Trong trường hợp cú những phỏt sinh làm tăng chi phớ ngoài dự kiến, mang tớnh bất khả khỏng do những nguyờn nhõn sau đõy:
- Những yếu tố bất khả khỏng như thời tiết bất lợi (hạn hỏn, bóo lụt, súng thần...) hay chiến tranh hoặc nguy cơ chiến tranh.
- Biến động bất thường của giỏ nguyờn vật liệu, biến động tỷ giỏ hối đoỏi với phần vốn ngoại tệ, hay những thay đổi trong chớnh sỏch của Nhà nước quy định mặt bằng giỏ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh.
Tổng mức đầu tư xõy dựng cụng trỡnh
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh
Chi phớ khỏc của dự ỏn chưa tớnh trong dự toỏn xõy
dựng cụng trỡnh Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh 2 Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh 1 ... Chi phớ xõy dựng cụng trỡnh Chi phớ thiết bị cụng trỡnh Chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng Chi phớ quản lý dự ỏn Chi phớ khỏc Chi phớ dự phũng
- Sự thay đổi của quy hoạch đó được duyệt cú liờn quan trực tiếp đến dự ỏn.
Nếu những yếu tố này làm chi phớ thực hiện dự ỏn vượt tổng mức đầu tư đó được duyệt thỡ chủ đầu tư phải trỡnh người cú thẩm quyền quyết định đầu tư thẩm định lại những nội dung thay đổi.
Quy trỡnh quản lý chi phớ thực hiện dự ỏn
a1. Lập chi phớ thực hiện dự ỏn
Theo quy định của Chớnh phủ tại Nghị định 112/2009/NĐ-CP, chi phớ thực hiện dự ỏn được thể hiện ở những nội dung sau:
Tổng mức đầu tư của dự ỏn (Điều 4 Nghị định 112/2009/NĐ-CP)
Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phớ xõy dựng; chi phớ thiết bị; chi phớ bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư; chi phớ quản lý dự ỏn; chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng; chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng.
Cỏc chi phớ của tổng mức đầu tư được quy định cụ thể như sau:
- Chi phớ xõy dựng bao gồm: chi phớ xõy dựng cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh; chi phớ phỏ dỡ cỏc cụng trỡnh xõy dựng; chi phớ san lấp mặt bằng xõy dựng; chi phớ xõy dựng cụng trỡnh tạm, cụng trỡnh phụ trợ phục vụ thi cụng; nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi cụng;
- Chi phớ thiết bị bao gồm: chi phớ mua sắm thiết bị cụng nghệ; chi phớ đào tạo và chuyển giao cụng nghệ (nếu cú); chi phớ lắp đặt, thớ nghiệm, hiệu chỉnh; chi phớ vận chuyển, bảo hiểm; thuế và cỏc loại phớ liờn quan khỏc;
- Chi phớ bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư bao gồm: chi phớ bồi thường nhà, cụng trỡnh trờn đất, cỏc tài sản gắn liền với đất theo quy định được bồi thường và chi phớ bồi thường khỏc; cỏc khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phớ tỏi định cư; chi phớ tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư; chi phớ sử dụng đất trong thời gian xõy dựng (nếu cú); chi phớ đầu tư xõy dựng hạ tầng kỹ thuật (nếu cú);
- Chi phớ quản lý dự ỏn bao gồm cỏc chi phớ để tổ chức thực hiện quản lý dự ỏn từ khi lập dự ỏn đến đến khi hoàn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng và chi phớ giỏm sỏt, đỏnh giỏ dự ỏn đầu tư;
- Chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng bao gồm: chi phớ tư vấn khảo sỏt, lập dự ỏn, thiết kế, giỏm sỏt xõy dựng và cỏc chi phớ tư vấn khỏc liờn quan;
- Chi phớ khỏc bao gồm: vốn lưu động trong thời gian sản xuất thử đối với cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng nhằm mục đớch kinh doanh; lói vay trong thời gian xõy dựng và cỏc chi phớ cần thiết khỏc;
- Chi phớ dự phũng bao gồm: chi phớ dự phũng cho khối lượng cụng việc phỏt sinh và chi phớ dự phũng cho yếu tố trượt giỏ trong thời gian thực hiện dự ỏn.
Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh (Nghị định 112/2009/NĐ-CP)
- Nội dung dự toỏn cụng trỡnh bao gồm: chi phớ xõy dựng; chi phớ thiết bị; chi phớ quản lý dự ỏn; chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng; chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng.
- Dự toỏn cụng trỡnh được lập căn cứ trờn cơ sở khối lượng cỏc cụng việc xỏc định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi cụng, nhiệm vụ cụng việc phải thực hiện của cụng trỡnh và đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, chi phớ tớnh theo tỷ lệ phần trăm (%) (sau đõy gọi là định mức chi phớ tỷ lệ) cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ cụng việc đú.
- Đối với cụng trỡnh chỉ yờu cầu lập bỏo cỏo kinh tế - kỹ thuật thỡ tổng mức đầu tư đồng thời là dự toỏn cụng trỡnh. Trường hợp này, dự toỏn cụng trỡnh bao gồm cả chi phớ bồi thường, giải phúng mặt bằng tỏi định cư (nếu cú).
- Đối với dự ỏn cú nhiều cụng trỡnh xõy dựng, chủ đầu tư cú thể xỏc định tổng dự toỏn của dự ỏn để phục vụ cho việc quản lý chi phớ. Tổng dự toỏn của dự ỏn được xỏc định bằng cỏch cộng cỏc dự toỏn chi phớ của cỏc cụng trỡnh và cỏc chi phớ cú liờn quan thuộc dự ỏn.
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh của dự ỏn là toàn bộ chi phớ cần thiết để đầu tư xõy dựng cụng trỡnh, bao gồm tổng cỏc dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh và cỏc chi phớ khỏc thuộc dự ỏn nhưng chưa được tớnh trong chi phớ khỏc của dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh.
a2. Thẩm định, phờ duyệt chi phớ thực hiện dự ỏn
Thẩm định, phờ duyệt tổng mức đầu tư (Điều 6 Nghị định 112/2009/NĐ-CP) - Sự phự hợp của phương phỏp xỏc định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tớnh chất kỹ thuật và yờu cầu cụng nghệ của dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh;
- Tớnh đầy đủ, hợp lý và phự hợp với yờu cầu thực tế thị trường của cỏc khoản mục chi phớ trong tổng mức đầu tư;
- Xỏc định giỏ trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư xõy dựng cụng trỡnh.
Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuờ cỏc tổ chức, cỏ nhõn tư vấn thực hiện cụng tỏc quản lý chi phớ. Lệ phớ thẩm định hoặc chi
thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư phải chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về tớnh hợp lý, chớnh xỏc của kết quả thẩm định, thẩm tra.
Thẩm định, phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh
Điều 10 Nghị định 112/2009/NĐ-CP quy định chủ đầu tư tổ chức thẩm định dự toỏn cụng trỡnh bao gồm:
- Kiểm tra sự phự hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toỏn với khối lượng thiết kế.
- Kiểm tra tớnh đỳng đắn, hợp lý của việc ỏp dụng, vận dụng đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, định mức chi phớ tỷ lệ, dự toỏn chi phớ tư vấn và dự toỏn cỏc khoản mục chi phớ khỏc trong dự toỏn cụng trỡnh.
- Xỏc định giỏ trị dự toỏn cụng trỡnh.
Trường hợp chủ đầu tư khụng đủ điều kiện, năng lực thẩm định thỡ được phộp thuờ tổ chức, cỏ nhõn tư vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyờn mụn để thẩm tra dự toỏn cụng trỡnh. Tổ chức, cỏ nhõn tư vấn thực hiện thẩm tra dự toỏn cụng trỡnh chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật và chủ đầu tư về kết quả thẩm tra.
Chủ đầu tư phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh (trừ cỏc cụng trỡnh chỉ yờu cầu lập bỏo cỏo kinh tế - kỹ thuật sẽ do người quyết định đầu tư phờ duyệt) sau khi đó thẩm định hoặc thẩm tra và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về kết quả phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh. Dự toỏn cụng trỡnh được phờ duyệt là cơ sở để xỏc định giỏ gúi thầu, giỏ xõy dựng cụng trỡnh và là căn cứ để đàm phỏn ký kết hợp đồng, thanh toỏn với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu.
3.4.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, cỏc cỏn bộ quản lý dự ỏn tập trung chủ yếu vào việc phõn phỏt chi phớ cho cỏc giai đoạn khỏc nhau của quỏ trỡnh thi cụng một cỏch hợp lý nhất, giảm thiểu tối đa cỏc khoản chi phớ phỏt sinh ngoài ý muốn, khụng nằm trong tổng dự toỏn đó được phờ duyệt.
Quản lý chi phớ trong giai đoạn này, Ban quản lý dự ỏn cũng luụn theo dừi sỏt sao việc chi tiờu vốn của cỏc nhà thầu để cú biện phỏp giải quyết kịp thời trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt, lóng phớ.
Bờn cạnh đú, một cụng việc vụ cựng quan trọng cần được tiến hành trong giai đoạn này là cỏc cỏn bộ quản lý phải theo dừi hoạt động chu cấp vốn của cỏc đơn vị cam kết cung cấp vốn cho dự ỏn để từ đú kịp thời lập cỏc bỏo cỏo gửi cấp cú thẩm quyền phờ duyệt và giải quyết nếu phỏt sinh vấn đề về vốn làm giỏn đoạn quỏ trỡnh thi cụng.
Trước khi dự ỏn được đưa vào vận hành khai thỏc, Ban quản lý dự ỏn phải hoàn thành hai cụng việc là: thanh toỏn vốn và quyết toỏn vốn đầu tư.
Thanh toỏn vốn là việc chủ đầu tư chi trả vốn đầu tư thực hiện cho cỏc đơn vị thi cụng, cỏc nhà thầu xõy dựng, nhà thầu tư vấn khi cỏc đơn vị này đó hồn thành khối lượng cụng việc của họ thỏa món cỏc yờu cầu về chất lượng và đảm bảo đủ cỏc điều kiện đó ký kết trong hợp đồng với chủ đầu tư.
Quyết toỏn vốn đầu tư. Vốn đầu tư được quyết toỏn là tồn bộ chi phớ hợp phỏp đó thực hiện trong quỏ trỡnh đầu tư để đưa cụng trỡnh vào khai thỏc, sử dụng. Chi phớ hợp phỏp là chi phớ được thực hiện trong phạm vi dự ỏn, thiết kế, dự toỏn được duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung theo quy định của hợp đồng đó ký kết, phự hợp với quy định của phỏp luật. Đối với cỏc cụng trỡnh sử dụng vốn ngõn sỏch nhà nước, vốn đầu tư được quyết toỏn phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
3.4.2.3. Giai đoạn vận hành khai thỏc
Khi dự ỏn đi vào giai đoạn vận hành khai thỏc thỡ khụng cú nghĩa là Ban quản lý dự ỏn đó hết trỏch nhiệm mà họ phải cú trỏch nhiệm quản lý đối với những chi phớ phỏt sinh trong giai đoạn này. Những chi phớ phỏt sinh đú cú thể do một số hạng mục cụng trỡnh của dự ỏn đó xuống cấp trầm trọng hay một số hạng mục cụng trỡnh chưa đỏp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh… Khi đú, Ban quản lý dự ỏn phải tiến hành khảo sỏt, xem xột xem cỏc hạng mục cụng trỡnh đú thuộc trỏch nhiệm của bờn nào: của Tổng cụng ty, hay của nhà thầu xõy dựng, hay của nhà tư vấn thiết kế. Sau đú, Ban quản lý cú trỏch nhiệm yờu cầu đơn vị cú trỏch nhiệm cung cấp chi phớ hợp lý để nõng cấp, sửa chữa, duy tu bảo dưỡng. Trờn thực tế đó cú những trường hợp tranh cói gay gắt giữa nhà thầu xõy dựng với Tổng cụng ty khi cụng trỡnh xõy dựng lắp đặt xong gặp phải sự cố và khụng thể xỏc định rừ ràng chi phớ đền bự thuộc về ai. Vỡ vậy, cụng tỏc quản lý chi phớ trong giai đọan này tuy đó đơn giản hơn nhiều so với hai giai đoạn trước nhưng cũng khụng kộm phần quan trọng và cần phải được quản lý sỏt sao.
3.4.3. Quản lý chất lượng dự ỏn
Đối với bất kỳ một dự ỏn đầu tư nào, bờn cạnh việc hồn thành đỳng tiến độ thời gian đó định và quản lý hiệu quả cỏc chi phớ thực hiện dự ỏn, cụng tỏc quản lý chất lượng cũng đúng vai trũ vụ cựng quan trọng bởi chất lượng cụng trỡnh là một giỏ trị vụ hỡnh khú cú thể định lượng được, nếu khụng quản lý tốt cú thể ảnh hưởng
quan và lóng phớ nguồn lực xó hội. Do đú, chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, cũng như nhà thầu thi cụng xõy lắp vỡ lợi ớch chung cần phải chung tay gúp sức, làm hết trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng tỏc quản lý chất lượng dự ỏn. Nghị định 209/2004/NĐ- CP, Nghị định 16/2005/NĐ-CP quy định rừ quyền và trỏch nhiệm của cỏc bờn như sau:
Trỏch nhiệm của chủ đầu tư
Chủ đầu tư chịu trỏch nhiệm quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư cho đến khi kết thỳc xõy dựng đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng.
- Thực hiện đầy đủ cỏc quy định hiện hành của nhà nước về lập, thẩm định và trỡnh duyệt bỏo cỏo nghiờn cứu tiền khả thi, bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toỏn, tổ chức đấu thầu hoặc lựa chọn nhà thầu;
- Tuyển chọn tổ chức tư vấn, cung ứng vật liệu, xõy lắp cú tư cỏch phỏp nhõn và đủ năng lực để đảm nhiệm cỏc cụng việc chuẩn bị đầu tư thiết kế kỹ thuật và tổng dự toỏn, cung ứng vật liệu thiết bị, xõy lắp và giỏm sỏt chất lượng cụng trỡnh;
- Kiểm tra chất lượng cỏc loại vật liệu, cấu kiện xõy dựng, thiết bị lắp đặt đỳng theo yờu cầu thiết kế, tiờu chuẩn kỹ thuật được duyờt;
- Được quyền yờu cầu cỏc tổ chức tư vấn, cung ứng, tổ chức nhận thầu xõy lắp giải trỡnh về chất lượng vật liệu, thiết bị và cỏc cụng việc do cỏc tổ chức này thực hiện. Đối với những cụng việc khụng đạt chất lượng theo quy định của thiết kế và tiờu chuẩn kỹ thuật xõy dựng thỡ chủ đầu tư cú quyền yờu cầu thực hiện sửa chữa, thay thế hoặc từ chối nghiệm thu;
Trỏch nhiệm của tổ chức tư vấn đầu tư
Tổ chức tư vấn đầu tư và xõy dựng chịu trỏch nhiệm trước chủ đầu tư, trước phỏp luật về việc thực hiện đỳng thủ tục đầu tư và xõy dựng, về chất lượng sản phẩm tư vấn của mỡnh trong bỏo cỏo nghiờn cứu tiền khả thi và khả thi, hồ sơ khảo sỏt, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toỏn, những nội dung tư vấn khỏc;
Trỏch nhiệm của nhà thầu xõy lắp
- Chỉ được phộp nhận thầu thi cụng những cụng trỡnh thực hiện đỳng thủ tục đẩu tư và xõy dựng, phự hợp với năng lực của mỡnh; thi cụng đỳng thiết kế được duyệt; ỏp dụng đỳng cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật xõy dựng đó được quy định; chịu sự kiểm tra giỏm sỏt thường xuyờn về chất lượng cụng trỡnh của chủ đầu tư, tổ chức thiết kế và cơ quan giỏm định nhà nước theo phõn cấp quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng;
- Chịu trỏch nhiệm trước chủ đầu tư, trước phỏp luật về chất lượng thi cụng xõy lắp cụng trỡnh kể cả những phần việc do thầu phụ thực hiện theo quy định của hợp đồng giao nhận thầu xõy lắp;
- Vật liệu cấu kiện xõy dựng sự dụng vào cụng trỡnh phải cú chứng nhận chất lượng, và được gửi cho chủ đầu tư để kiểm soỏt trước khi sử dụng theo quy định;
- Tổ chức hệ thống bảo đảm chất lượng cụng trỡnh để quản lý chất lượng sản phẩm xõy dựng trong quỏ trỡnh thi cụng;
3.4.3.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, cụng tỏc quản lý chất lượng dự ỏn của Tổng cụng ty bao gồm rất nhiều cụng việc như: đỏnh giỏ tớnh khả thi của dự ỏn thụng qua bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi; xỏc định cỏc nguồn huy động vốn cho dự ỏn với chi phớ huy động vừa phải, phự hợp với dự ỏn; tuyển cỏn bộ quản lý dự ỏn cú năng lực, kinh nghiệm trong cỏc lĩnh vực của dự ỏn; quản lý chất lượng cụng tỏc lập kế hoạch thực hiện dự ỏn; quản lý hoạt động đấu thầu, lựa chọn nhà thầu... Bờn cạnh đú, Ban quản lý dự ỏn cũng phải thăm dũ tỡnh hỡnh thực tế của dự ỏn và thường xuyờn cập nhật cỏc văn bản quy phạm phỏp luật để nắm được cỏc quy định mới đối với cỏc tiờu chuẩn định mức về sản phẩm dự ỏn để từ đú cú cỏch điều chỉnh kịp thời đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự ỏn phự hợp với quy định của phỏp luật. Tuy nhiờn, nổi cộm lờn trong giai đoạn này là hai cụng việc mà Tổng cụng ty phải tiến hành hết