Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo hải châu

Cơ sở lý luận về công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất

Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định.

1.2 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong những tài sản dự trữ thuộc nhóm hàng tồn kho, nhng nguyên vật liệu lại khác với những tài sản khác của doanh nghiệp vì khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất dới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vËt chÊt ban ®Çu.

Giá trị nguyên vật liệu trong các sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, hàng hoá.

1.3 Phân loại nguyên vật liệu.

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu.

Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo rất nhiều cách khác nhau nh; theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu, theo nguồn hình thành nguyên vật liệu, theo quyền sở hữu nguyên vật liệu, theo nơi sử dụng và mục đích sử dụng nguyên vật liệu… a) Phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất bao gồm;

- Nguyên vật liệu chính; là những nguyên vật liệu mà sau quá trình sử dụng, gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm bao gồm cả bán thành phẩm mua vào để tiếp tục chế biến.

- Nguyên vật liệu phụ; là nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi hình dáng, màu sắc, mùi vị hoặc sử dụng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của cán bộ công nhân viên chức…

- Nhiên liệu; là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, khí đốt…

- Phụ tùng thay thế; là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải…

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản; là các vật liệu và thiết bị ( cần lắp đặt, không cần lắp đặt, vật kết cấu, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Nguyên vật liệu khác; bao gồm các nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.

- Phế liệu; là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài. Đây là cách phân loại mà các doanh nghiệp thờng sử dụng phổ biến nhất vì hạch toán kế toán theo cách phân loại này đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết từng loại nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn có một số cách phân loại nguyên vật liệu khác nh sau; b) Phân loại theo nguồn hình thành nguyên vật liệu bao gồm;

- Nguyên vật liệu mua ngoài.

- Nguyên vật liệu tự sản xuất.

- Nguyên vật liệu từ các nguồn khác nh nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thởng…

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng từng loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau và đảm bảo việc phản ánh chính xác, nhanh chóng số hiện có, tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nhng cách phân loại này không quản lý chi tiết đợc từng loại nguyên vật liệu. c) Phân loại theo quyền sở hữu nguyên vật liệu bao gồm;

- Nguyên vật liệu tự có

- Nguyên vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, nắm bắt đợc tịnh hình hiện có của nguyên vật liệu từ đó đề ra các kế hoạch thu mua, dự trữ hợp lý nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. d) Phân loại theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm;

- Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh.

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp, phục vụ bán hàng…

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các bộ phận từ đó nhằm điều chỉnh cân đối cho phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp đã đề ra.

Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu trong các doanh ngiệp sản xuất kinh doanh là xác định giá trị của nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong kỳ theo nguyên tắc nhất định.

Trong hạch toán, nguyên vật liệu đợc tính giá theo giá thực tế ( giá gốc) cụ thÓ nh sau;

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. a) Đối với nguyên vật liệu mua ngoài;

- Nếu nguyên vật liệu mua vào thuộc đối tợng nộp thuế VAT theo phơng pháp khâú;

NVL nhËp kho trong kú

Giá mua ghi trên hoá đơn (giá cha cã VAT)

ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)

Chi phÝ thu mua thùc tÕ

Các khoản chiÕt khÊu giảm giá đợc hởng

- Nếu nguyên vật liệu mua vào thuộc đối tợng nộp thuế VAT theo phơng trùc tiÕp;

NVL nhËp kho trong kú

Giá mua ghi trên hoá đơn (giá bao gồm VAT)

ThuÕ nhËp khẩu và VAT của hàng nhập khÈu

Chi phÝ thu mua thùc tÕ

Các khoản chiÕt khÊu giảm giá đợc hởng b) Đối với nguyên vật liệu mà doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biÕn;

Trị giá = Giá thực tế + Tiền thùc tÕ NVL gia công trong kú của NVL xuất để gia công chÕ biÕn công thuê gia công c) Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất, tự gia công chế biến; Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế nh sau;

Trị giá thùc tÕ NVL gia công trong kú

Giá thực tế của NVL xuất để gia công chÕ biÕn

TiÒn công gia công d) Đối với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh; Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuận do các bên xác định. e) Đối với Nguyên vật liệu đợc tặng, thởng; Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho tính theo giá thị trờng tơng do hội đồng giao, nhận xác định f) Phế liệu; Giá thực tế đợc ớc tính theo giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ;

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất để sử dụng cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá thức tế nguyên vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng; a) Phơng pháp giá đơn vị bình quân (bình quân gia quyền).

Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá đơn vị vật liệu bình quân.

Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lợng

NVL xuất dùng  Giá đơn vị

Trong đó, giá đơn vị bình quân đợc tính theo một số cách sau;

- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

Giá đơn vị b×nh qu©n Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhËp trong kú

Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Lợng thực tế

- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.

Giá đơn vị b×nh qu©n Giá thực tế NVL trớc khi nhập + Giá thực tế NVL sau khi nhËp

Lợng thực tế NVL trớc khi nhập + Lợng thực tế

- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.

Giá đơn vị b×nh qu©n Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc Lợng thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc b) Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, khi xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô nguyên vật liệu nhập kho theo từng đợt.

Trị giá thực tÕ NVL xuất kho = Số lợng

NVL xuất kho  Đơn giá thực tế của lô NVL nhËp tríc

Nh vậy, theo phơng pháp này giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu nhập kho sau cùng.

Phơng pháp này chỉ thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định. c) Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên (phơng pháp này trái ngợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc) theo giá thực tế của từng lô nguyên vật liệu nhập kho.

Trị giá thực tÕ NVL xuÊt kho

 Đơn giá thực tế của lô NVL nhập sau cùng

Nếu số lợng nguyên vật liệu xuất kho lớn hơn số lợng lô nguyên vật liệu nhập sau cùng thì khi xuất hết số nguyên vật liệu nhập sau cùng sẽ xuất tiếp lợng nguyên vật liệu trớc đó theo giá thực tế của lô nguyên vật liệu nhập và cứ tiếp tục làm tơng tự.

Nh vậy, theo phơng pháp này giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua nguyên vật liệu đầu kú.

Phơng pháp này áp dụng trong điều kiện lạm phát sẽ đảm bảo đợc nguyên tắc thận trọng. d) Phơng pháp trực tiếp (phơng pháp giá đích danh).

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên giá từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của nguyên vật liệu đó

Phơng pháp này thờng áp dụng với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

Mỗi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, u điểm, nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng nhất định, do vậy các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký cho doanh nghiệp mình một phơng pháp tính giá phù hợp Và phơng pháp tính giá đó phải đợc đăng ký và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải thông báo ngay

2.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu.

- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu của các nhà quản trị trong doanh nghiệp.

- Phản ánh kịp thời, chính xác số lợng, chất lợng và giá cả của nguyên vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo từng loại, từng thứ.

- Xác định chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm tập hợp chi phí một cách nhanh chóng.

- Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu để tránh thất thoát, cũng nh các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng… từ đó, kế toán đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời.

- Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác, trung thực của thông tin.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng và chất lợng từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất.

Trong thực tế có ba phơng pháp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau; 3.1 Ph ơng pháp thẻ song song. a) Nội dung của phơng pháp.

- Tại kho; Thủ kho dùng thẻ kho để phán ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu về mặt số lợng.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định cho từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất của nguyên vật liệu thủ kho ghi vào thẻ kho Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng loại nguyên vật liệu đến phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán; Mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho) khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên.

Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho.

Ngoài ra, kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu dựa trên các thẻ (sổ) kế toán chi tiết để thực hiện đối chiếu giữa kế toán chi tiết và tổng hợp

Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp thẻ song song.

Ghi cuối tháng. b)Ưu, nhợc điểm của phơng pháp.

- Ưu điểm: phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhợc điểm: việc ghi chép của phơng pháp này còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lợng Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra.

Phơng pháp thẻ song song thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất còn ít và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán còn nhiều hạn chế.

3.2 Ph ơng pháp đối chiếu luân chuyển. a) Nội dung của phơng pháp.

- Tại kho: Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng sử dụng thẻ kho t- ơng tự nh phơng pháp thẻ song song.

- Tại phòng kế toán: khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu của thủ kho chuyển lên kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho vào thời điểm cuối tháng.

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc lập dựa trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu (là các bảng kê đợc lập từ các chứng từ nhập, chứng từ xuất nguyên vật liệu).

Cuối tháng, kế toán phải đối chiếu số lợng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên các thẻ kho, và đối chiếu số tiền trên sổ đối chiếu với số tiền trên các sổ tổng hợp kế toán.

Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho Bảng tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp NVL

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập

Ghi cuối tháng. b) Ưu, nhợc điểm của phơng pháp.

- Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với phơng pháp thẻ song song.

- Nhợc điểm: phơng pháp này ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kho và phòng kế toán, nó còn hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra, đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu và không bố trí nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

3.3 Ph ơng pháp sổ số d a) Nội dung của phơng pháp.

- Tại kho; tơng tự các phơng pháp trên, phơng pháp này cũng sử dụng thẻ kho Nhng cuối tháng, căn cứ vào số tồn kho đã tính đợc để thủ kho ghi vào sổ số d, sau đó chuyển trả cho phòng kế toán.

Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày kết thúc tháng kế toán giao sổ cho thủ kho để ghi số d và sổ.

- Tại phòng kế toán: khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu kế toán phải kiểm tra và đánh giá chứng từ (theo giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhân chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập nguyên vật liệu, xuất nguyên vật liệu.

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.1 Tài khoản, thủ tục và chứng từ.

- Phơng pháp kiểm kê thờng xuyên; là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phán ánh từng loại nguyên vật liệu Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về nguyên vật liệu một cách kịp thời cập nhật Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá có già trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán khi áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Tuy nhiên, theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất kho của từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. a) Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán sử dụng TK 152 “Hoàn thiện công tác hạchNguyên liệu, vật liệu”.

TK152 cã kÕt cÊu nh sau;

- Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng…

- Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ nh xuất dùng, xuất bán, xuất để đem đi góp vốn, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng…

PhiÕu giao nhËnChứng từ xuất khoBảng luỹ kếN-X-T NVL

- D Nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3…ví dụ nh ;

 TK 1521- Nguyên vật liệu chính.

 TK1522- Nguyên vật liệu phụ.

 TK 1524- Phụ tùng thay thế.

 TK 1525- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

 TK 1526- Bao bì và vật liệu khác.

Ngoài ra, khi hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh;

- TK 151 “Hoàn thiện công tác hạchHàng mua đang đi đờng”.

- TK 331 “Hoàn thiện công tác hạchPhải trả ngời bán”.

- TK 133 “Hoàn thiện công tác hạchThuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ”… b) Thủ tục và chứng từ.

- Khi nhập kho nguyên vật liệu căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu mua về Sau đó ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào “Hoàn thiện công tác hạchBiên bản kiểm nghiệm vật t” và bộ phận cung ứng vật t sẽ lập “Hoàn thiện công tác hạchPhiếu nhập kho nguyên vật liệu” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biêm bảm kiểm nghiệm (giao cho thủ kho), thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho và chuyển phiếu nhập kho nguyên vật liệu tới phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.

Nếu phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

- Khi xuất kho nguyên vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng các loại chứng từ khác nhau;

Nếu trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số l- ợng ít thì kế toán sử dụng “Hoàn thiện công tác hạchPhiếu xuất kho” (phiếu này đợc lập thành ba liên).

Nếu trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu để dùng thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao cho sản xuất thì khi xuất kho kế toán sử dụng “Hoàn thiện công tác hạchPhiếu lĩnh vật t theo hạn mức” (phiếu này đợc lập thành hai liên).

Nếu trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu để bán bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoàn thiện công tác hạchHoá đơn kiêm phiếu xuất kho” (phiếu này đợc lập thành ba liên).

Nếu trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu để gia công chế biến, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì kế toán sử dụng “Hoàn thiện công tác hạchPhiếu xuất kho kiêm vận chuyÓn néi bé”.

4.2 Ph ơng pháp hạch toán.

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên có hai trờng hợp sau;

- Trờng hợp 1: Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá của nguyên vật liệu mua về không có thuế giá trị gia t¨ng.

- Trờng hợp 2: Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì giá của nguyên vật liệu mua về bao gồm cả thuế giá trị gia t¨ng.

Cụ thể các doanh nghiệp hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệutheo phơng pháp kê khai thờng xuyên theo các sơ đồ :

Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

(trong trờng hợp DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

Tăng do mua ngoài xuất để sản xuất

ThuÕ VAT đợc khấu trừ

TK 151 xuất cho các n/cầu hàng đi đờng kỳ trớc khác

Nhận cấp phát, tặng, góp vốn liên doanh vốn góp liên doanh

TK 642, 3381 Xuất thuê ngoài phát hiện thừa khi gia công, chế biến kiểm kê

Nhận lại qua kiểm kê vốn góp liên doanh

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ

Sơ đồ5: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

(trong trờng hợp DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp).

Tăng do mua ngoài xuất để sản xuất sp (tổng giá thanh toán)

TK 151,222… xuất cho các n/cầu

NVL tăng do các khác nguyên nhân khác

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai định kú.

5.1 Khái niệm và tài khoản hạch toán.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ; là phơng pháp chỉ phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế cha xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Phơng pháp này tiết kiệm đợc công sức ghi chép nhng không có độ chính xác cao, nên nó chỉ thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán. Để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ kế toán thờng sử dụng TK 611 “Hoàn thiện công tác hạchMua hàng”, tài khoản này có kết cấu nh sau;

- Bên Nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kú.

- Bên Có: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn đầu kỳ.

- TK 611 không có số d cuối kỳ.

Kế toán còn có thể sử dụng các tiểu khoản của TK 611 nh;

 TK 6111 “Hoàn thiện công tác hạchMua nguyên vật liệu”.

 TK 6112 “Hoàn thiện công tác hạchMua hàng hoá”

Việc sử dụng các tiểu khoản tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Ngoài ra, khi hạch toán tình hình biến động của nguyên vật liệu theo ph- ơng pháp kê khai định kỳ kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nh: TK152

“Hoàn thiện công tác hạchNguyên liệu, vật liệu”, TK 151 “Hoàn thiện công tác hạchHàng mua đi đờng”, TK 331 “Hoàn thiện công tác hạchPhải trả ngời bán”, TK 111 “Hoàn thiện công tác hạchTiền mặt”…

5.2 Ph ơng pháp hạch toán.

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ có hai trờng hợp sau;

- Trờng hợp 1: Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá của nguyên vật liệu mua về không có thuế giá trị gia t¨ng.

- Trờng hợp 2: Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì giá của nguyên vật liệu mua về bao gồm cả thuế giá trị gia t¨ng…

Cụ thể các doanh nghiệp hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệutheo phơng pháp kê khai định kỳ theo các sơ đồ :

Sơ đồ 6: Hạch toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp kê khai định kỳ.

(trong trờng hợp DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

D ĐK Giá trị NVL Giá trị NVL tồn đầu kỳ,cha sử dụng tồn cuối kỳ

Giá trị NVL chiết khấu, giảm giá mua vào trong kỳ đợc hởng và hàng

TK133 bán bị trả lại

ThuÕ VAT đợc khấu trừ

Nhận vốn góp liên doanh thiếu hụt, mất mát… cấp phát, tặng

Vay cá nhân, đơn vị Giá trị và đối tợng khác xuất dùng Phân bổ lín TK412 Đánh giá tăng Giá trị NVL

Sơ đồ 7: Hạch toán tổng hợp NVL theo ph ơng pháp kê khai định kỳ.

(trong trờng hợp DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp).

D ĐK Giá trị NVL, CCDC Giá trị NVL, CCDC tồn đầu kỳ,cha sử dụng tồn cuối kỳ

Giá trị NVL,CCDC chiết khấu, giảm giá mua vào trong kỳ đợc hởng và hàng (tổng giá thanh toán) bán bị trả lại

TK621,627 Giá thực tế NVL

Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu sau kiểm kê

Kiểm kê nguyên vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của nguyên vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc.

6.2.Vai trò của kiểm kê.

Thông qua kiểm kê nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ nắm bắt đợc thực trạng của nguyên vật liệu cả về số lợng lẫn chất lợng nhằm ngăn chặn các hiện t- ợng lãng phí, tham ô nguyên vật liệu… và từ đó đề ra các biện pháp xử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu.

Việc kiểm kê nguyên vật liệu về số lợng và chất lợng có liên quan tới việc tính giá nguyên vật liệu và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, do đó doanh nghiệp phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc, phơng pháp tính của công việc này.

6.3 Thời điểm và nguyên tắc kiểm kê.

- Tuỳ theo yêu cầu của quản lý, công việc kiểm kê nguyên vật liệu có thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận đơn vị, kiểm kê định kỳ hay bất thờng…

- Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê này phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật t, phòng kế toán, và cán bộ nhân viên doanh nghiệp.

- Khi tiến hành kiểm kê hội đồng hoặc ban kiểm kê phải tiến hành cân, đo, đong, đếm và phải lập “Hoàn thiện công tác hạchBiên bản kiểm kê” (theo mẫu qui định), xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán, trình bày ý kiến đề xuất giải pháp xử lý chênh lệch.

- Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ các thành phần cần thiết để giải quyết các trờng hợp thừa, thiếu nguyên vật liệu trong kiểm kê Hội đồng hoặc ban xử lý tài sản phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan.

6.4 Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê. a) Tài khoản sử dụng.

Tùy theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền mà kế toán sử dụng một số tài khoản để ghi sổ (tuỳ vào từng trờng hợp cụ thể) nh ;

- TK 621 “Hoàn thiện công tác hạchchi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.

- TK627 “Hoàn thiện công tác hạchchi phí sản xuất chung”.

- TK642 “Hoàn thiện công tác hạchchi phí quản lý doanh nghiệp”.

- TK 138, TK 711…và tài khoản ngoài bảng TK 002 “Hoàn thiện công tác hạchVật t, hàng hoá nhận ký gửi, nhận gia công ”. b) Nội dung hạch toán.

Trong kiểm kê khi có thừa, thiếunguyên vật liệu kế toán sẽ hạch toán theo sơ đồ sau;

Sơ đồ 8: Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê.

NVL thừa đợc xác NVL thiếu do cân, đo định là của DN đong, đếm

NVL thõa cha râ thiÕu do nguyên nhân chờ xử lý các nguyên nhân

TK1388,334… Ngời có lỗi phải bồi thờng

TK1381 NVL thiÕu cha râ nguyên nhân chờ xử lý

Ngoài ra, nếu có trờng hợp nguyên vật liệu thừa là của đơn vị khác kế toán phải hạch toán vào bên Nợ tài khoản ngoài bảng là TK 002 “Hoàn thiện công tác hạchVật t, hàng hoá nhận ký gửi, nhận gia công”.

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

7.1 Khái niệm và vai trò của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Trong điều kiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trờng nh hiện nay, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán các doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân khác nhau mà hậu quả của chúng không chắc chắn.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại do vật t,hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm đa ta một thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập Báo cáo tài chính.

7.2 Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ theo một số quy định hiện hành của chế độ kế toán cụ thể là thông t số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 nh sau; a) Thời điểm lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện ở thời điểm kết thúc kỳ kế toán để khoá sổ và tiến hành lập các báo cáo tài chính. b) Điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.

- Hàng tồn kho là những vật t, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (kết thúc kỳ kế toán) có giá trị thu hồi hoặc giá trị thờng thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán.

- Vật t, hàng hoá bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán là những vật t, hàng hoá tồn kho bị h hỏng, kém, mất phẩm chất, bị lỗi hoặc giá bán bị giảm so với mặt bằng chung trên thị trờng.

- Trong trờng hợp vật t, hàng hoá tồn kho có giá trị giảm so với giá trị ghi trên sổ kế toán nhng giá bán sản phẩm, dịch vụ đợc sản xuất ra từ loại vật t đó không bị giảm giá thì không đợc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

7.3 Ph ơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Mức dự phòng cần lập năm tới cho NVLi = Số lợng NVLi cuối niên độ  Mức giảm giá

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tiến hành riêng cho từng loại vật t, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết để hạch toán vào các khoản chi phí quản lý của doanh nghiệp.

7.4 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kế toán sử dụng TK159 “Hoàn thiện công tác hạchDự phòng giảm giá hàng tồn kho” và TK632

“Hoàn thiện công tác hạchGiá vốn vật t, hàng hoá” để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

TK 159 cã kÕt cÊu nh sau;

- Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá.

- Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá

- D Có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

Việc trích lập đợc tiến hành vào cuối kỳ kế toán, và khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chóng,

- Trờng hợp 1: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đó đợc định khoản nh sau;

Nợ TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Trờng hợp 2: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đó đợc định khoản nh sau;

Nợ TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có thể khái quát nội dung hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua sơ đồ sau;

Sơ đồ 9: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trớc)

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán n¨m tríc)

Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán nguyên vật liệu

Hạch toán nguyên vật liệu cũng sử dụng một trong bốn hình thức ghi sổ nh các phần hành kế toán khác;

8.1 Hình thức Nhật ký-Sổ cái.

- Các loại sổ sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu;

 Sổ Nhật ký-Sổ cái.

 Các thẻ (sổ) kế toán chi tiết.

- Ưu điểm: hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơn giản, số lợng sổ ít nên khối lợng ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung Đặc biệt khi áp dụng hình thức ghi sổ này có thể tổng hợp đợc cả hai chỉ tiêu thời gian và đối tợng trên một dòng, kỳ ghi sổ chỉ trên mét quyÓn.

- Nhợc điểm: hình thức sổ này hay ghi trùng lặp số liệu cụ thể là cùng một số tiền khi vào Nhật ký-Sổ cái sẽ đợc ghi nhiều lần vào tổng số tiền, số tiền đối ứng trên các tài khoản,

 Các tài khoản đợc ghi liệt kê trong sổ theo chiều ngang nên khuân sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản.

 Số lợng sổ tổng hợp chỉ có một số Nhật ký-Sổ cái nên khó phân công lao động trong kế toán.

- Điều kiện vận dụng: hình thức Nhật ký-Sổ cái thờng áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít tài khoản, khối lợng các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, ít lao động kế toán và trình độ chuyên môn kém.

Sơ đồ 10: Trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái.

8.2 Hình thức Chứng từ-Ghi sổ.

- Các loại sổ sử dụng trong hạch toán Nguyên vật liệu;

 Sổ đăng ký Chứng từ-Ghi sổ.

 Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.

- Ưu điểm: hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này không hạn chế số lợng các tài khoản sử dụng, nó giảm bớt đợc khối l- ợng ghi chép vào các tài khoản tổng hợp trong sổ cái do sử dụng phổ biến các bản tổng hợp chứng từ gốc để làm căn cứ ghi chung một Chứng từ - Ghi sổ Ngoài ra, khi áp dụng kình thức này dễ phân công trong công tác kế toán (vì mỗi tài khoản là một sổ riêng) và dễ áp dụng để sử dụng máy vi tính, dễ đối chiếu kiểm tra…

- Nhợc điểm: khi áp dụng hình thức ghi sổ này số liệu kế toán phải ghi nhiều lần qua các sổ trung gian, khối lợng ghi chép vào các tài khoản tổng hợp vẫn còn tơng đối nhiều (vì phải ghi theo từng Chứng từ - Ghi sổ) công việc kế toán thờng tập trung vào cuối kỳ nên việc hoàn thành các Báo cáo tài chính hay bị chậm.

- Điều kiện vận dụng: hình thức Chứng từ - Ghi sổ thích hợp với mọi loại qui mô hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, các đơn vị quản lý cũng nh các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Bảng tổng hợp Chứng từ gốc

Bảng chi tiết số phát sinh

Nhật ký-Sổ cái Báo cáo quỹ hàng ngày

Sổ kế toán chi tiÕt

Sơ đồ 11: Trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức Chứng từ-Ghi sổ.

8.3 Hình thức Nhật ký - Chứng từ.

- Các loại sổ sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu;

 Các sổ Nhật ký - Chứng từ có liên quan nh; Nhật ký - Chứng từ số 1,5,10

 Các bảng kê có liên quan nh bảng kê số 4, 5, 6…

 Bảng phân bổ nguyên vật liệu.

 Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.

- Ưu điểm: hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này kế thừa đợc các u điểm của các hình thức ra đời trớc đó, nh đảm bảo đ- ợc tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phân công lao động trong công tác kế toán, giảm đợc khá nhiều khối lợng ghi sổ (do hầu hết các sổ đợc kết cấu theo một bên của tài khoản) Mặt khác, các sổ thuộc hình thức này có kết cấu thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra, nhiều chỉ tiêu quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ Nhật ký - Chứng từ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và đảm bảo việc lập Báo cáo đúng hạn.

- Nhợc điểm: hình thức Nhật ký - Chứng từ phức tạp, đa dạng về kết cấu ghi sổ, số lợng ghi sổ lớn nên khó vận dụng vào máy vi tính để xử lý số liệu Ngoài ra, để áp dụng đợc hình thức này chuyên môn của nhân viên kế toán phải cao.

Bảng tổng hợp Chứng từ gốc

Báo cáo quỹ hàng ngày

Sổ kế toán chi tiÕt

Bảng chi tiết số phát sinh

Bảng cân đối tài khoản

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái

Sổ kế toán chi tiÕt

- Điều kiện vận dụng: để vận dụng có hiệu quả hình thức Nhật ký -

 Các doanh nghiệp phải có qui mô lớn.

 Có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán với số lợng lớn và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán phải cao

 Doanh nghiệp hạch toán kế toán chủ yếu thực hiện theo phơng thức thủ công.

Sơ đồ 12: Trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức Nhật ký-Chứng từ.

8.4 Hình thức Nhật ký chung.

Bảng tổng hợp Chứng từ gốc

Bảng chi tiết số phát sinh

Báo cáo quỹ hàng ngày

Sổ kế toán chi tiÕt

Các nhật ký chứng từ các bảng kê và các bảng phân bổ

- Các loại sổ sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu;

 Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.

- Ưu điểm: hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này ghi chép đơn giản, các loại sổ dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và dễ áp dụng vào máy vi tính để tính toán số liệu.

- Nhợc điểm: số liệu vào sổ theo hình thức này ghi trùng lặp nhiều lần.

- Điều kiện vận dụng: trong điều kiện các doanh nghiệp có sử dụng kế toán máy vào lao động kế toán thì hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động và mọi qui mô, trình độ Nếu trong các doanh nghiệp lao động kế toán thủ công thì hình thức Nhật ký chung chỉ thích hợp với những loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đơn giản, qui mô hoạt động vừa và nhỏ, trình độ kế toán còn thấp.

Sơ đồ 13: Trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

Bảng tổng hợp Chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiÕt

Bảng chi tiết số phát sinh

Báo cáo quỹ hàng ngày

Bảng cân đối tài khoảnNhËt ký chung(nhật ký chuyên dùng)

Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu Tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Giới thiệu sơ lợc về Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Công ty Bánh kẹo Hải Châu là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty Mía đờng I – Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn

Công ty thành lập ngày 02 tháng 09 năm 1965 Theo quyết định số 1355 NN-TCCD/QĐ ngày 29/10/1994 của Bộ trởng Bộ Nông thôn và công nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp cà Phát triển nông thôn ) về việc đổi tên và bổ sung ngành nghề kinh doanh của nhà máy bánh kẹo Hải Châu thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

 Tên công ty: Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

 Tên giao dịch quốc tế; hai chau cofectionery joint-stock company.

 Tên viết tắt: hachaco, jsc.

 Trụ sở: 15 Mạc Thị Bởi – Quận Hai Bà Trng – Hà Nội.

 Tài khoản: 7310-0660F Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển , HN

 Diện tích mặt bằng hiện nay; 55.000 m2

1.1 Nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu thuộc loại hình doanh nghiệp công nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất chế biến thực phẩm Nguyên liệu chủ yếu mà công ty sử dụng là các loại nông sản nh bột mì, đờng, muối ăn và các hơng liệu khác. Sản phẩm công ty sản xuất ra là các loại thực phẩm khô đợc bao gói theo các mẫu mã nhất định Do đặc điểm của sản phẩm nên bộ máy sản xuất của công ty đợc chia làm 5 phân xởng Mỗi phân xởng thực hiện một quy trình công nghệ khép kín với chu kỳ sản xuất ngắn Các dây chuyền sản xuất đều là bán tự động máy móc kết hợp với thủ công Với sản phẩm sản xuất ra có các bớc công nghệ tơng đối ngắn nên cuối tháng công ty không có sản phẩm dở dang, sản phẩm cũng chính là thành phẩm.

Do nhu cầu tiêu thụ trên thị trờng đã dẫn đến kế hoạch sản xuất của công ty không đều giữa các tháng nên khi vào thời điểm sản xuất lớn công ty phỉ sử dụng lao động thời vụ để đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm cho nhu cầu dự trữ và tiêu thụ của thị trờng

Do vậy nhiệm vụ kinh doanh của công ty chủ yếu là;

- Kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo.

- Kinh doanh các sản phẩm mì ăn liền, bột canh các loại.

- Kinh doanh các sản phẩm nớc giải khát có cồn và không có cồn.

- Kinh doanh các vật t, nguyên liệu, bao bì, ngành công nghệ thực phẩm.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp với nớc ngoài những mặt hàng công ty kinh doanh.

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bánh kẹo Hải Châu. a) Thời kỳ đầu thành lập (1965 – 1975 ):

- Vốn đầu t: do chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ nên công ty không còn lu trữ số liệu ban đầu Nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất phục vụ dân sinh quốc phòng.

- Năng lực sản xuất gồm:

 Phân xởng sản xuất mỳ sợi: gồm 6 dây chuyền bán cơ giới công suất 2,5-3 tấn/ca Sản phẩm chính là mì lơng thực, mỳ thanh, mì sợi.

 Phân xởng bánh: gồm một dây chuyền máy cơ giới, công suát 2,5 tấn/ca.Sản phẩm chính là bánh quy ( hơng thảo, quy dứa, quy bơ, quýt), bánh lơng khô ( phục vụ dân sinh).

 Phân xởng kẹo: gồm 2 dây chuyền bán cơ giới Công suất mỗi dây là 1,5 tấn/ca Sản phẩm chính là kẹo cứng, kẹo mềm (chanh, cam, càphê).

- Số cán bộ công nhân viên là 850 ngời/năm.

Trong thời kỳ này do chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ nên một phần phân xởng sản xuất kẹo của công ty đợc tách sang Nhà máy miến Hà Nội để thành lập Nhà máy Hải Hà (nay là Công ty bánh kẹo Hải Hà).

Thời kì này do trình độ công nghệ còn thấp, lao động thủ công là chủ yếu do vậy sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng đợc nhu cầu của nhân dân. b) Thêi kú 1976 – 1985:

Thời kỳ này là thời kỳ khắc phục những thiệt hại do chiến tranh và bắt đầu sản xuất theo hớng mơí đó là sản xuất hàng hoá.

- Năm 1976 Bộ Công nghiệp thực phẩm cho kết hợp nhà máy sữa Mẫu Đơn (Lạng Sơn ) thành lập xởng sấy phun Phân xởng này sản xuất 2 mặt hàng là sữa đậu lành ( công suất 2,4 – 2,5 tấn/ngày), bột canh (công suất 3,5 tấn/ngày).

- Năm 1978 do Bộ Công nghiệp thực phẩm cho điều động 4 dây chuyền từ công ty Sam Hoa (Tp.HCM) thành lập phân xởng mỳ ăn liền (công suất mỗi dây chuyền là 2,4 tấn/ ca).

- Số công nhân là 1250 ngời/năm.

Do nhu cầu thị trờng công ty đã thanh lý 2 dây chuyền Hiện tại công ty đã nâng cấp và da vào hoạt động một dây chuyền

- Năm 1982 do khó khăn về bột mỳ Nhà nớc bỏ chế độ độn mỳ sợi thay lơng thực Công ty đợc bộ công nghiệp và thực phẩm cho ngừng hoạt động phân xởng mỳ lơng thự Đồng thời cũng trong giai đoạn này,nhận biết đợc nhu cầu thị trờng, nhà máy bổ sung thêm 2 lò thủ công kem xốp (công suất 240 kg/ca ) và bột canh (công suất 3,5 tấn/ngày). Các sản phẩm vừa đợc sản xuất ra đều đợc tiêu thụ hết. c) Thêi kú 1986 – 1991.

Cùng với cả nớc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, nhà máy chuyển sang kinh doanh tự bù đắp chi phí không còn sự bao cấp của Nhà nớc.

- Năm 1990 – 1991 Công ty lắp đặt thêm 2 dây chuyền bánh quy Đài Loan nớng bằng lò điện (công suất 2,5  2,8 tấn/ca).

- Số công nhân viên bình quân 950 ngời/năm. d) Thêi kú 1992 – nay.

Thời kỳ này công ty thực hiện sắp xếp lại sản xuất theo chủ trơng mới, h- ớng vào đẩy mạnh sản xuất các mặt hàng truyền thống (bánh, kẹo ) mua sắm thêm thiết bị mới, thay đổi mẫu mã mặt hàng, nâng cao chất lợng sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng.

- Năm 1993 mua thêm một dây chuyền sản xuất Bánh kem xốp của CHLB Đức với công suất 1 tấn/ca Đây là một dây chuyền sản xuất bánh hiện đại nhất ở Việt Nam.

- Năm 1994 mua thêm một dây chuyền phủ Sôcôla của CHLB Đức với công suất 500 kg/ca Dây chuyền có thể phủ Sôcôla cho các sản phẩm bánh Cũng trong năm 1994 nhà máy Hải Châu đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu cho phù hợp cới chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong thêi kú míi.

- Năm 1995 công ty triển khai phơng án kinh doanh, tìm đối tác kinh doanh với Bỉ sản xuất kẹo Sôcôla.

- Năm 1996 Công ty liên doanh với Bỉ thành lập một Công ty liên doanh sản xuất Sôcôla (sản phẩm này chủ yếu là xuất khẩu chiếm khoảng 70%) Và công ty đã mua và sẽ lắp đặt thêm 2 dây chuyền sản xuất kẹo của CHLB Đức là dây chuyền sản xuất kẹo cứng (công suất 2400 kg/ca), dây chuyền sản xuất kẹo mềm (công suất 1200 kg/ca).

- Năm 1998 Công ty đầu t mở rộng dây chuyền sản xuất bánh mang th- ơng hiệu Hải Châu (công suất thiết kế 4 tấn/ca).

- Năm 2001 nhận thấy sự thành công trên thị trờng bánh kem xốp và mức sống dân c ngày càng cao, nhu cầu ngày càng phong phú, Công ty đã đầu t mở rộng dây chuyền sản xuất bánh kem xốp của CHLB Đức (công suất thiết kế 1,6 tấn/ca) Cuối năm 2001 Công ty đầu t một dây chuyền sản xuất Sôcôla (công suất 200 kg/giờ).

- Năm 2002 công ty đầu t một dây chuyền sản xuất bánh mềm cao cấp với công suất 2,2 tấn/ca.

- Số công nhân viên bình quân 1072 ngời.

1.3 Sơ đồ dây chuyền công nghệ một số sản phẩm của Công ty Bánh kẹo Hải Châu. a) Bánh bích quy.

- Nguyên liệu gồm; chất béo, bột mì, đờng, sữa, các chất phụ gia.

- Sơ đồ dây chuyền công nghệ;

Chuẩn bị NVL Đánh kem Trộn Tạo hình b) Bánh kem xốp.

- Nguyên liệu gồm; bột mì, chất béo, đờng, bơ, sữa, trứng, hơng liệu và các chất phụ gia,

- Sơ đồ dây chuyền công nghệ; c) Sôcôla.

- Nguyên liệu gồm; đờng, sữa, sôcôla, cacao, chất béo…

- Sơ đồ dây chuyền công nghệ; d) Kẹo.

- Nguyên liệu gồm; đờng, nha, sữa, hơng liệu và các chất phụ gia.

- Sơ đồ dây chuyền công nghệ; e) Bét canh.

Nhập kho Bao gói Thành phẩm Nớng

Lò nớng định hình Phết kem

Cắt bỏ bavia Bao gói Nhập kho

Phủ sôcôla Bao gói Nhập kho

Chuẩn bị NVL Nấu Thùng chứa trung gian Nấu nhân

Rót khuôn Rung khuôn tự động

Lật khuôn lấy sản phẩm Bao gói Nhập kho

Làm nguội Hơng liệu và các chất phụ gia

Vuốt kẹo Tạo hình Làm lạnh

Gybomat(cân tự động) Nấu trộn

- Nguyên liệu gồm; muối, mì chính, hạt tiêu và các chất phụ gia.

- Sơ đồ dây chuyền công nghệ;

Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

2.1.Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Châu. a) Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

(xem sơ đồ trang bên) b)Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu là một doanh nghiệp hoạt động theo loại hình doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp thực phẩm, do vậy nguyên vật liệu công ty sử dụng để hoạt động chủ yếu là các loại nông sản (các sản phẩm của ngành nông nghiệp) nh bột mì, đờng, muối và các sản phẩm hơng liệu khác Sản phẩm do công ty sản xuất ra là các loại sản phẩm khô đợc bao gói theo các mẫu mã nhất định.

Do sản phẩm của công ty đa dạng nên bộ máy quản lý của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã chia các phân xởng sản xuất của mình ra làm bảy phân xởng trong đó có sáu phân xởng chính sản xuất, còn một phân xởng phục vụ sản xuất. Mỗi phân xởng thực hiện một quy trình công nghệ khép kín với chu kỳ hoạt động sản xuất ngắn Các dây chuyền sản xuất đều là bán tự động máy móc kết hợp với thủ công Vì các sản phẩm sản xuất ra có các bớc công nghệ tơng đối ngắn nên cuối tháng công ty thờng không có sản phẩm dở dang, sản phẩm cũng chính là thành phẩm.

Trong các sản phẩm mà công ty sản xuất thì bột canh là sản phẩm có khối lợng tiêu thụ lớn và ổn định nhất qua các năm, còn các sản phẩm khác nh bánh kẹo các loại có khối lợng tiêu thụ không ổn định và có xu hớng giảm dần Tình trạng này xảy ra là do nhu cầu trên thị trờng không ổn định theo từng thời kỳ và kèm theo đó …

Sơ đồ 14; Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Chuẩn bị NVL Rang muối Trộn Bao gói Nhập kho

2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. a) Ban giám đốc:

* Giám đốc; phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau:

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng…

- Công tác kế hoạch vật t và tiêu thụ

- Công tác tài chính, thống kê, kế toán

- Tiến bộ kỹ thuật và đầu t xây dựng cơ bản.

* Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công tác sau:

- Công tác bồi dỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động.

- Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xởng.

* Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công tác sau;

- Công tác kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm

- Công tác quản trị và bảo vệ.

* Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công tác sau;

- Công tác cung cấp vật t

- Công tác kế hoạch sản xuất của các phân xởng…

- Kiểm tra, giám sát công tác sản xuất của các phân xởng. b) Phòng tổ chức; có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác sau:

- Công tác tổ chức cán bộ

Cửa hàng giới thiệu sản phẩm

VP đại diện tại TP.HCM VP đại diện tại TP.ĐN

- Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị

- Điều động, tuyển dụng lao động.

- Giải quyết các chính sách cho ngời lao động.

- Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho hích hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội qui, qui chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền lơng, BHXH, BHYT, sau đó chuyển lên phòng kế toán tính l- ơng và các khoản có tính chất lơng. c) Phòng kỹ thuật; có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác sau:

- Công tác tiến bộ kỹ thuật

- Quản lý qui trình kỹ thuật và công nghệ sản xuất

- Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì

- Qản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị

- Giải quyết các sự cíi máy moác, công nghệ của sản xuất

- Tham gia và đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật

- Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là theo dõi thực hiện các qui trình công nghệ, đảm bảo chất lợng sản phẩm, đồng thời đa ra dự án mua sắm thiết bị mới. d) Phòng tài chính kế toán (tài vụ): có chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tài chính.

- Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về thống kê, tài chính, kế toán.

- Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế.

- Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện.

- Theo dõi kịp thời, liên tục và có hệ thống các số liệu về sản lợng, tài sản, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp.

- Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng kỳ theo quy định của Nhà n- íc. e) Phòng kế hoạch vật t: có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác sau;

- Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp.

- Kế hoạch giá thành và giám sát việc thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuËt.

- Điều độ sản xuất hàng ngày.

- -Soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế.

- -Lập và triển khai thực hiện kế hoạch cung ứng vật t, gia công thiết bị,phụ tùng, phơng tiện, dụng cụ sản xuất.

- -Quản lý vật t, kho tàng, phơng tiện vận tải và xuất nhập hàng hoá, f) Phòng hành chính: có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác sau;

- Công tác hành chính quản trị.

- Công tác y tế, sức khoẻ, công tác nhà trẻ mẫu giáo. g) Ban xây dựng cơ bản; có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác nh:

- Công tác kế hoạch xây dựng

- Công tác sửa chữa nhỏ trong công ty. h) Ban bảo vệ - tự vệ - thi đua; có chức năng tham mu cho giám đốc về các mặt công tác:

- Tổ chức các phong trào thi đua.

- Công tác bảo vệ, tự vệ.

- Thực hiện nghĩa vụ quân sự. i) Các phân xởng; có nhiệm vụ sản xuất;

- Phân xởng bánh I: sản xuất bánh hơng thảo, hớng dơng, quy bơ, lơng khô…

- Phân xởng bánh II: sản xuất bánh kem xốp.

- Phân xởng bánh III: sản xuất bánh hơng cam, hơng dừa, bánh quy cao cÊp.

- Phân xởng kẹo: sản xuất các loại kẹo cứng và kẹo mềm.

- Phân xởng bột canh: sản xuất các loại bột canh thờng và bột canh cao cÊp.

- Phân xởng cơ điện: sửa chữa và bảo quản, sử dụng máy móc của các phân xởng và các phòng ban.

- Nhiệm vụ của các phân xởng;

 Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất

 Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp

 Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu, ghi phiếu nhập kho Ngoài ra phân xởng phải chấm công và tính lơng cho công nhân rồi chuyển lên giám đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lơng.

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống sổ sách Của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu có đặc điểm là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lợng, chủng loại mặt hàng kinh doanh đa dạng sản xuất tập trung Với đặc điểm này để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao, công ty tổ chức theo hình thức tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo lãnh đạo của công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán tập trung cũng thuận lợi cho việc phân công, chuyên môn hoá công việc với nhân viên kế toán cũng nh việc trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán…

Phòng kế toán tài chính của Công ty Bánh kẹo Hải Châu gồm 12 ngời, trong đó một kế toán trởng, 3 phó phòng, 2 thủ quỹ và 6 cán bộ và nhân viên kế toán đều có trình độ đại học trở lên

3.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu. a) Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Sơ đồ 15: Bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu. b) Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán.

 Kế toán trởng: chịu trách nhiệm cao chất vè hoạt động kế toán của công ty.Tổ chức điều hánh bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ Ngoài ra kế toán trởng còn hớng dẫn, chỉ đạo việc lu gi tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Chức năng quan trọng nhất của kế toán trởng là tham mu cho giám đốc, giúp giám đốc đa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

 Phó phòng tài vụ kiêm kế toán giá thành: Chịu trách nhiệm theo dõi, tập hợp chi phí giá thành để quyết định giá thành sản phẩm.

 Phó phòng tài vụ kiêm kế toán tài sản cố định: Theo dõi sự biến động và tăng giảm của tài sản cố định, tiến hành trích và phân bổ khấu hao cho các đối tợng sử dụng.

 Phó phòng tài vụ kiêm kế toán tiêu thụ: Đảm nhiệm công việc theo dõi hoạt động bán hàng và các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.

 Kế toán thanh toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiến hành thanh toán với ngời mua, ngời bán, thanh toán các khoản lơng bảo hiểm, theo dõi thanh toán với ngân sách và cấp trên.

Kế toán trởng Trởng phòng tài vụ

Phó phòng tài vụ kiêm

Phó phòng tài vụ kiêm

Kế toán già thành Phó phòng tài vụ kiêm

 Kế toán công nợ: Theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của khách hàng khi mua hàng hoá của công ty.

 Kế toán nguyên vật liệu: Ghi chép phản ánh tình hình sử dụng vật t của các phân xởng, phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuÊt.

 Kế toán tổng hợp: Xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu chứng từ mà kế toán viên giao cho Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó báo cáo lại cho kế toán trởng.

 Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Phụ trách việc hạch toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền công, tiền thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động.

 Kế toán tiền gửi ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay trả với ngân hàng, theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các công ty khác.

 Thủ quỹ: Quản lý và giám sát tiền mặt tại công ty hàng ngày.

3.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Trớc năm 1996, Công ty Bánh kẹo Hải Châu tổ chức áo dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Công tác kế toán đợc thực hiện hoàn toàn theo phơng thức thủ công Tuy nhiên, từ sau khi bộ tài chính ban hành “Hoàn thiện công tác hạchHệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” áp dụng trong cả nớc từ ngày 1/1/1996. Công ty đã chuyển sang áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung là hết sức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty Vì việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung này là giản đơn và thuận tiện cho sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của công ty.

Hệ thống sổ kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu bao gồm;

- Sổ nhật ký: chỉ tổ chức ghi sổ nhật ký chung không tổ chức các sổ nhật ký đặc biệt nào khác.

- Sổ cái: gồm các sổ cái các tài khoản mà công ty sử dụng theo quyết định số QĐ1141.TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995.

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đợc lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, theo đúng quy định về nội dung và phơng pháp lập theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ kế toán định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian Sau đó căn cứ vài số liệu ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.

Xuất phát từ việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, công tác ghi chép kế toán của công ty đợc thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính với chơng trình hạch toán nối mạng toàn bộ phòng kế toán tài chính của công ty.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và thực hiện kế toán thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.

Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng §èi chiÕu kiÓm tra.

Phơng hớng phát triển của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Cùng với sự đi lên của xã hội, Công ty Bánh kẹo Hải Châu cũng không ngừng hoàn thiện mình để có thể vững chắc trong nền kinh tế thị trờng Với mục tiêu cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên, góp pần thúc đẩy nền kinh tế

Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy

Xử lý tự động theo chứng từ

Sổ nhật ký chung, sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng kê chứng từ

Báo cáo tổng hợpBáo cáo kế toán xã hội, ban lãnh đạo công ty đã đề ra phơng hớng phát triển của công ty trong thêi gian tíi nh sau:

- Đẩy mạnh sản xuất, tiếp tục đầu t mua sắm thiết bị, công nghệ và phát triển sản xuất Trong những năm gần đây tỷ lệ tái đầu t của công ty đạt trên 10% mức tăng trởng năm sau cao hơn năm trớc 20%, chất lợng sản phẩm cũng phải ngày càng đợc nâng cao, thờng xuyên cải tiến bao bì mẫu mã, quy cách sản phẩm với nhiều sản phẩm đa dạng.

- Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị, marketing để tiêu thụ sản phẩm ngày càng đạt hiệu quả hơn Chú trọng tăng cờng thêm đội ngũ tiếp thị Duy trì và phát triển các thị trờng hiện có cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Tích cực tìm hớng xuất khẩu sản phẩm, bớc đầu thông qua một số bạn hàng để xuất khẩu sang các nớc láng giềng nh Trung Quốc, Lào…Từ nhiều năm nay, công ty đã tổ chức tốt hội nghị khách hàng triển khai thực hiện các chính sách, chế độ về tiếp thị phù hợp với từng địa bàn, từng thời kỳ nhắm khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm Hải Châu, triển khai có hiệu quả hoạt động giới thiệu sản phẩm, tham gia hội trợ triển lãm và hoạt động thông tin quảng cáo nên các sản phẩm tiêu thụtăng 10% so với năm trớc.

- Tăng cờng bồi dỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên, chú trọng tài năng và phẩm chất của ngời lao động, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, phẩm chất tốt để thực hiện nhiệm vụ của công ty trong giai đoạn mới. Đặc biệt, hiện nay công ty đang tiến hành đánh giá lại tài sản và nguồn vốn để tiến hành cổ phần hoá thử nghiệm phân xởng bột canh Nếu mô hình cổ phần hoá này thành công thì công ty sẽ tiến tới cổ phần hoá toàn bộ.

Những phơng hớng nêu trên cho thấy đầy đủ ý chí quyết tâm của toàn thể ban lãnh đạo và công nhân viên Công ty Bánh kẹo Hải Châu Tuy trớc mắt còn rất nhiều khó khăn nhng với sự giúp đỡ của Nhà nớc và ban lãnh đạo các cấp cùng tài năng của các nhà quản lý và nỗ lực quyết tâm của toàn công ty chắc chắn Công ty Bánh kẹo Hải Châu sẽ gặt đợc nhiều thành công hơn nữa.

Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu

5.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại sản phẩm thuộc ngành công nghiệp thực phẩm Do công ty có qui mô sản xuất lớn nên hàng năm công ty sản xuất ra rất nhiều các loại sản phẩm khác nhau với khối lợng lớn nh bánh các loại (sản lợng trung bình khoảng trên 7500 tấn/ năm), kẹo các loại (sản lợng trung bình khoảng trên 1500 tấn/ năm), bột canh các loại sản lợng trung bình khoảng trên 8900 tấn/ năm),…Do vậy, nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất sản phẩm đòi hỏi với số lợng lớn, đa dạng và nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau.

Vì yêu cầu của sản xuất đặt ra nh vậy dẫn đến đầu vào của sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến.

Nguyên vật liệu mua ngoài từ hai nguồn là mua trong nớc và nhập khẩu từ nớc ngoài;

- Nguyên vật liệu nhập khẩu từ nớc ngoài có rất nhiều loại nhng nhiều nhất là bột mỳ (vì bột mỳ chiếm tỷ trọng cao trong giá trị của nhiều sản phẩm của công ty sản xuất ra) Bột mỳ mà công ty nhập về chủ yếu là của các nớc nh Anh, Đan Mạch, Trung Quốc, Liên Xô cũ… thông qua các công ty xuất - nhập khẩu nh Công ty Thơng mại Bảo Phớc, Công ty lơng thực Thăng Long… Ngoài ra, công ty còn nhập một số các loại sản phẩm bao bì đóng gói, nguyên vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm từ các nớc nh Nhật, Singapore, úc… nh tinh dầu cam, tinh dầu dứa, bột trứng, pettit… trong đó có một số nguyên vật liệu nhập về để thuê ngoài gia công chế biến.

- Nguyên vật liệu mua trong nớc nh đờng của Nhà máy đờng Lam Sơn, muối của Xí nghiệp muối Hà Nam, dầu ăn các loại của cơ sở sản xuất dÇu ¨n Têng An…

Nguyên vật liệu thuê ngoài ra công; trong sản xuất sản phẩm có một số loại bao bì đóng gói phải gia công trớc khi sử dụng công ty đã thuê ngoài gia công (ví dụ nh một số cơ sở gia công quen thuộc của công ty nh Nhà in Tiến Bộ, Công ty Nhựa cao cấp Hàng Không,…).

Do là một doanh nghiệp sản xuất thuộc ngành công nghệ thực phẩm nên nguyên vật liệu của Công ty Bánh kẹo Hải Châu chủ yếu là những sản phẩm của ngành nông nghiệp chế biến, mà những sản phẩm thuộc ngành nông nghiệp là những sản phẩm dễ bị ảnh hởng do tác động của tự nhiên dẫn đến h hỏng, kém phẩm chất nh khí hậu, ma, độ ẩm… Điều này có ảnh hởng rất lớn đến chất lợng và uy tín của sản phẩm sẽ đợc sản xuất ra, từ đó đặt ra yêu cầu công ty phải chú trọng đến công tác phân loại, bảo quản nguyên vật liệu.

5.2.Phân loại Nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản phẩm sản xuất ra, mà là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn sản xuất nhiều sản phẩm nên Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất.

Nguyên vật liệu của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đợc phân thành các loại nh sau;

- Nguyên vật liệu chính gồm bột mỳ, đờng, sữa, bơ, bột súp các loại, muối, hạt tiêu, chất béo…

- Nguyên vật liệu phụ gồm các loại tinh dầu, các loại axit, các loại phẩm màu, các loại hơng liệu…

- Nhiên liệu gồm dầu hoả, than, xăng, mỡ máy, hoá chất, ga, củi, cồn…

- Phụ tùng thay thế gồm attomat, bánh răng, bánh xích, biến dòng, bánh vÝt…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản gồm kính tấm, sơn, gạch, xi măng, vôi, sỏi, cửa…

- Các nguyên vật liệu khác nh băng dính, bìa, hộp carton các loại, túi đựng các loại, bao bì các loại, khay các loại, đề can các loại…

- Phế liệu nh bìa amiăng, cáp, dây thép, dây nhôm, nhựa, phôi đồng, inôx…

Xuất phát từ yêu cầu quản lý sản xuất , bảo quản an toàn và phân loại nguyên vật liệu Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã xây dựng hệ thống kho tàng để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu gồm các kho sau;

- Kho nguyên vật liệu chính.

- Kho nguyên vật liệu phụ.

- Kho phô tông thay thÕ.

- Kho nguyên vật liệu khác.

Các kho nguyên vật liệu của công ty đợc xây dựng có hệ thống, cao ráo, khang trang, sạch sẽ, thuân tiện cho việc vận chuyển, chuyên chở cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuât và các nhu cầu khác.

Ngoài cơ sở hạ tầng bảo quản nguyên vật liệu Công ty Bánh kẹo Hải Châu còn xây dựng hệ thống nội quy về kho bãi, nội quy về xuất - nhập nguyên vật liệu để tránh h hỏng, thất thoát, thiếu hụt ngoài định mức… trong hệ thống nội quy này quy định rõ các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của những ngời có liên quan.

Tại bộ phận kế toán, để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách hợp lý, kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tiến hành mã hoá nguyên vật liệu theo công dụng và vài trò của nguyên vật liệu thông qua việc lập “Hoàn thiện công tác hạchSổ danh điểm vật t” (sổ này đợc lu trong máy vi tính) Sổ này giúp kế toán tra cứu, theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, tập hợp chi phí và tính toán dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn.

Ví dụ sổ danh điểm vật t mã hoá nguyên vật liệu nh sau;

- Nhóm 02 - Nguyên vật liệu phụ.

- Nhóm 04 - Phụ tùng thay thế.

- Nhóm 05 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

- Nhóm 06 – Các nguyên vật liệu khác.

5.3.Công tác tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu. a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho.

Công ty áp dụng phơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo đơn giá thực tế;

- Với nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá thực tÕ NVL nhËp kho Giá mua NVL trên hoá đơn

Các khoản giảm giá chiÕt khÊu

- Với Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến.

Giá thực tÕ NVL nhËp kho Giá thực tÕ NVL xuất để gia công

+ Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì b) Đối với nguyên vật liệu xuất kho.

Công ty Bánh kẹo Hải Châu tính giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ theo phơng pháp giá bình quân gia quyền liên hoàn(đơn giá bình quân sau mỗi lÇn nhËp).

Ví dụ: công ty tính giá của 126,830.25 kg muối tinh các loại xuất cho phân xởng bột canh ngày 04/12/2003 của Phiếu xuất kho số 12121 đợc tính nh sau:

Sản lợng (kg) Đơn giá

Tồn đầu ngày 04/12/2003 114,215.5 946.26 108,077,708 PhiÕu nhËp kho sè 400

Giá bình quân NVL xuÊt kho = 377,177,708

Vậy giá trị của phiếu xuất kho số 12121 là:

Qua ví dụ trên ta thấy, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho so với giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho không chênh lệch nhau quá nhiều, nên ph- ơng pháp này đảm bảo đợc nguyên tắc thực tế trong hạch toán ké toán Mặt khác, do công ty áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho nhân viên kế toán không phải mất nhiều thời gian theo dõi và tính toán hàng ngày khi xuất kho nguyên vật liệu vì khi xuất kho nguyên vật liệu nhân viên kế toán chỉ cần nhập phiếu xuất kho vào máy vi tính, máy sẽ tự động tính giá theo phơng pháp bình quân gia quyền của loại nguyên vật liệu đó Khi áp dụng phơng pháp tính giá này, thông tin luôn đợc cập nhật và công việc của nhân viên kế toán không bị dồn vào cuối kỳ kế toán.

5.4 Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu a) Tổng quát quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Bánh kẹo Hải Ch©u.

Sơ đồ 18: Quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Bánh kẹo Hải Ch©u. chuyÓn sang chuyÓn chuyÓn

KTT kiÓm tra giám đốc ký

Bộ phận sử dụng NVL Phiếu yêu cầu xuÊt NVL PhiÕu xuÊt kho

Phiếu nhập kho Thủ kho

Kế toán chi phí, giá thành Kế toán chi tiết NVL Hạch toán vào thẻ kho sang sang b) Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ trong khâu mua và nhập kho nguyên vật liệu của Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Một số nhận xét chung về Công ty Bánh kẹo Hải Châu

1.1 Về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong chững năm vừa qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã đạt đợc những thành tích đáng khích lệ Công ty đã mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tăng thị phần sản phẩm, xâm nhập thêm một số thị trờng mới nhằm tăng thêm số lợng tiêu thụ, thúc đẩy quá trình lu thông hàng hoá Trong những năm qua công ty không những bảo toàn mà còn phát triển nguồn vốn sản xuất kinh doanh, đa thu nhập bình quân đầu ngời của cán bộ công nhân viên trong công ty cao hơn các doanh nghiệp Nhà nớc khác Hằng năm, công ty còn thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc trên dới 10 tỷ đồng. Trong điều kiện khó khăn chung của nền kinh tế thị trờng, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt và khốc liệt, để tồn tại và hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi không phải doanh nghiệp Nhà nớc nào cũng làm đợc nh Công ty Bánh kẹo Hải Châu Để đạt đợc những thành tích nh hiện nay tập thể cán bộ công nhân viên chức của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã đề ra đợc những biện pháp cụ thể, tập trung mọi nỗ lực để khai thác tiềm năng nhà xởng và dây chuyền thiết bị hiện đại nhập từ nớc ngoài Nhờ vậy, Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã đa ra thị trờng nhiều chủng loại sản phẩm phong phú, đa dạng, chất lợng cao đợc ngời tiêu dùng tín nhiệm.

Trong lĩnh vực sản xuất, Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tập trung vào việc cải tiến, đổi mới khâu cung ứng vật t và xử lý công nghệ làm ra sản phẩm Từ chỗ phải xuất ngoại tệ để nhập nguyên vật liệu là chủ yếu, công ty đã chuyển sang hớng cố gắng khai thác nguồn nguyên vật liệu trong nớc (nh đờng, muối, dầu ăn…) nhằm tiết kiêm thuế nhập khẩu, hạn chế những ảnh hởng do biến động về ngoại tệ, làm giảm chi phí đầu vào và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh những thuận lợi, Công ty Bánh kẹo Hải Châu còn gặp rất nhiều khó khăn Vừa qua cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ trong khu vực Châu á đã gây ảnh hởng không nhỏ đến hoạt động của công ty, cụ thể do sự trợt giá của đồng tiền Châu á so với đồng đôla Mỹ khiến cho công ty chịu nhiều thiệt hại khi phải nhập một số nguyên vật liệu, các phụ tùng đặc chủng từ nớc ngoài Đồng thời, sản phẩm của công ty phải chịu nhiều sức ép khi không kiểm soát đợc hàng tồn thuế, hàng giả, hàng nhái nội địa… Sự cạnh tranh quyết kiệt của hàng hoá cùng chủng loại của các công ty khác trong và ngoài nớc cũng làm ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Song với chiến lợc không chỉ giữ vững và phát triển thị trờng trong nớc mà phải tiếp cận và xây dựng thị trờng trên thế giới, công ty đã và đang triển khai dự án đầu t nâng cao công suất dây truyền thiết bị, nâng cao chất lợng sản phẩm, đổi mới công nghệ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng trong và ngoài nớc trong tiến trình hội nhập, đồng thời tự khẳng định u thế của mình trên thị trờng.

Cơ cấu bộ máy của công ty về cơ bản là phù hợp với qui mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã sử dụng cả hai hình thức quản lý kết hợp (trực tuyến và chức năng) nên thể hiện cả tính tập trung hoá và phi tập trung hoá, tận dụng đợc những đặc điểm cơ bản của cả hai phơng pháp quản lý này Các phòng ban có sự phân công phân nhiệm rõ ràng nhng đồng thời lại phối hợp hoạt động với nhau để cùng đạt đợc mục tiêu chung Tổ chức bộ máy quản lý của công ty thực hiện theo hớng tinh giảm, gọn nhẹ nhng vẫn đạt hiệu quả hoạt động cao Trong những năm gần đây, quy mô sản xuất của công ty liên tục tăng nhanh nhng số cán bộ công nhân viên lại tăng không đáng kể Công ty Bánh kẹo Hải Châu làm đợc nh vậy một phần là do bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, mặt khác là do công ty đã hiện đại hoá dây chuyền thiết bị sản xuất sản phẩm, nâng cao năng suất lao động nên mặc dù khối lợng sản phẩm sản xuất ra tăng mạnh nhng số lợng lao động trực tiếp vẫn tăng không đáng kể.

1.2 Về công tác kế toán nói chung.

Qua hơn 35 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã có bề dày thành tích đáng kể; giải quyết việc làm cho trên dới 1,000 lao động, phục vụ nhu cầu của toàn dân trong chiến tranh cũng nh trong hoà bình, đến nay đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nớc hàng năm…

Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán của công ty ngày càng hoàn thiên hơn và có những đóng góp rất lớn cho công ty về vấn đề tài chính, giúp cho công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng. Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của công ty luông hoàn thành đúng thời gian qui định. Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhng vẫn tuân thủ các nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu em thấy công tác kế toán tại công ty đạt đợc một số thành công sau :

- Về chế độ ghi chép ban đầu; Từ việc lập chứng từ ( Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho …) đợc công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ và chuẩn mực ban hành

- Về tổ chức kho; Hệ thống kho đợc tổ chức hợp lý phù hợp với phơng pháp phân loại nguyên vật liệu mà công ty áp dụng Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ, sử dụng cũng dễ dàng hơn Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về tình hình vật t xuất sử dụng cho lãnh đạo công ty

- Về phơng pháp kế toán; Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán kế toán rất phù hợp trong việc sử dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán Hiện nay, công ty hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính Cùng với việc kê khai thờng xuyên cho kế toán tổng hợp, phơng pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của công ty sẽ cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho ban lãnh đạo công ty hoàn thành sổ sách theo từng ngày, công tác kế toán không bị dồn vào cuối tháng nh các Doanh nghiệp khác.

Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt đợc công tác hạch toán kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu còn một số hạn chế sau :

- Về trang thiết bị máy vi tính phục vụ công tác hạch toán kế toán; Công ty còn đang sử dụng một số máy đời cũ (năm 1996) nên tốc độ chậm dữ liệu lu trữ lại nhiều đặt ra yêu cầu công ty cần đầu t thêm để hiện đại hoá máy móc nhằm thuận tiện cho việc quản lý, sử dung, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán

- Về việc sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt; công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh Do các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt của công ty hàng ngày rất lớn nên công ty cần tổ chức Nhật ký thu tiền và chi tiền Ngoài ra, nghiệp vụ mua hàng và bán hàng phát sinh với số lợng lớn hàng ngày, khối lợng thanh toán chậm nhiều, công ty phải mua nguyên vật liệu, vật t đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy công ty nên áp dụng Nhật ký mua hàng và Nhật ký bán hàng

- Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dỡng độc hại cho nhân viên trong phòng kế toán; do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng kế toán phải sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hởng xấu đến thị lực cần đợc tính độc dỡng thiệt hại Thủ kho cần đợc trang bị thêm bảo hộ lao động vì trong công việc hàng ngày thủ kho phải tiếp xúc với nhiều bụi, bẩn.

1.3 Về công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng.

Kế toán nguyên vật liệu của công ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng nguyên liệu cụ thể, giúp cho phòng kế hoạch vật t có thông tin chính xác để ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán giá thành tính đúng, tính đủ cho từng đối tợng để tính ra giá thành sản phẩm. Hơn nữa, việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu chặt chẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quả của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí của ngời sử dụng, tạo điều kiện để kết hợp sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu

- Ví dụ nh; Phân xởng kẹo thủ công giải tán thì tiến hành kiểm kê kịp thời bố trí các loại nguyên vật liệu đang sử dụng dở dang sang cho các phân xởng khác.

Hạch toán kế toán nguyên vật liệu là nền tảng cơ bản giúp công ty sử dụng vốn đạt hiệu quả cao, vốn lu động của công ty chủ yếu của nguồn vay ngân hàng Vì vậy, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của công ty nói chung đã giúp công ty trang trải đợc lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lu động Nhờ có hệ thống kế toán tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra công ty của các cơ quan chức năng đợc tiến hành nhanh chóng thuận lợi.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu

2.1 Vấn đề mở sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

- Thực trạng : Phòng kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã không mở thẻ kế toán chi tiết theo lý thuyết của phơng pháp hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song mà Công ty Bánh kẹo Hải Châu mở sổ chi tiết nguyên vật liệu Về cơ bản thì số chi tiết Nguyên vật liệu giống với các thẻ chi tiết Nguyên vật liệu ở chỗ: sổ chi có thêm cột tài khoản nợ và cột tài khoản có, cột này dùng để kế toán định khoản ngay lu khi vào sổ, hay thực chất đây là việc kế toán hạch toán tổng hợp ngay trên sổ chi tiết Làm nh vậy sẽ thuận tiện cho việc cho việc hạch toán vào sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản trong công tác hạch toán tổng hợp sau này Đó là u điểm khi vận dụng mẫu sổ của công ty Nhng nhợc điểm trong cấu tạo sổ của công ty là không có cột số lợng và giá trị nguyên vật liệu cộng dồn kho hàng ngày tơng ứng với số lợng và giá trị nguyên vật liệu nhập – xuất hàng ngày. Thông tin này chỉ biết đợc ở số tổng hợp trên sổ chi tiết đợc máy vi tính tự động tổng hợp theo chơng trình đã đợc cài đặt sẵn trong máy ( sổ này đợc cộng luỹ kế từng ngày ) Nếu ngày náo muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày đó thì xem trên mát còn sang ngày sau muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày troứnc thì đã bị cộng dồn vào những ngày tiếp theo Vì cuối tháng mới in ra sổ tổng hợp chi tiết nên số tồn kho là số tồn của ngày cuối tháng cùng với tổng số phát sinh nhập, tổng số phát sinh xuất toàn bộ trong tháng Điều này gây khó khăn cho việc kiểm tra hoặc đa ra một thông tin kế toán nào đó về số liệu nguyên vật liệu tồn kho của một ngày trong tháng vì không có sổ sách nào phản ánh điều đó.

- Kiến nghị : Công ty nên lập “Hoàn thiện công tác hạchsổ chi tiết nguyên vật liệu” theo mẫu đã đợc quy định trong chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành nh sau;

Sổ chi tiết nguyên vật liệu

Diễn giải TK đối ứng Đơn giá

Số Ngày SL TT SL TT SL TT

Ngời ghi sổ Kế toán trởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên)

Trong đó, ý nghĩa trên các sổ nh sau;

 Cột 1: là cột ghi ngày tháng ghi sổ cũng là ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế vì ngày nào ghi sổ ngày đó.

 Cột 2: là cột ghi số hiệu chứng từ.

 Cột 3: diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

 Cột 4: số hiệu tài khoản ghi nợ.

 Cột 5: số hiệu tài khoản ghi có.

 Cột 6: đơn giá nguyên vật liệu Nếu là nguyên vật liệu xuất kho thì dựa vào số lợng, giá trị nguyên vật liệu trong ngày và số tồn đầu ngày, sau đó áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền liên hoàn đã đợc cài đặt sẵn máy vi tính sẽ tự động tính ra đơn giá của nguyên vật liệu xuÊt kho.

 Cột 7: số lợng nguyên vật liệu nhập theo từng nghiệp vụ kinh tế.

 Cột 8: Giá trị nguyên vật liệu nhập và = cột 6 * cột 7.

 Cột 9: số lợng nguyên vật liệu xuất theo từng nghiệp vụ kinh tế.

 Cột 10: Giá trị nguyên vật liệu xuất và = cột 6 * cột 9.

 Cột 11: số lợng nguyên vật liệu tồn kho.

 Cột 12: giá trị nguyên vật liệu tồnkho.

2.2 Về việc sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt.

- Thực trạng : Công ty Bánh kẹo Hải Châu không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các sổ nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh, đặc biệt là Nhật ký mua hàng Do đặc điểm sản xuất và kinh doanh của công ty nên thờng xuyên phải mua nguyên vật liệu ngoài từ nhiều nguồn khác nhau và việc thanh toán thờng chậm.

- Kiến nghị : để theo dõi cụ thể quá trình thu mua nguyên vật liệu và thuận tiện cho công tác vào sổ cái các tài khoản, công ty nên mở sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu theo mẫu sau.

Nhật ký mua nguyên vật liệu

Diễn giải TK ghi nợ TK ghi có khác Ghi có

Số Ngày Số hiệu Số tiền

Trong đó, ý nghĩa trên các sổ nh sau;

 Cột 1: là ngày tháng ghi sổ.

 Cột 2: là số liệu chứng từ ( phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng…).

 Cột 3: ngày nhập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ

 Cột 4: nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

 Cột 5: số liệu của tài khoản chi tiết ghi nợ (ví dụ; TK1521, TK1522…).

 Cột 6: số tiền phải trả ngời bán trong nghiệp vụ đó.

 Cột 7: số tài khoản ghi có khác (ví dụ; TK111, TK112…).

 Cột 8: số tiền tơng ứng của ghi có tài khoản ở cột 7.

Sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu này nên ghi hàng ngày khi mua chứng từ về để theo dõi đối chiếu với sổ cái TK331…

2.3 Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Thực trạng: do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Bánh kẹo Hải

Châu phần lớn phải nhập khẩu, nguyên vật liệu theo thời vụ, và dễ h hỏng nên giá cả luôn biến động theo thời vụ và tỷ giá hối đoái của ngoại tệ Mặc dù, nguyên vật liệu của công ty là những nguyên liệu chủ yếu sản xuất từ nông nghiệp và sự biến động của giá cả thị trờng ảnh hởng tới là nhỏ Nhng khi giá thị trờng của nguyên vật liệu tăng làm chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với giá thực tế của nó kéo theo giá thành sản phẩm cao làm ảnh hởng ít nhiều tới giá bán và làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng Tuy nhiên, công ty lại không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Kiến nghị: để tránh rủi ro khi dự trữ nguyên vật liệu khi có sự cố xảy ra và không ảnh hởng tới quá trình tiêu thụ giữ thế bình ổn giá bán trên thị trờng, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Công tác lập dự phòng đợc tiến hành vào cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

Cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nh sau;

- Trờng hợp 1: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đó đợc định khoản nh sau;

Nợ TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Trờng hợp 2: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đó đợc định khoản nh sau;

Nợ TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có thể khái quát nội dung hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua sơ đồ sau;

Sơ đồ 9: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trớc)

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán n¨m tríc)

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công cụ hữu hiệu để bảo toàn vốn lu động trong điều kiện giá cả biến động, nó làm giảm lãi niên độ nh ng tạo ra nguồn bù đắp nếu giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh

2.4 Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu.

- Thực trạng: Tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho các mục đích khác nhau diễn ra thờng xuyên liên tục, mà nguyên vật liệu sau khi xuất kho phải vài ngày sau mới có chứng từ chuyển tới phòng kế toán Vì vậy, Công ty Bánh kẹo HảiChâu đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ đợc ghi chung vào ngày cuối cùng của tháng đó để tính toán và ghi sổ kế toán Nh vậy, đã làm giảm đi tính cập nhật kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời không phát huy đợc những u điểm trong công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn.

- Kiến nghị; để theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu cho phù hợp với công tác hạch toán kế toán trên máy vi tính, công ty nên trang bị và lắp đặt mạng nội bộ nối liền giữa các kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo thông tin cập nhật giữa các kho và phòng kế toán Tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời về tình hình xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành của sản phẩm sản xuất ra của công ty một cách nhanh chóng và cụ thể Ngoài ra, nó còn có thể giúp ban lãnh đạo quản lý chặt chẽ quá trình xuất kho sử dụng tránh lãng phí nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu