Giao Tiếp Bằng Văn Bản Trong Kinh Doanh.pdf

lOMoARcPSD|38183518 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KINH TẾ BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH TÊN ĐỀ TÀI : “GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH” NHÓM Lớp: K24KTDTB Giáo viên hướng dẫn : Cô giáo Nguyễn Thúy Hải Thành viên nhóm : - Nguyễn Thu Thủy – MSV: 24A4072469 - Vũ Thị Chi – MSV: 24A4070517 - Trần Linh Chi – MSV: 24A4072228 - Phạm Hồng Hà – MSV: 24A4070460 - Trần Thị Diễm Quỳnh – MSV: 23A4010555 - Nguyễn Thị Mơ – MSV: 24A4070361 - Đinh Thị Hồng Thúy – MSV: 24A4070362 Hà Nội – 2022 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 II PHẦN NỘI DUNG Tổng quan giao tiếp văn 1.1 Khái niệm giao tiếp văn Giao tiếp văn phương tiện giao tiếp thức, thơng điệp soạn thảo cẩn thận xâu dựng dạng văn Nó lưu giữ nguồn tài liệu tham khảo hồ sơ pháp lý Giao tiếp thơng điệp truyền dạng viết in gọi giao tiếp văn (ẤN) Các kênh khác giao tiếp văn thư, e-mail, báo cáo, tạp chí, báo, tin nhắn văn bản, 1.1.2 So sánh giao tiếp miệng giao tiếp văn Khái niệm Giao tiếp miệng Giao tiếp văn Giao tiếp với giúp đỡ Giao tiếp với trợ giúp văn lời nói Ý nghĩa Trao đổi ý tưởng, thông Trao đổi thông điệp, ý kiến tin qua lời nói thông tin dạng viết in Khả nhận Có Không diện phi ngôn Có hồ sơ thích hợp Chậm ngữ Bằng chứng Không có hồ sơ Tốc độ thruyền Nhanh thông tin Sửa đổi trước Không thể Khả thi Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 gửi thông điệp Rất cao Ít Xác suất hiểu lầm Phản hồi cần có thời gian Phản hồi Phản hồi đưa Sự khác biệt giao tiếp miệng giao tiếp văn  Về khái niệm, gt miệng giao tiếp với giúp đỡ lời nói, gt văn giao tiếp có giúp đỡ văn  Kiểu giao tiếp người gửi truyền thơng tin đến người nhận thơng qua việc nói thơng điệp lời nói Chế độ giao tiếp, sử dụng văn viết in để trao đổi thông tin gọi giao tiếp văn  Khả nhận diện phi ngôn ngữ gt=miệng cao so với gt=vb  Các hồ sơ thích hợp có giao tiếp văn bản, điều hoàn toàn ngược lại trường hợp giao tiếp miệng  Giao tiếp miệng nhanh giao tiếp văn  Các từ nói khơng thể đảo ngược trường hợp giao tiếp miệng Mặt khác, chỉnh sửa tin nhắn gốc giao tiếp văn  Giải thích sai thơng điệp xảy giao tiếp miệng giao tiếp văn  Trong giao tiếp miệng, phản hồi tức nhận từ người nhận, điều khơng thể có giao tiếp văn 1.1.3 Tầm quan trọng kỹ viết  (ẤN) Kỹ viết tốt giúp tạo cảm tình người nhận thông tin Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Kỹ viết tốt mang lại hiệu nội dung hình thức cho thơng điệp, khiến người nhận thơng điệp có ấn tượng tốt trình độ khả giao tiếp người viết Về mặt nội dung: Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin xếp hợp lý, khoa học Người nhận đánh giá người viết có khả có tài tổ chức Về mặt hình thức: Bài viết khơng có lỗi tả, lỗi đánh máy lỗi ngữ pháp thể hiên tác giả người làm việc cẩn thận có trình độ.Thơng điệp trình bày đẹp giấy phẳng, cẩn thận, quy cách (ẤN)  Một viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh Trong thời đại thông tin ngày với bùng nổ ý tưởng sáng tạo hội kinh doanh, kỹ giao tiếp (bao gồm giao tiếp nói viết) cơng cụ quan trọng để giành ưu vượt qua đối thủ cạnh tranh Trong thi hay đấu thầu cạnh tranh nào, hồ sơ viết tương tác cá nhân/đơn vị ứng cử với tổ chức tuyển chọn Chính hồ sơ này, kỹ viết ứng viên giúp thể tối đa mạnh điểm vượt trội mình, để có hội mời đến cho bước trình tuyển chọn (ẤN)  Khả viết tốt giúp giữ khách hàng cũ, giành khách hàng Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực tuyến qua phương tiện đại sử dụng ngày rộng rãi Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng thư thương mại để giao dịch với bên ngồi Thư thương mại truyền tải đầy đủ thơng tin cần trao đổi, ngồi cịn có chữ ký xem thơng điệp thức có Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 giá trị pháp lý đầy đủ Thư thương mại viết cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ, giúp tổ chức giữ khách hàng cũ thu hút khách hàng mới, giữ mối quan hệ ngày bền vững với đối tác kinh doanh.(ẤN)  Giao tiếp viết có ưu vượt trội số trường hợp giao tiếp kinh doanh Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng tương lai (Các báo cáo, đề án, kế hoạch ) Các hợp đồng, thỏa thuận, thư thương mại thông tin cần lưu trữ để làm cho viêc tổ chức thực hay giải tranh chấp (Nếu có) sau (ẤN) a Bố cục giao tiếp văn - Mở bài: nêu vấn đề, mục đích, lý thực - Thân bài: giải luận điểm kết luận nêu mở kèm theo số liệu, dẫn chứng để chứng minh - Kết luận: tóm tắt luận điểm, nội dung trình bày b Các bước giao tiếp văn - Bước 1: phân tích người đọc văn cần văn giúp ích cho họ - Bước 2: xác định rõ mục tiêu nêu viết - Bước 3: phác thảo viết - Bước 4: rà soát kiểm tra thảo - Bước 5: hoàn chỉnh văn gửi đến người đọc 1.2 Đặc điểm giao tiếp văn Giao tiếp văn hoạt động sáng tạo đòi hỏi nhiều trí tưởng tượng nỗ lực để đến thành phẩm (ẤN)Trong giao tiếp miệng tự phát, giao tiếp văn dựa nỗ lực có ý thức Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Một đặc điểm quan trọng khác giao tiếp văn là(ẤN)liên quan đến yếu tố thời gian Trong tình giao tiếp mặt đối mặt, tin nhắn mã hóa người gửi người nhận nhận Nhưng, giao tiếp văn ln có chậm trễ Nói chung, khơng có giới hạn thời gian cố định cho chậm trễ (ẤN) Thứ ba, cần lưu ý giao tiếp văn có chu kỳ so với giao tiếp miệng mặt đối mặt Giao tiếp miệng kiện nhiều chu kỳ Tin nhắn miệng nhận phản hồi dẫn đến việc trao đổi từ ngữ thường xuyên Điều giao tiếp văn Chủ yếu kiện chu kỳ ƯU ĐIỂM  Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ tham khảo tương lai  Có thể đọc lại nghiên cứu, điều quan trọng thông điệp dài thông điệp phức tạp  Có thể đọc lại chỉnh sửa để đảm bảo tuân theo nguyên tắc giao tiếp kinh doanh  Có thể có giá trị pháp lý Được xem thơng tin thức có giá trị vĩnh cửu  Giao tiếp văn có giá trị xã hội cao  Có kế hoạch từ trước nên có tính xác độ tin cậy cao, thay đổi (Giao tiếp miệng thay đổi diễn giải theo nhiều cách khác Nhưng giao tiếp văn bản, thông điệp / thông tin nêu rõ ràng rõ ràng)  Cơ hội giải thích sai thơng điệp từ lựa chọn cẩn thận, kỹ lưỡng HẠN CHẾ  Tốn nhiều thời gian so với giao tiếp trực tiếp Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518  Trì hỗn việc nhận tin nhắn, kéo dài thời gian công việc  Chu kỳ diễn hạn chế so với việc giao tiếp miệng mặt đối mặt  Khơng thể có phản hồi nhanh thấu đáo, rõ ràng  Đòi hỏi lượng lưu trữ lớn số lượng giấy tờ, văn bản, nhiều thời gian chi phí Phân loại giao tiếp văn 2.1 Thư tín kinh doanh Mặc dù ngày công nghệ số phát triển mạnh mẽ, công ty thường xuyên nhận gửi thư thương mại tiếng Anh cho khách hàng đối tác Chúng truyền đạt nội dung, thỏa thuận thức, tình kinh doanh cụ thể Một thư với nội dung, bố cục tốt, logic, dễ hiểu giúp công ty ghi điểm mắt khách hàng đối tác quan trọng giải xác vấn đề mà công ty gặp phải 2.1.1 Khái niệm Theo định nghĩa Từ điển Từ Ngữ Việt Nam GS Nguyễn Lân: Thư tín giấy người gửi cho người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực viết thư cho cấp trên, cấp dưới, cho người đồng nghiệp mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,(ẤN) Thư tín thương mại sợi dây liên lạc công ty với công ty khác, cấp quản trị nội công ty, công ty với khách hàng Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Hình thức bên ngồi thư mặt công người viết thư.(ẤN) nhóm có Câu hỏi sau: Hãy xếp bước sau cho quy trình viết thư tín kinh doanh: (1) Xác định người đọc bối cảnh có liên quan (2) Kiểm tra phát thiếu hụt sai sót (3) Xác định mục đích cách đạt mục đích (4) Phát hành thư (5) Viết phác thảo thư A (1) → (5) → (3) → (4) → (2) B (3) → (1) → (5) → (2) → (4) C (1) → (3) → (5) → (2) → (4) D (3) → (5) → (1) → (2) → (4) 2.1.2 Quy trình viết thư tín kinh doanh Một quy trình viết thư tín xây dựng (ẤN)gồm bước khác có tên gọi với chữ chữ D, nên cịn gọi quy trình 5D: Bước 1: Xác định mục đích cách đạt mục đích (Determining the Ends and the Means) Bước 2: Xác định người đọc bối cảnh có liên quan (Defining the reader and the situation) Bước 3: Viết phác thảo thư (Developing the message) Bước 4: Kiểm tra phát thiếu hụt sai sót (Detecting the message) Bước 5: Phát hành thư (Distributing the message) Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 2.1.3 Bố cục thư tín kinh doanh  Tiêu đề: thông thường công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề công ty để gửi thư Tiêu để bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email,  Địa chi trả lời thư  Ngày tháng năm  Địa người nhận  Dòng lưu ý  Lời chào mở đầu  Dịng chủ đề  Phần thư: gồm phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính, (3) đoạn kết  Lời chào kết thúc  Tên công ty  Chữ ký, tên chức danh người gửi  Chữ tắt tham khảo  Nơi nhận khác (bản sao) tài liệu đính kèm  Tái bút 2.1.4 Phân loại  Thư phàn nàn/khiếu nại (Letter of complaint)  Thư hỏi hàng (Letter of inquiry)  Thư giới thiệu (Cover letters)  Thư hòa giải (Adjustment letters)  Thư đặt hàng (Order letters)  Các loại thư khác 2.2 Thư điện tử (Email) Đinh nghĩa Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Thư điện tử phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet Với đời mạng máy tính, đặc biệt Internet, thư điện tử giúp cho việc trao đổi thơng tin thực nhanh chóng xác, hiệu tốn (ẤN) Trước thư điện tử chủ yếu sử dụng (ẤN)một phương pháp thông tin bạn bè đồng nghiệp, (ẤN)nhưng thư điện tử phát triển thành (ẤN)một phương tiện liên lạc thức cao cấp Nhiều cá nhân tổ chức nhận thấy họ nhận nhiều email thư in sẵn Ngày vài tổ chức thương mại trường học sử dụng email nhiều giấy phương tiện thức để liên lạc với nhân viên (ẤN) Do tính chất quan trọng email việc liên lạc thức kinh doanh nên khơng tránh khỏi khó khăn định trình soạn thảo email: Thứ nhất, đặc thù email, địi hỏi “văn viết” khơng phải “văn nói”, lỗi bỏ qua nói chuyện trở thành “khơng chấp nhận được” thể rõ ràng hình (ẤN) Thứ hai, không gặp mặt trực tiếp, hiểu lầm phát sinh không khắc phục kịp thời, chúng cần hạn chế mức thấp Dù cho nội dung có gắn trực tiếp vào văn thư điện tử hay soạn thảo độc lập chuyển sang thư điện hình thức đính kèm email trở thành phương tiện lựa chọn cho truyền thông tin phát triển thành tiến trình gồm bước bạn viết thư thông thường – lập dàn ý, biên soạn hoàn chỉnh (ẤN) Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử(email) Những người nhận thư điện tử thương mại từ bạn đánh giá bạn tổ chức bạn thông qua chất lượng thư Bạn muốn tạo dựng trì hình ảnh chuyên nghiệp mắt họ Hãy lưu ý số ý sau: 10 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518  Viết tiêu đề ngắn gọn: Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung thật thư đến người nhận  Chỉ viết chủ đề thư: Tự giới hạn viết chủ đề thư cho phép bạn sử dụng dòng tiêu đề hiệu hơn, giúp bạn chắn thông tin bạn nhận ý  Làm cho thư bạn hút: Sử dụng độ dài dòng ngắn, đoạn văn ngắn, ngôn ngữ đàm thoại định dạng truyền thống  Sắp xếp vị trí thơng minh làm cho thư súc tích: Truyền đạt hầu hết thông tin quan trọng câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu Để truyền đạt văn dài thơng qua email, sử dụng chức đính kèm Hãy chắn thư bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận phần then chốt phần đính kèm  Sử dụng phần đính kèm cẩn thận: Khơng phải tất chương trình vi tính tương thích bạn mở phần đính kèm Hãy xác nhận người nhận thư có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm gửi Khi có nhiều phần đính kèm khác nhau, cân nhắc gửi chúng riêng biệt Hồn tất việc đính kèm trước viết thư chắn phần đính kèm không bị quên sau nội dung thư hoàn tất  Kiểm chế cảm xúc: Bạn không nên gửi thư lúc tức giận hay bối rối, gây hậu khó lường Bạn đọc thành tiếng nội dung thư bạn muốn gửi, bạn cảm thấy giọng điệu bạn đọc có phần "chua chát, giận dữ" có nghĩa người nhận cảm thấy điều tương tự bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp  Loại bỏ biểu tượng cảm xúc: Biểu tượng cảm xúc biểu tượng mà người viết thường chèn vào để phản ánh cảm xúc, nên dùng chúng thư điện tử cá nhân Ngoài cần phải lưu ý 11 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518  Đọc sửa chữa thư trước gửi đi: Để tránh lỗi sai không cần thiết tả, dấu câu hay nội dung email  Địa email thể tôn trọng với người nhận Đây điều đặc biệt quan trọng lại thường ý Thử tưởng tượng bạn gửi mail hợp đồng quan trọng cho đối tác vô quan trọng, với văn phong nghiêm túc, địa email lại “trẻ con”, vấn đề bạn gặp phải không đơn giản chút Một địa email “nghiêm túc” thể tôn trọng bạn với người nhận, thể nội dung bạn gửi khơng mang tính chất “đùa cợt”, tạo tin tưởng với người đọc 2.3 Báo cáo Định nghĩa Báo cáo loại văn dùng để trình bày việc kết hoạt động cá nhân, tổ chức thời gian định, qua quan, tổ chức đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo định hướng chủ trương phù hợp Sự cần thiết báo cáo viết Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết hoạt động cuối năm… Sinh viên viết báo cáo suốt trình học đại học: báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động đồn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp… (ẤN) Các báo cáo viết có chung chức đưa thông tin đến người đọc giúp người đọc đưa định (ẤN) Viết báo cáo tốt giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác.(ẤN) Kỹ viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh tuyển chọn Vì vậy, kỹ viết báo cáo cần thiết kinh doanh, giúp cho người viết phát huy hết khả mình, đồng thời giúp cho công việc chung tổ chức tiến triển tốt hơn(ẤN) 12 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Một số loại báo cáo phổ biến  Trình bày ý tưởng: thường có cấu tạo phần: tóm tắt nội dung Tóm tắt nêu bật đề nghị bạn Phần nội dung (thân bài) phân tích ký lợi ích, chi phí, rủi ro, kèm với  Trình bày rủi ro gắn liền với hội cụ thể: bao gồm phần giới thiệu, nội dung điều tra kết luận  Trình bày tính khả thi ý tưởng hay dự án đề xuất: Báo cáo nên có phần: tóm tắt nội dung báo cáo  Báo cáo tình cụ thể: gồm phần: giới thiệu, nội dung, kết luận  Trình bày giải pháp cho vấn đề hay tình huống: gồm phần: giới thiệu, nội dung, kết luận Quy trình phát triển thơng điệp viết kinh doanh ấn câu hỏi 3.1 Lập dàn ý:(ấn) Gồm bước  (ẤN)Bước 1: Phân tích tình giao tiếp Khi giao tiếp, gặp phải nhiều tình khác phụ thuộc vào đối tác giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nội dung cần phải truyền tải, vậy, cần phải phân tích tình mà giao tiếp để đạt hiệu tốt Để phân tích tình giao tiếp, cần phải trả lời câu hỏi sau để hiểu rõ tình giao tiếp: - Mục đích việc truyền đạt thơng tin gì? (cung cấp thông tin, lời mời, trao đổi công việc, ) - Ai người nhận thông điệp (đối tượng độ tuổi nào, cấp bậc so với trên, ngang hàng hay để sử dụng từ ngữ chuẩn xác) ? Đó người nhận cuối hay trung gian? (người nhận trung gian hay cuối 13 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 cần nói rõ mục đích, nhiên người nhận trung gian cần nói rõ đối tượng cuối nhận thông điệp) - Người nhận cần biết điều gì? (về nội dung thơng điệp) - Người nhận hay ngồi tổ chức? (có tổ chức hay khác tổ chức để có cách khai thác người nhận hiệu quả) - Có trở ngại vật lý trị lúc thực hay khơng? (nội dung không phản động, xúc phạm đến người nhận) - Hành động người nhận mong đợi? (người nhận vui vẻ nhận thơng điệp, có hồi đáp hay khơng) - Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt người nhận hay không? - Người nhận cảm thấy thông điệp truyền tải tích cực, tiêu cực, thuyết phụ hay thảo luận? (phụ thuộc vào nội dung thông điệp cần truyền tải, người viết cần đặt thân vào vị trí người nhận để hiểu rõ thái độ người nhận) - Thông điệp viết liên quan đến chủ đề thảo luận hay chủ đề mới? (nếu chủ đề phải nêu rõ chủ đề đó) Ví dụ: Khi muốn gửi thư mời hợp tác đến với đối tác, người viết cần xác định rõ mục đích lời mời, người nhận thư ai, có phải đối tác thư ký, trợ lý, ; cung cấp đủ thông tin cho người nhận dự án mình: nội dung, chi phí, hợp tác lợi ích gì, sử dụng từ ngữ lịch sự; chuẩn bị sẵn nội dung để người nhận có thắc mắc giải đáp.(ẤN)  Việc phân tích rõ ràng đặc điểm tình giao tiếp giúp người viết định hướng nội dung phương pháp truyền tải thông điệp văn cho hiệu nhất.(ẤN)  Xác định mục tiêu giao tiếp 14 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 - Mục tiêu thơng điệp đưa có khả thi khơng? (xác định cách rõ ràng tính khả thi thông điệp, không nên đưa mục tiêu vượt với trình độ người nhận) - Đây có phải người phù hợp để nhận thông điệp không? (xác định rõ quyền hạn, trình độ người nhận Nếu gửi sai đối tượng nhận gây hiểu lầm mang lại kết không tốt) - Liệu mục tiêu có chấp nhận tổ chức khơng? (thơng điệp truyền tải phải phù hợp với pháp luật, với nội quy tổ chức người viết người nhận) - Đối với thư ngỏ gửi đến khách hàng, cần dành chút không gian để trò chuyện xây dựng mối quan hệ (thư ngỏ (ngỏ ý) thư dùng để yêu cầu, đề đạt công khai nội dung, vấn đến đó, vậy, cần có thời gian để làm quen xây dựng mối quan hệ trước đưa yêu cầu để không gây phản cảm cho người nhận)  Giúp người viết định hướng nội dung phương pháp phát triển thông điệp viết dễ dàng hiệu  Phân tích người nhận thơng điệp - Kiến thức người nhận (người nhận trình độ, cấp bậc nào, am hiểu lĩnh vực nào, ) - Mối quan tâm người nhận thông điệp (tùy thuộc vào độ tuổi cơng việc, thói quen người nhận để nêu thơng điệp cho phù hợp, ví dụ người già nói sức khỏe, người trẻ nói vấn đề giải trí, vui chơi; phụ nữ nói làm đẹp, ) - Thái độ người nhận - Phản ứng mặt cảm xúc 3.2 Soạn thảo thông điệp viết 3.2.1.Tổ chức thông điệp 15 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Tại tổ chức tốt lại quan trọng?  Sẽ giúp độc giả hiểu thông điệp  Giúp độc giả chấp nhận thông điệp  Tiết kiệm thời gian cho độc giả Làm để có tổ chức tốt? Xác định ý tưởng Viết thư giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp, nội dung cần xây dựng thu hút khách hàng ý vào sản phẩm; giới thiệu sản phẩm; nêu lý thuyết phục thúc đẩy khách hàng hành động VD: Khi giới thiệu mặt hàng mỹ phẩm nên giới thiệu khái quát nguồn gốc, công dụng, thành phần, hạn sử dụng, hướng dẫn cách sử dụng (ẤN)Sắp xếp thứ tự trình bày ý tưởng  Dẫn dắt độc giả theo lối kể chuyện  Đưa chuỗi câu hỏi trả lời  Trình bày theo phương pháp FCR (F: Findings; C: Conclusions; R: Recommendations)  Liệt kê ngẫu nhiên(ẤN) Tổ chức bố cục chung văn - Phần mở đầu: Người viết đưa nội dung chào hỏi, giới thiệu thân tổ chức Nội dung phần mở đầu dẫn nhập dần vào vấn đề mục tiêu văn (nêu vấn đề) - Phần thân bải: Người viết đưa thông tin để thông báo, dùng lý lẽ, lập luận để chứng minh, thuyết phục người đọc - Phần kết bài: Người viết tóm tắt lại luận điểm, nhấn mạnh vấn đề cần giải đáp, thúc đẩy hành động người đọc đưa lời cảm ơn 16 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Bốn lỗi thường gặp với tổ chức thơng điệp kinh doanh  Q dài dịng, khơng vào trọng tâm  Sử dụng tải liệu, đưa vào thông tin không liên quan  Lẫn lộn ý tưởng  Bỏ sót thơng tin cần thiết 3.2.2 Soạn thảo thông điệp Sử dụng từ ngữ Nguyên tắc 1: Chọn từ dễ hiểu Nguyên tắc 2: Sử dụng từ ngữ rõ ràng Nguyên tắc 3: Chọn từ ngữ mạnh Nguyên tắc 4: Nhấn mạnh từ tích cực Nguyên tắc 5: Tránh lạm dụng từ Nguyên tắc 6: Tránh từ lỗi thời =>Nếu văn viết bằn tiêng nước ngoài, (ẤN)người viết nên ý lựa chọn từ ngữ phổ thông, viết ngôn ngữ, không lồng ghép nhiều ngơn ngữ với mà khơng có mục đích cụ thể Soạn thảo câu văn Một số loại câu thông thường người soạn thảo văn sử dụng: - Câu đơn - Câu ghép - Câu phức hợp: Liệt kê /nối tiếp; giải thích; Quan hệ bổ sung Soạn thảo đoạn văn.(ấn) Viết theo lối diễn giải lối viết mà ý đưa lên đầu sau (Ấn) 17 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Viết theo lối quy nạp lối viết mà người viết đưa lời giải thích đề cập đến ý Việc định sử dụng lối viết diễn giải hay quy nạp cần cân nhắc lựa chọn yếu tố (ẤẤN) Phản ứng độc giả: tích cực, trung dung hay tiêu cực Độ dài thơng điệp: ngắn (thư tín, đơn, thư) hay dài (báo cáo, đề xuất, trình bày) Loại thơng điệp: hàng ngày, tin tốt, thơng điệp tích cực; tin xấu; thơng điệp thuyết phục (ẤN) Ngoài ra, soạn thảo văn người viết cần lưu ý: - Nên ưu tiên sử dụng đoạn văn ngắn, có độ dài vừa phải trình bày nhiều ý đoạn văn - Nên tạo liên kết đoạn văn với cách bổ sung từ nối - Nên tạo nhấn mạnh thích hợp cho đoạn văn Các nguyên tắc soạn thảo thông điệp viết Để có văn viết hiệu quả, phục vụ mục tiêu người viết, (ẤN) thông điệp cần phát triển dựa nguyên tắc 6Cs: - Tính rõ ràng (Clear) - Tính xác (Correct) - Tính cụ thể (Concrete) - Tính hồn chỉnh (Complete) - Tính qn (Consistency) - Tính lịch (Courteous) 3.3 Hồn chỉnh thơng điệp viết 18 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 Duyệt lại thông điệp viết Duyệt lại thông điệp viết thực chỉnh sửa cần thiết(ẤN) Trong trình duyệt lại văn bản, người viết thực chỉnh sửa để thông điệp chuẩn xác như: - Xoá từ cụm từ không cần thiết - Rút ngắn từ cụm từ dài - Xoá bỏ từ cụm từ thừa - Làm rõ trích nguồn Chỉnh để rõ ràng - Ngắt câu dài - Viết lại câu rườm rà - Đảm bảo cú pháp tương đương - Chữa lại từ bổ nghĩa không cần thiết - Viết lại cụm danh từ dài - Thay đổi động từ không phù hợp - Làm rõ cấu trúc câu - Làm rõ trích dẫn không rõ ràng - Tiết chế cảm xúc Những lỗi cần tránh soạn thảo thông điệp viết - Lỗi tả - Viết câu/ đoạn dài, không ngắt - Lỗi ngữ pháp - Dùng từ sai - Từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp - Viết câu dài, thừa đoạn thừa câu - Văn phong không phù hợp 19 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com) lOMoARcPSD|38183518 - Rào đón, khách sáo - Bố cục trình bày Hiệu chỉnh lại thông điệp viết - Phông chữ - Cỡ chữ màu sắc chữ - Về màu sắc, người viết cân nhắc in màu tài liệu - Quy định lề dòng - Khoảng cách dịng - Lưu ý bổ sung hình ảnh văn - Chia nhỏ văn theo tiêu đề - Ngắt trang 20 Downloaded by mai truong (truongthimai.2902@gmail.com)