ban đầu xem qua giấy tờ, tài liệu ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân cung cấp Sau kiểm tra giấy tờ đối chiếu thông tin cơng chứng viên xác định cịn thiếu giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất ủy quyền tài sản riêng ông Nguyễn Văn Danh Qua khai khác thông tin ông Danh cung cấp ơng có sống chung vợ chồng với bà Phan Thị Điển vào năm 1980, bà Điển chết năm 2016, ông chưa đăng ký kết hôn với Công chứng viên hướng dẫn ơng Danh xin Giấy xác nhận tình trạng nhân để xác định thơng tin nêu Ơng Danh cung cấp thêm thơng tin ơng có Giấy xác nhận tình trạng nhân cịn hạn, cung cấp vào ngày ký kết hợp đồng - Ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân đề nghị công chứng viên soạn thảo hợp đồng ủy quyền với nội dung sau: + Ông Nguyễn Văn Danh ủy quyền cho ông Nguyễn Minh Ln tồn quyền đại diện nhân danh thực quyền nghĩa vụ chủ sử dụng đất toàn đất theo Giấy chứng nhận nêu trên; + Ông Nguyễn Minh Luân ủy quyền lại cho người thứ ba thực nội dung ông Nguyễn Văn Danh ủy quyền; + Thời hạn ủy quyền 20 năm hết hạn theo quy định pháp luật; + Hợp đồng ủy quyền khơng có thù lao; + Lệ phí cơng chứng ơng Nguyễn Minh Ln chịu trách nhiệm nộp - Ngày 28/01/2022, ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân đến văn phịng cơng chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang cung cấp loại giấy tờ: + Phiếu yêu cầu công chứng ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Luân ký tên + Bản chính: Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ ông Nguyễn Văn Danh, Nguyễn Minh Luân; + Trích lục khai tử (bản sao) bà Phan Thị Điển; + Bản chính: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số DD 021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021 + Bản chính: Giấy xác nhận tình trạng nhân ông Nguyễn Văn Danh Ngoài tất giấy tờ trên, ông Nguyễn Văn Danh ông Nguyễn Minh Ln khơng có dự thảo văn soạn thảo trước nên đề nghị công chứng viên soạn thảo Hợp đồng ủy quyền Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 - Sau soạn thảo xong dự thảo Hợp đồng ủy quyền, người yêu cầu công chứng đọc lại đồng ý toàn nội dung dự thảo Hợp đồng ủy quyền; - Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ thực trình tự, thủ tục cơng chứng theo quy định Điều 41 Luật công chứng 2014 - Phí cơng chứng Hợp đồng thực theo quy định Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài Thù lao cơng chứng thu theo bảng thù lao niêm yết Văn phịng cơng chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang - Công chứng viên sau thực xong thủ tục cơng chứng bàn giao hợp đồng cho người yêu cầu công chứng chuyển hợp đồng cho phận Văn thư, lưu trữ theo quy định II Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải việc công chứng Đối với hồ sơ nghiên cứu, hướng dẫn cơng chứng viên, ghi chép vấn đề nghiên cứu liên quan đến việc giải hồ sơ sau: 2.1 Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ Công chứng viên tiến hành xem xét hồ sơ yêu cầu công chứng phượng diện sau đây: Thứ nhất, thẩm quyền công chứng Hợp đồng ủy quyền: Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, việc công chứng viên cần xem xét hồ sơ yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền cơng chứng hay khơng? Nếu thuộc thẩm quyền cơng chứng cơng chứng viên thực việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cơng chứng để nghiên cứu, cịn khơng thuộc thẩm quyền cơng chứng viên cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền để thực thủ tục Tại Điều 42 Luật công chứng 2014 quy định phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản sau: “Điều 42 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản Công chứng viên tổ chức hành, nghề công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản.” Như vậy, theo quy định nêu nguyên tắc, bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cơng chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng có trụ sở đặt tỉnh, thành phố thực thuộc trung ương thực Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 Tuy nhiên, pháp luật loại trừ số trường hợp định tuân thủ phạm vi thẩm quyền theo “địa hạt” là: - Công chứng di chúc; - Văn từ chối nhận di sản bất động sản; - Văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản; Việc quy định nhằm tạo linh hoạt cho người yêu cầu công chứng trường hợp định Do đó, hợp đồng ủy quyền thì việc ủy quyền không bị hạn chế yếu tố thẩm quyền theo “địa hạt” Ngoài ra, Hợp đồng ủy quyền Luật Cơng chứng quy định trường hợp bên đến tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể, khoản Điều 55 Luật Công chứng 2014 quy định sau: “Trong trường hợp bên ủy quyền bên ủy quyền đến tổ chức hành nghề cơng chứng bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào gốc hợp đồng ủy quyền này, hồn tất thủ tục cơng chứng hợp đồng ủy quyền.” Theo quy định nêu trên, trường hợp mà bên ủy quyền bên ủy quyền đến tổ chức hành nghề cơng chứng tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận cần phải đáp ứng điều kiện là: “tổ chức hành nghề cơng chứng nơi họ cư trú” Như vậy, trường hợp này, công chứng viên cần phải xác định tổ chức hành nghề hành nghề có đáp ứng điều kiện hay không? Đây vấn đề cơng chứng viên cần lưu ý Ngồi ra, công chứng viên tiến hành chứng nhận hồ sơ không thuộc trường hợp quy định điểm c khoản Điều Luật Công chứng 2014, là: “Cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích thân người thân thích vợ chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi vợ chồng; đẻ, nuôi, dâu, rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột vợ chồng; cháu đẻ, nuôi;” Khi áp dụng pháp luật vào tình thực tế hồ sơ u cầu cơng chứng, thấy, cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng Huỳnh Kim Thiện, tỉnh Kiên Giang hồn tồn có thẩm quyền cơng chứng Hợp đồng ủy quyền nêu Thứ hai, chủ thể Hợp đồng ủy quyền: Vấn đề mà công chứng viên cần đặc biệt lưu ý chủ thể Hợp đồng ủy quyền Quan hệ ủy quyền liên quan đến hai bên chủ thể là: Bên ủy quyền bên ủy quyền Công chứng viên xác định chủ thể hai phương diện là: Tư cách chủ thể tự nguyện chủ thể Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 * Về tư cách chủ thể: Đối với hồ sơ người u cầu cơng chứng cung cấp công chứng viên xác định bên ủy quyền bao gồm: Ơng Nguyễn Văn Danh cịn bên ủy quyền ông Nguyễn Minh Luân Như vậy, bên ủy quyền bên ủy quyền xác định cá nhân Công chứng tiến hành hướng dẫn em xác định tư chủ thể hồ sơ yêu cầu công chứng sau: - Đối với bên ủy quyền: Phải xác định quyền ông Nguyễn Văn Danh tài sản lực hành vi dân theo quy định pháp luật? Tại khoản Điều 47 Luật Công chứng 2014 quy định sau: “Người u cầu cơng chứng cá nhân phải có lực hành vi dân sự” Do đó, để tham gia vào giao dịch cơng chứng cơng chứng phải xác định người u cầu cơng chứng có đủ lực hành vi dân Công chứng viên xem xét giấy chứng minh nhân dân ông ông Nguyễn Văn Danh cung cấp để xác định độ tuổi, xem ông đủ 18 tuổi (tuổi xác định có lực hành vi dân đầy đủ) thông qua giao tiếp, khai thác thông tin để xác định ơng Nguyễn Văn Danh có đủ lực hành vi dân theo quy định pháp luật Tiếp đó, cơng chứng viên cần xác định, ơng Nguyễn Văn Danh có quyền giao cho người khác thay mặt sử dụng quyền cách hợp pháp hay không? Công chứng viên tiến hành vào hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp để xác định vấn đề + Tài sản liên quan đến công việc ủy quyền quyền sử dụng đất theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất số DD 021498, số vào sổ cấp GCN: CS 185907 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Kiên Giang cấp ngày 26/11/2021 + Ơng Danh có sống chung vợ chồng (không đăng ký kết hôn) với bà Phan Thị Điển vào năm 1980, bà Điển chết năm 2016, ông chưa đăng ký kết với theo Giấy xác nhận tình trạng nhân UBND xã Tân Thành, huyện Tân Hiệp, tỉnh Kiên Giang cấp ngày 10/12/2021 Như vậy, theo quy định Luật nhân gia đình năm 2014 xác định tài sản riêng ông Nguyễn Văn Danh Từ những nhận định nêu trên, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xác định được: Ơng Nguyễn Văn Danh có đủ lực hành vi dân theo quy định pháp luật có quyền tài sản liên quan đến công việc ủy quyền - Đối với bên ủy quyền: Bên ủy quyền xác định ông Nguyễn Minh Luân, xác định cá nhân Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 Một xác lập đại diện ủy quyền Do đó, người ủy quyền cần đáp ứng điều kiện định Tại khoản Điều 134 Bộ luật dân 2015 quy định sau: “Đại diện việc cá nhân, pháp nhân (sau gọi chung người đại diện) nhân danh lợi ích cá nhân pháp nhân khác (sau gọi chung người đại diện) xác lập, thực giao dịch dân sự” Như vậy, thấy, theo quy định pháp luật, người đại diện cá nhân pháp nhân, nhân danh lợi ích người đại diện xác lập, thực giao dịch dân Tiếp đó, khoản Điều 138 Bộ luật Dân 2015 quy định sau: “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân phải người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.” Áp dụng quy định pháp luật vào trường hợp cụ thể nêu trên, thấy, ơng Nguyễn Minh Ln có đủ lực hành vi dân theo quy định pháp luật đủ điều kiện làm người ủy quyền theo quy định * Về tự nguyện chủ thể: Thông qua giao tiếp, công chứng viên xác định người yêu cầu công chứng tự nguyện tham giao vào giao dịch, khơng có ép buộc hay đe dọa chủ thể Đây giao dịch hoàn toàn tự nguyện vào nhu cầu bên chủ thể Các bên tự nguyện thực việc ủy quyền nhận ủy quyền, nội dung hợp đồng ủy quyền bên tự nguyện thỏa thuận Do đó, cơng chứng viên tiếp nhận hồ sơ khẳng định chủ thể tham gia vào giao dịch hoàn toàn tự nguyện Thứ ba, đối tượng hợp đồng, giao dịch: Ủy quyền việc người giao cho người khác nhân danh để thực công việc, thực quyền (thậm chí đối nghĩa vụ) Do đó, công chứng hợp đồng ủy quyền nêu trên, công chứng viên hướng dẫn xem xét sau: - Đối tượng hợp đồng ủy quyền đơn công việc phải thực Rất nhiều trường hợp có nhầm lẫn đối tượng Hợp đồng ủy quyền tài sải liên quan đến công việc ủy quyền Tài sản bên ủy quyền để thực cơng việc ủy quyền, đó, cơng chứng viên cần lưu ý để tránh nhầm lẫn vấn đề - Không phải trường hợp nào, người có quyền thực việc ủy quyền cho người khác đại diện nhân danh thực Về ngun tắc, cơng việc “quyền” giao cho người ủy quyền phải đảm bảo công việc đem lại quyền lợi ích định cho người ủy quyền Do đó, Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 công chứng viên cần phải xem xét nội dung quyền mà ông Nguyễn Văn Danh muốn ủy quyền có phù hợp với quy định pháp luật chuẩn mực xã hội hay không? Tại khoản Điều 25 Bộ luật Dân 2015 quy định sau: “Quyền nhân thân quy định Bộ luật quyền dân gắn liền với cá nhân, chuyển giao cho người khác, trừ trường hợp luật khác có liên quan quy định khác.” Pháp luật chuyên ngành quy định số trường hợp không ủy quyền việc đăng ký kết hôn, xin cấp phiếu lý lịch tư pháp số hay trường hợp cơng chứng di chúc người lập di chúc không ủy quyền cho người khác thực thay cơng việc Do đó, cơng chứng viên cần phải lưu ý xem xét đến nội dung ủy quyền Sau công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xem xét nội dung ủy quyền kết luận đối tượng hợp đồng ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật phép thực việc ủy quyền Thứ tư, tiến hành tra cứu thông tin giao dịch: Vấn đề công chứng viên hướng dẫn em tiếp nhận hồ sơ liên quan đến Hợp đồng ủy quyền tra cứu thông tin liên quan đến giao dịch - Công chứng viên tiến hành tra cứu thông tin giao dịch hệ thống Văn phịng cơng chứng Huỳnh Kim Thiện để xác định xem ông Nguyễn Văn Danh thực việc ủy quyền cho hay chưa? Nếu thực việc ủy quyền cho người khác cơng chứng viên cần phải xem xét việc ủy quyền nào? Việc ủy quyền trước chấm dứt hay chưa hay tồn để đưa hướng giải cụ thể Sau thực hoạt động tra cứu kết hợp với việc khai thác thông tin từ người yêu cầu công chứng, công chứng viên kết luận ông Nguyễn Văn Danh chưa thực công việc ủy quyền cho - Tiếp đến, công chứng viên tiến hành kiểm tra thông tin, giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp Công chứng viên kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy tờ liên quan đến việc tham gia giao dịch người yêu cầu công chứng cung cấp Đối với chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng nhân cơng chứng viên tiến hành xem xét giấy tờ tùy thân cịn hạn hay khơng, giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xóa, làm giả khơng? Giấy xác nhận tình trạng nhân cịn hạn mục đích hay khơng? Cơng chứng viên đặc biệt xem xét giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản nay, việc sử dụng giấy chứng nhận giả để giao dịch nhiều Công chứng viên xem xét dấu, chữ ký phôi sổ để xác định Sau xem xét thông tin nêu trên, công chứng viên khẳng định tài sản liên quan đến công việc ủy quyền chưa thực ủy quyền cho ai, giấy tờ Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 người yêu cầu công chứng phù hợp với quy định pháp luật, khơng có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa Do đó, cơng chứng viên tiến hành nghiên cứu bước để thực thủ tục công chứng Thứ năm, hình thức nội dung Hợp đồng ủy quyền: Công chứng viên tiến hành kiểm tra hình thức nội dung hợp đồng theo quy định pháp luật - Về mặt hình thức: Hình thức hợp đồng, giao dịch công chứng viên trọng xem xét Đối với hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định mặt hình thức mà khơng đáp ứng dẫn đến Hợp đồng bị vơ hiệu theo quy định Bộ luật dân Theo đó, cơng chứng viên quan tâm đến vấn đề Đối với Hợp đồng ủy quyền, theo quy định Bộ luật Dân 2015 khơng quy định cụ thể hình thức, theo đó, hiểu, Hợp đồng ủy quyền giao kết miệng, hành vi văn Tuy nhiên, văn cơng chứng hình thức bắt buộc thể văn Như vậy, với Hợp đồng ủy quyền nêu lập thành văn thực thủ tục công chứng theo đề nghị người u cầu cơng chứng hồn tồn đáp ứng yêu cầu mặt hình thức Hợp đồng theo quy định - Về mặt nội dung: Nội dung của soạn thảo theo quy định khoản Điều 398 Bộ luật Dân 2015 Các nội dung thể Hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu bên tham gia vào giao dịch Thứ sáu, ký công chứng: - Cơng chứng viên tiến hành giải thích quyền, nghĩa vụ hậu pháp lý phát sinh bên tham gia giao dịch giao kết Hợp đồng Sau xác nhận bên hiểu đồng ý tiến hành hướng dẫn người u cầu cơng chứng ký Hợp đồng theo quy định pháp luật Công chứng viên hướng dẫn người tham gia vào giao dịch ký vào trang văn bản, trang cuối ký ghi rõ họ tên bên tham gia giao dịch - Sau bên ký kết xong cơng chứng viên kiểm tra lại xem đầy đủ chữ ký bên hay chưa Công chứng viên tiến hành đối chiếu, hỏi xác nhận lại người tham gia vào giao dịch lần cuối, tiến hành đối chiếu giấy tờ trước ký vào Hợp đồng chuyển cho phận khác văn phịng hồn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 2.2 Kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải hồ sơ Bên cạnh việc nghiên cứu giải hồ sơ u cầu cơng chứng công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực thủ tục liên quan sau công chứng Đối với hợp đồng ủy quyền, việc quan trọng cần phải thông báo cho bên liên quan biết đến việc ủy quyền Do đó, cơng chứng viên hướng dẫn người u cầu công chứng thực việc bàn giao giấy tờ để thực công việc ủy quyền thông báo đến chủ thể liên quan để biết việc ủy quyền Tiếp đó, cơng chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực thủ tục liên quan đến phối hợp với nhận chuyển nhượng làm thủ tục liên quan để đăng ký việc sang tên theo quy định pháp luật III Nhận xét trình giải việc công chứng công chứng viên, Tổ ch́ưc hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập 3.1 Ưu điểm Trong trình giải vụ việc, công chứng viên nơi thực tập làm theo quy trình cơng chứng mà pháp luật quy định - Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng làm rõ cụ thể loại việc gì, có thuộc thẩm quyền Văn phịng cơng chứng khơng xác định đầy đủ quy định pháp luật điều chỉnh quan hệ xác lập bên tham gia giao dịch - Khi nghiên cứu, xử lý hồ sơ, công chứng viên cẩn thận đối chiếu thông tin hồ sơ có khớp với giấy tờ không Phân loại loại giấy tờ công chứng viên tiến hành việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu Cùng với việc nghiên cứu giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên dùng biện pháp trao đổi với bên tham gia giao dịch để làm rõ ý chí họ tham gia giao dịch, lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, đối tượng hợp đồng - Khi soạn thảo dự thảo hợp đồng, công chứng viên nghiên cứu cẩn thận nội dung điều khoản, đối chiếu với quy định pháp luật dẫn chiếu vấn đề liên quan để đánh giá tính xác tính pháp luật nội nội dung điều khoản - Việc thực ký công chứng công chứng viên theo quy định khoản Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 - Tại văn phòng nơi tơi thực tập ngồi đội ngũ cơng chứng viên thư ký nghiệp vụ, nhân viên khác kế toán, văn thư lưu trữ làm tốt việc hồn tất thủ tự cơng chứng, bao gồm: Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định Điều 66, 67, 68 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 Luật Cơng chứng năm 2014; Đóng dấu, phát hành văn công chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 3.2 Một số vấn đề cần xem xét thêm: Thứ nhất, phiếu yêu cầu công chứng: Phiếu yêu cầu công chứng giấy tờ quan trọng bắt buộc hồ sơ u cầu cơng chứng, đồng thời chứng minh thể yêu cầu công chứng khách hàng chứng minh việc thực thời hạn công chứng theo quy định Tuy nhiên nay, nhiều tổ chức hành nghề công chứng lại thường bỏ qua bước cho người yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, điều dẫn đến thiếu giấy tờ hồ sơ lưu Tại khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định sau: “Phiếu yêu cầu công chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;” Khi đối chiếu với thông tin phiếu u cầu cơng chứng với quy định nêu thấy có số vấn đề sau: - Không thể danh mục giấy tờ gửi kèm theo; - Thời gian nhận phiếu chưa có thông tin; - Người nhận phiếu chưa ký, ghi rõ họ tên Đây thông tin quan trọng lại bị bỏ qua Cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin nêu Thứ hai, giấy xác nhận tình trạng nhân Giấy xác nhận tình trạng nhân để xác định tình trạng nhân cá nhân Tại Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định sau: “Điều 23 Giá trị sử dụng Giấy xác nhận tình trạng nhân Giấy xác nhận tình trạng nhân có giá trị tháng kể từ ngày cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân sử dụng để kết quan có thẩm quyền Việt Nam, kết hôn quan có thẩm quyền nước ngồi nước ngồi sử dụng vào mục đích khác Giấy xác nhận tình trạng nhân khơng có giá trị sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi Giấy xác nhận.” Như vậy, thấy, giấy xác nhận tình trạng nhân quan có thẩm quyền cấp có giá trị thời hạn 06 tháng kể từ ngày cấp việc sử dụng giấy xác nhận tình 10 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 trạng hôn nhân phải với mục đích ghi nhận giấy xác nhận tình trạng hôn nhân Đối chiếu với hồ sơ u cầu cơng chứng thấy sau: - Mục đích sử dụng ghi nhận giấy xác nhận tình trạng nhân là: “Bổ túc vào hồ sơ vay vốn, khơng có giá trị sử dụng để đăng ký kết hơn”; - Cịn mục đích sử dụng giao kết hợp đồng thực việc ủy quyền Có thể thấy, linh động công chứng viên tiếp nhận hồ sơ Tuy nhiên, nên yêu cầu người yêu cầu công chứng cung cấp lại để phù hợp với quy định pháp luật IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia trình giải việc công chứng Với khoảng thời gian tập Văn phịng cơng chứng khơng nhiều giúp trau dồi thêm nhiều kiến thức kỹ hành nghề cơng chứng Có thể kể đến kinh nghiệm tiêu biểu sau: - Thứ nhất, hướng dẫn tiếp xúc cụ thể liên quan đến trình tự, thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác Việc năm rõ trình tự, thủ tục công chứng quan trọng, tuân theo quy định giúp cho thủ tục công chứng thực cách xác nhất, đảm bảo giá trị văn công chứng; - Thứ hai, cần phải quan tâm việc hướng dẫn người yêu cầu công chứng khai thông tin phiếu yêu cầu công chứng Đây giấy tờ quan trọng hay bị bỏ xót; - Thứ ba, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền, cần phải lưu ý đến nội dung ủy quyền theo quy định pháp luật có ủy quyền hay khơng, có phù hợp với đạo đức xã hội hay không? Nội dung ủy quyền quan trọng đó, cần phải đặc biệt trọng; - Thứ tư, cần phải xác định yêu cầu công chứng Hiện nay, việc thực giao dịch ủy quyền nhằm che giấu giao dịch khác mua bán, chuyển nhượng … diễn phổ biến, đó, cơng chứng viên cần phải thơng qua giao tiếp để xác định xác yêu cầu công chứng, tránh xảy tranh chấp không đáng có; - Thứ năm, giao tiếp với người u cầu cơng chứng cần có khéo léo để khai thác thơng tin cần thiết V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật hệ thống pháp luật Thứ nhất, hoàn thiện quy định chủ thể hợp đồng ủy quyền Chủ thể hợp đồng ủy quyền quy định khoản Điều 134 Bộ luật Dân 2015 sau: “1 Đại diện việc cá nhân, pháp nhân (sau gọi chung người 11 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 đại diện) nhân danh lợi ích cá nhân pháp nhân khác (sau gọi chung người đại diện) xác lập, thực giao dịch dân ” Như vậy, pháp luật quy định chủ thể hợp đồng dân cá nhân pháp nhân Đối với trường hợp tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân, pháp luật việc ủy quyền thực theo quy định khoản Điều 101 Bộ luật Dân 2015 sau: “Điều 101 Chủ thể quan hệ dân có tham gia hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân chủ thể tham gia xác lập, thực giao dịch dân ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực giao dịch dân Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Khi có thay đổi người đại diện phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân biết Trường hợp thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân không thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thành viên chủ thể quan hệ dân xác lập, thực hiện.” Như vậy, thấy trường hợp bên ủy quyền hộ gia đình, tổ hợp tác tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác khơng có tư cách pháp nhân chủ thể tham gia xác lập, thực giao dịch dân ủy quyền cho người khác tham gia xác lập, thực giao dịch dân Tuy nhiên, vấn đề đặt việc xác định thành viên hộ gia đình để ủy quyền pháp luật chưa có quy định hướng dẫn cụ thể Thực tế cho thấy có nhiều Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi cấp cho hộ gia đình ghi tên thành viên đại diện hộ hộ gia đình ơng Trần Văn L, mà không ghi rõ tên thành viên hộ gia đình hay để xác định thành viên hộ gia đình sử dụng dụng đất Chính vậy, thực việc ủy quyền thành viên hộ gia đình cho người đại diện để thực giao dịch việc xác định thành viên hộ gặp nhiều khó khăn khơng có hướng dẫn cụ thể Để giải vấn đề nêu có cơng chứng viên dựa sổ hộ thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; có cơng chứng viên u cầu phải có xác nhận quyền địa phương thành viên hộ gia đình thời điểm cấp giấy chứng nhận; có cơng chứng viên yêu cầu cung cấp Quyết định giao đất có ghi nhận thành viên hộ cấp giấy chứng nhận Tuy nhiên, khơng có hướng dẫn cụ thể dẫn đến khơng có đồng bộ, thống tổ chức hành nghề công chứng nói chung cơng chứng viên nói riêng dẫn đến việc có yêu cầu khác người yêu cầu công chứng dễ dẫn đến việc bị coi có hành vi sách nhiễu, gây khó khăn cho người u cầu cơng chứng Bên 12 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 cạnh đó, việc khơng có hướng dẫn cụ thể dẫn đến việc xác định thiếu thành viên hộ gia đình xác định khơng số lượng thành viên hộ gia đình dẫn đến việc quyền lợi ích hợp pháp thành viên bị ảnh hưởng dẫn đến xảy tranh chấp ngồi ý muốn Chính vậy, pháp luật cần có hướng dẫn cụ thể để khắc phục tình trạng nêu Thứ hai, bổ sung hướng dẫn việc xác định ủy quyền Căn ủy quyền yếu tố mà công chứng viên phải lưu tâm chứng nhận hợp đồng ủy quyền Căn ủy quyền sở để bên ủy quyền thực ủy quyền cho bên nhận ủy quyền sở để công chứng viên xác định bên ủy quyền pháp luật cho phép thực ủy quyền Do đó, việc xác định ủy quyền hoạt động công chứng vô quan trọng Tuy nhiên, trường hợp xác định ủy quyền cụ thể, ví dụ trường hợp ủy quyền thực thủ tục đăng ký doanh nghiệp quy định Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 Chính phủ đăng ký doanh nghiệp cho phép người có thẩm quyền ký văn đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực thủ tục đăng ký doanh nghiệp Đây trường hợp xác định ủy quyền cụ thể theo quy định pháp luật Bên cạnh đó, thực tiễn cho thấy số trường hợp pháp luật chưa có quy định cụ thể việc xác định ủy quyền trường hợp ủy quyền tham gia tố tụng Tịa án, ví dụ ơng Trần Văn L có tranh chấp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với Công ty M muốn ủy quyền cho ơng Trần Văn N thay nộp đơn u cầu giải tranh chấp tham gia tố tụng giải tranh chấp Tòa án Mặc dù pháp luật khơng có quy định cấm, nội dung ủy quyền không trái đạo đức xã hội trường hợp này, cơng chứng viên khơng có pháp lý cụ thể để xác định ủy quyền Vì vậy, công chứng viên thường dựa vào kinh nghiệm, nghiệp vụ để giải dẫn đến hệ xuất nhiều yêu cầu người u cầu cơng chứng với có người u cầu phải có Thơng báo thụ lý vụ án Tịa án, có người u cầu cần có đơn khởi kiện, hợp đồng lao động, định chấm dứt Công ty M, … Điều dẫn đến không đồng bộ, thống công chứng viên với nói riêng tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung dẫn đến việc gây khó khăn cho người u cầu cơng chứng Ngoài ra, theo quy định Điều 134 Điều 562 Bộ luật Dân năm 2015, hiểu rằng, bên ủy quyền muốn ủy quyền cho bên ủy quyền bên ủy quyền phải có “quyền” “ủy quyền” Như vậy, trường hợp quyền phát sinh tương lai bên ủy quyền có ủy quyền cho người khác để thực công việc hay không pháp luật chưa có hướng dẫn cụ thể Do đó, để khắc phục tình trạng nêu trên, pháp luật cần có hướng dẫn cụ thể việc xác định ủy quyền để đảm bảo việc thực công chứng đồng bộ, 13 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 thống nhất, khắc phục hạn chế, bất cập cịn tồn động, góp phần nâng cao hiệu hoạt động công chứng Thứ ba, bổ sung quy định hướng dẫn cụ thể công việc ủy quyền Tại Điều 562 Bộ luật Dân năm 2015 Hợp đồng ủy quyền, theo đó: “Hợp đồng ủy quyền thỏa thuận bên, theo bên ủy quyền có nghĩa vụ thực cơng việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền phải trả thù lao có thỏa thuận pháp luật có quy định.” Như vậy, hiểu rằng, cơng việc ủy quyền công việc không vi phạm điều cấm pháp luật không trái đạo đức xã hội Hiện nay, pháp luật quy định số trường hợp không ủy quyền trường hợp ly đương khơng ủy quyền tham gia tố tụng theo quy định khoản Điều 85 Bộ luật Tố tụng Dân năm 2015 trường hợp thực thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp số người đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp số không ủy quyền cho người khác thực thủ tục thay theo quy định khoản Điều 46 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 trường hợp cơng chứng di chúc người lập di chúc phải tự u cầu cơng chứng di chúc, khơng ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc theo quy định khoản Điều 56 Luật Công chứng năm 2014 Tuy nhiên, số trường hợp khác pháp luật không cấm không trái đạo đức xã hội quy định hướng dẫn cụ thể cơng việc ủy quyền nên trình hành nghề cơng chứng viên cịn đắn đo, bối rối chứng nhận hợp đồng ủy quyền Ví dụ trường hợp ủy quyền công việc phát sinh tương lai, ông Trần Văn L trước nước muốn ủy quyền cho cá nhân khác Việt Nam giải quyết, xử lý tranh chấp xảy sau ơng L nước ngồi Mặc dù pháp luật khơng có quy định cấm khơng ủy quyền tham gia tố tụng, trừ trường hợp ly hôn, nhiên, trường hợp này, công chứng viên thường đắn đo, e ngại công việc ủy quyền công việc phát sinh tương lai pháp lý cụ thể nên thường từ chối với nhiều lý khác Ngoài ra, trường hợp phạm vi ủy quyền rộng không xác định cụ thể công việc ủy quyền ví dụ trường hợp ơng Trần Văn L trước nước muốn ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt ơng L thực tồn cơng việc có liên quan đến ơng L khơng có giới hạn cơng việc nào, theo đó, trừ trường hợp pháp luật cấm không ủy quyền, cá nhân thay ơng L thực tất cơng việc có liên quan đến ông L Do pháp luật hướng dẫn trường hợp nên công chứng viên thường bối rối khơng có pháp lý cụ thể thường từ chối yêu cầu công chứng với nhiều lý khác Việc hướng dẫn cụ thể cơng việc ủy quyền dẫn đến ảnh hưởng đến quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, pháp nhân có nhu cầu ủy quyền, đồng 14 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 thời tạo bối rối, thực không thống tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung cơng chứng viên nói riêng Chính vậy, pháp luật cần bổ sung quy định quy định cụ thể hướng dẫn công việc ủy quyền để khắc phục tình trạng nêu trên, góp phần nâng cao hiệu hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền Thứ tư, nâng cao lực, chuyên môn nghiệp vụ hợp đồng ủy quyền Tăng cường cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hợp đồng ủy quyền Bên cạnh việc hoàn thiện quy định pháp luật cần phải tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ công chứng viên việc chứng nhận hợp đồng ủy quyền Với vai trị mình, cơng chứng viên đóng vai trị khơng thể thiếu việc khắc phục vướng mắc tồn tại, hạn chế hợp đồng ủy quyền Chính vậy, cơng chứng viên cần phải thường xuyên trau dồi, tham gia tập huấn, bồi dưỡng kiến thức vấn đề liên quan đến ủy quyền Phối hợp với quan có thẩm quyền, quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hợp đồng ủy quyền Hiện nay, văn pháp luật có liên quan đến hợp đồng ủy quyền tồn số hạn chế, bất cập, đó, chứng nhận hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần phải phối hợp với phối hợp với quan có thẩm quyền, quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để phát hiện, ngăn chặn nội dung, công việc ủy quyền không phù hợp tuân thủ theo quy định pháp luật hành KẾT LUẬN Hợp đồng ủy quyền hợp đồng phổ biến trở thành phần khơng thể thiếu đời sống hàng ngày Chính vậy, loại hợp đồng nhận nhiều quan tâm, trọng người dân xã hội Các cơng chứng viên với vai trị trách nhiệm có nghĩa vụ đảm bảo việc giao kết hợp đồng ủy quyền tuân thủ theo quy định pháp luật, kịp thời phát hiện, ngăn chặn nội dung, công việc ủy quyền không phù hợp, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên giao kết hợp đồng, góp phần nâng cao hiệu hợp đồng ủy quyền đời sống Để làm điều đó, cơng chứng viên cần phải thường xuyên trau dồi, tham gia tập huấn, bồi dưỡng kiến thức vấn đề liên quan đến vấn đề việc chế định hợp đồng ủy quyền, đặc biệt quy định cứ, phạm vi, nội dung công việc ủy quyền 15 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com) lOMoARcPSD|38362167 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng 2014; Bộ luật Dân năm 2015; Luật Hơn nhân gia đình năm 2014; Bộ luật Tố tụng Dân năm 2015; Luật Lý lịch tư pháp năm 2009; Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng; PGS.TS Nguyễn Văn Cừ - PGS.TS Trần Thị Huệ (2015), Bình luận khoa học Bộ luật Dân năm 2015 nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nxb Cơng an nhân dân 16 Downloaded by luanvan moi (luanvanmoi@gmail.com)