Tối ưu quy trình tuyển mộ của tổng công ty bưu điện việt nam chi nhánh bưu điện huyện thanh bình đồng tháp

TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: BÙI THỊ PHƢƠNG THẢO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Tối ƣu Quy trình tuyển mộ Tổng cơng ty Bƣu điện Việt Nam chi nhánh Bƣu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: BÙI THỊ PHƢƠNG THẢO MSSV: 2054010647 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Tối ƣu Quy trình tuyển mộ Tổng cơng ty Bƣu điện Việt Nam chi nhánh Bƣu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Giảng viên hƣớng dẫn: ThS Trần Kiêm Việt Thắng Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, để hoàn thành tốt đề tài báo cáo thực tập mình, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy/Cô Khoa Quản trị kinh doanh ban lãnh đạo trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho tơi có hội học hỏi thêm nhiều kiến thức Nhờ có hướng dẫn dạy bảo tận tình q thầy/cơ, thơng qua tài liệu q giá giúp tơi hồn thành tốt báo cáo thực tập Đặc biệt, với lịng biết ơn sâu sắc tơi xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn ThS Trần Kim Việt Thắng Người ln sẵn sàng có mặt động viên, hỗ trợ giúp đỡ giải đáp vấn đề mà tơi gặp phải suốt q trình thực đề tài báo cáo Để thực báo cáo này, xin chân thành cảm ơn Tổng công ty Bưu điện Việt Nam chi nhánh Bưu điện huyện Thanh Bình tạo điều kiện cho tơi học hỏi kiến thức kỹ làm việc thực tế Bên cạnh đó, tơi gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Trần Thị Nga - người trực tiếp phân công hướng dẫn công việc cho Bài báo cáo thực tập thực 12 tuần, bước đầu tiếp cận vào môi trường làm việc thực tế tơi cịn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu từ q Thầy/Cơ Bưu điện huyện Thanh Bình để hồn thiện kỹ đồng thời bổ sung nâng cao kiến thức SVTH: Bùi Thị Phương Thảo i Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  Thực tập sinh: Bùi Thị Phương Thảo Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Đã tham gia thực tập phận Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình – Bưu điện tỉnh Đồng Tháp từ ngày 3/10/2023 - 24/12/2023 Qua 12 tuần thực tập, Bưu điện huyện Thanh Bình đánh giá: - - Thái độ: Sinh viên tích cực, chăm có thái độ hợp tác học hỏi thông qua người hướng dẫn phịng ban khác cơng ty Tinh thần trách nhiệm: Có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc ln hồn thành tốt cơng việc giao Công việc: Hỗ trợ công tác tuyển dụng phận Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình Đồng Tháp, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu SVTH: Bùi Thị Phương Thảo ii Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CV: Curriculum Vitae EMS: Express Mail Service TMĐT: Thương mại điện tử Cc: Carbon Copy VNĐ: Việt Nam đồng SVTH: Bùi Thị Phương Thảo iii Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu, phạm vi, phƣơng pháp thực báo cáo thực tập tốt nghiệp Mô tả vị trí thực tập Giới thiệu kết cấu báo cáo PHẦN 2: HIỆN TRẠNG Công ty 1.1 Lịch sử hình thành q trình phát triển cơng ty 1.2 Tổ chức máy quản lý 1.3 Năng lực đơn vị 10 1.4 Thị trƣờng, sản phẩm dịch vụ, đối thủ cạnh tranh 13 1.5 Kết sản xuất kinh doanh 16 Bộ phận - vấn đề nghiên cứu 20 2.1 Mô tả hoạt động phận 20 2.2 Phân tích, đánh giá trạng hoạt động phận rõ vấn đề nghiên cứu 21 2.3 Phát bất cập nên cải tiến tiềm chƣa đƣợc quan tâm khai thác 25 2.4 Đƣa nhận xét cá nhân hoạt động phận 27 PHẦN 3: GỢI Ý ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 29 Rút kinh nghiệm thân 29 Gợi ý đề xuất giải pháp giúp cải tiến bất cập phận 30 PHẦN 4: KẾT LUẬN 36 Tóm tắt lại nội dung báo cáo 36 Tóm tắt tìm hiểu doanh nghiệp 36 Mở hƣớng tìm hiểu thêm 36 SVTH: Bùi Thị Phương Thảo iiii Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng PHẦN 1: MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Một công ty hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc kỹ thuật đại đến đâu trở nên vô nghĩa thiếu nguồn nhân lực, khơng đồng nghĩa có nguồn nhân lực tổ chức thành cơng Từ thời kỳ đầu Cách mạng công nghiệp (Thế kỷ XVIII) đến ngày nguồn nhân lực xem yếu tố chủ chốt, đóng vai trị quan trọng tất doanh nghiệp nhỏ, vừa lớn Vì thế, câu hỏi đặt làm để thu hút nguồn nhân lực cho vị trí trống, làm để xác định ứng viên tiềm năng, có khả phù hợp yêu cầu công việc mà công ty cần tuyển dụng Quy trình tuyển mộ bước để thực điều nêu đóng vai trị quan trọng q trình tuyển dụng nhân Bước giúp nhà tuyển dụng xác định công việc cần tuyển, lựa chọn phương pháp chiêu mộ phù hợp để thu hút ứng viên quan tâm đăng ký ứng tuyển sau đến quy trình tuyển chọn Chính vậy, quy trình tuyển mộ bước tiên giúp doanh nghiệp sàng lọc sơ nguồn ứng viên, chọn ứng viên phù hợp với vị trí cơng việc u cầu cơng ty Để thu hút quan tâm ứng viên đến vị trí cơng việc cần tuyển, cơng ty tốn nhiều khoản chi phí thời gian để làm điều Bởi vì, khơng đưa quy trình cụ thể việc tuyển dụng nhân trở nên khó khăn, kéo dài làm ảnh hưởng đến vị trí cần tuyển tệ tuyển ứng viên khơng phù hợp với vị trí cơng việc, không đủ lực chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc giao Theo nghiên cứu Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay nhân viên họ nghỉ việc từ đến tháng tiền lương Chính vậy, để tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp với vị trí cơng việc có đủ lực chun môn, công ty cần phải thực xây dựng quy trình tuyển mộ chặt chẽ hiệu từ đầu Cùng với lý đó, tơi thực tập sinh Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình định lựa chọn đề tài “Tối ưu Quy trình tuyển mộ Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam chi nhánh Bưu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp” để đóng góp vào phát triển Bưu điện công tác tuyển mộ SVTH: Bùi Thị Phương Thảo Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng Mục tiêu, phạm vi, phƣơng pháp thực báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài tập trung tối ưu quy trình tuyển mộ Bưu điện huyện Thanh Bình, bước thực công việc nhân viên tuyển mộ Phịng Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình Từ đó, dựa vào nghiên cứu có quy trình tuyển mộ thực tế Bưu điện huyện Thanh Bình Đưa nhận xét, đánh giá mức độ hiệu quy trình gợi ý giải pháp giúp nâng cao hiệu quy trình Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tơi thực 12 tuần Phòng Nhân Tổng công ty Bưu điện Việt Nam chi nhánh Bưu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp Phƣơng pháp nghiên cứu: Phương pháp định lượng: Tôi sử dụng phương pháp thu thập số liệu, thông tin sơ cấp, thứ cấp Bưu điện huyện Thanh Bình cung cấp qua tuần thực tập thơng tin có Internet Phương pháp định tính: Tơi thơng qua việc gọi điện thoại sơ vấn, gặp mặt trao đổi trực tiếp ứng viên, thăm hỏi thêm kiến thức liên quan từ quản lý đồng nghiệp Phương pháp quan sát thực tiễn quy trình thực cơng việc Phịng Nhân ngày Mơ tả vị trí thực tập Làm cơng việc gì? Thuộc phận nào? Tơi đảm nhận vị trí thực tập sinh Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình – Đồng Tháp Trong 12 tuần thực tập, chủ yếu làm việc vào hành thứ đến thứ từ 7:30 đến 17:00 chưa phải tăng ca Công việc hỗ trợ học hỏi kinh nghiệm từ anh chị phận Phòng Nhân Bưu điện huyện Thanh Bình cơng tác tuyển mộ tuyển chọn Tôi bắt đầu tập tâm lo sợ lần tiếp cận môi trường làm việc thực tế chuyên nghiệp Tuy nhiên, may mắn anh chị đồng nghiệp yêu thương giúp đỡ nhiều Tôi tham gia vào tất bước quy trình tuyển mộ, tham gia sơi đóng góp ý kiến tuần cho khâu tuyển chọn Bưu điện Trở thành thực tập sinh Nhân sự, học làm quen đảm nhận việc SVTH: Bùi Thị Phương Thảo Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng sáng tạo nội dung thiết kế áp phích tuyển dụng phần mềm Canva máy tính Sau đăng tuyển dụng đặn lần/1 tuần tương tác, bình luận cho viết lần/1 tuần để thu hút ứng viên gửi nhiều CV chất lượng cho Phòng Nhân Sau đó, tơi giao nhiệm vụ lọc CV liên hệ cho ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp để sơ vấn thông tin cần thiết vị trí cơng việc, thời gian làm việc thái độ xem họ có đáp ứng hay khơng Khi có ứng viên khơng đáp ứng yêu cầu nêu loại hồ sơ khỏi danh sách ứng viên nhập liệu lên phần mềm nêu rõ thông tin khai thác Công việc cập nhật kết vòng vấn gửi thư cảm ơn ứng viên không vượt qua vòng vấn ngược lại ứng viên đạt vấn gửi thư mời nhận việc kèm theo thơng tin vị trí cơng việc, lương thưởng, đãi ngộ, yêu cầu hồ sơ giấy tờ trước ứng viên đến nhận việc Tiếp theo, thống kê số lượng nhân viên đến nhận việc có đủ hay khơng liên hệ đến ứng viên để tìm hiểu lí xếp cho họ nhận việc vào ngày khác cần Những công việc giao suốt 12 tuần thực tập chị quản lý hỗ trợ giám sát Ngoài thời gian làm việc buổi họp căng thẳng, Trưởng phòng Nhân thường tổ chức buổi tiệc nhỏ lần/1 tháng dành thời gian để ăn uống chia sẻ khó khăn gặp phải niềm vui sống giúp tinh thần nhân viên có trạng thái tốt đạt hiệu cao công việc Tôi tham gia tổ chức kiện, hỗ trợ hoạt động truyền thông nội Bưu điện vào dịp lễ 20/11, lễ Giáng sinh đạt thành tích tốt nhiều phịng ban hưởng ứng số lượng nhân viên tham gia nhiều vượt trội so với năm trước Có liên quan với phận khác nhƣ nào? Mối quan hệ Phịng Nhân phận khác có liên quan mật thiết đến  Phịng Kế tốn: Mối liên kết mật thiết Phòng Nhân Phịng Kế tốn chìa khóa định phát triển Bưu điện Công việc cụ thể Phịng Nhân khơng ảnh hưởng đến hiệu suất chung Bưu điện mà đặt thách thức lớn chế độ phúc lợi cho nhân viên Mối liên kết không định đến thành cơng mặt tài SVTH: Bùi Thị Phương Thảo Báo cáo thực tập GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng mà cịn đóng vai trị quan trọng việc xây dựng mơi trường làm việc tích cực đồng thuận  Phịng Kinh doanh: Q trình tuyển dụng nhân viên Phịng Nhân có tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh Phòng Kinh doanh Bưu điện huyện Thanh Bình Trong ngành bưu chính, Bưu điện đặt nhu cầu lớn nguồn lực để phát triển kinh doanh hiệu Do đó, Bưu điện cần hướng tới việc thu hút giữ chân nhân viên có chất lượng cao, giúp đảm bảo liên tục ổn định cung ứng dịch vụ bưu đáp ứng nhu cầu ngày cao từ khách hàng Để hồn thành cơng việc cần phải vận dụng kiến thức học?  Mơn Quản trị nhân lực: Để hiểu hồn thành tốt cơng việc giao thực tập Bưu điện huyện Thanh Bình Trong suốt trình thực tập kiến thức dạy môn Quản trị nhân lực vận dụng triệt để giúp xử lý công việc liên quan Chính thế, mơn Quản trị nhân lực mơn học giúp làm việc tốt Bưu điện huyện Thanh Bình Mơn Quản trị nhân lực giúp tơi có kiến thức tảng tuyển dụng, từ tơi hiểu nắm bắt nhanh chóng quy trình tuyển dụng thực tế Bưu điện Nhờ môn học này, không bị bỡ ngỡ, biết thân vị trí phịng Nhân để vận dụng phát huy tối đa khả chun mơn Ngồi kiến thức tuyển dụng thực tế mà thực hành Bưu điện huyện Thanh Bình, tơi thấy Bưu điện áp dụng kiến thức môn Quản trị nhân lực học vào thực tế  Môn Giao tiếp kinh doanh: Tôi áp dụng nhiều kiến thức môn Giao tiếp kinh doanh trình thực tập với tơi giao tiếp kỹ quan trọng vào làm doanh nghiệp Mơn Giao tiếp kinh doanh giúp tơi dễ dàng trị chuyện, tâm sự, học hỏi kỹ năng, kiến thức chuyên ngành ngành từ anh chị đồng nghiệp, giúp mối quan hệ đồng nghiệp Bưu điện trở nên thân thiết Bên cạnh đó, mơn Giao tiếp kinh SVTH: Bùi Thị Phương Thảo