1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay chúng ta đang sống và làm việc trong môi trường với đầy đủ các thiết bị, công nghệ hiện đại. Cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới, kinh tế của nước ta trong những năm gần đây cũng có nhiều chuyển biến theo chiều hướng tích cực. Đặc biệt là trong thời kì bùng nổ công nghệ thông tin, đòi hỏi nguồn nhân lực ngày càng chất lượng, các cơ chế chính sách của nhà nước đưa ra phải phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc thực hiện nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cũng vậy, phải đảm bảo được những mục tiêu, lợi ích quốc gia. Như chúng ta đã biết, nguồn ngân sách nhà nước (NSNN) có vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ nền kinh tế xã hội, có ảnh hưởng to lớn đến đời sống của nhân dân Việt Nam. Làm thế nào để sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn NSNN? Luôn là câu hỏi được đặt ra không chỉ đối với Đảng nhà nước mà đối với tất cả những người đã và đang thực hiện chế độ hưởng lương từ ngân sách. Trong những năm gần đây Nhà nước ta cũng đã chú trọng hơn trong việc đưa ra những chính sách, giải pháp nhằm thực hiện các nguồn chi từ ngân sách tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí dẫn đến bội chi ngân sách. Nói đến NSNN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp không thể không nhắc đến các nguồn chi thường xuyên. Việc kiểm soát các nguồn chi thường xuyên một cách có hệ thống và hiệu quả tác động trực tiếp đến nguồn NSNN. Hiện nay đa số các đơn vị đang sử dụng nguồn kinh phí nhà nước đều quan tâm đến việc làm thế nào để kiểm soát tốt các khoản chi thường xuyên nhằm góp một phần vào tiết kiệm nguồn NSNN cũng như để tiền của Nhà nước sử dụng đúng mục đích, đạt hiệu quả. Thực trạng của công tác kiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung còn nhiều khó khăn và hạn chế. Hoạt động chi thường xuyên ngày càng khó kiểm soát hơn do tính đa dạng và phức tạp đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ ngày càng được nâng cao. Để việc chi từ ngân sách đạt hiệu quả thì trước hết việc kiểm soát các hoạt động chi thường xuyên tại các đơn vị phải mang tính hiệu quả. Và thực tế việc kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk vẫn còn nhiều vấn đề đáng quan tâm, một số quy trình thực hiện chưa thực sự phù hợp dễ dẫn đến tình trạng lãng phí, khó kiểm soát làm thất thoát nguồn chi từ đơn vị ảnh hưởng đến nguồn NSNN. Cho nên việc tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra các biện pháp để giải quyết các vấn đề trên là yêu cẩu cách bách hiện nay. Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk” cho luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Kế toán
Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay chúng ta đang sống và làm việc trong môi trường với đầy đủ các thiết bị, công nghệ hiện đại Cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới, kinh tế của nước ta trong những năm gần đây cũng có nhiều chuyển biến theo chiều hướng tích cực Đặc biệt là trong thời kì bùng nổ công nghệ thông tin, đòi hỏi nguồn nhân lực ngày càng chất lượng, các cơ chế chính sách của nhà nước đưa ra phải phù hợp với nhu cầu thực tế Việc thực hiện nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cũng vậy, phải đảm bảo được những mục tiêu, lợi ích quốc gia.
Như chúng ta đã biết, nguồn ngân sách nhà nước (NSNN) có vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ nền kinh tế xã hội, có ảnh hưởng to lớn đến đời sống của nhân dân Việt Nam Làm thế nào để sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn NSNN? Luôn là câu hỏi được đặt ra không chỉ đối với Đảng nhà nước mà đối với tất cả những người đã và đang thực hiện chế độ hưởng lương từ ngân sách.
Trong những năm gần đây Nhà nước ta cũng đã chú trọng hơn trong việc đưa ra những chính sách, giải pháp nhằm thực hiện các nguồn chi từ ngân sách tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí dẫn đến bội chi ngân sách.
Nói đến NSNN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp không thể không nhắc đến các nguồn chi thường xuyên Việc kiểm soát các nguồn chi thường xuyên một cách có hệ thống và hiệu quả tác động trực tiếp đến nguồn NSNN.Hiện nay đa số các đơn vị đang sử dụng nguồn kinh phí nhà nước đều quan tâm đến việc làm thế nào để kiểm soát tốt các khoản chi thường xuyên nhằm góp một phần vào tiết kiệm nguồn NSNN cũng như để tiền của Nhà nước sử dụng đúng mục đích, đạt hiệu quả Thực trạng của công tác kiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung còn nhiều khó khăn và hạn chế Hoạt động chi thường xuyên ngày càng khó kiểm soát hơn do tính đa dạng và phức tạp đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ ngày càng được nâng cao Để việc chi từ ngân sách đạt hiệu quả thì trước hết việc kiểm soát các hoạt động chi thường xuyên tại các đơn vị phải mang tính hiệu quả
Và thực tế việc kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk vẫn còn nhiều vấn đề đáng quan tâm, một số quy trình thực hiện chưa thực sự phù hợp dễ dẫn đến tình trạng lãng phí, khó kiểm soát làm thất thoát nguồn chi từ đơn vị ảnh hưởng đến nguồn NSNN Cho nên việc tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra các biện pháp để giải quyết các vấn đề trên là yêu cẩu cách bách hiện nay Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài nghiên cứu: “ Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường
Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk” cho luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Kế toán
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Phát hiện, nhận diện các hạn chế trong công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk và đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk trong thời gian đến.
- Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp
- Đánh giá thực trạng và những hạn chế của công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp chung Để có thể cung cấp cho người đọc một cái nhìn xuyên suốt đề tài, luận văn sử dụng phương pháp chính là phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp nghiên cứu định tính.
4.2.1 Phương pháp phân tích thống kê
Tác giả sẽ sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp đáng tin cậy được thu thập từ các báo cáo tổng kết hoạt động, báo cáo tài chính của Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk Với các nguồn dữ liệu này tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê để mô tả, phân tích quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk từ năm 2017 đến năm 2019.
4.2.2 Phương pháp mô hình hóa
Tác giả sẽ mô hình hóa các quy trình kiểm soát chi đối với các khoản mục chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk để người đọc có thể nắm bắt rõ các bước công việc thực hiện.
Phương pháp này được tác giả sử dụng để đối chiếu các số liệu, kết quả thống kê về tình hình và kết quả kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk những năm qua
Ngoài các phương pháp chi tiết nêu trên tác giả còn sử dụng kết hợp với các phương pháp khác như đối chiếu, tổng hợp,điều tra
Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn bao gồm các nội dung chủ yếu ở 3 chương sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Chương 2 Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk
Chương 3 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk.
6.Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả có tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác nhau và nhận thấy hiện nay có nhiều công trình, đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý, kiểm soát chi ngân sách đối với các lĩnh vực như: Y tế, giáo dục, Thuế, kho bạc nhà nước, ở một số tỉnh thành khác nhau Tuy vậy tác giả xin nêu ra một số các đề tài tiêu biểu có liên quan như sau :
-Luận văn “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Chi cục
Thuế thành phố Rạch Giá” của tác giả Đỗ Thị Hằng, luận văn thạc sĩ năm 2019.
+ Ưu điểm của đề tài: Đề tài đã nêu ra đầy đủ thực trạng về công tác kiểm soát chi thường xuyên đối với Chi cục Thuế, có những nhận xét, phân tích đánh giá đúng với thực trạng của ngành.
+ Nhược điểm của đề tài: Chưa đi sâu tìm hiểu những nguyên nhân rủi ro tiềm ẩn trong công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên tại đơn vị để từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực, hiệu quả hơn.
-Luận văn “ Hoàn thiện công tác kiểm soát chi ngân sách cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo tại phòng Tài chính- Kế hoạch Thành phố Hội An- tỉnh Quảng Nam” của tác giả Lê Nữ Ngọc Hương, luận văn thạc sĩ năm 2017.
+ Ưu điểm của đề tài: từ những lý luận và thực trạng về công tác chi ngân sách cho sự nghiệp giáo dục tại phòng Tài chính- Kế hoạch thành phố Hội An, tác giả đã phân tích rõ về công tác kiểm soát chi ngân sách tại đơn vị đồng thời đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi ngân sách tại đơn vị.
+ Nhược điểm của đề tài: còn mang tính chất quản lý nhà nước, chưa đi sâu vào xây dựng các quy trình kiểm soát chi một cách cụ thể.
-Luận văn “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Hồng Mai, luận văn thạc sĩ năm 2017
+ Ưu điểm của đề tài: đề tài đã khái quát lên được những điểm chính về thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị, và đưa ra được một số giải pháp nhằm tăng cường khâu kiểm soát nội bộ để công tác kiểm soát chi thường xuyên ngày càng hoàn thiện hơn.
+ Nhược điểm của đề tài: đề tài chưa đi sâu vào phân tích và đánh giá rủi ro các giải pháp khi đưa vào thực hiện.
Ngoài các công trình tham khảo nêu trên thì còn có một số các công trình nghiên cứu khác đã được thực hiện bởi các tác giả khác nhau Tuy nhiên nhận thấy rằng chưa có công trình nào đề cập tới việc kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk, trong khi những năm gần đây thực trạng về công tác chi thường xuyên của Trường được lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong nhà trường quan tâm Đây là vấn đề cấp bách trong quản lý tài chính cần được nhà trường để ý Vì vậy, “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk” là đề tài cần thiết để nghiên cứu, nhằm làm rõ thêm tầm quan trọng trong việc thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN
1.1.1 Khái quát về đơn vị sự nghiệp công lập
Theo Điều 9 Luật Viên chức năm 2010 thì đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước. Đơn vị sự nghiệp công lập được xác định dựa vào các tiêu chuẩn sau:
- Có văn bản quyết định thành lập đơn vị sự nghiệp của cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương hoặc địa phương.
- Được Nhà nước cung cấp kinh phí và tài sản để hoạt động thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn và được phép thực hiện một số khoản thu theo chế độ nhà nước quy định.
- Có tổ chức bộ máy, biên chế và bộ máy quản lý tài chính kế toán theo chế độ nhà nước quy định.
- Có mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng để ký gởi các khoản thu, chi tài chính.
1.1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
Theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP, căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp,đơn vị sự nghiệp được phân loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động);
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động);
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động).
Việc phân loại đơn vị sự nghiệp theo quy định trên được ổn định trong thời gian 3 năm Sau thời hạn 3 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phù hợp. Theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp theo 4 mức độ:
- Tự chủ tài chính đối với đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.
- Tự chủ tài chính đối với đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên.
- Tự chủ tài chính đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí).
- Tự chủ tài chính đối với đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp).
1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên
Chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng nguồn lực tài chính của Nhà nước nhằm trang trải những nhu cầu của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực công, qua đó thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở các hoạt động sự nghiệp kinh tế, giáo dục và đào tạo, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ môi trường và các hoạt động sự nghiệp khác Nói tóm lại, chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng, quỹ ngân sách Nhà nước để đáp ứng nhu cầu chi và gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của Nhà nước về quản lý kinh tế, xã hội.
1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên
Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
- Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm, chi các khoản đóng góp về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu, văn phòng phẩm, cước phí điện thoại, bưu phí, công tác phí, hội nghị, đoàn ra đoàn vào, chi mua sắm và sửa chữa thường xuyên thiết bị phục vụ nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ): Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên, mức độ chi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tại, hỏa hoạn, chi lập các quỹ và chi khác
1.1.2.3 Đặc điểm chi thường xuyên
Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên được phân bố tương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý,giữa các năm trong kỳ kế hoạch.
Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việc nên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB) và hệ thống KSNB
Có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB khác nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau Tuy nhiên, quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt kết quả Hệ thống KSNB nhằm vào 3 vấn đề lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính
Theo Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29 /12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài:
Hệ thống KSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của đơn vị được xây dựng và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra
Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quản lý của đơn vị Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan
1.2.2 Phân loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu. Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo.
1.2.3.1 Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời
1.2.3.2 Kiểm soát kế toán tuân thủ
Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn Với hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ.
1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu, v.v , tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Thông tin và truyền thông;
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình, v.v , một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, v.v…, các nhân tố chính:
Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị
Sự tham gia của ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị. Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc,chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Là các chính sách và thủ tục của người quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, v.v , người quản lý chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
1.2.4.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi
Các yếu tố đánh giá rủi ro:
- Nhận diện rủi ro sau khi xác định mục tiêu:
NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
Công tác kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thường xuyên ở các đơn vị. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi thường xuyên sẽ giúp cho việc quản lý chi thường xuyên được hiệu quả hơn
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.
- Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế độ chính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp:
+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất.
+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúng định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định và được qui định trong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
1.3.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người, bao gồm những vấn đề sau:
Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương của đơn vị đối với người lao động.
Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, chức năng tính lương và ghi chép lương.
Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ như đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ ) trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương
Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định.
Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bản chấm công, biên bản và kết quả đạt được.
Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
1.3.2 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu, tiền vệ sinh môi trường, v.v , khoản chi về vật tư văn phòng như văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng, khoản chi về thông tin liên lạc như cước phí điện thoại, cước phí bưu chính, cước phí internet, v.v ; khoản chi về công tác phí; khoản chi về hội nghị, khoản chi về thuê mướn, khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành. Đối với các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, công tác phí, văn phòng phẩm, nhiên liệu, v.v : Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số chi cho nhiệm vụ chuyên môn nhưng phát sinh thường xuyên và phân tán nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cường thường xuyên liên tục và cần thành lập ngay hội đồng thẩm tra, phân loại chương, duyệt mua chương trình giải trí, để việc nhận xét, đánh giá chương trình giải trí hay hoặc không hay, làm cho kinh phí mua chương trình sẽ tương xứng với chất lượng đánh giá của hội đồng.
1.3.3 Kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định
Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này.
Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định, v.v Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định.
Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng.
Khi mua sắm, đầu tư tài sẳn cố định phải có báo giá cạnh tranh đối với những tài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
1.3.4 Kiểm soát các khoản chi khác
Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế. Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính, kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo, kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐĂK LẮK
2.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Bảng 2.1 Thực trạng chi trả các khoản thanh toán cá nhân tại Trường
Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk 2017-2019 ĐVT: Ngàn đồng
TT Nội dung Tiểu mục Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
( Nguồn Tổ Tài vụ- Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk)
Tiền lương tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương
Qua bảng số liệu trên ta thấy, tổng tiền lương và phụ cấp lương biến động qua các năm Năm 2018 quỹ tiền lương sử dụng là 6.393.643 ngàn đồng ít hơn so với năm 2017 là 728.795 ngàn đồng (tiền lương 2017 sử dụng: 7.122.438 ngàn đồng) và ít hơn năm 2019 là 1.619.582 ngàn đồng (tiền lương
2019 sử dụng: 8.013.225 ngàn đồng) Tuy nhiên tiền phụ cấp luơng năm 2018 lại nhiều hơn so với năm 2017 và 2019 cụ thể là nhiều hơn so với năm 2017 là 238.801 ngàn đồng, năm 2019 là 601.061 ngàn đồng Nguyên nhân do có sự thay đổi về nhân sự, một số cán bộ giảng viên lớn tuổi về hưu nghỉ chế độ, một số bộ môn thiếu giáo viên giảng dạy nên có sự kiêm nhiệm, dạy thêm giờ, thừa giờ.
Rủi ro có thể xảy ra: Bảng tính tiền phụ cấp lương có thể không đúng theo thực tế, chi trả không đúng đối tượng Một số cán bộ giảng viên chưa cân đối tiết dạy, giờ dạy chuẩn theo định mức lao động, có trường hợp dạy thay, tính tiền thay đối với những giảng viên thừa tiết và thiếu tiêt Các khoản phụ cấp theo lương, truy lĩnh nâng lương không thực hiện theo đúng thời hạn, để cộng dồn.
Mục tiêu kiểm soát: Thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp lương phải được thực hiện theo đúng chế độ, chi trả đủ và đúng cho đối tượng được hưởng, các trường hợp thanh toán thêm giờ, ngoài giờ đối với giảng viên, cán bộ hành chính phải được thực hiện theo đúng quy định.
Cơ sở thanh toán: Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk áp dụng chính sách tính và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên chức theo quy định hiện hành Năm 2019, trường áp dụng mức lương tối thiểu, hệ số tiền lương theo ngạch bậc, phụ cấp (nếu có) được quy định tại Nghị định 38/2019/NĐ-CP ngày 9/5/2019 của Chính phủ, Thông tư số 04/2019/TT/BNV ngày 24/5/2019
Tại đơn vị, tiền lương chủ yếu dùng từ ngân sách được cấp và nguồn thu sự nghiệp để chi trả lương hàng tháng cho cán bộ viên chức trong biên chế được duyệt và hợp đồng lao động có đóng bảo hiểm từ 01 năm trở lên Thực hiện việc nâng lương trước thời hạn cho công chức, viên chức theo quy định ban hành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-Tr.CĐSPĐL ngày 21/4/2014 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk.
Quy trình thực hiện: Tại mỗi đơn vị Phòng ban chức năng, các Khoa,
Tổ trực thuộc đều có bộ phận theo dõi và chấm công hàng ngày Cuối tháng bộ phận chấm công của các đơn vị sẽ nộp bảng chấm công lên Phòng TCCB- CTSV, Phòng Tổ chức sẽ có nhiệm vụ tổng hợp lại và gửi bảng chấm công tổng hợp của toàn trường về Tổ Tài vụ cùng với các Quyết định thay đổi về hệ số, phụ cấp tiền lương của từng cá nhân (Nếu có), bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu và thực hiện bảng tính lương theo quy định sau đó trình kế toán trưởng ký và hiệu trưởng phê duyệt, chứng từ lương sau khi phê duyệt sẽ được kế toán đem ra Kho bạc để thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua tài khoản trung gian là tài khoản của đơn vị mở tại Ngân hàng (tài khoản để chuyển lương), sau đó Ngân hàng sẽ đổ lệnh vào tài khoản cá nhân của từng cán bộ viên chức CBVC trong Trường Bảng chấm công tính lương, bảng thanh toán tiền lương được lập đúng với biểu mẫu theo Thông tư 107/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính Đối với khoản chi tiền lương làm thêm giờ Đối tượng: là những người làm công tác hành chính Khi làm thêm ngoài giờ hành chính thì thực hiện theo Thông tư 08/2005/TTLB-BNV-BTC,ngày 5/5/2005 của Liên bộ Nội vụ, Tài chính về phụ cấp làm thêm Những viên chức hành chính kiêm nhiệm giảng dạy phải làm thêm giờ thì căn cứ từng trường hợp cụ thể, Hiệu trưởng quyết định. Điều kiện thanh toán: có kế hoạch của đơn vị trình Hiệu trưởng duyệt trước khi triển khai công việc, có bảng chấm công theo dõi, có kiểm tra và xác nhận của trưởng đơn vị, sau đó chuyển hồ sơ về Tổ Tài vụ để thực hiện thanh toán theo quy định
Chỉ được thanh toán phụ cấp làm thêm giờ sau khi hoàn thành công việc đó, và tổng số giờ làm thêm không quá 200 giờ/năm/người, tháng nào thanh toán dứt điểm tháng đó
Bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được lập đúng với biểu mẫu theo Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính. Đối với chi phúc lợi tập thể
Mục này tại đơn vị chủ yếu dùng để thanh toán tiền tàu xe nghỉ phép hàng năm của CBVC trong Trường Chế độ thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm thực hiện theo Thông tư số 141/2011/TT-BTC, ngày 20/10/2011.
Rủi ro có thế xảy ra : Một số cán bộ, giảng viên có thể không nghỉ phép theo đúng quy định nhưng vẫn làm hồ sơ thanh toán theo định kỳ hàng năm Mục tiêu kiểm soát: Thanh toán theo thực tế phát sinh, thực hiện đúng chế độ đã được quy định Tiền phương tiện đi nghỉ phép hàng năm chỉ được thanh toán mỗi năm một lần Nghỉ phép của năm nào chỉ được thanh toán trong năm đó, trường hợp vì công việc được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho lùi thời gian nghỉ phép sang năm sau thì cũng được thanh toán tiền nghỉ phép năm, nhưng chỉ được thanh toán trong phạm vi thời gian chỉnh lý ngân sách đến hết 31 tháng 01 năm sau.
Cơ sở thanh toán: Giấy nghỉ phép năm do Hiệu trưởng cấp, vé tàu xe, phải có đơn và được chính quyền địa phương nơi thân nhân cư trú hoặc cơ sở y tế xác nhận có người thân bị ốm đau đi điều trị ở cơ sở y tế, điều trị dài hạn tại nhà, hoặc bị chết Sau khi nghỉ phép trở về chuyển đầy đủ hồ sơ về Tổ Tài vụ để được thanh toán đúng chế độ quy định.
Mức thanh toán: Người đi nghỉ phép được thanh toán tiền phụ cấp đi đường (tương đương với mức phụ cấp lưu trú theo chế độ công tác phí hiện hành) và tiền phương tiện đi lại khi nghỉ phép năm.
Tiền phương tiện đi lại bao gồm: Tiền phương tiện vận tải (trừ phương tiện máy bay) của tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật bao gồm: tiền phương tiện chiều đi và về từ nhà đến ga tàu, bến xe; vé tàu, xe vận chuyển đến nơi nghỉ phép và theo chiều ngược lại.
Thanh toán theo giá ghi trên vé, hoá đơn mua vé; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác (Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu) Trường hợp cán bộ công chức đi nghỉ phép sử dụng phương tiện là máy bay khi có vé hợp pháp sẽ được thanh toán tối đa theo giá cước vận tải khách công cộng bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy phù hợp với tuyến đường đi nghỉ phép. Đối với các khoản đóng góp
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐẮK LẮK
3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐẮK LẮK
Từ những thực trạng về công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk trong những năm qua, bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn những mặt hạn chế nhất định Việc tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn chế, tìm ra những biện pháp hữu hiệu để kiểm soát tốt hơn công tác chi thường xuyên tại đơn vị là cần thiết.
Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí chi thường xuyên, là đơn vị sự nghiệp có thu, tiếp nhận một phần kinh phí từ ngân sách nhà nước và thu các khoản thu sự nghiệp để chi cho hoạt động của đơn vị Hàng năm nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp để chi cho các khoản như chi thanh toán cá nhân, chi hàng hóa dịch vụ, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa lớn TSCĐ tại đơn vị là tương đối lớn Để giảm bớt áp lực tài chính từ nguồn ngân sách nhà nước cấp nhà trường nên khai thác tối đa các nguồn lực vốn có để mở rộng quy mô, tăng chất lượng đào tạo nhằm tăng nguồn thu từ các khoản thu sự nghiệp. Đồng thời phải đảm bảo việc thực hiện các khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước là hợp lý, tiết kiệm đúng mục đích Việc tổ chức kiểm soát nội bộ tại đơn vị về các khoản thu chi sự nghiệp sẽ góp phần tăng cường kiểm soát và quản lý tài chính tại đơn vị, giúp cho nguồn tài chính tại đơn vị được sử dụng hiệu quả. Để hoàn thành nhiệm vụ trong sự nghiệp giáo dục, nhà trường cần tăng cường cơ sở vật chất, các trang thiết bị, nâng cao chất lượng dạy học, tạo mọi điều kiện thuận lợi để CBVC trong trường phát huy được hết khả năng, năng lực của mình trong công tác chuyên môn đào tạo của nhà trường Để làm được điều đó, việc đổi mới trong cơ chế quản lý giáo dục, quản lý về nhân sự cũng như quản lý tài chính tại Trường là cần thiết.
3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐẮK LẮK 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Việc kiểm tra, kiểm soát tiền lương nên được thực hiện trong nội bộ một cách thường xuyên, có bộ phận kiểm soát độc lập, hàng tháng theo dõi, kiểm tra bảng chấm công của các bộ phận Phòng ban, Khoa Tổ trực thuộc. Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ để đối chiếu, rà soát lại các khoản phụ cấp cho các đối tượng đang được hưởng đã đúng theo quy định chưa, trong trường hợp có sai sót, nhầm lẫn sẽ điều chỉnh kịp thời.
Cán bộ phụ trách chế độ tiền lương ở bộ phận kế toán, khi tính tiền lương cho người lao động cần phải kiểm tra, tính toán cẩn thận trên bảng tính lương, phải lưu ý đến những trường hợp biến động về lương (tăng lương hoặc nâng lương trước thời hạn) để cập nhật kịp thời, thanh toán đủ và đúng chế độ cho người lao động. Đối với quy trình kiểm soát chi tiền lương và phụ cấp lương cần hoàn thiện lại như sau:
KẾ TOÁN TRƯỞNG HIỆU TRƯỞNG
Sơ đồ 3.1: Lưu đồ kiểm soát chi tiền lương và phụ cấp lương Đối với chế độ làm thêm giờ của các bộ phận Phòng, Khoa, Tổ trực thuộc phải có sự quản lý, kiểm soát về nội dung công việc cũng như số giờ theo quy định Tránh trường hợp lạm dụng để tự ý kê khai, cũng có sự theo dõi của bộ phận kiểm tra chấm công để đảm bảo chế độ làm việc, thời gian thực hiện theo đúng yêu cầu
Việc chi trả thu nhập tăng thêm mỗi đợt cho cán bộ, người lao động hàng năm nên căn cứ vào năng lực, mức độ hoàn thành công việc nhằm tạo động lực, trách nhiệm trong công việc của cán bộ viên chức, không nên thực hiện mức chi cào bằng ngang nhau để tránh tính chủ quan, ý lại trong công ĐI
KHÔNG ĐỒNG Ý việc Mức chi thu nhập tăng thêm phải thực hiện đúng theo quy định của nhà nước và được thể hiện trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Kiểm tra các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn đã trích nộp theo đúng quy định chưa, việc ghi chép, hạch toán có đầy đủ, đúng đôi tượng không Hàng tháng phải đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội để kiểm tra số liệu có chính xác không, nếu có sai sót sẽ có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn
Hoàn thiện kiểm soát chi dịch vụ công cộng
Cần có sự kiểm soát trong các mục chi điện, nước tại nơi làm việc của đơn vị nhằm thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí Những nguồn điện sử dụng tại nơi công cộng như hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh, phải được giám sát bởi cán bộ phụ trách hoặc bảo vệ, nên tận dụng ánh sang tự nhiên vào ban ngày, không nên bật những bóng điện chiếu sáng khi không cần thiết Các thiết bị gây hại điện như máy lạnh, quạt, máy tính, máy photo, nên sử dụng một cách có hiệu quả, ra khỏi phòng làm việc nên tắt bớt những thiết bị không cần thiết để tiết kiệm điện Cán bộ phụ trách điện, nước nên kiểm tra hệ thống điện, nước theo định kì để kịp thời sửa chữa, thay thế các thiết bị điện khi bị hư hỏng, kiểm tra các ống dẫn nước, nguồn nước tránh trường hợp bị rò rỉ nước gây lãng phí Kiểm tra, theo dõi đồng hồ điện, nước hàng tháng để đảm bảo sổ điện, nước tiêu thụ hàng tháng tại đơn vị là đúng theo thực tế.
Nên đưa việc sử dụng tiết kiệm điện, nước tại cơ quan vào tiêu chí để đánh giá, xếp loại thi đua hàng năm, có biện pháp mạnh đối với những cán bộ, người lao động thiếu ý thức trong việc sử dụng điện, nước. Đối với việc thanh toán nhiên liệu cho các phương tiện đi lại, cần có bộ phận kiểm soát số km thực tế đi khi sử dụng xe Ô tô trường để phục vụ công tác, việc theo dõi nên được ghi chép cẩn thận, chế độ thanh toán theo định mức đã được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, thực hiện thanh toán dứt điểm hàng tháng tránh để tình trạng cộng dồn gây khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát Việc bảo trì, bảo dưỡng, thay nhớt xe theo định kì cần có sự giám sát và xác nhận của bộ phận Hành chính, có chủ trương, kế hoạch và được phê duyệt của Hiệu trưởng.
Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
Mục chi văn phòng phẩm nên quán triệt theo đúng quy trình đã được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị Xây dựng chủ trương mua sắm theo quý trên tinh thần tiết kiệm
Kinh phí mua văn phòng phẩm cho mỗi đợt thi cử, kiểm tra là tương đối lớn nên cần cử cán bộ phụ trách kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng văn phòng phẩm sao cho hiệu quả, nên sử dụng bút cắm bàn phục vụ cho công tác chấm thi ở phòng Hội đồng thi để tránh tình trạng thất thoát sau mỗi đợt thi.
Nên tách biệt giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm tra kiểm soát hàng hóa khi nhập kho sử dụng, việc kiểm tra báo giá khi mua hàng phải thực hiện theo đúng quy định, có sự kiểm tra giám sát của kế toán vật tư, sự phê duyệt của Hiệu trưởng để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp
Phải có sổ theo dõi, ghi chép tình hình mua sắm vật tư theo định kỳ nhằm kiểm tra đối chiếu về số lượng cũng như chất lượng vật tư theo mỗi đợt mua sắm Việc sử dụng, bảo quản vật tư văn phòng các loại như mực máy in, máy Photocopy, giấy in A4, cần hợp lý và tiết kiệm.
Hoàn thiện kiểm soát chi thông tin tuyên truyền liên lạc
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT
Cần quan tâm đến các đơn vị trực thuộc, bên cạnh phải hoàn thành mục tiêu trong công tác đào tạo quản lý giáo dục, công tác quản lý tài chính cũng phải đảm bảo, Thực hiện tốt công tác quản lý, kiểm soát nguồn tài chính tại đơn vị giúp cho việc hoàn thành các mục tiêu, hoạt động trong giáo dục dễ dàng hơn.
Nên tổ chức thường xuyên các buổi tập huấn, học hỏi kinh nghiệm giữa các đơn vị sự nghiệp ngành giáo dục, tạo môi trường, cơ hội cho cán bộ viên chức trao đổi học tập kinh nghiệm trong công tác quản lý chuyên môn cũng như tài chính Việc thực thi các văn bản mới vào thực tiễn cần tuân theo
LẬP GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA TSCĐ BẮT ĐẦU
GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐÃ DUYỆT
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM
CHỨNG TỪ MUA VÀ SỬ
DỤNG TSCĐ những hướng dẫn cụ thể trong nội bộ ngành, khi phát sinh những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện cần có sự hỗ trợ, giải pháp để khắc phục.
Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động liên quan đến tài chính tại các đơn vị trường học, kiểm tra việc chấp hành theo quy định của pháp luật, việc thực hiện các chủ trương, chính sách của nhà nước, nhiệm vụ được giao của đơn vị
Kiểm tra việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị có phù hợp với đặc thù của ngành, nếu phát hiện những trường hợp không đúng phải điều chỉnh kịp thời Việc sửa đổi, bổ sung quy chế trước khi ban hành phải có sự thống nhất của các cơ quan, đơn vị chủ quản.
3.3.2 Kiến nghị đối với Sở Tài chính
Cần có những văn bản, công văn quy định cụ thể trong việc hướng dấn, thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
Cần xây dựng hoàn thiện hệ thống chính sách, chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi ngân sách phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của từng địa phương, từng đặc thù ngành đặc biệt là phải có sự ổn định
Cần kiểm tra chặt chẽ hơn việc thực hiện ngân sách trong đó có các nội dung về tiết kiệm chi thường xuyên tại các đơn vị
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra giám sát công tác quản lý tài chính để kịp thời chấn chỉnh, xử lý.
Cần kiểm tra, đối chiếu, rà soát số liệu trước khi giao dự toán đầu năm về cho các đơn vị thực hiện, tránh trường hợp cấp thừa dự toán so với quy định sau đó thu hồi, phải đảm bảo việc lập dự toán ngân sách, các cơ quan đơn vị phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, chỉ tiêu nhiệm vụ của năm kế hoạch, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu, dự toán và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của năm trước để xây dựng dự toán chi của năm kế hoạch
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk, với những ưu khuyết điểm luận văn đã chỉ ra và những hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân của những hạn chế ở Chương 2, trong Chương 3 tác giả đã trình bày sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk, từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường.
Các giải pháp mà tác giả trình bày trong Chương 3 tập trung chủ yếu vào các nội dung sau: Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán cá nhân, hoàn thiện kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn, hoàn thiện kiểm soát chi mua sắm và sửa chữa lớn TSCĐ, hoàn thiện kiểm soát chi khác Luận văn cũng đưa ra một số kiến nghị và đề xuất đối với cơ quan quản lý Sở giáo dục và Đào tạo, Sở Tài chính để các giải pháp trong việc thực hiện kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện hiệu quả.
Các giải pháp được đưa ra trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng
Sư phạm Đắk Lắk, các giải pháp này góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk, nhằm đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính, hạn chế những rủi ro, sai sót có thể xảy ra, tạo điều kiện cho Nhà trường ngày càng phát triển.
Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với các khoản chi thường xuyên có vai trò quan trọng không chỉ đối với các đơn vị sự nghiệp trong ngành Giáo dục mà đối với tất cả các đơn vị đang sử dụng nguồn ngân sách nhà nước.
Trong thời gian qua, Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk đã có những nổ lực, cố gắng trong việc hoàn thiện công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên Tuy nhiên như phần thực trạng đã trình bảy, hiện công tác quản lý, kiểm soát các khoản chi thường xuyên tại Trường vẫn đang còn nhiều hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế cần được khắc phục.
Việc đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên tại Trường cần phải được thực thi trong thời gian tới, các giải pháp khi đưa vào thực hiện cần có sự quản lý, chỉ đạo của ban lãnh đạo cũng như các bộ phận chức năng để đảm bảo sự hiệu quả, để công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên tại Trường Cao đẳng Sư phạm ĐắkLắk ngày càng được hoàn thiện hơn. Được sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS.TS.Phan Thanh Hải, sự góp ý nhiệt tình của lãnh đạo cũng như các đồng nghiệp tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk, tác giả đã có nhiều nỗ lực cố gắng, nhưng những kết quả nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.
Rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, bổ sung của các Thầy giáo,
Cô giáo, Nhà khoa học và các đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./.
2] Bộ tài chính (2016), Quy định hệ thống mục lục ngân sách nhà nước, Hà Nội
[3] Bộ tài chính (2002), Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của
Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán đơn vị sự nghiệp có thu
[4] Bộ tài chính (2006), Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 6/9/2006 của Bộ
Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ.
[5] Bộ tài chính (2017), Thông tư số 107/2017/BTC ngày 10/10/2017 của Bộ
Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
[6] Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 40/2017/BTC ngày 28/4/2017 của Bộ
Tài chính về quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.
[7] Bộ Giáo dục và Đào tạo (2015), Thông tư số 01/2015/TT-BGDĐT ngày
15/01/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ trường Cao đẳng.
[8] Chính phủ (2006), Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của
Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
[9] Chính phủ (2015), Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
[10] Lê Thị Hồng Mai (2017), Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại
Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Duy Tân.