Báo Cáo - Tổ Chức Sản Xuất Đa Phương Tiện - Dự Án - Tổ Chức Đêm Nhạc Gây Quỹ Từ Thiện

TỞ CHỨC SẢN X́T ĐA PHƯƠNG TIỆN Dự án: Tở chức đêm nhạc gây quỹ từ thiện A Phác thảo dự án: - Phạm vi dự án - Mốc thời gian quan trọng - Kinh phí I Phạm vi dự án: - Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có tiết mục đặc sắc, sơi động, nhiều màu sắc  hướng đến gu nghe nhạc giới trẻ cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người xem cảm thấy hài lòng với ủng hộ Đêm nhạc dự kiến gồm 3000 khán giả, bán vé gây quỹ mời số ca sỹ Chipu, Thùy Chi, Only C, … II Mốc thời gian quan trọng: - 1/1/2017 họp bàn phác thảo dự án 10/1/2017 nhận tài trợ 11/1/2017 mời ca sĩ bắt đầu kế hoạch truyền thông 31/1/2017 diễn đêm nhạc B Ước tính chi phí dự án: • Kinh phí: 50 triệu đờng • Chi phí: 40 triệu đờng • Dự phòng: 10 triệu đờng Bảng ước tính chi phí: STT Chi phí In ấn triệu đồng Trang thiết bị âm ánh sáng 10 triệu đồng Mời MC, ca sĩ 28 triệu đồng Đi lại, tiếp khách triệu đồng Dự phòng 10 triệu đồng Tổng 50 triệu đồng C Mô hình tổ chức dự án: D.Bản mô tả phạm vi dự án VIII Các kế hoạch sơ xác định rủi ro I Giới thiệu chung dự án II Phương án thực hiện VII Danh sách các chủ thể liên quan QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN III Mô tả sản phẩm dự án VI Mốc kiểm soát V Thước đo thành công IV Kết quả đạt I, Giới thiệu chung dự án Tên dự án Tổ chức đêm nhạc gây quĩ từ thiện Thời gian thực Ngày bắt đầu 1/1/2017 Ngày kết thúc 31/1/2017 Ngày diễn ra: 31/1 Chi phí dự 50 triệu án Nhân sự 10 người Mục tiêu dự án Tạo buổi đêm nhạc sôi động thành công , tạo nên tiếng vang lớn.Tạo tiền đề vững để phát triển các dự án dự sau Gây quỹ từ thiện Nhiệm vụ dự án Mang lại cho người buổi nhạc thật sôi động cảm xúc Đáp ứng lợi nhuận hậu chương trình Phạm vi, đối tượng dự án Sinh viên trường người dân địa phương II, Phương án thực - Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng các bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có các tiết mục đặc sắc, sơi động, nhiều màu sắc hướng đến gu nghe nhạc giới trẻ cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người xem cảm thấy hài lòng với sự ủng hộ Đêm nhạc dự kiến gồm 3000 khán giả, bán vé gây quỹ mời số ca sỹ Chipu, Thùy Chi, Only C, … - Mô đêm nhạc : Đêm nhạc có phần lễ để giới thiệu chương trình, các khách mời Sau phần đêm nhạc bao gồm các tiết mục nghệ thuật đặc sắc cuối phần kết chương trình Trong quá trình diễn đêm nhạc, kêu gọi khan giả ủng hộ hình thức : ủng hộ trực tiếp nhắn tin,… - Nhân lực : + Nhóm truyền thơng : Truyền thông trước, trong, sau đêm nhạc để đêm nhạc lan tỏa rộng rãi + Nhóm kiên : trang trí sân khấu, ổn định khan giả các tiết mục, chạy chương trình từ đầu đến cuối + Nhóm tài : lên kế hoạch chi tiêu cho đêm nhạc từ đầu đến cuối, tìm nhà tài trợ các kế hoạch gây quỹ cho đêm nhạc Có thể tuyên thêm nhân lực trường hợp các phận thiếu người - Timeline cho đội DA triển khai cơng việc : 1/1/2017 – 3/1/2017 nhóm : truyền thơng, tài , kiện lên kế hoạch cụ thể cho nhóm 4/1/2017 – 30/1/2017 - Nhóm truyền thơng : truyền thơng trước chiến dịch - Nhóm kiện :  tổ chức mini game liên quan đến chiến dịch , lên lịch tập duyệt tiết mục văn nghệ,  tìm MC, lên timeline cho chương trình - Nhóm tài : Tìm nhà tài trợ, làm dự trù kinh phí cho tất thứ cần mua, tìm kế hoạch kinh doanh để gây quỹ 31/1/2017 - Nhóm truyền thơng : Truyền thơng chiến dịch - Nhóm kiện : Tổ chức chương trình thành cơng Sau 31/1/2017 - Nhóm truyền thơng : truyền thơng sau chiến dịch - Nhóm tài : tổng hợp lại tất thu chi từ đầu đến cuối chương trình, tính xem số tiền thu III, Mô tả sản phẩm dự án - Sản phẩm dự án: + Sản phẩm có sự đầu tư kỹ lưỡng mặt người lẫn chất lượng sân khấu + Chất lượng giải trí cao + Mang thông điệp muốn truyền tải đến người + Dự kiến đêm nhạc gồm 1000 người, tổ chức tại khuôn viên PTIT IV, Kết đạt - Thu lợi nhuận cho team - Gây quỹ từ thiện 30 triệu đồng - Tổ chức thành công đêm nhạc, đem lại cảm xúc cho người xem - Mọi người biết đến team tổ chức kiện V, Thước đo thành cơng a Về phía nhà cung cấp dịch vụ: - Đảm bảo các yêu cầu tối thiểu sự kiện ca nhạc từ thiện - Đảm bảo chi phí tổ chức khơng vượt quá mức ngân sách ban đầu - Đảm bảo thời gian thực các công việc cụ thể(truyền thông, …) b Về phía khách hàng(sinh viên, người dân,…): - Tiết kiệm các chi phí sản xuất, tổ chức.(tiết kiệm 10tr VNĐ) - Tỉ lệ người xem đông.(>3000 người) - Thu số tiền lớn cho quỹ từ thiện.( 30tr VNĐ) VI, Mốc kiểm soát Mốc thời gian kiểm soát tiến độ dự án : tuần Sau tuần tiến hanh rà sốt tiến độ chất lượng cơng việc theo tiêu chí sau :    Kiểm sốt chất lượng dự án: Kiểm tra chất lượng dự án tiêu chí: *Cách thức làm việc thành viên nhóm hiệu hay chưa *Dự án có gặp phải hạn chế hay khơng (về kinh phí,nhân lực, )    Kiểm sốt phạm vi dự án * Giám sát quy trình thực với dự án * Q trình tiến hành có quy trình dự án khơng * Quản lý vấn đề thay đổi trình thực dự án * Thay đổi thành viên dự án ,nguồn nhân lực * Thay đổi chi phí dự án,lỗi kĩ thuật phát sinh rủi ro khác * Dự trù phương án giải * Có chuẩn bị điều khoản hợp đồng trường hợp có vấn đề phát sinh VII Danh sách các chủ thể liên quan dự án: - Nhà tài trợ : Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim chi nhánh Hà Đông, VNPT, SamSung, Ủy ban nhân dân phường Mỗ Lao,… - Khách hàng : Sinh viên trường học viện công nghệ bưu viễn thơng,… - Nhà cung cấp : Phịng cơng tác trị sinh viên Học viện cơng nghệ bưu viễn thơng VII Các kế hoạch sơ xác định rủi ro: 1.Dự đoán rủi ro Rủi ro kế hoạch: * Không nhận diện đủ danh sách các nhiệm vụ * Phân việc không hợp lý * Ước lượng thời gian khơng xác * Ước lượng ngân sách khơng xác * Lập lịch biều không hợp lý * Kế hoạch tiến độ bị thay đổi * Khơng có nhân sự đảm nhiệm việc giao Rủi ro tổ chức: * Phân bổ nhiệm vụ không hợp lý * Lựa chọn nhân sự không phù hợp * Huấn luyện nhân sự không đạt kết tốt * Các buổi họp không đạt kết mong muốn Rủi ro kiểm soát: *Việc kiểm soát vé gặp trục trặc * Kế hoạch dự phịng có nhiều sai sót * Theo dõi khơng xác về: + Chi phí + Chất lượng + Tiến độ + Kiểm soát thay đổi Rủi ro kỹ thuật : * Hệ thống loa đài hỏng hóc * Quá trình truyền thơng chuẩn bị bị gián đoạn lý kĩ thuật ( mạng , hỏng máy tính , ) * Các tài liệu liên quan đến hợp đồng , giá khơng xác, ảnh hưởng đến sự quán 2.Bảng biểu phân tích quản lý rủi ro •Rủi ro kế hoạch • Rủi ro nội • Rủi ro thực E Bảng phân rã WBS Tiến độ dự án: Mã công việc Tên công việc 1Khởi TT1.1 Nghiên cứu thị hiếu tầng lớp sinh viên SK1.1Phác thảo dự án TC1.2Liên hệ nhà tài trợ TC1.3Tổ chức gặp thuyết phục nhà tài trợ TC1.4Ký hợp đồng tài trợ TC1.5Nhận tài trợ 2Lập kế hoạch KD2.1Xây dựng dự thảo kinh doanh Hợp đồng phương án dự phòng TT2.1 Xây dựng dự thảo truyền thông SK2.1Xây dựng kế hoạch tập luyện SK2.2Xây dựng mơ hình sân khấu SK2.3Xây dựng kế hoạch tổng duyệt SK2.5Lên KH mời MC & ca sĩ SK2.5Xây dựng timeline chương trình Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Tổng thời gian 1-Jan-17 1-Jan-17 8-Jan-17 9-Jan-17 10-Jan-17 10-Jan-17 10-Jan-17 10-Jan-17 8-Jan-17 9-Jan-17 9-Jan-17 10-Jan-17 10-Jan-17 10-Jan-17 10 1 1 11-Jan-17 12-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 11-Jan-17 12-Jan-17 1 1 3Tiến hành 11-Jan-17 31-Jan-17 21 11-Jan-17 31-Jan-17 21 TT3.1.1 Thiết kế Baner, poster,… 11-Jan-17 12-Jan-17 TT3.1.2 Viết truyền thông 11-Jan-17 31-Jan-17 21 TT3.1.3 Tạo mini game online 11-Jan-17 30-Jan-17 20 TT3.2 Truyền thông offline 12-Jan-17 30-Jan-17 19 TT3.2.1 Truyền thông giảng đường hộ dân xung quanh 12-Jan-17 30-Jan-17 19 TT3.2.2 Đặt bàn giới thiệu 13-Jan-17 30-Jan-17 18 SK3.1Mượn địa điểm, sân khấu KD3.1Dựng trang trí các gian hàng 30-Jan-17 30-Jan-17 30-Jan-17 30-Jan-17 KD3.2Tiến hành bán vé 12-Jan-17 31-Jan-17 20 SK3.1Dựng sân khấu & chạy chương trình 30-Jan-17 31-Jan-17 SK3.2Quy định trình tự các mục thực đề 30-Jan-17 30-Jan-17 SK3.3Lên kế hoach đạo liên hệ từ xa 30-Jan-17 30-Jan-17 4Kết thúc NT4.1Nghiệm thu tiền vé 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 NT4.2Nghiệm thu tiền kinh doanh 1-Feb-17 1-Feb-17 SK4.1Báo cáo ,đánh giá 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 1-Feb-17 TT3.1 Truyền thơng online TT4.1 Đăng kèm hình ảnh, clip tổng kết đêm nhạc, liên hệ báo đài để đưa tin SK4.2Họp tổng kết - Sơ đồ Gantt tiến độ dự án: Tổng thời gian SK4.2 TT4.1 SK4.1 NT4.2 NT4.1 SK3.3 SK3.2 SK3.1 KD3.2 KD3.1 SK3.1 TT3.2.2 TT3.2.1 TT3.2 TT3.1.3 TT3.1.2 TT3.1.1 TT3.1 SK2.5 SK2.5 SK2.3 SK2.2 SK2.1 TT2.1 KD2.1 TC1.5 TC1.4 TC1.3 TC1.2 SK1.1 TT1.1 10 15 20 25