Bài Giảng Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2021 MỤC LỤC CHƯƠNG I KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I Rèn luyện kỹ tả Khái niệm Một số quy định tả II Rèn luyện kỹ từ Định nghĩa Yêu cầu dùng từ III Rèn luyện kỹ câu Khái niệm Cấu trúc ngữ pháp câu Yêu cầu câu BÀI TẬP TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH CHƯƠNG II KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN I Khái quát chung văn quản lý nhà nước Khái niệm Chức văn quản lý nhà nước Hệ thống văn quản lý nhà nước II Quy trình soạn thảo ban hành văn III Những yêu cầu văn hành 11 Đặc trưng văn 11 Phong cách ngôn ngữ 12 Yêu cầu thể thức 13 3.1 Các thành phần thể thức 13 3.2 Các thành phần bổ sung 14 3.3 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày thành phần thể thức văn 15 3.4 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn 17 3.4.1 Khổ giấy 17 3.4.2 Kiểu trình bày 17 3.4.3 Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) 17 3.4.4 Phông chữ: 17 3.4.5 Số trang văn bản: 17 CHƯƠNG 27 SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY MỘT SỐ LOẠI 27 VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 27 Cách viết đơn 27 1.1 Cách viết đơn thực công việc tổ chức (tập thể) 27 Bài tập soạn thảo đơn: 28 Biên 29 2.1 Khái niệm: 29 2.3 Mục đích yêu cầu biên bản: 29 2.4 Bố cục biên 29 Thông báo 31 3.1 Khái niệm: 31 3.2 Phân loại: 31 3.3 Cách viết 31 3.4 Các loại thông báo thường gặp: 31 Công văn 36 4.1 Khái niệm: 36 4.2 Cách viết công văn 36 Tờ trình 42 5.1 Khái niệm 42 5.2 Bố cục: 42 5.3 Cách viết 43 BÀI TẬP Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC I 48 PHỤ LỤC II 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 CHƯƠNG I KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I Rèn luyện kỹ tả Khái niệm + Chính tả: hệ thống quy định việc viết chữ thứ tiếng, xem chuẩn + Lỗi tả: viết chữ sai chuẩn tả Các lỗi thường gặp: viết hoa, viết tắt, chữ biểu thị số, ghi sai từ Một số quy định tả 2.1 Cách viết hoa tiếng Việt + Viết chữ hoa chữ mở đầu âm tiết đầu tiên: bắt đầu câu; sau dấu: (.), (?), (!), ( ); cần biểu thị tơn kính; tên tác phẩm, văn + Viết chữ hoa chữ mở đầu âm tiết: Tên riêng người, địa danh VD: Nguyễn Trãi, Lê Thành Phương, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bình Thuận… + Cách viết tên quan, tổ chức kinh tế, trị, văn hố xã hội: - Bộ phận quản lý: Viết hoa chữ - Bộ phận chức năng: Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức VD: Nhà máy Cao su Sao Vàng, Cục Quản lý Dược, Bệnh viện Đa khoa huyện Đồng Xuân… 2.2 Cách viết tắt: Khi tên gọi xuất lần văn khơng viết tắt mà viết dạng đầy đủ ghi chữ viết tắt ngoặc đơn Từ lần xuất thứ hai trở viết tắt Viết tắt theo âm tiết cách viết giữ lại chữ thứ âm tiết, chữ lại bị lược bỏ, phải dùng mẫu chữ in hoa + Viết tắt khối quan: Ủy ban nhân dân(UBND), đại học sư phạm (ĐHSP), Công ty (CT, Cty), + Viết tắt họ tên viết tắt số âm tiết chuỗi từ: Nam Cao (N.C), Ông Lê Hồng Phong (Ô Lê Hồng Phong), … II Rèn luyện kỹ từ Định nghĩa Từ đơn vị nhỏ có nghĩa, vận dụng độc lập để tạo nên câu Yêu cầu dùng từ + Ý nghĩa từ phù hợp với nội dung cần thể + Giá trị phong cách từ phải phù hợp với phong cách ngôn ngữ văn + Dùng từ đơn nghĩa, rõ ý + Không dùng từ địa phương + Không dùng từ cảm thán + Sử dụng nhiều từ Hán Việt III Rèn luyện kỹ câu Khái niệm Câu đơn vị ngơn ngữ, có cấu tạo ngữ pháp độc lập, có ngữ điệu kết thúc mang nội dung thông báo tương đối trọn vẹn Cấu trúc ngữ pháp câu 2.1 Thành phần (nịng cốt) a Chủ ngữ (C): Biểu thị đối tượng mà câu đề cập đến; trả lời cho câu hỏi: Câu nói ai, gì, việc gì? b Vị ngữ (V): Biểu thị nội dung thuyết minh đối tượng câu nói đến; trả lời cho câu hỏi: Đối tượng nói đến làm gì, nào, sao? 2.2 Thành phần phụ a Trạng ngữ (Tr): Bổ sung thêm thông tin phụ cho việc kết cấu C-V nòng cốt câu nêu ra; thời gian, nơi chốn, cách thức, phương tiện, trạng thái, đối tượng có liên quan b Khởi ngữ: Nhấn mạnh chi tiết việc kết cấu C-V nêu lên 2.3 Thành phần biệt lập: Là thành phần đứng tách riêng tổ chức câu có mối quan hệ lỏng lẻo với kết cấu C-V nòng cốt Khi kết hợp từ chuyển ngữ với cụm CV câu, phần lớn thành phần chuyển ngữ biến vế trước câu trở thành thành phần biệt lập Yêu cầu câu + Đúng cấu trúc ngữ pháp + Nội dung cụ thể, xác sáng + Ý câu mạch lạc, rõ ràng + Chỉ sử dụng câu tường thuật câu cầu khiến + Sử dụng dấu câu xác, hạn chế tối đa việc sử dụng dấu câu như: chấm than (!), chấm hỏi (?) dấu ba chấm(…) BÀI TẬP TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH Hãy sửa lỗi viết hoa, viết tắt cho ví dụ sau đây: a) trường THCN Cơng Nghệ Việt Tiến, b) phịng tổ chức hành chính, c) BCH qn Sự, d) Thơng tin truyền Thông, e) Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam f) Qua thông tin báo Lao động, Tôi biết Quý công ty Đang tuyển dụng Nhân viên KT Tôi mạnh dạn gửi đơn Xin dự tuyển Vào vị trí g) Các Cơ quan QLNN cần phối hợp đứng xác nhận cho du khách tình trạng sức khỏe hành trình Cụ thể sở Du Lịch sở Y Tế Hãy sửa lỗi lặp từ, dùng từ sai nghĩa, sai phong cách, từ mơ hồ nghĩa cho ví dụ sau đây: a) Gần đây, nạn đua xe lạng lách lại tái diễn theo chiều hướng xấu b) Để đưa công ty phát triển lên, phải không ngừng nỗ lực phấn đấu c) Mẫu mã bên sản phẩm bắt mắt, đáp ứng thị hiếu khách hàng d) Trong cơng tác tiếp khách văn phịng, việc phân loại khách quan trọng Đối với khách Vip, cần có cách đón tiếp khác với khách thơng thường khác e) Hiện nay, gia đình tơi vơ thiếu tiền Tơi kính xin nhà trường cho tơi rút lại số tiền 450.000 đồng f) Từ tháng 01 – 6/2005, cơng ty ta bán thị trường nước ngồi cà phê g) Để đảm bảo an toàn lao động, cán thị sát cơng trình q trình xây dựng phải đội mũ an toàn trốc h) Tất loại xà phịng làm khơ da bạn Riêng Lux làm cho da bạn trắng trẻo mịn màng i) Yếu điểm sản phẩm mẫu mã không phù hợp với thị hiếu khách hàng dẫn đến doanh thu quý II sụt giảm nghiêm trọng j) Phịng Nhân xin đề đạt ơng Nguyễn Văn B, Phó Giám đốc cơng ty A, lên giữ chức vụ… Hãy sửa lỗi cấu trúc ngữ pháp khơng hồn chỉnh, lỗi sai ngữ nghĩa (sai logic, sai quy chiếu, mơ hồ…) cho ví dụ sau đây: a) Quý khách đến thăm quan nhà lưu niệm cần ghi nhớ điểm sau đây: Một là: tắt thuốc trước vào Hai là: bỏ giày dép hành lang b) Dùng mì ăn liền B-Two, bạn cần tìm đủ hình ba giáp tam hợp: thân, tý, thìn tức khỉ, chuột, rồng cuộn ruột sợi mì vé độc đắc cho bạn c) Để thực lòng nhân đạo đồng bào miền Trung bị lũ lụt d) Đến năm 202 , phải toán hết trang thiết bị cũ kĩ, lạc hậu, phải đầu tư số dụng cụ chuyên khoa cần thiết, tối thiểu cho trạm y tế răng, mắt e) Trong q trình đo đạc diện tích đất để làm sổ đăng ký sử dụng đất, chủ hộ khơng nhớ xác diện tích đất liên hệ với bà chịm xóm để xác định f) Yêu cầu quý quan cho biết đương ai? Bao nhiêu tuổi? Đến trú ngụ địa phương từ bao giờ? làm nghề gì? hay liên lạc với thành phần xã hội? g Đề nghị thủ trưởng quan, đơn vị báo cáo số điểm sau đây: a/ Đề án bố trí lại cán bộ, cơng chức thuộc đơn vị b/ Những cần thuyên chuyển sang đơn vị khác? c/ Cần xin thuộc đơn vị khác đơn vị mình? d/ Những cần nghỉ theo chế độ sách? CHƯƠNG II KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN I Khái quát chung văn quản lý nhà nước Khái niệm 1.1.Văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành có định nghĩa khác Dưới góc độ hành học, văn khái niệm dùng để loại cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức… 1.2 Văn quản lý Văn quản lý phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành hoạt động quản lý quan, tổ chức Nói cách khác, văn quản lý sản phẩm đặc thù hoạt động quản lý Đối với quan nhà nước, văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành nhiều biện pháp khác nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Văn quản lý Nhà nước khác biệt so với văn thông thường quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý quy định quan Nhà nước có thẩm quyền Đối với doanh nghiệp, văn quản lý loại văn hình thành hoạt động quản lý doanh nghiệp Đặc trưng văn quản lý hiệu lực chúng trình quản lý 1.3 Văn điện tử Là văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chức văn quản lý nhà nước  Chức thông tin  Chức quản lý  Chức pháp lý Ngoài ra, văn cịn có chức văn hóa, chức xã hội, chức giao tiếp… Hệ thống văn quản lý nhà nước 3.1 Văn quy phạm pháp luật a/ Khái niệm: Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, thể ý chí nhà nước, nhà nước bảo đảm thực biện pháp cưỡng chế b/ Các loại văn quy phạm pháp luật: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư,… c/ Đặc điểm: - Có tính cưỡng chế - Có hiệu lực thường xuyên tương đối lâu dài - Phạm vi điều chỉnh rộng, khơng đích danh đối tượng thi hành d/ Thẩm quyền ban hành văn bản: + Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật quy định Hiến pháp, Luật Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà quan nhà nước ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật khác Những văn quy phạm pháp luật ban hành không thẩm quyền khơng có giá trị Căn vào Hiến pháp Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành, quan nhà nước ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật: b/ Các loại văn hành thơng dụng: - Văn hành cá biệt: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị - Văn hành thơng thường có tên loại : Quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển - Văn hành thơng thường khơng có tên loại : Công văn, thư công 3.3 Văn chuyên ngành: Là văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định II Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn khái niệm bước cần thiết trình tự bước trình soạn thảo ban hành văn 1.1 Bước Bước chuẩn bị Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định mục đích, nội dung văn Khi dự định ban hành văn bản, trước hết cần phải xác định rõ văn ban hành nhằm mục đích gì: hoạch định chế độ, sách; giải thích, hướng dẫn; đơn đốc, nhắc nhở hay đề nghị, xin ý kiến… Xác định mục đích ban hành văn giúp người soạn thảo xác định nội dung văn cần đề cập thu thập thơng tin xác, hợp lý - Xác định hình thức văn Từ việc xác định mục đích, nội dung văn bản, người soạn thảo chọn hình thức văn phù hợp: tờ trình, cơng văn, thơng báo, báo cáo…Việc chọn sai hình thức văn bản, khiến cho nội dung hình thức văn khơng tương ứng, từ đó, văn giá trị, hiệu lực pháp lý - Thu thập xử lý thông tin Để văn đạt mục đích đề ra, người soạn thảo cần phải thu thập xử lý thơng tin đầy đủ Có thể chia thơng tin thành hai loại: thông tin pháp lý thông tin thực tế Thông tin pháp lý thông tin đảm bảo cho việc soạn thảo ban hành văn hợp hiến, hợp pháp không chồng chéo với văn liên quan Thông tin thường thu thập từ văn quy phạm pháp luật, văn ngành chủ quản ngành có liên quan Thông tin thực tế thông tin phản ánh tình hình thực tiễn có liên quan đến nội dung mà văn đề cập Loại thông tin thu thập thơng qua nhiều biện pháp, kể việc dựa báo cáo trước Chính loại thơng tin giúp văn đảm bảo tính khả thi, mang lại hiệu cao 1.2 Bước Buớc lập đề cương viết thảo Đề cương văn trình bày điểm dự định viết nội dung văn Từ đề cương, người soạn thảo dùng từ, ngữ, câu, đoạn để hoàn chỉnh thành thảo văn Ở bước này, cần ý sử dụng phương tiện liên kết để đảm bảo văn trọn vẹn nội dung hồn chỉnh hình thức 1.3 Bước Bước trình duyệt, ký văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Đầu tiên, thảo sau viết tay đánh máy, trưởng đơn vị, phịng, ban chun mơn xem xét, phê duyệt Người duyệt văn có trách nhiệm xem xét kỹ nội dung văn góp ý, bổ sung cần thiết Trường hợp thảo cần 10 * Công văn đề nghị, yêu cầu: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /CQBH (2) V/v (4.) (3) , ngày tháng năm Kính gửi: (5) Hiện (6) Tình hình ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động (7) Để giải vấn đề nêu (7) .kính đề nghị (5) (8) Vậy (7) mong .(5) xem xét quan tâm giúp đỡ Trân trọng cảm ơn./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: (Ký tên, đóng dấu) - (9) .; - Lưu Họ tên Địa chỉ:…………………… ĐT:…………….Fax:……………… Email:……………………Website:…………………… Chú giải: (1): Tên quan, tơ chức cấp (nếu có) (2): Viết tắt tên quan ban hành văn (3): Địa danh (4): Trích yếu: tóm tắt nội dung đề cập công văn (xin mở lớp, xin cấp kinh phí, xin mua tơ, xin mở lớp học, ) (5): Tên quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải (6): Thực trạng vấn đề cần đề nghị (có tính thuyết phục cao) (7): Tên đơn vị đề nghị (8): Những nội dung cụ thể cần đề nghị (9): Đơn vị, tổ chức, cá nhân để biết, phối hợp, báo cáo, lưu 39 CÔNG TY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỔ PHẦN NAM AN Độc lập - Tự - Hạnh Phúc Số: …/NA-TCKT V/v đề nghị hoàn trả tiền chuyển nhầm TP.HCM, ngày … tháng … năm 202… Kính gửi: Công ty TNHH Mỹ thuật Tinh Hoa Ngày 10 tháng năm 202 , chúng tơi có thực chuyển số tiền 150.000.000 VNĐ (một trăm năm mươi triệu đồng chẵn) vào tài khoản số 711A5656775689, chủ tài khoản Nguyễn Thị Linh, Ngân hàng Vietinbank Tuy nhiên nhầm lẫn ghi phiếu/nhập lệnh nên số tiền lại chuyển nhầm vào tài khoản 711A5656775699, Ngân hàng Vietinbank Quý công ty Việc chuyển tiền nhầm lẫn thực tế hai bên hồn tồn khơng có giao dịch mua bán, tốn khác Nay chúng tơi kính đề nghị Q cơng ty giúp đỡ chuyển hồn trả số tiền chuyển nhầm vào tài khoản Công ty Thông tin tài khoản là: - Số tài khoản: - Chủ tài khoản: - Ngân hàng: Rất mong nhận giúp đỡ Quý công ty Trân trọng cảm ơn./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT (đã ký) Trần Khánh An Công ty Cổ phần Nam An Địa chỉ: 670 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TP.HCM Điện thoại: 08.35656858 / 22178898 - Fax: 0835656858 - Website: http://www.namkhanhan.com 40 BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1087/TCHQ-TXNK V/v làm thủ tục hải quan Hà Nội, ngày tháng năm … Kính gửi: - Cục Hải quan tỉnh, thành phố; - Công ty Cổ phần XNK Hợp tác đầu tư VILEXIM Trả lời công văn số 08/VLX ngày 10/01/2012 Công ty Cổ phần Xuất nhập Hợp tác đầu tư VILEXIM việc đề nghị giải tỏa cưỡng chế khoản nợ thuế truy thu lô hàng nhập sợi ACRYLIC nhập từ năm 1995 – 1996 với số tiền 1.643.324.000 đồng Cục Hải quan Lạng Sơn, Tổng cục Hải quan có ý kiến sau: Để có sở báo cáo Bộ Tài xem xét xóa khoản nợ thuế nêu trên, Tổng cục Hải quan lấy ý kiến tham gia xử lý đơn vị có liên quan Trong thời gian chờ xem xét giải xóa nợ, để tạo điều kiện cho Cơng ty hoạt động xuất nhập hàng hóa, Tổng cục Hải quan đồng ý chưa áp dụng biện pháp cưỡng chế theo Điều 93 Luật quản lý thuế khoản nợ thuế truy thu nêu Công ty Cổ phần Xuất nhập Hợp tác đầu tư VILEXIM đến hết ngày 30/6/2012 với điều kiện: - Ngồi khoản nợ thuế nêu trên, Cơng ty khơng cịn nợ thuế q hạn, nợ phạt lô hàng xuất nhập khác; - Các lô hàng phát sinh nộp đủ thuế trước nhận hàng; - Cơng ty có cam kết thực kết luận cuối Bộ Tài Tổng cục Hải quan thông báo để đơn vị biết thực hiện./ KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, TXNK (4 bản) Hoàng Việt Cường 41 Tờ trình 5.1 Khái niệm Tờ trình loại văn dùng để đề xuất với cấp (hay quan chức năng) vấn đề có kế hoạch để xin phê duyệt Vấn đề chủ trương cơng tác, sách, tiêu chuẩn, định mức sửa đổi, bổ sung chế độ, sách hành không phù hợp với thực tế hoạt động quan, đơn vị Ví dụ: Tờ trình đóng góp ý kiến xây dựng quy chế làm việc, tờ trình sửa đổi sách, chế độ cho phù hợp với điều kiện quan, tờ trình bổ sung vốn, tờ trình xin tuyển dụng nhân sự, (Lưu ý: Đối với văn cá nhân, tờ trình gọi đơn, giấy đề nghị, đơn khiếu nại, Trình bày nguyện vọng cá nhân để quan có thẩm quyền xem xét đáp ứng nguyện vọng theo qui định hiến pháp, pháp luật hành) 5.2 Bố cục: Tờ trình thường trình bày làm phần - Phần mở đầu: Lý tờ trình, có lý do: + Lý pháp lý: Là văn nhà nước hay cấp cho phép trình bày ý kiến, nguyện vọng (có phân tích) Tuy nhiên, lý pháp lý đơi khơng cần phải ghi rõ vấn đề đưa thừa nhận mặt pháp lý rõ ràng + Lý thực tế: Là thực tế tình hình kinh tế-chính trị xã hội, thực tế hoạt động quan, đơn vị đòi hỏi phải có thay đổi cho phù hợp mà thay đổi có cấp đủ thẩm quyền Lý phải trình bày có tính thuyết phục Nó cần phải có luận chứng để chứng minh tình hình đến lúc cấp bách cần phải giải (Luận chứng số liệu thu thập từ thực tế có phân tích ý nghĩa số liệu) - Phần nội dung 1/ Trình bày nội dung vấn đề cần đề xuất, phương án tính khả thi phương án Tức đưa phương án, phương án có giải pháp thực 2/ Kiến nghị với cấp xem xét, lựa chọn phương án hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần để thi hành phương án Nếu khơng có phương án đề nghị cấp cho hướng giải Tờ trình đính kèm phụ lục để minh họa thêm cho phương án đề xuất kiến nghị để cấp dễ dàng nắm chất vấn đề mà tờ trình muốn trình bày tính khả thi - Kết thúc: Nhấn mạnh ý nghĩa tờ trình quan, đơn vị; đề nghị cấp xem xét, chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực 42 Tỏ thái độ với cấp trên: - Rất mong quan tâm giúp đỡ - Trân trọng kính chào - Chúng xin chân thành cảm ơn 5.3 Cách viết Chuẩn bị: Muốn cho văn tờ trình chấp thuận, người viết phải chuẩn bị kỹ nội dung lý luận Về nội dung: - Nghiên cứu văn nhà nước, cấp cho phép nêu ý kiến, nguyện vọng có phù hợp với pháp luật hay khơng - Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh dẫn đến nhu cầu cần phải có tờ trình - Nghiên cứu văn hoạt động xã hội khác có liên quan đến nội dung tờ trình - Thu thập số liệu, tài liệu để làm luận chứng thuyết phục - Dự kiến vấn đề xảy tờ trình chấp thuận biện pháp khắc phục phản ứng xấu Về lý luận: Lý luận phải sắc bén, lập luận phải chặt chẽ Có thể kết hợp nghị luận chứng minh bình luận để thuyết phục 43 **Mẫu Tờ Trình: CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /TTr-CQBH ., ngày tháng năm TỜ TRÌNH Về việc I Phần mở đầu + Lý pháp lý + Lý thực tiễn II Nội dung + Trình bày rõ, cụ thể yêu cầu, đề nghị + Chứng minh số liệu lập luận + Dự kiến phản ứng xảy đề nghị chấp thuận cách khắc phục III Kết thúc + Nêu tác dụng, ý nghĩa đề xuất + Kiến nghị cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai thực đề xuất + Bày tỏ thái độ chủ quan (lời cảm ơn)./ Nơi nhận: (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu Họ tên 44 ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TAM THUẬN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh phúc Số: 10/TTr- UBND …, ngày … tháng… năm 201… TỜ TRÌNH Về việc xin kinh phí xây dựng trụ sở làm việc Kính gửi: UBND quận A Phường Tam Thuận phường có đơng dân cư, với vị trí trung tâm thành phố, nơi hàng ngày có nhiều người dân đến liên hệ cơng tác Từ ngày thành lập đến nay, Ủy ban phường chưa đầu tư xây dựng trụ sở làm việc Hiện tại, Ủy ban phường sử dụng trụ sở HTX Nông nghiệp trước đây, kiến trúc cũ kỹ lạc hậu, diện tích chật hẹp, khồng đầy đủ ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm cần thiết Mặt khác, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Ủy ban cịn nhiều thiếu thốn Những yếu tố nguyên nhân dẫn đến suất chất lượng lao động cán nhân viên không nâng cao, gây phiền hà, ách tắc việc giải công việc nhân dân Để khắc phục tồn hạn chế nêu trên, góp phần nâng cao hiệu suất lao động, giải cách nhanh chóng u cầu, địi hỏi nhân dân, UBND phường chủ động phát huy nội lực, tích lũy đầu tư cho việc xây dựng trụ sở làm việc phù hợp với hướng phát triển lâu dài địa phương Tuy nhiên, nguồn kinh phí địa phương có hạn, số tiền UBND có đủ để xây dựng số hạng mục cơng trình, chưa thể đáp ứng so với yêu cầu thiết kế Nay UBND phường lập Tờ trình kính đề nghị UBND Phịng Tài –Kế hoạch Quận xem xét, phê duyệt dự tóan kinh phí xây dựng trụ sở làm việc UB phường sau: I Diện tích cơng trình: Phịng làm việc phận: 256,12 m2 Khu nhà vệ sinh, hồ nước: 20m2 Các cơng trình phụ khác: 110 m2 II Kinh phí dự trù: 450.000.000đ Trong đó: - Ngân sách phường: 250.000.000 đồng (Hai trăm năm mươi triệu đồng) - Ngân sách Quận cấp: 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng) III Thời gian thi công: 45 Thời gian bắt đầu khởi công dự kiến vào ngày …/…/201 Thời gian hoàn thành: cuối tháng …/201 Cơng trình xây dựng có ý nghĩa định mặt trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đáp ứng nhu cầu giải công việc nhân dân cách nhanh chóng, thuận lợi UBND phường Tam Thuận mong sớm nhận ý kiến UBND phịng Tài quận để cơng trình sớm khởi cơng xây dựng Trân trọng kính trình./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TC-KH quận; - Lưu: VT Nguyễn Văn A 46 CƠNG TY TMDV HỒNG ANH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG KẾ TỐN Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …/TTr-PKT TP.HCM, ngày … tháng … năm 20 TỜ TRÌNH Về việc đề xuất mua phần mềm kế tốn Kính gửi: Ban Giám đốc cơng ty Hiện nay, phịng Kế tốn, phần mềm sử dụng phục vụ cho việc nhập liệu kế toán bị trục trặc Điều khiến cho q trình tổng hợp báo cáo kế tốn khơng thời gian quy định, dẫn đến nhiều sai sót Nếu tiếp tục sử dụng phần mềm trên, hiệu cơng việc khó đảm bảo, đặc biệt việc hồn thành sổ sách kế tốn qui định đề Vì vậy, Phịng Kế tốn kính đề nghị Giám đốc phê duyệt việc mua phần mềm kế toán để thay Qua làm việc với đơn vị, Phịng Kế tốn nhận thấy sản phẩm cơng ty… có ưu giá chất lượng, với tổng kinh phí dự trù là… (bằng chữ…) Phịng Kế tốn xin đính kèm bảng báo giá ba đơn vị cung ứng Việc thay phần mềm kế tốn giúp Phịng Kế tốn tiết kiệm thời gian tránh sai sót, đảm bảo cho việc hồn thành sổ sách kế tốn qui định mà cơng ty đề Phịng Kế tốn kính đề nghị cấp xem xét, hỗ trợ kinh phí cho phịng Kế tốn mua phần mềm kế tốn mới, tạo điều kiện cho cơng việc hồn thành tốt Trân trọng kính trình./ TRƯỞNG PHỊNG Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: PKT Nguyễn Xuân A 47 PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) Tên loại văn hành St Chữ viết tắt t Nghị (cá biệt) NQ Quyết định (cá biệt) QĐ Chỉ thị CT Quy chế QC Quy định QyĐ Thông cáo TC Thơng báo TB Hướng dẫn HD Chương trình CTr 10 Kế hoạch KH 11 Phương án PA 12 Đề án ĐA 13 Dự án DA 14 Báo cáo BC 15 Biên BB 16 Tờ trình TTr 17 Hợp đồng HĐ 18 Công điện CĐ 19 Bản ghi nhớ BGN 20 Bản thỏa thuận BTT 21 Giấy ủy quyền GUQ 22 Giấy mời GM 23 Giấy giới thiệu GGT 24 Giấy nghỉ phép GNP 25 Phiếu gửi PG 26 Phiếu chuyển PC 27 Phiếu báo PB 48 Bản văn Bản y SY Bản trích TrS Bản lục SL 49 PHỤ LỤC II MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) STT a b Thành phần thể thức chi tiết Loại chữ trình bày Quốc hiệu Tiêu ngữ - Quốc hiệu - Tiêu ngữ - Dòng kẻ bên Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp - Tên quan, tổ chức ban hành văn - Dòng kẻ bên Số, ký hiệu văn Địa danh thời gian ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Đối với văn có tên loại - Tên loại văn - Trích yếu nội dung - Dịng kẻ bên Đối với cơng văn Trích yếu nội dung Cỡ chữ1 Ví dụ minh hoạ Kiểu chữ Phơng chữ Times New Roman Cỡ chữ In hoa 12-13 In thường 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 12 13 In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12 In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12 In thường 13 Đứng _ Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 In thường 13-14 Nghiêng In hoa 13 - 14 Đứng, đậm Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2019 13 CHỈ THỊ 14 In thường 13-14 Đứng, đậm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12 a b a Nội dung văn In thường Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chương” số thứ In thường tự phần, chương - Tiêu đề phần, chương In hoa - Từ “Mục” số thứ tự In thường - Tiêu đề mục In hoa - Từ “Tiểu mục” số thứ tự In thường - Tiêu đề tiểu mục In hoa - Điều In thường - Khoản In thường - Điểm In thường Gồm phần, mục, khoản, điểm - Từ “Phần” số thứ tự In thường - Tiêu đề phần In hoa - Số thứ tự tiêu đề mục In hoa - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In thường Trường hợp khơng có tiêu đề In thường - Điểm In thường Chức vụ, họ tên người có quyền -thẩm Quyền hạn người ký In hoa - Chức vụ người ký In hoa - Họ tên người ký In thường Nơi nhận Từ “Kính gửi” tên quan, tổ In thường chức, cá nhân nhận văn - Gửi nơi 13-14 Đứng Trong công tác đạo 13-14 Đứng, đậm Phần Chương I 14 13-14 13-14 13-14 13-14 13-14 13 - 14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng QUY ĐỊNH CHUNG Mục QUẢN LÝ VẢN BẢN Tiểu mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều Bản văn Các hình thức a) Đối với QUY ĐỊNH CHUNG 14 14 14 14 14 14 14 14 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Phần TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ I NHỮNG KẾT QUẢ 14 14 14 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng Đứng Phạm vi đối tượng áp dụng Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày a) Đối với 14 14 14 TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A 14 14 14 13 - 14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm 13 - 14 Đứng, đậm 13 -14 Đứng 14 KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Văn B 14 Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 51 Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Bộ Tài - Gửi nhiều nơi b 10 11 12 13 Từ “Nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn - Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: 14 Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn In thường 11 Đứng - Các bộ, quan ngang bộ, ; - Như trên; - Lưu: VT, TCCB - Lưu: VT, NVĐP 11 Phụ lục văn - Từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục - Tiêu đề phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm Ký hiệu người soạn thảo văn In thường 11 Đứng số lượng phát hành Địa chỈ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; In thường 11 - 12 Đứng số điện thoại; số Fax Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN PL.(300) Số: ĐT: E-Mail: 13 11 11 Fax: Website: XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 -Lưu ý: Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 14 Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Đức Dân (2007), Tiếng Việt thực hành, Nhà xuất Đại học Quốc gia TPHCM Nguyễn Đức Dân (2015), Từ câu sai đến câu hay, Nhà xuất Trẻ Nguyễn Đăng Dung (2014), Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Đại học Quốc gia Hà Nội Luật gia Nguyễn Thùy Dương (2002)- 111 mẫu soạn thảo văn bản, Nhà xuất Thống kê Đinh Trọng Lạc chủ biên (2006), Phong cách học Tiếng Việt, Nhà xuất Giáo dục Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư PTS Nguyễn Minh Phương, Thạc sỹ Trần Hoàng – Mẫu soạn thảo văn bản, NXB Chính Trị Quốc gia, 1997 TS Lưu Kiếm Thanh, (2008), Văn kỹ thuật soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, Học viện Hành Quốc gia Vương Thị Kim Thanh, (2014), Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản, Nhà xuất Lao động – Xã hội 10 Lê Minh Toàn (2012), Hướng dẫn soạn thảo văn lĩnh vực thơng tin truyền thơng, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật 11 Nguyễn Như Ý - Từ điển tiếng Việt thông dụng, NXB Giáo dục, 2003