Đặc điểm riêng và mô hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN.DOC

Đặc điểm riêng và mô hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN.

LỜI MỞ ĐẦU

T rong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là vấn đề nóng bỏng và nan giải đối với từng doanh nghiệp Chỉ sau một thời gian dài hoạt động trong cơ chế bao cấp, khi chuyển sang cơ chế thị trường với chế độ hạch toán kinh doanh độc lập đã có không ít các đơn vị kinh doanh không thích ứng được với điều kiện kinh doanh mới, làm ăn thua lỗ Do trong thời bao cấp không có sự cạnh tranh kinh doanh, thua lỗ thì nhà nước chịu thiệt hại, còn trong cơ chế thị trường cạnh tranh tự do đòi hỏi sản phẩm có chất lượng cao hơn, giá thành thấp hơn, dịch vụ bán tốt hơn và nhiều yếu tố khác Ngoài những khó khăn trên, cơ chế thị trường mới cũng tạo ra nhiều thuận lợi đặc biệt cho công ty, doanh nghiệp có thực lực Cơ chế thị trường đã gạt bỏ những hạn chế kinh doanh trước đây của công ty như: chỉ được phép mua bán với khách hàng do nhà nước chỉ định và hàng hoá được tiêu thụ trên thị trường với giá cả do nhà nước qui định Hàng hoá trên thị trường do không có cạnh tranh nên mọi sản phẩm hàng hoá hầu như chất lượng kém hơn nhiều so với sản phẩm của các nước khác Công ty chỉ quan hệ xuất nhập khẩu với các nước xã hội chủ nghĩa và quan hệ này cũng do nhà nước chỉ định Do không thông thương với các nước khác nên trình độ quản lý và sản xuất kinh doanh thấp làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh không có hiệu quả thực sự Những công ty hoạt động kém thì dựa dẫm vào nhà nước, công ty hoạt động tốt thì không thể đi lên Khi chuyển sang cơ chế thị trường hoạt động kinh doanh được mở rộng và phạm vi kinh doanh cũng lớn hơn tạo thuận lợi cho một số công ty đặc biệt là các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu Với một thị trường rộng lớn hơn bao gồm thị trường trong nước và thị trường ngoài nước với các mặt hàng ngày càng đa dạng hơn và chất lượng cũng tốt hơn do điều kiện cạnh tranh giúp cho công ty hoạt động năng động hơn và có hiệu quả, trình độ sản xuất kinh doanh cũng được nâng cao lên.

Trong thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo trong khoa kinh tế đặc biệt thầy Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú trong Công ty

IMEXIN mà "Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN" đã được hoàn thành

Nội dung của "Báo cáo thực tập tổng hợp " đề cập đến quá trình hình thành phát triển doanh nghiệp, đặc điểm kinh doanh của công ty và tình hình tài chính kế toán của công ty Phạm vi nghiên cứu của báo cáo là căn cứ vào nguồn số liệu về tài chính- kế toán của công ty trong tháng 4 của năm 1999 nhằm mục đích phân tích đánh giá hoạt động của công ty và các biện pháp giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn Tuy nhiên, do có những hạn chế nhất định, bản báo cáo chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong công ty để giúp cho bản báo cáo được hoàn thiện hơn.

Qua đây tôi xin gửi tới các thầy cô, các cô chú trong công ty lời cảm ơn chân thành nhất.

Nội dung của báo cáo được chia thành 2 phần:

Phần thứ I: Đặc điểm riêng và mô hình tổ chức hạch toán kế toán của

Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN

Phần thứ II: Nội dung chính của công tác kế toán hạch toán của Công ty IMEXIN.

Phần thứ I:

ĐẶC ĐIỂM RIÊNG VÀ MÔ HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ IMEXIN

CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ IMEXIN:

- Công ty thành lập ngày 20 -4 -1970 theo quyết định số 204/HTNT của Bộ ngoại thương Tên lúc đó là Công ty tổng hợp cấp I.

- Năm 1975→ 1978: Công ty hoạt động trên cả nước và đến năm 1978 được đổi tên thành công ty tổng hợp I.

- Năm 1988: đổi tên thành công ty kinh doanh tổng hợp Hợp tác xã mua và bán miền Bắc, địa bàn lúc đó hoạt động chủ yếu ở miền Bắc - Ngày 29-12-1994 đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư theo quyết định số 4286/QTQĐ và có tên giao dịch quốc tế là “The Import Export and Investment” viết tắt là IMEXIN, trên cơ sở đăng ký thành lập từ Công ty kinh doanh tổng hợp - hợp tác xã mua và bán miền Bắc trực thuộc Ban quản lý hợp tác xã Việt Nam.

- Trụ sở chính của Công ty tại 62 Giảng Võ, quận Đống Đa, Hà Nội.- Từ khi thành lập lại vốn của Công ty xác định là:

Vốn pháp định của Công ty 30-6-1997 là: 1.132.897.337 đồng.Trong đó:

+ Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 663.474.605 đồng.+ Vốn do ngân sách cấp: 469.422.732 đồng.

Vốn pháp định của công ty tới 30-11-1997: 2.787.093.000 đồng.Trong đó:

+ Vốn do ngân sách cấp: 469.422.732 đồng.+ Vốn do nghành cấp: 1.000.000.000 đồng.

+ Vốn doanh nghiệp tự bổ sung:1.317.616.268 đồng.

1. Khái quát quá trình hoạt động và phát triển của Công ty:

Trong quá trình hoạt động kể từ khi thành lập đến khi chuyển sang cơ chế mới, Công ty đã thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, góp phần phục vụ sản xuất và tiêu dùng của nhân dân Từ năm 1993 hoạt động kinh doanh của Công ty áp dụng hình thức kinh doanh với việc quản lý mới theo cơ chế thị trường, các mặt hoạt động của Công ty nhất là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ổn định và phát triển, hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả, Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, tạo việc làm cho người lao động, có tích luỹ Đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty được ổn định và nâng lên Trong cơ chế thị trường mở cửa, phạm vi hoạt động của Công ty được mở rộng.

- Năm 1994 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt: 128.500.000 đồng.- Năm 1995 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt: 10.220.000.000

- Hoạt động của công ty gồm các nội dung sau:

+ Tổ chức thu mua, bán buôn bán lẻ các mặt hàng nông lậm, hải sản, lương thực, thực phẩm công nghệ, hàng công nghệ tiêu dùng, điện máy điện tử, vải sợi may mặc, nguyên nhiên liệu, nguyên vật liệu xây dựng, vật tư hoá chất phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và công nghiệp, hàng tiểu thủ công nghiệp ở thị trường trong nước và xuất khẩu.

+ Tổ chức kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp theo luật pháp nước Việt Nam Các thiết bị hàng hoá, vật tư v.v theo đăng ký.

+ Tổ chức liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước để kinh doanh tiêu thụ hàng hoá và các hoạt động dịch vụ.

+ Xây dựng, tổ chức, tiếp nhận và thực hiện các dự án đầu tư của khách hàng trong và ngoài nước

+ Tổ chức các đại lý mua bán hàng hoá và các hoạt động dịch vụ.

+ Trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng do Công ty kinh doanh và do liên doanh liên kết tạo ra Công ty được phép uỷ thác xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu những mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty.

+ Trực tiếp nhập khẩu các loại hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu, máy móc v.v phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong nước.

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:

- Chức năng:

Là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán kế toán độc lập Công ty có chức năng chính là kinh doanh ngoại thương, nội thương, tổ chức sản xuất và làm các dịch vụ phục vụ cho kinh doanh trong nước và ngoài nước Với chức năng như vậy Công ty thực hiện các nghiệp vụ và quyền hạn sau (một cách nghiêm ngặt):

- Nhiệm vụ:

+ Kinh doanh đúng nghành nghề qui định và mục đích thành lập.

+ Bảo toàn và sử dụng tài sản được giao theo đúng chế độ Nhà nướcqui định, đạt hiệu quả kinh tế xã hội và tăng cường điều kiện vật chất cho doanh nghiệp nhằm phát triển doanh nghiệp vững chắc.

+ Tuân thủ pháp luật và chế độ hạch toán kinh tế do Nhà nước qui định.+ Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động và các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần đúng chế độ chính sách của Nhà nước, đảm bảo mức lương tối thiểu và cải thiện đời sống người lao động.+ Đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ người lao động có trình độ nghiệp vụ chuyên môn.

+ Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ tổ chức quản lý, phát huy năng lực kinh doanh, tăng năng suất lao động, thực hiện cả về chiều rộng lẫn chiều sâu với hiệu quả.

+ Tổ chức và nghiên cứu tốt thị trường trong và ngoài nước, nắm vững nhu cầu thị hiếu tiêu dùng để hoạch định các chiến lược Marketing

đúng đắn, đảm bảo cho kinh doanh của đơn vị được chủ động, ít rủi ro và mang lại hiệu quả tốt.

+ Nghiên cứu thị trường một cách toàn diện, nắm vững nhu cầu, giá cả, các điều kiện cạnh tranh trong và ngoài nước, nắm vững các môi trường pháp luật, kinh tế, văn hoá xã hội để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế.

+ Tham gia đàm phán ký kết hoặc thông qua đơn chào hàng để ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế trên cơ sở tự chủ về tài chính và trách nhiệm trước pháp luật.

+ Tổ chức quảng cáo, giới thiệu sản phẩm thông qua hội chợ triển lãm trong và ngoài nước thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các phòng trưng bầy để đẩy mạnh tiêu thụ và phục vụ khách hàng.

+ Ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện tốt để đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây thiện cảm và tín nhiệm với khách hàng trong và ngoài nước.

+ Quản lý, sử dụng vốn kinh doanh và lực lượng lao động một cách hiệu quả nhất nhưng vẫn tuân thủ theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.

- Quyền hạn:

+ Công ty được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước, dự hội chợ triển lãm quảng cáo trong và ngoài nước phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, mời khách nước ngoài hoặc cử cán bộ ra nước ngoài để đàm phán ký kết hợp đồng, khảo sát thị trường và thay đổi nghiệp vụ kỹ thuật.

+ Công ty được quyền đặt ra các đại diện, chi nhánh ở trong và ngoài nước theo qui định của Nhà nước Việt Nam và nhà nước ở sở tại, thu nhập các thông tin kinh tế về thị trường thế giới.

+ Công ty được mở tài khoản tiền vay tại ngân hàng Việt Nam hoặc tổ chức ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam và huy động vốn theo đúng luật.

+ Công ty được trích lập và sử dụng các quỹ theo chế độ và luật qui định.

+ Công ty được tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật đối với những cá nhân, pháp nhân vi phạm hợp đồng kinh tế lao động và các hợp đồng khác gây thiệt hại đến tài sản, danh dự của Công ty.

II ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY IMEXIN:

- Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN được Nhà nước cho phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng theo điều lệ đã được Bộ thương mại phê duyệt Nghành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông lâm, hải sản, lương thực, thực phẩm công nghệ, nguyên vật liệu, vật liệu xây dựng, dịch vụ sửa chữa ô tô Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là nông lâm, hải sản, thực phẩm công nghệ và vật liệu xây dựng Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các dịch vụ kinh doanh môi giới, kinh doanh trong, liên kết với các đơn vị kinh doanh trong nước để đầu tư nhằm thu thêm lợi nhuận.

- Về việc thực hiện các chính sách của Công ty có một số đặc điểm:+ Như mọi đơn vị kinh doanh Công ty phải nộp các loại thuế sau: Thuế doanh tính trên doanh thu tiêu thụ với thuế suất 1%.

 Thuế suất nhập khẩu và thuế tiêu thụ hàng đặc biệt nếu có được tính trên trị giá hàng xuất nhập khẩu theo biểu thuế do Nhà nước qui định.

 Thuế lợi tức: Công ty phải nộp thuế lợi tức theo qui định hiện là 45% của số lợi tức chịu thuế vào cuối năm khi quyết toán được duyệt.

 Thuế vốn: Công ty phải nộp theo qui định của Nhà nước là 6%/ năm.

+ Quỹ kinh doanh: tiến hành lập các quỹ theo quyết định của Nhà nước trích 35% thu nhập sau khi đã nộp thuế lợi tức để lập quỹ khuyến khích và phát triển kinh doanh Ba quỹ còn lại là quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi do giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định mức trích lập Công ty khai thác và sử dụng tối đa vốn tự có nhưng do hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có giá trị lớn nên Công ty phải vay vốn ngân hàng, Công ty có quan hệ vay vốn và gửi tiền với Ngân hàng Công Thương Việt Nam.

III TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY:

Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và cấp trên về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.

Phó giám đốc được giao một số công tác do giám đốc uỷ nhiệm.1) Các bộ phận chức năng:

a) - Phòng tổ chức hành chính:

+ Làm các công việc tổ chức cán bộ; giúp giám đốc tiếp nhận, điều động, nâng lương, đề bạt và làm các thủ tục thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc.

+ Xây dựng các đề án về tổ chức.+ Làm các chế độ về bảo hiểm xã hội.- Hành chính quản trị:

+ làm các công việc hành chính, văn thư, đánh máy, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho làm việc.

+ Các công việc về tạp vụ, lái xe.

b) Phòng kế toán tài chính:

- Làm công việc quản lý, kế toán thống kê.

- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc về công tác tài chính kế toán.

c) Phòng kinh doanh : trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh.

- Phòng kinh doanh số 1: chủ yếu kinh doanh nội địa và nhập hàng hoá, mặt hàng chủ yếu là thực phẩm công nghệ, mì chính, đường sữa.

- Phòng kinh doanh số 2: kinh doanh nội địa tổng hợp.

- Phòng kinh doanh xuất nhập số 3: kinh doanh phụ tùng máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất công nông nghiệp.

d) Phòng xuất nhập khẩu : hướng dẫn các đơn vị về công tác tổng hợp

và tình hình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Trực tiếp thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hoá của doanh nghiệp.

e) Phòng dịch vụ đầu tư và du lịch : chuyên du lịch lữ hành nội địa.

f) Phòng xây dựng cơ bản: nhiệm vụ là lập dự toán cho các công trình

xây dựng, dự thảo hợp đồng xây dựng, vẽ thiết kế, hoàn tất thủ tục giấy tờ để công trình xây dựng được

2) Các đơn vị trực thuộc:

- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: chủ yếu xuất khẩu.

- Chi nhánh tại Lạng Sơn: kinh doanh tổng hợp, chủ yếu xuất nhập khẩu.

- Chi nhánh tại Quảng Ninh: kinh doanh tổng hợp.

- Chi nhánh tại Quảng Bình: kinh doanh tổng hợp, nội địa là chính.- Chi nhánh tại Đắc Lắc.

- Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số I, hạch toán kinh tế độc lập.- Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số II, hạch toán độc lập.

- Trạm kinh doanh tổng hợp và dịch vụ Láng Hạ, hạch toán báo sổ:Kinh doanh buôn bán phụ tùng ô tô, sửa chữa, bảo dưỡng ô tô, xe máy.- Trung tâm máy văn phòng số 2:

Chuyên sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng máy móc thiết bị văn phòng.- Trung tâm máy và thiết bị văn phòng số 3:

+ Kinh doanh máy thu phòng.

+ Sửa chữa và bảo hành, bảo dưỡng.3) Các văn phòng đại diện:

- Văn phòng đại diện ở Nga.

- Văn phòng đại diện ở Ba Lan và cộng hoà Séc.IV NHÂN SỰ:

- Tổng số nhân sự gần 100 người: có 60 người là biên chế cũ còn lại tất cả đều làm việc theo hợp đồng.

- Tổ chức đoàn thể: có 1 chi đoàn cơ sở, 23 đảng viên trực thuộc quận uỷ Đống Đa và một công đoàn cơ sở trực thuộc công đoàn nghành thương mại du lịch Việt Nam

Mễ HèNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CễNG TY

Quan hệ chỉ đạoQuan hệ đối chiếu

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng hành chính

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

tài chính

VP đại diện Nga, Séc, Ba Lan

Chi nhánh L.Sơn Đ.LắcQ.BìnhTPHCM

Phòng Xuất nhập khẩu

Phòng du lịch

Phòng xây dựng cơ bản

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ đối chiếu

 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán

Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cần phải tổ chức công tác kế toán 1 cách khoa học và hợp lý, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức

KÕ to¸n trëngPhã phßng kÕ to¸n

( kÕ to¸n tæng hîp )

KÕ to¸n Ng©n

KÕ to¸n

KÕ to¸n

chi nh¸nh

KÕ to¸n thanh

KÕ to¸n vËt liÖu, l¬ng, BHXH

KT vèn b»ng tiÒn

thñ

C¸c nh©n viªn cöa hµng

năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty Bộ máy kế toán của Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty.

* Kế toán thanh toán:

- Theo dõi và cân đối tình hình thu chi tiền mặt, tiền séc sao cho hợp lý và đúng theo qui chế tài chính.

- Theo dõi tiền mặt tạm ứng của các cá nhân, các đơn vị trong và ngoài Công ty.

- Lên Nhật ký chứng từ số 2 và Nhật ký chứng từ vay.

* Kế toán vật liệu hàng hoá - kế toán lương, BHXH:

Hạch toán nhập - xuất vật liệu, đối chiếu thường xuyên với kế toán kho.Cân đối nhập xuất tồn lên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê 4,5,6 lên Nhật ký chứng từ số 5.

- Hạch toán phần chi lương và chi BHXH của cán bộ công nhân viên trong Công ty Tổng hợp quỹ lương, việc trích và chi BHXH Theo dõi việc thu BHXH theo chế độ.

* Kế toán trưởng: Kế toán tổng hợp

-Bao quát chung tình hình hạch toán kế toán của Công ty -Lên NKCTsố 7

-Lên bảng cân đối.

Công ty XNK và đầu tư xây dựng HN là 1 doanh nghiệp kinh doanh với nhiều chức năng khác nhau, để bảo vệ việc quản lý tài chính được tốt, doanh nghiệp thực hiện hoạch toán kế toán bằng phương pháp NKCT này thích hợp với XN lớn số liệu nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên Đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao.