Bài Giảng Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, chức văn 1.1 Khái niệm, chức văn Từ chế độ cộng sản nguyên thủy tan rã, giai cấp nhà nước xuất hiện, người bắt đầu có nhu cầu ghi chép công việc cần thiết cá nhân, gia đình hay cộng đồng Giai cấp bóc lột cần có phương tiện để ghi chép cơng nợ, ghi chép thỏa thuận việc trao đổi, mua bán cải vật chất, đất đai, nô lệ… Những yêu cầu làm xuất chữ viết Từ có chữ viết lồi người viết chữ lên thẻ tre, lên vỏ cây, lên nhiều loại vật liệu khác để ghi truyền thông tin cho Như vậy, văn xuất Theo nghĩa chung nhất, văn hiểu phương tiện dùng để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ngôn ngữ hay ký hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn Ngay từ buổi sơ khai, loài người sống quy tụ lại với duới hình thức cộng đồng Các hình thức cộng đồng xã hội lồi người phát triển không ngừng từ thấp lên cao mục đích liên kết với để trì sinh tồn Hoạt động để trì sinh tồn lồi người lao động Khi hoạt động lao động mang tính cộng đồng hay tập thể phải có yếu tố quản lý Trong lịch sử nhân loại, quản lý không thông qua truyền mà cịn thơng qua phương tiện ngơn ngữ mà hình thức cao văn Từ nhà nước xuất văn sử dụng công cụ quản lý điều hành xã hội Lúc văn thể ý chí quyền lực giai cấp thống trị Văn dùng để ghi lại hoạt động, truyền đạt mệnh lệnh, liên hệ từ xuống hay yêu cầu báo cáo từ lên hay quốc gia với quốc gia khác Và tồn việc thực thơng qua phương tiện văn Với ý nghĩa đó, Văn hình thức thể truyền đạt (bằng ngơn ngữ viết) ý chí cá nhân hay tổ chức tới cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thơng báo hay địi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hành vi định, đáp ứng yêu cầu người hay tổ chức soạn thảo Xã hội ngày phát triển, văn minh mối quan hệ xã hội phong phú, phức tạp đa dạng Ngoài mối quan hệ quốc gia, mối quan hệ nước ngày nhiều tầng, nhiều lớp, đa phương, đa tuyến Ngay doanh nghiệp hay quan tổ chức kinh tế - xã hội mối quan hệ phức tạp Mặt khác, sống hàng ngày đòi hỏi người gắn bó ngày mật thiết nhiều mối quan hệ hợp tác, trao đổi, mua bán… Sự xuất phát triển hệ thống văn quản lý - kinh doanh - giao dịch lẽ tất yếu trình phát triển xã hội lồi người Có thể nói, văn thước đo phát triển xã hội, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội, cứ, chuẩn mực cho hoạt động cấp, ngành, đơn vị, quan, tổ chức kinh tế - xã hội 1.1.2 Chức văn 1.1.2.1 Chức thông tin Trong hoạt động hàng ngày người buộc phải trao đổi thông tin với Thông tin vấn đề tất yếu xã hội loài người Thời cổ đại, xã hội loài người chưa phát triển nên yêu cầu thông tin chưa lớn, lượng thơng tin ít, u cầu truyền tải chưa cao Trong xã hội văn minh, phát triển nhanh chóng lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội tạo bùng nổ thông tin Thông tin trở thành yếu tố quan trọng hoạt động xã hội đại Chính điều buộc việc truyền tải thơng tin phải đầy đủ, xác, nhanh nhạy kịp thời hết Điều phụ thuộc vào nhiều yếu tố, văn phương tiện quan trọng Để thực việc điều hành, quản lý đất nước theo mục tiêu định trước, cấp, ngành phải sử dụng hệ thống loại văn Hệ thống văn chứa đựng thông tin truyền đạt cho cấp Các cấp lại phản ánh hay phản hồi hoạt động loại văn định Các quan cấp thu nhận, xử lý nguồn thông tin cấp để lại đưa văn chứa đựng thông tin khác nhằm truyền đạt cho cấp Trong trình thu nhận xử lý thông tin cấp, ngành, cá nhân, đơn vị, quan, tổ chức kinh tế - xã hội xuất mối quan hệ nhiều mặt cần phải giải Những quan, tổ chức kinh tế xã hội lại trao đổi thông tin lẫn để giải quyết, tồn phát triển Trong quản lý, giao dịch kinh doanh, văn phương tiện quan trọng để điều hành hoạt động quan Trên thực tế người lãnh đạo cấp người chịu trách nhiệm chủ yếu hoạt động lĩnh vực hay quan phụ trách sở chức trách thẩm quyền giao Để định quản lý, họ phải thu nhận thông tin cấp trên, cấp dưới, đối tác; đồng thời phải có trách nhiệm báo cáo chuyển thơng tin đến cấp, ngành đến đối tác, nghĩa họ thường xuyên phải trao đổi thông tin mà việc trao đổi thông tin chủ yếu thực thơng qua hệ thống văn 1.1.2.2 Chức pháp lý Chức pháp lý văn thể nội dung văn chứa đựng quy phạm pháp luật quan hệ pháp luật tồn xã hội, việc vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn việc giải nhiệm vụ có tính bắt buộc theo quy định pháp luật Nội dung văn phát ngơn thức quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Vì thế, văn sở pháp lý cho hoạt động cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, trị xã hội Các mối quan hệ xã hội, ràng buộc mặt pháp lý ngành, cấp, quan nội thực thông qua hệ thống văn Văn sở pháp lý mang tính chuẩn mực cưỡng chế việc vận dụng, giải vấn đề nảy sinh xã hội, đời sống thực tế 1.1.2.3 Chức quản lý điều hành Văn phương tiện chứa đựng truyền đạt định quản lý Quản lý hệ thống biện pháp nhằm điều khiển hoạt động đối tượng theo mục tiêu định trước, sở tính tốn đầy đủ điều kiện, nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiệu kinh tế cao Hệ thống biện pháp chủ yếu chuyển tải truyền đạt thơng qua hệ thống văn Ở quốc gia nhà nước quản lý đất nước thông qua hệ thống văn Hệ thống văn thể chế hóa vấn đề liên quan đến cấu tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ cấp, phận đơn vị… để tạo thống hoạt động chung Trong tổ chức, người lãnh đạo, người quản lý phải định quản lý sau thu thập, xử lý, phân tích cách đầy đủ tồn diện thông tin cần thiết thông qua hệ thống văn quản lý - giao dịch Để định quản lý đắn, người lãnh đạo cần phải nghiên cứu hệ thống văn nhằm hiểu rõ chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước, từ mặt thực đúng, tuân thủ đúng, mặt khác vận dụng sáng tạo vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể quan Qua hệ thống văn bản, người lãnh đạo hiểu rõ yêu cầu, mệnh lệnh cấp Từ đó, người lãnh đạo yêu cầu cấp thực định quản lý ban hành, kiểm tra hiệu lực loại văn thông qua kết công tác vận dụng vào công tác nghiệp vụ hay tổ chức sản xuất Như vậy, văn sản phẩm thể tuân thủ, thi hành định cấp thể động sáng tạo cấp dưới, thể khả tổ chức công việc có khoa học hay khơng quan, người quản lý, người lãnh đạo 1.1.2.4 Chức văn hóa - xã hội sử liệu Văn sản phẩm sáng tạo người, sản phẩm quan, tổ chức Toàn hoạt động, tri thức hay kinh nghiệm người, xã hội thể hệ thống văn Thơng qua hệ thống văn ta hiểu định chế lối sống, nếp sống văn hóa thời kỳ lịch sử Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể ban hành đưa vào yếu tố văn hóa, giá trị truyền thống, phong tục tập quán tốt đẹp dân tộc nhằm giáo dục công dân Chủ thể ban hành văn đưa vào văn kiến thức pháp luật nhờ nâng cao ý thức hiểu biết pháp luật nhân dân, hướng cách xử cá nhân hay tập thể phù hợp với quy định pháp luật phù hợp với sắc văn hóa dân tộc Chức sử liệu văn thể chỗ, chúng phản ánh biến cố xã hội, kiện lịch sử xảy Mọi biến cố lịch sử, biến cố sống, xã hội đương đại phản ánh nội dung hệ thống văn Thơng qua hệ thống văn bản, người ta nhận biết kiện, vấn đề kinh tế, trị, văn hóa xã hội thời điểm ban hành văn Những văn lưu giữ qua thời gian, chúng trở thành vật chứa sử liệu quan trọng 1.2 Phân loại văn Hệ thống văn phong phú, phức tạp, cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo quản lý cho thích hợp Có nhiều cách phân loại văn bản: 1.2.1 Phân loại văn theo loại hình quản lý 1.2.1.1 Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định, có chứa đựng quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hệ thống văn quy phạm pháp luật gồm: - Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội; - Pháp lệnh, nghị ủy ban thường vụ Quốc hội; - Lệnh, định Chủ tịch nước; - Nghị định Chính phủ; - Quyết định Thủ tướng Chính phủ; - Nghị Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông tư Chánh án tịa án nhân dân tối cao; - Thơng tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; - Quyết định Tổng Kiểm toán nhà nước; - Nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị xã hội; - Thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân với Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao; trưởng, Thủ trưởng quan ngang với chánh án tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; - Văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân 1.2.1.2 Văn quản lý hành Là loại văn sử dụng rộng rãi quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội thường có tỷ trọng lớn tổng số văn ban hành Loại văn thường khơng mang tính quyền lực, khơng đảm bảo cưỡng chế nhà nước, mà nhằm mục đích quản lý, giải cơng việc cụ thể, thơng tin, phản ánh tình hình hay ghi chép cơng việc phát sinh… Văn quản lý hành gồm loại chủ yếu sau: - Công văn; - Quyết định; - Thông báo; - Nghị quyết; - Thông cáo; - Điều lệ; - Báo cáo; - Quy chế; - Biên bản; - Quy định; - Tờ trình; - Nội quy; - Công điện; - Phiếu gửi; - Giấy giới thiệu; - Giấy mời họp; - Đơn từ; - Giấy đường 1.2.1.3 Văn quản lý chuyên ngành Gồm văn chun ngành có tính chất chun môn, nghiệp vụ riêng quan, tổ chức đề thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nhà nước Ví dụ: Các văn ngành cơng an, quốc phịng, ngồi giao, tư pháp,… 1.2.2 Phân loại văn theo đặc trưng nội dung - Văn tổ chức trị, xã hội Đó văn tổ chức Đảng, đoàn thể, niên, phụ nữ, hội… - Văn kinh tế Đó văn mà có chứa đựng nội dung kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận chứng kinh tế, dự án đầu tư… - Văn kĩ thuật Đó văn có tính kĩ thuật túy như: luận chứng kĩ thuật, định mức, tiêu chuẩn kĩ thuật… - Văn ngoại giao Đó văn dùng lĩnh vực ngoại giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư… Ngồi ra, cịn có loại văn khác văn pháp luật, văn an ninh quốc phòng… 1.3 Những yêu cầu chung soạn thảo văn 1.3.1 Yêu cầu hình thức văn Những yêu cầu hình thức văn bao gồm: - Phải xếp, bố cục phần văn cách khoa học logic, tùy thuộc vào loại văn mà tìm cách kết cấu theo chủ đề hay thể loại hợp lý - Văn phải trình bày rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành - Những thông tin số liệu thống kê dùng bảng biểu đồ thị để trình bày, biểu thị phân tích, tổng hợp dễ hiểu - Cần gạch ý, từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc ý tới nội dung, ý nghĩa - Nên viết chữ in hoa, in đậm chữ nghiêng, chữ đậm hay gạch chân từ cần nhấn mạnh - Đánh máy, in phải sẽ, rõ ràng khơng sai sót lỗi ngữ pháp, lỗi tả, khơng tẩy xố - Đúng thể thức pháp luật quy định 1.3.2 Yêu cầu nội dung văn Văn phải đáp ứng yêu cầu nội dung sau: 1.3.2.1 Tính mục đích Văn phải thể mục tiêu giới hạn nó, tức phải trả lời câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải mối quan hệ nào? Giải đến đâu? Tính mục đích văn cịn thể khả phản ánh mục tiêu chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước chủ trương cấp lãnh đạo, cấp quản lý Nó phải cụ thể hóa văn cấp để giải vấn đề quản lý cụ thể quan cách sáng tạo kịp thời Ngồi ra, tính mục đích văn cịn chỗ văn phải phản ánh đắn đầy đủ lợi ích, tâm tư, nguyện vọng thành viên quan, đơn vị 1.3.2.2 Tính khoa học tính khả thi Văn có tính khoa học văn có đủ lượng thơng tin quy phạm thơng tin thực tế cần thiết Các kiện, biến cố hay nói cách khác nội dung văn phải xác, khơng dùng thơng tin, kiện cũ, lạc hậu Nội dung mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm Văn có tính khả thi văn phải đáp ứng vấn đề như: phải đưa vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan thực tiễn gắn với điều kiện cụ thể định tình hình đối tượng, khả mặt đối tượng thực văn bản; yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả mặt đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu quy luật khách quan 1.3.2.3 Tính quy phạm Văn quản lý nhìn chung truyền đạt ý chí quan để chúng có hiệu lực tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa vấn đề có tính quy phạm Tính quy phạm thường thể hình thức mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán hướng dẫn hành vi, cách xử đối tượng tiếp nhận văn Trên thực tế văn có tính quy phạm, mà văn mang tính pháp lý văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật tính quy phạm thể rõ 1.3.3 Yêu cầu ngôn ngữ, văn phong - Thể văn phải nghiêm túc, dứt khoát khác với thể văn tả cảnh, tự sự, thơ ca, thể văn nghị luận Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, xác, dễ hiểu, dễ nhớ, khơng nên dùng từ ngữ hoa mĩ Sử dụng dấu chấm câu xác - Phải dùng ngơn ngữ Tiếng Việt, không dùng ngôn ngữ địa phương Chỉ dùng ngơn ngữ nước ngồi từ chưa phiên âm Tiếng Việt Không nên viết tắt hay dùng ký hiệu viết tắt Tránh dùng từ cổ ngữ gây khó hiểu tránh dùng từ thiếu quản 1.4 Quy trình soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn bước tiến hành, bước cơng việc xếp theo trình tự cụ thể định để soạn thảo văn cách khoa học 1.4.1 Giai đoạn chuẩn bị Đây giai đoạn định hình khái quát văn định viết, bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận thực văn Trên sở đó, xác định loại văn soạn thảo nội dung văn thích hợp 1.4.2 Giai đoạn soạn thảo đề cương Việc soạn thảo đề cương thông thường bao gồm công việc sau đây: - Xây dựng dàn bài: Dàn thường gồm phần sau: phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) phần thi hành Trong phần nói lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể (tùy theo loại văn bản) - Soạn đề cương: Trên sở dàn xây dựng, người soạn thảo xây dựng đề cương hoàn chỉnh (từ đề cương sơ đến đề cương chi tiết) Đề cương chi tiết, việc thể chúng thành văn hoàn chỉnh dễ dàng 1.4.3 Giai đoạn viết văn Đây giai đoạn có tính định nhằm chắp nối ý dàn bài, biến đề cương thành văn hoàn chỉnh thông qua phương tiện diễn đạt ngôn ngữ Cần phải viết mạch để đảm bảo tính logic thống Một đề cương có tốt người viết thể nó, khơng biết diễn đạt ý tưởng đề chất lượng văn Sau viết xong văn cần kiểm tra lại toàn văn xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi tả… Văn thường trình bày in ấn máy tính, cần phải kiểm tra cẩn thận in trước trình ký 1.4.4 Giai đoạn xét duyệt ký văn Người ký văn người có trách nhiệm đủ thẩm quyền Khi ký văn người có trách nhiệm ký văn cần phải kiểm tra chặt chẽ văn trước ký Ký đóng dấu thường đôi với theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau Về mặt khoa học, quy trình soạn thảo văn quy trình phổ biến, thường áp dụng văn lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc biệt văn điều lệ, quy chế,… Tuy nhiên, thực tế, việc soạn thảo văn lúc tn theo quy trình phổ biến mà tn theo quy trình cá biệt 1.5 Thể thức văn Thể thức văn thành phần cần thiết phải có cách thức trình bày thành phần văn để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung hiệu lực thi hành Các thành phần cách trình bày, xếp thể thức văn tuân thủ theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Thể thức văn bao gồm thành phần sau: 1) Quốc hiệu - Vị trí: Được trình bày phía bên phải, văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 2) Tên quan ban hành văn - Vị trí: Nằm phía bên trái ngang hàng với Quốc hiệu - Cách viết: + Đối với văn quan quyền lực Nhà nước, quan hành nhà nước trung ương, quan kiểm sát, quan tòa án (như: Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân cấp, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát nhân dân, Tịa án nhân dân) ghi tên quan ban hành văn Ví dụ: CHÍNH PHỦ CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÁI AN + Đối với quan trực thuộc vào quan khác tổ chức hoạt động quan hành có thẩm quyền chun mơn địa phương (sở, phòng, ban), đơn vị sở thuộc máy hành (trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu…) phải ghi tên quan chủ quản dòng tên quan ban hành văn dòng Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN 3) Số ký hiệu văn Số ký hiệu ghi tên quan ban hành văn *Số văn Số văn số thứ tự văn ban hành thường năm Các văn đánh số theo thứ tự từ số 01 văn ban hành vào ngày đầu năm kết thúc văn ban hành cuối ngày 31/12 năm Đối với quan hoạt động theo nhiệm kỳ đánh số thứ tự theo thời gian nhiệm kỳ Mỗi quan, tùy theo số lượng văn ban hành năm nhiều hay ít, có cách đánh số riêng cho phù hợp Có cách đánh số sau: - Đánh số tổng hợp chung Cơ quan ban hành văn đánh số chung cho tất văn ban hành năm theo thứ tự thời gian (mở đầu vào ngày 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm) Cách đánh số áp dụng cho quan, đơn vị có số lượng văn ban hành năm không lớn - Đánh số theo tính chất cơng việc Cơ quan ban hành văn xác định tính chất loại công việc để đánh số riêng cho văn ban hành loại cơng việc Cách đánh số gắn với việc phân loại, quản lý, bảo quản văn thuận lợi cho việc tra tìm Văn quy phạm pháp luật sau số cịn có năm ban hành văn (số 30/2008/QĐ-UB; Số 102/2009/NĐ-CP) - Đánh số theo loại công việc cụ thể Cơ quan ban hành chọn số loại cơng việc cụ thể, mang tính chất tác nghiệp riêng để đánh số riêng cho văn ban hành cơng việc - Đánh số ban hành theo loại văn có tên gọi riêng như: định; hợp đồng; công văn; thông báo… * Ký hiệu văn Ký hiệu văn trình bày liền với số văn Giữa số ký hiệu có gạch chéo (/) Ký hiệu văn chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn hợp thành, bao gồm phần: Chữ viết tắt tên loại văn viết trước phần chữ viết tắt tên quan ban hành văn viết sau Giữa tên loại văn tên quan ban hành văn có dấu gạch ngang (-) Ví dụ: Số: 38/QĐ-UB; Số 48/TB-BTC Với văn nhiều quan ban hành phải ghi liên quan ký hiệu Ví dụ: Số: 76/2009/TTLT-BTC-BGD&ĐT - Cách ghi số ký hiệu văn bản: + Đối với văn pháp luật: Số … /năm ban hành/tên loại văn bản-tên quan ban hành Ví dụ: Nghị định Chính phủ: Số: 23/2005/NĐ-CP + Đối với văn hành chính: Số…/tên loại văn bản-tên quan ban hành Ví dụ: Số: 53/QĐ-CTCP A - Vị trí trình bày: Số ký hiệu viết tên quan ban hành văn Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Số: 15/QĐ-ĐHKTQD 4) Địa danh, ngày, tháng, năm - Vị trí trình bày: In nghiêng, ghi duới Quốc hiệu lệch phía bên phải Trừ số loại văn như: Hiến pháp, luật, hợp đồng, biên bản… địa danh, ngày tháng ghi cuối văn 10