Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác dự thầu tại công ty cổ phần tự động hóa tân phát

Chính vì vậy mà trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp áp dụng đấu thầu đã trở thành phương thức đặc thù vì quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp được bắt đầu bằng hoạt động

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC DỰ THẦU

Một số khái niệm chung

1.1.1 Khái ni ệ m đấ u th ầ u nói chung

Có nhiều cách định nghĩa đấu thầu khác nhau, nhưng theo Quy chế Đấu thầu được ban hành kèm theo Nghị định số 88/ NĐ- CP ngày 01-9-1999 của chính phủ thì đấu thầu được định nghĩa như sau:

“Đấu thầu” là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu Đấu thầu là một phạm trù gắn liền với nền kinh tế hàng hóa, không có sản xuất, không có trao đổi hàng hóa thì không có đấu thầu Đấu thầu thực chất là một hình thức để người mua chọn mua một loại hàng hóa nào đó thỏa mãn các tiêu chuẩn về kỹ thuật được đặt ra và với mức giá có thể chấp nhận được, trong điều kiện có một người mua nhưng có rất nhiều người bán

Liên quan đến khái niệm đấu thầu có một số khái niệm sau đây cần phải được tìm hiểu:

“Dự án” là tập hợp những đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ một công việc, một mục tiêu hoặc yêu cầu nào đó Dự án bao gồm dự án không có tính chất đầu tư

“ Tư vấn” là hoạt động đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho bên mời thầu trong việc xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án

“ Xây lắp” là những công việc thuộc quá trình, hạng mục công trình

“ Hàng hóa” là máy móc phương tiện vận chuyển, thiết bị ( toàn bộ, đồng bộ hoặc thiết bị lẻ), bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng

1.1.2 Khái ni ệ m v ề đấ u th ầ u mua s ắ m hàng hóa

13 Đấu thầu mua sắm hàng hóa là hình thức mua hàng thông qua mời thầu nhằm lựa chọn thương nhân dự thầu đáp ứng được các yêu cầu về giá cả điều kiện kinh tế, kỹ thuật do bên mời thầu đặt ra.[1]

Theo luật thương mại, “ Đấu thầu hàng hóa( mua sắm hàng hóa) là việc mua hàng hóa thông qua mời thầu nhằm lựa chọn thương nhân dư thầu đáp ứng được các yêu cầu về giá cả, điều kiện kinh tế- kỹ thuật do bên mời thầu đặt ra”

Thực chất đây là hình thức cạnh tranh bán Đối với bên mời thầu đây là hình thức chọn hàng hóa, nhà cung cấp, giá cả và các điều kiện khác tối ưu nhất Với nhà thầu thực chất đây là một hình thức tiêu thụ sản phẩm

"Nhà thầu" là tổ chức kinh tế có đủ tư cách pháp nhân tham gia đấu thầu Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà thầu có thể là cá nhân Nhà thầu là nhà xây dựng trong đấu thầu xây lắp; là nhà cung cấp trong đấu thầu mua sắm hàng hoá; là nhà tư vấn trong đấu thầu tuyển chọn tư vấn; là nhà đầu tư trong đấu thầu lựa chọn đối tác đầu tư Nhà thầu trong nước là nhà thầu có tư cách pháp nhân Việt Nam và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam [2]

"Bên mời thầu" là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu

1.1.4 Gói th ầ u, giá gói th ầ u

“Gói thầu’ là toàn bộ dự án hoặc một phần công việc của dự án được phân chia theo tính chất kỹ thuật hoặc trình tự dự án, có quy mô hợp lý và bảo đảm tính đồng bộ của dự án Trong trường hợp mua sắm, gói thầu có thể là một hoặc một loại đồ dùng, trang thiết bị hoặc phương tiện Gói thầu được thực hiện theo một hoặc nhiều hợp đồng( Khi gói thầu được chia thành nhiều phần)

“ Gói thầu quy mô nhỏ” là gói thầu có giá trị dưới 2 tỷ đồng đối với mua sắm hàng hóa hoặc xây lắp

“ Giá gói thầu” là giá được xác định cho từng gói thầu trong theo kế hoạch đấu thầu của dự án trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn chuẩn bị dự án, giá gói thầu phải được người có thẩm quyền chấp thuận trước khi tổ chức đấu thầu

“ Hồ sơ mời thầu” là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu được làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu.[3]

“ Hồ sơ dự thầu” là các tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu

“ Mở thầu” mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ, địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời.[4]

“ Xét thầu” là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng các hồ sơ dự thầu trúng thầu.

Vai trò của công tác đấu thầu

Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế nước nhà, ngày càng có nhiều các dự án đầu tư và xây dựng trong nước cũng như đầu tư nước ngoài Các công trình đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, kỹ thuật, tiến độ và giá cả Vì vậy, câu hỏi đặt ra với các chủ đầu tư là làm thế nào để lựa chọn được các tổ chức và cá nhân có khả năng thực hiện tốt nhất những công việc trong chu trình của dự án

Lịch sử phát triển và quản lý dự án trong nước và quốc tế đã khẳng định, đấu thầu là phương pháp có hiệu quả cao nhất thực hiện mục tiêu này, đảm bảo cho sự thành công của chủ đầu tư Đấu thầu được xem như một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất hiện nay trên cơ sở chống độc quyền, tăng cường khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu

Lợi ích và sự cần thiết áp dụng đấu thầu mua sắm hàng hoá tại Việt Nam

1.3.1 L ợ i ích c ủ a đấ u th ầ u mua s ắ m hàng hoá

- Đối với nhà thầu, thắng thầu đồng nghĩa với việc mang lại công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao uy tín của nhà thầu trên thương trường, thu được lợi nhuận, tích lũy thêm được nhiều kinh nghiệm trong thi công và quản lý, đào tạo được đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật vững tay nghề, máy móc thiết bị thi công được tăng cường

- Hoạt động đấu thầu được tổ chức theo nguyên tắc công khai và bình đẳng, nhờ đó các nhà thầu sẽ có điều kiện để phát huy đến mức cao nhất cơ hội tìm kiếm dự án và khả năng của mình để trúng thầu

- Thúc đẩy nâng cao hiệu quả kinh doanh để khi giá bỏ thầu thấp nhưng vẫn thu được lợi nhuận

- Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn được các nhà thầu có khả năng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu kinh tế, kỹ thuật, tiến độ đặt ra của công trình Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu tư, đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ công trình

- Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư cũng sẽ nắm bắt được quyền chủ động, quản lý có hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án đầu tư do toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu và thực hiện kết quả đấu thầu được tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sau khi chủ đầu tư đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ về mọi mặt

- Để đánh giá đúng các hồ sơ dự thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đấu thầu của chủ đầu tư phải tự nâng cao trình độ của mình về các mặt nên việc áp dụng phương thức đấu thầu còn giúp cho chủ đầu tư nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên

- Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước về đầu tư và xây dựng, quản lý sử dụng vốn một cách có hiệu quả, hạn chế và loại trừ được các tình trạng như: thất thoát lãng phí vốn đầu tư không đáng có trong quá trình thực hiện dự án do sự móc ngoặc giữa bên A và bên B

- Thực hiện đấu thầu là biện pháp quản lý tài chính có hiệu quả và tăng cường các lợi ích kinh tế xã hội khác Qua đấu thầu tạo cơ sở để đánh giá tiềm năng của các đơn vị kỹ thuật cơ sở, cũng như của các đối tác nước ngoài, ngăn chặn được những biểu hiện tiêu cực, tránh được sự thiên vị, đặc quyền đặc lợi

Trước đậy, khi chưa thực hiện hình thức đấu thầu thì Nhà nước phải quản ,lý từ trên xuốn dưới, phải quyết định mọi vấn đề như: đầu tư mua sắm công trình nào, vốn bao nhiêu, ai là người cung cấp lắp đặt thiết bị, trong thời gian bao lâu, chất lượng ra sao… như vậy sẽ dẫn đến hiệu quả quản lý cũng như kinh doanh không cao, tạo nhiều khe hở cho hiện tượng tiêu cực Hiện nay khi thực hiện cơ chế quản lý mới Nhà nước chỉ còn quản lý chất lượng cuối cùng của công trình, quá trình thực hiện như thế nào là do nhà thầu đảm nhiệm và được cụ thể hoá bằng các điều khoản trong hợp đồng và trong hồ sơ dự thầu Đấu thầu còn mang lại cho phía Nhà nước những đầu tư mới về công nghệ, trang thiết bị máy móc hiện đại phục vụ thiết thực cho quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá

1.3.2 S ự c ầ n thi ế t khách quan áp d ụ ng đấ u th ầ u mua s ắ m hàng hóa ở Vi ệ t nam

Các tổ chức, doanh nghiệp thuộc khu vực Nhà nước tiến hành mua sắm chịu một trách nhiệm đặc biệt là đảm bảo không lãng phí vốn của công Dù vốn đó là vốn lưu động bình thường của họ hay từ nguồn vốn phân bổ đặc biệt thì các cơ quan thực hiện mua sắm cũng phải sử dụng vốn đó để mua sắm được hàng hoá, công trình hay dịch vụ đúng như mục tiêu đã định, đúng thời điểm cần mua và thu được giá trị cao nhất với số tiền đã bỏ ra

Tại Việt nam, vấn đề quản lý vốn XDCB hiện vẫn đang là một vấn đề lan giải, còn bộc lộ nhiều yếu kém Hiện tượng tiêu cực xảy ra ngày càng nhiều làm ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, chất lượng công trình, bên cạnh đó là sự tiêu cực trong giao thầu, nhận thầu, ngiệm thu công trình…Trước tình hình tiêu cực như vậy thì việc áp dụng phương thức đấu thầu trong xây lắp cũng như trong mua sắm hàng hoá là một đòi hỏi cấp thiết, là một hướng tích cực có nhiều ưu thế hơn hẳn so với phương thức giao thầu theo kế hoạch trước đây của chúng ta

Kinh nghiệm quản lý của các nước trên thế giới đã chỉ ra rằng chỉ có thể hoàn thành được trách nhiệm đó nếu thực hiện mua sắm bằng đấu thầu trong khu vực quốc doanh Nếu thích hợp, thì cạnh tranh công khai là một phương pháp thầu mua sắm được ưa dùng hơn Tại các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, đấu thầu là một hình thức được áp dụng rộng rãi trong xây dưng cơ bản Chính phủ những nước này có những quy định bắt buộc phải thực hiện đấu thầu với những công trình do Nhà nước đầu tư Ví dụ như tại Mỹ, mọi công trình do Chính phủ đầu tư thực hiện trên lãnh thổ Mỹ đều phải qua đấu thầu Tuy nhiên, chính phủ Mỹ cũng quy định nhưng công trình không bắt buộc đấu thầu (các công trình bí mật quốc gia, công trình cấp bách nhằm đối phó với thiên tai, chiến tranh…)

Tính ưu việt của phương thức đấu thầu được chứng minh khá rõ bằng kết quả thu được của các nước trên thế giới và nước ta thời gian qua, cùng những lợi ích mà nó đem lại cho tất cả các bên tham gia Với lẽ đó, đấu thầu được coi là một thủ tục chính thức trong khu vực kinh tế công cộng, là yêu cầu tất yếu khách quan cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường

Cần phải hiểu một cách chính xác rằng, đấu thầu là một phương pháp giao dịch hình thành từ sự kết hợp nhuần nhuyễn và tinh tế giữa các yếu tố kinh tế, pháp lý, kỹ thuật và tài chính với các nguyên lý của khoa học quản lý, tổ chức Với tính chất là một phương pháp giao dịch phổ biến, co hiệu quả cao, đấu thầu ngày càng được nhìn nhận như một điều kiện thiết yếu để đảm bảo thành công cho các nhà đầu tư cả ở khu vực Nhà nước và khu vực tư nhân, cả đầu tư trong nước và đầu tư nước ngoài

Một số tính chất và Nguyên tắc đấu thầu mua sắm hàng hóa [5]

Tính bình đẳng được thể hiện ở chỗ mọi nhà thầu đều được đối xử một cách công bằng để tạo được một môi trường cạnh tranh hoàn hảo nhất Mọi nhà thầu đều được Bên mời thầu cung cấp những thông tin liên quan một cách đầy đủ nhất và giống nhau, họ đều chịu một cơ chế thẩm định và một thang điểm thống nhất giống nhau, mọi hình thức móc ngoặc, thiên vị đều vi phạm nguyên tắc đấu thầu

Chỉ khi nào đấu thầu thoả mãn tính bình đẳng thì nhà thầu mới có một môi trường cạnh tranh thực sự và mới đem lại lợi ích thực sự cho chủ đầu tư cũng như các nhà thầu

Trong đấu thầu mọi quyết định đưa ra đều không thể sửa đổi được sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ dự thầu, các đề xuất của nhà thầu sẽ được niêm phong và giữ kín cho đến ngày mở thầu Trong quá trình đánh giá, Bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ một số nội dung trong hồ sơ dự thầu nhưng không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu, đặc biệt là giá dự thầu Những giải đáp của nhà thầu dẫn đến sự thay đổi giá dự thầu đã đề xuất đều bị loại trừ và không được tiếp tục xem xét

Về phía chủ đầu tư họ cũng phải giữ nguyên những quy định trong hồ sơ mời thầu, nếu có thay đổi thì phải gia hạn nộp hồ sơ dự thầu, trong quá trình xét duyệt các hồ sơ dự thầu Bên mời thầu không được thay đổi thang điểm và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu

* Tính bảo mật: Để đạt được sự cạnh tranh bình đẳng, tất cả các đề xuất về tài chính, kỹ thuật của nhà thầu đều phải được giữ bí mật tuyệt đối, không ai trong hội đồng xét thầu được phép lấy hoặc sao chép hồ sơ dự thầu sau khi đã đến tay chủ đầu tư

Bên mời thầu phải thảo trước thang điểm để đánh giá hồ sơ dự thầu và điều này cũng phải được giữ bí mật tuyệt đối trong suốt thời gian đấu thầu

* Tính có thể tiếp cận:

Tính có thể tiếp cận được thể hiện là thiên chí của Bên mời thầu luôn tạo điều kiện cho các nhà thầu tiếp cận được tới hợp đồng Cụ thể, Bên mời thầu luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của nhà thầu một cách nhanh chóng, đầy đủ bằng văn bản, tạo điều kiện cho các nhà thầu đi thăm công trường hoặc gia hạn hợp đồng trong thời hạn cho phép để nhà thầu chuẩn bị kỹ đơn dự thầu

* Tính hình thức: Đấu thầu là một quy trình phải làm theo đúng mọi thủ tục và thông lệ có tính quy luật cao mà Bên mời thầu và nhà thầu phải tuân theo để đảm bảo không có một sai phạm nào về hành chính, kỹ thuật, hành chính ảnh hưởng đến kết quả đấu thầu

* Tính khách quan: Để lựa chọn nhà thầu tối ưu, ngoài giá cả, Bên mời thầu còn phải xem xét các yếu tố khác như tính năng kỹ thuật, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành… Các tiêu chí đánh giá khách quan phải được vạch ra trong tài liệu đấu thầu, nó cần được áp dụng một cách khách quan và thường kèm theo một thang điểm được lượng hoá

1.4.2 M ộ t s ố nguyên t ắ c c ủ a đấ u th ầ u mua s ắ m hàng hóa Đấu thầu nói chung và đấu thầu mua sắm hàng hoá: Theo Hiệp hội quốc tế các kỹ sư tư vấn ( FIDIC ) tuân theo một số nguyên tắc sau:

1.4.2a Nguyên t ắ c c ạ nh tranh v ớ i đ i ề u ki ệ n ngang nhau

Mỗi cuộc đấu thầu đều phải thực hiện với sự tham dự của một số nhà thầu có đủ năng lực để thi hành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng thầu và thông tin cung cấp cho họ phải ngang bằng nhau nhất thiết không có sự phân biệt đối xử

Các nhà thầu phải nhận đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết, và có hệ thống về quy mô, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng công trình hay hàng hoá dịch

20 vụ cần cung ứng, về tiến độ và điều kiện thực hiện (có nghĩa là bên mời thầu phải nghiên cứu, tính toán cân nhắc thấu đáo để tiên liệu rất kỹ và chắc chắn về mọi yếu tố có liên quan, phải cố tránh chuẩn bị sơ sài tắc trách)

1.4.2c Nguyên t ắ c đ ánh giá công b ằ ng

Các hồ sơ dự thầu phải được đánh giá một cách không thiên vị theo cùng một chuẩn mực và được đánh giá bởi Hội đồng xét thầu có đủ tư cách và năng lực Lý do để được chọn hay bị loại phải được giải thích đầy đủ để tránh sự ngờ vực

1.4.2d Nguyên t ắ c trách nhi ệ m phân minh

Theo nguyên tắc này không chỉ nghĩa vụ, quyền lợi của các bên lien quan được đề cập và chi tiết hoá trong hợp đồng, mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từng phần việc đều được phân định rõ ràng để không một sai sót nào không có người chịu trách nhiệm Mỗi bên có liên quan đều phải biết rõ mình phải gánh chịu những hậu quả gì nếu có sơ xuất và do đó mỗi bên đều phải nỗ lực tối đa trong việc kiểm soát bất trắc và phòng ngừa rủi ro

Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức áp dụng [6]

1.5.1 Hình th ứ c l ự a ch ọ n nhà th ầ u a Đấu thầu rộng rãi Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng các nhà thầu tham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu b Đấu thầu hạn chế Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là

5) có đủ năng lực tham dự Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền

22 hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận Hình hức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau :

+ Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu

+ Các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế

+ Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế c Chỉ định thầu

Chỉ định thầu là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng

Hình thức này chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt sau :

+Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, địch hoạ, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ dự án (người được người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án) được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày quyết định chỉ định thầu, chủ dự án phải báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền về nội dung chỉ định thầu, người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền nếu phát hiện chỉ định thầu sai với quy định phải kịp thời xử lý

+ Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, bí mật an ninh, bí mật quốc phòng do Thủ tướng chính phủ quyết định

+ Gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ đồng đối với mua sắm hàng hoá, xây lắp dưới 500 triệu đồng đối với tư vấn Bộ tài chính quy định cụ thể về chỉ định thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đoàn thể, doanh nghiệp Nhà nước; đồ dùng, vật tư, trang thiết bị phương tiện làm việc thông thường của lực lượng vũ trang

+ Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu của cơ quan tài trợ vốn, do tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột xuất của dự án, do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định thầu trên cơ sở báo cáo thẩm định của Bộ kế hoạch và Đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan liên quan khác

+ Phần vốn Ngân sách dành cho dự án của các cơ quan sự nghiệp để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu về quy hoạch phát triển kinh tế, quy hoạch phát triển ngành, quy hoạch chung xây dựng đô thị và nông thôn, đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện thì không phải đấu thầu, nhưng phải có hợp đồng cụ thể và giao nộp sản phẩm theo đúng quy định

+Gói thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi của dự án đầu tư thì không phải đấu thầu, nhưng chủ đầu tư phải chọn nhà tư vấn phù hợp với yêu cầu của dự án Khi áp dụng hình thức chỉ định thầu thì phải xác định rõ 3 nội dung sau:

- Lý do chỉ định thầu

- Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu

- Giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho chỉ định thầu (riêng gói thầu xây lắp phải có thiết kế và dự toán được phê duyệt theo quy định) d Chào hàng cạnh tranh

Hình thức này áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 2 tỷ đồng Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở chào hàng của bên mời thầu.Việc chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng Fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác e Mua sắm trực tiếp

Hình thức mua sắm đặc biệt được áp dụng trong trường hợp bổ xung hợp đồng cũ đã thực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu g Mua sắm đặc biệt

Hình thức này được áp dụng với các ngành hết sức đặc biệt mà nếu không có những quy định riêng thì không thể đấu thầu được Cơ quan quản lý ngành phải xây dựng quy trình thực hiện đảm bảo các mục tiêu của quy chế đấu thầu và có ý kiến thoả thuận của Bộ kế hoạch và Đầu tư để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định

1.5 2 Ph ươ ng th ứ c đấ u th ầ u a Đấu thầu một túi hồ sơ

Là phương thức mà nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp b Đấu thầu 2 túi hồsơ

Là phương thức mà nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề nghị xuất giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá Phương thức này chỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn c Đấu thầu hai giai đoạn

Phương thức này áp dụng cho những trường hợp sau :

+ Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên

+ Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp

+Dự án thực hiện hợp đồng chìa khoá trao tay ( là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc, thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký)

Quá trình thực hiện phương thức này như sau :

Giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình

Quy trình tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa [7]

1.6.1 Đ i ề u ki ệ n th ự c hi ệ n đấ u th ầ u

Các cơ quan, đơn vị sử dụng nguồn ngân sách nhà nước chỉ được tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá khi đảm bảo các điều kiện sau:

* Kế hoạch đấu thầu được người có thẩm quyền phê duyệt;

Nội dung của kế hoạch đấu thầu bao gồm: Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ; ước tính giá của từng gói thầu; hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức áp dụng; thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu; phương thức và thời gian thực hiện hợp đồng

* Hồ sơ mời thầu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt

(Nội dung của hàng hoá hồ sơ mời thầu được trình bầy cụ thể trong quy trình tổ chức đấu thầu)

1.6.1 2 Đ i ề u ki ệ n d ự th ầ u Để được tham gia dự thầu, nhà thầu cần có những điều kiện sau:

+ Có giấy đăng ký kinh doanh

+ Có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu

+Chỉ được tham gia một đơn dự thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên doanh dự thầu Trường hợp Tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán phụ thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu dưới hình thức là nhà thầu chính (liên danh hoặc đơn phương)

1.6.1 3 Bên m ờ i th ầ u không đượ c tham gia v ớ i t ư cách là nhà th ầ u đố i v ớ i gói th ầ u do mình t ổ ch ứ c

1.6.2 Trình t ự t ổ ch ứ c đấ u th ầ u mua s ắ m hàng hóa

Việc tổ chức đấu thầu mua sắm hành hóa được thực hiện theo trình tự sau:

Việc sơ tuyển nhà thầu phải được tiến hành đối với các gói thầu có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên nhằm lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu Sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo các bước sau a Lập hồ sơ sơ tuyển, bao gồm:

+ Phụ lục kèm theo b Thông báo mời sơ tuyển c Nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển d Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển e Trình duyệt kết quả sơ tuyển f Thông báo kết quả sơ tuyển

1.3.2.2 Lập hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu bao gồm: a Thư mời thầu b Mẫu đơn dự thầu c Chỉ dẫn đối với nhà thầu d Các điều kiện ưu đãi (nếu có)

27 e Các loại thuế theo quy định của pháp luật f Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật g Tiến độ thi công h Tiêu chuẩn đánh giá i Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng j Mẫu bảo lãnh dự thầu k Mẫu thoả thuận hợp đồng l Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng

1.6.2.2: G ử i th ư m ờ i th ầ u ho ặ c thông báo m ờ i th ầ u

Gửi thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển, các gói thầu tư vấn đã có danh sách ngắn được chọn Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi

Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu bao gồm : a Tên và địa chỉ bên mời thầu b Khái quát dự án, địa điểm, thời gian thực hiện và các nội dung khác c Chỉ dẫn việc tìm hiểu hồ sơ mời thầu d Các điều kiện tham gia dự thầu e Thời gian, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu

1.6.2.3 : Nh ậ n và qu ả n lý h ồ s ơ d ự th ầ u a Nhận hồ sơ dự thầu

Bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu do nhà thầu trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu

Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu (trừ tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của

28 bên mời thầu) Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi lại cho nhà thầu theo nguyên trạng

Nếu nhà thầu muốn sửa đổi hoặc thay đổi hồ sơ đã nộp, nhà thầu phải có văn bản thông báo xin sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu và Bên mời thầu phải nhận được đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu quy định trong hồ sơ dự thầu

Bên mời thầu có trách nhiệm bảo mật hồ sơ dự thầu của các nhà thầu đã nộp Hồ sơ dự thầu gửi qua Fax còng phải được bảo mật như hồ sơ được gửi theo cách khác b Quản lý hồ sơ dự thầu

Việc quản lý hồ sơ dự thầu được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ ‘Mật’

Việc mở thầu được tiến hành theo trình tự sau:

Bên mời thầu mời đại diện của từng nhà thầu và có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý có liên quan đến tham dự mở thầu để chứng kiến

Việc mở thầu được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu được mời

- Thông báo thành phần tham dự

- Thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu

- Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu

- Mở lần lượt các túi hồ sơ dự thầu, đọc và ghi lại thông tin chủ yếu

(Tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu, giá trị thầu trong đó giảm giá, bảo lãnh dự thầu (nếu có) và những vấn đề khác)

- Thông qua biên bản mở thầu

Trình tự dự thầu mua sắm hàng hóa [8]

Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu Trình tự dự thầu mua sắm hàng hóa các doanh nghiệp tham dự đấu thầu được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp tham dự đấu thầu bởi lẽ nó chính là bước để người bán tiếp cận được với người mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu Các nhà đầu tư có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủyếu sau:

- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới

- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu

Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay không dự thầu Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế

Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có)

Trong trường hợp công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo

Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo

Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu

Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không

Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu

Nội dung của hồ sơ dự thầu mua sắm hàng hóa bao gồm:

1 Các nội dung về hành chính, pháp lý a Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền) b Bản sao giấy đăng ký kinh doanh c Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ(nếu có)

35 d Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu) đ Bảo lãnh dự thầu

2 Các nội dung chứng minh tính phù hợp của hàng hóa a Phạm vi và tiến độ cung cấp b Kế hoạch cung ứng, vận chuyển, bảo quản lắp đặt thiết bị c Phương tiện phục vụ vận chuyển, lắp đặt và hiệu chỉnh thiết bị d Các biện pháp đảm bảo chất lượng, bảo hành thiết bị, bảo hành lắp đặt và dịch vụ sau bán hàng

3 Các nội dung về thương mại, tài chính a Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết b Điều kiện tài chính(nếu có) c Điều kiện thanh toán

Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu

Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao" Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định

Bước 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)

Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tùy

36 theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì

Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu của các doanh nghiệp

1.8.1 Ch ỉ tiêu s ố l ượ ng công trình trúng th ầ u và giá tr ị trúng th ầ u

Giá trị trúng thầu thường được tính trong thời gian một năm, là giá trị của tất cả các gói thầu mà nhà thầu tham gia và trúng thầu, số gói thầu trúng thầu là tổng số gói thầu mà nhà thầu đã tham gia và đã trúng Thông qua hai chỉ tiêu trên có thể tính thêm chỉ tiêu giá trị trung bình một gói thầu đã trúng để đánh giá một cách đầy đủ hơn

1.8.2 Ch ỉ tiêu xác su ấ t trúng th ầ u

+ Xác suất trúng thầu theo số gói thầu, là tỷ lệ phần trăm giữa số gói thầu đã trúng và số gói thầu đã tham gia dự thầu trong một thời gian nhất định

+ Xác suất trúng thầu theo giá trị, là tỷ lệ phần trăm giữa tổng giá trị của các gói thầu đã trúng và tổng giá trị của các gói thầu đã tham gia dự thầu trong một thời gian nhất định

1.8.3 Ch ỉ tiêu v ề l ợ i nhu ậ n thu đượ c:

Gồm tổng số lợi nhuận thu được từ các gói thầu và chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận của từng gói thầu Đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả thực hiện các gói thầu đồng thời phản ánh hiệu quả cạnh tranh trong đấu thầu mua sắm hàng hoá

1.8.4 Ch ỉ tiêu uy tín c ủ a doanh nghi ệ p trên th ị tr ườ ng cung c ấ p hàng hóa Đây là chỉ tiêu định tính mang tính chất bao trùm Nó có liên quan tới tất cả các chỉ tiêu trên và nhiều yếu tố khác như: hoạt động marketing, quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức Nếu uy tín của doanh nghiệp trên thị trường cao thì sẽ tăng khả năng thắng thầu doanh nghiệp

Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thắng thầu của một tổ chức cung cấp hàng hóa [12]

1.9.1 N ă ng l ự c c ủ a t ổ ch ứ c tham gia đấ u th ầ u a Năng lực về máy móc thiết bị sản xuất hàng hóa (đối với các doanh nghiệp sản xuất)

Thiết bị sản xuất là yếu tố rất quan trọng đối với việc thực hiện cung cấp hàng Chi phí máy móc thiết bị thường chiếm từ 15%-20% giá thành sản phẩm hàng hóa Thiết bị, máy móc sản xuất không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành hàng hóa mà còn ảnh hưởng đến năng lực uy tín của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án cung cấp hàng hóa Năng lực và máy móc thiết bị sản xuất hàng hóa sẽ được các nhà thầu giới thiệu trong hồ sơ dự thầu, nó chứng minh cho bên mời thầu biết được khả năng huy động nguồn lực về máy móc thiết bị sản xuất đảm bảo đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư b Kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính

Nhân tố này có tác động không nhỏ tới kết quả đánh giá chung của bên mời thầu đối với nhà thầu Đối với những dự án có quy mô lớn yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì đây là nhân tố khá quan trọng và sẽ chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng điểm đánh giá nhà thầu của bên mời thầu c Năng lực về tài chính

Năng lực tài chính cũng là một yếu tố quyết định lợi thế của nhà thầu khi tham gia tranh thầu Năng lực tài chính được bên mời thầu xem xét ở các khía cạnh sau:

- Doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế

- Vốn lưu động trong vòng 3 đến 5 năm gần đây

Trong vốn lưu động, khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp là chỉ tiêu hết sức quan trọng, bởi vì nguồn vốn đáp ứng nhu cầu trong bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn vay Vì vậy, khả năng vay vốn dễ hay khó có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Đồng thời việc làm rõ nguồn vốn huy

38 động để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà doanh nghiệp phải trình bày để chủ đầu tư xem xét đánh giá Bên cạnh năng lực tài chính thì tài chính lành mạnh cũng ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của nhà thầu Tình hình tài chính lành mạnh biểu hiện qua kết quả sản xuất kinh doanh cũng như sự hợp lý và linh hoạt trong cơ cấu tài chính của doanh nghiệp Một hệ số nợ cao (hệ số nợ/vốn chủ sở hữu) sẽ ảnh hưởng xấu tới khả năng huy động huy động vốn cho việc thực hiện dự án d Năng lực, trình độ của cán bộ tham dự thầu

Năng lực và trình độ của cán bộ tham dự thầu như kiến thức, kinh nghiệm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ tham dự thầu, ấn tượng của chủ đầu tư từ đó sẽ ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp

1.9.2 Kh ả n ă ng c ạ nh tranh c ủ a Doanh nghi ệ p a Giá dự thầu

Trong cuộc chạy đua trên thương trường, giá dự thầu là một trong những yếu tố quyết định đến việc"được" hay "mất" của mỗi nhà thầu Ở góc độ chủ đầu tư, thường chọn nhà thầu có giá bỏ thầu thấp, nhưng phải đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, chất lượng của gói thầu và nhà thầu phải thuyết minh được khả năng thực hiện dự án với giá dự thầu đã tính toán Như vậy, giá dự thầu là tiêu chuẩn quan trọng quyết định khả năng thắng thầu của nhà thầu Để có được giá dự thầu hợp lý vừa được chủ đầu tư chấp nhận vừa phải đảm bảo bù đắp chi phí và đạt được mức lãi dự kiến của doanh nghiệp xây dựng thì trong quá trình xây dựng giá dự thầu cần chú ý:

- Nhà thầu phải thu thập được đầy đủ tài liệu thông tin chi tiết rõ ràng về quy mô, yêu cầu của gói thầu trong hồ sơ mời thầu Xây dựng được đơn giá dự thầu phù hợp với quy định của nhà nước và sát với thực tế khảo sát trên thị trường

- Để có giá dự thầu thấp, nhà thầu phải tính toán so sánh kỹ lợi nhuận thu được với chi phí bỏ ra Điều này tuỳ thuộc vào trình độ kinh nghiệm của cán bộ trong nhà thầu và đặc biệt là cán bộ chỉ đạo thực hiện dự án b Tiến độ thi công, cung cấp hàng hóa

Vấn đề đảm bảo tiến độ thi công, cung cấp hàng hóa được chủ đầu tư đánh giá rất cao Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu về tiến độ thi công, cung cấp hàng hóa của chủ đầu tư được đánh giá ở hai nội dung:

- Mức độ đảm bảo tổng tiến độ quy định trong hồ sơ mời thầu

- Sự hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục

Như vậy nếu nhà thầu nào đưa ra được biện pháp tiến độ thi công, cung cấp hàng hóa hợp lý, rút ngắn được thời gian cung cấp hàng hóa thì khả năng trúng thầu sẽ cao hơn (với các điều kiện tương ứng khác) c Khả năng về kỹ thuật chất lượng

Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tiêu chuẩn về khả năng đáp ứng các yêu cầu về kỹthuật và chất lượng do nhà thầu đưa ra được bên mời thầu coi là một trong các tiêu chuẩn để xem xét đánh giá d Khả năng giao tiếp, quảng cáo của doanh nghiệp

Xét trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, cung cấp hàng hóa, cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp này không kém phần khốc liệt, thậm chí còn gay gắt hơn ở các lĩnh vực khác Vì vậy, thông qua giao tiếp, quảng cáo doanh nghiệp xây dựng có thể tuyên truyền về hình ảnh và uy tín của công ty chủ yếu thông qua các thành tích mà công ty đã đạt được (Các dự án mà công ty đã thực hiện cùng các chứng chỉ chất lượng, các bằng khen) và năng lực của công ty (trình độ kỹ thuật, trình độ quản lý) để chiếm được lòng tin của chủ đầu tư

1.9.3 Nh ữ ng nhân t ố bên ngoài t ổ ch ứ c a Tình hình đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp tham gia dự thầu là các nhà thầu khác có cùng ngành nghề sản xuất kinh doanh, cùng tham gia những công trình cần đấu thầu

Nếu tiềm lực của đối thủ cạnh tranh là tương đối lớn về năng lực tài chính, năng lực máy móc thiết bị, uy tín nhà thầu trên thị trường thì khả năng trúng thầu với nhà thầu sẽ giảm

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TỰ ĐỘNG HÓA TÂN PHÁT

Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát(TAN PHAT AUTOMATION

Trụ sở chính: km 2+500 đường Phan Trọng Tuệ, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Điện thoại: 043.6857776 Fax: 043.6857775

Email: info@tpa.com.vn Website: www.tpa.com.vn

Người đại diện theo pháp luật:

Họ và tên : NGUYỄN QUỐC ĐẠT Chức danh: Giám đốc

Công ty Cổ Phần Tự Động Hóa Tân Phát là một trong những công ty hàng đầu

Việt Nam về lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại, kỹ thuật ; thực hiện thi công gói thầu

EPC hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu từng công đoạn từ: Tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị chuyển giao công nghệ cho đến dịch vụ bảo hành, bảo trì dài hạn theo tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và tiêu chuẩn chất lượng

Ngày đầu mới thành lập công ty chỉ gồm có 05 người được tách ra từ tổng công ty là

Công Ty CP Thiết Bị Tân Phát

Năm 2006 công ty chỉ sản xuất và kinh doanh một số lĩnh vực như :sản xuất thiết bị điện tử, tự động hóa,các thiết bị cho trạm cân và kinh doanh các thiết bị dạy nghề

Năm 2007: công ty mở rông kinh doanh, sản xuất thêm một số lĩnh vực mới là :sản xuất thiết bị khí nén thủy lực, kinh daonh các thiết bị điện công nghiệp

Năm 2008 xét thấy nhu cầu thị trường về các thiết bị điện lạnh, điều hòa không khí và các khu công nghiệp được mở ra rất nhiều và nhu cầu về các dây chuyền sản xuất lắp ráp tăng cao nên công ty cũng xâm nhập và thị trường này Đến nay các lĩnh vực mà công ty sản xuất và kinh doanh vẫn được duy trì và đều đem lại lợi nhuận cho công ty và lĩnh vực chủ đạo của công ty đó là sản xuất và kinh doanh về thiết bị điện tử và các thiết bị dạy nghề Ban đầu công ty mới thành lập gặp rất nhiều khó khăn như tìm đối tác, nguồn hàng,… nhưng với kinh nghiệm và quyết tâm của ban lãnh đạo đã đưa công ty đi vào quỹ đạo, đến nay nhân viên của công ty là hơn 60 người Đạt được những thành tích như: Cúp vàng thương hiệu việt năm 2007, Huy chương vàng do Bộ Công Nghiệp cấp năm 2007, Giải thưởng sản phẩm dich vụ thương hiệu Việt hội nhập WTO, Cúp vì sự nghiệp phát triển doanh nhân Việt Nam

Trải qua một thời gian xây dựng và phát triển công ty đã đat được những thành công, bước đầu tạo dựng được vị thế nhất định và đang dần trở thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với các đối tác và bạn hàng ở trong nước và quốc tế.

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

BP.KCS BP.Bảo Trì P.Nghiên cứu phát triển

BP Hỗ trợ Điện tử

Cơ khí Điện p.Sản xuất lắp ráp Điện tử

P.kế toán Phó Giám Đốc 2

BP.Hành chính nhân sự BP Vật tư P Kinh Doanh,

- Giám đốc: Trực tiếp điều hành công ty, có trách nhiệm, quyền hạn cao nhất trong các hoạt động của công ty và là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh và phương hướng của công ty, cũng như nâng cao đời sống người lao động

- Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, báo cáo trước giám đốc về tình hình kinh doanh của công ty

- Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm đề ra các quy định về sử dụng, bảo quản máy móc

- P Kế Toán: Có chức năng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty theo quy định

-P.Kinh doanh- Dự án: Chịu trách nhiệm chính trong việc tham dự thầu của công ty như lập hồ sơ dự thầu, tiếp xúc với các chủ đầu tư, kí kết hợp đồng khi công ty thắng thầu, theo dõi xúc tiến thục hiện dự án, phụ trách kiểm tra, hiệu chỉnh và chạy thử thiết bị trước khi giao cho khách hàng Báo cáo hàng tuần tiến độ thực hiện các hợp đồng cho Phó Giám đốc kinh doanh

-Bộ phận hành chính nhân sự: Tổ chức quản lý nhân sự, lập kế hoạch tiền lương, và thực hiện quyết toán hàng năm, giải quyết chế độ chính sách lao động , tuyển dụng, đào tạo nâng bậc cho người lao động, tổ chức các hoạt động, thi đua khen thưởng, kỷ luật và công tác

- BP.Vật tư: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cung ứng vật tư ,nhập hàng hóa vào đầy đủ theo yêu cầu của từng dự án mà công ty đang thực hiện Chịu trách nhiệm chuyển hàng hóa đến công trình khách hàng không để vật tư ứ đọng

-BP.KCS: Có chức năng quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khi bắt đầu cho đen skhi kết thúc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, công nghệ nhằm tạo điều kiên cho quá trình sản xuất được diễn ra liện tục tạo ra những sản phẩm đạt yêu cầu theo thiết kế ban đầu

-BP.Bảo trì: Có nhiệm vụ bảo trì các cật tư , thiết bị và máy móc, sản phẩm mà công ty đã sản xuất ra hoặc mua về đảm bảo khi sử dụng, giao hàng các sản phẩm đó vẫn đạt yêu cầu

-BP.Nghiên cứu phát triển: Gồm các bộ phận như: bộ phận hỗ trợ, điện, cơ khí, điện tử có chức năng ngiên cứu và phát triển về sản phẩm mới.Nghiên cứu, tìm kiếm các quá trình sản xuất, chế biến, lắp ráp, vận hành, phối hợp… tối ưu, các quy trình sản xuất (đối với sản phẩm), quy trình phục vụ (đối với dịch vụ), quy trình vận hành (đối với máy móc) Thiết kế, chuyển giao công nghệ các sản phẩm mà công ty yêu cầu Chuẩn bị máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty, theo dõi kiểm tra tình trạng và khả năng sử dụng các loại máy móc, thiết bị Đảm bảo các bản thết kế đúng theo yêu cầu trong hợp đồng

-BP.Sản xuất lắp ráp: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, lắp đặt thiết bị theo tiêu chuẩn của công ty.

Lĩnh vực hoạt động chính

Thiết bị điện tử tự động hóa

Thiết bị khí nén, thủy lực

Thiết bị điện lạnh, điều hòa không khí

Từ năm 2008 đến nay Kinh doanh:

Các thiết bị điện công nghiệp

Các thiết bị cho dây chuyền lắp ráp

Các thiết bị điện tử, tự động hóa

Các thiết bị cho trạm cân

Xây dựng lắp đặt hệ thống thoát nước, xử lý nước thải, hệ thống điều hòa

Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát

Trong bối cảnh quá trình hội nhập kinh tế các công ty sản xuất kinh doanh thiết bị nói chung, Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát nói riêng đều phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt của mọi cơ sở sản xuất về cùng một chủng loại sản phẩm Vì vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển luôn phải chú trọng đến công nghệ sản xuất, áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật và sản xuất phải luôn đổi mới, mua sắm thêm hoặc nâng cấp dây chuyền máy móc thiết bị để có thể tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao uy tín với khách hàng

Nhận thức được đều đó, công ty đã nỗ lực khai thác mọi tiềm năng nhằm cải tạo nâng cấp thiết bị máy móc để nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm

Với diện tích nhà xưởng rộng hơn 1500m2 gồm 01 phân xưởng sản xuất khắc in, 01 phân xưởng sản xuất điện, điện tử và khối văn phòng Đối với nhân viên các phòng ban như kinh doanh, kế toán, NCPT,vật tư đều được công ty trang bị cho máy tính , máy fax, máy in, máy photo để phục vụ hoạt động của mỗi phòng Khi cần đi công tác xa công ty có xe để đưa đón Đối với phòng SXLR đều được trang bị những máy móc hiện đại và có công suất hoạt động cao như máy khoan , cắt,mài, máy tiện…

Ngoài ra khuôn viên làm việc của công ty rất rộng rãi, thoáng mát không khí làm việc rất trong lành

2.1.4.2 Đặ c đ i ể m v ề th ị tr ườ ng và khách hàng

Như chúng ta đã biết sản phẩm xuất ra nhằm thỏa mãn, đáp ứng nhu cầu thị trường nên yếu tố thị trường có ảnh hưởng rất nhiều tới việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Đối với Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát trong giai đoạn này thì yếu tố thị

46 trường càng đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Hiện nay , mặc dù chủng loại sản phẩm của công ty rất đa dạng nhưng có thể chia ra hai loại thị trường sau:

- Thị trường công nghệp: Đây là thị trường mà nhà nước đang quan tâm, ưu tiên phát triển Do đó các nhu cầu về phụ tục máy móc thiết bị cũng sẽ tăng theo Đây là thị trường rất nhều tiềm năng mà công ty có thể khai thác tận dụng

- Các trường dạy nghề, đào tạo ( đối vớii sản phẩm của công ty như : phụ trợ đào tạo, thiết bị đào tạo, Mô hình giàn trải ổn áp…) Đây là một thị trường quen thuộc đối với công ty và cũng là khách hàng quan trong đối với công ty Công ty đã và đang hợp tác như Trường Trung Cấp Nghề 26/3, Trường Cao Đẳng Nghề Số 8, Sở Lao Động Thương Binh Xã Hội Vì vậy công ty cần quan tâm đến thị trường này

- Hiện nay công ty phải cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt và quyết liệt Các đối thủ cạnh tranh của công ty bao gồm: Công ty cơ khí của quân đội, còn công ty Santec,Sytec, Herachibori(Nhật Bản), điều này làm cho những khó khăn của công ty càng tăng thêm và việc quan tâm chú trọng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty thực sự là điều kiện để Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát có thể tồn tại và phát triển

Vốn là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh trong bất kỳ doanh nghiệp nào Nó là một trong những yếu tố cơ bản tạo nên kết quả của hàng hóa dịch vụ Để thấy rõ về tình hình nguồn vốn của công ty, ta xem xét bảng số liệu về cơ cấu nguồn vốn và nguồn vốn của Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát

Bảng 1: Cơ cấu nguồn vốn của Công Ty CP Tự Động Hóa Tân Phát năm 2010-2012

Số tiền % Số tiền % Số tiền %

(Nguồn báo cáo tài chính của Công Ty CP TĐH Tân Phát năm 2010-2012)

Thông qua bảng trên ta thấy: Thứ nhất là vốn lưu động trong công ty thường chiếm một tỷ lệ rất cao 92% - 95% Vốn lưu động năm 2010 là 19.168.068 nghìn đồng (chiếm

95% vốn kinh doanh) , năm 2011 là18.028.221 nghìn đồng (chiếm 92% vốn kinh doanh), năm 2012 là 25.958.495 nghìn đồng (chiếm 93% vốn kinh doanh) Chứng tỏ tốc độ chu chuyển hàng hóa trong công ty không ngừng và tình hình kinh doanh của công ty phát triển theo chiều hướng tốt Vì vậy, muốn sử dụng vốn hiệu quả thì công ty cần luôn tập trung vào công tác huy động vốn và bảo quản nguyên vật liệu cho tốt.Tuy nhiên vốn lưu động nhìn chung tuy có tăng về số tuyệt đối nhưng đang có xu hướng giảm về tỷ trọng bởi vì vốn cố định của công ty qua các năm có xu hướng tăng cả về số tuyệt đối lẫn tỷ trọng

Thứ hai, ta thấy vốn cố định của công ty cũng tăng trong các năm qua từ 904.526 nghìn đồng năm 2010(chiếm 05% vốn kinh doanh) tăng lên 2.051.325 nghìn đồng năm

2012 (chiếm 07% vốn kinh doanh) bởi vì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển và mở rộng nên công ty mua thêm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Thứ ba, khoản nợ phải trả của công ty vẫn luôn chiếm một tỉ lệ lớn, thường là 78%

- 85% trong tổng nguồn vốn Điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của công ty, từ đó làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty Tuy nhiên mặt khác ta thấy tổng số tài sản lưu động của công ty qua các năm đều lớn hơn các khoản nợ phải trả từ đó cho có thể biết được việc sử dụng và quản lý vốn của công ty là khá tốt và tình hình tài chính của doanh nghiệp là lành mạnh

Thứ tư,nguồn vốn từ 20.072.594 nghìn đồng năm 2010 tăng lên tới 28.009.821 nghìn đồng năm 2012 và tỷ trọng NVCSH trong ba năm cũng tăng mạnh từ 15% năm

2010 lên 22% năm 2012 điều này đồng nghĩa với tỷ trọng của khoản phải trả cũng giảm

2.1.4.4 Tình hình k ế t qu ả s ả n xu ấ t kinh doanh

Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP TĐH Tân Phát từ năm 2010-2012

( Đơn vị tính: Nghìn đồng)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - 23.573

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ(3=2-1)

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ(5=3-4)

6 Doanh thu hoạt động tài chính 26.199 14.497 12.632

8 Chi phí quản lý kinh doanh 1.665.346 1.638.545 2.861.978

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh(9=5+6-7-8)

13 Tổng lợi nhuận trước thuế(13=9+12)

14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 25.307 36.218 65.754

15 Lợi nhuận sau thuế TNDN(15-

(Nguồn báo cáo tài chính của công ty CP TĐH Tân Phát năm 2010-2012 )

Qua bảng số liệu 04 ta thấy: Trong giai đoạn 2010-2011 kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty về cả ba chỉ tiêu doanh thu, thuế, lợi nhuận của năm 2011 đều giảm so với năm 2011 Xảy ra điều này là do năm 2011 doanh thu bán hàng bị giảm trong khi đó lợi nhuận khác giảm, chi phí tài chính tăng so với năm 2010 Đến năm 2012 thì doanh thu bán hàng lại có sự tăng đột biến cụ thể là doanh thu bán hàng năm 2011 là 20.724.526 nghìn đồng đến năm 2012 doanh thu bán hang là

56.690.922 nghìn đồng(tăng 35.966.396 nghìn đồng), tốc độ tăng doanh thu thuần là 36,5% Lợi nhuận sau thuế năm 2011 là 104.254nghìn đồng tăng lên tới 309.990 nghìn đồng năm 2012 Trong khi đó năm 2012 được các chuyên gia kinh tế đánh giá là một năm khó khăn đối với các doanh nghiệp Nhưng công ty Tân Phát vẫn kinh doanh tốt và doanh thu bán hàng tăng mạnh so vói các năm trước

Tuy nhiên nhìn chung các năm lợi nhuận của công ty tăng không tương ứng với tốc độ tăng trưởng cụ thể năm 2010 doanh thu thuần của công ty là 24.039.505 nghìn đồng mà lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 119.350 Tương tự ở các năm sau là 20.724.526 nghìn đồng doanh thu - 104.254 nghìn đồng LNST(năm 2011), 56.690.922 nghìn đồng doanh thu – 309.990 nghìn đồng LNST(năm 2012).

Cơ cấu đặc điểm đội ngũ lao động

Tổng số lao động hiện có tại công ty : 63 người

Bảng 3: Cơ cấu lao động công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát

Trình độ Phân bố lao động trong các bộ phận

+ 24 kỹ sư tốt nghiệp đại học

+ 15 nhân viên tố nghiệp hệ cao đẳng kỹ thuật

+ 15 nhân viên trung cấp và bằng nghề

- Cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực sản xuất lắp đặt: 35 người

- Cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực kinh doanh: 7 người

- Cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực thiết kế, công nghệ:

- Trong lĩnh vực khác: 06 người

(Nguồn: Bộ phận nhân sự - Công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát)

• Nhìn chung do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến máy móc, cơ khí mà số lượng nhân viên nam chiếm đa số là 50 người/63 người

• Số người có trình độ đại học , kỹ sư chiếm 52,3%, trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 47,6%

Công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát là công ty mới thành lập và là công ty tư nhân nên yêu cầu nhân viên phải có trình độ và thực lực nên tất cả các cán bộ công nhân viên tại công ty đều làm việc tích cực

Về mặt tiền lương công ty đã áp dụng nhiều hình thức trả lương hợp lý, phản ánh đúng giá trị sức lao động của cán bộ công nhân viên, từ đó tạo được tâm lý thoải mái và năng suất lao động tăng lên rõ rệt Công ty đã áp dụng các hình thức trả lương như trả lương theo sản phẩm, theo thời gian, theo công việc hoàn thành, trả lương thêm giờ…

Ngoài ra cán bộ công nhân viên còn được hưởng một số chế độ: khen thưởng theo quý, năm, tiền bồi dưỡng khi làm việc vào các ngày lễ tết, hàng năm được tổ chức đi thăm quan, nghỉ mát, khen thưởng các cháu đạt học sinh giỏi là con em các cán bộ công nhân viên.

năm 2010-2012

Quy trình tham gia dự thầu của công ty

Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu Về trình tự tham gia thực hiện công tác dự thầu của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

- Sau gia d h 2: Sơ đồ c 1 : Tìm k

Công vi tiếp của ph nhiều nguồn u thập thôn ng lai gần tr uy trì mối q g cấp hàng o lập quan tỉnh , sở L các ban ng u khi có đư dự thầu

Ký kết hợp thực hiện kiếm thông iệc này do hó giám đố n thông tin ng tin về cá rên các phư quan hệ vớ hóa như cá n hệ với cá Lao động T gành ược thông p đồng kin

Tìm kếm công tác th tin về các bộ phận K ốc công ty. n và các các ác công trì ương tiện t ới những ch ác trường C ác cơ quan Thương bin tin về công nh doanh( n p hồ sơ dự Chuẩn bị với chủ đầ m thông tin

52 ham dự thầ công trình

Kinh Doanh Để có đượ ch tiếp cận ình cần đấu thông tin đ hủ đầu tư Cao đẳng, quản lý n nh Khánh H g trình cần

2 ầu của công h cần đấu th h – Dự Án ợc thông ti n khác nhau u thầu và c đại chúng n mà công ty Trung cấp nhà nước cá Hòa…) để n đấu thầu, hầu), theo ham gia mở sơ dự thầu m gia sơ tuy ng trình cầ g ty hầu đảm nhiệm in về các g u: ác công trì như đài, báo y đã từng c nghề ác cấp chín lấy thông công ty lự dõi thực hi ở thầu u yển (nếu có ần đấu thầu m và đặt dư gói thầu côn ình dự định o, tivi có công trì nh quyền ( tin về kế h ựa chọn cô iện hợp đồ ó) u ưới sự chỉ đ ng ty sử dụ h đầu tư tro ình nhận th

( sở Giáo d hoạch đầu ng trình th ng đạo ụng ong hầu dục u tư ham

Bước 2: Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có)

Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người của bộ phận Kinh Doanh – Dự Án theo dõi suốt quá trình đấu thầu công trình và tiến hành tiếp xúc với chủ đầu tư Qua buổi tiếp xúc với chủ đầu tư công ty tìm hiểu các thông tin như: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo về công gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này

Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận Kinh Doanh – Dự Án lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các gói thầu trước đó, gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển

Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty Trước khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều được thực hiện chu đáo với các phần việc như: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể

Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung Các tài liệu như: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng sẽ được các bộ phận chuẩn bị đầy đủ dựa vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng như yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời

Việc lập giá dự thầu: Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng Kinh Doanh- Dự Án kết hợp với phòng nghiên cứu phát triển, phòng thiết kế bóc tách khối lượng công việc lập giá dự thầu Việc lập giá dự thầu dựa trên cơ sở giá không cao hơn giá mà chủ đầu tư đưa ra, mặt khác đối với các sản phẩm mà công ty sản xuất giá dự thầu có thể tính theo công thức sau:

Giá d th u chi phí s ả xu ất s ản ph ẩm x 1,8 giá yêu c ủ chủ đ ầu tư

Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu

Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ Kinh Doanh –Dự Án sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu và nộp cho bên mời thầu Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu

Bước 5: Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng

Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công gói thầu và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng Sau đấy, công ty sẽ tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công

Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phòng kinh doanh – dự án đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thực hiện dự án và làm cầu nối giữa công ty với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện công trình Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu tư.

Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tham dự thầu của công ty

2.2.2.1 Năng lực của công ty a Năng lực về máy móc thiết bị sản xuất hàng hóa

Trong những năm qua, để đáp ứng nhu cầu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác đấu thầu nói riêng, công ty luôn chú trọng và thường xuyên đổi mới phương tiện, máy móc thiết bị để tạo ra những sản phẩm chất lượng uy tín đối cới

55 khách hàng hiện tại máy móc thiết bị của công ty bao gồm Hệ thống máy móc thiết bị của công ty gồm:

Bảng 4 : Các loại máy móc thiết bị của công ty

Stt Tên máy móc thiết bị Số lượng Xuất sứ

2 Máy Khoan Tự Động 1 Đài loan

3 Máy cắt các loại 3 Việt Nam

6 Máy cắt tôn 2 Liên Xô, Việt Nam

(Nguồn phòng Sản xuất lắp ráp – công ty CP tự động hóa Tân Phát)

Các máy loại máy móc, thiết bị của doanh nghiệp ở bảng trên là những loại phù hợp với nhu cầu thi công và đạt hiệu quả cao, bên cạnh đó máy móc thiết bị của công ty được trang bị đồng bộ, phù hợp với giá cả vàchất lượng sản phẩm do máy móc thiết bị đó sản xuất ra Số lượng và chủng loại máy móc thiết bị của công ty hiện có đa số là máy móc nhập khẩu và đang được sủ dụng phổ biến ở các doanh nghiệp thuộc ngành tự động hóa b, Kinh nghiệm của công ty trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính

Trong những năm qua công ty tham gia sản xuất và kinh doanh ở rất nhiều lĩnh vực như : thiết bị điện tử, tự động hóa, thiết bị điện lạnh, khí nén thủy lực, điện lạnh, thiết bị dạy nghề, dây truyền lắp ráp…

Trong khoảng ba năm trở lại đây công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát đã thực hiện hàng trăm các hợp đồng lớn nhỏ khác nhau, nhất là thực hiện các gói thầu thuộc các trương trình mục tiêu quốc gia Vì vậy công ty tự tin có thể thực hiện , đảm nhận những gói thầu có yêu cầu cao trên toàn quốc

56 c, Năng lực tài chính của công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát

Năng lực tài chính cũng là một yếu tố quyết định lợi thế của nhà thầu khi tham gia tranh thầu Năng lực tài chính được bên mời thầu xem xét ở các khía cạnh sau:

• Hiêu quả sử dụng vốn của công ty

Trong nguồn vốn của doanh nghiệp thì, khả năng huy động và quay vòng vốn lưu động của doanh nghiệp là chỉ tiêu hết sức quan trọng, bởi vì nguồn vốn đáp ứng nhu cầu trong bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn lưu động Vì vậy, khả năng huy động vốn dễ hay khó có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng thắng thầu của doanh nghiệp

Bảng 5 : Hiệu quả sử dụng vốn của công ty CP Tự Động Hóa Tân Phát

6 Số vòng quay vốn KD (4):(3) 1,19 0,73 2,90

7 Số vòng quay vốn CĐ (4):(1) 26,57 14,02 27,63

8 Số vòng quay vốn LĐ (4):(2) 1,25 1,154 2,18

9 Hiệu quả sử dụng vốn CĐ(5):(1) 0,159 0,095 0,183

10 Hiệu quả sử dụng vốn LĐ(5):(2) 0,0075 0,0078 0,0145

11 Số ngày của 1 vòng quay vốn LĐ

(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty CP TĐH Tân Phát năm 2010-2012)

Qua bảng số liệu ta thấy:

- Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng vốn lưu động là :

Năm 2011: 0,0078 đồng, tăng so với năm 2010 là 0,0003 đồng

Năm 2012:0,0145 đồng, tăng so với năm 2011 là 0,0067 đồng

Số lợi nhuận tạo ra từ đồng vốn lưu động của năm 2010 là thấp nhất Phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty trong năm 2010 còn thấp Năm 2011 tuy hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng so với năm 2010 nhưng chưa cao Đến năm 2012 hiệu quả sử dụng vốn của công ty đã được cải thiện hơn so với các năm trước nhưng vẫn còn thấp

- Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng vốn cố định là:

Năm 2011: 0,095 đồng, giảm so với năm 2010 là 0,064 đồng

Năm 2012: 0,183 đồng, tăng so với năm 2012 là 0,088 đồng

Hiệu quả sử dụng vốn cố định trong năm 2011 là thấp nhất Đến năm 2012 nhờ có sự cố gắng nỗ lực của toàn Công ty nên Công ty đã tăng được mức doanh doannh lợi vốn cố định cũng như vốn lưu động, làm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong năm

- Số vòng quay vốn kinh doanh qua các năm đạt được là:

Năm 2011 : 0,73 vòng, giảm 0,46 làn so với năm 2010

Năm 2012 : 2,90 vòng, tăng 1,17 lần so với năm 2011

Số vòng quay vốn kinh doanh năm 2012 đạt cao nhất Năm 2011 số vòng quay vốn là thấp nhất chỉ đạt 0,73 vòng, giảm 0,46 lần so với năm 2010 Nhìn chung số vòng quay vốn của công ty là thấp làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

- Số vòng quay vốn lưu động của công ty qua các năm là :

Năm 2011: 1,15 vòng, giảm 0,1 lần so với năm 2010

Năm 2012: 2,18 vòng, tăng 1,03 lần so với năm 2011

Số vòng quay vốn lưu động tăng giảm thất thường qua các năm Điều này phản ánh năng lực quản lý sử dụng vốn kinh doanh của Công ty không tốt Năm 2011 là năm trì trệ nhất

- Số vòng quay vốn cố định qua các năm là:

Năm 2011: 14,02 vòng, giảm 12,55 lần so với năm 2010

Năm 2012: 27,63vòng, tăng 13,61 lần so với năm 2011

Nhìn chung số vòng quay vốn cố định của Công ty có xu hướng tăng Số vòng quay vốn cố định ngày càng nhiều sẽ tạo điều kiện cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cũng như nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn thì việc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động sẽ góp phần quan trọng trong việc giải quyết nhu cầu về vốn cho công ty Khi tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động có thể làm giảm được vốn lưu động mà vẫn đảm bảo được khối lượng công việc công tác, phục vụ và kinh doanh như cũ Đồng thời do tăng tốc độ luân chuyển vốn công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng thêm doanh và là điều kiện để cho chủ đầu tư đánh giá xem xem xét khả năng đáp ứng gói thầu của công ty, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu cho công ty

• Các chỉ tiêu tài chính

Bảng 6: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của công ty Tự Dộng Hóa Tân Phát năm

(Đơn vị tính: nghìn đồng)

STT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012

(Nguồn báo cáo tài chính của công ty CP TĐH Tân Phát năm 2010-2012)

Thứ nhất về doanh thu của các năm biến động không đều, năm 2011 doanh thu của công ty giảm so với năm 2010 là 3.314.797 nghìn đồng hay giảm 13,79% Nguyên nhân của việc giảm doanh thu trong năm 2011 là do :

+ Sự cạnh tranh của các đối thủ trong nước ngày mà càng gay gắt hơn Ngày càng có nhiều doanh nghiệp quân đội, dân sự tham gia vào đấu thầu (có lúc tới 9 đơn vị tham gia đấu thầu) Mặt khác trong số các doanh nghiệp cạnh tranh với Công ty thì có một số doanh nghiệp có ưu thế hơn vì vậy 90% danh mục sản phẩm ký được trong năm này là sản phẩm mới và khó, vừa nghiên cứu chế thử vừa thực hiện hợp đồng nên kém hiệu quả

+ Trong năm có hợp đồng với Sở Lao Động – Thương Binh Xã Hội Khánh Hòa với giá trị 2.718.601.000 đồng chậm tiến độ giao hàng nên không được quyết toán đến năm 2012 thì mới giao được cho khách hàng Nguyên nhân khách quan của việc chậm

60 tiến độ giao hàng là do cơ cấu sản phẩm rất phức tạp, tỷ trọng sản phẩm nhỏ, đơn chiếc là chủ yếu dẫn đến thời gian chuẩn bị kỹ thuật kéo dài Điều này kéo theo việc chuẩn bị tổ chức sản xuất cũng kéo dài, làm cho quá trình tổ chức sản xuất trở nên phức tạp, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh Nguyên nhân chủ quan là sự chỉ đạo điều hành sản xuất, chỉ đạo chuẩn bị kỹ thuật của trưởng bộ phận SXLR thiếu kiên quyết, bên cạnh đó, bộ phận vật tư không cung ứng đầy đủ thiết bị nên dẫn tới chậm tiến độ sản xuất Đến năm 2012 doanh thu của công ty tăng mạnh so với hai năm trước đó, nhất là tăng 35.966.396 nghìn đồng ( tương ứng tăng 173% ) đối với năm 2011 là do công ty đã chủ động tăng sản phẩm chủ lực của công ty như các sản phẩm hỗ trợ đào tạo cho các trường dạy nghề( các mô hình giàn trải, mô hình máy điều hòa ), các máy móc phục vụ cho các công ty sản xuất( robot, tay gắp, băng tải…) và đa dạng hóa sản phẩm hơn như cung cấp thêm các mặt hàng liên quan đến máy nổ, máy phát công nghiệp Bên cạnh đó năm 2012 công ty đã thắng được nhiều gói thầu hơn

Thứ hai về lợi nhuận:

Tình hình công tác dự thầu của công ty trong 3 năm 2010-2012

2.2.3.1 Các gói thầu công ty đã tham dự và trúng thầu

Tuy được tách ra từ Tổng Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát Từ năm 2006 nhưng Công ty chỉ thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trường kể từ cuối năm 2009 Khi mà tham gia đấu thầu trở thành phương tiện chính để công ty có được hợp đồng cung cấp hàng hóa thiết bị cho công ty

Như vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới được thực hiện tại công ty 3 năm gần đây Về kết quả cụ thể trong 3 năm qua công ty đã tham gia đấu thầu hơn 75 gói thầu với tổng giá trị 503.795 tỷ đồng và trúng được 38 gói thầu với tổng giá trị trúng thầu là 105.454 tỷ đồng Trong đó, đặc biệt là 2 gói thầu ký kết với trường Cao Đẳng Nghề Nha Trang và trường Trung Cấp Nghề Kontum với tổng giá trị 27,2 tỷ đồng Đây là những gói thầu thuộc trương trình mục tiêu quốc gia việc làm năm 2011

Bảng 7: Các công trình đã trúng thầu của công ty từ năm 2010-2012

STT Năm Tên Dự Án Tên Chủ Đầu Tư Giá trị hợp đồng (nghìnVNĐ)

Nội Dung Cấp Chủ Yếu

1 2010 Gói thầu:” Thiết bị thực hành điện cơ bản

Trường Cao Đẳng Nghề Mỏ hữu nghị - Vinacomin

2.354.520 Thiết bị thực hành điện

2 2010 Gói thầu : “ Cung cấp thiết bị cho đào tạo năm 2010”

Trường CĐN Cơ Điện Tây Bắc

Thiết bị lắp ráp điện thử và phương tiện đo”

Nhà máy A41, Quân chủng PK-

463.547 Thiết bị lắp ráp điện tử

4 2010 Đầu tư thiết bị dạy nghề thuộc trương trình mục tiêu quốc gia việc làm năm 2010

Trường Cao Đẳng Nghề Vũng Tàu

2.486.000 Bàn và thiết bị thực hành

5 2010 Cung cấp các thiết bị Công ty cổ phần 3.452.000 Thiết bị hàn

64 hàn, hàn tự động cho công ty Cổ Phần Đại

Cơ kỹ thuật Đại Cơ-

MIG/MAG, hàn tự động

6 2010 Gói thầu:” Đầu tư thiết bị cho công ty cổ phần CNTT Hạ Long- Quảng Ninh năm 2010”

Công ty cổ phần CNTT Hạ Long –Quảng Ninh

1.087.000 Máy cắt nhiệt tự Động CNC

7 2010 Đầu tư mua mới thiết bị dạy nghề, phục vụ giảng dạy thuộc chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục và đào tạo năm 2010

Mô hình cắt bổ động cơ

8 2010 Cung cấp thiết bị vật tư

Công ty Cổ Phần Lilama 3

9 2010 Đầu tư mua mới thiết bị dạy nghề, phục vụ giảng dạy thuộc chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục và đào tạo năm 2011

Trường Cao Đẳng Nghề Mỏ hữu nghị - Vinacomin

3.192.657 Thiết bị thủy lực, khí nén

10 2011 Cung cấp vật tư , thiết bị

Công ty chế tạo giàn khoan dầu khí

11 Thuộc chương trình mục tiêu quốc gia về việc làm và dạy nghề -

Dự án đổi mới và phát triển dạy nghề của trường Cao Đẳng Nghề

Kỹ Thuật – Công nghệ Tuyên Quang năm

Kỹ Thuật – Công nghệ Tuyên Quang

462.248 Mô hình giàn trải, bàn thực hành

Trung Cấp Nghề Vạn Ninh

Sở Lao Động Thương Binh và

2.718.601 Thiết bị cơ khí, sửa chữa xe máy, điện công nghiệp, tin học, điện lạnh, hàn tiện, điện dân dụng và thiết bị nghề du lịch nữ công

13 2011 Gói thầu:”Sửa chữa, mua sắm bổ xung thiết bị dạy nghề điện”

Trường Cao Đẳng Nghề GTVT Đường Thủy 1

14 2011 Đổi mới và phát triển dạy nghề

Trường Cao đẳng Nghề Phú Thọ

1.425.100 Thiết bị nghề điện công nghiệp

15 2011 Đổi mới và phát triển thiết bị dạy nghề thuộc trương trình mục tiêu quốc gia việc làm

Trường Cao Đẳng nghề cơ khí nông nghiệp

1.668.240 Thiết bị dạy học nghề điện công nghiệp

16 2011 Gói thầu: “Đầu tư mua sắm thiết bị thực hành, thực tập của khoa điện – điện tử năm 2012 của trường Cao Đẳng Nghề Điện Tử - Điện Lanh Hà Nội”

Trường Cao Đẳng Nghề Điện

17 2011 Gói thầu: “ Mua sắm thiết bị phổ biến phục vụ phát triển ngành và phát triển kinh tế xã hội địa phương Thuộc trương trình mục tiêu quốc gia việc làm 2011

Trường trung cấp nghề Kontum

6.738.500 Thiết bị điện , cơ điện tử, PLC

18 2011 Gói thầu: “ Mua sắm trang thiết bi dạy nghề khoa điện “

Trường Cao Đẳng nghề Đà Lạt

19 2012 Đầu tư mua mới thiết bị theo chương trình

Trường Cao Đẳng Nghề Mỏ

67 mục tiêu quốc gia về gióa dục đào tạo năm

20 2012 Gói thầu” Mua sắm trang thiết bị Phục vụ cho công tác giảng dạy tai Trường Cao Đẳng nghề Thái Thịnh

Trường Cao Đẳng nghề Thái Thịnh

1.542.000 Cánh tay robot, mô hình băng tải

21 2012 Nghề trọng điểm của trường Cao Đẳng Nghề Nha trang giai đoạn 2011-2015 thuộc trương trình mục tiêu quốc gia việc làm và dạy nghề

Trường Cao Đẳng Nghề Nha Trang

15.977.500 Thiết bị nghề điện công nghiệp, công nghệ thông tin

22 2012 Thuộc kế hoạch mua thiết bị, phương tiện dạy học từ nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên của trường Cao Đẳng Nghề

Kỹ Thuật – Công nghệ Tuyên Quang năm

Kỹ Thuật – Công nghệ Tuyên Quang

23 2012 Thuộc chương trình mục tiêu quốc gia về

68 việc làm và dạy nghề -

Dự án đổi mới và phát triển dạy nghề của trường Cao Đẳng Nghề

Kỹ Thuật – Công nghệ Tuyên Quang năm

Công nghệ Tuyên Quang nghiệp

24 2012 Đổi mới thiết bị dạy nghề kỹ thuật máy lạnh điều hòa không khí của Trường Trung Cấp Nghề Nhân Đạo

Trường Trung Cấp Nghề Nhân Đạo

25 2012 Đổi mới thiết bị dạy nghề của trường Trung Cấp Nghề Thủ Đức

Trường Trung Cấp Nghề Thủ Đức

26 2012 Đầu tư thiết bị mới của công ty Cổ phần xây lắp Hải Long-Hải Phòng công ty Cổ phần xây lắp Hải Long-Hải Phòng

1.200.000 Hệ thống máy phun bi làm sạch, máy hàn tự động và bán tự động

27 2012 Cung cấp máy cắt nhiệt tự động, máy CNC cho công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thái Sơn, công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thái Sơn, Hải phòng

28 2012 Thuộc chương trình mục tiêu quốc gia về việc làm và dạy nghề -

Dự án đổi mới và phát triển dạy nghề của trường Trung cấp nghề Cựu Chiến Binh

Trường trung cấp nghề Cựu Chiến Binh

2.458.000 Mô hình kem đa giàn trải, mô hình sản xuất nước đá cây

29 2012 Cung cấp vật tư , thiết bị

Công Ty Khoa Học Thiết Bị và Công Nghệ

583.247 Máy cắt nhiệt tự động CNC

30 2012 Thuộc chương trình mục tiêu quốc gia về việc làm và dạy nghề -

Dự án đổi mới và phát triển dạy nghề của trường trung cấp nghề nhân đạo

Trường trung cấp nghề nhân đạo

1.023.000 Các mô hình phục vụ dạy học

31 2012 Đầu tư thiết bị dạy nghề cho trường Trung Cấp nghề Thủ Đức năm 2012

Trường trung cấp nghề thủ đức

32 2012 Cung cấp thiết bị Công ty Thiết bị

33 2012 Cung cấp thiết bị và thi Trường cao đẳng 2.012.000 Thiết bị

70 công lắp đặt hệ thống điều hòa không khí, nén khí, hệ thống điện nghề 26-3 điện, khí nén

34 2012 Dự án Đổi mới và phát triển dạy nghề kỹ thuạt máy lạnh và điều hòa không khí”

Trường Cao Đẳng nghề Công nghệ Hà Tĩnh

1.784.012 Trạm cung cấp, trạm phân loại

35 2012 Dự án: mua sắm tài sản năm 2012

Công ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Hệ Thống

861.015 Hệ Thống Đào tạo Điều Khiển sensor

36 2012 Gói thầu:” Mua sắm thiết bị dạy nghềcho các trường trung cấp được lựa chon đầu tư nghề trọng điểm năm 2011-2015”

Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Minh Giang

1.027.056 Mô hình tủ điện công nghiệp, PLC

37 2012 Gói thầu: “ Mua thiết bị phương tiện phục vụ công tác giảng dạy”

Trường Cao Đảng nghề Quy Nhơn

498.542 Màn hình giao diện với PLC Omron

38 2012 Gói thầu: “ Mua SẮm thiết bị điện- điện tử”

Trường Trung Cấp Nghề Số 4

2.758.154 Thiết bị đo độ bền cách điện

Từ những kết quả nêu trên có thể thấy được những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh chủ động tìm kiếm thông tin đấu thầu của các đơn vị mời thầu trên toàn quốc

2.2.3.2 Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận trong công tác dự thầu tại công ty

Từ cuối năm 2009, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền cung cấp hàng hóa, thiết bị thì công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh doanh – dự án phối hợp với phòng thiết kế, nghiên cứu phát triển để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có phân chia từng bộ phận đảm nhiệm những công việc khác nhau trong từng khâu của việc lập hồ sơ thầu

Bảng 8 : Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu trong công ty Cổ Phần Tự Động Hóa Tân Phát

STT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp

I Phần 1: Đơn Chào Hàng Kinh doanh - Dự án Nghiên cứu phát triển, Vật tư

1 Đơn chào hàng Kinh doanh - Dự án Nghiên cứu phát triển, Vật tư

II Phần 2 : Tài liệu chứng minh kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu

1 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh – Đăng ký thuế

Kinh doanh - Dự án Kế toán

2 Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-

Kinh doanh - Dự án Kế toán

3 Giấy chứng nhận chất lượng

Kinh doanh - Dự án Kế Toán

4 Giới thiệu năng lực Công ty Kế Toán Kinh doanh - Dự án

5 Báo cáo về kinh nghiệm năng lực của công ty trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính

Kế toán Kinh doanh - Dự án

6 Năng lực nhân sự HC-NS Kinh doanh - Dự án

7 Báo cáo tóm tắt năng tài chính các năm

Kế toán Kinh doanh - Dự án

8 Báo cáo tài chính ( bản sao công chứng)

Kế toán Kinh doanh - Dự án

9 Danh mục các hợp đồng tiêu biểu đã thực hiện các năm gần đây

10 Bảo lãnh dự thầu Kế toán

III Phần 3: Tài liệu chứng minh tính phù hợp của hàng hóa

1 Bản cam kết Kinh doanh - Dự án Nghiên cứu phát

73 triển, sản xuất lắp ráp

2 Phạm vi và tiến dộ cung cấp Thiết kế, Sản xuất lắp ráp

3 Kế hoạch cung ứng, vận chuyển, bảo quản , lắp đặt thiết bị

Kinh doanh - Dự án Sản xuất lắp ráp

4 Kế hoạch đào tạo, vận hành hướng dẫn sử dung

Sản xuất lắp ráp, Thiết kế

5 Sơ đồ bố trí cán bộ kỹ thuật lắp đặt, vận hành chuyển giao công nghệ

Sản xuất lắp ráp, thiết kế

Kinh doanh - Dự án, HCNS

IV Biếu giá chào Thông số kỹ thuật, bản vẽ, catalogue thiết bị

1 Biểu giá chào Kinh doanh - Dự án Vật tư, Nghiên cứu phát triển

2 Thông số kỹ thuật Thiết kế

4 Catalogue thết bị Kinh doanh - Dự án Thiết kế

1 Khảo sát hiện trường Thiết kế Kinh doanh - Dự

2 Tham khảo giá Kinh doanh - Dự án

VI Các công việc kết thúc

1 Duyệt hồ sơ Giám đốc

2 In , đóng gói thông tin Kinh doanh - Dự án

3 Nộp hồ sơ dự thầu Kinh doanh - Dự án

Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận dự án theo dõi từng bộ phận thực hiện, thường xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời Nhưng mặt khác, thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự thầu trên đây cũng còn bộc lộ những hạn chế Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những người tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau:

Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach đấu thầu hàng tháng song chưa đề ra chiến lược tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế của công ty, dẫn đến việc đưa ra các biện pháp tranh thầu thường mang tính chất tình thế và bị động

Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của thị trường và quan trọng hơn là yếu tố giá cả Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tính cạnh tranh của giá dự thầu

Trên đây là một vài nguyên nhân làm cho chất lượng công tác dự thầu của công ty chưa được cải biến rõ rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp thực hiện đã được thiết lập tốt hơn

2.2.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác dự thầu của công ty

2.2.3.3a Chỉ tiêu số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu

Bảng 9: Số lượng công trình trúng thầu và giá trị trị trúng thầu của công ty năm 2010-2012

Năm Số công trình trúng thầu Giá trị bình quân một công trình trúng thầu

Số lượng Giá trị(nghìn đồng)

Nhìn vào bản trên ta có thể thấy số lượng công trình trúng thầu của công ty có xu hướng tăng trong các năm 2010-2012 tuy nhiên số lượng công trình trúng thầu của công ty năm 2010 và năm 2011 không hề tăng và giá trị của công trình trúng thầu năm 2011 giảm so với năm 2010

Năm 2012 số công trình trúng thầu của công ty tăng đột biến hơn năm 2011 là 11 công trình Nguyên nhân là do :

‐ Công ty đã rút được kinh nghiệm khi tham gia dự thầu từ 2 năm trước là năm

2010, 2011 như chất lượng hồ sơ thầu được cải thiện hơn ít sai sót hơn và giá dự thầu cũng được công ty chú trọng hơn

‐ Công ty chú trọng hơn về nhân sự tham gia quá trình tham dự thầu cụ thể như tuyển thêm người vào bộ phận dự án từ 4 người lên 8 người năm 2012 Phân chí cụ thể từng công việc mà nhân viên phụ trách hạn chế thực hiện công việc cồng chéo lên nhau

‐ Năm 2012 công ty cũng đã có uy tín thông qua các công trình đã thực hiện

‐ Công ty biết lựa chọn những dự án đấu thầu phù hợp với năng lực của mình, tránh tình trạng tham gia tràn lan dẫn đến trượt thầu gấy tốn kém cho công ty mà không mang lại lợi ích gì

Tuy nhiên nhìn chung cả ba năm giá trị bình quân của một công tình trúng thầu cũng chưa cao chỉ hơn 2 tỷ đồng Công ty cần phải tìm biện pháp khắc phục tình trạng trên

2.2.3.3b Chỉ tiêu xác suất trúng thầu

Bảng 10: Xác suất trúng thầu của công ty năm 2010 - 2012

Số công trình dự thầu

Số công trình trúng thầu

Giá trị bình quân một công trình trúng thầu

Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu của công ty chưa cao, xác xuất trúng thầu chỉ đạt 45% năm 2010, đạt 47% năm 2011 chỉ có năm 2012 đạt 71% và giá trị bình quân một gói thầu mà công ty thắng thầu trong ba năm 2010, 2011, 2012 tương đối thấp là khoảng hơn 2 tỷ đồng

Đánh giá chung công tác dự thầu của công ty trong những năm qua

Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường Công tác đấu thầu đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu

79 cầu việc làm của công ty Đặc biệt là việc trúng thầu các gói thầu lớn thuộc mục tiêu quốc gia giúp cho công ty giữ được chỗ đứng tại thị trường trong nước

Bộ phận Kinh Doanh – Dự Án đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hướng Đầu tư mua sắm trang thiết bị mới cho các trường nghề của Nhà nước và các cơ quan, ban ngành Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến lược và sách lược trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra Đã huy động một đội ngũ kỹ sư, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt vềmặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài như với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu tư

Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 2012, công ty Cổ Phần Tự Động Hoá Tân Phát đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm các gói thầu cung cấp hàng hóa ở các lĩnh vực mới như cung cấp trang thiết bị liên quan đến CNTT, mạng truyền hình,…và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định được chỗ đứng cũng như uy tín của công ty trên thị trường

2.3.2 Nh ữ ng t ồ n t ạ i trong công tác d ự th ầ u t ạ i công ty

- Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty

- Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực hiện Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu

- Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu

- Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường nhưng khả năng cạnh tranh yếu Khả năng Marketing trong thương trường trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động

- Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, còn cứng nhắc thiếu sự linh hoạt đôi khi còn chưa nắm bắt kịp về sự thay đổi giá của thiết bị trên thị trường nên đưa ra giá lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhưng không có hiệu quả.( ví dụ như gói thầu “ Thiết bị thực hành điện” Của Trường Cao Đẳng nghề Mỏ Hữu Nghị Phải làm lại 2 lần vì giá chào thầu cao hơn so với giá mà nhà thầu chấp nhận được)

- Khả năng tự chủ về tài chính thấp, chưa đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những gói thầu có giá trị lớn, thời gian thực hiện dài

- Thời gian thực hiện một gói thầu kéo dài hơn thời gian qua định của gói thầu gây mất uy tín cho công ty đối với chủ đầu tư

2.3.3 Nguyên nhân ch ủ y ế u c ủ a nh ữ ng t ồ n t ạ i trên

- Lực lượng cán bộ Phòng dự án còn mỏng có thời điểm một nhân viên dự án phải trực tiếp tham gia, theo dõi hơn 10 dự án một lúc dẫn tới tình trạng không kiểm soát nổi dự án, công việc chồng chéo lên nhau, tiến độ dự án không kịp , gây qua sức cho nhân viên và chưa phát huy hết sức mạnh tổng hợp của các phòng ban như phòng thiết kế, phòng vật tư, phòng sản xuất lắp ráp

- Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chưa gắn chặt với tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh Thêm vào đó, công tác khảo sát công trình, giá cả đôi khi chưa sát thực tế

- Về công tác tiếp thị, Marketing thì công ty cũng chưa có bộ phận này, công việc này tam thời vẫn do nhân viên thuộc phòng dự án đảm nhiệm

- Một số công trình do chủ đầu tư có sự sắp đặt trước do đó mặc dù giá dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng nhưng vẫn bị trượt

- Việc sai mã vật tư, đặt mã vật một cách vô tội vạ của bộ phận thiết kế (một vật tư khi thiết kế lại có những 4 mã, vật tư khác nhâu lại có mã giống nhau dẫn tới việc xuất kho cho bên sản xuất không được, làm chậm tiến độ sản xuất Bên cạnh đó nhân viên xuất kho không linh hoạt trong việc mã vật tư chỉ khác một dấu cách, khác một dấu gạch chéo cũng không xuất được kho Bộ phận vật tư đang thiếu người nên việc cung ứng vật tư cho công ty không kịp, có những vật tư đặt mua 2 tháng mới có hàng

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TỰ ĐỘNG HÓA TÂN PHÁT

Định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh 5 năm 2013-2018 của công ty Cổ Phần Tự Động Hóa Tân Phát

3.1.1 Đị nh h ướ ng phát tri ể n

Trong giai đoạn 2013 – 2018 , Công ty cổ phần tự động hóa Tân Phát tập trung hướng đến việc xây dựng một tập đoàn kinh tế năng động Tiếp tục theo đuổi các chiến lược chính trong chính sách phát triển với mục tiêu trở thành các doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và dịch vụ công nghiệp, là nhà cung cấp thiết bị và các giải pháp truyền động, tích hợp hệ thống đo lường và điều khiển tự động số 1 tại Việt Nam

3.1.2.1 Mục tiêu về nhân sự

• Củng cố đoàn kết và tinh thần xây dựng: Sự đoàn kết và tinh thần xây dựng đồng tâm hiệp lực là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển của Công ty cổ phần tự động hóa Tân Phát Mọi chính sách, chương trình sẽ phải được thực thi theo chủ trương trên nhằm đảm bảo cho sự thành công của công cuộc xây dựng và phát triển Công

83 ty cổ phần tự động hóa Tân Phát theo mục tiêu đã đề ra Các thành phần tham gia cũng sẽ phải gắn trách nhiệm và được hưởng lợi từ sự phát triển đó

• Đào tạo và nâng cao năng lực điều hành quản lý, năng lực khoa học kỹ thuật, năng lực ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, … cho cán bộ công nhân viên, hướng đến phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao để phục vụ tốt hơn cho khách hàng,

• Tăng cường phát triển nguồn nhân lực: Bước vào thế kỷ 21, để thoả mãn các yêu cầu của nền kinh tế tri thức, chất lượng của nguồn nhân lực được Công ty cổ phần tự động hóa Tân Phát đặc biệt quan tâm Theo đó, các cán bộ công nhân viên của Công ty cổ phần tự động hóa Tân Phát cần phải được trang bị nền tảng giáo dục đào tạo vững chắc: có các kỹ năng về nghề nghiệp và ngôn ngữ, giao tiếp tốt, có kỷ luật và thấm nhuần các giá trị luân lý đạo đức Tiếp theo, Công ty cổ phần tự động hóa Tân Phát sẽ có những chương trình đào tạo đặc biệt để nâng cao năng lực cho các cán bộ công nhân viên của mình

• Xây dựng doanh nghiệp vững mạnh thông qua các chính sách ổn định, nâng cao chất lượng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, củng cố tinh thần đoàn kết, tinh thần xây dựng, lòng nhiệt tình sáng tạo, …

3.1.2.2 Mục tiêu cung cấp hàng hóa, thiết bị

• Mở rộng mạng lưới cung cấp sản phẩm và dịch vụ ra hầu hết các chuyên ngành trong lĩnh vực công nghiệp trên toàn quốc,

• Nâng cao uy tín hơn nữa, phấn đấu trở thành đối tác tin cậy nhất của các doanh nghiệp,

• Tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước,

• Đầu tư trang thiết bị nhằm hiện đại hoá trung tâm sản xuất, lắp ráp và dịch vụ bảo hành, nâng cao năng suất cũng như khả năng phục vụ khách hàng,

• Áp dụng hệ thống công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp (như: quản lý Tài chính, quản lý xuất nhập khẩu, quản lý Kho, quản lý Bán hàng, quản lý Sản

84 xuất - Lắp ráp - Dịch vụ bảo hành, …) trên toàn bộ hệ thống công ty một cách khoa học và hiệu quả,

• Xây dựng mô hình quản lý sản xuất kinh doanh theo quy chuẩn ISO,

3.1.2.3 Một số chỉ tiêu chủ yếu đến năm 2018

- Tổng giá trị SXKD 210 tỉ

- Vốn kinh doanh bình quân năm : 45 tỉ

- Lợi nhuận bình quân từ 2- 3 tỉ

- Lao động bình quân năm 100- 300 người

- Thu nhập bình quân 1 người/ tháng từ 3.5- 6 triệu đồng

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác dự thầu tại công ty Cổ Phần

Tự Động Hóa Tân Phát

Những tồn tại của công tác đấu thầu tại công ty CP Tự Động Hóa Tân đã phân tích ở trên công ty cần phải có những giải pháp cụ thể để đạt được mục tiêu phát triển chung cũng như thực hiện được định hướng cho công tác đấu thầu, nâng cao hiệu quả thắng thầu của công ty trong thời gian tới

3.2.1 V ậ n d ụ ng ph ươ ng pháp dùng ch ỉ tiêu t ổ ng h ợ p để ra quy ế t đị nh tranh th ầ u

Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty trong những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa cao lắm Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận Ngược lại sẽ mất toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh thầu, công ty nên áp dụng giải

85 pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:

3.2.1.1 Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty

Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt Số lượng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hưởng Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu không có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (không đáng kể) đến khả năng thắng thầu của công ty Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu

Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng với từng bậc trong thang điểm Có nhiều loại thang điểm Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc Thang điểm 3 bậc được chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4,

3, 2, 1, 0 tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0 Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty

3.2.1.3 Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu

Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính toán thì rõ rang mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu

86 thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu.Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thểhiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng % Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm như trên, công ty chỉ phải làm một lần và được dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty chưa có sự biến động

3.2.1.4 Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác dự thầu tại công ty Cổ Phần Tự Động Hóa Tân Phát

3.3.1 Ý ki ế n đề ngh ị T ổ ng Công Ty

- Kế hoạch phát triển kinh tế năm 2001 và 5 năm tiếp theo với sức tăng trưởng từ10-15% mỗi năm Vì vậy, công tác tiếp thị tìm kiếm việc làm của Công ty càng trở nên nặng nề hơn Công ty sẽ phát huy những thành tích trong những năm vừa qua và đề nghị Tổng công ty hết sức tạo điều kiện giúp đỡ đơn vị thắng thầu các dự án qui mô lớn làm nền tảng cho năm 2001và các năm về sau

Nhà nước cần đưa ra các chính sách cho vay và ưu đãi cho vay đối với các doanh nghiệp, các thương nhân vừa và nhỏ trong quá trình hoạt động tạo điều kiện cho những thương nhân này tham gia mạnh hơn vào haotj động kinh tế thị trường Trên cơ sở đó, hoạt động đấu thầu sẽ được tổ chức, tham gia nhiều hơn, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nhà nước cần tạo ra môi trường bình đẳng về pháp lý giữ các doanh nghiệp, thành phần kinh tế, tránh độc quyền Các doanh nghiệp cạnh tranh bình đẳng với nhau tất yếu kkichs thích cạnh trang giữa các nhà thầu

Hoàn thiện đồng bộ khung pháp lý về đấu thầu hàng hóa, dịch vụ Nhà nước cần rà soát, xem xét tổng kết lại một cách thường xuyên những vấn đề lý luận, cũng như thực tiễn công tác xây dựng pháp luật về đấu thầu để tăng khả năng thích ứng của pháp luật với thực tiễn

‐ Phát triển hình thức đấu thầu qua mạng:

Việc phát triển hình thức đấu thầu qua mạng với mục tiêu chính trị là minh bạch và phòng chống tham nhũng và mục tiêu kinh tế là nâng cao tính cạnh tranh và hiệu quả

Trong năm 2009, Chính phủ đã phê duyệt Dự án ứng dụng thương mại điện tử trong mua sắm chính phủ với thời gian thực hiện dự án kéo dài từ 2009 đến 2015

Việc chuyển đổi từ phương thức đấu thầu truyền thống sang đấu thầu qua mạng là sự thay đổi lớn trong quản lý đấu thầu Hiện tại, sự phát triển đấu thầu qua mạng gặp phải một số khó khăn như mức độ sẵn sàng của các bên khi tham gia đấu thầu qua mạng còn hạn chế (do đấu thầu qua mạng sẽ “triệt tiêu” một số “lợi ích” của tổ chức, cá nhân so với đấu thầu truyền thống), kỹ năng sử dụng máy tính và mạng internet khi đấu thầu qua mạng chưa đáp ứng yêu cầu, thiếu chuyên gia quản lý và vận hành hệ thống tổng thể Vì vậy, việc phát triển đấu thầu qua mạng cần thực hiện từng bước một, từ giai đoạn thí điểm đến giai đoạn mở rộng; bắt đầu từ việc đăng tải thông tin đấu thầu sau đó mở rộng thêm các chức năng, tiến tới mua sắm hàng hóa qua mạng và đấu thầu qua mạng, tiếp đó đến thanh toán qua mạng và hợp đồng qua mạng

‐ Áp dụng mua sắm tập trung trong các cơ quan Nhà nước:

Mua sắm công tập trung là mô hình trong đó cơ quan chuyên trách của Bộ, ngành địa phương hoặc cả nước tổng hợp nhu cầu mua sắm một mặt hàng của các đơn vị trực thuộc để tổ chức đấu thầu mua sắm một lần sau đó ký kết hợp đồng với điều khoản trong đó nhà cung cấp giao hàng đến các cơ quan trực thuộc hưởng lợi theo thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận được quy định trong hợp đồng

Mua sắm công tập trung được biết đến như một mô hình mua sắm hiệu quả đối với nhiều loại hàng hóa bởi vì việc mua buôn luôn đồng nghĩa với giá chào của nhà cung cấp sẽ giảm do chi phí sản xuất, tiếp thị bán lẻ giảm Bên cạnh đó, trong mô hình này, việc tập hợp nhu cầu các đơn vị để thực hiện lựa chọn nhà thầu một lần bởi cơ quan phụ trách công tác đấu thầu chuyên nghiệp cũng giúp giảm thiểu thời gian cho đấu thầu của các đơn vị, đảm bảo tính đồng bộ, chất lượng hàng hóa đồng thời quản lý việc mua sắm theo định mức quy định của cơ quan nhà nước

‐ Đơn giản hóa quy trình đấu thầu:

101 Đấu thầu là lĩnh vực quan trọng, liên quan tới vật chất, con người và xã hội nên cần những quy định chặt chẽ để đảm bảo mục tiêu cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế Tuy nhiên, bên cạnh việc chặt chẽ để đảm bảo các mục tiêu nêu trên thì các quy định về đấu thầu còn phải đảm bảo tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân có liên quan dễ dàng tuân thủ, đẩy nhanh tiến độ gói thầu, góp phần nâng cao hiệu quả dự án

‐ Chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa hoạt động đấu thầu:

Một trong các mục tiêu của chính sách phân cấp trong đấu thầu là nước ta có một đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu chuyên môn, chuyên nghiệp rộng khắp từ đó nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu, cải thiện năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đã phát sinh nhược điểm là nhiều đơn vị được phân cấp không đủ năng lực thực hiện đấu thầu do không có cán bộ chuyên trách hoặc có cán bộ nhưng còn thiếu và yếu; có những đơn vị nhiều năm mới có dự án để tổ chức đấu thầu nên rất lúng túng trong công tác đấu thầu, ảnh hưởng tới hiệu quả dự án Vì vậy, việc phát triển các trung tâm, tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp có sự quản lý của Nhà nước có thể được coi là hướng giải pháp giúp các đơn vị chưa có đủ năng lực, chỉ tổ chức đấu thầu manh mún, nhỏ lẻ để thực hiện đấu thầu một cách hiệu quả

‐ Tăng cường thanh tra, kiểm tra hoạt động đấu thầu:

Việc tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động đấu thầu là cần thiết Theo đó, bên cạnh các cuộc kiểm tra xác suất của Bộ KH&ĐT, cần tăng cường các đoàn kiểm tra của Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố cũng như tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát của người có thẩm quyền (thông thường là UBND các quận, huyện, thị xã) trong việc thực hiện công tác đấu thầu cấp xã Theo đó, việc kiểm tra công tác đấu thầu cấp xã phải nằm trong kế hoạch kiểm tra của các đơn vị Quá trình kiểm tra đi đôi với việc đôn đốc, khắc phục các lỗi trong quá trình đấu thầu (nếu có), hướng dẫn thực hiện công tác đấu thầu cấp xã đồng thời giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt cụ thể tình hình thực hiện công tác đấu thầu cấp xã và điều chỉnh cách thức quản lý cho phù hợp./