HIỆN TRẠNG
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1 Sơ lược về công ty
(Nguồn: Bộ phận nhân sự)
Công ty TNHH NPK, thành lập vào ngày 30-11-2017, tự hào sở hữu đội ngũ hơn 90 tư vấn tài chính chuyên nghiệp Với nỗ lực không ngừng nghỉ, công ty hướng tới mục tiêu trở thành một trong những văn phòng đại lý hàng đầu của Dai-ichi Life Việt Nam Đặc biệt, NPK luôn khẳng định triết lý kinh doanh dựa trên hơn 121 năm kinh nghiệm từ Nhật Bản.
Năm 2021, đạt top 3 về tuyển dụng tư vấn tài chính chuyên nghiệp.
Tháng 08-2023, Công ty vinh hạnh đạt thành tích top 1 FYP miền Nam.
Thông tin công ty TNHH NPK Việt Nam
Tên công ty: Công Ty TNHH NPK Việt Nam
Tên giao dịch: Công Ty TNHH NPK Việt Nam
Hình thức sỡ hữu: Chi nhánh đại lý Quận 2 công ty BHNT Dai-ichi Life Việt Nam Năm hoạt động: 30-11-2017
Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn nước ngoài (Nhật Bản) có trụ sở chính tại tòa nhà Dai-ichi Life, số 149-151 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Thông tin chung của Dai-ichi Life Việt Nam
Công ty bảo hiểm Nhân thọ tương hỗ Dai-ichi, được thành lập vào năm 1902, đã chuyển mình mạnh mẽ khi rời khỏi mô hình công ty tương hỗ vào năm 2010 để niêm yết trên thị trường và cổ phần hóa Đến năm 2016, công ty này tiếp tục thay đổi cấu trúc tổ chức, trở thành Dai-ichi Life Holdings Inc.
Dai-ichi Life Việt Nam được thành lập 18-01-2007 được thành lập với 100% vốn Nhật Bản Công ty hiện được trải khắp 63 tỉnh thành trên toàn quốc hoạt động gần
300 văn phòng và 2,000 TVTC chuyên nghiệp.
Cuối năm 2022, sau 15 năm nỗ lực không ngừng, chúng tôi tự hào phục vụ hơn 4.5 triệu khách hàng và ký kết 1.4 triệu hợp đồng bảo hiểm hiệu lực Trong suốt hành trình này, chúng tôi đã chi trả gần 3,000 tỷ đồng cho 190,000 trường hợp khác nhau trong chương trình “15 năm Kết nối Triệu Yêu Thương”.
Những thành tựu nổi bật:
2022-2023 đứng top 2 Công ty bảo hiểm nhân thọ uy tín Việt Nam
Top 50 Doanh nghiệp Phát triển Bền vững năm 2022
Top 3 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam (ngành bảo hiểm)
Doanh nghiệp xuất sắc Châu Á
1.2 Mô tả sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH NPK Việt Nam
(Nguồn: Bộ phận nhân sự, năm 2022)
Công ty TNHH NPK Việt Nam hiện đang hoạt động với hai bộ phận chính: một bộ phận làm việc trực tiếp tại công ty và một bộ phận hỗ trợ tư vấn trực tuyến.
Giám đốc Nguyễn Phú Khánh là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm điều hành và kiểm soát các vấn đề nội bộ Ông đảm bảo việc lên kế hoạch, đôn đốc thực hiện và chỉ đạo các chiến lược định hướng cho công ty Bên cạnh đó, Giám đốc còn sắp xếp công việc cho các phòng ban như phòng kinh doanh và phòng nghiệp vụ một cách có tổ chức và hiệu quả.
Phòng kinh doanh bao gồm hai bộ phận chính là chăm sóc khách hàng và Sale, dưới sự giám sát của trưởng phòng kinh doanh Nhiệm vụ của cả hai bộ phận là nắm rõ tiềm năng sản phẩm, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, và phát triển chiến lược tìm kiếm khách hàng mới Họ cũng đề xuất các chính sách hàng tháng và hàng quý dựa trên số liệu thống kê nhu cầu tài chính của khách hàng tham gia bảo hiểm, nhằm đưa ra sản phẩm bảo hiểm phù hợp và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng nghiệp vụ bao gồm 10 nhân sự chuyên trách hỗ trợ sổ sách kế toán và quản lý hợp đồng của công ty Nhiệm vụ chính của họ là kiểm tra và điều chỉnh các vấn đề liên quan đến quyền lợi bồi thường rủi ro cho khách hàng.
Bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng ứng cử viên tiềm năng, quản lý chính sách phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động và tiền lương Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ đào tạo và huấn luyện nhân viên sau khi tuyển dụng, cũng như lập kế hoạch khen thưởng và đánh giá quy trình làm việc của họ.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý sổ sách tài chính của công ty, theo dõi và ghi nhận các giao dịch khi ký kết hợp đồng Họ cũng phân tích tình hình tài chính hàng tháng và hàng quý, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH NPK, với hơn 15 năm phát triển, đã đóng góp tích cực vào sự lớn mạnh của Dai-ichi Life Việt Nam, giúp tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng gấp 50 lần với vốn điều lệ 9.800 tỷ đồng Tính đến ngày 31/12/2022, tổng tài sản do Dai-ichi Life Việt Nam quản lý đạt khoảng 58.000 tỷ đồng, tăng đáng kể so với 46.000 tỷ đồng vào năm 2021 Số lượng khách hàng đã tăng gấp 12 lần và tổng vốn đầu tư cũng tăng 41 lần, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong ngành bảo hiểm.
Dai-ichi Life Việt Nam tự hào sở hữu đội ngũ tư vấn tài chính lên tới 114.000 người, phục vụ hơn 4 triệu khách hàng Với hệ thống 300 văn phòng và tổng đại lý trải rộng khắp 63 tỉnh thành, công ty khẳng định vị trí thứ 3 trong ngành bảo hiểm.
Tính đến năm 2022, Dai-ichi Life Việt Nam hiện với hơn 2.000 nhân viên đội ngũ và 114.000 tư vấn tài chính chuyên nghiệp.
Biểu đồ 1.1: Thể hiện giới tính nhân viên công ty TNHH NPK Việt Nam
(Nguồn: Bộ phận nhân sự, năm 2022)
Biểu đồ cho thấy nữ giới chiếm 60% trong ngành bảo hiểm, cao hơn so với nam giới Sự chênh lệch này một phần do ngành bảo hiểm đang phát triển mạnh mẽ, cùng với xu hướng trong các lĩnh vực như tư vấn du lịch và văn phòng, thường thu hút sự quan tâm của phái nữ nhờ vào tính cách và sự tinh tế.
Theo ước tính, nữ giới thường tỉ mỉ và chu đáo hơn nam giới, đồng thời khảo sát cho thấy họ có khả năng chịu đựng rủi ro tâm lý cao hơn Vì vậy, bảo hiểm cần xem xét những đặc điểm này của phụ nữ để tận dụng những lợi thế mà họ mang lại.
Bộ phận – vấn đề nghiên cứu
2.1 Mô tả hoạt động của bộ phận kinh doanh tại công ty TNHH NPK Việt Nam
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu cho công ty Hằng tháng, bộ phận này tổ chức họp để đề xuất cải tiến quy trình bán hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng thông qua hợp đồng, và theo dõi hiệu suất cũng như mức chi trả Qua đó, phòng kinh doanh sẽ cùng nhau điều chỉnh và lập kế hoạch phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hình 1.2: Kế hoạch kinh doanh tháng 12
(Nguồn: Phòng kinh doanh, năm 2023)
Dựa trên các kế hoạch từ phòng kinh doanh, bộ phận hành chính nhân sự và kế toán sẽ đưa ra ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn, giúp phòng kinh doanh rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch một cách hiệu quả, nhằm thúc đẩy sự phát triển theo hướng tốt nhất.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh
(Nguồn: Bộ phận nhân sự, năm 2022)
Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng trong quá trình tham gia hợp đồng, giải quyết các thắc mắc về sản phẩm, cũng như xử lý khiếu nại trong suốt thời gian hợp đồng còn hiệu lực.
Bộ phận Sales có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ hiện tại với công ty Họ cũng xây dựng các đề xuất nhằm tối ưu hóa hiệu suất sau quy trình bán hàng.
Chăm sóc khách hàng và bộ phận Sales là hai lĩnh vực riêng biệt nhưng luôn phối hợp chặt chẽ để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất Sự hợp tác này giúp xây dựng niềm tin của khách hàng đối với công ty, dựa trên quy trình mà phòng kinh doanh đã thiết lập.
2.2 Phân tích, đánh giá hiện trạng hoạt động của bộ phận kinh doanh tại quy trình bán sản phẩm
Quy trình bán sản phẩm tại công ty TNHH NPK bao gồm bốn bước chính: tìm kiếm khách hàng, tư vấn hỗ trợ, ký hợp đồng và chăm sóc khách hàng sau ký kết Để nâng cao hiệu quả trong bộ phận chăm sóc khách hàng và Sales, việc cải thiện từng bước trong quy trình này là rất cần thiết.
Sơ đồ 1.3: Quy trình bán sản phẩm công ty TNHH NPK Việt Nam
(Nguồn: Phòng kinh doanh, năm 2022)
Chăm sóc khách hàng sau bán hàng
Tiếp xúc và tư vấn khách hàng
Khi ký hợp đồng, điều quan trọng đầu tiên mà tư vấn viên cần làm là tạo ấn tượng tích cực và khơi gợi nhu cầu mua sắm của khách hàng Để tìm kiếm khách hàng, cần áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, trong đó có hai phương pháp chính là gián tiếp và trực tiếp.
Gặp gỡ và tư vấn khách hàng thường xuyên là cách hiệu quả để hiểu rõ nhu cầu của họ, bắt đầu từ việc tìm hiểu nghề nghiệp, tuổi tác và tình hình tài chính để tạo thiện cảm Xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình giúp nắm bắt được điểm mạnh mà họ mong muốn, từ đó lập kế hoạch tư vấn phù hợp Tham gia các buổi hội thảo hoặc chương trình chăm sóc khách hàng định kỳ sẽ thu hút sự chú ý của họ về lợi ích của bảo hiểm Bên cạnh đó, việc gọi điện thoại theo dữ liệu thu thập được từ nhiều khu vực giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng, đồng thời kết bạn qua Zalo để hỗ trợ và tư vấn chi tiết hơn Nếu khách hàng chưa có nhu cầu, chỉ cần giới thiệu sơ lược về thẻ bảo hiểm mà không áp lực về việc bán hàng, nhằm tạo ấn tượng tốt và tránh làm phiền họ quá nhiều lần, bảo vệ hình ảnh công ty.
Phương pháp tư vấn tài chính không cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà cần sự hỗ trợ từ trung gian Để thực hiện điều này, việc xây dựng mối quan hệ hữu nghị với người quen, bạn bè, đồng nghiệp và người thân là rất quan trọng Sự tin tưởng từ những khách hàng trước sẽ giúp chúng ta có được những cộng tác viên, từ đó tạo cơ hội ký kết hợp đồng thông qua giới thiệu và tư vấn khi khách hàng có nhu cầu mua bảo hiểm bảo vệ sức khỏe.
Công ty thường xuyên thực hiện khảo sát qua nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu bảo vệ của từng khách hàng Thông qua các bài test trong các cuộc thi bảo hiểm, tư vấn tài chính sẽ hiểu rõ hơn về khách hàng trước khi lên kế hoạch tiếp xúc.
2.2.2 Tư vấn và hỗ trợ
Sau khi xác định được danh sách khách hàng tiềm năng, cần liên lạc để tư vấn chi tiết về sản phẩm bảo hiểm, bao gồm quyền lợi và lãi suất theo hợp đồng Cần tránh việc chỉ nói về lợi ích mà không đề cập đến rủi ro như việc không đóng phí đúng hạn hoặc hủy hợp đồng sớm mà không thông báo Nếu khách hàng có sự quan tâm, hãy hẹn gặp để trao đổi rõ ràng hoặc gợi ý các cuộc hẹn gần nhất Đối với những khách hàng muốn tìm hiểu thêm qua điện thoại, có thể mời họ tham gia hội thảo và sau đó tìm kiếm họ tại đó, với tỷ lệ thuyết phục lên tới 30-40% để đặt lịch hẹn riêng Đôi khi, khách hàng không chú ý ngay từ cuộc gọi đầu tiên do bận rộn, vì vậy cần khéo léo trong kỹ năng giao tiếp và chuyên môn của tư vấn tài chính.
Hình 1.3: Hỗ trợ và tư vấn khách hàng
2.2.3 Chốt hợp đồng và kí kết
Sau khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm, bước tiếp theo là ký kết hợp đồng, trong đó cần nêu rõ các luật bảo hiểm cần tuân thủ trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực Việc này giúp tránh tình trạng tư vấn không rõ ràng, gây hoang mang cho khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
“Quy trình kí kết hợp đồng bảo hiểm sẽ dựa trên một số nguyên tắc:
1 Nguyên tắc trung thực tuyệt đối: Dựa trên việc cung cấp thông tin thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, tin tưởng tuyệt đối lẫn nhau trong quá trình kí kết hợp đồng bảo hiểm.
GIẢI PHÁP
Lên kế hoạch cụ thể về hệ thống thông tin khách hàng
Để có được danh sách địa chỉ và số điện thoại liên hệ của khách hàng tiềm năng, cần tiến hành rà soát và kiểm tra một cách chính xác Việc này giúp tránh tình trạng có quá nhiều số liên hệ không còn nhu cầu, từ đó gây khó khăn trong bước tiếp xúc ban đầu Do đó, việc xây dựng các yếu tố cụ thể là rất cần thiết.
Tìm kiếm danh sách qua các hoạt động khảo sát khi đi thực tế sẽ chính xác hơn là qua các trang web.
Thu nhập nguồn dữ liệu từ việc cung cấp lúc trước của khách hàng đã từng kí kết hợp đồng tại công ty.
Lập chuỗi danh sách cụ thể của các công ty cạnh tranh để nắm bắt được nhiều hơn về tiến trình mua bán từ họ.
Xây dựng thêm hình ảnh quảng bá
Để chiếm được lòng tin của khách hàng, dịch vụ cần phải nổi bật hơn đối thủ Điều này bắt đầu từ việc xây dựng một chiến lược marketing mạnh mẽ, tập trung vào việc nâng cao hình ảnh thương hiệu thông qua nội dung hấp dẫn Hiện nay, các kênh truyền thông như Tiktok, Facebook và Zalo đang trở thành những nền tảng quảng cáo hiệu quả, thu hút lượng khách hàng tìm kiếm đông đảo.
Quảng bá và tiếp cận khách hàng hiệu quả thông qua việc lập kênh TikTok chia sẻ quy trình làm việc và hoạt động của công ty Những video vui vẻ, tích cực từ nhân viên sẽ không chỉ tạo hứng thú cho người xem mà còn giúp lan tỏa hình ảnh văn phòng và quy trình làm việc rõ ràng, có sự phân cấp Nhiều ứng viên muốn tham gia nhưng ngại thiếu kinh nghiệm, vì vậy việc quay video chia sẻ cách thức làm việc sẽ cung cấp thông tin cần thiết và thu hút truyền thông tốt Thêm vào đó, việc sử dụng hình ảnh từ các chương trình công ty để đăng tải trên trang cá nhân không chỉ quảng bá cho bạn bè và người thân mà còn tiếp cận khách hàng tiềm năng từ nhiều vùng miền khác nhau Các phương tiện quảng cáo và tiếp thị như quảng cáo trực tuyến, email marketing, sự kiện và triển lãm cũng có thể được áp dụng để nâng cao hiệu quả tiếp cận.
Xây dựng hình ảnh thương hiệu qua các chương trình từ thiện như Ngôi nhà mơ ước và Bếp yêu thương trên HTV7, VTV3 giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời thể hiện trách nhiệm xã hội Doanh nghiệp cần giảm thiểu rủi ro và chú trọng truyền thông để khách hàng nhận thức rõ lợi ích của bảo hiểm, như hỗ trợ tài chính trong các tình huống khẩn cấp, ví dụ như vụ cháy chung cư mini ở Hà Nội Để thu hút khách hàng, cần đầu tư vào các chương trình khuyến mãi vào dịp lễ, tết, kèm theo quà tặng khích lệ, giúp khách hàng nhận thấy lợi ích vượt trội khi tham gia bảo hiểm so với đối thủ cạnh tranh Sản phẩm chỉ thực sự nổi bật khi khách hàng thấy được những giá trị khác biệt mà doanh nghiệp mang lại.
Thăm dò và đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
Để sản phẩm nổi bật hơn so với đối thủ, cần có những yếu tố khác biệt, điều này đòi hỏi nghiên cứu nguồn lực cạnh tranh dựa trên mô hình SWOT để xác định điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời Việc thăm dò nguồn lực, điều khoản, điều kiện và giá cả từ các trang tin tức giúp nắm bắt hoạt động của đối thủ, từ đó tìm ra hướng đi khác biệt Một số gợi ý bao gồm việc mở hộp thư đóng góp ý kiến trên các trang fanpage của doanh nghiệp, nhằm đánh giá nhu cầu tâm lý khách hàng về sản phẩm, như nhu cầu sức khỏe hay tích lũy tài chính, đồng thời thu thập phản hồi về mức độ hài lòng từ khách hàng.
Khảo sát từ các buổi hội thảo và phiếu điều lệ của khách hàng tham dự giúp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phục vụ cho mục đích hợp tác lâu dài.
Nghiên cứu thị trường bảo hiểm giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các chiến lược và phát triển sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu thiết yếu của khách hàng.
Tổ chức nhiều cuộc thi dành cho các ứng viên
Để trở thành một chuyên viên giỏi, cần phải trải qua sự tích lũy kiến thức và kinh nghiệm trong khoảng thời gian từ 6 đến 12 tháng Một công ty có tâm đạo đức sẽ dành thời gian đào tạo ứng viên từ 3 đến 6 tháng để họ làm quen với công việc, trước khi cho phép họ tư vấn khách hàng Quá trình này thường bao gồm nhiều cuộc thi và khảo sát khả năng làm việc, nhằm đảm bảo ứng viên hiểu rõ sản phẩm và có thể tư vấn một cách hiệu quả.
Các cuộc thi này giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống với khách hàng khó tính, mang lại những kinh nghiệm quý giá Qua đó, ứng viên tích lũy kinh nghiệm từng ngày, góp phần hình thành kiến thức chuyên nghiệp Để nâng cao năng lực cho nhân viên trong ngành bảo hiểm, công ty cung cấp chương trình đào tạo và phát triển chuyên sâu, đảm bảo họ nắm rõ thông tin về sản phẩm, quy trình và quy định của công ty.
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực là yếu tố quan trọng để khuyến khích sự sáng tạo, hợp tác và phát triển cá nhân Điều này có thể đạt được thông qua việc xây dựng các chương trình đánh giá hiệu suất công bằng, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên, và đảm bảo một không gian làm việc an toàn và thoải mái.
Xây dựng hệ thống đánh giá và thưởng phạt công bằng, minh bạch là cần thiết để ghi nhận đóng góp của nhân viên, đảm bảo rằng những ai sai phạm phải chịu trách nhiệm, trong khi những ai có thành tích tốt sẽ được khen thưởng theo tháng hoặc quý Đồng thời, thiết lập các chương trình thưởng phạt hợp lý sẽ khuyến khích sự cống hiến và hoàn thành mục tiêu công việc Việc xây dựng mô hình giao tiếp hiệu quả trong công ty, khuyến khích trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau, sẽ tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đánh giá hiệu suất và phát triển nhân viên định kỳ 3 lần mỗi tháng là cần thiết, dựa trên các yếu tố như tỷ lệ ký kết hợp đồng và khả năng giải quyết vấn đề khi hợp đồng gặp trục trặc Việc này giúp xác định cơ hội cải thiện và cung cấp phản hồi xây dựng Đồng thời, cần đảm bảo rằng các quy trình và chính sách công ty luôn được cập nhật để phù hợp với những thay đổi trong ngành bảo hiểm.
Quá trình xây dựng đội ngũ nhân viên là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và quản lý Bằng cách đầu tư vào tuyển dụng, đào tạo và phát triển, cùng với việc tạo ra môi trường làm việc tốt, công ty bảo hiểm có thể xây dựng và duy trì đội ngũ nhân viên chất lượng cao, đáng tin cậy, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nâng cao chất lượng đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
Cần hoàn thiện công tác đào tạo bài bản và đúng quy trình bằng cách đầu tư vào chất lượng nhân viên thay vì số lượng Chỉ đào tạo những nhân viên có nhu cầu học hỏi, đặc biệt trong lĩnh vực Sale và tiếp thị, và xây dựng lộ trình đào tạo cụ thể Việc khảo sát mức độ nắm bắt công việc của nhân viên sẽ giúp đưa ra giải pháp và yêu cầu cụ thể, giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và nâng cao hiểu biết về lĩnh vực, tránh tình trạng làm việc quá nhiều mà hiểu biết lại quá ít.