Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty CP Xuất Nhập Khẩu MáyHN.DOC

Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty CP Xuất Nhập Khẩu MáyHN

LỜI MỞ ĐẦU

Những thành tựu của công cuộc đổi mới đất nước trong những năm vừa qua dang tạo ra thế và lực mới cho nền kinh tế nước ta, giúp chúng ta bước vào một thời kỳ mới theo hướng hội nhập và phát triển Ngày nay một nền kinh tế được coi là phát triển không thể nằm ngoài sự phát triển của nền kinh tế khu vực và thế giới Xác định rõ định hướng phát triển đó, nhằm đưa đất nước tiến thêm một bước hoà nhập với sự phát triển chung của thời đại, Đảng và nhà nước ta chủ trương thực hiện chính sách: Đẩy mạnh giao lưu hàng hoá, khuyến khích hoạt động xuất - nhập khẩu, mà đặc biệt chú trọng đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu, mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều nước trên thế giới, tiến tới gia nhập các tổ chức kinh tế quốc tế, các khối mậu dịch tự do.

Với một nền kinh tế dang phát triển như nước ta hiện nay, việc tiếp thu những tiến bộ khoa học - kỹ thuật công nghệ của các nước phát triển đóng vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tốc đọ phát triển kinh tế, đặc biệt trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá ( CNH-HĐH) đất nước hoạt động xuất nhập khẩu không những thúc đẩy sự phát triển của kinh tế trong nước mà còn góp phần giải quyết những vấn đề nổi cộm hiện nay như: việc làm, công nghệ, hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên

Vì thế cho đến nay, hoạt động xuất nhập khẩu ở nước ta đang diễn ra khá sôi động Các doanh nghiệp ngày càng năng động trong việc tìm kiếm nguồn hàng, thị trường nhằm mục đích vừa đáp ứng nhu cầu trong nước, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Tuy nhiên, để hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu có hiệu quả không thể không kể đến vai trò quan trọng của công tác hạch toán kế toán Nó là công cụ đắc lực trong công tác quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ trong quá trình sản

xuất kinh doanh, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình tài chính thực tại của đơn vị mình để có những phương hướng kinh doanh nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.

Chính vì vậy,để có thể hiểu và nắm thực tế rõ hơn những kiến thức đã được học trong nhà trường,tôi đã lựa chọn đơn vị : Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Máy HN " trong quá trình thực tập của mình Trong phạm vi báo cáo này, tôi xin trình bày các vấn đề sau :

Phần 1: Tổng quan về công ty CP Xuất Nhập Khẩu Máy HN

Phần 2: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty CP Xuất Nhập Khẩu MáyHN

Phần 3: Một số nhận xét và đánh giá

PHẦN I

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CUẢ CÔNG TY CPXUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI

1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty CP Xuất Nhập khẩu Máy Hà Nội (Tên giao dịch quốc tế MACHINOIMPORT HANOI) trực thuộc - Bộ Thương mại, là doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá theo Nghị định 64-2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ và quyết định số 0859/2004/QĐ-BTM ngày 28/06/2004 của Bộ Thương Mại, được tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2000.

Tên công ty: Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội.

Tên giao dịch đối ngoại: HANOI MACHINERY IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY

Tên giao dịch đối ngoại viết tắt: MACHINOIMPORT HANOI

Trụ sở chính của Công ty đặt tại: Số 8 - Phố Tràng Thi - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.

Đại diện của công ty tại: Số 3-5 Phố Hoàng Diệu - TP Hải Phòng Cửa hàng tại B2 Ngọc Khánh, đường Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội.

Ngoài ra, Công ty còn có 60.000 m2 đất và kho tại xã Việt Hùng, huyện Đông Anh, Hà nội.

Tổng giám đốc hiện nay: Nguyễn Anh Minh

Cty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội là pháp nhân theo quy định của Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Thực hiện hạch toán độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của Pháp luật Hoạt động theo điều lệ của Cty cổ phần và Luật Doanh nghiệp.

1.1.2 Ngành nghề và phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh:

- Kinh doanh thương mại: Xuất nhập khẩu, mua bán trong nước

- Kinh doanh dịch vụ: Đại lý bán hàng, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, tư vấn xây dựng, đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuế hải quan, đại lý xăng dầu, đại lý bán vé máy bay, dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống, photocopy, dịch vụ lữ hành nội địa, dịch vụ giao nhận, vận chuyển trong nước, vận chuyển quá cảnh, vận tải hàng hoá và hành khách, dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng, đất đai, dịch vụ môi giới.

- Gia công, lắp giáp, bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, phụ tùng, thiết bị văn phòng, điện, điện tử và tin học.

- Chế biến nông lâm thuỷ hải sản, rau quả.

- Sản xuất, gia công các mặt hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông vận tải - Máy, thiết bị lẻ, thiết bị toàn bộ và phụ tùng, dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng dệt may, sản phẩm bằng da, vải giả da.

- Nông sản, lâm sản đã chế biến, hải sản, rau quả, thực phẩm Hàng thủ công mỹ nghệ, rượu, bia, thuốc lá, các sản phẩm bằng gỗ, plastic, composite,

bị văn phòng, tin học, phần mềm, trang thiết bị vật tư cho ngành điện, điện tử, điện lạnh, vật liệu xây dựng, phân bón, hoá chất, dụng cụ thể dục thể thao, bao bì từ các loại chất liệu, kinh doanh dịch vụ kho tàng, nhà xưởng, văn phòng, khách sạn, cửa hàng, siêu thị.

Công ty kế tục truyền thống của hai Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Máy và Tổng Công ty Thiết bị và Phụ tùng đã có thời gian hoạt động trên 40 năm, là doanh nghiệp Nhà nước đã cung cấp nhiều vật tư, hàng hoá cho cuộc chiến tranh chống Mỹ, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Công ty CP Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản cả về thương mại và kỹ thuật Trên 90% cán bộ có trình độ đại học, trong đó có trên 50% cán bộ là kỹ sư kỹ thuật được đào tạo trong và ngoài nước về các lĩnh vực cơ khí chế tạo, động lực ô tô, tầu hoả, tầu thuỷ, máy bay, điện tử tin học, thiết bị Y tế máy công nghiệp nhẹ và thực phẩm có trình độ làm việc cả trong lĩnh vực thiết kế và công nghệ.

Công ty CP Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội có quan hệ buôn bán và hợp tác với khách hàng trong cả nước và hàng trăm khách hàng của trên 30 nước khắp các châu lục trên thế giới Công ty cũng tạo được uy tín với các tổ chức tín dụng, có tiềm năng về cơ sở vật chất, có đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh.

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

 Chức năng của Công ty:

Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại máy móc, thiết bị lẻ và thiết bị toàn bộ, phụ tùng, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng Gia công lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị máy, phương tiện vận tải; dịch vụ: bán đại lý, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng; kinh doanh các mặt hàng dệt, nông

hải sản và lâm sản chế biến Kinh doanh cửa hàng, ăn uống, kinh doanh rượu, thuốc lá Kinh doanh, chế biến lâm, hải sản, rau quả; kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ; kinh doanh, sản xuất hàng may mặc; kinh doanh vật tư, trang thiết bị y tế; vận tải hàng hoá, hành khách Kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh khoáng sản, phân bón và hoá chất.

 Nhiệm vụ của Công ty:

- Nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu trên thị trường để có những phương án, chiến lược kinh doanh đúng đắn ít rủi ro và để phục vụ cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh.

- Thông qua các hình thức chào hàng để tham gia đàm phán ký kết trực tiếp và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết Các bộ phận đơn vị phải tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật.

- Quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả nguồn ngoại tệ của Công ty Tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu dưới mọi hình thức trên quan điểm hữu hiệu và chấp hành đầy đủ mọi nghĩa vụ trách nhiệm, chính sách đối với nhà nước Bảo toàn và phát triển tốt vốn kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, điều kiện làm việc cho người lao động, bồi dưỡng các bộ chuyên môn và năng lực cán bộ kinh doanh.

1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TAI CÔNG TY CPXUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty:

Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty CP XNK Máy Hà nội

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ cuả từng phòng ban

Đại hội đồng cổ đông:

Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền cao nhất của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội.

Thành phần tham gia Đại hội đồng cổ đông là cá nhân hoặc đại diện nhóm cổ đông sở hữu từ 300 cổ phần trở lên được tham dự Đại hội đồng cổ

Các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông chỉ có giá trị khi được các cổ đông đại diện sở hữu trên 51% tổng số vốn điều lệ của công ty biểu quyết thông qua.

Đại hội đồng cổ đông thành lập có nhiệm vụ: Thảo luận và thông qua điều lệ công ty Bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Thông qua kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư 3 năm của công ty Thông qua qua chế độ phụ cấp cho thành viên HĐQT, Ban kiểm soát.

- Hội đồng quản trị

HĐQT là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông HĐQT của Cty có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm Thành viên của HĐQT được trúng cử với đa số phiếu tính theo số giá trị cổ phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín.

HĐQT có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

HĐQT quyết định chiến lược phát triển kinh doanh và ngân sách hàng năm của công ty trên cơ sở các mục đích chiến lược do Đại hội đồng cổ đông thông qua.

HĐQT có thể đình chỉ các quyết định của Tổng giám đốc nếu xét thấy trái pháp luật, vi phạm điều lệ, nghị quyết và các quy định của HĐQT.

HĐQT không được phép (trực tiếp hoặc gián tiếp) cho vay hay cho mượn tài sản công ty để thế chấp hoặc bảo lãnh hộ cho các đối tượng.

- Tổng giám đốc:

Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xản suất kinh doanh của công ty theo nghị quyết, quyết định của HĐQT, nghị quyết của Đại hội đồng

nhiệm và miễn nhiệm không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên HĐQT Nhiệm kỳ của Tổng giám đốc do HĐQT quyết định.

Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và Đại hội đồng cổ đông và thực hiện nhiệm vụ của mình.

Tổng giám đốc có quyền từ chối thực hiện các quyết định của Chủ tịch hay các thành viên HĐQT nếu thấy trái pháp luật, trái điều lệ và trái nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông Đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay Ban kiểm soát Có quyền tuyển dụng, thuê mướn, bố trí sử dụng lao động theo quy chế tuyển dụng lao động đã được HĐQT phê duyệt, khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động phù hợp với Bộ Luật lao động.

Tổng giám đốc xây dựng và trình Đại hội đồng cổ đông về kế hoạch chiến lược phát triển dài hạn và kế hoạch hàng năm, dự án đầu tư, phương án liên doanh, đề án tổ chức của công ty, quy hoạch đào tạo cán bộ và lao động, phương án phối hợp kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Quyết định giá mua, giá bán hàng hoá, dịch vụ, quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất kinh doanh dịch vụ theo quy chế đã được HĐQT phê duyệt.

- Các Phó Tổng giám đốc:

Các Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc điều hành Công ty và do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc Thực hiện những nhiệm vụ của TGĐ phân công trong công việc điều hành chung của Công ty Được TGĐ uỷ quyền ký văn bản, ký hợp đồng và các văn bản liên quan và chịu trách nhiệm trước TGĐ, HĐQT và pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ của mình.

- Ban kiểm soát:

Ban kiểm soát là những người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và bộ máy điều hành của Tổng giám đốc theo mọi quyết định của Trưởng ban kiểm soát.

Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.

Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn theo hình thức trực tiếp bỏ phiếu kín với số lượng Ban kiểm soát 3 người trong đó có ít nhất 1 người phải có trình độ đại học chuyên ngành tài chính – kế toán và 1 người có kinh nghiệm quản lý công ty.

- Văn phòng:

Làm đầu mối giúp TGĐ trong quan hệ giao dịch trong và ngoài Công ty; phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp TGĐ nắm tình hình diễn biến hàng ngày.

Tham mưu và giúp TGĐ trong công tác tổ chức và quản lý, điều động, sắp xếp, đào tạo, tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh doanh của Công ty.

Giúp TGĐ xây dựng và quản lý việc thực hiện Quy chế văn thư lưu trữ; nội quy lao động: bảo vệ trật tự trị an, tự vệ, PCCC, PCBL ….

Tham mưu giúp TGĐ xây dựng đơn giá tiền lương, giải quyết các chế độ về tiền lương; thực hiện các công việc về BHXH, BHYT, lương.

Quản lý và khai thác tài sản của Công ty; quản lý việc sử dụng các phương tiện thông tin, điện, nước, xăng xe.

Thực hiện các công việc hành chính quản trị khác của Công ty.

Thường trực - Bảo vệ:

Đón tiếp, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn khách ra vào Công ty với thái độ văn minh, lịch sự.

Liên hệ chặt chẽ với các bộ phận trong cơ quan và công an khu vực để hợp đồng công tác khi cần thiết.

Chịu trách nhiệm cá nhân nếu để xảy ra hiện tượng không đảm bảo an toàn an ninh, trật tự trong ca trực Bảo quản tốt các phương tiện, thiết bị được giao bảo quản, sử dụng.

- Phòng Tài chính kế toán - thống kê kế hoạch:

Về công tác tài chính:

Tham mưu và giúp TGĐ trong việc khai thác mọi nguồn vốn; quản lý sử dụng vốn; Cân đối, bồ trí vốn cho các hợp đồng đã được ký kết; thực hiện thu chi theo quy định của NN và Công ty.

Về công tác kế toán:

Thực hiện công tác kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán.

Giúp TGĐ theo dõi, quản lý và thực hiện việc nộp thuế, việc đóng góp Ngân sách theo Luật định.

Làm báo cáo tài chính định kỳ và đột xuất theo điều lệ của Công ty và yêu cầu của TGĐ.

Quản lý tài sản chung của Công ty kể cả Giấy chứng nhận sở hữu nhà và quyền sử dụng đất; các giấy tờ gốc về tư cách pháp nhân của Công ty, tiền quỹ, hàng hoá xuất nhập kho trên sổ sách kế toán.

Hoạch toán kết quả kinh doanh của các đơn vị kinh doanh để tính lương và thưởng.

Hướng dẫn và theo dõi các đơn vị kinh doanh mở sổ sách hạch toán nội bộ (khi các đơn vị được hạch toán báo sổ).

Thẩm định và kiểm tra các phương án của các đơn vị trước khi trình TGĐ phê duyệt Góp ý và chịu trách nhiệm về những kiến nghị góp ý của mình đối với từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định được lỗ, lãi để tính trả lương cho các đơn vị.

Về công tác thống kê kế hoạch:

Giúp TGĐ xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và theo dõi việc thực hiện kế hoạch.

Tham mưu cho TGĐ các biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, pháp chế trong kinh doanh.

Tập hợp số liệu sản xuất kinh doanh của Công ty, làm báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của TGĐ.

- Trung tâm Kinh doanh xuất nhập khẩu 1,2,3:

Các đơn vị và cá nhân trong Công ty đều được kinh doanh theo đúng các quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty, các quy định của pháp luật và điều lệ Công ty Trong kinh doanh, lấy hiệu quả làm mục tiêu, luật pháp và điều lệ Công ty làm thước đo chuẩn mực Mọi hành vi vi phạm pháp luật và điều lệ Công ty, kinh doanh thua lỗ, làm thất thoát vốn đều phải chịu trách nhiệm bồi hoàn cho Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Được TGĐ uỷ quyền ký kết các hợp đồng nội, ngoại, uỷ thác, dịch vụ, theo phương án kinh doanh đã được duyệt và chịu trách nhiệm trước TGĐ về sự uỷ quyền đó Đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân khi vi phạm pháp luật do chủ quan gây ra.

Trong quá trình thực hiện phương án, đơn vị và cá nhân phải thực hiện đúng quy trình, thao tác nghiệp vụ, chuyên môn để đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao, nếu xảy ra sai sót phải chịu trách nhiệm.

Được Công ty đứng ra vay vốn Ngân hàng hoặc yêu cầu Ngân hàng bảo lãnh để dự thầu và thực hiện hợp đồng theo cam kết của đơn vị ký với Công ty Trường hợp bán hàng trả chậm Công ty yêu cầu đối tác mua hàng hoặc đơn vị, cá nhân người thực hiện phải có bảo lãnh Ngân hàng, tài sản thế chấp hoặc cầm cố theo quy định của Ngân hàng Được huy động vốn nhàn rỗi của các cá nhân, tập thể hoặc vay ngoài để thực hiện các thương vụ kinh doanh.

Trên nguyên tắc lấy thu bù chi, được chi hợp lý các khoản chi phí, vận tải, bốc dỡ, bảo quản, hao hụt, chí phí tiếp khách, khuyến mại, tiếp thị, chi phí công tác, văn phòng phẩm… theo phương án và các khoản chi phí trực tiếp khác trên cơ sở chứng từ tài chính thu chi hợp lệ theo phương án đã duyệt.

- Đại diện Hải Phòng:

Thay mặt Công ty giải quyết các công việc ở Hải Phòng và các địa bàn lân cận.

Làm thủ tục thông quan và giao nhận tại cửa khẩu.

Khai thác và bảo vệ trụ sở văn phòng đại diện của Công ty.

- Ban công nợ:

Ban thu hồi công nợ do Tổng Giám đốc làm trưởng ban, 1 Phó ban chuyên trách và một chuyên viên giúp việc.

Ban công nợ có nhiệm vụ thu hồi công nợ của Công ty Nhà nước chuyển sang Công ty cổ phần và thực hiện những nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TÌNHHÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY

1.3.1 Khái quát về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty:

Thực hiện chủ trương đa dạng hoá phương thức, nội dung hoạt động kinh doanh là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu để có thể tồn tại và đi

lên Công ty đã áp dụng nhiều hình thức kinh doanh khác nhau: xuất khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác xuất khẩu:

- Nhận uỷ thác xuất khẩu:

Là một đơn vị được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp với lợi thế của mình Công ty đã mạnh dạn thực hiện các hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho các cá nhân và đơn vị có nhu cầu nhưng không được phép xuất khẩu trực tiếp Phương thức này có các trường hợp như sau:

+ Trường hợp người uỷ thác đã tìm được bạn hàng ở nước ngoài và đã thoả thuận các điều khoản với các bạn hàng ở nước ngoài Công ty chỉ đảm nhận các công việc người uỷ thác là thực hiện hoàn tất các thủ tục cần thiết cho việc xuất khẩu hàng qua biên giới như lo giấy phép xuất khẩu, tờ khai hải quan.

Sau khi hoàn tất thủ tục, cán bộ nghiệp vụ đảm nhiệm ở bộ phận xuất khẩu uỷ thác này sẽ giao toàn bộ các chứng từ, giấy phép xuất khẩu hợp lệ cho người uỷ thác Về phía người uỷ thác lúc này đã thoả thuận giá cả với người mua, mọi chi phí phát sinh này đều do người uỷ thác chịu trách nhiệm.

Khi công việc hoàn thành công ty sẽ thu một khoản tiền công gọi là phí uỷ thác mà hai bên đã thoả thuận chi trả cho nhau trước khi ký hợp đồng.

+ Trường hợp uỷ thác mua hàng rồi giao hàng đó cho Công ty tiêu thụ, trường hợp này Công ty phải làm một hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với người người uỷ thác và trong hợp đồng đó phải có những điều khoản do hai bên thoả thuận và phải thực hiện đúng.

- Xuất khẩu trực tiếp:

Công ty đứng ra trực tiếp thực hiện tất cả các khâu của quá trình buôn bán với ngước ngoài như: nghiên cứu thị trường, tìm kiếm bạn hàng cho xuất khẩu, thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, ký kết và thực hiện hợp đồng

xuất khẩu Hoạt động thu mua nguồn hàng của công ty được thực hiện như sau:

+ Thu mua tạo nguồn hàng thông qua các đại lý kinh tiêu: Là người đại lý hoạt động với danh nghĩa và chi phí của mình, thù lao của người này là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán và giá mua vào Với hình thức này công ty định khoản giá cụ thể cho từng mặt hàng, các đại lý kinh tiêu căn cứ vào đó để thu mua và bán lại hàng cho công ty Hình thức này có nhược điểm: không nắm bắt sát giá thị trường bên ngoài Với hình thức này nếu có một đơn vị cá nhân kinh doanh khác có mức giá mua coa hơn thì các đại lý sẽ bán cho họ để kiếm khoản chênh lệch cao hơn như vậy công ty sẽ mất nguồn hàng Ưu điểm: Công ty sẽ giải quyết được khó khăn về vốn và từ đó quay vòng vốn nhanh hơn Nếu có một đại lý rộng khắp và định giá hợp lý, công ty có thể huy động được nguồn hàng lớn và nhanh nhất.

+ Thu mua tạo nguồn hàng qua các đại lý hoa hồng: công việc thu mua hàng được giao cho các đại lý với chi phí do Công ty bỏ ra, các đại lý sẽ thu mua các mặt hàng trên thị trường theo yêu cầu của công ty về chất lượng, chủng loại, số lượng và họ sẽ được trả khoản tiên hoa hồng, hình thức này công ty giao cho các cán bộ nghiệp vụ của công ty thực hiện Hình thức này có nhược điểm: công ty phải huy động vốn kinh doanh của mình vào việc thu mua tạo nguồn hàng Ưu điểm: Công ty sẽ mua được hàng với giá sát nhất với giá thị trường, giảm chi phí áp dụng thu mua với các mặt hàng nông sản.

Một số mặt hàng Công ty đã từng nhập khẩu trong những năm gần đây: Mặt hàng nhập khẩu của năm 2006

n v tính:1000 USD Đơn vị tính:1000 USD ị tính:1000 USD

Tên công trình – mặt hàngNước sản

Dây chuyền sản xuất chè CTC Cẩm Khê Tây Đức 314

Thiết bị toàn bộ nhà máy đường Việt Trì Thuỵ Điển 1.202

Mặt hàng nhập khẩu của năm 2007

Đơn vị tính: 1000USD

Tên công trình-mặt hàngNước sản xuấtTổng giá trị

Nhà máy sản xuất bao bì xi măng Huế Nauy 400

Dự án xử lý và thu gom nước thải ở Huế Thuỵ Điển 86

Dây chuyền sản xuất chè CTC Sơn La Inđônêxia 3.250

Thiết bị toàn bộ nhà máy đường Lam Sơn Phần Lan 1.750

Mặt hàng nhập khẩu của năm 2008

Đơn vị tính: 1000USD

Tên công trình-mặt hàngNước sản xuất Tổng trị giá

Trang thiết bị toàn bộ cho bệnh viện Hà Tây Pháp 15.000 Máy móc thiết bị thi công cho dự án cấp

thoát nước Bộ xây dựng

Phần Lan 1.270.877 Hạt lúa mì trắng (chưa chế biến) úc 6.600 10 xe thang cứu hoả cho công an Hà nội Đức 1.600 1 xe thang chữa cháy cho công an Hà Nội Đức 1.600

Thiết bị cung cấp nước sạch Phần Lan 11.020

1Trang thiết bị toàn bộ cho Bệnh

viện Hà tây 5.000.000 1999 Bệnh viện Hà Tây Nhật 2Thiết bị thí nghiệm cho phòng

nghiên cứu chuyên sâu4Thiết bị y tế125.0002000Bệnh viện Hữu nghị

5Máy chụp X-quang32.0002000Công ty xây dựng số 3 Hải phòng

Nhật6Cân phân tích độ chính xác cao30.0002000Viện Dược liệuThuỵ sĩ7Dây chuyền chiết xuất dược

liệu 80.000 2000 Bệnh viện y học quân đội Trung quốc8Bộ nội soi khớp35.0002000Bệnh viện TWQĐ - 108Thuỵ sĩ9Kính hiển vi phẫu thuật50.0002000Bệnh viện TWQĐ - 108Thuỵ sĩ10Thiết bị thí nghiệm cho phòng

thí nghiệm môi trường kiến

12Hệ thống hiện đại hoá thông tin

LIGHTSPEED 700.000 2002 Bệnh viện Hữu nghị Mỹ

18Dao mổ điện80.0002003Bệnh viện Việt ĐứcNew Dilan19Giường cấp cứu70.0002003Bệnh viện TW quân đội 108 Đức20Máy siêu âm màu 3D71.0002003Bệnh viện Hồng NgọcNhật bản21Kính hiển vi200.0002003Ban quản lý dự án hỗ trợ y tế

Quốc gia – Bộ Y tế

Nhật bản22Hệ thống máy siêu âm màu120.0002004Bệnh viện Hữu nghịNauy23Máy X-quang chụp vú150.0002005Trường Cao đẳng KT YT IMỹ24Máy siêu âm đo loãng xơng 26Các hệ thống siêu âm màu 4D500.0002004Các phòng khám đa khoa

Phan Chu Trinh (HN), Bắc ninh, Thanh Hoá

27Phòng thí nghiệm Labo phẫu thuật

90.0002004Đại học Y khoa HuếĐức, Italy28Máy truyền dịch tự động, máy

gây mê kèm giúp thở

150.0002005Bệnh viện Hữu nghịMỸ29Các thiết bị cho chương trình

phòng chống HIV/AIDS 900.000 2005 Dự án phòng chống HIV/AIDS Châu Âu 30Máy chụp cắt lớp CT Scanner

Lightspeed Ultra

750.0002005Bệnh viện Bưu điệnMỹ31Máy chụp X-quang C-Arm200.0002005Bệnh viện Bưu điệnMỹ

1.3.2 Tình hình tài chính của công ty:

Vốn điều lệ của Công ty được đóng góp bằng đồng Việt nam, ngoại tệ hoặc bằng hiện vật do các cổ đông đóng góp Được hạch toán, theo dõi theo một đơn vị thống nhất là đồng tiền Việt nam Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập được xác định là 6.500.000.000 đồng Trong đó: Vốn thuộc sở hữu nhà nước chiếm 15% vốn điều lệ là: 975.000.000 đồng Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là pháp nhân và cá nhân là 85% vốn điều lệ là: 5.525.000.000 đồng.

Vốn điều lệ khi thành lập được chia thành 65.000 cổ phần Giá trị mỗi cổ phần là 100.000 đồng Cổ phần được phát hành dưới dạng cổ phiếu Vốn điều lệ có thể được điều chỉnh (tăng hay giảm) theo nhu cầu của sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty cổ phần Việc điều chỉnh vốn điều lệ phải do Đại hội cổ đông quyết định trên cơ sở đề nghị của Hội đồng quản trị và được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Công ty đang trong quá trình cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần nên hoạt động kinh doanh gặp khó khăn do chưa có quy chế rõ ràng qui định về kinh doanh cũng như về việc chuyển giao từ Công ty Nhà nước sang Công ty cổ phần, thêm vào đó là chi phí cho hoạt động cổ phần hoá nên lợi nhuận của Công ty giảm mạnh Năm 2005, hoạt động kinh doanh của Công ty đã dần trở lại bình thường và bắt đầu phát triển.

Do là Công ty mới được cổ phần hoá nên hoạt động của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội vẫn tiếp tục duy trì và phát triển các mỗi quan hệ sẵn có với khách hàng trong và ngoài nước, tập trung phát triển vào một số mặt hàng cũ trước đây của Công ty nhà nước như: các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, các mặt hàng thiết bị y tế công nghệ cao (máy cộng hưởng từ, CT scaner, máy siêu âm 4 chiều…), các nghành sản xuất thép, hoá chất, phân bón ngành nhựa

PHẦN II

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNGTY CP XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HN

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán * Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên:

Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty Giữa các bộ phận có sự gắn kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc.

Hiện tại, công ty chỉ có 4 kế toán thực hiện việc hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn ra trong công ty và công việc đó được thực hiện tại trụ sở công

ty Ngoài ra, tại mỗi văn phòng đại diện cũng có kế toán từ công ty cử xuống Nhân viên kế toán đều có trình độ đại học trở lên.

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo điều lệ kế toán trưởng ban hành theo nghị định số 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng bộ trưởng Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môm nghiệp vụ cho cán bộ kế toán trong phòng và phòng kế toán đơn vị trực thuộc; đôn đốc, kiểm tra, xét duyệt báo cáo tài chính các đơn vị trực thuộc Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế toán-tài chính công ty, chỉ đạo, góp ý cho phụ trách kế toán các đơn vị trực thuộc trong việc phân công công việc cụ thể ở phòng kế toán các đơn vị trực thuộc Tổ chức học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ, các chính sách chế độ mới cho toàn thể cán bộ kế toán thuộc công ty.

Nhân viên kế toán: Họ thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục

Kế toán tiền:

- Kế toán tiền mặt: Lập, bảo quản phiếu thu, phiếu chi cùng những chứng từ có liên quan ví dụ như giấy đề nghị thanh toán, giấy xin tạm ứng lệnh chi tiền…; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ do cơ sở gửi lên; thực hiện việc cập nhật số liệu vào máy tính; thực hiện đối chiếu với thủ quỹ vào cuối ngày; thực hiện kiểm kê tiền và lập bảng kiểm kê quỹ;

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Cập nhật, lưu trữ chứng từ liên quan đến TGNH; thực hiện lập hợp đồng mở L/C; thực hiện theo dõi chi tiết TGNH

 Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ; tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định; lập, luân chuyển lưu trữ chứng từ liên quan đến TSCĐ; thực hiện kiểm tra các chứng từ do cơ sở và nhà máy gửi lên, cập nhật số liệu về TSCĐ vào máy tính;

 Kế toán vật tư: Theo dõi sự biến động, tình hình nhập xuất tồn của các loại vật tư; cập nhật số liệu vật tư vào máy tính; thực hiện lưu trữ tài liệu về vật tư;

 Kế toán tiền lương nhân viên: Kiểm tra việc tính lương của công nhân viên chức trong công ty và của nhà máy sản xuất theo đúng phương pháp thời gian làm việc thực tế; theo dõi việc trả lương cho cán bộ công nhân viên tại các văn phòng đại diện và nhà máy; theo dõi khoản trích theo lương và việc thanh toán các khoản này cho Nhà nước; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ liên quan đến lao động tại cơ sở; cập nhật số liệu vào máy tính;

 Kế toán thanh toán: Theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ; lập kế hoạch thu nợ và trả nợ kịp thời để duy trì khách hàng và đảm bảo uy tín của công ty.

 Kế toán văn phòng đại diện:

- Kế toán do công ty lựa chọn và bổ nhiệm: Nhân viên kế toán này là đại diện cho kế toán của Công ty tại các văn phòng đại diện, có nhiệm vụ theo dõi việc lập, kiểm tra độ chính xác của chứng từ do nhiên viên kế toán khác tại văn phòng đại diện lập, thực hiện việc gửi chứng từ về trụ sở của Công ty, giải thích sự hợp lý của chứng từ khi nhân viên kế toán tại trụ sở có yêu cầu cần giải thích.

- Nhân viên kế toán do văn phòng đại diện tự tuyển dụng: Nhân viên này có nhiệm vụ lập chứng từ khi có nghiệp vụ xảy ra, chịu sự quản lý trước hết là từ kế toán do Công ty cử xuống.

Do tại trụ sở công ty chỉ có 4 kế toán gồm cả kế toán trưởng nên mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm các phần hành khác nhau Khi đã được giao nhiệm vụ kế toán sẽ thực hiện theo yêu cầu của các phần hành.

2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty2.2.1 Các chính sách kế toán tài chính chung

- Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc

- Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, thông tư hướng dẫn đã ban hành và luật khác có liên quan như luật thuế…

- Hạch toán ngoại tệ sử dụng tỷ giá thực tế Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ quy đổi ra VND.

- Sử dụng đồng tiền thống nhất Việt Nam đồng.

- Ngoài ra, Công ty còn đề ra những chính sách chung nhằm quản lý tài sản, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn Đấy là những chính sách kiểm soát đảm bảo bảo vệ được tài sản, nguồn vốn của công ty.

2.2.2.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Các loại chứng từ mà công ty sử dụng như:

Phần tiền: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ.

Phần hành hàng tồn kho: Hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu kiểm kê,

Phần thanh toán: hóa đơn và giấy đề nghị mua hàng (nếu là mua hàng), hóa đơn và phiếu xuất (nếu bán hàng), phiếu thanh toán tạm ứng, các biên bản phạt vi phạm hoặc quy kết trách nhiệm.

Phần tài sản cố định: biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nhận chất lượng, hóa đơn, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,

Phần tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.

Phần tiền gửi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, hợp đồng mở L/C Trên thực tế công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nên có trường hợp khi cần sử dụng chứng từ sẽ được kế toán in theo mẫu trên phần mềm Ngoài ra công ty cũng sử dụng chứng từ lập thủ công Các chứng từ gốc để nhập vào máy sẽ được sắp xếp theo phần hành khác nhau để sử dụng, quản lý và lưu

2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty gần như một doanh nghiệp thương mại nên tài khoản hàng tồn kho, tài khoản phải thu phải trả phức tạp có nhiều tài khoản con Tài khoản hàng tồn kho được chi tiết theo loại vật tư, tài khoản phải thu được chi tiết theo khách hàng Điều này sẽ được làm rõ trong kế toán các phần hành dưới đây Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng theo chế độ.

2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Công ty thực hiện hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Công việc hạch toán hoàn toàn trên máy tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Các loại sổ mà công ty sử dụng cho quá trình hạch toán gồm sổ phân loại

chứng từ cùng loại, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các phần hành khách nhau, sổ tổng hợp của các sổ chi tiết Mỗi phần hành khách nhau sẽ có các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp và sổ cái riêng Sau khi thực hiện trên máy kế toán sẽ in để lưu các tài liệu Sau mỗi quý thì sổ từng phần hành sẽ được in ra để đề phòng sự cố phần mềm Ngoài những sổ sách theo quy định thì công ty còn thực hiện lập các bảng kê nhằm mục đích quản trị nội bộ Các sổ chi tiết được công ty sử dụng:

 Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm,  Thẻ kho

 Sổ chi tiết tài khoản phải thu, phải trả theo cơ sở  Sổ chi tiết tài khoản 334, TK 335, TK 338 theo cơ sở.

 Sổ chi tiết TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp và sổ chi tiết TSCĐ dùng cho các cơ sở.

 Sổ chi tiết TK 621, TK 622, TK 627, TK154 theo hợp đồng  Thẻ tính giá thành sản phẩm

 Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng  Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi …

Các sổ chi tiết này sẽ được thực hiện trên exel.

Dưới đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: