Dự án đầu tƣ
Khái niệm, đặc trƣng của dự án đầu tƣ
1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư
Có rất nhiều cách để định nghĩa dự án Tùy theo mục đích mà ta có thể nhấn mạnh một khía cạnh nào đó
Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, bao gồm nhiệm vụ thực hiện theo phương pháp và nguồn lực riêng, cùng với kế hoạch tiến độ cụ thể, nhằm tạo ra một thực thể mới.
Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất
1.1.2 Đặc trưng của dự án đầu tư
Tất cả các dự án đều cần có kết quả xác định rõ ràng, như một tòa nhà, dây chuyền sản xuất hiện đại hoặc chiến thắng trong một chiến dịch tranh cử Mỗi dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có kết quả riêng, và tập hợp các kết quả này tạo thành kết quả chung của dự án Dự án được xem như một hệ thống phức tạp, được chia thành nhiều bộ phận và phân hệ khác nhau, nhưng vẫn phải đảm bảo đạt được các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và chất lượng hoàn thành.
Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn
Dự án là một sự sáng tạo, trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và có thời điểm bắt đầu cũng như kết thúc Không kéo dài mãi mãi, khi dự án hoàn thành, kết quả sẽ được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, trong khi nhóm quản trị dự án sẽ được giải tán.
Sản phẩm của dự án mang tính độc đáo và khác biệt, không giống như sản xuất hàng loạt Mỗi sản phẩm và dịch vụ đều là duy nhất, như Kim tự tháp ở Ai Cập hay đê chắn lũ Sông Thames ở London Dù trong nhiều dự án khác, tính duy nhất có thể ít rõ ràng hơn do sự tương đồng, nhưng vẫn tồn tại sự khác biệt trong thiết kế, vị trí và đối tượng khách hàng Điều này tạo nên sự độc đáo và mới lạ cho từng dự án.
Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án
Mỗi dự án đều có sự góp mặt của nhiều bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, người hưởng lợi từ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu và cơ quan quản lý Nhà nước.
Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án có mối quan hệ chặt chẽ và thường xuyên phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tuy nhiên mức độ tham gia của từng bộ phận là khác nhau Để đạt được mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ thường xuyên với các bộ phận quản lý khác.
Môi trường hoạt động của các dự án thường gặp phải sự cạnh tranh về nguồn lực khan hiếm như tiền vốn, nhân lực và thiết bị Các dự án không chỉ "cạnh tranh" với nhau mà còn với các hoạt động sản xuất khác trong tổ chức Trong quản lý, các thành viên ban quản lý dự án thường phải đối mặt với tình huống có "hai thủ trưởng", dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện mệnh lệnh khi có sự mâu thuẫn Vì vậy, môi trường quản lý dự án trở nên phức tạp nhưng cũng rất năng động.
Các dự án đầu tư thường yêu cầu quy mô vốn, vật tư và lao động lớn, dẫn đến tính bất định và độ rủi ro cao Thời gian đầu tư và vận hành kéo dài càng làm gia tăng mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
Chu trình của dự án đầu tƣ
Chu kỳ hoạt động đầu tư bao gồm các giai đoạn mà một dự án trải qua, bắt đầu từ ý tưởng ban đầu cho đến khi dự án hoàn thành và ngừng hoạt động.
Sơ đồ 1: Chu kỳ dự án đầu tƣ Ý đồ về dự án đầu tư
Sản xuất kinh doanh Ý đồ dự án mới
Chu kỳ một dự án đầu tư bao gồm ba giai đoạn chính: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn sản xuất kinh doanh Mỗi giai đoạn này được chia thành nhiều bước cụ thể để đảm bảo quá trình đầu tư diễn ra hiệu quả.
Bảng 1 Các bước công việc của một dự án đầu tư
Tiền đầu tƣ Đầu tƣ Vận hành KQ - ĐT
Nghiên cứu phát hiện các cơ hội đầu tư
Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án
Nghiên cứu khả thi là bước đầu tiên trong việc lập dự án, bao gồm việc xây dựng luận chứng kinh tế kỹ thuật Sau khi hoàn thành, cần tiến hành đánh giá và quyết định thông qua thẩm định dự án Cuối cùng, quá trình này kết thúc bằng việc đàm phán và ký kết các hợp đồng cần thiết.
Thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình
Thi công xây lắp công trình
Chạy thử và nghiệm thu sử dụng
Sử dụng chưa hết công suất
Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất
Công suất giảm dần và thanh lý
Trong ba giai đoạn đầu tư, giai đoạn chuẩn bị đầu tư đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của hai giai đoạn tiếp theo, đặc biệt là giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Giai đoạn này chủ yếu tập trung vào việc xây dựng dự án đầu tư, do đó, chất lượng và độ chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là yếu tố quan trọng nhất.
Trong quá trình lập dự án, việc dành đủ thời gian và chi phí cho các nghiên cứu là rất quan trọng, với tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư thường chiếm từ 0,5% đến 15% vốn đầu tư Chuẩn bị đầu tư tốt sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng 85% đến 99,5% vốn đầu tư trong giai đoạn thực hiện, đảm bảo tiến độ và tránh phát sinh chi phí không cần thiết Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của dự án mà còn giúp nhanh chóng thu hồi vốn và gia tăng lợi nhuận, đặc biệt đối với các dự án sản xuất kinh doanh.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, thời gian đóng vai trò quan trọng nhất, khi mà 85% đến 99,5% vốn đầu tư được chi ra và không sinh lời trong suốt thời gian này Thời gian kéo dài sẽ dẫn đến việc vốn ứ đọng nhiều hơn và tổn thất lớn hơn Chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư và quản lý quá trình thực hiện đầu tư là những yếu tố quyết định thời gian thực hiện, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án.
Giai đoạn 3 tập trung vào việc vận hành các kết quả từ giai đoạn thực hiện đầu tư để đạt được mục tiêu dự án Để đảm bảo hiệu quả, các kết quả này cần đồng bộ, có giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ và phù hợp với quy mô Hiệu quả hoạt động của các kết quả đầu tư phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý Việc thực hiện tốt các công việc trong giai đoạn chuẩn bị và thực hiện đầu tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư.
Quản lý dự án đầu tƣ
Khái niệm, đặc điểm, chức năng và phương pháp quản lý dự án đầu tư
2.1.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối thời gian, nguồn lực, đồng thời giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu chính là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã duyệt, và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm dịch vụ, thông qua các phương pháp và điều kiện tối ưu nhất.
(Theo TS Từ Quang Phương, Bộ môn Kinh tế đầu tư, Đại học Kinh tế quốc dân)
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu sau:
Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu, xác định các công việc cần thực hiện và dự tính nguồn lực cần thiết cho dự án Quá trình này giúp phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể được thể hiện qua các sơ đồ hệ thống hoặc phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân bổ nguồn lực như tiền vốn, lao động và thiết bị, đồng thời quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này bao gồm việc chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án, xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc Dựa trên kế hoạch này, việc bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị sẽ được thực hiện một cách hợp lý.
Giám sát dự án là quá trình theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện, phân tích tình hình và báo cáo hiện trạng, đồng thời đề xuất giải pháp cho các vướng mắc Bên cạnh giám sát, việc đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện để tổng kết, rút kinh nghiệm và kiến nghị cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Sơ đồ 2: Chu trình quản lý dự án
2.1.2 Đặc điểm quản lý dự án đầu tư
Tổ chức dự án là một cấu trúc tạm thời được thành lập nhằm phục vụ cho một dự án trong một khoảng thời gian nhất định Trong suốt quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập, tách rời khỏi các phòng ban chức năng Khi dự án kết thúc, việc phân công lại lao động và bố trí lại máy móc thiết bị là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động của tổ chức trở lại bình thường.
Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án và các phòng ban chức năng trong tổ chức rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án Người đứng đầu dự án và các thành viên tham gia có trách nhiệm phối hợp nguồn lực và nhân sự từ các phòng chuyên môn Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, thường xảy ra mâu thuẫn liên quan đến nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
2.1.3 Chức năng của quản lý dự án đầu tư
Quản lý dự án đầu tư là một quá trình ra quyết định có hệ thống, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hướng đi của dự án Quyết định được đưa ra ngay từ đầu không chỉ ảnh hưởng đến giai đoạn thiết kế và thi công mà còn tác động đến hoạt động vận hành của dự án sau khi hoàn thành.
So sánh với mục tiêu
Giải quyết các vấn đề Điều phối thực hiện
Bố trí tiến độ thời gian
Phối hợp các hoạt động
Chức năng kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng toàn bộ quá trình và hệ thống mục tiêu của dự án, giúp điều hành và kiểm soát hiệu quả mọi hoạt động Nhờ vào kế hoạch, các mục tiêu dự định được thực hiện theo trình tự, đảm bảo rằng mọi công việc trong dự án đều có thể được dự đoán và quản lý một cách hiệu quả.
Chức năng tổ chức trong dự án là việc xây dựng một tổ chức dưới sự lãnh đạo của giám đốc dự án, nhằm đảm bảo thực hiện dự án một cách hệ thống Điều này bao gồm việc xác định chức trách, trao quyền cho các thành viên trong hệ thống, thực hiện chế độ hợp đồng và hoàn thiện quy định để hệ thống hoạt động hiệu quả, từ đó đảm bảo các mục tiêu của dự án được thực hiện theo kế hoạch.
Chức năng điều hành trong quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp các bộ phận có mối quan hệ phức tạp và mâu thuẫn Việc xử lý không tốt các mối quan hệ này có thể gây trở ngại cho sự phối hợp hoạt động, ảnh hưởng đến mục tiêu dự án Do đó, chức năng điều hành cần được thực hiện để kết nối và khắc phục những trở ngại, đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và liên tục.
Chức năng khống chế đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các dự án đầu tư đạt được mục tiêu chính Điều này là cần thiết vì các dự án đôi khi có thể lệch hướng khỏi mục tiêu ban đầu, do đó cần áp dụng các phương pháp quản lý khoa học để giữ vững hướng đi và thực hiện thành công mục tiêu đề ra.
Nội dung quản lý dự án đầu tƣ
2.2.1 Quản lý dự án theo lĩnh vực
Theo Viện nghiên cứu quản trị dự án quốc tế, quản lý dự án bao gồm các nội dung sau:
2.2.1.1 Lập kế hoạch tổng quan
Lập kế hoạch dự án là quá trình tổ chức dự án một cách logic, xác định mục tiêu và phương pháp đạt được mục tiêu đó Nó bao gồm việc dự tính các công việc cần thực hiện, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra Đồng thời, lập kế hoạch cũng chi tiết hóa các mục tiêu thành những công việc cụ thể và xây dựng chương trình biện pháp thực hiện, nhằm đảm bảo sự kết hợp chính xác và đầy đủ giữa các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án.
Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội dung quan trọng, từ xây dựng kế hoạch tổng thể đến các kế hoạch chi tiết Điều này bao gồm việc huy động và phân phối vốn, quản lý các nguồn lực cần thiết, cũng như quản lý chi phí và tiến độ Ngoài ra, cần có kế hoạch triển khai thực hiện dự án và kế hoạch cho giai đoạn "hậu dự án" để đảm bảo sự thành công và bền vững của dự án.
Quản lý phạm vi dự án bao gồm việc xác định và giám sát mục đích, mục tiêu của dự án, đồng thời xác định các công việc cần thực hiện trong dự án và những công việc không thuộc phạm vi của nó.
2.2.1.3 Quản lý thời gian, tiến độ
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quy trình quan trọng trong việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án Quá trình này cũng bao gồm việc theo dõi tiến độ thực hiện các công việc dựa trên nguồn lực có sẵn và các yêu cầu chất lượng đã được xác định.
Quản lý thời gian nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong giới hạn ngân sách và nguồn lực, đồng thời đáp ứng các tiêu chí chất lượng đã được xác định.
Công việc quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án đầu tư phải trả lời được các câu hỏi chủ yếu sau:
- Để hoàn thành toàn bộ dự án cần bao nhiêu thời gian?
- Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc mỗi công việc dự án?
Để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, cần tập trung chỉ đạo vào những công việc ưu tiên hàng đầu Việc xác định các nhiệm vụ quan trọng và phân bổ nguồn lực hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
- Những công việc nào có thể kéo dài và có thể kéo dài bao lâu mà vẫn không làm chậm tiến độ thực hiện dự án?
Dự án có khả năng rút ngắn tiến độ thực hiện hay không? Nếu có, cần xác định những công việc nào có thể được rút ngắn thời gian và thời gian rút ngắn cụ thể là bao lâu.
Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát chi phí và các nguồn lực cần thiết cho dự án Trong môi trường dự án, chức năng này trở nên cấp thiết hơn so với hoạt động kinh doanh thông thường, do yêu cầu kết hợp phức tạp và liên tục giữa các công việc, đặc biệt khi dự án phải hoàn thành đúng thời hạn mà khách hàng đặt ra.
Sơ đồ 3: Quy trình quản lý thời gian tiến độ
2 Sắp xếp các hoạt động
- Trình tự thực hiện công việc bắt buộc
- Các nhân tố tác động bên ngoài
2 Công cụ và kỹ thuật
- Phương pháp sơ đồ mạng AON
- Phương pháp sơ đồ mạng AOA
- Biểu đồ mạng của dự án
- Cập nhật danh mục hoạt động
4 Xây dựng lịch làm việc
- Sơ đồ mạng của dự án
- Ước tính thời gian thực hiện từng công việc, lịch chọn
- Yêu cầu về nguồn, mô tả nguồn
- Những yếu tố hạn chế, giả định
2 Công cụ và kỹ thuật
- Phân tích toán học, giảm thời gian thực hiện dự án
- Phần mềm quản lý dự án
- Kế hoạch quản lý thời gian
- Cập nhật các nguồn lực yêu cầu
5 Kiểm soát lịch trình dự án
- Lịch thực hiện dự án
- Các báo cáo tiến độ
- Yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý thời gian
2 Công cụ và kỹ thuật
- Hệ thống kiểm soát những thay đổi lịch thực hiện công việc
- Cách tính độ sai lệch thời gian, phần mềm quản lý dự án
- Cập nhật lịch thực hiện công việc, điều chỉnh các hoạt động
- Các bài học kinh nghiệm
1 Xác định các hoạt động
- Cấu trúc phân chia dự án
- Báo cáo phạm vi dự án
- Các thông tin của dự án tương tự
- Những yếu tố ràng buộc, những giả định
2 Công cụ và kỹ thuật
- WBS của một số dự án tương tự
- Tính toán chi tiết hỗ trợ
- Cập nhật cấu trúc phân chia dự án
3 Ƣớc tính thời gian thực hiện hoạt động
- Những giả định và yêu cầu về nguồn lực
- Khả năng sẵn sàng các nguồn lực
- Thông tin của các dự án trước
2 Công cụ và kỹ thuật
- Đánh giá của chuyên gia
- Đánh giá tổng thể, tính toán thời gian thực hiện
- Ước tính thời gian thực hiện hoạt động
- Cập nhật danh mục hoạt động
Quản lý chi phí là quá trình dự toán và giám sát chi phí theo tiến độ từng công việc trong dự án Nó bao gồm việc phân tích số liệu và báo cáo thông tin chi phí để đảm bảo dự án hoàn thành trong ngân sách đã được xác định trước.
Tổng chi phí của dự án bao gồm:
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí có thể xác định rõ ràng cho từng công việc hoặc dự án, bao gồm chi phí nhân công sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và các khoản chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thực hiện dự án.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi không được tính trực tiếp cho từng công việc hoặc dự án, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của dự án.
Bao gồm: chi phí phân bổ của các nhà quản lý cấp trên, chi phí marketing, chi phí lao động gián tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp…
Có thể phát sinh khoản tiền phạt nếu dự án kéo dài quá ngày kết thúc xác định
Trong quản lý dự án, luôn tồn tại sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí Việc tăng giờ lao động và số lượng máy móc có thể giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện, nhưng đồng thời cũng làm gia tăng chi phí trực tiếp Hơn nữa, không phải tất cả các công việc được đẩy nhanh đều đạt được kết quả như mong đợi Do đó, các nhà quản lý cần tính toán hợp lý và cân đối giữa thời gian và chi phí để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
Quản lý chi phí dự án là một quy trình quan trọng được thực hiện xuyên suốt tất cả các giai đoạn của chu trình dự án Mỗi giai đoạn sẽ có vai trò và phương thức quản lý chi phí khác nhau, đảm bảo hiệu quả và tính khả thi của dự án.
1 Lập kế hoạch nguồn lực
- Cấu trúc phân chia công việc
- Thông tin tương tự từ dự án trước
- Mô tả nguồn lực đòi hỏi
- Chiến lược tổ chức thực hiện
2 Công cụ và kỹ thuật
- Đánh giá của chuyên gia
- Đề xuất nhiều phương án lựa chọn
- Các nguồn lực đòi hỏi
- Cấu trúc phân chia công việc
- Lịch thực hiện dự án
2 Công cụ và kỹ thuật
- Công cụ và kỹ thuật ước tính chi phí
- Chi phí cơ sở (chi phí kế hoạch ban đầu)
- Các báo cáo tài chính
- Các yêu cầu thay đổi
- Kế hoạch quản lý chi phí
2 Công cụ và kỹ thuật
- Hệ thống kiểm tra thay đổi chi phí
- Phương pháp xác định độ lệch chi phí
- Các kế hoạch bổ sung, tính toán nền móng
- Ước tính chi phí điều chỉnh
- Tính toán lại ngân sách
- Ước tính tổng chi phí dự án
- Cấu trúc phân chia công việc
- Các nguồn lực đòi hỏi
- Đơn giá ước tính cho từng công việc
- Các thông tin từ các dự án tương tự
2 Công cụ và kỹ thuật
- Các tính toán chi tiết bồ trợ
- Kế hoạch quản lý chi phí
Quản lý chất lượng dự án là quá trình giám sát và triển khai các tiêu chuẩn chất lượng nhằm đảm bảo sản phẩm dự án đáp ứng đầy đủ mong muốn của chủ đầu tư.
Những nội dung chủ yếu của công tác quản lý chất lượng dự án đầu tư xây lắp bao gồm:
- Thẩm tra thiết kế và quy hoạch
- Kiểm định chất lượng vật liệu, bán thành phẩm và thiết bị của công trình
- Tổ chức kiểm tra, giám sát tại hiện trường trong quá trình thi công xây lắp
- Tổ chức đánh giá chất lượng công trình sau khi hoàn thành
Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống biện pháp đa dạng, bao gồm kinh tế, công nghệ, tổ chức, hành chính và giáo dục Điều này được thực hiện thông qua một cơ chế cụ thể, kết hợp với các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát và các chính sách khuyến khích nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong quá trình quản lý dự án.
Các mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tƣ tại Việt Nam
2.3.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án cho phép chủ đầu tư tự thực hiện toàn bộ quy trình dự án, bao gồm sản xuất, xây dựng, giám sát và chịu trách nhiệm pháp lý Ngoài ra, chủ đầu tư cũng có thể thành lập ban quản lý dự án để ủy quyền và quản lý các công việc liên quan đến dự án.
Hình thức tự thực hiện dự án của chủ đầu tư thường được áp dụng cho các dự án nhỏ với kỹ thuật đơn giản, phù hợp với chuyên môn của họ Chủ đầu tư cần có đủ năng lực và kinh nghiệm để quản lý dự án Nếu lập ban quản lý dự án, ban này sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về nhiệm vụ được giao Ban quản lý dự án có thể quản lý nhiều dự án cùng lúc nếu có đủ năng lực và được phép, nhưng không được thành lập các ban quản lý trực thuộc để thực hiện quản lý dự án.
Sơ đồ 6: Mô hình chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án
2.3.2 Mô hình chìa khóa trao tay
Mô hình tổ chức dự án chìa khóa trao tay là hình thức trong đó ban quản lý dự án vừa đại diện cho chủ đầu tư vừa là "chủ" của dự án Hình thức này cho phép tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án Khác với mô hình chủ nhiệm điều hành, ban quản lý dự án hoàn toàn chịu trách nhiệm pháp lý đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra, ban quản lý dự án có quyền thuê thầu phụ để thực hiện các phần việc trong dự án, và bên nhận thầu phải là tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp.
Sơ đồ 7: Mô hình chìa khóa trao tay
Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án
Tổ chức đấu thầu tuyển chọn
Tổ chức thực hiện dự án II
Tổ chức thực hiện dự án III
Tổ chức thực hiện dự án I
Tự thực hiện Ban quản lý dự án
Cóbộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra
2.3.3 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
Mô hình tổ chức "Chủ nhiệm điều hành dự án" là phương thức quản lý trong đó chủ đầu tư ủy thác cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê tổ chức tư vấn có đủ năng lực thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là pháp nhân độc lập, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ quá trình thực hiện dự án, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Mọi quyết định của chủ đầu tư trong quá trình thực hiện dự án sẽ được thực hiện thông qua tổ chức tư vấn quản lý dự án, do chủ nhiệm điều hành dự án đảm nhiệm Mô hình tổ chức quản lý này được áp dụng cho các dự án quy mô lớn và có tính chất kỹ thuật phức tạp.
Sơ đồ 8: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
2.3.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng
Hình thức tổ chức quản lý dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tùy thuộc vào tính chất của dự án)
Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng ban chức năng khác nhau, vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng đảm nhận chuyên môn trong quá trình quản lý và điều hành dự án.
Chủ đầu tư Chủ nhiệm điều hành dự án
Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II
Thuê tư vấn Thuê tư vấn
Cán bộ cần được sử dụng linh hoạt trong các dự án, với phòng chức năng chỉ đảm nhận vai trò quản lý hành chính tạm thời cho các chuyên gia tham gia Sau khi hoàn thành dự án, các chuyên gia sẽ trở về vị trí cũ tại các phòng chuyên môn của họ.
- Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quả vốn kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên gia
- Đây là cách tổ chức quản lý không theo yêu cầu của khách hàng
Dự án thường không nhận được sự ưu tiên cần thiết do bị quản lý bởi một phòng chức năng, dẫn đến việc phòng này chỉ chú trọng hoàn thành nhiệm vụ chính mà không giải quyết thỏa đáng các vấn đề của dự án Tình trạng này cũng diễn ra ở các phòng chức năng khác tham gia vào dự án, khiến cho dự án thiếu nguồn lực cần thiết và bị coi nhẹ trong quá trình thực hiện.
Sơ đồ 9: Mô hình quản lý dự án theo chức năng
2.3.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án là cách thức tổ chức mà các thành viên trong ban quản lý dự án hoạt động độc lập, tách biệt khỏi các phòng chức năng chuyên môn Họ được giao nhiệm vụ quản lý và điều hành dự án một cách chuyên nghiệp, nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án.
Hình thức tổ chức quản lý dự án này được thiết kế để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng, giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích ứng kịp thời với sự biến động của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án
Phòng kế toán tài chính
Các phòng khác Phòng kinh doanh
Các thành viên trong ban quản lý dự án hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của chủ nhiệm dự án, thay vì chịu sự điều hành từ các lãnh đạo của các bộ phận chức năng.
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn
Khi doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư triển khai nhiều dự án cùng lúc tại các địa điểm khác nhau, việc đảm bảo số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án có thể gây ra tình trạng lãng phí nhân lực.
Để đạt được mục tiêu về hoàn thiện, thời gian và chi phí của dự án, các ban quản lý dự án thường có xu hướng tuyển dụng hoặc thuê các chuyên gia xuất sắc trong từng lĩnh vực Điều này không chỉ xuất phát từ nhu cầu thực tế trong quản lý dự án mà còn nhằm mục đích dự phòng và đảm bảo sự thành công của dự án.
Sơ đồ 10: Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
2.3.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận
Quản lý dự án theo ma trận là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức chức năng và tổ chức chuyên trách Từ đó, có hai loại ma trận hình thành: ma trận mạnh và ma trận yếu.
Mô hình tổ chức quản lý dự án chuyên trách trao quyền cho chủ nhiệm dự án trong việc quản lý và thực hiện dự án, đảm bảo tiến độ, yêu cầu kỹ thuật và chi phí đã được phê duyệt.
Ban quản lý dự án
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán – tài chính
Chuyên viên quản lý tảichính
Chuyên viên quản lý sản xuất
- Giống như mô hình tổ chức quản lý dự án dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau
