Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty cổ phần dịch vụ hàng không thăng long

Thành cụng trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phụ thuộcrất nhiều cỏc yếu tố như định hướng sản xuất kinh doanh, quản lý nhõn sự…Là một học sinh sắp rời ghế nhà trường, em đó mạnh dạn

LỜI NÓI ĐẦU

Nền kinh tế nước ta trong hang năm gần đây đã không ngừng phát triển theo quyluật của sự vận động đi lên trên con dường khởi sắc Đó là sự chuyển đổi của nền kinh

tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường Từ nền kinh tế tập trung bao cấp, vốn

do nhà nước cấp, lãi do doanh nghiệp hưởng, lỗ nhà nước chịu, giá cả do Nhà nước ổnđịnh… thì ngày nay, bước sang cơ chế mới tình tự chủ của các chủ thể rất cao, mọihoạt động kinh doanh đều được các doanh nghiệp tính toán kĩ càng với sự quản lí vĩ

mô của Nhà nước Đây là bước phát triển tất yếu và lâu dài của nước ta nhưng đó cũng

là một quá trình khó khăn và phức tạp Các đơn vị kinh tế muốn tồn tại và phát triểntrong nền kinh tế thị trường phải tìm mọi biện pháp để sản xuất kinh doanh có hiệuquả, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường

Chính sự mở của của nền kinh tế đã làm sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệpdiễn ra một cách phổ biến cả trong lĩnh vực sản xuất cũng như trong lĩnh vực lưuthông Hình thức, biện pháp cạnh tranh rất phong phú nhưng động lực và mục đíchcuối cùng là lợi nhuận Thành công trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phụ thuộcrất nhiều các yếu tố như định hướng sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự…

Là một học sinh sắp rời ghế nhà trường, em đã mạnh dạn chọn Công ty Cổ phầnDịch Vụ Hàng Không Thăng Long là nơi thực tập dể có thể giúp em nhìn rõ hơn sựphát triển của nền kinh tế, sau này bước vào làm việc thực tế trong các doanh nghiệp

tự tin hơn

Sau một thời gian thực tập tại Công ty, nhờ sự giúp đỡ tận tình của ThầyTS.Phan Trung Kiêncùng ban lãnh đạo công ty và các cô chú phòng kế toán đã giúp

em hoàn thành bài báo cáo náy

Em xin chân thành cảm ơn.!

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG THĂNG LONG.

1.1 Vị trí của công ty trong nền kinh tế

Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Không Thăng Long là một công ty thương mại,lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng Hàng hóa kinhdoanh chủ yếu của công ty là những mặt hàng rất cần thiết trong cuộc sống hàng ngàynhư: Phích nước, Hàng xứ hải Dương, bóng đèn, bảng điện, rượu, giấy viết, găng tay,quần áo bảo hộ…Chính vì vậy Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Không Thăng Long có

vị trí rất quan trong trong nền kinh tế Là cầu nối trung gian giữa nhà sản xuất vớikhách hàng, giúp hàng hoá đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất

Bên cạnh đó với mức lợi nhuận của công ty thu được mỗi năm đã góp phầnkhông nhỏ vào nền kinh tế quốc dân

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 1981 khi nước ta còn duy trì cơ chế kinh tế tập trung bao cấp, do yêu cầuthực tế, công ty được thành lập với tên gọi Trung tâm buôn bán bách hoá trực thuộctổng công ty Bách hoá - Bộ Nội thương Từ năm 1981-1986 công ty trở thành mộttrung tâm bách hóa nhận nhiêm vụ hoàn thành tốt kế hoạch phân phối sản phẩm, hànghoá do Nhà nước giao và được hưởng sự bao cấp, ưu đãi tạo điều kiện thuận lợi, pháttriển Năm 1986, để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mới, trung tâm được đổi tênthành Công ty dụng cụ gia đình và tạp phẩm Đến năm 1993 theo quyết định thành lậpdoanh nghiệp số 388/CP, công ty thành lập với tên gọi Công ty tạp phẩm Đến năm

1995 theo phương hướng kế hoạch của Bộ thương mại, công ty sáp nhập với Công tyBảo hộ lao động thành Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động trực thuộc Bộ Thươngmại Trụ sở chính của công ty được đặt tại 11A Cát Linh, Quận Đống Đa, TP Hà Nội

Từ năm 1995 đến nay công ty đã tiêu thụ một khối lượng lớn các mặt hàng tạp phẩm

và bảo hộ lao động trong và ngoài nước Ngày 6/4/2005 Công ty tiến hành cổ phần hoátheo chủ trương của Nhà nước, chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch Vụ HàngKhông Thăng Long, có vốn của nhà nước tham gia là 36% tổng vốn điều lệ của Công

ty Tính đến nay Công ty luôn thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh, có lợi nhuận, đồng

thời vẫn thực hiên tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước Năm 1999, Công ty đã nhậnđươc huân chương lao động hạng B, hàng năm công ty đêu nhận được giấy khen củachính phủ

1.3 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức kinh doanh

1.3.1 Đặc điểm kinh doanh

Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Không Thăng Long là công ty hoạt động vớinhiệm vụ chủ yếu là tổ chức mua bán, tổ chức kinh doanh mặt hàng nhập khẩu và liêndoanh hợp tác đầu tư Tổ chức kinh doanh để tạo nguồn hàng kinh doanh cho các địaphương trong cả nước, là một công ty không những xuất khẩu mà còn bán buôn tới cáctỉnh thành trong cả nước, phục vụ đời sống của nhân dân Không những thế công tycòn trực tiếp kinh doanh tại các cửa hàng, bách hóa trực thuộc công ty, có nhiều cơ hộitiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng và nắm bắt được nhu cầu của thị trường Công tymang đầy đủ đặc trưng của một doanh nghiệp thương mại:

-Trực tiếp xuất khẩu hàng công nghiệp tiêu dùng, đồ dùng và các thiết bị vănphòng, dụng cụ hàng bảo hộ lao động, vật liệu xây dựng…

-Trực tiếp xuất khẩu hàng nông sản, thực phẩm, hàng may mặc, thủ công mỹnghệ

-Trực tiếp vừa bán buôn , vừa bán lẻ, vừa chỉ đạo các đơn vị trcực thuộc bánbuôn, bán lẻ giới thiệu sản phẩm nhằm tiêu thụ hàng hoá thông qua hợp đồng kinh tế

và quan hệ mua bán hàng hoá

-Kinh doanh hàng hoá tạp phẩm và bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng,văn phòng phẩm

Các đặc trưng trên tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, qua đótác động đến lợi nhuận của công ty.

Hoạt động kinh doanh của công ty là một quy trình hoạt động chặt chẽ, trảiqua nhiều công đoạn phức tạp mà điểm xuất phát là từ nhu cầu thị trường

Phòng kinh doanh là nơi đảm nhiệm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, chăm sóckhách hàng, đối với những loại mặt hàng mệnh giá lớn, công ty không có sẵn trng kho

mà chỉ khi khách hàng có nhu cầu công ty mới nhập về Đối với những loại vật tư tiêuhao, những mặt hàng bán với khối lượng lớn thì phòng kinh doanh phải có sự dự trùtrước, để công ty đặt hàng về dự trữ tại kho Ngoài ra công ty nhập về một lô hàngkhác phụ thuộc vào nhu cầu bất thường của khách hàng

Giữa phòng kinh doanh và ban giám đốc là sự kết hợp đồng bộ nhịp nhàng.Phòng kinh doanh là nơi nhận đơn đặt hàng, biết được nhu cầu của thị trường, dự trù

về loại hàng hoá mà công ty cung cấp rồi đệ trình lên ban giám đốc, ban giám đốcnghiên cứu, xét duyểt và đặt hàng Nếu không có sự kết hợp chặt chẽ thì hoạt độngkinh doanh của công ty kém hiệu quả

1.3.2 Tổ chức kinh doanh

Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty được thực hiện theo hình thức muabán khép kín, các hoạt động chủ yếu phát sinh là hoạt động mua bán Các đơn vị trựcthuộc tự lập kế hoạch mua những loại sản phẩm, hàng hoá với số lượng bao nhiêu, vớimức giá như thế nào và tự tổ chức bán hàng Đến cuối mỗi tháng thì lập báo cáo gửilên công ty

Công ty là một doanh nghiệp thương mại, có chức năng chung là kinh doanh trêncác lĩnh vực thương mại, dịch vụ, ngành nghề kinh doanh chính cụ thể:

-Chức năng chuyên môn kĩ thuật: Công ty thực hiện quá trình vận động hàng hóa

từ sản xuất đến tiêu dùng vừa mang tính chất chuyên môn hoá cao, vừa mang tính sảnxuất như: bao gói, phân loậi chọn lọc, chỉnh lý hàng hoá, biến mặt hàng của nhà sảnxuất thành mặt hàng tiêu dung

-Chức năng thương mại: Công ty thực hiện giá trị hàng hoá bằng cách mua-bán.Công ty đã mua hàng từ nhà sản xuất sau đó bán lại cho người tiêu dung Thông quachức năng này, hàng hoá được thực hiện giá trị nhu giá trị sử dụng.

-Chức năng tài chính: Nguồn tài chính của công ty có tác động đến toàn bộ hoạtđộng kinh doanh Nó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mở rộng kinh doanh

-Trong kinh doanh: Công ty phải bảo toàn được nguồn vốn, pảhi thực hiên camkết đầy đủ trong hợp đồng mua bán, liên doanh, đầu tư với các doanh nghiệp kháctrong và ngoài nước Đồng thời điều phối các hoạt động kinh doanh cho các đơn vịtrực thuộc công ty bằng cách thường xuyên chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc các đơn vị hoànthành những nhiệm vụ đặt ra để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh

1.4 Đặc điểm quản lý và tổ chức quản lý

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo nguyên tắc lãnh đạo trực tuyếnchức năng Nhân viên các phòng đều chịu sự lãnh đạo của các trưởng phòng và trựctiếp từ giám đốc

Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: Là người đứng đầu công ty, là ngườiđiều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm trướchội đồng quản trị công ty về mọi mặt hoạt động của công ty, đại diện quyền lợi vànghĩa vụ của công ty trước phát luật.

Phó giám đốc: Là người giúp viêc quản lý cho giám đốc và được uỷ quyền giảiquyết công việc khi giám đốc đi vắng

Phó giám đốc thứ nhất: Phụ trách về công tác tổ chức hành chính xây dựng cơbản của công ty

Phó giám đốc thứ hai là người chỉ đaoh trực tiếp các hoạt động kinh doanh,bảo hộ lao động

Dưới ban giám đốc là các phòng chức năng bao gồm:

Phòng tổ chức hành chính: Làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong khâu

tổ chức cán bộ, lao động và thực hiện các chính sách, chế độ với người lao động,làm công tác hành chính, soạn thảo văn bản, công văn…

Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm bắt nhu cầu thịtrường và tổ chức nguồn hàng, tiếp thị quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, đồng thời lập

kế hoạch bán hàng căn cứ vào nhu cầu thị trường

Phòng kế toán- kế hoạch: Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thựchiên công tác có liên quan đến sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính để cho ra cácquyết định kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh của công ty Quản lý việc huy động

và sử dụng vốn, hoàn thành nghĩa vụ của công ty với ngân sách Nhà nước

Phòng tiêu thụ: Giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước trong giới hạnngành nghề kinh doanh công ty được phứp cấp với mục dích tiến tới các hựop đồngkinh doanh có hiệu quả cho công ty Được tổng giám đốc uỷ quyền kí kết các hợpđồng mua bán, xuất nhập khẩu , hợp đồng uỷ thác, giao nhận vận chuyển, đại lý, dịchvụ… Thực hiện các phương án và hợp đồng đã được phê duyệt theo đúng nội dung đãđược phê duyệt và luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế Phòng tiêu thụ được tổchức thành 3 cơ sở:

Trạm bách hoá kinh doanh Hà Nội: Là đơn vị kinh doanh chủ lực của công tynằm ở Km6 Đường Giải Phóng Trạm gồm hai bộ phận là văn phòng và nhà kho.Trong đó văn phòng của trạm thực hiện nhiệm vụ giao dịch bán buôn và quản lý mọihoạt động kinh doanh của trạm.

Bỏo cỏo túm lược cỏc sụ liệu tài chớnh

- Phải thu của khách hàng 40.951 44.172 31.767

3 Lợi nhuận cha phân phối 264

C

Kết quả sxkd

- Doanh thu thuần 373.329 342.686 472.398

Trong đó: Doanh thu hàng XK

Tãm t¾t c¸c hÖ sè tµi chÝnh

Năm 2006 I.

III Chỉ tiêu về tính hiệu quả hoạt động

1 Hệ số vòng quay tổng tài sản = Doanh thu thuần/ Tổng TSBQ Lần 4.86 6.92

2 Thời gian dự trữ hàng tồn kho = (Hàng tồn kho BQ/Giá vốn hàng

IV Chỉ tiêu về khả năng sinh lời

1 Tỷ suất LN gộp = LN gộp /Doanh thu % 1.44% 1.35%

2 Suất sinh lời TS (ROA) = LNST (Lỗ)/Tổng TS BQ % 2.00% 3.20%

3 Suất sinh lời Vốn CSH (ROE) = LNST (Lỗ)/Vốn CSH BQ % 15.56% 20.52%

Vòng quay vốn lu động 5.00 7.11 2.11

4 Ph¶i thu néi bé

3 Ph¶i tr¶ ngêi b¸n 47,763 41,742 (6,021) (12.61)

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG THĂNG LONG

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.1.Chức năng của phòng kế toán

Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán: Hướng dẫn các bộ phận kinhdoanh lập sổ sách, hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quyđịnh của Công ty, chế độ chính sách của Nhà nước

Kiểm tra các hoá đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp,hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mụch đích Chỉ được chi tiền khi có phêduyệt cuả Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc khi được tổng giám đốc uỷquyền

Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do phòng nghiệp

vụ kinh doanh chuyển tới Phòng kế toán kế hoạch kiểm tra điều kiện thanh toáncủa hợp đồng xem có phù hợp không, thống kê tình hình công nợ, tồn kho hàng(nếu có), quá trình thanh toán của khách hàng trước đây (nếu khách hàng cũ), cóvướng mắc gì không, ý kiến của bộ phận mình về tính khả thi của phương án và đềxuất nếu có

Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được phêduyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộphận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương pháp đã được phê duyệt.Viết hoá đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo đề nghị của bộ phậnnghiệp vụ Phòng kế toán- kế hoạch phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khiviết hoá đơn và ký và hoá đơn

Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chiphí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và chi phí thuê kho(nếu có), các chiphí cố định và các chi phí khác

Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả bộphận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo quy chế khoán.

Giám sát việc vay và sử dụng vốn vay, hoàn trả vốn vay của các bộ phận kinhdoanh Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng

Sơ đồ bộ máy kế toán

Do đặc điểm là một đơn vị kinh doanh thương mại, các hoạt động mua-bándiễn ra thường xuyên, liên tục với khối lượng lớn và xảy ra ngay tại đơn vị trựcthuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa phân tán, vừa tập trung

Sự phân tán: Thể hiện ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán nghiệp vụ bán, xuất-khẩu kho, thống kê, hạch toán các nội dung, chỉ tiêu phân cấp quản lý

mua-Sự tập trung được thể hiện ở phòng kế toán công ty sau khi nhận được toàn bộchứng từ của kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu toàn

bộ vào nhật ký tổng hợp, vào sổ cái, lên báo cáo

Kế toán trưởng: (Kiêm trưởng phòng kế toán) là người điều hành mọi hoạtđộng lĩnh vực kế toán Phổ biến hướng dẫn về chế độ tài chính cho kế toán viên,đồng thời đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện hạch toán của nhân viên kế toán,giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích Dưới trưởng phòng có haiphó phòng

Phó phòng kiểm toán kiêm kiểm toán nội bộ: Là người xây dựng kế hoạchkiểm tra kiểm toán nội bộ công ty cho phòng kế toán để phòng kế toán báo cáo với

Kế toán tồn kho

Kế toán công nợ

Kế toán thống kê

Kế toán tiền lương

công ty, phối hợp với các phòng chức năng thực hiện kế hoạch kiểm tra, đề xuấtnhững ý kiến giải quyết với trưởng phòng, giám đốc công ty.

Phó phòng kế toán làm chứng từ tập trung: Thu thập, tập trung các chứng từ,

sổ sách của các đơn vị trực thuộc công ty về phòng kế toán để xử lý, so sánh, kiểmtra, đối chiếu

Kế toán bằng tiền: Khi có chứng từ xin thu-chi tiền mặt, kế toán tiền hànhkiểm tra rồi viết phiếu thu-chi Cuối tháng lập báo cáo và nộp cho kế toán trưởng

để tổng hợp Đồng thời làm nhiệm vụ thu- chi và quản lý tiền mặt, tồn quỹ, đốichiếu sổ thực tế tại quỹ với số dư trên quỹ tiền mặt

Kế toán tồn kho: Chịu trách nhiệm theo dõi tình nhập - xuất, tồn kho hàng hóacủa công ty thông qua những hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ tập hợp những chứng từ có liên quan đến việcthanh toán với khách hàng

Kế toán thống kê: Chịu trách nhiệm thống kê các nghiệp vụ liên quan đến tìnhhình mua bán của công ty

Kế toán tiền lương: Chịu trách nhiệm tính lương và các khoản trích theolương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty

2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty

2.2.1 Chính sách kế toán chung áp dụng

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do bộ tàichính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 Chế độ kế toán chung do bộ tài chínhban hành đã được cụ thể hoá vào điều kiện của Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng