Khái niệm văn bản quản lý Nhà nướcVăn bản quản lý Nhà nước là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thôngtin cầ
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Xã hội loài người được hình thành, tồn tại và phát triển là nhờ có giao tiếp giữa con người với con người thông qua phương tiện giao tiếp quan trọng nhất là ngôn ngữ Hoạt động giao tiếp trong xã hội loài người là sự trao đổi thông tin, nhận thức, tư tưởng, tình cảm, là sự bày tỏ mối quan hệ, cách ứng xử, thái độ của con người với con người và những vấn đề cần giao tiếp Cùng với sự phát triển của xã hội loại người, hoạt động giao tiếp ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và đạt hiệu quả cao hơn.
Hoạt động giao tiếp được thực hiện phần lớn nhờ vào phương tiện giao tiếp chủ yếu là ngôn ngữ Phương tiện này được sử dụng ngay từ buổi sơ khai của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận ngôn bản. Ngôn bản tồn tại dưới dạng âm thanh hoặc ghi dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.
Như vậy văn bản chính là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
2 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định, mang tính quyền lực Nhà nước đơn phương nhằm làm phát sinh hiệu quả quản lý cụ thể.
Văn bản quản lý Nhà nước có những đặc điểm sau:
- Thứ nhất, văn bản quản lý Nhà nước được ban hành bởi các cơ quan của Nhà nước, dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan (không mang tính chất cá nhân như nhiều loại văn bản khác).
Chủ thể ban hành văn bản quản lý Nhà nước gồm các cơ quan trong hệ thống tổ chức: Cơ quan quyền lực Nhà nước; cơ quan Hành chính Nhà nước; cơ quan Tư pháp. Đối với các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và các cơ quan Nhà nước như trường học, bệnh viện, doanh nghiệp….các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động được gọi là văn bản quản lý.
- Thức hai, văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các cơ quan, thể hiện ý chí của giai cáp nắm quyền lãnh đạo và mang tính quyền lực đơn phương.
- Thứ ba, việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước phải tuân thủ đúng thể thức, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định.
- Thứ tư, văn bản quản lý Nhà nước được cơ quan Nhà nước đặt ra và áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện quy định của pháp luật.
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước được cấu thành bởi các thành tố sau:
- Chủ thể ban hành: Cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.
- Nội dung truyền đạt: Các quyết định quản lý và thông tin quản lý phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước Các quyết định quản lý mang tính chất quyền lực đơn phương làm phát sinh hệ quả quản lý cụ thể Thông tin quản lý có tính hai chiều: Theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
- Đối tượng áp dụng: Cơ quan Nhà nước, tổ chức, công dân có quyền được nhận các quyết định và thông tin quản lý và có bổn phận thực hiện các quyết định do các văn bản đưa ra
Văn bản quản lý Nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước Xây dựng các văn bản quản lý Nhà nước cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý Nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này Các văn bản quản lý Nhà nước luôn có tính pháp lý chung Biểu hiện tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện Từ đó xuất hiện trong thực tế nhiều loại hình cụ thể khác nhau của văn bản quản lý Nhà nước cần phải được nghiên cứu cụ thể để đảm bảo sử dụng được chính xác.
3 Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậy văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, v.v ) không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước.
4 Chức năng của văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất trong các chức năng của văn bản nói chung và văn bản quản lý Nhà nước nói riêng Bởi vì các văn bản khi hình thành đều nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin.
Trong hoạt động quản lý, văn bản được sử dụng để truyền đạt các thông tin giữa cấp trên – cấp dưới hoặc giữa cơ quan này với cơ quan khác, hệ thông này với hệ thống khác… Thông tin quản lý thường bao gồm: Thông tin về quy phạm pháp luật; chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước; thông tin về tổ chức nhân sự; chương trình, kế hoạch, biện pháp công tác; thông tin trao đổi, thông báo, đề nghị, yêu cầu, đôn đốc thực hiện.
Trong các hình thức cung cấp, trao đổi thông tin thì hình thức thông tin bằng văn bản là hình thức chủ yếu được các cơ quan Nhà nước sử dụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1 Ý nghĩa và tiêu chí phân loại
Việc phân loại văn bản để nhằm các mục đích sau:
- Nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm cảu từng loại văn bản han hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp ( về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong, nội dung văn bản).
- Tạo thuận lợi cho vệc quản lý và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
- Có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và lưu trữ.
Văn bản quản lý Nhà nước được phân loại theo những tiêu chí khác nhau, tuỳ theo mục đích và nội dung phân loại Các tiêu chí có thể là:
- Phân loại theo tác giả
+ Văn bản của các cơ quan quyền lực Nhà nước.
+ Văn bản của các cơ quan Hành chính Nhà nước.
+ Văn bản của các cơ quan Tư pháp.
- Phân loại theo tên loại văn bản, có thể bao gồm: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo,.v.v…
- Phân loại theo nội dung văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu của văn bản: văn bản xuất nhập khẩu, văn bản về hộ tịch, văn bản về công chứng, v.v…
- Phân loại theo mục đích biên soạn có thể phân chia văn bản quản lý Nhà nước thành các loại như: văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng và chỉ đạo kế hoạch trong quản lý, tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra và kiểm soát, thực hiện công tác thống kê, v.v…
- Phân loại theo thời gian ban hành, văn bản được phân loại theo năm tháng khác nhau.
- Phân loại theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v…
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý: văn bản có chứa quy phạm pháp luật và văn bản không chứa quy phạm pháp luật.
Trong xây dựng, ban hành và quản lý văn bản, ít khi áp dụng thuần nhất một cách phân loại nào đó Trong hoạt động quản lý Nhà nước, cách phân loại theo hiệu lực pháp lý kết hợp với tên loại văn bản hoặc loại hình quản lý chuyên môn được áp dụng thường xuyên và hữu hiệu hơn cả.
2 Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là một hệ thống các văn bản được ban hành theo thẩm quyền của cơ quan Nhà nước và hình thức văn bản tương ứng theo luật định Phù hợp với thẩm quyền ban hành là hình thức của văn bản Hình thức của văn bản bao gồm các yếu tố thể thức theo luật định Cần lưu ý là không được sử dụng những hình thức văn bản mà pháp luật không quy định như: bố cáo, sắc luật, sắc lệnh, …, cũng như không được sử dụng những hình thức văn bản không thuộc thẩm quyền hoặc thuộc thẩm quyền của cơ quan khác Ví dụ: Hội đồng nhân dân không ban hành Chỉ thị còn Uỷ ban nhân dân không ban hành Nghị quyết.
3 Hệ thống văn bản Quản lý Nhà nước
3.1 Văn bản Quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là những “ Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.”
Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:
- Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội.
- Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội(UBTVQH).
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị định của Chính phủ.
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.
- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
- Quyết định của Tổng kiểm toán Nhà nước.
- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.
- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.
- Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.
Hiến pháp: là Bộ luật gốc của mỗi quốc gia, có hiệu lực pháp lý cao nhất, quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước về chế độ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của công dân; các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Luật: là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý chỉ sau Hiến pháp, dùng để điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng và chủ yếu thuộc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh của đất nước, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân.
Pháp lệnh là hình thức văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh những quan hệ xã hội về chế độ, chính sách quản lý nhà nước khi chưa đủ điều kiện ban hành thành luật.
Lệnh: là hình thức văn bản quy phạm pháp luật dùng để công bố Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh và nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội Lệnh cũng được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quản lý Nhà nước của Chủ tịch nước theo quy định tại Hiến pháp.
Nghị định: là hình thức văn bản quy phạm pháp luật với các chức năng Quy định chi tiết việc thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của UBTVQH; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ thành lập.
Quy định việc thành lập mới, tách, sáp nhập, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính dưới cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Ban hành các điều lệ, quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước và những vấn đề quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ.
Nghị quyết là văn bản dùng để thể hiện kết luận và những quyết định đã được tập thể thảo luận và nhất trí thông qua tại cuộc họp.
Quyết định: là hình thức văn bản quy phạm pháp luật dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH17 1 Những yêu cầu về nội dung
1 Những yêu cầu về nội dung:
1.1 Phải đảm bảo tính mục đích
Khi soạn thảo văn bản cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh tức là cần phải trả lời được các vấn đề: văn bản này ban hành để làm gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở chỗ: văn bản phải trở thành phương tiện thể chế hoá các chủ trương, chính sách của Đảng, cụ thể hoá các văn bản chỉ đạo của các cơ quan Nhà nước cấp trên đảm bảo triển khai được sự lãnh đạo của Đảng và chính quyền các cấp vào thực tiễn hoạt động của ngành, cấp mình một cách kịp thời, sáng tạo; văn bản còn cần phản ánh đúng đắn, đầy đủ những lợi ích, nguyện vọng của quần chúng nhân dân ở ngành mình, địa phương mình mà cơ quan ban hành có chức năng quản lý điều hành Đảm bảo được các yêu cầu đó, văn bản sẽ có định hướng phù hợp với nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa.
1.2 Phải đảm bảo tính đại chúng Đối tượng thi hành của văn bản chủ yếu là các tầng lớp nhân dân có trình độ khác nhau Do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
Tính phổ thông đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản ( vì Nhà nước ta là Nhà nước của dân, do dân, vì dân - Điều 2, Hiến pháp
1992), do đó nội dung văn bản quản lý nhà nước còn phải phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông đảo nhân dân lao động Tính nhân dân của văn bản đảm bảo cho Nhà nước thực sự là công cụ sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước và xã hội
Tính đại chúng của văn bản có được khi:
- Phản ánh được nguyện vọng nhân dân.
- Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng cấn tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng nhân dân; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản; sử dụng ngôn ngữ phổ thông đại chúng trong trình bày nội dung văn bản, tránh lạm dụng các thuật ngữ pháp lý – hành chính chuyên môn.
1.3 Phải đảm bảo tính quy phạm
Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý Nhà nước có chức năng pháp lý và quản lý Tuỳ theo tính chất và nội dung ở các mức độ khác nhau, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực Nhà nước, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác Tính quy phạm cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực Nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Để đảm bảo tính quy phạm, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung hợp pháp, có hình thức và trình tự do pháp luật quy định.
1.4 Đảm bảo tính khả thi
Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản khó có khả năng thực thi Ngoài ra, để văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng,văn bản phải hội tụ đầy đủ các điều kiện sau đây:
- Văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực và khả năng vật chất của chủ thể thi hành Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện văn bản, làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho vi phạm pháp luật Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể, làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước Pháp luật không được cao hơn thực trạng nền kinh tế Pháp luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi nó không vượt quá khả năng kinh tế Chính vì vậy, nội dung của văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế, đưa ra các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động theo đúng quy luật khách quan.
- Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền đó.
2 Những yêu cầu về ngôn ngữ:
2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ
Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành chất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước Soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần được xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt. Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của văn bản hành chính và vận dụng chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu.
Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con người và là một hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng và tinh tế.
Sự lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào các yếu tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp,nhân vật tham dự giao tiếp Sự lựa chọn này không chỉ có tính chất cá nhân mà còn có tính chất cộng đồng, hình thành nên những cách thức lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực của toàn xã hội, tạo nên những khuôn mẫu trong hoạt động lời nói hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ Phong cách ngôn ngữ là các dạng tồn tại của ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào các nhân tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng tham gia giao tiếp.
Do đó, có thể hiểu phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng các lớp văn bản tiêu biểu.
2.2 Đặc trưng ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước
Tính chính xác, rõ ràng
Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt Tính thiếu chính xác và không rõ ràng, mơ hồ của những văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người và đời sống xã hội. Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng cần viết câu ngắn gọn, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
Tính phổ thông, đại chúng Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lý Nhà nước, đặc biệt của nhóm văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu là tầng lớp nhân dân trong cả nước Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân
“ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 5 - Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật).
Muốn văn bản có tính phổ thông, đại chúng thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dùng thuật ngữ chuyên môn, không hành văn viện dẫn lối bác học, sử dụng từ ngữ phổ thông, các yếu tố nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu.
Tính khách quan, phi cá tính
SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Văn bản hành chính là loại văn bản thông thường có tính chất thông tin điều hành để thực hiện một văn bản QPPL hoặc để giải quyết một công việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị.
- Phạm vi sử dụng rộng rãi, cụ thể: mọi cơ quan quản lý đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
- Tính cưỡng chế thi hành thấp so với văn bản QPPL, thời gian áp dụng không dài.
- Văn bản hành chính đóng vai trò là chứng cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét nghiên cứu để ban hành các văn bản QPPL.
3 Các loại văn bản hành chính: có 2 loại
- Văn bản không có tên gọi: Công văn (trả lời, cảm ơn, phúc đáp, hướng dẫn thực hiện, Xin ý kiến cấp trên…)
- Văn bản có tên gọi: Quyết định, Chỉ thị ( văn bản cá biệt ), Thông báo,Báo cáo, Tờ trình, Đề án công tác, Kế hoạch, Chương trình, Biên bản, Giấy mời…
KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
* Thể thức chung của văn bản hành chính: Được trình bày thống nhất theo mẫu và thể thức quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BVN- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về cơ bản thể thức của VB hành chính có kết cấu bởi 9 yếu tố giống như VB QPPL.
Số ký hiệu (3) Địa danh, ngày… (4) Đối với VB à không có tên gọi
Về việc……….(5b) ò Đối với văn bản có tên loại
Mở đầu – ND chính – Kết luận
CHỨC VỤ, QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ(7)
- Công văn là loại VB hành chính không có tên gọi, vì vậy yếu tố trích yếu nội dung được bố trí ở góc trái trang đầu tiên của VB, dưới yếu tố Số và ký hiệu
- Trong trường hợp VB hành chính đồng thời được gửi đi nhiều nơi nhưng có một nơi chịu trách nhiệm chính thực hiện nội dung VB thì thêm yếu tố Nơi gửi VB được thể hiện bằng 2chữ Kính gửi, được bố trí dưới địa danh ngày tháng năm
1.1 Định nghĩa : Quyết định được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dùng để: đặt ra các chủ trương chính sách áp dụng cho toàn quốc, một ngành, một địa phương, một loại đối tượng ( QPPL ) hoặc giải quyết các quan hệ liên quan đến tổ chức - nhân sự ( cá biệt ).
- Thể hiện ý chí, mệnh lệnh cơ quan quản lý, nghĩa là khi quyết định được ban hành mang tính cưỡng chế;
- Văn bản Quyết định là văn bản có tên gọi ( tên gọi cụ thể là Quyết định )
- Hiệu lực pháp lý của văn bản Quyết định được giới hạn bởi không gian và thời gian Đối với quyết định cá biệt có hai loại: Quyết định quy định trực tiếp (Khen thưởng, xử phạt vi phạm hành chính, nâng lương bổ nhiệm v v ) và Quyết định để ban hành các văn bản khác (Nội quy, Quy chế, điều lệ, Quy định v…v…).
1.3 Kỹ thuật soạn thảo a/ Về thể thức: Quyết định phải được trình bày thống nhất theo mẫu và thể thức quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BVN ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Mẫu: Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (2)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (1)
QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 Điều 2 Điều 3
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7)
Họ và tên b/ Về bố cục nội dung:
Quyết định có bố cục nội dung gồm hai phần (phần mở đầu và nội dung):
Phần mở đầu còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định Phần này nêu các căn cứ pháp lí và căn cứ thực tế để khẳng định tính hợp pháp, hợp lý và phù hợp với thực tế của văn bản.
+ Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định (còn gọi là căn cứ giao quyền) Cần đưa vào căn cứ này văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của cơ quan hoặc phân cấp quản lí.
+ Căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc quyết định, quyết định các vấn đề mà nội dung quyết định đề cập.
+ Căn cứ nêu sự việc gồm: Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ ) hoặc các văn bản phản ánh về thực tế (biên bản, kế hoạch )
+ Căn cứ cuối cùng là căn cứ cơ sở thực tế là căn cứ vào đề nghị của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
* Phần nội dung của quyết định: được diễn dạt dưới dạng các điều
Thông thường một quyết định có từ 2 đến 5 điều tùy theo nội dung của quyết định Tuy nhiên nội dung của nó thường theo trật tự sau:
- Điều 1 trình bày chủ đề chính được nêu trong phần trích yếu nội dung của quyết định Trong đó cần phản ánh được quyết định về vấn đề gì? Quyết định như thế nào?
- Điều 2 và các điều tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ thể hóa Điều 1 Đó là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ quan (cá nhân) nói đến ở Điều 1.
- Điều cuối cùng của quyết định quy định về trách nhiệm thi hành. Trong đó xác định rõ những đối tượng nào có trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ chức, cá nhân).
2.1 Định nghĩa : Công văn là loại VB không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, v v giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.
- Công văn là VB HC không có tên loại
- Phạm vi sử dụng rộng rãi, đa dạng
Trong hoạt động thực tiễn, công văn được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau nên được sử dụng phổ biến nhất Do đó văn bản này cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn trong khối lượng văn bản được ban hành.
- Công văn giao dịch, hướng dẫn;
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
- Công văn đề nghị, yêu cầu;