Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tự quyết định khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm, kể cả vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường đầy biến động và phức tạp như hiện nay cần phải có bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Trong bài báo "Về cuộc cách mạng của ta" đã nhấn mạnh vai trò tổ chức, Lênin viết "Người nào có tổ chức, kỷ luật cao nhất và máy móc thiết bị tốt nhất người đó sẽ thắng". Do vậy chúng ta không thể coi thường vấn đề tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não đưa ra những đường lối chủ trương sách lược quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn hay không muốn doanh nghiệp phải phân tích xem xét vấn đề về công tác hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội trong nền kinh tế thị trường hiện nay của các doanh nghiệp. Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức quản lý và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày càng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển có sức cạnh tranh trên thị trường đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp nói riêng và cho xã hội nói chung. Chính vì vậy mà em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin" (EMICO).

Lời nói đầu Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tự quyết định khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm, kể cả vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng đầy biến động và phức tạp nh hiện nay cần phải có bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Trong bài báo "Về cuộc cách mạng của ta" đã nhấn mạnh vai trò tổ chức, Lênin viết "Ngời nào có tổ chức, kỷ luật cao nhất và máy móc thiết bị tốt nhất ngời đó sẽ thắng". Do vậy chúng ta không thể coi thờng vấn đề tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là bộ phận đầu não đa ra những đờng lối chủ trơng sách lợc quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn hay không muốn doanh nghiệp phải phân tích xem xét vấn đề về công tác hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội trong nền kinh tế thị trờng hiện nay của các doanh nghiệp. Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức quản lý và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày càng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đa doanh nghiệp ngày càng phát triển có sức cạnh tranh trên thị trờng đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp nói riêng và cho xã hội nói chung. Chính vì vậy mà em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin" (EMICO). * Đánh giá chung: Từ khi thành lập cho đến nay, tuy có nhiều khó khăn về mọi mặt song Công ty vẫn luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Đạt đợc những thành tích đó là do sự nỗ lực đoàn kết của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong 1 Công ty, sự vững mạnh của cán bộ lãnh đạo đơn vị và của các phòng ban trong Công ty. Bên cạnh đó, hiện nay Công ty còn có một số mặt hạn chế cần khắc phục. Qua phân tích cho thấy: - Cán bộ công nhân viên tuổi đời cao khá đông, lao động trẻ không nhiều - Mặt bằng về trình độ còn thấp - Một số bộ phận còn thiếu cán bộ chuyên trách và nhân viên nghiệp vụ. Ngoài ra: - Việc thực hiện một số chức năng nhiệm vụ còn hạn chế - Công tác tổ chức và quản lý lao động cha đợc quan tâm đúng mức. Trên đây là phần phân tích về hiện trạng bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin (EMICO). Qua các nguyên nhan chỉ ra ta thấy rằng: việc tiến hành hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý văn phòng không phải dễ dàng. Đòi hỏi phải lựa chọn những biện pháp phù hợp: phù hợp với hiện tại và phù hợp với tơng lai phát triển. Đây không phải là trách nhiệm của riêng ai mà là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong đó, lãnh đạo Công ty, cán bộ quản lý các bộ phận đóng vai trò chủ đạo. 2 Phần thứ nhất ý nghĩa của hoàn thiện tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty XNK thiết bị vật t thông tin (EMiCO) I. Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý 1. Quản lý. 1.1. Khái niệm: Quản lý là sự tác động có hớng đúng của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý, nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong diều kiện biến động của môi trờng. QLDN là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động từ đó họ tác động đến các yếu tố vật chất của SXKD. 1.2. Quan niệm về tổ chức quản lý: Trong xã hội hiện tại, hình thức tổ chức của con ngời đi từ ****** nhóm làm thời đến những tổ chức có cơ cấu tổ chức bộ maý chặt chẽ. Hiện nay tổ chức có tất cả trong mọi ngành hoạt động trong xã hội ***** những tổ chức chính quyền là nổi bật về sản lợng quy mô và tác động lên đời sống con ngời. Chính nhờ có tổ chức mà con ngời hiện đại đạt đợc những thành tựu thần kỳ mà không có một cá nhân riêng rẽ nào có thể đạt đợc, tất cả chúng ta đều có thể chỉ ra một tổ chức trong xã hội. Nhng về mặt KH, định nghĩa tổ chức là một việc phức tạp. Hầu nh mỗi nhà nghiên cứu đều có những định nghĩa của riêng mình. Những định nghĩa này đều hớng đến một khía cạnh nhất định của tổ chức. Qua định nghĩa đó, chúng ta có định nghĩa một cách tóm tắt nh sau: Tổ chức là một sự tập hợp nhiều ngời, một cách có ý thức để nhằm hoàn thành các mục tiêu chung. Tổ chức là một thực tế có mục tiêu phải hoàn 3 thành có đời sống và những hoạt động riêng của nó, để có thể tồn tại và phát triển. Tổ chức bộ máy QLDN là nội dung của công tác tổ chức DN. Nếu hiểu ở mức độ khái quát nhất thì tổ chức DN là tổ chức sự kết hợp các yếu tố sản xuất vì thế việc nghiên cứu tổ chức DN nói riêng không thể không xuất phát từ quan điểm phân chia hoạt động lao động của con ngời thành hai yếu tố sản xuất độc lập với nhau là lao động quản lý và lao động thực hiện làm cơ sở cho công tác tổ chức DN nói chung và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nói riêng. 2. Mục đích và ý nghĩa của tổ chức bộ máy quản lý. 2.1. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý Mục đích của quản lý doanh nghiệp là một mặt nhằm đạt đợc năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng hoàn thiện tổ chức lao động. 2.2. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý. Điều hành bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ hệ thống đặt ra, phân công lao động hợp lý, những ngời có khả năng chuyên môn thuộc lĩnh vực nào đợc phân công trách nhiệm về lĩnh vực đó, ngời không có khả năng thì chuyển đến bộ phận thích hợp. 3. Nội dung của tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 3.1. Chức năng và mối quan hệ. Chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phơng thức tác động của chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý. Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức năng quản lý. * Chức năng định hớng: 4 Là chức năng dự kiến trớc con đờng phát triển trong tơng lai của doanh nghiệp mà chủ yếu đề cập đến mục tieu cuả doanh nghiệp và con đờng để đạt mục tiêu đó. Trong nền kinh tế thị trờng chức năng quyết định sự thành đạt, thất bại hay diệt vong của doanh nghiệp theo quan niệm truyền thống chức năng định hớng chính là công tác kế hoạch hoá dựa trên cơ sở thống kê kinh nghiệm để soạn thảo các mục tiêu và phơng án hành động h- ớng mục tiêu. * Chức năng tổ chức: Chức năng bao gồm 2 bộ phận gắn bó cơ hữu với nhau là tổ chức xây dựng và tổ chức quá trình tổ chức xây dựng, bao gồm mọi công việc liên quan đến công tác xây dựng một doanh nghiệp nh xây dựng một cơ cấu sản xuất công nghệ ở phơng thức sản xuất bao nhiêu bộ máy chức năng. Tổ chức quá trình hoạt động với nội dung cơ bản là tổ chức thực hiện các t tởng chiến lợc kế hoạch. * Chức năng phân phối: Khi định hớng phát triển thì đòi hỏi trớc hết là việc phân phối nhiệm vụ, phân quyền điều hành đờng vận động giữa các bộ phận. Đây là nhiệm vụ của công tác tổ chức khi nhiệm vụ đã đợc phân ra và phân phối cho mọi cấp và đến mọi cá nhân trong tổ chức tất yếu đòi hỏi phải hớng các nhiệm vụ đi theo mục tiêu. 3.2. Bộ máy quản lý. a. Khái niệm bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con ngời cùng với các phơng tiện của tổ chức đơcj liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định. b. Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp: Bộ máy quản lý doanh nghiệp phải gọn nhẹ, đây là yêu cầu đầu tiên của bộ máy quản lý vì nếu bộ máy cồng kềnh thì mỗi lúc cần sự biểu quyết 5 có nhiều ý kiến điều này làm cho bộ máy quản lý doanh nghiệp có hiệu quả thấp và chậm. Bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động phải có hiệu lực. Nếu bộ máy quản lý của doanh nghiệp có đợc yêu cầu là gọn nhẹ nhng lại hoạt động không hiệu quả thì bộ máy đó vẫn cha đạt yêu cầu. Mệnh lệnh của chỉ thị đa ra phải đợc chấp hành đầy đủ và đúng. Bộ máy quản lý doanh nghiệp còn phải hoạt động có hiệu quả, mỗi hoạt động của bộ máy sau khi thực hiện phải có một kết quả nhất định đồng thời phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với những đặc diểm kinh tế và kinh tế của doanh nghiệp. Ngoài ra bộ máy quản lý trong tổ chức còn phải đảm bảo sự uyên tinh gọn nhẹ và có hiệu quả, tỷ lệ giữa nhân viên quản lý so với tổng số công nhân viên chức là nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý đồng thời mọi quyết định bộ máy đợc chuẩn bị chu đáo, khoa học sát với thực tế đợc mọi ngời tự giác chấp nhận. c. Phân công bộ máy điều hàh doanh nghiệp. Trong sự nghiệp CNH - HĐH đất nớc các doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối đòi hỏi sự phục tùng kỹ thuật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển của bộ máy theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dới. Giám đốc doanh nghiệp là ngời đợc giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, là ngời chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt sản xuất kỹ thuật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp. Giám đốc nên phân công quản lý sản xuất và kỹ thuật cho phó giám đốc. Ngời này có trách nhiệm tổ chức sản xuất đến khâu bố trí điều hành lao động tổ chức cấp phát vật t. Tuỳ theo từng mô hình mà mỗi doanh nghiệp có thể bầu 1 đến 2 phó giám đốc trở lên, mỗi phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm một phần trong cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc sản xuất, từ đó các phó giám đốc phân công 6 công việc đến từng phòng ban, phân xởng tổ đội (nếu là cơ sở sản xuất) toàn bộ hoạt động tài chính kế toán theo quyđịnh hiện nay đợc giao cho kế toán tr- ởng có vị trí nh phó giám đốc. d. Lao động quản lý. * Khái niệm lao động quản lý: Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của lao động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình quản lý. Trong doanh nghiệp lao động quản lý gồm những ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các chuức năng quản lý đó là: Giám đốc, Phó giám đốc, trởng phó các phòng ban . các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng và một số ngời phục vụ khác. Lao động quản lý đóng vai trò rất quan trọng bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hởng đến quá trình lao động. * Nội dung của lao động quản lý: Lao động quản lý gồm nhiều đặc điểm cơ bản kết hợp lại với nhau. Nội dung mang tính chất kỹ thuật thể hiện ở các công việc thiết kế và phân tích chuyên môn, nội dung mang tính chất hành chính thể hiện ở việc thực hiên các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phơng án, thiết kế, quy định nh: Lập kế hoạch, hớng dân công việc, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá công việc. Nội dung mang tính chất sáng tạo thể hiện ở việc thực hiện những công việc nh suy nghĩ, khai thác, tìm tòi và phát minh các sáng kiến mới, các quyết định và các phơng pháp để hoàn thành công việc. Nội dung mang tính chất thực hành đơn giản: Đó là thực hiện các công việc đơn giản theo các quyết định hớng dẫn sẵn có. Ngoài ra còn có nội dung mang tính chất hội họp và sự vụ khác nh: tham gia các cuộc họp về chuyên môn hoặc giải quyết công việc có tính chất thủ tục. 4. Cơ cấu bộ máy quản lý. 4.1. Khái niệm cơ cấu bộ máy quản lý: Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá, đợc giao những 7 nhiệm vụ nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý trong hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. 4.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 4.2.1 Cơ cấu trực tuyến: Sơ đồ 1: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến. Trong đó A1, A2 .An; B1, B2 . Bn là những ngời thực hiện trong các bộ phận. Đây là cơ cấu giản đơn nhất, một cấp dới có một thủ trởng cấp trên mà thi hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi. Ngời lãnh đạo trực tuyến phải thực hiên tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ đợc thực hiện theo chiều dọc. Kiểu cơ cấu này có u điểm là quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỹ thuật và kiểm tra. Ngời lãnh đạo các tuyến phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với các hoạt động của cấp dới. Chính vì vậy mà duy trì chế độ một thủ trởng, bên cạnh đó kiểu cơ cấu này có nhợc điểm: đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp nó, khuyến khích sáng tạo của cấp dới, không tận dụng dới sự giúp đỡ t vấn của các chuyên gia và khi cần thiết liên hệ giữa 2 thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin theo đờng vòng 8 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 A1 B1A2 B2A3 B3 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tổ chức Sơ đồ 2: Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý đợc tổ chức theo chức năng, do đó hình thành là những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một chức năng nhất định, cấp dới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức năng mà còn chịu sự lãnh đạo của ngời chủ doanh nghiệp và bộ phận chức năng khác. Ưu điểm của dạng cơ cấu này là: Thu hút các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh đạo. Cơ cấu theo chức năng có những hạn chế và không duy trì đợc tính kỹ thuật, kiểm tra và phối hợp ngời lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với ngời lãnh đạo chức năng nhng do đó giải quyết nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp đợc hết, dẫn đến ngời thừa hành phải chịu một lúc nhiều mệnh lệnh trái ngợc nhau. 9 Lãnh đạo tổ chức A1 A3A2 An 4.2.3. Cơ cấu trực tuyến chức năng: Trong đó A1, A2 . An; B1, B2 . Bn là những ngời thực hiện trong các bộ phận. Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. ở đây lao động và tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển, kiểm tra tuyến mệnh lệnh theo tuyến đã đợc quy định. Ngời làm lãnh đạo các phòng ban chức năng có quyền ra quyết định cho ngời thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực tuyến. Chức năng có u điểm: tận dụng đợc u điểm của 2 loại cơ cấu: cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đó là phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tuy nhiên dạng cơ cấu này có điểm hạn chế: do có quá nhiều bộ phận chức năng thờng phải họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Ngoài ra, còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa ngời lãnh đạo và các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hành và quan điểm. Trên đây là 3 kiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mu, cơ cấu hình thức và không hình thức. Xã hội ngày nay càng phát triển dẫn đến biến đổi mạnh mẽ trong các đơn vị. Song sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá 10 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến 2 A1 A2 A3 B2 B3B1