Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh t quc dõn Lời mở đầu Hoà với xu khu vực hoá toàn cầu hoá hợp tác kinh tế trội, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trờng, với tính phụ thuộc lẫn kinh tế thơng mại quốc gia ngày sâu sắc, Việt Nam đà không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc đa kinh tế hoà nhập vào khu vực Đông Nam á, hay nói rộng khu vực vành đai Châu - Thái Bình Dơng Với xuất phát điểm từ nớc nông nghiệp lạc hậu, nhiều hạn chế trình độ khoa học kỹ thuật đờng nhanh để tiến hành công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc cần nhanh chóng tiếp cận công nghệ kỹ thuật tiên tiến nớc Để làm đợc điều nhập đóng góp vai trò vô quan trọng Nhập cho phép phát huy tối đa nội lực nớc đồng thời tranh thủ đợc tiến khoa kọc kü tht, c«ng nghƯ cđa thÕ giíi NhËp khÈu thóc đẩy tái sản xuất mở rộng liên tục có hiệu khuyến khích sản xuất phát triển Tr Tr ớc bối cảnh đà đặt cho ngành thơng mại nói chung công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T trực thuộc Viện Máy Dụng Cụ Công Nghiệp Bộ Công Nghiệp hội thử thách lớn lao Đó làm để có đợc công nghệ tốt nhất, đại với thời gian chi phí nhất, đạt hiệu cao Công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T công ty chuyên nhập máy móc thiết bị công nghiệp phục vụ cho nhu cầu sản xuất doanh nghiệp nớc Để đáp ứng nhu cầu chất lợng cao khách hàng công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T phải có nhiệm vụ nhập máy móc thiết bị đại nớc phát triển thông qua hợp đồng nhập với nớc Muốn làm đợc điều công ty cố gắng khẳng định với kinh tế thị trờng, với cạnh tranh khắc nghiệt hàng loạt công ty khác để có đợc lợi nhuận cao cải thiện đời sống cán công nhân viên Công ty luôn quan tâm đến chất lợng làm việc cán công nhân viên công ty tìm cách hoàn thiện để đáp ứng đợc tối đa nhu cầu khách hàng Trong thời gian thực tập phòng xuất nhập công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T, sở kiến thøc vỊ kinh tÕ vµ nghiƯp vơ xt nhËp khÈu đà đợc truyền đạt nhà trờng số kinh nghiệm thực tế thu đợc, với mục đích tìm hiểu thêm quy trình nhập công ty, đà chọn đề tài nghiên cứu là: Hoàn thiện quy trình nhập công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T ( ITD) Đề tài nh»m mơc ®Ých SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trng i hc kinh t quc dõn nghiên cứu vấn đề cốt lõi quy trình nhập thực trạng quy trình nhập công ty, qua rút mặt mạnh nh tồn chủ yếu quy trình nhập công ty, từ đa số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập công ty Trên sở mục đích đề tài, chuyên đề gồm phần sau: Chơng I: Một số vấn đề quy trình nhập Chơng II: Thực trạng quy trình nhập công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T Chơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T Qua xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹ: Mai Thế CờngThầy trực tiếp hớng dẫn tôi, thầy cô khoa Kinh Tế Kinh Doanh Quốc Tế, trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội, tập thể cán công nhân viên công ty Phát Triển Kỹ Thuật Đầu T đà nhiệt tình giúp đỡ hoàn thành đề tài nghiên cứu Do hạn chế trình độ kinh nghiệm, nên đề tài không tránh khỏi sai sót mong đợc góp ý thầy cô bạn SV Chớ Th Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh tế quốc dõn Chơng I Một số vấn đề quy tr×nh nhËp khÈu I Quy tr×nh nhËp khÈu cđa doanh nghiệp Quy trình nhập doanh nghiệp Nhập việc mua hàng hoá nớc nhằm phụcvụ sản xuất nớc Tuy nhiên việc mua bán lại phức tạp khác hẳn với thơng mại nớc với đặc điểm nh: Các bên thuộc quốc tịch khác nhau, thị trờng rộng lớn, đồng tiền toán thờng ngoại tệ hai bên, chịu ảnh hởng nhiều thông lệ, luật pháp nớc, việc vận chuyển khó khăn phải qua biên giới quốc gia nên thủ tục phức tạp Chính khó khăn phức tạp đó, nên thực hợp đồng nhập đòi hỏi phải có quy trình định, rõ ràng Chính điều giúp cho doanh nghiệp tránh đợc rủi ro không đáng có Sau quy trình nhập thờng đợc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập sử dụng để tiến hành để tiến hành hoạt động nhập khÈu SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại hc kinh t quc dõn Hình 1: Sơ đồ quy trình nhập hàng hoá a Nghiên cứu thị trờng Nghiên cứu thị trờng để có hệ thống thông tin thị trờng đầy đủ, xác, kịp thời Điều làm sở cho doanh nghiệp có định đắn, đáp ứng đợc tình thị trờng Đồng thời hệ thống thông tin làm sở để doanh nghiệp lựa chọn đợc đối tác giao dịch thích hợp mà làm sở cho trình giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng thực hợp đồng sau có hiệu Chỉ phản ứng linh hoạt có định đắn trình giao dịch đàm phán có thông tin đầy đủ Do đó, việc vững tình hình nớc đờng lối sách, luật lệ quốc gia có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại, đơn vị kinh doanh ngoại thơng cần phải nhận biết hàng hoá kinh doanh, nắm vững thị trờng nớc lựa chọn đối tác a.1 Nghiên cứu thị trờng nớc * Nghiên cứu mặt hàng nhập Mục đích việc nghiên cứu để tìm mặt hàng nhập mà nhu cầu nớc cần nhng phải phù hợp với điều kiện mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp Muốn biết mặt hàng đợc khách hàng, ngời tiêu dùng nớc cần, nhu cầu cần thiết thị trờng nớc doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu, khảo sát trả lời đợc câu hỏi sau: - Thị trờng cần mặt hàng ? ( VỊ quy c¸ch, phÈm chÊt, kiĨu d¸ng, bao bì, nhÃn hiệu ) - Tình hình tiêu thụ mặt hàng nh nào?, phải hiểu rõ tập quán tiêu dùng, thị hiếu quy luật biến động quan hệ cung cầu để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trờng cách tốt - Mặt hàng giai đoạn chu kỳ sống sản phẩm? - Tình hình sản xuất sao? - Tỷ suất ngoại tệ bao nhiêu? Trong thơng mại quốc tế, nớc có hƯ thèng tiỊn tƯ kh¸c nhau, vËy viƯc tÝnh toán tỷ suất ngoại tệ cho hàng hoá nhập quan trọng Doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu so sánh tỷ suất ngoại tệ hàng nhập với tỷ suất ngoại tệ lúc đầu t ban đầu để nhập hàng * Nghiên cứu dung lợng thị trờng nhân tố ảnh hởng SV Chớ Th Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh tế quốc dõn Dung lợng thị trờng hàng hoá đợc giao dịch phạm vi thị trờng định ( thÕ giíi, khu vùc, d©n téc), mét thêi gian định ( thờng năm) Nghiên cứu dung lợng thị trờng cần xác định nhu cầu thật khách hàng kể lợng dự trữ, xu hớng biến động nhu cầu thời điểm, vïng, tõng khu vùc Cïng víi viƯc l¾m b¾t nhu cầu việc bắt khả cung cấp thị trờng, bao gồm việc xem xét đặc điểm, tính chất, khả sản phẩm thay Thông thờng, dung lợng thị trờng chịu ảnh hởng nhóm nhân tố chính: - Các nhân tố làm cho dung lợng thị trờng biến đổi theo chu kỳ nh vận động t bản, đặc điểm sản xuất, lu thông phân phối sản phẩm thị trờng loại hàng hoá - Các nhân tố làm cho dung lợng thị trờng biến đổi lâu dµi nh tiÕn bé cđa khoa häc kü tht vµ công nghệ, biện pháp, sách nhà nớc, thị hiếu, tập quán ngời tiêu dùng ảnh hởng hàng hoá thay - Các nhân tố làm dung lợng thị trờng biến đổi tạm thời nh tợng gây đột biến cung cầu, có nhân tố khách quan nh hạn hán, lũ lụt Tr * Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh nhằm vững thông tin số lợng đối thủ cạnh tranh mặt hàng kinh doanh, tình hình hoạt động, tỷ trọng thị trờng, mạnh, điểm yếu đối thủ Đặc biệt cần nghiên cứu kỹ chiến lợc kinh doanh khả thay đổi chiến lợc kinh doanh đối thủ cạnh tranh thời gian tới để đa phơng án đối phó tối u, hạn chế diểm mạnh tận dụng điểm yếu đối thủ cạnh tranh * Nghiên cứu vận động môi trờng kinh doanh M«i trêng kinh doanh bao gåm m«i trêng tù nhiên, văn hoá, xà hội, trị, luật pháp Môi trờng kinh doanh có tác động lớn chi phối đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu vận ®éng cđa nã ®Ĩ tõ ®ã cã thĨ n¾m b¾t đợc quy luật vận động môi trờng kinh doanh có biện pháp phòng ngừa hiệu a.2 Nghiên cứu thị trờng quốc tế Nghiên cứu thị trờng quốc tế công việc khó khăn phức tạp khác biệt lớn trị, địa lý, văn hoá, phong tục, tập quán Tr Nghiên cứu thị trờng quốc tế cần xem xét yếu tố cung cầu, giá cả, cạnh tranh, Tr * Nguồn cung cấp hàng hoá thị trờng quốc tế SV Chớ Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh tế quc dõn Doanh nghiệp cần nắm vững đơc tình hình nguồn cung cấp thị trờng quốc tế mà doanh nghiệp có khả giao dịch từ nghiên cứu đặc diểm thị trờng nớc cung cấp phơng diện: - Thái độ quan ®iĨm cđa níc cung cÊp thĨ hiƯn qua c¸c chÝnh sách u tiên xuất hay hạn chế nhập - Tình hình trị hay thái độ quốc gia có ổn định không, có tác động đến nguồn, mặt hàng nh nào? - Về vị trí địa lý có thuận lợi cho mua bán, có đem lại hiệu kinh doanh hay không?, có tiết kiƯm chi phÝ vËn chun, b¶o hiĨm cđa doanh nghiƯp trình nhập doanh nghiệp không? * Nghiên cứu giá hàng hoá thị trờng quốc tế Trên thị trờng hàng hoá giới, giá phản ánh mà điều tiết mối quan hệ hàng hoá Việc xác định đắn giá hàng hoá xuất nhập có ý nghĩa lớn thơng mại quốc tế Giá tiêu quan trọng việc đánh giá hiệu ngoại thơng Giá hoạt động xuất nhập giá quốc tế, giá quốc tế có tính chất đại diện loại hàng hoá thị trờng giới Giá phải giá giao dịch thơng mại thông thờng, không kèm theo điều kiện đặc biệt toán ngoại tệ tự chuyển đổi đợc Các nhân tố ảnh hởng đến giá thị trờng giới - Nhân tố chu kỳ: Tức vận động có tÝnh chÊt quy lt cđa nỊn kinh tÕ t b¶n chủ nghĩa qua giai đoạn chu kỳ làm thay đổi quan hệ cung cầu loại hàng hoá thị trờng làm biến đổi dung lợng thị trờng thay đổi giá loại hàng hoá - Nhân tố lũng đoạn giá cả: Đây nhân tố ảnh hởng lớn đến việc biến động giá hàng hoá thị trờng giới thời đại ngày Lũng đoạn làm xuất nhiều mức giá loại hàng hoá thị trờng, tuỳ theo quan hệ ngời mua ngời bán thị trờng giới có giá trị lũng đoạn cao giá trị lũng đoạn thấp - Nhân tố cạnh tranh: Cạnh tranh làm cho giá biến động theo xu hớng khác Cạnh tranh ngời bán xảy tren thị trờng cung có xu hớng lớn cầu Nhiều ngời bán loại hàng hoá, chất lợng, dĩ nhiên bán giá thấp ngời chiến thắng Vì vậy, giá có xu hớng gi¶m xng SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường i hc kinh t quc dõn - Cung cầu giá cả: Mối quan hệ cung cầu thay đổi thị trờng thúc đẩy xu hớng giảm giá ngợc lại cung không theo kịp cầu giá có xu hớng tăng lên - Nhân tố lạm phát: Giá hàng hoá đợc định giá trị hàng hoá mà phụ thuộc vào giá tiền tệ-vàng Trong điều kiện giá không biểu trực tiếp vàng mà tiền giấy Trên thị trờng giới giá hàng hoá thờng đợc biểu đồng tiền níc cã vÞ thÕ quan träng mËu dÞch qc tế nh: USD, GBP, JPY, TrDo đặc điểm kinh tế t chủ nghĩa nên giá đồng tiền thay đổi, việc thay đổi thờng gắn liền với lạm phát Lạm phát làm cho giá trị hàng hoá biểu tiền giấy tăng lên b.Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thơng b.1.Giao dịch Sau giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận thị trờng, để chuẩn bị giao dịch xuất nhập khẩu, doanh nghiệp tiến hành tiếp xúc với khách hàng biện pháp quảng cáo Nhng để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau, ngời xuất ngời nhập thờng phải qua trình giao dịch, thơng thảo điều kiện giao dịch Quá trình bao gồm bớc sau đây: * Hỏi giá: lời đề nghị bớc vào giao dịch Hỏi giá việc ngời mua đề nghị ngời bán cho biết giá điều kiện thơng mại cần thiết khác để mua hàng Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý ngời hỏi giá, ngời hỏi giá hỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc nhiều chào hàng cạnh tranh để so sánh lựa chọn chào hàng thích hợp Tuy nhiên, ngời mua hỏi giá nhiều nơi gây nên thị trờng ảo tởng nhu cầu căng thẳng Đó điều lợi cho ngời mua * Phát giá (chào hàng): Luật pháp coi lời đề nghị ký kết hợp đồng nh phát giá ngời bán ngời mua đa Nhng buôn bán phát giá chào hàng, việc ngời xuất thể rõ ý định bán hàng Trong chào hàng ngời ta nêu rõ: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, giá cả, điều kiện sở giao hàng, điều kiện toán, bao bì, ký mà hiệu, thể thức giao nhận, TrTrờng hợp hai bên đà có quan hệ mua bán với có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh chào hàng nêu nội dung cần thiết cho lần giao dịch nh tên hàng, quy c¸ch, phÈm chÊt, sè SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghip Trng i hc kinh t quc dõn lợng, giá cả, thời hạn giao hàng Những điều kiện lại áp dụng nh hợp đồng đà ký trớc theo điều kiện chung giao hàng hai bên Có hai loại chào hàng là: Chào hàng cố định chào hàng tự do: - Chào hàng cố định: việc chào bán lô hàng định cho ngời mua, có nêu rõ thời gian mà ngời chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị Thời gian gọi thời hạn hiệu lực chào hàng Trong thời gian hiƯu lùc nÕu ngêi mua chÊp nhËn hoµn toµn chµo hàng hợp đồng coi nh đợc giao kết Nếu chào hàng cố định ngời bán không ghi rõ thời gian hiệu lực thời hạn đợc tính theo thời hạn hợp lý Thời hạn thờng tính chất loại hàng, khoảng cách không gian hai bên nhiều tập quán quy định - Chào hàng tự do: việc chào hàng tự cần phải làm rõ cách ghi chào hàng không cam kết chào hàng u tiên cho ngời mua trớc báo giá Chào hàng tự không ràng buộc trách nhiệm ngời phát chào hàng, nên thờng chào nhiều nơi, nhiều ngời * Đặt hàng: Đặt hàng lời đề nghị ký kết hợp đồng thơng mại xuất phát từ phía ngời mua Trong đặt hàng ngời mua nêu cụ thể hàng hoá định mua tất nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Trong thực tế ngời ta đặt hàng với khách hàng có quan hệ thờng xuyên, hai bên đà ký hợp đồng dài hạn thoả thuận giao hàng theo nhiều lần nội dung đặt hàng nêu điều kiện riêng biệt lần đặt hàng Còn điều kiện khác, hai bên áp dụng theo hợp đồng đà ký kết lần giao dịch trớc * Hoàn giá: Hoàn giá mặc giá điều kiện thơng mại khác Hoàn giá bao gồm nhiều trả giá Khi ngời nhận đợc chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng mà đa lời đề nghị đề nghị trả giá Khi có trả giá, chào hàng coi nh huỷ bỏ Đặc tính bảng hoàn giá thể ý định mua bán thực ngời phát ra, mang tính ràng buộc pháp lý với ngời đề nghị Thờng hoàn giá thể ý định mua bán thực có ràng buộc trách nhiệm pháp lý thời gian hiệu lực bên nhận đợc hoàn giá chấp nhận điều kiện hoàn toàn vô điều kiện thơng vụ đợc coi SV Chớ Th Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh tế quốc dõn có hiệu lực Vì vây, cần phải cân nhắc thËt kü tríc thĨ hiƯn ý chÝ b¶n lại * Chấp nhận Chấp nhận đồng ý hoàn toàn tất điều kiện hoàn giá, chào hàng, đặt hàng để kết thúc trình hoàn giá Đặc tính chấp nhận mang tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý cao cã ®iỊu kiƯn sau: - Do chÝnh ngêi nhËn giá chấp nhận ngời giao dịch phát chào giá, đặt hàng - Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện tất nội dung chào giá, đặt hàng, hoàn giá - Phải chấp nhận thời gian hiệu lực chào giá, đặt hàng hoàn giá - Chấp nhận phải đợc truyền đạt tới ngời phát đề nghị * Xác nhận Xác nhận văn thống điều kiện đà thoả thuận mua bán có xác nhận bên tham gia Đặc tính xác nhận có tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý cao giao dịch kinh doanh Chính vây, giai đoạn xác nhận giai đoạn ký kết hợp đồng Xác nhận thờng đợc lập thành hại bản, bên lập xác nhận ký trớc gửi cho bên Bên ký xong giữ lại gửi trả lại Bản xác nhận soạn thảo văn thống bao gồm điều khoản điều kiện quy định rõ nội dung, tính chất, hình thức giao dịch mua bán văn chấp nhận có hội tụ đủ u tè chøng minh tÝnh ph¸p lý cđa nã b.2.Đàm phán Đàm phán thơng mại trình trao ®ỉi ý kiÕn cđa c¸c chđ thĨ mét xung đột nhằm đến thống cách nhận định, thống quan niệm, thống cách xử lý vấn đề nảy sinh quan hệ buôn bán hai nhiều bên Thông thờng ngời ta sử dụng ba hình thức sau để đàm phán: * Đàm phán qua th tín: Đàm phán qua th tín việc đàm phán qua th từ điện tín, phơng thức bên gửi cho văn để thoả thuận điều kiện buôn bán Đây hình thức đàm phán chủ yếu để giao dịch nhà kinh doanh SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường đại học kinh tế quốc dân xuÊt nhËp khÈu ®iỊu kiƯn hiƯn So víi viƯc gỈp trùc tiếp giao dịch qua th tín tiết kiệm đợc nhiều chi phí Hơn nữa, lúc trao đổi với nhiều khách hàng nhiều nớc khác Ngời viết th có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều ngời khéo léo giấu kín ý định thực Nhng việc giao dịch qua th tín đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, hội mua bán tốt trôi qua Còn việc sử dụng điện tín phần khắc phục đợc nhợc điểm *Đàm phán qua điện thoại ( phơng tiện truyền thông ) Đàm phán qua điện thoại phơng tiện truyền thông hình thức giao dịch mà bên tiếp cận đợc dạng thức hình ảnh âm hình ảnh lẫn âm nhng cảnh tĩnh định ngời đàm phán phải có nghiệp vụ sau: - Phải có công tác chuẩn bị trớc bớc vào giao dịch, đàm phán Phải chuẩn bị phơng án đàm phán, mục tiêu đàm phán, bố trí không gian, khung cảnh đàm phán - Giai đoạn đàm phán phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng dễ hiễu Khi kết thúc đàm phán phải liệt kê khẳng định nội dung đà đợc thống - Việc trao đổi qua điện thoại việc trao đổi miệng, chứng cho thoả thuận, định trao đổi, điện thoại sử dụng trờng hợp cần thiết, thật khẩn trơng, sợ lỡ thời cơ, trờng hợp mà điều kiện đà thoả thuận xong chờ xác nhận vài chi tiết *Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp Hình thức giao dịch trao đổi ý kiến chủ thể nhằm đến thống điều kiện mua bán giá sở gặp mạt lẫn Trong giao dịch gặp gỡ trực tiếp bên thờng thể nhiều thủ thuật đàm phán, lợi dụng bối cảnh đàm phán thể khả Việc hai bên mua bán gặp gỡ trực tiếp tạo điều kiện cho việc hiểu biết tốt trì đợc mối quan hệ tốt, lâu dài với Đây hình thức đàm phán khó khăn ba hình thức đàm phán Đàm phán trực tiếp đòi hỏi ngời tiến hành đàm phán phải chắn nghiệp vụ, phản ứng nhanh nhạy Trđể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm đ ợc ý đồ, sách lợc đối phơng, nhanh chónh có biện pháp đối phó trờng hợp cần thiết định chỗ thời đà chín muồi Mất bình tĩnh, không tự chủ dễ lộ ý định để đối phơng nắm đợc Mỗi lần gặp gỡ thờng tốn chi phí đI lai, đón tiếp, quà cáp Cho nên việc SV Chí Thị Thuỳ Lớp kinh doanh quốc t ế 43