Công ty TNHH Du Lịch HT chính là một trong nhiều các công ty du lịch thành lập với mục đích đáp ứng nhu cầu du lịch, cung cấp các chương trình, sản phẩm du lịch tốt nhất cho khách hàng v
GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP
TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY, DOANH NGHIỆP
- Tên tiếng Việt: Công Ty TNHH Du Lịch HT
- Tên tiếng Anh: HT Travel Company Limited
ĐỊA CHỈ, ĐIỆN THOẠI, WEBSITE
- Địa chỉ: 830 Hồng Bàng, Phường 14, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh
- Người đại diện: Trần Phước Hòa
- Website: https://www.facebook.com/HTTourist/
- Người đại diện: Trần Phước Hòa - Giám đốc công ty.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CỦA CÔNG TY, DOANH NGHIỆP
Công ty TNHH Du Lịch HT, thành lập ngày 19 tháng 02 năm 2019, có tên giao dịch là HT Tourist, tọa lạc tại 830 Hồng Bàng, Phường 14, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh Ngay từ đầu, HT Tourist đã hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực lữ hành nội địa và quốc tế, cung cấp các điểm đến đa dạng và dịch vụ chất lượng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng Là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, HT Tourist có quy mô vừa và nhỏ, với hệ thống mạng lưới kinh doanh đa dạng và nhiều hình thức hợp tác đầu tư.
Trang 6 thành nhiều sản phẩm, dịch vụ phong phú như : Tour du lịch trong nước và quốc tế, tổ chức các hội nghị – hội thảo – sự kiện kết hợp du lịch, dịch vụ vận chuyển du lịch, đặt phòng khách sạn sẽ làm quý khách hài lòng với các điểm đến phong phú và dịch vụ chất lượng cao đáp ứng mọi nhu cầu của các đối tượng khách hàng Tour trong nước đến Đà lạt – Cao nguyên, Đồng bằng sông Mekong, Nha Trang, Ninh Chữ - Vĩnh Hy, Đảo ngọc Côn Sơn, …hay các tour nước ngoài như Thái Lan, Campuchia, Singapore…với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm tổ chức, phục vụ khách du lịch chu đáo và nhiệt tình sẽ mang lại dịch vụ tốt nhất cho quý khách trong suốt chuyến tham quan HT Tourist luôn xây dựng niềm tin cho khách hàng bằng cách phát huy các lợi thế của một đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch, chuỗi sản phẩm đa dạng & phong phú cùng hệ thống cơ sở vật chất tiện nghi nhằm thực hiện đúng những gì đã cam kết với khách hàng Công ty vẫn đang hoàn thiện và nắm bắt nhu cầu thị hiếu của khách hàng để thu hút du khách và đưa ra các chương trình phù hợp, đáp ứng tốt nhất và mang lại nhiều tour du lịch hấp dẫn cho khách hàng với phương châm “ Chất lượng khẳng định thương hiệu”.
CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Công ty TNHH Du Lịch HT có các chức năng hoạt động chính như:
- Điều hành tour du lịch;
- Cho thuê xe du lịch;
- Đại lý bán vé máy bay;
- Tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện;
- Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tour du lịch
CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.5.1 Sơ đồ tổ chức công ty:
Sơ đồ 1.5.1 Sơ đồ tổ chức công ty
+ Trình độ thấp nhất: Cao đẳng
+ Trình độ cao nhất: Đại học
- Cơ sở vật chất kỹ thuật:
+ Các thiết bị văn phòng: máy in, máy fax…
+ Bàn ghế và các dụng cụ khác phục vụ công việc: văn phòng và phục vụ tour
1.5.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Giám đốc là người chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, đồng thời điều phối và xử lý các tình huống phát sinh Họ tiếp nhận thông tin từ các bộ phận báo cáo và đưa ra quyết định tối cao để đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Nhân viên điều hành tour có nhiệm vụ chuẩn bị mọi khía cạnh của chương trình, bao gồm việc đặt chỗ và liên hệ với các dịch vụ như vận chuyển, lưu trú, ăn uống và vé tham quan, chủ yếu thông qua fax và email Họ là người gửi bản fax cho đối tác và hướng dẫn viên để đối chiếu thông tin tour Bên cạnh đó, nhân viên điều hành có quyền quyết định thay đổi dịch vụ và điều chỉnh giá tour khi cần thiết.
Nhân viên kinh doanh trong ngành du lịch đóng vai trò quan trọng, bao gồm hai bộ phận chính là bán hàng và thiết kế chương trình Họ không chỉ phát triển chiến lược cho công ty mà còn tìm kiếm và xác định khách hàng mục tiêu, giúp công ty mở rộng thị trường và tăng trưởng bền vững.
Bộ phận sale tour có vai trò quan trọng trong việc khai thác và tìm kiếm nguồn khách hàng mới cho công ty, đồng thời hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũ Họ cũng chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình du lịch hấp dẫn và trực tiếp tư vấn, bán tour cho khách hàng, nhằm nâng cao trải nghiệm du lịch và gia tăng doanh thu cho công ty.
Bộ phận thiết kế chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định giá cho các tour du lịch, tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng về dịch vụ của công ty Họ cũng đàm phán giá với các nhà cung cấp dịch vụ, sắp xếp và điều chỉnh các booking phù hợp với nhu cầu khách hàng Sau khi nhận bàn giao từ bộ phận kinh doanh, bộ phận thiết kế kiểm tra và bàn giao hồ sơ tour cho hướng dẫn viên.
1.5.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty
Các bộ phận trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ, tương tác mật thiết với nhau Bộ phận kinh doanh đóng vai trò thiết kế và gặp gỡ khách hàng, nhằm thuyết phục họ mua sản phẩm.
Trang 9 chương trình du lịch của công ty Sau khi khách đồng ý mua và ký hợp đồng thống nhất chương trình thì bộ phận điều hành sẽ là người chuẩn bị cho chuyến đi về các dịch vụ…Cuối cùng hướng dẫn sẽ là người thực hiện chương trình sau khi hướng dẫn thực hiện chương trình xong sẽ đến việc của kế toán, tổng hợp lại các hóa đơn và quyết toán.
PHƯƠNG THỨC KINH DOANH
1.6.1 Các sản phẩm du lịch
Các chương trình tour trong nước và quốc tế được thiết kế ra đó chính là những sản phẩm của công ty với những điểm nổi bật như:
Công ty thiết kế tour dựa trên khảo sát thực tế, tạo ra các chương trình mới lạ và luôn đổi mới để đáp ứng nhu cầu khách hàng Sự độc đáo và khác biệt trong sản phẩm chính là yếu tố thu hút khách hàng đến với công ty.
- Chuyên thiết kế những tour ngắn ngày với giá tương đối rẻ như Đà Lạt 3 ngày 3 đêm, Phú Quốc 3 ngày 3 đêm…
- Các chương trình được thiết kế ra dựa vào sự khảo sát nhu cầu của khách hàng
Công ty TNHH Du Lịch HT, với khẩu hiệu “Chất lượng khẳng định thương hiệu”, chuyên cung cấp các tour du lịch nội địa hấp dẫn như Đà Lạt, Nha Trang, Phú Quốc và Phan Thiết Ngoài ra, công ty còn tổ chức các tour đến các đảo nổi tiếng như Đảo Khỉ, Nam Du, Con Sẻ Tre, Điệp Sơn và Bình Ba Bên cạnh đó, HT cũng khai thác một số tour nước ngoài, chủ yếu tập trung vào các điểm đến tại Đông Nam Á như Campuchia, Thái Lan và Singapore.
- Các doanh nghiệp, công ty có nhu cầu tổ chức cho nhân viên, công nhân đi du lịch
- Các nhóm khách lẻ và khách gia đình
1.6.4 Phương thức triển khai các hoạt động thiết kế, tiếp thị, bán và thực hiện các chương trình du lịch
- Phương thức triển khai hoạt động thiết kế chương trình du lịch:
Trước khi thiết kế chương trình du lịch, doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu thị trường khách du lịch thông qua dữ liệu thứ cấp và các chuyến đi thực tế để thu thập thông tin Các phương pháp như phỏng vấn và khảo sát giúp hiểu rõ động cơ, mục đích chuyến đi, khả năng thanh toán, thời gian rảnh, thói quen tiêu dùng, sở thích và yêu cầu chất lượng của khách hàng.
Doanh nghiệp cần nghiên cứu khả năng đáp ứng của nhà cung cấp điểm du lịch và năng lực của các công ty lữ hành về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên và khả năng tổ chức Đồng thời, cần xem xét khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển, ăn uống, lưu trú, mua sắm và giải trí để đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
+ Xây dựng mục đích, ý tưởng chương trình sau khi đã khảo sát được nhu cầu du lịch và khả năng cung ứng các dịch vụ
+ Xây dựng tuyến hành trình cơ bản dựa vào động cơ, mục đích đi du lịch, giá trị điểm đến, điều kiện dịch vụ…
+ Xây dựng phương án vận chuyển khách du lịch, phương tiện vận chuyển ( ô tô, máy bay…)
Xây dựng kế hoạch lưu trú và ăn uống dựa trên bảng đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ, lựa chọn nhà cung ứng có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
+ Điều chỉnh, bổ sung, chi tiết hóa chương trình du lịch về lộ trình điểm đến, lịch trình ( thời gian, hoạt động…cụ thể)
Để xác định giá thành và giá bán cho chương trình du lịch, cần xem xét các yếu tố như mức giá phổ biến trên thị trường, vị thế của doanh nghiệp, mục tiêu kinh doanh, chi phí chương trình và thời vụ du lịch.
Trong việc xây dựng một chương trình du lịch, cần xác định rõ các quy định liên quan đến nội dung chương trình, mức giá, giấy tờ cần thiết, visa và hộ chiếu Ngoài ra, các điều kiện hủy tour và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng cũng cần được làm rõ Cuối cùng, việc hoàn chỉnh chương trình du lịch là bước quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Tiếp thị, quảng cáo và tổ chức bán chương trình du lịch:
Sau khi hoàn tất việc xây dựng và tính toán giá cho chương trình du lịch, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và chào bán Các hình thức tiếp thị và quảng cáo bao gồm việc sử dụng ấn phẩm và các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút khách hàng.
+ Nhân viên sale trực tiếp điện thoại tìm kiếm khách hàng
+ Các nguồn khách hàng khác: mối quan hệ, khách trực tiếp đến công ty…
Doanh nghiệp tổ chức bán chương trình du lịch thông qua hai hình thức chính: bán trực tiếp và bán gián tiếp Hình thức bán trực tiếp cho phép doanh nghiệp gặp gỡ khách hàng và ký kết hợp đồng bán hàng để cung cấp các chương trình du lịch.
Bán gián tiếp là hình thức mà doanh nghiệp ủy quyền cho các đại lý du lịch tiêu thụ chương trình du lịch của mình Doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ với các đại lý thông qua các hợp đồng ủy thác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối dịch vụ du lịch.
Tổ chức thực hiện chương trình du lịch du lịch theo hợp đồng đã ký kết:
Để tổ chức một chương trình du lịch doanh nghiệp thành công, cần thực hiện các khâu như tổ chức tham quan, vui chơi giải trí, mua sắm, làm thủ tục hải quan, và bố trí ăn ở, đi lại Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về hướng dẫn viên, thông tin đoàn khách, lưu ý hành trình và các yếu tố cần thiết khác Trong suốt quá trình tổ chức, hướng dẫn viên sẽ là người chịu trách nhiệm chính, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Hướng dẫn viên cần có khả năng làm việc độc lập và trình độ nghiệp vụ cao Họ cũng phải sở hữu kiến thức sâu rộng về lịch sử, văn hóa, chính trị và kinh tế để phục vụ tốt nhất cho du khách.
Trang 12 luật pháp và những hiểu biết nhất định về tâm lý khách hàng, về y tế để ứng xử và quyết định kịp thời các yêu cầu của khách và đảm bảo chương trình du lịch được thực hiện theo đúng hợp đồng Hướng dẫn viên sẽ phải thực hiện việc giao dịch với các đối tác dịch vụ trong việc cung cấp dịch vụ theo đúng hợp đồng đảm bảo thực hiện hành trình du lịch đã ký kết (giúp khách khai báo các thủ tục có liên quan đến chuyến đi, sử lý kịp thời các tình huống phát sinh ) cung cấp các thông tin cần thiết cho khách về phong tục tập quán, nơi đến, mạng lưới giao thông các dịch vụ vui chơi giải trí ngoài chương trình HDV phải nắm rõ nội dung chi tiết trong bản hợp đồng của đơn vị mình và các đơn vị trong nước và nước ngoài, nắm rõ chương trình du lịch Khi hiểu rõ về tour của khách thì các bạn mới có thể xây dựng được kế hoạch, dự đoán được các tình huống có thể xảy ra để chuẩn bị tâm lý và cách giải quyết nhanh hơn
Hướng dẫn viên du lịch cần linh hoạt và trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy cho du khách Để đạt được điều này, họ phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách ứng xử phù hợp và nắm bắt tâm lý của khách hàng.
1.6.5 Bộ phận hướng dẫn du lịch
THỰC TRẠNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY HT
GIỚI THIỆU NỘI DUNG THỰC TẬP
-,Thời gian làm việc tại công ty: sáng từ 7h45 - 11h45, chiều từ 13h30 - 17h30 từ thứ hai đến sáng thứ 7
- Các công việc trong ngày:
+ Đăng tin quảng cáo các chương trình tour trên các trang mạng
Công ty cung cấp danh sách khách hàng đã sử dụng dịch vụ, bao gồm số điện thoại và email, để sinh viên tìm kiếm thêm thông tin Mỗi ngày thực tập, sinh viên gửi email chương trình mới cho khách hàng từ 8h đến 9h và tiếp tục vào buổi chiều từ 13h30 đến 14h Thời gian còn lại được sử dụng để gọi điện cho khách hàng, với khung giờ sáng từ 9h đến 11h và chiều từ 14h đến 16h.
Gọi điện cho khách hàng để hỏi thăm và giới thiệu các tour mới hấp dẫn của công ty là một cách hiệu quả để duy trì mối quan hệ Đồng thời, gửi email để bắt chuyện và giới thiệu các chương trình hấp dẫn cũng giúp tạo ấn tượng tốt Quan tâm đến ý kiến của khách hàng đã tham gia tour tuần trước, kiểm tra mức độ hài lòng với dịch vụ và khuyến khích họ tiếp tục ủng hộ công ty trong tương lai là rất quan trọng.
Tìm kiếm thông tin về khách sạn, nhà hàng và doanh nghiệp du lịch, cũng như giá vé tham quan các điểm du lịch và khảo sát giá tour từ các công ty du lịch khác là bước quan trọng để lên kế hoạch cho chuyến đi hoàn hảo.
Khi tham gia chương trình tour, bạn cần nắm rõ lịch trình, giờ xuất phát và các địa điểm tham quan Hãy chú ý đến ngày đi, phương tiện di chuyển, giá tour bao gồm và không bao gồm, cũng như giá vé trẻ em và vé máy bay Đừng quên kiểm tra các phụ thu nếu có, điều kiện hủy tour và những điểm nổi bật của các địa điểm tham quan để có trải nghiệm tốt nhất.
Khám phá những tour du lịch hấp dẫn với bài viết sáng tạo trên các trang mạng xã hội như Facebook và Zalo Chúng tôi sẽ chia sẻ những câu tục ngữ ý nghĩa, những câu chuyện vui và kinh nghiệm du lịch từ khắp nơi, mang đến cho bạn những thông tin bổ ích và thú vị Hãy cùng chúng tôi trải nghiệm những hành trình đầy màu sắc và ý nghĩa!
Sau khi khách hàng đăng ký tour qua điện thoại với nhân viên kinh doanh, nhiệm vụ tiếp theo là gặp gỡ khách hàng để giao tiếp, gửi vé và chương trình tour, đồng thời thu tiền từ khách hàng cho công ty.
+ Phụ chuẩn bị các vật dụng cho hướng dẫn viên đi tour
+ Sales qua tin nhắn zalo, viber,… gửi các tour khuyến mãi, tour một ngày cho khách
- Thời gian thực tập: từ ngày 25/ 09 đến ngày 15/ 12 năm 2023
- Các nhiệm vụ được giao:
+ Thiết kế chương trình tour cho khách
+ Đăng tin quảng cáo các chương trình tour lên các website
+ Tìm kiếm thông tin khách sạn, nhà hàng và giá vé các điểm tham quan, khảo sát giá tour của các doanh nghiệp du lịch khác
+ Tìm kiếm thông tin các doanh nghiệp; sale tour qua điện thoại và gửi mail các chương trình tour cho doanh nghiệp
+ Gặp và giao tiếp với khách hàng thông qua việc hỗ trợ bộ phận giao nhận vé và thu tiền tour
+ Chuẩn bị các vật dụng như quà tặng nón nước, cờ, băng rôn cho HDV đi tour
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG, THIẾT KẾ SẢN PHẨM DU LỊCH, CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Công ty xây dựng chương trình du lịch dựa trên sự hiểu biết và trải nghiệm thực tế, kết hợp với nghiên cứu để thu thập thông tin liên quan Việc thiết kế tour cần người có kiến thức sâu về các tuyến điểm du lịch và khả năng sáng tạo, cùng với kinh nghiệm thực tế để tạo ra sản phẩm du lịch hiệu quả Mục tiêu là mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, tạo nên sự khác biệt cho công ty.
- Khi xây dựng chương trình du lịch phải chú ý đến các nguyên tắc sau:
Đảm bảo chương trình du lịch hoàn chỉnh, không bỏ sót bất kỳ yếu tố nào, vì đây là những điều mà khách hàng quan tâm và mong muốn được đáp ứng.
+ Cung cấp cho khách những lợi ích từ chương trình như phải tiết kiệm chi phí, khuyến mãi, dịch vụ đặc sắc
+ Phải đưa ra các giải pháp phòng ngừa và xử lý tốt các tình huống xảy ra
+ Xây dựng giá cạnh tranh, đảm bảo các sản phẩm dịch vụ và sản phẩm được kết nối phù hợp và không bị trùng lặp
+ Chương trình tour phải đảm bảo thời gian, địa điểm, giá cả và chất lượng dịch vụ của chương trình đưa ra phải phù hợp
+ Xây dựng chính sách thanh toán và bồi thường một cách công bằng cho khách hàng + Có bảo hiểm du lịch cho khách
+ Các điều kiện và mức độ thiệt hại của khách khi khách quyết định hủy tour
PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN THỊ TRƯỜNG, TIẾP THỊ VÀ BÁN SẢN PHẨM CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Phương pháp tiếp cận thị trường:
Tiếp cận trực tuyến qua mạng xã hội và phương tiện đại chúng sẽ thu hút nhiều sự quan tâm hơn từ du khách Khi một người chia sẻ thông tin tích cực về dịch vụ trên mạng xã hội, cơ hội lan tỏa đến những du khách mới là rất lớn Để thu hút khách hàng, công ty cần tối ưu hóa các kênh chia sẻ từ mạng xã hội và phát triển các chiến lược marketing hiệu quả, phù hợp với nhu cầu thực tế của du khách.
Công ty chú trọng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và phát triển sản phẩm du lịch mới để đáp ứng nhu cầu của du khách.
Cập nhật thường xuyên thông tin về các điểm đến và sản phẩm du lịch mới lạ là rất quan trọng để thu hút du khách Bên cạnh đó, việc theo dõi thông tin từ các công ty khác giúp học hỏi và rút ra những bài học quý giá, từ đó cải thiện dịch vụ và sản phẩm của công ty mình, nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Phương pháp tiếp thị và bán sản phẩm:
- Làm bản đánh giá khảo sát ý kiến khách hàng
- Tạo sự tin tưởng vào sản phẩm mới cho khách hàng
Để thu hút khách hàng, hãy chủ động liên lạc qua email, tin nhắn hoặc điện thoại để thông báo về chương trình và mời họ tham gia Những thông tin bạn cung cấp sẽ rất hấp dẫn nếu khách hàng đang có nhu cầu Tìm kiếm những khách hàng có nhu cầu cao bằng cách theo dõi họ trên các diễn đàn, website và blog tư vấn du lịch, nơi họ thường xuyên tham gia, đặt câu hỏi và chia sẻ kinh nghiệm Sau đó, hãy gợi ý họ tham gia chương trình của công ty bạn.
- Thường xuyên cập nhật thông tin, nội dung các chương trình du lịch mới trên các webside của công ty
Sử dụng các công cụ marketing hỗn hợp trong quản lý kênh là rất quan trọng, đặc biệt là việc tăng cường hoạt động tuyên truyền trên các phương tiện truyền thông như báo hình, báo nói và báo viết Điều này giúp quảng bá hiệu quả các tuyến điểm du lịch mới cùng với các chương trình du lịch hấp dẫn, thu hút sự quan tâm của du khách.
Khách hàng khi du lịch thường quan tâm đến thông tin chi tiết và giá cả của tour, nhưng điều quan trọng nhất là những trải nghiệm mà họ sẽ nhận được Hãy làm nổi bật những giá trị độc đáo mà công ty bạn mang lại, không chỉ là việc tham quan các thắng cảnh đẹp mà còn là những trải nghiệm tuyệt vời mà chỉ có công ty bạn mới cung cấp.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Giai đoạn chuẩn bị thực hiện:
Các công việc trong giai đoạn này do bộ phận điều hành trực tiếp thực hiện Bao gồm:
Thiết kế và xây dựng chương trình chi tiết dựa trên thông tin từ bộ phận marketing, bao gồm đầy đủ nội dung hoạt động, thời gian và địa điểm thực hiện.
- Chuẩn bị các dịch vụ:
+ Đặt phòng khách sạn: làm rõ yêu cầu về số lượng, chủng loại, thời gian lưu trú, số lượng khách
+ Đặt suất ăn: số lượng suất, các bữa ăn, mức ăn, các yêu cầu đặc biệt
Chuẩn bị phương tiện vận chuyển là bước quan trọng, bao gồm ô tô, máy bay, tàu hỏa, v.v Bộ phận điều hành sẽ liên hệ trực tiếp với đội ngũ đặt vé để xác nhận đặt chỗ và chốt số lượng hành khách.
Khi mua bảo hiểm du lịch cho khách, bạn cần lựa chọn loại bảo hiểm và mức giá bồi thường phù hợp Hãy liên hệ với bên bảo hiểm để thỏa thuận giá cả và tiến hành đặt mua bảo hiểm dựa trên số lượng khách.
Để nâng cao trải nghiệm cho khách, hướng dẫn viên (HDV) thường trực tiếp đăng ký dịch vụ vui chơi, giải trí hoặc mua vé tham quan Tuy nhiên, đối với một số tour đặc biệt, việc đặt chỗ cho các dịch vụ như golf, tennis, spa, chương trình nghệ thuật hay giao lưu sẽ do bộ phận điều hành thực hiện.
- Chuẩn bị các phương án để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch
Trong quá trình điều động và giao nhiệm vụ cho hướng dẫn viên (HDV), cần thực hiện việc bàn giao đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như vé, tiền mặt, hối phiếu và quà tặng Việc này phải đảm bảo sự rõ ràng trong giao nhận và được ghi chép cẩn thận trên sổ sách để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính minh bạch.
Để lập chứng từ kế toán, điều hành cần dựa vào công việc chuẩn bị và yêu cầu từ đối tác Sau khi hoàn tất tour, chứng từ sẽ được giao cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán.
- Lập hồ sơ: hồ sơ do điều hành lập, bao gồm:
+ Tất cả các fax xác nhận đặt dịch vụ cho tour
- Hậu mãi: chương trình tri ân khách hàng với các ưu đãi, voucher quà tặng cho khách
Trang 19 Đây là giai đoạn chủ yếu của HDV và nhà cung cấp dịch vụ Yêu cầu HDV cho khách tham quan theo đúng lịch trịnh đã định, nếu có những tình huống bất thường xảy ra như tai nạn, khách ốm, thời tiết xấu, thay đổi dịch vụ…thì phải nhanh chóng xử lý theo các phương án có sẵn và phải báo cáo với bộ phận điều hành Bộ phận điều hành sẽ:
- Tổ chức thực hiện các hoạt động đón tiễn khách
- Theo dõi, kiểm tra các dịch vụ, xử lý kịp thời các tình huống bất thường xảy ra
Giai đoạn sau kết thúc:
- Tập hợp và báo cáo kết quả tour
- Xử lý những sự cố xảy ra trong tour còn tồn đọng
- Thực hiện lưu hồ sơ tour.
MÔI TRƯỜNG VI MÔ
Nằm ngay mặt tiền đường số 830 Hồng Bàng, Phường 14, Quận 6, Thành phố
Hồ Chí Minh là một trung tâm đông đúc với lưu lượng xe cộ cao và thu nhập người dân tăng, dẫn đến nhu cầu du lịch gia tăng Vị trí thuận lợi của thành phố không chỉ dễ tìm kiếm mà còn tạo điều kiện cho các công ty hoạt động hiệu quả Với chiến lược phát triển chi tiết cho cả ngắn hạn và dài hạn, các doanh nghiệp tại đây tập trung vào mục tiêu phục vụ khách hàng và mong muốn quảng bá thương hiệu đến đông đảo du khách quốc tế.
Trang 20 Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và sáng tạo, công ty có chính sách đãi ngộ riêng phù hợp để khuyến khích tính tích cực và trung thành của nhân viên Đa dạng và nâng cao chất lượng về sản phẩm, các Tour du lịch với địa điểm mới và các dịch vụ giá trị gia tăng khác
Duy trì và phát triển mối quan hệ bền chặt với các đối tác trong ngành du lịch, bao gồm vé máy bay, vé tàu, khách sạn, resort và nhà hàng, là rất quan trọng để mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty.
Công ty chưa có đủ phương tiện vận chuyển mạnh mẽ so với các đối thủ như Vietravel, Sài Gòn Tourist và Vietconnect Travel Thương hiệu vẫn chưa được nhận diện rõ ràng trong tâm trí khách du lịch quốc tế, trong khi ban lãnh đạo còn trẻ và thiếu kinh nghiệm Tình hình tài chính còn hạn chế và website công ty chưa thu hút được nhiều người truy cập.
Sự phát triển của xã hội và nền kinh tế đã nâng cao chất lượng cuộc sống, dẫn đến nhu cầu du lịch quốc tế ngày càng gia tăng, đặc biệt tại các quốc gia ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore Điều này đã thúc đẩy các công ty đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, mở rộng các tour và điểm đến, đồng thời cập nhật nhiều ngôn ngữ và tăng cường hoạt động đào tạo để tạo thuận lợi cho du khách trong việc đặt tour.
Tour du lịch thu hút khách từ các thị trường lớn, đặc biệt là giới trẻ tại các quốc gia đang phát triển, nơi mà lượng người sử dụng Internet rất cao.
Trang 21 triển, lượng người trẻ tuổi và trung niên sử dụng Internet đang tăng trưởng rất nhanh Internet trở thành một nguồn thông tin khổng lồ cho giới trẻ khám phá
2.5.1.4 Thách thức Đối thủ cạnh tranh hiện tại là những công ty bạn có quy mô lớn, có thương hiệu, có kinh nghiệm, có tiềm lực tài chính mạnh Đối thủ cạnh tranh tiềm năng có thể tham gia vào thị trường khi thấy thị trường này có tiềm năng phát triển tốt
Công ty đã có mặt trên thị trường lâu năm sẽ tiếp tục phát triển và đổi mới dịch vụ, tạo ra thách thức cạnh tranh Đồng thời, các công ty mới gia nhập thị trường sẽ cạnh tranh về giá để thu hút khách hàng, làm giảm sức hấp dẫn của các tour du lịch Điều này gây khó khăn trong việc lựa chọn và tiêu thụ sản phẩm dịch vụ, ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.
Ngành du lịch đang phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng số lượng công ty du lịch và lữ hành Cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng trở nên khốc liệt, ảnh hưởng đáng kể đến nền kinh tế quốc gia.
Công ty cần nỗ lực cải tiến các tour du lịch, khơi dậy sự sáng tạo trong bối cảnh khó khăn của ngành Điều này sẽ giúp khai thác nhiều địa điểm và danh lam thắng cảnh mới, từ đó củng cố sức mạnh thương hiệu và vị thế bền vững của công ty trên thị trường du lịch trong và ngoài nước.
Nguồn lao động đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của công ty Các nhân viên như trực máy, soạn thảo văn bản, thiết kế Tour và đội ngũ hướng dẫn viên du lịch cần làm việc ăn ý và logic để hỗ trợ hiệu quả cho các dịch vụ du lịch lữ hành Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận này sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy sự nghiệp của công ty.
Trang 22 các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho việc kinh doanh một cách trọn vẹn, dịch vụ đầy đủ, tốt nhất và hoàn hảo nhất như:
• Dịch vụ hàng không : Đặt vé máy bay, vé tàu hỏa, đặt Tour, phòng khách sạn, tư vấn mua bảo hiểm du lịch, đưa đón sân bay…;
• Dịch vụ vận chuyển, cho thuê xe du lịch : Dòng xe, loại xe, Cho thuê xe tự lái, dịch vụ đón khách VIP…;
• Cho thuê phiên dịch viên/hướng dẫn viên chuyên nghiệp;
• Dịch vụ lưu trú, ăn uống;
• Dịch vụ vui chơi giải trí
Khi khách hàng có nhu cầu, họ thường tìm hiểu thông tin qua bài viết trên mạng xã hội hoặc từ những người quen đã từng sử dụng dịch vụ Để có một chuyến du lịch nghỉ dưỡng như mong đợi, khách hàng sẽ tìm kiếm các dịch vụ phù hợp và so sánh chúng một cách kỹ lưỡng Họ có thể đặt vé trực tuyến hoặc đến văn phòng để nhận thông tin chi tiết về tour, bao gồm quy định, địa điểm tham quan và mức giá, nhằm đảm bảo rằng dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu của mình.
Người thân và bạn bè đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến quyết định du lịch của khách hàng Đối với những du khách chưa có trải nghiệm hoặc không nhận được sự giới thiệu, các trang mạng PR sẽ có tác động lớn đến tư duy và lựa chọn của họ.
Công ty cần phải nghiên cứu kỹ những khách hàng của mình, nhìn chung có năm dạng thị trường khách hàng bao gồm:
• Thị trường người tiêu dùng: Những người và hộ dân mua sản phẩm và dịch vụ để sử dụng theo nhu cầu cá nhân
CHIẾN LƯỢC KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY
- Đẩy mạnh khai thác Tour truyền thống với mức dịch vụ nhất định, giữ uy tín với khách hàng
- Giữ vững nguồn khách truyền thống, khai thác và mở rộng thêm thị trường khách hàng mới, tạo thêm nhiều Tour đặc trưng
- Tăng cường các dịch vụ bổ sung, nâng cao nghiệp vụ trong công tác phục vụ khách hàng để từng bước tạo uy tín cho công ty
- Bố trí nhân viên của công ty đi khảo sát tuyến và học hỏi thêm kinh nghiệm
Áp dụng chiến lược quảng cáo và marketing hiệu quả, kết hợp với chăm sóc khách hàng tận tâm, đào tạo và phát triển nghiệp vụ cho nhân viên, là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Mở rộng quan hệ đối tác xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
- Xây dựng thương hiệu theo từng bước như kế hoạch đã đề ra, luôn đặt tiêu chí sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu
Chúng tôi cung cấp sản phẩm phù hợp cho từng thị trường mục tiêu, khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần dám nghĩ dám làm của giới trẻ Chúng tôi luôn ham học hỏi và nhanh chóng tiếp thu tri thức mới Đồng thời, chúng tôi kêu gọi đầu tư và tài trợ, tăng cường liên kết với các đơn vị trong lĩnh vực du lịch, nhằm tối giản hóa chi phí hoạt động một cách hợp lý.
Để nâng cao hiệu quả quảng bá website, cần áp dụng nhiều hình thức tiếp thị đa dạng như quảng cáo trên mạng xã hội và YouTube Bên cạnh đó, việc triển khai các chương trình khuyến mại hấp dẫn sẽ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng một cách hiệu quả hơn.
NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN TẠI DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
- Công ty có các HDV là cộng tác viên
- Đội ngũ điều hành và phòng kinh doanh với nhiều năm kinh nghiệm, năng động, sáng tạo, nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao
- Luôn tập trung xây dựng và tạo sự phát triển cho công ty
- Thái độ, môi trường làm việc chuyên nghiệp, vui vẻ hòa đồng
Vai trò và nhiệm vụ của HDV:
Người phục vụ khách cao cấp đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tổ chức các chương trình và hoạt động, đồng thời là nghệ sĩ và bạn đồng hành đáng tin cậy của khách.
Đối với công ty, người đại diện không chỉ phục vụ khách hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong tiếp thị và kinh doanh Họ cũng chịu trách nhiệm giám sát và tư vấn về chất lượng sản phẩm, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và nâng cao uy tín của công ty.
- Đối với quốc gia: là người đại diện quốc gia, dân tộc quảng bá các điểm du lịch các văn hóa của đất nước…
Những yêu cầu cơ bản đối với HDV:
+ Kiến thức cơ sở: địa lý, lịch sử, văn hóa nghệ thuật, kinh tế xã hội, pháp luật chính trị…
Để trở thành một hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững các tuyến điểm du lịch và nghiệp vụ hướng dẫn Bên cạnh đó, việc thông thạo ít nhất một ngoại ngữ, có kiến thức cơ bản về du lịch và kỹ năng nhiếp ảnh cũng là những yếu tố quan trọng giúp bạn nâng cao chất lượng dịch vụ và thu hút khách hàng.
- Về phẩm chất, tác phong:
+ Có lòng yêu nghề, kiên nhẫn, tận tâm, chu đáo, sốt sắng trong công việc, vui vẻ hoạt bát, lịch sự tinh tế, chín chắn trong công việc
Tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt và sáng tạo trong hoạt động hướng dẫn, cùng với thái độ cởi mở và lịch thiệp trong giao tiếp với khách hàng và mọi người xung quanh, là yếu tố quan trọng giúp tạo dựng ấn tượng tốt và nâng cao chất lượng dịch vụ.
ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG PHÒNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY HT
ĐIỂM MẠNH
Công ty cam kết cung cấp mức giá tốt nhất mọi lúc, từ ngày thường đến mùa lễ Tết, đồng thời duy trì chất lượng dịch vụ ổn định Nhờ vào tần suất khởi hành cao và lượng khách hàng đông đảo, công ty có thể cạnh tranh về giá so với các đơn vị khác trên thị trường.
- Mang lại cảm xúc thăng hoa cho khách hàng
- Những giá trị gia tăng hấp dẫn cho du khách sau mỗi chuyến đi
Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh của công ty, vì họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu.
Chuyên nghiệp là yếu tố then chốt khẳng định uy tín thương hiệu, với mục tiêu không ngừng phát triển và hoàn thiện để vươn tới những tầm cao mới trong chiến lược toàn cầu.
Chất lượng dịch vụ là danh dự của công ty, cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất Điều này không chỉ thể hiện sự khác biệt mà còn khẳng định vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Công ty cung cấp sản phẩm đa dạng và chất lượng, liên tục ra mắt nhiều chương trình mới nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của du khách Đồng thời, công ty cũng thường xuyên khảo sát và kiểm tra chất lượng dịch vụ của hệ thống đối tác để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
- Nhiều chương trình hấp dẫn dành cho khách hàng
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tình.
ĐIỂM YẾU
Một số địa điểm du lịch đang bị hạn chế do áp lực từ các tổ chức môi trường, vì việc khai thác tour du lịch ảnh hưởng đến hệ sinh thái tại những khu vực này Điều này dẫn đến các lệnh hạn chế từ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, khiến doanh nghiệp không thể khai thác một số địa điểm du lịch tiềm năng.
- Có nhiều chương trình tour còn đi vào lối mòn, chưa có sự mới mẻ và độc đáo để phục vụ khách hàng
- Chưa có những chính sách Marketing thật sự cụ thể để nhắm vào một khách hàng mục tiêu cụ thể
- Với những khiếu nại của khách hàng sau khi sử dụng xong dịch vụ thường giải quyết lâu và chưa có bộ phận chuyên phụ trách vấn đề này
Trong một doanh nghiệp, bên cạnh đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm, vẫn tồn tại những nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm Điều này có thể dẫn đến những quyết định nông nổi, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và uy tín của thương hiệu.
Thị trường du lịch đang chứng kiến sự gia tăng số lượng doanh nghiệp tham gia, dẫn đến sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Điều này làm cho cơ hội tìm kiếm và tạo ra lợi nhuận trở nên khó khăn hơn đối với các công ty trong ngành.
- Văn phòng nhỏ, trang thiết bị chưa thực sự hiện đại nên làm việc với cường độ cao chưa đủ sức cạnh tranh với công ty bạn
- Thị trường khách du lịch chưa ổn định, do dịch bệnh, ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu, tỷ giá ngoại tệ
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC TẾ CẢI THIỆN ĐIỂM YẾU
- Cần phải nâng cấp các thiết bị trong văn phòng để thực hiện tốt hơn nữa cho công việc
Để duy trì lượng khách hàng cũ, các doanh nghiệp nên áp dụng voucher khuyến mãi và giảm giá cho các mùa vụ tiếp theo Đồng thời, cần đẩy mạnh công cụ tìm kiếm trên các trang mạng quảng cáo và mạng xã hội nhằm thu hút khách hàng mới, cũng như những người đã và đang có nhu cầu du lịch.
- Khai thác và mở rộng hơn nữa các thị trường khách hàng, mở rộng thị trường sang các tỉnh lân cận
Mở rộng các cơ sở kinh doanh tại nhiều tỉnh thành khác nhau không chỉ giúp thu hút lượng khách hàng lớn hơn mà còn nâng cao sự chú ý về thương hiệu và tên tuổi của công ty.
Đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên là yếu tố quan trọng giúp phát triển tư duy và kỹ năng Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên có thể tương tác và học hỏi lẫn nhau, sẽ thúc đẩy sự phát triển kiến thức và kỹ năng của cả đội ngũ Sự đầu tư vào đào tạo không chỉ nâng cao năng lực cá nhân mà còn góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.
Công ty áp dụng các chính sách khen thưởng dành cho nhân viên xuất sắc trong công việc hàng tháng, quý hoặc năm Những phần thưởng này bao gồm thưởng doanh số hoặc các chỉ tiêu mà công ty đã đề ra, nhằm khuyến khích và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.
Doanh nghiệp du lịch cần tận dụng cơ hội đầu tư và phát triển kinh doanh, đặc biệt là chuẩn bị cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng dịch vụ Việc đa dạng hóa sản phẩm du lịch cũng rất quan trọng để thu hút lượng khách quốc tế.
Chúng tôi đề xuất một tour du lịch độc đáo, khám phá những địa điểm mới lạ mà chưa công ty du lịch nào từng khai thác Bên cạnh đó, công ty cũng phát triển các ứng dụng mạng xã hội mới và công cụ sáng tạo nhằm quảng bá thương hiệu, giúp nhiều người trong và ngoài nước biết đến, như Instagram, Line, Zalo, Twitter.
Chọn một thị trường mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch khai thác các thị trường tiềm năng là rất quan trọng Tăng cường hợp tác với các cơ quan truyền thông, hãng hàng không, và công ty du lịch nước ngoài để phát triển nhượng quyền thương hiệu Cần xây dựng hệ thống biện pháp đồng bộ, không ngừng nâng cao chất lượng và đa dạng hóa sản phẩm du lịch Đồng thời, phát triển nhanh chóng cơ sở vật chất, kỹ thuật và hạ tầng Việc sử dụng bền vững các nguồn tài nguyên thiên nhiên và khuyến khích sự tham gia của cộng đồng địa phương vào du lịch cũng rất cần thiết.