CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất phát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ và thanh toán công nợ cũng như yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất, kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác Từ đó đặt ra các yêu cầu về nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán được tổ chức khoa học, chặt chẽ và có hiệu quả.
2.1 NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP
2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán kế toán.
Công tác thanh toán với người mua, người bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán), là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự lưu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán được ghi chép và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là:
- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khả năng thanh toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp Đồng thời, tham mưu cho ban quản trị các biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Theo dõi và tham mưu cho ban quản trị các phương thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Hướng dẫn các đối tượng tham gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của doanh nghiệp.
2.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán.
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có thể là các nghiệp vụ thanh toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trước tiền hàng Trong bất cứ trường hợp nào thì việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản của kế toán như: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh
Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trả với người mua, người bán thì càng cần được hạch toán kế toán một cách chặt chẽ và khoa học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chủ yếu trong hoạt động thanh toán, có ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng như tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở đây xin được đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp như sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp thời
- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng như theo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên hoặc dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ Nếu cần thiết có thể yêu cầu các đối tượng đối chiếu công nợ bằng văn bản.
- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam" Cuối kì, phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán
131 và 331 mà phải lấy số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
2.2 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN
2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán.
Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán
Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Chứng từ thanh toán được lựa chọn trước hết phải tuân theo những biểu mẫu bắt buộc do nhà nước quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lập thêm các chứng từ khác theo hướng dẫn của nhà nước, hoặc xin phép và được sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.
Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo Có ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo Có đính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( như Bảng kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách hàng )
Các chứng từ trên được kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Đồng thời, các chứng từ thực hiện và một số chứng từ thủ tục (được đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ được kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.
Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lượng hoạt động tài chính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó Trong đó, nếu quản lý công nợ được thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động được trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn và tận dụng được số nợ trong hạn để đầu tư, sinh lời Đồng thời, tránh được tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây dưa không thực hiện trả nợ đúng hạn. Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:
Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:
Chỉ tiêu này cho biết một cách tổng quát tình hình công nợ của doanh nghiệp Theo đó:
– H PT/PTR > 100%, cho biết các khoản phải thu chiếm tỉ lệ cao hơn so với các khoản phải trả Nhìn chung nó báo hiệu rằng hoạt động thanh toán chưa hiệu quả vì doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là chiếm dụng được.
– H PT/PTR 0, chứng tỏ TSLĐ dư thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn.
– VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủ sức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn.
(2) Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắn hạn
Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao Tuy vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quá đáng Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng, không được đầu tư để sinh lời.
(3) Hệ số thanh toán tức thời: Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngay thành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn Thông thường hệ số này được chấp nhận ở mức
> 0.5 Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Tiền + Các khoản tương đương tiềnTổng Nợ ngắn hạn
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Giới thiệu chung về công ty
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N 0 I ), có trụ sở chính đặt tại:
88 Trường Chinh- Đống Đa- Hà nội.
Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập :
Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I TP Hồ Chí Minh - 11 Xô Viết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh
Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I Đà Nẵng - 35F Nguyễn Chí Thanh- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được khái quát như sau: Trước 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật tư thú y, sau đó được tách ra thành Công ty Vật tư cấp I vào năm 1973
Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm(nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty được chuyển thành Công ty Vật tư cấp II.
Trong giai đoạn từ 1989 đến 1992, do yêu cầu phát triển của ngành và để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, một số bộ phận trực thuộc Công ty Vật tư cấp
II đang đóng ở Miền Bắc và Miền Trung được sáp nhập với Xí nghiệp thuốc thú y TW đóng ở huyện Hoài Đức, Tỉnh Hà Tây, lập nên Công ty Vật tư thú y TW I. Đến năm 1993, Công ty Vật tư thú y TWI chính thức trở thành một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia công thuốc thú y, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thuốc thú y, theo Quyết định số 08/93/QĐ/Nhà nước- TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam
Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổ phần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN và PTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt là VINAVETCO.
Sự trưởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngành chăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nước Hiện nay, công ty đã tạo dựng được cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trường nhờ chất lượng sản phẩm tốt, giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ : Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Trước CPH Sau CPH
Năm 98 Năm 99 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm.
Từ đây có thể nhận thấy rằng lợi nhuận sau khi cổ phần hoá tăng nhanh và tăng mạnh Điều đó bước đầu cho thấy cổ phần hoá đang là một hướng đi đúng của toàn bộ công ty.
1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.1 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty
- Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại vaccin, thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi và thức ăn chăn nuôi.
- Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật tư chăn nuôi thuốc thú y.
- Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phục vụ cho hoạt động của công ty Tư vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y.
- Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật Việt Nam.
1.2.2 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xưởng sản xuất : Phân xưởng sản xuất thuốc nước và phân xưởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệu tương ứng cho từng phân xưởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinh doanh Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạt động sản xuất thuốc thú y. Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội để tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng Các cửa hàng không mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làm nhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp về cho công ty Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm.
Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chi nhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập.
1.3 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty.
1.3.1 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán.
Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nước và quốc tế Trong đó, hàng nhập khẩu thường chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa, vật tư, tài sản…, dịch vụ mua vào trong tháng
Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật tư cho sản xuất là rất lớn, nên mua hàng trả chậm là đặc trưng của công ty Đại lý Chi nhánh Bán lẻ
Phương thức thanh toán được áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặt trong giao dịch nội địa và thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế. 1.3.2 Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền. Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phương thức chính là bán hàng giao đại lý Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hưởng chênh lệch giá và thực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công ty
Hệ thống cửa hàng của công ty chỉ đóng vai trò giao dịch, tiếp nhận yêu cầu mua hàng và thu tiền hàng từ các đại lý Còn việc bán hàng do phòng kinh doanh trực tiếp đảm nhận Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển từ các cửa hàng về phòng kinh doanh của công ty Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng, lập Hoá đơn GTGT và xuất hàng để các cửa hàng nhận hàng và giao cho khách hàng Tiền hàng chủ yếu là thanh toán sau, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Công ty giao việc đôn đốc, quản lý nợ chi tiết khách hàng cho cửa hàng, bản thân công ty quản lý việc thu hồi nợ theo các cửa hàng Công ty xây dựng định mức dư nợ tháng đối với mỗi cửa hàng để quản lý và đốc thúc thu hồi nợ của cửa hàng. Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng Số chiết khấu này được tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp và mức dư nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng Tiền chiết khấu sẽ được kế toán công ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng Việc trả tiền chiết khấu cho khách hàng sẽ được thực hiện thông qua các cửa hàng Công ty giám sát việc
CƠ CẤU DOANH SỐ HÀNG TIÊU THỤ THEO KÊNH PHÂN
% 3 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị
Trung nghiên tâm thú y cứu
Phòng hành chính tổng hợp
Phòng kinh doanh tổng hợp
Kế toán Phân xưởng xuất sản nhánh Chi Nẵng Đà nhánh Chi thành phố Hồ Chí Minh
Phân xưởng (Phân I xưởng thuốc nước)
Phân xưởng (Phân II xưởng thuốc bột) thanh toán chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã được khách hàng kí nhận đầy đủ.
1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty
Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp taị công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I ii THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC THÚ
2.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.
2.1.1 Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.
Chứng từ sử dụng.Chứng từ sử dụng.
Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nước và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán được phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nước và chứng từ hàng nhập khẩu.
Trường hợp hàng mua trong nước: Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Biên bản thanh lý hợp đồng. Đến khi tiến hành thanh toán cho người bán, để hạch toán giảm Nợ phải trả nhà cung cấp kế toán căn cứ vào những chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê thanh toán do người bán lập (nếu có)
- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng
Trường hợp nhập khẩu hàng hoá:
Các chứng từ sử dụng bao gồm:
- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial invoice), Vận đơn đường biển (hoặc đường không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)…
- Giấy báo Nợ ngân hàng.
Các chứng từ khi được chuyển lên phòng kế toán sau khi được phân loại theo 3 trường hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trước- hàng chưa về; hàng về trước - chứng từ chưa về để tiện cho công tác hạch toán sau này.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4)
Phòng Kinh doanh Lập Đơn đặt
Phòng kinh doanh Khai thác hàng Thủ kho
Nhập hàng Lập phiếu hập
Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ
Phòng kinh doanh Lập Giấy đề nghị thanh toán
Kế toán trưởng Xác nhận
Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Lập phiếu chi
Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ
Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra
Chưa có nhu cầu thanh toán
Khi có nhu cầu thanh toán
Trường hợp mua hàng trong nước
Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nước.
Cty Cổ phần thuốc thú y TWI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Kính gửi : CÔNG TY TNHH TM & SX THUỐC THÚ Y RUBY
Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :
Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Ngày giao hàng TYLOSIN
Phương thức giao hàng: Bên bán vận chuyển hàng đến giao trực tiếp tại kho bên mua
Thanh toán : Chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán cho quý công ty trong vòng 20 ngày sau khi nhận hàng.
Hà nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003
Phó giám đốc(đã kí )
Biểu số: 2.3 ĐƠN ĐẶT HÀNG
NB 094491 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM & SX THUỐC THÚ Y RUBY - TP HCM Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : …… Điện thoại: MS: 03.0163613.4
Họ tên người mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC THÚ Y TW I Đơn vị: Địa chỉ: 88 Trường Chinh- Đống Đa - Hà nội
Hình thức thanh toán: Chậm MS: 01.001.0232.6.1.
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.440.000
Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi nghìn đồng./.
Kế toán trưởng (Đã ký)
Biểu số 2.4 : HOÁ ĐƠN GTGT
QĐ số: 1141-QĐ/QĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên người mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh
Theo Hoá đơn số 094491 ngày 08 tháng 01 năm 2003 của RuBy- Tp HCM Nhập tại kho: Bà Quý
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Thành tiền Theo chứng từ
Cộng thành tiền (bằng chữ ):Hai tám triệu tám trăm ngàn đồng./.
Người giao hàng (Đã ký)
Kế toán trưởng (Đã ký)
Thủ trưởng đơn vị (Đã ký)
Biểu số 2.5: PHIẾU NHẬP KHO
Công ty Cổ phần thuốc thú y TW I
PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Giám đốc công ty
Tên tôi là : Cao Văn Chân Đơn vị : Công ty TNHH và TM Ruby Đề nghị Đ/c Giám đốc, Kế toán trưởng cho thanh toán số tiền là:
Bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./.
Chứng từ kèm theo : 01Hoá đơn GTGT- Ruby ( Đã giao )
Hà nội, ngày 28 tháng 01 năm 2003.
Kế toán trưởng (Đã kí)
Biểu số 2.6 : PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Đơn vị : Địa chỉ :
QĐ số : 999 TC/QĐ/CĐKT Ngày 02/11/1996
Họ tên người nhận tiền : Cao Văn Chân Địa chỉ: Công ty Ruby
Lí do chi : Trả tiền hàng
Số tiền : 30.240.000 (Bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./.)
Kèm theo: HĐ 094491 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./.
Kế toán trưởng (Đã ký )
Người lập phiếu (Đã ký )
Người nhận tiền (Đã ký )
- Chuẩn bị thủ tục NK
- Chuẩn bị Hợp đồng NK
Phòng kinh doanh Lập " Giấy đề nghị thanh toán Hợp đồng NK
Hệ thống Ngân hàng Giao dịch
Nhận Bộ chứng từ hàng
NK Thanh toán Lập Giấy báo Nợ
Lập Giấy uỷ quyền nhận hàng
Phòng kinh doanh Nhận hàng và Nhập hàng tại kho công ty
Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra
Biểu số: 2.10 (Hoá đơn thương mại) Biểu số: 2.11 (Giấy Báo Nợ ngân hàng)
Trường hợp nhập khẩu hàng
Sơ đồ 2.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng - thanh toán
Mẫu bộ chứng từ kế toán thanh toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp ngoài nước như sau:
THE SELLER: SHANDONG PHARMACEUTICAL GLASS CO., LTD
ADD : BUXA RD, YTYUAN COUNTRY, ZIBO CITY, SHANDONG CHINA
THE BUYER: VIETNAM VETERINARY PRODUCTS JOINSTOCK COMPANY
ADD : 88 TRUONG CHINH- DONG DA- HANOI- VIETNAM
This contract is made by and between the Buyer and the seller: Where by the Buyer agrees to buy and the Seller agrees to sell the undermentioned commodity according to the terms and conditions stipalared below:
1) Discription of commodity and specifications: 12ml, 20ml vials
- 12 ml of clear tube vials: 1.500.000pcs, USD 82/10.000pcs by sea CIF HAIPHONG
- 20 ml of Brown moulded vials : 250.000 pcs USD 361,4 /10.000 pcs by sea CIF HAIPHONG
Say : U S Dollars twenty one thousand three hundred thirty five only.
5) Quality standard: Based on the producer' s standard, siutable for storing products antibiotic.
6) Packing : Tube packed in the carton
7) Term of Payment: L/C at sight Beneficiary: Shandong Pharmaceutical Glass Co., LTD
8) Time of transportation: Within 15 days after the receipt of L/C
9) Place of loading: QUIGDAO Port, China
10) Place of destination: Haiphong port, Vietnam
For and on behalf of
For and on behalt of VIETNAM VETERINARY PRODUCTS JOINSTOCK COMPANY NAME: NGUYEN THI HUONG
Biểu số 2.8: HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập _Tự do _ Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Kính gửi: Bà Giám đốc công ty Ông kế toán trưởng
Phòng kinh doanh đề nghị cho thanh toán hợp đồng nhập khẩu (Mở L/C):
Số hợp đồng: YH011232 ngày 27/12/2002
Tên hàng: Lọ 12 ml Trung quốc: 1.500.000 pcs x 82USD/10.000 pcs
Lọ 20 ml Trung Quốc: 250.000 pcs x 361,4/10.000 pcs
(bằng chứ: Hai mươi mốt nghìn ba trăm ba mười lăm đô la Mỹ)
Người thụ hưởng: Shandong Pharmaceutical Glass Co., Ltd
The Industrial and Commercial Bank of China
Hà nội, ngày 10 tháng 01 năm 2003
Kế toán trưởng (Đã ký)
Biểu số 2.9 : GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
CHEMICAL PRODUCTS FOR THE PHARMACEUTICAL ANIMAL HUSBANDRY AND FOOD INDUSTRY Shandong Pharmceutical - Buxa Road, Ytyuan country, Zibo city, Shandong, China
Customer' s code 2H001005 VIETNAM VETERINARY PRODUCTS JOINSTOCK
88 TRUONG CHINH, DONG DA, HANOI, VIETNAM
Reference to your DDT N 3582 DEL 27.01.03
Port CIF HAIPHONG, PORT VIETNAM
Destination place VIETNAM VETERINARY PRODUCTS JOINSTOCK COMPANY (VINAVETCO JSC) 88 TRUONG CHINH,
CODE ART DESCRIPTION M.U QUANTITY UNITARY PRICE NET AMOUNT % VAT SFSF 0497
1,500,000 PCS AT 82 USD/10,000 BY SEA CIF HAIPHONG VIETNAM
MOULDED VIALS : 250 000 PCS AT 361.4 USD/10 000 BY SEA CIF HAIPHONG
VIETNAM Quality: Export standard, suitable for storing products antibiotic
Packing: tube packed in the carton
Transport charges Other charge TOTAL ASSESSABLE
Biểu số 2.10 : HOÁ ĐƠN THƯƠNG MẠI HÀNG NHẬP KHẨU
P Nhập khẩu Liên 4 Số chứng từ: 0609- 5029
Số tham chiếu: 02301NF 03 OWR
[ CIF : 0002154] CTY CO PHAN THUOC THU Y TRUNG
THE INDUSTRIAL AND COMMERCIAL BANK OF CHINA
THU BUU DIEN PHI CO THUE GTGT
Mã VAT khách hàng: 01.001.12437.001.1 VAT: 0,.45 Phí dịch vụ : 4,55
Số tiền bằng chữ: (ngoại tệ) Hai mươi mốt ngàn ba trăm ba mươi lăm đô la Mỹ
Nội dung: LC NO 0091NF02ILC3608 THANH TOAN: USD 21.335,00 NGUON GHI NO: HDTD
Thanh toán viên Kiểm soát Trưởng phòng Giám đốc
(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)
QĐ số: 1141- QĐ/QĐKT Ngày 1-11-1995 của
Họ tên người giao hàng: Ông Chính - phòng Kinh doanh
Theo Invoice số 11118 ngày 18 tháng 01 năm 2003 của Shandong - Trung Quốc.
Nhập tại kho : Bà Quý
Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá )
Mã số Đơn vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành
Cộng thành tiền (bằng chữ ) :Ba trăm bốn mươi lăm triệu không trăm bảy mươi sáu ngàn năm trăm năm mươi bảy đồng./.
(Đã ký ) (Đã ký ) (Đã ký ) (Đã ký )
Biểu số 2.12 : PHIẾU NHẬP KHO
2.1.2 Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.
Tài khoản sử dụng.Tài khoản sử dụng. Để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản 331- "Thanh toán với người bán "
Kế toán thực hiện phản ánh mọi giao dịch mua hàng - thanh toán với người bán qua tài khoản này, bao gồm cả các khoản thanh toán ngay và các nghĩa vụ công nợ phát sinh.
Sổ kế toán chi tiết vận dụng trong hạch toán kế toán thanh toán vớiSổ kế toán chi tiết vận dụng trong hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp. nhà cung cấp.
Sổ kế toán chi tiết tài khoản 331-"Thanh toán với nhà cung cấp", được mở theo 2 đối tượng: Nhà cung cấp trong nước và Nhà cung cấp ngoài nước, và chi tiết theo từng nhà cung cấp thường xuyên Những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi tổng hợp trên một trang sổ - Nhà cung cấp vãng lai
Sổ chi tiết được mở nhằm 2 mục đích:
– Quản lý chi tiết tình hình công nợ với nhà cung cấp
– Cuối tháng dùng làm căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5
Sổ chi tiết được mở để phản ánh và theo dõi những thông tin sau: Căn cứ chứng từ và thời gian phát sinh nghiệp vụ, nội dung của nghiệp vụ, các quan hệ đối ứng, số tiền phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp, số dư công nợ đầu tháng và cuối tháng Riêng đối với sổ chi tiết TK 331- Nhà cung cấp ngoài nước, do đồng tiền dùng để thanh toán là ngoại tệ (USD), nên sổ kế toán chi tiết cho nhà cung cấp ngoài nước có thêm cột "tỉ giá".
Phương pháp hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết nghiệp vụ thanhPhương pháp hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp toán với nhà cung cấp
Với nhà cung cấp trong nước.Với nhà cung cấp trong nước. trường hợp: Hàng và chứng từ cùng về; hàng về trước- chứng từ chưa về; chứng từ về trước- hàng chưa về Kế toán xử lý như sau:
– Với trường hợp hàng và chứng từ cùng về:
Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành phản ánh ngay vào sổ chi tiết Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng để phản ánh toàn bộ số tiền ghi trên hoá đơn vào cột phát sinh Có của sổ chi tiết, không quan tâm đến việc số tiền đó đã được thanh toán hay chưa Sau đó căn cứ vào Phiếu chi hoặc Uỷ nhiệm chi, kế toán sẽ ghi giảm Nợ phải trả cho nhà cung cấp.
– Với trường hợp hàng về trước - chứng từ chưa về:
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC THÚ Y TRUNG ƯƠNG I
Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác hạch toán kế toán với người mua người bán tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương 75 1.1 Những ưu điểm chính
1.1.1 Về chính sách quản lý hoạt động mua hàng- thanh toán và bán hàng
Nhìn chung, công ty đang thực thi một chính sách quản lý hoạt động mua, bán và thanh toán với người mua, người bán tương đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh Điều đó được thể hiện qua việc: cho đến thời điểm hiện nay, công ty chưa từng lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn cũng như không có dấu hiệu về những khoản nợ phải thu khó đòi Trong khi đó, công ty vẫn đảm bảo đủ nguồn vật tư đầu vào, cũng như cung cấp đầy đủ vật dụng, tài sản, và dịch vụ khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh số bán hàng và số lượng khách hàng cũng không ngừng gia tăng qua các năm.
Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng ) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời
1.1.2 Về công tác tổ chức hạch toán kế toán.
Một là, hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là đầy đủ, hợp lý và hợp pháp. Các chứng từ thực hiện đều là các chứng từ công ty mua theo mẫu in sẵn của
Bộ Tài chính Ngoài ra kế toán trưởng công ty còn tổ chức xây dựng thêm một số chứng từ mệnh lệnh theo hướng dẫn của Bộ tài chính, để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ, đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều đã được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có thẩm quyền, qua đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan Nhờ hệ thống chứng từ mệnh lệnh này, hệ thống chứng từ của công ty được lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng Từ đó, thiết lập nên một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý Trong quá trình hạch toán kế toán, công tác phân loại, kiểm tra, đối chiếu chứng từ được thực hiện nghiêm túc
Hai là, cách thức hạch toán kế toán nhìn chung là phù hợp với đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng- thu tiền tại công ty Việc lập, luân chuyển các hoá đơn chứng từ và quy trình ghi sổ kế toán đều phản ánh được rõ nét đặc thù hoạt động thanh toán của công ty.
Ba là, hệ thống sổ sách của công ty có ưu điểm là đủ về số lượng và chủng loại Sổ sách của công ty được ghi sạch sẽ, rõ ràng, mạch lạc Trong đó việc sử dụng thêm công cụ EXCEl để hỗ trợ công tác kế toán đã phát huy được hiệu quả nhờ đẩy nhanh tốc độ ghi chép và cung cấp thông tin kế toán Việc cộng sổ và chuyển sổ được thực hiện đầy đủ và tương đối chính xác
1.2 Những tồn tại chủ yếu
1.2.1 Trong chính sách thanh toán tiền hàng với cửa hàng và chi trả chiết khấu thanh toán.
Chính sách thanh toán tiền hàng mà tập trung 1 lần vào cuối tháng là chưa hợp lý, vì nó làm giảm hiệu quả quản lý tài chính đồng thời còn gây ảnh hưởng bất lợi cho công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng.
Trên phương diện quản lý tài chính: tiền hàng, hoặc tiền hàng được sử dụng cho những mục đích ngoài quy định và tầm kiểm soát của công ty Hơn thế nữa, điều đó còn khiến cho dòng tiền của công ty quay vòng chậm, và không có giá trị sinh lời trong một khoảng thời gian khá dài. Đối với công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng:
Việc tập trung thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng khiến cho:
– Việc lập chứng từ thanh toán (Phiếu thu) không đảm bảo được tính kịp thời trong việc "sao chụp" các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh, do vậy không thể thông tin nhanh chóng và chi tiết về tình hình phát sinh giảm Nợ phải thu ở từng cửa hàng trong tháng Điều đó làm chậm đáng kể quá trình tập hợp và xử lý thông tin của kế toán.
– Kế toán không thể kiểm tra và thông tin chính xác, kịp thời về thực trạng công nợ ở mỗi cửa hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong kì kế toán.
– Khối lượng công tác kế toán bị dồn lại vào cuối tháng, một mặt vừa không đảm bảo tính khẩn trương trong việc cung cấp thông tin, mặt khác còn rất dễ xảy ra nhiều nhầm lẫn, sai sót, khiến cho chất lượng thông tin kế toán khó có thể được đảm bảo.
Khi công tác kế toán gặp nhiều bất lợi thì chất lượng của các quyết định quản lý cũng bị giảm sút đáng kể.
Đối với công tác chi trả tiền chiết khấu.
Việc chi tiền toàn bộ tiền chiết khấu cho cửa hàng một lần vào cuối tháng này, hoặc đầu tháng sau không phải là cách làm hay Bởi công ty rất khó giám sát việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng, mà cũng không có gì chắc chắn để đảm bảo rằng tiền chiết khấu được trao cho cửa hàng không bị sử dụng sai mục đích Điều đó sẽ khiến cho việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng không được thực hiện kịp thời, ảnh hưởng bất lợi đến quan hệ giữa khách hàng và công ty Đó là chưa tính đến việc công ty phải chịu một lượng tiền tồn đọng khá lớn mà không được dùng để đầu tư, sinh lời.
1.1.2 Trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán.Trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, thì công tác kế toán còn một số tồn tại chủ yếu sau đây: trường hợp nhập khẩu hàng.
Hiện nay, các nghiệp vụ thanh toán với nhà xuất khẩu ngoại quốc chỉ được ghi sổ khi hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục nhập kho tại công ty Nghĩa là, trường hợp hàng nhập khẩu đã về đến cửa khẩu nhưng chưa về nhập kho công ty, thì các chứng từ phản ánh công nợ với người bán chưa được ghi sổ, cho dù hàng lưu tại cửa khẩu có thể giao thoa giữa các kì kế toán khác nhau. Cách hạch toán như trên một mặt không đảm bảo được yêu cầu ghi sổ đầy đủ, kịp thời của kế toán, mặt khác còn để lại những hậu quả sau:
– Thông tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng và những biến động về công nợ với nhà cung cấp.
– Việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ phức tạp hơn, dễ gây nhầm lẫn và khó đối chiếu, kiểm tra về thực trạng công nợ của từng nhà cung cấp nước ngoài vì có những khoản nợ đã được thanh toán xong nhưng chưa được ghi sổ kế toán.
Tồn tại 2: Về phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng.
Việc chỉ ghi sổ chiết khấu bán hàng vào thời điểm đã giao tiền chiết khấu cho cửa hàng cũng là chưa hợp lý vì như vậy là đã bỏ qua việc phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng phát sinh trong tháng Vì trên thực tế số chiết khấu phải trả và việc thanh toán tiền chiết khấu thường xảy ra ở hai thời điểm khác nhau, thậm chí ở hai kì kế toán khác nhau Do vậy việc ghi sổ như trên một mặt sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ công nợ phát sinh với khách hàng ở mỗi cửa hàng trong tháng, mà mặt khác,, trong trường hợp khác kì kế toán, còn gây nên việc ghi nhận sai chi phí của kì kế toán, vi phạm nguyên tắc " Cơ sở dồn tích " của kế toán
Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ
VÀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG QUẢN LÝ CÔNG NỢ
II.1 Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty.
Đối với chính sách thanh toán tiền bán hàng với cửa hàng. Để rút ngắn thời gian lưu chuyển của tiền, và thuận tiện hơn cho công tác kế toán trong việc ghi nhận, xử lý thông tin và giám sát chặt chẽ tình hình công nợ và quá trình thu hồi nợ ở cửa hàng, việc thanh toán tiền hàng nên được tiến hành định kì Khoảng cách thời gian giữa mỗi lần nộp tiền hàng là từ 7-10 ngày Khi cửa hàng nộp tiền hàng, cần nộp kèm các Bảng kê thanh toán tương ứng (có ghi rõ ngày tháng lập và đánh số thứ tự liên tục), và Sổ Nhật ký bán hàng để kế toán đối chiếu kiểm tra.
Đối với việc thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng: ngày/lần) Tuy nhiên số tiền thanh toán mỗi lần có thể linh hoạt, tuỳ thuộc vào từng thời điểm và số lượng giao dịch do kế toán ước tính trong kì kế toán Kế toán chỉ thực hiện chi trả tiền chiết khấu lần tiếp theo nếu số tiền chiết khấu trước đó đã cơ bản thanh toán hết cho khách hàng và được khách hàng kí nhận đầy đủ trên Bảng tính chiết khấu
3.2 Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty.
Thứ nhất: Về phương pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu hàng. Để đảm bảo phản ánh đúng thực trạng công nợ của nhà cung cấp trong kì kế toán, kế toán nên tiến hành hạch toán và ghi sổ như sau:
Khi nhận được chứng từ hàng nhập khẩu, đối với trường hợp hàng chưa về, nhưng đã tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào giá trị L/C đã thanh toán theo Giấy báo Nợ ngân hàng, ghi nhận một khoản Nợ phải thu của nhà cung cấp trên sổ kế toán:
Nợ TK 331- Phải thu (chi tiết theo đối tượng): tỉ giá hạch toán
Có TK 112(1122): tỉ giá hạch toán
Khi hàng đã về đến cửa khẩu Việt Nam, nhưng cuối tháng chưa về nhập kho công ty, kế toán căn cứ vào Hoá đơn thương mại, ghi giảm số nợ phải thu của nhà cung cấp, đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu chưa thanh toán hết giá trị của L/C:
Nợ TK 151 (Tỉ giá thực tế): Hàng đang lưu tại kho cảng, sân bay
Có TK 413: Chênh lệch tỉ giá
Có TK 331 - chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán
– TK 331 - Số còn phải trả.
Trị giá L/C đã thanh toán
(một phần hay toàn bộ )
Hàng lưu tại cửa khẩu, cuối tháng chưa về nhập kho
Chênh lệch giảm tỉ giá kho ghi:
Nợ TK 152,156 : Tỉ giá thực tế
Có TK 151: Tỉ giá thực tế.) Sau đó, nếu giá trị của L/C chưa được thanh toán hết, kế toán thanh toán tiếp tục theo dõi tình hình thanh toán L/C và căn cứ vào Giấy báo Nợ ngân hàng để làm căn cứ ghi giảm Khoản phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 331-chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán
Có TK 112(1122): Tỉ giá hạch toán.
Sơ đồ 3.1: Kế toán thanh toán với người bán trường hợp hàng lưu cửa khẩu giao thoa giữa hai kì kế toán khác nhau
Thứ hai: Về phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu bán hàng. Để đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, và phản ánh đúng biến động về tình hình nợ phải trả khách hàng (cửa hàng) trong tháng, em xin đề nghị phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu cho khách hàng như sau:
Vào cuối tháng, sau khi lập xong Bảng tính chiết khấu cho mỗi cửa hàng,(đã được Kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt), kế toán ghi sổ khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng theo từng cửa hàng:
Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán
Có TK 131: Số tiền chiết khấu phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng. Định kì, khi thực trao tiền cho cửa hàng để chi trả chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh:
TK 111 TK 131 TK 635 Định kì thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng
Tổng số tiền chiết khấu phải thanh toán cho khách hàng ơ từng cửa hàng lần.
Có TK 111: Số tiền chiết khấu đã trao cho cửa hàng.
Phương pháp kế toán này sẽ giúp kế toán giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu bán hàng cho khách hàng ở từng cửa hàng, nhờ đó sẽ đảm bảo được việc thanh toán số chiết khấu phải trả cho từng khách hàng được thực hiện nghiêm túc, kịp thời.
Sơ đồ 3.2: Phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu với cửa hàng
Thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết TK 131.
Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng: Để thuận tiện cho việc quản lý, đánh giá tình hình công nợ ở các cửa hàng vào cuối tháng, sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng nên thực hiện chi tiết số dư theo định mức công nợ.
Theo đó, kết cấu sổ chi tiết TK 131 có thể thiết kế như sau:
SỔ CHI TIẾT TK 131 Đối tượng: Cửa hàng……
SÓ DƯ ĐẦU THÁNG SỐ
PHÁTSINH SỐ DƯ CUỐI THÁNG
SH NT TĐM NĐM CỘN
G NỢ CÓ TĐM NĐM CỘNG
Sổ số dư chi tiết khách hàng. Để phù hợp với việc thu tiền hàng định kì, thay vì thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, Sổ số dư chi tiết nên tiến hành theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng trên từng trang sổ riêng biệt.
(Đồng thời trên các Bảng kê thanh toán cũng cần đánh số thứ tự liên tục cho đến hết năm, và ghi rõ ngày tháng lập, để kế toán làm căn cứ ghi sổ)
Ngoài ra để giảm bớt việc ghi sổ Chiết khấu bán hàng, Sổ số dư chi tiết nên thêm các chỉ tiêu dòng sau đây:
– Dòng tổng cộng chiết khấu Trong trường hợp cửa hàng muốn đối chiếu số chiết khấu do cửa hàng tính được với số liệu của kế toán, thì có thể sử dụng ngay Bảng tính chiết khấu do kế toán lập để đối chiếu.