Bài giảng Soạn thảo văn bản Microsoft Word được thực hiện bởi Trung tâm GDTX Đống Đa nhằm giới thiệu về phần mềm Microsoft Word, giúp bạn đọc nắm được cách soạn thảo văn bản, định dạng văn bản, in văn bản,... Mời quý thầy cô và các em học sinh cùng tham khảo bài giảng.
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUNG TÂM GDTX ĐỐNG ĐA SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu: Microsoft word phần mềm nằm office hãng Microsoft (Mỹ) Ms Word nhằm soạn thảo định dạng văn phục vụ cho cơng việc văn phịng Khởi động Word C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền (Desktop) C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Word 2003 Bài giảng MS Word Thanh tiªu ®Ị Màn hình làm việc của Word Thanh c«ng chn (Standard) Thíc däc (Ruler) Thanh công cụ tạo bảng (Table and Borders) Thanh thực đơn (Menu) Thanh định dạng (Formating) Vùng soạn thảo * Thanh Trượt dọc (Scroll) Thanh công cụ vẽ (Drawing) Bài Mở một tệp (File) trắng mới (New) C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh cơng cụ chuẩn (Standard Toolbar) C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N C3: Vào menu File / New… Bài giảng MS Word Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Standard Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File / Open… 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bài giảng MS Word Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S C3: Vào menu File / Save Nếu tệp chưa được ghi lần sẽ xuất hiện hộp thoại Save As (các bước tiếp theo xem slide sau) Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word khơng thực hiện việc gì) Bài giảng MS Word Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. Vào menu File / Save As 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bài giảng MS Word Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp Thốt khỏi Word (Exit) C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word C3: Vào menu File / Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: Yes: ghi tệp trước khi thốt, No: thốt khơng ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thốt Bài giảng MS Word Phương pháp gõ tiếng Việt Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và chương trình gõ tiếng Việt Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode… Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial… Các font Unicode: Arial, Times New Roman, … Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey… Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều bộ font,… Bài giảng MS Word 10 d) Nhập ơ, chia ơ Nhập các ơ thành 1 (Merge cells) Chọn các ô cần nhập Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells) Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells) Chọn (các) ô cần chia Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…) Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows Bài giảng MS Word 41 e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên các hàng được chọn Bài giảng MS Word 42 e) Thêm cột/hàng vào bảng C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, khơng cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) Vào menu Table / Insert / Thêm cột vào bên trái cột hiện tại Thêm cột vào bên phải cột hiện tại Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại Thêm ơ Bài giảng MS Word 43 f) Xố bảng, xố hàng, xố cột, xóa ơ C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ bằng số cột / hàng được chọn) Bài giảng MS Word 44 f) Xố bảng, xố hàng, xố cột, xóa ơ Nếu muốn xóa các ơ thì chọn các ơ cần xóa (các ơ phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ơ đã chọn. Chọn Delete Cells Đẩy các ơ bên phải ơ bị xóa sang bên trái Đẩy các ơ bên dưới ơ bị xóa lên trên Xóa tồn bộ các dịng chứa các ơ được chọn Xóa tồn bộ các cột chứa các ơ được chọn Bài giảng MS Word 45 f) Xố bảng, xố hàng, xố cột C2: Sử dụng lệnh Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete Xố cả bảng Xố các cột đã chọn Xố các hàng đã chọn Xố các ơ đã chọn Bài giảng MS Word 46 g) Các thao tác định dạng đường Sử dụng menu Format / Border and Shading… kẻ Chọn các ô trong bảng Vào menu Format / Border and Shading… Không kẻ khung Chỉ k ẻ khung Kiểu đường kẻ Khung xem trước biên ngồi Kẻ khung bao quanh tất cả ơ Tự kẻ khung theo ý muốn Màu đường kẻ Độ dày đường kẻ Bài giảng MS Word Các nút kẻ từng đường khung 47 Các thao tác định dạng đường kẻ (tiụế Tables and Borders p) Sử dụng thanh cơng c Vào menu Table/Draw Table… Merge Bút Tẩy để xố Độ dầy Cells kẻ đường kẻ đường khung kẻ Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ Split Chiều cao Chiều Cells các hàng rộng các bằng nhau cột bằng Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng Thường dùng pp này để xố hoặc làm đậm đường kẻ Bài giảng MS Word 48 h) Tính tốn trong bảng biểu Đặt con trỏ tại ơ cần tính theo cơng thức Chọn Table \ Formula… Cơng thức Định dạng kết quả Chọn nhanh cơng thức Bài giảng MS Word 49 h) Tính tốn trong bảng biểu (tiếp) Một số cơng thức hay sử dụng SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD: AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số Một số từ khóa: LEFT: các phần tử bên trái RIGHT: các phần tử bên phải ABOVE: các phần tử bên trên BELOW: các phần t ử bên d ưới Bài gi ảng MS Word 50 i) Sắp xếp bảng biểu Chọn cả bảng Chọn Table \ Sort Loại dữ liệu Cột sắp xếp Sắp xếp tăng hoặc giảm Cột sắp xếp nếu tiêu chí 1 bằng nhau Bảng lựa chọn có dịng tiêu đề khơng Bài giảng MS Word 51 Chèn số trang Vào menu Insert / Page Number… Chọn vị trí hiển thị: trên (Top) hoặc dưới (Bottom) Chọn căn chỉnh: Center (giữa), Right (phải) Chọn định dạng Hiện/ẩn số trang ở trang đầu tiên Số trang khởi đầu là… Bài giảng MS Word 52 Định dạng trang giấy Vào menu File / Page Setup… Tab Margins (lề) Khoảng cách các lề: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right) Khoảng cách đầu trang (header) và chân trang (footer) Thiết lập làm kích thước ngầm định cho mọi văn bản Bài giảng MS Word 53 Định dạng trang giấy (tiếp) Tab Paper Size (kích thước trang giấy) Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4) Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng đứng) hoặc Landscape (nằm ngang) Bài giảng MS Word 54 In văn bản Vào menu File / Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý Vào menu File / Print… (Ctrl+P) Nút này để chọn các thông số máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,… Chọn máy in In tất In trang hicả ện tại đặt con trỏ In các trang được nhập vào Số bản in Bài giảng MS Word 55 .. .Bài? ?giảng? ?Microsoft? ?Word Giới thiệu: Microsoft word phần mềm nằm office hãng Microsoft (Mỹ) Ms Word nhằm soạn thảo định dạng văn phục vụ cho cơng việc văn phịng Khởi động? ?Word C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên ... Bài? ?giảng? ?MS? ?Word 12 Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (ti ế p) Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ ngun âm hoặc sau khi đã gõ xong từ Ví dụ, để gõ dịng chữ ? ?Trung? ?tâm? ?GDTX? ?Đống? ?Đa? ??: Trung? ?taam? ?GDTX? ?DDoongs DDa... đen (chọn) đoạn? ?văn? ?bản Delete: xố 1 ký tự đứng sau con trỏ Back Space: xố 1 ký tự đứng trước con trỏ Bài? ?giảng? ?MS? ?Word 14 Một số phím hỗ trợ? ?soạn? ?thảo? ?(tiếp) Enter: xuống dịng để gõ đoạn? ?văn? ?bản? ?mới