PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THẾ LONG EXPRESS
Tổng quát về công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Hình 2.1 Logo của Công ty TNHH Thế Long Express
Nguồn: Fanpage Thế Long Express
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THẾ LONG EXPRESS
Tên quốc tế: THE LONG EXPRESS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: THE LONG EXPRESS
Mã số thuế: 0315411236 Địa chỉ: 27/5 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Người đại diện (Giám đốc): Phạm Hữu Thế Điện thoại: 0908063280
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước
Fanpage: https://www.facebook.com/TheLongExpress
Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ giao nhận vận chuyển bằng đường hàng không, chuyển phát nhanh quốc tế
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thế Long Express, được thành lập vào ngày 28/11/2018, hoạt động dưới sự quản lý của Chi cục Thuế Quận Tân Bình Trong những năm đầu, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng, xây dựng uy tín và tạo lòng tin, đồng thời cạnh tranh khốc liệt với nhiều đối thủ trong ngành Tuy nhiên, nhờ nỗ lực không ngừng, công ty đã vượt qua thử thách này.
Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 7 đang từng bước ổn định và đã thiết lập được vị trí vững chắc trên thị trường giao nhận vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không.
Công ty Thế Long Express đã hoạt động hơn 5 năm, với sứ mệnh hàng đầu là trở thành tổ chức giao nhận vận tải uy tín và chất lượng.
Công ty cam kết "tận tâm" trong việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa, đồng thời đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế của khách hàng với các giải pháp dịch vụ hậu cần kịp thời và chính xác Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao đã góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của công ty, mở rộng mạng lưới kinh doanh bao gồm giao nhận vận tải quốc tế từ Việt Nam đến Malaysia, Đài Loan và Hàn Quốc, cùng với các dịch vụ khai hải quan và gom hàng.
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động và đặc điểm kinh doanh của công ty
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế chuyên nghiệp, bao gồm chuyển phát nhanh và xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam sang Malaysia Ngoài ra, công ty còn mở rộng mạng lưới vận chuyển với các tuyến phụ đến Đài Loan và Hàn Quốc, đảm bảo đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Một số dịch vụ khác theo kèm như khai báo hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hoá, xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế bằng đường hàng không với nhiều loại hàng hóa (trừ hàng cấm) Khách hàng có thể lựa chọn gửi hàng từ xa hoặc đến văn phòng công ty, và nhận hàng tại nhà, văn phòng công ty hoặc sân bay Tùy theo phương thức gửi hàng, chi phí sẽ khác nhau, giúp khách hàng có nhiều lựa chọn để tối ưu hóa chi phí.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức a Sơ đồ cơ cấu tổ chức
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 8
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thế Long Express
Nguồn: Công ty TNHH Thế Long Express, 2023 b Nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, đại diện hợp pháp cho công ty trước pháp luật và có trách nhiệm bảo vệ cũng như phát triển nguồn vốn của công ty theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh và kiểm soát nội bộ là rất quan trọng để quản lý rủi ro hiệu quả Ngoài ra, việc ký kết hợp đồng với đối tác và quyết định về chuyển nhượng, mua bán hay cầm cố tài sản cố định cũng đóng vai trò then chốt Đặc biệt, công tác tuyển dụng, phân công và sử dụng lao động cùng với các vấn đề liên quan đến khen thưởng, kỷ luật và lương bổng cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
Bộ phận Kế toán có trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc trong các công tác tài chính, kiểm soát nội bộ và quản lý chi phí, đồng thời phân tích hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện thống kê và báo cáo tài chính, doanh thu theo từng thời kỳ như tháng, quý và năm để đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Nhà nước.
Bộ phận Giao nhận & Đóng gói
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 9
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiBộ phận Kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong công ty, chịu trách nhiệm xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh, đồng thời tư vấn cho Giám đốc về việc bán dịch vụ ra thị trường Nhân viên trong bộ phận này cần mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, cũng như tìm hiểu thông tin, đàm phán và ký kết hợp đồng Đối với nhân viên chăm sóc khách hàng, họ trực tiếp làm việc với khách hàng, quyết định sự hài lòng của khách hàng trước
Hỗ trợ thực hiện các giao dịch, làm thủ tục hải quan, tính toán và in bill cho các lô hàng
Chuẩn bị hoàn tất các chứng từ cần có cho việc xuất khẩu một lô hàng
Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh tra các phụ phí phát sinh đối với những mặt hàng bắt buộc thu phụ phí
Bộ phận Giao nhận và Đóng gói Đối với công việc giao nhận:
Liên hệ với bên vận tải để đảm bảo tiến độ công việc, bao gồm giao nhận chứng từ và nộp thuế phí cũng như lệ phí cho các bên liên quan như hải quan và cảng hàng không.
+ Chuyên phụ trách làm các thủ tục hải quan tại sân bay cho mỗi lô hàng;
+ Tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá tại cảng hàng không khi hàng đến;
+ Cung cấp các chi tiết liên quan đến lô hàng Đối với công việc đóng gói:
Đại diện sẽ tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng, sau đó chuyển về công ty để thực hiện kiểm tra, phân loại và đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn quy định quốc tế.
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 10
+ Xếp, dỡ hàng hoá lên xe tải để xuất kho từ công ty ra cảng bay
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Thế Long Express
Tổng nhân sự theo trình độ Đại học 8 53,33
Tổng nhân sự theo độ tuổi
Tổng nhân sự theo giới tính Nam 9 75
Nguồn: Công ty TNHH Thế Long Express, 2023
Số lượng nhân viên tốt nghiệp Đại học trong công ty chiếm ưu thế với 8 người, cho thấy trình độ chuyên môn cao và sự nhiệt huyết của tuổi trẻ, góp phần xây dựng nền tảng vững mạnh cho công ty Mặc dù số nhân viên có trình độ Cao đẳng chỉ có 7 người, họ vẫn không ngừng học hỏi và nâng cao tay nghề để theo kịp xu hướng toàn cầu hóa.
Công ty không chỉ đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu mà còn chú trọng đến phúc lợi của nhân viên Chính sách đãi ngộ bao gồm lương, thưởng và bảo hiểm luôn được duy trì để đảm bảo sự hài lòng và động lực làm việc Thêm vào đó, công ty thường xuyên tổ chức các chuyến tham quan và nghỉ dưỡng cho nhân viên, tạo điều kiện cho họ thư giãn và gắn kết.
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 11 hằng năm Những điều này đã giúp cho công ty có được những nhân viên trung thành và tận tâm với công việc
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Phân tích thực trạng về nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
2.2.1 Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không
2.2.1.1 Tổng quan về giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiGiao nhận hàng hoá bằng đường hàng không là quá trình vận chuyển hàng hoá từ nơi gửi đến nơi nhận thông qua máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc bằng phần bụng của máy bay hành khách.
Phân loại vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không: Có 2 loại
Vận chuyển hàng lẻ là phương thức ghép chung hàng hóa số lượng ít để tiết kiệm chi phí cho khách hàng, trong khi vận chuyển hàng chuyên tuyến cho phép doanh nghiệp thuê toàn bộ tàu bay, giúp chủ động về thời gian và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
2.2.1.2 Những lưu ý cần phải đảm bảo đối với giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không Đảm bảo hàng hoá hợp lệ: Hàng hoá phải là những mặt hàng được phép vận chuyển bằng đường hàng không, có hồ sơ đầy đủ thông tin Lưu ý một số mặt hàng không được phép vận chuyển như là: da động vật, đồ uống có cồn, vũ khí, đạn dược,… và hàng cấm
Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xác minh nguồn gốc xuất xứ, kiểm tra tem phiếu và các loại giấy tờ liên quan khác.
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 14
Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, cần lưu ý rằng trọng lượng hàng hóa có giới hạn để đảm bảo an toàn cho chuyến bay Nếu hàng hóa vượt quá giới hạn này, doanh nghiệp nên xem xét các phương thức vận chuyển khác như đường bộ hoặc đường biển Đối với việc đóng gói, hàng hóa cần tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế: thực phẩm phải được đóng trong thùng gỗ hoặc xốp, hàng tươi sống cần được bảo quản bằng đá gel và tuyệt đối không vận chuyển cùng hàng hóa nguy hiểm Các mặt hàng như quần áo, thuốc và mỹ phẩm nên được đóng gói trong thùng carton để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra cẩn thận thông tin của bên nhận hàng rất quan trọng để đảm bảo người phát hàng giao đúng địa chỉ, từ đó tránh tình trạng hàng hóa bị trả về, hư hỏng hoặc thất lạc.
Chi phí hải quan có thể phát sinh nếu thông tin về hàng hóa không chính xác trong quá trình làm thủ tục Doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm về các chi phí tổn thất, trong khi hãng hàng không chỉ chịu trách nhiệm theo các điều kiện đã được ghi trong hợp đồng.
2.2.1.3 Sự khác biệt giữa phương thức giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không so với các phương thức khác
Phương thức vận chuyển hàng không nổi bật với tốc độ nhanh nhất và độ an toàn cao, mặc dù giá cước vận chuyển khá đắt Vì vậy, nó rất phù hợp cho hàng hóa có giá trị cao và yêu cầu giao hàng kịp thời, chẳng hạn như các mặt hàng điện tử, dược phẩm, và hàng hóa dễ hỏng.
Thư tín hàng không, bưu phẩm nhanh;
Hàng dễ hư hỏng (thực phẩm, hoa, trái cây tươi, hàng ướp bằng đá khô);
Vận chuyển hàng không là lựa chọn tối ưu cho các mặt hàng tiêu dùng xa xỉ như đồ điện tử và thời trang chính hãng nhờ vào tốc độ nhanh chóng, với vận tốc trung bình từ 800 đến 1000 km/h, vượt trội hơn nhiều so với các phương thức vận chuyển khác như tàu biển chỉ đạt khoảng 12 km/h.
25 hải lý/giờ), tàu hoả (ở Việt Nam chỉ 60 – 80km/h) và ô tô tải (khoảng 60 – 80km/h)
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 15
Bên cạnh đó cũng có một số ưu điểm khác như:
Giảm thiểu tổn thất một số phát sinh do làm hàng, đổ vỡ hay trộm cắp;
Phí lưu kho thấp do đặc tính hàng hoá và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng b Nhược điểm của vận chuyển hàng không
Giá cước cao, tính tới từng kilogram;
Danh mục hàng gửi ít đa dạng và ít phù hợp để vận chuyển hàng hoá có giá trị thấp;
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiKhối lượng vận chuyển bằng máy bay thường nhỏ hơn so với các phương thức khác, do đó không phù hợp cho hàng cồng kềnh hoặc hàng hóa nặng Việc giới hạn kích thước khoang, cửa và trọng tải thực chở của máy bay khiến tàu biển trở thành giải pháp khả thi hơn cho những lô hàng lớn.
Các yêu cầu tiêu chuẩn ngày càng nghiêm ngặt hơn liên quan đến quy định và luật pháp của Nhà nước nhằm đảm bảo an ninh và an toàn cho chuyến bay Những hàng hóa có rủi ro cao, như dễ gây cháy hoặc nổ, sẽ không được chấp nhận vận chuyển theo phương thức này.
Ảnh hưởng thường xuyên bởi thời tiết làm cho chuyến bay có thể bị trì hoãn do điều kiện thời tiết xấu như sương mù, mưa giông,…
2.2.2 Thực trạng về nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
2.2.2.1 Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 16
Nguồn: Công ty TNHH Thế Long Express, 2023
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiNhân viên kinh doanh thực hiện quảng bá trên các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook và Zalo Công ty đã lập Fanpage mang tên Thế Long Express để quảng cáo và kết nối gần hơn với khách hàng Bên cạnh nền tảng chung của công ty, các nhân viên kinh doanh cũng sử dụng tài khoản cá nhân trên Facebook, Zalo, và Tiktok để dễ dàng kiểm soát và đăng bài Họ thường xuyên chia sẻ thông tin trên trang cá nhân và tham gia các hội nhóm xuất nhập khẩu, cũng như các nhóm người Việt Nam sinh sống ở nước ngoài.
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng thông qua việc tra cứu thông tin như email và số điện thoại của các công ty xuất khẩu trên Internet, cũng như sử dụng các trang thương mại điện tử để chào hàng dịch vụ Bên cạnh đó, họ còn nhận được giới thiệu từ khách hàng cũ để mở rộng mạng lưới khách hàng.
Tìm kiếm khách hàng Tư vấn khách hàng
Tiếp nhận hàng hoá, hỗ trợ đóng gói và cân hàng hoá
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan xuất khẩu Đem hàng ra kho và thực hiện khai hải quan
Cập nhật tình hình lô hàng
Chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 17
Hình 2.2 Đăng bài lên trang cá nhân Facebook
Bảng 2.3 Thống kê số lượng khách hàng tiếp cận được trong giai đoạn năm
Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty TNHH Thế Long Express, 2023
Bước 2: Tư vấn khách hàng
Sau khi tiếp cận khách hàng tiềm năng có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa hoặc gửi hàng cá nhân, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả Nhân viên kinh doanh nên tư vấn tận tình để đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ
Cơ sở đề ra giải pháp cho nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
Dựa trên phân tích thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Thế Long Express, một số cơ sở đã được hình thành để đề xuất giải pháp cải thiện quy trình này.
- Chất lượng nhân viên còn nhiều khiếm khuyết trong quá trình làm việc;
- Khâu tìm kiếm và chăm sóc khách hàng còn hạn chế và hoạt động theo kiểu truyền thống;
- Chất lượng và sự đa dạng dịch vụ chưa cao;
- Khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ còn nhiều sai sót
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thế Long Express
3.2.1 Giải pháp về đào tạo nhân viên
Theo nghiên cứu, một số nhân viên tại công ty chưa có trình độ ngoại ngữ tốt, gây khó khăn trong giao tiếp và chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng đến việc tiếp
SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 31
Công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi giảng dạy và hội thảo về nghiệp vụ giao nhận để nâng cao kỹ năng cho nhân viên Bên cạnh đó, việc tổ chức kiểm tra tay nghề nhằm lựa chọn và khen thưởng những nhân viên xuất sắc sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của công ty Hơn nữa, kế hoạch đào tạo kịp thời cũng là yếu tố quan trọng giúp công ty ngày càng phát triển bền vững.
Công ty cử một số nhân viên tiêu biểu tham gia đầy đủ các cuộc họp của IATA, FIATA và khuyến khích họ chủ động tham gia các chương trình hội thảo trực tiếp hoặc trực tuyến liên quan đến chuyên ngành để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.
+ Lên kế hoạch tuyển dụng những ứng viên có kỹ năng ngoại ngữ cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao tiếp và đàm phán quốc tế;
Tổ chức khóa đào tạo ngoại ngữ cho nhân viên là một cách hiệu quả để nâng cao trình độ ngôn ngữ trong công ty Doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm ưu
3.2.2 Giải pháp về mở rộng cách thức tiếp cận khách hàng và hoạt động Marketing
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiCông ty hiện đang tiếp cận khách hàng qua các nền tảng như Facebook, Zalo và WhatsApp, nhưng phương pháp này còn thụ động do thiếu thông tin chính xác về nhu cầu của khách hàng và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp xuất nhập khẩu Để nâng cao hiệu quả, công ty cần lập kế hoạch cho nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng tại các trung tâm thương mại, siêu thị, và tham gia các hội chợ, triển lãm tại Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, việc thường xuyên gặp gỡ khách hàng để trao đổi công việc sẽ giúp quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi hơn Ngoài ra, hoạt động Marketing của công ty còn hạn chế, chủ yếu dựa vào phương pháp truyền thống mà chưa khai thác tối đa lợi ích từ Internet, do đó cần tăng cường các hoạt động Marketing hiện đại để nâng cao hiệu quả quảng bá thương hiệu.
Để quảng bá thương hiệu và tạo niềm tin cho khách hàng, công ty SVTH: Nguyễn Quỳnh Như Ngọc 32 cần tích cực sử dụng các công cụ quảng cáo qua báo chí và mạng xã hội Việc thiết kế một trang Website riêng không chỉ nâng cao độ uy tín mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp công ty tiếp cận đông đảo khách hàng trong và ngoài nước.
3.2.3 Giải pháp về chất lượng dịch vụ và mở rộng thị trường Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không, chất lượng dịch vụ được xem là một yếu tố rất quan trọng góp phần vào việc thu hút sự chú ý của khách hàng, giúp doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh và tạo được niềm tin với khách hàng Có rất nhiều khái niệm về chất lượng dịch vụ nhưng có thể hiểu một cách đơn giản rằng những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, chất lượng dịch vụ được đo bằng mức độ hài lòng của khách hàng Nếu một công ty được nhiều khách hàng biết đến và sử dụng dịch vụ của công ty nhiều lần hoặc lâu dài thì khả năng cao đó sẽ là chất lượng dịch vụ tốt Do đó, để nâng cao chất lượng dịch vụ và quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không công ty phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất là nhanh gọn, đúng thời gian và đảm bảo an toàn cho hàng hoá Vì thế, công ty nên xây dựng một số tiêu chí như thời gian hoàn thành công việc, theo dõi kết quả dịch vụ, mức độ đánh giá của khách hàng về sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ của công ty Sau khi hoạt động giao nhận hàng hóa kết thúc, công ty có thể phỏng vấn, xin những phản hồi trực tiếp từ khách hàng thông qua Facebook, Zalo để từ đó công ty sẽ thay đổi và khắc phục dần dựa trên những góp ý đó của khách hàng
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiĐể đáp ứng nhu cầu gửi hàng đa dạng của khách hàng và vượt qua sự cạnh tranh từ các đối thủ cùng ngành, công ty cần xây dựng chiến lược kinh doanh mới nhằm mở rộng thị trường Mục tiêu chính của công ty là thu được lợi nhuận thông qua việc đa dạng hóa danh mục sản phẩm nhận gửi, bao gồm cả các mặt hàng khó như sản phẩm có pin, nam châm, nước hoa, hàng fake,
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiNguyễn Quỳnh Như Ngọc, 33 tuổi, đã thương lượng và điều chỉnh mức phụ phí với các đại lý để đảm bảo giá cả phù hợp với nhu cầu khách hàng Công ty cần chủ động tìm kiếm và đánh giá các đại lý cũng như đối tác có tuyến vận chuyển tại châu Âu, đặc biệt là ở các thị trường như Đức, Pháp và Nga, cùng với
3.2.4 Giải pháp trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiChuẩn bị chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình giao nhận, bao gồm nhiều loại tài liệu như chứng từ hàng hóa, vận tải và giấy tờ hải quan, thuế Quá trình này thường gặp lỗi do thiếu sót trong việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ, dẫn đến việc tốn thời gian trong xử lý.
Phân loại chứng từ và phân công trách nhiệm cho từng người sẽ giúp tăng cường hiệu quả xử lý, giảm thời gian và tránh chồng chéo công việc Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến sự phân tán trong quá trình chuẩn bị chứng từ, gây ra sự không khớp giữa các bộ phận và làm chậm tiến độ Để khắc phục tình trạng này, công ty nên tổ chức nhân viên thành các nhóm làm việc chung, dưới sự giám sát của một trưởng nhóm, nhằm đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả trong quá trình làm việc.
and for API requests replace https://www.blackbox.ai with https://api.blackbox.aiSai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ thường xuất phát từ việc khách hàng giao thiếu hoặc gửi chứng từ nhiều lần Điều này dẫn đến việc nhân viên không kiểm tra kỹ lưỡng, không phát hiện được những lỗi sai trong chứng từ hoặc bộ chứng từ không thống nhất với nhau Để giảm thiểu tình trạng thiếu sót và sai lầm trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ, công ty có thể thực hiện một số giải pháp cụ thể như cải thiện quy trình giao nhận chứng từ, tăng cường đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ hỗ trợ kiểm tra chứng từ.
Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm là rất quan trọng Việc mở lớp học ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận sẽ giúp nâng cao kỹ năng cho họ Những nhân viên có năng lực và kinh nghiệm sẽ trực tiếp truyền đạt kiến thức, tạo điều kiện cho thế hệ trẻ phát triển và nâng cao tay nghề.