Mục tiêu, phạm vi, phƣơng pháp thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài tập trung tối ưu quy trình tuyển mộ tại Bưu điện huyện Thanh Bình, các bước thực hiện côn
Lý do lựa chọn đề tài
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của một công ty, bất kể quy mô hay công nghệ hiện đại Để thu hút nhân lực cho các vị trí trống, quy trình tuyển mộ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định công việc cần tuyển và lựa chọn phương pháp chiêu mộ phù hợp Quy trình này không chỉ giúp sàng lọc ứng viên mà còn giảm thiểu chi phí và thời gian tuyển dụng Theo nghiên cứu, chi phí thay thế một nhân viên có thể lên tới 6 đến 9 tháng lương, do đó, việc xây dựng một quy trình tuyển mộ chặt chẽ và hiệu quả là cần thiết Với lý do đó, tôi, thực tập sinh Nhân sự tại Bưu điện huyện Thanh Bình, quyết định nghiên cứu "Tối ưu Quy trình tuyển mộ của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam chi nhánh Bưu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp" nhằm đóng góp vào sự phát triển của công tác tuyển mộ tại Bưu điện.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 2
Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tối ưu quy trình tuyển mộ tại Bưu điện huyện Thanh Bình, bao gồm các bước thực hiện công việc của nhân viên tuyển mộ tại Phòng Nhân sự Nghiên cứu sẽ phân tích quy trình tuyển mộ thực tế tại Bưu điện huyện Thanh Bình, từ đó đưa ra nhận xét và đánh giá về hiệu quả của quy trình hiện tại Cuối cùng, bài viết sẽ gợi ý những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển mộ.
Trong 12 tuần, tôi đã thực hiện nghiên cứu tại Phòng Nhân sự của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, chi nhánh Bưu điện huyện Thanh Bình, Đồng Tháp.
Trong quá trình thực tập tại Bưu điện huyện Thanh Bình, tôi đã áp dụng phương pháp định lượng để thu thập dữ liệu Tôi sử dụng thông tin sơ cấp và thứ cấp được cung cấp hàng tuần, cùng với các nguồn thông tin có sẵn trên Internet.
Phương pháp định tính trong quy trình tuyển dụng bao gồm việc thực hiện các cuộc gọi điện thoại sơ vấn, gặp gỡ trực tiếp ứng viên để trao đổi, và thu thập thêm thông tin từ quản lý cũng như đồng nghiệp về ứng viên.
Phương pháp quan sát thực tiễn quy trình thực hiện các công việc tại Phòng Nhân sự mỗi ngày.
Mô tả vị trí thực tập
Làm công việc gì? Thuộc bộ phận nào?
Tôi thực tập tại Bưu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp với vai trò thực tập sinh Nhân sự trong 12 tuần, làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, từ 7:30 đến 17:00 mà không phải tăng ca Công việc của tôi chủ yếu là hỗ trợ và học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị trong Phòng Nhân sự về quy trình tuyển mộ và tuyển chọn Ban đầu, tôi cảm thấy lo lắng vì đây là lần đầu tiên tiếp cận môi trường làm việc thực tế, nhưng tôi đã nhận được sự hỗ trợ và tình cảm từ các đồng nghiệp Tôi tham gia vào tất cả các bước trong quy trình tuyển mộ và tích cực đóng góp ý kiến cho khâu tuyển chọn của Bưu điện Trải nghiệm này giúp tôi làm quen với công việc và phát triển kỹ năng trong lĩnh vực Nhân sự.
Bùi Thị Phương Thảo đã sử dụng phần mềm Canva để thiết kế áp phích tuyển dụng và đăng bài tuyển dụng đều đặn ba lần mỗi tuần, đồng thời tương tác với các bài viết hai lần mỗi tuần nhằm thu hút ứng viên gửi CV chất lượng cho Phòng Nhân sự Sau đó, cô được giao nhiệm vụ lọc CV và liên hệ với các ứng viên có kỹ năng phù hợp để sơ vấn thông tin cần thiết về vị trí công việc và thái độ của họ Cô cũng cập nhật kết quả phỏng vấn, gửi thư cảm ơn cho ứng viên không đạt và thư mời nhận việc cho những người thành công, kèm theo thông tin về lương thưởng và yêu cầu hồ sơ Ngoài ra, cô thống kê số lượng nhân viên nhận việc và liên hệ với họ để sắp xếp ngày nhận việc nếu cần Trong suốt 12 tuần thực tập, cô được quản lý hỗ trợ và giám sát, đồng thời tham gia các buổi tiệc nhỏ hàng tháng để tăng cường tinh thần làm việc Cô cũng đã tổ chức sự kiện và hỗ trợ hoạt động truyền thông nội bộ của Bưu điện vào dịp lễ 20/11 và Giáng sinh, đạt thành tích tốt với sự tham gia đông đảo từ các phòng ban.
Có liên quan với các bộ phận khác nhƣ thế nào?
Mối quan hệ giữa Phòng Nhân sự và các bộ phận khác có sự liên quan mật thiết đến nhau
Mối liên kết chặt chẽ giữa Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của Bưu điện Công việc của Phòng Nhân sự không chỉ tác động đến hiệu suất tổng thể mà còn đặt ra thách thức về chế độ và phúc lợi cho nhân viên, ảnh hưởng trực tiếp đến thành công tài chính của Bưu điện.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 4 mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và đồng thuận
Quá trình tuyển dụng nhân viên mới của Phòng Nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Bưu điện huyện Thanh Bình Ngành bưu chính đòi hỏi nguồn
Môn Giao tiếp trong kinh doanh đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức quý giá trong quá trình thực tập, vì giao tiếp là kỹ năng thiết yếu cho mọi người trong môi trường doanh nghiệp Nhờ vào môn học này, tôi có thể dễ dàng trò chuyện, chia sẻ và học hỏi từ các đồng nghiệp, từ đó xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn tại Bưu điện.
Bùi Thị Phương Thảo đã cải thiện khả năng truyền đạt thông tin trong giao tiếp với ứng viên, giúp khai thác nhiều thông tin bổ sung ngoài CV Điều này nâng cao hiệu quả tuyển dụng, thu hút được nhiều ứng viên và vượt qua kế hoạch tuyển dụng của Bưu điện huyện Thanh Bình trong một tháng.
Môn Quản trị học đã giúp tôi áp dụng hiệu quả vào thực tiễn công việc tại Bưu điện, từ việc phát huy ưu điểm đến khắc phục hạn chế cá nhân trong quá trình thực tập Tôi nhận thấy sự cần thiết của sự phối hợp giữa các bộ phận trong Bưu điện, cũng như tầm quan trọng của việc hoạch định rõ ràng cho từng phòng ban nhằm đạt được mục tiêu chung của Bưu điện huyện Thanh Bình Trong kỳ thực tập, tôi đã vượt qua nhiều thuận lợi và khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ.
Làm việc trong môi trường năng động và sáng tạo tại Bưu điện huyện Thanh Bình, tôi được hướng dẫn bởi những người có chuyên môn về nhân sự, luôn nhiệt tình và vui vẻ Họ tận tình hỗ trợ và tạo cơ hội cho tôi học hỏi nhiều kiến thức thực tế về tuyển dụng, điều này chính là động lực lớn nhất trong quá trình thực tập của tôi.
Người hướng dẫn không chỉ cung cấp kiến thức về tuyển dụng mà còn tạo điều kiện để tôi mở rộng hiểu biết và tư duy từ các phòng ban khác Qua việc giao lưu và hỗ trợ đồng nghiệp, tôi có cơ hội học hỏi và trau dồi thêm kiến thức bên ngoài lĩnh vực Nhân sự.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 6
Bưu điện huyện Thanh Bình đã tích cực hỗ trợ tôi bằng cách cung cấp số liệu và thông tin cần thiết, giúp tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập đúng hạn và đạt chất lượng tốt nhất Tuy nhiên, tôi cũng gặp một số khó khăn trong quá trình thực hiện.
Trong hai tuần đầu làm việc, tôi cảm thấy bỡ ngỡ với môi trường mới và những nhiệm vụ được giao, đặc biệt là trong lĩnh vực tuyển mộ Do chưa thành thạo các công cụ phần mềm, tôi đã gặp nhiều khó khăn và mắc lỗi Tuy nhiên, nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình và vui vẻ từ các đồng nghiệp, tôi đã dần hiểu rõ hơn cách sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả, giúp tôi cải thiện kỹ năng và giảm thiểu sai sót.
Trong quá trình thực tập, tôi được hướng dẫn về quy trình tuyển mộ, đặc biệt là việc khai thác thông tin ứng viên qua điện thoại Tôi nhận ra rằng việc giao tiếp cần phải nhẹ nhàng, chuyên nghiệp và nhanh chóng nắm bắt thông tin Lần đầu gọi điện cho ứng viên, tôi gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và truyền đạt thông tin, dẫn đến việc khai thác không thành công Tuy nhiên, sau khi gặp người hướng dẫn tại doanh nghiệp, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu Những ngày sau đó, tôi đã cải thiện khả năng khai thác thông tin ứng viên một cách hiệu quả hơn.
Giới thiệu kết cấu của báo cáo
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 7
HIỆN TRẠNG
Công ty
1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty
Logo của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam
Nguồn: Phòng Kinh doanh năm 2022
Tổng công ty Bưu điện Việt Nam được thành lập dựa trên Đề án thí điểm Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt vào ngày 23/3/2005.
Vào ngày 15 tháng 6 năm 2007, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam đã chính thức trở thành một pháp nhân độc lập, thực hiện tổ chức sản xuất và hạch toán riêng biệt với lĩnh vực Viễn thông, đồng thời hoạt động độc lập khỏi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Sau 5 năm hoạt động, ngày 28/12/2012 Tổng công ty Bưu chính Việt Nam được đổi tên thành Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, hình thành một Tổng công ty nhà nước hạn đặc biệt trong lĩnh vực bưu chính và hoàn toàn tự chủ về tài chính
Thành tựu đạt được của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trong 3 năm
• Top 50 Thương hiệu mạnh Việt Nam
• Góp mặt trong bảng xếp hạng 50 Doanh nghiệp Việt Nam xuất sắc nhất
• Top 10 Thương hiệu mạnh Việt Nam ngành Công nghệ - Dịch vụ số
• Sàn Thương mại điện tử Postmart của Bưu điện Việt Nam được bình chọn Top 1 “Hàng Việt Nam được người tiêu dùng yêu thích”
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 8
Tổng công ty Bưu điện Việt Nam sở hữu gần 13.000 điểm phục vụ trên toàn quốc, với 14 bưu điện tại tỉnh Đồng Tháp cùng 167 bưu cục và điểm gửi hàng Trong số đó, Bưu điện huyện Thanh Bình, hoạt động từ ngày 2/05/2008 dưới sự quản lý của Cục Thuế tỉnh Đồng Tháp, là một trong những điểm phục vụ quan trọng, góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống bưu chính tại địa phương.
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Bưu điện năm 2022
Giám đốc Bưu điện huyện Thanh Bình đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược và mục tiêu phát triển của đơn vị Người lãnh đạo này chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống quản trị, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, và quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của Bưu điện Ngoài ra, giám đốc còn đảm nhiệm công tác tuyển dụng, quản lý, giám sát, đánh giá và phát triển nhân sự.
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
NHÂN VIÊN NHÂN SỰ PHÓ GIÁM ĐỐC
Bùi Thị Phương Thảo, giám đốc SVTH, quản lý các dự án với mục tiêu nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được các chỉ tiêu của đơn vị Chị đóng vai trò quan trọng trong sự thành công và phát triển của Bưu điện huyện Thanh Bình.
Phòng Kế toán tại Bưu điện huyện Thanh Bình có trách nhiệm quản lý hệ thống kế toán, bao gồm xử lý số liệu, duy trì sổ sách và chuẩn bị báo cáo tài chính Đồng thời, phòng cũng quản lý thủ quỹ, đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả và tính chính xác của dữ liệu kế toán Ngoài ra, phòng kế toán còn đảm nhận nhiệm vụ quản lý kho, hàng tồn kho và tài sản.
Phòng Kinh doanh tại Bưu điện huyện Thanh Bình đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả Đội ngũ bao gồm nhân viên kinh doanh, nhân viên bưu điện, nhân viên xử lý nghiệp vụ, phát xã và giao dịch viên, chịu trách nhiệm tiếp thị và bán các dịch vụ bưu chính, xử lý đơn hàng, phát xã bưu phẩm và tương tác với khách hàng Họ thường xuyên cập nhật thông tin và phản hồi từ thị trường nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Phòng Hành chính Nhân sự tại Bưu điện huyện Thanh Bình quản lý đội ngũ nhân viên và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như tuyển dụng, xử lý giấy tờ, bảo hiểm và tính lương Họ cũng chuẩn bị và sắp xếp các phòng họp cho công tác hành chính, đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì môi trường làm việc tích cực, quản lý chính sách nhân sự và hỗ trợ các bộ phận khác trong Bưu điện.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 10
1.3 Năng lực của đơn vị a Tài lực
Vốn điều lệ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam tại thời điểm phê duyệt Điều lệ là: 8.122.000.000.000 đồng (Tám ngàn một trăm hai mươi hai tỷ đồng)
Tổng công ty Bưu điện Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước, sở hữu 100% vốn điều lệ và hoạt động theo quy định của pháp luật và Điều lệ.
Cơ sở vật chất của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam có 63 chi nhánh Bưu điện tỉnh, thành phố trên toàn quốc
Trụ sở chính : Tổng công ty Bưu điện Việt Nam
Tên viết tắt : Bưu điện Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế : Vietnam Post
Tên viết tắt quốc tế : VNPost Địa chỉ liên hệ : Số 5 Phạm Hùng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội Chi nhánh cụ thể : Bưu điện huyện Thanh Bình
Mã số thuế : 1400633697-007 Địa chỉ : Quốc lộ 30, khóm Tân Đông B, thị trấn Thanh Bình, huyện Thanh Bình, tỉnh Đồng Tháp
Người đại diện : PHAN VĂN KIỆT Điện thoại : 02773833456
Ngày hoạt động : 2008-02-05 c Nhân lực
Nhân lực của Bưu điện huyện Thanh Bình gồm có 49 nhân viên, riêng ở công ty mẹ tổng nhân sự toàn mạng lưới trên 42.000 nhân viên
Tại Bưu điện huyện Thanh Bình, sự chênh lệch giữa số lượng nhân viên nữ và nam được thể hiện rõ qua tỷ lệ phần trăm trong biểu đồ dưới đây.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 11
Biểu đồ cơ cấu giới tính năm 2022
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự
Nguyên nhân dẫn đến số lượng nhân viên nữ chiếm (61%) cao hơn nhân viên nam chiếm (39%) phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Môi trường làm việc trong ngành bưu điện bao gồm các nhiệm vụ như giao nhận hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý văn phòng, đòi hỏi sự tinh tế và kỹ năng giao tiếp, điều này thường phù hợp hơn với nhân viên nữ so với nam.
Các chế độ phúc lợi và chính sách hỗ trợ gia đình như ngày lễ 8/3, 20/10, chế độ nghỉ thai sản và chính sách hỗ trợ trẻ em đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực giữ chân nhân viên lâu dài với công việc.
Tính an toàn trong công việc là một yếu tố quan trọng, đặc biệt ở các cơ quan nhà nước như bưu điện, nơi mang lại cảm giác ổn định cho nhân viên Nhân viên nữ thường có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty, trong khi nam giới thường tìm kiếm môi trường làm việc đầy thách thức và cơ hội thăng tiến nhanh Điều này dẫn đến việc Bưu điện huyện Thanh Bình có tỷ lệ nhân viên nữ cao hơn nam.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 12
Biểu đồ cơ cấu trình độ học vấn của nhân viên năm 2022
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự
Bộ phận - vấn đề nghiên cứu
Sơ đồ cơ cấu phòng Hành chính Nhân sự Bưu điện huyện Thanh Bình năm 2022
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự
2.1 Mô tả hoạt động của bộ phận
Trưởng phòng Nhân sự: Trưởng phòng Nhân sự tại Bưu điện huyện Thanh
Bình có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của bộ phận Nhân sự, với nhiệm vụ chính là duy trì và quản lý nguồn nhân lực Họ thực hiện công tác tuyển dụng và nghiên cứu nguồn tài nguyên cho Bưu điện Trưởng phòng Nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất làm việc, quản lý lương thưởng và phúc lợi, đồng thời xây dựng mối quan hệ lao động tích cực trong môi trường làm việc.
Bộ phận Tuyển dụng tại Bưu điện huyện Thanh Bình đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu Các chức năng chính bao gồm hoạch định chiến lược tuyển dụng, thiết kế và đăng tải thông tin công việc, triển khai phỏng vấn, đánh giá hồ sơ ứng viên và thực hiện lựa chọn cuối cùng Ngoài ra, bộ phận cũng thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu ứng viên và duy trì mối liên kết với các trường đào tạo cùng đối tác chiến lược để đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng.
Bộ phận Đào tạo và phát triển
Bộ phận Quản lý chế độ phúc lợi
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo tổ chức 21 buổi trao đổi hàng tháng nhằm cung cấp kiến thức mới và đảm bảo áp dụng hiệu quả vào công việc Bộ phận này không chỉ tư vấn về chương trình nghề nghiệp mà còn đánh giá hiệu suất và hỗ trợ phát triển sự nghiệp cho nhân viên.
Bộ phận Quản lý chế độ phúc lợi tại Bưu điện huyện Thanh Bình có nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi của nhân viên và triển khai các chính sách liên quan đến lương thưởng Họ theo dõi và cập nhật các chính sách mới nhất về lương và phúc lợi, đồng thời giải quyết các vấn đề thanh toán, khiếu nại, bảo hiểm, nghỉ việc và nghỉ phép Ngoài ra, bộ phận cũng thiết lập giải pháp để giải quyết tranh chấp về lương thưởng và quyền lợi giữa nhân viên và Bưu điện.
2.2 Phân tích, đánh giá hiện trạng hoạt động của bộ phận và chỉ rõ vấn đề nghiên cứu
Phòng Nhân sự của Bưu điện huyện Thanh Bình thực hiện nhiều chức năng quan trọng như tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên, đào tạo và phát triển, quản lý chế độ phúc lợi, cũng như quản lý thời gian và chấm công Trong đó, chức năng tuyển mộ và thu hút nhân tài đóng vai trò then chốt, giúp Bưu điện tiết kiệm thời gian và chi phí trong quy trình tuyển dụng nhân viên mới.
Quy trình tuyển mộ của Bưu điện huyện Thanh Bình hiện nay được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và công bằng Với sự giám sát thường xuyên từ các cấp quản lý, quy trình này không chỉ duy trì chất lượng mà còn cho phép điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết Nhờ đó, Bưu điện huyện Thanh Bình đạt hiệu suất cao trong tuyển mộ, đáp ứng nhu cầu nhân sự theo chiến lược phát triển của đơn vị.
Trong 3 năm 2020-2021-2022, bộ phận Tuyển mộ của Bưu điện đã nhận và xét duyệt được trên 81 hồ sơ ứng viên và số lượng thực tế được tuyển vào Bưu điện khoản trên 32 ứng viên tham gia làm việc tại nhiều vị trí trong Bưu điện
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 22
Bảng số lượng hồ sơ ứng viên và số nhân viên tuyển được qua 3 năm gần nhất
Các năm gần đây nhất
Tổng hồ sơ sau quy trình tuyển mộ
Số lƣợng nhân viên tuyển đƣợc sau quy trình tuyển chọn
Số ứng viên đƣợc tuyển chọn/tổng hồ sơ (%)
Biểu đồ số lượng hồ sơ ứng viên và số nhân viên tuyển được qua 3 năm gần nhất
Theo dữ liệu từ Bưu điện, trong ba năm qua, số lượng hồ sơ và kết quả tuyển dụng đã có sự thay đổi đáng kể Tỷ lệ nhân sự được tuyển vào Bưu điện so với tổng số hồ sơ sau quy trình tuyển mộ trung bình đạt 37,59%, cho thấy quy trình tuyển dụng hoạt động hiệu quả Cụ thể, năm 2020, Bưu điện đã nhận 29 hồ sơ và tuyển được 11 nhân viên, đạt tỷ lệ thành công ấn tượng.
Tổng hồ sơ sau quy trình tuyển mộ
Số lượng nhân viên tuyển được sau quy trình tuyển chọn
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 23
Năm 2021, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, tổng số hồ sơ tuyển dụng giảm còn 18, với chỉ 5 nhân viên được nhận, dẫn đến tỷ lệ chấp nhận chỉ đạt 27,78% Tuy nhiên, năm 2022 ghi nhận sự phục hồi mạnh mẽ với tổng số hồ sơ lên tới 34 và 16 nhân viên được chọn, nhờ vào việc kiểm soát dịch bệnh và nhu cầu mở rộng kinh doanh Tỷ lệ ứng viên được tuyển dụng năm 2022 đạt 47,06%, cao hơn đáng kể so với hai năm trước.
Hiện nay, bộ phận Tuyển dụng của Bưu điện đang áp dụng quy trình tuyển mộ nhân viên gồm 6 bước:
Các bước trong quy trình tuyển mộ của Bưu điện huyện Thanh Bình năm 2022
Quy trình tuyển mộ của Bưu điện huyện Thanh Bình
Bước 1: Xác định công việc cần tuyển
Bộ phận Tuyển mộ sẽ nhận thông tin về vị trí cần tuyển từ Trưởng phòng
Nhân sự hoặc từ các quản lý của các phòng ban khác trong Bưu điện thông qua email được gửi đến phòng Nhân sự
Bước 2: Xác định yêu cầu cần tuyển
Phụ thuộc vào đặc điểm cũng như tính chất công việc và yêu cầu đặc biệt từ
Lãnh đạo và quản lý các bộ phận cần xác định rõ các yêu cầu trước khi đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội và các trang tuyển dụng.
Bước 3: Xác định nguồn tuyển mộ
Bưu điện huyện Thanh Bình ưu tiên tuyển dụng nhân viên từ nguồn nội bộ, tạo cơ hội cho người lao động có khả năng làm việc theo mong muốn Nguồn nội bộ tại Bưu điện huyện Thanh Bình được phân chia thành hai loại.
Tổng hợp hồ sơ đạt yêu cầu
Xác định yêu cầu cần tuyển ác định nguồn tuyển mộ
Các phương pháp tuyển mộ
Xác định nguồn tuyển mộ
Tìm hiểu sơ bộ thông tin
Tổng hợp hồ sơ đạt yêu cầu
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 24
Bưu điện huyện Thanh Bình thường xuyên áp dụng chiến lược tuyển mộ nội bộ nhằm tận dụng nguồn nhân sự hiện có, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển sự nghiệp ở các vị trí khác nhau, ưu tiên cho các vị trí văn phòng Nhân viên cần đáp ứng yêu cầu cần thiết cho vị trí mới và tham gia quy trình phỏng vấn như ứng viên bên ngoài Đối với các vị trí cấp cao, Bưu điện chú trọng vào nguồn nhân sự nội bộ, ưu tiên những nhân viên có kinh nghiệm và hiểu biết sâu về môi trường làm việc Chiến lược này không chỉ tối ưu hóa tài nguyên mà còn duy trì lòng cam kết của nhân viên.
Nhiều nhân viên nghỉ việc tại Bưu điện huyện Thanh Bình do lý do gia đình, như có con nhỏ hoặc người thân ốm đau cần chăm sóc Sau khi giải quyết xong các vấn đề cá nhân, Bưu điện luôn tạo điều kiện cho họ trở lại làm việc bằng cách tuyển dụng lại các vị trí trống.
Nguồn tuyển dụng cho các vị trí trong lĩnh vực bưu chính và dịch vụ rất phong phú, với nhu cầu lớn về nhân sự Việc thu hút nhân tài giúp Bưu điện đa dạng hóa lực lượng lao động và làm mới hình ảnh của mình Các ứng viên có thể nộp đơn tự nguyện, được giới thiệu bởi người quen làm việc tại đây, từ quảng cáo tìm việc hoặc thông qua các tổ chức quản lý lao động.
Bước 4: Các phương pháp tuyển mộ
GỢI Ý ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Rút ra kinh nghiệm của bản thân
Sau 12 tuần thực tập tại Bưu điện huyện Thanh Bình, tôi đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm quý báu cho sự phát triển cá nhân của mình
Tự tin và chủ động trong lĩnh vực chuyên môn đã chọn, tôi nhận thức rõ giá trị và tầm quan trọng của Bộ phận Nhân sự trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết Qua thực tập tại Bưu điện huyện Thanh Bình, tôi thấy sức ảnh hưởng của công tác tuyển dụng đối với hoạt động của doanh nghiệp Những trải nghiệm này đã giúp tôi trở nên quyết tâm hơn trong việc cống hiến cho ngành Quản trị nhân sự.
Kỳ thực tập đã giúp tôi cải thiện kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp qua việc tương tác với ứng viên và đồng nghiệp tại Bưu điện Tôi đã nâng cao khả năng quản lý thời gian và lập kế hoạch, hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao Ngoài ra, tôi cũng học hỏi được nhiều điều bổ ích về kỹ năng làm việc nhóm, sử dụng máy tính và Excel, nhờ vào việc thuần thục thao tác và các hàm cần thiết.
Quy trình tuyển mộ là một khía cạnh quan trọng mà tôi đã tích lũy kinh nghiệm từ Bưu điện huyện Thanh Bình Qua đó, tôi học được cách xây dựng hồ sơ ứng tuyển chuẩn, tạo nguồn ứng viên trên mạng xã hội, và quản lý, phân loại thông tin ứng viên hiệu quả Bên cạnh đó, tôi cũng nắm bắt được các thuật ngữ mới trong lĩnh vực Quản trị nhân sự, giúp tôi tự tin hơn khi ứng tuyển vào các công ty khác trong tương lai.
Kinh nghiệm tham gia phỏng vấn của tôi, với vai trò tại bộ phận Tuyển dụng, đã mang lại nhiều bài học quý giá Tôi nhận thấy rằng việc tìm hiểu kỹ về bản mô tả công việc, thể hiện thái độ lịch sự và tự tin, cùng với việc trả lời mạch lạc, là những yếu tố quan trọng Ngoài ra, cần tránh hỏi về các thông tin tiêu cực từ người khác về công ty Những kinh nghiệm này sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của tôi trên con đường trở thành chuyên viên Nhân sự chuyên nghiệp trong tương lai.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 30
Gợi ý đề xuất các giải pháp giúp cải tiến những bất cập của bộ phận
Gợi ý giải pháp cho các điểm tốt của Bộ phận Nhân sự tại Bưu điện huyện Thanh Bình:
STT Điểm tốt Gợi ý đề xuất giải pháp
Quy trình tuyển mộ tập trung vào sự nghiêm ngặt và được nhân viên được kiểm soát liên tục để tránh sai sót.
Khuyến khích nhân viên duy trì và phát huy tinh thần làm việc là rất quan trọng Để đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu, cần thực hiện đánh giá định kỳ và đề xuất các biện pháp cải thiện nếu cần thiết.
Bộ phận tuyển mộ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác, đồng thời duy trì mối quan hệ gắn bó với bộ phận tuyển dụng.
Để duy trì và phát triển mối quan hệ với các phòng ban khác, cần tổ chức các sự kiện giao lưu ngoại khóa Việc tăng cường trao đổi thông tin sẽ tạo cảm giác đồng thuận và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
Nhân viên bộ phận tuyển mộ sở hữu kỹ năng và kiến thức chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực nhân sự Họ được đào tạo bài bản, có nhiều năm kinh nghiệm và đặc biệt, luôn thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp.
Bùi Thị Phương Thảo 31 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao trình độ nhân sự Để cải thiện quy trình tuyển dụng tại Bưu điện, cần tích cực tìm kiếm và thu hút thêm những ứng viên chất lượng, từ đó mở rộng khả năng đáp ứng cho bộ phận tuyển mộ.
Môi trường làm việc thoải mái và trang thiết bị đầy đủ là yếu tố quan trọng tại Bưu điện, nơi nhân viên được chăm sóc theo chính sách đãi ngộ công khai và minh bạch.
Bưu điện chú trọng đến việc thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ trang thiết bị làm việc nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động Đồng thời, nâng cao chính sách đãi ngộ và tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích động lực cho nhân viên.
Quy trình tuyển mộ của
Bưu điện cung cấp thông tin rõ ràng và cụ thể, đồng thời nâng cao hiệu quả tuyển mộ thông qua việc liên hệ sơ vấn ứng viên qua điện thoại.
Tiếp tục duy trì quy trình tuyển mộ này vì nó đang hoạt động rất mượt mà và tốt khi giúp tiết kiệm thời gian
Hãy tiếp tục phát triển quy trình tuyển mộ hiện tại do hiệu suất đạt được cao khi tuyển được nhiều nhân viên chất lượng
Khám phá và áp dụng các phương pháp mới hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng cuộc gọi sơ vấn thông tin ứng viên, đồng thời tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 32
Gợi ý giải pháp cho những điểm bất cập của Bộ phận Nhân sự tại Bưu điện huyện Thanh Bình:
STT Điểm chƣa tốt Đề xuất giải pháp
Nhiều bộ phận đề xuất tuyển dụng nhân sự mới nhưng thường không tuân thủ quy trình đúng cách, dẫn đến việc không nắm rõ các bước cần thiết để được phòng
Việc không tuân thủ hướng dẫn nhằm tiết kiệm thời gian thực tế lại dẫn đến lãng phí thời gian cho cả hai bên Phòng Nhân sự chỉ xem xét và phê duyệt các đề xuất tuyển dụng khi chúng tuân thủ đúng quy trình Để tránh gây lãng phí thời gian cho Phòng Nhân sự và các bộ phận khác, tôi xin đưa ra một số gợi ý giải pháp dưới đây, mong Bưu điện có thể dành thời gian xem xét.
Thiết kế tài liệu trực tuyến bao gồm các bước rõ ràng trong quy trình phê duyệt đề xuất, được trình bày bằng văn bản và kèm theo hình ảnh minh họa.
Quy trình thủ tục bao gồm: Đầu tiên phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phê duyệt đề xuất tuyển nhân sự mới
Gửi mail về cho Phòng Nhân sự nắm thông tin
Phòng Nhân sự sẽ kiểm tra định biên của Bộ phận đó:
Nếu tuyển thay thế, không vượt định biên thì Bộ phận tuyển mộ sẽ tiếp nhận thông tin về vị trí và chuẩn bị đăng bài tuyển dụng
Để tuyển dụng thêm nhân viên vượt định biên, cần có email phê duyệt từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc gửi đến Phòng Nhân sự và Trưởng phòng Nhân sự Sau khi
SVTH: Bùi Thị Phương Thảo 33 mộ sẽ tiếp nhận thông tin về vị trí và chuẩn bị đăng bài tuyển dụng
Gửi email về cho tất cả nhân viên trong Bưu điện để họ có thể nắm được thông tin này