Bộ máy kế toán có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, Trang 18 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xáccác tài liệu, số liệu về tình hìn
Lịch sử hình thành và phát triển
Giai đoạn
Trong mọi hoạt động của xã hội, thông tin luôn chiếm một vai trò rất quan trọng và đặc biệt là trong chiến tranh, khi mà thông tin có thể đóng vai trò quyết định sự thành bại của một trận chiến, trận đánh Chính vì vậy, để đáp ứng nhu cầu thông tin, phục vụ sự chỉ đạo của Đảng, phục vụ cho cuộc chiến, ngày 20 tháng 7 năm 1954, Ban công trình thuộc Nha Bưu điện Vô tuyến điện Việt Nam đã được thành lập tại phố Cò, tỉnh Thái Nguyên, đây chỉ là một ban chức năng chứ chưa mang tính chất của một doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của Ban công trình là tổ chức thi công các đường dây thông tin đường dài, nội hạt và lắp đặt máy điện thoại phục vụ thông tin liên lạc khu căn cứ Trung ương ở Việt Bắc và vùng căn cứ cách mạng được mở rộng ( từ Thái Nguyên lên Việt Bắc), đảm bảo cho thông tin luôn được thông suốt và kịp thời Bên cạnh đó Ban công trình còn có nhiệm vụ củng cố và xây dựng mới các đường dây thông tin liên lạc hữu tuyến nối Hà Nội với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Năm 1955, thực hiện Nghị định số 124/NĐ/BĐ - Ban công trình được đổi tên thành Tổng đội công trình Tổng đội công trình là đơn vị có tính chất doanh nghiệp và là đơn vị chủ lực, làm nhiệm vụ xây dựng các công trình thông tin của ngành Bưu điện Mặc dù chiến tranh vô cùng khốc liệt nhưng các cán bộ, công nhân viên của Tổng đội công trình đã không ngừng nỗ lực phấn đấu, học hỏi để đảm bảo tốt nhiệm vụ được giao cũng như góp phần xây dựng và phát triển Tổng đội công trình. Đến tháng 4 năm 1957, chế độ hạch toán kinh tế ra đời, tổ chức bộ máy của Tổng đội công trình có sự thay đổi Cùng với việc sắp xếp lại hệ thống và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Bưu điện, Tổng đội công trình đổi tên thành Đội công trình Đây cũng là thời kì Đội công trình bắt tay vào xây dựng mạng cáp nội thị, phục vụ thành phố, thị xã, nhằm đảm bảo thông tin liên lạc giữa Trung ương và địa phương Sau 3 năm ra đời và hoạt động, Đội công trình đã góp phần cùng toàn ngành Bưu điện xây dựng được 14378km đường điện thông tin, vượt xa số đường điện thoại Đông Dương thời thuộc Pháp Đội ngũ cán bộ công nhân ngày một phát triển và nâng cao cả về số lượng lẫn chất lượng. Đến năm 1961, Tổng cục Bưu điện có quyết định đổi tên Đội công trình thành Công ty Công trình Bưu điện trực thuộc Cục xây dựng cơ bản, để phù hợp hơn với nhiệm vụ được giao và có trụ sở đóng tại : 60 ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên , Hà Nội Trong suốt những năm sau đó cho tới khi chiến tranh kết thúc là những năm mà cuộc chiến tranh bước vào giai đoạn cuối ngày càng khốc liệt. Nhu cầu phát triển mạng lưới thông tin phục vụ kháng chiến ngày một tăng cao. Để đáp ứng nhu cầu đó, Công ty Công trình Bưu điện đã tăng cường xây dựng mạng những công trình thông tin, đồng thời nghiên cứu cải tiến kĩ thuật thi công, cải tiến tổ chức lao động nhằm không ngừng nâng cao năng suất lao động và chất lượng của các công trình Công ty đã thường xuyên hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra, kết quả cụ thể thể hiện trên bảng số liệu sau:
Bảng 1.1: Tình hình thực hiện kế hoạch giai đoạn 1961 - 1964
Năm Số lượng công trình hoàn thành
Giá trụ tổng sản lượng thực hiện (đơn vị tính: đ)
Vượt mức so với kế hoạch
(Nguồn: Sách Lịch sử Công ty Công trình bưu điện)
Sau khi chiến tranh kết thúc, Công ty Công trình Bưu điện lại tiếp tục bắt tay vào khôi phục và xây dựng mới các công trình thông tin phục vụ cho nhiệm trong quản lí, hoạt động nhằm thực hiện chuyên môn hóa trong sản xuất, đảm bảo thu được năng suất lao động cao.
1.1.2 ) Giai đoạn từ năm 1986 tới năm 2003
Vào giữa thập kỉ 80, tình hình kinh tế xã hội của đất nước gặp nhiều khó khăn Đại hội Đại biểu lần thứ 6 ( tháng 12 năm 1986) đã đánh dấu sự đổi mới toàn diện trên tất cả các lĩnh vực mà đặc biệt là sự đổi mới tư duy về kinh tế, đó là sự chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường Trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi, nền kinh tế vốn chưa kịp thích ứng đã gặp rất nhiều khó khăn và có diễn biến khá phức tạp, và đương nhiên tình hình hoạt động của công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn mới: tự hạch toán chi phí, đội ngũ công nhân viên tay nghề thấp, máy móc thiết bị nghèo nàn lạc hậu, công tác cung ứng vạt tư và vận chuyển cũng gặp nhiều khó khăn, cơ chế cũ chưa được xoá bỏ hẳn do đó vật liệu xây dựng công trình vẫn mang tính bao cấp Công ty đứng trước khả năng giải thể. Để tồn tại và phát triển, thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và kế hoạch phát triển tăng tốc của ngành Bưu điện, ngày 13/7/1987, Ban chấp hành Đảng bộ công ty họp sơ kết 6 tháng đầu năm và ra nghị quyết về các vấn đề kế hoạch sản xuất, về ổn định và nâng cao đời sống cán bộ công nhân, về cải tiến hành chính và các chính sách nội bộ Ngày 23/8/1988, Tổng cục Bưu điện đã kí Quyết định về việc thành lập các đơn vị sản xuất và quản lý của công ty theo mô hình tổ chức mới Mô hình tổ chức mới đã được thiết kế gọn nhẹ hơn, số lượng công nhân viên cũng được tinh giản bớt Công ty được thành lập lại theo quyết định số 196/QĐ-TCCB ngày 18/03/1993 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108221 ngày 22/5/1993, thay đổi kinh doanh lần 1 ngày 08/07/1996, lần 2 ngày 19/08/1996 do Trọng tài kinh tế Thành phố Hà Nội cấp và Uỷ ban kế hoạch bổ sung giấy phép kinh doanh
Kể từ thời điểm đó công ty đã có bước chuyển mình, từng bước thích ứng với điều kiện mới, liên tục phát triển và khẳng định vị thế là đơn vị xây dựng cơ bản hàng đầu trong ngành bưu điện.
1.1.3) Giai đoạn từ năm 2003 đến nay
Từ năm 2003 trụ sở chính công ty được chuyển tới: Lô 18 Khu đô thị mới Định Công - Quận Hoàng Mai - Thành phố Hà Nội. Đến nay, Công ty đã chuyển đổi hình thức sang Công ty cổ phần theo Quyết định số 59/2004/QĐ-BBCVT ngày 30/11/2004 của Bộ Bưu chính Viễn thông và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103010655 đăng ký lần đầu ngày 11/01/2006 và đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 13/03/2006 do Sở Kế hoạch - Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Bắt đầu từ ngày 11/01/2006 Công ty đổi tên là Công ty Cổ phần Phát triển Công trình Viễn thông Tên giao dịch bằng tiếng Anh là Telecommunication Project Costruction Development Joint Stock Company, tên viết tắt là TELCOM Số vốn điều lệ của Công ty là 50000000000 đồng ( năm mươi tỉ đồng ) Công ty đã và đang trên con đường phát triển ngày một vững mạnh hơn, xứng đáng là một trong những đứa con hùng mạnh của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Biểu 1.2 Một số chỉ tiêu kinh tế của Công ty qua các năm gần đây Đơn vị : Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Giai đoạn phát triển mới(2003 đến nay)
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí hoạt động kinh doanh
Phương thức tổ chức bộ máy
Công tác tổ chức, điều hành bộ máy quản lí hoạt động kinh doanh được tổ chức theo quan hệ trực tuyến chức năng bao gồm các bộ phận: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Các phòng ban thuộc khối quản lý, Các phòng ban thuộc khối sản xuất.
Bộ máy quản lí hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ quản trị và giám sát mọi hoạt động của Công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong Công ty nghiên cứu và xem xét tình hình hoạt động, nghiên cứu thị trường, môi trường kinh doanh để đề ra các kế hoạch chiến lược hoạt động,phát triển phù hợp cho Công ty
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lí
- Đại hội đồng cổ đông: là hình thức trực tiếp để cổ đông tham gia quản lý Công ty, bao gồm các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Hội đồng quản trị gồm có 05 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông
- Ban kiểm soát: có 03 người do Đại Hội đồng cổ đông bầu ra Ban Kiểm soát là cơ quan thay mặt cổ đông để kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Giám đốc trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp hành pháp luật, Điều lệ của Công ty và các Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị.
- Tổng giám đốc: là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về các quyền và nhiệm vụ được giao Đồng thời cũng là người đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Các Phó Tổng giám đốc là người giúp việc Tổng giám đốc về các lĩnh vực và các nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về các quyền và nhiệm vụ được giao.
Có 3 Phó Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc thứ nhất phụ trách khối quản lý ( gồm có Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế hoạch kinh doanh và Phòng Tài chính Kế toán ), Phó Tổng giám đốc thứ hai phụ trách khối sản xuất bao gồm các xí nghiệp của Công ty, và Phó Tổng giám đốc thứ ba phụ trách chi nhánh miền Nam, sẽ thay mặt Tổng giám đốc giải quyết tất cả các vấn đề của chi nhánh.
- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về các lĩnh vực tài chính, kế toán của Công ty.
+ Khối quản lý : là các phòng ban chức năng của Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động và các quy định khác của Công ty, có nhiệm vụ giúpTổng giám đôc quản lý chung đối với các xí nghiệp sản xuất trong toàn Công ty, đưa ra các thông tin cần thiết cho quyết định của Tổng giám đốc Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau:
- Phòng Kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ đề ra chiến lược kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ; xây dựng kế hoạch cho hoat động của công ty trong từng tháng, quý, năm và giao cho các Xí nghiệp thực hiện, theo dõi công tác thực hiện kế hoạch của các xí nghiệp và có sự hỗ trợ khi cần thiết để đảm bảo chất lượng và tiến độ của các công trình Đồng thời tìm kiếm, khảo sát các thông tin thị trường, cùng Tổng giám đốc tham gia đấu thầu các công trình, lập hồ sơ dự thầu các công trình, lập kế hoạch vật tư, nguyên nhiên liệu phục vụ cho việc thi công các công trình Kiểm tra đôn đốc các xí nghiệp trong quá trình thi công công trình và hoàn thiện hồ sơ xác nhận khối lượng hoàn thành giai đoạn và quyết toán công trình.
- Phòng Tổ chức lao động hành chính: Quản lý phân công sắp xếp cán bộ, công nhân theo yêu cầu sản xuất, theo trình độ được đào tạo Tuyển dụng lao động theo kế hoạch hàng năm, phân cấp quản lý lao động Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, tiền thưởng hàng tháng, hàng năm Xây dựng các mức lao động theo tiêu chuẩn cấp bậc công việc, chức danh công việc. Thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động theo chính sách, chế độ của nhà nước quy định Quản lý hồ sơ lý lịch, xác định các yêu cầu trình độ chuyên môn cho các cán bộ nhân viên trong công ty.
- Phòng Tài chính Kế toán: lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân quỹ của Công ty Tiến hành các nghiệp vụ kế toán của tất cả các xí nghiệp trong toàn Công ty, giám sát kiểm tra việc lập hóa đơn, chứng từ thanh toán và lưu trữ hóa đơn chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ chính sách của Nhà nước Xác định giá thành, doanh thu và lợi nhuận của tất cả các công trinh từ các xí nghiệp gửi lên, tổng hợp kết quả xác định hiệu quả kinh doanh các quý, năm của Công ty.
Lập Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Lưu trữ hồ sơ các công trình đã hoàn thành.
+ Khối Sản xuất : là các Xí nghiệp trực tiếp thi công các công trình Công ty đã trúng thầu Các công trình này được giao cho các xí nghiệp theo năng lực thi công, theo kỹ thuật chuyên môn, thế mạnh riêng của các Xí nghiệp Công ty có 7 Xí nghiệp gồm 4 Xí nghiệp Xây lắp số 1, 2, 3, 4 và các Xí nghiệp Hàn nối và đo kiểm, Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp thông tin, Xí nghiệp Tư vấn thiết kế,
Xí nghiệp Sản xuất Vật liệu xây dựng Các Xí nghiệp này nhận các công trình công ty giao, triển khai kế hoạch thi công theo đúng tiến độ, thường xuyên báo cáo tình hình lên Giám đốc và các phòng chức năng có liên quan của Công ty.Ngoài ra công ty còn có Chi nhánh tại miền Nam do một Phó Tổng giám đốc kiêm nhiệm phụ trách, thay mặt Tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo thi công,cấp phát kinh phí và thu hồi vốn các công trình phía Nam ĐẠI HỘI ĐỒNG
KHỐI SẢN XUẤT KHỐI QUẢN LÝ
Phòng Tài chính kế toán
XN Hàn nối đo kiể m
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KĨ THUẬT
Biểu 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Cổ phần Phát triển
Ghi chú : Kiểm soát trực tuyến
Đặc điểm quy trình và công nghệ sản xuất sản phẩm
Trong giai đoạn hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tập trung trong một số lĩnh vực chủ yếu sau:
- Thi công các công trình cáp thông tin ( cáp quang, cáp đồng)
- Sản xuất, lắp đặt cột ăngten và các thiết bị viễn thông
- Xây dựng nhà trạm, nhà dân dụng quy mô vừa và nhỏ
- Thi công các công trình thông tin nội bộ
- Tư vấn, thiết kế các công trình thông tin và dân dụng Công ty sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, lập hồ sơ dự thầu và kí hợp đồng thi công công trình khi trúng thầu Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và mối quan hệ truyền thống của các xí nghiệp, phòng kế hoạch Công ty giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp thi công công trình hay hạng mục công trình. Các xí nghiệp cũng có thể tự chủ tìm kiếm thông tin thị trường mà đặc biệt là địa bàn truyền thống để tìm kiếm các hợp đồng dự án, sau đó thông qua Công ty để tham gia dự thầu Đối với các công trình có quy mô nhỏ do xí nghiệp tự tìm kiếm thì Tổng giám đốc Công ty có thể ủy quyền cho xí nghiệp tự tham gia đấu thầu, kí hợp đồng , thi công và thanh quyết toán công trình Đối với các công trình xí nghiệp tự tìm kiếm Công ty giao khoán cho xí nghiệp theo chế độ ưu đãi hơn so với các công trình khác.
Theo cách giao khoán của Công ty, khi nhận hợp đồng thầu mới, tuỳ theo từng loại công trình, Công ty giao khoán cho xí nghiệp xây lắp từ 75% đến 95% tổng chi phí hợp đồng Phần kinh phí còn lại Công ty giữ lại để trang trải chi phí quản lý và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thi công các công trình theo đúng tiến độ, yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo chất lượng công trình, khối lượng công việc đã ký trong hợp đồng Như vậy, tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo phương thức khoán không phải “khoán trắng” mà là “khoán quản” Cách tổ chức giao khoán như trên góp phần nâng cao tính tự chủ, mang tính hiệu quả kinh tế cao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Về công nghệ và máy móc thiết bị để sản xuất sản phẩm: Tại Công ty máy thi công được coi là máy sản xuất đều có giá trị lớn chỉ sử dụng cho ngành xây lắp thông tin chẳng hạn như: máy hàn cáp quang, máy ra cáp máy đo chiều dài. Bên cạnh đó, các công trình thi công thường ở xa công ty, để có thể chủ động trong thi công, căn cứ vào nhu cầu sử dụng máy của từng công trình, công ty tiến hành thuê máy thi công ở bên ngoài của các công ty khác và tư nhân Máy thuê ngoài thường là: máy lắp dựng, máy nén, máy co dây… hàng năm Công ty đầu tư hàng tỷ đồng cho mua sắm, bảo dưỡng các máy móc, trang thiết bị thi công hiện đại để tăng cường năng lực thi công cho các xí nghiệp, nhất là các máy dùng cho thi công các công trình đòi hỏi công nghệ kỹ thuật hiện đại trong nghành.
Do đặc điểm của Công ty là một doanh nghiệp xây lắp nên tăng cường máy móc kỹ thuật, trang thiết bị dùng cho thi công là rất quan trọng, không chỉ làm những công việc khó khăn mà còn giúp Công ty giảm dược nhiều lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao chất lượng công trình.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình có quy mô từ vài chục triệu đồng cho đến vài tỷ đồng, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian thi công công trình có thể kéo dài một vài năm tùy theo từng công trình Để hoàn thành công trình thì thường yêu cầu chủng loại đầu vào khá đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu tư lớn cho các yếu tố này.
Ta có thể tóm tắt quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty qua một số sản phẩm chính như sau:
+ Đối với công trình dạng cáp:
Hàn nối các mối cáp Đặt các thiết bị đường dẫn Ra cáp treo vào các thiết bị dẫn Đấu cáp vào các thiết bị đầu cuối
Xây dựng móng cột Sản xuất cột Lắp dựng cột
Biểu 1.4: Sơ đồ quy trình sản xuất đối với công trình dạng cáp.
+ Đối với công trình dạng cột ăngten:
Biểu 1.5: Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm đối với công trình dạng cột ăngten
1.4) Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ và thị trường tiêu thụ của Công ty
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin, cáp điện thoại… có quy mô từ vài chục triệu đồng cho đến vài tỉ đồng, các sản phẩm này có giá trị tương đối lớn, sản phẩm thường mang tính đơn chiếc, thời gian để hoàn thiện các công trình này có thể kéo dài một vài năm tùy thuộc vào mỗi công trình Ngoài việc xây dựng mới các công trình,
Công ty còn lắp dựng, sửa chữa, bảo trì các công trình cột cao, các trang thiết bị bưu chính viễn thông, tin học và các trang thiết bị khác thuộc đài, trạm, bưu cục;
Bên cạnh các công trình bưu chính viễn thông, Công ty còn tiến hành xây dựng các sản phẩm khác cụ thể như:
- Xây dựng, lắp đặt các công trình điện, điện tử, thông gió điều hòa và cấp thoát nước; Các công trình thông tin tín hiệu đường sắt, đường bộ, hàng không, đường biển.
- Xây dựng nền móng công trình và kết cấu hạ tầng: cầu đường, bển cảng, đê điều, đường dây và trạm biến thế điện.
- Xây dựng lắp đặt hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống báo cháy, camera, trang âm, chống sét, truyền thanh, truyền hình
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển của các cá nhân, đơn vị.
Ngoài lĩnh vực xây dựng, Công ty còn tham gia tư vấn thiết kế, lập các dự án đầu tư các công trình bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin; tiến hành đầu tư trong các lĩnh vực bưu chính viễn thông và một số lĩnh vực khác; kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu vật tư thiết bị ngành bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin, các máy móc thiết bị và phụ kiện điện, điện tử, tin học; trang trí nội ngoại thất các công trình; sản xuất vật liệu xây dựng và những vật liệu khác phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp và nhu cầu xây dựng dân dụng; kinh doanh khai thác dịch vụ bưu chính viễn thông, dịch vụ du lịch, khách sạn, nhà hàng và các ngành nghề kĩ thuật dịch vụ khác (Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường).
Về thị trường khách hàng của Công ty chủ yếu là ngành Bưu chính Viễn thông, từ Bưu điện các tỉnh, thành phố cho đến các huyện, thị, với nhu cầu xây dựng các công trình thông tin liên lạc để nối liền mạng lưới liên lạc giữa các tỉnh, thành với nhau, liên lạc thông suốt từ tỉnh đến các huyện, xã Ngoài ra còn có các khách hàng khác là các Công ty dịch vụ truyền thông, các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu xây dựng trong các lĩnh vực bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin cũng như các công trình công nghiệp, giao thông, dân dụng khác. Địa bàn khách hàng của Công ty trải rộng gần như khắp cả nước, hiện nay Công ty đang thi công trên địa bàn trên dưới 50 tỉnh thành
Trong những năm gần đây, sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, mà đặc biệt là công nghệ thông tin đã nối liền khoảng cách của con người từ những địa điểm xa xôi với nhau, nhu cầu trao đổi thông tin giữa mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức ngày càng lớn Ngoài ra, cùng với sự mở cửa mạnh mẽ của nền kinh tế, nhất là sau sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới(WTO), thị trường tiềm năng của Công ty Cổ phần Phát triển Công trình Viễn thông ngày càng được mở rộng và phát triển Tuy nhiên cùng với đó thì Công ty cũng gặp sự cạnh tranh rất lớn trên thị trường, đó có thể là các Công ty xí nghiệp xây lắp thông tin liên lạc khác do Ngành Bưu điện thành lập cho đến các Công ty xây dựng lớn như Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà, và đặc biệt với sự xuất hiện của hàng loạt các công ty xây dựng tư nhân với quy mô nhỏ và vừa, có bộ máy hoạt động quản lý gọn nhẹ và hiệu quả Nhưng với bề dày truyền thống và tiềm lực sẵn có về vốn, về con người cũng như uy tín trên thị trường cộng với sự cải tiến từng bước cơ chế hoạt động và bộ máy quản lý, sự đổi mới và đầu tư phát triển về công nghệ thiết bị nên trong những năm qua Công ty vẫn đạt được sự tăng trưởng mạnh , điều này được thể hiện rõ qua các chỉ tiêu kinh tế , tài chính của Công ty ( Biểu 1.2) Thị trường của Công ty vẫn được giữ vững và phát triển thêm trong cả nước Hiện nay Công ty đang thi công các công trình trên địa bàn của trên dưới 50 tỉnh thành trong cả nước.
Phần 2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG TRÌNH VIỄN THÔNG
2.1) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được phép hạch toán độc lập và có bộ máy kế toán riêng căn cứ theo Luật kế toán số 03/2003/QH11( ban hành ngày 17/06/2003) và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Tại trụ sở chính của Công ty có phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, phân tích, xử lí các số liệu, thông tin tài chính cho toàn Công ty, và đến cuối niên độ kế toán sẽ công khai, báo cáo với Hội đồng Quản trị cũng như Tổng giám đốc, Ban lãnh đạo công ty Trong phòng có 11 người, gồm Kế toán trưởng, phó phòng Tài chính Kế toán và 9 kế toán phần hành, mỗi người được phân công trách nhiệm để thực hiện các phần hành kế toán cụ thể nhằm mục đích thực hiện chuyên môn hóa trong công việc Ngoài ra, tại các Xí nghiệp trực thuộc trong công ty đều có bộ máy kế toán riêng gồm từ 2 đến 4 người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong xí nghiệp mình Tại văn phòng trụ sở chính, các nhân viên trong phòng sẽ được phân công chuyên quản, chuyên đôn đốc thanh toán chứng từ và theo dõi công nợ nội bộ với các xí nghiệp.
Bộ máy kế toán có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính sau đó cung cấp các thông tin về tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu, số liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng các loại tài sản (Tài sản lưu động, tài sản cố định…), giám sát tình hình tập hợp chi phí của các xí nghiệp trực thuộc, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả cấp phát vốn… trên cơ sở pháp luật và chế độ hiện hành.
2.1.2) Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Từng nhân viên trong phòng Tài chính Kế toán được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm với chức năng cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng giám đốc Công ty về công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp Bên cạnh đó kế toán trưởng còn có nhiệm vụ điều hành công tác chuyên môn cũng như quản lý nhân sự trong phòng, đôn đốc, kiểm tra kiểm soát công việc của các nhân viên trong phòng, quản lý và xây dựng kế hoạch Tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh trong Công ty, lập và báo cáo tình hình tài chính của Công ty cho lãnh đạo Công ty trong các buổi họp giao ban Ngoài ra kế toán trưởng cũng là người ký các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán, ký các báo cáo tài chính của Công ty để gửi lên các cơ quan cấp trên, tư vấn cho Tổng giám đốc Công ty giải quyết các vấn đề có liên quan đến chế độ chính sách nhà nước về quản lý tài chính tại doanh nghiệp.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG TRÌNH VIỄN THÔNG
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được phép hạch toán độc lập và có bộ máy kế toán riêng căn cứ theo Luật kế toán số 03/2003/QH11( ban hành ngày 17/06/2003) và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Tại trụ sở chính của Công ty có phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, phân tích, xử lí các số liệu, thông tin tài chính cho toàn Công ty, và đến cuối niên độ kế toán sẽ công khai, báo cáo với Hội đồng Quản trị cũng như Tổng giám đốc, Ban lãnh đạo công ty Trong phòng có 11 người, gồm Kế toán trưởng, phó phòng Tài chính Kế toán và 9 kế toán phần hành, mỗi người được phân công trách nhiệm để thực hiện các phần hành kế toán cụ thể nhằm mục đích thực hiện chuyên môn hóa trong công việc Ngoài ra, tại các Xí nghiệp trực thuộc trong công ty đều có bộ máy kế toán riêng gồm từ 2 đến 4 người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong xí nghiệp mình Tại văn phòng trụ sở chính, các nhân viên trong phòng sẽ được phân công chuyên quản, chuyên đôn đốc thanh toán chứng từ và theo dõi công nợ nội bộ với các xí nghiệp.
Bộ máy kế toán có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính sau đó cung cấp các thông tin về tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu, số liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng các loại tài sản (Tài sản lưu động, tài sản cố định…), giám sát tình hình tập hợp chi phí của các xí nghiệp trực thuộc, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả cấp phát vốn… trên cơ sở pháp luật và chế độ hiện hành.
2.1.2) Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Từng nhân viên trong phòng Tài chính Kế toán được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm với chức năng cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng giám đốc Công ty về công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp Bên cạnh đó kế toán trưởng còn có nhiệm vụ điều hành công tác chuyên môn cũng như quản lý nhân sự trong phòng, đôn đốc, kiểm tra kiểm soát công việc của các nhân viên trong phòng, quản lý và xây dựng kế hoạch Tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh trong Công ty, lập và báo cáo tình hình tài chính của Công ty cho lãnh đạo Công ty trong các buổi họp giao ban Ngoài ra kế toán trưởng cũng là người ký các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán, ký các báo cáo tài chính của Công ty để gửi lên các cơ quan cấp trên, tư vấn cho Tổng giám đốc Công ty giải quyết các vấn đề có liên quan đến chế độ chính sách nhà nước về quản lý tài chính tại doanh nghiệp.
Phó phòng tài chính kế toán (1 người): là người giúp Kế toán trưởng trong công tác quản lý và điều hành Phòng tài chính kế toán hoàn thành nhiệm cụ thể do Tổng giám đốc công ty giao Bên cạnh đó, phó phòng Tài chính Kế toán còn làm nhiệm vụ đôn đốc nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ của từng người, kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, phối hợp với kế toán tổng hợp và các kế toán chi tiết lập các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước, nhận sự ủy nhiệm của Kế toán trưởng trong các trường hợp
Kế toán tổng hợp (1 người): có trách nhiệm quản lý toàn bộ các dữ liệu đã được lập trong máy, kiểm tra sổ chi tiết với cân đối tổng hợp đảm bảo tính phù hợp và chính xác về số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, phát hiện những nội dung nghiệp vụ không phù hợp của kế toán chi tiết, đặc biệt kế toán lập phiếu trên máy tính, lập báo cáo tài chính của Công ty vào cuối năm tài chính và cùng lãnh đạo phòng giải trình các số liệu trên chứng từ cũng như báo cáo tài chính khi có yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán, cơ quan quản lý cấp trên và các cơ quan pháp luật khác.
Kế toán thanh toán(2 người): có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ trước khi thanh toán, kiểm soát việc thanh toán các chi phí công trình đảm bảo nguyên tắc hợp lí, hợp lệ Trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền và các hoá đơn mua, bán hàng kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi tiền và có nhiệm vụ lưu giữ các chứng từ đó sau quá trình luân chuyển Bên cạnh đó kế toán thanh toán sẽ báo cáo và cùng lãnh đạo phòng giải quyết các trường hợp nghiệp vụ vượt quá phạm vi mình phụ trách.
Kế toán thuế (1 người) : có nhiệm vụ lập bảng kê khai hàng hóa và dịch vụ mua vào trên văn phòng công ty, tập hợp các hóa đơn thuế đầu vào tại các xí nghiệp, tập hợp kê khai khấu trừ thuế cho toàn công ty, lập báo cáo quyết toán các loại thuế theo quy định của nhà nước để nộp cho Cục Thuế theo đúng quy định Kiểm tra xác minh hoặc yêu cầu các xí nghiệp xác minh hóa đơn mua vào khi có yêu cầu của Cục Thuế Tiến hành giao dịch với cơ quan thuế khi cần thiết.
Kế toán lương và các khoản trích theo lương (1 người): có nhiệm vụ tổng hợp bảng lương, tính các khoản trích theo lương và thưởng cho các đối tượng khi có các văn bản của lãnh đạo công ty theo đúng nội dung và chế độ hiện hành, lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng cho từng đối tượng trong văn phòng công ty Theo dõi và tính thuế thu nhập cá nhân cho từng đối tượng theo quy định hiện hành.
Kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ) kiêm kế toán ngân hàng ( 1người ): Lập thẻ cho từng loại TSCĐ của Công ty quản lý theo quy định của nhà nước, tiến hành theo dõi, đánh giá tình hình biến động của từng loại TSCĐ Đề nghị hạch toán tăng hoặc giảm TSCĐ khi có biến động về TSCĐ, quản lý hồ sơ liên quan đến việc mua sắm hoặc xây dựng TSCĐ trong Công ty Tính khấu hao TSCĐ cho từng loại theo đúng quy định của nhà nước căn cứ vào tỉ lề khấu hao từng loại Ngoài ra kế toán TSCĐ còn kiêm thêm cả nhiệm vụ kế toán ngân hàng, sẽ thực hiện các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng như nhận sổ phụ hàng ngày do ngân hàng phát hành, viết séc, ủy nhiệm chi, khế ước tiền vay ngân hàng phục vụ sản xuất kinh doanh khi có lệnh của ban lãnh đạo Theo dõi và lập báo cáo tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng vào ngày làm việc cuối cùng hàng tuần để phục vụ cho việc họp giao ban.
Kế toán công nợ ( 2 người) : Theo dõi và cập nhật số liệu các khoản tạm ứng, cho vay, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo từng đối tượng. Trong kì kế toán, kế toán chi tiết công nợ phải thường xuyên tiến hành kiểm tra và xử lí và đối chiếu các số liệu đối với các đối tượng theo từng trường hợp cụ thể Đối với trường hợp các đối tượng có công nợ kéo dài mà không thanh toán được hoặc dây dưa trong thanh toán thì báo cáo với ban lãnh đạo để có biện pháp xử lý.
Biểu 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại phòng Tài chính Kế toán của Công ty
Phó phòng Tài chính Kế toán kiêm kế toán vật tư
Kế toán tiền lươngKế toán thanh toán Kế toán TSCĐ, TGNH
Kế toán thuế, kiêm TM
Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Trong bản chứng từ sẽ có chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như các đối tượng liên quan.
Công ty hiện đang sử dụng hai loại hình chứng từ đó là chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc.
Chứng từ bắt buộc là các mẫu chứng từ do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành và bắt buộc sử dụng khi có phát sinh.
Chứng từ không bắt buộc là các mẫu chứng từ do Tập đoàn Bưu chính viễn thông, Công ty ban hành, quy định áp dụng thống nhất cho toàn công ty.
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn Công ty theo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, theo hướng dẫn số 8529/ĐT-PT ngày 28/12/2005 của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam( nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam) cùng một số các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Chứng từ trong Công ty được lập đảm bảo theo mẫu quy định, có đầy đủ các yếu tố như : tên gọi chứng từ, ngày tháng năm lập, số hiệu chứng từ, tên, mã số thuế địa chỉ của đơn vị lập chứng từ, tên địa chỉ của người nhận chứng từ cùng với đơn vị, mã số thuế, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị, chữ kí của các cá nhân và người đại diện pháp nhân của đơn vị phát hành chứng từ.
2.2.2) Tổ chức vận dụng cụ thể
Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán IT soft, đây là một phần mềm được Công ty thuê viết riêng để sử dụng phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, vì vậy các chứng từ của Công ty được nhập và lưu trữ không chỉ bằng bản in mà còn được lưu trong các file của máy tính.
Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra, nhập số liệu phát sinh vào phần mềm kế toán trong máy tính, và in chứng từ của mình ra Sau đó chuyển đến kế toán trưởng hoặc phó phòng TC-KT xem xét ký duyệt và đóng dấu theo đúng quy định, sau đó chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để lưu giữ Cuối kỳ, kế toán viên phụ trách từng phần hành của mình tổng hợp số liệu sau đó in sổ cái tài khoản mà mình theo dõi bao gồm cả sổ chi tiết và sổ tổng chứng từ của các kế toán phần hành chuyển đến kiểm tra, rà soát lại các chứng từ xem đã hợp lý, hợp lệ và đầy đủ các yếu tố cần thiết hay chưa như về: chữ ký của Tổng giám đốc - Kế toán trưởng (đối với các phiếu thu - chi), kế toán trưởng (đối với các chứng từ kế toán, chứng từ bù trừ công nợ), bên cạnh đó còn kiểm tra cách hạch toán, rà soát lại các số liệu… sau khi đã hoàn tất thủ tục thì đóng chứng từ thành quyển theo tháng để lưu giữ Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn phải tổng hợp số liệu trong tháng để in các báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm chuyển đến cho kế toán trưởng một bộ, còn lại một bộ để lưu trữ của mình (với đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng - Tổng giám đốc) để khi có yêu cầu cần thiết là có thể xuất trình được ngay.
Trong quá trình lập và lưu trữ chứng từ, từng kế toán phần hành sẽ phải tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực của chứng từ, tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế thể hiện trong chứng từ, độ chính xác về mặt số liệu, tính chấp hành quy chế nội bộ của các chứng từ đó.
Trình tự luân chuyển chứng từ trong Công ty được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Biểu 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng rất phong phú, đáp ứng đầy đủ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty Có thể lấy ví dụ như chứng từ về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ( gồm hóa đơn giá trị gia tăng( GTGT), hóa đơn bán hàng, phiếu kê mua hàng, biên bản giao nhận hàng, thẻ kho…), chứng từ về nhân công ( gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,các khoản việc…), chứng từ về tiền tệ( gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị và thanh toán tạm ứng…), chứng từ về TSCĐ (biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý, thẻ TSCĐ ) Một số chứng từ Công ty in ra để sử dụng với các đối tượng bên trong cũng như bên ngoài công ty là: Phiếu thu, Phiếu chi do kế toán phần hành thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm in khi có nghiệp vụ phát sinh Đây là hai loại chứng từ phổ biến và được sử dụng thường xuyên, liên tục tại Công ty
Biểu 2.3: Mẫu phiếu thu của Công ty
Biểu 2.4 : Mẫu phiếu chi của Công ty
Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
2.3.1) Khái quát chung Đất nước ta đang trong quá trình hội nhập, vì vậy các chính sách kinh tế vĩ mô còn đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện Đối với kế toán cũng vậy, Bộ Tài Chính đã lần lượt ban hành các chuẩn mực kế toán Việt Nam tạo dựng hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp nói chung và Công ty nói riêng làm cơ sở để ghi chép kế toán Đồng thời với việc ban hành các chuẩn mực kế toán, Bộ Tài Chính còn ban hành các thông tư số: 89/2002/TT-BTC ngày 9 tháng 12 năm 2002 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán thực hiện 6 chuẩn mực đợt 2, thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 về việc thực hiện 6 chuẩn mực kế toán đợt 3, thông tư số 20/2006/TT-BTC về việc hướng dẫn 6 chuẩn mực đợt 4 và thông tư số 21/2006/ TT-BTC về việc hướng dẫn 4 chuẩn mực đợt 5 giúp cho các đơn vị, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chuẩn mực để thực hiện.
Hệ thống kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán( tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lí của các chủ thể quản lí khác nhau, và được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình biến động của từng loại tài sản, nguồn vồn, từng khoản nợ phải thu, phải trả.
Hiện nay Công ty Cổ phần Phát triển Công trình Viễn thông đang sử dụng hệ thống tài khoản được quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ Tài Chính Công ty còn áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC kí ngày 6/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của các chuẩn mực kế toán đã ban hành Có 9 nhóm tài khoản được sử dụng tại Công ty bao gồm : Tài sản lưu động, Tài sản cố định, Nợ phải trả, Nguồn vốn, Doanh thu,Chi phí, Thu nhập khác, Chi phí khác và nhóm tài khoản xác định kết quả Tùy theo phạm vi ở Công ty hay ở xí nghiệp mà kế toán sẽ sử dụng các tài khoản phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ví dụ như với nhóm tài khoản phản ánhTSCĐ, nguồn vốn, doanh thu, thu nhập khác, chi phí khác, tài khoản xác định kết quả… thì chỉ có kế toán tại Công ty sử dụng, các tài khoản phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí máy thi công hay chi phí dịch vụ mua ngoài… thì chỉ có kế toán tại các xí nghiệp sử dụng Có những tài khoản cả Công ty và xí nghiệp đều theo dõi và sẽ tổng hợp đối chiếu khi hết kì kế toán.
2.3.2) Tổ chức vận dụng cụ thể
Công ty sử dụng rất nhiều tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trong giới hạn của báo cáo em xin được làm rõ về việc vận dụng một số tài khoản với một số điểm khác biệt chủ yếu như sau:
- Đối với nhóm tài khoản loại 1 (tài sản lưu động): do Công ty chỉ thực hiện các công trình trong phạm vi của Việt Nam nên Công ty chỉ dùng đơn vị tiền Việt Nam đồng để hạch toán mà không sử dụng các tài khoản liên quan tới ngoại tệ Công ty có 7 xí nghiệp cùng đang hoạt động, Công ty cũng không phải thực hiện hình thức khoán trắng cho xí nghiệp nên tài khoản136 ( phải thu nội bộ) rất hay được sử dụng Với nhóm tài khoản hàng tồn kho ( các tài khoản nhóm 15) thì công ty cũng chỉ dùng tài khoản 152,153 và 154 Đó là do đặc điểm sản phẩm của Công ty là sản phẩm đơn chiếc, sau khi hoàn thành sẽ bàn giao thẳng cho người sử dụng nên không cần sử dụng tới các tài khoản như 151, 155,156, 157 Khi công trình xây dựng hoàn thành, mọi chi phí phát sinh của công trình sẽ được tập hợp qua tài khoản 154 Và tài khoản này sẽ được chi tiết đến từng công trình Khi Công ty bàn giao hạng mục công trình cho nhà thầu chính thì sẽ ghi định khoản : Nợ TK154_chi tiết từng công trình, Có TK 632. Với các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác (TK 131, TK
136, TK 138) các khoản này sẽ được ghi nhận theo hóa đơn, chứng từ phát sinh.
- Đối với nhóm tài khoản loại 2 (tài sản cố định)
Tài sản cố định của Công ty gồm cả tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình Tài sản cố định được thể hiện theo giá trị còn lại, nghĩa là giá trị tài sản cố định được tính bằng nguyên giá trừ hao mòn luỹ kế Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà công ty bỏ ra để có được tài sản cố phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó Các chi phí phát sinh không thoả mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ.
Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ khoản lãi, lỗ nào phát sinh đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ.
Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại quyết định số: 206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính.
Riêng với khu đất trụ sở Công ty thuộc loại tài sản cố định vô hình là quyền sử dụng đất dài hạn nên không tính khấu hao.
- Với các tài khoản loại 3 , Công ty không sử dụng các tài khoản 342, 343,344.347,352 Với tài khoản 331 ( phải trả người bán) thì Công ty chi tiết theo từng nhà cung cấp để tiện cho việc theo dõi và hạch toán Với tài khỏan
335 được ghi nhận dựa trên các ước tính hợp lý về số chi phí đã phát sinh nhưng chưa tập hợp đầy đủ chứng từ.
- Với các tài khoản loại 4, Công ty không sử dụng tài khoản 413 do Công ty chủ yếu sử dụng đồng Việt Nam để hạch toán chứ không sùng ngoại tệ.
- Với các tài khoản loại 5 do tính chất nghề nghiệp cũng như đặc điểm sản phẩm sản xuất và tiêu thụ ( sản phẩm được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá đã thỏa thuận trên hợp đồng nhận thầu trước khi tiến hành xây dựng) nên Công ty không sử dụng tài khoản 512 và 521, 531 mà chủ yếu chỉ sử dụng tài khoản 511,
- Với các tài khoản loại 6, tài khoản chi phí nguyên vật liệu(621) Công ty tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh, sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán,chi phí nhân công chế biến, vận chuyển NVL cũng được tính vào chi phí NVL Công ty không thực hiện việc bán hàng hóa nên không sử dụng tài khoản 641(chi phí bán hàng) Với các khoản chi phí đi vay (TK 635) Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí trong kì Trường hợp chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cần có một thời gian đủ dài( trên 12 tháng) để có thể đưa vào sử dụng theo mục đích trước hoặc bán thì chi phí này được vốn hóa Đối với các khoản vốn vay chung trong đó có sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì chi phí đi vay vốn hóa được xác định theo tỉ lệ vốn hóa đối với chi phí lũy kế bình quân gia quyền phát sinh cho việc đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sản xuất tài sản đó Tỷ lệ vốn hóa được tính theo tỉ lệ lãi suất bình quân của các khoản vay chưa trả trong kì, ngoại trừ các khoản vay riêng biệt phục vụ cho mục đích hình thành một tài sản cụ thể.
Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép và phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng Để phản ánh tính đa dạng, phong phú của đối tượng hạch toán thì cần có nhiều loại sổ khác nhau, mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của mình mà chọn lấy cho mình một hình thức sổ phù hợp.
Hiện nay Công ty sử dụng hình thức sổ là “chứng từ ghi sổ” trên máy vi tính, đây là hình thức sổ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo phục vụ cho yêu cầu quản lý Từ năm 2006, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, cũng như là để giảm bớt sự theo dõi, quản lý sổ sách thủ công vốn tốn rất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả không cao bằng, Công ty đã sử dụng chương trình phần mềm với đặc điểm hoạt động của công ty Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng tại công ty bao gồm có các loại sổ sau:
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Sổ cái các tài khoản
Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
2.4.2) Tổ chức vận dụng cụ thể
Trong kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc, các báo cáo chi, các kế toán viên phần hành phụ trách từng mảng công việc của mình sẽ tiến hành cập nhật số liệu vào các phân hệ nghiệp vụ của chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính : kế toán tiền mặt ( phiếu thu, phiếu chi …), kế toán vật tư ( phiếu kế toán, phiếu nhập kho, xuất kho…), kế toán tiền gửi ngân hàng( phiếu kế toán, sổ phụ….), kế toán công nợ với khách hàng( phiếu bù trừ công nợ…), kế toán chi phí và giá thành ( đối với xí nghiệp)… Cuối kì, sau khi đã cập nhật đầy đủ, chính xác các số liệu kế toán phát sinh, chương trình kế toán tự động sẽ tổng hợp cho ra các báo cáo về các phân hệ nghiệp vụ Số liệu cập nhật ở các phân hệ sẽ được lưu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác và phân hệ kế toán tổng hợp để tiến hành in ra làm sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí sản xuất và giá thành. Bảng 2.5 Mẫu sổ cái tài khoản 154_công trình nhà Bưu điện Ninh Bình
TK 154_NNB §K TK đối ứng Phát sinh nợ
Số tiền Phát sinh có
Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu của đơn vị, nói cách khác đó là phương tiện trình bày thực trạng tài chính và khả năng sinh lời của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
Hiện nay hệ thống các báo cáo tài chính tại Công ty vận dụng 3 mẫu biểu báo cáo bắt buộc ( các mẫu biểu số : B01-DN, B02-DN, B09-DN) và một mẫu biểu báo cáo không bắt buộc ( mẫu biểu số : B03-DN ) Các báo cáo tài chính đều được lập theo mẫu quy định tại quyết định 15/QĐ-BTC/2006 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Cụ thể các báo cáo đó là:
- Bảng cân đối kế toán ( mẫu biểu số : B01-DN )
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( mẫu biểu số : B02-DN )
- Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu biểu số: B09-DN )
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu biểu số : B03-DN)
Vào cuối kì kế toán, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lập các báo cáo tài chính. Thời hạn gửi báo cáo năm chậm nhất đối với Công ty theo quy định là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính Công ty thường nộp BCTC vào ngày 31/3 hàng năm.
2.5.2) Tổ chức vận dụng cụ thể
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo nguyên tắc giá gốc.
Vì Công ty có các đơn vị trực thuộc và các đơn vị này có bộ máy kế toán chính của công ty được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc Doanh thu và số dư giữa các đơn vị trực thuộc được loại trừ khi lập báo cáo tài chính tổng hợp.
Trong quá trình lập báo cáo kết quả kinh doanh thì doanh thu và chi phí được lập trên nguyên tắc : doanh thu chỉ được ghi nhận khi công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành, có quyết toán hoặc có biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành Chi phí được ghi nhận phù hợp với doanh thu trong kì.
Về việc thanh toán nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất là 28% trên thu nhập chịu thuế. Công ty là doanh nghiệp nhà nước mới chuyển sang hình thức Công ty Cổ phần nên được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm kể từ năm bắt đầu kinh doanh có lãi ( là năm 2006 và 2007) và giảm 50% trong 3 năm tiếp theo.
Các mẫu biểu kế toán đều do kế toán tổng hợp tính toán và lập nên vào cuối niên độ kế toán( vào cuối năm tài chính), sau đó hệ thống báo cáo này sẽ thông qua Kế toán trưởng xem xét, kí duyệt Báo cáo tài chính của Công ty hàng năm đều được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán có uy tín, đó là Công ty Tư vấn và Kiểm toán(A&C).
Báo cáo tài chính hàng năm được công bố công khai với Đại hội Cổ đông và các cơ quan thẩm quyền có liên quan như: Cơ quan quản lý chủ quản (Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam), các cơ quan thuế, Ngân hàng v.v….