Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: HOÀNG THỊ DIỆU CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: SO SÁNH LÝ THUYẾT VỚI THỰC TIỄN VÀ ĐỀ XUẤT CH
NỘI DUNG THỰC TẬP
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC TẬP
- Tên công ty: Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK
- Tên giao dịch quốc tế: MK International TMDV Company Limited
- Tên viết tắt: MK International Co.,Limited/ Công ty MK
- Chủ sở hữu: Bà LÊ THỊ KIM NGÂN
- Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
- Ngành nghề: Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại; Hoạt động tư vấn quản lý; Dịch vụ lưu trú…
- Thành lập: ngày 26 tháng 03 năm 2018
- Địa chỉ trụ sở chính: 1053/3/2A Lê Đức Thọ, Phường 16, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 0314945958
- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 (Ba tỷ đồng)
- Nơi cấp: Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh
- Facepage: https://www.facebook.com/MYKIMVISA
Hình 1- Hình ảnh công ty
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK)
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK, được thành lập vào ngày 26/03/2018, có tên đầy đủ là “MY KIM INTERNATIONAL SERVICE AND TRADING COMPANY LIMITED”, với trụ sở chính tại 90/4E, Đường TTN08, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP.HCM Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.
Hình 2 - Hình ảnh Logo cũ
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK)
Sau 4 năm hoạt động, để đáp ứng điều kiện phát triển đổi mới và mở rộng kinh doanh của công ty trên toàn bộ Thành phố Hồ CHí Minh nói riêng và tất cả các tỉnh thành Việt Nam nói chung, Công ty đã đổi tên thành “MK INTERNATIONAL TMDV COMPANY LIMITED” cùng địa chỉ trụ sở chính và logo công ty như hiện nay
Hình 3 - Hình ảnh Logo mới
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK)
Bảng 1 - Ngành nghề kinh doanh của Công ty MK
(Nguồn:Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp)
Mã ngành, nghề kinh doanh
Tên ngành, nghề kinh doanh
5510 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày
4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
7912 Điều hành tua du lịch
4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
(Chính) Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
8559 Giáo dục khác chưa được phân vào đâu
8560 Dịch vụ hỗ trợ giáo dục
6209 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính
7020 Hoạt động tư vấn quản lý
7320 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận
7710 Cho thuê xe có động cơ
4791 Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc internet
4799 Bán lẻ hình thức khác chưa được phân vào đâu
4931 Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt)
4932 Vận tải hành khách đường bộ khác
4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
7990 Dịch vụ đặt chỗ và các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch
Bảng 2 - Các dịch vụ cung cấp chính của Công ty MK
(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK)
Dịch vụ visa / Công văn nhập cảnh Việt Nam
Hộ chiếu / Thị thực xuất cảnh
- Định cư tại các nước Châu Á, Châu Âu Thẻ tạm trú / Miễn thị thực / Thẻ thường trú
Khám sức khỏe tại Bệnh viện
Chứng thực, hợp pháp hóa, dịch thuật, công chứng hồ sơ
Dịch vụ tư vấn đầu tư và thành lập công ty, đổi bằng lái xe Việt Nam và quốc tế, đặt tour du lịch, vé máy bay, khách sạn, cùng với dịch vụ đón tiễn tại sân bay, mang đến giải pháp toàn diện cho nhu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ đổi thị thực tại Cửa khẩu
2.1.4 Khách hàng – Đối tác kinh doanh
Khách hàng của Công ty MK rất đa dạng, bao gồm cá nhân, doanh nghiệp, trung tâm và trường học trong và ngoài nước, tất cả đều có nhu cầu về dịch vụ xuất nhập cảnh Doanh nghiệp là nhóm khách hàng chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh thu của công ty, vì vậy MK đặc biệt chú trọng và ưu tiên xây dựng mối quan hệ trung thành với họ.
Công ty tự hào hợp tác với hơn 100 đối tác doanh nghiệp từ nhiều tỉnh thành và phục vụ hơn 600 khách hàng cá nhân, cam kết mang đến sự hài lòng tuyệt đối với tỷ lệ đậu cao.
Công ty MK chuyên phục vụ khách hàng là người nước ngoài từ các quốc gia phát triển ở Châu Á, Châu Âu, Úc và Mỹ Với tỷ lệ đậu visa lên đến 98%, công ty còn xử lý thành công cả những hồ sơ khó và các trường hợp xin visa khẩn.
Sự phát triển kinh tế và mở rộng thị trường đã tạo điều kiện cho các quốc gia kết nối chặt chẽ hơn, dẫn đến sự phát triển của dịch vụ xuất nhập cảnh tại Việt Nam và các nước khác Người nước ngoài ngày càng dễ dàng xin visa và cư trú tại Việt Nam, trong khi người Việt Nam cũng tìm kiếm visa để đi du lịch, công tác, làm việc, học tập hoặc thăm thân ở nước ngoài.
Dưới đây là 3 đối thủ cạnh tranh trực tiếp lớn nhất của Công ty MK a Công ty Cổ phần Việt Nam Booking
- Tên viết tắt: Vietnam Booking Corp
- Thành lập vào ngày 03 tháng 4 năm 2009
Công ty Cổ phần Việt Nam Booking (Vietnam Booking) có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và các chi nhánh tại Hà Nội và Đà Nẵng.
- Địa chỉ chi nhánh tại TP.HCM:
+ 190-192 Trần Quý, Phường 6, Quận 11, TP Hồ Chí Minh
+ 54 Phạm Hồng Thái, Bến Thành, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
+ 164 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Thành, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Bảng 3 - Các dịch vụ của Công ty Cổ phần Việt Nam Booking
(Nguồn: Website của Công Công ty Cổ phần Việt Nam Booking)
Lĩnh vực kinh doanh Dịch vụ cung cấp
Tổ chức tour du lịch - Đặt phòng khách sạn theo khu vực
Tư vấn & hỗ trợ visa
- Visa xuất cảnh / nhập cảnh
- Bảo hiểm du lịch b VISA 247
- Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Đào Vũ 247
- Thành lập vào ngày 14 tháng 01 năm 2014
- VISA 247 đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội và chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ văn phòng tại TP.HCM: Số 353C Nguyễn Trọng Tuyển, Phường 1, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Bảng 4 - Các dịch vụ của Visa 247
(Nguồn: Website của Visa 247) Visa Việt Nam Visa xuất cảnh Gia hạn visa Việt Nam
Tư vấn du học nước ngoài Giấy phép lao động Thẻ tạm trú
Giấy phép thương mại Công bố tiêu chuẩn Đăng ký mã vạch
Hộ chiếu Công chứng Tư pháp Dịch thuật tài liệu Đổi giấy phép lái xe Đặt vé máy bay Tem chống hàng giả
Chứng minh tài chính Thủ tục khai, nhập nhân khẩu Tư vấn sở hữu trí tuệ c VISANA:
- Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Du Lịch Khám Phá Việt Nam
- Thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 2010
- VISANA có văn phòng đại diện tại tại thành phố Hà Nội và chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ chi nhánh tại TP.HCM: Tầng 2, Tòa Nhà VIPD, số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Bảng 5 - Các dịch vụ chính của VISANA
Lĩnh vực kinh doanh Dịch vụ chính
Dịch vụ xin cấp visa - Visa công tác, thăm thân, du học, du lịch, lao động Dịch vụ pháp lý - Hợp pháp hóa lãnh sự
- eSIM du lịch quốc tế
Một số điểm khác biệt giữa Công ty MK và 3 đối thủ cạnh tranh trên:
Vietnam Booking Corp có mức giá cao hơn so với các công ty khác, trong khi VISANA và Công ty tế MK có giá tương đương nhau ở tầm trung và VISA.
Công ty MK không chỉ cung cấp các dịch vụ chính như thị thực, giấy phép, đặt vé máy bay và khách sạn giống như ba đối thủ cạnh tranh, mà còn bổ sung nhiều dịch vụ khác như đổi thị thực tại cửa khẩu, đổi bằng lái xe quốc tế và khám sức khỏe xin giấy phép lao động.
Sau hơn 5 năm hoạt động và phát triển, Công ty MK chuyên cung cấp dịch vụ visa và thủ tục pháp lý cả trong và ngoài nước, bao gồm công văn nhập cảnh, giấy phép, và hỗ trợ hồ sơ lưu trú cho người nước ngoài, cả ngắn hạn lẫn dài hạn.
Sau Nghị quyết 127/NQ-CP ngày 15/08/2023, Việt Nam đã mở rộng cấp thị thực điện tử cho công dân tất cả các quốc gia và vùng lãnh thổ, thay vì chỉ 80 quốc gia như trước Điều này nhằm tạo cơ hội đột phá cho ngành du lịch Việt Nam Công ty chúng tôi định hướng mở rộng kinh doanh trong lĩnh vực thu hút đầu tư, thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, và liên kết với các đại lý du lịch quốc tế.
Tổng số lao động tại Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK đang là 15 người
Hình 4 - Cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng Nhân sự của Công ty MK)
STT Nguồn nhân lực Số lượng
4 Thực tập sinh kinh doanh 1
Bảng 6 - Cơ cấu nguồn nhân lực tại Bộ phận kinh doanh của công ty
(Nguồn: Phòng Nhân sự của Công ty MK)
TÓM TẮT LÝ THUYẾT VÀ ỨNG DỤNG THỰC TIỄN CỦA CÔNG
Hình 5 - 7 bước trong Quy trình bán hàng
BỘ PHẬN KINH DOANH Huỳnh Thị Mỹ Duyên
BỘ PHẬN NHÂN SỰ Trần Minh Phương Bảo
Tiếp cận KH và thiết lập quan hệ
Thăm dò nhu cầu mua
Thực hiện việc chào hàng và báo giá
Thống nhất và kết thúc thương vụ
Bước 1: Tiếp cận khách hàng và thiết lập quan hệ
Trong bước này, các hoạt động bao gồm xin cuộc hẹn, xác lập mục tiêu tiếp xúc, lựa chọn cách mở đầu cuộc trò chuyện và thiết lập sự đồng cảm với khách hàng Để xây dựng mối đồng cảm, người bán hàng cần sử dụng hiệu quả cả thông điệp không lời và lời nói, chẳng hạn như lời chào xã giao, câu chuyện vui hoặc các chủ đề liên quan đến mối quan tâm của khách hàng.
Bước 2: Thăm dò nhu cầu mua
Khách hàng có nhiều nhu cầu khác nhau như mua sắm cho bản thân, tặng người khác, bán lại hoặc phục vụ cho doanh nghiệp Do đó, người bán cần hiểu rõ động cơ mua hàng của khách hàng để phục vụ tốt nhất Các động cơ mua hàng này rất đa dạng và cụ thể.
- Động cơ có tính lý trí
- Động cơ mang tính cảm xúc
Bước 3: Chuẩn bị chào hàng
Việc chuẩn bị chào hàng là một bước rất cần thiết, bao gồm những công việc như sau:
- Kiểm tra được những thông tin thu thập được từ khách hàng
- Người bán hàng cũng cần kiểm tra và chuẩn bị cho bản thân
Để tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh của sản phẩm, cần lập bảng phân tích chi tiết về các đặc điểm nổi bật và công dụng của sản phẩm Điều này giúp khách hàng nhận diện rõ ràng những lợi ích mà sản phẩm mang lại, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng Việc nhấn mạnh các lợi ích cụ thể sẽ giúp sản phẩm nổi bật hơn so với đối thủ, thu hút sự chú ý của khách hàng và tạo ra giá trị thực sự cho họ.
- Lập biểu so sánh những điểm lợi và bất lợi cho khách hàng xem xét
Bước 4 trong quy trình bán hàng là thực hiện chào hàng và báo giá, đây là giai đoạn quan trọng nhất, bao gồm các hoạt động như truyền đạt thông tin, tham dự các sự kiện, biểu diễn sản phẩm, cung cấp bằng chứng thuyết phục, tạo kịch tính và sử dụng các công cụ nghe nhìn hỗ trợ.
Bước 5: Thương lượng với khách hàng
Người bán hàng cần thành thạo nghệ thuật thương lượng để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên Đồng thời, họ cũng phải chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các tình huống như thắc mắc, từ chối hoặc phản đối từ phía khách hàng Quá trình thương lượng thường bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo hiệu quả.
( 1) Người bán phải phân biệt được những loại thắc mắc hoặc khước từ của khách hàng
(2) Người bán phải giải tỏa thắc mắc của khách hàng
(3) Đảo ngược sự khước từ, phản đối của khách
Bước 6: Thống nhất và kết thúc thương vụ
Dứt điểm bán hàng trở nên dễ dàng hơn khi 5 giai đoạn trước đó được thực hiện tốt Trong giai đoạn này, người bán cần thúc đẩy khách hàng ra quyết định mua nhanh chóng Nếu khách hàng đã đồng ý, người bán không cần nói nhiều; nhưng nếu khách hàng chưa sẵn sàng, người bán cần tinh ý nhận diện các dấu hiệu từ lời nói như yêu cầu về giá cả hay khuyến mãi, cũng như các dấu hiệu không lời như nét mặt, ánh mắt và sự chăm chú của khách hàng.
Bước 7: Sau khi bán là giai đoạn quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ giữa người bán và người mua, nhằm đảm bảo sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng Các dịch vụ sau bán hàng bao gồm giao hàng và lắp đặt sản phẩm, bảo hành sửa chữa, dịch vụ thanh toán ưu đãi, thăm hỏi khách hàng và cung cấp sản phẩm hỗ trợ, giúp tạo điều kiện cho việc thu hút khách hàng mới.
2.2.2 Quy trình bán hàng thực tế tại công ty MK
Hình 6 - 6 bước trong QTBH của Công ty TNHH TMDV Quốc tế MK
Bước 1: Chuẩn bị bộ Sale Kit
Trước thi tiếp xúc và tư vấn khách hàng cần chuẩn bị sẵn sàng tất cả các thông tin như:
- Chuẩn bị nội dung và hình ảnh dịch vụ
- Hồ sơ giới thiệu công ty: Card visit, hướng dẫn địa chỉ
- Báo giá mẫu: Bản Anh, Bản Việt
- Folder Hồ sơ yêu cầu
- Tùy chọn và phương thức thanh toán
Để thu hút khách hàng tiềm năng, hãy chuẩn bị để trả lời mọi câu hỏi của họ, kèm theo dữ liệu hỗ trợ sẵn có Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà khách hàng có thể đặt ra.
- Các dịch vụ của công ty bạn là gì?
- Giá cả của các dịch vụ như thế nào?
- Hồ sơ yêu cầu của từng dịch vụ là gì?
- Tùy chọn thanh toán của công ty bạn là gì?
- Thời gian hoàn thành dịch vụ là bao lâu?
- Điều kiện để thực hiện dịch vụ đó là gì?
Bước 2: Tìm kiếm khách hàng
Đăng bài trên Fanpage công ty và các nhóm Facebook dành cho người nước ngoài cùng với cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam là cách hiệu quả để giải đáp thắc mắc về các thủ tục liên quan Điều này không chỉ giúp tăng cường sự tương tác mà còn nâng cao nhận thức về thương hiệu trong cộng đồng quốc tế.
Tiếp cận, tư vấn và sàng lọc
Thuyết phục và chốt dịch vụ
KH provides transparent and comprehensive services for immigration procedures, including visa consultation for entering Vietnam, work permits, and visa support for foreigners in Vietnam.
Nhân viên có thể trực tiếp gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email tư vấn đến các số điện thoại trong danh sách khách hàng tiềm năng mà công ty cung cấp, nhằm hỗ trợ về hồ sơ yêu cầu và các bước thủ tục Bên cạnh đó, nhân viên cũng tự tìm kiếm số điện thoại khách hàng qua các bài đăng cần giải đáp thắc mắc hoặc từ những khách hàng chủ động liên hệ để nhận được tư vấn và hỗ trợ.
Bước 3 trong quy trình bán hàng là tiếp cận, tư vấn và sàng lọc khách hàng tiềm năng, đây là giai đoạn quan trọng mà nhân viên kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng Trong giai đoạn này, việc tạo mối liên hệ cá nhân đầu tiên với khách hàng tiềm năng là cần thiết, nhằm thu hút sự tương tác và thiết lập mối quan hệ Để đạt được điều này, nhân viên bán hàng nên đặt câu hỏi nhằm khuyến khích khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện.
Công ty cần xác định một lượng khách hàng nhất định, với nhiệm vụ của nhân viên là tìm hiểu kỹ thông tin và nhu cầu thực sự của khách hàng Họ phải sàng lọc mục đích cuối cùng của khách hàng để khoanh vùng và xác định xem liệu có nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể nào mà doanh nghiệp có thể đáp ứng Trong giai đoạn này, nhân viên bán hàng cần xác thực thông tin khách hàng một cách chính xác để tránh bỏ sót hoặc tiếp cận những khách hàng chưa có nhu cầu thực sự, nhằm tiết kiệm thời gian Quá trình sàng lọc thường bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Đầu tiên, hãy xác định nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể của khách hàng mà doanh nghiệp bạn có thể đáp ứng.
+ Bạn đến từ đâu và bạn muốn đến Việt Nam để làm gì? (Du lịch/làm việc/thăm người thân/…)
+ Bạn muốn tôi hỗ trợ dịch vụ cụ thể nào?
+ Bạn muốn ở lại Việt Nam bao lâu? (1 vài tuần/ vài vài tháng hay dài hạn)
- Thứ hai , phân loại khách hàng thành 2 nhóm như sau:
NHẬN XÉT CHUNG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
NHẬN XÉT CHUNG
3.1.1 Nhận xét chung về Bộ phận kinh doanh
Đội ngũ nhân sự bán hàng trẻ tuổi, từ 20 đến 35 tuổi, mang đến ưu điểm nổi bật với năng lượng dồi dào, nhiệt huyết và khả năng thích ứng linh hoạt Sự trẻ trung này không chỉ giúp họ dễ dàng tiếp cận và tạo thiện cảm với khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả trong công việc bán hàng.
Nhân viên kinh doanh được đào tạo bài bản và trải qua kiểm tra kiến thức chuyên môn, đảm bảo họ có nền tảng vững chắc để tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách chính xác.
Nhân viên Bộ phận kinh doanh đều có trình độ đại học trở lên và tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh Họ không chỉ có tinh thần trách nhiệm cao mà còn làm việc hiệu quả.
Chúng tôi cam kết giải quyết hiệu quả mọi vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, từ việc nộp tại các cơ quan nhà nước cho đến khi trả kết quả cho khách hàng.
Hoạt động bán hàng hiện nay chủ yếu dựa vào nỗ lực của bộ phận kinh doanh trong việc tìm kiếm khách hàng và quảng bá thương hiệu, trong khi chưa nhận được sự hỗ trợ đầy đủ từ các hoạt động marketing như quảng cáo và khuyến mãi Đây là một hạn chế lớn, bởi marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng tiềm năng và xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp Nếu marketing không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán hàng.
Nhân viên kinh doanh trong công ty thường phải đảm nhận nhiều chức năng như tìm kiếm khách hàng, chào hàng, xử lý thông tin, và soạn thảo hợp đồng Việc này có thể dẫn đến tình trạng quá tải, khiến họ khó tập trung vào nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng và chốt sales Hệ quả là hiệu quả công việc và doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Các cơ quan nhà nước thường xuyên cập nhật và ban hành nghị định, thông tư mới, khiến nhân viên kinh doanh khó nắm bắt kịp thời và tự tin tư vấn cho khách hàng Điều này là một hạn chế cần được chú ý, vì quy định pháp luật liên tục thay đổi, yêu cầu nhân viên kinh doanh phải thường xuyên cập nhật kiến thức để cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng.
- Công ty cần tổ chức lại bộ phận kinh doanh, giảm bớt các công việc không cần thiết để nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ chính
Để nâng cao hiệu quả làm việc, công ty cần xác định rõ nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên kinh doanh, đồng thời chia nhỏ các nhiệm vụ thành những công việc cụ thể Bộ phận kinh doanh có thể được phân chia thành hai nhóm chính: Nhóm Tư vấn khách hàng và chốt sales, cùng với Nhóm Chuẩn bị hồ sơ và thủ tục hành chính.
Doanh nghiệp nên trang bị cho nhân viên kinh doanh các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý khách hàng và hệ thống CRM, nhằm giúp họ dễ dàng tra cứu và cập nhật các quy định pháp luật một cách hiệu quả.
Tổ chức khóa học Tin học văn phòng cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức, đồng thời thi chứng chỉ MOS, IC3 để cập nhật thông tin mới và soạn thảo hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước.
3.1.2 Nhận xét về thực trạng công việc được giao
Trong thời gian thực tập tại phòng Kinh doanh, em tham gia vào một số bước trong quy trình bán hàng để đảm bảo tiến độ và hoàn thành mục tiêu Các công
BÀI HỌC KINH NGHIỆM
3.2.1 Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc
Hình 7 - Hình ảnh gặp đối tác
Xác định nhu cầu và nhận diện khách hàng
Dựa trên mức độ quan tâm đến dịch vụ của công ty để nhận diện khách hàng:
- Khách hàng tiềm năng: Có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty, thường có nhu cầu cấp thiết
- Khách hàng chưa biết gì về quy định của Việt Nam: Chỉ muốn tìm hiểu về các thủ tục pháp lý và hồ sơ yêu cầu của Việt Nam
- Khách hàng so sánh giá: Không quan tâm đến dịch vụ của công ty, chỉ muốn tham khảo giá để so sánh với các đại lý khác
Cần chú trọng đến nhu cầu của khách hàng thay vì chỉ tập trung vào yêu cầu của họ Việc hiểu rõ nhu cầu sẽ giúp đưa ra các giải pháp phù hợp hơn Chẳng hạn, nếu khách hàng yêu cầu làm giấy phép lao động nhưng không đủ điều kiện về kinh nghiệm và bằng cấp, chúng ta có thể hướng dẫn họ đến các phương án khác như đầu tư hoặc thành lập công ty, từ đó giúp họ có thể xin visa dài hạn một cách dễ dàng hơn.
Khả năng giao tiếp với khách hàng
Tùy mỗi loại khách hàng mà mình nên xem xét cách thức giao tiếp như thế nào là hiệu quả
- Đối với khách hàng cá nhân trong nước: Tư vấn nhiệt tình và súc tích
- Đối với khách hàng cá nhân nước ngoài: Tư vấn nhiệt tình, hỏi han về tình hình của họ và đưa ra nhiều phương án phù hợp cho họ
- Đối với khách hàng là các doanh nghiệp: Làm việc chuyên nghiệp, cần rõ ràng trong từng dịch vụ và thủ tục
Kinh nghiệm về việc chăm sóc khách hàng
Đối với cả khách hàng lần đầu và đối tác, việc chăm sóc đặc biệt và hướng dẫn tận tình là rất quan trọng, nhằm tạo ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Ký hợp đồng là một thành công đáng kể, nhưng việc giữ chân khách hàng và biến họ thành những khách hàng trung thành lại là thách thức lớn hơn Để khách hàng luôn nhớ đến công ty khi có nhu cầu, cần xây dựng mối quan hệ bền vững và cung cấp giá trị liên tục.
Và khả năng làm việc chuyên nghiệp hơn
- Đi làm đúng giờ, có trách nhiệm trong công việc, không bỏ rơi khách
Khi tư vấn, tôi luôn đặt khách hàng làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu thực sự của họ để cung cấp dịch vụ phù hợp nhất, đảm bảo lợi ích hài hòa cho cả công ty và khách hàng Quy trình công việc được chuẩn bị sẵn, nhưng tôi cũng linh hoạt điều chỉnh khi gặp các tình huống phát sinh.
3.2.2 Bài học kinh nghiệm về kỹ năng
Kỹ năng bán hàng Đây là 5 kỹ năng bán hàng mà em đã rút ra được từ thời gian thực tập tại Công ty MK:
Hiểu rõ dịch vụ của bạn là rất quan trọng, bao gồm việc nhận diện các ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ, cũng như so sánh với các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh Điều này giúp xác định đối tượng khách hàng phù hợp và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị.
Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng, vì vậy cần lắng nghe và đặt câu hỏi để xác định nhu cầu thực sự Từ đó, chúng ta có thể đưa ra giải pháp phù hợp với nhu cầu và khả năng chi trả của khách hàng.
(3) Đưa ra nhiều lựa chọn cho khách hàng, giúp khách hàng dễ dàng so sánh, cân nhắc và đưa ra quyết định
Chăm sóc khách hàng tận tâm là yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với những khách hàng lần đầu sử dụng dịch vụ Chúng tôi luôn hướng dẫn chi tiết, giải đáp mọi thắc mắc và theo dõi tình trạng sử dụng của khách hàng để đảm bảo sự hài lòng và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
Để thành công trong công việc, bạn cần phải yêu thích và đam mê với nghề, đồng thời thể hiện sự nhiệt huyết và tự tin trong giao tiếp với khách hàng Sự lạc quan cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu hút khách hàng.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, gửi email
- Về kỹ năng soạn thảo văn bản
Văn bản hành chính cần có bố cục rõ ràng và chi tiết, đặc biệt khi nộp cho các cơ quan nhà nước như Sở Lao động, Sở Tư pháp, và Cục Xuất nhập cảnh Nội dung và câu từ phải chuẩn xác, thực hiện theo mẫu văn bản được quy định trong các nghị định mới ban hành.
- Về kỹ năng gửi email
Khi gửi email, cần chỉ định người nhận cụ thể và cc cho những người liên quan Mỗi email nên có một chủ đề rõ ràng để người nhận dễ nhận diện Nội dung email cần phải súc tích, đi thẳng vào vấn đề mà không lan man hay chung chung Đừng quên chào hỏi người nhận, cảm ơn họ và giới thiệu về bản thân mình.
+ Phong cách viết email phải phù hợp với từng loại đối tượng khách hàng khác nhau giữa cá nhân và tổ chức doanh nghiệp
Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc
- Phải sắp xếp công việc một cách khoa học, hoạch định rõ nội dung công việc cần phải làm trong ngày
- Đối với khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ thì cần ghi chú rõ ràng các hồ sơ và thời gian cho từng giai đoạn
- Luôn dự trù ra khoảng thời gian để xử lý các công việc phát sinh, hoặc bị trì hoãn do một số yếu tố khách quan và chủ quan
- Đặc biệt chú ý là phải biết công việc nào phải được ưu tiên hoàn thành trước, công việc nào có thể dời lại phía sau
Kỹ năng dụng các công cụ hỗ trợ
Để hoàn thành tốt quá trình thực tập tại Phòng kinh doanh, bên cạnh kiến thức và kỹ năng, em cần có các công cụ hỗ trợ công việc Công cụ phần mềm thiết yếu nhất đối với em trong vai trò thực tập sinh là
Microsoft Office is essential for document creation, with Word for drafting contracts and reports, and Excel for compiling summaries and payment spreadsheets For designing and editing customer images, tools like Canva, Paint, Remini, Epik, and ID Photo App are highly effective.
- Và một số thiết bị khác như máy in/scan,
Kỹ năng nghe và trả lời điện thoại
- Khi nghe và trả lời điện thoại phải thân thiện, giọng nói phải rõ ràng, không được lớn tiếng
Khi tiếp xúc với khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty, nhân viên cần chào hỏi lịch sự, giới thiệu rõ ràng về bản thân, nêu tên công ty và dịch vụ mà mình hỗ trợ.
Khi tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng ngẫu nhiên, hãy chào hỏi thân thiện và nhanh chóng tìm hiểu nhu cầu cấp thiết của họ Sau đó, đề nghị xin thông tin liên lạc như tài khoản mạng xã hội (Zalo, Viber, WhatsApp) hoặc email để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin sau này.
Kỹ năng quản lý cảm xúc
ĐỀ XUẤT CHIẾN LƯỢC NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TMDV QUỐC TẾ MK
THỰC TRẠNG NHU CẦU VIỆC LÀM
Trong bối cảnh hội nhập ngày càng sâu rộng, nhiều doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam đang tích cực tìm kiếm nhân lực từ nước ngoài Bà Nguyễn Trần Ngọc Dung, Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng của VietnamWorks – trang web việc làm hàng đầu tại Việt Nam, đã cung cấp những tư vấn quan trọng liên quan đến vấn đề này.
Trong quá trình tư vấn cho nhiều khách hàng nước ngoài về thủ tục làm việc và sinh sống tại Việt Nam, tôi nhận thấy nhu cầu tìm việc, đặc biệt là vị trí giáo viên dạy Tiếng Anh, ngày càng tăng Việc học ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh, đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, với mong muốn của phụ huynh là cho con em họ tiếp xúc sớm với môi trường quốc tế Do đó, các Trung Tâm Tiếng Anh đang cần tuyển giáo viên nước ngoài có giọng chuẩn Anh-Anh hoặc Anh-Mỹ để giảng dạy Giáo viên nước ngoài sẽ giúp học viên cải thiện kỹ năng giao tiếp, nghe nói, và phát âm một cách tự nhiên, đồng thời nhanh chóng nhận diện và khắc phục những lỗi phát âm của học viên.
CHIẾN LƯỢC ĐỀ XUẤT
Công ty MK hiện có nhiều khách hàng cá nhân là giáo viên tiếng Anh và các trung tâm ngoại ngữ, trường học Để mở rộng kinh doanh và nâng cao uy tín, tôi đề xuất hợp tác với các trường học và trung tâm Anh ngữ nhằm tìm việc cho người nước ngoài Điều kiện là họ sẽ sử dụng dịch vụ xin visa, giấy phép và thẻ tạm trú của công ty, đồng thời người nước ngoài sẽ trả thêm phí khi nhận việc Đây là một chiến lược khả thi, đặc biệt khi các đối thủ cạnh tranh chưa triển khai mô hình này.
4.2.1 Mục tiêu và đối tượng
- Thu thập hồ sơ đầy đủ, chính xác của các giáo viên nước ngoài đáp ứng yêu cầu của các trường học, trung tâm anh ngữ
Liên kết với các trường học và trung tâm anh ngữ nhằm đưa giáo viên nước ngoài vào giảng dạy hiệu quả, đảm bảo chất lượng giáo dục Đồng thời, tăng cường hợp tác với các đối tác trung thành trong việc cung cấp dịch vụ thị thực, giấy phép và thẻ tạm trú của công ty.
- Mở rộng lĩnh vực hoạt động của công ty sang lĩnh vực tư vấn tuyển dụng giáo viên người nước ngoài
- Giới thiệu giáo viên người nước ngoài có trình độ chuyên môn và kỹ năng sư phạm tốt đến các trường học, trung tâm anh ngữ tại Việt Nam
- Chủ yếu đối tác hiện tại của công ty là Trường học học Trung tâm ngoại ngữ
- Các trường học, trung tâm anh ngữ có nhu cầu đưa giáo viên nước ngoài vào dạy
Giáo viên nước ngoài tại Việt Nam sở hữu trình độ học vấn cao, kinh nghiệm phong phú và kỹ năng sư phạm tốt, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các trường học và trung tâm anh ngữ.
- Liên kết đối tác và thu thập hồ sơ: Từ tháng 1 - tháng 3 và từ tháng 7 - tháng 8 hàng năm
- Gửi hồ sơ các trường học, trung tâm anh ngữ: Từ tháng 4 - tháng 6 và từ tháng
Quy trình này bao gồm bốn giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Liên kết với các trường học, trung tâm Anh ngữ
Yếu tố 1: Nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng
Trước khi kết nối với các trường học và trung tâm Anh ngữ, giáo viên người nước ngoài cần nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng Việc này giúp giáo viên xác định được những trường và trung tâm phù hợp với khả năng và mong muốn của bản thân.
Một số nội dung cần nghiên cứu bao gồm:
Nhu cầu tuyển dụng giáo viên nước ngoài tại các trường học và trung tâm anh ngữ đang gia tăng mạnh mẽ trong khu vực mà giáo viên đang sinh sống hoặc có ý định làm việc Các cơ sở giáo dục này tìm kiếm những ứng viên có trình độ chuyên môn cao và khả năng giảng dạy tiếng Anh hiệu quả để nâng cao chất lượng giáo dục Điều này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng ngôn ngữ cho học sinh mà còn tạo cơ hội cho giáo viên nước ngoài phát triển sự nghiệp trong môi trường quốc tế.
- Các tiêu chuẩn tuyển dụng của các trường học, trung tâm anh ngữ, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng sư phạm, chứng chỉ chuyên môn
- Mức lương và các chế độ đãi ngộ của các trường học, trung tâm Anh ngữ
Yếu tố 2: Thống nhất dịch vụ trao đổi
Trường học hoặc trung tâm Anh ngữ sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty, bao gồm thị thực, giấy phép kinh doanh và thẻ tạm trú cho giáo viên.
- Ai sẽ là người chi trả cho gói dịch vụ trên?
+ Đối tác sẽ chi trả toàn bộ
+ Hay chỉ hỗ trợ một phần chi phí, còn lại sẽ là Giáo viên chi trả
Giai đoạn 2: Thu thập và sàng lọc hồ sơ của giáo viên nước ngoài
- Thống nhất chi phí mà Giáo viên nước ngoài sẽ phải chi trả khi trúng tuyển công việc tại Việt Nam
- Xây dựng mẫu hồ sơ giáo viên nước ngoài theo yêu cầu của các trường học, trung tâm anh ngữ
Hồ sơ xin việc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định cơ hội được tuyển dụng của giáo viên Để tăng khả năng trúng tuyển, hồ sơ cần được chuẩn bị một cách cẩn thận, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
+ Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc trước đây ở các công ty nước ngoài + Chứng chỉ giảng dạy Tiếng Anh như TESOL, TEFL, CELTA…
+ Chứng chỉ trình độ Tiếng Anh như C1, C2
+ Video giới thiệu bản thân bằng Tiếng Anh
Khi tuyển dụng ứng viên nước ngoài, cần chú ý đến kinh nghiệm làm việc ở các vị trí liên quan, vì nhiều ứng viên không đáp ứng được yêu cầu của các công ty Việt Nam do thiếu bằng cấp và kinh nghiệm Hơn nữa, sự khác biệt về văn hóa và tác phong làm việc cũng có thể gây khó khăn cho họ trong quá trình hòa nhập.
Giai đoạn 3: Gửi thông tin giáo viên đến các nhà tuyển dụng
- Bước 1: Giới thiệu các giáo viên nước ngoài đáp ứng yêu cầu
+ Căn cứ vào nhu cầu của các trường học, trung tâm anh ngữ, sẽ giới thiệu các giáo viên nước ngoài đáp ứng yêu cầu
+ Giới thiệu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm giảng dạy, phương pháp giảng dạy của từng giáo viên
Nếu hồ sơ xin việc của giáo viên đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng, họ sẽ được mời phỏng vấn, đây là cơ hội để thể hiện bản thân và thuyết phục nhà tuyển dụng Trước khi phỏng vấn, giáo viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung và câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp Đồng thời, việc luyện tập kỹ năng giao tiếp và thuyết trình cũng rất quan trọng để thể hiện sự tự tin và khả năng truyền đạt hiệu quả.
+ Nếu Giáo viên đang ở Việt Nam thì nhận được lịch hẹn phỏng vấn qua điện thoại, hoặc email, còn nếu đang ở nước thì hẹn phỏng vấn online
- Bước 3: Thương thảo, ký kết hợp đồng liên kết
+ Sau khi các trường học, trung tâm Anh ngữ lựa chọn được giáo viên nước ngoài phù hợp, sẽ tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng liên kết
Hợp đồng làm việc giữa trường học hoặc trung tâm cần đảm bảo các thông tin thiết yếu như thời gian giảng dạy, số tiết giảng dạy, mức lương cùng các phụ cấp, và các quyền lợi cũng như nghĩa vụ của cả hai bên.
+ Nội dung hợp đồng dịch vụ giữa Công ty MK với trường học hoặc trung tâm đó cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:
Tên các dịch vụ và người được tiến hành dịch vụ
Các điều khoản kèm theo
Giai đoạn 3: Thông báo cho Giáo viên chuẩn bị để đến Việt Nam hoặc đến công ty tuyển dụng để nhận việc và ký kết hợp đồng làm việc
- Bước 1: Liên hệ với công ty tuyển dụng để làm công văn chấp thuận mời Giáo viên đến làm việc một cách hợp pháp
Sau khi Giáo viên nhận việc và bắt đầu làm việc tại công ty, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ và thủ tục để xin Giấy phép lao động cho Giáo viên.
- Bước 3: Chuyển đổi sang thẻ tạm trú thời hạn 2 năm (hay visa dài hạn) cho
Kinh phí thu thập hồ sơ giáo viên là rất thấp, vì công ty sẽ thực hiện việc này thông qua dịch vụ tư vấn khách hàng Khi có nhu cầu tuyển dụng giáo viên, khách hàng chỉ cần liên hệ với công ty để được tư vấn và hỗ trợ.
Đối tác không phải trả phí tìm kiếm giáo viên, mà giáo viên sẽ chi trả phí dịch vụ cho công ty khi được nhận việc Công ty sẽ cung cấp hồ sơ giáo viên cho các đối tác, và các đối tác sẽ sử dụng dịch vụ của công ty Điều này sẽ được quy định trong hợp đồng liên kết.
4.2.5 Lợi ích mang lại và kết luận về chiến lược
- Mở rộng thị trường, tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty