Bài giảng Soạn thảo và ban hành văn bản - ThS. Nguyễn Hồng Giang

Bài giảng Soạn thảo và ban hành văn bản gồm có 5 chương, cung cấp các nội dung chính như: Khái niệm chung về văn bản quy phạm pháp luật; Các loại văn bản trong công tác quản lý Nhà nước; Thể thức văn bản và Phương pháp soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Công tác quản lý và lưu trữ văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ ĐÔ THỊ BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Người biên soạn : ThS Nguyễn Hồng Giang SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN MỤC LỤC Chương Khái niệm chung văn quy phạm pháp luật 1.1 Khái niệm văn 1.1.1 Văn 1.1.2 Văn quy phạm pháp luật 1.2 Chức văn 1.2.1 Chức thông tin 1.2.2 Chức quản lý 1.2.3 Chức pháp lý 1.2.4 Các chức khác 1.3 Ý nghĩa, tác dụng văn công tác quản lý nhà nước công tác quản lý xây dựng đô thị 1.3.1 Trong công tác quản lý Nhà nước 1.3.2 Trong công tác quản lý xây dựng đô thị Chương Các loại văn công tác quản lý Nhà nước 2.1 Các loại văn hành 2.1.1 Văn quy phạm pháp luật 2.1.2 Văn cá biệt 2.1.3 Văn hành thơng thường 2.1.4 Văn chun mơn, nghiệp vụ 2.2 Các hình thức văn thẩm quyền ban hành văn 2.2.1 Các hình thức văn 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật 2.2.3 Việc sửa đổi bãi bỏ văn quy phạm pháp luật 2.3 Các loại văn quy phạm quản lý quy hoạch xây dựng đô thị Chương Thể thức văn Phương pháp soạn thảo văn quy phạm pháp luật 3.1 Thể thức văn quy phạm pháp luật 3.1.1 Khái niệm 3.1.2 Mục đích, ý nghĩa thể thức văn 3.1.3 Các yếu tố thể thức văn 3.2 Phương pháp soạn thảo văn 3.2.1 Phương pháp viết tay 3.2.2 Phương pháp đọc thẳng 3.2.3 Phương pháp thảo văn máy chữ 3.2.4 Phương pháp thảo văn máy vi tính 3.2.5 Phương pháp thảo văn điện tử 3.3 Yêu cầu chung việc soạn thảo văn 3.3.1 Yêu cầu nội dung 3.3.2 Yêu cầu hình thức 3.3.3 Yêu cầu thời gian 3.4 Cách sử dụng thể văn, ngôn ngữ văn 3.4.1 Thể văn 3.4.2 Ngôn ngữ Chương Quy trình soạn thảo ban hành văn 4.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật 4.1.1 Khái niệm 4.1.2 Quy trình xây dựng ban hành văn 4.2 Quy trình soạn thảo, ban hành văn pháp quy quản lý quy hoạch xây dựng đô thị 4.3 Một số điểm cần ý soạn thảo ban hành văn Chương Công tác quản lý lưu trữ văn 5.1 Quản lý văn đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu; quản lý dấu 5.1.1 Quản lý văn đến 5.1.2 Quản lý văn 5.1.3 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 5.1.4 Quản lý hồ sơ sổ sách tài liệu quan 5.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 5.2.1 Lập hồ sơ 5.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 5.3 Công tác lưu trữ văn Tài liệu tham khảo Chương KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.1 Kháí niệm văn 1.1.1 Văn Xã hội lồi người hình thành, tồn phát triển nhờ có giao tiếp người với người thông qua phương tiện giao tiếp quan trọng ngôn ngữ Hoạt động giao tiếp xã hội lồi người trao đổi thơng tin, nhận thức, tư tưởng, tình cảm; bày tỏ mối quan hệ, cách ứng xử, thái độ người với người vấn đề cần giao tiếp Cùng với phát triển xã hội loài người, hoạt động giao tiếp ngày trở nên phong phú, đa dạng đạt hiệu cao Hoạt động giao tiếp thực phần lớn nhờ vào phương tiện giao tiếp chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện sử dụng từ buổi bình minh xã hội loài người Với đời chữ viết, người thực giao tiếp khoảng không gian cách biệt vô tận qua hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua trình phát nhận ngơn Là sản phẩm ngôn ngữ hoạt động giao tiếp, ngôn tồn dạng âm (các lời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngôn ghi lại dạng chữ viết văn Như vậy, văn phương tiện dùng để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ngôn ngữ hay loại ký hiệu định Với cách hiểu rộng vậy, văn cịn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ Ký hiệu ngôn ngữ tức loại chữ viết dùng để thể ngơn ngữ người Ví dụ: chữ Quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ Latinh Còn vật mang tin vật liệu dùng để viết chữ lên trên, giấy, gỗ, đá, da, tre Theo định nghĩa này, vật có ghi ký hiệu ngôn ngữ văn Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác Những cơng văn, giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang gọi chung văn Có thể hiểu văn phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Trong quan Nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành quản lý, đảm bảo cho lãnh đạo, đạo, điều hành, phản ánh kết hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Văn quy phạm pháp luật 1.1.2.1 Khái niệm văn quy phạm pháp luật Điều Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật quy định: “Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” 1.1.2.2 Yêu cầu văn quy phạm pháp luật: Văn quy phạm pháp luật phải văn có đầy đủ yếu tố sau đây: - Văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định - Văn có chứa đựng quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, đối tượng nhóm đối tượng, có hiệu lực phạm vi tồn quốc địa phương Quy tắc xử chung chuẩn mực mà quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo tham gia quan hệ xã hội quy tắc điều chỉnh; - Văn Nhà nước bảo đảm thi hành biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, biện pháp tổ chức, Hành chính, Kinh tế trường hợp cần thiết Nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành quy định chế tài người có hành vi vi phạm 1.2 Chức văn Văn quản lý nhà nước có số chức sau đây: - Chức thông tin; - Chức quản lý; - Chức pháp lý Ngoài ra, văn quản lý nhà nước cịn có chức văn hố, chức liệu vài chức khác loại văn nói chung 1.3 Ý nghĩa, tác dụng văn công tác quản lý nhà nước công tác quản lý xây dựng đô thị 1.3.1 Ý nghĩa, tác dụng văn công tác quản lý Nhà nước Ý nghĩa - Văn hình thức pháp luật chủ yếu hình thức quản lý Nhà nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền hiệu lực thi hành - Văn nguồn thông tin quy phạm, sản phẩm hoạt động quản lý Nhà nước công cụ điều hành quan nhà lãnh đạo quản lý Tóm lại: Văn quản lý Nhà nước vừa phương tiện vừa công cụ quản lý Nhà nước, công cụ quan trọng để nắm giữ quyền, sợi dây liên hệ mật thiết Đảng, Nhà nước, tầng lớp Chính trị Xã hội nhân dân Tác dụng: - Là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho máy Nhà nước công tác lãnh đạo, đạo, điều hành, quản lý Nó phản ảnh đầy đủ tình hình, kết hoạt động quản lý quan, tổ chức - Làm tốt cơng tác văn góp phần thúc đẩy hoạt động phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, đạo, điều hành quan, tổ chức có hiệu lực hiệu Ngược lại làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động, quản lý, làm giảm hiệu lực đạo, điều hành quan, tổ chức không trường hợp dẫn đến vi phạm pháp luật 1.3.2 Ý nghĩa, tác dụng văn công tác quản lý quy hoạch xây dựng đô thị Ý nghĩa Văn quản lý xây dựng đô thị loại hình văn quy phạm pháp luật, hình thức pháp luật chủ yếu hoạt động xây dựng đô thị, từ công tác lập, thẩm định, phê duyệt đồ án quy hoạch, thiết kê kiến trúc, cơng tác thi cơng xây dựng cơng trình kể hệ thống cơng trình hạ tầng kỹ thuật đến việc quản lý đô thị sau xây dựng Tác dụng Là công cụ để lập, triển khai đồ án quy hoạch xây dựng đô thị; Là công cụ để thực kiểm tra trình công tác thiết kế, thi công xây dựng loại cơng trình; Là cơng cụ để giám sát việc thực quy hoạch xây dựng đô thị khai thác sử dụng thành phần thị Tóm lại, văn quản lý xây dựng thị có tác dụng lớn, công cụ đắc lực hoạt động liên quan đến xây dựng đô thị Chương CÁC LOẠI VĂN BẢN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1 Các loại văn hành Trong hoạt động mình, quan nhà nước thơng thường hình thành loại văn chủ yếu sau đây: - Văn quy phạm pháp luật - Văn cá biệt (áp dụng pháp luật) - Văn hành thơng thường - Văn chun mơn nghiệp vụ Ngồi ra, quan cịn có tài liệu khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm, tài liệu thống kê, kế hoạch, tài vụ, tổ chức cán bộ, y tế Tuỳ theo tính chất hoạt động quan số lượng văn hình thành có khác số quan đặc biệt như: Ngoại giao, Quốc phòng, An ninh, Kiểm sát, Tồ án cịn hình thành văn chun mơn có tính chất đặc thù riêng Trong phạm vi sâu vào văn quy phạm pháp luật văn hành thơng thường 2.1.1 Văn quy phạm pháp luật Để phân biệt với loại văn khác (văn cá biệt, văn hành chính), văn quy phạm pháp luật phải quan nhà nước có thẩm quyền ban hành phải theo thủ tục trình tự luật định; chứa đựng quy phạm pháp luật (có quy tắc xử chung); khơng đích danh quan, tổ chức, cá nhân cụ thể nào, áp dụng chung lặp lặp lại nhiều lần đối tượng; nhà nước bảo đảm thi hành trường hợp cần thiết áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành có quy định chế tài người có hành vi vi phạm 2.1.2 Văn cá biệt (văn áp dụng pháp luật) Gồm văn chứa đựng quy tắc xử riêng so quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ mà khơng có đầy đủ yếu tố văn quy phạm pháp luật Loại văn thường để giải vụ việc cụ thể, đối tượng cụ thể, ví dụ như: Quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động cán bộ, công chức, Quyết định phê duyệt dự án, Chỉ thị phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt 2.1.3 Văn hành thơng thường Gồm loại văn mang tính thơng tin, điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật để giải tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc quan Nhà nước 2.1.4 Văn chuyên môn, nghiệp vụ Gồm loại văn chun ngành mang tính chun mơn nghịêp vụ riêng quan để thực thi nhiệm vụ mình, ví dụ tài liệu thống kê, kế hoạch, tài vụ, tổ chức cán bộ, tài liệu quy hoạch xây dựng, thiết kế, kiến trúc, y tế, nội vụ, quốc phịng, ngoại giao Trong q trình hình thành văn có nhiều dạng: bút tích, nháp, thảo, chính, Khi đưa vào hồ sơ phải văn (bản gốc ) có giá trị - Bản (bản gốc) có đầy đủ chứng pháp lý - Bản sao: y, lục, trích (được cơng chứng có giá trị chính) 2.2 Các hình thức văn thẩm quyền ban hành văn 2.2.1 Các hình thức văn 2.2.1.1 Các hình thức văn quy phạm pháp luật Hiến pháp năm 1992 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 quy định hình thức thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật sau: - Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Bộ luật, Nghị - Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị - Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định - Chính phủ ban hành: Nghị quyết, Nghị định - Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định, Chỉ thị - Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư - Hội đồng thẩm phán án tối cao ban hành: Nghị - Viện trưởng Viện kiểm soát nhân dân tối cao ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư - Hội đồng nhân dân (các cấp) ban hành: Nghị - Uỷ ban nhân dân (các cấp) ban hành: Quyết định, Chỉ thị - Các quan Nhà nước phối hợp với tổ chức Chính trị - Xã hội ban hành: Nghị liên tịch để đạo thực văn Nhà nước cấp - Các quan Nhà nước có thẩm quyền phối hợp với quan Nhà nước có thẩm quyền phối hợp với Tổ chức Chính trị - Xã hội ban hành: Thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực văn quan Nhà nước cấp (trước gọi Thơng tư liên bộ) 2.2.1.2 Giải thích số thuật ngữ hình thức văn quy phạm pháp luật 2.2.1.3 Các hình thức văn hành thơng thường * Khái niệm văn hành Văn hành thơng thường chiếm khối lượng lớn quan Dù nhiều hay ít, hàng ngày quan phải sử dụng văn hành Văn hành định thơng tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan, tổ chức quản lý ban hành theo thẩm quyền trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ nội quan, tổ chức quan hệ với chủ thể khác Văn hành khơng đặt ra, sửa đổi quan hệ pháp luật Những văn có ý nghĩa pháp lý chừng mực chứng minh việc Sự việc chứng minh dùng làm để thực văn quy phạm pháp luật * Các loại văn hành + Quyết định cá biệt + Chỉ thị cá biệt + Công văn + Thông báo + Thông cáo + Biên + Báo cáo + Tờ trình + Công điện + Đề án + Phương án + Chương trình + Kế hoạch cơng tác + Hợp đồng + Giấy chứng nhận + Giấy ủy nhiệm + Giấy giới thiệu + Giấy mời + Giấy nghỉ phép + Giấy đường + Phiếu gửi 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật 2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật quy định Hiến pháp Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 1/7/2016 Tuỳ thuộc vào chức nhiệm vụ mà quan Nhà nước ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật khác Những văn quy phạm pháp luật ban hành khơng thẩm quyền khơng có giá trị Ví dụ: Hiến pháp quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ ban hành ba hình thức văn Quy phạm pháp luật Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Bộ trưởng ban hành Nghị định Nghị định khơng có giá trị (trái pháp luật thẩm quyền) 2.2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật phụ thuộc yếu tố sau: - Phạm vi chức trách quan văn bản: - Tính chất vấn đề cần quy định - Phạm vi địa hạt lãnh thổ - Sự phân cấp uỷ quyền cấp 2.2.3 Việc sửa đổi bãi bỏ văn quy phạm pháp luật 2.2.3.1 Những trường hợp phải sửa đổi bãi bỏ 10 3.2 Phương pháp soạn thảo văn Soạn thảo văn vào quyền hạn, nhiệm vụ, chức quan mục đích, yêu cầu định để làm văn nhằm giải công việc cụ thể Soạn thảo văn chủ yếu nhiệm vụ cán thừa hành thủ trưởng quan phải thảo lại văn mà cán thừa hành thảo khơng đạt u cầu Tuỳ trình độ mà cán thảo loại văn khác nhau, phải tuỳ loại văn mà bố trí cán thích hợp để soạn thảo Soạn thảo văn thường tiến hành phương pháp sau: 3.2.1 Phương pháp viết tay Phương pháp sử dụng phổ biến nước ta, đặc biệt với văn quy phạm pháp luật có nội dung quan trọng, phức tạp 3.2.2 Phương pháp đọc thẳng Phương pháp thường áp dụng văn có tính xác cao, cơng văn trao đổi mà nội dung mang tính chất hành vụ, sử dụng phương pháp địi hỏi người thảo phải có trình độ thảo văn thành thạo, người đánh máy phải có trình độ định văn bản, ngơn ngữ để phát kịp thời sai sót người đọc phải biết tập trung tư tưởng cao độ, phương pháp tiết kiệm nhiều thời gian cho thủ trưởng sử dụng theo nhiều cách sau: - Đọc thẳng cho thư ký đánh máy - Đọc thẳng cho thư ký ghi tốc ký - Đọc vào máy ghi âm văn phòng - Đọc thẳng cho thư ký đánh máy máy vi tính 3.2.3 Phương pháp thảo văn máy chữ Đối với văn có tính xác cao văn nội dung khơng phức tạp thảo máy chữ (khi khơng có máy vi tính) mà khơng cần phải viết tay thảo sử dụng phương pháp đọc thẳng 3.2.4 Phương pháp thảo văn máy vi tính Thảo văn máy vi tính phương pháp tiện dụng nay, cần phải áp dụng cách rộng rãi 3.2.5 Phương pháp thảo văn điện tử 36 Hiện nay, công tác ban hành văn sử dụng rộng rãi trang web điện tử, nước giới Nhiều nước sử dụng hệ thống Chính phủ điện tử (e-government) Đây phương pháp đại, cung cấp thông tin nhanh chóng, khơng bị ảnh hưởng điều kiện địa lý Một số loại thơng tin, văn cịn cho phép sử dụng chữ ký điện tử người ban hành 3.3 Yêu cầu chung việc soạn thảo văn Một văn soạn thảo phải đạt yêu cầu chủ yếu sau: 3.3.1 Yêu cầu nội dung 3.3.3.1 Tính mục đích 3.3.3.2 Tính khoa học 3.3.3.3 Tính đại chúng 3.3.3.4 Tính bắt buộc thực 3.3.3.5 Tính khả thi 3.3.2 u cầu hình thức + Phải thể thức văn Nhà nước quy định + Bố cục phải chặt chẽ, cân đối hài hoà + Đánh máy, in phải sẽ, rõ ràng khơng sai sót lỗi ngữ pháp, lỗi tả, khơng tẩy xố + Viết hoa khơng tùy tiện, phải theo quy định Chính phủ Theo định số 09/1998/QĐ-VPCP, ngày 22 tháng 11 năm 1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ văn Chính phủ Văn phịng Chính phủ, việc viết hoa quy định chung tạm thời sau: Viết hoa phải đảm bảo yêu cầu sau: Viết hoa phải với cách viết thơng dụng ngữ pháp, tả tiếng Việt: viết hoa chữ đầu âm tiết Viết hoa danh từ riêng tên người Viết hoa danh từ riêng địa danh Viết hoa danh từ phương hướng mang ý nghĩa định danh: 37 Viết hoa tên riêng quan Đảng, Nhà nước tổ chức xã hội a Tên riêng quan Trung ương Đảng (theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam) b Tên riêng quan Nhà nước, Quốc hội Chính phủ c Tên riêng tổ chức xã hội d Danh từ chung đứng trước tên riêng người, địa danh đặc trưng, tơn kính e Tên tổ chức quốc tế viết đầy đủ viết tắt - Tên tổ chức quốc tế viết thông dụng: Viết hoa chức danh Đảng Nhà nước a Chức danh trọng yếu Đảng Nhà nước: viết hoa chữ đầu âm tiết thứ b Chức danh Trưởng (Phó) Ban, Chủ nhiệm (Phó chủ nhiệm) Uỷ ban, Bộ trưởng (Thứ trưởng) Bộ, Thứ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương c Tên cấp bậc, chức vụ quân đội d Các chức danh khác quan Đảng Nhà nước e Tên danh hiệu, giải thưởng cao quí Viết hoa tên hoạt động xã hội, ngày lễ, ngày kỷ niệm - Tên hoạt động xã hội: viết hoa chữ đầu âm tiết đầu Ví dụ: Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 10 Đảng; Đại hội VI Đảng; Hội nghị lần thứ Ban Chấp hành Trung ương Đảng, khoá IX - Tên ngày kỷ niệm, ngày lễ Ví dụ: Kỷ niệm ngày Quốc khánh; Kỷ niệm ngày Quốc tế Lao động - 5, ngày Chiến thắng 30 - 4; Kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh Viết hoa tên văn kiện Đảng Nhà nước, tác phẩm trị văn hóa, nghệ thuật: - Tên văn kiện số thứ tự cụ thể: Viết số thứ tự văn kiện: Số thứ tự chữ số Ả-rập (1, 2, 3, ) phải đặt sau hai âm tiết “lần thứ”, viết chữ số La Mã (I, II, III,…) 38 khơng viết hai âm tiết Ví dụ: Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 10 Đảng - Đại hội X Đảng; Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ Đảng - Nghị Đại hội IX Đảng; Nghị Trung ương II, khóa VIII Đảng; “Bộ Luật Dân nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nghị việc thi hành Bộ Luật Dân Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa IX, kỳ họp lần thứ thơng qua ngày 28 tháng 10 năm 1995” (Bộ Luật Dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội - 1995, trang 5) b Danh từ luật, tên riêng luật cụ thể, điều luật cụ thể: viết hoa chữ đầu âm tiết luật, âm tiết tên riêng luật cụ thể âm tiết điều luật cụ thể, không viết hoa âm tiết “điểm”, “khoản”, từ tên riêng luật, luật cụ thể không viết lại đầy đủ mà viết tắt: viết hoa chữ đầu âm tiết luật - “Luật này” “Pháp lệnh này” Ví dụ: - Viết đầy đủ: điểm a, khoản 2, Điều 12 Bộ Luật Dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Viết không đầy đủ: điểm a, khoản 2, Điều 12 Bộ luật (tức Bộ Luật Dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) 3.3.3 Yêu cầu thời gian Mỗi vấn đề, việc có tính thời gian tức có giới hạn thời gian mà vấn đề việc phát huy tác dụng, vượt qua giới hạn thời gian vấn đề việc giảm tác dụng không phát huy tác dụng, văn ban hành phải kịp thời, văn ban hành sớm muộn không phát huy giá trị thực tiễn Do tính thời gian vấn đề nêu văn nên việc soạn thảo văn phải quy định khoảng thời gian định, không vượt giới hạn thời gian cho phép 3.4 Cách sử dụng thể văn, ngôn ngữ (văn phong hành chính) 3.4.1 Thể văn Thể văn pháp luật (cịn gọi văn phong hành chính) thể văn nghiêm túc, khác với thể văn tả cảnh, tự thơ ca Văn viết văn pháp luật phải gọn rõ ràng, xác, dễ hiểu, dễ nhớ để người hiểu không hiểu khác Sử dụng dấu câu: dấu chấm, phẩy, dấu chấm phẩy, hai chấm, v.v phải ngữ pháp để làm cho nội dung mạch lạc Không dùng từ ngữ hiểu theo nhiều nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng, nhiều mệnh đề câu, tránh cách hành văn cầu kỳ làm 39 cho người khác đọc khó hiểu, khơng dùng chữ thừa vơ ích, cần đến đâu viết đến 3.4.2 Ngơn ngữ 3.4.2.1 Cách sử dụng từ ngữ - Lựa chọn sử dụng từ ngữ nghĩa - Sử dụng từ văn phong hành - cơng vụ - Sử dụng từ tả tiếng Việt - Dùng từ quan hệ kết hợp 3.4.2.2 Cách sử dụng câu Các loại câu thường dùng: + Câu tường thuật + Câu nghi vấn + Câu mệnh lệnh + Câu cảm thán (biểu cảm) 40 Chương QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 4.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật 4.1.1 Khái niệm Quy trình trình tự bước cần thiết, xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn Việc lập quy trình cần ý yếu tố sau: - Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức mối quan hệ công tác quan dược quy định văn định cấp - Nội dung, mục tiêu vấn đề mà văn cần đạt tới để lựa chọn hình thức văn thích hợp - Sự đạo thủ trưởng quan yêu cầu, nội dung vấn đề tiến độ thời gian phải hồn thành 4.1.2 Quy trình xây dựng ban hành văn Các bước soạn thảo trình tự công việc xếp theo trật tự nối tiếp Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng 4.1.2.1 Đối với văn quy phạm pháp luật 4.1.2.2 Đối với văn hành - Xác định tính chất vấn đề cần ban hành văn - Chuẩn bị tư liệu - Dự thảo văn - Duyệt thảo - Hoàn chỉnh dự thảo văn - Trình ký, ban hành 4.2 Quy trình soạn thảo, ban hành văn pháp quy quản lý quy hoạch xây dựng đô thị Văn pháp quy quản lý xây dựng đô thị loại hình văn quy phạm pháp luật; quy trình soạn thảo phải theo trình tự 41 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Chính phủ, bao gồm bước loại văn pháp quy khác Chính phủ thành lập Ban soạn thảo ký ban hành văn pháp quy quản lý xây dựng đô thị Bộ Xây dựng phối hợp với Bộ, Ngành khác soạn thảo Việc soạn thảo văn pháp quy Bộ Xây dựng ban hành giao cho đơn vị chuyên môn Bộ thực Ví dụ: văn quản lý thị, kiến trúc cảnh quan Vụ Kiến trúc - Quy hoạch biên soạn; văn nhà Cục Quản lý Nhà biên soạn; văn kinh tế Viện Kinh tế Xây dựng biên soạn Sau đơn vị soạn thảo, Bộ Xây dựng tổ chức lấy ý kiến quan có liên quan, kể Bộ Lãnh đạo Bộ ký ban hành sau văn thẩm định, thơng qua phiên họp tồn thể với thành phần nêu hoàn chỉnh 4.3 Một số điểm cần ý soạn thảo ban hành văn a Cơ quan soạn thảo ban hành văn phải đảm bảo nội dung, hình thức, thể thức văn thẩm quyền theo quy định Nhà nước b Nội dung quy định văn quan cấp không trái với quy định quan cấp c Khi soạn thảo văn phải ý đến văn hành để đảm bảo tính quán pháp luật d Khi tổ chức soạn thảo văn bản, đặc biệt văn quy phạm pháp luật e Về kỹ thuật văn soạn thảo cần ý số điểm sau: 42 Chương CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN Các quan Nhà nước thường tiếp nhận, xử lý ban hành nhiều văn hàng ngày, quan có vị trí trách nhiệm cao khối lượng văn đến nhiều Để việc quản lý văn quan thống nhất, tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu: tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành nộp lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung kịp thời, chuẩn xác, bảo mật an toàn, quan cần phải xây dựng quy chế quản lý văn quan mình, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấp quy định điều kiện thực tế cấu tổ chức quan văn khác Nhà nước quy định cơng tác văn Quy chế phải đựơc phổ biến rộng rãi cho tất cán bộ, chun viên, nhân viên có liên quan đến cơng văn giấy tờ lưu trữ biết để thực Thông thường quan nhà nước thực khâu quản lý sau đây: - Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu đến quan gọi chung văn đến - Quản lý công văn, tài liệu quan ban hành gọi chung văn - Quản lý hồ sơ, tài liệu, sổ sách, giấy tờ dùng quan tài liệu lưu trữ - Quản lý hồ sơ, tài liệu mật - Quản lý dấu Tất khâu quản lý phải coi trọng nhau, không xem nhẹ khâu 5.1 Quản lý văn đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu; quản lý dấu 5.1.1 Quản lý văn đến Về trình tự quản lý văn đến: Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Về việc tiếp nhận, đăng ký văn đến: Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Về việc trình, chuyển giao văn đến: 43 Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Về việc giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xem xét tồn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp - Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 5.1.2 Quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Về chuyển phát văn đi: Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc 44 Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Việc lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính, lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan, tổ chức phải xếp theo thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu 5.1.3 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Về việc quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định liên quan Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d Khơng đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; b Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị Về việc đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định 45 Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành 5.1.4 Quản lý hồ sơ sổ sách tài liệu quan Hồ sơ sổ sách tài liệu lưu trữ ghi lại hoạt động mặt quan, xí nghiệp, cần giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Làm công văn giấy tờ giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ hai công tác thiếu việc quản lý Nhà nước Trong quan Nhà nước cần có quy định cụ thể việc lập hồ sơ,quản lý hồ sơ đặc biệt hồ sơ, tài liệu có độ mật Các cơng văn, tài liệu giải xong cần xếp theo thứ tự, có tính logic theo hướng dẫn cán lưu trữ; “cuối năm cán nhân viên làm công văn giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác đơi có làm cơng việc liên quan đến cơng văn, giấy tờ phải kiểm điểm lại hồ sơ, tài liệu giữ đem nộp cho phận phòng lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp” Công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu (kể viết tay có liên quan đến cơng tác) cán chuyên viên quản lý xếp có trật tự ngăn nắp để tiện tra cứu, theo dõi, không để thất lạc, mất, gây chậm trễ công việc; khơng bỏ sót tài liệu để đưa vào lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, nghiên cứu cần thiết Kinh nghiệm số quan việc xếp hồ sơ tài liệu tổ chức cách có khoa học, cán chuyên trách theo nhiệm vụ, cơng tác cần có cặp cơng văn, tài liệu sau đây: - Cặp đựng công văn tài liệu cần giải quyết, có bìa đựng cơng văn giải quyết, chờ giải - Cặp đựng công văn, tài liệu vấn đề giải xong có bìa đựng hồ sơ giải xong chờ nộp lưu, hồ sơ việc giải xong chờ chỉnh lý, bổ sung theo dõi việc thực - Cặp đựng giấy không giải gồm loại báo cáo, tin, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật, quản lý để nghiên cứu tham khảo loại giấy tờ khác sử dụng xong không lưu giữ (giấy mời họp trao đổi thông tin) 46 - Cặp đựng công văn, tài liệu “mật” (nếu có bảo quản tài liệu mật) Thường để phân biệt cặp đựng hồ sơ, thuận lợi cho xếp, tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, kinh nghiệm nhiều nước phân biệt màu bìa cho loại (có nước phân biệt màu sắc giấy loại văn bản) cho dễ thấy Thí dụ: Cặp đựng cơng văn trình thủ trưởng ký, văn cần giải (gấp, mật) thường dùng màu đỏ, cặp khác dùng màu xanh, vàng Như trình bày thủ trưởng xử lý nhanh công việc khẩn, gấp, mật, chuyên viên dễ xếp tìm kiếm cần đến Việc quản lý hồ sơ, tài liệu có độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) phải quản lý chặt chẽ, phận văn thư hành phải lập sổ theo dõi công văn, hồ sơ tài liệu mật đi, đến cán chuyên viên có liên quan Định kỳ tháng lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật quan, có báo cáo kết cho thủ trưởng quan biết, phát có mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho quan có trách nhiệm xử lý theo quy định Bộ Nội vụ 5.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 5.2.1 Lập hồ sơ Hồ sơ tập công văn, tài liệu có liên quan với việc, vấn đề (hoặc người) hình thành q trình giải cơng việc tập trung bảo quản chỗ (trong bìa hay cặp) Hồ sơ hiểu tập văn kết hợp với theo đặc điểm hình thức tập biên bản, tập thị - Lập hồ sơ: vào danh mục hồ sơ quan, đơn vị, vào chức năng, nhiệm vụ giao; dựa vào nguyên tắc, phương pháp quy định, sở đặc trưng phổ biến giống văn (như: vấn đề, tên gọi, tác giả, địa chỉ, quan, thời hạn) để tập hợp công văn giấy tờ, tài liệu vấn đề, việc, người tập văn kiện theo trình hình thành khách quan cách logic giải công việc phục vụ hiệu cho công việc hàng ngày nghiên cứu sau - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ trọng tâm cơng tác quan, có quan hệ chặt chẽ với trình giải cơng việc phải chính, có giá trị, có đầy đủ thể thức làm chứng xác thực vấn đề nêu hồ sơ Cơng tác lập hồ sơ có vị trí quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ, lập hồ sơ công tác cuối công tác văn thư, nguồn bổ sung không cạn cho lưu trữ 47 5.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ, gồm: - Lập danh mục hồ sơ - Mở hồ sơ - Thu thập công văn giấy tờ đưa vào hồ sơ - Sắp xếp công văn giấy tờ hồ sơ - Kết thúc hồ sơ - Viết bìa hồ sơ - Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 5.3 Công tác lưu trữ văn - Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình tổ chức hoạt động quan Nhà nước, có giá trị trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng, đối ngoại lập hồ sơ nộp lưu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác hàng ngày quan, có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc Tài liệu lưu trữ cịn có ý nghĩa xây dựng đất nước bảo vệ Tổ quốc, cho trước mắt cho nhiều hệ mai sau - Trong cơng tác lưu trữ có thuật ngữ “Phơng lưu trữ”, khái niệm phân loại dùng công tác chuyên môn lưu trữ để khối tài liệu, có mối liên hệ hữu chặt chẽ với hình thành trình hoạt động hệ thống quan, tập thể, cá nhân có chung nguồn gốc lịch sử Phơng lưu trữ gồm có: phông lưu trữ quan, phông lưu trữ cá nhân, phơng lưu trữ gia đình, dịng họ sưu tập lưu trữ - Công tác lưu trữ bao gồm: sưu tầm thu thập, xác định giá trị tài liệu, văn bản, phân loại chỉnh lý, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi khâu có vị trí quan trọng có nghiệp vụ kỹ thuật riêng, liên quan đến nhau, ảnh hưởng lẫn mắt xích dây chuyền sản xuất Khâu tổ chức sử dụng tài liệu vừa kết khâu tr ước mục đích chung cơng tác lưu trữ - Trách nhiệm Thủ trưởng quan cán chuyên môn quan: Điều Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia quy định: Thủ trưởng quan từ Trung ương đến sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phạm vi quyền hạn có trách nhiệm đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ - Trách nhiệm cán chuyên viên quan cần thực nêu Điều 23 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác 48 lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP Hội đồng Chính phủ quy định Công tác lưu trữ việc riêng người quản lý chuyên nghiệp lưu trữ mà toàn thể cán bộ, chuyên viên quan - Trách nhiệm Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành quan hướng dẫn giúp đỡ cán quan xếp tài liệu hồ sơ theo quy định chung thu nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ; thống kê hồ sơ quy định, bảo quản hồ sơ theo hướng dẫn Cục Lưu trữ Nhà nước; bảo quản phục vụ khai thác hồ sơ vào mục đích nghiên cứu quan 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu giảng dạy mụn học Soạn thảo ban hành văn khoa Quản lý đô thị, Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội biên soạn Luật Ban hành văn Quy phạm pháp luật Quốc hội thông qua năm 2015 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2009 Chính phủ Quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2013 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính; Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch; 10 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trỡnh bày văn hành Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 50 ... thể văn, ngôn ngữ văn 3.4.1 Thể văn 3.4.2 Ngôn ngữ Chương Quy trình soạn thảo ban hành văn 4.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật 4.1.1 Khái niệm 4.1.2 Quy trình xây dựng ban hành. .. công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có) Ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số /CP-HC; Cơng văn Thủ tướng Chính phủ Vụ Văn xã Văn. .. loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng 4.1.2.1 Đối với văn quy phạm pháp luật 4.1.2.2 Đối với văn hành - Xác định tính chất vấn đề cần ban hành văn - Chuẩn bị tư liệu - Dự thảo văn - Duyệt