Rèn luyện kỹ năng về chính tả
+ Chính tả: là hệ thống quy định về việc viết chữ của một thứ tiếng, được xem là chuẩn
+ Lỗi chính tả: là viết chữ sai chuẩn chính tả Các lỗi thường gặp: viết hoa, viết tắt, chữ biểu thị số, ghi sai từ
2 Một số quy định về chính tả
2.1 Cách viết hoa tiếng Việt
Viết chữ hoa cho chữ cái đầu tiên của âm tiết đầu tiên là quy tắc quan trọng trong ngữ pháp tiếng Việt Cần sử dụng chữ hoa khi bắt đầu một câu, sau các dấu câu như dấu chấm (.), dấu hỏi (?), dấu cảm thán (!), và dấu ba chấm ( ) Ngoài ra, việc viết hoa còn thể hiện sự tôn kính và được áp dụng cho tên tác phẩm hoặc văn bản.
Viết chữ hoa cho chữ cái đầu tiên của mỗi âm tiết trong tên riêng, bao gồm tên người và địa danh Ví dụ: Nguyễn Trãi, Lê Thành Phương, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bình Thuận.
+ Cách viết tên cơ quan, tổ chức kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội:
- Bộ phận quản lý: Viết hoa chữ cái đầu tiên
Bộ Phận Chức Năng: Viết Hoa Chữ Cái Đầu Của Các Từ, Cụm Từ Chỉ Loại Hình Cơ Quan, Tổ Chức; Chức Năng, Lĩnh Vực Hoạt Động Của Cơ Quan, Tổ Chức.
VD: Nhà máy Cao su Sao Vàng, Cục Quản lý Dược, Bệnh viện Đa khoa huyện Đồng Xuân…
Khi tên gọi lần đầu tiên xuất hiện trong văn bản, cần viết đầy đủ và ghi chú chữ viết tắt trong ngoặc đơn Từ lần xuất hiện thứ hai trở đi, có thể viết tắt Viết tắt theo âm tiết giữ lại chữ cái đầu tiên của mỗi âm tiết và các chữ cái còn lại bị lược bỏ, sử dụng mẫu chữ in hoa.
+ Viết tắt khối cơ quan: Ủy ban nhân dân(UBND), đại học sư phạm (ĐHSP), Công ty (CT, Cty),
+ Viết tắt họ và tên hoặc viết tắt một số âm tiết trong chuỗi từ: Nam Cao (N.C), Ông
Lê Hồng Phong (Ô Lê Hồng Phong), …
Rèn luyện kỹ năng về từ
Từ là một đơn vị nhỏ nhất có nghĩa, được vận dụng độc lập để tạo nên câu
2 Yêu cầu về dùng từ
+ Ý nghĩa của từ phù hợp với nội dung cần thể hiện
+ Giá trị phong cách của từ phải phù hợp với phong cách ngôn ngữ văn bản
+ Dùng từ đơn nghĩa, rõ ý
+ Không dùng từ địa phương
+ Không dùng từ cảm thán
+ Sử dụng nhiều từ Hán Việt
Rèn luyện kỹ năng về câu
Câu là đơn vị ngôn ngữ với cấu trúc ngữ pháp độc lập, có ngữ điệu kết thúc và truyền đạt một nội dung thông báo tương đối đầy đủ.
2 Cấu trúc ngữ pháp của câu
2.1 Thành phần chính (nòng cốt) a Chủ ngữ (C): Biểu thị đối tượng mà câu đề cập đến; trả lời cho câu hỏi: Câu nói về ai, cái gì, việc gì? b Vị ngữ (V): Biểu thị nội dung thuyết minh về đối tượng được câu nói đến; trả lời cho câu hỏi: Đối tượng được nói đến làm gì, như thế nào, ra sao?
2.2 Thành phần phụ a Trạng ngữ (Tr): Bổ sung thêm thông tin phụ cho sự việc được kết cấu C-V nòng cốt câu nêu ra; như về thời gian, nơi chốn, cách thức, phương tiện, trạng thái, đối tượng có liên quan b Khởi ngữ: Nhấn mạnh một chi tiết nào đó trong sự việc được kết cấu C-V nêu lên
2.3 Thành phần biệt lập : Là thành phần đứng tách riêng ra trong tổ chức câu và có mối quan hệ lỏng lẻo với kết cấu C-V nòng cốt Khi kết hợp các từ chuyển ngữ với cụm C-
V của câu, phần lớn thành phần chuyển ngữ này biến vế trước của câu trở thành thành phần biệt lập
+ Đúng cấu trúc ngữ pháp
+ Nội dung cụ thể, chính xác và trong sáng
+ Ý câu mạch lạc, rõ ràng
+ Chỉ sử dụng câu tường thuật và câu cầu khiến
+ Sử dụng dấu câu chính xác, hạn chế tối đa việc sử dụng các dấu câu như: chấm than (!), chấm hỏi (?) và dấu ba chấm(…)
BÀI TẬP TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH
1 Hãy sửa lỗi viết hoa, viết tắt cho các ví dụ sau đây: a) trường THCN Công Nghệ Việt Tiến, b) phòng tổ chức hành chính, c) BCH quân Sự, d) bộ Thông tin và truyền Thông, e) Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam f) Qua thông tin trên báo Lao động, Tôi được biết Quý công ty Đang tuyển dụng Nhân viên KT Tôi mạnh dạn gửi đơn này Xin được dự tuyển Vào vị trí trên g) Các Cơ quan QLNN cũng cần phối hợp đứng ra xác nhận cho du khách về tình trạng sức khỏe và hành trình Cụ thể ở đây là sở Du Lịch và sở Y Tế
2 Hãy sửa lỗi lặp từ, dùng từ sai nghĩa, sai phong cách, từ mơ hồ về nghĩa cho các ví dụ sau đây: a) Gần đây, nạn đua xe lạng lách lại tái diễn theo chiều hướng xấu b) Để đưa công ty phát triển đi lên, chúng ta phải không ngừng nỗ lực và phấn đấu c) Mẫu mã bên ngoài của sản phẩm này khá bắt mắt, đáp ứng thị hiếu của khách hàng d) Trong công tác tiếp khách văn phòng, việc phân loại khách cũng rất quan trọng Đối với khách Vip, cần có cách đón tiếp khác với những khách thông thường khác e) Hiện nay, gia đình tôi vô cùng thiếu tiền Tôi kính xin nhà trường cho tôi rút lại số tiền là 450.000 đồng f) Từ tháng 01 – 6/2005, công ty ta đã bán ra thị trường nước ngoài 7 tấn cà phê g) Để đảm bảo an toàn lao động, các cán bộ khi đi thị sát các công trình đang trong quá trình xây dựng đều phải đội mũ an toàn trên trốc h) Tất cả các loại xà phòng đều làm khô da của bạn Riêng Lux làm cho da của bạn trắng trẻo mịn màng i) Yếu điểm của sản phẩm mới là mẫu mã không phù hợp với thị hiếu của khách hàng dẫn đến doanh thu quý II sụt giảm nghiêm trọng j) Phòng Nhân sự xin đề đạt ông Nguyễn Văn B, hiện đang là Phó Giám đốc công ty
3 Hãy sửa lỗi cấu trúc ngữ pháp không hoàn chỉnh, lỗi sai về ngữ nghĩa (sai logic, sai quy chiếu, mơ hồ…) cho các ví dụ sau đây: a) Quý khách đến thăm quan nhà lưu niệm cần ghi nhớ những điểm sau đây: Một là: tắt thuốc lá trước khi vào Hai là: bỏ giày dép ở hành lang b) Dùng mì ăn liền B-Two, các bạn chỉ cần tìm đủ hình ba con giáp tam hợp: thân, tý, thìn tức khỉ, chuột, rồng được cuộn trong ruột sợi mì sẽ là chiếc vé độc đắc cho các bạn
Để thể hiện tấm lòng nhân đạo đối với đồng bào miền Trung bị lũ lụt, cần thanh toán hết các trang thiết bị cũ kĩ và đầu tư vào dụng cụ chuyên khoa cần thiết cho các trạm y tế như răng và mắt trước năm 202 Trong quá trình đo đạc diện tích đất để làm sổ đăng ký sử dụng đất, nếu chủ hộ không nhớ chính xác, có thể liên hệ với bà con chòm xóm để xác định Yêu cầu các cơ quan cung cấp thông tin về đương sự như tên, tuổi, thời gian cư trú và nghề nghiệp Đề nghị thủ trưởng các cơ quan báo cáo về việc sắp xếp cán bộ, công chức, bao gồm việc thuyên chuyển, xin người từ đơn vị khác và các trường hợp nghỉ theo chế độ chính sách.
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN
Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau
Trong lĩnh vực hành chính học, văn bản được hiểu là các loại công văn và giấy tờ được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
Văn bản quản lý là công cụ quan trọng để ghi lại và truyền đạt quyết định cũng như thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt, đối với cơ quan nhà nước, văn bản quản lý nhà nước bao gồm các quyết định và thông tin quản lý đã được văn bản hóa, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền và trình tự nhất định Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành qua nhiều biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nội bộ và giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt với văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức và hiệu lực pháp lý do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định Đối với doanh nghiệp, văn bản quản lý là sản phẩm hình thành trong hoạt động quản lý, với đặc trưng cơ bản là hiệu lực của chúng trong quá trình quản lý.
Văn bản là thông điệp dữ liệu được tạo ra hoặc số hóa từ tài liệu giấy, được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật quy định.
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc của văn bản giấy.
2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Ngoài ra, văn bản còn có chức năng văn hóa, chức năng xã hội, chức năng giao tiếp…
3 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước
3.1 Văn bản quy phạm pháp luật a/ Khái niệm: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, thể hiện ý chí nhà nước, được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế b/ Các loại văn bản quy phạm pháp luật: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư,… c/ Đặc điểm:
- Có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài
- Phạm vi điều chỉnh rộng, không chỉ đích danh đối tượng thi hành d/ Thẩm quyền ban hành văn bản:
Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định bởi Hiến pháp và Luật, cho phép các cơ quan nhà nước phát hành các hình thức văn bản khác nhau tùy theo chức năng và nhiệm vụ của họ Những văn bản không được ban hành đúng thẩm quyền sẽ không có giá trị pháp lý Dựa trên Hiến pháp và các quy định hiện hành, các cơ quan nhà nước có quyền phát hành nhiều loại văn bản quy phạm pháp luật, bao gồm các loại văn bản hành chính thông dụng.
- Văn bản hành chính cá biệt: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị
Văn bản hành chính thông thường bao gồm nhiều loại như quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi và phiếu chuyển Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính.
- Văn bản hành chính thông thường không có tên loại : Công văn, thư công
Văn bản này được hình thành trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của một ngành hoặc lĩnh vực cụ thể, theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý liên quan.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước cần thiết và trình tự thực hiện để tạo ra và công bố văn bản một cách hiệu quả.
Dựa vào tính chất và nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan hoặc tổ chức sẽ phân công cho đơn vị hoặc cá nhân thực hiện việc soạn thảo hoặc chủ trì quá trình soạn thảo.
10 Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định mục đích, nội dung của văn bản
Trước khi ban hành văn bản, cần xác định rõ mục đích của văn bản đó, như hoạch định chế độ, chính sách; giải thích và hướng dẫn; đôn đốc và nhắc nhở; hoặc đề nghị và xin ý kiến.
Xác định mục đích ban hành văn bản là bước quan trọng giúp người soạn thảo nắm rõ nội dung cần đề cập và thu thập thông tin chính xác, hợp lý.
- Xác định hình thức của văn bản
Để đảm bảo giá trị và hiệu lực pháp lý của văn bản, người soạn thảo cần xác định rõ mục đích và nội dung trước khi chọn hình thức phù hợp như tờ trình, công văn, thông báo hay báo cáo Việc lựa chọn sai hình thức sẽ dẫn đến sự không tương ứng giữa nội dung và hình thức, làm giảm giá trị của văn bản.
Để văn bản đạt được mục đích đề ra, người soạn thảo cần thu thập và xử lý thông tin đầy đủ, bao gồm hai loại chính: thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Thông tin pháp lý là yếu tố quan trọng đảm bảo rằng việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ hiến pháp và pháp luật, đồng thời không gây chồng chéo với các văn bản liên quan Những thông tin này thường được thu thập từ các văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu của ngành chủ quản và các ngành liên quan khác.
Thông tin thực tế là những dữ liệu phản ánh tình hình thực tiễn liên quan đến nội dung văn bản Thông tin này có thể được thu thập qua nhiều phương pháp, bao gồm cả việc tham khảo các báo cáo trước đó Việc sử dụng thông tin thực tế sẽ giúp văn bản đảm bảo tính khả thi và nâng cao hiệu quả.
Buớc lập đề cương và viết bản thảo Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm chính dự định viết trong nội dung văn bản
Từ đề cương, người soạn thảo sẽ hoàn thiện bản thảo văn bản bằng cách sử dụng từ ngữ, câu và đoạn Trong quá trình này, cần chú ý đến việc sử dụng các phương tiện liên kết để đảm bảo văn bản không chỉ trọn vẹn về nội dung mà còn hoàn chỉnh về hình thức.
Bước trình duyệt, ký văn bản
Bản thảo văn bản cần được ký duyệt bởi người có thẩm quyền Sau khi hoàn thành, bản thảo sẽ được trưởng các đơn vị và phòng ban chuyên môn xem xét Người duyệt có trách nhiệm kiểm tra nội dung kỹ lưỡng và có thể đưa ra ý kiến hoặc bổ sung nếu cần thiết.
Khi thực hiện điều chỉnh bản thảo, người soạn thảo cần tạo lại bản mới theo yêu cầu Nếu bản thảo đạt yêu cầu, trưởng các đơn vị và phòng, ban chuyên môn sẽ ký tắt vào cuối nội dung văn bản Sau đó, bản thảo sẽ được trình lên người có thẩm quyền để ký phê duyệt Trong trường hợp không cần điều chỉnh, người có thẩm quyền sẽ ký trực tiếp vào văn bản Lưu ý rằng khi ký văn bản, không sử dụng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
Bản thảo đã được duyệt sẽ được gọi là bản gốc Đây là cơ sở để hình thành bản chính sau này
Bước hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành
Sau khi có bản gốc, người soạn thảo phối hợp với cán bộ văn thư để nhân bản theo số lượng yêu cầu Đối với văn bản gửi đến nhiều đối tượng, cán bộ văn thư sẽ ghi số ký hiệu và ngày ban hành lên bản gốc, sau đó tiến hành photocopy Văn bản đã nhân bản và bản gốc sẽ được đóng dấu cơ quan, và văn bản hoàn thành được gọi là bản chính Bản chính có chữ ký của thủ trưởng cơ quan nhưng được photo từ bản gốc, trong khi bản gốc chỉ có một bản duy nhất Mỗi văn bản cần lưu ít nhất hai bản chính: một bản tại văn thư cơ quan và một bản trong hồ sơ công việc Đối với văn bản gửi đến ít đối tượng, người soạn thảo có thể in số lượng bản tương ứng và thủ trưởng trực tiếp ký lên các bản đó Trong trường hợp này, bản gốc và bản chính giống nhau, và người soạn thảo sẽ bàn giao cho cán bộ văn thư để hoàn tất thủ tục ban hành.
Khi gửi những văn bản quan trọng, cần kèm theo phiếu gửi văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Ngoài ra, người soạn thảo cũng nên thường xuyên theo dõi phản hồi từ cơ quan nhận văn bản để nắm bắt thông tin kịp thời.
Những yêu cầu của văn bản hành chính
1 Đặc trưng cơ bản của văn bản : là sản phẩm của hoạt động giao tiếp ngôn ngữ ở dạng viết, là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định
+ Tính trọn vẹn về nội dung: văn bản ngắn hay dài đều có nội dung, bộc lộ tính nhất
12 quán về chủ đề Luôn mang tiêu đề chung (tên gọi)
+ Tính hoàn chỉnh về hình thức: tính chỉnh thể của văn bản thể hiện ở kết cấu: tiêu đề, phần mở đầu, phần thân và phần kết
+ Tính liên kết của văn bản:
- Là mối quan hệ qua lại chặt chẽ giữa các câu, các đoạn, giữa các phần, các bộ phận của văn bản
- Là cơ sở để tạo nên tính chỉnh thể của văn bản
Tính liên kết trong văn bản được thể hiện qua hai khía cạnh chính: liên kết nội dung và liên kết hình thức Mỗi văn bản đều hướng đến một mục tiêu cụ thể, đó chính là mục đích của giao tiếp.
2.1 Tính chất rõ ràng, tường minh
Khi trình bày văn bản, cần thể hiện một quan điểm rõ ràng để mọi người dễ hiểu và thực hiện Văn bản hành chính chỉ chấp nhận một cách hiểu duy nhất, vì vậy người soạn thảo cần lựa chọn từ ngữ chính xác và rõ ràng, cùng với cấu trúc câu và đoạn hợp lý Điều này giúp người đọc hiểu đúng ý kiến và thông điệp mà người viết muốn truyền đạt.
Văn bản hành chính cần được trình bày một cách khách quan, không chứa cảm xúc hay quan điểm cá nhân của người viết Dù được soạn thảo bởi một cá nhân hay một nhóm, nội dung của văn bản vẫn phải phản ánh tiếng nói chung của tập thể, không phải của riêng một cá nhân nào.
2.3 Tính lịch sự, nhã nhặn
Văn bản hành chính là phát ngôn chính thức của một tập thể, do đó cần thể hiện sự trang nghiêm và lịch sự Lời văn trang trọng không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành mà còn nâng cao uy tín của cá nhân và tập thể ban hành văn bản Vì vậy, việc lựa chọn từ ngữ phù hợp và diễn đạt một cách trang trọng, lịch sự là điều vô cùng cần thiết.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phải tuân theo mẫu quy định của pháp luật, với tính khuôn mẫu cao Văn bản cần được sắp xếp nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn, chỉ cần điền thông tin cần thiết Tính khuôn mẫu còn thể hiện qua việc sử dụng từ ngữ hành chính như “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, và các cấu trúc ngữ pháp lặp lại Điều này không chỉ giúp người soạn thảo tiết kiệm công sức mà còn giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin.
13 hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại
2.5 Tính phổ thông đại chúng
Văn bản quản lý cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và phổ thông, với việc Việt hóa tối ưu các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài Khi soạn thảo, cần lựa chọn ngôn ngữ một cách thận trọng, tránh diễn đạt dài dòng và sử dụng từ ngữ gợi hình ảnh Đồng thời, không nên áp dụng ngôn ngữ suồng sã hay mang tính văn chương, nghệ thuật trong các văn bản này.
3 Yêu cầu về thể thức
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý cần tuân thủ quy định pháp luật, cụ thể là Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 Nghị định này cung cấp cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành văn bản, với Mục 1, chương 2 hướng dẫn rõ ràng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3.2 Phạm vi và đối tượng áp dụng
Nghị định này quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cùng bản sao văn bản Nó áp dụng cho các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
3.3 Các thành phần thể thức văn bản
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm
Vào năm 2020, công tác văn thư và thể thức văn bản được hiểu là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm các thành phần chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung cho những trường hợp cụ thể hoặc một số loại văn bản nhất định Theo quy định hiện hành, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại thành phần thể thức.
3.3.1 Các thành phần thể thức chính
Các thành phần thể thức chính là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các văn bản của cơ quan tổ chức, bao gồm:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Chức vụ; chữ ký; họ tên người có thẩm quyền;
- Con dấu; chữ ký số của cơ quan tổ chức
3.3.2 Các thành phần bổ sung
Các thành phần bổ sung là những yếu tố cần thiết được áp dụng trong các trường hợp cụ thể cho từng văn bản, nhằm đáp ứng yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan và tổ chức.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
3.3.3 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ)
Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : :Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
3.4 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
Khi nội dung văn bản bao gồm bảng và biểu đồ nhưng không có phụ lục riêng, văn bản nên được trình bày theo chiều rộng của trang giấy, tức là định hướng bản in theo chiều ngang.
3.4.3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm
Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
3.4.5 Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất
3.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày
1) Quốc hiệu và tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là yếu tố quan trọng, giúp xác định rõ ràng chủ thể phát hành văn bản Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin mà còn đảm bảo sự chính xác trong việc thảo luận các vấn đề liên quan đến nội dung của văn bản.
Vị trí trình bày yếu tố này như sau: trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13
Khi trình bày tên cơ quan chủ quản, cần sử dụng kiểu chữ in hoa, đứng nhưng không đậm Dưới tên cơ quan, nên có một gạch ngang nét liền, có độ dài khoảng 1/3 hoặc 1/2 so với dòng chữ trên và được đặt cân đối ở giữa.
BỘ Y TẾ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM ABC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
3) Số và ký hiệu văn bản
SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
1.1 Cách viết đơn thực hiện công việc của một tổ chức (tập thể)
Đơn thể hiện công việc hàng ngày của các tổ chức kinh tế xã hội, là văn bản tập thể thể hiện nguyện vọng chung Nó đóng vai trò quan trọng như một hợp đồng, tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch và hoạt động kinh doanh, đồng thời cũng là chứng từ trong nghiệp vụ kế toán.
Ví dụ: đơn đặt hàng, chào hàng,
Để viết loại đơn này, cần tuân thủ các quy định về thể thức chung và thủ tục chuyên môn Người viết phải nắm vững các quy trình chuyên môn trước khi soạn thảo, nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với yêu cầu chuyên môn.
Khi viết đơn đặt hàng, ngoài việc cung cấp thông tin về tên và địa chỉ của tổ chức, cần phải nêu rõ mặt hàng cần đặt mua hoặc gia công, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán và thời gian yêu cầu giao hàng Đơn cũng phải có chữ ký của người đứng đầu tổ chức và dấu của cơ quan.
1.2 Cách viết đơn biểu đạt nguyện vọng cá nhân
Đơn này là văn bản cá nhân gửi đến tổ chức hoặc người có thẩm quyền để đề nghị đáp ứng một nguyện vọng Người viết đơn cần xuất phát từ nhận thức và nguyện vọng của bản thân, đồng thời nghiên cứu nhu cầu thực tế và tính pháp lý của nguyện vọng đó Thông tin trong đơn phải thỏa mãn các yêu cầu thực tiễn và pháp lý để đảm bảo nguyện vọng được xem xét và đáp ứng.
Nội dung của lá đơn thông thường đảm bảo các yếu tố: Cung cấp thông tin cá nhân, lý do, nguyện vọng, trách nhiệm, lời cám ơn
Bài tập soạn thảo đơn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN XIN VIỆC/MIỄN GIẢM/HỖ TRỢ
3 Khả năng của bản thân
Kính đơn (Người viết đơn)
Biên bản là là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự việc thực tế đã xảy ra
Biên bản hội nghị, biên bản sự cố, biên bản bàn giao công việc
2.3 Mục đích và yêu cầu của biên bản :
Mục đích của biên bản là làm căn cứ để xử lý các sự việc đã xảy ra Khi sự việc diễn ra, việc xử lý không phải lúc nào cũng được thực hiện ngay lập tức Do đó, việc ghi chép lại sự việc là cần thiết để tái hiện lại tình huống, từ đó giúp xem xét và xử lý một cách chính xác với cơ sở pháp lý vững chắc.
Để đảm bảo tính chính xác của biên bản, yêu cầu cao nhất là người lập biên bản phải duy trì sự khách quan và trung thực, vì biên bản sẽ được sử dụng làm căn cứ xử lý sự việc.
Mọi sự việc đều diễn ra và rồi qua đi, vì vậy để tái hiện lại một sự kiện, biên bản cần được trình bày rõ ràng để người đọc có thể hình dung một cách sinh động Chỉ khi đó, người đọc mới có thể đưa ra những kết luận chính xác về sự việc.
2.4 Bố cục biên bản a/ Biên bản hội nghị: Là văn bản ghi chép lại một cách chính xác và đầy đủ diễn biến của một cuộc họp nào đó của cơ quan, đơn vị
Biên bản hội nghị thường được ghi lại đúng tiến trình của cuộc họp do ban tổ chức cuộc họp đó điều chỉnh
Biên bản cuộc họp cần ghi lại những diễn biến quan trọng, không phải sao chép nguyên văn mọi chi tiết Việc chọn lọc các sự kiện chủ yếu sẽ giúp phản ánh đúng nội dung và mục đích của cuộc họp.
CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /BB-CQBH , ngày tháng năm
5 Thư ký (người ghi biên bản):
6 Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … giờ … cùng ngày./
(Ký tên) (Ký tên, đóng dấu)
Họ và tên Họ và tên
Thông báo là văn bản hành chính quan trọng, được sử dụng để truyền đạt thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan, nhằm đảm bảo họ nắm bắt và thực hiện đúng các thông tin cần thiết.
- Thông báo dùng để truyền đạt mệnh lệnh hay yêu cầu của cấp trên về một công việc nào đó cần phải triển khai, cần phải thực hiện
- Thông báo dùng để thông tin về một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra của cơ quan (thông báo thông tin sự kiện)
Ví dụ: Thông báo về kết quả cuộc họp, thông báo về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng,
Nội dung thông báo thường được bố cục theo 3 phần:
Thông báo cần được trình bày một cách rõ ràng, bao gồm các cơ sở như lý do, mục đích và chủ trương chung Ngoài ra, việc chỉ ra tên văn bản làm cơ sở cho thông báo cũng rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thông tin được truyền đạt.
Nội dung thông báo cần được viết ngắn gọn, cụ thể và dễ hiểu, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết Việc trình bày không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm, trong khi nội dung dài dòng sẽ gây nhiễu thông tin cho người đọc.
+ Nếu thông báo có nhiều vấn đề thì nội dung phải được thể hiện theo phần, mục để giúp nêu bật thông tin, rõ ràng và dễ hiểu
+ Nhắc lại nội dung chính của văn bản, có lưu ý đối tượng thực hiện hoặc thể hiện nội dung xã giao và cảm ơn nếu cần thiết
Xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự liên quan là rất quan trọng trong trường hợp vi phạm, đặc biệt khi có thông báo mệnh lệnh hoặc yêu cầu từ cấp trên.
3.4 Các loại thông báo thường gặp: a Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới: chế độ nâng lương, chế độ tuyển dụng…
+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt
+ Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đat
+ Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện b Thông báo kết quả một cuộc họp:
+ Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp
+ Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp
+ Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có)
NGÂN HÀNG ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 13/TB-ABC TPHCM, ngày … tháng … năm …
Về việc nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 20
Nhân dịp kỷ niệm 40 năm ngày Giải phóng miền Nam và Quốc tế Lao động, ngân hàng ABC xin thông báo đến Quý khách hàng lịch nghỉ lễ và thời gian làm việc cụ thể.
1 Ngân hàng ABC sẽ giao dịch từ 7h30 đến hết 17h thứ Bảy – 25/4/201 và thứ Hai – 27/4/201
2 Ngân hàng ABC sẽ ngưng giao dịch với khách hàng từ 7h30 thứ Ba – 28/4/201 đến hết Chủ nhật – 03/5/201
3 Ngân hàng ABC sẽ trở lại làm việc bình thường từ thứ Hai – 04/5/201