Báo Cáo - Tổ Chức Sản Xuất Đa Phương Tiện - Dự Án - Tổ Chức Đêm Nhạc Gây Quỹ Từ Thiện

Phạm vi dự án:- Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng là các bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có các tiết mục đặc sắc, sôi động, nhiều màu sắc hướng đến gu nghe nhạc của giới tr

TỔ CHỨC SẢN XUẤT ĐA PHƯƠNG TIỆN

Dự án: Tổ chức đêm nhạc gây quỹ từ thiện

A Phác thảo dự án:

- Phạm vi dự án.

- Mốc thời gian quan trọng.

- Kinh phí.

I Phạm vi dự án:

- Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng là các bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có các tiết mục đặc sắc, sôi động, nhiều màu sắc  hướng đến gu nghe nhạc của giới trẻ nhưng vẫn cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người xem cảm thấy hài lòng với sự ủng hộ của mình Đêm nhạc dự kiến sẽ gồm 3000 khán giả, bán vé gây quỹ và mời 1 số ca sỹ như Chipu, Thùy Chi, Only C, …

II Mốc thời gian quan trọng:

- 1/1/2017 họp bàn phác thảo dự án

- 10/1/2017 nhận tài trợ

- 11/1/2017 mời ca sĩ và bắt đầu kế hoạch truyền thông

- 31/1/2017 diễn ra đêm nhạc

B Ước tính chi phí dự án:

• Kinh phí: 50 triệu đồng

• Chi phí: 40 triệu đồng

• Dự phòng: 10 triệu đồng

Bảng ước tính chi phí:

2 Trang thiết bị âm thanh ánh sáng 10 triệu đồng

Tổng 50 triệu đồng

C Mô hình tổ chức dự án:

D.Bản mô tả phạm vi dự án

QUẢN LÝ PHẠM

VI DỰ ÁN

I Giới thiệu chung về dự án

VIII Các kế

hoạch sơ bộ xác định rủi

ro

V Thước đo thành công

II Phương án thực hiện

IV Kết quả

đạt được

III Mô tả về sản phẩm dự

án

VI Mốc kiểm

soát

VII Danh sách các chủ thể liên quan

I, Giới thiệu chung về dự án

Tên dự án Tổ chức đêm nhạc gây quĩ từ thiện

Thời gian

thực hiện Ngày bắt đầu 1/1/2017 Ngày kết thúc 31/1/2017 Ngày diễn ra: 31/1

Chi phí dự

Nhân sự 10 người

Mục tiêu

dự án Tạo ra 1 buổi đêm nhạc sôi động và thành công , tạo nên tiếng vang lớn.Tạo tiền đề vững chắc để phát triển các dự án dự sau này Gây

quỹ từ thiện Nhiệm vụ

dự án

Mang lại cho mọi người một buổi nhạc thật sôi động và cảm xúc Đáp ứng được lợi nhuận hậu chương trình

Phạm vi,

đối tượng

dự án

Sinh viên trường và người dân địa phương

II, Phương án thực hiện

- Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng là các bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có

các tiết mục đặc sắc, sôi động, nhiều màu sắc hướng đến gu nghe nhạc của giới trẻ nhưng vẫn cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người xem cảm thấy hài lòng với sự ủng hộ của mình Đêm nhạc dự kiến sẽ gồm 3000 khán giả, bán vé gây quỹ và mời 1 số ca sỹ như Chipu, Thùy Chi, Only C, ….

- Mô phỏng đêm nhạc :

Đêm nhạc sẽ có phần lễ để giới thiệu về chương trình, các khách mời Sau đó sẽ là phần chính của đêm nhạc bao gồm các tiết mục nghệ thuật đặc sắc và cuối cùng là phần kết chương trình Trong quá trình diễn ra đêm nhạc, kêu gọi khan giả ủng hộ bằng hình thức : ủng hộ trực tiếp hoặc nhắn tin,…

- Nhân lực :

+ Nhóm truyền thông : Truyền thông trước, trong, sau đêm nhạc để đêm nhạc lan tỏa rộng rãi.

+ Nhóm sự kiên : trang trí sân khấu, ổn định khan giả và các tiết mục, chạy chương trình từ đầu đến

cuối.

+ Nhóm tài chính : lên kế hoạch chi tiêu cho đêm nhạc từ đầu đến cuối, tìm nhà tài trợ và các kế

hoạch gây quỹ cho đêm nhạc.

Có thể tuyên thêm nhân lực trong trường hợp các bộ phận thiếu người.

1/1/2017 – 3/1/2017

3 nhóm : truyền thông, tài chính , sự kiện lên kế hoạch cụ thể cho mỗi nhóm

4/1/2017 – 30/1/2017

- Nhóm truyền thông : truyền thông trước chiến dịch

- Nhóm sự kiện :  tổ chức các mini game liên quan đến chiến dịch , lên lịch tập duyệt các tiết mục văn nghệ,  tìm MC, lên timeline cho chương trình

- Nhóm tài chính : Tìm nhà tài trợ, làm dự trù kinh phí cho tất cả những thứ cần mua, tìm các kế hoạch kinh doanh để gây quỹ

31/1/2017

- Nhóm truyền thông : Truyền thông trong chiến dịch

- Nhóm sự kiện : Tổ chức chương trình thành công

Sau 31/1/2017

- Nhóm truyền thông : truyền thông sau chiến dịch

- Nhóm tài chính : tổng hợp lại tất cả thu chi từ đầu đến cuối chương trình, tính xem số tiền thu được là bao nhiêu

III, Mô tả về sản phẩm của dự án

- Sản phẩm của dự án:

+ Sản phẩm có sự đầu tư kỹ lưỡng về mặt con

người lẫn chất lượng sân khấu

+ Chất lượng giải trí cao

+ Mang thông điệp muốn truyền tải đến mọi người + Dự kiến đêm nhạc gồm 1000 người, tổ chức tại khuôn viên PTIT

IV, Kết quả đạt được

- Thu được lợi nhuận cho team.

- Gây được quỹ từ thiện 30 triệu đồng.

- Tổ chức thành công đêm nhạc, đem lại cảm xúc cho người xem.

- Mọi người biết đến team tổ chức sự kiện.

V, Thước đo thành công

a Về phía nhà cung cấp dịch vụ:

- Đảm bảo được các yêu cầu tối thiểu của một sự kiện ca nhạc từ thiện.

- Đảm bảo chi phí tổ chức không vượt quá mức ngân sách ban đầu.

- Đảm bảo về thời gian thực hiện các công việc cụ thể(truyền thông, …).

b Về phía khách hàng(sinh viên, người dân,…):

- Tiết kiệm các chi phí sản xuất, tổ chức.(tiết kiệm 10tr VNĐ)

- Tỉ lệ người xem đông.(>3000 người)

- Thu về số tiền lớn cho quỹ từ thiện.( 30tr VNĐ)

VI, Mốc kiểm soát

Mốc thời gian kiểm soát tiến độ dự án : 1 tuần

Sau mỗi tuần tiến hanh rà soát tiến độ và chất lượng công việc theo các tiêu chí sau :

1    Kiểm soát chất lượng dự án:

Kiểm tra chất lượng dự án về các tiêu chí:

*Cách thức làm việc của các thành viên trong nhóm đã được hiệu quả hay chưa

*Dự án có gặp phải hạn chế gì hay không (về kinh phí,nhân lực, )

2    Kiểm soát phạm vi dự án

* Giám sát quy trình thực hiện đúng với dự án

* Quá trình tiến hành có đúng quy trình dự án không

* Quản lý về vấn đề thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

* Thay đổi về thành viên dự án ,nguồn nhân lực

* Thay đổi về chi phí dự án,lỗi kĩ thuật phát sinh và những rủi ro khác

* Dự trù phương án giải quyết

* Có sự chuẩn bị về các điều khoản hợp đồng trong trường hợp có vấn

đề phát sinh

* Chuẩn bị nguồn nhân lực dự bị

* Chuẩn bị nguồn chi phí dự phòng

VII Danh sách các chủ thể liên quan của dự án:

- Nhà tài trợ : Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim chi nhánh Hà Đông, VNPT, SamSung, Ủy ban nhân dân phường

Mỗ Lao,…

- Khách hàng : Sinh viên trường học viện công nghệ bưu

chính viễn thông,…

- Nhà cung cấp : Phòng công tác và chính trị sinh viên Học viện công nghệ bưu chính viễn thông

VII Các kế hoạch sơ bộ xác định rủi ro:

Rủi ro về kế hoạch:

* Không nhận diện đủ danh sách các nhiệm vụ

* Phân việc không hợp lý

* Ước lượng thời gian không chính xác

* Ước lượng ngân sách không chính xác

* Lập lịch biều không hợp lý

* Kế hoạch và tiến độ bị thay đổi

* Không có nhân sự nào đảm nhiệm việc được giao Rủi ro về tổ chức:

* Phân bổ nhiệm vụ không hợp lý

* Lựa chọn nhân sự không phù hợp

* Huấn luyện nhân sự không đạt kết quả tốt

* Các buổi họp không đạt được kết quả như mong muốn

1.Dự đoán rủi ro

Rủi ro về kiểm soát:

*Việc kiểm soát vé gặp trục trặc

* Kế hoạch dự phòng có nhiều sai sót

* Theo dõi không chính xác về:

+ Chi phí

+ Chất lượng

+ Tiến độ

+ Kiểm soát thay đổi kém

Rủi ro về kỹ thuật :

* Hệ thống loa đài hỏng hóc

* Quá trình truyền thông cũng như chuẩn bị bị gián đoạn bởi lý do kĩ thuật ( mất mạng , hỏng máy tính , )

* Các tài liệu liên quan đến hợp đồng , giá cả không chính xác, ảnh hưởng đến sự nhất quán

2.Bảng biểu phân tích quản lý rủi ro

•Rủi ro về kế hoạch

• Rủi ro về nội bộ

• Rủi ro về thực hiện

E Bảng phân rã WBS và Tiến độ dự án:

KD2.1Xây dựng dự thảo kinh doanh Hợp đồng và phương án dự phòng

3Tiến hành 11-Jan-17 31-Jan-17 21

TT4.1

- Sơ đồ Gantt về tiến độ dự án:

1 TT1.1 SK1.1 TC1.2 TC1.3 TC1.4 TC1.5 2 KD2.1 TT2.1 SK2.1 SK2.2 SK2.3 SK2.5 SK2.5 3 TT3.1 TT3.1.1 TT3.1.2 TT3.1.3 TT3.2 TT3.2.1 TT3.2.2 SK3.1 KD3.1 KD3.2 SK3.1 SK3.2 SK3.3 4 NT4.1 NT4.2 SK4.1 TT4.1 SK4.2

Tổng thời gian