MỤC TIÊU THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Có cơ hội khảo sát, tìm hiểu thực tế về quy trình giao nhận “Door-to-Door” hàng nhập khẩu bằng đường biển
So sánh, phân tích, đánh giá những kiến thức về lý thuyết, về thực tiễn cũng như thực hiện phương châm học đi đôi với hành
Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng nhập khẩu "Door-to-Door" qua đường biển tại công ty, từ đó phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại Bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quy trình giao nhận, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo áp dụng các phương pháp nghiên cứu thống kê và phân tích dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo phòng ban, sách báo và thông tin trên internet Đồng thời, nghiên cứu còn kết hợp với thực nghiệm thông qua quan sát và thực hành thực tế để đối chiếu với lý thuyết.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 3
6/ MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP:
- Vị trí thực tập: Thực tập sinh Khai báo hải quan
- Phòng ban/ bộ phận: Khai báo hải quan tại công ty TNHH TAL Logistics
Là thực tập sinh tại Công Ty TNHH TAL Logistics, tôi đã có cơ hội trải nghiệm nhiều công việc trong lĩnh vực dịch vụ Logistics, giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình và hoạt động của ngành này.
Giám sát quy trình vận chuyển hàng hóa từ khi xếp lên tàu đến khi đến cảng đích là rất quan trọng, nhằm đảm bảo mọi công đoạn diễn ra theo kế hoạch và tuân thủ các quy định về an toàn cũng như bảo vệ môi trường.
7/ KẾT CẤU CỦA BÀI BÁO CÁO:
Bài báo cáo gồm 4 phần chính: Phần 1 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH TAL Logistics; Phần 2 phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL "Door-to-Door" qua đường biển tại công ty; Phần 3 đánh giá quá trình thực tập và trải nghiệm cá nhân; và Phần 4 đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận "Door-to-Door" hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển của Công ty TNHH TAL Logistics.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 4
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TAL LOGISTICS
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
1.1.1/ Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TOPASIA LOGISTICS:
- Tên công ty: TOPASIA LOGISTICS LIMITED COMPANY Tên viết tắt: TOPASIA LOGISTICS Tên giao dịch quốc tế: TAL Logistics Company Limited
Hình 1.1: Logo Công ty TNHH TAL Logistics
- Địa chỉ: Tòa nhà Robot, 308-308C, Điện Biên Phủ , Phường 04, Quận 3, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện: Ông Trương Hoàng Mạnh
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài nhà nước
- Website: http://en.topasia.com.cn/
1.1.2/ Lịch sử hình thành và phát triển:
Năm 2009, Công ty TNHH Tiếp vận Quốc tế Top Asia được thành lập tại Hồng Kông, thuộc tập đoàn Top Asia và là thành viên của World Cargo Alliance (WCA) với chứng chỉ NVOCC Công ty đã mở rộng hoạt động bằng cách thành lập các chi nhánh tại Thượng.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 5
Hải, Ninh Ba, Quảng Châu, Thâm Quyến,… và thành lập các công ty con vốn hoàn toàn sở hữu ở nước ngoài tại:
- Việt Nam: Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Bình Dương
- Nhật Bản: Tokyo, Nagoya, Osaka
- Bắc Mỹ: Hoa Kỳ v Các dịch vụ kinh doanh đặc trưng:
Dịch vụ thông quan xuất/nhập khẩu (FCL/LCL) chuyên cung cấp giải pháp cho tất cả các loại thiết bị, nhu yếu phẩm hàng ngày, nguyên liệu thô và đồ tái chế qua đường biển.
- Dịch vụ vận chuyển hàng hoá (FCL/LCL) bằng đường biển;
- Dịch vụ giao hàng bằng đường hàng không ở các nước Đông Nam Á; Bắc Mỹ;
- Các dự án di dời nhà máy lớn, vận chuyển hàng rời, dịch vụ đại lý xuất nhập khẩu cho hơn 100 quốc gia trên toàn thế giới;
- Dịch vụ một cửa phát hành L/C và hỗ trợ tài chính Logistics và giải pháp chuỗi cung ứng tổng thể
1.1.2.2/ Công ty TNHH TAL Logistics:
Năm 2011, TAL Logistics Company Limited (Công ty TNHH TAL Logistics) được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, là chi nhánh đầu tiên thuộc sở hữu hoàn toàn của TopAsia Logistics Company Limited.
- Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu Châu Á;
- Sứ mệnh: Chạm đến thế giới từ Đông Nam Á;
- Giá trị: Tập trung vào Logistics; Trung thực – Đáng tin cậy; Không bao giờ từ bỏ;
- Khẩu hiệu: Tập trung vào Châu Á – Vươn ra thế giới
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 6
Hiện tại, tôi đang thực tập tại Công ty TNHH TAL Logistics, vì vậy tất cả thông tin dưới đây sẽ chỉ tập trung vào hoạt động và đặc điểm của công ty này.
LĨNH VỰC KINH DOANH
- Dịch vụ vận chuyển hàng hoá nội địa bằng đường bộ, thuỷ, sắt;
- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa - Sea & Air (CY/Airport –Door; Door-CY/Airport; Door-to- Door);
- Dịch vụ vận chuyển hàng lạnh;
- Dịch vụ thông quan xuất/nhập khẩu (FCL, LCL);
- Tư vấn cho khách hàng về loại hình khai hải quan, vận tải, hoàn thuế nhập khẩu… phù hợp và hiệu quả nhất
Các dịch vụ hỗ trợ vận tải bao gồm gửi hàng, tổ chức các hoạt động vận tải đường sắt, đường bộ, đường biển và đường hàng không Ngoài ra, còn có giao nhận hàng hóa, thu phát chứng từ vận tải và vận đơn, cùng với hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan Các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng không cũng đóng vai trò quan trọng, bên cạnh môi giới thuê tàu biển và máy bay Các dịch vụ khác như bao gói hàng hóa để bảo vệ trong quá trình vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu và cân hàng hóa cũng rất cần thiết, không thể thiếu dịch vụ đại lý tàu biển.
THẾ MẠNH VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Mạng lưới logistics của Top Asia trải rộng khắp Đông Nam Á, bao gồm các công ty đối tác tại hơn 10 quốc gia trong khu vực và Bắc Á.
Hệ thống kho bãi và đội xe vận chuyển tại Mỹ luôn được duy trì sẵn sàng, đảm bảo cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả nhất cho khách hàng.
Dịch vụ giao hàng "Door-to-Door" của công ty cung cấp giải pháp Logistics tích hợp, giúp tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa Điều này tạo ra một hệ thống dịch vụ chuỗi cung ứng thuận tiện và nhanh chóng Chúng tôi sắp xếp phương tiện vận chuyển từ địa điểm khách hàng chỉ định đến địa điểm nhận hàng theo yêu cầu.
Đội ngũ kỹ thuật số chuyên nghiệp giúp số hoá chuỗi cung ứng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và xử lý các sự cố trong quá trình vận chuyển hàng hoá trên các nền tảng hệ thống của công ty.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 7
Nhóm quản lý có kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực Logistics, luôn nắm bắt chính xác xu hướng ngành để cung cấp cho khách hàng dịch vụ Logistics chất lượng cao và tiêu chuẩn.
Đội ngũ vận hành của chúng tôi là những người sáng tạo và năng động, cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp Logistics tích hợp đa phương thức hiệu quả và thuận tiện hơn.
Chúng tôi đã nâng cấp dịch vụ bằng cách cung cấp dịch vụ độc quyền "Door-to-Door" Logistics, giúp vận chuyển hàng hóa từ kho của người bán đến kho của người mua Dịch vụ này mang đến cho khách hàng trải nghiệm nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Xác định phân khúc thị trường là bước quan trọng, tập trung vào các ngành công nghiệp mới và điều kiện quốc gia Cần tối ưu hóa quy trình Logistics và cung cấp dịch vụ logistics tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Toàn cầu hóa đã tạo ra một mạng lưới logistics rộng khắp, bao gồm hơn 10 quốc gia và 20 cảng, góp phần quan trọng vào việc hình thành mạng lưới dịch vụ logistics toàn cầu.
- Đối tác kinh doanh: LG, Panasonic, SamSung, TBEA, Haidilao, TCL, SUPOR, HAIER,…
- Đối tác chiến lược: MAERSK, YangMing, CMA-CGM, OCCL, MATSON,…
CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TAL LOGICTIS
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức nhân sự tại công ty TAL Logistics (Nguồn: Phòng nhân sự)
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 8
1.4.1/ Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận:
Do hạn chế trong việc tiếp xúc với các phòng ban và bộ phận, tôi chỉ có thể trình bày chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban tiêu biểu như sau:
Phòng kinh doanh Local chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, đồng thời chăm sóc khách hàng cũ trong khu vực nội địa Đội ngũ này cũng tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ mà họ đang có nhu cầu thuê, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.
• Bộ phận booking: Theo dõi lịch trình tàu và thông báo cho các bộ phận liên quan Chịu trách nhiệm liên hệ các hãng tàu trong và ngoài nước
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý các tài liệu hàng hóa cho khách hàng, bao gồm các chứng từ quan trọng như Bill, Giấy chứng nhận kiểm dịch, và Packing List Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa các chứng từ để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Bộ phận điều xe có nhiệm vụ huy động và bố trí phương tiện vận tải chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu bằng xe tải Đơn vị này đảm bảo bảo quản hàng hoá, quản lý đội xe, và phụ trách công việc bốc dỡ hàng hoá tại cảng, sân bay, kho bãi, đồng thời vận chuyển hàng đến địa điểm yêu cầu của khách hàng.
• Bộ phận sales: Tìm kiếm khách hàng ở nước ngoài đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan đến việc xuất, nhập khẩu hàng hoá từ Việt Nam
Bộ phận Chăm sóc Khách hàng (CSKH) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với các khách hàng lâu dài của công ty Đội ngũ này không chỉ giải đáp thắc mắc mà còn hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác Họ cũng chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng để nhận hàng và thực hiện các thủ tục liên quan, đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng.
Bộ phận khai báo hải quan đảm nhiệm việc nhận chứng từ để mở tờ khai hải quan, tính thuế nhập khẩu và chuẩn bị hồ sơ thông quan tại cảng Các phòng ban và bộ phận liên kết chặt chẽ, với nhiệm vụ phân chia rõ ràng và cụ thể Họ thường xuyên trao đổi và cập nhật thông tin chứng từ, hàng hoá qua hệ thống thông tin của công ty, giúp xử lý sai sót nhanh chóng Nhân viên trong các bộ phận làm việc chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với nhau.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 9
1.4.2/ Tình hình nhân sự công ty:
Đến cuối năm 2022, công ty TNHH TAL Logistics chi nhánh Hồ Chí Minh có khoảng 155 nhân viên, với cơ cấu giới tính, độ tuổi và trình độ được thể hiện rõ ràng trong bảng dưới đây.
Tỷ lệ Tỷ lệ Tỷ lệ
Bảng 1.1: Cơ cấu giới tính, độ tuổi và trình độ 2020- 2022 (Nguồn: Phòng nhân sự)
Từ năm 2020 đến hết năm 2022, tỉ lệ nhân viên nam nữ trong công ty không đồng đều, với số lượng nhân viên nam luôn vượt trội hơn nhân viên nữ Các công việc văn phòng như làm thủ tục và chăm sóc khách hàng chủ yếu do nhân viên nữ đảm nhiệm Ngược lại, những công việc liên quan đến giao nhận tại cảng và điều xe, yêu cầu tính linh hoạt và khả năng chịu đựng cao, chủ yếu do nhân viên nam thực hiện.
Trong những năm gần đây, độ tuổi nhân viên tại công ty có sự biến đổi đáng chú ý Cụ thể, nhóm nhân viên từ 22-30 tuổi chiếm tỷ lệ cao, với sự gia tăng nhẹ từ 2021 đến 2022 do nhu cầu mở rộng kinh doanh và số lượng công việc lớn Đồng thời, số lượng nhân viên trong độ tuổi từ 30-45 tuổi cũng tăng lên trong ba năm qua, phản ánh sự phát triển và ổn định của lực lượng lao động.
Năm 2022, số lượng nhân viên trong độ tuổi 30-45 đã tăng 10%, cho thấy sự phát triển của lực lượng lao động trung niên với kinh nghiệm dày dạn, phù hợp
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 10
Từ năm 2020 đến 2022, tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp đại học và sau đại học tại công ty tăng từ 68% lên 72% và từ 8% lên 10%, cho thấy sự chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu suất công việc Trong khi đó, tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp cao đẳng giảm từ 24% xuống 18% Mặc dù công ty có nhiều phòng ban phức tạp, việc quản lý vẫn diễn ra hiệu quả với sự phân bổ hợp lý số lượng nhân viên, đặc biệt là ở bộ phận sales và chứng từ để mở rộng khách hàng và xử lý thủ tục XNK Tuy nhiên, vào mùa cao điểm, nhân viên thường xuyên phải tăng ca để hoàn thành khối lượng công việc Các phòng ban đều hỗ trợ lẫn nhau nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TAL LOGISTICS
1.5.1/ Cơ cấu dịch vụ của Công Ty TNHH TAL Logistics: ĐVT: Triệu VND
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu %
Dịch vụ vận tải đường bộ 205.653 20,8% 225.255 20,4% 257.391 21,3% Đại lý giao nhận đường hàng không 156.334 15,8% 166.000 15% 163.135 13,5% Đại lý giao nhận đường biển 310.998 31,5% 388.553 35,4% 435.027 36%
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 11
Trong giai đoạn 2020-2022, Công ty TNHH TAL Logistics ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu từ hầu hết các dịch vụ, ngoại trừ dịch vụ giao nhận bằng đường hàng không và dịch vụ xuất nhập khẩu, cả hai đều có sự giảm nhẹ trong năm.
Dịch vụ vận tải đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2020 đến hết 2022, với doanh thu từ dịch vụ vận tải bằng xe đạt 205.653 triệu VNĐ vào năm 2020, chiếm 20,8% tổng doanh thu Doanh thu tiếp tục tăng trong năm 2021 và đến cuối năm 2022 đã đạt 257.391 triệu VNĐ, chiếm 21,3% tổng doanh thu Để đạt được kết quả này, doanh nghiệp đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường tính chuyên nghiệp và mở rộng tìm kiếm khách hàng, đồng thời xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng lớn.
Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng không của công ty hiện tại chưa cao, không phải là thế mạnh chính Tuy nhiên, trong giai đoạn từ 2019 đến nay, doanh thu từ lĩnh vực này có xu hướng tăng trưởng tích cực.
Trong năm 2020, doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng không đạt 156.334 triệu VNĐ, chiếm 15,8% tổng doanh thu Tuy nhiên, đến năm 2021, doanh thu tăng lên 166.000 triệu VNĐ nhưng tỷ trọng chỉ giảm nhẹ xuống còn 15% Đến năm 2022, doanh thu từ hoạt động này lại giảm xuống còn 163.135 triệu VNĐ, chỉ chiếm 13,5% tổng doanh thu Nguyên nhân chính của sự giảm sút này là do ảnh hưởng nghiêm trọng của đại dịch COVID-19, khiến hoạt động giao nhận hàng không trong năm 2022 trở nên trầm lắng.
Doanh thu từ hoạt động giao nhận bằng đường biển đã tăng trưởng mạnh mẽ, chiếm tỉ trọng lớn nhất trong các dịch vụ Năm 2020, doanh thu chỉ đạt 310.998 triệu VNĐ, tương đương 31,5% tổng doanh thu, nhưng đến cuối năm 2022, con số này đã tăng lên 435.027 triệu VNĐ, chiếm 36% tổng doanh thu Sự phát triển này được thúc đẩy bởi hệ thống chi nhánh rộng lớn, giúp hoạt động giao nhận diễn ra nhanh chóng và chính xác, từ đó xây dựng lòng tin của khách hàng và mang lại kết quả tích cực cho công ty.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 12
Dịch vụ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều hoạt động như thanh toán qua ngân hàng, vận chuyển hàng hóa, bảo hiểm hàng hải, xin giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, công bố sản phẩm, kiểm tra chất lượng, kiểm định đăng kiểm và giám định giấy chứng nhận xuất xứ (CO) Trong ba năm qua, sự gia tăng dịch vụ giao nhận đã kéo theo sự phát triển của dịch vụ XNK Doanh thu từ dịch vụ hàng XNK đã tăng từ 96.958 triệu VNĐ vào năm 2020 lên 114.798 triệu VNĐ vào cuối năm 2022, tương đương với mức tăng 17.840 triệu VNĐ Công ty đã xây dựng được mối quan hệ lâu dài với khách hàng, giúp tạo sự ổn định cho nguồn doanh thu từ các dịch vụ hàng XNK.
Dịch vụ vận chuyển hàng lạnh đang phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh trong 3 năm qua, từ 198.000 triệu VNĐ lên 229.597 triệu VNĐ Dự báo doanh thu sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới Công ty đang mở rộng phòng hàng lạnh để đáp ứng nhu cầu thị trường và gia tăng doanh thu.
Doanh thu từ các hoạt động khác đã có xu hướng giảm qua các năm, từ 18.065 triệu VNĐ vào năm 2020, chiếm 1,8% tổng doanh thu, xuống còn 8.458 triệu VNĐ, chỉ chiếm 0,7% vào năm 2022.
1.5.2/ Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TAL Logistics giai đoạn 2020-2022: ĐVT: Triệu VND
Giá trị tương đối (%) Giá trị tuyệt đối
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 13
Bảng 1.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty TAL Logistics (2020- 2022)
(Nguồn: Phòng tài vụ) v Nhận xét: Quan sát số liệu trong bảng 1.3 ta có thể thấy rằng trong giai đoạn từ năm
Từ năm 2020 đến 2022, Công ty TNHH TAL Logistics ghi nhận sự tăng trưởng kinh doanh liên tục, với doanh thu năm 2022 đạt 104.185 triệu VND, tăng khoảng 9,43% so với năm 2021 Tuy nhiên, tổng chi phí cũng tăng lên đáng kể hơn 73.388 triệu VND, chủ yếu do sự cạnh tranh gia tăng từ các công ty logistics mới và ảnh hưởng của lạm phát cùng biến động chính trị Sau thời gian chịu tác động tiêu cực từ Covid-19, nền kinh tế đã có những chuyển biến tích cực, giúp các doanh nghiệp khôi phục hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu Mặc dù có dấu hiệu phục hồi, lợi nhuận của công ty vẫn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chi phí gia tăng Nhìn chung, giai đoạn 2020-2021 là thời kỳ khó khăn cho TAL Logistics, nhưng triển vọng tăng trưởng trong tương lai là khả thi khi nền kinh tế dần ổn định.
1.5.3/ Vai trò của hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu Door-to-Door bằng đường biển đối với sự phát triển của công ty TNHH TAL Logistics: ĐVT: Triệu VND
Hoạt động giao nhận "Door-to-Door" hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TAL Logistics đang cho thấy tiềm năng phát triển mạnh mẽ Doanh thu từ dịch vụ này trong giai đoạn 2020-2022 đã chứng minh sự tăng trưởng đáng kể, mở ra cơ hội lớn cho công ty trong lĩnh vực logistics.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 14 đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu đáng kể, với doanh thu từ hoạt động năm 2020 chỉ đạt 986.008 triệu VND, chiếm 5,3% tổng doanh thu Năm 2021, mức tăng trưởng chưa rõ rệt, nhưng đến năm 2022, doanh thu từ dịch vụ này đã tăng lên 151.036 triệu VND, chiếm 12,5% tổng doanh thu Công ty đã tận dụng nhu cầu thị trường và lợi thế mạng lưới đối tác quốc tế để đáp ứng nhu cầu khách hàng Với hệ thống chi nhánh lớn, đặc biệt tại Trung Quốc, công ty hiện tập trung vào hoạt động dịch vụ trên các tuyến Trung Quốc - Việt Nam.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 15
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN “DOOR-TO-DOOR” HÀNG NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TAL LOGISTICS
QUY TRÌNH GIAO NHẬN “DOOR-TO-DOOR” HÀNG NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TAL LOGISTICS
Do hạn chế về thời gian và nội dung báo cáo, tác giả sẽ tóm tắt quá trình vận tải và thủ tục xuất khẩu hàng hóa “Door-to-Port” do chi nhánh ở nước người bán thực hiện, đồng thời phân tích chi tiết quy trình nhập khẩu và giao hàng tới kho người nhận “Port-to-Door” do công ty TNHH TAL Logistics thực hiện.
Trong chương này, tác giả sẽ giải thích quy trình thông qua thông tin lô hàng theo hợp đồng số YY-20230313-YY của công ty TNHH TAL Logistics.
Hình 1.2: Thông tin lô hàng số YY-20230313 trên Commercial Invoice
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 16
Hình 1.3: Thông tin lô hàng số YY-20230313 trên B/L
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 17
THÔNG TIN SƠ LƯỢC VỀ LÔ HÀNG
Thông tin lô hàng trong hợp đồng có:
• Hợp đồng số: YY-20230313-YY – Ngày kí hợp đồng: 27/03/2023;
• Tên/ Địa chỉ người bán: ZHEJIANG YONGYU HOME FURNISHINGS CO., LTD/ BAMBOO INDUSTRY TECHNOLOGY INNOVATION CENTER, XIAOFENG TOWN, ANJI COUNTRY, HUZHOU CITY, ZHEJIANG PROVINCE, CHINA
Vietnam Yongyu Flooring Company Limited is located at Land Lot 2D1, CN7-CN8 Street, Tan Binh Industrial Park, Tan Binh Commune, North Tan Uyen District, Binh Duong Province, Vietnam.
Ttem Item name Model QTY Unit
01 软木 (Cork sheet) 1235*970*1.0 207900 片 ¥4.94 ¥1,027,026.00
02 软木 (Cork sheet) 1865*975*1.2 9900 片 ¥9.17 ¥62,370.00
• Tổng giá trị lô hàng: ¥1,089,396.00;
• Điều kiện giao hàng: EXW, Incorterm 2020 Ngày tàu chạy: 30/03/2023.
SƠ ĐỒ VÀ GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ
2.3.1/ Sơ đồ quy trình giao nhận “Door-to-Door” hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TAL Logistics:
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 18
Sơ đồ 1.2: Quy trình giao nhận “Door-to-Door” hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH TAL Logistics
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 19
2.3.2.1/ Tìm kiếm khách hàng và nhận thông tin, yêu cầu từ khách hàng:
Nhân viên bộ phận Sales Oversea của TAL Logistics tìm kiếm khách hàng qua email, gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại cho những người có nhu cầu mua hàng nhưng chưa tìm được nhà cung cấp Khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ “Door-to-Door”, họ cần cung cấp thông tin về loại hàng, tính chất hàng hóa, khối lượng, yêu cầu giá, phương thức thanh toán, địa chỉ công ty và kho, để tính giá vận chuyển hàng hóa tận nơi, cùng với các yêu cầu về thời gian giao hàng.
Nhân viên Sales sẽ xem xét khả năng thực hiện lô hàng cho các mặt hàng thông thường, trong khi đối với mặt hàng đặc biệt, cần liên hệ với bộ phận hiện trường để biết thủ tục và yêu cầu xuất, nhập hàng Công ty TNHH SÀN NHÀ VĨNH DỤ VIỆT NAM đang tìm kiếm nhà cung cấp cho cork sheet trong hợp đồng số YY-20230313-YY Là khách hàng lâu dài của TAL Logistics, công ty này đã thuê TAL Logistics để tìm nhà cung cấp và vận chuyển hàng hóa về kho của mình.
2.3.2.2/ Gửi thông tin đến chi nhánh tại nước ngoài để tiến hành tìm nhà cung cấp và thực hiện quy trình xuất khẩu:
Chi nhánh nước ngoài của công ty TNHH TAL Logistics tiếp nhận yêu cầu từ phòng Sales Oversea để tìm nhà cung cấp phù hợp cho khách hàng ZHEJIANG YONGYU HOME FURNISHING CO., LTD tại tỉnh Kiến Giang, Trung Quốc Sau khi xác định được nhà cung cấp, Công ty ShangHai Topasia International Logistics sẽ đàm phán với Công ty Zhejiang Yongyu Home Furnishing nhằm đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng Kết quả sẽ được thông báo lại cho bộ phận Sales Oversea TAL để trao đổi với Công ty TNHH sàn nhà Vĩnh Dụ tại Việt Nam Nếu người mua đồng ý, phòng Sales Oversea TAL sẽ thông báo cho ShangHai Topasia International Logistics để tiến hành các bước tiếp theo.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 20
Khi hai bên đã đồng ý, hợp đồng mua bán sẽ được công ty TNHH TAL soạn thảo với các điều khoản quan trọng cần lưu ý.
• Người bán: CÔNG TY ZHEJIANG YONGYU HOME FURNISHINGS;
• Người mua: CÔNG TY TNHH SÀN NHÀ VĨNH DỤ;
• Tên hàng, loại hàng: Cork Sheet 1235*970*1.0 và Cork Sheet 1545*970*1.0;
• Phương thức thanh toán: 100% TT;
• Thông tin ngân hàng của người bán: BANK OF AMERICA N A NEW YORK BRANCH, mã giao dịch: ICBKCNBJZJP, địa chỉ: Yuhua Road 23, Dipu Town Anji County Zhejiang Province, China;
• Ngày giao hàng hàng tại kho người bán: 30/03/2023
Chi nhánh ShangHai Topasia International Logistics sẽ thực hiện tất cả các thủ tục xuất khẩu hàng hóa về Việt Nam, bao gồm hoàn thiện các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ và giấy tờ liên quan từ bên xuất Đồng thời, chúng tôi sẽ đặt chỗ tàu và điều xe để nhận hàng từ người bán, đóng gói và vận chuyển về địa điểm chuẩn bị gửi hàng, cũng như thông quan hàng hóa tại cảng xuất.
2.3.2.3/ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Trước khi gửi hàng về Việt Nam, các chi nhánh nước ngoài cần thông báo chi tiết về lô hàng cho TAL Logistics qua fax hoặc email, bao gồm các thông tin cần thiết.
Khi kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading), cần chú ý các thông tin quan trọng như số vận đơn, thông tin người gửi và người nhận hàng, các bên nhận thông báo, thông tin tàu, cảng xếp dỡ hàng, mô tả hàng hoá, số container, ngày xếp hàng lên tàu và ngày phát hành vận đơn, cùng với cước phí.
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) cần được kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin quan trọng, bao gồm thông tin của người mua và người bán, cũng như vai trò của họ là nhà xuất nhập khẩu cho đơn hàng Ngoài ra, cần xác định tên hàng hóa, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 21
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong giao dịch thương mại, bao gồm các thông tin cần thiết như số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của giao dịch.
Phiếu đóng gói hàng (Packing List) là tài liệu quan trọng mà người xuất khẩu gửi sau khi hoàn tất việc đóng hàng, cung cấp thông tin về số lượng, trọng lượng và phương thức đóng gói hàng hóa Các thông tin trên phiếu cần phải khớp với hợp đồng đã ký kết, và ngày phát hành phiếu thường trùng với ngày xuất hóa đơn.
• Giấy xác nhận xuất xứ (C/O);
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp hoặc giấy tờ uỷ quyền;
• Các loại giấy chứng nhận chất lượng
Tuy nhiên đây mới chỉ là các bản nháp, khi được xác nhận đúng thông tin thì bên đầu xuất mới in bộ chứng từ chính thức
Nhân viên chứng từ tại bộ phận Sales Oversea của công ty TNHH TAL Logistics sẽ kiểm tra kỹ lưỡng tất cả chứng từ nhận được Nếu phát hiện sai sót, họ sẽ ngay lập tức thông báo cho chi nhánh nước ngoài để kịp thời sửa chữa và bổ sung, nhằm tránh kéo dài thời gian xuất/nhập do lỗi chứng từ.
Trong hợp đồng YY-VY-2340, chứng từ không có sai sót, chi nhánh nước ngoài sẽ lập bộ chứng từ chính thức Đến ngày 30/03/2023, Công ty ShangHai Topasia International Logistics sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu và phát hành House B/L dưới dạng “TELEX RELEASE” cho chủ hàng để gửi hàng về Việt Nam.
2.3.2.4/ Khai manifest, nhận thông báo hàng đến và lấy D/O:
Sau khi tàu chạy được 12 giờ bộ phận sẽ tiến hành khai manifest trên hệ thống E- Manifest tại website https://vnsw.gov.vn/ bao gồm các thông tin:
• Số vận đơn/ Ngày phát hành vận đơn: YY-VY-2340 ngày 27/03/2023;
• Chi tiết về lô hàng;
Vào ngày 3/4/2023, hai ngày trước khi hàng cập cảng Cát Lái, công ty TNHH TAL Logistics đã nhận được thông báo về hàng đến qua email Thông thường, thông báo này giúp công ty chuẩn bị cho việc tiếp nhận hàng hóa một cách hiệu quả.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 22 sẽ được gửi trước 2-3 ngày so với dự kiến giao hàng Công ty TNHH TAL Logistics sẽ thông báo hàng đến cho công ty Vĩnh Dụ Trên giấy hàng đến (phụ lục) có những nội dung chính cần chú ý.
• Số vận đơn chính (MB/L) và vận đơn phụ (HB/L): EGLV142300393442 và SHAEF23030051331;
• Người gửi hàng/ Địa chỉ: Theo B/L;
• Người nhận hàng/ Địa chỉ: Theo B/L;
• Tên tàu/ số chuyến: UNI-PERFECT 0208-575S;
• Cảng dỡ hàng: Cát Lái, Hồ Chí Minh;
• Số container/số seal: 05 cont, có số seal là: o DRYU9269170 EMCSNK2662/40' o EGHU8423721 EMCSNK2592/40' o EITU1483695 EMCSNK2652/40' o EMCU1504744 EMCSNG7132/40' o TXGU6092640 EMCSNK2612/40'
Nhân viên giao nhận sẽ đến văn phòng đại diện của hãng tàu EVERGREEN tại Lầu 3, Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh để lấy D/O Các chứng từ cần thiết để nhận D/O bao gồm
• Vận đơn đường biển – 1 bản gốc;
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp;
• Giấy chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
NHẬN XÉT TỔNG THỂ QUY TRÌNH GIAO NHẬN “DOOR-TO-DOOR” HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TAL LOGISTICS
3.1.1/ Ưu điểm: Địa điểm công ty nằm ở Quận 3, khá là trung tâm nên việc di chuyển giữa các vị trí như cảng, đại lý hãng tàu,… khá thuận tiện, giúp giảm chi phí di chuyển và tiết kiệm thời gian hơn Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kiến thức được trang bị đầy đủ, cùng với kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá dày dặn mà quy trình diễn ra rất suôn sẻ, nhanh chóng
Việc sử dụng KBHQ điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực bằng cách giảm thiểu việc đi lại và in ấn giấy tờ Đặc biệt, đối với các lô hàng luồng xanh, thời gian để in tờ khai và hoàn tất thủ tục tại cảng chỉ còn 5-8 phút, thay vì 15-20 phút như trước đây Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận hàng mà còn giảm chi phí lưu kho, bãi do chờ đợi hàng hóa thông quan.
3.1.2/ Hạn chế còn tồn tại:
Thời gian chờ nhận D/O thường kéo dài, vì người nhận phải chờ ngân hàng xử lý lệnh chuyển tiền để thanh toán các loại phí Sự chậm trễ này có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
Việc KBHQ sử dụng UltraView sẽ làm giảm tính chủ động của nhân viên, vì họ phải thông qua một phần mềm khác để điều khiển máy của khách hàng Điều này có thể dẫn đến các sự cố kỹ thuật, đường truyền không ổn định, gây nghẽn mạng, làm chậm tốc độ xử lý và tăng khả năng xảy ra sai sót.
Doanh nghiệp thực hiện các khâu từ sự uỷ thác của người mua nên thủ tục khá rắc rối và có thể mất nhiều thời gian hơn
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 27
ĐỀ XUẤT VÀ GÓP Ý
3.2.1/ Đối với doanh nghiệp: ỉ Nõng cao chất lượng quản lý, trỡnh độ chuyờn mụn của lónh đạo và nhõn viờn:
Để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, lãnh đạo cần thực hiện các hoạt động quản lý và theo dõi tình hình hoạt động của công ty Đồng thời, việc khuyến khích nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn và cập nhật thông tin mới về ngành nghề là vô cùng quan trọng Mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả các kênh tiếp cận khách hàng cũng là những yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển bền vững.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường, việc mở rộng thị trường và xây dựng các kênh tiếp thị dịch vụ là yếu tố quan trọng giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
3.2.2/ Đối với sinh viên thực tập các đợt tiếp theo
Ngoài việc chăm chỉ học tập, tích luỹ kiến thức nền tảng trên giảng đường, sinh viên cần chủ động, tích cực tìm hiểu thêm thông tin về ngành
Luôn ý thức trách nhiệm khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình thực tập để học hỏi thêm những kinh nghiệm quý giá từ người đi trước
Rèn luyện kỹ năng mềm như ngoại ngữ, tin học văn phòng và giao tiếp là rất quan trọng cho sinh viên, không chỉ trong quá trình thực tập mà còn cho sự nghiệp tương lai Đầu tư vào những kỹ năng này sẽ mở ra nhiều cơ hội việc làm và giúp công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 28
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ TRẢI NGHIỆM CỦA BẢN THÂN
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP
Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tôi đã trải nghiệm nhiều điều quý giá nhờ vào việc được tạo điều kiện thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu Sau 3 tháng thực tập, tôi nhận thấy mình đã nghiêm túc thực hiện các công việc được hướng dẫn và giao phó.
Môi trường làm việc năng động và hòa đồng tại công ty đã giúp tôi củng cố kiến thức lý thuyết và nâng cao kỹ năng thực tế Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình từ các đồng nghiệp, tôi đã học được cách thực hiện nghiệp vụ và những mẹo xử lý vấn đề trong kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan Những kiến thức này rất hữu ích cho định hướng phát triển nghề nghiệp của tôi thành chuyên viên chứng từ và khai hải quan trong tương lai.
NHỮNG BÀI HỌC TỪ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Quá trình thực tập tại doanh nghiệp đã mang lại cho em cái nhìn tổng quan về việc học và làm, giúp em rút ra những bài học quý giá cho bản thân, bao gồm
- Cách thức kiểm tra bộ chứng từ và xử lý với khách hàng khi xảy ra sai sót;
- Những chú ý khi khai hải quan để không bị sai, thiếu các nội dung khai báo
Để đáp ứng yêu cầu công việc trong ngành logistics, việc trang bị các kỹ năng mềm như cải thiện tiếng Trung và thành thạo các phần mềm văn phòng là rất cần thiết, giúp nâng cao khả năng hòa nhập vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.
SVTH: Trịnh Thị Thanh Thanh 29