Hoàn thiện hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại công ty cổ phần igap

Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2023 Sinh viên Trang 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT `1 B2B Business to Business Doanh nghiệp với doanh nghiệp 2 BD Busi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI

VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IGAP

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

GVHD: THS TÔ THỊ HẰNG SVTH: NGUYỄN THỊ THANH HẬU

S K L 0 1 1 2 7 6

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2023

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP

Ngành: Ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Giảng viên hướng dẫn: ThS Tô Thị Hằng

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thanh Hậu

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tp Hồ Chí Minh, ngày …tháng…năm 2023

Giảng viên hướng dẫn

ThS Tô Thị Hằng

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Tp Hồ Chí Minh, ngày …tháng…năm 2023

Giảng viên phản biện

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép sinh viên được bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến quý công

ty Cổ Phần iGAP đã tạo điều kiện cho sinh viên cơ hội trải nghiệm thực tập tại môi trường làm việc chuyên nghiệp Đồng thời, sinh viên xin gửi đến lời cảm ơn đến quý anh/chị tại các phòng ban, nhất là anh/chị cùng bộ phận phát triển đối tác xe đã hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình thực tập vừa qua

Đặc biệt, sinh viên xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến với cô Tô Thị Hằng- Giáo viên hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ và hỗ trợ sinh viên trong quá trình hoàn thiện bài khóa luận Cô là giảng viên tâm huyết, luôn sẵn sàng dành thời gian cũng như giải đáp thắc mắc, đưa ra những lời góp ý cho sinh viên để hoàn thiện bài khóa luận một cách tốt nhất

Cuối cùng, sinh viên xin bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy/cô giảng viên Khoa Kinh Tế, đặc biệt giảng viên ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP Hồ Chí Minh đã giúp sinh viên trang bị những kiến thức liên quan chuyên ngành đã học

Mặc dù đã cố gắng nỗ lực cũng như vận dụng những kiến thức có được, nhưng không tránh khỏi sai sót Kính mong nhận được sự cảm thông và góp ý từ cô Hằng và quý thầy cô trong Hội đồng để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn!

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2023

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Hậu

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

`1 B2B Business to Business Doanh nghiệp với doanh nghiệp

2 BD Business Development Phát triển kinh doanh

4 DSC Delivery service center Trung tâm dịch vụ điều phối

5 DU Diana Unicharm Dự án Diana Unicharm

6 GT General Trade Kênh phân phối truyền thống

8 IT Information Technology Công nghệ thông tin

10 MT Modern Trade Kênh phân phối hiện đại

16 VAT Value-Added Tax Thuế giá trị gia tăng

17 VD Vendor Development Phát triển đối tác xe

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của iGAP giai đoạn (2020-2022) 14

Bảng 1 2: Chênh lệch kết quả hoạt động kinh doanh của iGAP giai đoạn (2020-2022) 15

Bảng 3 1: Kế hoạch đơn hàng DU 29

Bảng 3 2: Số lượng xe còn hoạt động của công ty iGAP năm 2022 32

Bảng 3 3: Thông tin lưu trữ về điểm giao trong dự án DU 33

Bảng 3 4: Danh sách thông tin xe của đối tác vận tải 35

Bảng 3 5: Bảng thông tin kế hoạch xe tại kế hoạch DU 36

Bảng 3 6: Quy trình hướng dẫn tài xế thực hiện giao nhận hàng dự án Diana 38

Bảng 3 7: Sản lượng đơn hàng theo loại xe của năm 2021 và 2022 49

Bảng 3 8: Sản lượng đơn hàng theo khu vực của năm 2021 và 2022 51

Bảng 3 9: Cơ cấu nhân sự phòng DSC iGAP 53

Bảng 3 10: Kết quả khảo sát chất lượng nghiệp vụ nhân viên điều phối iGAP (6 tháng cuối năm 2022) 54

Bảng 3 11: Tổng hợp các sự cố phát sinh thường gặp trong quá trình giao hàng 56

Bảng 3 12: Bảng thông tin thao tác các công việc trong hoạt động điều phối 59 Bảng 4 1: Bảng thể hiện chế tài xử phạt đối với đối tác xe có tài xế mắc lỗi vi phạm 66

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1: Logo công ty Cổ Phần iGAP 4

Hình 1 2: Giá trị cốt lỗi của công ty Igap 7

Hình 1 3: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần iGAP 8

Hình 1 4: Những đối tác tiêu biểu của iGAP 11

Hình 1 5: Giao diện màn hình điều phối 13

Hình 1 6: Ứng dụng Đối tác xe và Tài Xế iGAP 14

Hình 1 7: Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của iGAP giai đoạn (2020-2022) 15

Hình 3 1: Sơ đồ Quy trình điều phối vận tải hàng hóa 28

Hình 3 2: Mail khách hàng Diana gửi kế hoạch cho iGAP 29

Hình 3 3: Một số mặt hàng của Công ty Unicharm 31

Hình 3 4: Kế hoạch hành trình giao hàng DU đi tuyến tỉnh Lâm Đồng 34

Hình 3 5: Ảnh thùng xe đạt chuẩn và không đạt chuẩn để xuất hàng dự án DU 36

Hình 3 6: Giao diện thao tác các bước trên ứng dụng tài xế Driver iGAP 41

Hình 3 7: Giao diện màn hình tạo đơn hàng 42

Hình 3 8: Giao diện màn hình làm kế hoạch đơn hàng 43

Hình 3 9: Giao diện màn hình theo dõi tình trạng đơn hàng 44

Hình 3 10: Báo cáo thông tin lưu trữ hàng ngày 46

Hình 3 11: Biểu đồ so sánh sản lượng đơn hàng theo loại xe giữa năm 2021 và 2022 50 Hình 3 12: Biểu đồ thể hiện lượng đơn khu vực 52

Hình 3 13: Biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng khách hàng về nghiệp vụ nhân viên DSC iGAP (6 tháng cuối năm 2022) 55

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH vi

MỤC LỤC vii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của bài báo cáo 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP 4

1.1 Thông tin chung về đơn vị 4

1.2 Quá trình hình thành và phát triển 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động 5

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.3.2 Lĩnh vực hoạt động 5

1.3.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi 6

1.4 Phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai 7

1.5 Cơ cấu tổ chức công ty 8

1.5.1 Sơ đồ tổ chức công ty 8

1.5.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận 8

1.6 Tổ chức sản xuất kinh doanh 10

1.6.1 Đối tác tiêu biểu 10

1.6.2 Thị trường hoạt động kinh doanh 11

1.6.3 Sản phẩm của công ty iGAP 12 1.6.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty iGAP qua các năm (2020-2022) 14

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG

HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ 18

2.1 Khái quát chung về phương thức vận tải đường bộ 18

2.1.1 Khái niệm vận tải đường bộ 18

2.1.2 Tầm quan trọng vận tải đường bộ 18

2.1.3 Ưu và nhược điểm của phương thức vận tải đường bộ so với những phương thức vận tải khác 18

2.2 Tổng quan về hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 20

2.2.1 Khái niệm hoạt động điều phối vận tải 20

2.2.2 Các thành phần tham gia hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 20 2.2.3 Vai trò hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 21

2.2.4 Phạm vi hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 21

2.3 Cơ sở pháp lý 22

2.4 Quy trình chung điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 23

2.4.1 Nhận thông tin đơn hàng cần vận chuyển 23

2.4.2 Đánh giá, phân tích đơn hàng để lên kế hoạch vận tải 23

2.4.3 Điều phương tiện vận chuyển giao hàng cho khách hàng 23

2.4.4 Theo dõi vận chuyển đến khi hoàn thành đơn hàng 23

2.4.5 Lưu trữ chứng từ để đối chiếu, thanh toán 24

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 24 2.5.1 Con người 24

2.5.2 Cơ sở hạ tầng 25

2.5.3 Công nghệ 25

2.5.4 Phương tiện 25

2.5.5 Hàng hóa 26

2.5.6 Luật pháp, quy định, điều khoản hợp đồng 26

2.6 Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ 26

2.6.1 Sản lượng đơn hàng, năng lực vận chuyển của từng loại xe 27

2.6.2 Nghiệp vụ nhân viên điều phối 27

2.6.3 Công nghệ 27

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP 28

3.1 Hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại công ty cổ phần iGAP 28

3.1.1 Nhận đơn hàng từ khách hàng 28

3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch vận tải 30

3.1.3 Cập nhật thông tin xe lấy hàng cho khách hàng 36

3.1.4 Gửi lịch giao hàng cho tài xế và các bộ phận liên quan 37

3.1.5 Tạo và quản lý đơn hàng thông qua hệ thống Admin iGAP 41

3.1.6 Theo dõi đơn hàng, xử lý đơn hàng khi xảy ra sự cố 43

3.1.7 Lập báo cáo, lưu trữ chứng từ để đối chiếu khách hàng 45

3.1.8 Các nghiệp vụ khác 46

3.2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại công ty Cổ phần iGAP 46

3.2.1.Yếu tố bên trong 46

3.2.2.Yếu tố bên ngoài 47

3.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại Công ty cổ phần Igap 49

3.3.1 Sản lượng đơn hàng đã thực hiện trong năm 2021 và 2022 49

3.3.2 Nghiệp vụ nhân viên điều phối 53

3.3.3 Công nghệ 58

3.4 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân 60

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IGAP 62

4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 62

4.1.1 Chiến lược phát triển hoạt động điều phối của Công ty cổ phần iGAP trong giai đoạn 2023-2030 62

4.1.2 Điểm mạnh và điểm yếu trong việc thực hiện hoạt động điều phối vận

tải tại Công ty cổ phần iGAP 62

4.1.3 Xu hướng phát triển chung về vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại Việt Nam 63 4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động điều phối vận tải hàng hóa tại công ty cổ phần iGAP 64

4.2.1 Đầu tư thêm phương tiện vận tải nội bộ và cơ sở vật chất 64

4.2.2 Xây dựng chế tài xử phạt đối với đối tác vận tải có tài xế vi phạm 65

4.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ điều phối 67

4.2.4 Nâng cấp hệ thống công nghệ của công ty theo định kỳ 69

4.3 Một số kiến nghị nâng cao 70

KẾT LUẬN 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, Logistics đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình phân phối và lưu thông hàng hóa Nhờ đó mà việc lưu thông hàng hóa từ khâu đầu vào sản xuất cho đến khâu đầu ra là thành phẩm và cho đến nơi tiêu thụ cuối cùng luôn diễn ra liên tục Chính

vì thế, hoạt động vận tải hàng hóa trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang diễn ra mạnh mẽ, ngày càng được mở rộng và phát triển

Tại Việt Nam, hoạt động vận chuyển hàng hóa nội địa, nhất là đường bộ đã và đang có nhiều bước tiến mới trên con đường phát triển và ngày càng hiện đại hơn trước Tuy nhiên, để đảm bảo hàng hóa luôn được lưu thông một cách tối ưu và hiệu quả nhất là vấn đề nhiều doanh nghiệp hướng tới Chính vì thế, đã có nhiều cá nhân, tổ chức doanh nghiệp phát triển các mô hình kinh doanh dịch vụ vận tải với loại hình vận chuyển tối ưu hóa trong vận chuyển hàng hóa nội địa bằng đường bộ

Nắm được nhu cầu thị trường, xu thế phát triển của công nghệ trong lĩnh vực Logistics, Công ty Cổ Phần iGAP đã được thành lập iGAP cung cấp nền tảng giao hàng công nghệ cao dựa trên trí tuệ nhân tạo trong kết nối phương tiện giao hàng với doanh nghiệp Thông qua tiến trình này, công ty đã xây dựng riêng cho mình đội ngũ nhân viên đảm bảo hoạt động xử lý đơn hàng với mong muốn quy trình vận chuyển luôn được tối ưu hóa với quy mô lớn Cụ thể, ứng dụng mô hình “kinh tế chia sẻ”, “hệ thống thông minh”

và “vận hành xuất sắc” vào trong hoạt động kinh doanh dịch vụ Trong quá trình thực tập tại công ty iGAP, tác giả nhận thấy hoạt động điều phối vận tải đóng vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thành chuyến hàng Tuy nhiên, bên cạnh những hiệu quả đạt được, tác giả nhận thấy rằng hoạt động điều phối vẫn còn tồn tại tồn tại một số vấn đề cần khắc phục

Vì thế, sinh viên đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động điều phối vận tải hàng hóa

bằng đường bộ tại Công ty Cổ Phần iGAP” để đưa ra đánh giá và giải pháp hoàn thiện

nhằm đạt hiệu quả tốt nhất

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu hoạt động điều phối vận tải đường bộ tại Công ty Cổ phần iGAP để hiểu được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như tình hình thị trường vận tải

đường bộ, nắm được quy trình hoạt động cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động điều phối vận tải đường bộ tại công ty Qua đó, đề tài nghiên cứu đến những thuận lợi, khó khăn mà công ty iGAP nói chung và bộ phận điều phối nói riêng đang gặp phải và từ đó đưa ra các

đề nghị giải pháp nhằm mục đích cải thiện hạn chế tồn tại, nâng cao hiệu quả hoạt động điều phối vận tải của công ty, để gia tăng khả năng cạnh tranh và chất lượng dịch vụ để phát triển bền vững lâu dài

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu:

Bài báo cáo tập trung về hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại công ty Cổ Phần iGAP

 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Công Ty Cổ Phần iGAP, địa chỉ: 158-158A Đào Duy

Anh, phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp.Hồ Chí Minh

- Phạm vi thời gian: Bài báo cáo được thực hiện trong quá trình thực tập tại Công Ty Cổ Phần iGAP từ ngày 23/11/2022 đến ngày 23/02/2023

- Phạm vi nội dung đề tài: Tập trung đánh giá hoạt động điều phối và đề xuất giải pháp nâng cao hoàn thiện hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại

công ty iGAP

4 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo được vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát trực tiếp: Thông qua việc tìm hiểu thông tin từ anh/chị đồng nghiệp và quan sát thực tế trong quá trình thực tập tại công ty

- Phương pháp thu thập số liệu: Các dữ liệu có trong bài được thu thập từ phía công ty cung cấp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau khi quan sát và thu nhập số liệu, sẽ đưa

ra những nhận xét, đánh giá, tổng hợp cuối cùng

5 Kết cấu của bài báo cáo

Kết cấu của bài báo cáo khóa luận có bố cục gồm 4 chương nội dung chính, cụ thể

như sau:

- Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần iGAP

- Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường

bộ

- Chương 3: Thực trạng hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại

Công ty cổ phần iGAP

- Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng

đường bộ tại Công ty cổ phần iGAP

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP 1.1 Thông tin chung về đơn vị

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP

Tên quốc tế: iGAP JOINT STOCK COMPANY

Tên công ty viết tắt: iGAP

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Người đại diện pháp lý: Ông Vũ Văn Mạnh – Giám đốc

Địa chỉ trụ sở: Tầng 2, tòa nhà Gia Thy, số 158-158A Đường Đào Duy Anh, Phường

09, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Ngành nghề kinh doanh chính: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Logo của Công ty:

Hình 1 1: Logo công ty Cổ Phần iGAP

(Nguồn: Website Công ty iGAP)

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

iGAP là công ty Logistics ứng dụng công nghệ hiện đại vào trong sản xuất kinh doanh từ đó cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua Nhờ vào ứng dụng theo công thức “Hệ thống thông minh + Vận hàng xuất sắc + Mô

hình kinh tế chia sẻ” Công ty được thành lập vào ngày 20 tháng 11 năm 2017 tại địa chỉ 158-158A Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp.Hồ Chí Minh Với quy mô chỉ hơn 30 nhân viên cùng những bước đi chập chững, đã gặp phải vô số khó khăn chồng chất trong những năm đầu hoạt động Nhờ hướng đi đúng đắn của lãnh đạo và cùng với sự đam mê, nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên trẻ năng động, chỉ trong vòng hơn 5 năm hoạt động, công ty iGAP đã có những bước phát triển vượt bậc trong việc cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa và giao nhận Đến thời điểm hiện tại, iGAP đã ký kết hợp tác với nhiều khách hàng, xây dựng cho mình mạng lưới đối tác xe giao hàng uy tín, chất lượng ở nhiều điểm khác nhau trên cả nước Ban đầu, công ty iGAP chỉ tập trung vào dịch vụ giao hàng nhỏ lẻ dùng các dòng xe tải đi nguyên chuyến nhỏ lẻ Tuy nhiên, càng về sau iGAP

đã phát triển và ngày càng mở rộng quy mô hơn, nhất là dịch vụ ghép hàng lẻ đi tỉnh từ Bắc vô Nam, ngược lại và dịch vụ quản lý đơn hàng

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ

- Công ty iGAP có chức năng cung cấp dịch vụ và giải pháp Logistics toàn diện cho các doanh nghiệp Giúp các doanh nghiệp vượt qua các rào cản và khó khăn trong quá trình quản lý vận tải, chuỗi cung ứng, giúp đơn giản hóa các thủ tục cũng như quy trình nhằm tối ưu chi phí, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận

- Công ty iGAP luôn mở rộng tìm kiếm và phát triển, duy trì mối quan hệ hợp tác với các đối tác khách hàng, đối tác vận tải Không ngừng trau dồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên để mở rộng kinh doanh Tập trung và xây dựng các chiến lược, kế hoạch để đạt được các mục tiêu hội nhập thị trường và phát triển lâu dài

Công ty Cổ phần iGAP chuyên chở các loại hàng hóa như: thực phẩm, đồ uống, hàng điện máy, nhu yếu phẩm, đồ nội thất, thiết bị gia dụng, các mặt hàng cồng kềnh, quá khổ, thiết bị, vật tư xây dựng,…Bên cạnh đó, iGAP không cung cấp dịch vụ vận chuyển các mặt hàng như: con người, động vật sống, hóa chất, các loại hàng hóa thuộc mặt hàng cấm, nguy hiểm được quy định theo pháp luật

1.3.3.2 Giá trị cốt lõi

Công ty tập trung và quan tâm cả yếu tố cốt lõi bên trong cũng như bên ngoài Nhất

là trong khâu tổ chức quản lý, vận hành, luôn có sự thống nhất và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bên tham gia Đảm bảo sự phát triển mở rộng quan hệ khách hàng, đối tác cũng như mang lại sự hài lòng trên hết Dưới đây là những giá trị cốt lõi mà công ty Cổ Phần iGAP tập trung vào để phát triển vươn xa hơn:

Hình 1 2: Giá trị cốt lõi của công ty Igap

(Nguồn: Website công ty Igap)

1.4 Phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

Công ty iGAP luôn quan tâm đến từng chi tiết nhỏ, đảm bảo dịch vụ giao hàng luôn được đánh giá ở mức độ cao nhất Luôn hướng đến mục tiêu trở thành doanh nghiệp với công nghệ trí tuệ nhân tạo vào trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt Nam Bên cạnh, đó iGAP đang nỗ lực hằng ngày để tạo ra những giá trị thiết thực để có thể chuyển mình hướng tới mục tiêu trở thành top 3 doanh nghiệp vận chuyển B2B hàng đầu

Việt Nam

Luôn tập trung, xây dựng các chiến lược phát triển bền vững, mở rộng và hợp tác với nhiều doanh nghiệp lâu dài Xây dựng hình ảnh thương hiệu rộng khắp đất nước cũng như thực hiện các hoạt động quảng bá để khách hàng có thể biết đến một cách nhanh chóng Có sự linh hoạt về chất lượng cũng như giá cả dịch vụ giao hàng đảm bảo sự tối

ưu và chính xác nhất

1.5 Cơ cấu tổ chức công ty

1.5.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Hình 1 3: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần iGAP

(Nguồn: Phòng Nhân sự iGAP)

Dựa vào sơ đồ trên cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty iGAP thuộc cơ cấu tổ chức đường thẳng Đây là cơ cấu tổ chức lâu đời và đơn giản nhất vẫn nhất còn được áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ Cơ cấu này được gọi là cơ cấu tổ chức theo chức năng Chính vì thế cơ cấu này giúp tối ưu hóa được các quy trình làm việc, cấp trên dễ dàng đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và hiệu quả truyền thông tin nội bộ Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có chuyên môn toàn diện để chỉ đạo giám sát mọi bộ phận còn lại

1.5.2.2 Phòng IT- Công nghệ thông tin

HR

Nhân sự

VD

Phát triển đối tác xe

DSC

Điều phối

Nghiên cứu và phát triển phần mềm hệ thống thông tin của công ty Quản lý phần cứng, phần mềm, xử lý mọi sự cố về máy tính Triển khai và hỗ trợ các phòng ban khi hệ thống khi có sự thay đổi chỉnh sửa, hay cập nhật thông tin Xử lý sự cố vấn đề liên quan tới quản lý hệ thống

1.5.2.3 Phòng ACT - Kế toán

Số lượng: 3 người

Kiểm soát luồng tiền, xét duyệt thu chi ngân và dự trù ngân sách của công ty Hạch toán, lưu trữ các chứng từ kế toán nội bộ Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo đúng quy định của pháp luật Lập các báo cáo tài chính, kiểm kê hàng tháng, hàng quý, hàng năm và lưu trữ chứng từ, bảo mật số liệu tài chính công ty

Đối chiếu công nợ, kiểm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gửi hóa đơn, thanh toán cho khách

1.5.2.5 Phòng HR - Nhân sự

Số lượng: 2 người

Chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyển dụng lao động theo nhu cầu của công ty.Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, theo dõi bổ sung các diễn biến thay đổi về nhân sự của công ty Tham mưu cho Giám đốc về chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật nhân viên Giải quyết các vấn đề nội bộ như theo dõi tình hình làm việc, theo dõi chấm công.Thảo luận, đề xuất các hoạt động kết nối giữa các bộ phận trong công ty thông qua các ngày lễ, dã ngoại,…

1.5.2.6 Phòng VD - Phát triển đối tác xe

Số lượng: 4 người

Tham gia thảo luận dự án, phối hợp cùng phòng phát triển kinh doanh và với bộ phận vận hành để đưa ra các phương án tối ưu về giá cước Duy trì phát triển mối quan hệ

với chủ xe và tài xế hiện có Cầu nối thông tin giữa đối tác xe và bộ phận vận hành để hoàn tất từ lúc nhận đơn cho đến khi hoàn tất đơn hàng Tìm kiếm chủ xe mới, trao đổi về thông tin, yêu cầu của từng dự án, những yêu cầu về trang phục, phương tiện mà tài xế cần đáp ứng Thiết lập bảng giá cho từng dự án, tiến hành đàm phán giá, ký kết hợp đồng với các đối tác xe Lập báo cáo theo tuần, tháng về tiến độ công việc, cập nhật và quản lý

hồ sơ, thông tin đối tác xe Thu thập và xử lý thông tin liên quan đến nguồn xe, tài xế mới hằng ngày

1.5.2.7 Phòng DSC - Điều phối

Số lượng: 12 người

Tiếp nhận đơn hàng, lên kế hoạch vận tải, quản lý, sắp xếp đội xe giao hàng hóa trên

hệ thống Giám sát toàn quá trình nhận/xuất hàng thông qua phần mềm hệ thống quản lý đơn hàng Hướng dẫn, nhắc nhở tài xế thực hiện thao tác bấm app tài xế cũng như theo dõi tài xế trong suốt hành trình vận chuyển hàng Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, giao nhận hàng Nhận chứng từ gốc, kiểm tra và sắp xếp lưu trữ, cập nhật thông tin để lập báo cáo gửi về kế toán hàng tuần, hàng tháng Thảo luận, góp ý và đánh giá hiệu quả hoạt động giao hàng của tài xế cho đối tác xe Kết hợp với phòng IT để

đề xuất những ý kiến về vấn đề thao tác app của tài xế, giúp cho tài xế có thể thao tác app tốt hơn, thuận lợi trong suốt quá trình giao hàng

1.6 Tổ chức sản xuất kinh doanh

1.6.1 Đối tác tiêu biểu

Với mô hình sản xuất kinh doanh theo B2B, iGAP được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao và hợp tác cùng phát triển Tính đến thời điểm hiện tại iGAP đã có hơn 40 khách hàng và đối tác hợp tác, trong số đó có những đối tác có tên tuổi trên thị trường Việt Nam như Nguyễn Kim, CocaCola, Lavie, Diana Unicharm, Carlsberg, Asiafoods, S.C Johnson

& Son,…Những đối tác khách hàng này gửi kế hoạch thường xuyên góp phần duy trì sản lượng đơn hàng và tạo doanh thu cho công ty nên được công ty chú trọng hợp tác lâu dài, đôi bên cùng có lợi Mỗi loại hàng hóa của các doanh nghiệp này đều có giá trị lớn chính

vì thế mà các vấn đề xoay quanh quá trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa cũng phải được thực hiện cẩn thận và tuân thủ theo quy trình của doanh nghiệp đó

Ngoài ra, công ty còn hợp tác và duy trì mối quan hệ với hơn 200 đối tác xe gồm có:

cá nhân, doanh nghiệp, công ty vận tải, hợp tác xã, từ nhỏ đến lớn tại các khu vực trên toàn quốc Được biết những đối tác này có lượng xe cũng như đội ngũ tài xế giao hàng có kinh nghiệm trong lĩnh vực vô cùng chuyên nghiệp với chi phí vận tải hợp lý Vì mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi thông qua các điều khoản ký kết hợp đồng nên hoạt động vận tải hàng hóa diễn ra vô cùng thuận lợi Những đối tác xe tiêu biểu của công ty hiện nay có thể kể đến như: Spider Express, Etuco,Vsico, Vận tải Thiên Ân, NPK Express, Vận tải Lê Dũng, Vận tải Khánh An Khang,…

Hình 1 4: Những đối tác tiêu biểu của iGAP

(Nguồn: Website Công ty iGAP)

1.6.2 Thị trường hoạt động kinh doanh

Hiện nay, phạm vi hoạt động kinh doanh dịch vụ của iGAP được mở rộng toàn quốc với các kênh giao hàng truyền thống (GT) và kênh giao hàng hiện đại (MT) Các khách hàng, đối tác thường là chủ các doanh nghiệp, các trung tâm phân phối hàng tại các kho trong cảng, sân bay, khu công nghiệp, thường chủ yếu tập trung ở Thành phố Hồ Chí

Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Long An Chính vì thế mà sản lượng đơn hàng luôn được duy trì ở mức quy mô vô cùng lớn

Các mặt hàng mà iGAP chuyên chở vô cùng đa dạng từ hàng tiêu dùng nhanh, hàng điện máy, đến các hàng xá, hàng cồng kềnh…Sử dụng các dòng xe vận chuyển rất đa dạng như các loại xe tải từ 1 Tấn đến 20 Tấn, xe cont từ 20ft đến 45ft, xe van, xe bán tải

từ các đối tác vận tải tại thành phố cũng như khắp các tỉnh lẻ Nhờ tập trung vào vận tải bằng đường bộ nội địa cũng như tận dụng công nghệ trong mô hình kinh tế chia sẻ nên việc kết nối nguồn xe vận chuyển đa dạng một cách dễ dàng Đồng thời với nhu cầu về sản lượng hàng hóa chuyên chở ngày càng một lớn, điều này giúp cho iGAP tận dụng khai thác triệt để trong thị trường này

1.6.3 Sản phẩm của công ty iGAP

Để tối ưu hóa quá trình trao đổi, tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng một cách nhanh chóng, trực quan nhất, iGAP ứng dụng công nghệ thông minh và kết hợp vận hành xuất sắc vào hệ thống Toàn bộ dữ liệu sẽ được tích hợp trong cùng một hệ thống nội bộ của công ty từ khách hàng, đối tác xe cho đến các bộ phận nội bộ của công ty thông qua tài khoản Admin

Những khách hàng hợp tác với iGAP, sẽ được tạo tài khoản SELLER riêng trên hệ thống Khi có đơn hàng, iGAP sẽ tiến hành triển khai hoạt động liên quan đến hoàn thành đơn hàng từ khâu lập kế hoạch đẩy chuyến lên hệ thống cho đến hoàn tất thu nhận chứng

từ Điều này giúp doanh nghiệp có thể loại bỏ được công đoạn quản lý đơn hàng, tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí

Không chỉ bên khách hàng, các đối tác xe cũng sẽ được tạo một tài khoản VENDOR Tài khoản này được tạo thông qua thông tin từ bộ phận đối tác xe cung cấp cho đội ngũ kỹ thuật Thông qua thao tác đăng nhập trên website admin, dễ dàng theo dõi

số lượng chuyến cũng như đối chiếu công nợ một cách nhanh chóng Đặc biệt, đối tác xe

sẽ dễ dàng xuất bảng kê từ hệ thống để về đối chiếu Nếu có sự sai sót cũng rất dễ để kế toán theo dõi và điều chỉnh

Đội ngũ nhân viên ở các phòng của công ty có tài khoản Admin riêng biệt sẽ có nhiều nghiệp vụ liên quan được thực hiện trên cùng một hệ thống Đội ngũ nhân viên phát

triển đối tác xe cũng có tài khoản trong việc quản lý, theo dõi đối tác xe hiện có và hỗ trợ việc theo dõi công nợ và các chi phí phát sinh trên hệ thống Bên cạnh đó, nội bộ nhân viên điều phối vận tải sẽ có tài khoản DSC mà mình phụ trách Giao diện trực quan, dễ dàng xử lý giúp cho nhân viên điều phối dễ dàng theo dõi đơn hàng Cụ thể, sau khi nắm được đơn hàng yêu cầu của khách hàng, nhân viên sẽ sắp xếp được số lượng xe yêu cầu, thời gian, địa điểm giao hàng Bên cạnh đó, nhân viên còn nắm được tình trạng giao hàng của tài xế như thế nào thông qua ứng dụng tài xế để kịp thời xử lý sự cố nếu có phát sinh Các dữ liệu được lưu lại, nên dễ dàng xuất ra để tổng hợp báo cáo hàng tuần, hàng tháng với kế toán

Hình 1 5: Giao diện màn hình điều phối

(Nguồn: Phòng DSC iGAP)

Ngoài ra, iGAP còn phát triển ra ứng dụng mobile app nhằm phục vụ cho đối tác vận tải đó là iGAP VENDOR và ứng dụng iGAP DRIVER phục vụ cho tài xế Trong đó, ứng dụng iGAP VENDOR giúp cho chủ xe biết được số lượng chuyến xe mà mình đã đi,

số tiền mỗi chuyến,… từ đó dễ dàng kiểm tra và đối chiếu công nợ, tải bảng kê và xuất hóa đơn hàng tháng dễ dàng tương tự phiên bản website và dữ liệu đồng bộ với nhau Ứng dụng iGAP DRIVER sẽ cung cấp cho tài xế những thông tin cơ bản về nơi nhận hàng, nơi giao hàng, kèm theo đó là chức năng định vị để nhân viên điều phối có thể nắm được tình trạng hàng hóa đang được giao nhận đang đến bước nào Cùng với đó, tài xế

thao tác qua ứng dụng qua điện thoại thông minh nên rất thuận tiện khi phải liên tục di chuyển

Hình 1 6: Ứng dụng Đối tác xe và Tài Xế iGAP

Bảng 1 2: So sánh kết quả hoạt động kinh doanh của iGAP giai đoạn

(2020-2022)

Đơn vị: (VNĐ)

Tiêu chí so sánh

So sánh 2021/2020 So sánh 2022/2021 Chênh lệch Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ trọng Doanh thu 3.814.591.592 41,04% 2.782.778.955 21,23%

Kết quả hoạt động kinh doanh iGAP (2020-2022)

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

Nhận xét:

Nhìn chung, tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty iGAP qua các năm (2020 2022) có sự chuyển biến tăng dần của các chỉ tiêu Cụ thể:

- Doanh thu:

Doanh thu của công ty iGAP liên tục tăng trưởng qua các năm (năm 2021 tăng 3,8

tỷ, tương ứng 41,04% và năm 2022 tăng 2,7 tỷ, tương ứng 21,03%) Phần lớn sự gia tăng doanh thu của công ty là nhờ ký kết thêm được nhiều khách hàng mới và sự duy trì sử dụng dịch vụ của khách hàng cũ Không những thế, nhờ ký kết hợp đồng với đối tác xe mới có thêm nguồn xe linh hoạt với chi phí vận tải hợp lý

 Chi phí:

Về tổng chi phí, vẫn ở mức cao và có khuynh hướng tăng nhẹ (năm 2021 tăng 1,6

tỷ, tương ứng 17,19% và năm 2022 tăng 1,11 tỷ, tương ứng 28%) Lý giải chi phí của doanh nghiệp vẫn cao là vì có sự biến động về giá cả trong việc vận hành vận chuyển hàng hóa, gặp các phát sinh bất ngờ để bồi thường cho khách hàng, một phần chi phí dùng

để chi trả cho lượng xe thuê ngoài khi sản lượng hàng tăng do không đủ xe để vận chuyển Điều này đã làm cho lợi nhuận của công ty bị ảnh hưởng đáng kể

 Lợi nhuận:

Lợi nhuận của công ty iGAP có sự thay đổi rất dễ nhận thấy thông qua biểu đồ Khi năm 2020, lợi nhuận ở mức -563.598.847 VNĐ, nhưng qua năm 2021, lợi nhuận tăng hơn 2,1 tỷ VNĐ tương đương gấp 3 lần so với năm 2020 Đây được xem là bước ngoặt mới của công ty iGAP khi bắt đầu thu lợi nhuận trong suốt hơn 3 năm đầu hoạt động Bước sang năm 2022, lợi nhuận tiếp tục đạt mức trên 3 tỷ, tăng gần 1,6 tỷ tương đương gấp 2 lần so với năm 2021

Việc công ty iGAP có cú nhảy vọt ngoạn mục từ việc ghi nhận doanh thu cao, lợi nhuận tăng đó chính là nhờ chiến lược phát triển kinh doanh và vận hành công ty vô cùng tốt nhất là giai đoạn 2021-2022.Trong giai đoạn này, nền kinh tế toàn cầu bị ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 nghiêm trọng Mọi hoạt động của các doanh nghiệp trong nước bị gián đoạn, trì trệ cũng như tạm ngừng hoạt động Lượng hàng hóa lưu thông nhỏ giọt, vận chuyển trong chuỗi cung ứng bị đứt gãy và đảo lộn Tuy nhiên, công ty iGAP vẫn có sự

phát triển doanh thu, lợi nhuận Kết quả tích cực trên là giai đoạn này, những khách hàng

cũ cũng đã dần có sự tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của công ty Không những thế, công ty còn ký kết thêm nhiều hợp đồng với đối tác khách hàng và các đối tác xe mới Tóm lại, trong những năm 2020-2022, trong hoàn cảnh phải đối mặt với muôn vàn khó khăn từ chi phí quản lý tăng, ảnh hưởng đại dịch Covid, cạnh tranh gay gắt cùng ngành với đối thủ cạnh tranh, iGAP đã có những bước đi vững vàng trong quá trình hoạt động kinh doanh Điều đáng mừng nhất cho công ty sau hơn 5 năm thành lập đó chính là việc đạt được lợi nhuận Bởi giờ đây công ty đã có được lượng khách hàng duy trì sử dụng dịch vụ công ty cố định, vị thế nâng cao cũng như sự tìm đến của đối tác mới cùng

sự vận hành tích cực của các phòng ban công ty tạo nên Tuy nhiên, để có thể phát triển hơn nữa, công ty cần tìm ra giải pháp để cắt giảm những chi phí không cần thiết, cũng như tối ưu hóa được quy trình vận hành để mang lại kết quả tốt nhất

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ

2.1 Khái quát chung về phương thức vận tải đường bộ

2.1.1 Khái niệm vận tải đường bộ

Theo quy định tại Khoản 30, Điều 8 của Luật giao thông đường bộ 2008 thì:

“Vận tải đường bộ là hoạt động sử dụng phương tiện giao thông đường bộ để vận chuyển người, hàng hóa trên đường bộ.” Để khái quát rõ hơn, vận tải đường bộ là hoạt động vận chuyển người, hàng hóa trên đường bộ bằng các phương tiện giao thông như ô

tô, xe khách, xe tải, xe bồn, xe container, xe fooc, xe rơ moóc, sơ mi rơ moóc kéo,…

2.1.2 Tầm quan trọng vận tải đường bộ

Theo Tổng cục đường bộ Việt Nam, vận tải đường bộ có vai trò rất quan trọng trong vận chuyển hàng hóa, con người giữa hai địa điểm khác nhau Dù loại hàng nào, khoảng cách, thời gian và hình thức vận chuyển như thế nào thì đều phải sử dụng đến các phương tiện vận tải đường bộ Là phương thức vận tải then chốt trung chuyển cho các ngành vận tải khác, đa phương thức: đường biển, đường thủy nội địa đường sắt, hàng không

Vận tải đường bộ ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của một đất nước, góp phần mở rộng thị trường Có vai trò đảm bảo luồng cung ứng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và phân phối thành phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ cuối cùng Mở rộng chuỗi cung ứng kết nối các quốc gia thành một thị trường thế giới lớn Ngoài ra, vận tải đường bộ có tác động tích cực đến chuyên môn hóa và phân công lao động Phát triển cả các ngành công nông thương nghiệp, lao động tại khu vực được đào tạo chuyên môn hóa và phân công đồng đều phù hợp đến các vùng sâu vùng xa, tận dụng tối đa tài nguyên và giảm chi phí sản xuất Mở rộng chuỗi cung ứng, thị trường làm tăng cơ hội công việc cho người lao động và thu nhập cao hơn

2.1.3 Ưu và nhược điểm của phương thức vận tải đường bộ so với những phương thức vận tải khác

Theo Tổng cục đường bộ Việt Nam, phương thức vận tải đường bộ có những ưu điểm và nhược điểm so với những phương thức vận tải khác Cụ thể:

2.1.3.1 Ưu điểm

Vận tải đường bộ là phương thức vận tải linh hoạt nhất trong các phương thức vận tải, với mạng lưới giao thông rộng nhất đến cả vùng sâu vùng xa, địa hình hiểm trở, cho phép vận chuyển hàng hóa, sản phẩm đến tận nơi Với tính chất linh hoạt, vận tải bằng đường bộ cho phép những thành phần tham gia hoạt động vận tải như người gửi, người nhận, người vận chuyển, Đa dạng hóa lựa chọn tuyến đường, phương tiện vận chuyển, phương tiện xếp dỡ để đạt được hiệu quả về hiệu suất và chi phí Đặc biệt, đối với những vùng kinh tế kém phát triển chưa có đường sắt, đường thủy hoặc sân bay thì vận tải bằng đường bộ vẫn luôn là phương án duy nhất để vận chuyển hàng đến nơi

Các phương tiện vận chuyển bằng đường bộ cần ít không gian, diện tích để vận hành, đậu đỗ hơn so với các phương thức khác Các chi phí cần để xây dựng cơ sở hạ tầng, duy trì, vận hành vận tải rẻ hơn so với vận tải bằng đường sắt và đường hàng không Đối với vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm gần thì vận tải bằng đường bộ chiếm nhiều ưu thế hơn do đáp ứng cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh và rẻ nhất Những phương thức vận chuyển khác như đường thủy, đường hàng không hoặc đường sắt có thể xảy ra tình trạng chậm trễ trong lúc bốc xếp hàng nhiều loại hàng, gom hàng, ra vào cảng

Dễ dàng lên được kế hoạch vận chuyển phù hợp với thời gian nhận hàng mong muốn của khách hàng và đặc tính kích thước của hàng hóa Quy trình đóng gói bao bì ở vận tải đường bộ đơn giản, ít chi phí hơn những phương thức khác, đặc biệt là những chuyến hàng vận chuyển thẳng từ điểm đi đến điểm đích, không phải bốc xếp nhiều lần

Tình trạng kẹt xe diễn ra thường xuyên và đặc biệt ở các thành phố lớn, có số lượng hàng vận chuyển nhiều dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian vận chuyển, chi phí và chất lượng hàng hóa Với những hàng hóa phải vận chuyển đến cảng biển xếp lên

tàu, hoặc sân bay để xếp hàng lên máy bay đòi hỏi tính chính xác cao về thời gian thì người gửi và người vận chuyển cần phải trừ hao thời gian kẹt xe để đến đúng giờ

Đối với vận chuyển đường bộ theo tuyến đường dài, liên tỉnh, cần phải nộp thêm các khoản phụ phí như phí qua trạm, phí cầu đường phí nhiên liệu Khi vận chuyển hàng xuyên biên giới bằng đường bộ sẽ gặp bất lợi do mỗi quốc gia có tuyến đường và luật giao thông khác nhau Nếu sở hữu xe container, xe tải riêng thì để sử dụng được cần đăng

ký các giấy phép, chi phí xăng dầu, thuế,…

Đặc biệt vấn đề ô nhiễm môi trường từ hoạt động vận tải đường bộ thải ra đang có dấu hiệu tăng lên Những phế thải từ các phương tiện vận tải cũng là vấn đề mà nhiều nơi đang đối mặt để xử lý

2.2 Tổng quan về hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

2.2.1 Khái niệm hoạt động điều phối vận tải

Theo Nguyễn Văn Dương (2023): “ Điều phối là quy trình thiết lập các hoạt động năng suất thông qua việc phát hành các đơn đặt hàng, các chỉ dẫn cần thiết theo thời gian

và trình tự hoạt động được lên kế hoạch trước, thể hiện trong các tờ lộ trình và lịch trình bốc hàng.”

Theo Nguyễn Đinh Hương (2020): “Điều phối là việc lên kế hoạch, sắp xếp công việc một cách hợp lý”

Để khái quát lại một cách cụ thể trong lĩnh vực vận tải, hoạt động điều phối vận tải

sẽ được hiểu là theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển nhằm đảm bảo quá trình luôn được phối hợp nhịp nhàng và thống nhất giữa các bên sao cho ít tốn kém thời gian, tối thiểu hóa chi phí và nguy cơ xảy ra thiệt hại đối với hàng hóa và công ty vận chuyển

2.2.2 Các thành phần tham gia hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Hoạt động điều phối vận tải hàng hóa đường bộ sẽ có các thành phần tham gia giữa các bên giúp nhằm đảm bảo được mục đích ban đầu Cụ thể gồm có các thành phần sau: Nhân viên điều phối vận tải, tài xế, nhà thầu phụ, đối tác xe (Vendor), nhân viên chăm sóc khách hàng

Nhân viên điều phối vận tải, điều phối viên: chịu trách nhiệm điều phối, lên kế hoạch vận tải và giám sát hoạt động vận chuyển hàng hóa của tài xế từ điểm nhận đến điểm giao

Tài xế: là người có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa từ địa điểm người gửi đến địa điểm người nhận đã chọn hoặc đưa hàng từ trung tâm sản xuất đến các cơ sở phân phối và ngược lại

Nhà thầu phụ, đối tác xe (Vendor): có thể là cá nhân, tổ chức như một công ty hoặc

có thể người đại diện quản lý đội xe theo hình thức hợp tác xã cung cấp dịch vụ vận tải Nhân viên chăm sóc khách hàng: phát triển và duy trì mối quan hệ giữa khách hàng

và tài xế, nhà thầu phụ, chủ xe Quản lý các chi phí vận chuyển, phụ phí và chi phí phát sinh trong quá trình hoàn thành đơn hàng

2.2.3 Vai trò hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Hoạt động điều phối đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng nói chung và hậu cần vận tải đường bộ nói riêng Tối đa hóa việc giao hàng đúng thời gian, địa điểm, đúng

số lượng và chất lượng Giúp tối ưu phương tiện qua lập kế hoạch tính đến lịch trình của người lái xe và loại xe có trọng tải phù hợp, mỗi ngày tài xế sẽ vận chuyển nhiều đơn hàng nhất có thể, tiết kiệm xăng xe và thời gian giúp giảm chi phí logistics Kế hoạch điều phối xe lập ra các tài xế vận chuyển hợp lý, không bị ép đơn và có thời gian nghỉ ngơi hợp lý giữa các chuyến xe giúp giảm tỷ lệ va chạm, tai nạn giao thông hoặc bất cẩn trong lúc bốc xếp, dỡ hàng hóa lên xe tải Hoạt động điều phối giúp việc trao đổi về các quy định về vận tải, các điều khoản trong luật về vận chuyển hàng hóa, luật giao thông giữa khách hàng và tài xế vận được rõ ràng hơn Giảm thiểu những vấn đề chậm trễ, gián đoạn chuỗi cung ứng do vi phạm điều khoản, luật pháp

2.2.4 Phạm vi hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Phạm vi hoạt động điều phối vận tải hàng hóa đường bộ chủ yếu là vận tải hàng hóa nội địa bằng đường bộ, với vận tải các tuyến đường Bắc – Trung – Nam và ngược lại, các tuyến đường chính như Hải Phòng – Thành phố Hồ Chí Minh, một số cảng biển lớn, hoặc các tuyến đường nhỏ lẻ để các tỉnh, huyện, thị trấn Các chuyến hàng được vận chuyển từ nhà máy đến trung tâm phân phối, từ trung tâm phân phối đến các đại lý, cửa hàng bán lẻ

Ngoài ra phạm vi điều phối với các chuyến vận tải ngoài nhà nước như hàng khô, hàng lạnh… với lượng hàng nhỏ

và người điều khiển phương tiện có trách nhiệm trước pháp luật về việc đảm bảo an toàn của phương tiện khi tham gia giao thông đường bộ.”;

Căn cứ vào khoản 1, 2 điều 10 chương II của Nghị định 10/2020/NĐ-CP có hiệu lực

từ 01/4/2020 quy định về giới hạn của người kinh doanh vận tải hàng hóa trong việc bồi thường khi có hư hỏng, thiếu hụt xảy ra phải thực hiện theo hợp đồng vận chuyển hoặc thỏa thuận giữa đơn vị kinh doanh vận tải và đơn vị thuê vận tải

Căn cứ vào khoản 7,8,9 điều 9 chương II của Nghị định 10/2020/NĐ-CP có hiệu lực

từ 01/4/2020 quy định về trách nhiệm của đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa và lái xe trong quá trình xếp hàng và vận chuyển hàng hóa trên đường Bao gồm việc cấp các giấy phép cần thiết có chữ ký xác nhận thông tin hàng hóa từ chủ hàng (hoặc chủ hàng ủy quyền) và các giấy tờ liên quan phương tiện và tài xế theo đúng quy định của pháp luật Không được phép chở quá khối lượng hàng hóa vượt quá quy định cho phép

Căn cứ vào khoản 1, 2 điều 14 chương III của Nghị định 10/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/4/2020 có quy định: “ Xe kinh doanh vận tải hàng hóa phải thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp theo hợp đồng thuê phương tiện bằng văn bản của đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa với tổ chức, cá nhân hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ vào điều 11 và 12 chương II của Nghị định 10/2020/NĐ-CP quy định về công tác bảo đảm an toàn giao thông trong hoạt động kinh doanh vận tải bằng ô tô Các đơn vị kinh doanh vận tải phải có trách nhiệm đảm bảo an toàn giao thông cho cả tài xế

và phương tiện trong suốt quá trình vận chuyển và thiết bị vận chuyển

2.4 Quy trình chung điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Theo Nina Sirina và Valery Zubkov (2021), quy trình chung của hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ được diễn ra cụ thể theo trình tự như sau:

2.4.1 Nhận thông tin đơn hàng cần vận chuyển

Trước khi tiếp nhận đơn hàng, doanh nghiệp và đối tác khách hàng đã thực hiện ký kết hợp đồng vận chuyển rõ ràng Việc tiếp nhận thông tin đơn hàng cần vận chuyển từ khách hàng yêu cầu sẽ do bộ phận điều phối của doanh nghiệp vận tải nắm bắt Thông tin trao đổi giữa hai bên phải được ghi lại cụ thể chi tiết và rõ ràng Một đơn hàng cụ thể sẽ được bao gồm những thông cần thiết sau: Tên hàng cần vận chuyển, kích thước, số lượng, khối lượng hàng hóa, lịch trình lô hàng cần vận chuyển theo dự kiến, địa điểm lấy và giao

2.4.2 Đánh giá, phân tích đơn hàng để lên kế hoạch vận tải

Sau khi tiếp nhận thông tin đơn hàng cần vận chuyển từ khách hàng yêu cầu, điều phối viên sẽ tiến hành đánh giá, phân tích đơn hàng Công việc này sẽ bắt đầu từ việc kiểm tra thông tin cơ bản có trong kế hoạch để tính toán được loại xe phù hợp cần vận chuyển và khoảng cách giữa hai điểm lấy và giao để dự đoán thời gian vận tải Đánh giá tình hình đội xe hiện tại xem phương án có khả thi hay không đồng thời kiểm tra xem loại phương tiện đó có phù hợp để vận chuyển loại hàng đó hay không Bên cạnh đó, điều phối viên cần phải nắm bắt được khả năng có thể xảy ra sự cố và kèm theo phương án dự phòng để xử lý một cách dễ dàng

2.4.3 Điều phương tiện vận chuyển giao hàng cho khách hàng

Bước tiếp theo trong quy trình điều phối vận tải là sắp xếp phương tiện vận chuyển theo kế hoạch đơn hàng khách đưa ra Điều phối viên có trách nhiệm thông báo, nhắc nhở tài xế tuân thủ các quy định về yêu cầu vận chuyển của đơn hàng mà khách đưa ra Đồng thời, cập nhật thông tin kế hoạch vận chuyển cho bên khách hàng nắm bắt để ghi nhận

2.4.4 Theo dõi vận chuyển đến khi hoàn thành đơn hàng

Sau khi thông tin vận chuyển đôi bên, tài xế của công ty vận tải sẽ đến nơi lấy hàng

để đi giao theo chỉ định kế hoạch của điều phối Tại đây, tài xế sẽ trình xuất thông tin để được xác nhận thông tin, sau đó kiểm tra hàng hóa và chất hàng lên phương tiện Tuy

nhiên, hai bên sẽ bàn giao hàng hóa và có chứng từ giao nhận hàng kèm theo Sau khi kí kết, hàng đã được chất lên phương tiện vận tải mọi sự cố xảy ra sau đó sẽ do bên vận tải theo dõi và xử lý Ngay khi tới điểm nhận hàng, hàng được dỡ xuống từ phương tiện vận tải, hai bên kiểm tra, ký nhận chứng từ và xác nhận hoàn thành đơn hàng

2.4.5 Lưu trữ chứng từ để đối chiếu, thanh toán

Sau khi quá trình vận chuyển kết thúc, phía bên vận tải sẽ lưu trữ chứng từ để đối chiếu và xuất hóa đơn để bên khách hàng thanh toán Tùy thuộc vào hợp đồng đã thỏa thuận trước đó, hai bên sẽ thanh toán ngay sau khi hoàn thành đơn hàng hoặc tiến hành thanh toán theo kỳ thanh toán

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Theo Phan Thanh Tú (2019), hoạt động điều phối vận tải hàng hóa nói riêng và hoạt động kinh doanh vận tải nói chung điều có sự ảnh hưởng của các yếu tố sau:

2.5.1 Con người

Yếu tố con người ảnh hưởng đến hoạt động điều phối vận tải bao gồm những thành phần tham gia hoạt động điều phối như người điều phối, tài xế, và những người có tác động trực tiếp đến họ như khách hàng, người tham gia giao thông, Những vị trí tham gia hoạt động điều phối như điều phối viên, nhân viên chăm sóc khách hàng và tài xế đóng vai trò quyết định phần lớn quy trình điều phối diễn ra có trơn tru, tối ưu hay không Bất

kỳ bộ phận, giai đoạn nào có vấn đề đều sẽ làm cho hàng giao đến khách không đúng yêu cầu Yếu tố con người là một trong những yếu tố phức tạp ảnh hưởng đến hoạt động điều phối vận tải nhiều nhất vì tính chất thay đổi đa dạng Khả năng phản ứng với tình huống, các giác quan, mức độ căng thẳng mệt mỏi ở mỗi người là khác nhau do phụ thuộc vào tuổi tác, thể trạng tinh thần, yếu tố kích thích, sử dụng chất kích thích,

Ví dụ khi vận chuyển hàng vào buổi tối thì tầm nhìn chói và màu sắc rất quan trọng, các yếu tố trên ảnh hưởng nhiều bởi tuổi tác, thời gian phục hồi sau khi chịu ảnh hưởng bởi ánh sáng chói sẽ cao hơn với người cao tuổi Một có thể định lượng như thời gian phản ứng, thị lực, thính lực, tốc độ vận chuyển, trong khi kiểu còn lại ít định lượng hơn như yếu tố tâm lý, thể lực, mệt mỏi, độ khéo léo và thời gian phản ứng, Thói quen tham gia giao thông của con người và giờ ra vào của trường học, công ty tạo nên các khung giờ

cao điểm, khu vực tắc đường, chính vì thế, các điều phối viên cần chú ý để lên kế hoạch vận chuyển phù hợp

2.5.2 Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng có liên hệ mật thiết đến hoạt động điều phối vận tải đường bộ, ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển, chất lượng hàng hóa sau khi vận chuyển và các rủi ro phát sinh Các yếu tố cơ sở hạ tầng như: chất lượng đường bộ, hệ thống đèn đường, tầm nhìn, địa hình, Các yếu tố về chất lượng mặt đường như độ dốc, độ gồ ghề, đường cong, khúc cua, ảnh hưởng lớn đến tốc độ di chuyển của phương tiện vận chuyển hàng hóa và mức độ an toàn giao thông Hệ thống đèn đường được sử dụng để chiếu sáng cho giao thông, hỗ trợ việc quan sát trong vận chuyển hàng hóa của tài xế đảm bảo an toàn, đặc biệt là cung đường có địa hình hiểm trở, nhiều góc khuất, điểm mù Ngoài ra, đối với vận tải đường bộ bằng xe tải, cơ sở hạ tầng tại nơi vùng sâu vùng xa, vùng nông thôn rất quan trọng, chất lượng đường kém, gồ ghề hoặc chưa được trải nhựa ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, gây khó khăn cho tài xế và tốn nhiều chi phí hơn cho bảo dưỡng phương tiện

2.5.3 Công nghệ

Yếu tố công nghệ luôn gắn liền và được ứng dụng mạnh mẽ về nhiều lĩnh vực, trong

đó có vận tải Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức khi công nghệ phát triển sẽ tạo ra được thị trường tiềm năng hơn Điều đó làm cho các doanh nghiệp vận tải cạnh tranh dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa Việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý hơn, người bán và người mua tương tác với nhau dễ hơn để tăng chất lượng hàng hóa, dịch vụ Nếu doanh nghiệp biết tận dụng yếu tố này vào trong mô hình sản xuất kinh doanh dịch vụ vận tải thì cơ hội phát triển sẽ ngày càng đi lên

2.5.4 Phương tiện

Đối với phương tiện vận chuyển hàng, đội xe tải vận tải đường bộ có trọng lượng xe giao động từ 1 tấn đến 15 tấn, mỗi xe có một kích thước, đặc tính khác nhau và cung đường di chuyển khác nhau, có những khung giờ và đoạn đường cấm xe tải có trọng lượng lớn qua lại Kích thước của xe tải gồm có chiều rộng, chiều cao, chiều dài, phần nhô ra trước sau xe, khoảng không trong thùng xe và chiều cao của gầm xe Các kích thước này ảnh hưởng đến việc lựa chọn tuyến đường có làn đường đủ rộng, bán kính quay

xe tối thiểu, chiều cao hầm, gầm cầu đủ cao, Khoảng không trong thùng xe tải ảnh hưởng đến lượng hàng hóa và số đơn hàng gom được để vận chuyển Tương tự, trọng lượng xe cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động điều phối, đặc biệt quan trọng hơn đối với xe tải hạng nặng, có trọng tải lớn Tầm nhìn của tài xế cũng bị ảnh hưởng bởi kích thước của phương tiện, tầm nhìn hai bên, phía sau khi vận chuyển hàng, đặc biệt tại các giao lộ phải đảm bảo để tài xế đủ khoảng cách quan sát, tránh các va chạm, tai nạn cho phương tiện và hàng hóa

2.5.5 Hàng hóa

Hàng hóa là đối tượng của sản xuất vận tải Để tiến hành hoạt động kinh doanh vận tải hiệu quả cần phải hiểu được cách phân loại hàng hóa trong vận tải Mỗi loại hàng hóa khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau Đồng thời, căn cứ vào trọng lượng, tính chất hàng hóa mà mỗi doanh nghiệp vận tải sẽ có những quy định riêng cho từng loại hàng hóa Bên cạnh đó, việc xếp dỡ lưu kho, vận chuyển để đảm bảo an toàn phải có quy trình khác nhau Chính vì thế, đối với những loại hàng hóa có mức độ xử lý khó thì nhiệm vụ của đội ngũ điều phối và trách nhiệm người vận chuyển càng lớn

2.5.6 Luật pháp, quy định, điều khoản hợp đồng

Hiệu quả của vận tải đường bộ cũng như hoạt động điều phối vận tải hàng hóa đường bộ chịu nhiều ảnh hưởng bởi bộ luật giao thông, nghị quyết, các quy định nhà nước

và điều khoản hợp đồng giữa đơn vị kinh doanh vận tải và khách hàng Các quy định giờ cấm tải, thu phí VAT, phí nhiên liệu, tác động trực tiếp đến khung giờ, thời gian và khoảng cách vận chuyển hàng hóa, cước vận tải và các phụ phí phát sinh Chính vì thế các công ty vận tải cần nắm rõ các quy định về điều kiện kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải và trách nhiệm của nhà vận tải để chuẩn bị và làm công tác đào tạo cho tài xế

2.6 Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Hiện nay với lượng nhu cầu sử dụng các dịch vụ vận tải hàng hóa ngày càng nhiều Chính vì thế mà các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ vận tải cạnh tranh thị trường, không chỉ cạnh tranh về giá cược mà còn dựa nhiều yếu tố khác, đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng xem xét hiện trạng hiệu quả hoạt động điều phối vận tải mang lại Dưới đây

là một số tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động điều phối vận tải hàng hóa của một doanh nghiệp vận tải cụ thể như sau:

2.6.1 Sản lượng đơn hàng, năng lực vận chuyển của từng loại xe

Qua các thống kê sản lượng đơn hàng, loại hàng vận chuyển của từng loại xe cho thấy mức độ nhu cầu của khách hàng đối với từng loại xe có trọng tải khác nhau, từ đó đặt

ra câu hỏi tại sao có những sự chênh lệch đó? Kiểm tra xem đối với khu vực nào lượng đơn được thực hiện nhiều Từ đó, các nhà quản lý có chính sách phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh và đưa ra các mục tiêu trong 5-10 năm sau như đầu tư phương tiện vận tải loại nào nhiều hơn, cơ sở vật chất tại khu vực có lượng đơn lớn,…

2.6.2 Nghiệp vụ nhân viên điều phối

Đánh giá nghiệp vụ nhân viên điều phối thông qua chỉ số đo lường hiệu quả công việc Đây được xem là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thực hiện của nhân viên được

sử dụng phổ biến hầu hết các doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể căn cứ vào chỉ số đó

để có thể đánh giá và đưa ra những chính sách phát triển cho nguồn nhân lực của mình

2.6.3 Công nghệ

Theo Popovych và cộng sự (2016), hệ thống công nghệ được sử dụng trong hoạt động điều phối vận tải thông qua các phần mềm quản lý Hiện tại trong lĩnh vực vận tải, các doanh nghiệp dần tích hợp công nghệ vào trong vận hành Bên cạnh đó, những tính năng chính trong việc sử dụng công nghệ đảm bảo được các tiêu chí sau:

- Tối ưu hóa: chi phí, lộ trình tuyến đường, trọng lượng hàng

- Tốc độ xử lý, mức độ chính xác: Xử lý nhanh hay chậm, có thực sự chính xác hoàn toàn

- Theo dõi, báo cáo: Theo dõi hành trình và tổng hợp được thông tin của việc vận tải hàng hóa để ghi nhận lại dữ liệu

- Tích hợp các hệ thống khác: Kết nối dữ liệu thông tin nội bộ như hệ thống theo dõi đơn hàng, hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI HÀNG HÓA

BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN iGAP 3.1 Hoạt động điều phối vận tải hàng hóa bằng đường bộ tại công ty cổ phần

iGAP

Quy trình thực hiện của nghiệp vụ điều phối vận tải hàng hóa tại iGAP gồm 7 bước bắt đầu từ lúc nhận đơn từ khách hàng đến lúc hoàn thành đơn hàng được cụ thể hóa qua

sơ đồ sau đây:

Hình 3 1: Sơ đồ Quy trình điều phối vận tải hàng hóa