Nguyễn Thị Bích Phượng Trang 3 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên: Trần Thị Hạnh MSSV: 2054082027 Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Lớp: DH20KQ02 Đề tài: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀ
Mục tiêu nghiên cứu
Hiểu rõ nghiệp vụ giao nhận tại công ty cho phép nhận diện những khó khăn mà công ty đang gặp phải, từ đó có thể điều chỉnh các chiến lược phù hợp với tình hình chung dựa trên số liệu được cung cấp.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp bao gồm việc tổng hợp các báo cáo và tài liệu liên quan đến sự hình thành, phát triển, và cơ cấu tổ chức của công ty, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của họ.
Phương pháp thống kê, so sánh và tổng hợp dữ liệu là công cụ quan trọng trong việc phân tích hoạt động kinh doanh của công ty thông qua báo cáo tài chính hàng năm Qua việc xem xét lợi nhuận, chi phí và doanh thu qua từng năm, công ty có thể nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động của mình Từ đó, cần đưa ra các giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THIÊN LONG PHÁT
Thông tin chung về Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
Tên công ty: Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
Tên quốc tế: THIEN LONG PHAT DEVELOPMENT COMPANY LIMITED
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài nhà nước
Địa chỉ: 159/19/5 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Tân Bình
Đại diện pháp luật: TRẦN HUỲNH PHI HỔ - Giám đốc
Website: https://www.thienlongphatexpress.com/
Hình 1.1 Logo của Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Xu hướng phát triển hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trong nước đang mở rộng, dẫn đến tốc độ lưu thông hàng hóa ngày càng nhộn nhịp Ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trở nên thiết yếu trong bối cảnh này Nhằm nắm bắt cơ hội từ nhu cầu thị trường ngày càng tăng, Công ty TNHH Phát triển Thiên Long Phát đã chính thức được thành lập.
Công ty TNHH Phát triển Thiên Long Phát, thành lập vào ngày 24/04/2020 tại Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và tự chủ về tài chính Mặc dù chỉ mới hoạt động 3 năm, công ty đã đạt được nhiều bước tiến quan trọng và phát triển mạnh mẽ Mục tiêu hàng đầu của Thiên Long Phát là đảm bảo giao nhận đúng thời hạn và quy trình nhanh gọn, giúp khách hàng yên tâm và thoải mái khi sử dụng dịch vụ, từ đó xây dựng uy tín và niềm tin vững chắc.
Công ty TNHH Phát triển Thiên Long Phát đã xây dựng được uy tín vững chắc trong lòng khách hàng qua quá trình hình thành và phát triển Với sự am hiểu sâu sắc về dịch vụ vận tải, công ty không ngừng khẳng định vị thế và độ tin cậy của mình trên thị trường.
Công ty TNHH Phát triển Thiên Long Phát, mặc dù khởi đầu là một doanh nghiệp nhỏ ít người biết đến, đã nhanh chóng phát triển nhờ sự tin tưởng của khách hàng và nhu cầu mở rộng ngoại thương đang gia tăng Để nâng cao uy tín và lòng tin từ phía khách hàng, công ty đã mở rộng danh mục dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.
Công ty TNHH Phát triển Thiên Long Phát, mặc dù gặp nhiều khó khăn tài chính và nguồn nhân lực khi mới thành lập, đã tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có để cung cấp dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý, thời gian giao hàng nhanh chóng và thủ tục đơn giản Đến năm 2022, công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể, vượt qua các mục tiêu đề ra, nâng cao hiệu quả và quy mô hoạt động Ban lãnh đạo công ty đã phát huy tối đa năng lực tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông quan, vận chuyển hàng hóa và ủy thác xuất khẩu bằng đường hàng không, từ đó góp phần tạo ra lợi nhuận ngày càng cao để nâng cấp trang thiết bị.
Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát đang phát triển mạnh mẽ với thời gian vận chuyển nhanh chóng và đảm bảo an toàn Chúng tôi không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ để nâng cao năng lực cạnh tranh, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Cơ cấu tổ chức và nhân sự
1.3.1 Cơ cấu tổ chức Để có thể hoạt động tốt thì Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát không thể thiếu được bộ máy phù hợp để phân chia các nhiệm vụ, sau đó mỗi bộ phận sẽ tập trung làm nhiệm vụ của mình để tạo ra hệ thống công việc trôi chảy Từ đó mang lại hiệu quả tốt cho công việc Hiểu được tầm quan trọng này nên ban lãnh đạo của Thiên Long Phát đã xây dựng một bộ máy quản lý để có thể vận hành các công việc một cách hiệu quả
Dưới đây là bộ máy của Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát:
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
Trong đó nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban như sau:
Giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động Tất cả các quyết định lớn nhỏ đều phải được Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai Họ tham gia xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, ký kết các hợp đồng với bên thứ ba, và quản lý các phòng ban, bao gồm tuyển dụng và sa thải nhân viên Ngoài ra, Giám đốc còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hành động của mình, thể hiện nghĩa vụ của người lãnh đạo công ty.
Phòng kế toán là bộ phận quan trọng liên quan đến số liệu và tài chính, cần đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch Hàng ngày, phòng kế toán thực hiện việc kiểm tra và giám sát các khoản thu chi của Thiên Long Phát Vào cuối mỗi tháng, quý và năm, phòng này có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc về tình hình doanh thu, lợi nhuận, chi phí và các khoản nợ của công ty, đồng thời lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
Phòng chứng từ, Phòng giao nhận và Phòng CSKH cung cấp số liệu quan trọng cho Giám đốc, giúp đánh giá hoạt động công ty và giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh Những thông tin này hỗ trợ đưa ra quyết định đầu tư và quản lý vòng tuần hoàn vốn, nhằm tránh khủng hoảng tài chính Ngoài ra, Phòng kế toán còn đảm nhiệm việc xử lý lương thưởng, phạt và chế độ bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Phòng chứng từ đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng như làm vận đơn, đặt lịch vận chuyển, soạn thảo hợp đồng và bảng kê chi tiết hàng hóa Bộ phận này cũng hỗ trợ khách hàng trong việc khai báo hải quan và thông quan lô hàng, đồng thời liên hệ với hãng hàng không để lấy mã Tracking Mã theo dõi này giúp khách hàng theo dõi quá trình vận chuyển và thời gian giao hàng một cách hiệu quả.
Phòng giao nhận có nhiệm vụ quan trọng trong việc tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng, kiểm tra tình trạng lô hàng và đưa về kho công ty Nhân viên giao nhận cũng thực hiện các thủ tục hải quan và giao nhận tại sân bay, bao gồm việc đóng phí theo yêu cầu và chuẩn bị mã vạch hàng hóa Ngoài ra, họ còn tham gia vào các công việc như đóng gói hàng hóa và khuân vác hàng lên phương tiện vận tải.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng Nhân viên tại đây nghiên cứu thị trường để phát triển các chiến lược Marketing phù hợp, nhằm mở rộng tệp khách hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng mới Họ cũng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, chào giá dịch vụ và tư vấn về giá cả cũng như các rủi ro liên quan đến vận chuyển hàng hóa Đối với các đơn hàng có giá trị cao, phòng kinh doanh cung cấp thông tin về bảo hiểm, trong khi đối với các đơn hàng lẻ, họ sẽ kê khai danh sách mặt hàng và phối hợp với Phòng chứng từ để xây dựng các chiến lược hấp dẫn cho khách hàng.
Phòng CSKH đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và xử lý đánh giá của khách hàng về trải nghiệm dịch vụ, đồng thời giải quyết những mong muốn của họ Vào các dịp lễ, Tết và sinh nhật, nhân viên CSKH chủ động quan tâm, gửi lời chúc và lập kế hoạch quà tặng cho khách hàng cũ Hành động này không chỉ giúp khách hàng nhớ đến công ty mà còn tăng tỉ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
Bảng 1.1 Thống kê tình hình nhân sự của Công ty TNHH năm 2022
Phòng ban Số lượng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp
Con người là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của mọi doanh nghiệp, vì vậy công ty coi lao động là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động giao nhận Trình độ học vấn và kinh nghiệm của nhân viên cũng ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh Công ty cần lựa chọn người phù hợp với công việc, không chỉ dựa vào năng lực chuyên môn, vì năng lực này chưa chắc đã phù hợp với định hướng phát triển Kiến thức về pháp luật và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa là rất cần thiết, vì một sai sót nhỏ có thể dẫn đến tranh chấp không đáng có và gây thiệt hại cho công ty.
Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty hiện tại phù hợp với tình hình của một doanh nghiệp non trẻ Tuy nhiên, chất lượng nguồn nhân sự còn nhiều hạn chế Do đó, công ty cần xây dựng kế hoạch dài hạn và từng giai đoạn để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó cải thiện hiệu quả và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Tại Thiên Long Phát, khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ tận tâm và chuyên nghiệp từ đội ngũ nhân viên Chúng tôi cam kết tư vấn chi tiết, giúp khách hàng hiểu rõ về các dịch vụ và mức phí vận chuyển mà công ty cung cấp.
Thiên Long Phát có đa dạng các dịch vụ có thể phục vụ khách hàng như:
Dịch vụ kho bãi và lưu trữ hàng hóa của công ty bao gồm lưu kho, xếp dỡ hàng hóa xuất, cùng với các dịch vụ giao nhận và khai báo hải quan nhanh chóng Công ty còn hỗ trợ trung chuyển hàng hóa để đưa đến nơi tập kết một cách hiệu quả.
Dịch vụ giao nhận: Giao nhận hàng hóa nội địa và thủ tục hàng hóa xuất bằng đường biển, hàng không
Dịch vụ chuyển phát nội tỉnh cung cấp giải pháp nhanh chóng và hiệu quả cho việc vận chuyển hàng hóa Bên cạnh đó, ủy thác xuất khẩu cho phép doanh nghiệp trong nước gửi hàng mẫu và hàng hóa bằng đường hàng không đến các công ty nước ngoài, giúp mở rộng thị trường và tăng cường giao thương quốc tế.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Phát Triển Thiên
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2020 – 2022)
Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát đã hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa được 3 năm, đạt được những kết quả như mong đợi dưới sự lãnh đạo hiệu quả Triết lý kinh doanh của công ty tập trung vào tâm huyết và trách nhiệm, điều này đã giúp xây dựng lòng tin từ khách hàng Dưới đây là bảng báo cáo tài chính về doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát Đvt: triệu đồng
(Nguồn: Báo cáo quyết toán các năm 2020, 2021,2022, Phòng kế toán của công ty)
Bảng 1.3 Biểu đồ kết quả kinh doanh của Công ty Đvt: triệu đồng
Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Phát Triển Thiên
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thuế
Bảng 1.4 Tỷ lệ doanh thu và lợi nhuận trong giai đoạn 2020 – 2022
Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%)
Biểu đồ kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 cho thấy công ty đang có sự phát triển vượt bậc, với tổng doanh thu tăng trưởng đáng kể từ năm 2020.
Năm 2022 được xem là năm thành công nhất của Thiên Long Phát, bất chấp ảnh hưởng của hậu Covid-19 và sự biến động của suy thoái kinh tế.
Cụ thể, doanh thu năm 2021 tăng 969.000.000 VNĐ tương đương 31,25% so với
Từ năm 2020 đến 2022, doanh thu của công ty đã tăng 22.569.000.000 VNĐ, đạt 55,46% so với năm 2021 Sự tăng trưởng nhanh chóng này xuất phát từ việc công ty mới ra mắt và chưa có tệp khách hàng ổn định vào năm 2020, đồng thời đang nỗ lực nâng cao độ nhận biết và tìm kiếm khách hàng Sau hai năm, với tệp khách hàng đã hình thành và thị trường được mở rộng, công ty đã được nhiều người biết đến hơn và tập trung vào việc nâng cấp dịch vụ, từ đó đạt được những thành công xứng đáng với những nỗ lực đã bỏ ra.
Năm 2022, chi phí của công ty đạt kỷ lục 25.356.000.000 VNĐ, tăng 1.256.000.000 VNĐ so với năm 2021, tương đương 57,90% Sự gia tăng này chủ yếu do nhu cầu hàng hóa tăng cao, buộc công ty phải đầu tư thêm thiết bị và máy móc để phục vụ quá trình đóng hàng, cùng với việc thanh toán cho nhiều đơn hàng từ các hãng hàng không.
Chỉ tiêu lợi nhuận cho thấy kết quả kinh doanh của công ty vẫn đạt hiệu quả tốt, mặc dù lợi nhuận không đáng kể Doanh nghiệp đã chấp nhận đầu tư cho kế hoạch lâu dài và xây dựng lòng tin từ khách hàng, dẫn đến việc giảm lợi nhuận Cụ thể, lợi nhuận sau thuế năm 2022 chỉ tăng 10.281.000.000 VNĐ, tương đương 57,37%, so với mức tăng 62,05% của năm 2021 so với năm 2020 Công ty cần duy trì thế mạnh và hạn chế điểm yếu để tăng doanh thu và giảm chi phí, nhằm gia tăng lợi nhuận nhanh chóng hơn.
CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THIÊN LONG PHÁT
2.1 Giới thiệu về phòng ban và vị trí thực tập
2.1.1 Giới thiệu về phòng ban
Hiện tại, tôi đang thực tập tại Phòng Kinh doanh của công ty, nơi có 4 nhân viên chính thức và 1 thực tập sinh Trong thời gian thực tập, tôi đã tiếp thu nhiều kiến thức quý báu và trải nghiệm thực tế liên quan đến những gì đã học ở trường đại học Tôi cũng học được cách xử lý tình huống khi đơn hàng gặp vấn đề và giao tiếp hiệu quả với khách hàng qua các phương tiện trực tiếp và gián tiếp Mặc dù ban đầu tôi còn bỡ ngỡ và chưa áp dụng tốt kiến thức, nhưng các đồng nghiệp trong phòng luôn nhiệt tình hỗ trợ và hướng dẫn tôi.
2.1.2 Giới thiệu về vị trí thực tập
Vị trí thực tập: Thực tập sinh Sales thuộc Phòng kinh doanh
Công việc thực tập: Trong khoảng thời gian hơn 2 tháng thực tập tại công ty
Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát chuyên tìm kiếm khách hàng mới, cung cấp báo giá cước cho những khách hàng có nhu cầu, theo dõi mã Tracking hàng ngày và hỗ trợ khai thác danh sách sản phẩm cho các đơn hàng lẻ.
Nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không của Công ty
Sau đại dịch Covid-19, nền kinh tế Việt Nam và toàn cầu đã có sự hồi phục mạnh mẽ, đặc biệt là ngành vận tải hàng không Vào cuối năm 2022 và đầu năm 2023, sản lượng hàng hóa thông qua các cảng hàng không đạt 112.000 tấn trong tháng đầu tiên của năm 2023, tăng 11,6% so với tháng 12/2022 Trong đó, hàng hóa quốc tế đạt 83.000 tấn, tăng 10% so với cùng kỳ.
Tình hình kinh tế trong nửa cuối năm 2023 không mấy khả quan, có thể do ảnh hưởng của suy thoái toàn cầu Tháng 9 năm 2023 chứng kiến nhiều thách thức cho nền kinh tế, phản ánh sự khó khăn trong việc phục hồi sau những biến động trước đó.
2023 tổng thị trường hàng hóa hàng không giảm 18% so với cùng kì năm 2022 đạt
Lượng hàng vận chuyển quốc tế tại Việt Nam đã giảm 24%, chỉ đạt 637.000 tấn, tương ứng với tổng khối lượng 762.000 tấn Đây là một tín hiệu đáng buồn cho ngành vận tải hàng hóa không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn cầu.
Và nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH
Phát Triển Thiên Long Phát trải qua các nghiệp vụ sau:
Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
(Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty)
Nhìn vào đây có thể thấy nghiệp vụ giao nhận hàng của Công ty TNHH Thiên
Long Phát được tổ chức một cách rõ ràng, với các công việc được phân chia cho từng phòng ban khác nhau Quy trình làm việc được thiết lập một cách khoa học, theo từng bước cụ thể và liên tục Các nhiệm vụ cần thực hiện sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng Đặt lịch vận chuyển cho lô hàng Đóng gói
Làm các chứng từ cần thiết cho lô hàng
Theo dõi lịch bay kinh doanh, nhân viên sẽ tìm kiếm khách hàng qua gọi điện và các nhóm cộng đồng trên Facebook Khi có khách hàng có nhu cầu, nhân viên báo giá bao gồm cước phí theo cân, tên sản phẩm, thông tin bảo hiểm và chính sách đền bù nếu mất hàng Giá cước thay đổi tùy thuộc vào mặt hàng, địa điểm và khối lượng Thiên Long Phát sẽ chọn đơn vị vận chuyển khác nhau tùy theo tình hình như lạm phát giá nhiên liệu hay mùa lễ, ảnh hưởng đến cước phí Nhân viên cần hỏi khách hàng về mong muốn gửi hàng nhanh hay chậm; gửi chậm sẽ rẻ hơn nhưng thời gian nhận hàng lâu hơn, trong khi gửi nhanh có cước phí cao hơn nhưng hàng sẽ đến ngay mà không qua trung gian Sau khi khách hàng đồng ý với giá cước, sẽ tiến hành ký hợp đồng với các điều khoản cơ bản về quyền và nghĩa vụ của các bên.
2.2.2 Kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Trước khi ký hợp đồng, Giám đốc và nhân viên kinh doanh sẽ thảo luận chi tiết về các điều khoản, giá cước và chính sách bồi thường cho việc mất hàng, cũng như xác định loại bảo hiểm phù hợp cho đơn hàng Sau khi đạt được thỏa thuận, Giám đốc sẽ ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng tại công ty hoặc qua điện thoại cho những khách hàng ở xa hoặc đã tin tưởng công ty Việc này rất quan trọng vì rủi ro mất hàng và phí cước có thể xảy ra nếu làm việc với công ty không uy tín Đối với khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Thiên Long Phát, quá trình này thường diễn ra nhanh chóng, thậm chí có thể bỏ qua bước ký hợp đồng do đã có sự tin tưởng từ những lần trước Trong khi đó, khách hàng mới cần sự chắc chắn và lưu giữ thông tin để đảm bảo hợp tác lâu dài, và việc ký hợp đồng thường được áp dụng cho các đơn hàng có giá trị cao hoặc đối với khách hàng mới.
Người bán: Nguyễn Phương Minh
Địa chỉ: Khánh Bình, Tân Uyên, Bình Dương
Người mua: Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát
Địa chỉ:66/21 Phổ Quang, Phường 2, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Mặt hàng: Chi tiết trong Proforma Invoice (Phụ lục A)
Departure: HO CHI MINH CITY
Hợp đồng giao dịch này công ty có nghĩa vụ với khách hàng như sau:
Đặt lịch vận chuyển (booking) với hãng hàng không theo yêu cầu của khách hàng
Đóng gói, dán nhãn, làm hóa đơn
Cung cấp mã theo dõi đơn hàng (Tracking) cho khách hàng theo dõi quá trình vận chuyển của lô hàng
Sau khi hợp đồng, nhân viên của Phòng chứng từ sẽ làm lên website của hãng đặt lịch vận chuyển cho đơn hàng
2.2.3 Đặt lịch vận chuyển cho lô hàng (booking với hãng hàng không)
Tại đây, nhân viên chứng từ sẽ nhận những thông tin về lô hàng của khách hàng
Thiên Long Phát sẽ liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ để thảo luận về lịch trình bay và giá cước vận chuyển của các hãng như DHL và FEDEX.
Sau khi nhận bảng giá cước vận chuyển, công ty sẽ gửi thông tin này đến khách hàng Hai bên sẽ thảo luận để lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với lô hàng Giám đốc khuyến nghị khách hàng nên chọn dịch vụ của DHL.
Thiên Long Phát sẽ liên hệ để đặt booking như sau:
Nơi đi: HO CHI MINH CITY
Mã chuyến đi/đến: VN-SGN-SSS CA-YVR-YCD Sau khi hoàn tất đặt lịch vận chuyển với hãng hàng không, nhân viên giao nhận và nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện việc đóng gói và cân hàng để xác định khối lượng và kích thước của lô hàng.
Sau khi nhận lô hàng từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập danh sách sản phẩm bao gồm tên, NSX, HSD, tên công ty nhập khẩu (nếu có) và tên công ty sản xuất Danh sách này được chuyển cho nhân viên chứng từ để tạo Invoice Tiếp theo, nhân viên giao nhận và nhân viên kinh doanh sẽ xếp hàng hóa vào thùng, đóng gói, sau đó cân và đo kích thước lô hàng.
Quá trình kiểm tra hàng hóa khi nhận từ khách hàng là bước quan trọng của nhân viên giao nhận, nhằm xác định tình trạng hàng hóa có bị hư hỏng hay không để thông báo kịp thời cho khách hàng Nếu không kiểm tra kỹ lưỡng, công ty sẽ phải chịu tổn thất nếu hàng hóa bị đổ vỡ Sau khi kiểm tra, nhân viên sẽ cân trọng lượng hàng hóa và đo kích thước thùng hàng Kích thước kiện hàng được đo là 60 x 40 x 42 cm, dẫn đến khối lượng tính cước theo kích thước là 16,8 Kg Tuy nhiên, do khối lượng thực của hàng hóa là 21,5 Kg, nên cước phí sẽ được tính theo khối lượng thực.
2.2.4.2 Dán tem, nhãn và đóng gói
Sau khi hoàn tất việc cân và đo lường hàng hóa, nhân viên chứng từ sẽ in nhãn hiệu của công ty, bao gồm thông tin về nơi đi, nơi đến, cân nặng và số kiện Do vận chuyển bằng đường hàng không, hàng hóa sẽ được đóng gói cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin người nhận trước khi xuất phát, nhằm giảm thiểu rủi ro gửi nhầm hàng.
Quy cách đóng gói của mỗi lô hàng tại Thiên Long Phát được điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của từng khách hàng Nhân viên công ty cam kết đóng gói sản phẩm một cách cẩn thận, đảm bảo lô hàng được nguyên vẹn, không bị hư hỏng, đổ vỡ hay sai kích thước.
Hình 2.2 Hình ảnh đóng gói, dán nhãn của Công ty
Sau khi hoàn tất việc đóng gói và dán nhãn hàng hóa, nhân viên chứng từ sẽ thu thập thông tin từ khách hàng để chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng, nhằm đảm bảo việc bàn giao cho đơn vị vận chuyển diễn ra nhanh chóng.
2.2.5 Nhận thông tin khách hàng để làm các chứng từ liên quan đến lô hàng Để đảm bảo được lô hàng đến tay người nhận theo đúng các yêu cầu mà chủ hàng đã đề ra và nhằm hạn chế các sai sót không đáng có như sai thông tin về người nhận, địa chỉ, … thì chủ hàng cần phải cung cấp đúng chính xác thông tin người nhận cho nhân viên chứng từ Gồm các thông tin cơ bản như sau: thông tin về người nhận, mã của hàng hóa, số kiện, trọng lượng sau khi đã đóng thùng
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Phát Triển Thiên Long Phát 24 1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
2.4.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
2.4.1.1 Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ cho nhân viên
Tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn về chuyên môn và kỹ năng mềm như kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng đàm phán là rất cần thiết Đồng thời, việc tổ chức các cuộc thi có giải thưởng để đánh giá trình độ của nhân viên qua lý thuyết và thực hành sẽ giúp họ xử lý tình huống hiệu quả hơn Điều này không chỉ tạo cơ hội cho nhân viên tiếp xúc với các vấn đề hiếm gặp mà còn giúp họ làm quen dần với những tình huống thực tế Hơn nữa, việc tiếp cận công nghệ mới và phần mềm hiện đại cũng là một yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.
Do số lượng nhân viên hạn chế, nhiều nhân viên phải đảm nhiệm công việc không chuyên môn để kịp hoàn thành tiến độ Công ty nên luân phiên điều chuyển nhân viên mới giữa các phòng ban để họ hiểu rõ công việc cần làm, tránh tình trạng không đồng đều trong khối lượng công việc Đồng thời, cần tăng cường lao động chuyên môn hóa cao để nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty có thể tận dụng nhân viên có kinh nghiệm để hướng dẫn các nhân viên mới, thay vì phải đào tạo bên ngoài Phương pháp này không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo, mà còn giúp nhân viên mới nắm bắt rõ hơn về tình hình công ty và các dịch vụ đang cung cấp Hơn nữa, việc này sẽ tạo ra mối quan hệ gắn bó giữa các nhân viên, giảm thiểu cảm giác cô đơn trong môi trường làm việc.
2.4.1.2 Nâng cấp về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
Công ty đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị, tuy nhiên một số máy móc đã cũ và phần mềm văn phòng chưa được sử dụng đồng bộ, gây khó khăn trong việc truyền dẫn dữ liệu Để cải thiện tình hình, công ty cần nâng cấp trang thiết bị và định kỳ cập nhật phần mềm Ngoài ra, việc vệ sinh và kiểm tra hệ thống định kỳ cũng rất quan trọng để kịp thời phát hiện hư hỏng, tránh gián đoạn trong quá trình làm việc.
Công ty cần nâng cấp kho bãi để sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và khoa học, đặc biệt là với hàng lẻ, nhằm tiết kiệm diện tích và dễ dàng tìm kiếm khi đóng hàng Việc này sẽ giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc lẫn lộn giữa các đơn hàng, nhất là trong những dịp cuối năm khi lượng hàng tăng cao.
2.4.1.3 Marketing và tìm kiếm khách hàng
Công ty cần không ngừng mở rộng thị trường và tìm kiếm nguồn khách hàng mới bằng cách tăng cường nghiên cứu và thu thập thông tin từ cả thị trường sơ cấp và thứ cấp Việc phân khúc thị trường một cách hợp lý sẽ giúp công ty xác định được phân khúc phù hợp để tập trung phát triển Để tăng lượng khách hàng, công ty nên đẩy mạnh hoạt động Marketing và quảng bá hình ảnh qua các phương tiện thông tin đại chúng như Facebook và website Đặc biệt, cần cải thiện nội dung trên trang Facebook của công ty, đăng tải nhiều bài viết về hoạt động và lĩnh vực kinh doanh để khách hàng dễ dàng tìm kiếm và xây dựng niềm tin.
2.4.1.4 Nâng cao dịch vụ khách hàng
Từ đó công ty có những điều chỉnh phù hợp và kịp thời, khách quan nhất
Công ty nên tăng cường đầu tư vào phòng chăm sóc khách hàng (CSKH) bằng cách triển khai các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng cũ, như giảm giá dịch vụ trong các dịp lễ, Tết và ngày đặc biệt của công ty Điều này không chỉ giúp khách hàng cũ ghi nhớ thương hiệu mà còn khuyến khích họ giới thiệu khách hàng mới thông qua các chương trình giảm giá dịch vụ Việc này sẽ mở rộng độ nhận diện của công ty và khẳng định chất lượng dịch vụ, từ đó tạo động lực cho khách hàng hài lòng giới thiệu cho người quen.