• Phương pháp so sánh, tổng hợp 1.5MƠTẢVỊTRÍTHỰCTẬP• Vị trí thực tập: Thực tập sinh Logistics• Phòng ban: Phòng quản lý chuỗi cung ứng- Logistics• Cơng việc thực hiện+ Nhận đơn đặt h
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY, THỰC TRẠNG
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY INTERFLOUR VIỆT NAM
2.1.1 Giới thiệu tập đoàn Interflour
Interflour Group, được hình thành từ sự hợp tác của Tập đoàn Salim và Tập đoàn CBH, có trụ sở tại Singapore và quản lý 10 nhà máy xay xát bột mì tại Châu Á Các nhà máy này được đặt tại Indonesia, Việt Nam, Malaysia, Thổ Nhĩ Kỳ và Philippines, với tổng công suất xay xát lên tới 1,8 triệu tấn lúa mỗi năm Nhờ quy mô sản xuất lớn, Interflour Group đã khẳng định vị thế là một trong những tập đoàn hàng đầu trong ngành sản xuất và xay xát bột mì tại khu vực này.
Bảng 2.1 : Công suất các nhà máy bột mì trực thuộc Tập đoàn Interflour
2.1.2 Sự ra đời của Công ty Interflour Việt Nam
Công ty Interflour Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1250/GP do Ủy Ban Nhà Nước về Hợp Tác và Đầu Tư cấp ngày 16/05/1995, cùng với Giấy chứng nhận đầu tư số 492023000014.
SVTH: Vũ Nguyên Khoa 4 thay đổi lần thứ 17, do Ban Quản Lý Các Khu Công Nghiệp Bà Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 22/12/2014.
• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN INTERFLOUR VIỆTNAM
• Tên giao dịch bằng tiếng Anh: INTERFLOUR VIETNAM LTD.
• Tên viết tắt: IFV Địa chỉ trụ sở chính: Khu Công nghiệp Cái Mép, phường Tân Phước, thị xã Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
• Văn phòng chi nhánh đặt tại số 9 Đinh Tiên Hoàng, phường Đa Kao, quận 1, thànhphố Hồ Chí Minh.
• Diện tích nhà máy 35 héc ta bao gồm diện tích mặt nước.
• Vốn đầu tư: 100.000.000 USD (Một trăm triệu đô la Mỹ)
• Xay xát và chế biến lúa mì thành bột thô
• Sản xuất các sản phẩm từ bột mì và sản phẩm từ bột mì đã được pha trộn, sử dụng trong ngành công nghiệp thực phẩm
• Sản xuất thức ăn cho gia súc, gia cầm và thủy sản
Xây dựng và quản lý trạm làm hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận, bảo quản và đóng gói bao bì cho các loại hàng nông sản xuất nhập khẩu Trạm này không chỉ phục vụ cho hoạt động của Công ty mà còn hỗ trợ các tổ chức và cá nhân liên quan đến xuất nhập khẩu nông sản, đảm bảo quy trình vận chuyển hiệu quả và an toàn.
• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho các khách hàng trong việc sản xuất bánh mì, bánh ngọt, và chế biến, bảo quản ngũ cốc
Vào năm 2003, nhà máy chính thức bắt đầu sản xuất với dây chuyền hiện đại và khép kín của Buhler (Thụy Sĩ) Nhà máy cam kết cung cấp bột mì chất lượng tốt nhất nhờ tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, từ khâu chọn mua lúa mì cho đến sản phẩm đầu ra.
Nhà máy xay nghiền lúa có công suất lên đến 1000 tấn/ngày, tương đương 750 tấn bột mì/ngày, là một trong những nhà máy lớn nhất tại Việt Nam.
• khả năng chứa 60.000 tấn lúa mì với 16 silo, đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định cho quá trình sản xuất
Công ty Interflour Việt Nam không chỉ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bột mỳ mà còn cho thuê cảng, với cảng tại miền Nam sở hữu cầu tàu dài 308 mét, có khả năng tiếp vận lên đến 75.000 tấn và một cầu cảng nhỏ cho tàu dưới 7.000 tấn Nhờ các dự án mở rộng, khả năng lưu trữ của cảng đã tăng từ 30.000 tấn lên 200.000 tấn vào cuối năm 2011 Đầu tư 50 triệu USD và xây dựng trong 3 năm, Cảng Nông Sản Cái Mép đã trở thành một trong những cảng nông sản lớn nhất Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, với trang bị hiện đại bao gồm bốn hệ thống mở rộng quy mô điện tử và hai trạm cân tự động.
80 tấn), hệ thống vận chuyển băng tải, và hệ thống đóng gói, đảm bảo hoạt động vận tải nông sản hiệu quả và hiện đại
Vào ngày 28/10/2015, Tập đoàn Interflour đã chính thức khai trương Công ty Interflour Đà Nẵng cùng với nhà máy bột mì Interflour Đà Nẵng, với tổng mức đầu tư 75 tỷ đồng và công suất sản xuất đạt 220 tấn lúa/ngày Nhà máy, có diện tích hơn 30.000m2, được xây dựng trên nền tảng của nhà máy bột mì Việt Ý, tọa lạc tại số 51 Yết Kiêu, phường Thọ Quang, Quận Sơn Trà, Đà Nẵng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành
Cơ cấu tổ chức của Công ty Interflour Việt Nam bao gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các phòng ban và các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc.
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận a Giám đốc kinh doanh cấp cao
Chị là người đứng đầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Interflour Việt Nam, chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi khía cạnh hoạt động của công ty Đảm bảo tuân thủ các quy định, chị còn phải báo cáo tình hình kinh doanh cho Hội Đồng Quản Trị và các cổ đông lớn, thực hiện các quyết định của hội đồng cổ đông nhằm đảm bảo sự phát triển và thành công của công ty.
Giám đốc nhân sự và đối ngoại đóng vai trò thiết yếu trong quản lý nguồn lực lao động và các hoạt động phòng ban Nhiệm vụ chính bao gồm thiết lập mục tiêu và kế hoạch tuyển dụng, xây dựng quy trình và công cụ tuyển dụng hiệu quả, cùng với việc xây dựng mô tả công việc Họ cũng phát triển hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực và thành tích nhân viên, thiết lập định mức lao động và bảng đánh giá chức danh cho từng vị trí Điều này là cơ sở cho việc xây dựng bảng lương và tính toán chi trả lương, thưởng theo quy định của nhà nước, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty.
SVTH: Vũ Nguyên Khoa 7 trong công ty nhằm đảm bảo hiệu quả và công bằng trong quản lý nhân sự, cũng như trong việc đánh giá lương thưởng Phòng tài chính, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và hỗ trợ quy trình đánh giá này.
Giám đốc thu mua là người có trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý quy trình thu mua nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh Họ không chỉ báo cáo tình hình thu mua cho Giám đốc kinh doanh cấp cao mà còn phải cập nhật thông tin cho bộ phận thu mua của Tập đoàn.
Phòng kinh doanh bao gồm bộ phận bán hàng và các bộ phận hỗ trợ khác
• Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng, xây dựng hệ thống quan hệ, và phát triển thị trường
• Bộ phận trợ lý bán hàng: nhận và xử lý đơn hàng, cung cấp thông tin cho kế hoạch sản xuất, và theo dõi đơn hàng
• Bộ phận hỗ trợ vận chuyển: quản lý và phối hợp các hoạt động liên quan đến vận tải và giao hàng
Giám đốc nhà máy chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động sản xuất tại đơn vị, báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh cấp cao Công việc bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý quy trình đóng gói sản phẩm và kho bãi để đảm bảo hoạt động nhà máy diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, giám đốc cũng cần theo dõi thông tin bảo trì và duy trì trang thiết bị nhằm đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY INTERFLOUR VIỆT NAM
Quá trình tiêu thụ sản phẩm là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, và Công ty Interflour Việt Nam đã chú trọng xây dựng và hoàn thiện hệ thống phân phối ngay từ đầu Hiện nay, công ty sở hữu mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, nhờ vào đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và năng động Hệ thống phân phối của công ty được chia thành hai kênh chính: kênh bán hàng trực tiếp và kênh bán hàng gián tiếp.
• Kênh bán hàng trực tiếp
Kênh bán hàng này chuyên cung cấp sản phẩm trực tiếp cho khách hàng, đặc biệt là các cơ sở sản xuất sử dụng bột mì, mà không cần qua trung gian phân phối Kênh bán hàng trực tiếp được phân loại thành bốn nhóm khách hàng chính.
+ Thứ nhất là khách hàng công nghiệp: Bao gồm các nhà máy sản xuất mì ăn liền, mì sợi, nhà máy sản xuất bán kẹo
+Thứ hai là khách hàng Modern trade: Là hệ thống siêu các thị như Metro, Coopmart, Big C
+Thứ ba là khách hàng HORECA (Hotel, Restaurant, Café): bao gồm các khách sạn, nhà hàng lớn, các quán cà phê, cửa hàng thức ăn nhanh
+Thứ tư là các nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi, chủ yếu là các nhà máy chế biến thức ăn thủy hải sản.
• Kênh bán hàng gián tiếp
Công ty đã phát triển kênh bán hàng gián tiếp thông qua việc hợp tác với 84 đại lý phân phối trên toàn quốc, chuyên về bột mì và nguyên liệu làm bánh Để tối ưu hóa quản lý và phân phối sản phẩm, thị trường được chia thành 6 khu vực quản lý riêng biệt.
+ Khu vực Miền Bắc (North): Các tỉnh từ Hà Tĩnh trở ra
+ Khu vực Miền Trung (Central): Các tỉnh từ Nghệ An đến Quảng Ngãi
+ Khu vực Nam Trung Bộ (South Central): Các tỉnh từ Bình Định lên Tây Nguyên và kéo dài đến Bình Thuận và Bà Rịa Vũng Tàu
+ Khu Vực Phía Tây Tp Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận: Gồm các tỉnh Đồng Nai, Tây Ninh và Lâm Đồng
+ Khu Vực Phía Đông Tp Hồ Chí Minh
+ Khu Vực Mê Kông: Bao gồm những tỉnh thuộc khu vực Mê Kông
Công ty Interflour Việt Nam chủ yếu hoạt động tại miền Nam, đặc biệt là thành phố Hồ Chí Minh, nơi có hai kho chứa hàng dự trữ để phục vụ khách hàng trong khu vực Việc phân phối sản phẩm đến tay khách hàng diễn ra thuận lợi qua các đại lý và sử dụng đa dạng phương tiện giao hàng như xe tải và xe máy Đối với khách hàng ở các tỉnh thành khác, công ty vận chuyển sản phẩm bằng tàu thủy, xà lan, tàu hỏa và container để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty Interflour Việt Nam không chỉ tiết kiệm chi phí đóng gói sản phẩm và giảm giá thành để nâng cao khả năng cạnh tranh, mà còn đầu tư vào các xe bồn đặc biệt nhằm vận chuyển bột mì trực tiếp đến kho hàng của khách hàng trong ngành công nghiệp.
ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KINH DOANH SẢN XUẤT CÔNG TY
Công ty Interflour Việt Nam chuyên cung cấp nguyên liệu trung gian với sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao về hàm lượng protein, gluten và mẫu mã Họ nhập khẩu nguyên liệu từ các thị trường hàng đầu thế giới, đảm bảo sản phẩm ổn định và đáng tin cậy cho khách hàng Sự đa dạng trong các dòng sản phẩm là một trong những ưu điểm nổi bật, với khả năng tùy chỉnh để phù hợp với từng phân khúc thị trường Ngoài ra, công ty còn có chính sách hỗ trợ sản phẩm linh hoạt và nhanh chóng, đáp ứng kịp thời mọi phản hồi từ khách hàng.
Công ty đã xây dựng một hệ thống chính sách giá đa dạng để đáp ứng nhu cầu của nhiều phương thức mua hàng khác nhau Các chính sách này bao gồm giảm giá theo số lượng, giá cố định theo thị trường, chiết khấu và giá theo hợp đồng, nhằm đảm bảo sự ổn định về giá cả Mức chiết khấu sẽ thay đổi tùy theo cấp độ mua hàng, khuyến khích và đảm bảo sự công bằng cho các khách hàng mua với số lượng lớn.
Công ty Interflour Việt Nam, với nhà máy tại Bà Rịa - Vũng Tàu và hai kho chứa hàng tại TP Hồ Chí Minh, đã triển khai chính sách cho phép khách hàng mượn kho chứa hàng tạm thời và tính phí giao hàng hộ Chính sách này không chỉ mở rộng mạng lưới phân phối của công ty trên toàn quốc mà còn đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng ở những khu vực xa nhà máy, đồng thời tăng cường sự gắn kết giữa công ty và các đại lý.
Công ty đã tăng cường hoạt động bán hàng cá nhân để tìm kiếm và chăm sóc khách hàng tiềm năng Đồng thời, họ triển khai quảng cáo thương hiệu qua việc phát triển website và tham gia các triển lãm, hội chợ Các hoạt động xã hội như tài trợ cho trường học và chương trình từ thiện cũng góp phần hiệu quả trong việc truyền thông và gắn kết với cộng đồng.
Sản phẩm hiện nay đang phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ tập đoàn chính, điều này dẫn đến sự kiểm soát chặt chẽ từ chính sách Nhà nước và ảnh hưởng của thời tiết tại các khu vực cung cấp lúa mì Những yếu tố này không chỉ tác động lớn đến nguồn nguyên liệu mà còn ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng sản phẩm.
Tỷ giá nhập nguyên liệu được thực hiện bằng USD, vì vậy mọi biến động trong tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm Ngoài ra, mùa vụ cũng có tác động đáng kể đến giá cả.
SVTH: Vũ Nguyên Khoa 15 đã tác động mạnh mẽ đến nguồn cung lúa mì, dẫn đến việc tăng giá sản phẩm Hiện tại, các chính sách giá vẫn còn cứng nhắc và chưa thể điều chỉnh kịp thời trước những biến động của thị trường.
Mạng lưới phân phối của Công ty Interflour Việt Nam trải rộng khắp cả nước, nhưng quá trình vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng vẫn gặp khó khăn do thiếu hụt số lượng xe tải và xe máy, không đủ đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
Chính sách xúc tiến bán hàng, bao gồm các chương trình khuyến mãi, hiện chưa được chú trọng đầy đủ Công ty cần triển khai nhiều hoạt động khuyến mãi hơn để kích thích nhu cầu và tăng sản lượng sản phẩm.
PHÂN TÍCH CHUỖI CUNG ỨNG SẢN PHẨM BỘT MÌ CỦA CÔNG TY
Tại công ty sản xuất Interflour, một chuỗi cung ứng bột mì hoàn chỉnh sẽ bao gồm
Quá trình sản xuất bột mì bao gồm ba giai đoạn chính Đầu tiên, nguyên liệu lúa mì được nhập khẩu từ nước ngoài để chế biến thành sản phẩm hoàn chỉnh Sau khi bột mì được sản xuất, bộ phận Logistics sẽ quản lý hai đầu ra: xuất khẩu sản phẩm ra thị trường quốc tế và kiểm soát dòng chảy sản phẩm trong nước.
Hình 2.3: Lưu đồ chuỗi cung ứng sản phẩm của công ty Interflour Việt Nam
2.4.1 Quy trình nhập khẩu lúa mì sản xuất của công ty Interflour Việt Nam
Theo Thông tư 11/2021/TT-BNNPTNT ban hành ngày 20/09/2021, thực phẩm có nguồn gốc thực vật nhập khẩu cần phải trải qua quy trình kiểm dịch thực vật và kiểm tra chất lượng do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý Bên cạnh đó, thuế và mã HS code đối với mặt hàng lúa mì cũng cần được lưu ý trong quá trình nhập khẩu.
Mặt hàng lúa mì trong biểu thuế xuất nhập khẩu 2023 có mã HS code thuộc nhóm 1001.
Có thuế nhập khẩu ưu đãi là 0%.
- Bước 1: Lập kế hoạch nhập khẩu
Interflour Việt Nam, một công ty đa quốc gia có trụ sở tại Singapore, đảm bảo dòng tiền luôn chảy về quốc gia mẹ và ngăn chặn việc chuyển giá giữa các công ty con Tất cả hoạt động nhập khẩu và thu mua nguyên liệu đều phải được Công ty mẹ IFG (Singapore) phê duyệt Khi nhập lúa mì để bắt đầu quy trình sản xuất, bộ phận quản lý sản xuất phối hợp với bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) lập kế hoạch chi tiết về loại lúa mì cần nhập, số lượng và thời gian chính xác cho lịch trình sản xuất.
Sau khi hoàn thiện kế hoạch, đại diện công ty Interflour Việt Nam sẽ gửi bản dự kiến cho IFG phê duyệt Nếu được chấp nhận, IFG sẽ tìm kiếm nhà cung cấp lúa mì toàn cầu để nhập khẩu cho Interflour Việt Nam Hiện tại, công ty chủ yếu nhập khẩu lúa mì từ Úc (76%) và Mỹ (15%), trong khi phần còn lại đến từ các nước như Canada và Kazakhstan.
- Bước 2: Lên tờ khai hải quan tại cửa khẩu nhập khẩu.
Bộ hồ sơ nhập khẩu lúa mì bao gồm:
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại(Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Bước 3: Đăng ký kiểm dịch thực vật.
* Các giai đoạn thực hiện kiểm dịch thực vật nhập khẩu
Trình tự thực hiện kiểm dịch thực vật cho hàng hóa nhập khẩu như sau:
• Giai đoạn 1: Đăng ký kiểm dịch thực vật.Công ty thường lựa chọn 2 phương án:
Nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ trực tuyến ð Nếu nộp hồ sơ giấy, chi tiết bộ hồ sơ bao gồm:
Để thực hiện kiểm dịch thực vật, cần cung cấp 3 bản gốc Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật đã được ký và đóng dấu, cùng với 1 bản gốc và 1 bản sao y của Giấy kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) do bên xuất khẩu cấp.
Danh sách đóng gói, vận đơn và hợp đồng mua bán hàng hóa cần bản sao y Khi nộp hồ sơ trực tuyến, bộ phận nhập khẩu sẽ đăng ký tài khoản và sử dụng phần mềm PQS (Plant Quarantine System) để quản lý và kiểm tra việc xuất nhập khẩu cây trồng và sản phẩm thực vật PQS đảm bảo tuân thủ các quy định về kiểm dịch thực vật và an toàn thực phẩm, đồng thời cung cấp thông tin về nguồn gốc, chất lượng và kiểm dịch của sản phẩm Hệ thống này giúp các cơ quan kiểm dịch quản lý hiệu quả các hoạt động kiểm dịch, theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ các quy định quốc tế và quốc gia liên quan đến thực vật.
Trong giai đoạn 2, bộ phận nhập khẩu sẽ nộp hồ sơ đến cơ quan quản lý để được tiếp nhận và đánh giá tính hợp lệ Nếu hồ sơ không đáp ứng đầy đủ yêu cầu, cơ quan sẽ yêu cầu bộ phận nhập khẩu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
Giai đoạn 3 của quy trình kiểm dịch thực vật là kiểm tra hàng hóa, trong đó cơ quan kiểm dịch sẽ quyết định địa điểm và cử nhân viên thực hiện việc kiểm tra Đồng thời, quá trình này cũng bao gồm việc lấy mẫu để tiến hành giám định.
Trong giai đoạn 4, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật nhập khẩu sẽ được cấp bởi cơ quan kiểm dịch thực vật trong vòng 24 giờ kể từ khi bắt đầu quá trình kiểm dịch.
- Bước 4: Thực hiện thủ tục hải quan.
Hồ sơ báo hải quan gồm:
Để thực hiện thủ tục hải quan, cần chuẩn bị các tài liệu sau: nộp 01 bản chính tờ khai hải quan; 01 bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa; 01 bản sao hóa đơn thương mại; 01 bản sao vận tải đơn; 01 bản sao phiếu đóng gói (Packing list); nộp bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có; và giấy đăng ký kiểm dịch đã được duyệt, cùng với kết quả kiểm dịch, sẽ được nộp bổ sung khi có.
Thủ tục hải quan tại cửa khẩu nhập:
Dựa trên thông tin trong bộ chứng từ thương mại, bộ phận nhập khẩu sẽ thực hiện khai hải quan nhập khẩu theo quy định hiện hành Hiện nay, việc kê khai này được thực hiện qua phần mềm hải quan điện tử ECUS5 VNACCS, cho phép khai báo và truyền dữ liệu qua mạng internet.
Sau khi thông tin cần thiết được nhập vào hệ thống hải quan, kết quả phân luồng sẽ tự động được trả về và hiển thị trên tờ khai trong mục 'Mã phân loại kiểm tra', với ba trường hợp có thể xảy ra.
• Luồng xanh (1): Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế, coi như là được thông quan.
Luồng vàng (2) cho phép kiểm tra chi tiết hồ sơ mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa Trong trường hợp này, các chứng từ được xem là hợp lệ, và hàng hóa sẽ được thông quan khi cán bộ hải quan đóng dấu cho cả hai tờ khai, giữ lại một bản và trả lại bản còn lại.
Luồng đỏ (3) yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Hàng hóa sẽ bị kiểm hóa với các mức độ khác nhau, bao gồm 5%, 10% và mức nghiêm trọng nhất là 100%.
- Bước 5: Nhận hàng và lưu chuyển về kho sản xuất
Sau khi hàng hóa được thông quan nhập khẩu, bộ phận logistics sẽ điều động phương tiện vận tải ra cảng nhận hàng và trung chuyển về kho để tiến hành sản xuất Quy trình nhập khẩu là bước đầu tiên trong chuỗi sản xuất và cung ứng, tạo nền tảng cho một chuỗi xuất nhập khẩu liền mạch Giai đoạn này yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa logistics, bộ phận sản xuất và đại diện các công ty quốc tế, nhằm đảm bảo lúa mì được thu mua và nhập khẩu đúng thời gian, không làm gián đoạn các khâu tiếp theo trong chuỗi sản xuất.
2.4.2 Quy trình xuất khẩu lúa mì sản xuất của công ty Interflour Việt Nam
- Bước 1: Nhận lệnh mua hàng Purchase Order (PO) của khách hàng
ĐÁNH GIÁ VỀ QUY TRÌNH CHUỖI CUNG ỨNG BỘT MÌ CỦA CÔNG
2.5.1 Thu mua nguyên liệu lúa mì đầu vào
Nguyên liệu chính để sản xuất bột mì là lúa mì, và hiện nay, các nhà máy trong nước phải nhập khẩu 100% lúa mì từ nước ngoài Việc có được nguồn lúa mì ổn định là một lợi thế lớn trong cạnh tranh, ảnh hưởng đến 75% chi phí giá đầu vào của sản phẩm Tuy nhiên, trong vài năm qua, quy trình quản trị thu mua nguyên liệu của công ty chưa hiệu quả, thường ở trạng thái bị động, đặc biệt là trong năm 2017 khi công ty đã đưa ra dự báo không chính xác về biến động thị trường.
Theo phân tích của Phòng phát triển kinh doanh, thị trường lúa mì Nga trong vụ mùa 2022/23 có sản lượng lớn và giá rẻ hơn từ 40 - 50 USD/tấn so với lúa mì từ Úc, Canada và Mỹ Tuy nhiên, do rào cản thương mại giữa Nga và Mỹ, các nhà máy sản xuất bị hạn chế trong việc nhập khẩu trực tiếp Để giải quyết vấn đề này, công ty đã tăng cường mối quan hệ với các tập đoàn thương mại lúa mì lớn và các môi giới để tìm kiếm nguồn nguyên liệu đa dạng trên toàn cầu, đồng thời ưu tiên hình thức mua nội địa thay vì nhập khẩu trực tiếp.
Kho sản xuất của công ty có dung lượng lớn và điều kiện bảo quản tốt, nhưng việc tổ chức nhân viên kho chưa đạt tiêu chuẩn Điều này gây khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hóa và kiểm kê tồn kho, ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý nguồn gốc nguyên liệu và tiến độ thu mua Kho nguyên liệu được chia thành hai phần là kho A và kho B.
Quản lý kho nguyên liệu phục vụ sản xuất được chia thành các khu nhỏ như A1, A2, A3, A4 để đáp ứng nhu cầu của từng thị trường khác nhau Khu A1 và A2 chứa nguyên liệu cho thị trường nội địa, trong khi A3 và A4 phục vụ cho khu vực Châu Á và Châu Âu Mỗi khu vực được tổ chức thành các kệ lưu trữ theo loại nguyên liệu, với mã vị trí cụ thể để dễ dàng nhận diện Tuy nhiên, việc nhân viên không tuân thủ quy trình sắp xếp có thể dẫn đến khó khăn trong việc lấy nguyên liệu và quản lý kho, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất.
Quản lý kho thành phẩm (Kho B) được tổ chức thành các khu vực như B1, B2, nhằm lưu trữ sản phẩm cho từng khách hàng Mỗi khu vực sẽ có các kệ chứa sản phẩm, ví dụ kệ 1 dành cho bột mì cao protein và kệ 2 cho bột mì trung bình protein Các kệ cũng được phân chia thành các ngăn nhỏ, như ngăn 1 chứa bột mì 999 cam và ngăn 2 chứa sản phẩm Địa cầu hoàn kim Việc xếp hàng vào kho phải tuân thủ theo vị trí đã được quy định trước đó.
Quá trình quản lý nguyên liệu bắt đầu bằng việc nhập nguyên liệu thông qua lập phiếu nhập Khi cần xuất nguyên liệu ra sản xuất, công ty thực hiện quy trình xuất kho để đảm bảo nguồn cung cấp kịp thời và hiệu quả.
Vũ Nguyên Khoa 29 hiện đang thực hiện việc tạo phiếu xuất nội bộ, trong đó cả hai loại phiếu đều ghi rõ số lượng từng loại nguyên liệu Điều này bao gồm cả ngày tháng năm nhập và xuất, nhằm đảm bảo tính minh bạch và theo dõi chặt chẽ quá trình quản lý nguyên liệu.
Theo dõi nguyên liệu tồn kho hàng ngày là một quy trình quan trọng, trong đó công ty ghi chép xuất nhập nguyên liệu và phân loại số lượng từng loại trong báo cáo hàng ngày Cuối tháng, dữ liệu được nhập vào phần mềm Excel để tính toán số lượng tồn cuối kỳ, từ đó tạo ra một quy trình quản lý nguyên liệu thuận tiện và chính xác.
Trong quá trình kiểm tra hàng nguyên liệu, phòng sản xuất thực hiện kiểm tra và lập báo cáo riêng, trong khi phòng logistics cũng tiến hành kiểm kê và tạo bảng báo cáo độc lập Tuy nhiên, việc nhân viên sản xuất lấy nguyên liệu từ các kho gần nhất có thể dẫn đến tình trạng nguyên liệu mới nhập vào trong khi nguyên liệu cũ vẫn còn tồn đọng, gây ra sự quá hạn và không thể sử dụng trong sản xuất.
Công ty áp dụng quy trình sản xuất sạch với thiết bị hiện đại và hệ thống xử lý nước thải hiệu quả Đồng thời, công ty tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 2000, BRC, HALAL và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng HACCP và SSOP-GMP.
Mặc dù đã có những nỗ lực đáng kể, quy trình sản xuất vẫn đối mặt với nhiều thách thức trong việc tối ưu hóa Vấn đề lãng phí nguồn nước sạch và chất thải rắn vẫn tồn tại, trong khi công suất máy móc chưa được khai thác triệt để do thiếu hụt nhân công Điều này tạo ra một thách thức cần được giải quyết để nâng cao hiệu suất và tính bền vững trong sản xuất.
Mức độ hài lòng của khách hàng đối với hoạt động phân phối của công ty hiện đang ở mức trung bình, trong đó giao hàng đúng thời hạn được đánh giá thấp nhất Ngược lại, giao hàng đúng phân loại và đủ số lượng được khách hàng đánh giá cao hơn Đối với khách hàng thuộc phân khúc thị trường truyền thống, họ tự điều xe vào nhà máy để lấy hàng, do đó vấn đề phân phối không ảnh hưởng nhiều đến họ Trong khi đó, với khách hàng công nghiệp, công ty tập trung nhiều vào việc phân phối cho những đơn hàng lớn, trong khi khách hàng ở phân khúc kinh doanh vừa và nhỏ lại ít được chú trọng hơn.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
Nguồn nguyên liệu đầu vào
Công ty cần duy trì và củng cố mối quan hệ với các đại lý lâu năm, đồng thời chủ động tham gia các sự kiện và hội nghị thương mại để tìm kiếm và thiết lập liên kết với đối tác mới, từ đó mở rộng nguồn cung nguyên liệu cho doanh nghiệp.
Công ty nên đầu tư vào phần mềm tính toán để tối ưu hóa lượng mua hàng trong mỗi đợt đặt hàng Hiện tại, quy trình mua lúa mì dựa vào số lượng đơn đặt hàng tổng hợp, nhưng chỉ số tổng quan các đơn đặt hàng chưa được điều chỉnh hợp lý, không phản ánh đúng tình hình tồn kho Đề xuất áp dụng chỉ số EOQ để đạt được lượng nguyên liệu tối ưu trong mỗi đợt thu mua.
Để xây dựng một bảng kế hoạch thu mua hiệu quả, công ty cần áp dụng phương pháp phức tạp hơn dựa trên dự báo bình quân giản đơn, đặc biệt trong ngành nông nghiệp, nơi mà điều kiện khí hậu ảnh hưởng lớn đến nguồn cung Các yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm: dự báo nguồn cung nguyên liệu cho cả năm, đánh giá khả năng cung ứng từ các nhà cung cấp hiện tại và tìm kiếm các lựa chọn thay thế Ngoài ra, công ty cần dự báo nhu cầu sản xuất cho các khách hàng chủ lực, đặc biệt khi mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước Đông Nam Á như Campuchia, Thái Lan, Trung Quốc và Lào Cuối cùng, việc huy động nguồn vốn kinh doanh cho hoạt động thu mua là cần thiết, trong đó có thể sử dụng tiền đặt cọc từ khách hàng để hỗ trợ quá trình mua nguyên liệu.
Quản lý kho
Tổ chức kho nguyên liệu hiện tại gặp khó khăn trong việc kiểm tra lượng hàng và quản lý nguyên tắc "nhập trước - xuất trước" Để cải thiện, cần phân chia các ngăn trong kho theo từng tháng nhập nguyên liệu, với mỗi ngăn đại diện cho một tháng cụ thể Ví dụ, ngăn 1 cho tháng 1, ngăn 2 cho tháng 2, và tiếp tục như vậy Mỗi nguyên liệu sẽ được đánh dấu bằng mã tương ứng, như A3.2.T1 cho nguyên liệu lúa mì mềm nhập vào tháng 1 phục vụ thị trường Châu Á Khi tiếp nhận nguyên liệu mới, nhân viên kho phải đảm bảo phân bổ đúng vị trí theo quy định.
Đề xuất tái thiết kế quy trình quản lý kho tập trung vào ba chức năng chính: Quản lý nguyên liệu trong kho được tổ chức để tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và xác định vị trí hàng hóa, giúp việc nhập và xuất nguyên liệu diễn ra nhanh chóng với hệ thống tự động cập nhật tồn kho Thông tin quản lý được ghi chép trực tiếp và nhập vào phần mềm ERP-SAP, cho phép kiểm soát toàn bộ lượng tồn kho Quản lý ngày nhập nguyên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ưu tiên sử dụng nguyên liệu theo nguyên tắc "First in, first out", giảm thiểu lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm Cuối cùng, việc quản lý nguồn nguyên liệu sản xuất cho từng khách hàng cụ thể giúp tạo báo cáo chi tiết về ngày nhận, nhà cung cấp, và các thông tin liên quan, từ đó duy trì sự minh bạch và cung cấp thông tin chính xác về nguồn gốc sản phẩm cho khách hàng.
Quá trình nhập kho và bảo quản thành phẩm hoàn thiện được thực hiện bởi bộ phận kho thông qua việc ghi chép sổ sách và cập nhật thông tin vào chương trình quản lý hàng hoá của công ty Mặc dù phần mềm hỗ trợ theo dõi lượng nhập, xuất và tồn kho cũng như vị trí sản phẩm, nhưng sai sót có thể xảy ra do dữ liệu dựa vào sổ sách của Thủ kho Điều này dẫn đến sự không chính xác trong thông tin, gây ra các vấn đề trong quản lý tồn kho thành phẩm.
SVTH: Vũ Nguyên Khoa 32 đã chỉ ra rằng việc chậm trễ trong phân phối và vấn đề pháp lý hải quan có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín công ty Để khắc phục, công ty đang cải tiến hệ thống quản lý thông tin bằng cách thay thế sổ theo dõi xuất nhập tồn và mã lô nguyên liệu bằng công nghệ RFID Mục tiêu là ghi nhận tình trạng hàng hoá một cách chính xác và thuận tiện hơn Công ty sẽ phát triển thiết bị phần cứng như cân điện tử tự động và đầu ghi/đọc thẻ nhớ, đồng thời triển khai hệ thống giám sát quản lý sản phẩm bột mì và theo dõi nhiệt độ kho Điều này yêu cầu đầu tư vào trang thiết bị phù hợp và triển khai các mô-đun phần mềm trung gian để đảm bảo hệ thống RFID hoạt động hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát chất lượng của công ty.
Quá trình sản xuất
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, quản lý chi phí sản xuất cần sự chặt chẽ và nguyên tắc Để nâng cao hiệu quả kế hoạch tiết kiệm nước, công ty nên thực hiện các biện pháp như lắp đặt đồng hồ nước theo dõi, đào tạo nhân viên về ý thức tiết kiệm nước, sửa chữa rò rỉ và lắp đặt thiết bị khóa nước Nếu các biện pháp này được thực hiện nghiêm túc, công ty có thể giảm tỷ lệ lãng phí nước từ 20-25%, góp phần giảm thiểu chi phí và nâng cao tính khoa học trong quy trình sản xuất.
• Tiến hành phát triển vào hệ thống máy móc hiện đại nhằm cải tiến quy trình sản xuất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân công lao động
Khi nhập lúa mì về nhà máy, nguyên liệu thường chứa nhiều tạp chất như rác, đá, hạt lép và cỏ dại Do đó, việc loại bỏ những tạp chất này là cần thiết để nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Thường xuyên kiểm tra máy móc, thiết bị, sửa chữa các hỏng hóc để đảm bảo máy móc vận hành tốt
Nhân viên quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra và xử lý các thành phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng Họ sẽ đưa ra biện pháp xử lý phù hợp cho những sản phẩm không đạt yêu cầu và yêu cầu thực hiện lại quy trình sản xuất.
• Khi xếp hàng vào kho: hàng được chất lên pallet, sling theo đúng quy định hướng dẫn tùy theo loại hàng, quy cách bao bì và loại pallet, sling
Để bảo quản hàng hóa hiệu quả, cần thực hiện vệ sinh nhà kho, hàng hóa và trang thiết bị theo kế hoạch hàng tháng Đồng thời, tuân thủ kế hoạch kiểm soát côn trùng và ghi chép đầy đủ các thông số khí hậu trong kho như độ ẩm và nhiệt độ Điều này giúp tránh tình trạng bột bị mối mọt và vón cục.
Hệ thống phân phối sản phẩm
Để duy trì số lượng khách hàng hiện có, công ty cần kiểm tra toàn bộ hệ thống đại lý, bao gồm thống kê danh mục sản phẩm, sản lượng phân phối, khả năng cung ứng, doanh thu và lợi nhuận Phân tích ưu nhược điểm của từng đại lý sẽ giúp đưa ra biện pháp khắc phục khó khăn trong phân phối Cập nhật giá và chính sách công ty cho khách hàng qua thư giấy hoặc email là cần thiết Quản lý cấp cao nên thăm đại lý lớn để tăng cường mối quan hệ và hiểu rõ nhu cầu Duy trì giao tiếp và hỗ trợ chặt chẽ giúp xử lý phát sinh, nâng cao uy tín dịch vụ Cuối cùng, tạo chính sách hỗ trợ tài chính và cung cấp tài liệu quảng cáo như catalogue, bảng hiệu để hỗ trợ đại lý trong kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả phân phối, công ty cần phát triển mạng lưới một cách có chọn lọc Hiện tại, việc lựa chọn thành viên kênh phân phối còn thụ động và chưa chú trọng đến việc tìm kiếm đại lý mới Mục tiêu trong năm 2024 là mở rộng khách hàng tiềm năng tại khu vực Mekong, với ít nhất một khách hàng ở các tỉnh An Giang, Bạc Liêu, Tiền Giang, Long An, Kiên Giang và Đồng Tháp Đối với miền Bắc, công ty sẽ tập trung vào việc tiếp cận các đại lý như Nguyễn Thị Huệ (Hà Nội), Lương Thực Thực Phẩm Hà Nội và Bảo Tráng.
Lê Văn Thành là một trong những đại lý lớn với sản lượng tiêu thụ cao, sở hữu kho bãi tốt và hệ thống phân phối mạnh mẽ Công ty cần thiết lập mối quan hệ chiến lược với những khách hàng này để tận dụng năng lực tài chính cao của họ.
Nâng cao khả năng cung cấp sản phẩm bột mì Interflour thông qua việc cải thiện hoạt động dự báo hàng tồn kho và hoàn thiện hệ thống đặt đơn hàng Sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty giúp thống kê, theo dõi hàng tồn kho và dự báo số lượng hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng Việc xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP-SAP hỗ trợ nhận và xử lý đơn hàng, cung cấp thông tin kịp thời về số lượng tồn kho cho khách hàng Nhờ đó, bộ phận sản xuất có thể lập kế hoạch cung ứng hàng hóa hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa, cần hoàn thiện hệ thống luân chuyển hàng hóa, phương tiện vận tải và lưu kho hiện đại Việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong công ty sẽ giúp khắc phục những hạn chế, đặc biệt là tình trạng giao hàng chậm trễ đến tay khách hàng.
SVTH, do Vũ Nguyên Khoa điều hành, hiện đang gặp khó khăn trong việc thuê phương tiện vận tải bên ngoài, thường xuyên gặp tình trạng xe không có sẵn, sự
Công ty cần cải thiện quy trình bốc xếp và giao hàng để đạt hiệu quả cao hơn Hiện tại, một phần công nhân bốc xếp dưới sự quản lý của chủ phương tiện, dẫn đến tư tưởng làm việc chỉ nhằm hoàn thành công việc mà không chú ý đến các mục tiêu của công ty như bốc dỡ nhẹ nhàng, giảm thiểu sản phẩm hư hỏng và sắp xếp gọn gàng Việc thực hiện tốt những yêu cầu này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp quảng bá hình ảnh công ty tới khách hàng khác.